Ciel documentation/Paye_PayeEvo_PayeBat/Man_decouverte/MAN_WP_v2015.pdf
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Ciel-Associations-20..> 21-Apr-2015 09:14 51K
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Ciel-e-Service-Paye-..> 07-Nov-2013 07:05 1.7M
Ciel-Liste-Video.htm 07-Nov-2013 07:04 1.4M
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Ciel-Point-de-vente-..> 08-Jul-2013 10:33 2.0M
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CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:47 4.6M
CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:46 1.5M
CIEL-INFO-PRODUIT-Ci..> 28-May-2013 11:46 1.5M
CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:46 1.7M
CIEL-Guide_de_refere..> 28-May-2013 11:45 2.4M
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CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:45 2.7M
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CIEL-Les-nouveautes-..> 28-May-2013 11:44 2.8M
CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 09:34 4.4M
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CIEL-Manuel-de-decou..> 04-Oct-2012 06:51 1.9M
CIEL-Manuel-de-refer..> 02-Oct-2012 19:04 1.8M
CIEL-Manuel-de-decou..> 02-Oct-2012 18:47 913K
Ciel-Associations-20..> 07-Sep-2012 10:45 68K
Ciel-Associations-20..> 07-Sep-2012 10:45 -
Ciel-Associations-Ev..> 07-Sep-2012 10:35 67K
Ciel-Associations-Ev..> 07-Sep-2012 10:35 -
La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:26 88K
La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:26 -
La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:18 87K
La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:18 -
cielcomptaevolution2..> 07-Feb-2012 17:35 120K
cielcomptaevolution2..> 07-Feb-2012 17:35 -
CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40 17M
CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40 733K
ME_WKEcielcomptaevol..> 23-Jan-2012 16:21 14M
CIELNormeN4DS.htm 18-Jan-2012 07:17 12K
CIELauto-entrepreneu..> 18-Jan-2012 07:02 30K
solutioncielassociat..> 14-Oct-2011 10:09 -
solutioncielassociat..> 14-Oct-2011 10:09 73K
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SDK_TSE.zip 24-Aug-2009 17:33 85K
IPXSRV151.pdf 24-Aug-2009 17:33 104K
IPXPIA140.pdf 24-Aug-2009 17:33 175K
IPXPI1540.pdf 24-Aug-2009 17:33 125K
IPXPI151.pdf 24-Aug-2009 17:33 128K
IPXP153.pdf 24-Aug-2009 17:33 118K
IPWSRV700-2.pdf 24-Aug-2009 17:33 333K
IPXG151.pdf 24-Aug-2009 17:33 122K
IPXC152.pdf 24-Aug-2009 17:33 128K
IPWSRV700.pdf 24-Aug-2009 17:33 333K
IPWSGE800.pdf 24-Aug-2009 17:33 103K
IPWPV800.pdf 24-Aug-2009 17:33 374K
IPWSG1500.pdf 24-Aug-2009 17:33 94K
IPWPIA200.pdf 24-Aug-2009 17:33 548K
IPWPI1300.pdf 24-Aug-2009 17:33 539K
IPWPE900.pdf 24-Aug-2009 17:33 224K
IPWP1600.pdf 24-Aug-2009 17:33 352K
IPWKF300.pdf 24-Aug-2009 17:33 735K
IPWKE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 833K
IPWK1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 821K
IPWI1500.pdf 24-Aug-2009 17:32 106K
IPWGE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 605K
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IPWG1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 576K
IPWFF300.pdf 24-Aug-2009 17:32 602K
IPWDF900.pdf 24-Aug-2009 17:31 578K
IPWCP800.pdf 24-Aug-2009 17:31 478K
Com_Lancement_ACT_v1..> 24-Aug-2009 17:31 2.5M
IPWCLIB1700.pdf 24-Aug-2009 17:31 603K
IPWB15.pdf 24-Aug-2009 17:31 68K
IPWAE400.pdf 24-Aug-2009 17:31 576K
IPWA1400.pdf 24-Aug-2009 17:30 607K
wpe.pdf 25-Jul-2009 18:29 862K
wsge.pdf 25-Jul-2009 18:29 344K
wge.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.4M
wke.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.2M
Manuel de découverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Bâtiment
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à
utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très
rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de
paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos
bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que
des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Info paye).
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.7 50.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Sommaire
Prise en main .................................................................................................... 5
Configuration minimale ...................................................................................................................6
Documentation .................................................................................................................................7
Si vous débutez.................................................................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................................................................13
Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 19
Créez votre dossier .........................................................................................................................20
Contrôlez et modifiez le plan de paye ..........................................................................................24
La reprise de paye (reprise de cumuls) ........................................................................................29
Créez les fiches des salariés...........................................................................................................31
La gestion de temps .......................................................................................................................37
La gestion des arrêts de travail......................................................................................................39
Création des bulletins et traitements............................................................ 41
Établissez les premiers bulletins de paye.....................................................................................42
La gestion automatique des IJSS ...................................................................................................45
Validez les bulletins de la période.................................................................................................47
Effectuez le paiement des salaires................................................................................................48
Transférez les écritures de paye en comptabilité ........................................................................50
A propos de la règle des cumuls ...................................................................................................53
Les impressions............................................................................................... 55
Principes généraux des impressions.............................................................................................56
Les éditions mensuelles et trimestrielles .....................................................................................59
Les éditions administratives ..........................................................................................................64
Traitements de fin d’année............................................................................ 66
La dernière paye de l’année..........................................................................................................67
La déclaration annuelle des données sociales.............................................................................68
La clôture du dossier.......................................................................................................................69
Gestion des dossiers ....................................................................................... 70
La gestion des utilisateurs..............................................................................................................71
La sauvegarde.................................................................................................................................72
La restauration ................................................................................................................................73
L’archivage d’un dossier ................................................................................................................74
Autres fonctionnalités .................................................................................... 75
Le générateur de documents ........................................................................................................76
Les éditions chaînées .....................................................................................................................77
Personnalisation des fiches salarié ...............................................................................................78
La gestion analytique .....................................................................................................................79
Assistant de cotisation ...................................................................................................................81
Import Ciel Bâtiment ......................................................................................................................82
Index ................................................................................................................ 84
Prise en main
Prise en main
5
Configuration minimale
Versions monopostes
• Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0
• Processeur 1,5 GHz
• 3 Go de Ram
• 1 Go d'espace disque disponible
• Un lecteur DVD-Rom
• Une résolution écran de 1024×768 points
• Une connexion Internet haut débit
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé)
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé)
• Microsoft Office 2003 pour les fonctions Word et Excel
• Une imprimante laser ou jet d'encre
Versions souscriptions
• Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant.
Prise en main
6
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions
utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Naviguer dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher
le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Enregistrer le manuel de découverte
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où vous voulez
l’enregistrer.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel.
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre
ordinateur.
Prise en main
7
Le manuel de référence
Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans
votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.
Le guide d’accompagnement DADS-U
Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADS-U et vous donne des astuces pour gagner du
temps.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir
l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur
la touche .
L’Info paye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les
paramétrages à effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
Prise en main
8
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des
notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de
base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créez votre dossier, page 19.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié.
Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être
établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins.
Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre
barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges
utilisées dans l’impression des états standards.
Établir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous
avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous
générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié.
Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41.
Gérer les bulletins du mois suivant
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent.
Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure
solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents.
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Prise en main
9
Quelques notions de paye
Organiser un bulletin de paye
Calculer un bulletin
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton
[Calculer] présenté dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez
l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour.
Valider un bulletin
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du
menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le
salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires
nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE.
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net à payer
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements,
les bulletins de la période doivent être validés.
Vous ne pouvez effectuer une paye inversée que si votre salarié est en Paye mensuelle. Ce n’est pas
possible lorsque le salarié est en Paye Horaire ou en Paye par points.
Prise en main
10
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se
rapproche de celui saisi.
Saisissez le montant net à payer à partir
duquel le bulletin va être calculé.
Prise en main
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer
correctement la paye avec Ciel.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Établissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Éditez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
Prise en main
12
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par
défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Ouvrez le dossier Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être
créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société
Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau.
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre
Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions .
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page
d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet
accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Espace de travail Barre d’état
Intuiciel
Prise en main
14
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous
pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour
vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la
fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges
sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification
des minima sociaux).
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant
des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au Manuel de
référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux
documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
Prise en main
15
Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de
votre logiciel,
• le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des
commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous
quittez l'application.
Prise en main
16
Consultez un bulletin de salaire
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression.
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code
URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention
collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES - LISTE DES SALARIÉS).
B
F
G
A
B
E
C
D
Prise en main
17
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants
des cotisations retenues.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le
Salaire Brut et après le Net imposable.
D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base
auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents
organismes sociaux.
F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les
données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez.
Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres du dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du
dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton .
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
L’assistant Top Départ
La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant
étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez
de deux modes de création :
• Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison
sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière
étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.).
• Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société
(identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition,
etc.).
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de
votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier.
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des
différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
Saisissez ici le nom de la société
à créer.
Liste des dossiers existants.
Création et mise en place d’un dossier
20
2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement
est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement
(Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Si vous avez choisi le Mode avancé, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines zones sont
pré-renseignées.
La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription.
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques
dans une liste en cliquant sur le bouton .
3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrô-
lera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt.
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville,
Pays, Tél., Fax.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations
administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en
cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre.
Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture
annuelle s'effectue en novembre.
Création et mise en place d’un dossier
21
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à
mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications
apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par
la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année
suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés
payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours
ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante
:
• 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
• 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés
de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des
congés.
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé
avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218
jours par an).
Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte
épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur
d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des
bulletins de salaire.
10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé
en fin de zone.
11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en
version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
22
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton
[Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Établissements, Emetteurs, Contacts
émetteurs.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques,
cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres.
Si vous gérez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
• du Plafond de la sécurité sociale,
• du SMIC horaire,
• du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de
Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois
dernières années.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans les Paramètres spécifiques au dossier de chacun
des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Paramètres 1 - Bouton [Paramètres
spécifiques au dossier]), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
non celles des paramètres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces
cases cochées.
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée.
Par exemple : pour un bulletin de janvier 2014, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/14 qui est 3129 et le
SMIC horaire au 01/01/14 à savoir 9.53.
Création et mise en place d’un dossier
23
Contrôlez et modifiez le plan de paye
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de
base nécessaires à l'établissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et
éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les
bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations.
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/
ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques,
Cotisations et Commentaires.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la
avant d'établir vos bulletins du mois.
Les variables salariés
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case
Propre au salarié est cochée.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable
concernée.
La valeur du ticket restaurant est identique pour tous
les salariés : ne cochez pas cette case.
Création et mise en place d’un dossier
24
Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une
période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du
nombre d'absences ou de congés pris par le salarié.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application
insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de
zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire
brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques :
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez,
vous désactivez leur affichage.
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour congés payés
R703 Indemnités pour congés
R100 Prime d’ancienneté
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement frais de transports collectifs
R651 Indemnités kilométriques
R600 Tickets restaurant
Cochez cette case pour indiquer que la
variable diffère d’un salarié à l’autre.
Cochez cette case si vous voulez que la variable
soit automatiquement remise à zéro
d’un mois sur l’autre.
Création et mise en place d’un dossier
25
La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets :
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ;
• l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant
les options nécessaires ;
• l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ;
• l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la DADS, à
savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en
nature, des Avantages particuliers, des Indemnités ou Primes versées aux salariés, etc.
1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule.
Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
R008 Acompte
= SNET Net a payer
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de
caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse.
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable
(ACOMPTE VERSÉ, REMBOURSEMENT FRAIS TRANSPORTS COLLECTIFS, DIVERS + ou DIVERS
-) dans les comptes comptables correspondants.
Ces boutons ouvrent des listes ou des
fenêtres permettant de paramétrer les
zones correspondantes.
Création et mise en place d’un dossier
26
6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le
taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %.
Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la
valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines
conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions
définies en préparation du bulletin.
7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut
s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne exté-
rieure exclue).
Les cotisations salariales et patronales
Menu BASES - commande COTISATIONS
Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser
aux organismes sociaux.
Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux
Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant :
• soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS.
• soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité.
1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse.
Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application.
2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran.
Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les
numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement
imputés.
L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou
d’assurance.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses.
Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations
Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci.
C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond.
Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque
année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé.
C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle
des cumuls, page 52.
• Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique
Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement
les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle.
• Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale
Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur.
Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas,
sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§].
Création et mise en place d’un dossier
27
La partie Condition d'application
Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions.
Exemple
La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se présente
sous la forme suivante :
L’onglet DUCS
Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration
Unifiée des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la DUCS dans l’état préparatoire DUCS (menu
ETATS).
Voir L’état préparatoire DUCS, page 60.
Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous devez
préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations.
Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société
Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de
salariés.
1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir
la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos
employés.
Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le
test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.
2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la
fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS).
S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (Crédit d'Impôt pour la Compétitivité et l'Emploi), vous
devez cocher les options Élément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro.
Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société.
Création et mise en place d’un dossier
28
La reprise de paye (reprise de cumuls)
Contexte
Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les
payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye..
Les méthodes de la reprise de paye
Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées :
1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye
depuis le début de l'exercice.
2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice
jusqu’à la date du changement de logiciel.
En pratique
Première méthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans
l’onglet Congés, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir
Créez les fiches des salariés, page 30.
2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de
paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez les profils correspondants,
page 31.
3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de votre
ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41.
4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration.
Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de
prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de
toutes les fonctions du logiciel :
• éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période,
• sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…),
• établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles,
• vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations).
Seconde méthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers
Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires.
Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans
lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41.
2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer].
Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus
simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait
plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1.
Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la
période à reprendre.
Création et mise en place d’un dossier
29
3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois
allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule (dans notre exemple de Janvier à Mars).
Exemple :
Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à
renseigner.
4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond.
5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables.
Exemple :
Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour
passer en mode saisie et corriger la valeur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.
Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants :
• Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année.
• Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…).
• Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles.
• Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système.
Conclusion
Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il
est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la
bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD uniquement présent au
mois de janvier).
Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y
mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés de l’Aide,
accessible à partir du menu ?.
Création et mise en place d’un dossier
30
Créez les fiches des salariés
Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la
société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de
salaire.
Recensez les différentes catégories de salariés et de services
Menu BASES - commande SALARIÉS - CATÉGORIES
Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de
salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui
correspond.
Cette commande vous permet de créer, modifier et supprimer des catégories professionnelles. Cette information est
utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés.
Pour chaque catégorie de salarié créée, vous devez obligatoirement indiquer l’unité de temps de travail et la durée
de travail mensuelle.
Exemple
Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créez une
fiche pour chaque salarié, page 31.
Les services
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SERVICES
Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise.
Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés.
La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une
gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions
relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 36.
Gérez les entrées et les sorties des salariés
Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles
l'employeur doit se soumettre.
Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre
logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel.
Assistant d'entrée d'un salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents
administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.P.A.E. (Déclaration Préalable à
l'Embauche).
Assistant de sortie d'un salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié
lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte
et l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases - Salariés, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie
d'un salarié.
Création et mise en place d’un dossier
31
Créez les profils correspondants
Menu BASES - commande PROFILS
Ces différentes catégories de salariés présentes dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la
création des bulletins sera simplifiée.
En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une
même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.).
La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à
chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise.
Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de
créer autant de profils que vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer
des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à
la dernière ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné.
2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des
salariés rattachés à ce profil.
3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter
à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient.
Créez une fiche pour chaque salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS
La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un
élément clé dans une gestion de paye.
1. A partir de la fenêtre Liste des Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS), cliquez sur
le bouton de la barre d’actions.
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées.
Insère, dans le profil une ligne vierge audessus
de celle sélectionnée.
Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin
pouvant être insérés dans un profil.
Supprime, dans le profil, la
ligne sélectionnée.
Création et mise en place d’un dossier
32
3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié.
4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire.
Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de
paye bien particulier.
Dans la zone Type de paye :
si le salarié est mensualisé...
... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la
société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35
heures.
si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre...
... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule :
TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS).
si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société...
... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l’autre mais il est inférieur à
celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le
nombre d'heures effectuées par mois.
si le salarié est payé aux points...
... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS.
si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules...
... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE.
Les boutons de ce type (appelés boutons liste)
ouvrent des fenêtres permettant de renseigner
les zones correspondantes.
Pour inclure le salarié dans le calcul automatique
de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un
mode de calcul.
Le bouton Contrats/Historiques vous permet
de visualiser le contrat de travail en cours, de saisir
les anciens contrats et d’afficher les événements
DADS-U du salarié.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliquées dans la société, choisissez
celle à laquelle le salarié est
rattaché, en cliquant sur ce bouton
liste.
Création et mise en place d’un dossier
33
Tests sur les salaires
Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire
perçu par le salarié est au moins égal à ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la
Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS
COLLECTIVES - onglet Tables.
Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des
éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou
Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paye si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du
SMC ou des deux.
Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle.
5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT,
le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés.
Droit au DIF
6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF dans l’onglet Congés.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les
paramètres société.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.
Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la Formation (paramétrage, gestion du droit au DIF,
clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle.
7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires
du salarié si besoin.
8. Si vous souhaitez générer une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet Déclarations.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de
la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, mutuelle et assurance dans l’onglet IP.
Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton
[Aide] de la fiche Salarié.
Si le salarié est en contrat à durée déterminé, vous devez obligatoirement indiquer la date de fin CDD et
le motif de recours à un CDD dans l’onglet Salaires.
Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables
propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour.
Création et mise en place d’un dossier
34
Dupliquez une fiche salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Dupliquer]
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les
salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles
que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. Dans la fiche du salarié qui s'affiche, complétez les zones vides.
Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié
Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les
principaux renseignements afférents au salarié.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez
imprimer.
2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez
directement cliquer sur le triangle de sélection présenté en dessous de l'icône Aperçu et
sélectionner le titre Fiche salarié.
Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la
fenêtre d’aperçu avant impression suivante :
Création et mise en place d’un dossier
35
3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions.
Pour modifier le format d'impression, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER.
Création et mise en place d’un dossier
36
La gestion de temps
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS
La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles
formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de par la
diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse
du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la
répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail.
Le module de Gestion de temps intégré vous permet :
• d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels),
• d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le
prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié,
• d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques.
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du
module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous
n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés.
Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE
Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans
l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de
planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés.
Concevez vos plannings prévisionnels annuels
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL
Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels
annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un
planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de
planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de
travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés.
Déterminez les différentes natures d'écarts possibles
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS
Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des
feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient
correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes
rubriques de paye qui leur seront affectées.
Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de
choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de
temps.
Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER
commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible.
Création et mise en place d’un dossier
37
Rattachez un modèle de planning à un salarié
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS
Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque
salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en
place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps
(qui représentent le «réalisé»).
Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à
plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires).
Enregistrez vos feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS
Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de
vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ;
le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir
d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires.
Saisie décentralisée des feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL
Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous
permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de
générer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application.
Création et mise en place d’un dossier
38
La gestion des arrêts de travail
Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL
Un arrêt de travail est une suspension temporaire du contrat de travail pour cause de maladie, maternité ou
paternité, accident de travail, etc. durant laquelle un salarié ne peut exercer son activité. Lorsqu'un salarié est absent
pour maladie, maternité, paternité, accident du travail, maladie professionnelle..., vous devez créer un arrêt de
travail.
A partir de la liste des arrêts de travail, vous pouvez créer, modifier et supprimer un arrêt de travail. Si l’arrêt de
travail de votre salarié est prolongé, vous devez l’indiquer dans la fiche d’arrêt de travail du salarié concerné.
Création d’un arrêt de travail
Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Créer]
1. Dans la liste des arrêts de travail, cliquez sur le bouton .
2. Dans la fiche d’arrêt de travail qui s’affiche, indiquez le motif de l’arrêt de travail.
3. Cliquez sur sélectionner le salarié concerné par cet arrêt.
4. Indiquez les dates de début de l'arrêt et de fin prévisionnelle pour déterminer la période d'absence du salarié.
5. Les dates du dernier jour travaillé, de la déclaration et de la reprise du travail sont renseignées automatiquement.
Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
6. Choisissez un motif de reprise dans la liste déroulante.
Onglet Bulletins
L’option Insertion automatique dans les bulletins est cochée par défaut. Une ligne d’absence sera donc ajoutée
dans le bulletin de paye du salarié pour la période correspondante.
Onglet Subrogation
7. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation.
8. Indiquez ensuite la période d’indemnisation.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir d’éventuels commentaires.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de l’arrêt de travail.
Pour plus de détails sur les arrêts de travail, reportez-vous à l’aide ou au manuel de référence.
Prolongation d’un arrêt de travail
Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Prolonger]
Si l’arrêt de travail d’un salarié est prolongé, il faut le signaler dans sa fiche d’arrêt de travail.
