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logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:46 748K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:46 676K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:47 598K
logiciel_immobilisat..> 27-Jul-2009 11:47 214K
logiciel_pack-associ..> 27-Jul-2009 11:47 291K
logiciel_pack-depann..> 27-Jul-2009 11:47 477K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:47 333K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:47 206K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:48 883K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:48 875K
logiciel_pack-gestio..> 27-Jul-2009 11:48 1.0M
logiciel_pack-juridi..> 27-Jul-2009 11:48 139K
logiciel_paye-2009_e..> 27-Jul-2009 11:48 239K
logiciel_paye-agrico..> 27-Jul-2009 11:48 351K
logiciel_paye-batime..> 27-Jul-2009 11:49 1.0M
logiciel_paye-pro_eb..> 27-Jul-2009 11:48 430K
logiciel_salaires-pm..> 27-Jul-2009 11:49 801K
logiciel_salaires-pr..> 27-Jul-2009 11:49 687K
logiciel_start-up-pa..> 27-Jul-2009 11:49 656K
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Bénéficiez d’une suite de 6 logiciels pour gérer l’ensemble de votre entreprise : de la gestion des
achats, des ventes, des stocks, des salaires... jusqu’à la comptabilité.
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Consultez en quelques clics les explications des textes de
loi et rédigez des lettres et contrats grâce aux modèles
pré-paramétrés et modifiables sous Word®.
Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2013
Passez un cap avec EBP et gagnez du temps dans votre
gestion grâce à une solution complète. Maîtrisez tous les
maillons d’une gestion d’entreprise : gestion des achats,
des ventes, des stocks, suivi des règlements clients,
transfert des écritures comptables.
Gestion de Contacts Pratic Open LineTM 2013
Gérez vos clients, prospectez, fidélisez… grâce à
un outil de suivi et d’analyse performant. Un logiciel
CRM, très simple d’utilisation, au service des petites
entreprises.
Compta Classic Open LineTM 2013
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan…
Très complet, il permet de gérer efficacement votre
trésorerie grâce au tableau de bord.
Immobilisations Classic Open LineTM 2013
Gérez simplement les amortissements et les cessions de
vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la
réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez
vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez
une fraction d’un même bien en gérant les éclatements
et visualisez vos plans d’amortissement.
Créez simplement et efficacement vos bulletins de
paye à l’aide de profils types. Réalisez et imprimez des
contrats de travail pré-paramétrés et gérez le suivi des
congés payés sur N et N-1. Et grâce au tableau de bord
analysez la situation salariale de votre entreprise.
Paye Classic Open LineTM 2013
6 Logiciels essentiels pour gérer votre entreprise
Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
ClassicDocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Compta Classic Open LineTM 2013
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Plan Comptable Entreprise
• Tableau de bord pour le suivi de l’activité
• Saisie simplifiée, saisie guidée, saisie par journal ou par mois
• Ventes comptoir
• Recherche d’écritures
• Association de comptes pour automatiser la saisie
• Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques
• Lettrage en cours de saisie
• Saisie des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application «EBP Notes de Frais» depuis un smartphone et échange des donnéesavec EBP Compta Classic Open LineTM
• Rapprochement bancaire manuel
• Gestion des abonnements
• Gestion des échéances
• TVA sur les débits et les encaissements
• Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A agréées DGFiP
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Journaux, Grand-Livre et Balance
• Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires)
• Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Paye Classic 2013 Open LineTM 2013
• Tableau de bord
• Nombre de dossiers : 5
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation
etc.
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation, net, commentaire
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde
de tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable*
Pack Juridique
Pratic Open LineTM 2013
Assistant en Droit des Sociétés 2013 : constitution, statuts, dissolution
Assistant en Droit des Affaires 2013 : fonds de commerce, vente, justice…
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2013 : règles de gestion, formalités administratives...
Assistant en Droit du Travail 2013 : contrats, congés, délégués du personnel…
Assistant en Droit Immobilier 2013 : location, vente, construction, SCI…
Assistant en Droits du Particulier 2013 : voyages, famille, voisinage, dettes…
Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2013
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Fichiers articles, clients, prospects, fournisseurs
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des ventes, achats, stocks et saisie inventaire
• Devis, commande, bon de livraison, facture, avoir, facture d’acompte, avoir
d’acompte, bon d’entrée et de sortie
• Regroupement de devis en un seul devis
• Révision de devis
• Demande de prix et commande fournisseurs
• Facturation HT ou TTC
• Tarifs et promotions clients
• Tarifs et promotions fournisseurs
• Open Report DesignerTM : 300 modèles d’impressions
• Saisie des règlements (moyen de paiements, banque, règlement libre)
• Multi-échéances
• Impression de lettres de relance
• Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA,
marge, palmarès clients…
• Génération comptable des règlements et des factures des tiers (clients et fournisseurs) au format du logiciel du cabinet comptable*
Immobilisations
Classic Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements
• Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut
• Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations
• Gestion des composants, génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de
cession
• Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055
Gestion de Contacts
Pratic Open LineTM 2013
• Recueil d’informations clients / prospects : coordonnées, société, CA, évaluation
(froid, tiède, chaud)
• Fichiers Pistes, contacts, comptes
• Gestion des activités (tâches, événements,e-mails, appels, courriers et fax)
• Historique complet de tous les échanges
• Création et suivi des opportunités
• Assistant emailing et publipostage
• Modèles de lettres (modifiables) pour les envois d’emails et de courriers
• Multiples collaborateurs
• Agenda (journaliers, hebdomadaires...), rappel
• Tableau de bord (graphique, synthèse, indicateurs clés...)
• Import paramétrable de tiers
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic)
** Plus de détails sur www.ebp.com
EBP Gestion Commerciale
Classic Open LineTM
**
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
6 logiciels de pointe pour gérer votre PME
Un pack complet de logiciels à un tarif avantageux pour piloter l’ensemble de votre entreprise :
achat, vente, stock, comptabilité, immobilisations, paye, relation client, aide juridique…
Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013
Contrôlez tous les aspects de votre activité commerciale
(achat, vente, stock) grâce à un logiciel à la fois
puissant fonctionnellement et flexible pour répondre aux
spécificités de votre métier.
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
Gérez efficacement vos immobilisations conformément
à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.
Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos
acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts
et suivez très précisément la situation actuelle de vos
immobilisations. Analysez également leur répartition
grâce à la fonction analytique.
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Consultez en quelques clics les explications des textes
de lois et rédigez vos lettres et contrats grâce aux
modèles pré-paramétrés et modifiables sous Word.
Compta PRO Open LineTM 2013
Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos
traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de
TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de
Résultat.
Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité
analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de
trésorerie.
Paye PRO Open LineTM 2013
Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant
performance, fiabilité et conformité légale. Réalisez
simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos
déclarations (DADS-U, DUCS, DPAE) conformément à la
législation.
CRM PRO Open LineTM 2013
Développez vos ventes grâce à une gestion fine de
vos clients et prospects. Qualifiez vos contacts en
enregistrant une multitude d’informations (coordonnées,
historique des échanges, etc.) afin d’anticiper leurs
besoins et d’identifier de futures opportunités de vente.
PRODocument non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Gestion de groupes d’écritures
• Saisie pratique et guidée
• Saisie par journal et par mois
• Saisie au kilomètre
• Gestion des abonnements
• Consultation des comptes inter-exercices
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Délettrage automatique
• Echéancier détaillé
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A
• Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI**
• Rapprochement bancaire manuel et automatique
• Import paramétrable des relevés
• Import des lignes de relevés au format CFONB
• Grand-Livre et Balance interactifs
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Prévision de trésorerie
• Comptabilité analytique
• Gestion des budgets généraux et analytiques
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Bilan et Compte de Résultat
• Balance et Grand-Livre analytiques
• Comparatif N / N-1
• Virements et prélèvements
• Comptabilisation des lignes de relevés bancaires
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un
smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open Line™
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
Paye PRO Open LineTM 2013
• Tableau de bord
• Nombre de dossiers : 10
• Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation
etc.
• Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole
• Saisie semi-automatique des formules
• Explication des calculs de paye
• Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application
• Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/
femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc.
• Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de
tout compte...)
• Historisation des paramétrages de paye
• DUCS EDI** URSSAF et Retraite
• Déclaration des données sociales à la norme 4DS (fin 2012)
• Attestation Employeur Dématérialisée (AED) (fin 2012)
• Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de
votre Expert-Comptable*
CRM PRO Open LineTM 2013
• Réseau : jusqu’à 10 postes (option)
• Recueil d’informations clients / prospects jusqu’à 120 champs (coordonnées, société,
CA, évaluation…)
• 3 bases tiers (pistes, contacts, comptes) afin de les classer selon leur statut
• Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers…)
• Création et suivi des opportunités de ventes
• Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation)
• Segmentation des contacts sur des critères précis
• Fichier articles (produits/services) et édition de devis
• Lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate
• Gestion des campagnes marketing
• Fonction écran de travail : liste des tâches à effectuer dans la journée par collaborateur
• Lien avec EBP Gestion Commerciale PRO Open LineTM pour synchroniser ses données
sur les tiers
Gestion Commerciale PRO Open LineTM 2013
• Réseau: jusqu’à 10 postes (option)
• Fichier clients, prospects, fournisseurs et commerciaux
• Paramétrage de favoris dans la barre de navigation
• Sous familles clients et fournisseurs
• Gestion des achats (demande de prix, facture fournisseur)
• Gestion des ventes (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir)
• Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels
• Tableau de gestion des relances clients
• Livraison / réception totale ou partielle
• Facturation HT ou TTC
• Tarifs et promotions clients
• Simulation de tarif fournisseur
• Personnalisation des modèles d’impression
• Gestion des stocks (entrée, sortie mouvement, suivi et inventaires)
• Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques
• Statistiques et tableaux de bord paramétrables
• Transfert des factures et règlements vers EBP Compta PRO Open LineTM
• Import paramétrable
• Export paramétrable
• Import-Export des écritures comptables au format du logiciel de cabinet comptable*
Immobilisations PRO Open LineTM 2013
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée
• Plan d’amortissement économique et fiscal
• Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable
• Gestion des cessions d’immobilisations
• Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts
• Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055
• Gestion de l’analytique
• Gestion des interventions (réparations...)
• Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta
Pack Juridique Pratic Open LineTM 2013
Assistant en Droit des Sociétés 2012 : constitution, statuts, dissolution
Assistant en Droit des Affaires 2012 : fonds de commerce, vente, justice…
Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur 2012 : règles de gestion, formalités administratives...
Assistant en Droit du Travail 2012 : contrats, congés, délégués du personnel…
Assistant en Droit Immobilier 2012 : location, vente, construction, SCI…
Assistant en Droits du Particulier 2012 : voyages, famille, voisinage, dettes…
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta PRO)
** Plus de détails sur www.ebp.com
*** Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM.
EBP Paye PRO
A partir du 1er janvier 2012
* *
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
• Carte graphique : 32 Mo
Les attestations et déclarations d’EBP Paye PRO
nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9
Pour les PME de 10 à 50 salariés
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
DEVELOPPER
Gamme Classic
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
Optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et
conformité légale. Grâce à sa grande souplesse d’utilisation et à sa puissance de
paramétrage, le logiciel répond aux besoins les plus pointus en matière de gestion de
la paye tout en s’adaptant à un contexte légal et social en constante évolution. Doté de
la technologie Open LineTM, EBP Paye PRO vous offre un confort d’utilisation sans égal
grâce à son interface conviviale et intuitive.
EBP Paye PRO Open LineTM
PRO
Paye
3 ATOUTS DU LOGICIEL
PUISSANCE
Tables de calcul
Congés/Absences
Historisation des données
Déclarations sociales
PERSONNALISATION
Paramétrages de paye
Bulletins de salaire
Profils de paye
ERGONOMIE
Open Guide
Open Line TechnologyTM
Recherche intelligente
Planning salarié IntuitifPaye
PUISSANCE
Pour faire face aux exigences des gestionnaires de paye et analyser les données avec précision, EBP Paye PRO Open LineTM vous offre une
panoplie d’outils puissants, qui répondent aux besoins les plus évolués.
Les tables de calcul
Gérez des tableaux croisés (tables de calcul) permettant de regrouper des données
selon une ou deux catégories (dimensions), par exemple : «âge» et «année de
contrat».
Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de
calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs.
Ces tables de calcul sont ensuite utilisables pour calculer une fonction ou une
rubrique.
Exemple
Le salaire d’un apprenti est déterminé en pourcentage du SMIC, en fonction de
son âge et de son année de contrat. Le calcul du salaire de l’apprenti s’effectuera
automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle les dimensions «âge»
et «année du contrat» ont été renseignées. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées.
L’interrogation des données de paye
Grâce à cet outil puissant, vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur
une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Le but est de réaliser des analyses
salariales (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple).
Deux types d’interrogation sont disponibles :
L’interrogation simple
Elle vous permet d’interroger une donnée de paye. Vous déterminez la variable ou bien
la rubrique à analyser et vous spécifiez la période sur laquelle porte votre demande.
L’interrogation multiple
Interrogez plusieurs variables ou rubriques simultanément, sur différentes périodes, et
éditez le résultat sous forme d’un tableau.
L’interrogation des données permet d’interroger un élément de paye à un instant précis.
La gestion des congés et des absences
Gérez tous les types d’absences possibles (congés payés, maladie, maternité,
paternité etc.). Le décompte peut se faire selon différentes méthodes (jours
ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles). Pour plus de personnalisation, vous
pouvez définir de nouveaux types d’absences.
La saisie des congés et des absences
La saisie des congés et des absences s’effectue directement à partir du bulletin de
paye, grâce au volet de navigation. Vous pouvez saisir par anticipation les absences
et les congés, ils seront automatiquement pris en compte à la date de validité voulue.
Sans sortir du bulletin, vous visualisez rapidement le détail des absences du salarié
sur le mois.
Les impressions
Sur l’impression des bulletins, vous disposez du détail des congés payés légaux,
supplémentaires et d’ancienneté pour les périodes N-1 et N. La saisie des absences s’effectue directement à partir du bulletin de paye,
grâce au volet de navigation.PRO
PERSONNALISATION
EBP Paye PRO Open LineTM vous assure une gestion optimale de la paye quel que soit votre secteur d’activité. Grâce à la personnalisation
des paramétrages, le logiciel s’adapte à tous les types de paye.
Les sous profils
Chaque profil de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti....) représente un « bulletin type »
intégralement modifiable. Les profils d’EBP Paye PRO Open LineTM sont constitués de
rubriques et de sous profils.
Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques, pouvant être inséré dans
chaque profil. Ils sont entièrement personnalisables et vous offrent un gain de temps
considérable dans la mise à jour ou la création de vos profils.
Dès que vous effectuez une modification dans un sous profil, tous les profils utilisant ce
sous profil se mettent automatiquement à jour.
Le paramétrage de paye
L’ensemble du paramétrage du logiciel est personnalisable (variables, rubriques,
cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Vous gérez ainsi tous les cas, des plus
simples aux plus complexes.
Afin de faciliter la mise en place de vos paramétrages de paye, vous disposez de la saisie semi-automatique des formules. Cet outil simplifiera la rédaction
de vos formules. Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre répertoriant la liste des paramètres disponibles s’ouvre. Vous n’avez plus qu’à
sélectionner l’élément voulu.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
A chacun son espace de travail ! Pour vous garantir un haut niveau de confidentialité, vous pouvez définir des droits d’accès pour chaque utilisateur. Ainsi lors
de l’ouverture du dossier, un nom d’utilisateur et un mot de passe seront nécessaires pour vous connecter. Grâce à la puissance et à la précision de la gestion
des droits, les spécificités de chaque utilisateur sont prises en compte.
ERGONOMIE
Le logiciel est doté de la technologie «Open LineTM». Cette dernière vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans
égal. Vous bénéficiez d’une interface de travail conviviale et intuitive, proche de vos usages quotidiens en informatique.
Une ergonomie intuitive
Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les outils
de fonctionnement utilisés chaque jour (web, logiciels bureautiques…). Vous maîtrisez
ainsi votre logiciel dès la première utilisation.
L’Open Guide : l’assistant de navigation
Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à
l’Open Guide de la rubrique correspondante : salariés, bulletins, paramètres de paye etc.
La recherche intelligente
Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations
dans vos listes que ce soit un salarié, un bulletin, un document administratif etc.
A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server
2008 Workgroup, Edition 32 bits.
Un mode réseau perfomant
L’Open Guide : l’assistant de navigation.
Les sous profils représentent un sous ensemble de rubriques à insérer dans les profils.
La version réseau
ouvre les portes
du travail simultané et à plusieurs.Fonctions Principales
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers
• Version réseau : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10
postes (option)
• Sauvegarde et restauration de données
• Tableau de bord
• Personnalisation des droits utilisateurs (en
version réseau)
• Synchronisation des données avec EBP Compta
Open Line™
• Version monoposte
• Assistant de navigation :Open Guide
• Aide en ligne
• Mises à jour du paramétrage système
• Paramétrage de favoris dans la barre de
navigation
Gestion des payes
• Planning hebdomadaire
• Gestion du décalage de paye sur l’établissement
• Organismes de cotisations
• Définition des régimes et des tranches de
cotisations
• Personnalisation des organismes (ou institutions)
• Personnalisation de l’organisme collecteur pour
les impressions et les déclarations
• Définition des taux de cotisations et plafonds
avec date d’application
• Définition des tables de calcul à 1 ou 2
dimensions
• Définition des variables salariés
• Définition des rubriques de type : brut, cotisation,
net, commentaire
• Classement par thème des paramètres de paye
• Définition de profils et de sous profils de paye
• Personnalisation des rubriques pour définir des
liaisons avec d’autres rubriques
• Saisie semi-automatique des formules
• Personnalisation des valeurs des champs de la
fiche salarié
• Explication des calculs de paye
• Interrogation des données de paye enrichie
• Paramétrage des tris sur les listes
• Virement des salaires aux formats CFONB ou
SEPA
• Définition et personnalisation des cumuls
• Gestion des effectifs
Gestion des salariés
• Assistant de création d’un salarié
• Assistant de mise à jour des salariés
• Nombre de salariés illimité
• Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc.
• Sauvegarde des documents administratifs par
salarié/par établissement
• Définition des modèles de documents
administratifs
• Définition d’un planning hebdomadaire par
salarié
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)-
régime général et agricole
• Gestion des contrats de prévoyance et assurance
Gestion des bulletins de paye
• Bulletins de reprise
• Bulletin de paye pour un salarié sorti
• Plusieurs bulletins par mois pour un même
salarié
• Personnalisation de la période de paye et de la
date de paiement
• Saisie des variables depuis le bulletin (salaires,
heures)
• Saisies des variables depuis une grille pour tous
les salariés
• Paye inversée
• Régularisation progressive ou annuelle des
bases de cotisations
• Validation individuelle des bulletins ou en masse
lors de la clôture de paye
• Reprise de paye sur les variables et les cumuls
Gestion des congés/absences
• Calcul automatique des congés payés et des
absences selon différentes méthodes (ouvrés/
ouvrables/calendaires/ heures réelles)
• Définition de nouveaux types d’absences
• Gestion des congés payés légaux,
supplémentaires et ancienneté sur les périodes
N-1 et N
• Saisie des absences et congés payés à partir du
bulletin de paye
• Neutralisation des plafonds et des congés payés
pour un bulletin
Traitements évolués
• DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP
• DUCS papier états préparatoires
• Déclaration des données sociales à la norme
4DS(1)
• Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1)
• Attestations de salaire,Maladie / AT
Gestion des exercices
• Gestion des Exercices (social, congés payés,…)
• Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de
l’événement
• Consultation interactive des données sur tous
les exercices
Historisation des données de paye
• Historisation des paramétrages de paye
• Historisation de la fiche salarié
• Consultation de tout l’historique du calcul du
bulletin non validé
• Consultation de tout l’historique des
changements d’un salarié et de son contrat de
travail
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) : accès via Internet aux
données du logiciel EBP (consultation d’états
d’impression)
Impressions
• Fiches de paramétrage
• Etat des paiements
• Etat des heures
• Etats des absences par salarié et par type
d’absence
• Etats des variables
• Etats des charges par organisme avec effectif
• Etats des charges salariales / Patronales
• Livre et Journal de paye
• Etat des congés payés
• Etat des allègements TEPA et Fillon
• Documents administratifs
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
• Différents modèles de bulletins personnalisables
• Duplicata des bulletins
• Réimpression des bulletins validés
• Fiche individuelle
• Lettre de revenus Imposables
Transferts comptables
• Historique des transferts
• Transfert comptable des salaires et des
paiements
Exportation
• Export des données au format de votre logiciel
de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable(3)
Version Réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur
• Gestion des droits par groupe d’utilisateurs
• Gestion des droits par colonne
(1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM
(2) Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM et peut être également acheté séparément.
Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des
données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous
contacter.
(3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100,
COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM,
INFORCE
• Fonctions accessibles à partir de la
version Classic
• Fonctions supplémentaires en version
PRO
Document non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 328
Configurations Minimales Requises :
• Processeur: Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran :résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
•Windows XP® SP3
•Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
•Windows® 7 32 bits et 64 bits
•Windows® 8
Windows XP®,Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devezfaire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic
et d’EBP Compta Classic Open LineTM
Pour les artisans du bâtiment
Ce pack, composé de deux logiciels, est la solution idéale pour gérer votre entreprise du
bâtiment.
Avec Devis et Facturation Bâtiment Classic, créez votre bibliothèque d’éléments, élaborez vos devis et
vos factures et éditez des statistiques.
Avec Compta Classic Open LineTM, tenez simplement votre comptabilité générale et suivez votre
trésorerie.
Compta
Classic Open LineTM 2013
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très
complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie
grâce au tableau de bord.
Une prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce au volet de navigation. Choisissez
la saisie qui vous convient (simplifiée, guidée ou avancée) et gagnez du temps en
automatisant les saisies d’écritures les plus fréquentes.
Editez simplement
Générez en toute simplicité votre déclaration de TVA, calculée automatiquement
grâce aux saisies enregistrées dans votre logiciel. Et établissez votre Bilan et votre
Compte de Résultat.
Le tableau de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte
de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi,
comparez les résultats de vos exercices N et N-1.
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel très
simple d’utilisation est idéal pour informatiser facilement
votre gestion. Adapté à votre métier quel que soit votre
corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de
rédiger des devis et des factures détaillés avec tranches
de travaux et de suivre vos clients.
Démarrez facilement
Créez simplement votre bibliothèque d’éléments avec vos fournitures, main
d’oeuvre, matériel et importez en un clic de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo,
Dupont, Schneider Electric, La Plateforme...)
Gérez vos ventes
Elaborez des devis précis en les présentant par tranches de travaux, choisissez la
TVA, ajoutez des couleurs et des images… puis transférez-les en factures d’un
simple clic.
Communiquez facilement
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune
ressaisie et transférez-les directement dans EBP Compta Classic Open LineTM
.
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord
• Aide en ligne complète
• Correcteur orthographique
• Sauvegarde multi-supports : disque dur, clé USB, CD-Rom, Internet
• Archivage du dossier
Fichier clients
• Fiches clients et prospects détaillées
• Historique des documents
• Edition automatique de courriers de relance
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire depuis la fiche client(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS)
Bibliothèques et tarifs fournisseurs
• Bibliothèque interne
• Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Canal Pro Club
Privilège, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric,
Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Chausson Matériaux, Le Gallais
• Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne
Fichier éléments
• Création d’éléments de type fourniture, main d’oeuvre, ouvrage et divers
• Création de fournitures avec temps de pose
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main
d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge
Documents de vente
• Création des documents : devis, factures, factures d’acompte, avoirs
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Différents modèles d’impression pré-paramétrés
• Réalisation de devis par tranche et sous-tranche de travaux
• TVA neuf ou rénovation
• Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police
• Insertion d’une lettre d’accompagnement en début et fin de devis
• Saisie en heures ou en jours de la main d’oeuvre
• Date de validité et impression de relances de devis
• Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative
• Récapitulatif par taux de TVA
• Génération automatique d’une facture à partir d’un devis ou création d’une facture
directement
Règlements
• Enregistrement des règlements clients
• Edition des bordereaux de remise en banque
Importation - Exportation
• Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles…
au format ASCII délimité ou fixe
• Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004
à 2010)
• Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de
nombreux logiciels de comptabilité* via le module Communication Entreprise-Expert
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic).
(1) L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel
Compta
Classic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Tableau de bord
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie guidée, saisie simplifiée, ventes comptoir
• Abonnements
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Calcul automatique de la TVA en cours de saisie
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(1)
• Justificatif de TVA
• Grand-Livre interactif et Balance interactive
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
Editions
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Bilan et Compte de Résultat (Etat préparatoire)
Importation/Exportation
• Import paramétrable des écritures, comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel®
Statistiques
• Solde de compte de banque
• Etat des créances clients, des dettes fournisseurs
• Comparatif du résultat des exercices N et N-1
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des
données avec EBP Compta
(1) Plus de détails sur www.ebp.com
(2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
(1)
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
Compta Classic Open LineTM 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
www.ebp.com
MOBILITY
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
2013
Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, de sport, de
maroquinerie, EBP propose une solution performante pour gérer votre activité en toute simplicité.
Encaissements, gestion des articles en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel,
fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie.
VERSION
Commerce de détail
VERSION
PRO
VERSION
MODE
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Point de Vente Mode
www.ebp.com
Point de Vente Mode 2013
Pour tous les commerçants
LES 5 POINTS CLÉS
Optimisez
votre gestion
Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des
stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité.
Gagnez
du temps
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Personnalisez
vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de
gérer rapidement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Dynamisez
vos ventes
Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de
cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires...
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau...).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
L’encaissement
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Vous pouvez décliner les articles selon 3 critères personnalisables
et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/millésime.
Personnalisation des gammes selon 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
La déclinaison de vos articles de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera ensuite
automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles !
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous
permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Déclinez votre article et visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles
La gestion des gammes de produits
ZOOM sur les fonctions clésLa gestion des stocks
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon
d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à
leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des
événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date
de début et une date de fin d’opération.
La fidélisation de votre clientèle
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Les documents de stocks
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et
des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes
et d’achats.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de
réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le
stock minimum et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi.
Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de
la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire.
Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Les statistiques
Le palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui
remportent le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Les statistiques de ventes par tarif
Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de
vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du
chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter».
Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre
activité.
Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes
en fonction des différentes collectionsDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des
droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de
vente, fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en
attente, en compte, réglés, transférés en
factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*.
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des
Equipements Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces :
numéro de série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes,
bons de livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence
fournisseur dans les pièces d’achat et les
pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal
et prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et
Front Office
• Contremarque : détection de commandes
clients à livrer suite à la réception de
commandes fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock
avec versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
Gestion des gammes
• Déclinaison des articles selon 3 critères
personnalisables
• Visualisation du stock par article ou par
gamme d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client
• Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à
une affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client (tickets,
gains)
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages
en caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux
• Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles
concernés par la fidélité client (en cas de
promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche
tiers et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et
par vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un
graphique (tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi
par e-mail depuis toutes les éditions et
exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF,
HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures,
tickets de caisse et mouvements
de caisse au format du logiciel de
l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Imports et exports paramétrables des
fichiers articles, familles d’articles, clients,
fournisseurs et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi
des articles/clients vers le site Web puis
récupération automatique des commandes
en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente, avec impression du
ticket en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un
ticket validé
• Ventes en compte (différé et rattaché à un
client)
• Gestion des retours articles
• Gestion des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat,
chèque cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
•
Gestion des abonnements
• Statistiques sur les bons d’achats et
chèques cadeaux
• Saisie du code postal à chaque saisie de
ticket (édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de
caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition de tickets (offre
promotionnelle, nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel
ou automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de
types de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des
montants en caisse, impression du Z de
caisse et du Z de caisse consolidé (tickets
de plusieurs caisses)
• Impression du X de caisse, journal de
caisse
• Ecran de comptage de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes
en compte
• Remise en banque automatique des
paiements CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2013
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service
proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir
séparément du logiciel EBP.
Compatible OPOS
EBP Point de Vente Mode est compatible avec
les principaux périphériques d’encaissement
du marché. Toutes les imprimantes tickets,
afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS
avec interface série ou parallèle pourront
fonctionner avec EBP Point de Vente Mode.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC,
ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP2
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison gagnante pour s’informatiser en douceur
Deux logiciels pour créer son entreprise, ne nécessitant aucune compétence en gestion et en
comptabilité. Rédigez facilement vos devis et factures, suivez vos règlements et tenez votre
comptabilité jusqu’à l’établissement du Bilan.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Novice en gestion, profitez d’un logiciel facile à prendre
en main. Rédigez immédiatement des devis et factures
en quelques clics grâce à une saisie pédagogique. Puis
gérez efficacement votre entreprise : clients, articles,
statistiques, règlements, transfert en comptabilité...
Rédigez en quelques clics
Reposez-vous sur un assistant de rédaction pour devis et factures. Simple
et pédagogique, vous visualisez votre modèle (devis ou facture) et saisissez
directement vos données à l’écran.
Gagnez du temps
Transférez vos devis en factures sans aucune ressaisie lorsqu’un devis est
accepté. Envoyez par email vos documents de vente. Saisissez vos règlements
clients (échéances, moyens de paiement).
Suivez vos ventes
Bénéficiez de statistiques pré-établies afin d’identifier vos meilleurs clients, le
palmarès des produits les plus vendus, l’évolution de votre Chiffre d’Affaires mois
par mois…
Compta Pratic Open LineTM 2013
Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en
comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance
comptable les factures d’achat, de vente, les opérations
bancaires et les ventes comptoir. Sa facilité d’accès
s’accompagne de fonctions essentielles telles que la
déclaration de TVA, le Bilan, le Compte de Résultat…
Prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail
familier, proche de vos usages quotidiens (Excel, Internet…)
Démarrez facilement
Laissez-vous guider par le logiciel pour saisir vos achats, vos ventes et votre
trésorerie. Etablissez votre déclaration de TVA, éditez votre Bilan et votre Compte
de Résultat en toute simplicité.
Suivez votre activité
Visualisez en un coup d’œil l’essentiel de votre activité grâce au tableau de bord :
solde des comptes de banque, évolution du chiffre d’affaires…
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Sauvegardemulti-supports
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Aide
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
Traitements comptables
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurssans notion comptable
• Enregistrement desfactures de vente sans notion comptable
• Enregistrement desfactures d’achatsans notion comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion
comptable
• Ventes comptoir
• Génération automatique des écritures en débit/crédit
• Mono-échéance
• Consultation de comptes
• Lettrage simplifié des comptessans notion comptable
• Rapprochement bancaire par compte
• Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la Direction Générale des
Finances Publiques
• Justificatif de TVA
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA***
• Bilan (états préparatoires)
• Compte de Résultat (états préparatoires)
• Journal centralisateur
• Clôturemensuelle
• Clôture annuelle
• Validation des écritures
• Archivage des données
Suivi de l’activité
• Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité
• Affichage dessoldes de trésorerie
• Présentation graphique de l’évolution du chiffre d’affaires
Impressions
• Liste desfacturessaisies
• Echéancier détaillé
• Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse ou en banque
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
• Envoi des données à l’Expert-Comptable par e-mail
• Exportation desimpressions au format PDF,Word®, Excel®
• Exportation deslistes au format XML,TXT, Excel®, HTML
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Pratic Open LineTM)
** Nécessite la souscription à un un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS.
*** Plus de détails sur www.ebp.com.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Mono-dossier
• Tableau de bord
• Assistant de navigation :Open Guide
• Barre de tâches et de navigation
• Recherchemulti-critères
• Aide en ligne
• Dossier protégé par unmot de passe
• Sauvegardemulti-supports et restauration de données
• Imports paramétrables des fichiers articles, clients
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing.
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Devis et Factures
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte, avoirs d’acompte
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Facturation HT ou TTC
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Facturation d’articles non référencés dansla base article
• Personnalisation des devis et factures(logo, coordonnées,mentionslégales)
• Assistant de paramétrage des documents
Suivi des clients
• Fichiers clients et prospects
• Contactsillimités
• Famille clients
• Saisie desrèglements(moyen de paiements, banque,règlement libre)
• Gestion des écarts de règlements
• Gestion des différentsmodes de règlements
• Echéancier clients
• Historique des documents de vente par client
• Historique des articles des devis et factures par client
Articles (ou produits)
• Famille articles
• Code article selon le type : bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Historique des Eco-Contributions(Ecotaxe)
• Gestion desremises en % ou enmontant
• Indicateurs: prix de revient, taux demarge, taux demarque, prix de vente HT, taux
de TVA, prix de vente TTC
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Palmarès du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
Comptabilité
• Transfert des règlements et factures vers EBP Compta Pratic Open LineTM
• Génération comptable desrèglements clients et desfactures au format du logiciel
du cabinet comptable*
• Exportschéma de la base
***
282
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
EBP Bâtiment
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2004 EBP Informatique, édition Septembre 2008
EBP Bâtiment 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI
CHATEL DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Bâtiment
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
EBP Bâtiment 5
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. 4LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
EBP Bâtiment 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés
dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu
? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression
de ce manuel y seront consignées.
8 EBP Bâtiment
EBP Bâtiment 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1. AVANT DE COMMENCER..............................................................................13
1.1. Accès au service technique ...................................................................13
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................13
1.3. La place disque nécessaire ...................................................................14
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................15
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................15
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...........................................................17
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................18
PRISE EN MAIN 19
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................19
1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................19
1.2. Les autres options .................................................................................20
1.3. Les options d’affichage..........................................................................20
1.4. Mot de passe .........................................................................................21
1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................21
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................21
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ......................................21
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ....................................................24
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...........................................25
3.1. Exemple de métré..................................................................................25
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................27
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...............................28
5.1. Promotions ............................................................................................28
5.2. Tarifs......................................................................................................28
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................29
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................30
7.1. L’entête du devis....................................................................................31
7.2. Le corps.................................................................................................31
7.3. Le pied...................................................................................................32
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...........................................................32
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..............................................33
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? ............................34
10.1. Saisie de l’avancement des travaux ....................................................34
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement....................................35
11. TRANSFERT,DUPLICATIONETIMPRESSION DE DOCUMENTS.......................35
11.1. Transfert de documents.......................................................................35
11.2. Duplication...........................................................................................35
11.3. Regroupement de bons de livraison ....................................................35
11.4. Impression des documents..................................................................36
10 EBP Bâtiment
11.5. Envoi par e-mail...................................................................................36
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .................................36
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................37
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..............................................................38
15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................38
15.1. Comment commander ? ......................................................................39
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks................................40
15.3. Comment réceptionner les achats ? ....................................................41
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .........................................41
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................42
16.1. Comment créer une affaire ? ...............................................................42
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?..............................43
17. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................43
17.1. Deux modes de gestion du stock.........................................................43
17.2. Les documents de stock ......................................................................44
17.3. La saisie de l’inventaire ................................................................44
17.4. Les mouvements de stocks .................................................................46
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 47
18.1. Les contrats de maintenance...............................................................47
18.2. Le service après vente.........................................................................48
18.3. L’historique Maintenance / SAV...........................................................48
19. LE PLANNING ........................................................................................49
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................52
20.1. Comment saisir un acompte ? .............................................................52
20.2. Comment saisir un règlement client ?..................................................52
20.3. La remise en banque...........................................................................53
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE ........................................................54
21.1. Le tableau de bord..............................................................................54
21.2. L’historique client/prospect ..................................................................55
22. COMMENT CREER UN MAILING ? ......................................................55
23. COMMENT TRANSFERERMES ECRITURES ENCOMPTABILITE?...................56
23.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................56
23.2. Le transfert ..........................................................................................57
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..........................................57
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................58
EBP Bâtiment 11
LES FONCTIONS AVANCEES 59
1. LES RELANCES..............................................................................................59
2. L’ECHEANCIER CLIENT.................................................................................59
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................59
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS...............................................59
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * ....................................................60
6. LES STATISTIQUES .......................................................................................60
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ................................................................61
8. EBP SAUVEGARDE........................................................................................61
9. LE MENU INTERNET......................................................................................61
INDEX 62
Avant de commencer
EBP Bâtiment 13
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d’attente.
01 34 94 20 00
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la
version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),
Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Microsoft Internet Explorer 6
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
* Windows Vista version 32 bits
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
14 EBP Bâtiment
1.3. La place disque nécessaire
L’espace disque libre doit être de 500 Mo
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO.
Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.
Remarque
Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et
suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment9.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez
sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Bâtiment 15
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le
bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre
logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
INSTALLATION
16 EBP Bâtiment
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
Comment créer mon dossier ?
EBP Bâtiment 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
18 EBP Bâtiment
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
La barre de fenêtres
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Bâtiment 19
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos
principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une
facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui
ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront
respectivement avec les pictos suivants : ou .
Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie
gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents
qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes
éléments, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous
souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en
cas de mise à jour des prix.
Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de
stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos
factures de situation.
Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour
tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier.
PRISE EN MAIN
20 EBP Bâtiment
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous
pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher
pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez
indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable,
vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les
documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du
logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran
des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en
changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les
menus les plus utilisés..
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes
que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions
multiples, et en affichant des calculs .
Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux
catégories
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage),
vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos
listes.
Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez
créer des champs personnalisés
Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez
créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les
colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et
styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis
(Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements
sur toutes ces options.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 21
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un
mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers
+ utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de
passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans
la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et
vous demandera de saisir votre mot de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les
éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne
et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d’oeuvre, matériel, divers,
ouvrage et textes.
PRISE EN MAIN
22 EBP Bâtiment
Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, maind’oeuvre,
matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation
complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la
pose.
Les main-d’oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en
location et dont vous facturez au client l’utilisation.
Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez
besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos
documents.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au
bas de votre liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa
famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description
succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les
touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 23
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet
désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les
attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
- L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans
les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids, le volume total de vos éléments,
le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.
En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la
durée de garantie de votre fourniture.
Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités
de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et
précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.
Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50
cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et
vous vendez les sachets à l’unité :
Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur
Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de
frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème eco contribution.
La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de
votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose
comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont
calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets
suivants :
Tarifs/Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de
visualiser les promotions éléments.
PRISE EN MAIN
24 EBP Bâtiment
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.
Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés
pour le transfert en comptabilité.
Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés
et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un
élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de
livraison, frais, etc..
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera
automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des
éléments, devis...) avec images.
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré,
qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité
d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de
toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments
sont spécifiques à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou
les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, audessus
des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre
liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+
Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y
figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons
développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant
à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.
Comment créer et utiliser un métré ?
EBP Bâtiment 25
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou
de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos
documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans
laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs
directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données +
Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront
être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à
saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métrétype
avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque
Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux
exemples de métrés-types.
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton
nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :
Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du
cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel
qu’il s’agit d’un commentaire.
Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la
ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)
Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du
cylindre’
PRISE EN MAIN
26 EBP Bâtiment
Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre
d’outils.
Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la
fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.
La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer,
comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables
correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne
Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera
dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront
par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous
retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.
Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône
,
Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.
Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.
Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la
colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet
Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré
des documents de vente.
Comment enregistrer un client ?
EBP Bâtiment 27
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect,
ce dernier est transféré en client.
Remarque
Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant prospect. Pour cela, vous
devez confirmer le message de transfert du prospect en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées
à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
PRISE EN MAIN
28 EBP Bâtiment
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le
bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez
renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un
élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise.
Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le %
de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et
Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou
Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément
précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client
précis ou pour une famille précise de clients.
Remarque
Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne
de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans
le document de vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou
la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou
Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont
définies uniquement dans les promotions.
Remarque
Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de
remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document.
L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.
Comment créer un mode de règlement ?
EBP Bâtiment 29
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la
grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour
calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de
ventes.
En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de
règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos
clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et
saisissez ses différents critères.
Attention
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un
mode de règlement avec trois échéances :
- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant,
- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois,
- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de
l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances
(date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bâtiment
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l’écran :
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces
différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales
informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire,
un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer
automatiquement les informations liées à l’affaire.
Comment saisir un devis ?
EBP Bâtiment 31
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez
également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc,
*.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre
devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer
votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 43). Si vous la
décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas
les stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus
de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés,
que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous
disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails)
Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là ou vous le souhaitez. Vous
pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes
(voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans
votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer
des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à
un autre.
Les prix affichés peuvent être modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de
vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir
page 25).
PRISE EN MAIN
32 EBP Bâtiment
L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera
imprimée sur une page à part du devis.
Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou
TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le
bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par
type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en
jours.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1,
dans chaque partie de la facture.
Remarque
Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez :
- De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document,
- D’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre
document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement en détail.
Comment gérer l'éco-contribution ?
EBP Bâtiment 33
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou
DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique
son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum
pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une
contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront
amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les
opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ).
Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue
en plusieurs étapes.
9.1.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous
souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création
de dossier ou importer le barème.
9.1.2. Utilisation du barème éco-contribution
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque
fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'écocontribution
(Montant de l’élément dont éco-contribution).
Par le menu Outils/Options/Documents/Ventes-divers, vous avez la
possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en
sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ».
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande,
BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément
sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé
en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
montant total d'éco contribution inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le
Total TTC du document est indiqué.
Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les
documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bâtiment
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
A partir de factures directes
Par transfert de devis ou de commande
10.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le %
d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des
travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT
Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client.
En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci
se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client,
indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement
réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le
menu Outils + Options, partie Document, Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net
HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou
ouvrages.
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le
client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps
de cette facture.
Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de
situation d’avancement est automatiquement incrémenté.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture.
Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures
d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
Transfert, duplication et impression de documents
EBP Bâtiment 35
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste
des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la
barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
11. TRANSFERT,DUPLICATIONET IMPRESSION DE DOCUMENTS
11.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
11.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent
(ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de
récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des
documents de vente.
11.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents
de vente et du bouton « Regroupement BL ».
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :
o Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet BL en une facture.
o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même
dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture.
Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
transferts, duplications ou regroupements des documents.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bâtiment
11.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
11.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran.
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les
quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous
pouvez décrémenter votre stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial
(devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de
saisir un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type
fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le
chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez
revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter,
modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités
consommées.
Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock
correspondant aux nouvelles quantités consommées.
Le suivi de chantier simplifié
EBP Bâtiment 37
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi,
vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense,
et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de
votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez
dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le
déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.
En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier
simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité.
Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans
la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels
réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais
complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et
supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la
dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les
heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer
le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût
horaire.
Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie
des temps salariés (voir p 38)
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses
liées au chantier, classées par catégorie :
le total des fournitures/ divers,
le total des Mo
Le total des matériels,
le total des heures et
le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à
chaque catégorie de dépenses.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bâtiment
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec
le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de
chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est
en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement .
Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir
du menu Impressions + Chantier simplifié.
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En
effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées
sur chacun des chantiers simplifiés.
Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce
salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle
ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures
effectuées, et le taux horaire.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur
lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour.
15. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document
d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés
que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et
la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 35 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les
commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures
fournisseurs et les avoirs.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 39
15.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par
l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40), ou bien en créant une
commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la
partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande
affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).
15.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les
coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou
commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..
15.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à
afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel,
accessible par le clic droit de la souris.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bâtiment
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront
automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué
en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de
votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir
chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.
15.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que
le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce
montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres –types
qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une
lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une
page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre
commande.
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir
du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou
Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte
(virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au
meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet
Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte,
et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et
Précèdent pour passer d’une page à l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 41
15.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la
possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation
Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la
commande (sauf les éléments de type Main-d’oeuvre)
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer
un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la
commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied,
vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande,
d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et
sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances
fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode
de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis
à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats,
détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bâtiment
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO.
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez
rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier.
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers
clients.
16.1. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible
dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les
touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une
nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des
onglets par type de documents.
Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du
client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des
paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de
travaux, la distance du chantier, etc…
Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et
Règlements, Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à
l’affaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 43
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un
numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous
pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .
Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous
pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.
Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets
Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer
de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre
les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires
etc..).
Remarque
La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à
une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est
rattachée à une affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre
affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste.
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?
17.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :
A partir des bons de livraisons et factures clients,
Ou à partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie
Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en
cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet
Complément des documents.
Attention
Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock,
vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera
plus accessible dans le document généré à partir du devis.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bâtiment
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures,
il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la
validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux
dernières saisies.
17.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu
Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à
sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire
moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de
stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des
stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks
sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données +
Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel
dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une
fourniture d’un dépôt à un autre.
17.3. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de
stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..),
et le dépôt.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les
nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent
par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 45
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock
sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la
quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
Nouvelle quantité (unité stock)
Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de
stock.
Nouvelle quantité (unité de vente)
Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet.
A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la
colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité
en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock
dans la colonne Nouvelle quantité totale.
Nouveau PUMP
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous
pouvez le modifier.
Nouvelle quantité totale
Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité
de stock + nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle
valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir
dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De
même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne,
vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du
document.
- Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le
corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans
votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton
Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bâtiment
17.4. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le
menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et
cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement.
Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans
la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le
numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump
et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au
mouvement sélectionné.
Gestion des contrats de maintenance et S.A.V.
EBP Bâtiment 47
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.
18.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
La saisie et l'impression des contrats
La facturation périodique de ces contrats
La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des
lettres de relances ou reconductions tacites...
L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter
un nouveau contrat.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bâtiment
18.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans
intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à
un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et
vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui
vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de
l’intervention, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de
série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning , ou à
l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle
intervention.
Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance /SAV + Interventions.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)
vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
18.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV,
vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les
documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions..
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste
des documents où le filtre sélectionné apparaît.
Le planning
EBP Bâtiment 49
19. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos
salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la
maintenance et au S.A.V.
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu
Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu
Données + Matériels
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning
disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
19.1.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela,
vous disposez des paramètres suivants :
Vue
Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par
jour ou une vue mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning
journalier des salariés et matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque
journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours
du mois avec les RDV prévus.
Type de ressource
Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les
réservations matérielles dans le planning.
Ressource
Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un
matériel
Date
Indiquez la date de début du planning à afficher.
Hauteur d'une ligne
Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les
augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone
de saisie.
Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
Intervalles
Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bâtiment
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue
mensuelle du planning.
19.1.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de
déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du
menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.
vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu
contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de
début et date de fin pré-remplies.
vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le
clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendezvous
souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de
fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus
à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre
d'outils au-dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans
le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant
dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la
barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
19.1.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une
nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible
à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de
celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui
doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le
rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la
barre de navigation.
Le planning
EBP Bâtiment 51
19.1.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
Objet
Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet
de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning
au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
Dates de début et fin de rendez-vous
Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide
des flèches disponibles dans les zones de saisie.
Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre
planning.
Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet
de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les
attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout
ou une partie de votre texte.
L’onglet Affectation
Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à
plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des
noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé
Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bâtiment
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en
version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la
saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres cidessous.
20.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la
facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
20.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris,
sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter
dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances
concernées.
Le suivi financier des clients et fournisseurs
EBP Bâtiment 53
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise
en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
20.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en
éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au
bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements
concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et
de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
20.3.1. Génération du fichier Etebac
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5
, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela,
utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises
en banque, et indiquez le chemin où copier le fichier sur votre disque dur ou sur
une disquette.
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données
+ Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs
fiches respectives.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bâtiment
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
21.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les
devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique
représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques
d’achat.
Comment créer un mailing ?
EBP Bâtiment 55
21.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou
famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez
sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu
données + Historique fournisseur.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
22. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients
/prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word,
en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les
clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le
fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bâtiment
23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
23.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs
renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en
comptabilité à l’aide de l’icône .
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Bâtiment 57
23.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre
à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier de transfert.
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bâtiment
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans
l'archive.
Les relances
EBP Bâtiment 59
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous
disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions +
Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements +
Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous
possédez une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes
les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque
modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans
toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en
main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom EBP, pour effectuer les
modifications souhaitées.
LES FONCTIONS AVANCEES
60 EBP Bâtiment
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT *
EBP Bâtiment vous offre une solution de mobilité à travers le serveur Mobibat :
Utilisez l’option disponible dans le menu Internet pour envoyer vos
clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat.
Récupérez-les ensuite sur votre PDA, afin d’établir des devis chez vos
clients.
Envoyez les devis ou factures réalisés sur le serveur Mobibat,
Utilisez l’option de récupération des documents disponible dans le
menu Internet d’EBP Bâtiment pour les réintégrer dans votre
logiciel.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne (F1) pour connaître le détail du
fonctionnement de chaque étape.
*Sous réserve de disponibilité du service
6. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments,
sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au
format Microsoft Excel.
L’import d’appel d’offre
EBP Bâtiment 61
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft
Excel.
Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner
une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne
elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne,
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom
du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils +
Import d’appel d’offre.
8. EBP SAUVEGARDE
EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP
Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de
vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.
9. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP
Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des
sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
INDEX
62 EBP Bâtiment
Index
A
Accès au service technique ....................................................................................12
Achats.....................................................................................................................37
Activation ................................................................................................................14
Affaires..............................................................................................................41, 42
Aide sur EBP Bâtiment .............................................................................................7
Appel d’offre............................................................................................................61
B
Bibliothèque interne................................................................................................21
Bibliothèques externes ...........................................................................................23
C
Clients.....................................................................................................................26
Code d'activation ..............................................................................................14, 15
Commande d’achat à partir d’un devis ...................................................................39
Commandes fournisseurs.................................................................................38, 39
Configuration minimale ...........................................................................................12
Contrats ..................................................................................................................46
Convention d’utilisation d’EBP..................................................................................3
Corps du devis........................................................................................................30
Correcteur orthographique......................................................................................30
Création de dossier.................................................................................................16
D
DEEE................................................................................................................22, 32
Devis.......................................................................................................................29
Documents d’achats ...............................................................................................37
Documents de stock ...............................................................................................43
Dossier expert.........................................................................................................59
Duplication de documents.......................................................................................34
E
Echéanciers............................................................................................................59
Eco-contribution................................................................................................22, 32
Eco-taxe............................................................................................................22, 32
Ecran de travail.......................................................................................................17
Eléments.................................................................................................................20
En sommeil .......................................................................................................22, 44
Envoi par e-mail......................................................................................................35
Index
EBP Bâtiment 63
Etebac ....................................................................................................................52
F
Facture..............................................................................................................31, 40
Factures d'avancement...........................................................................................33
Fonctions avancées................................................................................................59
Fournitures..............................................................................................................21
G
Gestion des fenêtres...............................................................................................20
H
Historique client ......................................................................................................54
Historique fournisseur.............................................................................................54
I
Impression de documents.......................................................................................35
Initialisation du dossier ...........................................................................................18
Installation...............................................................................................................13
Internet....................................................................................................................61
Intervention.............................................................................................................49
Inventaire................................................................................................................43
L
Lancement du logiciel .............................................................................................14
M
Mailing clients / prospects.......................................................................................54
Main d’oeuvre .........................................................................................................21
Matériels .................................................................................................................21
Métrés...............................................................................................................24, 27
Modes de règlement .........................................................................................27, 28
Modifier un modèle .................................................................................................59
Mot de passe ..........................................................................................................20
Mouvements de stocks ...........................................................................................45
Multi tarif .................................................................................................................27
N
Nouveau devis ........................................................................................................29
O
Options d’affichage.................................................................................................19
Options du dossier..................................................................................................18
Ouvrages ................................................................................................................21
INDEX
64 EBP Bâtiment
P
Pied de devis ..........................................................................................................31
Planning..................................................................................................................48
Promotion ...............................................................................................................27
Prospects................................................................................................................26
R
Réapprovisionnement des stocks ...........................................................................39
Récéptionner ..........................................................................................................40
Règlement client .....................................................................................................51
Règlement fournisseur............................................................................................51
Regroupement de BL..............................................................................................34
Relances clients......................................................................................................59
Relances devis .......................................................................................................59
Remise en banque..................................................................................................52
Rendez-vous.....................................................................................................49, 50
Retenue de garantie ...............................................................................................33
S
Sauvegarde des données.................................................................................56, 61
SAV ........................................................................................................................46
Statistiques .............................................................................................................60
Stocks.....................................................................................................................42
Suivi de chantier ...............................................................................................35, 36
T
Tableau de bord......................................................................................................53
Temps Salaries.......................................................................................................37
Textes types ...........................................................................................................21
Transfert comptable..............................................................................................55, 56
Transfert de documents..........................................................................................34
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008
EBP Bar & Restaurant
Pour Windows® XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
EBP Bar & Restaurant 3
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents serveurs, à livrer les progiciels au
plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les
délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
4 EBP Bar & Restaurant
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
EBP Bar & Restaurant 5
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0 : Janvier 2008
EBP Bar & Restaurant 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bar & Restaurant et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
EBP Bar & Restaurant 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1 AVANT DE COMMENCER ........................................................................... 13
1.1 Accès au service technique ............................................................ 13
1.2 Présentation ..................................................................................... 14
1.3 Configuration requise ...................................................................... 14
1.4 Place disque nécessaire ................................................................. 14
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .................................................... 15
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant ....................................... 15
2.2 Installation réseau ........................................................................... 16
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? ................. 19
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ..................................................... 20
4.1 Comment activer le logiciel ? ......................................................... 21
4.2 Activation manuelle du logiciel ...................................................... 21
4.3 Evaluez une version après activation ............................................ 22
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ................... 23
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement ....................................................... 23
5.2 Etape 2 : Identification ..................................................................... 23
5.3 Etape 3 : Adresse ............................................................................. 23
5.4 Etape 4 : Contact .............................................................................. 24
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................... 24
5.6 Ecran de travail ................................................................................ 25
PRISE EN MAIN 27
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ........... 27
1.1 Les coordonnées de mon dossier .................................................. 27
1.2 Les préférences de mon dossier .................................................... 28
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? ...................................... 31
1.4 Les Serveurs ................................................................................... 32
1.5 Les modes de règlements ............................................................... 34
1.6 Les tables ......................................................................................... 35
1.7 Les commentaires cuisines ............................................................ 35
1.8 Les familles clients .......................................................................... 36
1.9 Les clients ........................................................................................ 37
1.10 Les rayons .................................................................................... 39
1.11 Les familles d’articles .................................................................. 40
1.12 Les articles .................................................................................... 42
1.13 Les banques ................................................................................. 45
1.14 Les fidélités clients ...................................................................... 46
TABLE DES MATIERES
10 EBP Bar & Restaurant
2 LA GESTION DES VENTES ........................................................................ 47
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes .................................................. 47
2.2 Les périphériques ............................................................................ 49
2.3 Préférences de fonctionnement du front office ............................ 49
2.4 Création d’un ticket ......................................................................... 51
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets ................................. 55
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin .................................. 55
2.7 La clôture de caisse ......................................................................... 56
2.8 La remise en banque ....................................................................... 57
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ................................................... 58
3.1 Liste des tickets de caisse .............................................................. 58
3.2 Historique clients ............................................................................. 59
3.3 Transfert en comptabilité ................................................................ 60
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................ 62
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ...................................................... 62
4.2 Comment sauvegarder ? ................................................................. 62
LES FONCTIONS AVANCEES 63
1 BACK OFFICE .............................................................................................. 63
1.1 Menu Dossier ................................................................................... 63
1.2 Menu Données ................................................................................. 63
1.3 Menu Ventes ..................................................................................... 63
1.4 Menu Achats ..................................................................................... 64
1.5 Menu Stock ....................................................................................... 65
1.6 Menu Opérations .............................................................................. 65
1.7 Menu Impressions ........................................................................... 66
1.8 Menu Outils ...................................................................................... 67
2 FRONT OFFICE ........................................................................................... 68
2.1 Menu Ventes ..................................................................................... 68
2.2 Menu Opérations .............................................................................. 68
2.3 Menu Caisse ..................................................................................... 69
2.4 Menu Outils ...................................................................................... 69
INDEX 70
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 11
INSTALLATION
12 EBP Bar & Restaurant
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 13
Installation
1 AVANT DE COMMENCER
1.1 Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
14 EBP Bar & Restaurant
1.2 Présentation
EBP Bar & Restaurant est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front
office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est
gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable
des données.
Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de
caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse,
et remise en banque.
1.3 Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour
Windows Vista) ;
Windows® XP(1) ou Vista(2) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2.
(2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits)
1.4 Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 15
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant
Remarque
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis sur EBP Bar
& Restaurant version Commerce de détail, pour accéder à la présentation et
à l’installation du produit.
3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Bar & Restaurant, la
procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes
une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer
(Back office + Front office, back office seul ou front office seul).
6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La
copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16).
7. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
INSTALLATION
16 EBP Bar & Restaurant
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2 Installation réseau
2.2.1 Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® Seven
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2 Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3 Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 17
2.2.4 Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les
PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun X:\PARTAGE
2.2.5 Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
18 EBP Bar & Restaurant
2.2.6 Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7 Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 19
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR &
RESTAURANT ?
Lancez le produit :
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône : ,
Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bar & Restaurant (Back
office) 14.1
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
Activer le logiciel.
INSTALLATION
20 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Bar & Restaurant reste
en version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Bar & Restaurant,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Bar & Restaurant REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation.
Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration
en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL en version
d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que
vous avez achetée (Commerce de détail) est la même que la version avec
laquelle vous avez créé votre dossier.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Bar & Restaurant 21
4.1 Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.2 Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
INSTALLATION
22 EBP Bar & Restaurant
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.3 Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Bar & Restaurant que celle que vous avez achetée.
Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 23
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou
l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le
disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique
recherchée (recherche intuitive).
5.2 Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur .
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII.
Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3 Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
24 EBP Bar & Restaurant
5.4 Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre
société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées
de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente
de la devise du dossier.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 25
5.6 Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus Barres d’outils
Tableau de bord : il donne, les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires
du jour, des 12 derniers mois, les
articles les plus vendus, les
paiements en retard et ceux à venir.
Volet de navigation : il se
décline en différents thèmes.
La majorité de ces thèmes se
composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant
aux autres, ils s'adaptent au
traitement en cours. Il peut
être désactivé par le menu
Affichage.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 27
Prise en main
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR &
RESTAURANT ?