1. Dans la liste des arrêts de travail, sélectionnez l'arrêt de travail du salarié à prolonger.
Les coordonnées de la banque définie dans l’onglet Déclarations de la fiche Etablissement sont
reportées dans l’onglet Subrogation.
Création et mise en place d’un dossier
39
2. Cliquez sur le bouton .
Un nouvel arrêt de travail s'affiche avec les éléments de l'arrêt initial qui sont grisés.
3. Indiquez la date de fin prévisionnelle. La date de reprise de travail est renseignée automatiquement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la prolongation de l'arrêt de travail.
Reprise anticipée
Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Reprise anticipée]
Si un salarié en arrêt de travail reprend ses fonctions avant la date de reprise prévue initialement, il faut le signaler
dans la fiche d'arrêt de travail de ce salarié.
1. Sélectionnez l'arrêt de travail du salarié concernant la reprise anticipée.
2. Cliquez sur le bouton .
L'arrêt de travail du salarié concerné s'ouvre.
3. Dans l'onglet Reprise anticipée, indiquez la date de reprise anticipée.
4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le motif de reprise anticipée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Création des bulletins et traitements
Création des bulletins et traitements
41
Établissez les premiers bulletins de paye
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à
établir les premiers bulletins de salaire de vos employés.
Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties :
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise
va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi
d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits
des heures ou jours d'absence.
Le calcul du NET IMPOSABLE
Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations.
C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus.
Le calcul du NET A PAYER
Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres
montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de frais de transports
collectifs ou de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des
acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable.
L'assistant Top Bulletin
Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.
Choisissez la période de création du bulletin
Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des
bulletins.
1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par
exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier
(cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées.
Création des bulletins et traitements
42
Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé
2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez
cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous
permettant de créer la fiche.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant d'entrée d'un salarié.
Choisissez la méthode de génération du bulletin
3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
Bulletin précédent
Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à
le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les
bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours.
Profil salarié
Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante
lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année.
Bulletin vide
Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et
source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé.
Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle.
Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
Création des bulletins et traitements
43
Saisissez les variables du bulletin
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.
Exemple
Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2014 du 01/06/2014 au 30/06/2014.
Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera
automatiquement la différence.
Ajoutez une variable
1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Voir Les variables, page 23.
Supprimez une variable
Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Déplacez une variable
Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée.
Rétablissez le paramétrage original
1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables.
Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié.
2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si
vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].
3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].
Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet.
Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera
automatiquement insérée dans le bulletin de paye.
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du
bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser.
Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider.
Création des bulletins et traitements
44
La gestion automatique des IJSS
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités
journalières de sécurité sociale (IJSS).
Paramétrage des IJSS
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS
Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le
calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des
IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables.
5. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
6. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Dans le bulletin
Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel,
Horaire, Par points.
Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans
le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
Création des bulletins et traitements
45
Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin.
Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont
accessibles à partir des paramètres IJSS.
Voir Paramétrage des IJSS, page 44.
Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette
zone sera automatiquement actualisée.
Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.
Création des bulletins et traitements
46
Validez les bulletins de la période
Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider.
Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez...
...modifier les informations du bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires.
...calculer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez
effectuées sur les lignes.
...effectuer le calcul du bulletin à l'envers
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée.
3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.
... générer un profil d'après le bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer
le profil.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER.
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... supprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer.
2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
... valider un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider.
2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez...
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... créer les bulletins de la période suivante
A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
Création des bulletins et traitements
47
Effectuez le paiement des salaires
Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct
sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces.
Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue
à partir de votre logiciel.
Créez les comptes bancaires
Menu BASES - commande BANQUE
1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la
barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.
Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés
par virement :
3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la ligne du
salarié concerné).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné.
Éditez l'état des paiements
Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS
Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle.
L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire
parvenir les ordres de virement de salaires à votre
banque directement via votre messagerie.
Création des bulletins et traitements
48
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements.
2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état.
3. Cliquez sur le bouton .
Transférez les ordres de virement à votre banque
C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre
banque.
Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu
CONTEXTUEL.
Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement.
4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé,
e-mail.
5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre
choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement
Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En
imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier
de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque.
La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement
et de la génération du fichier.
Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé-
rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle
vous éditez l’état des paiements.
Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres
de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques
(AFB) ou Banque De France (BDF).
Création des bulletins et traitements
49
Transférez les écritures de paye en comptabilité
A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de
salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite
transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez.
Saisissez les comptes de comptabilité générale
Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans un
premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le
premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois.
Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle,
comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple.
Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante.
Pour les salariés
Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié :
• Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut,
• Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés.
Pour les cotisations
Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse :
• Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales,
• Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales,
• Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à
la contrepartie des comptes de charges patronales.
Pour les rubriques
Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après
cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable.
Deux cas de figure se présentent :
• si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement
le Compte Part salariale ;
• si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le
Compte Part patronale.
Générez les écritures comptables de salaire et de paiement
Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les écritures de
salaire et de paiement.
Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables
à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye.
1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES puis
l’option Ecritures de salaire et de paiement.
La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le
souhaitez.
Création des bulletins et traitements
50
Zone Ecritures à générer
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable:
• écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel.
Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez le modifier
car il doit correspondre à celui créé en comptabilité.
• et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés.
4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [OK].
Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures
; seule une impression est possible.
A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que les
écritures comptables ont été générées pour la période concernée.
Transférez les écritures comptables
Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité.
Si vous possédez Ciel Compta
1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher. Les
noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés.
3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures.
4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en
un :
• Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et
permet de récupérer les répartitions analytiques.
• Ciel Compta Dos.
5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert.
Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité
des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT.
Cette date correspond à la date du jour.
Cette option permet de générer à nouveau les écritures de
salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant compte
de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un pré-
cédent transfert.
Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période, les
bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option doit être cochée
pour pouvoir générer les écritures de salaires et de paiements.
La zone « Ecritures à générer » n’est
pas disponible dans Ciel Paye.
Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée
dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées
en fonction des codes analytiques
Création des bulletins et traitements
51
Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de la période
en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire
sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....).
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier.
Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité...
Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en
choisissant le nom des champs à exporter.
Quelques mots sur la validation groupée...
Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des écritures en
comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES
BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE).
1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu
FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert
en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé.
Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL
COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 49.
Création des bulletins et traitements
52
A propos de la règle des cumuls
La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme
Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné.
Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est
normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le
salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS (Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale) autorise
les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants.
Principe
Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils
n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et
plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 129 € au 01/01/2014. Le Salaire Brut mensuel
d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 850 €.
Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 300 €.
Sans régularisation automatique
La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes
les cotisations concernées : Tranche B (2 850 € + 300 €) - 3 129 € = 21 €
En appliquant mensuellement la règle des cumuls
Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond.
Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond
cumulé de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 129 sera modifiée par 3 150 dans le bulletin
selon la formule suivante :
Exemple 2
Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une
nouvelle prime exceptionnelle de 1 290 euros au mois de mai.
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA
mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 €
Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple)
8 850 € - 5 700 € = 3 150 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 €
Création des bulletins et traitements
53
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche
B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin.
Exemple 3
Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés.
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc
égale à 18 690 € - 15 645 € = 3 045 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B
sera donc recalculée.
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 195
euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro.
Conditions d'application de la règle des cumuls
Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des
planchers et plafonds :
• si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié,
• et si l'option Régularisation automatique est cochée.
Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26.
Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 €
Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 €
Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple)
15 645 € - 11 700 € = 3 945 €
Tranche B = Salaire Brut - Tranche A
4 140 € - 3 945 € = 195 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 €
Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 €
Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 €
Juin 2 850 € 18 690 € 18 774 € 3 045 € 18 690 €
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu,
cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des
cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires.
Les impressions
Les impressions
55
Principes généraux des impressions
Les différents types d’impression
On distingue trois types d'impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du
menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que
vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers
éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du
paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple).
De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis
avec votre logiciel.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains
paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du
système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et
IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser :
• par le bouton [Editer] depuis la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état,
• ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par le bouton [Editer] depuis les commandes IMPRIMER et
APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document.
Vous pouvez assigner une imprimante spécifique à un modèle de document. Pour cela, dans l’onglet Imprimante,
cochez l’option Propre au document.
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être
modifiés.
Les impressions
56
Le mode Aperçu avant impression
Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.
Demandez l'aperçu avant impression d'un état
1. Activez une des commandes du menu ETATS.
2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu .
Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou
cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant.
L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format PDF
Vous pouvez visualiser votre bulletin au format PDF.
1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton .
2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.
Un fichier PDF est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela
nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur.
Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran
Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre :
• par les raccourcis clavier <+> et < - >,
• par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l'augmenter
ou une valeur inférieure pour le réduire,
• par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Enregistrez un aperçu au format PDF
Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de
paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Envoyez par e-mail un état au format PDF
Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de
paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en PDF.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées
par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier.
Les impressions
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Un fichier PDF du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de
Windows™.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré.
Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent
l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide
contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état.
Les impressions
58
Les éditions mensuelles et trimestrielles
Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos
données de paye.
Le journal de paye
Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez
également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé.
Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les
critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera
quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non.
Le livre de paye
Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de
l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.
Le récapitulatif des salaires
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire
avant l'édition de vos charges à payer par caisse.
Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe Les déclarations aux
organismes sociaux, page 59.
1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul.
2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en
compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste].
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimées pour chaque salarié
sélectionné.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimées : nombre
d’heures, salaire de base,
cotisations cumulées, etc.
Toutes les cotisations seront présentées dans
l’ordre alphanumérique, et non dans l’ordre de
présentation des bulletins.
Les impressions
59
4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez
l'option Un saut de page par établissement.
6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Les déclarations aux organismes sociaux
Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE
Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent :
• pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ;
• pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des
caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale
et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également
réalisé.
Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en
demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible dans
Ciel Paye millésime.
Les impressions
60
Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection.
L’état préparatoire DUCS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS
Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration
Unifiée des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des
cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.
1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements.
Période
2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin.
3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS :
• Période uniquement
• Période et récapitulatif
• Récapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses
de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom.
La fenêtre Caisses s’affiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous
revenez à la fenêtre DUCS.
Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux
auxquels la société est affiliée.
Si vous avez défini des codes de regroupement
dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le
cumul des bases, taux et montants des
différentes tranches de cotisations versées à une
caisse.
Les impressions
61
Établissement
6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les
établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du
même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche.
7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
L’assistant EDI DUCS
Menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS
Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant EDI DUCS vous permet de
transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type
de transfert de données s’appelle une télédéclaration.
Informations détaillées sur la télédéclaration
1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la DUCS. Pour obtenir
ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
Souscription à Ciel directDéclaration Social
Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS).
Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire].
1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDé-
claration Social.
2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration
sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel.
Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS.
Réduction sur les bas salaires
Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES
Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un
justificatif mensuel des réductions obtenues.
Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet
assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à
Ciel directDéclaration Social.
L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de
l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande.
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe
(télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection
sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.
Les impressions
62
Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est
assujettie à la réduction sur bas salaire.
Réductions des cotisations patronales
Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie,
assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des
réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un
coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié.
Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de
paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser
dans l'édition.
• Si vous bénéficiez de l’allègement des 35 heures, cochez l’option correspondante.
• Si vous souhaitez prendre en compte les heures supplémentaires et complémentaires, cochez l’option correspondante.
Etat des congés payés et RTT
Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT
Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur
l'exercice N et N-1.
Les impressions
63
Les éditions administratives
L’attestation Pôle Emploi
Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Administratif] - Attestation pôle emploi
Dans Ciel Paye Millésime
Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE
EMPLOI.
Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle
emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011).
Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente:
• (Uniquement disponible en mode avancé) Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le
module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL
DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED.
• Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.
Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi.
Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES - SALARIÉS, qui
facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et
notamment l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant de sortie d'un salarié.
L'attestation de salaire
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
A partir de la liste des salariés : menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE
SALAIRE
A partir de la liste des arrêts de travail : menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), l’employeur doit
fournir une attestation de salaire afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire doit être produite.
1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, femme enceinte dispensée, accident de
trajet, maladie professionnelle) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone.
2. Indiquez la date de début et de fin prévisionnelle de l'arrêt de travail.
3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de
reprise du travail.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur
peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le
compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié.
Lors de la demande de l’attestation de salaire, si vous n’avez rattaché aucun contact émetteur à ce type
de déclaration, un message s’affiche pour que vous créez et rattachez un contact émetteur.
Les impressions
64
4. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation.
5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
6. Les coordonnées de la banque de subrogation renseignées dans l'Etablissement d’affectation du salarié sont
reprises par défaut.
7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien
du salaire (Intégralement ou Partiellement) dans l’onglet Subrogation.
8. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran.
9. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne
vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe.
Pour plus de détails reportez-vous au chapitre Création d’un arrêt de travail, page 38.
La Déclaration Préalable à l’Embauche (D.P.A.E.)
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - DÉCLARATION
PRÉALABLE À L’EMBAUCHE (EX D.U.E.) - D.P.A.E. (EDI, Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF. Il s'agit de la Déclaration
Préalable à l’Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en
une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de
faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse.
1. Ouvrez la liste des salariés, sélectionnez un salarié.
2. Activez la commande D.P.A.E. à partir du menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ou du bouton
[Administratif] de la barre d’actions.
S’il s’agit d’une DPAE EDI ...
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans
l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant
à la modification à effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
7. La télédéclaration de la DPAE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
S'il s'agit d'une DPAE Papier...
1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies
dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées
postales.
2. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans
l'entreprise.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran.
S'il s'agit d'une DPAE Internet...
Vous accédez directement au site Internet de l’Urssaf afin d’y effectuer votre DPAE en ligne.
Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
66
La dernière paye de l’année
Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases
(planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés.
Voir A propos de la règle des cumuls, page 52.
Régularisation des planchers et plafonds
Avec régularisation automatique
Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant
compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés
particulières.
Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations.
Sans régularisation automatique
En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des
planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations.
Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou
inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la
cotisation concernée.
Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur.
Le treizième mois
Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque
salarié.
Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième
mois est créée.
Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE
BASE et avant le SALAIRE BRUT.
Les états de fin d'année
Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression :
• des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clô-
ture du dossier, page 68.
• de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle.
• de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales.
Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 67.
Traitements de fin d’année
67
La déclaration annuelle des données sociales
La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel
de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADS-U.
Etat préparatoire DADS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS
L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés.
Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations
nécessaires sont correctement définies.
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.
Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire DADS
Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries
du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée :
.
Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse
CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutées à votre état.
Créez une DADS-U
Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADS-U
Afin de générer des DADS-U à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations
Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration.
Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre
déclaration.
Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton [Continuer] devient
accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U.
Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide.
Ensuite, la DADS-U est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez,
complétez et envoyez votre déclaration.
Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont
proposées :
• ré-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADS-U,
• accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADS-U.
Traitements de fin d’année
68
La clôture du dossier
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE
L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les
traitements nécessaires.
1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez
sur le bouton [Suivant].
2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant
3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide
contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture.
L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant :
• Journal de paye,
• Livre de paye,
• Charges à payer par caisse,
• Fiche individuelle.
Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir
des informations relatives au traitement
correspondant.
Les cases à cocher sont des indicateurs.
Elles sont grisées par
défaut et cochées en fonction
des opérations
effectuées.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
70
La gestion des utilisateurs
On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye
d'une société.
Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et
un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes.
L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et
commandes.
Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres
On distingue deux types d'utilisateurs :
Les utilisateurs maîtres
Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à définir leurs
droits d'accès aux dossiers, menus et commandes.
Les utilisateurs non-maîtres
Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux
principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité.
Créez, modifiez ou détruisez les fiches Utilisateurs
Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES,
disponible uniquement en mode complet.
Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs.
Gestion des dossiers
71
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La
sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas
de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes.
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur,
clé USB....), le principe est le même.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que
les archives liées au dossier
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins
de paye, etc. Cette option est cochée par défaut et grisée car lors d’une sauvegarde, vous devez obligatoirement
enregistré les données de votre dossier.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez
une archive, page 73.
• Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir
vos DADS-U et vos attestations employeurs (AED).
3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données.
5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi
et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires.
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été
réalisées.
Gestion des dossiers
72
La restauration
Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées.
1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur.
2. Ouvrez la société à restaurer.
3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION.
4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton .
Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée
au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins
de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez
une archive, page 73.
6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès,
dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer.
8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert.
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support
différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est
grisé.
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche.
Gestion des dossiers
73
L’archivage d’un dossier
Archivez un dossier
Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE.
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case
Archiver le dossier avant la clôture.
Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer.
Consultez une archive
Menu DOSSIER – commande OUVRIR.
Les archives sont consultables à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les
états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de paye validés.
Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom
de la société.
1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la
décompresser.
Sauvegardez une archive
Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER.
Vous pouvez inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle.
Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture.
Supprimez une archive
Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER.
Vous pouvez effacer de votre disque l'archive d'une société.
1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
2. Confirmez la suppression.
Trois archives peuvent être réalisées par dossier.
Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée.
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
75
Le générateur de documents
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS.
Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.
Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations,
banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande
GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez
concevoir un document.
Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier.
Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le
principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la
fenêtre d'accès aux impressions.
Créez un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez
créer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document.
Ouvrez un document existant
1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme
alors en signe -.
2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné,
3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK].
Supprimez un document existant
Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire].
Dupliquez un document existant
Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer].
Importez / exportez un modèle de document
Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous
permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer],
disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.
Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application.
Tous les documents sont communs à tous les dossiers.
Autres fonctionnalités
76
Les éditions chaînées
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES.
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes.
La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à
payer par caisse, etc.)
1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche.
2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK].
3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer.
Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée.
Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une
édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel).
4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression.
Supprimez un état de l'édition chaînée
Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à
imprimer.
Consultez les critères de sélection de l'état
1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des
états à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état.
La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le
souhaitez.
Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application.
Autres fonctionnalités
77
Personnalisation des fiches salarié
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER.
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches
suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que
ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande
PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères.
Ouvrez la liste des salariés
1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS.
La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos
paramétrages.
Les principaux outils
icône cadre : permet de définir une zone.
icône texte : permet de saisir du texte.
icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan.
icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan.
icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés.
icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie.
icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de
mettre en place.
Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis
cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.
Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle
de l’application.
Autres fonctionnalités
78
La gestion analytique
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur
les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états.
Codes analytiques
Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES.
Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser
par la suite.
Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères.
Dans les fiches salariés
Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la fiche d’un salarié - onglet
Affectation - bouton [Répartition analytique].
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous
déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin.
• Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs
fois dans une même fiche salarié.
• La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition.
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés.
Dans les bulletins de paye
Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique.
L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche.
S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà
validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
• Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques.
• Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique.
• Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale
définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser].
Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié
via le bouton [Mémoriser].
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.
Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à
100%.
Autres fonctionnalités
79
Dans les écritures comptables
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES.
L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier.
Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés
aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation
analytique.
Autres fonctionnalités
80
Assistant de cotisation
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION
DES COTISATIONS.
Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction
Assistant.
Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont
identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère.
• Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes.
• Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures.
• Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite.
• Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant.
Autres fonctionnalités
81
Import Ciel Bâtiment
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT
Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre
dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données.
Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique.
La procédure se déroule en deux temps :
• Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées
dans des fichiers au format texte (.TXT).
• Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données.
Dans Ciel Bâtiment
Au préalable
Paramétrage de paye
1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE
2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone.
3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des
sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société.
4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redé-
finissez alors le chemin du dossier de paye.
5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces
rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance
entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable
utilisée dans votre logiciel de Paye.
6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salarié
Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous
devez donc les renseigner avant de procéder à l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d’œuvre. En
l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la
commande SUIVI DE MAIN D’ŒUVRE.
Exportation
Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer
les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement
créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye.
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye.
Autres fonctionnalités
82
Dans Ciel Paye Bâtiment
Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension
.TXT en .BAK).
1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment
s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL
BÂTIMENT.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil.
2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne
voulez pas récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques
sont bien égales à 100%.
• Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même
transformés en format .BAK. La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée.
• Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés.
Ne modifiez pas ces fichiers.