1.1 Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la
fenêtre.
1.1.1 Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi
que l’emplacement du dossier.
1.1.2 Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
PRISE EN MAIN
28 EBP Bar & Restaurant
1.2 Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement
général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu
Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous
dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.2.1 Le bouton Articles
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et
une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou
TTC par défaut, par excès ou au plus juste.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés,
cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la
désignation de l’article.
1.2.2 Le bouton Pièces
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en
négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente
mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs.
Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente.
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou
TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable
puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA
page 31).
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 29
1.2.3 Le bouton Tiers
Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà
présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les
fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et
.
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés,
cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être calculé.
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez
modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans
le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera
indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients
ou fournisseurs.
1.2.4 Le bouton Comptabilité
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité
d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements
caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela,
cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous
devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les
écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable
pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la
liste de vos journaux en comptabilité.
1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes
comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront
proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous
n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront
repris lors du transfert comptable.
Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera
repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation
permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant
sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bar & Restaurant
Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte
doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine
+ la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles
clients.
1.2.6 Le bouton Caisse
Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez
l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de
vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et
d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée.
Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez
choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le
compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de
caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le
compte de caisse.
Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des
mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 31
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ?
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et
de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de
TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles
et dans les fiches articles.
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour
chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont
indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez
précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
, vous accédez au plan comptable de votre dossier.
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et
renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en
comptabilité.
Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si
c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes
comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
32 EBP Bar & Restaurant
1.4 Les Serveurs
Pour accéder à la liste des serveurs, sélectionnez la commande Serveurs du menu
Données.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des serveurs.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche
Serveurs proposée dans le front office est un condensé des informations du back
office.
1.4.1 Je crée une fiche Serveur
Vous souhaitez créer le Serveur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération,
cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code, le nom et le prénom du serveur, les autres zones
étant facultatives.
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du serveur dans
l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique
pour le contacter par e-mail.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 33
1.4.2 Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche Serveur est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères
précis.
Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors
supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le
bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la
liste des données dans laquelle vous êtes.
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bar & Restaurant
1.5 Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande
Modes de règlement du menu Données.
Remarque
Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous
n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à
créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur
la touche Inser.
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type
du règlement découle des traitements bien spécifiques,
Exemple
Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer
le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet
d’imprimer les chèques.
Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y
associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les
ventes comptoirs.
Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en
fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez
alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra
alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 35
1.6 Les tables
Pour accéder à la liste des tables, sélectionnez la commande Tables du menu
Données + Restauration.
Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
Précisez le nombre de place sur cette table. Cette précision permettra
d’attribuer automatiquement le nombre de couverts pour le ticket.
L’Etat de la table changera en fonction de l’évolution des tickets fait pour
celle-ci. Les différents états possibles sont : Libre, Niveau 1 à x et
Encaissement.
Afin de faciliter la création d’un groupe de table, depuis la liste des Tables, vous
trouverez dans le volet de navigation l’outil de Création multiple.
1.7 Les commentaires cuisines
Pour accéder à la liste des commentaires cuisine, sélectionnez la commande
Commentaires cuisine du menu Données + Restauration.
Pour créer un nouveau commentaire, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
L’option Choix multiple en saisie de vente permet de faire une multi
sélection dans un même commentaire cuisine.
Le bouton vous permet de composer le commentaire cuisine. Vous
pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans
la liste en cliquant sur les icônes et .
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bar & Restaurant
1.8 Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers +
Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des
statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous
pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille.
Remarque
Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les
Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier.
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez
les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit
s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 37
1.9 Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu
Données + Tiers.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client
proposée dans le front office est un condensé des informations du back office.
Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la
raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous
devez également saisir son code.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bar & Restaurant
1.9.1 Onglet Adresse
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre
client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez
rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas
contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez
sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
1.9.2 Onglet Compte
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des
paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous
avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier
le compte comptable proposé.
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si
vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant,
indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un
message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de
nouveaux tickets au nom de ce client.
1.9.3 Onglet Vente
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche
familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
1.9.4 Onglet Fidélité
Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option
Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous
avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30).
Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code
barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra
d’identifier votre client lors de son passage en caisse.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 39
La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la
carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page
30).
Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés
les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en
fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré.
Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette
information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en
proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire.
Procédez de la même manière pour créer tous vos clients.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
1.10 Les rayons
Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations /
Rayons du menu Données + Stock.
Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par
rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon.
Remarque
Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office.
Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou
appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé.
Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bar & Restaurant
1.11 Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille
d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de
regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et
surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles
sur les articles appartenant à ces familles.
Remarque
Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Entrées ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.11.1 Onglet Généralités
Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée.
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez
l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en
négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être
vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non
Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office.
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur
stock, cochez la case Hors Stock.
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au
Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors,
paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de
cette famille.
1.11.2 Onglet TVA / TPF
Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des
articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été
créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 41
1.11.3 Onglet Coefficients / Arrondis
Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont
été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser
pour chaque famille d’articles.
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui
peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC
pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet
article est arrondi sur le TTC.
Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le
bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour
chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous
pouvez, cependant, la modifier.
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de
vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.11.4 Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à
utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées
correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
page 29).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bar & Restaurant
1.12 Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles.
Remarque
Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Vous souhaitez créer l’article « Steack - Tartare ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique
de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le
cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer
les paramètres définis à l’article.
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article.
La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base,
d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la
création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de
stock.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 43
1.12.1 Onglet Tarifs
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant,
modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspondent
à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans
la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si
besoin est.
1.12.2 Onglet Composants
Vous pouvez déterminer le type d’article dans cet onglet : Menu, Composé ou
Forfait.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bar & Restaurant
1.12.3 Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité
La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée
dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre.
Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les
boutons articles dans l’écran de ventes.
1.12.4 Restauration
Pour un article donné vous allez pouvoir associer des commentaires cuisine. Par
exemple, la cuisson pour une viande ou un parfum pour un dessert.
Indiquez également sur quelle imprimante sera envoyé l’article lors des envois en
cuisine.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 45
1.13 Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu
Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en
banque.
Remarque
Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc
pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques
dans le back office.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la
banque pour un maximum de clarté et le libellé.
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre
banque.
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez
récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bar & Restaurant
1.14 Les fidélités clients
Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités
client du menu Données.
Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches
de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de
passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain.
Remarque
Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser et indiquez un libellé.
L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte
lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la
fiche de fidélité seront appliqués.
Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque
ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des
points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre
de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de
passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé.
Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un
article offert ou une remise sur le CA cumulé).
Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches
que vous avez de seuils.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 47
2 LA GESTION DES VENTES
Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs
types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les
préférences de fonctionnement de votre front office.
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes
2.1.1 Application d’un thème
L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le
menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des
vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse,
Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un
des thèmes proposés par défaut.
Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de
l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les
vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages.
Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème.
Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bar & Restaurant
2.1.2 Paramétrage classique et paramétrage avancé
Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos
attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons
différentes :
Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons
dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les
familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique
et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On
parle alors de paramétrage classique.
Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon
plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton
de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter
(Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des
articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé.
Exemple
Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille
A et cette famille est rattachée à l’article A.
Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans
l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le
bouton de la famille A.
En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir
le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas
obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez
aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou
même à aucun rayon et à aucune famille.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 49
2.2 Les périphériques
Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de
déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement.
Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous
souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone
Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur
port COM ou Périphérique OPOS.
Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez
le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante.
Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS
que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la
même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la
classe Afficheur.
Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en
ligne grâce à la touche F1.
2.3 Préférences de fonctionnement du front office
Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
2.3.1 Onglet Numérotation des pièces / Fidélité
Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée.
Exemple
Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bar & Restaurant
Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur
deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket.
Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket
soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du
jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la
date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier
ticket sera alors numéroté 701020001.
De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours
puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième
partie du numéro recommence à 0001.
2.3.2 Onglet Caisse
La Gestion des tables permet de sélectionner la table sur laquelle sera
saisi le ticket.
Dans le cas où la gestion des serveurs est activée, le timer, permet de
verrouiller l’écran des tables au bout du temps indiqué.
Une option permet la gestion des serveurs pour chaque nouvelle vente
Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier
tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès
que vous cliquerez dans une zone de saisie.
Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui
sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de
client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client.
2.3.3 Onglet Règlements
Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de
règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple,
si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il
n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du
règlement.
L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture
d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement
Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une
différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel)
et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 51
2.3.4 Onglet Impressions
Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la
facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle.
De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les
chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez
les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket.
2.3.5 Onglet Imprimantes Cuisine
• Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante Cuisine les
envois en cuisine doivent être imprimé et à partir de quel modèle.
2.3.6 Onglet Périphériques
• Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de
Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur
quel périphérique ils sont connectés.
2.4 Création d’un ticket
Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Prendre une commande.
2.4.1 Composition du ticket
Afin de faire suivre les plats convenablement tout au long du repas, le ticket devra
se découper en différents A suivre. Vous ajouterez, grâce à la fonction de caisse A
suivre, autant de niveau que nécessaires.
2.4.2 Saisie des articles
Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités :
Saisir le code article au clavier,
Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article,
Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles,
Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles.
Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le
ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton
Qté ou P.U. de ce même pavé.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bar & Restaurant
Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué
dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet
Ventes page 49). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en
cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse.
2.4.3 Le menu
2.4.3.1 Saisie d’un menu
La sélection d’un article de type menu ouvre un assistant qui vous permet de
sélectionner chaque plat dans chaque niveau.
Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de naviguer dans l’assistant.
2.4.3.2 Modification d’un menu
Au cours du repas un menu peut être modifié ou complété. Pour cela vous
disposez, dans les fonctions de caisse, du bouton Modifier Menu.
L’assistant de saisi du menu sera alors proposé.
2.4.4 Envoyer la suite
La fonction de caisse Envoyer la suite vous permet d’envoyer en cuisine les plats
qui seront à servir.
A chaque Envoyer la suite, l’Etat de la table est modifié.
2.4.5 Les vues
Deux manières de voir le ticket sont proposées : la vue cuisine et la vue ticket.
• La vue Cuisine permet de visualiser le ticket avec les différents niveaux A
suivre découpant le repas. Cette vue fait également ressortir l’ensemble
des commentaires cuisines.
De plus, dans cette vue, seul les plats composants un menu sont
mentionnés. L’article menu en lui-même ne ressort pas.
• La vue Ticket permet de visualiser le ticket dans l’état où il sera imprimé
au client. De ce fait, les différents A suivre ne sont pas mentionnés ainsi
que les commentaires cuisine.
De plus, c’est sur cette vue que l’article menu sera mentionné.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 53
2.4.6 Règlement du ticket
2.4.6.1 Le règlement simple
Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités :
Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou
Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la
vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de
cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket.
Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option
Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 51), à la validation de
la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque,
Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de
règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le
bouton Règlements dans cette même vue.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bar & Restaurant
Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour
l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des
tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets.
2.4.6.2 Le partage de notes
Pour régler un ticket, vous avez la possibilité de procéder au partage de note. Vous
disposez du bouton Partage que vous trouvez dans l’écran des règlements.
Cette option permet de sélectionner les plats à régler pour chaque convive. Il est
également possible de réaliser un Multi-règlement dans le partage de note.
2.4.7 La note
Le bouton Note vous permet d’imprimer une note reprenant le montant global du
ticket, la ou les TVA figurant dans le ticket ainsi que le nombre de repas concernés
par le ticket.
Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez
l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 55
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets
Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du
menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur
une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par
taux de TVA.
Indiquez la période d’impression à prendre en compte.
Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon
différentes périodicités.
Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le
bouton Paramétrer.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui
vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton
Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier.
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin
Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées :
Activité du restaurant par tranche horaire,
Activité du restaurant par serveur,
Résultat des ventes,
Statistiques de ventes par tarif,
Graphique Restauration.
Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions
+ Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez
imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu.
Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont
indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles
retournés, le nombre d’articles offerts…
Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bar & Restaurant
2.7 La clôture de caisse
La clôture de caisse a pour conséquences :
La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront
plus être supprimés,
La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des
règlements en espèces,
La clôture des mouvements de caisse,
La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes
bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde
antérieur.
Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse.
Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates
auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements.
Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression :
Imprimante ou Imprimante ticket.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture.
Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des
montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2
Onglet Caisse page 50), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les
montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires,
Chèques et Tickets restaurant.
Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez
sur Oui.
Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez
à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 57
2.8 La remise en banque
La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à
l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque,
vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse +
Mouvements de caisse.
Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements
de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En
effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque
automatiquement.
2.8.1 Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant
Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket
restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations.
Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés.
Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous
souhaitez remettre qu’un type de règlement.
Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la
remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez
pas valider la remise en banque.
Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton
OK.
Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en
banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message
demande de confirmer la remise en banque. Confirmez.
2.8.2 Des règlements de type Carte bancaire
Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise
en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner
dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise
en banque.
Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été
clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces
règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour
éditer le bordereau de remise en banque.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bar & Restaurant
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE
3.1 Liste des tickets de caisse
Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette
liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur
l’onglet Tickets de caisse.
Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées
dans le front office.
En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous
pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps,
apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le
règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte.
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 59
3.2 Historique clients
Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers +
Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet
Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au
client.
Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce
dans le volet de navigation.
Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté.
PRISE EN MAIN
60 EBP Bar & Restaurant
3.3 Transfert en comptabilité
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets
de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse.
3.3.1 Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP
Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte
contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de
Comptabilité.
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les
utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors
envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture
du dossier comptable.
3.3.2 Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer
différents éléments :
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques,
Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier +
Propriétés + Préférences,
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton
Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP
Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité.
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous
les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet
intervalle seront transférés.
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité
(Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse).
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 61
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer
cette option).
Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option
Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients
seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche,
vous perdez tout le détail de ces comptes.
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande
EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour
effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du
traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
PRISE EN MAIN
62 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire
de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de
préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des
lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
4.2 Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix
simultanés possibles).
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre
dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de
vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un
partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
Back office
EBP Bar & Restaurant 63
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Bar & Restaurant. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez
sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1 BACK OFFICE
1.1 Menu Dossier
1.1.1 La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne,
mot clé Recopie).
1.1.2 Les utilisateurs
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie
des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
1.2 Menu Données
1.2.1 Onglet Restauration
Cette fonctionnalité permet de gérer la création des tables et des commentaires
cuisines.
1.3 Menu Ventes
1.3.1 L’état des devis
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de
validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et
Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque
LES FONCTIONS AVANCEES
64 EBP Bar & Restaurant
état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par
les relances devis.
1.3.2 La recherche sur un N° de série
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui
peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible
d’effectuer des recherches.
1.3.3 Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en
reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances
commandes clients).
1.3.4 Les factures d’acompte
Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la
réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un
règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non
générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte).
1.4 Menu Achats
1.4.1 La recherche des articles par référence fournisseur
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un
critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre
que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de
retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce.
1.4.2 Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les
articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé
Réapprovisionnement).
Back office
EBP Bar & Restaurant 65
1.5 Menu Stock
1.5.1 La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
1.6 Menu Opérations
1.6.1 Les écarts de règlement
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par
exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de
règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements).
1.6.2 Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en
retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
LES FONCTIONS AVANCEES
66 EBP Bar & Restaurant
1.7 Menu Impressions
1.7.1 Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos
clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
1.7.2 L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou
un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes
par client).
1.7.3 Les statistiques
Dans le logiciel EBP Bar & Restaurant, vous pouvez éditer différents états
concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients
et fournisseurs.
1.7.4 Les relevés de factures
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées.
En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le
souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Back office
EBP Bar & Restaurant 67
1.8 Menu Outils
1.8.1 Les champs personnalisés
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez
renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou serveurs (aide en ligne,
mot clé Champs personnalisés).
1.8.2 L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous,
vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher
l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisis dans
Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda).
1.8.3 Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs).
Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la
fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
LES FONCTIONS AVANCEES
68 EBP Bar & Restaurant
2 FRONT OFFICE
2.1 Menu Ventes
2.1.1 Génération d’une facture
Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des
factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant
l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de
la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une
facture sera alors générée dans le back office.
2.2 Menu Opérations
2.2.1 Saisie des règlements
Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de
saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit
(aide en ligne, mot clé Règlements).
2.2.2 Regroupement de tickets
Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les
clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement
de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des
ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement).
Front office
EBP Bar & Restaurant 69
2.3 Menu Caisse
2.3.1 Fond de caisse
Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant
les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en
ligne, mot clé Fond de caisse).
2.3.2 Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de
caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements).
2.4 Menu Outils
2.4.1 Raccourcis clavier
Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de
ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez
également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé
Raccourcis clavier).
2.4.2 Paramétrage des modèles de ticket
Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez
paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en
ligne, mot clé Editeur).