83
Index
A
Analytique __________________________ 78
Aperçu avant impression ______________ 56
bulletin au format PDF .........................56
état ....................................................56
liste ou document ...............................56
Arrêts de travail ______________________ 38
prolonger ...........................................38
reprise anticipée .................................39
Assistant
clôture de dossier ...............................68
création d’un bulletin ..........................41
création de dossier ..............................19
entrée d’un salarié ..............................30
sortie d’un salarié ...............................30
Attestation ASSEDIC __________________ 63
Attestation de salaire Maladie _________ 63
B
Bulletins
assistant Top Bulletin ..........................41
calculer à l’envers ...............................46
établir le premier bulletin ....................40
valider ................................................46
C
Caisses ______________________________ 26
Charges à payer par caisse ____________ 59
Clôture
assistant Top Clôture ...........................68
Congés __________________________ 21, 33
Convention collective _________________ 27
Cotisations __________________________ 26
D
DADS _______________________________ 66
Déclaration Préalable à l’Embauche ____ 64
DIF (Droit Individuel à la Formation) ____ 33
Documentation _______________________ 6
Documents administratifs _____________ 63
Dossier
assistant Top Départ ............................19
clôturer ...............................................68
créer ...................................................19
paramètres
généraux 20
modèle de paye 21
restaurer .............................................72
sauvegarder .......................................71
E
Ecriture comptable ___________________ 49
Etats
attestation ASSEDIC .............................63
charges à payer par caisse ...................59
congés payés et RTT ............................62
DADS ..................................................66
fin d’année .........................................66
journal de paye ...................................58
livre de paye .......................................58
provisions pour congés payés ..............66
réductions
cotisations patronales 62
Exemple
bulletin de salaire ...............................16
société ...............................................12
G
Gestion de temps ____________________ 36
bordereau de saisie .............................37
bordereau de saisie Excel ....................37
feuille de temps ..................................37
natures d’écarts ..................................36
planning hebdomadaires ....................36
planning salariés .................................37
plannings annuels ...............................36
I
IJSS
gestion automatique ...........................44
paramétrage ......................................44
Import Ciel Bâtiment __________________ 81
Impressions
aperçu avant impression .....................56
imprimante ........................................55
types ..................................................55
Imprimante
choisir ................................................55
configurer ...........................................55
Intuiciel _____________________________ 13
J
Journal de paye ______________________ 58
L
Livre de paye ________________________ 58
© Copyright 2014 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Paye Millésime, Evolution, Bâtiment, pour Windows - ME_WPE 21.0 / 14.0 - 07.14
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
N
Natures d’écarts _____________________ 36
P
Paiement
état ....................................................47
ordres de virement .............................48
Paramètres
généraux ............................................20
modèle de paye ..................................21
Paye inversée _______________________ 46
Profils _______________________________ 31
R
Réductions
cotisations patronales .........................62
Règle des cumuls ____________________ 52
conditions d’application ......................53
principe ..............................................52
régularisation automatique ........... 26, 66
Restaurer un dossier __________________ 72
Rubriques ___________________________ 24
S
Salariés _____________________________ 28
assistant d’entrée ...............................30
assistant de sortie ...............................30
créer une fiche ....................................31
profil ..................................................31
Services _____________________________ 30
T
Tranches ____________________________ 26
Transfert
écriture comptable ..............................49
ordres de virement .............................48
Treizième mois ______________________ 66
U
Utilisateurs __________________________ 70
V
Validation groupée ___________________ 51
Variables ____________________________ 23
globales ..............................................23
salariés ...............................................23
Installation en mode TSE
Objet
Définition
Installation
Questions - Réponses
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.34.34 - Fax. 01.55.26.33.34
Site internet : http://www.ciel.com
Installation en mode TSE
2
Installation en mode TSE
Objet
Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal
Server Edition).
Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de
ce sujet.
Définition
Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place
d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des
données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau.
Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE.
Installation
Étape 1 : Création des utilisateurs
La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions)
sur le poste Serveur.
1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.
Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel.
Étape 2 : Activation des sessions
Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque
utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires.
2. Ouvrez chaque session au moins une fois.
Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes.
Étape 3 : Installation du logiciel Ciel
Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser
cette installation sous une session avec des droits Administrateur.
3. Installez votre logiciel Ciel.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel.
Étape 4 : Référencement et saisie de la clé
Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à
envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage.
4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante.
Étape 5 : Lancement du script TSE
Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un
ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE.
Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles
sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées.
Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées.
Installation en mode TSE
3
5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel.
6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille
DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé).
7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer.
8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE
9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK].
10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche.
11. Validez enfin la création de la tache par [OK].
12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter.
Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE.
Étape 6 : Limitations
Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales :
Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne
souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe.
13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez.
Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message
d'erreur s'affichera.
La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode
TSE.
Questions - Réponses
Comment installer une mise à jour ?
Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter :
1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel.
2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel.
Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2.
3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage.
Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2.
4. Lancez l'exécution du script installé.
Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2.
Comment installer un autre logiciel Ciel ?
Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE,
deux cas peuvent se présenter :
• Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?
Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2.
• Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer
normalement sans lancer le script TSE.
Comment annuler les réglages TSE ?
Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation
du logiciel et à sa réinstallation.
Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une
version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus
d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel.
Installation en mode TSE
4
En cas de création d'une nouvelle session ?
Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la
marche à suivre :
1. Activez la session créée.
Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2.
2. Lancez l'exécution du script installé.
Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com
J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiPobligation_TVA2015
Le télérèglement vous permet de télédéclarer et payer votre TVA en même temps, avec un prélèvement
effectif à l’échéance.
Le télérèglement de votre TVA peut combiner plusieurs modes de règlement : chèque, espèces
et prélèvement à partir de 3 comptes bancaires. Il présente de nombreux avantages :
• Prélèvement à échéance de vos paiements
• Elimination des risques de retard
• Vous n’avez plus à remplir un chèque et à le poster
Pour souscrire à cette procédure vous devez remplir un formulaire d’adhésion en double exemplaire
et l’accompagner de 2 RIB pour chaque compte bancaire utilisé (au maximum 3).
Retrouvez le formulaire d’adhésion sur www.ciel.com/direct.
Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial
au 01 55 26 34 34.
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Manuel de découverte
Ciel Gestion Intégrale
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel.
Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 1 Go de Ram.
• 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft
Office Word).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser les fonctions réseaux
• Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, et protocole TCP/IP installé (réseau
câblé local).
• Plateforme Windows obligatoire.
• Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus
d'une session en mode TSE).
Pour utiliser directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Pour utiliser Ciel e-Commerce
• 512 Mo de Ram (1 Go conseillé).
• 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Une connexion internet via ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................6
Documentation........................................................................................................................ 7
Démarrez votre logiciel ........................................................................................................... 8
Si vous débutez ....................................................................................................................... 9
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................15
Créez un dossier ................................................................................................................... 16
Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ............................................. 20
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 21
Gestion commerciale.................................................................................32
Créez les données de base .................................................................................................... 33
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 49
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 65
Gestion de production ........................................................................................................... 66
Commandes des articles en rupture....................................................................................... 67
Gestion des stocks multi-dépôts ........................................................................................... 68
Comptabilité.............................................................................................70
Créez et modifiez le plan de comptes.................................................................................... 72
Créez les journaux ................................................................................................................ 76
Créez vos chéquiers et vos RIB .............................................................................................. 78
Préparez une comptabilité analytique .................................................................................... 80
Saisissez les écritures comptables ......................................................................................... 82
Le brouillard.......................................................................................................................... 93
Rapprochez une facture et son règlement.............................................................................. 95
Rapprochez des écritures avec la banque............................................................................... 97
Pointez des écritures ............................................................................................................. 98
Annulez une écriture validée ................................................................................................. 99
Gérez la trésorerie prévisionnelle......................................................................................... 101
Gérez la TVA ....................................................................................................................... 103
Les états .................................................................................................104
Les différents types d’état ................................................................................................... 105
La liste des états disponibles............................................................................................... 107
L’imprimante....................................................................................................................... 108
Les états pilotés .................................................................................................................. 109
Traitements de fin d’année .....................................................................110
L’assistant Top Clôture........................................................................................................ 111
.La régulation des stocks..................................................................................................... 113
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................................................... 114
Échangez des écritures avec votre expert-comptable .......................................................... 116
Importez et exportez des données ...................................................................................... 117
La sauvegarde ..................................................................................................................... 123
La restauration .................................................................................................................... 124
Index ......................................................................................................126
Prise en main
Prise en main
7
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Naviguez dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Pour imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer le manuel de découverte
Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton .
Le manuel de référence
Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la
commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence
ou l’aide.
Prise en main
8
Démarrez votre logiciel
Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation.
Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel :
• Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur.
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™.
Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉGRALE.
Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous :
Référencez-vous
Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel
et pour une seule application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous
devez vous référencer auprès de notre Service Référencement.
Prise en main
9
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des
points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion Intégrale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 33.
Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 70.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Article s’affiche.
2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire.
3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].
Pour plus d’informations sur la saisie d’un article “Les articles”, page 38.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Prise en main
10
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire.
2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].
Transformez un devis en facture
Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant
directement votre devis en facture.
1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions
puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
2. Confirmez le traitement.
3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats
de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons
de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps
précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en
comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).
Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce
compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8
classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On
distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits)
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation
Prise en main
11
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en
comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des
montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul
pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées
au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être
débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de
l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise
(bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du
compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre
banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Prise en main
12
Entraînez-vous
Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple.
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil.
2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc.
Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton
accessible depuis la page d’accueil.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures,...)
La barre de navigation
La barre de navigation est masquée par défaut. Vous l’affichez en cliquant sur la ligne bleue à gauche de
la fenêtre de l'application. La Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de
nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel,
• ouvrir des applications ou des fichiers,
• présenter des images ou des notes texte,
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques
(Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer
votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu
AIDE.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture
Un clic ici affiche la barre de navigation Intuiciel Barre de statut
Prise en main
14
L’Intuiciel©
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel© est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu
FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions .
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres
d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l’assistance technique.
Personnaliser Mon Bureau
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou
encore uniquement vos articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Trouvtoo©
Barre d’actions - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Attention
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
16
Créez un dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un
dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton
[Oui] ou [Non].
Attention !
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une
version 2006 :
- Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00.
- Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00.
- Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00.
Création et mise en place d’un dossier
17
4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier.
• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte
tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante.
• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier
comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
• Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la
récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application.
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche.
Choix du modèle comptable
Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un
modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel
lors de la création du dossier.
• Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel.
• Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans
le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste.
• Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant Top Départ s'affiche.
Assistant Top Départ
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Étape : paramètres du dossier
Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette
étape ne s'affiche donc pas.
Monnaie du dossier
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de
la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche,
indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK].
Vous pouvez aussi modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciales.
Création et mise en place d’un dossier
18
Longueurs des comptes
3. Cliquez sur le bouton .
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes
analytiques.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Monnaie de la devise
6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante.
7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste.
8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte.
9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies
lors de votre référencement.
Étape : paramétrage des décimales
1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF,
escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
Étape : raison sociale
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le
numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés). Ces informations sont fournies
sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers).
7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
8. Indiquez votre Code société.
Étape : paramètres
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie.
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures
seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie.
5. Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode
d’échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel :
• Oui : le mode d’échanges est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d’échanges est l’import/export.
Attention !
Vous pouvez modifier ces paramètres dans les préférences Gestion commerciale (mode avancé) tant
que vos pièces ne sont pas validées.
Création et mise en place d’un dossier
19
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l’onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité
(menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ)
Étape : autres paramètres
Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation,
numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton
correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 21.
Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES.
Étape : logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom
.
Étape : félicitations
1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier que vous créez.
Cliquez sur le bouton .
2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
20
Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production
Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et
écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
L’étape Création à partir de Sage Production Experts s’affiche.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les
taux de remise et d’escompte, les poids.
Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces
paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les
stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - FACTURATION).
6. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Création et mise en place d’un dossier
21
Les paramètres du dossier
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité,
Responsable), des coordonnées de votre expert-comptable, du logo de votre société.
Onglet Coordonnées
1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape :
raison sociale, page 18. et Voir Étape : paramètres, page 18.
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée
(O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu
ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
Création et mise en place d’un dossier
22
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée
pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre
O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes :
coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou
appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Onglet Paramètres
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours
sur lequel vous allez effectuer les saisies.
Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel.
2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se
calcule automatiquement.
3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle
relève.
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces
commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création et mise en place d’un dossier
23
4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements
même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des
informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la
création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
• Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou
fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.
• Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le
compte dans la fiche du client ou du fournisseur.
2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront
utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et
choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].
Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur
n’est renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes
concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils
permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• la longueur des comptes et des codes analytiques
• les caractères autorisés
• les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiezles
si nécessaire.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la
racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les
trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement
numériques, une racine sur 2 caractères suffit.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies :
• comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis.
• comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles,
acompte versé, acompte reçu.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des
comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Création et mise en place d’un dossier
24
Onglet Echanges Expert
Dans cet onglet, vous choisissez le type d’échanges avec votre expert comptable.
Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos
écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous
permet donc d'indiquer le mode d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié.
Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures.
Si vous changez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP,
Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus).
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.
La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client
équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts.
2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer
d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES.
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La
TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur
Création et mise en place d’un dossier
25
les débits.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture,
vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet
à votre centre d'impôt de vous identifier.
4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel
Gestion Intégrale.
5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les
lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Etat TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique
de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié.
1. Si vous êtes en régime simplifié, sélectionnez l'option Avis d'acompte 3514 ou Déclaration annuelle CA12
selon le formulaire que vous voulez paramétrer.
2. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e).
Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste .
3. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA
sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos
comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones
demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas
obligatoire.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour
activer le service Ciel directDéclaration.
2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA.
3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case
correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion
DGFiP.
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case
Attention !
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
Création et mise en place d’un dossier
26
correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet
Banque) est alors obligatoire.
4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de
la déclaration.
5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable
dans la liste déroulante.
6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
7. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.),
sélectionnez l'option Oui.
8. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des
abonnements, du multi-échéances, etc.
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du
menu DOSSIER :
- pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro
de SIRET et le numéro d'identification TVA.
- pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
Attention !
Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son
Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 21.
Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise.
Création et mise en place d’un dossier
27
Globales
1. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
• les nomenclatures.
• la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires,
sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
• les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations
de prospection, actions marketing, etc.
• le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
• les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier.
• Les Gammes : gestion de gammes de produits.
• les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer
toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant
s'applique une remise.
Stocks
2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le
multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut
(articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros
de série ou de lot).
Gestion à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.
• PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
• PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.
Générer les écritures de stock final à partir du
Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez
si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen
pondéré).
Gestion des clients
• Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé
seront automatiquement bloqués.
• Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou
égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Onglet Valeurs par défaut
Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces
commerciales.
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne pré-
cisez pas de code article.
3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement
des pièces commerciales.
Ces deux codes sont obligatoires.
4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code
Création et mise en place d’un dossier
28
lors de vos saisies.
6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas
son code lors de vos saisies.
Onglet Alertes
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de
la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).
Pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou
décocher) les options suivantes :
• Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible
ou sur la quantité du stock théorique.
• Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible
ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.
• Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de
pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
• Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est
inférieur au Prix d'achat ou au PAMP.
• Article bloqué.
• Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les
adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour
activer cette alerte.
• Client/Fournisseur bloqué.
• Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la
validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé.
• Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et
que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout
d'une TVA est impossible.
• Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel
une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si
vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître
une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une
pièce commerciale relative à ce client.
Autres
• Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le
logiciel.
• Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement
la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le
moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée.
Articles
Si vous cochez la case :
• Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos
statistiques.
• Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.
Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées.
Création et mise en place d’un dossier
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Représentants
Si vous cochez la case :
• Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et
avoirs seront validés.
• Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront
réglées.
Onglet Etats
Nombre d’exemplaire
L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des
étiquettes selon le stock restant de l’article.
L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de
documents indiqué dans la fiche client.
Mentions NRE
La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des
délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont calculées selon le taux d'intérêt
d'indemnité de paiement et l'indemnité pour les frais de recouvrement.
7. Dans la zone Taux pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. Ce taux servira à
calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E.
8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Taux d’escompte en cas de paiement anticipé.
9. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux
pénalités de retard.
10. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En
cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire
sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI).
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Création et mise en place d’un dossier
30
Paramètres Numérotation
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour
lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une
incrémentation automatique.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Paramètres Immobilisations
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler :
• avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou
• avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas,
vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours.
2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation
avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de
l’étalement.
3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
Création et mise en place d’un dossier
31
4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs].
La fenêtre affiche deux parties :
• les coefficients standards dans la partie haute.
• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début,
d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés
selon la réglementation de janvier 2001.
5. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Pilotage
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE
Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures
des 4 derniers exercices.
1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées.
2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone.
Gestion commerciale
Gestion commerciale
33
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs,
factures, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Gestion commerciale
34
La TPF
Menu LISTES - commande TPF
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles
usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée
au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les
remises et promotions.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
représentants.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Gestion commerciale
35
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Identification du fournisseur
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.
Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise.
Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de
l’entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Gestion commerciale
36
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur.
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur
via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone
Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer
un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà
saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Gestion commerciale
37
Divers
1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur.
3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur
en fonction de sa date de création.
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits.
Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
2. Indiquez la Domiciliation bancaire.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le
mode de création des familles d’articles.
Gestion commerciale
38
Les articles
Menu GESTION - commande ARTICLES
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou
bien les produits annexes (port, etc.).
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
Gestion commerciale
39
Informations stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne
sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de
facturation. Voir Paramètres Facturation, page 26.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est
automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle
• ou une régulation de stock
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées
en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé-
rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes
(fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est sélectionnée.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la
modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Gestion commerciale
40
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION -
MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur
indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un
coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des
revendeurs et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Gestion commerciale
41
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante
sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas
en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton .
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet N° de série / lot
Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article.
Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez
l'option Afficher le n° épuisé.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller,
importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
Pour modifier, ajouter
ou supprimer des tarifs,
cochez le mode Modification.
Pour consulter la grille
des tarifs et effectuer
des croisements entre
les quantités et les tarifs,
cochez le mode Visualisation.
Gestion commerciale
42
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le
code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 26.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques,
affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques,
affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante.
6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront
automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article
• les codes de TVA et TPF
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce
commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
12. Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par
défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER.
13. Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas,
vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur.
Conditionnement
14. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Gestion commerciale
43
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les
nomenclatures.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du
bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement
l'établissement d'une entreprise.
3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du
travailleur indépendant ou de l'entreprise.
4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant.
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon cer-
Gestion commerciale
44
tains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés
de comptes.
Onglet Adresses
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client.
3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre
d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante.
5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse
électronique, son adresse Internet.
6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte.
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Gestion commerciale
45
Nature
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de
taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte
comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est
renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis.
Vous pouvez toujours modifier le compte attribué.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code
Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Divers
La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en
fonction de sa date de création.
5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise.
En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des
pièces commerciales.
6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.
7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client.
Tarifs
8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi,
l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.
Gestion commerciale
46
Onglet Relations Client
La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Onglet Banque
10. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
11. Indiquez la Domiciliation de la banque.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
12. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
13. La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client.
14. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent
au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de
remise en banque.
15. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant
à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre
client. Pour cela, cliquez sur le bouton .
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Recouvrement
Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape
de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de
l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.
Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu
Listes, commande Etapes de recouvrement.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous
pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Les informations
concernant l’identification
bancaire
sont disponibles sur
un de vos Relevés
d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Gestion commerciale
47
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous
déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des
prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir
une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour
ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
Onglet objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez
l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte.
Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière
(aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
Onglet statistiques
5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la
période en prendre en compte.
Onglet Pièces
6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception
fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
Onglet Ecritures
L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire.
8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter].
9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK].
Gestion commerciale
48
10. Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever].
11. La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice,
d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures
encore d’actualité.
Onglet observations
12. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
13. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Gestion commerciale
49
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes
maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients
(menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS).
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis
le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée.
• la saisie standard.
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une
commande, etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic
droit) de la liste des pièces clients.
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez
un acompte pour un client ou un fournisseur.
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées
par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Gestion commerciale
50
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations :
• Modifier les colonnes,
• Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale,
• Modifier le texte libre,
• ajouter un sous-total,
• choisir les colonnes sous-total,
• sélectionner l’option de Facturation en TTC,
• insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les
types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Gestion commerciale
51
L’assistant Top Facture
Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer
puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton
[OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez
toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce
commerciale client, page 52.
Transférez une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes,
les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert
de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[OK].
Gestion commerciale
52
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique
que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57.
Liste des pièces clients
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créez une pièce commerciale client
Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis
cliquez sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 49.
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez
sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou
fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
Gestion commerciale
53
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
Gestion commerciale
54
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités,
cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numéros de sortie ou
d’entrée de stock.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de
l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS
ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt,
le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis,
l’unité.
Gestion commerciale
55
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué
ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation
(menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur
est indiquée. Modifiez-la si besoin.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet.
Copier l'adresse
3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison].
Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison.
4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera
indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Contact
5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche
automatiquement dans la zone Tarif.
6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste
déroulante.
Gestion commerciale
56
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Gestion commerciale
57
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation,
impression de la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez
sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 51.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant
le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le
devis dans la fenêtre Liste des factures.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Gestion commerciale
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Transférez une pièce commerciale de vente
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pour plus de détails, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés
dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous
permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable,
Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Gestion commerciale
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Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la
pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez
sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie
électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie
électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
Gestion commerciale
60
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous
devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez
, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton .
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au
format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client
correspondant, etc.
Les règlements
Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Gestion commerciale
61
Saisissez un règlement
Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou
fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous
souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa
création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de
règlement.
4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de
chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement
SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou
un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et
vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Gestion commerciale
62
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se
grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si
votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Gestion commerciale
63
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs
factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement
soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes
et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture.
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir
qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous
pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Gestion commerciale
64
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Gestion commerciale
65
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces
fournisseurs de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le
fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés.
Gestion commerciale
66
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de
vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les
stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Gestion commerciale
67
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin
de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera
déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander.
Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans
les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS -
COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Gestion commerciale
68
Gestion des stocks multi-dépôts
Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts,
boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié
si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans
la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Menu GESTION - commande ARTICLES
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le
bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez
passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est
insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
Gestion commerciale
69
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est
possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements
de stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK),
cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt
souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la
possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre
dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE.
Comptabilité
Comptabilité
71
Principales étapes de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale.
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Éditez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Créez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire...
Comptabilité
72
Créez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors
de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle comptable, page 17.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous
manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ.
Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de
compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Créer un compte
Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Onglet Options
Utilisation
Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée.
Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND.
Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la
réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte,
décochez la zone Utilisable.
Lettrage/pointage
• La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit
des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser.
• La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage
sera X.
• La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage
manuel.
Budgets/analytique
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un
code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera
repris lors des saisies d’écritures.
Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône
.
Comptabilité
73
Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les
Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie
des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne
placera pas le curseur sur ces zones.
• L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage.
• Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les
comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une
utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de
gérer la date de valeur).
• La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour
un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.
Saisie Infos perso
Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre
choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures.
Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso
s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de
compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type
de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
Comptes
Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez.
Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits
• Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en
question.
• Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à
un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux
de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.
Option disponible dans les compte de type Client
• Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin
qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et
choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs
• Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs
afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste
et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
Options disponibles dans un compte de type TVA
Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour
choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte.
Onglet Banque
Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque.
Chemin d'accès
Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du
fichier de connexion CFONB.
Comptabilité
74
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.
1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône .
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque.
Liste des banques
La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier
les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée.
Onglet Immobilisations
Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de
dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône .
Onglet Client ou Fournisseur
L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est
visible que dans un compte Fournisseur.
Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier
les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou
fournisseur concerné.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi
présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton
[+].
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Afficher les totalisations
Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels.
1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur
Crédit.
2. Choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK].
Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les
exercices cumulés.
Comptabilité
75
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N
et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Comptabilité
76
Créez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier.
Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires
que de comptes bancaires.
Créez un journal
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche.
2. Le journal est défini par un Code (sur huit caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé.
3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux.
Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal
d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible.
Options
• Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement
sur la dernière ligne d'écriture.
Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte
de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit.
Ils seront également repris en saisie.
Exemples
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez
saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer
sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000.
Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En
saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le
bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA.
• L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès
que le solde des lignes est équilibré.
Comptabilité
77
Gestion des numéros de pièce
• Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain
n° de pièce à utiliser.
• Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.
• Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active.
Comptabilité
78
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements
par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent
est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande BANQUES
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures
enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et
toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers
des banques.
Les formats des relevés bancaires
Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il
puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange
Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors
de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton
[Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche.
Import au format Standard (Texte)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec
Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous
de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez
donc au moins renseigner celle-ci.
3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition
des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
Comptabilité
79
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Comptabilité
80
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces
codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures.
Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille
d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique
correspondant.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou
uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez
l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est
alors visible.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par
fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de
créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service
après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque
département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que
vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Comptabilité
81
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez
la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du
dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au
code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à
l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Comptabilité
82
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui
vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 88.
Le mode Saisie standard
Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous
devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les
informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.).
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre
disposition les grilles de saisie suivantes :
• Factures clients rapide.
• Factures fournisseurs rapide.
• Encaisser un montant.
• Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours
d’un même mois.
C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement
pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Le mode Saisie guidée
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus
complets et explicites sur les informations que vous devez saisir.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en
création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux.
Le mode Saisie en devise
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos
saisies avec la devise de votre choix.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui
suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au
client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €.
Saisie d’une écriture en mode standard
Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche
. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Comptabilité
83
Les données de l'en-tête
Devise
Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone
supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.
Journal
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard.
Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous
obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche
de votre clavier.
Date
La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date
d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de
saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité,
page 22.
N°de pièce
La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à
la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et
l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci
s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 76.
Libellé
Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des
journaux.
Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de
l'écriture, mais vous pouvez le modifier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le
bouton Liste présenté en fin de zone.
Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adé-
quat.
2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture.
Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par
défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé
du compte.
3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans
la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone
pour en sélectionner un.
Comptabilité
84
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture.
Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme
Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage
de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence
pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone
pour sélectionner le compte dans la liste proposée.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la
ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de
la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini
pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique],
située en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code
analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte.
Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône
Liste . L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/
budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents
traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Soldez l'écriture
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2
lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].
Enregistrez une contrepartie
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au
niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Comptabilité
85
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de
solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.
Insérez une ligne
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Effacez une ligne
Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Dupliquez une ligne
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.
Effacez tout
Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
Calculez les frais kilométriques
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule
de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où
l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème
kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés
et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir
L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 23.
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Comptabilité
86
Fermer la grille de saisie
Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture
en cours.
1. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications.
• Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture.
• A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui].
2. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 23.
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande
LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie.
1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez
la commande Affichage ’Intitulé du compte’.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix :
• soit vous n’affichez plus cette colonne
• soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT.
Saisie de la première ligne
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client,
c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal
de ventes dans la liste proposée.
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres
du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez
le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche.
Comptabilité
87
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce
numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré-
mente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le
curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du
compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous
ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique.
L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en
un autre en cliquant sur le bouton Liste .
Enregistrez l'écriture en comptabilité
1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir
L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 23.
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Saisie des A-nouveaux
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de
comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie.
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux
sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de
votre opération.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton
[OK].
Comptabilité
88
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne
Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation
de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les
éléments d'un marché éventuel ; etc.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles
peuvent être ou non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
L’assistant Top Saisie
Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
Comptabilité
89
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération
en complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit .
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
Comptabilité
90
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre
logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite…
Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
Comptabilité
91
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs
différentes échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Comptabilité
92
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Comptabilité
93
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin
d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le
brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie,
sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88.
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une
contrepassation.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont
la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates.
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris
dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure
les écritures en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton
de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation
apparaît dans la colonne Statut.
Comptabilité
94
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la
grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures.
Éditez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en
brouillard ou en simulation.
Comptabilité
95
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être
réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Comptabilité
96
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées.
Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des
écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE.
Comptabilité
97
Rapprochez des écritures avec la banque
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de
votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte
banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
Comptabilité
98
Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez
sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…).
3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection
s'affiche.
4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou
[Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré avec le protocole CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez
Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
Comptabilité
99
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la
période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les
écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de
visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
Comptabilité
100
.
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la
modifier dans la zone Date.
Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le
modifier.
Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier.
3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins)
est apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante
:
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la
réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
Comptabilité
101
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier
ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les
calculs.
Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est
fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de
période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le
solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette
ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période
sélectionnée.
5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la
souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante.
Comptabilité
102
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en
tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs
ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez
la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des
clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt.
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une
modification.
3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.
Comptabilité
103
Gérez la TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA.
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA,
souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états
préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérez la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans
les paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non
à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la
téléprocédure.
• Télédéclarer ma TVA
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé-
procédure.
• Enregistrer mon paiement de TVA
• Enregistrer mon remboursement de TVA
• Afficher ma liste des déclarations
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Gérez l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS MA COMPTA- commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise
le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant
de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre.
• Moduler mon acompte.
• Enregistrer le paiement de mon acompte.
• Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Les états
Les états
105
Les différents types d’état
Les états articles
Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles,
catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs :
portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients,
etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale :
analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un
suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants :
• Grand-livre,
• Balance,
• Journaux,
• Brouillard,
• Etat de TVA détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à
partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs :
• Echéancier,
• Balance âgée,
• Encours clients,
• Relances clients,
• Lettre de pénalités de retard,
• Bordereau de remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent
être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante
Les états
106
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes,
Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
Les états
107
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez
le curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire
et l’aperçu de l’état sélectionné, dé-
cochez cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
Les états
108
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel
doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis
les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale
celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre
imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
pour définir les propriétés de l’imprimante.
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement
les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows™ pour plus de détails.
Les états
109
Les états pilotés
Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord.
Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage
et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu
PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de
tableau de bord (reporting).
Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin
d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs
clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité.
Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel
Pilotage.
Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un
document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données.
Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données.
Mise à jour des données
Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES
La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans
votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.
La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier.
Consultation des états pilotés
Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS
Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories :
• la gestion commerciale,
• la comptabilité.
Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues
s’affiche.
1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
111
L’assistant Top Clôture
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année.
Ainsi, vous clôturez puis réouvrez un exercice en toute sécurité.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de
l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture.
Les traitements suivants sont proposés :
Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le
menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture.
4. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Suivant].
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces
comptables légales obligatoires.
5. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles
par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de
sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).
Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire
une copie de mon dossier et lancer le traitement].
8. Sélectionnez le répertoire dans lequel votre dossier sera sauvegardé et cliquez sur le bouton [OK].
9. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur
[OK].
Attention !
La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Voir Validez le brouillard, page 93.
Traitements de fin d’année
112
10. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à
nouveau.
11. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
12. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures
non lettrées ou des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous sélectionnez Non, vous
obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
13. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
14. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
15. Si vous ne voulez pas supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, sélectionnez l'option
correspondante.
16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez
sur [OK].
Traitements de fin d’année
113
.La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est
surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message
vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de
façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
Traitements de fin d’année
114
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement,
un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères
à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à
prendre en compte dans les étapes qui suivent.
2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements
clients à purger.
3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Sauvegarde et purge des pièces
7. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde.
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre
dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
8. Si vous choisissez la première option, choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la
copie de votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous demande de confirmer la purge,
cliquez sur le bouton [OK].
Traitements de fin d’année
115
Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des
pièces purgées.
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les
données légales de votre dossier sur trois ans.
La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois
derniers exercices.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l’exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
La sauvegarde est une réglementation OBLIGATOIRE de la DGFiP (Direction Générale des Finances
Publiques). Ce traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail les sauvegardes DGFiP
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Traitements de fin d’année
116
Échangez des écritures avec votre expert-comptable
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - ENVOYER À MON EXPERT / RECEVOIR DE MON EXPERT
Si vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON
EXPERT sont indisponibles.
Envoyer des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et
qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou
égale à la date du dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées.
Cliquez sur le bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix
(email, sur un support envoyé par courrier...).
Intégrer des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il
vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être inté-
grées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée
avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés,
par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression
d'une écriture, etc.
Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du
moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures
envoyé par votre expert-comptable.
Traitements de fin d’année
117
Importez et exportez des données
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES
Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre
expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes
amené à échanger des informations.
Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro
compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des
écritures ainsi que l’import/export d’une balance.
Paramétrage
Coordonnées
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre
expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à
effectuer lors de l’import des écritures.
Exemple
Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant
l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel,
notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures
avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des
éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin
d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le
fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit
pas dépasser 137 caractères.
Traitements de fin d’année
118
Il doit avoir la structure suivante :
Exportez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les
écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres
logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
Si votre mode d’échanges est défini sur Sage Production Experts (première option activée dans l’onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et Sage 100.
Si vous avez opté pour un mode d’échange via Sage Production Experts
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez
exporter un fichier au format Ciel, c’est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s’affiche si les réglages d’export n’ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d’écritures s’ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures
puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 119.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos
écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche
et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter,
page 119.
Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export:
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel
2003 :
Version 4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Traitements de fin d’année
119
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala)
ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adé-
quat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous
avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez
sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez
les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en
fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour
générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le
fichier à un nouvel e-mail.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à exporter.
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d’export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection
des écritures s’affiche.
Exemple la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous
indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois
que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
Traitements de fin d’année
120
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le
code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront
exportées.
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères
définis précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la
longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les
envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures
comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
• Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie
s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne
vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
• Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine
ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable
(écritures de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de
logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100,
Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans
Ciel Gestion Intégrale.
Si vous avez opté pour un mode d’échanges via Sage Production Experts
Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement
importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne
peut plus être importé.
Traitements de fin d’année
121
Si vous répondez par :
• Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été géné-
rées puis cliquez sur le bouton [OK].
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec
succès ou non.
Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export
A l’activation de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, la fenêtre Assistant import/export d’écritures
s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote
Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel
Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore inté-
grées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors,
un message vous informe que l’importation a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier
destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format
d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton
[OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant
l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les
écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la
création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des
numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par
ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces
codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le
journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Traitements de fin d’année
122
Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations
effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant.
Exportez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur
le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice
qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton
Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones,
seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche.
Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Traitements de fin d’année
123
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence
(partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible
depuis le menu AIDE.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Traitements de fin d’année
124
La restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
Traitements de fin d’année
125
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
6. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
126
Index
A
Achats
pièces fournisseurs 65
Affaires 47
Afficher
détail 59
Analytique 80
Annuler une écriture validée 99
Articles 38
Assistant
clôture de dossier 111
de saisie 88
saisie de pièces 51
Avoirs 49
B
Balance
exporter 122
Barème frais kilométriques 85
Bons de livraison 49
Bons de réception 49
Brouillard 93
valider 93
C
Chéquiers 78
Clients 43
Commandes 49
Commandes articles 67
Contrepassation 99
Créer
un article 38
un client 43
un fournisseur 35
une nomenclature article 42
D
Dépôts 68
Devis / Pro forma 49
Dossier
restaurer 124
sauvegarder 123
E
Echanges Expert 24
Ecritures
écritures types 89
en brouillard 88
en simulation 88
enregistrer 88
envoyer à mon expert 116
recevoir de mon expert 116
validées 88
Enregistrer des écritures 88
Escompte 55
Exports
balance 122
F
Factures 49
d’acompte 60
Familles articles 37
Fin d’exercice 111
Format d’import 78
Fournisseurs 35
Frais kilométriques 85
G
Gestion de production 66
I
Impressions
imprimante 108
J
Journaux 76
L
Lettrage
automatique 95
manuel 96
M
Modèle Sage Production Experts 20
Modes de règlement 34
P
Paramètres
société 21
Pièces commerciales
assistant Top facture 51
clients 52
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - Ciel Up To Experts - MAN_WGQ - V 7.1 - 10.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
créer 52
décomptabiliser 59
envoyer par e-mail 59
fournisseurs 65
saisie document (ventes) 49
valider 57
Pointage manuel 98
Prospects 46
R
Rapprochement bancaire 97
Rapprocher écriture /règlement 95
Réapprovisionner
articles 67
Référencement 8
Règlements 60
Régulation des stocks 113
Relevés d’identité bancaire 78
Remise
commerciale 54, 55
Représentants 34
Restaurer un dossier 124
Rupture de stock
commande 67
S
Sage Production Experts 20
Saisie
assistant Top Saisie 88
guidée 86
modes de saisie 82
standard 82
Saisie Document 49
Sauvegarde DGFiP 115
Sauvegarder un dossier 123
Solder 63
Stocks 113
T
Tarifs
grille de tarifs 40
par famille 34
Top Départ 17
Top facture 51
TPF 34
Transférer
une pièce commerciale 57
Trésorerie prévisionnelle 101
TVA 33
acompte 103
déclaration 103
non perçue 33
V
Valider
des écritures 88
le brouillard 93
une pièce commerciale 57
Ventes
saisie document 49
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com
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Manuel de découverte
Ciel Devis Factures
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................5
Aides et documentations ......................................................................................................... 6
Commencer à travailler............................................................................................................ 7
Environnement ........................................................................................................................ 8
Création d’un dossier................................................................................10
Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11
Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 13
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 16
Prise en main ............................................................................................21
Les clients ............................................................................................................................. 22
Les articles ............................................................................................................................ 26
La saisie document................................................................................................................ 28
Les devis ............................................................................................................................... 30
Les factures........................................................................................................................... 35
Les règlements ...................................................................................................................... 37
Les avoirs .............................................................................................................................. 41
Relancer un client.................................................................................................................. 43
Consulter un compte client.................................................................................................... 44
Le rapport des ventes ............................................................................................................ 46
Autres fonctionnalités...............................................................................47
Mot de passe......................................................................................................................... 48
Sauvegarde............................................................................................................................ 49
Restauration.......................................................................................................................... 50
Calculatrice ........................................................................................................................... 51
Purge..................................................................................................................................... 52
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 53
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 54
Modifier un modèle de facture............................................................................................... 55
Index ........................................................................................................56
Découverte
Découverte
6
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le
menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous
souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir
puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel
de référence ou l’aide.
Découverte
7
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la
création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Devis Factures
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES.
3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES.
Ouvrir le dossier d'exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir
le dossier d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton
.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
Découverte
8
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF
(Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre
programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture
de l’application
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Espace de travail Barre de navigation
(masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel
Découverte
9
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est
composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez
depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
11
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant
la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
Création d’un nouveau dossier
Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant.
1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez
la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche :
Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis
une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société
qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas,
cochez l’option de votre choix.
1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Attention !
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures.
Contactez le service commercial pour en savoir plus.
Création d’un dossier
12
La fenêtre suivante s’affiche:
Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un
dossier en mode détaillé, page 16.
3. Cochez l'option de votre choix.
4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Création d’un dossier
13
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide.
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez
renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous
imprimerez à partir de Ciel Devis Factures.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez
d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Création d’un dossier
14
Étape : Exercices et paramètres
Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier.
9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA.
• si vous souhaitez facturer en TTC.
11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Attention !
La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas
à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création d’un dossier
15
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 48.
13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
16
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé.
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale.
• Service à la personne.
• Coordonnées et paramètres.
• Logo ou photo.
• Modes de paiement.
• Articles.
• Clients.
• Intervenants.
Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que
nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide,
page 13.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Création d’un dossier
17
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans
le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type
Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent
que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
18
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel
Article s'affiche. Voir Créer un article, page 26.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Client. Voir Créer un client, page 24.
Création d’un dossier
19
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Intervenants
Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants.
Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape
Service à la personne.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
Création d’un dossier
20
Etape Félicitations
La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre
dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 48.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de
la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis
SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et
Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
Prise en main
22
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects.
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de
modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de
la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails
sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou .
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est
d'effectuer une recherche.
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis
sélectionne le premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Mot entier uniquement
Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel
qu'il est enregistré dans votre liste.
Prise en main
23
Exemple
Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en
majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir.
Respecter Min/Maj
Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque
vous saisissez votre mot pour la recherche.
Exemple
Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en
majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir.
En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments
Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par
votre recherche.
Direction
Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir
du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.
Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect.
Filtrer la liste
Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par
conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire
le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.
Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie
Présentation générale, chapitre Les Filtres.
Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé
ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à
l'aide du menu déroulant.
Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes
sélections selon vos besoins.
Exemple
Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris.
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes.
La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste.
2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton .
3. Indiquez Paris dans la zone Valeur.
4. Validez vos critères en appuyant sur la touche .
Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris.
Annuler un filtre
Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant
FILTRES.
La liste complète s'affiche à nouveau.
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir.
Prise en main
24
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé.
Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence
(chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE.
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax,
adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers
selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton
[Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
Prise en main
25
5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre
client.
La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs
contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le
menu LISTES, commande CONTACTS.
Prise en main
26
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou
prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir
de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer].
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un
nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser
d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Prise en main
27
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte
(Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les
pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de
l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous
n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques),
affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS.
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître
cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne.
9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple
augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ).
Prise en main
28
La saisie document
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en
saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données.
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic
droit) de la liste des pièces clients.
Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 30 et “Facturer un client”,
page 35 et “Établir un avoir”, page 41.
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une
ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser»
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.)
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Prise en main
29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Prise en main
30
Les devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.
Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet,
pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en
facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES.
Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez
un client ou un prospect.
• Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis.
La fenêtre de création du devis apparaît.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou
[Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de
création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre
de création du devis.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code
client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le
sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro
du dernier devis créé.
Prise en main
31
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en
fin de zone.
Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de
liste situé à la fin de la zone Code.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement
lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations
définies dans la fiche article.
3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche
ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du
devis, est calculé.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur
Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la
touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA,
etc.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.
Éco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS
CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones
sont remises à jour automatiquement.
Prise en main
32
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la
zone Acompte.
Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans le devis.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose
ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Imprimer un devis
A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis.
Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la
commande OPTIONS du menu DOSSIER.
Imprimer après la création d'un devis
1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander
l'édition du devis.
Imprimer à partir de la liste des devis
Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande
DEVIS du menu LISTES.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste.
Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande
en cliquant sur le bouton [Annuler].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression.