Index
A
Activer ..................................................................................................................... 21
Activité .................................................................................................................... 52
Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27
Agenda ................................................................................................................... 81
Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................... 7
Article ...................................................................................................................... 41
Articles collectifs ..................................................................................................... 62
Assistance technique .............................................................................................. 13
B
Banque ................................................................................................................... 43
C
Champ personnalisé ............................................................................................... 81
Chiffre d’affaires ...................................................................................................... 52
Civilités ................................................................................................................... 29
Client....................................................................................................................... 36
Client bloqué ........................................................................................................... 37
Clôture de caisse .................................................................................................... 53
Codification automatique ........................................................................................ 28
Collectifs ................................................................................................................. 62
Collection ................................................................................................................ 61
Combinaison ........................................................................................................... 62
Commercial ............................................................................................................. 32
Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28
Configuration requise .............................................................................................. 14
Contact de la société ........................................................................................ 24, 27
Coordonnées .......................................................................................................... 27
Courriers ................................................................................................................. 80
Création de dossier ................................................................................................. 23
D
DEB ........................................................................................................................ 79
Déclaration .............................................................................................................. 49
Dépôt ...................................................................................................................... 70
Devise du dossier ................................................................................................... 24
Index
EBP Bar & Restaurant 71
E
Ecart de règlement ................................................................................................. 79
E-mail EBP ............................................................................................................. 13
Encours maximum .................................................................................................. 37
Evaluation ............................................................................................................... 20
Exportation .............................................................................................................. 81
F
Famille articles ........................................................................................................ 39
Familles clients ....................................................................................................... 35
Fichier texte ............................................................................................................ 57
Fidélité .................................................................................................................... 30
Fidélités clients ....................................................................................................... 44
G
Gammes ................................................................................................................. 59
H
Historique des clients .............................................................................................. 55
Historique des ventes ............................................................................................. 80
I
Identification de la société ....................................................................................... 27
Importation .............................................................................................................. 81
Installation monoposte ............................................................................................ 15
J
Journal des tickets .................................................................................................. 52
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 19
Lettre de relance ..................................................................................................... 79
Lettres types ........................................................................................................... 80
Lisezmoi.txt ............................................................................................................... 7
Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55
INDEX
72 EBP Bar & Restaurant
M
Magasin .................................................................................................................. 52
Mise à jour des tarifs ............................................................................................... 79
Mode de règlement ................................................................................................. 34
Montants en caisse ................................................................................................. 49
Mot de passe .......................................................................................................... 27
Multi-dépôt .............................................................................................................. 70
N
NAF .................................................................................................................. 23, 27
NII ..................................................................................................................... 23, 27
Nouveau dossier ..................................................................................................... 23
Numérotation des pièces ........................................................................................ 48
O
Oxatis...................................................................................................................... 81
P
Paramétrage avancé .............................................................................................. 46
Paramétrage classique ........................................................................................... 46
Paramétrage des taux de TVA ................................................................................ 31
Périphérique ........................................................................................................... 47
Préférences du dossier ........................................................................................... 28
Promotion ............................................................................................................... 78
Protocoles validés ................................................................................................... 16
R
Racines de comptes ............................................................................................... 29
Rayon ..................................................................................................................... 38
Réapprovisionnement ....................................................................................... 78, 79
Recopie ................................................................................................................... 77
Regroupement ........................................................................................................ 82
Relance ................................................................................................................... 79
Relances commandes clients ................................................................................. 78
Relevés de factures ................................................................................................ 80
Remise en banque .................................................................................................. 54
Réseaux validés ..................................................................................................... 16
Index
EBP Bar & Restaurant 73
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 75
Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13
Service technique (téléphone) ................................................................................ 13
Statistiques ............................................................................................................. 80
Synthèse ................................................................................................................. 69
T
Téléphone EBP ....................................................................................................... 13
Thème..................................................................................................................... 45
Ticket ...................................................................................................................... 50
Transfert comptable ................................................................................................ 57
U
Utilisateurs .............................................................................................................. 77
NOTES
74 EBP Bar & Restaurant
Notes
Notes
Notes
Auto-entrepreneur Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
8 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 9
Table des matières INSTALLATION .....................................................................................................11
1. AVANT DE COMMENCER.................................................................................11
1.1. Accès au service technique..........................................................................11
1.2. Configuration minimale conseillée................................................................11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.......................................................12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?...........................................................13
4.1. Version d’évaluation.....................................................................................13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................................13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ..............................................................15
6. ECRAN DE TRAVAIL .........................................................................................15 PRISE EN MAIN.....................................................................................................16
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ......................................................16
1.1. Les options à remplir dès maintenant...........................................................16
1.2. Les autres options........................................................................................16
1.3. Gestion des fenêtres ....................................................................................17
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?...................................................................17
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?.....................................................................17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................18
4.1. L'en-tête du devis.........................................................................................18
4.2. Le corps .......................................................................................................18
4.3. Le pied .........................................................................................................19
4.4. La liste des devis..........................................................................................19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ..............................................................20
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ..........................21
6.1. Transfert de documents ...............................................................................21
6.2. Duplication ...................................................................................................21
INSTALLATION 10 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?...................................21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?.................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................22
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? .............................................................23
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?.............................................................23
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?........................................................................24
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?...................................................................................24
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................................25 LES FONCTIONS AVANCEES..............................................................................26
1. LE TABLEAU DE BORD.....................................................................................26
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................26
2.1. Création du barème......................................................................................27
2.2. Utilisation du barème éco-contribution .........................................................27
3. HISTORIQUE DES VENTES..............................................................................28
4. LES ECHEANCIERS..........................................................................................28
5. LES STATISTIQUES ..........................................................................................28
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .......................................................29
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ......................29 INDEX.....................................................................................................................31
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 11
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
INSTALLATION 12 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-Entrepreneur Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
Comment lancer mon logiciel ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 13
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
INSTALLATION 14 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Comment créer mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 15
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Menus
Barre de navigation
PRISE EN MAIN 16 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
Comment créer un article ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 17
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s.
PRISE EN MAIN 18 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entête,
le corps
le pied.
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :
Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
Comment saisir un devis ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 19
4.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
PRISE EN MAIN 20 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 21
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous
2. sélectionner le document initial
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche.
PRISE EN MAIN 22 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.
Comment saisir une Recette ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 23
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses.
PRISE EN MAIN 24 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 25
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients ;
Les meilleurs articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
La Gestion de l’éco-contribution EBP Auto-Entrepreneur Pratic 27
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
3. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
du menu Ventes - Règlements – Échéanciers,
du menu Règlements - Clients – Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
5. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
Comment archiver mes données ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 29
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.
LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Index EBP Auto-Entrepreneur Pratic 31
Index
AAccès au service technique ....................................................................................11 Acompte..................................................................................................................22 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic....................................................................7 Archivage................................................................................................................29 Articles..............................................................................................................16, 17 BBarème eco-contribution.........................................................................................26 CCharges sociales ....................................................................................................24 Clients.....................................................................................................................17 Code d'activation ....................................................................................................13 Configuration minimale ...........................................................................................11 Corps du devis........................................................................................................18 Création de dossier.................................................................................................15 DDépenses................................................................................................................23 Devis.......................................................................................................................18 Duplication de documents.......................................................................................21 EEchéances..............................................................................................................28 Echéancier..............................................................................................................28 Eco-contribution......................................................................................................26 Ecran de travail.......................................................................................................15 e-mail......................................................................................................................21 FFacture....................................................................................................................20 Facture d’acompte..................................................................................................22 Fonctions avancées................................................................................................26 GGestion des fenêtres...............................................................................................17
INDEX 32 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
HHistorique clients ..............................................................................................19, 28 Historique eco-contribution .....................................................................................27 IImpôts.....................................................................................................................24 Imprimer..................................................................................................................24 Initialisation du dossier ...........................................................................................16 Installation...............................................................................................................12 JJournal des événements.........................................................................................29 LLancement du logiciel .............................................................................................13 Livre des recettes ...................................................................................................24 MMot de passe ..........................................................................................................16 NNouveau devis........................................................................................................18 Nouvelle Facture.....................................................................................................20 Numerotation ..........................................................................................................16 OOptions du dossier..................................................................................................16 PPied de devis ..........................................................................................................19 Prospects................................................................................................................17 RRecettes..................................................................................................................23 Registre des achats ................................................................................................24 Règlement ..............................................................................................................22 SSauvegarde ............................................................................................................25 Statistiques .............................................................................................................28 TTableau de bord......................................................................................................26 Tarif article..............................................................................................................17
Transfert de documents..........................................................................................21
Assistants en Droit
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2006 EBP Informatique, édition Juin 2008
Convention d’Utilisation d’EBP
PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL
DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
Félicitations !
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votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
La gamme des Assistants en Droit est composée de véritables bibliothèques
d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression
de lettres répondant à une situation juridique particulière.
Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne
requiert pas de connaissances techniques préalables.
La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes
:
Droits du Particulier,
Droit des Sociétés Pratic,
Droit du Travail Pratic,
Droit des Affaires Pratic,
Droit Immobilier Pratic.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide générale
composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans
l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation
du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
Les assistants en Droit 9
Tables des matières
INSTALLATION 10
1. AVANT DE COMMENCER 10
1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10
1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12
4. PRESENTION GENERALE 13
4.1. L’écran de travail ...................................................................................13
4.2. Les barres..............................................................................................14
4.3. La vue Bibliothèque ...............................................................................15
4.4. La vue Document...................................................................................18
REALISATION D’UNE LETTRE 19
1. ETAPES A SUIVRE 19
2. L’ACTE-TYPE 20
2.1. Le texte constant ...................................................................................20
2.2. Les zones réservées..............................................................................20
2.3. Les parties à compléter .........................................................................20
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20
3. L’EDITEUR DE TEXTE 21
3.1. Choix de l’éditeur ...................................................................................21
3.2. Utilisation de Microsoft Word..............................................................21
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE 21
4.1. Les onglets ............................................................................................21
4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22
4.3. Recherche /Remplace dans le texte......................................................22
4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23
4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26
4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27
INDEX 29
INSTALLATION
10 Les assistants en Droit
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Assistance pendant un mois
Pendant un mois, à compter de la date d'achat du logiciel, EBP met à votre
disposition une ligne téléphonique pour les problèmes de démarrage et
d'installation que vous pourriez rencontrer.
Pour y accéder, composez-le : 01 34 94 80 26
Du lundi au vendredi : 10 h à 12 h
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista),
Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1*
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Espace disque libre : 500 Mo
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
Remarque
Windows® XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
* Windows Vista version 32 bits
1.3. Enregistrement par Internet
Si vous désirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur
WWW.ebp.com/enr, avant d’installer votre assistant.
Comment installer mon logiciel ?
Les assistants en Droit 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement si l’autorun de votre système est actif. Dans le cas
contraire, cliquez sur le menu et sélectionnez Exécuter.
Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité
de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produit pour accéder à la présentation
et à l’installation des produits EBP.
3. Sélectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit :
les caractéristiques générales du produit s’affichent alors.
4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procédure d’installation du
produit.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Utilisez les boutons Suivant pour
passer d’une étape à une autre et cliquez sur Précédent afin de revenir aux
étapes précédentes.
5. L’accord de licence doit être lu et accepté pour installer le logiciel. Cliquez sur
Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention à respecter
majuscules et minuscules comme indiqué sur votre carton de licence EBP.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre répertoire
et/ou une autre unité.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de conserver l’option Installation
complète.
9. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme
EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre
Dossier Programme.
INSTALLATION
12 Les assistants en Droit
10. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, lorsque vous validez l’installation démarre.
11. La dernière étape vous permet de lancer directement le logiciel après
installation.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du logiciel, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus.
Le logiciel peut également être lancé par + Programmes + EBP +
Les assistants en Droit.
Présention générale
Les assistants en Droit 13
4. PRESENTION GENERALE
4.1. L’écran de travail
2. Les barres d’outils
Nom de la bibliothèque courante
3. Barre d’état
4. Vue Bibliothèque composée
des onglets Sommaire,
Recherche et Signet.
5. Vue Document
composée des
onglets Guide et
Acte-type
1. La barre de Raccourcis : chaque icône
de la vue EBP correspond à une
bibliothèque de la gamme des assistants en
droit d’EBP et permet d’activer la
bibliothèque de votre choix.
INSTALLATION
14 Les assistants en Droit
4.2. Les barres
4.2.1. La barre de raccourcis
Cette barre est composée de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue
pour obtenir les icônes qu’elle contient.
La vue EBP donne accès aux bibliothèques juridiques. Leur nombre dépend du
nombre d’assistant que vous possédez.
La vue Outils donne accès aux options du logiciel, à l’explorateur et à Interne
Explorer (s’il est installé).
La vue MS Office donne accès aux applications de MS Office (Word, Excel, …)
si elles sont installées.
4.2.2. Les barres d’outils
La barre Format
Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,…).
La barre Standard
Cette barre permet de gérer vos documents et vos lettres.
Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un
raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué.
4.2.3. La barre d’état
Cette barre affiche des messages d’aide et d’état concernant votre clavier ou la
zone courante.
Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le
menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous
pouvez déterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non
s’afficher par défaut.
Présention générale
Les assistants en Droit 15
4.3. La vue Bibliothèque
Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient
tous les documents d’un assistant juridique.
4.3.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?
Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de raccourcis en cliquant sur
l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base
de donnée.
Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à
l’écran.
La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu
Fenêtre.
4.3.2. Le sommaire
Présentation du sommaire
Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :
les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.
les documents, représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes
remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.
Déplacement rapide dans le sommaire
Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier
Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le
livre sélectionné :
+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
- cache tous les niveaux inférieurs
* affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre
pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.
INSTALLATION
16 Les assistants en Droit
4.3.3. Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez
l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton
Rechercher.
La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront
affichés :
Cliquez sur le document qui vous intéresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez
directement sur le nom du document.
Présention générale
Les assistants en Droit 17
4.3.4. Les signets de la bibliothèque
Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.
Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et
d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et
cliquez sur le bouton Ajouter.
Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le
bouton Aller à. La vue Document est automatiquement mise à jour.
INSTALLATION
18 Les assistants en Droit
4.4. La vue Document
Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est
automatiquement mise à jour.
4.4.1. Guide d’un document
L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre
la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez
également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils.
4.4.2. Acte type d’un document
L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous
pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation
d’une lettre).
Remarque
Les actes-types et les guides sont modifiables.
Etapes à suivre
Les assistants en Droit 19
REALISATION D’UNE LETTRE
1. ETAPES A SUIVRE
Pour réaliser votre lettre à partir d’un acte-type, suivez les étapes ci-dessous :
1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 15), l’acte-type qui doit vous servir
de modèle,
2. Cliquer sur l’icône de la barre Standard (voir page 14) : la fenêtre de
l’éditeur de texte par défaut (voir page 21) s’ouvre avec une copie de la lettretype
(voir page 20),
3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 23),
4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page 26),
5. Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre (voir page 27
),
6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27),
7. Lancez l’impression (voir page 27).
REALISATION D’UNE LETTRE
20 Les assistants en Droit
2. L’ACTE-TYPE
L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est
composée de quatre types de données différents :
2.1. Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette
assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou
par un associé.
2.2. Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé)
(adresse)
2.3. Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase :
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ...
(lieu).
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien
faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la
présente.
L’éditeur de texte
Les assistants en Droit 21
3. L’EDITEUR DE TEXTE
Pour réaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met à votre disposition
deux éditeurs de texte :
Un éditeur interne,
Microsoft Word .
3.1. Choix de l’éditeur
Pour choisir l’éditeur, activez le menu Outils + Options.
Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez
(il permet d’effectuer des mises en forme plus poussée) ou décochez l’option si
vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser
l’éditeur interne).
3.2. Utilisation de Microsoft Word
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel
d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft.
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE
La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et
Pieds.
4.1. Les onglets
Les onglets Entête et Pieds servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se
répètera sur toutes les pages de votre lettre.
L’onglet Corps reçoit la copie de l’acte-type et permet de définir la lettre elle-même.
Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le
menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors
en grisé.
Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en
renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante
(voir page 18).
REALISATION D’UNE LETTRE
22 Les assistants en Droit
4.2. Les pages de la lettre
Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un
certain type d’affichage à partir du menu Affichage.
4.2.1. Le mode Normal
Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de
pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression.
4.2.2. Le mode Page
Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de
visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous
visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la
fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page.
4.2.3. Déplacement de page en page
Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante
/Page précédente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + .
4.3. Recherche /Remplace dans le texte
La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est
accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F.
La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre.
Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier
Ctrl + R.
Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu
Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot
en mot recherché.
La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements
à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 23
4.4. Mise en forme du texte
4.4.1. Déplacement dans le texte
pour aller en début de ligne
Fin pour aller en fin de ligne.
Ctrl + pour aller en début de texte
Ctrl + Fin pour aller en fin de texte.
Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot
4.4.2. Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de tout le texte
Ctrl + A
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en
restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte.
Sélection d’un tableau
Utilisez la commande Sélectionner le tableau du menu Edition.
4.4.3. Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie
que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en
décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la
touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
REALISATION D’UNE LETTRE
24 Les assistants en Droit
Retour à la ligne
Retour à la ligne avec fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de
paragraphe.
Retour à la ligne simple
La combinaison de touches + Entrée permet d’appliquer un retour à la
ligne sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe
(encadrement, fond, alignement, ...).
Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne
d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de
ligne et faites un ou deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne
vierge et appuyez sur Suppr.
4.4.4. Déplacement /Copie de paragraphe
Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
1. Sélectionnez le texte,
2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier
Ctrl + X.
3. Placez le curseur à l’endroit désiré,
4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier
Ctrl + V.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection
à déplacer à l’emplacement souhaité.
La copie de texte correspond à un Copier/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl +
C. Ensuite voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche
Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité.
4.4.5. Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de
fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 25
Attributs de paragraphe
Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation,
alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de
paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d’outils Format propose
quelques raccourcis icônes.
4.4.6. Bordure de paragraphe
Encadrement
La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure.
Le bouton encadre chacun des paragraphes
sélectionnés.
L’icône encadre le contour de la sélection.
Trame
La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le
pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie.
Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame,
avant de valider avec OK.
REALISATION D’UNE LETTRE
26 Les assistants en Droit
4.4.7. Annulation ou répétition d’une fonction
Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu
Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z.
4.4.8. Insertion dans le texte
Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une
image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte
ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP.
4.4.9. Correcteur orthographique
Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur
orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7.
Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci
peut être incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut
aussi ne pas exister dans le dictionnaire.
Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre :
1. Ajouter le mot au dictionnaire.
Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au
prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté.
2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots,
Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si
vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot).
4.5. Mise en forme de la page
Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier le format de la page, les
marges d’impression et l’orientation du papier (Portrait ou Paysage).
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 27
4.6. Suivi de la lettre
4.6.1. Enregistrement de la lettre
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la
conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci
clavier Ctrl + S.
Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF
dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM
FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre
répertoire (par exemple MES DOCUMENTS).
Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre
puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
4.6.2. Aperçu écran de la lettre
Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran
la disposition qu’aura votre texte dans la page.
Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu.
4.6.3. Impression de la lettre
Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci
clavier Ctrl + P pour lancer l’impression.
4.6.4. Fermeture de l’éditeur
Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix.
REALISATION D’UNE LETTRE
28 Les assistants en Droit
4.6.5. Ouvrir une lettre
Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci
clavier Ctrl + O et choisissez la lettre.
4.6.6. Créer une lettre de A à Z
Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un
acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le
raccourci clavier Ctrl + N.
Index
Les assistants en Droit 29
INDEX
A
Acte-type....................................................................................................... 19, 21
Affichage Entête/Pied ......................................................................................... 23
Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7
Aperçu écran de la lettre..................................................................................... 28
Assistant
Ouvrir un ......................................................................................................... 16
Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26
Attributs de texte................................................................................................. 25
B
Barre de raccourcis............................................................................................. 15
Bibliothèque........................................................................................................ 16
C
Configuration minimale ....................................................................................... 11
Contour............................................................................................................... 26
Copie de texte..................................................................................................... 25
Correcteur orthographique.................................................................................. 27
D
Défaire une fonction............................................................................................ 27
Déplacement dans le sommaire ......................................................................... 16
Déplacement dans le texte ................................................................................. 24
Déplacement de page en page........................................................................... 23
Déplacement de texte......................................................................................... 25
Développement du sommaire............................................................................. 16
Dictionnaire......................................................................................................... 27
Document ........................................................................................................... 19
E
Encadrement ...................................................................................................... 26
Enregistrement par Internet ................................................................................ 11
Entête de page ................................................................................................... 22
INDEX
30 Les assistants en Droit
F
Fermer une fenêtre............................................................................................. 28
Fin de ligne ......................................................................................................... 24
Fin de texte......................................................................................................... 24
Fond ................................................................................................................... 26
G
Guide .................................................................................................................. 19
I
Impression de la lettre ........................................................................................ 28
Insertion d’image ................................................................................................ 27
Insertion de tableau ............................................................................................ 27
Insertion de texte ................................................................................................ 27
Installation........................................................................................................... 12
Internet................................................................................................................ 11
L
Lettre
Enregistrer....................................................................................................... 28
Imprimer .......................................................................................................... 28
Modifier ........................................................................................................... 29
Ligne pointillée.................................................................................................... 23
Ligne vierge ........................................................................................................ 25
M
Mode Normal ...................................................................................................... 23
Mode Page ......................................................................................................... 23
Modifier une lettre............................................................................................... 29
O
Orthographe (correction)..................................................................................... 27
Ouvrir une bibliothèque....................................................................................... 16
Ouvrir une lettre.................................................................................................. 29
P
Paragraphe
Attributs........................................................................................................... 26
Pied de page....................................................................................................... 22
R
Réaliser sa lettre................................................................................................. 20
Recherche d’un mot............................................................................................ 17
Index
Les assistants en Droit 31
Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23
Répertoire d’installation ...................................................................................... 12
Répéter une fonction .......................................................................................... 27
Retour à la ligne.................................................................................................. 25
S
Saisie de texte .................................................................................................... 24
Sélection d’une partie ......................................................................................... 24
Sélection de mot ................................................................................................. 24
Sélection de tableau ........................................................................................... 24
Sélection de tout le texte..................................................................................... 24
Signet ................................................................................................................. 18
Sommaire ........................................................................................................... 16
Suppression de texte .......................................................................................... 24
Symbole
Insertion .......................................................................................................... 27
T
Tableau
Insertion .......................................................................................................... 27
Sélection ......................................................................................................... 24
Texte
Attributs........................................................................................................... 26
Copie............................................................................................................... 25
Déplacement ................................................................................................... 25
Insertion .......................................................................................................... 27
Saisie .............................................................................................................. 24
Suppression .................................................................................................... 24
Trame ................................................................................................................. 26
EBP Agence
Immobilière 3
Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
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strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau
x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP.
Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes
détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence
Immobilière ou Sommaire et index du menu ?.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
EBP Agence Immobilière 3 7
TABLE DES MATIERES
AVANT DE COMMENCER 11
1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11
1.1. Accès.....................................................................................................11
1.2. Horaires .................................................................................................11
2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12
2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15
5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15
6. L’AIDE 15
INSTALLATION ET LANCEMENT 17
1. INSTALLATION MONOPOSTE 17
2. INSTALLATION EN RESEAU 18
2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18
2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19
2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21
2.7. Mises à jour et nouvelles versions.........................................................21
2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21
3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22
4. CODE DE DEBRIDAGE 22
5. VERSIONS DISPONIBLES 23
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER 23
8 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION 24
1. PRESENTATION 24
2. LES BARRE D'OUTILS 24
3. LA BARRE OUTLOOK 28
4. LA BARRE D’ETAT 29
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30
6. LA GESTION DES FENETRES 31
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34
PRISE EN MAIN 35
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36
2.1. Les options du dossier...........................................................................36
2.2. Les informations société........................................................................37
2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38
2.4. Les autres options .................................................................................39
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41
3.1. Les données obligatoires.......................................................................41
3.2. Les autres paramètres...........................................................................44
CREER SES PREMIERS VENDEURS 45
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46
2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46
2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52
4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53
4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54
4.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................54
EBP Agence Immobilière 3 9
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 57
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58
2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58
2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60
3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61
3.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................62
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS 63
1. PRESENTATION 63
2. FICHE VENDEUR 64
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65
2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67
3. FICHE ACQUEREUR 68
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70
4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70
4.2. La transaction ........................................................................................71
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73
6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74
TRAITEMENTS PARTICULIERS 76
1. FAIRE DES DIAPORAMA 76
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76
1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 79
10 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80
4. PREPARER LES MAILINGS 83
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT 84
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88
AUTRES TRAITEMENTS 90
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91
INDEX 93
Assistance technique
EBP Agence Immobilière 3 11
AVANT DE COMMENCER
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
1.1. Accès
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique .
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:
utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de
demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une
attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de
surseoir à votre demande en connaissance de cause.
01 34 94 20 00
exposez votre problème par e-mail
immobilier.support@ebp.com
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
AVANT DE COMMENCER
12 EBP Agence Immobilière 3
2. PRESENTATION DU LOGICIEL
2.1. Caractéristiques générales
EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est
de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires
confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples.
Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et
les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à
mesure.
Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données.
A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles
exigences des clients.
Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier
et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions.
L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres
documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple
copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les
documents proposés par défaut dans le logiciel.
Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de
travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou
mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des
tâches au sein d’une même société.
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3
Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous
Windows 95 ou supérieurs.
Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des
menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable
(Barres d’outils, barre de raccourcis,…).
La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur,
directement à partir du logiciel.
Présentation du logiciel
EBP Agence Immobilière 3 13
LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL :
Fonctions générales
Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les
photos),
Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),
Nombre illimité de bases de données,
Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,
Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion
et affichage des utilisateurs connectés,
Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,
Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet
saisies dans la base,
Envoyer des messages électroniques à un contact,
Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,
Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,
Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents
fichiers installés,
Aide en ligne contextuelle,
Assistant de démarrage,
Astuces du jour,
Saisie des données
A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases
(vues, type d’affaires, état général…),
Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,
Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas
d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type
d’affaire…),
En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout
(exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,
Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir
rapidement),
Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour
permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.
Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être
déclenchés au moment de la saisie,
Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une
archive,
Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec
modification possible ou réédition,
Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou
PNG,
AVANT DE COMMENCER
14 EBP Agence Immobilière 3
Retouche des images,
Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique
compatible TWAIN,
Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,
Mise en forme des mémos, des textes, des annonces.
Traitements
Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),
Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,
Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,
Modification des données de rapprochement,
Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,
Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux
modèles,
Calcul des commissions dès la vente.
Autres Traitements
Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,
Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,
Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou
un journal,
Gestion évoluée de la pige,
Gestion de l’historique selon critères,
Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,
Génération de mailings,
Simulation de calculs d’emprunts,
Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel
QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,
Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF
ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.
Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés.
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE
EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000,
XP ou NT.
32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du
programme.
Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée.
Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition au préalable.
La place disque nécessaire
EBP Agence Immobilière 3 15
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE
L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque
disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo.
Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation
personnalisée.
Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il
grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place
disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation.
5. LE FICHIER LISEZ-MOI
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront
consignées.
6. L’AIDE
Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1
sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence
Immobilière.
Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales
étapes à suivre.
? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque
commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment
faire … ».
Installation monoposte
EBP Agence Immobilière 3 17
INSTALLATION ET LANCEMENT
1. INSTALLATION MONOPOSTE
L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom.
Si vous avez un lecteur de CD Rom :
1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur.
Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4.
2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter
3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom.
Un assistant vous accueille.
4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante.
5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière.
1. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de
licence en cliquant sur Oui.
2. L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de
faire une installation Complète qui installe alors tous les composants.
Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation
personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour
des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors
signalés.
INSTALLATION ET LANCEMENT
18 EBP Agence Immobilière 3
3. L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du
produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier
\ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton
Parcourir.
Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par
défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin
un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le
bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant.
2. INSTALLATION EN RESEAU
Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte
du logiciel sur votre réseau.
2.1. Liste des réseaux validés
Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP.
Réseaux Poste à poste
Windows 95, Windows 98
Windows NT4 Workstation
Serveur dédié
Windows NT Server 3.51 / 4.0
Novell Netware 3.12 et supérieur
2.2. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX
NETBEUI (excepté pour Novell).
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 19
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste
IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous
pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un
usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié.
2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le
répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP).
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data
Modèles d’impression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report
Modèles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document
Modèles de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup
2.3.2. Mise en place de l’accès aux données
Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via
l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et
choisissez "Partager…").
Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au
voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM
FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple.
2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC
Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC
concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous
permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers
installés.
Aussi, vous devez avoir les chemins suivants :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données X:\Data
Modèles d’impression X\Report
Modèles de documents X :\Document
Modèles de données X :\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes X :\Backup
INSTALLATION ET LANCEMENT
20 EBP Agence Immobilière 3
2.4. Installation et configuration en réseau dédié
L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une
exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur.
ATTENTION :
Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume
de données.
2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié
Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le
partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel
(seul l’administrateur peut donner ces droits).
2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC
L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir §
Installation et lancement - 2.3).
Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous
pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre
lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur).
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
3.1x et 4.10
- Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau
du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à
apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande
LOAD OS2.NAM.
- Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO
‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront
installées).
- Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la
commande suivante : LOAD OS2.NAM.
- Redémarrer le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 21
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
4.11
Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du
système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter
sont les suivantes :
- Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG
- Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE
LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les
données seront installées)
- Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en
ajoutant la commande suivante : LOAD LONG
- Redémarrez le serveur
2.7. Mises à jour et nouvelles versions
Attention ! !
A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une
mise à jour.
2.8. Problème d’utilisation
IMPORTANT ! !
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez
des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez
votre réseau dans sa globalité :
- les câbles réseaux,
- les cartes réseaux,
- procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
INSTALLATION ET LANCEMENT
22 EBP Agence Immobilière 3
3. LANCEMENT DU LOGICIEL
Pour lancer le logiciel, utilisez le menu :
Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/
Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel
par un double-clic.
4. CODE DE DEBRIDAGE
Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte
d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage
sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau).
Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer
votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors
de travailler en mode complet.
Puis validez par Ok.
Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez
en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu
/Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous
devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères
que vous lisez sur le courrier EBP.
Lance l’application
Lance le fichier d’aide
Tapez la raison sociale inscrite sur le
courrier.
Tapez le code de débridage inscrit
sur le courrier.
Saisissez votre numéro de licence
Versions disponibles
EBP Agence Immobilière 3 23
5. VERSIONS DISPONIBLES
Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau.
La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en
allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de
débridage.
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER
Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de
démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous
allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu
/Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir
la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement.
Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre
base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône . Choisissez
alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid).
PRINCIPES D’UTILISATION
24 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION
1. PRESENTATION
Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur.
Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que
votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de
commandes à exécuter.
Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par
simple clic sur les icônes.
Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte.
2. LES BARRE D'OUTILS
Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de
la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement.
Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant
ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des
barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres
d'outils.
Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à
vos besoins.
A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer
dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître
lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée.
Icônes Fichiers
Nouvelle base de données (Ctrl+N).
Ouvrir une base de données (Ctrl +O).
Imprime les données en cours.
Aperçu à l’écran.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 25
Icônes Edition
Annuler (Ctrl + Z).
Rétablir (Ctrl + Y).
Couper une sélection pour la placer dans
le presse-papiers en attente d’un Coller.
Copier les données du presse papier.
Coller les données du presse papier
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Propriétés.
Icônes Affichage
Boîte de regroupement
Dimensionnent.
Euro activé/désactivé.
Icône Navigation
Premier.
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Suivant.
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PRINCIPES D’UTILISATION
26 EBP Agence Immobilière 3
Rafraîchir.
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Nouveau.
Supprimer.
Enregistrer.
Annuler.
Marque page.
Retrouver marque page.
Aller à la page.
Enregistrer sous.
Icônes Données
Acquéreurs.
Vendeurs.
Négociateurs.
Supports publicitaires.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 27
Icône Traitements
Agenda.
Diaporama.
Graphique.
Icône Format
Remplacer (Ctrl + H).
Mettre texte en gras.
Mettre texte en italique.
Mettre texte en souligné.
Aligner le texte à gauche.
Centrer le texte.
Aligner le texte à droite.
Ajouter une puce au paragraphe.
Police et Taille du texte.
Icônes Outils
Options.
Paramétrage du modèle.
Sauvegarde.
PRINCIPES D’UTILISATION
28 EBP Agence Immobilière 3
3. LA BARRE OUTLOOK
La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès
direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une
opération sans ouvrir le menu adéquat.
Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs
de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs.
Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok.
Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La
liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama.
Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois.
Commandes du
menu Données.
Commandes du menu
Traitement.
Commandes du menu
Impression.
Commandes du menu Outils.
Accès aux outils
Microsoft.
La Barre d’état
EBP Agence Immobilière 3 29
4. LA BARRE D’ETAT
La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base
de données ouverte.
Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette
base (exclusif ou partagé).
Mode d’ouverture exclusif
ou partagé.
Nom de la Base de
données.
PRINCIPES D’UTILISATION
30 EBP Agence Immobilière 3
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS
Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus
courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le
contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton de la barre
d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier.
F1 Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné.
F2 ou Enter Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel
Ctrl + Enter
F4 Appelle la liste dans un champ liste.
F5 Rafraîchir.
F6-F7 Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre.
ALT + F4 Fermer le programme Agence.
Ctrl + Esc Afficher le menu Démarrer.
CTRL + X Couper.
CTRL + C Copier.
CTRL + V Coller.
CTRL + Supp supprimer.
CTRL + Z Annuler.
TAB ou Enter Champ suivant.
MAJ + TAB
Ou Champ précédent.
MAJ + Enter
Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification
ou ferme la fiche.
Enter Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche
dans un champ liste.
La gestion des fenêtres
EBP Agence Immobilière 3 31
6. LA GESTION DES FENETRES
Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des
menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille,
apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en
MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran.
Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet
Détail et l’onglet Texte en même temps.
L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la
même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de
choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier
temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le
compléter avec les données souhaitées.
La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de
colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les
colonnes affichées.
Le détail est la description complète de la fiche.
Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible
de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à
ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée.
PRINCIPES D’UTILISATION
32 EBP Agence Immobilière 3
Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en
cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres.
Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si
dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors
chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture.
Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la
souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles.
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES
La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se
positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou
CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre
requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre
recherche.
Il existe deux niveaux de tri dans une grille :
- Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des
affaires par Secteur.
- Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple,
faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de
regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement.
Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la
zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est
également possible de faire un tri par colonne.
Recherche / Tri de la liste / Propriétés
EBP Agence Immobilière 3 33
Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par
numéro :
Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent
de rendre visibles ou pas les colonnes.
Regroupement par Drag and Drop de la colonne
Tri par colonne par simple clic.
PRINCIPES D’UTILISATION
34 EBP Agence Immobilière 3
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION,
SUPPRESSION
Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous
avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le
bouton ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée
/ Entrée).
Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la
validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées
(les champs sont en gras).
Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les
champs concernés. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si
vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton .
Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton .
L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.
Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un
historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné
(par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu
/Données/Motifs de suppression.
Accès au dossier de démonstration
EBP Agence Immobilière 3 35
PRISE EN MAIN
Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les
principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au
long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos
propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence.
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION
Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre
bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration »,
alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers
créés par Agence Immobilière apparaît.
Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous
sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base.
Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas
dans la barre d’état.
Ouvre la base en
mode consultation.
En réseau, ouvre le
dossier en exclusif
Demo.aid est le fichier
de démonstration.
PRISE EN MAIN
36 EBP Agence Immobilière 3
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR
La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du
logiciel à travers cette société de démonstration.
2.1. Les options du dossier
Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes
les options par défaut sont modifiables.
L’onglet des options Générales
Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les
options les plus importantes.
- Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte
par l’utilisateur.
- Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix
entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 37
De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous
convient le mieux entre TAB et Enter.
- Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position
de chacune de vos fenêtres.
- Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs
fenêtres ouvertes.
- Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran.
2.2. Les informations société
L’onglet Société
Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes
les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par
cet onglet.
Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX.
Clic ici pour envoyer un
message électronique.
CEDEX
PRISE EN MAIN
38 EBP Agence Immobilière 3
2.3. Initialiser les différentes commissions
L’onglet commissions
Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les
différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez
ici.
Indiquez les commissions
par type d’affaires. Puis
donnez la répartition.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 39
2.4. Les autres options
L’onglet Rapprochement
Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut
sont déterminés en fonction de vos options.
La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous
pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement
par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options.
L’onglet Euro
Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de
conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous
travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton
.
PRISE EN MAIN
40 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Format
Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le
fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous
pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez.
L’onglet Répertoires
L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous
pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau.
L’onglet Sauvegarde
Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous
propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine.
L’onglet Documents
Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici
les modèles de documents à prendre par défaut.
De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les
documents.
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 41
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR
3.1. Les données obligatoires
L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et
rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si
ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette
dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en
place tous ces fichiers de base.
Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou
acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les
agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données.
Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la
grille.
PRISE EN MAIN
42 EBP Agence Immobilière 3
Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon
leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires /
acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce
que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2,
Ancien…).
Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins.
Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à
définir avec les sites d’envoi des annonces.
Saisissez la description.
« Chalet ».
Modifiez la description
annonce si elle est
différente. Par défaut, est
reprise la description
« Chalet ».
Chalet
Chalet
Définissez la catégorie à
laquelle elle appartient.
Définissez la correspondance
avec les sites pour l’envoi des
annonces
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 43
Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez
paramétrée dans les options du logiciel.
La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par
ce même procédé.
Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons
créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu
/Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la
fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par .
Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la
validation d’un vendeur ou d’un acquéreur.
Tignes
Tignes
PRISE EN MAIN
44 EBP Agence Immobilière 3
3.2. Les autres paramètres
Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données
seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.
N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard
peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors
de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir
les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les
données que vous désirez.
Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la
liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés
en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la
boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle
sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.).
Présentation des données vendeurs
EBP Agence Immobilière 3 45
CREER SES PREMIERS VENDEURS
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS
Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Vendeurs,
- Barre Outlook et Vendeurs,
- Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour
cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir §
Principes d’utilisation – 5.).
Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche
(dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez
découvrir les champs de saisie.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
46 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.
Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour
rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.).
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR
2.1. Les étapes à suivre pas à pas
permet de créer un nouveau vendeur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente,
Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer
au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du
logiciel.
Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire.
Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez
masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / .
9 1000000
Maison Rambouillet
Recopier les coordonnées
entre Affaire / vendeur
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 47
L’onglet Détail2
Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour
saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les
acquéreurs, ces informations sont importantes.
Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout
de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
48 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Textes
Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes
saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple
recopie ou différents pour chaque zone.
Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une
publication de petites annonces.
Recopier le texte de
l’affichette.
Recopier le texte de la
petite annonce.
Rendre l’annonce active
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 49
L’onglet Gestion
Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si
vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié
avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat
après validation de la fiche.
La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire.
Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans
la liste change « Promesse ».
L’onglet Mémo
Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les
mots-clé de la fiche acquéreur.
A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par .
Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet
Photos voir § Traitements Particuliers - 1.).
CREER SES PREMIERS VENDEURS
50 EBP Agence Immobilière 3
2.2. Les différents textes pour les éditions
Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet
Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les
textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en
euros.
« Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH
(horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des
vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le
bouton Affichette.
N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par
défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte
d’impression).
« Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors
du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée.
(menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication).
« Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que
vous éditez pour un acquéreur intéressé.
Le mandat avec le vendeur
EBP Agence Immobilière 3 51
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR
A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché
immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la
fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la
durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences
dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces
dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat.
Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir
d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la
fiche du vendeur.
Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le
menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont
modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait
une erreur.
Différents modèles en
fonction du type de mandat.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
52 EBP Agence Immobilière 3
Après la validation un simple clic sur ouvre la boîte de dialogue pour
l’impression.
Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il
est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous
positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.).
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR
Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction
de l’évolution de l’affaire.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet
détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes).
Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des
actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les
différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.).
Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera
alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de
l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même
manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous
les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les
listes (voir § Traitements particuliers – 6.).
A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée
(appel/courrier/rendez-vous…).
Modifier les données d'un vendeur
EBP Agence Immobilière 3 53
4.1. Rechercher un vendeur
Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et
sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte
de dialogue en proposant en priorité le champ.
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des
vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône .
Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se
positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux
autres fiches.
CERF
CREER SES PREMIERS VENDEURS
54 EBP Agence Immobilière 3
4.2. Compléter la fiche du vendeur
Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
4.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs
enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer.
Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis
faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le
bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Critères d’édition
Historique de la fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 55
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR
L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements.
Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers
reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton
adéquat.
Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les
traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet
Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être
pour un acquéreur ou tous, etc…
CREER SES PREMIERS VENDEURS
56 EBP Agence Immobilière 3
De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être
consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des
sélections qui vous intéressent.
Présentation des données acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 57
CRÉER SES PREMIERS
ACQUEREURS
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS
Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Acquéreurs,
- Barre Outlook et Acquéreurs,
- Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ;
pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement
(voir § Principes d’utilisation – 6.).
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
58 EBP Agence Immobilière 3
Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa
fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets,
vous allez découvrir les champs de saisie.
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus
n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur
un champ en particulier.
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR
2.1. Créer une fiche acquéreur
permet de créer un nouvel acquéreur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est
obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant,
utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel.
L’onglet Détail 2
Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est
enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour.
Création d'un nouvel acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 59
L’onglet Mémo
Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur.
2.2. Connaître les critères de son futur achat
L’onglet Critère
Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en
gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type).
Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et
vendeur.
Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées
auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce
cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la
récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur.
Validez la fiche par le bouton .
Pour créer un
nouveau secteur.
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
60 EBP Agence Immobilière 3
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR
Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en
fonction de son suivi.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet
détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important.
Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum.
Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions,
vous devrez faire un certain nombre de tâches.
Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes.
Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un
résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la
même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter
dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers -
6.).
A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel /
courrier / rendez-vous…).
Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible
par le menu /Traitement/Historique.
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic
sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…)
Modification de la fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 61
3.1. Rechercher un acquéreur
Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des
acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher
ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ .
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste
des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F.
Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le
logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder
aux autres fiches.
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur
Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
LES ETOILES
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
62 EBP Agence Immobilière 3
3.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les
acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le
bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez
vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à
nouveau sur le bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Présentation
EBP Agence Immobilière 3 63
RAPPROCHER LES DIFFERENTS
VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS
1. PRESENTATION
Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la
saisie de leur fiche.
Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui
répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver
pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat.
Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la
fiche acquéreur.
Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces
détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
64 EBP Agence Immobilière 3
2. FICHE VENDEUR
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement
Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous
allez rechercher les acquéreurs potentiels.
Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs.
De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un
acquéreur potentiel.
Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères,
comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car
il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de
modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le
vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire.
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 65
Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat.
Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver
d’autres acquéreurs.
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu
Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par
téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous.
Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous
pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera
alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans
l’appel la référence au vendeur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
66 EBP Agence Immobilière 3
Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par
l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous
à venir.
Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les
actions en cours.
Met à jour l’historique vendeur
Met à jour l’historique acquéreur
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 67
2.3. La relance à l'acquéreur
Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du
rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire.
Réfléchit quelques jours avant de se décider ».
Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui
envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre
Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez
modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
68 EBP Agence Immobilière 3
3. FICHE ACQUEREUR
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement /
Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat.
Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il
suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier
les critères de recherche en fonction des résultats.
Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter
directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas pour
masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous.
Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche
descriptive, si vous le souhaitez.
Cache les infos confidentielles
Appelle la fiche de l’affaire
Fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 69
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur
potentiel
Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite.
Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les
acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si
vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera
présent dans l’historique.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
70 EBP Agence Immobilière 3
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE
Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous
aboutissez à une négociation.
4.1. Promesse d’achat
La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur.
Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit
simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur.
Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la
ligne est d’une autre couleur).
Signer une promesse ou un compromis de vente
EBP Agence Immobilière 3 71
4.2. La transaction
La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur
Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette
phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette
dernière n’étant pas obligatoire.
Renseignez alors toutes les données de la transaction.
La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en
fonction du prix de la vente.
L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions.
Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la
liste) est devenu Acheteur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
72 EBP Agence Immobilière 3
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES
Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par
statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions
sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce
sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite.
Vous souhaitez leur envoyer un courrier.
Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les
fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des
modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 73
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda
L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous,
les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par
négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…).
Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de
menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de
l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action
enregistrée ici.
6.2. Présenter des nouvelles affaires
Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles
affaires à un acquéreur.
Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles
affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles
affaires en cours.
Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier.
Si l’acquéreur vous appelle, alors par simple clic sur
Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide.
Nouvelle action
Négociateur
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
74 EBP Agence Immobilière 3
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé
Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre
agence.
Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et
combinez CTRL+Supp ou . Une boîte de suppression vous demande le motif
de suppression.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 75
Validez la suppression après avoir renseigné le motif.
Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous
demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les
acquéreurs supprimés.
Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en
vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les
fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire
supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez
remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut
d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
76 EBP Agence Immobilière 3
TRAITEMENTS PARTICULIERS
1. FAIRE DES DIAPORAMA
Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour
des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une
présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu.
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire
La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous
permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre
appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous
intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la
luminosité).
Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP
sont reconnus dans le logiciel.
Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis
cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un
fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN.
Faire des diaporama
EBP Agence Immobilière 3 77
Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image.
Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous
sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo
principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate.
Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire
« Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence.
Interface TWAIN
TRAITEMENTS PARTICULIERS
78 EBP Agence Immobilière 3
1.2. Elaborer un diaporama
Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama.
Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à
prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux
photos.
Préparer la parution des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 79
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES
Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours.
Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la
mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite
annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin.
La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les
différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce
active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des
vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un
support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour
chacune d’entre elles.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
80 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES
Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des
sites internet immobiliers.
Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois
conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base
Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables
Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des
annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont
aussi remplies avec les correspondances adéquates.
Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de
récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la
meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être
saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :
Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.
Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.
Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.
Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les
correspondances de types des sites.
Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les
correspondances de types des sites.
Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les
correspondances de types des sites.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et
un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support.
Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de
caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à
2000 caractères pour le site d’ImmoStreet.
Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces.
Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le
pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos
normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos
panoramiques.
Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce
(celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos).
Préparer la publication des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 81
Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1
à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire
vendue).
Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer.
Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces
(qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces
présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des
annonces.
Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal
SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est
sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que
chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces
présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger
doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un
client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement.
Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les
annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous
devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce.
Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre
identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de
connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement,
en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche
le compte rendu de l’envoi.
L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à
la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version
d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont
proposés.
Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :
123Immo :
adresse du site : http://fr.123immo.com/
adresse mail : service.clientele@123immo.com
téléphone : 0 826 00 31 31.
SNPI :
adresse du site : http://www.snpi.fr/
envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm
téléphone : 01.53.64.91.91.
SeLoger :
adresse du site : http://www.seloger.com/
demande d’informations à l’adresse :
http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm
téléphone : 0800 089 089.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
82 EBP Agence Immobilière 3
ImmoStreet :
adresse du site : http://www.immostreet.com/
adresse mail : contact@immostreetpro.com
demande d’informations à l’adresse :
http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con
tacter.
Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par
site choisi pour l’envoi d’annonces.
Préparer les mailings
EBP Agence Immobilière 3 83
4. PREPARER LES MAILINGS
Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients.
Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou
de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère
le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire.
Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des
acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings.
Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs,
les destinataires du mailing et générer les mailings.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
84 EBP Agence Immobilière 3
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT
Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous
pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le
menu /Traitement/Simulation d’emprunt.
Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des
deux calculs si la fenêtre est redimensionnée.
Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités
constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi
le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre
d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an.
En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra,
le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce
plan sera construit.
Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton
Différence.
Comment faire une pige très rapidement
EBP Agence Immobilière 3 85
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT
Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur,
Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu.
Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs,
Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels
effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début
du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la
liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour
l’ouvrir.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
86 EBP Agence Immobilière 3
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES
Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de
statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des
statistiques par vendeur ou par acquéreur.
Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et
propriétés (par exemple modifier les légendes).
Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF.
La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet
données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les
exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML.
Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles
EBP Agence Immobilière 3 87
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES
MODELES
Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression,
vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont
proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu
/Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans
lequel vous placez les variables du fichier.
Menu /Outils/Paramétrage
du modèle
TRAITEMENTS PARTICULIERS
88 EBP Agence Immobilière 3
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS
Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même
principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un
nouveau document.
L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et
contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence.
Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de
texte simple.
Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle.
Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre
traitement de texte.
Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données.
Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document.
Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie
souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons.
Personnaliser / créer ses propres documents
EBP Agence Immobilière 3 89
Catégorie
Nom de votre document Format du fichier
AUTRES TRAITEMENTS
90 EBP Agence Immobilière 3
AUTRES TRAITEMENTS
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER
A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des
données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul
moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
La sauvegarde dépend des options que vous avez définies :
Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde
automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du
dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel.
Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous
permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par
défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (images, données, archives).
Maintenance de la base de données
EBP Agence Immobilière 3 91
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES
Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite
à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première
opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la
base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les
compteurs.
Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le
service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur.
Index
EBP Agence Immobilière 3 93
INDEX
A
Accès à la démonstration ......................................................................................................35
Acquéreur .............................................................................................................................57
Créer un acquéreur............................................................................................................58
Critères .............................................................................................................................59
Imprimer ...........................................................................................................................62
Mémo................................................................................................................................59
Modifier............................................................................................................................60
Rechercher ........................................................................................................................61
Supprimer un acquéreur....................................................................................................74
Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73
Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19
Assistance technique.............................................................................................................11
B
Barre d’état .....................................................................................................................29, 35
Barre Outlook .......................................................................................................................28
C
Code de débridage ................................................................................................................22
Commissions ............................................................................................................13, 14, 71
Création
Secteur ..............................................................................................................................43
Type d'affaires ..................................................................................................................42
Création du dossier ...............................................................................................................13
Création d'une fiche ..............................................................................................................34
D
Diaporama ....................................................................................................14, 48, 76, 77, 78
E
E-mail ...................................................................................................................................11
G
Gestion des fenêtres..............................................................................................................31
Graphiques......................................................................................................................14, 86
H
Horaires ................................................................................................................................11
INDEX
94 EBP Agence Immobilière 3
I
Impression ............................................................................................................................87
Créer ses modèles .............................................................................................................88
Liste de données ...............................................................................................................44
Installation
Mise à jour........................................................................................................................21
Monoposte ........................................................................................................................17
Réseau ..............................................................................................................................18
Réseau dédié.....................................................................................................................20
Réseau poste à poste .........................................................................................................19
Réseaux validés ................................................................................................................18
L
La configuration matérielle...................................................................................................14
La place disque .....................................................................................................................15
Lancement du logiciel...........................................................................................................22
Les Barre d'outils..................................................................................................................24
Icônes................................................................................................................................24
Les points forts .....................................................................................................................12
Ligne téléphonique ...............................................................................................................11
Lisezmoi ...............................................................................................................................15
M
Maintenance de la base de données ......................................................................................91
Marque page .........................................................................................................................13
MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37
Messages électroniques ........................................................................................................13
Modifier une fiche ................................................................................................................34
Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19
O
Options
Commissions ....................................................................................................................38
Documents......................................................................................................................40
Euro ............................................................................................................................39, 40
Générales ..........................................................................................................................36
Rapprochement .................................................................................................................39
Répertoires........................................................................................................................40
Sauvegardes...................................................................................................................40
Société ..............................................................................................................................37
Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23
P
Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84
Photos
Mise en place des photos ..................................................................................................76
Pige.................................................................................................................................14, 85
Index
EBP Agence Immobilière 3 95
Présentation du logiciel.........................................................................................................12
Propriétés d'une liste.............................................................................................................32
Protocoles validés .................................................................................................................18
R
Rapprochement...............................................................................................................14, 63
Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68
Dans la fiche Transaction .................................................................................................71
Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64
Promesse d’achat ..............................................................................................................70
Relance de l’acquéreur......................................................................................................67
Vente ................................................................................................................................70
Visite-Compte rendu.........................................................................................................69
Visite–Compte rendu........................................................................................................65
Recherche .......................................................................................................................14, 32
Réseaux validés ....................................................................................................................18
S
Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90
Statistiques............................................................................................................................86
Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73
Suivi des affaires ..................................................................................................................72
Supprimer une fiche..............................................................................................................34
T
Touches de raccourcis...........................................................................................................30
Tri de la liste.........................................................................................................................32
TWAIN.................................................................................................................................76
V
Vendeur ................................................................................................................................45
Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46
Historique .........................................................................................................................55
Informations confidentielles .............................................................................................46
Mandat........................................................................................................................49, 51
Mémo................................................................................................................................49
Modifier ses données ........................................................................................................52
Onglet Détail.....................................................................................................................46
Onglet Détail2...................................................................................................................47
Onglet Gestion..................................................................................................................49
Onglet textes
Affichette ......................................................................................................................50
Annonce........................................................................................................................50
Commercial ..................................................................................................................50
Onglet Textes....................................................................................................................48
Rechercher ........................................................................................................................53
Sélection des vendeurs......................................................................................................46
Versions disponibles.............................................................................................................23
EBP Gestion Commerciale PRO
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 7
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 7
Quitter .................................................................................................................................................. 7
Nouveau ............................................................................................................................................... 7
Création d'un dossier ....................................................................................................................... 7
Etape 2 : Identification de la société ................................................................................................ 8
Etape 3 : L'adresse .......................................................................................................................... 8
Etape 4 : Le contact ......................................................................................................................... 8
Etape 5 : Choix de la devise............................................................................................................. 8
Recopie ................................................................................................................................................ 8
La recopie ......................................................................................................................................... 8
Recopie des pièces de ventes ......................................................................................................... 9
Recopie des pièces d'achats ............................................................................................................ 9
Recopie des pièces de stock ........................................................................................................... 9
Recopie des paiements clients ........................................................................................................ 9
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 10
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 10
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 10
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 10
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 10
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 10
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 11
Liste des droits ............................................................................................................................... 12
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 12
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 13
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 13
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 13
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 13
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 13
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 13
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 14
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 14
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 14
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 14
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 14
Droits UNITES ................................................................................................................................ 14
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 14
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 14
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 14
Droits DEB ...................................................................................................................................... 15
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 15
1. VENTES ............................................................................................................................... 15
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 15
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 15
Droits BL ......................................................................................................................................... 15
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 15
Table des matières
2. ACHATS ............................................................................................................................... 15
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 16
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 16
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 16
3. STOCKS ............................................................................................................................... 16
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 16
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 16
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 16
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 16
OPERATIONS ................................................................................................................................ 16
OUTILS........................................................................................................................................... 17
INTERNET ..................................................................................................................................... 17
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 17
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 17
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 17
Historique des connexions ............................................................................................................. 17
Propriétés ........................................................................................................................................... 18
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 18
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 18
Le mémo......................................................................................................................................... 18
Infos base de données ................................................................................................................... 18
Coordonnées .................................................................................................................................. 18
Préférences .................................................................................................................................... 19
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 30
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 30
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 30
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 31
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 31
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................ 31
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 32
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 32
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 32
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 33
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 33
La restauration ................................................................................................................................... 33
La restauration ............................................................................................................................... 33
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 33
Type de restauration ...................................................................................................................... 34
Répertoire de destination ............................................................................................................... 34
Affichage ................................................................................................................................................ 35
La barre d'état .................................................................................................................................... 35
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 35
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 35
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 36
Barres d'outils .................................................................................................................................... 36
Barres d'outils ................................................................................................................................. 36
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 36
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 37
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 37
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 38
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 38
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 39
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 39
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 39
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 39
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 40
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 40
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 40
Données ................................................................................................................................................ 41
La fiche Affaire ................................................................................................................................... 41
La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 41
La fiche Devise .................................................................................................................................. 42
La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 42
Les filtres ............................................................................................................................................ 42
Stock .................................................................................................................................................. 43
La fiche Dépôt ................................................................................................................................ 43
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................... 44
La fiche Promotions ou Soldes ...................................................................................................... 44
La fiche Unité ................................................................................................................................. 45
La fiche Localisation ....................................................................................................................... 45
La fiche Gamme ............................................................................................................................. 45
Articles ............................................................................................................................................ 46
Articles collectifs ............................................................................................................................. 59
Familles d'articles ........................................................................................................................... 62
Codes remises ............................................................................................................................... 68
Collections ...................................................................................................................................... 70
Combinaisons ................................................................................................................................. 71
Tiers ................................................................................................................................................... 73
La fiche Contact ............................................................................................................................. 73
Clients............................................................................................................................................. 73
Familles de clients .......................................................................................................................... 89
Fournisseurs ................................................................................................................................... 91
Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 95
Commerciaux ..................................................................................................................................... 96
La fiche Commercial ....................................................................................................................... 96
Onglet Formules de commissions .................................................................................................. 96
Création d'une formule de commissions ........................................................................................ 97
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 98
Onglet Infos .................................................................................................................................... 98
Onglet Région ................................................................................................................................ 98
Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 98
Modes de règlement .......................................................................................................................... 99
La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 99
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 100
Les écarts de change ................................................................................................................... 100
Banques ........................................................................................................................................... 101
La fiche Banque ........................................................................................................................... 101
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 101
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 101
Onglet Infos .................................................................................................................................. 101
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 102
DEB .................................................................................................................................................. 102
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 102
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 102
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 102
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 103
Divers ............................................................................................................................................... 103
La fiche NAF ................................................................................................................................. 103
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 103
La fiche Département ................................................................................................................... 104
La fiche Pays ................................................................................................................................ 104
Tableau de bord ............................................................................................................................... 104
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 104
Les règlements clients .................................................................................................................. 105
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 106
Liste des données ............................................................................................................................ 106
La liste des données .................................................................................................................... 106
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 107
Table des matières
Ventes .................................................................................................................................................. 109
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 109
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 109
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 109
Appel du client .............................................................................................................................. 110
Type de facturation ....................................................................................................................... 110
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 111
Saisie des articles ........................................................................................................................ 111
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 112
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 112
Onglet Infos .................................................................................................................................. 114
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 114
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 115
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 116
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 116
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 117
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 117
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 117
Liste des devis .............................................................................................................................. 118
Liste des commandes .................................................................................................................. 118
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 119
Liste des factures ......................................................................................................................... 120
L'avoir ........................................................................................................................................... 121
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 121
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 125
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 125
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 126
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 126
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 126
Livraison des commandes............................................................................................................ 126
La livraison partielle ...................................................................................................................... 127
Traitement des commandes ......................................................................................................... 127
Relances .......................................................................................................................................... 128
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 128
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 129
Les relances des Devis ................................................................................................................ 129
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 129
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 129
Achats .................................................................................................................................................. 131
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 131
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 131
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 131
Entête de pièce ............................................................................................................................ 131
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 132
Type de facturation ....................................................................................................................... 133
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 133
Pied de pièce ................................................................................................................................ 133
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 134
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 134
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 134
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 135
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 136
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 136
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 137
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 137
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 138
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 138
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 139
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 139
La réception partielle .................................................................................................................... 139
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 139
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 139
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 140
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 140
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 141
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 141
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 141
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 141
Stock .................................................................................................................................................... 143
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 143
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 143
La saisie des articles .................................................................................................................... 143
Onglet Infos .................................................................................................................................. 143
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 144
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 144
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 144
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 144
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 144
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 145
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 145
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 145
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 145
L'inventaire ................................................................................................................................... 145
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 146
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 146
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 147
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 147
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 148
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 148
Modification du tarif ...................................................................................................................... 148
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 148
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 148
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 149
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 149
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 149
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 149
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 150
Intervalle des articles .................................................................................................................... 150
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 150
Modification du tarif ...................................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 150
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 151
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 152
Opérations ........................................................................................................................................... 153
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 153
Règlements clients ........................................................................................................................... 153
Les règlements clients .................................................................................................................. 153
Affectation du paiement................................................................................................................ 155
Affectation du règlement .............................................................................................................. 155
Remise en banque ........................................................................................................................... 155
La remise en banque .................................................................................................................... 155
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 156
Table des matières
Lettre de change relevé................................................................................................................ 156
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 157
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 157
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 157
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 158
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 159
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 159
Opération de virement .................................................................................................................. 160
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 160
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 160
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 160
Sélection des clients ..................................................................................................................... 160
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 161
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 161
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 161
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 161
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 162
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 162
Options du transfert comptable .................................................................................................... 162
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 163
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 164
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 164
Lettres de relance ............................................................................................................................ 165
La lettre de relance ....................................................................................................................... 165
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 166
DEB .................................................................................................................................................. 166
La DEB ......................................................................................................................................... 166
Validation de la DEB .................................................................................................................... 167
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 167
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 168
Impression de la DEB ................................................................................................................... 169
Facturation périodique ..................................................................................................................... 169
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 169
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 169
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 170
Alertes .......................................................................................................................................... 170
Classification des clients .................................................................................................................. 170
Définition des classifications ........................................................................................................ 170
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 171
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 172
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 173
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 174
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 175
Une sélection de clients ............................................................................................................... 175
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 175
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 175
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 175
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 175
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 181
Impressions ......................................................................................................................................... 183
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 183
Sélection des articles ....................................................................................................................... 183
Sélection des clients ........................................................................................................................ 183
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 183
Sélection des devises ...................................................................................................................... 183
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 183
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 183
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 184
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 184
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 184
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 184
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 185
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 186
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 186
Impression de la relation client ........................................................................................................ 187
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 188
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 188
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 189
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 189
Impression des paiements ............................................................................................................... 190
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 190
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 191
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 191
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 192
Pièces .............................................................................................................................................. 192
Impression des pièces .................................................................................................................. 192
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 193
Traites .............................................................................................................................................. 193