Envoyer le devis par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique
et un modem.
1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail.
Prise en main
33
3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
A ce stade, vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous
devez alors la saisir.
4. Cliquez sur le sur le bouton [OK].
5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader).
Aperçu du devis à l'écran
L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de
devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu
DOSSIER.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste.
La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer
tout] situé en haut de la fenêtre.
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque
vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
Rechercher un devis
Pour rechercher un devis :
• Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions.
Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse.
• ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 23.
Modifier et supprimer un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis.
1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne.
Le masque de saisie du devis s'affiche.
3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK].
Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la
liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par
sélection multiple dans la liste.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi
créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
Prise en main
34
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis
le menu DOSSIER, commande OPTIONS.
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES
du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la
commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus
d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que
partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du
menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Prise en main
35
Les factures
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT.
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS
du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à
l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la
facture et le pied de la facture.
Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la
création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 30.
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être
validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou
lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne
l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN
RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si
elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Aperçu d'une facture à l'écran
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles
qu'elles s'imprimeront sur papier.
La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles
depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu).
Prise en main
36
Imprimer une facture
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de
la liste des factures.
Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis
la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].
Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône ,
présentée au-dessus de la liste des factures.
Supprimer une facture
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer.
Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures,
appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant
aux factures à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression.
3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement.
Les factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 38.
Prise en main
37
Les règlements
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les
factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon
argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE).
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et
à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir
sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de
Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans
la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur
l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous
pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les
premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé.
Prise en main
38
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et
Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci
indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide .
Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler]
Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler].
La fenêtre suivante s'affiche :
La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé.
2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.
Saisir un acompte
Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte].
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].
Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire
en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Prise en main
39
Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture
pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est
défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer
indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée,
que le montant réglé correspond à un acompte.
Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture
Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous
permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande.
L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée.
Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment.
Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 36.
Prise en main
40
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de
la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en
cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom
du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme
d'acompte.
Prise en main
41
Les avoirs
Établir un avoir
Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes :
• la saisie de toutes pièces,
• la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations.
Saisir un avoir de toutes pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR.
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour
un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir total à partir d’une facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous
évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les
factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.
La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture
partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la
pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Prise en main
42
3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous
en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire.
4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un
commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser].
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement.
2. Cliquez sur le bouton [Rembourser].
3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner
une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...).
4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Prise en main
43
Relancer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT.
Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé
leurs factures à la date d'échéance.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer.
2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer
via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en
pièce jointe via votre messagerie.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de
vos relances.
3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options
proposées :
• Tous : tous les clients existants seront sélectionnés.
• Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance.
Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner.
• De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés,
utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner.
4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées.
5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance.
6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...].
7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.)
8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes :
• Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous
indiquerez seront sélectionnées.
• Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de
chaque client, sera utilisé comme critère de sélection.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le
paramétrage de votre imprimante et du format d'impression.
Prise en main
44
Consulter un compte client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT.
A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné :
lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui
apporter d'éventuelles modifications.
1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône
d'appel de liste.
2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets :
• Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné.
• Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées.
Devis : liste de tous les devis émis pour le client.
Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client.
Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné.
• Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client.
Accéder à une fiche Client
Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des
modifications.
Envoyer un e-mail au client
Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem
et une messagerie électronique sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur le bouton [Email].
Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message,
le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse.
Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse
électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire.
2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Prise en main
45
Consulter le site Web
Cette commande ouvre votre navigateur Internet.
Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre.
Envoyer une relance au client
Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer].
La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par
la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS.
Voir Relancer un client, page 43.
Statistiques
Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à
l'écran.
Aperçu/ Imprimer
Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer
directement l'édition de celle-ci.
Prise en main
46
Le rapport des ventes
Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES.
Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par
article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être
consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.
1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants :
• bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu.
• bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier.
1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés.
• Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit
seront sélectionnés.
L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes.
2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés.
• L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le
code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés.
3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la
date de début et la date de fin de la période.
Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré-
sentée à la fin des zones ouvre le calendrier.
4. Cliquez sur [OK].
Une nouvelle fenêtre s'affiche.
Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le
bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre.
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
48
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE.
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière
étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en
rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans
la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot
de passe.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Autres fonctionnalités
49
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie
Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Autres fonctionnalités
50
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Autres fonctionnalités
51
Calculatrice
Menu DIVERS - commande CALCULATRICE.
La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows.
Autres fonctionnalités
52
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis,
factures, acomptes, avoirs et règlements).
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours.
Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui
précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou
des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante
aux pièces que vous souhaitez conserver.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre
demande. Validez en cliquant sur [Oui].
5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer une purge.
• Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez
l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les
pièces et revient à la fenêtre principale.
• Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé,
votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements
qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas
être purgés.
Autres fonctionnalités
53
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices
antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce
traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Autres fonctionnalités
54
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice
clôturé.
Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet
d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta.
Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE
DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 53.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape : Options
Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge,
page 52.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice.
4. Vérifiez la date de fin d’exercice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer
le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du
menu AIDE.
Attention !
Cette opération est irréversible.
Autres fonctionnalités
55
Modifier un modèle de facture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être
modifié pour l'adapter à vos besoins.
1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES.
2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures.
Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures.
3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut).
4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le
dupliquer.
5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK].
Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.
Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 38
Articles 26
Avoir 41
Avoir d’annulation 41
B
Besoin d’aide 9
C
Calculatrice 51
Clients 22
rechercher 22
relancer 43
Compte client 44
D
Devis 30
accepter 33
convertir en facture 34
envoyer par mail 32
imprimer 32
modifier 33
Documentation 6
Dossier
créer en mode détaillé 16
créer en mode rapide 13
E
Environnement 8
F
Facture
annuler par avoir 41
imprimer 36
modèle 55
saisir 35
valider 35
Facture d’acompte 36
Fin d’exercice 54
I
Intuiciel 9
M
Mot de passe 48
P
Purge 52
R
Rapport des ventes 46
Règlements
consulter 40
encaisser 37
Remplissage automatique 27
Restauration 50
S
Saisie document 28
Sauvegarde 49
Sauvegarde DGFiP
conformité 53
consultation 53
T
Trouvtoo 9
Manuel de découverte
Ciel Facturation Facile
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................5
Aides et documentations ......................................................................................................... 6
Commencer à travailler............................................................................................................ 7
Environnement ........................................................................................................................ 8
Création d’un dossier................................................................................10
Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11
Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 12
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 15
Prise en main ............................................................................................18
Les clients ............................................................................................................................. 19
Les articles ............................................................................................................................ 21
La saisie document................................................................................................................ 23
Les devis ............................................................................................................................... 24
Les factures........................................................................................................................... 27
Les règlements ...................................................................................................................... 30
Les avoirs .............................................................................................................................. 33
Autres fonctionnalités...............................................................................35
Mot de passe......................................................................................................................... 36
Sauvegarde............................................................................................................................ 37
Restauration.......................................................................................................................... 38
Purge..................................................................................................................................... 39
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 40
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 41
Index ........................................................................................................43
Découverte
Découverte
6
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le
menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si
vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir
puis de la COMMANDE à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel
de référence ou l’aide.
Découverte
7
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la
création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Facturation Facile
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE.
3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE.
Ouvrir le dossier d'exemple
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir
le dossier d'exemple :
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, le dossier que vous allez créer sera proposé, dans la fenêtre affichée par le bouton
.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
Découverte
8
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF
(Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre
programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Intuiciel Espace de travail Barre de statut
La barre de navigation
(masquée par défaut).
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture
de l’application
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Découverte
9
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est
composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez
depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
11
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en
activant la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche :
Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis
une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société
qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas,
cochez l’option de votre choix.
1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un
dossier en mode détaillé, page 15.
3. Cochez l'option de votre choix.
4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Attention !
Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.
Création d’un dossier
12
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide.
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez
renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
13
Étape : Exercices et paramètres
Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier.
9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA.
• si vous souhaitez facturer en TTC.
11. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Attention !
La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas
à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création d’un dossier
14
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation
Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 36.
12. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
15
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé.
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale.
• Coordonnées et paramètres.
• Modes de paiement.
• Articles.
• Clients.
Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que
nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide,
page 12.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
Création d’un dossier
16
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans
le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type
Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent
que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel
Article s'affiche. Voir Créer un article, page 21.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Client. Voir Créer un client, page 19.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Etape Félicitations
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation
Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 36.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre
de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
17
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis
SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et
Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
Prise en main
19
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs.
En édition limitée, vous pouvez avoir jusqu’à 20 clients et fournisseurs maximum.
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de
modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre.
Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails
sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou .
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est
d'effectuer une recherche.
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis
sélectionne le premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir.
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum.
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé.
Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence
(chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
20
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax,
adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site
InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers
selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton
[Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs
contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le
menu LISTES, commande CONTACTS.
Prise en main
21
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou
prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir
de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer].
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un
nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser
d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte
(Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les
pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de
l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous
n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques),
affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS.
Prise en main
22
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple
augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ).
Prise en main
23
La saisie document
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en
saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données.
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une
ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Prise en main
24
Les devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.
Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La
saisie document, page 23.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code
client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le
sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro
du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en
fin de zone.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Saisir les articles dans le corps du devis
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement
lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur
Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer
aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case, située dans la barre d’actions, si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le
TTC et non sur le HT.
Éco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Prise en main
25
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS
CLIENTS - commande ÉTATS / STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
montant en saisissant une valeur par le biais du bouton [Remise] situé dans la barre d’actions. En
fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en
cliquant sur le bouton [Acompte] situé dans la barre d’actions.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose
ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Vous pourrez par la suite effectuer ces mêmes traitements depuis la liste des devis accessible par le menu
RELATIONS CLIENTS, commande DEVIS.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi
créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES
du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la
commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Prise en main
26
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus
d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que
partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du
menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Prise en main
27
Les factures
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT.
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS
du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à
l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la
facture et le pied de la facture.
1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner
une nouvelle fiche client.
Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La
saisie document, page 23.
Renseigner l'en-tête de la facture
Informations pièce et règlement
Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture
créée.
Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date de la facture.
La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en
fonction du mode de paiement que vous avez choisi.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier .
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète.
Pour réaliser simplement
votre facture, saisissez directement
dans le document
les informations nécessaires.
Prise en main
28
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
membre.
• La première icône affiche la fenêtre de localisation.
• La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Vous pouvez modifier ces informations.
2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de
liste située en fin de zone.
Saisir les articles dans le corps de la facture
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône
d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même
nom.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le
sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la
zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies
dans la fiche article.
Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche
ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied
de la facture est calculé.
Compléter et vérifier les données du pied de la facture
• Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non
sur le HT. Cette case est dans la barre d’actions en haut de la fenêtre.
• Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC
de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
• Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant
une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent en haut de la fenêtre. En fonction
des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement.
• Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir
son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent en haut de la fenêtre.
6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents
traitements.
Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application.
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être
validée.
Prise en main
29
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou
lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne
l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN
RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si
elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Les factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 31.
Prise en main
30
Les règlements
En édition limitée, vous ne pouvez pas saisir de règlement. Les commandes décrites dans ce
paragraphe sont inactives.
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les
factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile, consultez le chapitre
Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE).
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et
à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir
sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de
Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans
la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur
l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous
pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les
premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé.
Prise en main
31
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et
Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci
indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
Saisir un acompte
Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte].
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].
Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire
en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture
pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est
défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Prise en main
32
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer
indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée,
que le montant réglé correspond à un acompte.
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de
la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en
cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom
du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme
d'acompte.
Prise en main
33
Les avoirs
Établir un avoir
Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes :
• la saisie de toutes pièces,
• la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations.
Saisir un avoir de toutes pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR.
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour
un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir total à partir d’une facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous
évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les
factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.
La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture
partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la
pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Prise en main
34
3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous
en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire.
4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un
commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser].
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement.
2. Cliquez sur le bouton [Rembourser].
3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner
une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...).
4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
36
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE.
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière
étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en
rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans
la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot
de passe.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Autres fonctionnalités
37
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde sur support
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie
Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE accessible par la touche
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Autres fonctionnalités
38
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Autres fonctionnalités
39
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis,
factures, acomptes, avoirs et règlements).
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours.
Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui
précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou
des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante
aux pièces que vous souhaitez conserver.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre
demande. Validez en cliquant sur [Oui].
5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer une purge.
• Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez
l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les
pièces et revient à la fenêtre principale.
• Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé,
votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements
qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas
être purgés.
Autres fonctionnalités
40
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Facturation Facile vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices
antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce
traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Autres fonctionnalités
41
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice
clôturé.
Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet
d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta.
Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE
DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 40.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape : Options
Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge,
page 39.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice.
4. Vérifiez la date de fin d’exercice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer
le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du
menu AIDE.
Attention !
Cette opération est irréversible.
Autres fonctionnalités
42
Attention !
Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel
pendant une durée de 6 mois.
Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de
comptabilité.
Attention !
Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum.
Le logiciel ne gère pas :
- la saisie des règlements,
- la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V7.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 31
Articles 21
Avoir 33
Avoir d’annulation 33
B
Besoin d’aide 9
C
Clients 19
rechercher 19
D
Devis 24
accepter 25
convertir en facture 26
Documentation 6
Dossier
créer en mode détaillé 15
créer en mode rapide 12
E
Environnement 8
F
Facture
annuler par avoir 33
saisir 27
valider 28
Facture d’acompte 29
Fin d’exercice 41
I
Intuiciel 9
M
Mot de passe 36
P
Purge 39
R
Règlements
consulter 32
encaisser 30
Remplissage automatique 22
Restauration 38
S
Saisie document 23
Sauvegarde 37
Sauvegarde DGFiP
conformité 40
consultation 40
T
Trouvtoo 9
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et sans engagement pour gérer votre personnel et la paye
avec de nombreuses fonctionnalités avancées…
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LH2 2012
Saisissez les éléments du bulletin simplement.
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• Gestion du temps, modulations horaires
• Plannings prévisionnels personnalisables
• Plans de paye prêts à l’emploi
• Paye mensuelle, horaire, inversée, partielle…
• Calcul automatique des IJSS
• Attestation Employeur Dématérialisée
• Journal, état des charges
Les principales fonctions
• Génération automatique de formulaires administratifs
agréés
• Fichier des virements électroniques des salaires à la
Norme SEPA
• Import/Export avec MS Excel pour gérer les variables
des bulletins
• Gestion de la prévoyance, mutuelle et assurance
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innovations et évolutions légales en cours d’année
avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Paye
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Excellent support technique : résolvez vos problèmes
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l’abonnement.
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dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles
(OPEX).
5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement
+ de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans
engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer
vos nombres de postes et votre niveau de services
selon vos besoins.
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via une simple connexion Internet, vous disposez
instantanément de votre logiciel.
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2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité
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Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme
aux dernières lois en vigueur.
Accès au logiciel
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Mises à jour
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Services connectés
Accès au logiciel
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Mises à jour
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téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h.
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Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables.
Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou
supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom
ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et
MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible
MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation
et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent).
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35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19
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Bulletins de paye
• Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre,
non cadre, gérant, CUI…)
• Choix d’affichage des congés payés, des RTT
et du DIF sur le bulletin
• Gestion du DIF
• Calcul automatique des IJSS
• Import/export des variables au format MS Excel®
• Conforme aux dernières réglementations
Formulaires administratifs agréés
• Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale
(arrêt maladie, congé maternité/paternité,
accident du travail)
• Dématérialisation de vos Attestations Employeur
(AED)
Paramétrage
• Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi
et personnalisables
• Plans de paye standard, coiffure, hôtel/café/
restaurant, animateur sportif
• Gestion des payes mensuelles, horaires, par points,
inversées, décalées et employeurs multiples
• Accès aux dossiers N-1 archivés pour contrôle
ou réédition
• Duplication des salariés, reprise des éléments
d’une fiche salarié à l’autre
• Création des contrats de prévoyance et de mutuelle
ainsi que les cotisations rattachées
• PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés
à un même contrat de prévoyance ou mutuelle
Editions
• DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE (ex-DUE)
• Journal de paye, Livre de paye
• Etats des paiements, des charges à payer par caisse
• Fiches individuelles des salariés
• Etat des congés et RTT par salarié
• Plus de 25 lettres et documents inclus au format
MS Word© (confirmation d’embauche, contrat de
travail, lettre chèque…)
Echanges de données
• Génération des fichiers de virement à la norme SEPA
• Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta
pour Windows
• Possibilité de mise à jour via Internet des taux
et éléments constitutifs de plans de paye
DADS-U
• Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète
(TDS, IRC et/ou IP) à la norme 4DS
• Indicateurs des zones obligatoires... DADS-U dans
la fiche salarié
• Contrôle de cohérence DADS-U
Gestion de temps - Plannings
• Plannings prévisionnels graphiques
(par établissement, service, catégorie de salarié…)
• Bordereaux de saisie au format MS Excel®
Aides
• Aide intégrée au logiciel
• Formation multimédia
• Manuel utilisateur
Nombre illimité de salariés.
Informations techniques
Ciel Paye Evolution
2014
sociales 2013
(nouveau calcul de la CSG,
allègement "Fillon" 2013...)
CONFORME
Crédit d’Impôt
Compétitivité Emploi
DADS-U et AED
CONFORMES
(1) Sous réserve de souscription à Ultraflex .
Les nouveautés de
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
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Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre
ancienne version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
313 966 129 R.C.S. Paris
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta....................................................................... 7
Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7
Sauvegarde en ligne ........................................................................................................................7
Import des écritures .........................................................................................................................7
La migration d’une ancienne version.............................................................. 9
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version ..................................................... 9
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta .................................................9
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 ...................................9
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ..............................11
Récupérer un dossier dans la nouvelle version............................................ 12
Présentation....................................................................................................................................12
Les éléments non récupérés .........................................................................................................12
Contrôles avant récupération ........................................................................................................13
Informations complémentaires avant récupération....................................................................13
Procédure de récupération d’un dossier.......................................................................................14
Vérifications après récupération....................................................................................................21
Nouvelle interface du logiciel ........................................................................ 22
Les fenêtres.....................................................................................................................................22
Affichage et recherches .................................................................................................................24
Boutons de commande..................................................................................................................25
Modifications fonctionnelles majeures.........................................................................................26
Nouveaux accès.............................................................................................. 27
Questions - Réponses ..................................................................................... 28
L’historique des nouveautés .......................................................................... 30
Les nouveautés de la version Evolution 5.40 ............................................... 30
Réviser une immobilisation ...........................................................................................................30
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation..............................................33
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire .....................35
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ..................................... 38
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala........................................38
Nouvel Intuiciel...............................................................................................................................40
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ...........................40
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures...............................................41
Impression d’une lettre chèque ....................................................................................................41
Trésorerie prévisionnelle ...............................................................................................................41
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet...........................................................42
Mise à jour automatique................................................................................................................42
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ..........................................42
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10................................. 43
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala...............43
Nouveau bordereau de déclaration de TVA..................................................................................43
PDF en couleur ................................................................................................................................43
Date de saisie des écritures ...........................................................................................................43
Nouveaux formats d’import/export .............................................................................................44
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ..................................... 45
Besoin d’aide ..................................................................................................................................45
Trouvtoo ..........................................................................................................................................45
Nouveau mode comptable............................................................................................................45
Nouveau format d’import/export.................................................................................................46
Relevé bancaire ..............................................................................................................................46
Saisies des A-nouveaux .................................................................................................................46
Import balance................................................................................................................................46
Synchro compta..............................................................................................................................46
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques.....................................................47
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ...............................................................................47
Modification du solde pointé .........................................................................................................47
Informations complémentaires.....................................................................................................47
Affichage des alertes......................................................................................................................48
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10................................. 49
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures....................................................................49
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ..................................... 50
Nouvelle interface..........................................................................................................................50
Les aperçus......................................................................................................................................52
Acquisition d’informations légales................................................................................................53
Mise sous surveillance ...................................................................................................................53
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes .............................................................53
Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................53
Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................53
Annuler le lettrage manuel............................................................................................................54
Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................54
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés....................................54
Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................................54
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ..................................................................................54
Format RImport : pointage récupéré.............................................................................................54
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ..................................... 55
Personnalisation des polices .........................................................................................................55
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................55
Les règles ........................................................................................................................................55
Saisie Z de caisse ............................................................................................................................56
Règles d’affectation relevé............................................................................................................56
Compte de TVA par défaut .............................................................................................................56
Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................56
Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................56
Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................57
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 ................................... 58
Les barres d’actions........................................................................................................................58
Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................59
Enregistrement automatique des vues ........................................................................................59
Les actions flash..............................................................................................................................59
Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................59
Affichage des cumuls par mois .....................................................................................................60
Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................60
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20............................... 61
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................61
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 ................................... 62
Intuiciel personnalisable ................................................................................................................62
Insertion automatique....................................................................................................................62
Correcteur orthographique ............................................................................................................63
Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................63
Plan comptable général 2010 .......................................................................................................63
Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................64
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................64
Intégration de la norme SEPA........................................................................................................64
Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................64
Ecritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................64
Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................65
Création de dossier à partir d’une société existante....................................................................65
Ciel Business Mobile.......................................................................................................................65
Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 .................................... 66
Accueil Ciel ......................................................................................................................................66
Mon Compte Ciel ............................................................................................................................66
Amélioration de l’intuiciel..............................................................................................................66
Choix du code de lettrage ..............................................................................................................67
Modification de l’historique des archives .....................................................................................67
Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................67
Déclaration de TVA .........................................................................................................................68
Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................68
Emprunts .........................................................................................................................................68
Multi sélection de codes analytiques............................................................................................69
Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................69
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................69
Amélioration de la purge ...............................................................................................................69
Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................69
Association de comptes .................................................................................................................70
FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................70
Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................70
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 ................................... 71
TVA...................................................................................................................................................71
Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................71
Windows™ 8 ...................................................................................................................................72
Compte d’attente ...........................................................................................................................72
Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................72
Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................73
Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................73
Longueur des codes journaux........................................................................................................73
Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts
20.10 ...................................................................................................... 74
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................74
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................74
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................75
L’import et l’export des écritures ..................................................................................................75
Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 ................................... 77
Assistant de création de dossier....................................................................................................77
Bureau de réglages ........................................................................................................................77
Mode tactile ....................................................................................................................................77
Export provisoire des écritures ......................................................................................................78
Les nouveautés de Ciel Compta
7
Les nouveautés de Ciel Compta
Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 21.10, Evolution 14.10, Ciel Up To Expert 21.10.
Déclaration d’acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE
Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA.
1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois
d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du
second trimestre, etc.
4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma
TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre.
5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement.
Vous pouvez modifier ces valeurs.
Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent.
Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide
().
Sauvegarde en ligne
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE
Lorsque vous êtes en option Ciel Données Mobiles, vos données sont directement sauvegardées sur le cloud. La
sauvegarde en ligne vous permet d’accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez à
condition d’avoir une connexion Internet.
A partir de la liste des sauvegardes en ligne, vous pouvez restaurer et supprimer des sauvegardes réalisées.
Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide ().
Import des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche.
1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Deux cas se présentent :
• Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement.
Selon le type de contrat auquel vous avez souscrit, le nombre de sauvegarde en ligne varie. Dans la liste
des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.
Les nouveautés de Ciel Compta
8
• Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche.
Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées :
Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide ().
La migration d’une ancienne version
9
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont
nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure
d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe Comment puis-je
reconnaître facilement mon numéro de version ?, page 28.
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
La migration d’une ancienne version
10
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une
copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta
Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou
dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer.
Exemple
1. Cochez l'option de votre choix :
• Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert.
• Le convertir pour Ciel Compta...
L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime,
Evolution ou Ciel Up To Experts).
Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une
copie de mon dossier et lancer le traitement].
Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expert-comptable utilise ou
non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera
pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non
ou Je ne sais pas).
• L'ouvrir sans conversion
Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel
Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude.
Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre
expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta.
Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un
dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel
Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile).
Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti.
La migration d’une ancienne version
11
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une
récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 12.
La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.0 ou
version Evolution 9.0). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les
modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe.
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version
(C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe.
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier dans la nouvelle version
Présentation
Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers :
• d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum.
• d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum.
Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple
mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier
sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.
Reportez-vous au paragraphe ci-dessous Les éléments non récupérés, page 12.
Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également
de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.
Les éléments non récupérés
Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les
suivants :
Les états paramétrables
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération
des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle
version.
Les rapprochements bancaires
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au
mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements
bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de
ces rapprochements sont récupérées avec ce statut.
Les budgets des prévisions
Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés.
Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version.
Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement
dans la fiche des comptes.
L’historique des clôtures
L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre
ancienne version.
Les commentaires des tâches et rappels
Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur
une copie de votre dossier.
Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version.
La migration d’une ancienne version
13
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une
récupération partielle.
Les écritures lockées
1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Si
c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard.
Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES
- onglet Lignes.
2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.
3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple).
Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal.
Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok].
4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok].
5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent.
Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement.
6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie.
Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie.
Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard.
Codes analytiques
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les
répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple cidessous).
Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel
Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la
récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
Ecritures d'abonnement
Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de
saisie «au kilomètre».
Durée du traitement
La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur.
De plus, cette procédure ne peut être annulée.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont effacés.
La migration d’une ancienne version
14
Procédure de récupération d’un dossier
Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il
est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet,
ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.
Démarrer Ciel Compta
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été
créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche.
2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette
procédure de récupération.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre
ordinateur, en plus de l’ancienne version.
Cette option vous permet de sélectionner manuellement
le répertoire à prendre en compte.
Fenêtre dans Ciel Compta Evolution
Fenêtre dans Ciel Compta
La migration d’une ancienne version
15
Sélectionner le dossier
La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant.
Vous avez coché l’option Version <= 2005
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006
La fenêtre ci-dessous s’affiche
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe Si votre ancien dossier
ne s’affiche pas dans la liste..., page 16.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne
pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel.
Cette fonction vous permet de choisir votre ancien
dossier.
Pour sélectionner manuellement votre ancien
dossier, conservez la touche de votre
clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un
dossier d’une ancienne version.
La migration d’une ancienne version
16
1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous Si votre
ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16.
La migration d’une ancienne version
17
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Choisir un utilisateur
Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE.
1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Saisir le mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier.
La migration d’une ancienne version
18
Les contrôles
• Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version
n'est pas ouverte.
Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe.
Contrôle ancienne version Ciel Compta
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en
fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.0 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien
dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.0. Vous devez d’abord
récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.0 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une
version plus récente.
Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.0 et inférieure à Ciel Compta 11.10
Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un
message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer
directement.
Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant
se présenter en fonction de votre ancienne version :
La migration d’une ancienne version
19
Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un
message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune
modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence
alors.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer
directement.
La récupération
Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération.
La migration d’une ancienne version
20
Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien
dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques
générales mais aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui
ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres
incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes.
Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note,
l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite
de la fenêtre.
Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer.
La migration d’une ancienne version
21
Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle
version de Ciel Compta.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous
pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier.
Les accélérateurs de type «Caisse»
Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il
faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande
PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité).
Le nom utilisateur et le mot de passe
Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture
du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION
< A 2006 du menu DIVERS.
Vérifiez et saisissez éventuellement le nom
utilisateur et le mot de passe.
La migration d’une ancienne version
22
Nouvelle interface du logiciel
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation.
Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la
nouvelle version.
Les fenêtres
Anciennes versions
Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient :
• la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et
affiché dans une couleur différente.
• le détail du compte sélectionné dans la liste.
La migration d’une ancienne version
23
Nouvelles versions
Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des
comptes composant le plan de comptes.
Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu
depuis ce bouton, un aperçu du numéro de
compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre.
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
24
Affichage et recherches
Ancienne version
Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
Afficher les comptes d’une classe particulière
• Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la
fenêtre Plan de comptes.
Exemple
Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers :
Afficher un compte à partir de son numéro
• Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche.
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
25
Exemple
Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :
Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes
disponible depuis le menu AIDE.
Boutons de commande
Anciennes versions
Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
Nouvelles versions
Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes
exécutables à partir de la fenêtre.
Exemple
Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de :
• créer un compte,
• modifier un compte,
• supprimer un compte,
• consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte,
• fermer la fenêtre.
Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos
critères de recherches.
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0
À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0
La migration d’une ancienne version
26
Modifications fonctionnelles majeures
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées :
• Le rapprochement bancaire
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au
mieux aux besoins des utilisateurs.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur
cette fonctionnalité.
• L’import des écritures comptables
La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
• La Synchro compta
La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux
modes de synchro compta.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
La migration d’une ancienne version
27
Nouveaux accès
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter
l’utilisation. Voici les principales modifications :
Anciennes versions Nouvelles versions
Menu BASES Menu LISTES
Vous retrouvez désormais vos principales commandes
(plan de comptes, consulter un compte, journaux,
chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES.
Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS
Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et
de suivre toutes vos immobilisations
(Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta
Evolution)
Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES
Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA
Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES
CLIENTS
Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de diffé-
rents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques,
relation expert, mailing, exports balance, etc.)
Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE /
MODE COMPLET
Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS
STANDARD
Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - COORDONNÉES
Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - IMPORT
Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - EXPORT
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT
- HISTORIQUE DES TRANSFERTS
Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS
Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA
Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE.
Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - catégorie
Comptabilité.
La migration d’une ancienne version
28
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupé-
ration de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance Ciel Compta
Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001
8.0 - 8.01 - 8.02 2002
9.0 - 9.10 2003
10.0 - 10.50 2004
11.0 - 11.10 2005
12.0 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006
13.0 - 13.10 2007
14.0 - 14.10 2008
15.0 - 15.10 -15.20 2009
16.0 - 16.10 2010
17.0 - 17.10 - 17.20 2011
18.0 - 18.10 2012
19.0 - 19.60 - 19.61 2013
20.0 - 20.10 2014
Numéro de version Millésime
1.10 - 1.11 2002
2.0 2003
3.0 - 3.50 2004
4.0 - 4.10 2005
5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R)
6.0 - 6.10 2007
7.0 - 7.10 2008
8.0 - 8.10 - 8.20 2009
9.0 - 9.10 2010
10.0 - 10.10 - 10.20 2011
11.0 - 11.10 2012
12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013
13.0 -12.10 2014
La migration d’une ancienne version
29
Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• répartition des codes analytiques
• vérification des écritures lockées
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Après la récupération
• Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»).
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables
• les rapprochements bancaires
• les budgets et prévisions
• les commentaires des tâches et rappels
• les accélérateurs de type «Caisse»
• l’historique des clôtures.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande
RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du
menu UTILITAIRES.
3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données.
La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements
modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
Numéro de version Millésime
20.10 2014
L’historique des nouveautés
30
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et 5.40.
Les nouveautés de la version Evolution 5.40
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution
Réviser une immobilisation
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des
immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur
les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation
(usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur
de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A
partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
L’historique des nouveautés
31
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir
la commande RÉVISER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
L’historique des nouveautés
32
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu
de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
L’historique des nouveautés
33
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle
valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/
2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE
DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des
exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à
établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour
chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et
faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des
résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des
immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes
consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
L’historique des nouveautés
34
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en
l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu
déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur
dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
35
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30.
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles
comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle
régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
36
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher
Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
37
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique
de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice
révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui
concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée,
et la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
38
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA
La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique.
Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé
d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala.
Cette fonction permet :
L’historique des nouveautés
39
au client
• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante
des PME.
• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.
• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais
convenus entre le client et l'expert-comptable.
L’historique des nouveautés
40
à l'expert-comptable
• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier
de ce dernier.
Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des
synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de
quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre
application.
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant -
commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les
frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration
fiscale.
Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Impression d’une lettre chèque
GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE
Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par
avance avec vos partenaires financiers.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportez-vous à
l’aide intégrée au logiciel.
Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle.
Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries
prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client,
N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour
installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez
directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs
A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du
fournisseur.
• Le premier icone affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage
Coala
Création d’un dossier comptable via la Synchro compta
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier
de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide
intégrée au logiciel.
Gestion des A-nouveaux
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou
Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta
Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expertcomptable
soit le client.
Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client.
Coordonnées de l’expert comptable
Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation.
Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable
Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être
validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis
saisissez la Date de validation des écritures.
Nouveau bordereau de déclaration de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat].
Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau
bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts.
En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans
Ciel Compta.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez
donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet.
Date de saisie des écritures
Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR
Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie.
L’historique des nouveautés
44
Nouveaux formats d’import/export
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS
Format Ciel
• Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant
d’autres logiciels Ciel.
• A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications
Ciel.
Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des
codes analytiques propre à Ciel Compta.
Format Cegid, CCMX, Sage Coala
Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer
vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX .
Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les
formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2.
Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de
vos exports ou imports d’écritures.
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icone du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller
commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du
client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Nouveau mode comptable
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre :
• Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable
propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée
et complète.
• Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme
d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements
essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
L’historique des nouveautés
46
Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas.
Nouveau format d’import/export
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus
d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de
comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer
depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires.
Vous disposez de trois formats d'import :
• le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
• le format QIF : Quicken Interchange Format.
• le format OFX : Open Financial eXchange.
Saisie
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est
fourni par votre banque.
Saisies des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre
plan de comptes qui vous est présenté.
Import balance
Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE
Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta.
Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger
sur le site internet de Ciel.
Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
47
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE
Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique.
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels.
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie.
Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé
du compte’. La fenêtre suivante s’affiche :
Modification du solde pointé
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque
Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche.
Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé.
Informations complémentaires
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations
complémentaires concernant votre compte.
L’historique des nouveautés
48
Affichage des alertes
Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut.
Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la
barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez
choisir votre option d’affichage des alertes.
Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu
DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
49
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures
Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES
Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats.
Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception
disponibles dans votre logiciel.
Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent
votre expert-comptable ou client.
Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de
navigation.
L’historique des nouveautés
50
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0
Nouvelle interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs
fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS,
PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer
en cliquant sur la barre de titre.
Barre de titre
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
L’historique des nouveautés
51
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES -
commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Localisation, itinéraire et recherche d’adresse
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse
sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
Localisation
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre client ou fournisseur).
Recherche d’adresse
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de
vérifier l’exactitude de l’adresse.
L’historique des nouveautés
52
Les aperçus
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de
comptes.
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur
votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
53
Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un
nouveau bouton .
Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site
Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous
serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification
de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont
consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépenses-recettes»,
en plus du mode «créances-dettes».
Nouveaux modes de la Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta
Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta :
• La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le
client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
• La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable.
Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de
référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Nouveaux formats d’import des écritures
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles :
• API,
• Apisoft,
• Cote Ouest,
• Gestimum,
• Quadratus,
• Ciel Saisie Comptable.
L’historique des nouveautés
54
Annuler le lettrage manuel
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence.
Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton
.
Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le
lettrage en cours.
Gestion des inventaires des immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE
Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion
du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et,
d'autre part aux immobilisations.
Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système
de lecture optique.
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés
Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE
Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option
Affichage des codes non imputés.
De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non
affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés.
Paramétrage des états fiscaux
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux
Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible
séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule
apparaît dans l’éditeur de script.
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’Anouveau.
Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape
supplémentaire est proposée.
Format RImport : pointage récupéré
Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES
EXPORTS
Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures
pointées.
L’historique des nouveautés
55
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille
des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans
l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre
disposition : Petite, Normale ou Grande.
A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement.
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux,
modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT
puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Les règles
A partir de la barre de navigation
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs
par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.
Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
L’historique des nouveautés
56
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Saisie Z de caisse
Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket
totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification.
Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.
La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre
d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.
Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un
mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui
répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie
d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Compte de TVA par défaut
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de
charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des
saisies.
Pointage automatique par import : nouveaux formats
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX,
Standard, Société Générale, BNP, La Poste.
Pour cela, vous disposez du bouton .
Consultation des écritures d’un compte en saisie
A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte
Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en
HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des
ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe
Comptabilité - Options de saisie.
L’historique des nouveautés
57
Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la
zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de
celui-ci s’affiche.
Infos perso. dans les comptes
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous
pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans
les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la
rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
L’historique des nouveautés
58
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions
est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur
lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le
contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne
barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que
d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les
fenêtres sont classées par catégorie.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un
petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus
souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes,
chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier .
L’historique des nouveautés
59
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre
active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une
liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les
listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles,
liste des cahiers).
Gestion du crédit-bail
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de
les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et
c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et
Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous
pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton
.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à
payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
60
Affichage des cumuls par mois
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés
L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10.
Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement].
Balance comparative N à N -10
Menu ETATS - commande BALANCE
Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée.
Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états
Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES
DE GESTION
Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique,
Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes
N-1 au mois qui est proposée.
Gestion multi-analytique de niveau 1
A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous
cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.
L’historique des nouveautés
61
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A.
Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de
transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre
O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire.
Paramétrage O.G.A
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A
Transmission à l’O.G.A
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la
case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA.
Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit
des renseignements suivants :
• le Nom,
• l’adresse, le code postal et la ville,
• le N°agrément,
• le numéro de SIRET.
L’historique des nouveautés
62
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous
utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par
exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour
gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos
articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu
AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que
vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des
insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple
après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case
Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le
menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
L’historique des nouveautés
63
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe.
Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du
texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés
dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande
VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
• Choix des langues
Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue
en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre
texte et utilise le dictionnaire approprié.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera
automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Plan comptable général 2010
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
L’historique des nouveautés
64
Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle
notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins.
Saisie simplifiée des factures et avoirs
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture
varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture.
Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir
celle qui correspond à votre saisie.
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable
A partir du menu ECHANGES
Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce
menu, vous pouvez :
• échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export,
• importer ou exporter une Balance,
• envoyer le dossier de votre société,
• saisir les coordonnées de votre expert-comptable,
• consulter l’historique des imports/exports.
Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import
et d’export Sage Petites Entreprises.
Intégration de la norme SEPA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés
d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque.
Gestion multi-analytique de niveau 1
Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE
Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les
saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous
cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ecritures de redevances de crédit-bail
UNIQUEMENT DISPONIBLE DANS CIEL ASSOCIATIONS EVOLUTION.
Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta.
L’historique des nouveautés
65
Dans la fiche d’un crédit-bail
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA
applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez
indiquées ainsi que du taux de TVA.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose
de deux parties.
• Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
• Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
Enregistrement des écritures de redevances
Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande
ENREGISTRER LES ABONNEMENTS.
Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des
écritures.
Comptes exonérés de TVA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de
TVA.
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question.
Création de dossier à partir d’une société existante
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan
comptable, sélectionnez .
Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de
l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la
nouvelle société.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette
application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données
comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit,
stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business
Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business
Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site
Internet Ciel http://www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
66
Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme
l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel
au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre
logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet,
un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone
Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord,
accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre
d’actions.
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
L’historique des nouveautés
67
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique
sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du
graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Choix du code de lettrage
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options
Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage
pendant le lettrage manuel.
3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage.
4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé.
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE
Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous
indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez
à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Dossier clôturé
Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas
de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
68
Déclaration de TVA
Assistant de déclaration de TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT
Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la
DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Téléprocédure TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez
précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA.
Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible
depuis le menu AIDE.
Consulter plusieurs comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte]
Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois.
1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes.
2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un
autre compte.
Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants.
Emprunts
Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre
l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de
la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt.
Liste des emprunts
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants:
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité
; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt.
• [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement
soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
L’historique des nouveautés
69
Créer un emprunt
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
Une fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Multi sélection de codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton
[Ajouter] dans l’onglet Répartition.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations
d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu
Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion
Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes.
Amélioration de la purge
Menu TRAITEMENT - commande PURGE.
L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si
vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA
sont également cochées et grisées.
Référence d’obligation fiscale
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA
Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES
TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
L’historique des nouveautés
70
Association de comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options
• Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur.
• Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client.
Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options.
FlashCode et QR-Code
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres
sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut
permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts,
etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes:
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur
l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet
de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez
sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Détail du calcul des formules des états fiscaux
Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu
Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de
voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au
détail du calcul du montant.
L’historique des nouveautés
71
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0
TVA
Les paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié.
Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte
3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12.
Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et
Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez
paramétrer.
L’assistant de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
L’assistant de TVA a été révisé et enrichi.
Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de
visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en
comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y
accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité
sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les
trois exercices passés.
Vérification de la conformité de vos sauvegardes
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde
correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la
sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
L’historique des nouveautés
72
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes
DGFiP sont classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche .
La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables
légales et obligatoires.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via
le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
Windows™ 8
Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités.
• L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de
fonds, bords carrés....).
• Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil].
• En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que
les agrandir ou les réduire.
Compte d’attente
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est
utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie.
Enregistrement des écritures en cours
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE.
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR.
L’historique des nouveautés
73
Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT.
Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder
l’écriture en cours.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton
[Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture.
A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter
les zones obligatoires.
Equilibrage automatique des écritures en cours
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton
[Fermer] situé en haut de la fenêtre.
Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose
d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte
d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Longueur du libellé des journaux et comptes
Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier].
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier].
La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères.
Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans
la zone Intitulé.
Longueur des codes journaux
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta].
La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum.
Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux :
1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les
réglages compta].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ.
Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
L’historique des nouveautés
74
Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution
13.10, Ciel Up To Experts 20.10
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts.
C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche
.
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures
A la création du dossier
Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de
déterminer votre mode d’échanges.
Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous
répondez par :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Dans les paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges
avec votre expert-comptable.
Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier
dédié.
Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et
100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...).
Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un
modèle Sage Production Experts].
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime.
L’historique des nouveautés
75
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.
Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de
données comptables entre l'expert-comptable et son client.
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Envoyer des écritures à mon expert
A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et
qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix
(email, sur un support envoyé par courrier...).
Recevoir des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie.
Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR
DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES.