Impression des traites .................................................................................................................. 193
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 194
Liste des pièces ............................................................................................................................... 194
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 195
Journaux .......................................................................................................................................... 195
Ventes .......................................................................................................................................... 195
Achats........................................................................................................................................... 196
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 197
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 197
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 198
Création d'un classeur .................................................................................................................. 198
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 198
Données ........................................................................................................................................... 198
Impression des affaires ................................................................................................................ 198
Impression des articles ................................................................................................................. 199
Impression des clients .................................................................................................................. 199
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 200
Impression des familles d'articles................................................................................................. 200
Impression des familles de clients ............................................................................................... 200
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 201
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 201
Impression des textes standards ................................................................................................. 202
Articles collectifs ........................................................................................................................... 202
Banques ....................................................................................................................................... 203
Codes remises ............................................................................................................................. 203
Collections .................................................................................................................................... 204
Devises ......................................................................................................................................... 204
Dépôts .......................................................................................................................................... 204
Frais de port ................................................................................................................................. 205
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 205
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 206
Modes de règlement ..................................................................................................................... 206
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 207
Unités ........................................................................................................................................... 207
Gammes ....................................................................................................................................... 208
DEB .............................................................................................................................................. 208
Divers ........................................................................................................................................... 210
Historique des ventes ...................................................................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 213
Table des matières
Historique des achats ...................................................................................................................... 213
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 213
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 214
Statistiques....................................................................................................................................... 214
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 214
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 215
Articles .......................................................................................................................................... 215
Clients........................................................................................................................................... 217
Fournisseurs ................................................................................................................................. 219
Stock ................................................................................................................................................ 221
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 221
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 221
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 222
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 222
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 223
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 223
Outils .................................................................................................................................................... 225
Recalcul des données ...................................................................................................................... 225
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 225
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 225
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 225
Le journal des évènements .............................................................................................................. 225
Champs personnalisés .................................................................................................................... 226
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 226
Agenda ............................................................................................................................................. 226
L'agenda ....................................................................................................................................... 226
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 227
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 227
Suppression de données ................................................................................................................. 227
Suppression de données.............................................................................................................. 227
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 228
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 228
Suppression des paiements ......................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................ 228
Import paramétrable ......................................................................................................................... 228
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 230
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 230
Import du fichier articles ............................................................................................................... 231
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 231
Import du fichier clients ................................................................................................................ 232
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 232
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 233
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 233
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 233
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 233
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 234
Export paramétrable ........................................................................................................................ 234
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 235
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 235
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 236
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 236
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 236
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 236
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 236
Internet ................................................................................................................................................. 241
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 241
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 241
Envoi des données ....................................................................................................................... 241
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 242
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 242
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 242
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 243
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 243
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 243
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 243
La préparation des données ........................................................................................................ 243
Télécharger les commandes............................................................................................................ 244
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 244
Sélection de la période ................................................................................................................. 244
Choix du client .............................................................................................................................. 244
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 245
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 245
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 245
Choix du format d'export .............................................................................................................. 245
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 245
Création du fichier XML ................................................................................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 246
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 247
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 247
Menu ? ................................................................................................................................................. 249
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 249
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 249
Divers ................................................................................................................................................... 251
Félicitations ...................................................................................................................................... 251
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 251
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 252
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ..................................................................................................... 255
Comment activer le logiciel ? ............................................................................................................... 257
Activation manuelle du logiciel ..................................................................................................... 257
Dossier ................................................................................................................................................. 259
Ouverture d'un dossier ..................................................................................................................... 259
Fermer un dossier ............................................................................................................................ 259
Arrêter toutes les impressions ......................................................................................................... 259
Quitter .............................................................................................................................................. 259
Nouveau ........................................................................................................................................... 259
Création d'un dossier ................................................................................................................... 259
Etape 2 : Identification de la société ............................................................................................ 260
Etape 3 : L'adresse ...................................................................................................................... 260
Etape 4 : Le contact ..................................................................................................................... 260
Etape 5 : Choix de la devise......................................................................................................... 260
Recopie ............................................................................................................................................ 260
La recopie ..................................................................................................................................... 260
Recopie des pièces de ventes ..................................................................................................... 261
Recopie des pièces d'achats ........................................................................................................ 261
Recopie des pièces de stock ....................................................................................................... 261
Recopie des paiements clients .................................................................................................... 261
Recopie des paiements fournisseurs ........................................................................................... 262
Recopie des lignes d'action .......................................................................................................... 262
Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................... 262
Recopie des fichiers de base ....................................................................................................... 262
Utilisateurs ....................................................................................................................................... 262
Gestion des utilisateurs ................................................................................................................ 262
Table des matières
Création de droits pour un utilisateur ........................................................................................... 263
Liste des droits ............................................................................................................................. 264
Droits CLIENTS ............................................................................................................................ 264
Droits FOURNISSEURS .............................................................................................................. 265
Droits ARTICLES ......................................................................................................................... 265
Droits COMMERCIAUX ................................................................................................................ 265
Droits MODE DE REGLEMENT ................................................................................................... 265
Droits BANQUE ............................................................................................................................ 265
Droits FRAIS DE PORT ............................................................................................................... 265
Droits FAMILLES ARTICLES ....................................................................................................... 266
Droits FAMILLES CLIENTS ......................................................................................................... 266
Droits FAMILLES FOURNISSEURS ............................................................................................ 266
Droits PROMOTIONS SOLDES ................................................................................................... 266
Droits CODE REMISE .................................................................................................................. 266
Droits UNITES .............................................................................................................................. 266
Droits LOCALISATIONS .............................................................................................................. 266
Droits DEVISES ........................................................................................................................... 266
Droits TEXTES STANDARDS ...................................................................................................... 266
Droits DEB .................................................................................................................................... 267
Droits DIVERS .............................................................................................................................. 267
1. VENTES ............................................................................................................................. 267
Droits DEVIS ................................................................................................................................ 267
Droits COMMANDES ................................................................................................................... 267
Droits BL ....................................................................................................................................... 267
Droits FACTURES ........................................................................................................................ 267
2. ACHATS ............................................................................................................................. 267
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ..................................................................................... 268
Droits BONS DE RECEPTION ..................................................................................................... 268
Droits FACTURES D’ACHAT ....................................................................................................... 268
3. STOCKS ............................................................................................................................. 268
Droits ENTREES .......................................................................................................................... 268
Droits SORTIES ........................................................................................................................... 268
Droits ORDRES DE FABRICATION ............................................................................................ 268
Droits INVENTAIRE ..................................................................................................................... 268
OPERATIONS .............................................................................................................................. 268
OUTILS......................................................................................................................................... 269
INTERNET ................................................................................................................................... 269
Modification du mot de passe ...................................................................................................... 269
Changement d'utilisateur .............................................................................................................. 269
Utilisateurs connectés .................................................................................................................. 269
Historique des connexions ........................................................................................................... 269
Propriétés ......................................................................................................................................... 270
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................. 270
Barèmes DEEE ............................................................................................................................ 270
Le mémo....................................................................................................................................... 270
Infos base de données ................................................................................................................. 270
Coordonnées ................................................................................................................................ 270
Préférences .................................................................................................................................. 271
Taux de TVA et TPF ..................................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ........................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ....................................................................................................... 282
Options du convertisseur de fichiers - Excel ................................................................................ 283
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................. 283
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................. 283
La sauvegarde ................................................................................................................................. 283
La sauvegarde .............................................................................................................................. 283
Que sauvegarder ? ....................................................................................................................... 283
Où sauvegarder ? ......................................................................................................................... 284
Saisie d'un commentaire .............................................................................................................. 284
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................. 284
Sauvegarde en ligne .................................................................................................................... 285
La restauration ................................................................................................................................. 285
La restauration ............................................................................................................................. 285
Sélection du fichier de sauvegarde .............................................................................................. 285
Type de restauration .................................................................................................................... 285
Répertoire de destination ............................................................................................................. 286
Affichage .............................................................................................................................................. 287
La barre d'état .................................................................................................................................. 287
Barre de fenêtres ............................................................................................................................. 287
Le volet de navigation ...................................................................................................................... 287
Options du menu Fenêtre ................................................................................................................ 288
Barres d'outils .................................................................................................................................. 288
Barres d'outils ............................................................................................................................... 288
Barre d'outils Dossier ................................................................................................................... 288
Barre d'outils Navigation .............................................................................................................. 289
Barre d'outils Données ................................................................................................................. 289
Barre d'outils Formatage texte enrichi ......................................................................................... 290
Barre d'outils Ventes .................................................................................................................... 290
Barre d'outils Internet ................................................................................................................... 291
Barre d'outils Achats .................................................................................................................... 291
Barre d'outils Stock....................................................................................................................... 291
Barre d'outils Opérations .............................................................................................................. 291
Barre d'outils Tiers........................................................................................................................ 292
Barre d'outils Outils ...................................................................................................................... 292
Barre d'outils Utilisateurs .............................................................................................................. 292
Données .............................................................................................................................................. 293
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 293
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 293
La fiche Devise ................................................................................................................................ 294
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 294
Les filtres .......................................................................................................................................... 294
Stock ................................................................................................................................................ 295
La fiche Dépôt .............................................................................................................................. 295
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 296
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 296
La fiche Unité ............................................................................................................................... 297
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 297
La fiche Gamme ........................................................................................................................... 297
Articles .......................................................................................................................................... 298
Articles collectifs ........................................................................................................................... 309
Familles d'articles ......................................................................................................................... 312
Codes remises ............................................................................................................................. 317
Collections .................................................................................................................................... 319
Combinaisons ............................................................................................................................... 319
Tiers ................................................................................................................................................. 321
La fiche Contact ........................................................................................................................... 321
Clients........................................................................................................................................... 321
Familles de clients ........................................................................................................................ 338
Fournisseurs ................................................................................................................................. 339
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 344
Commerciaux ................................................................................................................................... 345
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 345
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 345
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 345
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 346
Onglet Infos .................................................................................................................................. 347
Onglet Région .............................................................................................................................. 347
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 347
Modes de règlement ........................................................................................................................ 347
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 347
Table des matières
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 348
Les écarts de change ................................................................................................................... 349
Banques ........................................................................................................................................... 349
La fiche Banque ........................................................................................................................... 349
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 350
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 350
Onglet Infos .................................................................................................................................. 350
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 350
DEB .................................................................................................................................................. 350
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 350
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 351
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 351
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 351
Divers ............................................................................................................................................... 352
La fiche NAF ................................................................................................................................. 352
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 352
La fiche Département ................................................................................................................... 352
La fiche Pays ................................................................................................................................ 353
Tableau de bord ............................................................................................................................... 353
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 353
Les règlements clients .................................................................................................................. 354
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 354
Liste des données ............................................................................................................................ 355
La liste des données .................................................................................................................... 355
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 356
Ventes .................................................................................................................................................. 357
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 357
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 357
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 357
Appel du client .............................................................................................................................. 358
Type de facturation ....................................................................................................................... 358
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 359
Saisie des articles ........................................................................................................................ 359
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 360
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 360
Onglet Infos .................................................................................................................................. 362
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 362
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 363
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 364
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 364
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 365
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 365
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 365
Liste des devis .............................................................................................................................. 366
Liste des commandes .................................................................................................................. 366
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 367
Liste des factures ......................................................................................................................... 368
L'avoir ........................................................................................................................................... 369
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 369
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 373
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 373
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 373
Livraison des commandes............................................................................................................ 373
La livraison partielle ...................................................................................................................... 374
Traitement des commandes ......................................................................................................... 374
Relances commandes clients .......................................................................................................... 375
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 375
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 376
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 376
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 376
Achats .................................................................................................................................................. 379
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 379
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 379
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 379
Entête de pièce ............................................................................................................................ 379
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 380
Type de facturation ....................................................................................................................... 381
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 381
Pied de pièce ................................................................................................................................ 381
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 382
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 382
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 382
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 383
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 384
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 384
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 385
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 385
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 386
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 386
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 387
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 387
La réception partielle .................................................................................................................... 387
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 387
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 387
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 388
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 388
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 389
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 389
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 389
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 389
Stock .................................................................................................................................................... 391
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 391
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 391
La saisie des articles .................................................................................................................... 391
Onglet Infos .................................................................................................................................. 391
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 392
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 392
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 392
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 392
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 392
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 393
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 393
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 393
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 393
L'inventaire ................................................................................................................................... 393
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 394
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 394
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 395
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 395
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 396
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 396
Modification du tarif ...................................................................................................................... 396
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 396
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 396
Table des matières
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 397
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 397
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 397
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 397
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 398
Intervalle des articles .................................................................................................................... 398
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 398
Modification du tarif ...................................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 398
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 399
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 400
Opérations ........................................................................................................................................... 401
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 401
Règlements clients ........................................................................................................................... 401
Les règlements clients .................................................................................................................. 401
Affectation du paiement................................................................................................................ 403
Affectation du règlement .............................................................................................................. 403
Remise en banque ........................................................................................................................... 403
La remise en banque .................................................................................................................... 403
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 404
Lettre de change relevé................................................................................................................ 404
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 405
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 405
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 405
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 406
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 407
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 407
Opération de virement .................................................................................................................. 408
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 408
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 408
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 408
Sélection des clients ..................................................................................................................... 408
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 409
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 409
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 409
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 409
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 410
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 410
Options du transfert comptable .................................................................................................... 410
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 411
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 412
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 412
Lettres de relance ............................................................................................................................ 413
La lettre de relance ....................................................................................................................... 413
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 414
DEB .................................................................................................................................................. 414
La DEB ......................................................................................................................................... 414
Validation de la DEB .................................................................................................................... 415
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 415
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 416
Impression de la DEB ................................................................................................................... 417
Facturation périodique ..................................................................................................................... 417
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 417
Alertes .......................................................................................................................................... 417
Classification des clients .................................................................................................................. 418
Définition des classifications ........................................................................................................ 418
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 418
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 419
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 420
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 422
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 422
Une sélection de clients ............................................................................................................... 423
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 423
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 423
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 423
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 423
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 429
Impressions ......................................................................................................................................... 431
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 431
Sélection des articles ....................................................................................................................... 431
Sélection des clients ........................................................................................................................ 431
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 431
Sélection des devises ...................................................................................................................... 431
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 431
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 431
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 432
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 432
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 432
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 433
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 434
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 434
Impression de la relation client ........................................................................................................ 435
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 436
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 436
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 437
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 437
Impression des paiements ............................................................................................................... 438
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 438
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 439
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 439
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 440
Pièces .............................................................................................................................................. 440
Impression des pièces .................................................................................................................. 440
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 441
Traites .............................................................................................................................................. 441
Impression des traites .................................................................................................................. 441
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 442
Liste des pièces ............................................................................................................................... 442
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 443
Journaux .......................................................................................................................................... 443
Ventes .......................................................................................................................................... 443
Achats........................................................................................................................................... 444
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 445
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 445
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 446
Création d'un classeur .................................................................................................................. 446
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 446
Données ........................................................................................................................................... 446
Impression des affaires ................................................................................................................ 446
Impression des articles ................................................................................................................. 447
Impression des clients .................................................................................................................. 447
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 448
Impression des familles d'articles................................................................................................. 448
Table des matières
Impression des familles de clients ............................................................................................... 448
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 449
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 449
Impression des textes standards ................................................................................................. 450
Articles collectifs ........................................................................................................................... 450
Banques ....................................................................................................................................... 451
Codes remises ............................................................................................................................. 451
Collections .................................................................................................................................... 452
Devises ......................................................................................................................................... 452
Dépôts .......................................................................................................................................... 452
Frais de port ................................................................................................................................. 453
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 453
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 454
Modes de règlement ..................................................................................................................... 454
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 455
Unités ........................................................................................................................................... 455
Gammes ....................................................................................................................................... 456
DEB .............................................................................................................................................. 456
Divers ........................................................................................................................................... 458
Historique des ventes ...................................................................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 461
Historique des achats ...................................................................................................................... 461
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 461
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 462
Statistiques....................................................................................................................................... 462
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 462
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 463
Articles .......................................................................................................................................... 463
Clients........................................................................................................................................... 465
Fournisseurs ................................................................................................................................. 467
Stock ................................................................................................................................................ 469
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 469
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 469
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 470
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 470
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 471
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 471
Outils .................................................................................................................................................... 473
Recalcul des données ...................................................................................................................... 473
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 473
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 473
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 473
Le journal des évènements .............................................................................................................. 473
Champs personnalisés .................................................................................................................... 474
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 474
Agenda ............................................................................................................................................. 474
L'agenda ....................................................................................................................................... 474
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 475
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 475
Suppression de données ................................................................................................................. 475
Suppression de données.............................................................................................................. 475
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 476
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 476
Suppression des paiements ......................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................ 476
Import paramétrable ......................................................................................................................... 476
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 478
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 478
Import du fichier articles ............................................................................................................... 479
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 479
Import du fichier clients ................................................................................................................ 480
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 480
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 481
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 481
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 481
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 481
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 482
Export paramétrable ........................................................................................................................ 482
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 483
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 483
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 484
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 484
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 484
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 484
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 484
Internet ................................................................................................................................................. 489
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 489
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 489
Envoi des données ....................................................................................................................... 489
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 490
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 490
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 490
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 491
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 491
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 491
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 491
La préparation des données ........................................................................................................ 491
Télécharger les commandes............................................................................................................ 492
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 492
Sélection de la période ................................................................................................................. 492
Choix du client .............................................................................................................................. 492
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 493
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 493
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 493
Choix du format d'export .............................................................................................................. 493
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 493
Création du fichier XML ................................................................................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 494
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 495
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 495
Menu ? ................................................................................................................................................. 497
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 497
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 497
Divers ................................................................................................................................................... 499
Félicitations ...................................................................................................................................... 499
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 499
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 500
Index .................................................................................................................................................... 503
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
7
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier.
Word PRO Plus
8
Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Recopie
La recopie
Dossier
9
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Word PRO Plus
10
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
Dossier
11
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers.
Word PRO Plus
12
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
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Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Word PRO Plus
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Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
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Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Word PRO Plus
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Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Dossier
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Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
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La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Dossier
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Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
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Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format.
Dossier
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Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Bouton Décimales
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Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable.
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En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
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Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Divers
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Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Dossier
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Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
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La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
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De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Bouton Gestion des gammes
***Disponible uniquement en version Pro Plus***
Nombre de gammes
A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
Codification automatique
Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique.
Mode de remplissage de l’arbre
Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :
Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.
Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché.
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Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement.
Paramétrage d'une gamme
Cet écran permet de paramétrer chaque gamme.
Libellé
Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme.
Code
Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme.
Image
Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme.
Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
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Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ?
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Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Saisie d'un commentaire
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Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Sélection du fichier de sauvegarde
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Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
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Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont
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accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Barre d'outils Dossier
Affichage
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Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
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Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes.
Affichage
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: Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque.
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: Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés.
Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs.
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Données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
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