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre
dossier.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
L’import et l’export des écritures
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à
l’import et à l’export de vos écritures.
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-
dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces
commandes sont indisponibles.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment
que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par
votre expert-comptable.
A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
L’historique des nouveautés
76
• Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront
intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email].
Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
77
Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0
Assistant de création de dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez
commencer à travailler.
Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez vos dates d’exercices comptable et vos paramètres de TVA.
Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez les informations concernant votre monnaie et si vous
souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe.
Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Bureau de réglages
A partir de la barre d’actions - bouton
Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage
de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité.
Ce bureau de réglages est composé de trois tuiles contenant des liens. Ce sont des raccourcis vous permettant
d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent.
Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier.
Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Mode tactile
A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile
Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous
permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel.
1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil].
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile.
L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la
palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel.
Vous pouvez avec votre doigt :
• défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes,
• glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau,
• augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les
coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
L’historique des nouveautés
78
Export provisoire des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES
En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables
provisoire.
Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1).
Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie.
©Copyright 2014 Sage activité Ciel
Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 21.10 / 14.10 - 10.14.
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel d’installation
Version Evolution réseau
Ciel Compta
Ciel Gestion commerciale
Ciel Associations
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Ce qu’il faut savoir sur................................................................................4
L'architecture client/serveur .................................................................................................... 4
Le protocole TCP/IP................................................................................................................. 4
La configuration minimale requise........................................................................................... 5
Les configurations possibles.................................................................................................... 6
Installation des logiciels..............................................................................8
Lancez le CD-Rom de votre logiciel ......................................................................................... 8
Démarrez la procédure d'installation ....................................................................................... 8
Installez le module Ciel directDéclaration .............................................................................. 10
Référencez-vous.......................................................................................11
Au premier lancement de votre logiciel.................................................................................. 11
Au prochain lancement de votre logiciel ................................................................................ 13
Configuration de Ciel Serveur....................................................................15
Lancement de Ciel Serveur..................................................................................................... 15
Maintenance automatique...................................................................................................... 15
Mise en place du dossier sur le poste Serveur ...........................................17
Création d'un nouveau dossier............................................................................................... 17
Récupération d'un ancien dossier .......................................................................................... 18
Connexion depuis un poste Client ......................................................................................... 18
Ce qu’il faut savoir sur...
4
Ce qu’il faut savoir sur...
L'architecture client/serveur
Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion
commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon
l'architecture client /serveur.
Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants :
• La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux.
• Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs
(le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité).
• Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps
de réponse.
• Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement
même du réseau.
Ciel Serveur
est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client.
Le poste serveur
désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en
réseau.
Les postes clients
correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste
client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition.
Le protocole TCP/IP
Généralités
Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de
règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données.
Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste
serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau.
Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des
deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP.
Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage
IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau.
L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments.
Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur.
Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP.
TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire.
Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients
L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.
Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients.
1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis
sélectionnez l'option connexion réseau.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au
Ce qu’il faut savoir sur...
5
réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche.
• Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau
installés.
• Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous
devez d’abord l’installer puis le configurer.
La configuration minimale requise
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser les fonctions Réseau
• carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur,
• protocole TCP/IP installé,
• plateforme Windows™ obligatoire,
• ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.
Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients.
Attention !
Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est
préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la
mise en place.
Ce qu’il faut savoir sur...
6
Pour utiliser Ciel directDéclaration
Uniquement pour Ciel Compta Evolution.
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont
utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Les configurations possibles
Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel
Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple.
Exemple
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.
Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de
travail.
Exemple
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale
principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion
commerciale ou sur la Compta.
Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est
aussi utilisé comme poste de travail.
Exemple 3
Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal
(serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel
Compta.
Ce qu’il faut savoir sur...
7
Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est
aussi utilisé comme poste de travail.
Exemple 4
Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion
commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.
Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion
commerciale).
Installation des logiciels
8
Installation des logiciels
Sur le poste Serveur
1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel
Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données).
Sur chaque poste Client
2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du
poste Serveur.
Dans les deux cas, la procédure est identique.
Lancez le CD-Rom de votre logiciel
1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet.
2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom.
Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer
certaines opérations, par exemple sous Windows XP :
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER.
• Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe
ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association.
Exemple
si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe).
Démarrez la procédure d'installation
Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel
s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un
poste Serveur, qui s’effectue une seule fois.
A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client.
3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure
d’installation.
Attention !
Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou
Serveur.
Installation des logiciels
9
Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre
personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés.
4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Choisissez le type d'installation
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité.
Vous disposez de trois types d'installation :
Installation du poste client
Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur.
Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.
La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s).
L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se
connecteront au serveur de données.
Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur.
Installation du poste serveur
Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de
données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez.
Cette installation implique :
• d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur,
• d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations.
Installation des logiciels
10
Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel
Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients).
Installation personnalisée
Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire
d’installation. Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés.
6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération.
Validez l'installation du logiciel
7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre.
8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer].
L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour
les postes clients.
Fin de l'installation sur le poste Serveur
A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.
A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée.
Installez le module Ciel directDéclaration
Uniquement pour Ciel Compta Evolution.
Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta
Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que
vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA -
TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION.
Référencez-vous
11
Référencez-vous
Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel
et pour une seule application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous
devez vous référencer auprès de notre Service Référencement.
Au premier lancement de votre logiciel
1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales
concernant le logiciel. Lisez ces informations.
2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14
chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez
ainsi du temps1.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement
à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer].
Attention !
Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur.
Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les
dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client.
1.Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un
traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable
du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre
de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions
prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à
la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17.
Cet intitulé varie
en fonction du
logiciel que
vous avez
Référencez-vous
12
La fenêtre suivante s’affiche :
4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées
pour terminer votre référencement.
Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez
obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide.
5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement.
Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet.
Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué
Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre cidessous
s’affiche :
Vous possédez une connexion Internet
• Cliquez sur le bouton [Recommencer].
Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le
bouton [Imprimer].
Vous ne possédez pas de connexion Internet
• Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de référencement et
adressez-la à :
Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19
ou par fax au numéro 01.55.26.33.29.
Saisissez les informations
nécessaires1.
Référencez-vous
13
L’envoi a réussi
Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été
effectué avec succès.
Au prochain lancement de votre logiciel
Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé
d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir.
Attente du retour de clé
Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de
l’application la fenêtre suivante :
Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30
jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression
et vos dossiers seront en lecture seule.
Retour de clé effectué
Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le
message suivant.
Référencez-vous
14
Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax
Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax.
1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client.
2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé.
3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre
facture d'achat.
4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou
les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours).
Attention !
La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone.
Configuration de Ciel Serveur
15
Configuration de Ciel Serveur
Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité
des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les
applications Ciel Evolution en réseau.
Lancement de Ciel Serveur
Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.
Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de
Windows™.
Maintenance automatique
Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines
actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies.
Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en
mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts.
La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes :
• les utilisateurs éventuels seront déconnectés,
• les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire,
• ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.
Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir
d'un poste Serveur est suffisante.
Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le
menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Attention !
Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres
réseau à votre configuration.
Attention !
A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.
A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée.
Configuration de Ciel Serveur
16
Démarrage de la maintenance automatique
La première étape consiste à renseigner les zones suivantes :
1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer.
Le redémarrage peut s’effectuer :
• automatiquement dès la fin des tâches,
• à une heure spécifiée.
2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer.
Tâches de la maintenance automatique
La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer.
Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être
regroupées dans deux scénarios :
Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur
Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier
sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré.
La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc.
Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève.
Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur
Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par
exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder.
Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit
terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs.
La tâche Copie
La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie.
La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche.
Attention !
La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages
du serveur.
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
17
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter :
• la création d'un nouveau dossier,
• la récupération d'un ancien dossier.
Création d'un nouveau dossier
Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste
Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients.
1. Démarrez le logiciel.
• Pour Ciel Compta, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER
commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
• Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le
menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
• Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche.
Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur.
2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [OK].
3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier
en monoposte.
Attention !
Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel
Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES -
DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR.
Attention !
L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas
accessible par d’autres postes.
Mise en place du dossier sur le poste Serveur
18
Récupération d'un ancien dossier
La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière
qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur.
Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres
postes Clients.
Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier.
1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER.
2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.
Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne
version, reportez-vous au Guide des mises à jour accessible depuis le menu AIDE.
Connexion depuis un poste Client
• Démarrez le logiciel.
• Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
• Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu
DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
• Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le
menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS.
Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.
Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique.
Attention !
Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel d’installation des versions Evolution Réseau - Référence : Maninst_Rev - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To
Experts
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
313 966 129 R.C.S. Paris
Sommaire
Prise en main .................................................................................................... 5
Configuration minimale ...................................................................................................................6
Documentation .................................................................................................................................7
Si vous débutez.................................................................................................................................8
Entraînez-vous ................................................................................................................................11
Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18
Créez votre dossier .........................................................................................................................19
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23
Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24
Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30
Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32
Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34
La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36
Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37
Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50
Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52
Pointez des écritures ......................................................................................................................53
Annulez une écriture validée.........................................................................................................54
Le brouillard ....................................................................................................................................56
Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58
Les états........................................................................................................... 60
Principes généraux.........................................................................................................................61
Les états comptables......................................................................................................................63
Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66
Les états fiscaux..............................................................................................................................67
Traitements ..................................................................................................... 68
La TVA ..............................................................................................................................................69
Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70
Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71
Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72
Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74
Gestion des dossiers ....................................................................................... 80
La sauvegarde / restauration........................................................................................................81
La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86
Les prévisions..................................................................................................................................87
Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88
Les immobilisations........................................................................................................................90
Infos perso.....................................................................................................................................103
Index .............................................................................................................. 104
Prise en main
Prise en main
6
Configuration minimale
Versions monopostes
• Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
• Processeur 1,5 GHz.
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible.
• Un lecteur DVD-Rom.
• Une résolution écran de 1024x768 points.
• Une connexion Internet haut débit.
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
• Une imprimante laser ou jet d'encre.
Versions réseaux
• Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur).
Versions souscriptions
• Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant.
La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre
application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit
remplie.
Prise en main
7
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel.
• le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la
présentation générale et le générateur d’états.
• le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une
ancienne version.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple,
vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas
à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier
ou en activant la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Prise en main
8
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la
durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan
de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue
ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité,
on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants
enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun
d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et
des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant
les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne
faisant état que des factures restants dues.
Prise en main
9
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte
Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation
pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Prise en main
10
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer
correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Prise en main
11
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par
la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement
du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez
pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet.
Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez
sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire
Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier
Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple
s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon
dossier
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de
Ciel Compta,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
Prise en main
12
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD
du menu DIVERS.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide
des menus.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Intuiciel Barre d’état
Zone de recherche Trouvtoo
Prise en main
13
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans
laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à
partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres
sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de
votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus
visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu
FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos
principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs
de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux
suivants :
• l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton ,
• le bureau de Réglages accessible depuis le bouton ,
• et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton .
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les
principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les
évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous
travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet
Accueil de l’Intuiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
Prise en main
14
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez
modifier cette date en cliquant dessus.
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de
statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous
pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant
la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques,
page 15.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous
pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous
trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux
fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez
sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande
AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre
bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche
sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
Prise en main
15
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche
blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes
s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus
en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de
personnalisation .
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de
tâches.
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
16
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états
paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre
Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements
où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un
emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin
appuyez sur la touche .
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre
d’icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
17
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et
cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez,
décochez un répertoire de recherche).
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où
vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez
les paramètres généraux de celui-ci.
Saisie du nom du dossier
1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de
récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous
les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour
reprendre les paramètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier.
2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.
La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole,
Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix.
• plan comptable général 2010
• plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre
activité.
• Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement
au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21.
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Assistant de création de votre dossier
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Etape 1
La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA.
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies
seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
Création et mise en place d’un dossier
20
Mes dates d’exercices comptables
1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre
société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel).
2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours.
Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
Ma TVA
3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA;
• si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel;
• si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement.
4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton
Etape 2
Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires.
Ma monnaie
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales.
Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si
besoin
Mes échanges avec mon expert-comptable
3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production
Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre
logiciel :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Mon dossier
4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case
correspondante.
5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez
les zones de la fenêtre Mot de passe.
6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans
la barre de titre de la fenêtre principale.
Bureau de réglages
A partir de la barre d’accueil - Bouton
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Création et mise en place d’un dossier
21
Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous :
Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA
et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées
fréquemment.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de
l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la
nouvelle société.
1. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant.
Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
2. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle
société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments
spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
22
4. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le
cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité
et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes
fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
7. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
Création et mise en place d’un dossier
23
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts.
C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
Création et mise en place d’un dossier
24
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la
création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent,
comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous
pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches ou de votre clavier,
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Création et mise en place d’un dossier
25
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée Signification
Utilisable
Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
1. dgsfgsdfgsdfg
2. sdfgsdfgsdfgdfsgd
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au
compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et
renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures.
Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela
cliquez sur l’icône .
Saisie
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du
numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et
7 en général).
Saisie des Infos
Perso
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille
de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte
en question.
Création et mise en place d’un dossier
26
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en
question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles
correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation
bancaire.
• Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au
régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment,
qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de
saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous
accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à
laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela :
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à
un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué
avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Compte de
produits
Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges
Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Création et mise en place d’un dossier
27
1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville,
Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site
InfoGreffe.
Onglet Complément
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques
concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Création et mise en place d’un dossier
28
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance
concernant les clients en retard de paiement.
Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Onglet Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés
mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1.
Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS
PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Sélectionnez les modèles de lettres qui seront
utilisés pour la première, deuxième et
troisième relance.
Création et mise en place d’un dossier
29
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser
une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options
TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert
autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de
connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient
les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en
haut de la fenêtre.
Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,
mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de
TVA utilisé.
Création et mise en place d’un dossier
30
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez
en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en
créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal
correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement
lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou
>Entrée>.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que
de comptes bancaires.
En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard
ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.
Création et mise en place d’un dossier
31
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à
la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons
donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre
écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.
Création et mise en place d’un dossier
32
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par
chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées
dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Voir Création d’un compte de Banque, page 29.
Les formats des relevés bancaires
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse
décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format
OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés
bancaires.
Si vous disposez de Ciel Communication
Bancaire pour Windows, indiquez le nom et
le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit des relevés
bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le fichier
du relevé bancaire de votre
banque (qui contient les écritures
qu’elle a enregistrées).
Création et mise en place d’un dossier
33
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc.
Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection .
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au
moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document.
Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à
laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des
colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel®
puis les enregistrer au format Texte.
Création et mise en place d’un dossier
34
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de
comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une
ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou
supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les
codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors
visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction
économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes
analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente,
administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez
effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Création et mise en place d’un dossier
35
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement
réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case
Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code
analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et
N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
37
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des
différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous
propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 45.
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les
informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que
vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.
Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de
saisie suivantes :
• Facture/Avoir client rapide.
• Factures/Avoir fournisseur rapide.
• Encaisser un montant.
• Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour
enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en
banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de
contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le
dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.
• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent,
l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant
411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
La tenue de votre comptabilité
38
Saisie standard d’une écriture
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant
l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul
automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client
doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture.
Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie
dans les paramètres de comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce
que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
Voir Gestion des numéros de pièce, page 31.
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme
libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur
la touche de votre clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers
caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes.
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû
au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner
le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne
Montant débit puis saisissez le montant.
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche
. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
La tenue de votre comptabilité
39
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en
sélectionner un.
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule
puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette
zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence
pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne
d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let.
En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour
sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne
d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture
par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le
compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la
fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique.
Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le
dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter
plusieurs codes analytiques.
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles
au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/
budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
La tenue de votre comptabilité
40
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la
pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Calculez les frais kilométriques
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant -
commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des
frais kilométriques.
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au
minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est
possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte
de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
La tenue de votre comptabilité
41
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise
rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de
l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant
s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée.
6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose
d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000.
8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le
compte d’attente.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE
CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou
PAIEMENT.
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est
normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de
ventes dans la liste proposée.
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier,
soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte
411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro
facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
La tenue de votre comptabilité
42
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur
est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte
concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas
quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter
plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un
autre en cliquant sur le bouton Liste .
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles
saisies.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un
avoir.
La tenue de votre comptabilité
43
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Saisie des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des
comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la
balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à
partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal
des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux
sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de
compte.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne
Statut.
La tenue de votre comptabilité
44
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue
anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché
éventuel ; etc.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être
ou non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande
VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous
pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas
de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens.
L’assistant Top Saisie
Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat,
règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche.
Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en
complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous
entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
La tenue de votre comptabilité
46
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel
sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération
peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez
et ce que l'on vous doit.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
La tenue de votre comptabilité
47
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela
créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
La tenue de votre comptabilité
48
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes
échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en
prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer
l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont"
et la date d'échéance.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
La tenue de votre comptabilité
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• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
La tenue de votre comptabilité
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Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par
exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du
compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
La tenue de votre comptabilité
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• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.
La tenue de votre comptabilité
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Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire
Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit
manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous
est fourni par votre banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez
effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre
comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 52.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu
AIDE.
Rapprochez les écritures
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les
écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et
le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.
La tenue de votre comptabilité
53
Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées
dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le
bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des
écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de
compte CFONB ou Autres formats.
La tenue de votre comptabilité
54
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche,
de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation
pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période
de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser
le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
La tenue de votre comptabilité
55
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
• la Date du jour comme date de l'écriture,
• d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
• le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé
aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante
:
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite
du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il
est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option
Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43.
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il
est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous
permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de
saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la
date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la
case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la
validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans
l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures
en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre
choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou
encore effectuer une contrepassation.
La tenue de votre comptabilité
57
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES.
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou
validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de
saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD.
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou
en simulation.
Voir Brouillard, page 64.
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation
apparaît dans la colonne Statut.
La tenue de votre comptabilité
58
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou
Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des
options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde
initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au
mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée.
La tenue de votre comptabilité
59
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant
compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou
Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des
fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.
• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification.
• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
Les états
Les états
61
Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA
détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la
commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs :
Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en
banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs,
Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains
paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour
Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis
les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez
utiliser.
Les états
62
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante
que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir
les propriétés de l’imprimante.
Les états
63
Les états comptables
Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur
l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Balance
Menu ETATS - commande BALANCE.
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition
d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un
des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Les états
64
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Journaux - Centralisateur
Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit
et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez
y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Seules les écritures validées sont prises en compte.
Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .
Les états
65
l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
• pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.
• pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en
renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page
en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
TVA détaillée
Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE
Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande
de renseigner les critères d'édition.
1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier
.
2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.
3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation.
Les états
66
Les états clients et fournisseurs
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos
fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.
Balance Agée
Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des
prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous
autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours.
Relances clients
Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
• les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER
- commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
• la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE
COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les
pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Bordereau de remise en banque
Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous
remettez à l'encaissement.
Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures
lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Les états
67
Les états fiscaux
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique
Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES .
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments
actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise
durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux
Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
• 2050 (BIC - Régime réel)
• 2033 (BIC - Régime simplifié)
• 2035 (BNC)
• 2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion
Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail
des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.
Traitements
Traitements
69
La TVA
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non
à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer
sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les
déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les
paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé-
procédure.
• Télédéclarer ma TVA
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure.
• Enregistrer mon paiement de TVA
• Enregistrer mon remboursement de TVA
• Afficher ma liste des déclarations
• Mettre en place la télédéclaration avec Ciel.
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche
lorsque vous êtes dans l’assistant.
Gérer l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous déclarez un acompte de TVA.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Déclarer un acompte de TVA.
• Demander un remboursement de TVA sur investissements.
• Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA.
• Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements.
• Mettre en place la télédéclaration avec Ciel.
Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche
lorsque vous êtes dans l’assistant.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la
télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
Traitements
70
Clôturez et réouvrez un exercice
Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice
(bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES
- COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la
clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien
Traitements.
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables
légales et obligatoires.
4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite
via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par
mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).
Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie
de mon dossier et lancer le traitement].
8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton
[OK].
9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau.
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les
options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le
bouton [OK].
La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Traitements
71
Vérification comptable DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données
légales de votre dossier sur trois ans.
La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices.
Export provisoire des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES
En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos
écritures comptables.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité
sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les
trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice
courant.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont
accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est
donc obligatoire.
Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces
sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Traitements
72
Échangez des écritures avec mon expert-comptable
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Envoyez des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est
compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la
date du dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez
sur le bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un
support envoyé par courrier...).
Intégrez des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie.
Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les
commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment
où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par
votre expert-comptable.
Traitements
73
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre
dossier.
Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas
et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.
Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Traitements
74
Importez ou exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable
ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des
informations.
Vous pourrez ainsi :
• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées.
• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Paramétrage
Coordonnées
Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES.
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer
lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un
rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le
format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte)
contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont
situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient
des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas
dépasser 137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Traitements
75
Exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures
pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage
30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible
dans Ciel Compta Millésime.
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez
sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront
intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures
à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Traitements
76
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit
que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du
logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier
d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter.
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des
écritures s’affiche.
Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez
dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que
vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette
de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Traitements
77
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré-
cédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur
des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour
cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Si vous avez opté pour une sortie :
• Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe
d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail.
• Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation
puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix.
Importez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures
de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En
effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest,
Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au
format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la
prochaine ouverture du fichier concerné.
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en
comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être
importé.
Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Traitements
78
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou
non.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche.
1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon,
l'import se fait directement.
3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont
été générées :
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel
Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en
attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a
été effectuée.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats
d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction
du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez
des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la
fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs.
Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte
qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants,
votre logiciel se chargera de les créer.
Importez une balance
Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des
A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations
effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
Exportez une balance
Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne
d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont
alors effacés dans le fichier généré.
Traitements
79
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera
considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste
vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les
écritures validées seront prises en compte.
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre
choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin
du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
81
La sauvegarde / restauration
Indisponible en option Ciel données Mobiles.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante
s’affiche :
2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur
l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation
vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde.
Vous pouvez personnaliser la sauvegarde :
• à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE);
• ou en cliquant directement sur le bouton .
Modifier les réglages
1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton .
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.
Cette option est cochée par défaut.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la
question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?».
Gestion des dossiers
82
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera
stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la
copie.
6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut.
7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de
confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut.
8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• votre dossier,
• vos données annexes (préférences, modèles, etc.),
• ou bien les deux.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans
remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé
vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez
restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou
support différent de celui utilisé habituellement.
Gestion des dossiers
83
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles
si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
Gestion des dossiers
84
La sauvegarde en ligne
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE
La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier su un serveur dédié. Vos données sont stockées en
ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les
perdre.
De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez
dès que vous êtes connecté à Internet.
Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis
le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue
automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
Liste des sauvegardes en ligne
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES
Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre
d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous
s’affiche :
A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes.
Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des
sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota
de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde
la plus ancienne de la liste.
Gestion des dossiers
85
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de
mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit
en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre
poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos
dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
87
Les prévisions
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de
créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code
prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous
souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis
sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au
compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
88
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Déclarez la gestion multi-devises
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion
du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées
Menu LISTES - commande DEVISES.
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez
saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme
de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté-
rieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement
cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises
Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu
SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros.
Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des
fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables,
la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau
taux directement dans la zone.
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants
sont exprimés dans la devise choisie.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et
Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre
choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de
conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de
l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart
de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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Les immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des
immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une
fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche
Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée
par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches
Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de
les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et
c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice
en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les
immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations
sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date
de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE
CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de
redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est
composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur
d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement :
la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de
plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible.
L’onglet Crédit-bail
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation
à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un
crédit-bail, page 93.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la
zone suivante.
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin
de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus
fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en
service un certain temps après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du
même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur
d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de
la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le
Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le
cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 94.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une
date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les
immobilisations, page 95.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°
interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez
le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans
le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains
états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition.
Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ;
l'onglet Historique est vide.
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
93
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations
(clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.
Dans l’onglet Crédit-bail
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la
liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière,
hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez
à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez
indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas
modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs
possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le
montant,
• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les
échéances.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles
pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à
l'entreprise.
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
94
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis
directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors
reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire
de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez
enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la
date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la
date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez
le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône .
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet
d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur
résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la
date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans
l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour
enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
95
cice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations
dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :
• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas
de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette
annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone
Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période
écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas
d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement
exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :
• Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel.
Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens
d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la
profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date
donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le
fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste
puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
96
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône
d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date
du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront
alors recalculés.
Sortez une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante
afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des
amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des
immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation
s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date
de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière
suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
97
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à
court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value.
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le
bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de
sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de
bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de
l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous
demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation
s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement
de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la
partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera
au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de
la Valeur à amortir.
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De
plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du
bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation,
puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en
immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour
calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans
la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail,
indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat
contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur
les 3 points suivants :
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous
devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
99
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Familles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les
recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille
selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des
types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
Localisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque
immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite
l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent
les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par
localisations selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le
bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé-
diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.
Virements
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS.
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable
d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier
le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
100
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau
compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre.
Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement,
puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
• Dotations mensuelles
• Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le
bouton [OK].
Ecritures de dotations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS.
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation
des immobilisations cédées.
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des
cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous
pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation
dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de
lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
101
correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton
[Générer] pour lancer le traitement.
Inventaire
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion
du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et,
d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise,
soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de
la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles
depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations
recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des
immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est
égale à 1.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est
préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture
optique et votre logiciel vous les indique.
Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS.
Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette
immobilisation augmente d'une unité.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
102
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS.
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations :
• Dotations.
• Plus et Moins values.
• Réintégrations fiscales.
• TVA à reverser.
• Tableau des immobilisations.
• Export des immobilisations.
• Stats immobilisations.
• Crédit-bails.
• Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.
Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
103
Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes
soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie
(saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES
- commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton .
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de
cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur
l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.
Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
104
Index
A
Afficher menus découverte/standard __ 11
Amortissement
dégressif ............................................95
exceptionnel .......................................95
linéaire ...............................................95
plan ....................................................95
Analytique __________________________ 34
Annuler une écriture validée __________ 54
A-nouveau __________________________ 43
Assistant
création de dossier ..............................19
de saisie .............................................45
Top clôture ..........................................70
B
Balance _____________________________ 63
agée ...................................................66
exporter .............................................78
Barre
d’actions .............................................13
de navigation ......................................13
Besoin d’aide ________________________ 17
Bilan ________________________________ 67
Bordereau de remise en banque _______ 66
Brouillard ___________________________ 56
imprimer ............................................64
valider ................................................56
Budget ______________________________ 28
C
Chéquiers ___________________________ 32
Ciel Données Mobiles _________________ 11
Clôture ______________________________ 70
Compte
banque ...............................................29
contrepartie ........................................30
modifier .............................................24
tiers ....................................................24
TVA .....................................................29
Compte de résultat ___________________ 67
Contrepassation _____________________ 54
Crédit-bail
acquérir ..............................................98
saisir ...................................................93
D
Devises _____________________________ 88
DGFiP _______________________________ 71
Documentation _______________________ 7
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste ......85
créer ...................................................19
créer à partir d’un modèle Sage Expert 23
restaurer .............................................82
sauvegarder .......................................81
E
Echéancier ___________________________ 66
Ecritures
écritures types ....................................45
en brouillard .......................................43
en simulation ......................................44
enregistrer ..........................................43
envoyer à mon expert .........................72
export provisoire .................................71
importer/exporter ..............................74
recevoir de mon expert .......................72
saisir ...................................................37
validées ..............................................43
Encours clients _______________________ 66
Environnement de travail _____________ 12
Etats
clients et fournisseurs .........................66
comptables .........................................63
fiscaux ................................................67
Exercice
clôturer ...............................................70
rouvrir ................................................70
Expert-comptable
échanges ............................................72
Exports
balance ..............................................78
écritures comptables ...........................75
F
Format d’import ______________________ 32
Frais kilométriques ___________________ 40
G
Grand livre ___________________________ 63
I
Immobilisations
® Copyright 2014 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.10 / 14.10 - 09.14
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
cession partielle ..................................97
cession totale .....................................96
fiche ...................................................91
inventaire ......................................... 101
liste ....................................................90
mise au rebut .....................................96
reprise d’antériorité ............................94
réviser ................................................98
saisir ...................................................91
sortir ...................................................96
Importer des écritures ________________ 77
Impressions
imprimante ........................................61
types ..................................................61
Imprimer
balance ..............................................63
balance agée ......................................66
bilan ...................................................67
bordereau de remise en banque ..........66
brouillard ............................................64
compte de résultat ..............................67
échéancier ..........................................66
encours clients ....................................66
états préparatoires fiscaux ..................67
grand livre ..........................................63
journaux .............................................64
lettre de pénalités de retard ................67
relances clients ...................................66
soldes intermédiaires de gestion .........67
Infos perso _________________________ 103
Intuiciel _____________________________ 13
J
Journaux ____________________________ 30
L
Lettrage
automatique .......................................50
manuel ...............................................50
Lettre de pénalités de retard __________ 67
N
Normes CRC 2002-10 _________________ 98
P
Plan d’amortissement _____________ 95, 98
Pointage manuel _____________________ 53
R
Rapprochement bancaire _____________ 52
Rapprocher écriture /règlement _______ 50
Relancer un client ____________________ 66
Relation Expert _______________________ 74
Relevés d’identité bancaire ____________ 32
Restauration _________________________ 82
S
Sage Production Experts
envoi / réception des écritures ...........72
modèle ...............................................23
Saisie
assistant Top Saisie .............................45
guidée ................................................41
modes de saisie ..................................37
standard .............................................38
Sauvegarde __________________________ 81
DGFiP .................................................71
en ligne ..............................................84
Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67
T
Trésorerie prévisionnelle ______________ 58
Trouvtoo© ___________________________ 17
TVA _________________________________ 69
acompte .............................................69
déclaration .........................................69
édition du détail ..................................65
Manuel de découverte
Ciel Immobilisations
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• Le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel.
• Votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte et prise en main ............................................................... 7
Aides et documentations .....................................................................8
La documentation...............................................................................................8
L’aide en ligne ...................................................................................................8
Le site Internet Ciel ............................................................................................8
Démarrer Ciel Immobilisations .............................................................9
Ouvrir le dossier d'exemple ...............................................................10
Environnement ................................................................................11
La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11
Les menus....................................................................................................... 11
La barre d'actions............................................................................................. 12
La barre de navigation ...................................................................................... 12
Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 12
Consulter votre Compte Ciel .............................................................................. 12
Création du dossier .......................................................................... 13
Créer un dossier ..............................................................................14
Créer les bases ................................................................................15
Les comptes .................................................................................................... 15
Les taux de TVA ............................................................................................... 16
Les codes analytiques ....................................................................................... 16
Les familles ..................................................................................................... 16
Les localisations ............................................................................................... 16
Les fournisseurs ............................................................................................... 17
Immobilisations ............................................................................... 18
Les immobilisations ..........................................................................19
A propos des immobilisations ............................................................................. 19
A propos des crédits-bails.................................................................................. 19
La liste des immobilisations ............................................................................... 20
Les commandes ............................................................................................... 22
La fiche d'une immobilisation ............................................................................. 23
Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 24
Reprise d’antériorité ......................................................................................... 27
Le plan d'amortissement ................................................................................... 28
Les traitements ................................................................................ 30
Traitements ....................................................................................31
Acquérir un crédit-bail....................................................................................... 31
Calculer les immobilisations ............................................................................... 32
Sortir une immobilisation................................................................................... 33
Réviser une immobilisation ................................................................................ 35
Les virements .................................................................................................. 36
Générer les écritures de dotations ...................................................................... 36
L’inventaire ..................................................................................................... 38
Exporter vos immobilisations ............................................................................. 41
Mettre sous surveillance .................................................................................... 41
Les états........................................................................................... 42
Les états ........................................................................................43
Présentation générale ....................................................................................... 43
Choix des données à imprimer et type de sortie ................................................... 43
Les états standards .......................................................................................... 44
Les états spécifiques......................................................................................... 45
Les statistiques ................................................................................................ 46
Autres états..................................................................................................... 47
Les états paramétrables .................................................................................... 48
Fonctions diverses............................................................................ 49
Autres fonctions...............................................................................50
Mot de passe ................................................................................................... 50
Sauvegarde ..................................................................................................... 51
Restauration .................................................................................................... 52
Fin d’exercice................................................................................................... 53
Index................................................................................................ 54
Découverte et prise en main
8
Découverte et prise en main
Aides et documentations
La documentation
La documentation de Ciel Immobilisations est structurée en deux manuels électroniques
au format PDF :
• Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la
découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
• Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Immobilisations dans
le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier,
nous vous conseillons donc de consulter ce document. Vous pouvez le consulter et
l'imprimer à l'aide d'Adobe Reader.
Ces deux manuels sont accessibles depuis le menu AIDE.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu
AIDE ou la touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel
Immobilisations, des informations utiles.
9
Découverte et prise en main
Démarrer Ciel Immobilisations
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le
Bureau de votre ordinateur. Ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS.
3. Cliquez sur CIEL IMMOBILISATIONS.
10
Découverte et prise en main
Ouvrir le dossier d'exemple
Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le
fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de
comptes, de fournisseurs, etc.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous
conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple :
1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton .
2. Le fichier exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par
le bouton .
Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois.
11
Découverte et prise en main
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au
format électronique PDF (Adobe Reader).
Onglets
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture de
l’application
Boutons de réduction et
d’agrandissement
Intuiciel Barre de statut
12
Découverte et prise en main
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du
logiciel: liste des immobilisations, des fournisseurs, etc.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. A l'intérieur de chaque groupe, des icônes vous permettent de créer
une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les
factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la
barre d’action.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Cliquez sur pour valider.
4. Cliquez sur pour annuler une recherche.
Consulter votre Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Création du dossier
14
Création du dossier
Créer un dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier.
2. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée.
3. Indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer].
Étape 1 : Paramètres
4. Sélectionnez la Monnaie du dossier, le nombre de décimales.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Étape 2 : Raison sociale
5. Saisissez le Code de votre société, son nom ainsi que son Adresse complète.
Étape 3 : Communication
6. Indiquez les numéros de téléphone, portable, fax et les adresses mail et internet de
votre société.
Étape 4 : Exercice/calcul/taux de TVA
7. Indiquez les Dates de début et de fin de votre premier exercice, ainsi que la Durée d’un
exercice standard.
8. Spécifiez la base de calcul des amortissements : le logiciel permet de gérer des calculs
basés sur un prorata temporis linéaire de 360 ou 365 jours.
9. Indiquez si vous êtes assujetti à la TVA ou non.
Étape finale : Félicitations
Dans la dernière étape de l’assistant, vous pouvez protéger votre dossier par un mot de
passe.
10.Pour cela, cliquez sur le bouton [Mot de passe].
11.Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50
12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Conformément à la législation en vigueur, cette date a une implication directe sur les
plans d'amortissements de l'ensemble des fiches d'immobilisation entrées au cours du
1er exercice.
15
Création du dossier
Créer les bases
Avant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les
données de vos listes : comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc.
Les comptes
Menu LISTES - commande COMPTES
Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2.
1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé.
3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste
des codes liasse, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état
préparatoire CERFA 2054 et 2055.
Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des
immobilisations, Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements
dérogatoires, Amortissements dérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le
Plan comptable 99.
4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].
Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur
les boutons [Modifier] ou [Supprimer].
16
Création du dossier
Les taux de TVA
Menu LISTES - commande TAUX DE TVA
Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel.
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de
gérer les immobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une
cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité.
Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones
Code et Libellé.
Les familles
Menu LISTES - commande FAMILLES
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer].
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types
d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés
par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les
modifier par la suite.
Les localisations
Menu LISTES - commande LOCALISATIONS
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser
l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors
rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Renseignez les zones Code et Libellé.
17
Création du dossier
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Indiquez le code et le nom du fournisseur.
3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales,
numéros de téléphone, de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné-
raire de votre adresse à celle de votre fournisseur).
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur
afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre fournisseur via le site InfoGreffe.
Le N° de Siret du fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces
informations.
Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les
titres. Elles sont accessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et
fonctionnent comme celles précédemment décrites.
Immobilisations
19
Immobilisations
Les immobilisations
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et
Crédits-bails créés.
A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails.
Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes.
Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les
différencier des immobilisations.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que
vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux
amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des
immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur
bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers
montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ
de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 27
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et
mettez à jour les fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne
au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à
l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est
considéré comme une immobilisation.
Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.
20
Immobilisations
La liste des immobilisations
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A
ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• réviser une immobilisation,
• acquérir un crédit-bail,
• etc.
Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la
liste.
Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des
exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il
n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice,
cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus
de la liste des immobilisations.
Exemple
Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi
les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance
est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant
le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste.
21
Immobilisations
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible
via le bouton ).
Afficher l’aperçu
L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état
standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres.
1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu.
2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu.
3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur
le bouton [< la fiche standard>] et sélectionnez l’état de votre choix.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
22
Immobilisations
Les commandes
Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques,
d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des
polices, de définir les propriétés de la liste.
Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée.
Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations
sélectionnées.
S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un
message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation
sélectionnée.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation
sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes
comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa
valeur, sa durée. Vous pouvez également décomposer une
immobilisation.
Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture
d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation.
Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de
l'immobilisation.
Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement.
La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur
l’onglet Plan.
23
Immobilisations
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE,
ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.
La fiche d'une immobilisation
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer].
Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de
cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la
Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les
recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique,
le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une
immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le
numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore
d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle
d'une immobilisation divisible.
24
Immobilisations
L’onglet Crédit-bail
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de
choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation]
ou [Crédit-bail].
Saisie d’une immobilisation
1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur .
Le curseur passe à la zone suivante.
2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante.
3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur
l’icône d’appel de liste située en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à
titre d’exemple, indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle
d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par
exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps
après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la
Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé-
rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement
fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle
de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la
Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date
de fin de l'amortissement.
25
Immobilisations
Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette
immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise
d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité,
page 27
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs
aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 32
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture
du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des
Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation
divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus
ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé-
rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations
avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont
ignorées dans les différentes éditions.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller
ou par importation (elle peut être importée directement depuis un scanner ou un
appareil photo numérique).
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que
vous venez de créer; l'onglet Historique est vide.
Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture
d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat
depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande
Ecriture d'achat).
Saisie d’un crédit-bail
1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur
passe à la zone suivante.
26
Immobilisations
2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien
n'appartient pas encore à l'entreprise.
Dans l’onglet crédit-bail
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel,
sélectionnez Mois dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement
dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de
l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris
lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée
et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés
par le logiciel ne sont pas modifiables.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela,
vous avez plusieurs possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances,
• utiliser les options de calcul automatisé.
Saisie manuelle
Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant.
Saisie automatisée
1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes :
• Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
• Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage
d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque
échéance.
• Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
27
Immobilisations
• Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances
vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations
sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.
Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à
l’entreprise.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan
d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En
renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan
d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première
échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce
montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation
théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants
relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il
n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Reprise d’antériorité
Ciel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement
amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être
que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la
dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case
Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
28
Immobilisations
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le
31 décembre de l'exercice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en
place de vos immobilisations dans Ciel Immobilisations).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux
manières :
• Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement,
les valeurs suivantes :
• Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première
année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la
valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée.
• Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
• Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
• Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période
d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux
approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en
service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite
prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service
jusqu'à la date de clôture.
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si
nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des
éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les
entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte
l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan
d'amortissement :
1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous
affiche le logiciel.
2. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
29
Immobilisations
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre
de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les
chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les
investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Les traitements
31
Les traitements
Traitements
Acquérir un crédit-bail
Acquisition
Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous
devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture
d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le
bouton [Acquisition crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées
seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations
seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date
de début.
Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été
conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez
renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement
dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être
modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de
l'amortissement.
Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition
Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation
et certaines données doivent être renseignées.
32
Les traitements
La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont
automatiquement récupérées de l'acquisition :
• La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie
précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail.
• La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat
contractuel du crédit bail.
1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation.
2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation.
3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan.
4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le
crédit-bail ne passera pas en immobilisation.
Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le
souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre.
Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la
liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT.
Calculer les immobilisations
Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations
pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une
année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection
des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS
du menu TRAITEMENTS.
Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations,
sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au].
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet
effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier.
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes
pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et
Valeur résiduelle seront alors recalculés.
33
Les traitements
La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation,
onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date
dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la
fiche est ouverte.
Sortir une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations
à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de
l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values
réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou
obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut
d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.
2. Cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut.
5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation.
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut
apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique.
La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir.
2. Cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
4. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
6. Indiquez le nom de l'Acheteur.
34
Les traitements
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement
les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui
servira à déterminer la plus ou moins value.
7. Cliquez sur [OK].
Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation.
8. Cliquez sur [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors
en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d'une immobilisation
Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément.
Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous
pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de
la fiche de l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation
est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous
l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre
Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation
car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle
35
Les traitements
immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date
d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce
cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
5. Cliquez sur [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu
précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant
à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de
l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante)
que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement
portent essentiellement sur les trois points suivants :
• révision de la durée d'amortissement,
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat,
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués
(amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez
réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser].
2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur).
3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat.
4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois).
5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1).
6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondant