ebp-logiciel-pack-eco-artisans-du-batime_0.pdf - EBP - Manuels Utilisateurs
ebp-logiciel-pack-eco-artisans-du-batime_0.pdf - EBP - Manuels Utilisateurs
Plus d'information sur EBP - Commander un logiciel EBP
- Revenir à l'accueil
ou juste avant la balise de fermeture -->
Télécharger le pdf :
gamme-packs-promotionnels/classic/iso_upload/ebp-logiciel-pack-eco-artisans-du-batime_0.pdf
Manuels Utilisateurs et documentation EBP :
EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels
EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels
Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP
Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP
Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP
Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP
Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP
Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP
toutsavoirlignepme.pdf-EBP
EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP
Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP
EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
EBP_Bar_Restaurant_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
EBP_Batiment_2009_10_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP
![[ ]](http://www.audentia-gestion.fr/icons/layout.gif)
Aide_Assistants_Juri..> 26-Sep-2012 12:50 303K
Aide_Auto-Entreprene..> 06-Jan-2012 17:45 1.0M
Aide_Compta_Classic_..> 06-Jan-2012 17:42 1.3M
Aide_Compta_Open_Lin..> 06-Jan-2012 17:39 1.7M
Aide_Compta_Pratic_2..> 06-Jan-2012 17:45 1.3M
Aide_Devis-Factures_..> 06-Jan-2012 17:40 1.3M
Aide_EBP_Comptabilit..> 26-Sep-2012 12:50 2.9M
Aide_EBP_EtatFi_Open..> 06-Jan-2012 17:39 651K
Aide_EBP_Facturation..> 06-Jan-2012 17:38 1.1M
Aide_EBP_Gestion_Com..> 26-Sep-2012 12:50 3.6M
Aide_EBP_Paye_PRO_Op..> 26-Sep-2012 12:49 4.0M
Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:39 2.1M
Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:38 2.7M
![[DIR]](http://www.audentia-gestion.fr/icons/folder.gif)
DEMO/ 13-Jul-2009 19:40 -
![[TXT]](http://www.audentia-gestion.fr/icons/text.gif)
EBP-Batiment-2013.htm 11-Mar-2013 16:40 65K
EBP-Batiment-2013_fi..> 11-Mar-2013 16:35 -
EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29 47K
EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29 -
EBP-Guide_Auto-entre..> 26-Sep-2012 15:59 78K
EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03 45K
EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03 -
EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20 54K
EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20 -
EBP-Paye-Agricole-20..> 16-Mar-2013 10:04 62K
EBP-Paye-Agricole-20..> 16-Mar-2013 10:04 -
EBP Business Plan Gu..> 02-Sep-2012 16:49 522K
EBPComptaPROOpenLine..> 25-Jan-2012 10:27 15K
EBPComptaPROOpenLine..> 25-Jan-2012 10:27 17K
EBPGestionCommercial..> 22-Sep-2011 15:50 13K
EBPGestionCommercial..> 23-Jan-2012 17:48 1.4M
EBPGestioncommercial..> 25-Jan-2012 10:36 17K
EBP Immobilisations ..> 26-Sep-2012 12:48 546K
![[ ]](http://www.audentia-gestion.fr/icons/binary.gif)
EBPOL_2013_Classic_C..> 17-Dec-2012 09:22 54M
EBPPAYEV14manuelutil..> 23-Jan-2012 17:38 865K
EBPPayeAgricole2012.htm 07-Oct-2011 20:23 50K
EBPPayeAgricole2012_..> 07-Oct-2011 20:19 -
EBPPointdeventebacko..> 23-Jan-2012 17:43 736K
EBP_2012_ES_Associat..> 06-Oct-2011 17:34 15M
EBP_2012_PointDeVent..> 25-Jun-2012 14:48 36M
EBP_2013_Paye_17_0_4..> 20-Dec-2012 15:32 74M
EBP_Assistants_ juri..> 06-Jan-2012 17:53 321K
EBP_Assistants_jurid..> 05-Oct-2012 12:36 3.3M
EBP_Assistants_jurid..> 06-Jan-2012 17:47 274K
EBP_Automobile_V12_G..> 31-Aug-2012 11:28 1.1M
EBP_Automobile_v11_A..> 06-Jan-2012 17:46 612K
EBP_Bar_Restaurant_G..> 20-Nov-2011 20:47 664K
EBP_Bar_Restaurant_G..> 05-Oct-2012 12:40 3.1M
EBP_Batiment_2009_10..> 06-Jan-2012 17:44 1.7M
EBP_Batiment_2009_10..> 06-Jan-2012 17:53 1.2M
EBP_Batiment_2009_10..> 05-Oct-2012 12:50 3.2M
EBP_BusinessPlan_200..> 13-Jul-2009 17:06 397K
EBP_BusinessPlan_201..> 06-Jan-2012 17:53 350K
EBP_BusinessPlan_201..> 17-Feb-2010 10:50 350K
EBP_Compta_14_Aide.pdf 06-Jan-2012 17:43 1.3M
EBP_Compta_14_Guide.pdf 06-Jan-2012 17:53 1.4M
EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:52 1.3M
EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:42 1.0M
EBP_Compta_Pratic_20..> 06-Jan-2012 17:44 767K
EBP_Compta_Pratic_20..> 20-Nov-2011 20:46 510K
EBP_Compta_et_Factur..> 06-Jan-2012 17:42 1.2M
EBP_Devis_et_Factura..> 20-Nov-2011 20:45 290K
EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:40 852K
EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:51 339K
EBP_Fiche_AutoSIV_05..> 27-Jul-2009 11:40 383K
EBP_GestionCommercia..> 06-Jan-2012 17:51 724K
EBP_Gestion_Commerci..> 05-Oct-2012 12:32 3.2M
EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:33 4.0M
EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:37 2.7M
EBP_Gestion_de_Conta..> 06-Jan-2012 17:38 485K
EBP_Gestion_des_35_h..> 06-Jan-2012 17:36 167K
EBP_Guide_Assistants..> 31-Aug-2012 15:40 801K
EBP_Guide_Auto-entre..> 31-Aug-2012 15:34 752K
EBP_Guide_EBP_Factur..> 31-Aug-2012 15:58 881K
EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48 481K
EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48 444K
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:54 1.9M
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:50 1.9M
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:28 1.6M
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:34 1.8M
EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:33 1.0M
EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:38 1.1M
EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:44 1.2M
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:39 1.9M
EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:48 1.3M
EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:55 1.4M
EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 11:37 1.5M
EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:36 1.4M
EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:50 309K
EBP_Mon_Budget_Perso..> 06-Jan-2012 17:37 737K
EBP_Mon_Budget_Perso..> 06-Jan-2012 17:50 814K
EBP_Paye_Editeur_DAD..> 06-Jan-2012 17:36 261K
EBP_Paye_V14_Aide.pdf 06-Jan-2012 17:28 4.3M
EBP_Paye_V14_Guide.pdf 06-Jan-2012 17:49 489K
EBP_Point_de_vente_(..> 06-Jan-2012 17:31 4.3M
EBP_Point_de_vente_(..> 06-Jan-2012 17:31 1.4M
EBP_Point_de_vente_G..> 25-Jun-2012 14:47 9.9M
EBP_Point_vente_Guid..> 06-Jan-2012 17:46 1.4M
EBP_Previsions_2011_..> 20-Nov-2011 20:45 410K
EBP_WinGenerateur_Ai..> 06-Jan-2012 17:33 179K
EBP_WinGenerateur_Gu..> 06-Jan-2012 17:47 425K
EBPautomobile.htm 29-Jan-2012 17:33 48K
EBPautomobile_fichiers/ 29-Jan-2012 17:33 -
EBPbarrestaurant2011..> 18-Jan-2012 18:00 16K
EBPbatiment2012.htm 27-Jan-2012 17:22 55K
EBPbatiment2012_fich..> 27-Jan-2012 17:17 -
EBPcomptaclasssicope..> 22-Feb-2012 10:27 59K
EBPguidereportdesign..> 22-Jan-2012 11:07 58K
EBPlocationimmobilie..> 30-Aug-2012 10:38 182K
EBPmonassociation201..> 14-Oct-2011 09:56 54K
EBPmonassociation201..> 14-Oct-2011 09:56 -
EBPpointdeventedetai..> 08-Feb-2012 10:19 51K
EBPpointdeventedetai..> 08-Feb-2012 10:19 -
Etats_Financiers_200..> 06-Jan-2012 17:51 678K
Guide-d-installation..> 30-Aug-2012 11:50 301K
Guide-d-installation..> 30-Aug-2012 11:53 301K
Guide-d-installation..> 31-Aug-2012 11:15 356K
Guide-d-installation..> 31-Aug-2012 11:25 438K
Guide-d-installation..> 30-Aug-2012 11:36 232K
Guide-d-installation..> 31-Aug-2012 11:35 606K
Guide-d-installation..> 31-Aug-2012 11:40 606K
Guide EBP Mon Budget..> 01-Sep-2012 21:51 661K
Guide_Agence-Manuels..> 05-Oct-2012 12:34 3.3M
Guide_Agence.pdf 20-Nov-2011 20:47 1.1M
Guide_Assistants_Jur..> 26-Sep-2012 16:06 132K
Guide_Assistants_Jur..> 31-Aug-2012 15:35 250K
Guide_Auto-entrepren..> 06-Jan-2012 17:53 253K
Guide_Auto-entrepren..> 05-Oct-2012 12:38 3.4M
Guide_Auto-entrepren..> 26-Sep-2012 16:02 81K
Guide_Auto-entrepren..> 31-Aug-2012 15:32 828K
Guide_Auto_Entrepren..> 27-Jul-2009 11:42 1.0M
Guide_CRM_PRO_2013-M..> 26-Sep-2012 16:22 785K
Guide_CRM_PRO_2013.pdf 26-Sep-2012 12:48 527K
Guide_Compta-Classic..> 26-Sep-2012 16:09 204K
Guide_Compta-Classic..> 30-Aug-2012 11:44 375K
Guide_Compta-Devis-F..> 20-Nov-2011 20:45 377K
Guide_Compta-GC_Open..> 26-Sep-2012 16:11 387K
Guide_Compta-GC_Open..> 02-Sep-2012 16:32 1.3M
Guide_Compta-Gestion..> 06-Jan-2012 17:51 459K
Guide_Compta-Gestion..> 26-Sep-2012 16:16 548K
Guide_Compta-Gestion..> 02-Sep-2012 16:24 1.3M
Guide_Compta-Open_Li..> 26-Sep-2012 16:17 628K
Guide_Compta-Open_Li..> 26-Sep-2012 12:48 290K
Guide_Compta_Classic..> 17-Dec-2012 09:10 375K
Guide_Compta_GC_Open..> 06-Jan-2012 17:51 435K
Guide_Compta_Pratic_..> 06-Jan-2012 17:53 309K
Guide_Compta_Pratic_..> 26-Sep-2012 16:20 684K
Guide_Compta_Pratic_..> 31-Aug-2012 11:09 273K
Guide_Devis_et_Factu..> 26-Sep-2012 16:25 859K
Guide_Devis_et_Factu..> 31-Aug-2012 15:27 937K
Guide_Devis_et_Factu..> 26-Sep-2012 16:28 960K
Guide_Devis_et_Factu..> 01-Sep-2012 21:29 1.0M
Guide_EBP_Devis_et_F..> 31-Aug-2012 15:29 677K
Guide_EBP_Facturatio..> 06-Jan-2012 17:51 253K
Guide_EBP_Facturatio..> 26-Sep-2012 16:31 1.0M
Guide_EBP_Facturatio..> 31-Aug-2012 15:46 851K
Guide_EtatsFi_2011.pdf 20-Nov-2011 20:45 1.0M
Guide_EtatsFi_Open_L..> 06-Jan-2012 17:51 238K
Guide_GC_Open_Line_P..> 26-Sep-2012 17:37 1.2M
Guide_GC_Open_Line_P..> 01-Sep-2012 21:35 1.2M
Guide_GESTION_COMMER..> 26-Sep-2012 17:39 1.3M
Guide_GESTION_COMMER..> 01-Sep-2012 21:41 1.2M
Guide_Gestion_de_Con..> 06-Jan-2012 17:51 294K
Guide_Gestion_de_Con..> 26-Sep-2012 17:41 1.4M
Guide_Gestion_de_Con..> 02-Sep-2012 16:36 414K
Guide_Liasse_fiscale..> 20-Nov-2011 20:44 1.0M
Guide_Mon_Associatio..> 06-Oct-2011 17:30 250K
Guide_Mon_Associatio..> 26-Sep-2012 17:43 1.5M
Guide_Mon_Associatio..> 01-Sep-2012 21:46 1.2M
Guide_Paye_Classic_2..> 26-Sep-2012 17:45 1.5M
Guide_Paye_Classic_2..> 31-Aug-2012 11:20 260K
Guide_Paye_Open_Line..> 26-Sep-2012 17:47 1.6M
Guide_Paye_Open_Line..> 02-Sep-2012 11:27 291K
Guide_Report_Designe..> 26-Sep-2012 17:49 1.7M
Guide_Report_Designe..> 06-Jan-2012 17:33 18M
Guide_prise_en_main.pdf 06-Jan-2012 17:50 1.2M
Manuel_EBP_Cartograp..> 06-Jan-2012 17:53 352K
Manuel_EBP_Cartograp..> 20-Nov-2011 20:46 603K
Manuel_EBP_Localisat..> 20-Nov-2011 20:44 406K
Manuel_Gerance.pdf 06-Jan-2012 17:49 3.2M
Manuel_Utilisateur.pdf 06-Jan-2012 17:48 11M
Notice_Install_BatRe..> 06-Jan-2012 17:53 197K
Reportbuilderv2.pdf 06-Jan-2012 17:47 624K
business_plan_guide.pdf 27-Jul-2009 11:39 77K
clicEBP.htm 18-Jan-2012 18:03 4.6K
comparaisonlogiciels..> 25-Jun-2012 09:28 44K
compo3test.htm 07-Oct-2011 20:17 50K
compo3test_fichiers/ 07-Oct-2011 20:05 -
ebp-business-plan-20..> 27-Jul-2009 11:39 327K
ebp-logiciel-compta-..> 20-Nov-2011 20:48 808K
ebp-logiciel-comptab..> 22-Sep-2011 15:44 807K
ebp-logiciel-gestion..> 20-Nov-2011 20:47 854K
ebp-logiciel-pgi-mod..> 22-Sep-2011 15:44 1.2M
ebp-logiciel-pgi-mod..> 22-Sep-2011 15:44 1.2M
ebp-logiciel-pgi-mod..> 22-Sep-2011 15:45 1.3M
ebp-logiciel-pgi-ope..> 22-Sep-2011 15:45 1.5M
ebp_auto-start_logic..> 27-Jul-2009 11:39 515K
ebp_automobile_logic..> 27-Jul-2009 11:39 451K
ebp_batiment_pro_log..> 27-Jul-2009 11:40 1.5M
ebp_paye-pro_logicie..> 27-Jul-2009 11:40 742K
ebp_point-vente-comm..> 27-Jul-2009 11:41 942K
ebp_point-vente-mode..> 27-Jul-2009 11:41 705K
ebp_point-vente-pro_..> 27-Jul-2009 11:41 494K
fiche-technique-poin..> 27-Jul-2009 11:41 77K
fp%20pack%20carrosse..> 27-Jul-2009 11:41 219K
fp_autoentrepreneur_..> 27-Jul-2009 11:41 697K
guide-etats-financie..> 27-Jul-2009 11:41 734K
guidedocumentationEB..> 31-Aug-2012 16:07 2.0M
logiciel_association..> 27-Jul-2009 11:41 238K
logiciel_batiment-20..> 27-Jul-2009 11:42 732K
logiciel_batiment-et..> 27-Jul-2009 11:42 953K
logiciel_batiment-pr..> 27-Jul-2009 11:42 889K
logiciel_batiment_eb..> 27-Jul-2009 11:43 388K
logiciel_business-pa..> 27-Jul-2009 11:43 648K
logiciel_business-pl..> 27-Jul-2009 11:43 231K
logiciel_business-pl..> 27-Jul-2009 11:43 229K
logiciel_business-pl..> 27-Jul-2009 11:43 762K
logiciel_compta-clas..> 27-Jul-2009 11:43 577K
logiciel_compta-devi..> 27-Jul-2009 11:44 774K
logiciel_compta-et-g..> 27-Jul-2009 11:44 965K
logiciel_compta-gest..> 27-Jul-2009 11:44 805K
logiciel_compta-prat..> 27-Jul-2009 11:44 239K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:44 250K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:44 275K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 319K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 897K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 372K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 531K
logiciel_devis-et-fa..> 27-Jul-2009 11:45 532K
logiciel_devis-factu..> 27-Jul-2009 11:46 672K
logiciel_devis-factu..> 27-Jul-2009 11:46 559K
logiciel_devis-factu..> 27-Jul-2009 11:46 654K
logiciel_etats-finan..> 27-Jul-2009 11:46 379K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:46 415K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:46 748K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:46 676K
logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:47 598K
logiciel_immobilisat..> 27-Jul-2009 11:47 214K
logiciel_pack-associ..> 27-Jul-2009 11:47 291K
logiciel_pack-depann..> 27-Jul-2009 11:47 477K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:47 333K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:47 206K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:48 883K
logiciel_pack-econom..> 27-Jul-2009 11:48 875K
logiciel_pack-gestio..> 27-Jul-2009 11:48 1.0M
logiciel_pack-juridi..> 27-Jul-2009 11:48 139K
logiciel_paye-2009_e..> 27-Jul-2009 11:48 239K
logiciel_paye-agrico..> 27-Jul-2009 11:48 351K
logiciel_paye-batime..> 27-Jul-2009 11:49 1.0M
logiciel_paye-pro_eb..> 27-Jul-2009 11:48 430K
logiciel_salaires-pm..> 27-Jul-2009 11:49 801K
logiciel_salaires-pr..> 27-Jul-2009 11:49 687K
logiciel_start-up-pa..> 27-Jul-2009 11:49 656K
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic
et d’EBP Compta Classic Open LineTM
Pour les artisans du bâtiment
Ce pack, composé de deux logiciels, est la solution idéale pour gérer votre entreprise du
bâtiment.
Avec Devis et Facturation Bâtiment Classic, créez votre bibliothèque d’éléments, élaborez vos devis et
vos factures et éditez des statistiques.
Avec Compta Classic Open LineTM, tenez simplement votre comptabilité générale et suivez votre
trésorerie.
Compta
Classic Open LineTM 2013
Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les
fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité
générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très
complet, il permet de gérer efficacement votre trésorerie
grâce au tableau de bord.
Une prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce au volet de navigation. Choisissez
la saisie qui vous convient (simplifiée, guidée ou avancée) et gagnez du temps en
automatisant les saisies d’écritures les plus fréquentes.
Editez simplement
Générez en toute simplicité votre déclaration de TVA, calculée automatiquement
grâce aux saisies enregistrées dans votre logiciel. Et établissez votre Bilan et votre
Compte de Résultat.
Le tableau de bord
Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte
de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi,
comparez les résultats de vos exercices N et N-1.
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel très
simple d’utilisation est idéal pour informatiser facilement
votre gestion. Adapté à votre métier quel que soit votre
corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de
rédiger des devis et des factures détaillés avec tranches
de travaux et de suivre vos clients.
Démarrez facilement
Créez simplement votre bibliothèque d’éléments avec vos fournitures, main
d’oeuvre, matériel et importez en un clic de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo,
Dupont, Schneider Electric, La Plateforme...)
Gérez vos ventes
Elaborez des devis précis en les présentant par tranches de travaux, choisissez la
TVA, ajoutez des couleurs et des images… puis transférez-les en factures d’un
simple clic.
Communiquez facilement
Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune
ressaisie et transférez-les directement dans EBP Compta Classic Open LineTM
.
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Devis et Facturation Bâtiment
Classic 2013
Caractéristiques générales
• Nombre de dossiers illimité
• Tableau de bord
• Aide en ligne complète
• Correcteur orthographique
• Sauvegarde multi-supports : disque dur, clé USB, CD-Rom, Internet
• Archivage du dossier
Fichier clients
• Fiches clients et prospects détaillées
• Historique des documents
• Edition automatique de courriers de relance
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire depuis la fiche client(1)
• Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS)
Bibliothèques et tarifs fournisseurs
• Bibliothèque interne
• Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Canal Pro Club
Privilège, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric,
Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Chausson Matériaux, Le Gallais
• Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne
Fichier éléments
• Création d’éléments de type fourniture, main d’oeuvre, ouvrage et divers
• Création de fournitures avec temps de pose
• Mise en sommeil des éléments obsolètes
• Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main
d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge
Documents de vente
• Création des documents : devis, factures, factures d’acompte, avoirs
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Modèles d’attestations de TVA à taux réduit
• Différents modèles d’impression pré-paramétrés
• Réalisation de devis par tranche et sous-tranche de travaux
• TVA neuf ou rénovation
• Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police
• Insertion d’une lettre d’accompagnement en début et fin de devis
• Saisie en heures ou en jours de la main d’oeuvre
• Date de validité et impression de relances de devis
• Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative
• Récapitulatif par taux de TVA
• Génération automatique d’une facture à partir d’un devis ou création d’une facture
directement
Règlements
• Enregistrement des règlements clients
• Edition des bordereaux de remise en banque
Importation - Exportation
• Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles…
au format ASCII délimité ou fixe
• Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004
à 2010)
• Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de
nombreux logiciels de comptabilité* via le module Communication Entreprise-Expert
*EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Classic).
(1) L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM
(2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel
Compta
Classic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Version monoposte
• Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option)
• Nombre de sociétés : 5
• Aide en ligne
• Tableau de bord
• Plan Comptable Entreprise
• Plan Comptable Association
• Plan Comptable Syndicat
• Recherche multi-critères
• Tri, regroupement avancé
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois
• Saisie guidée, saisie simplifiée, ventes comptoir
• Abonnements
• Numérotation automatique ou manuelle des pièces
• Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié
• Lettrage en cours de saisie
• Rapprochement bancaire manuel
• Documents associés à une ligne d’écriture
• TVA sur les débits, sur les encaissements
• Calcul automatique de la TVA en cours de saisie
• Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A
• Déclaration 3519 (demande de remboursement)
• Formulaire 3514 (acomptes trimestriels)
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(1)
• Justificatif de TVA
• Grand-Livre interactif et Balance interactive
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
Editions
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance ou par lettrage
• Bilan et Compte de Résultat (Etat préparatoire)
Importation/Exportation
• Import paramétrable des écritures, comptes et journaux
• Import au format texte EBP
• Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel®
Statistiques
• Solde de compte de banque
• Etat des créances clients, des dettes fournisseurs
• Comparatif du résultat des exercices N et N-1
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel
EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un
Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des
données avec EBP Compta
(1) Plus de détails sur www.ebp.com
(2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter.
(1)
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
Compta Classic Open LineTM 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
DEMARRER
Gamme Pratic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
LES 5 POINTS CLES
DEVELOPPER
Gamme Classic
OPTIMISER
Gamme PRO et Réseau
Un logiciel
intégré
Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en
compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en
affichant sa facture d’origine issue de la Gestion.
Gérez vos achats
et vos stocks
Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez
vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos
inventaires.
Personnalisez vos
devis, vos factures,
vos commandes...
Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce
à Open Report Designer™.
Contrôlez
votre activité
Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA,
de la marge, palmarès des ventes…
Editez vos documents comptables
Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des
Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat.
Pour l’ensemble des petites entreprises
Compta & Gestion Commerciale
Classic Open LineTM 2012
Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration
de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce
logiciel offre une multitude de fonctionnalités.
www.ebp.com
MOBILITY
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
2013
Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, de sport, de
maroquinerie, EBP propose une solution performante pour gérer votre activité en toute simplicité.
Encaissements, gestion des articles en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel,
fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie.
VERSION
Commerce de détail
VERSION
PRO
VERSION
MODE
Choisissez le produit
adapté à vos besoins :
Point de Vente Mode
www.ebp.com
Point de Vente Mode 2013
Pour tous les commerçants
LES 5 POINTS CLÉS
Optimisez
votre gestion
Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des
stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité.
Gagnez
du temps
Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos
clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse.
Personnalisez
vos gammes
Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de
gérer rapidement vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles.
Dynamisez
vos ventes
Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de
cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires...
Communiquez
facilement
En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au
format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*.
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.Une caisse entièrement paramétrable
Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences.
Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre
écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton.
Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité :
verrouillage manuel ou automatique.
Le mode écran tactile
Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile.
La facturation
Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les
étiquettes codes-barres de leurs articles.
Le paiement
Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse
enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs
moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau...).
Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon
supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle,
un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse
L’encaissement
Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable.
Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux
outils personnalisables.
Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. Vous pouvez décliner les articles selon 3 critères personnalisables
et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/millésime.
Personnalisation des gammes selon 3 critères
Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous
travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et
matières de vos articles.
La déclinaison de vos articles de référence
Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à
cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été»
est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera ensuite
automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles !
Une gestion des stocks simplifiée
Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande
fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes
codes-barres que d’articles réceptionnés.
Le suivi des collections
Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous
permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection.
Déclinez votre article et visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles
La gestion des gammes de produits
ZOOM sur les fonctions clésLa gestion des stocks
Les cartes de fidélité
Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de
points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous
attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon
d’achat.
Les chèques cadeaux
Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à
leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients.
Les soldes et promotions
Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des
événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date
de début et une date de fin d’opération.
La fidélisation de votre clientèle
Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de
fidélisation pertinente et efficace.
Les documents de stocks
La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et
des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes
et d’achats.
Le réapprovisionnement automatique
Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de
réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le
stock minimum et le stock d’alerte.
L’inventaire
Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse
prêt à l’emploi.
Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de
la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire.
Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs
Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux…
Les statistiques
Le palmarès des articles
Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré.
Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui
remportent le moins de succès.
La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur
Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition
de votre activité.
Les statistiques de ventes par tarif
Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de
vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du
chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter».
Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre
activité.
Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes
en fonction des différentes collectionsDocument non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334
Caractéristiques générales
• Personnalisation des listes et de tous les
modèles d’impression
• Outil de sauvegarde multi-supports et
restauration des données
• Gestion des utilisateurs avec définition des
droits
• Tableau de bord (CA journalier, indice de
vente, fréquentation/CA)
• Consultation et filtrage des tickets : en
attente, en compte, réglés, transférés en
factures
• Solvabilité, localisation clients et calcul
d’itinéraire avec société.com, manageo,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*.
Gestion Commerciale
(Back Office)
Gestion des fichiers
• Nombre illimité de dossiers
• Fichiers clients, commerciaux, articles
• Gestion des codes-barres à prix et poids
variables
Gestion des achats et des ventes
• Devis, commandes, bons de livraison,
factures
• Gestion de la DEEE (Déchets des
Equipements Electriques et Electroniques)
• Recherche sur les lignes de pièces :
numéro de série, code article...
• Saisie déportée des devis, commandes,
bons de livraison et factures
• Transferts et regroupements de pièces
• Facturation HT ou TTC
• Gestion multi-devises, multi-échéances
• Livraison/réception globale ou partielle des
commandes avec gestion des reliquats
• Gestion des remises articles ou clients avec
choix de la priorité
• Multi-facturation périodique
• Grille tarifaire par client
• Gestion des soldes et promotions
• Relance clients personnalisée
• Recherche des articles par référence
fournisseur dans les pièces d’achat et les
pièces de vente
• Impression des étiquettes avec prix normal
et prix soldé
• Consultation des tickets de caisse
• Remise en banque centralisée : Back et
Front Office
• Contremarque : détection de commandes
clients à livrer suite à la réception de
commandes fournisseurs
• Réservation d’articles en rupture de stock
avec versement d’arrhe ou d’acompte
Gestion des stocks
• Bons d’entrées, bons de sorties
• Fabrication des articles composés
• Saisie de l’inventaire complet
• Inventaire tournant : sélection d’une liste
d’articles à inventorier
Gestion des gammes
• Déclinaison des articles selon 3 critères
personnalisables
• Visualisation du stock par article ou par
gamme d’articles
• Résultats des ventes par collection
Gestion de la Relation Client
• Grille de classification
• Rattachement des actions d’un client à
une affaire
Fidélité client
• Historique de la fidélité par client (tickets,
gains)
• Gestion des cartes de fidélité (par point, par
chiffre d’affaires, par nombre de passages
en caisse)
• Calcul du CA hors promotion
• Gestion des remises, articles offerts, bons
d’achat
• Chèques cadeaux
• Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms,
SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS)
• Sélection et exclusion des articles
concernés par la fidélité client (en cas de
promotion...)
Statistiques
• Consultation des statistiques depuis la fiche
tiers et la fiche article
• Palmarès des articles, meilleurs vendeurs
• Activité du magasin par tranche horaire et
par vendeur
• Panier moyen, indice de vente
• Statistiques globales illustrées par un
graphique (tableau de bord)
Import/Export des fichiers
• Génération de fichiers PDF avec envoi
par e-mail depuis toutes les éditions et
exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF,
HTML, RTF
• Transfert en comptabilité des factures,
tickets de caisse et mouvements
de caisse au format du logiciel de
l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco
et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et
AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.
• Imports et exports paramétrables des
fichiers articles, familles d’articles, clients,
fournisseurs et contacts
• Lien avec le logiciel EBP Cartographie &
Décisions PRO (à acquérir séparément)
• Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi
des articles/clients vers le site Web puis
récupération automatique des commandes
en ligne sur le logiciel EBP
Encaissement (Front Office)
• Mode RDS**
• Personnalisation de l’écran de vente
• Mode écran tactile
Gestion des ventes comptoir
• Saisie des articles
• Ventes en attente, avec impression du
ticket en attente
• Gestion des articles liés pour les ventes
additionnelles
• Modification du mode de règlement sur un
ticket validé
• Ventes en compte (différé et rattaché à un
client)
• Gestion des retours articles
• Gestion des avoirs
• Multi-règlements : carte bancaire, chèque,
espèces, ticket restaurant, bon d’achat,
chèque cadeau, avoir
• Regroupement de tickets en facture
•
Gestion des abonnements
• Statistiques sur les bons d’achats et
chèques cadeaux
• Saisie du code postal à chaque saisie de
ticket (édition de statistiques)
• Edition de ticket sans prix avec le détail des
articles (ticket cadeau)
• Tri des articles par famille sur le ticket de
caisse
• Impression automatique d’une facturette à
chaque vente (en plus du ticket)
• Édition de tickets (offre
promotionnelle, nouveau produit...)
Caisse
• Verrouillage de la caisse, manuel
ou automatique
• Suivi du fond de caisse
• Mouvements de caisse avec la création de
types de mouvements de caisse
• Clôture de caisse avec déclaration des
montants en caisse, impression du Z de
caisse et du Z de caisse consolidé (tickets
de plusieurs caisses)
• Impression du X de caisse, journal de
caisse
• Ecran de comptage de caisse
Suivi des clients
• Saisie du multi-règlements pour les ventes
en compte
• Remise en banque automatique des
paiements CB
Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2013
Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement
*Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE
ou PREMIUM.
**En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service
proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir
séparément du logiciel EBP.
Compatible OPOS
EBP Point de Vente Mode est compatible avec
les principaux périphériques d’encaissement
du marché. Toutes les imprimantes tickets,
afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS
avec interface série ou parallèle pourront
fonctionner avec EBP Point de Vente Mode.
Parmi les marques compatibles :
EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC,
ZEBRA
Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com
COMPATIBLE
OPOS
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 2 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1)
• Espace disque libre : 2 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP2
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 32 bits et 64 bits
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
(1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600
Choisissez la gamme
adaptée à vos besoins :
La combinaison gagnante pour s’informatiser en douceur
Deux logiciels pour créer son entreprise, ne nécessitant aucune compétence en gestion et en
comptabilité. Rédigez facilement vos devis et factures, suivez vos règlements et tenez votre
comptabilité jusqu’à l’établissement du Bilan.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Novice en gestion, profitez d’un logiciel facile à prendre
en main. Rédigez immédiatement des devis et factures
en quelques clics grâce à une saisie pédagogique. Puis
gérez efficacement votre entreprise : clients, articles,
statistiques, règlements, transfert en comptabilité...
Rédigez en quelques clics
Reposez-vous sur un assistant de rédaction pour devis et factures. Simple
et pédagogique, vous visualisez votre modèle (devis ou facture) et saisissez
directement vos données à l’écran.
Gagnez du temps
Transférez vos devis en factures sans aucune ressaisie lorsqu’un devis est
accepté. Envoyez par email vos documents de vente. Saisissez vos règlements
clients (échéances, moyens de paiement).
Suivez vos ventes
Bénéficiez de statistiques pré-établies afin d’identifier vos meilleurs clients, le
palmarès des produits les plus vendus, l’évolution de votre Chiffre d’Affaires mois
par mois…
Compta Pratic Open LineTM 2013
Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en
comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance
comptable les factures d’achat, de vente, les opérations
bancaires et les ventes comptoir. Sa facilité d’accès
s’accompagne de fonctions essentielles telles que la
déclaration de TVA, le Bilan, le Compte de Résultat…
Prise en main rapide
Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail
familier, proche de vos usages quotidiens (Excel, Internet…)
Démarrez facilement
Laissez-vous guider par le logiciel pour saisir vos achats, vos ventes et votre
trésorerie. Etablissez votre déclaration de TVA, éditez votre Bilan et votre Compte
de Résultat en toute simplicité.
Suivez votre activité
Visualisez en un coup d’œil l’essentiel de votre activité grâce au tableau de bord :
solde des comptes de banque, évolution du chiffre d’affaires…
2013Document non contractuel • Juillet 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947
Fonctions principales
Compta Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Sauvegardemulti-supports
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Aide
• Aide en ligne
• Barre de tâches et de navigation
• Assistant de navigation
Traitements comptables
• Paramétrage des comptes
• Création de journaux
• Création de clients et fournisseurssans notion comptable
• Enregistrement desfactures de vente sans notion comptable
• Enregistrement desfactures d’achatsans notion comptable
• Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion
comptable
• Ventes comptoir
• Génération automatique des écritures en débit/crédit
• Mono-échéance
• Consultation de comptes
• Lettrage simplifié des comptessans notion comptable
• Rapprochement bancaire par compte
• Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la Direction Générale des
Finances Publiques
• Justificatif de TVA
• Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA***
• Bilan (états préparatoires)
• Compte de Résultat (états préparatoires)
• Journal centralisateur
• Clôturemensuelle
• Clôture annuelle
• Validation des écritures
• Archivage des données
Suivi de l’activité
• Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité
• Affichage dessoldes de trésorerie
• Présentation graphique de l’évolution du chiffre d’affaires
Impressions
• Liste desfacturessaisies
• Echéancier détaillé
• Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse ou en banque
• Journaux
• Grand-Livre
• Balance
Importation/Exportation
• Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable*
• Envoi des données à l’Expert-Comptable par e-mail
• Exportation desimpressions au format PDF,Word®, Excel®
• Exportation deslistes au format XML,TXT, Excel®, HTML
* EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI,AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST,
GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta Pratic Open LineTM)
** Nécessite la souscription à un un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS.
*** Plus de détails sur www.ebp.com.
Facturation Pratic Open LineTM 2013
Caractéristiques générales
• Versionmonoposte
• Mono-dossier
• Tableau de bord
• Assistant de navigation :Open Guide
• Barre de tâches et de navigation
• Recherchemulti-critères
• Aide en ligne
• Dossier protégé par unmot de passe
• Sauvegardemulti-supports et restauration de données
• Imports paramétrables des fichiers articles, clients
• Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com,
bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing.
• Envoi de SMS via des partenaires** : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b
Devis et Factures
• Devis, factures, avoirs, factures d’acompte, avoirs d’acompte
• Envoi par email des documents de vente
• Transfert de devis en facture
• Transfert de facture en avoir
• Facturation HT ou TTC
• Gestion de la TVA
• Frais de port HT
• Facturation d’articles non référencés dansla base article
• Personnalisation des devis et factures(logo, coordonnées,mentionslégales)
• Assistant de paramétrage des documents
Suivi des clients
• Fichiers clients et prospects
• Contactsillimités
• Famille clients
• Saisie desrèglements(moyen de paiements, banque,règlement libre)
• Gestion des écarts de règlements
• Gestion des différentsmodes de règlements
• Echéancier clients
• Historique des documents de vente par client
• Historique des articles des devis et factures par client
Articles (ou produits)
• Famille articles
• Code article selon le type : bien ou service
• Libellé et description de l’article
• Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques)
• Historique des Eco-Contributions(Ecotaxe)
• Gestion desremises en % ou enmontant
• Indicateurs: prix de revient, taux demarge, taux demarque, prix de vente HT, taux
de TVA, prix de vente TTC
Statistiques
• Evolution du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
• Palmarès du chiffre d’affaires et de la marge par client
• Palmarès du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes par article
Comptabilité
• Transfert des règlements et factures vers EBP Compta Pratic Open LineTM
• Génération comptable desrèglements clients et desfactures au format du logiciel
du cabinet comptable*
• Exportschéma de la base
***
282
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels
dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’utilisation du logiciel.
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
EBP Bâtiment
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2004 EBP Informatique, édition Septembre 2008
EBP Bâtiment 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI
CHATEL DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Bâtiment
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
EBP Bâtiment 5
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. 4LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
EBP Bâtiment 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés
dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu
? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression
de ce manuel y seront consignées.
8 EBP Bâtiment
EBP Bâtiment 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1. AVANT DE COMMENCER..............................................................................13
1.1. Accès au service technique ...................................................................13
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................13
1.3. La place disque nécessaire ...................................................................14
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?....................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................15
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................15
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...........................................................17
6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................18
PRISE EN MAIN 19
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................19
1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................19
1.2. Les autres options .................................................................................20
1.3. Les options d’affichage..........................................................................20
1.4. Mot de passe .........................................................................................21
1.5. Gestion des fenêtres..............................................................................21
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................21
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ......................................21
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ....................................................24
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...........................................25
3.1. Exemple de métré..................................................................................25
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................27
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...............................28
5.1. Promotions ............................................................................................28
5.2. Tarifs......................................................................................................28
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................29
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................30
7.1. L’entête du devis....................................................................................31
7.2. Le corps.................................................................................................31
7.3. Le pied...................................................................................................32
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...........................................................32
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..............................................33
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? ............................34
10.1. Saisie de l’avancement des travaux ....................................................34
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement....................................35
11. TRANSFERT,DUPLICATIONETIMPRESSION DE DOCUMENTS.......................35
11.1. Transfert de documents.......................................................................35
11.2. Duplication...........................................................................................35
11.3. Regroupement de bons de livraison ....................................................35
11.4. Impression des documents..................................................................36
10 EBP Bâtiment
11.5. Envoi par e-mail...................................................................................36
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .................................36
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................37
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..............................................................38
15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................38
15.1. Comment commander ? ......................................................................39
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks................................40
15.3. Comment réceptionner les achats ? ....................................................41
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .........................................41
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................42
16.1. Comment créer une affaire ? ...............................................................42
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?..............................43
17. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................43
17.1. Deux modes de gestion du stock.........................................................43
17.2. Les documents de stock ......................................................................44
17.3. La saisie de l’inventaire ................................................................44
17.4. Les mouvements de stocks .................................................................46
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 47
18.1. Les contrats de maintenance...............................................................47
18.2. Le service après vente.........................................................................48
18.3. L’historique Maintenance / SAV...........................................................48
19. LE PLANNING ........................................................................................49
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................52
20.1. Comment saisir un acompte ? .............................................................52
20.2. Comment saisir un règlement client ?..................................................52
20.3. La remise en banque...........................................................................53
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE ........................................................54
21.1. Le tableau de bord..............................................................................54
21.2. L’historique client/prospect ..................................................................55
22. COMMENT CREER UN MAILING ? ......................................................55
23. COMMENT TRANSFERERMES ECRITURES ENCOMPTABILITE?...................56
23.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................56
23.2. Le transfert ..........................................................................................57
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..........................................57
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................58
EBP Bâtiment 11
LES FONCTIONS AVANCEES 59
1. LES RELANCES..............................................................................................59
2. L’ECHEANCIER CLIENT.................................................................................59
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................59
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS...............................................59
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * ....................................................60
6. LES STATISTIQUES .......................................................................................60
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ................................................................61
8. EBP SAUVEGARDE........................................................................................61
9. LE MENU INTERNET......................................................................................61
INDEX 62
Avant de commencer
EBP Bâtiment 13
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d’attente.
01 34 94 20 00
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la
version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista),
Microsoft Windows® XP SP2 ou Vista SP1 *,
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Microsoft Internet Explorer 6
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
* Windows Vista version 32 bits
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
14 EBP Bâtiment
1.3. La place disque nécessaire
L’espace disque libre doit être de 500 Mo
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.
3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO.
Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.
Remarque
Si vous avez acheté une version réseau, cliquez sur le lien Installation en réseau, et
suivez la procédure d’installation disponible sur le CD-ROM.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment9.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez
sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Bâtiment 15
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le
bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre
logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
INSTALLATION
16 EBP Bâtiment
4.2. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
Comment créer mon dossier ?
EBP Bâtiment 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
INSTALLATION
18 EBP Bâtiment
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
La barre de fenêtres
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Bâtiment 19
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos
principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une
facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui
ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront
respectivement avec les pictos suivants : ou .
Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie
gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents
qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes
éléments, clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous
souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en
cas de mise à jour des prix.
Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de
stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos
factures de situation.
Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour
tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier.
PRISE EN MAIN
20 EBP Bâtiment
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous
pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher
pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez
indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable,
vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les
documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du
logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran
des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en
changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les
menus les plus utilisés..
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes
que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions
multiples, et en affichant des calculs .
Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux
catégories
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage),
vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos
listes.
Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez
créer des champs personnalisés
Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez
créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les
colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et
styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis
(Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements
sur toutes ces options.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 21
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un
mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers
+ utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de
passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans
la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et
vous demandera de saisir votre mot de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les
éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne
et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d’oeuvre, matériel, divers,
ouvrage et textes.
PRISE EN MAIN
22 EBP Bâtiment
Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, maind’oeuvre,
matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation
complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la
pose.
Les main-d’oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en
location et dont vous facturez au client l’utilisation.
Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez
besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
Les textes types pourront être insérés dans le corps de vos
documents.
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au
bas de votre liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa
famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description
succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les
touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Comment créer un élément ?
EBP Bâtiment 23
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet
désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les
attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
- L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans
les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids, le volume total de vos éléments,
le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.
En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la
durée de garantie de votre fourniture.
Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités
de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente, et
précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.
Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50
cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et
vous vendez les sachets à l’unité :
Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur
Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de
frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème eco contribution.
La partie Main-d’oeuvre vous permet d’associer un prix de main-d’oeuvre au prix de
votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose
comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont
calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets
suivants :
Tarifs/Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de
visualiser les promotions éléments.
PRISE EN MAIN
24 EBP Bâtiment
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.
Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés
pour le transfert en comptabilité.
Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés
et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.
Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un
élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de
livraison, frais, etc..
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera
automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des
éléments, devis...) avec images.
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré,
qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité
d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de
toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments
sont spécifiques à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou
les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, audessus
des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre
liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+
Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y
figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons
développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant
à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.
Comment créer et utiliser un métré ?
EBP Bâtiment 25
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou
de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos
documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans
laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une, ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs
directement dans la zone Métré, ou bien en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données +
Divers + Métrés-types. Les métrés-types sont des formules de calcul qui pourront
être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à
saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métrétype
avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque
Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux
exemples de métrés-types.
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton
nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :
Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du
cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel
qu’il s’agit d’un commentaire.
Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la
ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)
Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du
cylindre’
PRISE EN MAIN
26 EBP Bâtiment
Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre
d’outils.
Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la
fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.
La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer,
comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables
correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré-type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne
Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera
dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront
par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous
retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.
Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône
,
Sélectionnez le métré-type. Les opérations s’affichent alors.
Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.
Le métré se calcule automatiquement, et son total est reporté dans la
colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet
Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré-type dans l’onglet Métré
des documents de vente.
Comment enregistrer un client ?
EBP Bâtiment 27
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect,
ce dernier est transféré en client.
Remarque
Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant prospect. Pour cela, vous
devez confirmer le message de transfert du prospect en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l’onglet Détail et validez par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées
à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
PRISE EN MAIN
28 EBP Bâtiment
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le
bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez
renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un
élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise.
Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le %
de remise.
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et
Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou
Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément
précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client
précis ou pour une famille précise de clients.
Remarque
Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur une ligne
de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans
le document de vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou
la remise, sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou
Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont
définies uniquement dans les promotions.
Remarque
Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de
remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document.
L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.
Comment créer un mode de règlement ?
EBP Bâtiment 29
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la
grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour
calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de
ventes.
En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de
règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos
clients.
Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et
saisissez ses différents critères.
Attention
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Ex : Création d’un
mode de règlement avec trois échéances :
- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant,
- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois,
- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de
l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances
(date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bâtiment
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l’écran :
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces
différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales
informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire,
un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer
automatiquement les informations liées à l’affaire.
Comment saisir un devis ?
EBP Bâtiment 31
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez
également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc,
*.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre
devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer
votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 43). Si vous la
décochez, et les documents générés à partir de ce devis, ne décrémenteront pas
les stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus
de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés,
que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous
disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails)
Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là ou vous le souhaitez. Vous
pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes
(voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans
votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer
des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à
un autre.
Les prix affichés peuvent être modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de
vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir
page 25).
PRISE EN MAIN
32 EBP Bâtiment
L’onglet Lettres types, permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera
imprimée sur une page à part du devis.
Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou
TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le
bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par
type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en
jours.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu
Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1,
dans chaque partie de la facture.
Remarque
Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez :
- De colonnes supplémentaires dans le corps de votre document,
- D’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre
document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement en détail.
Comment gérer l'éco-contribution ?
EBP Bâtiment 33
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou
DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique
son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum
pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une
contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront
amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les
opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ).
Dans EBP Batiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue
en plusieurs étapes.
9.1.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous
souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création
de dossier ou importer le barème.
9.1.2. Utilisation du barème éco-contribution
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque
fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'écocontribution
(Montant de l’élément dont éco-contribution).
Par le menu Outils/Options/Documents/Ventes-divers, vous avez la
possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en
sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ».
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande,
BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément
sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé
en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
montant total d'éco contribution inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le
Total TTC du document est indiqué.
Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les
documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bâtiment
10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
A partir de factures directes
Par transfert de devis ou de commande
10.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le %
d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des
travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client (montant net HT
Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client.
En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité, et celui-ci
se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client,
indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement
réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le
menu Outils + Options, partie Document, Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net
HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou
ouvrages.
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le
client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps
de cette facture.
Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de
situation d’avancement est automatiquement incrémenté.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture.
Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures
d’avancement, ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
Transfert, duplication et impression de documents
EBP Bâtiment 35
10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste
des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la
barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
11. TRANSFERT,DUPLICATIONET IMPRESSION DE DOCUMENTS
11.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
11.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent
(ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de
récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des
documents de vente.
11.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents
de vente et du bouton « Regroupement BL ».
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :
o Regrouper les documents sélectionnés dans l’onglet BL en une facture.
o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même
dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture.
Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
transferts, duplications ou regroupements des documents.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bâtiment
11.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
11.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran.
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les
quantités fournitures consommées sur votre chantier, et à partir duquel vous
pouvez décrémenter votre stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial
(devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de
saisir un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type
fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le
chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez
revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter,
modifier, ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités
consommées.
Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour créer un bon de sortie de stock
correspondant aux nouvelles quantités consommées.
Le suivi de chantier simplifié
EBP Bâtiment 37
13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi,
vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense,
et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de
votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez
dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le
déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.
En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier
simplifié à partir d’un Code contrat afin d’étudier sa rentabilité.
Sans même préciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans
la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’oeuvre et de matériels
réalisées.
Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’oeuvre, Matériel et Frais
complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer, et
supprimer les lignes de dépenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, l’objet de la
dépense et son montant. Dans les parties Mo et Matériel, vous pouvez saisir les
heures passées sur le chantier et faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer
le nom du salarié et son taux horaire, et votre fichier matériel pour récupérer le coût
horaire.
Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie
des temps salariés (voir p 38)
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses
liées au chantier, classées par catégorie :
le total des fournitures/ divers,
le total des Mo
Le total des matériels,
le total des heures et
le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à
chaque catégorie de dépenses.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bâtiment
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec
le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de
chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est
en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement .
Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir
du menu Impressions + Chantier simplifié.
14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En
effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées
sur chacun des chantiers simplifiés.
Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce
salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle
ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures
effectuées, et le taux horaire.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur
lesquels vos salariés ont travaillé, seront mis à jour.
15. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document
d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés
que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et
la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 35 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les
commandes fournisseurs, les bons de réceptions et bons de retours, les factures
fournisseurs et les avoirs.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 39
15.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par
l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40), ou bien en créant une
commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la
partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande
affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).
15.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les
coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou
commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..
15.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à
afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel,
accessible par le clic droit de la souris.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bâtiment
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront
automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué
en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de
votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifié, vous pouvez voir
chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.
15.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que
le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce
montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres –types
qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une
lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une
page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre
commande.
15.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir
du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou
Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte
(virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au
meilleur délai) pour les commandes d’achat qui vont être générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet
Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander et le stock d’alerte,
et avoir renseigné l’onglet Fourn dans la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et
Précèdent pour passer d’une page à l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.
Comment gérer les achats ?
EBP Bâtiment 41
15.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la
possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation
Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la
commande (sauf les éléments de type Main-d’oeuvre)
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer
un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la
commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied,
vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
15.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande,
d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et
sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances
fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode
de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis
à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats,
détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bâtiment
16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
La création d’affaires est uniquement disponible en version PRO.
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez
rattacher les documents de vente, achat, règlement et suivi de chantier.
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers
clients.
16.1. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible
dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les
touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une
nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des
onglets par type de documents.
Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du
client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des
paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de
travaux, la distance du chantier, etc…
Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiés, et
Règlements, Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à
l’affaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 43
16.2. Comment associer des documents à une affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un
numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :
Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous
pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .
Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous
pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.
Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets
Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiés pour créer
de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre
les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires
etc..).
Remarque
La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à
une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même, est
rattachée à une affaire.
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre
affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste.
17. COMMENT GERER LES STOCKS ?
17.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :
A partir des bons de livraisons et factures clients,
Ou à partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie
Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en
cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet
Complément des documents.
Attention
Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock,
vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera
plus accessible dans le document généré à partir du devis.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bâtiment
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures,
il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la
validation du suivi pour générer un bon de sortie de stock correspondant aux
dernières saisies.
17.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu
Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantité en stock à entrer ou à
sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire
moyen pondéré) de vos fournitures est recalculé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de
stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des
stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks
sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données +
Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel
dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’une
fourniture d’un dépôt à un autre.
17.3. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de
stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..),
et le dépôt.
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les
nouvelles quantités d’inventaire à zéro, ou bien si vous voulez qu’elles reprennent
par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
Comment gérer les stocks ?
EBP Bâtiment 45
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Tous les éléments suivis en stock
sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la
quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :
Nouvelle quantité (unité stock)
Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de
stock.
Nouvelle quantité (unité de vente)
Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet.
A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la
colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité
en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock
dans la colonne Nouvelle quantité totale.
Nouveau PUMP
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous
pouvez le modifier.
Nouvelle quantité totale
Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité
de stock + nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle
valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir
dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De
même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne,
vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du
document.
- Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le
corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans
votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton
Ajout d’un élément en sommeil et sélectionner l'élément que vous souhaitez.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bâtiment
17.4. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le
menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et
cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement.
Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans
la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le
numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump
et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au
mouvement sélectionné.
Gestion des contrats de maintenance et S.A.V.
EBP Bâtiment 47
18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.
18.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :
La saisie et l'impression des contrats
La facturation périodique de ces contrats
La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des
lettres de relances ou reconductions tacites...
L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter
un nouveau contrat.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bâtiment
18.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans
intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à
un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et
vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui
vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de
l’intervention, les frais de déplacement, et saisir les éléments (code, numéro de
série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning , ou à
l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle
intervention.
Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements +
Maintenance /SAV + Interventions.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)
vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
18.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV,
vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les
documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, Actions..
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste
des documents où le filtre sélectionné apparaît.
Le planning
EBP Bâtiment 49
19. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos
salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la
maintenance et au S.A.V.
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu
Données + Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu
Données + Matériels
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning
disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
19.1.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela,
vous disposez des paramètres suivants :
Vue
Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par
jour ou une vue mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning
journalier des salariés et matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque
journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours
du mois avec les RDV prévus.
Type de ressource
Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les
réservations matérielles dans le planning.
Ressource
Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un
matériel
Date
Indiquez la date de début du planning à afficher.
Hauteur d'une ligne
Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les
augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone
de saisie.
Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
Intervalles
Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bâtiment
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue
mensuelle du planning.
19.1.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de
déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du
menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
cliquer directement sur l'icône Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.
vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu
contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de
début et date de fin pré-remplies.
vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le
clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendezvous
souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de
fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus
à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre
d'outils au-dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans
le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant
dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la
barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
19.1.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une
nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible
à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de
celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui
doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le
rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la
barre de navigation.
Le planning
EBP Bâtiment 51
19.1.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
Objet
Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet
de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning
au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
Dates de début et fin de rendez-vous
Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide
des flèches disponibles dans les zones de saisie.
Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre
planning.
Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet
de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les
attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout
ou une partie de votre texte.
L’onglet Affectation
Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à
plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des
noms des salariés concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé
Salariés pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bâtiment
20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en
version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la
saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres cidessous.
20.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements, ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la
facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
20.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris,
sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter
dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances
concernées.
Le suivi financier des clients et fournisseurs
EBP Bâtiment 53
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise
en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
20.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en
éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au
bas de la liste.
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements
concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et
de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
20.3.1. Génération du fichier Etebac
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5
, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela,
utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises
en banque, et indiquez le chemin où copier le fichier sur votre disque dur ou sur
une disquette.
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données
+ Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs
fiches respectives.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bâtiment
21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
21.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les
devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique
représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats, et les statistiques
d’achat.
Comment créer un mailing ?
EBP Bâtiment 55
21.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, EBP Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou
famille d’article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez
sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu
données + Historique fournisseur.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
22. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients
/prospects, et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word,
en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les
clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le
fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bâtiment
23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
23.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs
renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en
comptabilité à l’aide de l’icône .
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Bâtiment 57
23.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre
à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier de transfert.
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bâtiment
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans
l'archive.
Les relances
EBP Bâtiment 59
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous
disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions +
Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements +
Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous
possédez une version PRO.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes
les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque
modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans
toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en
main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom EBP, pour effectuer les
modifications souhaitées.
LES FONCTIONS AVANCEES
60 EBP Bâtiment
5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT *
EBP Bâtiment vous offre une solution de mobilité à travers le serveur Mobibat :
Utilisez l’option disponible dans le menu Internet pour envoyer vos
clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat.
Récupérez-les ensuite sur votre PDA, afin d’établir des devis chez vos
clients.
Envoyez les devis ou factures réalisés sur le serveur Mobibat,
Utilisez l’option de récupération des documents disponible dans le
menu Internet d’EBP Bâtiment pour les réintégrer dans votre
logiciel.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne (F1) pour connaître le détail du
fonctionnement de chaque étape.
*Sous réserve de disponibilité du service
6. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments,
sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au
format Microsoft Excel.
L’import d’appel d’offre
EBP Bâtiment 61
7. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft
Excel.
Pour cela, après avoir sélectionner le fichier à importer, vous devez sélectionner
une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne
elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code (code élément), Numérotation de la ligne,
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité de vente et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom
du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils +
Import d’appel d’offre.
8. EBP SAUVEGARDE
EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP
Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de
vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.
9. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP
Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des
sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
INDEX
62 EBP Bâtiment
Index
A
Accès au service technique ....................................................................................12
Achats.....................................................................................................................37
Activation ................................................................................................................14
Affaires..............................................................................................................41, 42
Aide sur EBP Bâtiment .............................................................................................7
Appel d’offre............................................................................................................61
B
Bibliothèque interne................................................................................................21
Bibliothèques externes ...........................................................................................23
C
Clients.....................................................................................................................26
Code d'activation ..............................................................................................14, 15
Commande d’achat à partir d’un devis ...................................................................39
Commandes fournisseurs.................................................................................38, 39
Configuration minimale ...........................................................................................12
Contrats ..................................................................................................................46
Convention d’utilisation d’EBP..................................................................................3
Corps du devis........................................................................................................30
Correcteur orthographique......................................................................................30
Création de dossier.................................................................................................16
D
DEEE................................................................................................................22, 32
Devis.......................................................................................................................29
Documents d’achats ...............................................................................................37
Documents de stock ...............................................................................................43
Dossier expert.........................................................................................................59
Duplication de documents.......................................................................................34
E
Echéanciers............................................................................................................59
Eco-contribution................................................................................................22, 32
Eco-taxe............................................................................................................22, 32
Ecran de travail.......................................................................................................17
Eléments.................................................................................................................20
En sommeil .......................................................................................................22, 44
Envoi par e-mail......................................................................................................35
Index
EBP Bâtiment 63
Etebac ....................................................................................................................52
F
Facture..............................................................................................................31, 40
Factures d'avancement...........................................................................................33
Fonctions avancées................................................................................................59
Fournitures..............................................................................................................21
G
Gestion des fenêtres...............................................................................................20
H
Historique client ......................................................................................................54
Historique fournisseur.............................................................................................54
I
Impression de documents.......................................................................................35
Initialisation du dossier ...........................................................................................18
Installation...............................................................................................................13
Internet....................................................................................................................61
Intervention.............................................................................................................49
Inventaire................................................................................................................43
L
Lancement du logiciel .............................................................................................14
M
Mailing clients / prospects.......................................................................................54
Main d’oeuvre .........................................................................................................21
Matériels .................................................................................................................21
Métrés...............................................................................................................24, 27
Modes de règlement .........................................................................................27, 28
Modifier un modèle .................................................................................................59
Mot de passe ..........................................................................................................20
Mouvements de stocks ...........................................................................................45
Multi tarif .................................................................................................................27
N
Nouveau devis ........................................................................................................29
O
Options d’affichage.................................................................................................19
Options du dossier..................................................................................................18
Ouvrages ................................................................................................................21
INDEX
64 EBP Bâtiment
P
Pied de devis ..........................................................................................................31
Planning..................................................................................................................48
Promotion ...............................................................................................................27
Prospects................................................................................................................26
R
Réapprovisionnement des stocks ...........................................................................39
Récéptionner ..........................................................................................................40
Règlement client .....................................................................................................51
Règlement fournisseur............................................................................................51
Regroupement de BL..............................................................................................34
Relances clients......................................................................................................59
Relances devis .......................................................................................................59
Remise en banque..................................................................................................52
Rendez-vous.....................................................................................................49, 50
Retenue de garantie ...............................................................................................33
S
Sauvegarde des données.................................................................................56, 61
SAV ........................................................................................................................46
Statistiques .............................................................................................................60
Stocks.....................................................................................................................42
Suivi de chantier ...............................................................................................35, 36
T
Tableau de bord......................................................................................................53
Temps Salaries.......................................................................................................37
Textes types ...........................................................................................................21
Transfert comptable..............................................................................................55, 56
Transfert de documents..........................................................................................34
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008
EBP Bar & Restaurant
Pour Windows® XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
EBP Bar & Restaurant 3
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents serveurs, à livrer les progiciels au
plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les
délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
4 EBP Bar & Restaurant
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
EBP Bar & Restaurant 5
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0 : Janvier 2008
EBP Bar & Restaurant 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bar & Restaurant et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
EBP Bar & Restaurant 9
Table des matières
INSTALLATION 13
1 AVANT DE COMMENCER ........................................................................... 13
1.1 Accès au service technique ............................................................ 13
1.2 Présentation ..................................................................................... 14
1.3 Configuration requise ...................................................................... 14
1.4 Place disque nécessaire ................................................................. 14
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .................................................... 15
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant ....................................... 15
2.2 Installation réseau ........................................................................... 16
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? ................. 19
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ..................................................... 20
4.1 Comment activer le logiciel ? ......................................................... 21
4.2 Activation manuelle du logiciel ...................................................... 21
4.3 Evaluez une version après activation ............................................ 22
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ................... 23
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement ....................................................... 23
5.2 Etape 2 : Identification ..................................................................... 23
5.3 Etape 3 : Adresse ............................................................................. 23
5.4 Etape 4 : Contact .............................................................................. 24
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................... 24
5.6 Ecran de travail ................................................................................ 25
PRISE EN MAIN 27
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ........... 27
1.1 Les coordonnées de mon dossier .................................................. 27
1.2 Les préférences de mon dossier .................................................... 28
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? ...................................... 31
1.4 Les Serveurs ................................................................................... 32
1.5 Les modes de règlements ............................................................... 34
1.6 Les tables ......................................................................................... 35
1.7 Les commentaires cuisines ............................................................ 35
1.8 Les familles clients .......................................................................... 36
1.9 Les clients ........................................................................................ 37
1.10 Les rayons .................................................................................... 39
1.11 Les familles d’articles .................................................................. 40
1.12 Les articles .................................................................................... 42
1.13 Les banques ................................................................................. 45
1.14 Les fidélités clients ...................................................................... 46
TABLE DES MATIERES
10 EBP Bar & Restaurant
2 LA GESTION DES VENTES ........................................................................ 47
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes .................................................. 47
2.2 Les périphériques ............................................................................ 49
2.3 Préférences de fonctionnement du front office ............................ 49
2.4 Création d’un ticket ......................................................................... 51
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets ................................. 55
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin .................................. 55
2.7 La clôture de caisse ......................................................................... 56
2.8 La remise en banque ....................................................................... 57
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ................................................... 58
3.1 Liste des tickets de caisse .............................................................. 58
3.2 Historique clients ............................................................................. 59
3.3 Transfert en comptabilité ................................................................ 60
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................ 62
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ...................................................... 62
4.2 Comment sauvegarder ? ................................................................. 62
LES FONCTIONS AVANCEES 63
1 BACK OFFICE .............................................................................................. 63
1.1 Menu Dossier ................................................................................... 63
1.2 Menu Données ................................................................................. 63
1.3 Menu Ventes ..................................................................................... 63
1.4 Menu Achats ..................................................................................... 64
1.5 Menu Stock ....................................................................................... 65
1.6 Menu Opérations .............................................................................. 65
1.7 Menu Impressions ........................................................................... 66
1.8 Menu Outils ...................................................................................... 67
2 FRONT OFFICE ........................................................................................... 68
2.1 Menu Ventes ..................................................................................... 68
2.2 Menu Opérations .............................................................................. 68
2.3 Menu Caisse ..................................................................................... 69
2.4 Menu Outils ...................................................................................... 69
INDEX 70
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 11
INSTALLATION
12 EBP Bar & Restaurant
Avant de commencer
EBP Bar & Restaurant 13
Installation
1 AVANT DE COMMENCER
1.1 Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
14 EBP Bar & Restaurant
1.2 Présentation
EBP Bar & Restaurant est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front
office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est
gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable
des données.
Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de
caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse,
et remise en banque.
1.3 Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour
Windows Vista) ;
Windows® XP(1) ou Vista(2) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2.
(2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits)
1.4 Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 15
2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant
Remarque
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis sur EBP Bar
& Restaurant version Commerce de détail, pour accéder à la présentation et
à l’installation du produit.
3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Bar & Restaurant, la
procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes
une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer
(Back office + Front office, back office seul ou front office seul).
6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La
copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16).
7. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
INSTALLATION
16 EBP Bar & Restaurant
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2 Installation réseau
2.2.1 Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® Seven
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2 Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3 Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel
EBP Bar & Restaurant 17
2.2.4 Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les
PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun X:\PARTAGE
2.2.5 Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
18 EBP Bar & Restaurant
2.2.6 Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7 Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 19
3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR &
RESTAURANT ?
Lancez le produit :
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône : ,
Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bar & Restaurant (Back
office) 14.1
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
Activer le logiciel.
INSTALLATION
20 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Bar & Restaurant reste
en version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Bar & Restaurant,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Bar & Restaurant REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation.
Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration
en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL en version
d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que
vous avez achetée (Commerce de détail) est la même que la version avec
laquelle vous avez créé votre dossier.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Bar & Restaurant 21
4.1 Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.2 Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
• Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
INSTALLATION
22 EBP Bar & Restaurant
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.3 Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Bar & Restaurant que celle que vous avez achetée.
Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
• Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
• Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 23
5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou
l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1 Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le
disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique
recherchée (recherche intuitive).
5.2 Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur .
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII.
Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3 Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
24 EBP Bar & Restaurant
5.4 Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre
société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées
de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente
de la devise du dossier.
Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 25
5.6 Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus Barres d’outils
Tableau de bord : il donne, les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires
du jour, des 12 derniers mois, les
articles les plus vendus, les
paiements en retard et ceux à venir.
Volet de navigation : il se
décline en différents thèmes.
La majorité de ces thèmes se
composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant
aux autres, ils s'adaptent au
traitement en cours. Il peut
être désactivé par le menu
Affichage.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 27
Prise en main
1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR &
RESTAURANT ?
1.1 Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la
fenêtre.
1.1.1 Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi
que l’emplacement du dossier.
1.1.2 Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
PRISE EN MAIN
28 EBP Bar & Restaurant
1.2 Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement
général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu
Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous
dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.2.1 Le bouton Articles
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et
une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou
TTC par défaut, par excès ou au plus juste.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés,
cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la
désignation de l’article.
1.2.2 Le bouton Pièces
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en
négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente
mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs.
Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente.
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou
TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable
puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA
page 31).
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 29
1.2.3 Le bouton Tiers
Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà
présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les
fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et
.
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés,
cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères
sur lequel le code doit être calculé.
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez
modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans
le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera
indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients
ou fournisseurs.
1.2.4 Le bouton Comptabilité
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité
d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements
caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela,
cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous
devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les
écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable
pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la
liste de vos journaux en comptabilité.
1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes
comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront
proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous
n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront
repris lors du transfert comptable.
Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera
repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation
permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant
sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé.
PRISE EN MAIN
30 EBP Bar & Restaurant
Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte
doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine
+ la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles
clients.
1.2.6 Le bouton Caisse
Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez
l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de
vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et
d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée.
Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez
choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le
compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de
caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le
compte de caisse.
Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des
mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 31
1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ?
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et
de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de
TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles
et dans les fiches articles.
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour
chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont
indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez
précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
, vous accédez au plan comptable de votre dossier.
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et
renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en
comptabilité.
Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si
c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes
comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
32 EBP Bar & Restaurant
1.4 Les Serveurs
Pour accéder à la liste des serveurs, sélectionnez la commande Serveurs du menu
Données.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des serveurs.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche
Serveurs proposée dans le front office est un condensé des informations du back
office.
1.4.1 Je crée une fiche Serveur
Vous souhaitez créer le Serveur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération,
cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.
Renseignez le code, le nom et le prénom du serveur, les autres zones
étant facultatives.
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du serveur dans
l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique
pour le contacter par e-mail.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 33
1.4.2 Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche Serveur est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères
précis.
Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors
supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le
bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la
liste des données dans laquelle vous êtes.
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
34 EBP Bar & Restaurant
1.5 Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande
Modes de règlement du menu Données.
Remarque
Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous
n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à
créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur
la touche Inser.
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type
du règlement découle des traitements bien spécifiques,
Exemple
Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer
le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet
d’imprimer les chèques.
Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y
associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les
ventes comptoirs.
Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en
fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez
alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra
alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 35
1.6 Les tables
Pour accéder à la liste des tables, sélectionnez la commande Tables du menu
Données + Restauration.
Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
Précisez le nombre de place sur cette table. Cette précision permettra
d’attribuer automatiquement le nombre de couverts pour le ticket.
L’Etat de la table changera en fonction de l’évolution des tickets fait pour
celle-ci. Les différents états possibles sont : Libre, Niveau 1 à x et
Encaissement.
Afin de faciliter la création d’un groupe de table, depuis la liste des Tables, vous
trouverez dans le volet de navigation l’outil de Création multiple.
1.7 Les commentaires cuisines
Pour accéder à la liste des commentaires cuisine, sélectionnez la commande
Commentaires cuisine du menu Données + Restauration.
Pour créer un nouveau commentaire, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la table.
L’option Choix multiple en saisie de vente permet de faire une multi
sélection dans un même commentaire cuisine.
Le bouton vous permet de composer le commentaire cuisine. Vous
pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans
la liste en cliquant sur les icônes et .
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
PRISE EN MAIN
36 EBP Bar & Restaurant
1.8 Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers +
Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des
statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous
pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille.
Remarque
Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser.
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les
Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier.
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez
les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit
s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 37
1.9 Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu
Données + Tiers.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client
proposée dans le front office est un condensé des informations du back office.
Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la
raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous
devez également saisir son code.
PRISE EN MAIN
38 EBP Bar & Restaurant
1.9.1 Onglet Adresse
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre
client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez
rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas
contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez
sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
1.9.2 Onglet Compte
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des
paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous
avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier
le compte comptable proposé.
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si
vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant,
indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un
message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de
nouveaux tickets au nom de ce client.
1.9.3 Onglet Vente
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche
familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
1.9.4 Onglet Fidélité
Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option
Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous
avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30).
Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code
barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra
d’identifier votre client lors de son passage en caisse.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 39
La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la
carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page
30).
Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés
les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en
fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré.
Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette
information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en
proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire.
Procédez de la même manière pour créer tous vos clients.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
1.10 Les rayons
Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations /
Rayons du menu Données + Stock.
Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par
rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon.
Remarque
Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office.
Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou
appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé.
Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.
PRISE EN MAIN
40 EBP Bar & Restaurant
1.11 Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille
d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de
regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et
surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles
sur les articles appartenant à ces familles.
Remarque
Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Entrées ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.11.1 Onglet Généralités
Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée.
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez
l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en
négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être
vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non
Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office.
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur
stock, cochez la case Hors Stock.
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au
Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors,
paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de
cette famille.
1.11.2 Onglet TVA / TPF
Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des
articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été
créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 41
1.11.3 Onglet Coefficients / Arrondis
Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont
été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser
pour chaque famille d’articles.
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui
peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC
pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet
article est arrondi sur le TTC.
Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le
bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour
chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous
pouvez, cependant, la modifier.
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de
vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.11.4 Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à
utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées
correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables
page 29).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.
PRISE EN MAIN
42 EBP Bar & Restaurant
1.12 Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles.
Remarque
Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Vous souhaitez créer l’article « Steack - Tartare ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique
de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le
cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer
les paramètres définis à l’article.
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article.
La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base,
d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la
création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de
stock.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 43
1.12.1 Onglet Tarifs
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant,
modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspondent
à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans
la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si
besoin est.
1.12.2 Onglet Composants
Vous pouvez déterminer le type d’article dans cet onglet : Menu, Composé ou
Forfait.
PRISE EN MAIN
44 EBP Bar & Restaurant
1.12.3 Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité
La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée
dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre.
Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les
boutons articles dans l’écran de ventes.
1.12.4 Restauration
Pour un article donné vous allez pouvoir associer des commentaires cuisine. Par
exemple, la cuisson pour une viande ou un parfum pour un dessert.
Indiquez également sur quelle imprimante sera envoyé l’article lors des envois en
cuisine.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.
Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ?
EBP Bar & Restaurant 45
1.13 Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu
Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en
banque.
Remarque
Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc
pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques
dans le back office.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche
Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la
banque pour un maximum de clarté et le libellé.
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre
banque.
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez
récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
PRISE EN MAIN
46 EBP Bar & Restaurant
1.14 Les fidélités clients
Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités
client du menu Données.
Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches
de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de
passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain.
Remarque
Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la
touche Inser et indiquez un libellé.
L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte
lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la
fiche de fidélité seront appliqués.
Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque
ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des
points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre
de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de
passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé.
Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un
article offert ou une remise sur le CA cumulé).
Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches
que vous avez de seuils.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 47
2 LA GESTION DES VENTES
Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs
types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les
préférences de fonctionnement de votre front office.
2.1 Paramétrage de l’écran de ventes
2.1.1 Application d’un thème
L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le
menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des
vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse,
Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un
des thèmes proposés par défaut.
Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de
l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les
vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages.
Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème.
Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix.
PRISE EN MAIN
48 EBP Bar & Restaurant
2.1.2 Paramétrage classique et paramétrage avancé
Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos
attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons
différentes :
Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons
dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les
familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique
et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On
parle alors de paramétrage classique.
Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon
plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton
de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter
(Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des
articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé.
Exemple
Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille
A et cette famille est rattachée à l’article A.
Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans
l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le
bouton de la famille A.
En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir
le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas
obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez
aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou
même à aucun rayon et à aucune famille.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 49
2.2 Les périphériques
Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de
déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement.
Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous
souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone
Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur
port COM ou Périphérique OPOS.
Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez
le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante.
Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS
que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la
même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la
classe Afficheur.
Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en
ligne grâce à la touche F1.
2.3 Préférences de fonctionnement du front office
Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
2.3.1 Onglet Numérotation des pièces / Fidélité
Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée.
Exemple
Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001.
PRISE EN MAIN
50 EBP Bar & Restaurant
Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur
deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket.
Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket
soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du
jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la
date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier
ticket sera alors numéroté 701020001.
De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours
puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième
partie du numéro recommence à 0001.
2.3.2 Onglet Caisse
La Gestion des tables permet de sélectionner la table sur laquelle sera
saisi le ticket.
Dans le cas où la gestion des serveurs est activée, le timer, permet de
verrouiller l’écran des tables au bout du temps indiqué.
Une option permet la gestion des serveurs pour chaque nouvelle vente
Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier
tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès
que vous cliquerez dans une zone de saisie.
Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui
sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de
client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client.
2.3.3 Onglet Règlements
Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de
règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple,
si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il
n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du
règlement.
L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture
d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement
Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une
différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel)
et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 51
2.3.4 Onglet Impressions
Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la
facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle.
De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les
chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez
les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket.
2.3.5 Onglet Imprimantes Cuisine
• Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante Cuisine les
envois en cuisine doivent être imprimé et à partir de quel modèle.
2.3.6 Onglet Périphériques
• Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de
Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur
quel périphérique ils sont connectés.
2.4 Création d’un ticket
Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Prendre une commande.
2.4.1 Composition du ticket
Afin de faire suivre les plats convenablement tout au long du repas, le ticket devra
se découper en différents A suivre. Vous ajouterez, grâce à la fonction de caisse A
suivre, autant de niveau que nécessaires.
2.4.2 Saisie des articles
Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités :
Saisir le code article au clavier,
Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article,
Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles,
Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles.
Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le
ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton
Qté ou P.U. de ce même pavé.
PRISE EN MAIN
52 EBP Bar & Restaurant
Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué
dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet
Ventes page 49). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en
cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse.
2.4.3 Le menu
2.4.3.1 Saisie d’un menu
La sélection d’un article de type menu ouvre un assistant qui vous permet de
sélectionner chaque plat dans chaque niveau.
Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de naviguer dans l’assistant.
2.4.3.2 Modification d’un menu
Au cours du repas un menu peut être modifié ou complété. Pour cela vous
disposez, dans les fonctions de caisse, du bouton Modifier Menu.
L’assistant de saisi du menu sera alors proposé.
2.4.4 Envoyer la suite
La fonction de caisse Envoyer la suite vous permet d’envoyer en cuisine les plats
qui seront à servir.
A chaque Envoyer la suite, l’Etat de la table est modifié.
2.4.5 Les vues
Deux manières de voir le ticket sont proposées : la vue cuisine et la vue ticket.
• La vue Cuisine permet de visualiser le ticket avec les différents niveaux A
suivre découpant le repas. Cette vue fait également ressortir l’ensemble
des commentaires cuisines.
De plus, dans cette vue, seul les plats composants un menu sont
mentionnés. L’article menu en lui-même ne ressort pas.
• La vue Ticket permet de visualiser le ticket dans l’état où il sera imprimé
au client. De ce fait, les différents A suivre ne sont pas mentionnés ainsi
que les commentaires cuisine.
De plus, c’est sur cette vue que l’article menu sera mentionné.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 53
2.4.6 Règlement du ticket
2.4.6.1 Le règlement simple
Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités :
Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou
Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la
vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de
cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket.
Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option
Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 51), à la validation de
la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque,
Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de
règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le
bouton Règlements dans cette même vue.
PRISE EN MAIN
54 EBP Bar & Restaurant
Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour
l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des
tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets.
2.4.6.2 Le partage de notes
Pour régler un ticket, vous avez la possibilité de procéder au partage de note. Vous
disposez du bouton Partage que vous trouvez dans l’écran des règlements.
Cette option permet de sélectionner les plats à régler pour chaque convive. Il est
également possible de réaliser un Multi-règlement dans le partage de note.
2.4.7 La note
Le bouton Note vous permet d’imprimer une note reprenant le montant global du
ticket, la ou les TVA figurant dans le ticket ainsi que le nombre de repas concernés
par le ticket.
Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez
l’aide en ligne grâce à la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 55
2.5 Comment imprimer mon journal des tickets
Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du
menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur
une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par
taux de TVA.
Indiquez la période d’impression à prendre en compte.
Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon
différentes périodicités.
Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le
bouton Paramétrer.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui
vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton
Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier.
2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin
Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées :
Activité du restaurant par tranche horaire,
Activité du restaurant par serveur,
Résultat des ventes,
Statistiques de ventes par tarif,
Graphique Restauration.
Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions
+ Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez
imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu.
Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont
indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles
retournés, le nombre d’articles offerts…
Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
PRISE EN MAIN
56 EBP Bar & Restaurant
2.7 La clôture de caisse
La clôture de caisse a pour conséquences :
La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront
plus être supprimés,
La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des
règlements en espèces,
La clôture des mouvements de caisse,
La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes
bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde
antérieur.
Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse.
Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates
auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements.
Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression :
Imprimante ou Imprimante ticket.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture.
Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des
montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2
Onglet Caisse page 50), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les
montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires,
Chèques et Tickets restaurant.
Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez
sur Oui.
Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez
à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
La gestion des ventes
EBP Bar & Restaurant 57
2.8 La remise en banque
La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à
l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque,
vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse +
Mouvements de caisse.
Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements
de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En
effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque
automatiquement.
2.8.1 Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant
Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket
restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations.
Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés.
Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous
souhaitez remettre qu’un type de règlement.
Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la
remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez
pas valider la remise en banque.
Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton
OK.
Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en
banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message
demande de confirmer la remise en banque. Confirmez.
2.8.2 Des règlements de type Carte bancaire
Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise
en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner
dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise
en banque.
Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été
clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces
règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour
éditer le bordereau de remise en banque.
PRISE EN MAIN
58 EBP Bar & Restaurant
3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE
3.1 Liste des tickets de caisse
Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette
liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur
l’onglet Tickets de caisse.
Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées
dans le front office.
En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous
pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps,
apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le
règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte.
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 59
3.2 Historique clients
Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers +
Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet
Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au
client.
Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce
dans le volet de navigation.
Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté.
PRISE EN MAIN
60 EBP Bar & Restaurant
3.3 Transfert en comptabilité
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets
de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse.
3.3.1 Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP
Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte
contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de
Comptabilité.
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les
utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors
envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture
du dossier comptable.
3.3.2 Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer
différents éléments :
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques,
Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier +
Propriétés + Préférences,
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton
Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP
Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité.
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous
les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet
intervalle seront transférés.
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité
(Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse).
Traitements dans le back office
EBP Bar & Restaurant 61
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer
cette option).
Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option
Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients
seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche,
vous perdez tout le détail de ces comptes.
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande
EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour
effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du
traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
PRISE EN MAIN
62 EBP Bar & Restaurant
4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire
de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de
préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des
lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
4.2 Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix
simultanés possibles).
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre
dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de
vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un
partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
Back office
EBP Bar & Restaurant 63
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Bar & Restaurant. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez
sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1 BACK OFFICE
1.1 Menu Dossier
1.1.1 La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne,
mot clé Recopie).
1.1.2 Les utilisateurs
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie
des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
1.2 Menu Données
1.2.1 Onglet Restauration
Cette fonctionnalité permet de gérer la création des tables et des commentaires
cuisines.
1.3 Menu Ventes
1.3.1 L’état des devis
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de
validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et
Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque
LES FONCTIONS AVANCEES
64 EBP Bar & Restaurant
état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par
les relances devis.
1.3.2 La recherche sur un N° de série
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui
peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible
d’effectuer des recherches.
1.3.3 Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en
reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances
commandes clients).
1.3.4 Les factures d’acompte
Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la
réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un
règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non
générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte).
1.4 Menu Achats
1.4.1 La recherche des articles par référence fournisseur
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un
critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre
que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de
retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce.
1.4.2 Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les
articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé
Réapprovisionnement).
Back office
EBP Bar & Restaurant 65
1.5 Menu Stock
1.5.1 La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
1.6 Menu Opérations
1.6.1 Les écarts de règlement
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par
exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de
règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements).
1.6.2 Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en
retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
LES FONCTIONS AVANCEES
66 EBP Bar & Restaurant
1.7 Menu Impressions
1.7.1 Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos
clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
1.7.2 L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou
un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes
par client).
1.7.3 Les statistiques
Dans le logiciel EBP Bar & Restaurant, vous pouvez éditer différents états
concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients
et fournisseurs.
1.7.4 Les relevés de factures
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées.
En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le
souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Back office
EBP Bar & Restaurant 67
1.8 Menu Outils
1.8.1 Les champs personnalisés
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez
renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou serveurs (aide en ligne,
mot clé Champs personnalisés).
1.8.2 L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous,
vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher
l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisis dans
Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda).
1.8.3 Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs).
Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la
fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
LES FONCTIONS AVANCEES
68 EBP Bar & Restaurant
2 FRONT OFFICE
2.1 Menu Ventes
2.1.1 Génération d’une facture
Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des
factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant
l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de
la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une
facture sera alors générée dans le back office.
2.2 Menu Opérations
2.2.1 Saisie des règlements
Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de
saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit
(aide en ligne, mot clé Règlements).
2.2.2 Regroupement de tickets
Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les
clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement
de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des
ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement).
Front office
EBP Bar & Restaurant 69
2.3 Menu Caisse
2.3.1 Fond de caisse
Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant
les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en
ligne, mot clé Fond de caisse).
2.3.2 Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de
caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements).
2.4 Menu Outils
2.4.1 Raccourcis clavier
Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de
ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez
également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé
Raccourcis clavier).
2.4.2 Paramétrage des modèles de ticket
Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez
paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en
ligne, mot clé Editeur).
Index
A
Activer ..................................................................................................................... 21
Activité .................................................................................................................... 52
Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27
Agenda ................................................................................................................... 81
Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................... 7
Article ...................................................................................................................... 41
Articles collectifs ..................................................................................................... 62
Assistance technique .............................................................................................. 13
B
Banque ................................................................................................................... 43
C
Champ personnalisé ............................................................................................... 81
Chiffre d’affaires ...................................................................................................... 52
Civilités ................................................................................................................... 29
Client....................................................................................................................... 36
Client bloqué ........................................................................................................... 37
Clôture de caisse .................................................................................................... 53
Codification automatique ........................................................................................ 28
Collectifs ................................................................................................................. 62
Collection ................................................................................................................ 61
Combinaison ........................................................................................................... 62
Commercial ............................................................................................................. 32
Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28
Configuration requise .............................................................................................. 14
Contact de la société ........................................................................................ 24, 27
Coordonnées .......................................................................................................... 27
Courriers ................................................................................................................. 80
Création de dossier ................................................................................................. 23
D
DEB ........................................................................................................................ 79
Déclaration .............................................................................................................. 49
Dépôt ...................................................................................................................... 70
Devise du dossier ................................................................................................... 24
Index
EBP Bar & Restaurant 71
E
Ecart de règlement ................................................................................................. 79
E-mail EBP ............................................................................................................. 13
Encours maximum .................................................................................................. 37
Evaluation ............................................................................................................... 20
Exportation .............................................................................................................. 81
F
Famille articles ........................................................................................................ 39
Familles clients ....................................................................................................... 35
Fichier texte ............................................................................................................ 57
Fidélité .................................................................................................................... 30
Fidélités clients ....................................................................................................... 44
G
Gammes ................................................................................................................. 59
H
Historique des clients .............................................................................................. 55
Historique des ventes ............................................................................................. 80
I
Identification de la société ....................................................................................... 27
Importation .............................................................................................................. 81
Installation monoposte ............................................................................................ 15
J
Journal des tickets .................................................................................................. 52
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 19
Lettre de relance ..................................................................................................... 79
Lettres types ........................................................................................................... 80
Lisezmoi.txt ............................................................................................................... 7
Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55
INDEX
72 EBP Bar & Restaurant
M
Magasin .................................................................................................................. 52
Mise à jour des tarifs ............................................................................................... 79
Mode de règlement ................................................................................................. 34
Montants en caisse ................................................................................................. 49
Mot de passe .......................................................................................................... 27
Multi-dépôt .............................................................................................................. 70
N
NAF .................................................................................................................. 23, 27
NII ..................................................................................................................... 23, 27
Nouveau dossier ..................................................................................................... 23
Numérotation des pièces ........................................................................................ 48
O
Oxatis...................................................................................................................... 81
P
Paramétrage avancé .............................................................................................. 46
Paramétrage classique ........................................................................................... 46
Paramétrage des taux de TVA ................................................................................ 31
Périphérique ........................................................................................................... 47
Préférences du dossier ........................................................................................... 28
Promotion ............................................................................................................... 78
Protocoles validés ................................................................................................... 16
R
Racines de comptes ............................................................................................... 29
Rayon ..................................................................................................................... 38
Réapprovisionnement ....................................................................................... 78, 79
Recopie ................................................................................................................... 77
Regroupement ........................................................................................................ 82
Relance ................................................................................................................... 79
Relances commandes clients ................................................................................. 78
Relevés de factures ................................................................................................ 80
Remise en banque .................................................................................................. 54
Réseaux validés ..................................................................................................... 16
Index
EBP Bar & Restaurant 73
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 75
Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13
Service technique (téléphone) ................................................................................ 13
Statistiques ............................................................................................................. 80
Synthèse ................................................................................................................. 69
T
Téléphone EBP ....................................................................................................... 13
Thème..................................................................................................................... 45
Ticket ...................................................................................................................... 50
Transfert comptable ................................................................................................ 57
U
Utilisateurs .............................................................................................................. 77
NOTES
74 EBP Bar & Restaurant
Notes
Notes
Notes
Auto-entrepreneur Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
8 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 9
Table des matières INSTALLATION .....................................................................................................11
1. AVANT DE COMMENCER.................................................................................11
1.1. Accès au service technique..........................................................................11
1.2. Configuration minimale conseillée................................................................11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.......................................................12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?...........................................................13
4.1. Version d’évaluation.....................................................................................13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................................13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ..............................................................15
6. ECRAN DE TRAVAIL .........................................................................................15 PRISE EN MAIN.....................................................................................................16
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ......................................................16
1.1. Les options à remplir dès maintenant...........................................................16
1.2. Les autres options........................................................................................16
1.3. Gestion des fenêtres ....................................................................................17
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?...................................................................17
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?.....................................................................17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................18
4.1. L'en-tête du devis.........................................................................................18
4.2. Le corps .......................................................................................................18
4.3. Le pied .........................................................................................................19
4.4. La liste des devis..........................................................................................19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ..............................................................20
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ..........................21
6.1. Transfert de documents ...............................................................................21
6.2. Duplication ...................................................................................................21
INSTALLATION 10 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?...................................21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?.................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................22
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? .............................................................23
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?.............................................................23
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?........................................................................24
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?...................................................................................24
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................................25 LES FONCTIONS AVANCEES..............................................................................26
1. LE TABLEAU DE BORD.....................................................................................26
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................26
2.1. Création du barème......................................................................................27
2.2. Utilisation du barème éco-contribution .........................................................27
3. HISTORIQUE DES VENTES..............................................................................28
4. LES ECHEANCIERS..........................................................................................28
5. LES STATISTIQUES ..........................................................................................28
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .......................................................29
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ......................29 INDEX.....................................................................................................................31
Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 11
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
INSTALLATION 12 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-Entrepreneur Pratic.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
Comment lancer mon logiciel ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 13
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
INSTALLATION 14 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
Comment créer mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 15
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Menus
Barre de navigation
PRISE EN MAIN 16 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
Comment créer un article ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 17
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s.
PRISE EN MAIN 18 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entête,
le corps
le pied.
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :
Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
Comment saisir un devis ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 19
4.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
PRISE EN MAIN 20 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 21
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous
2. sélectionner le document initial
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche.
PRISE EN MAIN 22 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.
Comment saisir une Recette ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 23
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses.
PRISE EN MAIN 24 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes.
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 25
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients ;
Les meilleurs articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;
Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
La Gestion de l’éco-contribution EBP Auto-Entrepreneur Pratic 27
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
3. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
du menu Ventes - Règlements – Échéanciers,
du menu Règlements - Clients – Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
5. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
Comment archiver mes données ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 29
6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.
LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
Index EBP Auto-Entrepreneur Pratic 31
Index
AAccès au service technique ....................................................................................11 Acompte..................................................................................................................22 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic....................................................................7 Archivage................................................................................................................29 Articles..............................................................................................................16, 17 BBarème eco-contribution.........................................................................................26 CCharges sociales ....................................................................................................24 Clients.....................................................................................................................17 Code d'activation ....................................................................................................13 Configuration minimale ...........................................................................................11 Corps du devis........................................................................................................18 Création de dossier.................................................................................................15 DDépenses................................................................................................................23 Devis.......................................................................................................................18 Duplication de documents.......................................................................................21 EEchéances..............................................................................................................28 Echéancier..............................................................................................................28 Eco-contribution......................................................................................................26 Ecran de travail.......................................................................................................15 e-mail......................................................................................................................21 FFacture....................................................................................................................20 Facture d’acompte..................................................................................................22 Fonctions avancées................................................................................................26 GGestion des fenêtres...............................................................................................17
INDEX 32 EBP Auto-Entrepreneur Pratic
HHistorique clients ..............................................................................................19, 28 Historique eco-contribution .....................................................................................27 IImpôts.....................................................................................................................24 Imprimer..................................................................................................................24 Initialisation du dossier ...........................................................................................16 Installation...............................................................................................................12 JJournal des événements.........................................................................................29 LLancement du logiciel .............................................................................................13 Livre des recettes ...................................................................................................24 MMot de passe ..........................................................................................................16 NNouveau devis........................................................................................................18 Nouvelle Facture.....................................................................................................20 Numerotation ..........................................................................................................16 OOptions du dossier..................................................................................................16 PPied de devis ..........................................................................................................19 Prospects................................................................................................................17 RRecettes..................................................................................................................23 Registre des achats ................................................................................................24 Règlement ..............................................................................................................22 SSauvegarde ............................................................................................................25 Statistiques .............................................................................................................28 TTableau de bord......................................................................................................26 Tarif article..............................................................................................................17
Transfert de documents..........................................................................................21
Assistants en Droit
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2006 EBP Informatique, édition Juin 2008
Convention d’Utilisation d’EBP
PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL
DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
La gamme des Assistants en Droit est composée de véritables bibliothèques
d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression
de lettres répondant à une situation juridique particulière.
Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne
requiert pas de connaissances techniques préalables.
La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes
:
Droits du Particulier,
Droit des Sociétés Pratic,
Droit du Travail Pratic,
Droit des Affaires Pratic,
Droit Immobilier Pratic.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide générale
composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans
l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation
du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
Les assistants en Droit 9
Tables des matières
INSTALLATION 10
1. AVANT DE COMMENCER 10
1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10
1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10
1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12
4. PRESENTION GENERALE 13
4.1. L’écran de travail ...................................................................................13
4.2. Les barres..............................................................................................14
4.3. La vue Bibliothèque ...............................................................................15
4.4. La vue Document...................................................................................18
REALISATION D’UNE LETTRE 19
1. ETAPES A SUIVRE 19
2. L’ACTE-TYPE 20
2.1. Le texte constant ...................................................................................20
2.2. Les zones réservées..............................................................................20
2.3. Les parties à compléter .........................................................................20
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20
3. L’EDITEUR DE TEXTE 21
3.1. Choix de l’éditeur ...................................................................................21
3.2. Utilisation de Microsoft Word..............................................................21
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE 21
4.1. Les onglets ............................................................................................21
4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22
4.3. Recherche /Remplace dans le texte......................................................22
4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23
4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26
4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27
INDEX 29
INSTALLATION
10 Les assistants en Droit
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Assistance pendant un mois
Pendant un mois, à compter de la date d'achat du logiciel, EBP met à votre
disposition une ligne téléphonique pour les problèmes de démarrage et
d'installation que vous pourriez rencontrer.
Pour y accéder, composez-le : 01 34 94 80 26
Du lundi au vendredi : 10 h à 12 h
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent
Mémoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista),
Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1*
Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits
Espace disque libre : 500 Mo
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
Remarque
Windows® XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
* Windows Vista version 32 bits
1.3. Enregistrement par Internet
Si vous désirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur
WWW.ebp.com/enr, avant d’installer votre assistant.
Comment installer mon logiciel ?
Les assistants en Droit 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement si l’autorun de votre système est actif. Dans le cas
contraire, cliquez sur le menu et sélectionnez Exécuter.
Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité
de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produit pour accéder à la présentation
et à l’installation des produits EBP.
3. Sélectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit :
les caractéristiques générales du produit s’affichent alors.
4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procédure d’installation du
produit.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Utilisez les boutons Suivant pour
passer d’une étape à une autre et cliquez sur Précédent afin de revenir aux
étapes précédentes.
5. L’accord de licence doit être lu et accepté pour installer le logiciel. Cliquez sur
Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez
sur Non, l’installation s’arrêtera.
6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention à respecter
majuscules et minuscules comme indiqué sur votre carton de licence EBP.
7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre répertoire
et/ou une autre unité.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de conserver l’option Installation
complète.
9. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme
EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre
Dossier Programme.
INSTALLATION
12 Les assistants en Droit
10. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, lorsque vous validez l’installation démarre.
11. La dernière étape vous permet de lancer directement le logiciel après
installation.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du logiciel, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus.
Le logiciel peut également être lancé par + Programmes + EBP +
Les assistants en Droit.
Présention générale
Les assistants en Droit 13
4. PRESENTION GENERALE
4.1. L’écran de travail
2. Les barres d’outils
Nom de la bibliothèque courante
3. Barre d’état
4. Vue Bibliothèque composée
des onglets Sommaire,
Recherche et Signet.
5. Vue Document
composée des
onglets Guide et
Acte-type
1. La barre de Raccourcis : chaque icône
de la vue EBP correspond à une
bibliothèque de la gamme des assistants en
droit d’EBP et permet d’activer la
bibliothèque de votre choix.
INSTALLATION
14 Les assistants en Droit
4.2. Les barres
4.2.1. La barre de raccourcis
Cette barre est composée de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue
pour obtenir les icônes qu’elle contient.
La vue EBP donne accès aux bibliothèques juridiques. Leur nombre dépend du
nombre d’assistant que vous possédez.
La vue Outils donne accès aux options du logiciel, à l’explorateur et à Interne
Explorer (s’il est installé).
La vue MS Office donne accès aux applications de MS Office (Word, Excel, …)
si elles sont installées.
4.2.2. Les barres d’outils
La barre Format
Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,…).
La barre Standard
Cette barre permet de gérer vos documents et vos lettres.
Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un
raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué.
4.2.3. La barre d’état
Cette barre affiche des messages d’aide et d’état concernant votre clavier ou la
zone courante.
Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le
menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous
pouvez déterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non
s’afficher par défaut.
Présention générale
Les assistants en Droit 15
4.3. La vue Bibliothèque
Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient
tous les documents d’un assistant juridique.
4.3.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?
Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de raccourcis en cliquant sur
l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base
de donnée.
Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à
l’écran.
La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu
Fenêtre.
4.3.2. Le sommaire
Présentation du sommaire
Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :
les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.
les documents, représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes
remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.
Déplacement rapide dans le sommaire
Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier
Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le
livre sélectionné :
+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
- cache tous les niveaux inférieurs
* affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre
pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.
INSTALLATION
16 Les assistants en Droit
4.3.3. Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez
l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton
Rechercher.
La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront
affichés :
Cliquez sur le document qui vous intéresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez
directement sur le nom du document.
Présention générale
Les assistants en Droit 17
4.3.4. Les signets de la bibliothèque
Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.
Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et
d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et
cliquez sur le bouton Ajouter.
Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le
bouton Aller à. La vue Document est automatiquement mise à jour.
INSTALLATION
18 Les assistants en Droit
4.4. La vue Document
Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est
automatiquement mise à jour.
4.4.1. Guide d’un document
L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre
la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez
également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils.
4.4.2. Acte type d’un document
L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous
pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation
d’une lettre).
Remarque
Les actes-types et les guides sont modifiables.
Etapes à suivre
Les assistants en Droit 19
REALISATION D’UNE LETTRE
1. ETAPES A SUIVRE
Pour réaliser votre lettre à partir d’un acte-type, suivez les étapes ci-dessous :
1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 15), l’acte-type qui doit vous servir
de modèle,
2. Cliquer sur l’icône de la barre Standard (voir page 14) : la fenêtre de
l’éditeur de texte par défaut (voir page 21) s’ouvre avec une copie de la lettretype
(voir page 20),
3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 23),
4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page 26),
5. Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre (voir page 27
),
6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27),
7. Lancez l’impression (voir page 27).
REALISATION D’UNE LETTRE
20 Les assistants en Droit
2. L’ACTE-TYPE
L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est
composée de quatre types de données différents :
2.1. Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette
assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou
par un associé.
2.2. Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé)
(adresse)
2.3. Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase :
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ...
(lieu).
2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien
faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la
présente.
L’éditeur de texte
Les assistants en Droit 21
3. L’EDITEUR DE TEXTE
Pour réaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met à votre disposition
deux éditeurs de texte :
Un éditeur interne,
Microsoft Word .
3.1. Choix de l’éditeur
Pour choisir l’éditeur, activez le menu Outils + Options.
Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez
(il permet d’effectuer des mises en forme plus poussée) ou décochez l’option si
vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser
l’éditeur interne).
3.2. Utilisation de Microsoft Word
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel
d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft.
4. LES FONCTIONS DE L’EDITEUR INTERNE
La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et
Pieds.
4.1. Les onglets
Les onglets Entête et Pieds servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se
répètera sur toutes les pages de votre lettre.
L’onglet Corps reçoit la copie de l’acte-type et permet de définir la lettre elle-même.
Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le
menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors
en grisé.
Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en
renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante
(voir page 18).
REALISATION D’UNE LETTRE
22 Les assistants en Droit
4.2. Les pages de la lettre
Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un
certain type d’affichage à partir du menu Affichage.
4.2.1. Le mode Normal
Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de
pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression.
4.2.2. Le mode Page
Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de
visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous
visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la
fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page.
4.2.3. Déplacement de page en page
Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante
/Page précédente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + .
4.3. Recherche /Remplace dans le texte
La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est
accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F.
La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre.
Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier
Ctrl + R.
Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu
Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot
en mot recherché.
La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements
à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 23
4.4. Mise en forme du texte
4.4.1. Déplacement dans le texte
pour aller en début de ligne
Fin pour aller en fin de ligne.
Ctrl + pour aller en début de texte
Ctrl + Fin pour aller en fin de texte.
Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot
4.4.2. Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de tout le texte
Ctrl + A
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en
restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte.
Sélection d’un tableau
Utilisez la commande Sélectionner le tableau du menu Edition.
4.4.3. Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie
que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en
décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la
touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
REALISATION D’UNE LETTRE
24 Les assistants en Droit
Retour à la ligne
Retour à la ligne avec fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de
paragraphe.
Retour à la ligne simple
La combinaison de touches + Entrée permet d’appliquer un retour à la
ligne sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe
(encadrement, fond, alignement, ...).
Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne
d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de
ligne et faites un ou deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne
vierge et appuyez sur Suppr.
4.4.4. Déplacement /Copie de paragraphe
Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
1. Sélectionnez le texte,
2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier
Ctrl + X.
3. Placez le curseur à l’endroit désiré,
4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier
Ctrl + V.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection
à déplacer à l’emplacement souhaité.
La copie de texte correspond à un Copier/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl +
C. Ensuite voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche
Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité.
4.4.5. Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de
fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 25
Attributs de paragraphe
Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation,
alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de
paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d’outils Format propose
quelques raccourcis icônes.
4.4.6. Bordure de paragraphe
Encadrement
La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure.
Le bouton encadre chacun des paragraphes
sélectionnés.
L’icône encadre le contour de la sélection.
Trame
La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le
pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie.
Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame,
avant de valider avec OK.
REALISATION D’UNE LETTRE
26 Les assistants en Droit
4.4.7. Annulation ou répétition d’une fonction
Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu
Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z.
4.4.8. Insertion dans le texte
Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une
image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte
ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP.
4.4.9. Correcteur orthographique
Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur
orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7.
Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci
peut être incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut
aussi ne pas exister dans le dictionnaire.
Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre :
1. Ajouter le mot au dictionnaire.
Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au
prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté.
2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots,
Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si
vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot).
4.5. Mise en forme de la page
Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier le format de la page, les
marges d’impression et l’orientation du papier (Portrait ou Paysage).
Les fonctions de l’éditeur interne
Les assistants en Droit 27
4.6. Suivi de la lettre
4.6.1. Enregistrement de la lettre
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la
conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci
clavier Ctrl + S.
Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF
dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM
FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre
répertoire (par exemple MES DOCUMENTS).
Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre
puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
4.6.2. Aperçu écran de la lettre
Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran
la disposition qu’aura votre texte dans la page.
Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu.
4.6.3. Impression de la lettre
Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci
clavier Ctrl + P pour lancer l’impression.
4.6.4. Fermeture de l’éditeur
Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix.
REALISATION D’UNE LETTRE
28 Les assistants en Droit
4.6.5. Ouvrir une lettre
Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci
clavier Ctrl + O et choisissez la lettre.
4.6.6. Créer une lettre de A à Z
Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un
acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le
raccourci clavier Ctrl + N.
Index
Les assistants en Droit 29
INDEX
A
Acte-type....................................................................................................... 19, 21
Affichage Entête/Pied ......................................................................................... 23
Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7
Aperçu écran de la lettre..................................................................................... 28
Assistant
Ouvrir un ......................................................................................................... 16
Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26
Attributs de texte................................................................................................. 25
B
Barre de raccourcis............................................................................................. 15
Bibliothèque........................................................................................................ 16
C
Configuration minimale ....................................................................................... 11
Contour............................................................................................................... 26
Copie de texte..................................................................................................... 25
Correcteur orthographique.................................................................................. 27
D
Défaire une fonction............................................................................................ 27
Déplacement dans le sommaire ......................................................................... 16
Déplacement dans le texte ................................................................................. 24
Déplacement de page en page........................................................................... 23
Déplacement de texte......................................................................................... 25
Développement du sommaire............................................................................. 16
Dictionnaire......................................................................................................... 27
Document ........................................................................................................... 19
E
Encadrement ...................................................................................................... 26
Enregistrement par Internet ................................................................................ 11
Entête de page ................................................................................................... 22
INDEX
30 Les assistants en Droit
F
Fermer une fenêtre............................................................................................. 28
Fin de ligne ......................................................................................................... 24
Fin de texte......................................................................................................... 24
Fond ................................................................................................................... 26
G
Guide .................................................................................................................. 19
I
Impression de la lettre ........................................................................................ 28
Insertion d’image ................................................................................................ 27
Insertion de tableau ............................................................................................ 27
Insertion de texte ................................................................................................ 27
Installation........................................................................................................... 12
Internet................................................................................................................ 11
L
Lettre
Enregistrer....................................................................................................... 28
Imprimer .......................................................................................................... 28
Modifier ........................................................................................................... 29
Ligne pointillée.................................................................................................... 23
Ligne vierge ........................................................................................................ 25
M
Mode Normal ...................................................................................................... 23
Mode Page ......................................................................................................... 23
Modifier une lettre............................................................................................... 29
O
Orthographe (correction)..................................................................................... 27
Ouvrir une bibliothèque....................................................................................... 16
Ouvrir une lettre.................................................................................................. 29
P
Paragraphe
Attributs........................................................................................................... 26
Pied de page....................................................................................................... 22
R
Réaliser sa lettre................................................................................................. 20
Recherche d’un mot............................................................................................ 17
Index
Les assistants en Droit 31
Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23
Répertoire d’installation ...................................................................................... 12
Répéter une fonction .......................................................................................... 27
Retour à la ligne.................................................................................................. 25
S
Saisie de texte .................................................................................................... 24
Sélection d’une partie ......................................................................................... 24
Sélection de mot ................................................................................................. 24
Sélection de tableau ........................................................................................... 24
Sélection de tout le texte..................................................................................... 24
Signet ................................................................................................................. 18
Sommaire ........................................................................................................... 16
Suppression de texte .......................................................................................... 24
Symbole
Insertion .......................................................................................................... 27
T
Tableau
Insertion .......................................................................................................... 27
Sélection ......................................................................................................... 24
Texte
Attributs........................................................................................................... 26
Copie............................................................................................................... 25
Déplacement ................................................................................................... 25
Insertion .......................................................................................................... 27
Saisie .............................................................................................................. 24
Suppression .................................................................................................... 24
Trame ................................................................................................................. 26
EBP Agence
Immobilière 3
Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 1999-2006 EBP Informatique, édition mai 2006
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à
des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau
x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP.
Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes
détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence
Immobilière ou Sommaire et index du menu ?.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
EBP Agence Immobilière 3 7
TABLE DES MATIERES
AVANT DE COMMENCER 11
1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11
1.1. Accès.....................................................................................................11
1.2. Horaires .................................................................................................11
2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12
2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15
5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15
6. L’AIDE 15
INSTALLATION ET LANCEMENT 17
1. INSTALLATION MONOPOSTE 17
2. INSTALLATION EN RESEAU 18
2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18
2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19
2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21
2.7. Mises à jour et nouvelles versions.........................................................21
2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21
3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22
4. CODE DE DEBRIDAGE 22
5. VERSIONS DISPONIBLES 23
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER 23
8 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION 24
1. PRESENTATION 24
2. LES BARRE D'OUTILS 24
3. LA BARRE OUTLOOK 28
4. LA BARRE D’ETAT 29
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30
6. LA GESTION DES FENETRES 31
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34
PRISE EN MAIN 35
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36
2.1. Les options du dossier...........................................................................36
2.2. Les informations société........................................................................37
2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38
2.4. Les autres options .................................................................................39
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41
3.1. Les données obligatoires.......................................................................41
3.2. Les autres paramètres...........................................................................44
CREER SES PREMIERS VENDEURS 45
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46
2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46
2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52
4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53
4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54
4.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................54
EBP Agence Immobilière 3 9
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS 57
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58
2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58
2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60
3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61
3.3. Imprimer la fiche / la liste.......................................................................62
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS 63
1. PRESENTATION 63
2. FICHE VENDEUR 64
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65
2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67
3. FICHE ACQUEREUR 68
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70
4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70
4.2. La transaction ........................................................................................71
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73
6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74
TRAITEMENTS PARTICULIERS 76
1. FAIRE DES DIAPORAMA 76
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76
1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 79
10 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80
4. PREPARER LES MAILINGS 83
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT 84
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88
AUTRES TRAITEMENTS 90
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91
INDEX 93
Assistance technique
EBP Agence Immobilière 3 11
AVANT DE COMMENCER
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
1.1. Accès
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique .
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:
utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de
demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une
attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de
surseoir à votre demande en connaissance de cause.
01 34 94 20 00
exposez votre problème par e-mail
immobilier.support@ebp.com
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
AVANT DE COMMENCER
12 EBP Agence Immobilière 3
2. PRESENTATION DU LOGICIEL
2.1. Caractéristiques générales
EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est
de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires
confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples.
Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et
les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à
mesure.
Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données.
A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles
exigences des clients.
Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier
et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions.
L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres
documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple
copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les
documents proposés par défaut dans le logiciel.
Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de
travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou
mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des
tâches au sein d’une même société.
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3
Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous
Windows 95 ou supérieurs.
Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des
menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable
(Barres d’outils, barre de raccourcis,…).
La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur,
directement à partir du logiciel.
Présentation du logiciel
EBP Agence Immobilière 3 13
LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL :
Fonctions générales
Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les
photos),
Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),
Nombre illimité de bases de données,
Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,
Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion
et affichage des utilisateurs connectés,
Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,
Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet
saisies dans la base,
Envoyer des messages électroniques à un contact,
Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,
Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,
Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents
fichiers installés,
Aide en ligne contextuelle,
Assistant de démarrage,
Astuces du jour,
Saisie des données
A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases
(vues, type d’affaires, état général…),
Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,
Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas
d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type
d’affaire…),
En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout
(exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,
Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir
rapidement),
Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour
permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.
Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être
déclenchés au moment de la saisie,
Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une
archive,
Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec
modification possible ou réédition,
Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou
PNG,
AVANT DE COMMENCER
14 EBP Agence Immobilière 3
Retouche des images,
Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique
compatible TWAIN,
Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,
Mise en forme des mémos, des textes, des annonces.
Traitements
Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),
Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,
Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,
Modification des données de rapprochement,
Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,
Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux
modèles,
Calcul des commissions dès la vente.
Autres Traitements
Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,
Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,
Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou
un journal,
Gestion évoluée de la pige,
Gestion de l’historique selon critères,
Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,
Génération de mailings,
Simulation de calculs d’emprunts,
Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel
QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,
Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF
ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.
Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés.
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE
EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000,
XP ou NT.
32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du
programme.
Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée.
Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition au préalable.
La place disque nécessaire
EBP Agence Immobilière 3 15
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE
L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque
disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo.
Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation
personnalisée.
Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il
grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place
disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation.
5. LE FICHIER LISEZ-MOI
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront
consignées.
6. L’AIDE
Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1
sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence
Immobilière.
Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales
étapes à suivre.
? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque
commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment
faire … ».
Installation monoposte
EBP Agence Immobilière 3 17
INSTALLATION ET LANCEMENT
1. INSTALLATION MONOPOSTE
L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom.
Si vous avez un lecteur de CD Rom :
1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur.
Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4.
2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter
3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom.
Un assistant vous accueille.
4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante.
5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière.
1. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de
licence en cliquant sur Oui.
2. L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de
faire une installation Complète qui installe alors tous les composants.
Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation
personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour
des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors
signalés.
INSTALLATION ET LANCEMENT
18 EBP Agence Immobilière 3
3. L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du
produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier
\ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton
Parcourir.
Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par
défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin
un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le
bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant.
2. INSTALLATION EN RESEAU
Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte
du logiciel sur votre réseau.
2.1. Liste des réseaux validés
Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP.
Réseaux Poste à poste
Windows 95, Windows 98
Windows NT4 Workstation
Serveur dédié
Windows NT Server 3.51 / 4.0
Novell Netware 3.12 et supérieur
2.2. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX
NETBEUI (excepté pour Novell).
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 19
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste
IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous
pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un
usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié.
2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le
répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP).
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data
Modèles d’impression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report
Modèles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document
Modèles de données C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup
2.3.2. Mise en place de l’accès aux données
Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via
l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et
choisissez "Partager…").
Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au
voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM
FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple.
2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC
Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC
concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous
permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers
installés.
Aussi, vous devez avoir les chemins suivants :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
Répertoire de données X:\Data
Modèles d’impression X\Report
Modèles de documents X :\Document
Modèles de données X :\Template
Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
Sauvegardes X :\Backup
INSTALLATION ET LANCEMENT
20 EBP Agence Immobilière 3
2.4. Installation et configuration en réseau dédié
L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une
exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur.
ATTENTION :
Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume
de données.
2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié
Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le
partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel
(seul l’administrateur peut donner ces droits).
2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC
L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir §
Installation et lancement - 2.3).
Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous
pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre
lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur).
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
3.1x et 4.10
- Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau
du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à
apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande
LOAD OS2.NAM.
- Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO
‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront
installées).
- Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la
commande suivante : LOAD OS2.NAM.
- Redémarrer le serveur.
Installation en réseau
EBP Agence Immobilière 3 21
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
4.11
Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du
système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter
sont les suivantes :
- Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG
- Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE
LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les
données seront installées)
- Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en
ajoutant la commande suivante : LOAD LONG
- Redémarrez le serveur
2.7. Mises à jour et nouvelles versions
Attention ! !
A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une
mise à jour.
2.8. Problème d’utilisation
IMPORTANT ! !
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez
des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez
votre réseau dans sa globalité :
- les câbles réseaux,
- les cartes réseaux,
- procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
INSTALLATION ET LANCEMENT
22 EBP Agence Immobilière 3
3. LANCEMENT DU LOGICIEL
Pour lancer le logiciel, utilisez le menu :
Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/
Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel
par un double-clic.
4. CODE DE DEBRIDAGE
Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte
d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage
sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau).
Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer
votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors
de travailler en mode complet.
Puis validez par Ok.
Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez
en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu
/Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous
devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères
que vous lisez sur le courrier EBP.
Lance l’application
Lance le fichier d’aide
Tapez la raison sociale inscrite sur le
courrier.
Tapez le code de débridage inscrit
sur le courrier.
Saisissez votre numéro de licence
Versions disponibles
EBP Agence Immobilière 3 23
5. VERSIONS DISPONIBLES
Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau.
La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en
allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de
débridage.
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER
Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de
démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous
allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu
/Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir
la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement.
Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre
base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône . Choisissez
alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid).
PRINCIPES D’UTILISATION
24 EBP Agence Immobilière 3
PRINCIPES D’UTILISATION
1. PRESENTATION
Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur.
Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que
votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de
commandes à exécuter.
Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par
simple clic sur les icônes.
Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte.
2. LES BARRE D'OUTILS
Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de
la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement.
Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant
ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des
barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres
d'outils.
Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à
vos besoins.
A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer
dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître
lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée.
Icônes Fichiers
Nouvelle base de données (Ctrl+N).
Ouvrir une base de données (Ctrl +O).
Imprime les données en cours.
Aperçu à l’écran.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 25
Icônes Edition
Annuler (Ctrl + Z).
Rétablir (Ctrl + Y).
Couper une sélection pour la placer dans
le presse-papiers en attente d’un Coller.
Copier les données du presse papier.
Coller les données du presse papier
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Propriétés.
Icônes Affichage
Boîte de regroupement
Dimensionnent.
Euro activé/désactivé.
Icône Navigation
Premier.
Page précédente.
Précédent.
Suivant.
Page suivante.
Dernier.
PRINCIPES D’UTILISATION
26 EBP Agence Immobilière 3
Rafraîchir.
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Nouveau.
Supprimer.
Enregistrer.
Annuler.
Marque page.
Retrouver marque page.
Aller à la page.
Enregistrer sous.
Icônes Données
Acquéreurs.
Vendeurs.
Négociateurs.
Supports publicitaires.
Les Barre d'outils
EBP Agence Immobilière 3 27
Icône Traitements
Agenda.
Diaporama.
Graphique.
Icône Format
Remplacer (Ctrl + H).
Mettre texte en gras.
Mettre texte en italique.
Mettre texte en souligné.
Aligner le texte à gauche.
Centrer le texte.
Aligner le texte à droite.
Ajouter une puce au paragraphe.
Police et Taille du texte.
Icônes Outils
Options.
Paramétrage du modèle.
Sauvegarde.
PRINCIPES D’UTILISATION
28 EBP Agence Immobilière 3
3. LA BARRE OUTLOOK
La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès
direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une
opération sans ouvrir le menu adéquat.
Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs
de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs.
Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok.
Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La
liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama.
Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois.
Commandes du
menu Données.
Commandes du menu
Traitement.
Commandes du menu
Impression.
Commandes du menu Outils.
Accès aux outils
Microsoft.
La Barre d’état
EBP Agence Immobilière 3 29
4. LA BARRE D’ETAT
La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base
de données ouverte.
Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette
base (exclusif ou partagé).
Mode d’ouverture exclusif
ou partagé.
Nom de la Base de
données.
PRINCIPES D’UTILISATION
30 EBP Agence Immobilière 3
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS
Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus
courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le
contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton de la barre
d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier.
F1 Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné.
F2 ou Enter Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel
Ctrl + Enter
F4 Appelle la liste dans un champ liste.
F5 Rafraîchir.
F6-F7 Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre.
ALT + F4 Fermer le programme Agence.
Ctrl + Esc Afficher le menu Démarrer.
CTRL + X Couper.
CTRL + C Copier.
CTRL + V Coller.
CTRL + Supp supprimer.
CTRL + Z Annuler.
TAB ou Enter Champ suivant.
MAJ + TAB
Ou Champ précédent.
MAJ + Enter
Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification
ou ferme la fiche.
Enter Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche
dans un champ liste.
La gestion des fenêtres
EBP Agence Immobilière 3 31
6. LA GESTION DES FENETRES
Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des
menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille,
apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en
MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran.
Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet
Détail et l’onglet Texte en même temps.
L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la
même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de
choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier
temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le
compléter avec les données souhaitées.
La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de
colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les
colonnes affichées.
Le détail est la description complète de la fiche.
Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible
de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à
ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée.
PRINCIPES D’UTILISATION
32 EBP Agence Immobilière 3
Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en
cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres.
Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si
dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors
chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture.
Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la
souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles.
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES
La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se
positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou
CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre
requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre
recherche.
Il existe deux niveaux de tri dans une grille :
- Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des
affaires par Secteur.
- Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple,
faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de
regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement.
Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la
zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est
également possible de faire un tri par colonne.
Recherche / Tri de la liste / Propriétés
EBP Agence Immobilière 3 33
Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par
numéro :
Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent
de rendre visibles ou pas les colonnes.
Regroupement par Drag and Drop de la colonne
Tri par colonne par simple clic.
PRINCIPES D’UTILISATION
34 EBP Agence Immobilière 3
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION,
SUPPRESSION
Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous
avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le
bouton ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée
/ Entrée).
Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la
validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées
(les champs sont en gras).
Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les
champs concernés. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si
vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton .
Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton .
L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.
Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un
historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné
(par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu
/Données/Motifs de suppression.
Accès au dossier de démonstration
EBP Agence Immobilière 3 35
PRISE EN MAIN
Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les
principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au
long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos
propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence.
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION
Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre
bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration »,
alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers
créés par Agence Immobilière apparaît.
Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous
sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base.
Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas
dans la barre d’état.
Ouvre la base en
mode consultation.
En réseau, ouvre le
dossier en exclusif
Demo.aid est le fichier
de démonstration.
PRISE EN MAIN
36 EBP Agence Immobilière 3
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR
La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du
logiciel à travers cette société de démonstration.
2.1. Les options du dossier
Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes
les options par défaut sont modifiables.
L’onglet des options Générales
Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les
options les plus importantes.
- Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte
par l’utilisateur.
- Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix
entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 37
De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous
convient le mieux entre TAB et Enter.
- Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position
de chacune de vos fenêtres.
- Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs
fenêtres ouvertes.
- Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran.
2.2. Les informations société
L’onglet Société
Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes
les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par
cet onglet.
Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX.
Clic ici pour envoyer un
message électronique.
CEDEX
PRISE EN MAIN
38 EBP Agence Immobilière 3
2.3. Initialiser les différentes commissions
L’onglet commissions
Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les
différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez
ici.
Indiquez les commissions
par type d’affaires. Puis
donnez la répartition.
Les premières informations à saisir
EBP Agence Immobilière 3 39
2.4. Les autres options
L’onglet Rapprochement
Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut
sont déterminés en fonction de vos options.
La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous
pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement
par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options.
L’onglet Euro
Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de
conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous
travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton
.
PRISE EN MAIN
40 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Format
Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le
fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous
pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez.
L’onglet Répertoires
L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous
pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau.
L’onglet Sauvegarde
Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous
propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine.
L’onglet Documents
Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici
les modèles de documents à prendre par défaut.
De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les
documents.
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 41
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR
3.1. Les données obligatoires
L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et
rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si
ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette
dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en
place tous ces fichiers de base.
Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou
acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les
agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données.
Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la
grille.
PRISE EN MAIN
42 EBP Agence Immobilière 3
Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon
leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires /
acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce
que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2,
Ancien…).
Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins.
Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à
définir avec les sites d’envoi des annonces.
Saisissez la description.
« Chalet ».
Modifiez la description
annonce si elle est
différente. Par défaut, est
reprise la description
« Chalet ».
Chalet
Chalet
Définissez la catégorie à
laquelle elle appartient.
Définissez la correspondance
avec les sites pour l’envoi des
annonces
Les premières données à saisir
EBP Agence Immobilière 3 43
Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez
paramétrée dans les options du logiciel.
La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par
ce même procédé.
Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons
créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu
/Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la
fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par .
Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la
validation d’un vendeur ou d’un acquéreur.
Tignes
Tignes
PRISE EN MAIN
44 EBP Agence Immobilière 3
3.2. Les autres paramètres
Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données
seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.
N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard
peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors
de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir
les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les
données que vous désirez.
Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la
liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés
en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la
boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle
sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.).
Présentation des données vendeurs
EBP Agence Immobilière 3 45
CREER SES PREMIERS VENDEURS
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS
Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Vendeurs,
- Barre Outlook et Vendeurs,
- Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour
cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir §
Principes d’utilisation – 5.).
Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche
(dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez
découvrir les champs de saisie.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
46 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.
Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour
rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.).
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR
2.1. Les étapes à suivre pas à pas
permet de créer un nouveau vendeur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente,
Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer
au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du
logiciel.
Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire.
Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez
masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / .
9 1000000
Maison Rambouillet
Recopier les coordonnées
entre Affaire / vendeur
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 47
L’onglet Détail2
Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour
saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les
acquéreurs, ces informations sont importantes.
Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout
de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
48 EBP Agence Immobilière 3
L’onglet Textes
Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes
saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple
recopie ou différents pour chaque zone.
Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une
publication de petites annonces.
Recopier le texte de
l’affichette.
Recopier le texte de la
petite annonce.
Rendre l’annonce active
Création d'un nouveau vendeur
EBP Agence Immobilière 3 49
L’onglet Gestion
Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si
vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié
avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat
après validation de la fiche.
La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire.
Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans
la liste change « Promesse ».
L’onglet Mémo
Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les
mots-clé de la fiche acquéreur.
A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par .
Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet
Photos voir § Traitements Particuliers - 1.).
CREER SES PREMIERS VENDEURS
50 EBP Agence Immobilière 3
2.2. Les différents textes pour les éditions
Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet
Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les
textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en
euros.
« Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH
(horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des
vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le
bouton Affichette.
N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par
défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte
d’impression).
« Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors
du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée.
(menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication).
« Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que
vous éditez pour un acquéreur intéressé.
Le mandat avec le vendeur
EBP Agence Immobilière 3 51
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR
A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché
immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la
fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la
durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences
dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces
dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat.
Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir
d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la
fiche du vendeur.
Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le
menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont
modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait
une erreur.
Différents modèles en
fonction du type de mandat.
CREER SES PREMIERS VENDEURS
52 EBP Agence Immobilière 3
Après la validation un simple clic sur ouvre la boîte de dialogue pour
l’impression.
Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il
est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous
positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.).
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR
Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction
de l’évolution de l’affaire.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet
détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes).
Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des
actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les
différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.).
Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera
alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de
l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même
manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous
les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les
listes (voir § Traitements particuliers – 6.).
A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée
(appel/courrier/rendez-vous…).
Modifier les données d'un vendeur
EBP Agence Immobilière 3 53
4.1. Rechercher un vendeur
Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et
sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte
de dialogue en proposant en priorité le champ.
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des
vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône .
Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se
positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux
autres fiches.
CERF
CREER SES PREMIERS VENDEURS
54 EBP Agence Immobilière 3
4.2. Compléter la fiche du vendeur
Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
4.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs
enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer.
Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis
faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le
bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Critères d’édition
Historique de la fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 55
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR
L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements.
Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers
reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton
adéquat.
Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les
traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet
Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être
pour un acquéreur ou tous, etc…
CREER SES PREMIERS VENDEURS
56 EBP Agence Immobilière 3
De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être
consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des
sélections qui vous intéressent.
Présentation des données acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 57
CRÉER SES PREMIERS
ACQUEREURS
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS
Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
- Menu /Données/Acquéreurs,
- Barre Outlook et Acquéreurs,
- Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ;
pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement
(voir § Principes d’utilisation – 6.).
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
58 EBP Agence Immobilière 3
Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa
fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets,
vous allez découvrir les champs de saisie.
L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus
n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur
un champ en particulier.
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR
2.1. Créer une fiche acquéreur
permet de créer un nouvel acquéreur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est
obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant,
utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel.
L’onglet Détail 2
Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est
enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour.
Création d'un nouvel acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 59
L’onglet Mémo
Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur.
2.2. Connaître les critères de son futur achat
L’onglet Critère
Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en
gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type).
Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et
vendeur.
Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées
auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce
cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la
récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur.
Validez la fiche par le bouton .
Pour créer un
nouveau secteur.
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
60 EBP Agence Immobilière 3
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR
Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en
fonction de son suivi.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet
détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important.
Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum.
Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions,
vous devrez faire un certain nombre de tâches.
Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes.
Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un
résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la
même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter
dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers -
6.).
A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel /
courrier / rendez-vous…).
Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible
par le menu /Traitement/Historique.
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic
sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…)
Modification de la fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 61
3.1. Rechercher un acquéreur
Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des
acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher
ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ .
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste
des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F.
Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le
logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder
aux autres fiches.
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur
Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
LES ETOILES
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
62 EBP Agence Immobilière 3
3.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les
acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le
bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez
vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à
nouveau sur le bouton Imprimer.
N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
Présentation
EBP Agence Immobilière 3 63
RAPPROCHER LES DIFFERENTS
VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS
1. PRESENTATION
Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la
saisie de leur fiche.
Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui
répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver
pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat.
Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la
fiche acquéreur.
Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces
détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
64 EBP Agence Immobilière 3
2. FICHE VENDEUR
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement
Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous
allez rechercher les acquéreurs potentiels.
Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs.
De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un
acquéreur potentiel.
Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères,
comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car
il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de
modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le
vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire.
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 65
Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat.
Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver
d’autres acquéreurs.
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu
Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par
téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous.
Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous
pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera
alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans
l’appel la référence au vendeur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
66 EBP Agence Immobilière 3
Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par
l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous
à venir.
Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les
actions en cours.
Met à jour l’historique vendeur
Met à jour l’historique acquéreur
Fiche vendeur
EBP Agence Immobilière 3 67
2.3. La relance à l'acquéreur
Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du
rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire.
Réfléchit quelques jours avant de se décider ».
Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui
envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre
Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez
modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
68 EBP Agence Immobilière 3
3. FICHE ACQUEREUR
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement /
Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat.
Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il
suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier
les critères de recherche en fonction des résultats.
Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter
directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas pour
masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous.
Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche
descriptive, si vous le souhaitez.
Cache les infos confidentielles
Appelle la fiche de l’affaire
Fiche acquéreur
EBP Agence Immobilière 3 69
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur
potentiel
Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite.
Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les
acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si
vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera
présent dans l’historique.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
70 EBP Agence Immobilière 3
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE
Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous
aboutissez à une négociation.
4.1. Promesse d’achat
La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur.
Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit
simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur.
Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la
ligne est d’une autre couleur).
Signer une promesse ou un compromis de vente
EBP Agence Immobilière 3 71
4.2. La transaction
La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur
Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette
phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette
dernière n’étant pas obligatoire.
Renseignez alors toutes les données de la transaction.
La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en
fonction du prix de la vente.
L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions.
Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la
liste) est devenu Acheteur.
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
72 EBP Agence Immobilière 3
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES
Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par
statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions
sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce
sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite.
Vous souhaitez leur envoyer un courrier.
Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les
fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des
modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 73
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda
L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous,
les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par
négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…).
Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de
menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de
l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action
enregistrée ici.
6.2. Présenter des nouvelles affaires
Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles
affaires à un acquéreur.
Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles
affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles
affaires en cours.
Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier.
Si l’acquéreur vous appelle, alors par simple clic sur
Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide.
Nouvelle action
Négociateur
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
74 EBP Agence Immobilière 3
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé
Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre
agence.
Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et
combinez CTRL+Supp ou . Une boîte de suppression vous demande le motif
de suppression.
Effectuer un suivi des acquéreurs
EBP Agence Immobilière 3 75
Validez la suppression après avoir renseigné le motif.
Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous
demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les
acquéreurs supprimés.
Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en
vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les
fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire
supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez
remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut
d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
76 EBP Agence Immobilière 3
TRAITEMENTS PARTICULIERS
1. FAIRE DES DIAPORAMA
Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour
des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une
présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu.
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire
La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous
permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre
appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous
intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la
luminosité).
Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP
sont reconnus dans le logiciel.
Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis
cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un
fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN.
Faire des diaporama
EBP Agence Immobilière 3 77
Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image.
Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous
sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo
principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate.
Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire
« Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence.
Interface TWAIN
TRAITEMENTS PARTICULIERS
78 EBP Agence Immobilière 3
1.2. Elaborer un diaporama
Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama.
Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à
prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux
photos.
Préparer la parution des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 79
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES
Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours.
Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la
mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite
annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin.
La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les
différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce
active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des
vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un
support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour
chacune d’entre elles.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
80 EBP Agence Immobilière 3
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES
Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des
sites internet immobiliers.
Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois
conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base
Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables
Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des
annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont
aussi remplies avec les correspondances adéquates.
Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de
récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la
meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être
saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :
Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.
Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.
Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.
Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les
correspondances de types des sites.
Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les
correspondances de types des sites.
Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les
correspondances de types des sites.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et
un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support.
Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de
caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à
2000 caractères pour le site d’ImmoStreet.
Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces.
Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le
pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos
normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos
panoramiques.
Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce
(celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos).
Préparer la publication des petites annonces
EBP Agence Immobilière 3 81
Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1
à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire
vendue).
Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer.
Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces
(qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces
présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des
annonces.
Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal
SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est
sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que
chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces
présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger
doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un
client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement.
Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les
annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous
devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce.
Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre
identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de
connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement,
en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche
le compte rendu de l’envoi.
L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à
la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version
d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont
proposés.
Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :
123Immo :
adresse du site : http://fr.123immo.com/
adresse mail : service.clientele@123immo.com
téléphone : 0 826 00 31 31.
SNPI :
adresse du site : http://www.snpi.fr/
envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm
téléphone : 01.53.64.91.91.
SeLoger :
adresse du site : http://www.seloger.com/
demande d’informations à l’adresse :
http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm
téléphone : 0800 089 089.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
82 EBP Agence Immobilière 3
ImmoStreet :
adresse du site : http://www.immostreet.com/
adresse mail : contact@immostreetpro.com
demande d’informations à l’adresse :
http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con
tacter.
Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par
site choisi pour l’envoi d’annonces.
Préparer les mailings
EBP Agence Immobilière 3 83
4. PREPARER LES MAILINGS
Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients.
Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou
de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère
le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire.
Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des
acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings.
Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs,
les destinataires du mailing et générer les mailings.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
84 EBP Agence Immobilière 3
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT
Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous
pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le
menu /Traitement/Simulation d’emprunt.
Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des
deux calculs si la fenêtre est redimensionnée.
Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités
constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi
le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre
d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an.
En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra,
le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce
plan sera construit.
Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton
Différence.
Comment faire une pige très rapidement
EBP Agence Immobilière 3 85
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT
Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur,
Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu.
Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs,
Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels
effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début
du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la
liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour
l’ouvrir.
TRAITEMENTS PARTICULIERS
86 EBP Agence Immobilière 3
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES
Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de
statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des
statistiques par vendeur ou par acquéreur.
Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et
propriétés (par exemple modifier les légendes).
Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF.
La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet
données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les
exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML.
Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles
EBP Agence Immobilière 3 87
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES
MODELES
Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression,
vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont
proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu
/Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans
lequel vous placez les variables du fichier.
Menu /Outils/Paramétrage
du modèle
TRAITEMENTS PARTICULIERS
88 EBP Agence Immobilière 3
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS
Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même
principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un
nouveau document.
L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et
contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence.
Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de
texte simple.
Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle.
Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre
traitement de texte.
Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données.
Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document.
Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie
souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons.
Personnaliser / créer ses propres documents
EBP Agence Immobilière 3 89
Catégorie
Nom de votre document Format du fichier
AUTRES TRAITEMENTS
90 EBP Agence Immobilière 3
AUTRES TRAITEMENTS
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER
A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des
données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul
moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
La sauvegarde dépend des options que vous avez définies :
Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde
automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du
dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel.
Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous
permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par
défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (images, données, archives).
Maintenance de la base de données
EBP Agence Immobilière 3 91
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES
Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite
à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première
opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la
base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les
compteurs.
Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le
service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur.
Index
EBP Agence Immobilière 3 93
INDEX
A
Accès à la démonstration ......................................................................................................35
Acquéreur .............................................................................................................................57
Créer un acquéreur............................................................................................................58
Critères .............................................................................................................................59
Imprimer ...........................................................................................................................62
Mémo................................................................................................................................59
Modifier............................................................................................................................60
Rechercher ........................................................................................................................61
Supprimer un acquéreur....................................................................................................74
Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73
Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19
Assistance technique.............................................................................................................11
B
Barre d’état .....................................................................................................................29, 35
Barre Outlook .......................................................................................................................28
C
Code de débridage ................................................................................................................22
Commissions ............................................................................................................13, 14, 71
Création
Secteur ..............................................................................................................................43
Type d'affaires ..................................................................................................................42
Création du dossier ...............................................................................................................13
Création d'une fiche ..............................................................................................................34
D
Diaporama ....................................................................................................14, 48, 76, 77, 78
E
E-mail ...................................................................................................................................11
G
Gestion des fenêtres..............................................................................................................31
Graphiques......................................................................................................................14, 86
H
Horaires ................................................................................................................................11
INDEX
94 EBP Agence Immobilière 3
I
Impression ............................................................................................................................87
Créer ses modèles .............................................................................................................88
Liste de données ...............................................................................................................44
Installation
Mise à jour........................................................................................................................21
Monoposte ........................................................................................................................17
Réseau ..............................................................................................................................18
Réseau dédié.....................................................................................................................20
Réseau poste à poste .........................................................................................................19
Réseaux validés ................................................................................................................18
L
La configuration matérielle...................................................................................................14
La place disque .....................................................................................................................15
Lancement du logiciel...........................................................................................................22
Les Barre d'outils..................................................................................................................24
Icônes................................................................................................................................24
Les points forts .....................................................................................................................12
Ligne téléphonique ...............................................................................................................11
Lisezmoi ...............................................................................................................................15
M
Maintenance de la base de données ......................................................................................91
Marque page .........................................................................................................................13
MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37
Messages électroniques ........................................................................................................13
Modifier une fiche ................................................................................................................34
Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19
O
Options
Commissions ....................................................................................................................38
Documents......................................................................................................................40
Euro ............................................................................................................................39, 40
Générales ..........................................................................................................................36
Rapprochement .................................................................................................................39
Répertoires........................................................................................................................40
Sauvegardes...................................................................................................................40
Société ..............................................................................................................................37
Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23
P
Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84
Photos
Mise en place des photos ..................................................................................................76
Pige.................................................................................................................................14, 85
Index
EBP Agence Immobilière 3 95
Présentation du logiciel.........................................................................................................12
Propriétés d'une liste.............................................................................................................32
Protocoles validés .................................................................................................................18
R
Rapprochement...............................................................................................................14, 63
Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68
Dans la fiche Transaction .................................................................................................71
Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64
Promesse d’achat ..............................................................................................................70
Relance de l’acquéreur......................................................................................................67
Vente ................................................................................................................................70
Visite-Compte rendu.........................................................................................................69
Visite–Compte rendu........................................................................................................65
Recherche .......................................................................................................................14, 32
Réseaux validés ....................................................................................................................18
S
Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90
Statistiques............................................................................................................................86
Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73
Suivi des affaires ..................................................................................................................72
Supprimer une fiche..............................................................................................................34
T
Touches de raccourcis...........................................................................................................30
Tri de la liste.........................................................................................................................32
TWAIN.................................................................................................................................76
V
Vendeur ................................................................................................................................45
Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46
Historique .........................................................................................................................55
Informations confidentielles .............................................................................................46
Mandat........................................................................................................................49, 51
Mémo................................................................................................................................49
Modifier ses données ........................................................................................................52
Onglet Détail.....................................................................................................................46
Onglet Détail2...................................................................................................................47
Onglet Gestion..................................................................................................................49
Onglet textes
Affichette ......................................................................................................................50
Annonce........................................................................................................................50
Commercial ..................................................................................................................50
Onglet Textes....................................................................................................................48
Rechercher ........................................................................................................................53
Sélection des vendeurs......................................................................................................46
Versions disponibles.............................................................................................................23
EBP Gestion Commerciale PRO
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 7
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 7
Quitter .................................................................................................................................................. 7
Nouveau ............................................................................................................................................... 7
Création d'un dossier ....................................................................................................................... 7
Etape 2 : Identification de la société ................................................................................................ 8
Etape 3 : L'adresse .......................................................................................................................... 8
Etape 4 : Le contact ......................................................................................................................... 8
Etape 5 : Choix de la devise............................................................................................................. 8
Recopie ................................................................................................................................................ 8
La recopie ......................................................................................................................................... 8
Recopie des pièces de ventes ......................................................................................................... 9
Recopie des pièces d'achats ............................................................................................................ 9
Recopie des pièces de stock ........................................................................................................... 9
Recopie des paiements clients ........................................................................................................ 9
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 10
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 10
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 10
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 10
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 10
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 10
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 11
Liste des droits ............................................................................................................................... 12
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 12
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 13
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 13
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 13
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 13
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 13
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 13
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 14
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 14
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 14
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 14
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 14
Droits UNITES ................................................................................................................................ 14
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 14
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 14
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 14
Droits DEB ...................................................................................................................................... 15
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 15
1. VENTES ............................................................................................................................... 15
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 15
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 15
Droits BL ......................................................................................................................................... 15
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 15
Table des matières
2. ACHATS ............................................................................................................................... 15
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 16
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 16
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 16
3. STOCKS ............................................................................................................................... 16
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 16
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 16
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 16
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 16
OPERATIONS ................................................................................................................................ 16
OUTILS........................................................................................................................................... 17
INTERNET ..................................................................................................................................... 17
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 17
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 17
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 17
Historique des connexions ............................................................................................................. 17
Propriétés ........................................................................................................................................... 18
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 18
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 18
Le mémo......................................................................................................................................... 18
Infos base de données ................................................................................................................... 18
Coordonnées .................................................................................................................................. 18
Préférences .................................................................................................................................... 19
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 30
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 30
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 30
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 31
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 31
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................... 31
La sauvegarde ................................................................................................................................ 31
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 32
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 32
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 32
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 33
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 33
La restauration ................................................................................................................................... 33
La restauration ............................................................................................................................... 33
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 33
Type de restauration ...................................................................................................................... 34
Répertoire de destination ............................................................................................................... 34
Affichage ................................................................................................................................................ 35
La barre d'état .................................................................................................................................... 35
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 35
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 35
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 36
Barres d'outils .................................................................................................................................... 36
Barres d'outils ................................................................................................................................. 36
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 36
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 37
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 37
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 38
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 38
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 39
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 39
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 39
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 39
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 40
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 40
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 40
Données ................................................................................................................................................ 41
La fiche Affaire ................................................................................................................................... 41
La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 41
La fiche Devise .................................................................................................................................. 42
La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 42
Les filtres ............................................................................................................................................ 42
Stock .................................................................................................................................................. 43
La fiche Dépôt ................................................................................................................................ 43
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................... 44
La fiche Promotions ou Soldes ...................................................................................................... 44
La fiche Unité ................................................................................................................................. 45
La fiche Localisation ....................................................................................................................... 45
La fiche Gamme ............................................................................................................................. 45
Articles ............................................................................................................................................ 46
Articles collectifs ............................................................................................................................. 59
Familles d'articles ........................................................................................................................... 62
Codes remises ............................................................................................................................... 68
Collections ...................................................................................................................................... 70
Combinaisons ................................................................................................................................. 71
Tiers ................................................................................................................................................... 73
La fiche Contact ............................................................................................................................. 73
Clients............................................................................................................................................. 73
Familles de clients .......................................................................................................................... 89
Fournisseurs ................................................................................................................................... 91
Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 95
Commerciaux ..................................................................................................................................... 96
La fiche Commercial ....................................................................................................................... 96
Onglet Formules de commissions .................................................................................................. 96
Création d'une formule de commissions ........................................................................................ 97
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 98
Onglet Infos .................................................................................................................................... 98
Onglet Région ................................................................................................................................ 98
Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 98
Modes de règlement .......................................................................................................................... 99
La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 99
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 100
Les écarts de change ................................................................................................................... 100
Banques ........................................................................................................................................... 101
La fiche Banque ........................................................................................................................... 101
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 101
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 101
Onglet Infos .................................................................................................................................. 101
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 102
DEB .................................................................................................................................................. 102
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 102
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 102
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 102
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 103
Divers ............................................................................................................................................... 103
La fiche NAF ................................................................................................................................. 103
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 103
La fiche Département ................................................................................................................... 104
La fiche Pays ................................................................................................................................ 104
Tableau de bord ............................................................................................................................... 104
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 104
Les règlements clients .................................................................................................................. 105
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 106
Liste des données ............................................................................................................................ 106
La liste des données .................................................................................................................... 106
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 107
Table des matières
Ventes .................................................................................................................................................. 109
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 109
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 109
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 109
Appel du client .............................................................................................................................. 110
Type de facturation ....................................................................................................................... 110
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 111
Saisie des articles ........................................................................................................................ 111
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 112
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 112
Onglet Infos .................................................................................................................................. 114
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 114
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 115
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 116
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 116
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 117
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 117
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 117
Liste des devis .............................................................................................................................. 118
Liste des commandes .................................................................................................................. 118
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 119
Liste des factures ......................................................................................................................... 120
L'avoir ........................................................................................................................................... 121
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 121
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 125
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 125
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 126
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 126
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 126
Livraison des commandes............................................................................................................ 126
La livraison partielle ...................................................................................................................... 127
Traitement des commandes ......................................................................................................... 127
Relances .......................................................................................................................................... 128
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 128
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 129
Les relances des Devis ................................................................................................................ 129
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 129
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 129
Achats .................................................................................................................................................. 131
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 131
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 131
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 131
Entête de pièce ............................................................................................................................ 131
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 132
Type de facturation ....................................................................................................................... 133
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 133
Pied de pièce ................................................................................................................................ 133
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 134
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 134
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 134
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 135
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 136
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 136
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 137
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 137
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 138
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 138
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 138
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 139
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 139
La réception partielle .................................................................................................................... 139
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 139
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 139
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 140
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 140
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 141
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 141
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 141
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 141
Stock .................................................................................................................................................... 143
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 143
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 143
La saisie des articles .................................................................................................................... 143
Onglet Infos .................................................................................................................................. 143
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 144
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 144
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 144
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 144
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 144
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 145
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 145
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 145
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 145
L'inventaire ................................................................................................................................... 145
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 146
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 146
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 146
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 147
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 147
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 148
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 148
Modification du tarif ...................................................................................................................... 148
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 148
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 148
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 149
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 149
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 149
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 149
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 150
Intervalle des articles .................................................................................................................... 150
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 150
Modification du tarif ...................................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 150
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 150
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 151
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 151
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 152
Opérations ........................................................................................................................................... 153
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 153
Règlements clients ........................................................................................................................... 153
Les règlements clients .................................................................................................................. 153
Affectation du paiement................................................................................................................ 155
Affectation du règlement .............................................................................................................. 155
Remise en banque ........................................................................................................................... 155
La remise en banque .................................................................................................................... 155
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 156
Table des matières
Lettre de change relevé................................................................................................................ 156
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 157
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 157
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 157
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 158
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 159
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 159
Opération de virement .................................................................................................................. 160
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 160
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 160
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 160
Sélection des clients ..................................................................................................................... 160
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 161
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 161
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 161
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 161
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 162
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 162
Options du transfert comptable .................................................................................................... 162
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 163
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 164
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 164
Lettres de relance ............................................................................................................................ 165
La lettre de relance ....................................................................................................................... 165
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 166
DEB .................................................................................................................................................. 166
La DEB ......................................................................................................................................... 166
Validation de la DEB .................................................................................................................... 167
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 167
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 168
Impression de la DEB ................................................................................................................... 169
Facturation périodique ..................................................................................................................... 169
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 169
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 169
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 170
Alertes .......................................................................................................................................... 170
Classification des clients .................................................................................................................. 170
Définition des classifications ........................................................................................................ 170
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 171
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 172
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 173
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 174
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 175
Une sélection de clients ............................................................................................................... 175
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 175
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 175
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 175
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 175
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 181
Impressions ......................................................................................................................................... 183
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 183
Sélection des articles ....................................................................................................................... 183
Sélection des clients ........................................................................................................................ 183
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 183
Sélection des devises ...................................................................................................................... 183
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 183
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 183
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 184
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 184
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 184
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 184
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 185
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 186
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 186
Impression de la relation client ........................................................................................................ 187
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 188
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 188
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 189
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 189
Impression des paiements ............................................................................................................... 190
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 190
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 191
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 191
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 192
Pièces .............................................................................................................................................. 192
Impression des pièces .................................................................................................................. 192
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 193
Traites .............................................................................................................................................. 193
Impression des traites .................................................................................................................. 193
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 194
Liste des pièces ............................................................................................................................... 194
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 194
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 195
Journaux .......................................................................................................................................... 195
Ventes .......................................................................................................................................... 195
Achats........................................................................................................................................... 196
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 197
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 197
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 198
Création d'un classeur .................................................................................................................. 198
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 198
Données ........................................................................................................................................... 198
Impression des affaires ................................................................................................................ 198
Impression des articles ................................................................................................................. 199
Impression des clients .................................................................................................................. 199
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 200
Impression des familles d'articles................................................................................................. 200
Impression des familles de clients ............................................................................................... 200
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 201
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 201
Impression des textes standards ................................................................................................. 202
Articles collectifs ........................................................................................................................... 202
Banques ....................................................................................................................................... 203
Codes remises ............................................................................................................................. 203
Collections .................................................................................................................................... 204
Devises ......................................................................................................................................... 204
Dépôts .......................................................................................................................................... 204
Frais de port ................................................................................................................................. 205
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 205
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 206
Modes de règlement ..................................................................................................................... 206
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 207
Unités ........................................................................................................................................... 207
Gammes ....................................................................................................................................... 208
DEB .............................................................................................................................................. 208
Divers ........................................................................................................................................... 210
Historique des ventes ...................................................................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 212
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 213
Table des matières
Historique des achats ...................................................................................................................... 213
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 213
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 214
Statistiques....................................................................................................................................... 214
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 214
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 215
Articles .......................................................................................................................................... 215
Clients........................................................................................................................................... 217
Fournisseurs ................................................................................................................................. 219
Stock ................................................................................................................................................ 221
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 221
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 221
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 222
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 222
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 223
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 223
Outils .................................................................................................................................................... 225
Recalcul des données ...................................................................................................................... 225
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 225
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 225
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 225
Le journal des évènements .............................................................................................................. 225
Champs personnalisés .................................................................................................................... 226
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 226
Agenda ............................................................................................................................................. 226
L'agenda ....................................................................................................................................... 226
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 227
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 227
Suppression de données ................................................................................................................. 227
Suppression de données.............................................................................................................. 227
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 228
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 228
Suppression des paiements ......................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................... 228
Archivage des données ................................................................................................................ 228
Import paramétrable ......................................................................................................................... 228
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 229
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 230
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 230
Import du fichier articles ............................................................................................................... 231
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 231
Import du fichier clients ................................................................................................................ 232
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 232
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 233
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 233
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 233
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 233
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 234
Export paramétrable ........................................................................................................................ 234
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 234
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 235
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 235
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 235
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 236
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 236
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 236
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 236
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 236
Internet ................................................................................................................................................. 241
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 241
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 241
Envoi des données ....................................................................................................................... 241
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 242
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 242
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 242
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 243
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 243
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 243
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 243
La préparation des données ........................................................................................................ 243
Télécharger les commandes............................................................................................................ 244
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 244
Sélection de la période ................................................................................................................. 244
Choix du client .............................................................................................................................. 244
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 245
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 245
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 245
Choix du format d'export .............................................................................................................. 245
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 245
Création du fichier XML ................................................................................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 246
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 246
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 247
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 247
Menu ? ................................................................................................................................................. 249
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 249
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 249
Divers ................................................................................................................................................... 251
Félicitations ...................................................................................................................................... 251
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 251
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 252
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ..................................................................................................... 255
Comment activer le logiciel ? ............................................................................................................... 257
Activation manuelle du logiciel ..................................................................................................... 257
Dossier ................................................................................................................................................. 259
Ouverture d'un dossier ..................................................................................................................... 259
Fermer un dossier ............................................................................................................................ 259
Arrêter toutes les impressions ......................................................................................................... 259
Quitter .............................................................................................................................................. 259
Nouveau ........................................................................................................................................... 259
Création d'un dossier ................................................................................................................... 259
Etape 2 : Identification de la société ............................................................................................ 260
Etape 3 : L'adresse ...................................................................................................................... 260
Etape 4 : Le contact ..................................................................................................................... 260
Etape 5 : Choix de la devise......................................................................................................... 260
Recopie ............................................................................................................................................ 260
La recopie ..................................................................................................................................... 260
Recopie des pièces de ventes ..................................................................................................... 261
Recopie des pièces d'achats ........................................................................................................ 261
Recopie des pièces de stock ....................................................................................................... 261
Recopie des paiements clients .................................................................................................... 261
Recopie des paiements fournisseurs ........................................................................................... 262
Recopie des lignes d'action .......................................................................................................... 262
Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................... 262
Recopie des fichiers de base ....................................................................................................... 262
Utilisateurs ....................................................................................................................................... 262
Gestion des utilisateurs ................................................................................................................ 262
Table des matières
Création de droits pour un utilisateur ........................................................................................... 263
Liste des droits ............................................................................................................................. 264
Droits CLIENTS ............................................................................................................................ 264
Droits FOURNISSEURS .............................................................................................................. 265
Droits ARTICLES ......................................................................................................................... 265
Droits COMMERCIAUX ................................................................................................................ 265
Droits MODE DE REGLEMENT ................................................................................................... 265
Droits BANQUE ............................................................................................................................ 265
Droits FRAIS DE PORT ............................................................................................................... 265
Droits FAMILLES ARTICLES ....................................................................................................... 266
Droits FAMILLES CLIENTS ......................................................................................................... 266
Droits FAMILLES FOURNISSEURS ............................................................................................ 266
Droits PROMOTIONS SOLDES ................................................................................................... 266
Droits CODE REMISE .................................................................................................................. 266
Droits UNITES .............................................................................................................................. 266
Droits LOCALISATIONS .............................................................................................................. 266
Droits DEVISES ........................................................................................................................... 266
Droits TEXTES STANDARDS ...................................................................................................... 266
Droits DEB .................................................................................................................................... 267
Droits DIVERS .............................................................................................................................. 267
1. VENTES ............................................................................................................................. 267
Droits DEVIS ................................................................................................................................ 267
Droits COMMANDES ................................................................................................................... 267
Droits BL ....................................................................................................................................... 267
Droits FACTURES ........................................................................................................................ 267
2. ACHATS ............................................................................................................................. 267
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ..................................................................................... 268
Droits BONS DE RECEPTION ..................................................................................................... 268
Droits FACTURES D’ACHAT ....................................................................................................... 268
3. STOCKS ............................................................................................................................. 268
Droits ENTREES .......................................................................................................................... 268
Droits SORTIES ........................................................................................................................... 268
Droits ORDRES DE FABRICATION ............................................................................................ 268
Droits INVENTAIRE ..................................................................................................................... 268
OPERATIONS .............................................................................................................................. 268
OUTILS......................................................................................................................................... 269
INTERNET ................................................................................................................................... 269
Modification du mot de passe ...................................................................................................... 269
Changement d'utilisateur .............................................................................................................. 269
Utilisateurs connectés .................................................................................................................. 269
Historique des connexions ........................................................................................................... 269
Propriétés ......................................................................................................................................... 270
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................. 270
Barèmes DEEE ............................................................................................................................ 270
Le mémo....................................................................................................................................... 270
Infos base de données ................................................................................................................. 270
Coordonnées ................................................................................................................................ 270
Préférences .................................................................................................................................. 271
Taux de TVA et TPF ..................................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ........................................................................................................... 282
Configuration de l'impression ....................................................................................................... 282
Options du convertisseur de fichiers - Excel ................................................................................ 283
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................. 283
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................. 283
La sauvegarde ................................................................................................................................. 283
La sauvegarde .............................................................................................................................. 283
Que sauvegarder ? ....................................................................................................................... 283
Où sauvegarder ? ......................................................................................................................... 284
Saisie d'un commentaire .............................................................................................................. 284
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................. 284
Sauvegarde en ligne .................................................................................................................... 285
La restauration ................................................................................................................................. 285
La restauration ............................................................................................................................. 285
Sélection du fichier de sauvegarde .............................................................................................. 285
Type de restauration .................................................................................................................... 285
Répertoire de destination ............................................................................................................. 286
Affichage .............................................................................................................................................. 287
La barre d'état .................................................................................................................................. 287
Barre de fenêtres ............................................................................................................................. 287
Le volet de navigation ...................................................................................................................... 287
Options du menu Fenêtre ................................................................................................................ 288
Barres d'outils .................................................................................................................................. 288
Barres d'outils ............................................................................................................................... 288
Barre d'outils Dossier ................................................................................................................... 288
Barre d'outils Navigation .............................................................................................................. 289
Barre d'outils Données ................................................................................................................. 289
Barre d'outils Formatage texte enrichi ......................................................................................... 290
Barre d'outils Ventes .................................................................................................................... 290
Barre d'outils Internet ................................................................................................................... 291
Barre d'outils Achats .................................................................................................................... 291
Barre d'outils Stock....................................................................................................................... 291
Barre d'outils Opérations .............................................................................................................. 291
Barre d'outils Tiers........................................................................................................................ 292
Barre d'outils Outils ...................................................................................................................... 292
Barre d'outils Utilisateurs .............................................................................................................. 292
Données .............................................................................................................................................. 293
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 293
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 293
La fiche Devise ................................................................................................................................ 294
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 294
Les filtres .......................................................................................................................................... 294
Stock ................................................................................................................................................ 295
La fiche Dépôt .............................................................................................................................. 295
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 296
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 296
La fiche Unité ............................................................................................................................... 297
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 297
La fiche Gamme ........................................................................................................................... 297
Articles .......................................................................................................................................... 298
Articles collectifs ........................................................................................................................... 309
Familles d'articles ......................................................................................................................... 312
Codes remises ............................................................................................................................. 317
Collections .................................................................................................................................... 319
Combinaisons ............................................................................................................................... 319
Tiers ................................................................................................................................................. 321
La fiche Contact ........................................................................................................................... 321
Clients........................................................................................................................................... 321
Familles de clients ........................................................................................................................ 338
Fournisseurs ................................................................................................................................. 339
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 344
Commerciaux ................................................................................................................................... 345
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 345
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 345
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 345
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 346
Onglet Infos .................................................................................................................................. 347
Onglet Région .............................................................................................................................. 347
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 347
Modes de règlement ........................................................................................................................ 347
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 347
Table des matières
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 348
Les écarts de change ................................................................................................................... 349
Banques ........................................................................................................................................... 349
La fiche Banque ........................................................................................................................... 349
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 350
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 350
Onglet Infos .................................................................................................................................. 350
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 350
DEB .................................................................................................................................................. 350
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 350
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 351
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 351
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 351
Divers ............................................................................................................................................... 352
La fiche NAF ................................................................................................................................. 352
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 352
La fiche Département ................................................................................................................... 352
La fiche Pays ................................................................................................................................ 353
Tableau de bord ............................................................................................................................... 353
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 353
Les règlements clients .................................................................................................................. 354
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 354
Liste des données ............................................................................................................................ 355
La liste des données .................................................................................................................... 355
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 356
Ventes .................................................................................................................................................. 357
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 357
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 357
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 357
Appel du client .............................................................................................................................. 358
Type de facturation ....................................................................................................................... 358
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 359
Saisie des articles ........................................................................................................................ 359
Disponibilité du stock par dépôt ................................................................................................... 360
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 360
Onglet Infos .................................................................................................................................. 362
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 362
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 363
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 364
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 364
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 365
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 365
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 365
Liste des devis .............................................................................................................................. 366
Liste des commandes .................................................................................................................. 366
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 367
Liste des factures ......................................................................................................................... 368
L'avoir ........................................................................................................................................... 369
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 369
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 373
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 373
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 373
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 373
Livraison des commandes............................................................................................................ 373
La livraison partielle ...................................................................................................................... 374
Traitement des commandes ......................................................................................................... 374
Relances commandes clients .......................................................................................................... 375
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 375
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 376
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 376
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 376
Achats .................................................................................................................................................. 379
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 379
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 379
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 379
Entête de pièce ............................................................................................................................ 379
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 380
Type de facturation ....................................................................................................................... 381
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 381
Pied de pièce ................................................................................................................................ 381
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 382
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 382
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 382
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 383
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 384
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 384
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 385
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 385
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 386
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 386
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 386
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 387
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 387
La réception partielle .................................................................................................................... 387
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 387
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 387
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 388
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 388
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 389
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 389
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 389
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 389
Stock .................................................................................................................................................... 391
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 391
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 391
La saisie des articles .................................................................................................................... 391
Onglet Infos .................................................................................................................................. 391
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 392
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 392
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 392
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 392
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 392
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 393
Liste des transferts inter-dépôts ................................................................................................... 393
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 393
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 393
L'inventaire ................................................................................................................................... 393
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 394
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 394
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 394
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 395
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 395
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 396
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 396
Modification du tarif ...................................................................................................................... 396
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 396
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 396
Table des matières
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 397
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 397
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 397
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 397
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 398
Intervalle des articles .................................................................................................................... 398
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 398
Modification du tarif ...................................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 398
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 398
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 399
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 399
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 400
Opérations ........................................................................................................................................... 401
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 401
Règlements clients ........................................................................................................................... 401
Les règlements clients .................................................................................................................. 401
Affectation du paiement................................................................................................................ 403
Affectation du règlement .............................................................................................................. 403
Remise en banque ........................................................................................................................... 403
La remise en banque .................................................................................................................... 403
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 404
Lettre de change relevé................................................................................................................ 404
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 405
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 405
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 405
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 406
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 407
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 407
Opération de virement .................................................................................................................. 408
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 408
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 408
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 408
Sélection des clients ..................................................................................................................... 408
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 409
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 409
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 409
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 409
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 410
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 410
Options du transfert comptable .................................................................................................... 410
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 411
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 412
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 412
Lettres de relance ............................................................................................................................ 413
La lettre de relance ....................................................................................................................... 413
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 414
DEB .................................................................................................................................................. 414
La DEB ......................................................................................................................................... 414
Validation de la DEB .................................................................................................................... 415
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 415
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 416
Impression de la DEB ................................................................................................................... 417
Facturation périodique ..................................................................................................................... 417
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 417
Alertes .......................................................................................................................................... 417
Classification des clients .................................................................................................................. 418
Définition des classifications ........................................................................................................ 418
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 418
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 419
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 420
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 422
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 422
Une sélection de clients ............................................................................................................... 423
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 423
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 423
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 423
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 423
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 429
Impressions ......................................................................................................................................... 431
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 431
Sélection des articles ....................................................................................................................... 431
Sélection des clients ........................................................................................................................ 431
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 431
Sélection des devises ...................................................................................................................... 431
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 431
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 431
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 432
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 432
Sélection du dépôt ........................................................................................................................... 432
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 433
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 434
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 434
Impression de la relation client ........................................................................................................ 435
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 436
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 436
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 437
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 437
Impression des paiements ............................................................................................................... 438
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 438
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 439
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 439
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 440
Pièces .............................................................................................................................................. 440
Impression des pièces .................................................................................................................. 440
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 441
Traites .............................................................................................................................................. 441
Impression des traites .................................................................................................................. 441
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 442
Liste des pièces ............................................................................................................................... 442
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 442
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 443
Journaux .......................................................................................................................................... 443
Ventes .......................................................................................................................................... 443
Achats........................................................................................................................................... 444
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 445
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 445
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 446
Création d'un classeur .................................................................................................................. 446
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 446
Données ........................................................................................................................................... 446
Impression des affaires ................................................................................................................ 446
Impression des articles ................................................................................................................. 447
Impression des clients .................................................................................................................. 447
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 448
Impression des familles d'articles................................................................................................. 448
Table des matières
Impression des familles de clients ............................................................................................... 448
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 449
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 449
Impression des textes standards ................................................................................................. 450
Articles collectifs ........................................................................................................................... 450
Banques ....................................................................................................................................... 451
Codes remises ............................................................................................................................. 451
Collections .................................................................................................................................... 452
Devises ......................................................................................................................................... 452
Dépôts .......................................................................................................................................... 452
Frais de port ................................................................................................................................. 453
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 453
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 454
Modes de règlement ..................................................................................................................... 454
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 455
Unités ........................................................................................................................................... 455
Gammes ....................................................................................................................................... 456
DEB .............................................................................................................................................. 456
Divers ........................................................................................................................................... 458
Historique des ventes ...................................................................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 460
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 461
Historique des achats ...................................................................................................................... 461
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 461
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 462
Statistiques....................................................................................................................................... 462
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 462
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 463
Articles .......................................................................................................................................... 463
Clients........................................................................................................................................... 465
Fournisseurs ................................................................................................................................. 467
Stock ................................................................................................................................................ 469
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 469
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 469
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 470
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 470
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 471
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 471
Outils .................................................................................................................................................... 473
Recalcul des données ...................................................................................................................... 473
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 473
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 473
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 473
Le journal des évènements .............................................................................................................. 473
Champs personnalisés .................................................................................................................... 474
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 474
Agenda ............................................................................................................................................. 474
L'agenda ....................................................................................................................................... 474
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 475
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 475
Suppression de données ................................................................................................................. 475
Suppression de données.............................................................................................................. 475
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 476
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 476
Suppression des paiements ......................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................... 476
Archivage des données ................................................................................................................ 476
Import paramétrable ......................................................................................................................... 476
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 477
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 478
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 478
Import du fichier articles ............................................................................................................... 479
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 479
Import du fichier clients ................................................................................................................ 480
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 480
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 481
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 481
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 481
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 481
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 482
Export paramétrable ........................................................................................................................ 482
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 482
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 483
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 483
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 483
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 484
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 484
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 484
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 484
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 484
Internet ................................................................................................................................................. 489
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 489
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 489
Envoi des données ....................................................................................................................... 489
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 490
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 490
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 490
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 491
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 491
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 491
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 491
La préparation des données ........................................................................................................ 491
Télécharger les commandes............................................................................................................ 492
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 492
Sélection de la période ................................................................................................................. 492
Choix du client .............................................................................................................................. 492
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 493
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 493
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 493
Choix du format d'export .............................................................................................................. 493
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 493
Création du fichier XML ................................................................................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 494
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 494
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 495
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 495
Menu ? ................................................................................................................................................. 497
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 497
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 497
Divers ................................................................................................................................................... 499
Félicitations ...................................................................................................................................... 499
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 499
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 500
Index .................................................................................................................................................... 503
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
7
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale Pro + 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.GPP qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.GPP).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier.
Word PRO Plus
8
Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Recopie
La recopie
Dossier
9
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication, transferts inter-dépôts) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Word PRO Plus
10
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
Dossier
11
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur. Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers.
Word PRO Plus
12
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
13
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Word PRO Plus
14
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Dossier
15
Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Word PRO Plus
16
Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Dossier
17
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
Word PRO Plus
18
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Dossier
19
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Word PRO Plus
20
Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format.
Dossier
21
Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Bouton Décimales
Word PRO Plus
22
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation. Si vous possédez la version multi-dépôt du logiciel, lorsqu'un article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné, une fenêtre apparaît dans laquelle vous avez la quantité disponible de l'article pour chaque dépôt où le stock est positif.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
23
Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable.
Word PRO Plus
24
En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dossier
25
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Divers
Word PRO Plus
26
Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Dossier
27
Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
Word PRO Plus
28
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
Dossier
29
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Bouton Gestion des gammes
***Disponible uniquement en version Pro Plus***
Nombre de gammes
A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Gamme 1 et Gamme 2. Cependant, vous pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à gauche de votre écran. Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La gamme 3 est alors créée. Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
Codification automatique
Un article « gammé » est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification automatique.
Mode de remplissage de l’arbre
Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre. Par exemple, si vous gérez 3 gammes (par exemple : Appellation, Domaine et Millésime), sous chaque appellation apparaîtra chaque domaine et sous chaque domaine apparaîtra tous les millésimes. 3 possibilités d’affichage sont proposées :
Tout réduire. Seuls les éléments de la gamme 1 sont affichés et un + apparaît à côté de chaque élément de la gamme 1 afin de visualiser les éléments de la gammes 2 et ceux de la gamme 3.
Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié. L’ensemble de l’arbre est affiché.
Word PRO Plus
30
Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement.
Paramétrage d'une gamme
Cet écran permet de paramétrer chaque gamme.
Libellé
Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se nomment Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données + Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme.
Code
Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une gamme.
Image
Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque élément d’une gamme.
Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
Dossier
31
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ?
Word PRO Plus
32
Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Saisie d'un commentaire
Dossier
33
Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Sélection du fichier de sauvegarde
Word PRO Plus
34
Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
35
Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont
Word PRO Plus
36
accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Barre d'outils Dossier
Affichage
37
Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
Word PRO Plus
38
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes.
Affichage
39
: Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque.
Word PRO Plus
40
: Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné. : Affiche la relation client. : Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné. : Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils : Affiche l’agenda. : Accède au paramétrage des impressions. : Accède à la réorganisation des fichiers. : Accède à la suppression de données. : Affiche la page sur le gestionnaire de clients. : Accède au recalcul des données. : Affiche les champs personnalisés.
Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs : Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur. : Affiche la liste des utilisateurs.
41
Données
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état. Le pourcentage de réussite et le chiffre d’affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions. L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire. Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir pour pouvoir indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
Word PRO Plus
42
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction du montant facturé. Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises. Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours. Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier. Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors, dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro. En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours saisi sera conservé. La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités.
La fiche Texte standard
Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations types que vous utilisez dans vos pièces. Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Les filtres
Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en sélectionnant un filtre créé. Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à imprimer. Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône , vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante.
Données
43
Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition d'un filtre ou de renommer un filtre.
Créer un nouveau filtre
Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié, Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors , Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première condition du filtre.
Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur laquelle vous désirez appliquer le filtre.
Dans Relation, sélectionnez la condition.
Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète. Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne). Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à l'autre). Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères. Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus.
Renommer un filtre
Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est . Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous êtes.
Stock
La fiche Dépôt
*** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Si vous disposez de plusieurs stocks au sein de votre entreprise, vous devez alors créer autant de dépôts que vous avez de stocks différents. Par le menu Données + Stock + Dépôts, vous accédez à la gestion des dépôts. Par défaut, lorsque vous créez un dossier ou après la mise à jour d'un dossier, un dépôt est créé et est coché Principal. Pour créer un nouveau dépôt à partir de la liste des dépôts, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui permet de saisir toutes les informations concernant le dépôt. Vous pouvez y renseigner le code, le libellé, l'adresse ainsi que le contact. L'option Principal permet de définir le dépôt qui sera par défaut proposé lors de la création des pièces. Si vous cochez cette option alors qu'elle est déjà cochée sur un autre dépôt, à la validation de la fiche, cette option sera décochée sur l'autre dépôt. Dans la zone Dernier inventaire, sont indiqués le numéro et la date du dernier inventaire créé sur ce dépôt. Le champ Etat permet de savoir si l'inventaire est validé ou s'il est en cours de création. Un clic sur la date ou le numéro permet d'afficher la pièce.
Word PRO Plus
44
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Grille de tarifs
Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients. Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la grille de tarifs. L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC. Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Promotions ou Soldes
Cette option, uniquement disponible en version PRO, va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés.
Période
Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée.
Remise en
Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion. Articles et Familles d’articles Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera. Remarques
Données
45
Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.
Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune famille.
Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par rapport à la grille.
Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer. Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles), comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajoutez. Validez par OK. De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic droit de la souris, option Propriétés.
La fiche Unité
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de l’unité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Localisation
Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la localisation. La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Gamme
Word PRO Plus
46
Dans les préférences, vous avez défini le nombre de gammes que vous souhaitiez gérer (2 ou 3 gammes). Ces gammes s’appellent par défaut Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3 (libellé que vous pouvez modifier dans les préférences). Par conséquent, dans le menu Données + Stock, il existe une entrée Gamme 1, une entrée Gamme 2 et une entrée Gamme 3. Pour chaque gamme, vous pouvez donc créer des éléments par ce menu. Pour créer une nouvel élément, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche est composée des mêmes champs pour chaque gamme. Indiquez un code et un libellé. Attention ! La longueur du code dépend de la longueur que vous avez indiqué dans les préférences. Par exemple, si, dans les préférences, vous avez indiqué une longueur de code à 5 pour la gamme 1, le code doit être sur 5 caractères Vous pouvez également associer une image à chaque élément. Cliquez sur l’option Insérer une image et sélectionnez l’image. Elle apparaît alors sous l’option. Cette image sera alors reprise dans la combinaison pour cet élément. A défaut d’indiquer une image ici, ce sera l’image indiquée dans les préférences qui apparaîtra dans la combinaison. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Articles
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers, Composants, Infos / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés, Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur et Numéros de comptes. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant. Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Articles des Préférences du menu Dossier + Propriétés. En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article. Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Tarifs
Données
47
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5 tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier.
Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les frais d’approche. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche. Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ Constante. Exemple de frais d'approche
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Barèmes DEEE
Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente.
TPF
Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-le si besoin.
Exemple de frais d'approche
Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 1,25 €. De plus, le prix du transport est de 1,30 € par sac. La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de revient. Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez : - en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 1,25 - en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 1,30. Pour un prix de 6 €, votre sac de sable reviendra à 8,80 €.
Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (menu Dossier + Propriétés) et les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans les Préférences. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Word PRO Plus
48
Coefficient
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC ce coefficient est automatiquement recalculé.
Prix de vente HT
Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente , le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants. Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC ( champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet Composants.
TVA
Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver. Attention ! ! Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Onglet Complément
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,
En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,
Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable !
Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles.
Facturable (Achats)
Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à l’achat. Vous ne pourrez donc pas l’insérer dans une pièce d’achat.
Imprimable (Ventes)
Imprimable signifie que l’article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire, l’article n’apparaîtra pas à l’impression même si il a été inséré dans le document. Vous pouvez également l’utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Données
49
Non soumis aux remises en pied
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce.
Non soumis à l'escompte
Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce.
Non soumis aux frais de port
permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock. Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Facturation au temps
* Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est un article hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le paramétrez avec l’outil Win Générateur. Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités.
Localisation / Rayon
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer par le menu Données + Stock + Localisations / Rayons.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer si l’article possède un article de remplacement. Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Nomenclature NC8
Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B. La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres).
Code barre
Word PRO Plus
50
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible lors de la création du document.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera 2 colis.
Poids Brut
Indiquez son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation UE).
Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne.
Dimensions
Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L'option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, les statistiques articles sont proposées par dépôt et cumulées. Un onglet apparaît pour chaque dépôt et pour le cumul des statistiques (tous dépôts confondus).
Onglet Divers
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si l’article doit être envoyé sur le PDA ou non. Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Données
51
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Onglet Composants
Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants. Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même composé. Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour. Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du lot). Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1). Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes. Voir aussi : Assemblage / Désassemblage
Onglet Infos / Image
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image de l’article. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article.
Word PRO Plus
52
Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être envoyée sur le site Internet (option version PRO).
Onglet Description longue
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre catalogue sur votre site OXATIS.
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles. De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal. Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une date d’application.
Onglet Fournisseurs
Cet onglet vous permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres d’achat.
TVA sur Achat
Données
53
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable ponctuellement sur la ligne de la pièce.
Stock minimum
Le stock minimum correspond à la quantité que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
Saisissez ici la quantité multiple de réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de cette valeur. Exemple : Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10. Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel uniquement. La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270. Liste des fournisseurs Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande de l'article. Voici les différentes colonnes de ce tableau : Principal : Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal. Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs.
Référence
Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
Word PRO Plus
54
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Cette activation donne accès à d'autres options concernant l'envoi de vos articles sur votre site Internet regroupés dans 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement. Dans cet onglet, vous pouvez également visualiser la dernière date à laquelle l'article a été envoyé sur votre site.
Onglet Principal
Image
Cette option permet d'associer une image à votre famille. Cette image sera envoyée sur votre site Web.
Description
Saisissez une description de votre famille d'articles. Cette description sera envoyée sur votre site Web eafin d'être utilisée dans votre catalogue Web.
Entête
Cette information est également utile pour votre catalogue sur le Web.
Onglet Stock / Disponibilité
Toutes les informations contenues dans cet onglet sont utiles pour les articles de cette famille. A l'enregistrement de la famille, tous les paramètres définis dans cet onglet seront alors appliqués aux articles de cette famille. Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque les articles de cette famille sont disponibles.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette
Données
55
option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité des articles de cette famille.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Onglet Référencement
Les informations contenues dans cet onglet permettent de référencer la famille d'articles sur les moteurs de recherche.
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Cet onglet permet de définir une formule de calcul qui va vous permettre de facturer des surfaces ou des volumes. Cette formule de calcul va permettre de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Variables
Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de cette zone.
Formule de calcul
Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de la Gestion Commerciale, vous aviez saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors reportée dans ce champ.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu.
En facturation
Word PRO Plus
56
Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur et Nombre. Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre. Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie.
Onglet Numéros de comptes
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour chaque type. Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité. Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50 %. Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article. Vous pouvez utiliser l’icône du petit livre face à chaque zone, ce qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable, à condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Articles liés
Cet onglet permet de lier plusieurs articles à un même article. Lors de la facturation, les différents articles pourront être insérés, automatiquement ou manuellement, dans les documents de vente.
Liste des articles liés :
Code article
Saisissez le code de l’article qui sera lié.
Quantité
Saisir la quantité qui sera indiquée lors de la facturation de l’article principal. Par défaut, lors de la saisie de l’article lié, la quantité se mettra à 1.
Multiplié par la quantité facturée
Cocher cette case pour indiquer, lors de la facturation de l’article principal, si la ligne de l’article lié reprendra la même quantité que la ligne de l’article principal. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Article gratuit
Cocher cette case permet de facturer cet article lié avec une remise de 100% quelque soit la quantité figurant dans la pièce. Cette option n’est pas cochée par défaut lors de l’insertion d’un article lié.
Sélection par défaut
Cocher cette case afin d’identifier les articles liés qui seront insérés automatiquement dans le cas où l’option est cochée dans les préférences. Dans le cas contraire, la coche Sélection par défaut
Données
57
permettra de présélectionner les articles liés à insérer dans la fenêtre Articles liés situé dans le menu contextuel de la saisie de pièce.
Dupliquer une fiche article
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article. Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Envoi sur le site Web
Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles. Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations par le bouton OK.
Historique des mouvements
L’historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de pièces sur une période donnée. La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont imprimés les uns à la suite des autres. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre. En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter les mouvements de l'article sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les mouvements du dépôt principal qui sont affichés.
Historique des commandes
***Disponible uniquement en version PRO*** L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une période donnée. Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande. En version PRO Multi-dépôts, vous pouvez également consulter cet historique sur un dépôt en le sélectionnant dans la liste déroulante ou sur tous les dépôts. Par défaut, ce sont les commandes affectés au dépôt principal.
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé et le désassemblage permet de l’annuler.
Word PRO Plus
58
La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé. Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu Stock (onglet OF). L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage – Désassemblage. Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Stock actuel et stock virtuel
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre : Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties. Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule : Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs.
Valorisation au PMP
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en stock et de ceux entrés sur la période. PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées Stock initial + Quantité Entrée Exemple de calcul de PMP :
Date
Nature de l’opération
Quantité
Prix unitaire
Total
1 / 01
Quantité initiale
100
10
1000
2 / 04
Sortie pour ventes
-20
3 / 08
Sortie pour ventes
-10
4 / 09
Achats
100
15
1500
5 / 10
Sortie pour ventes
-110
7 / 10
Sortie pour ventes
-30
6 / 11
Achats
200
20
4000
10 / 12
Sortie pour ventes
-130
31 / 12
Stock final
100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule :
Données
59
(Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock. Q = Quantité P = Prix V = Valeur
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
12.94
2199.80
5 / 10
(110)
12.94
1423.40
60
12.94
776.40
7 / 10
(30)
12.94
388.20
30
12.94
388.20
6 / 11
+200
20
4000
230
19.07
4386.10
10 / 11
(130)
19.078
2480.14
100
19.07
1907
Valorisation au DPR
La valorisation au Dernier Prix de Revient consiste à évaluer le stock sur le dernier prix d’achat de l’article. Exemple de calcul au DPR : Les calculs sont effectués à partir des mouvements indiqués ci-dessus.
Mouvements
Stock
Q
P
V
Q
P
V
1 / 01
100
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
15
2200
5 / 10
(110)
15
1650
60
15
550
7 / 10
(30)
15
450
30
15
100
6 / 11
+200
20
4000
230
20
4100
10 / 11
(130)
20
2600
100
20
1500
Articles collectifs
L'article collectif
L’article collectif peut être défini comme étant une référence à partir de laquelle les articles facturables vont être créés. Pour créer un nouvel article collectif à partir de la liste des articles collectifs (menu Données + Stock + Articles, onglet Articles collectifs), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article. Cette fiche se compose d’onglets et d’une combinaison. Les onglets sont Statistiques, Description longue, Infos. / Image / Vignette, Tarifs, Complément et Quantité initiale.
Word PRO Plus
60
Vous pouvez choisir une codification automatique des articles collectifs. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier dans le bouton Gestion des gammes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Onglet Statistiques
Dans cet onglet, sont affichées les statistiques de l’article collectif sur les douze derniers mois. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, est alors indiqué le cumul des statistiques de chaque article rattaché au collectif. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, les statistiques correspondent au cumul des articles pour cette gamme. Si le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, les statistiques correspondent aux statistiques de l’article correspondant à l’élément de la gamme 1 et de la gamme 2 sélectionnés. Différentes statistiques sont proposées :
L’état du stock en quantité,
L’état du stock en valeur,
Le chiffre d’affaires et la marge.
Si vous avez plusieurs dépôts (uniquement en version PRO Multi-Dépôts), les statistiques sont proposées par dépôt et cumulées, il y a donc un onglet par dépôt et un onglet tous dépôts confondus.
Onglet Description longue
Dans cet onglet, vous pouvez indiquer une description de l’article au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Cette description est reportée dans les articles rattachés à ce collectif.
Onglet Infos. / Image / Vignette
Cet onglet permet de saisir une information sur l’article collectif. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...) Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi.
Image
Vous pouvez également insérer une photo de l’article (format BMP, JPG ou PCX). Toutes les informations indiquées dans cet onglet sont reportées dans les articles rattachés à ce collectif.
Onglet Tarifs
Données
61
Cet onglet permet de saisir le prix d’achat, les coefficients, les prix de vente HT , la TVA… pour chaque tarif. Chaque tarif est représenté par un onglet. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, vous devez alors sélectionner dans la liste déroulante, la donnée que vous souhaitez renseigner. La saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :
Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne,
Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 2 en colonne. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,
Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie. La valeur est la même pour tous les éléments Gamme 1-Gamme 2 de l’article collectif.
Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2sélectionnée et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes.
Onglet Complément
Cet onglet permet de saisir les informations stockées dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article ainsi que le code barre de l’article. Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :
Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors la donnée à saisir dans la liste déroulante,
Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,
Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner la donnée à saisir dans la liste déroulante. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif.
Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes.
Onglet Quantité initiale
Cet onglet n’est disponible qu’à la création de l’article et permet de saisir la quantité à entrer en stock sans passer par la saisir d’un bon d’entrée.
Word PRO Plus
62
Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :
Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 disponibles en ligne et tous les éléments de la gamme 2 disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors dans la liste déroulante Qté initiale ou Date Initiale,
Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des Gammes 2. Le tableau de saisie présente alors tous les éléments de la gamme 1 en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la liste déroulante. Cette option permet de saisir pour un même élément de la gamme 1, la même valeur pour tous les éléments de la gamme 2,
Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner dans la liste déroulante Qté initiale ou Date initiale. La valeur saisie est la même pour tous les éléments Gamme1 – Gamme 2 de l’article collectif.
Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 1, le tableau de saisie présente alors en ligne les éléments de la gamme 2 disponibles pour l’élément de la gamme 1 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur un élément de la gamme 2, le tableau de saisie présente alors en ligne l’élément de la gamme 2 sélectionné et en colonne les différentes informations saisissables. Après enregistrement, un bon d’entrée est généré contenant tous les articles mouvementés et l’onglet Quantité initiale disparaît.
Familles d'articles
La fiche Famille d'articles
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos, Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône de la barre d’outils Navigation. L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui. Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles appartenant aux familles modifiées.
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la composera.
Localisation / Rayon
Données
63
Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement.
Grille de remise
Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients. Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise (8 chiffres). Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où la valorisation ne sera pas la même.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans la fiche des articles appartenant à cette famille.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la famille de l’article.
Article
Nature de l’article Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,
En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles.
Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente.
En vente sur le Web Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci. Facturable (Achats) Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce d’achat. Facturation au temps * Champ disponible uniquement en version PRO * Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement recalculée. Hors Stock Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock.
Word PRO Plus
64
Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes) Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés lors des impressions des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans chaque fiche article). Imprimable (Achats) Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats. Non soumis aux remises en pied Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des remises saisies en pied de pièce. Non soumis à l'escompte Cette option permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul de l’escompte saisi en pied de pièce. Non soumis aux frais de port permet d’indiquer si l’article est soumis au calcul des frais de port saisis en pied de pièce.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. Mais ce choix n’a une incidence que pour la version PRO. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité. Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Disponible sur PDA
Si vous possédez un PDA avec l’application Gescom Pocket, cette option permet d’indiquer si les articles appartenant à cette famille doivent être envoyés sur le PDA ou non.
Onglet Frais d'approche
Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article. Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente (conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage. Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande. La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Données
65
Exemple de frais d'approche
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000. Si vous gérez plusieurs dépôts, vous pouvez consulter les statistiques pour un dépôt en particulier ou pour tous les dépôts. En effet, un onglet est proposé pour chaque dépôt ainsi qu'un onglet pour le cumul de tous les dépôts.
Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez le prix d’achat.
Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier + Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case.
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée. Exemple : Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente HT est donc de 60,00 €. Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €. Si, dans la famille article, j’ai choisi recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de 1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €. En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de vente HT de 66,00 €.
Word PRO Plus
66
Onglet TVA / TPF
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier ces taux si besoin est. Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette famille Précisez si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier.
Barème DEEE
Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté.
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez ici. Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches articles.
Variables
Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1.
Formule de calcul
Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B. Vous pouvez également indiquer un coefficient.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable.
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les achats des articles de cette famille. Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %. Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés. Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables différents. Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Données
67
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste ou une grille. Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous donnera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce, cette option permet de définir les familles d’articles dont les articles seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est cochée seront automatiquement envoyés sur celui-ci ainsi que les familles correspondantes. L'activation de cette option donne accès à 3 sous-onglets : Principal, Stock / Disponibilité et Référencement.
Onglet Principal
Classement par catégories
Lorsque vous créez un site Web, l'interface par laquelle vous le créez peut vous permettre de gérer des catégories d’articles. Ces catégories correpondent aux « Familles » dans l'application. vous pouvez donc indiquer jusqu'à 3 catégories sachant que la première catégorie correspond à la famille indiquée dans l'entête de la fiche article. Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une).
Description
Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article : Un nom, une description et une description détaillée. Cette description viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web. Vous pouvez mettre en forme cette description grâce à la barre d'outils Formatage texte enrichi et la mise en forme est également envoyée sur votre site web. Donc, les champs Désignation, Description et Désignation longue de la fiche article correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur le Web.
Word PRO Plus
68
Vignette
La vignette correspond à la petite image sur votre site. Cette image peut donc être distincte de l'image que vous indiquez dans l'onglet Infos / Image qui est également envoyée sur le site web. La vignette apparaît dans la liste des articles sur le web.
Onglet Stock / Disponibilité
Afficher une note quand l'article est en stock Cette option permet que le texte En stock apparaisse lorsque votre article est disponible.
Afficher le niveau du stock
Cette option permet d'indiquer le nombre d'articles restant en stock.
Quantité d'alerte
Cette information correspond à la quantité à partir de laquelle un réapprovisionnement doit être déclenché. La valeur indiquée est reprise depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche article.
Envoyer le délai de livraison du fournisseur principal si le délai de disponibilité est nul
Si vous cochez cette option, le délai de livraison envoyé sur le site correspond à celui du fournisseur principal paramétré dans l'onglet Fournisseurs de la fiche article. En revanche, si vous cochez cette option mais que vous avez indiqué un délai de disponibilité différent de 0, c'est le délai de livraison que vous avez saisi qui sera envoyé sur le site. Délai de disponibilité Indiquez en nombre de jours le délai de disponibilité de l'article.
Afficher le délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site le délai moyen de livraison de l'article. Montrer ce produit même si il est indisponible Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Proposer ce produit à la vente même si il est indisponible
Cette option permet de vendre le produit même s'il est en rupture de stock.
Cause de l'indisponibilité
En cas de rupture de stock de votre article, vous pouvez indiquer la raison pour laquelle l'article est indisponible (En rupture, Disponible chez le fournisseur, Article discontinué ou Aucune).
Onglet Référencement
Ces informations permettent de référencer l'article dans les moteurs de recherche.
Codes remises
La fiche Code remise
Données
69
Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article. Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Ventes
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par tarif. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Grilles de tarifs
Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus personnalisée. Explication du principe : Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits. Vous créez donc une grille de tarif pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concerné et leur prix de vente. Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de quantité vendues, selon les clients et les articles.
Word PRO Plus
70
Prenons un exemple : Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute commande inférieure à 150€, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450€, et 40% au dessus de 450€, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES. Vous allez créer une 1ière grille de tarif, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE L’ARTICLE pour que le prix de l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article. Cette grille de tarif pourra s’appeler Tarif clients occasionnels Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type ventes, sur le CA, Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450 Puis vous insérerez la grille de tarif ‘Tarif clients occasionnels’ et vous indiquez les taux suivants : 30, 35, 40 La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise.
Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du chiffre d’affaires. Définissez ensuite les intervalles (quantités ou chiffre d’affaires) et la remise correspondante intervalle par intervalle. A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseurs ou l’onglet Tarifs de la fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article.
Collections
Données
71
La fiche Collection
Cette fiche correspond à la sous-famille et son libellé est indiqué dans les préférences, bouton Articles. Par défaut, la sous-famille s’appelle Collection mais si vous l’avez modifié, son libellé correspond à votre saisie. Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de la collection. Par la suite, ces collections seront rattachées à un article collectif ou à un article. Cette fiche se compose d’un onglet Statistiques qui permet d’avoir un suivi de la collection en terme de stock et de rentabilité. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Onglet Statistiques
Cet onglet propose différentes statistiques sur la collection :
Les quantités vendues, le chiffre d’affaires et la marge réalisés sur les douze derniers mois,
Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en quantité,
Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le stock virtuel exprimés en valeur.
Combinaisons
La fiche Combinaison
Une combinaison est un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles ‘’gammés’’ puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Les combinaisons peuvent être créées dans 2 endroits différents :
Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes gammes, en les créant par le menu Données + Stock + Combinaisons, les combinaisons pourront alors servir de modèles,
A l’inverse, si vous les créez depuis la fiche de l’article collectif, elles ne seront utilisables que dans l’article collectif où elles ont été créées.
Pour créer une combinaison depuis le menu Données + Stock + Combinaisons, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Indiquez un code (4 caractères) et un libellé. Pour définir une combinaison, sélectionner l’option Ajouter Gamme 1 Gamme 2 Gamme 3 dans le menu contextuel. Dès que la combinaison a été créée, elle apparaît sous forme d’arbre. Depuis cet arbre, vous pouvez effectuer différentes opérations accessibles depuis le menu contextuel ou le volet de navigation :
Ajouter des éléments dans la combinaison,
Supprimer un élément de la combinaison,
Changer l’ordre des gammes. Par défaut, la gamme 1 est le niveau 1, la gamme 2 le niveau 2 et la gamme 3 le niveau 3. Cette option permet d’intervertir les niveaux. Mettre, par exemple, la gamme 1 en niveau 2 ou 3,
Afficher le code ou le libellé des éléments,
Trier les éléments de la combinaison par code ou par libellé.
Word PRO Plus
72
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Ajout de combinaisons
Cet assistant permet de définir les gammes et les éléments de gammes qui sont concernés par la combinaison que vous souhaitez créer. Sur cette première étape, sélectionnez les gammes. Les gammes qui apparaissent sont celles qui ont été définies dans les préférences. Par défaut, les 3 gammes sont Gamme 1, Gamme 2 et Gamme 3. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 1 Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif
Sélection des éléments de la gamme 1
Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 2, cliquez ici. Pour une aide sur la sélection des éléments de la gamme 3, cliquez ici. Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 1 dans l’étape précédente. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 1 définis par le menu Données + Stock + Gammes 1. Vous devez donc sélectionner les éléments de la gamme 1 concernés par la combinaison. Par exemple, vous tenez une cave à vins. En fonction de la combinaison que vous créez, toutes les appellations ne vont pas être concernées. Cochez alors uniquement les appellations concernées sinon cliquez sur le bouton Tout cocher. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 2 Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif
Sélection des éléments de la gamme 2
Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 2 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 2 définis par le menu Données + Stock + Gammes 2. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison. Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons : Sélection des éléments de la gamme 3 Récapitulatif
Sélection des éléments de la gamme 3
Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme 3 dans la première étape. Par défaut, apparaissent tous les éléments de la gamme 3 définis par le menu Données + Stock + Gammes 3. Vous devez donc sélectionner les éléments concernés par la combinaison.
Données
73
Si tous les éléments doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Sinon, cochez les éléments concernés. Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre. Voici la dernière étape de l’ajout de combinaisons : Récapitulatif
Récapitulatif
Cet étape précise le nombre de combinaisons qui vont être créées en fonction des éléments que vous avez sélectionné dans les étapes précédentes. En fonction du nombre de combinaisons à créer, l’opération peut être plus ou moins longue.
Tiers
La fiche Contact
Pour créer un nouveau contact , allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer un contact qui n’est pas rattaché à un client ou un fournisseur. Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Clients
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le client. La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Contacts, Vente, Statistiques, Infos, Modèles d’impression, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement,Compte et Autres données que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Adresses
Word PRO Plus
74
En version millésimée
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse. Fiche contact Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts. Liste des contacts Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
En version Pro et supérieures
Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse. Adresse principale Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale. Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces. Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les fonctions suivantes sont proposées :
Ajouter,
Enregistrer,
Supprimer,
Enregistrer.
Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client.
Onglet Contacts
***Non disponible en version millésimée*** Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet.
Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation. Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses
Données
75
utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation.
Principal Facturation et Principal Livraison
Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris.
Mot de passe (Web)
Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO et supérieures, et avec Windows 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO et supérieures).
Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le cas d’un client U.E (Union Européenne), International ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens (fonction non disponible uniquement en version Millésimée).
Word PRO Plus
76
Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute.
Frais de port
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un choix entre la remise article et la remise client.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas la même.
Tarif Appliqué
Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Remise
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Remise supplémentaire
Données
77
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans chaque pièce.
Dépôt par défaut
*** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous facturez votre client, le dépôt indiqué dans ce champ est automatiquement affecté à la pièce. Cependant, vous pouvez le modifier dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce client.
Priorité du tarif appliqué
Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à 5.5% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50 %.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5%
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
Word PRO Plus
78
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Euros.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Euros.
2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Euros.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client.
Données
79
Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Euros converti en Dollars. Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée à cet article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Francs Suisses (sans la remise) avec un taux de TVA à 7.6% Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est associée mais aucune grille de remise n’est indiquée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors appliqué est de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 7.6 %.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15,365 Francs Suisses (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.90 Francs Suisses HT avec un taux de TVA 7.6 %
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise).
Word PRO Plus
80
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est donc de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14,55 Francs Suisses.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il n’y a pas de promotions valides.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est donc de 14.55 Francs Suisses.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de remise est rattachée ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses (sans la remise). Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été sélectionnée. Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
3. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
4. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour l’article A est de 10 Francs Suisses et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Francs Suisses. Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Francs Suisses. La même grille de tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Francs Suisses. Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
3. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 2 Francs Suisses.
4. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 5 Francs Suisses.
Données
81
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B. Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est rattaché à ce client. Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Francs Suisses HT. Une grille de tarifs est associée à cet article et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Francs Suisses. Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est associée. Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est alors de 15 Francs Suisses converti en Dollars.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois. L’option K divise la valeur par 1000.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Modèles d'impression
***Non disponible en version millésimée *** Cet onglet n’est visible que si l’option Utiliser un modèle d’impression de pièce par tiers a été cochée dans le bouton Numéros de pièces des préférences. Définissez alors pour chaque type de pièce HT et TTC le type de modèle a utilisé pour l'impression de la pièce.
Onglet Champs personnalisés
Word PRO Plus
82
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pouvez saisir au choix le RIB de l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l’autre information. Si dans la première cellule de l’IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors cachée. L’enregistrement de ces coordonnées vous permettra de traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac généré. Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax. Attention : Les logiciels Delrina, Winfax et le gestionnaire de télécopie fourni par Windows XP sont les seuls applicatifs avec lequel les numéros de fax seront reconnus automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus. C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité. Vérification de la longueur des comptes comptables : Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité. La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. L’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Données
83
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encoursn’est pas dépassé, la lettre de relance ne s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée.
Solde échu
Ce solde correspond à l ‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance n’est pas encore passée.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la classification théorique et la classification réelle. En version millésimée Il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect, Inactif. Le statut Client est attribué à un client dès qu’une pièce de vente (hors devis) lui est attribuée, le statut Prospect est attribué à un nouveau client. La classification théorique dépend uniquement des pièces enregistrées dans le dossier alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement accessible depuis le menu contextuel de la liste des clients (Mise à jour de la classification ou manuellement par l’utilisateur. En version Pro et supérieures Comme en version millésimée, il existe, par défaut, 3 statuts : Client, Prospect et Inactif. Cependant, vous pouvez définir une grille de statuts. La classification théorique dépendra alors du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par l'utilisateur. Remarque Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris…
Code NAF
Word PRO Plus
84
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône .
Web
Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des paiements ne sera pas proposée.
Dernière pièce de vente
Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce. Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche.
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité sur le compte comptable du client ou du fournisseur. Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ou au fournisseur ont été transférées et récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel Comptabilité EBP. Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences. Vous avez également en bas de l’écran le solde du client ou du fournisseur au dernier jour de la période indiquée.
Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés, commandés ou proposés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données fournisseurs, clients et articles ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Données
85
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
E-mail
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant. Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option. L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Site Web
La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur. Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet Adresse de sa fiche. Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet.
Dupliquer une fiche
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs, commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires. Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie. En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou fournisseur. Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche. Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir la nouvelle fiche.
Factures périodiques
** Disponible uniquement en version PRO ** Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement. Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles.
Période de facturation
Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation.
Word PRO Plus
86
Fréquence
Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération. Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi, Mardi...). Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis du mois. Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord 1er, 2ème ou 3ème mois puis déterminez le jour. La période de 3 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème, 5ème ou 6ème mois ou indiquez un jour précis. La période de 6 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique. Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un jour précis. La période de 12 mois est calculée à partir de la date de dernière facture périodique.
Générer une facture à partir de la pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés. L'option Actualiser les prix de la pièce permet de tenir compte des nouveaux tarifs article dans la facture périodique générée et non pas de reprendre les prix figurants dans le document d'origine. Si l'option n'est pas cochée alors les prix des articles seront repris de la pièce d'origine. L'option Appliquer les promotions ou soldes permet de prendre en compte les promotions ou soldes dans la facture périodique. Si l'option n'est pas cochée les promotions ou soldes ne sont jamais prisent en compte lors de la génération des factures périodiques.
Options de génération
Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, toutes les données correspondront aux données de la pièce d’origine. Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet de navigation. Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications. Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation périodique. La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Relation client
Données
87
La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire. Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans la famille de clients. La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations. L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches / Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte. L'entête propose des filtres et des tris :
La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une date dans la liste déroulante,
Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou décroissant,
La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,
Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un nouveau filtre),
L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option).
L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option).
Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option. Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette affaire soient affichées.
Onglet Tous
Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer. Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action.
Remarques
Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont automatiquement cochées Exécutées. Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement.
Onglet Appel téléphonique
Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de téléphone et durée).
Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda).
Word PRO Plus
88
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Onglet Tâches / Rendez-vous
Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2 manières différentes :
Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous (contact, heure et durée).
Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu Outils + Agenda). Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Onglet E-mail
Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous envoyer.
Envoi d'un e-mail
Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant. Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte d’envoi d’e-mail. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Import d'un e-mail
Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel. L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour. L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés dans les colonnes Objet et Texte. En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la pièce jointe. Remarques Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule pièce. L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table, consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles.
Importer un e-mail
Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période.
Données
89
Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront. Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce dans la zone Pièces jointes. Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la zone Affecter un code affaire.
Onglet Courrier
Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client. Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la colonne Chemin d'une pièce jointe. Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types, l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations Clients ?
Remarques
L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client. De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est quand à lui géré de façon individuel.
Onglet Vente
Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client. Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de ce même menu.
Remarque
Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas.
Familles de clients
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Word PRO Plus
90
Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients appartenant à ces familles.
Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client UE, International ou Exonération de taxe, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Activer la relation client
Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client. Si vous possédez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable dans les fiches clients.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces commerciales.
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
Ventilation analytique
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de ventes lors du transfert en comptabilité. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Statistiques
Données
91
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Onglet DEB
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Fournisseurs
La fiche Fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque/ Mode de règlement, Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au niveau des Préférences, dans le bouton Tiers. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d’enlèvement, ainsi que les coordonnées des différents contacts). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie droite de l’onglet. Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Word PRO Plus
92
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows. Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures. Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic droit de la souris (en version PRO).
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs. Indiquez la banque auquel votre fournisseur est rattaché par l’intermédiaire du numéro Clearing Bancaire,
Saisissez son numéro de compte,
Précisez le type de décaissement utilisé pour payer votre fournisseur : 826 (Paiement BVR) ou 827 (Paiement en Francs Suisses en Suisse). Seuls ces deux types de DTA sont gérés par le logiciel,
Renseignez son N° d’adhérent BVR. Ce numéro est nécessaire si vous avez choisi le type de décaissement 826.
Indiquez le pays où est situé sa banque, l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Bank Identifier Code) de son compte bancaire.
Le numéro de compte, le type de décaissement et le N° d’adhérent BVR sont nécessaires pour la génération des fichiers DTA. Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type. La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Onglet Compte
Données
93
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus. Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité. La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes du menu Dossier + Propriétés + Préférences. La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant à la date de la pièce.
Onglet Achat
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
N° de TVA Intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB (fonction disponible uniquement en version PRO). Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie. L’application accède alors au site www.Inforisk.com lequel affiche les informations générales sur l’entreprise consultée.
Devise
*** Non disponible en version millésimée *** Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Remise
Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Remise supplémentaire
Word PRO Plus
94
Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut. Dépôt par défaut *** Uniquement en version PRO Multi-Dépôts *** Lorsque vous créez des pièces avec ce fournisseur, le dépôt que vous indiquez dans ce champ est automatiquement affecté aux pièces. Cependant, vous pouvez modifier ce dépôt dans la pièce. Par défaut, aucun dépôt n'est sélectionné et dans ce cas, c'est le dépôt principal qui est alors affecté aux pièces créées avec ce fournisseur.
Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou autres et d’insérer une image. Dans la zone de saisie, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller. Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois.
Données
95
L’option K divise la valeur par 1000.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications. Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée. Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité… Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise. Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu contextuel. La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Familles de fournisseurs
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique, Statistiques et DEB. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI. Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs appartenant à ces familles.
Onglet Compte / Analytique
Word PRO Plus
96
Type
Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E. ou International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code fournisseur. Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Ventilation analytique
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône qui vous affichera la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité. Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille. Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois. L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Onglet D.E.B
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
Commerciaux
La fiche Commercial
Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos, Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Formules de commissions
Données
97
Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur l’option Nouvelle formule dans le volet de navigation ou cliquez sur l’option Nouvelle du menu contextuel. La définition de la formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé. Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu. Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la cible, la base de calcul et le résultat. Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante depuis le menu contextuel ou le volet de navigation.
Création d'une formule de commissions
Il peut s’agir soit d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article. Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base. Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule. Exemples : 1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires. Ma facture s’élève à 2713.50 € TTC. Donc, le montant HT est de : 2713.5 / 1.206 = 2250 Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de : 2250 * 0.05 = 112.50 € 2) La formule de commission est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge. J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €. J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de : (107-87)*5 = 100 €
Word PRO Plus
98
La marge sur l’article B est de : (20-12)*15 = 120 € La commission du commercial est de : (100+120) * 0.15 = 33 €
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Mot de passe Web (Option disponible uniquement en version PRO)
Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra donc pas saisir de commandes. Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera automatiquement. Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..). Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Onglet Région
Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation. Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez. La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez. La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou changer la couleur des titres des colonnes.
Onglet Champs personnalisés
Données
99
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Modes de règlement
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Type
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une ou plusieurs (Option disponible uniquement en version Pro) échéances associées à ce mode de règlement. Les différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois. Exemple de fonctionnement : Nous sommes le 12 Février 2003. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril. Dans le cas de la version Pro, 10 lignes d'échéances pourront être créées. Afin de paramétrer plusieurs lignes d'échéances, vous devrez saisir une valeur dans la colonne %. L'enregistrement de la fiche se fera seulement si le total des pourcentages est égal à 100. ATTENTION ! ! Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type : 411DUPONT 511CHEQUE 511CB...
Word PRO Plus
100
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l'icône pour sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable. Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez générer les écritures correspondantes. Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal identique pour plusieurs modes de règlement. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône . Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans les Préférences du dossier. Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Les écarts de règlement
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable. Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques : Client Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 411 Si Ecart < 0 411 7688 Fournisseur Débit Crédit Si Ecart > 0 6688 401 Si Ecart < 0 401 7688
Les écarts de change
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD. Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement. Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert comptable.
Données
101
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les écritures comptables ne sont pas identiques :
Client
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
411
Si Ecart < 0
411
766
Fournisseur
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
401
Si Ecart < 0
401
766
Banques
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères maximum. Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N° émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! ! Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements. Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal correspondant. Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable. Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette banque.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur..)
Word PRO Plus
102
Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils et cochez Formatage texte enrichi.
Onglet RIB / N° Emetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans le fichier généré. Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
DEB
La fiche Nature des transactions
La nature de la transaction décrit l'opération réalisée (ex : vente, achat….). Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Mode de transport
Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au destinataire. Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Condition de livraison
Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de vente.
Données
103
Pour créer une nouvelle Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison. Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Nomenclature NC8
Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises. Pour créer une nouvelle Nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8. Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le logiciel. C’est la nomenclature 2004. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Divers
La fiche NAF
Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française (anciennement code APE). Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel. Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville.
Word PRO Plus
104
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi que l’indicatif téléphonique du département. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
La fiche Pays
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays UE, vous pouvez également le spécifier. Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres). Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône . L’icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon répondez Oui.
Tableau de bord
Le tableau de bord
Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :
Les commandes à traiter,
Les Devis à relancer,
Les rendez-vous du jour,
Mes meilleurs clients,
Le chiffre d'affaires,
Mes meilleurs articles vendus,
Les règlements clients.
Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur les 3 dernières années.
Données
105
Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez auparavant, en accès direct depuis le menu Données + Tableau de bord). Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :
La création d’une nouvelle facture,
La modification d’une date d’échéance sur une facture,
Le pointage d’un règlement,
Le dépointage d’un règlement.
Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :
L’appel du tableau par le menu Affichage + Tableau de bord,
L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,
L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option Actualiser.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord au format HTML,
Imprimer le tableau de bord,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du logiciel.
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le traitement de la pièce. Sont affichés les devis dont l’état est En cours et dont la date de validité est antérieure à la date du jour. Sont affichés les 5 devis les plus anciens. En cliquant sur Devis à relancer, vous accéderez à la boite d'impression des devis à relancer. En sélectionnant un des devis affiché, vous accéderez à celui-ci. Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le lien proposé. Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé). Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche). Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour. Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois. Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la quantité ou de la marge. Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Les règlements clients
Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore échues (paiements à venir). Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date. Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué.
Word PRO Plus
106
Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi. Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir)
Remarques
Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients. La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée conditionne le fait de relancer ou non le client). Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront comme réglées dans l’échéancier. Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées.
Le 2ème tableau de bord
Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K. Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K. Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,
Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur de fond, la couleur du titre.
Consolidation de dossiers
***Disponible uniquement en version PRO*** La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez par le bouton OK. La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques.
Liste des données
La liste des données
La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste et de filtrer la liste. Un certain nombre de champs est proposé dans la liste des tris. Une icône en forme de clef précède le nom de chacun des champs : si la clef est jaune cela signifie qu’un tri a déjà été effectué au préalable suivant ce critère. Si la clef est grise, aucun tri n’a encore été effectué sur ce champ. Lors de la première sélection de ce champ pour trier la liste, le traitement peut prendre un certains temps suivant le nombre de données disponibles.
Données
107
1er cas particulier : Liste des articles
Dans la liste des articles, vous disposez également d’un autre filtre concernant la nature de l'article. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent les 3 natures : Actifs, En sommeil, Non facturable. La sélection d’un état est sauvegardée d’une fois sur l’autre.
2ème cas particulier : Liste des clients
Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la classification. Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :
Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer, Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types, Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce (création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de téléphone, etc...
Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique des commandes...
Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations.
Bouton de synchronisation et de désynchronisation
Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône ou apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la donnée sélectionnée. En revanche, l’icône indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de la liste des données. Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste. Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante. Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis.
Les opérations disponibles depuis la liste des données
Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône ,
Word PRO Plus
108
Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou par le menu contextuel + Modifier,
Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône . Pour sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant.
Cas particuliers : Réinitialiser les fichiers
Dans la liste des Codes NAF et des Codes postaux, une option de réinitialisation est proposée dans le menu contextuel. Elle permet la remise à zéro de ce fichier depuis le fichier fourni par défaut par le logiciel. Toutes les modifications apportées seront donc perdues .
Propriétés d’une liste
Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône .
Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes.
109
Ventes
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer.
L'entête de la pièce
Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placez-vous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des Factures par le menu Ventes + Devis, Commande, BL ouFacture puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce. Attention !! Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente (ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée sauf si vous avez coché l'option Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs dans les préférences. Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/06/2006, si vous essayez de valider une facture de vente créée le 05/06/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/06/2006 est inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/06/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en ligne pour plus de détails) ». De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable.
Touches à utiliser
Tabulation : permet de passer de champ en champ. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône : enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante au client indiqué apparaît.
Impression automatique d’un BL et d’une facture
Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture. Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression automatiquement.
Word PRO Plus
110
Grille de tarifs
Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué. Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :
L’historique du client,
La consultation des écritures comptables du client,
Les courriers et lettres-types,
Valider,
Valider et Nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier.
Appel du client
Appel d'un client
La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer soit sur son code soit sur sa raison sociale. Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code client. Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4. Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis.
Nouveau client
Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la facture. Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture. Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client. Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si plusieurs contacts ont été saisis, cliquez sur l'icône pour accéder à la liste des contacts du client. Vous pouvez alors en changer aisément. Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans cette liste. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC.
Ventes
111
Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du HT de chaque article.
Le corps de la pièce
Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires. La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles. Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU Brut, Remise, Prix net et TVA. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou TTC) ainsi que la devise de facturation. Si vous avez renseigné un dépôt dans la fiche du tiers, c'est ce dépôt qui est indiqué dans le champ Dépôt. En revanche, si aucun dépôt n'a été précisé, il s'agit du dépôt principal. Ce dépôt est alors reporté sur toutes les lignes articles. Vous pouvez, cependant, le modifier sur les lignes articles en affichant la colonne Code dépôt source par l'option Propriétés du menu contextuel. Une barre d’outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d’outils permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d’un article composé.
Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats)
Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet de gérer votre PMP. Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :
Insérer ou supprimer une ligne ,
Insérer des sous-totaux,
Insérer des commentaires par la commande Texte,
Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,
Afficher la liste permettant de sélectionner les Articles liés,
Visualiser la fiche client, fournisseur ou article,
Valider,
Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,
Valider et afficher une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche (champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez également la possibilité de modifier la disposition des colonnes.
Saisie des articles
Saisie d'un article
Word PRO Plus
112
Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne (Désignation, Quantité, Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et TVA/TPF). Dans les pièces de ventes, le taux de TVA proposé par défaut est celui du tarif appliqué. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la grille le total de la facture. Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article.
Saisie d'un numéro de série (uniquement en version PRO)
Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les pièces contenant cette donnée.
Formules de calcul sur les quantités à facturer (uniquement en version PRO)
Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer un système de facturation en fonction des dimensions d’un article. En effet, dans la fiche Article ( et dans la fiche Familles d'articles) , un onglet Formule de calcul du Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation, cette formule est appliquée dans la zone Coefficient multiplicateur.
Saisie d’un article par sa référence fournisseur (uniquement pour les achats en version PRO)
Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez pour appeler un article des champs Code article et Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article). Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés).
Nouvel article
Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps de la pièce et taper Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour confirmer la création de cet article. Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite, enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code avec Entrée pour revenir au corps de la pièce.
Disponibilité du stock par dépôt
Si vous possédez la version PRO Multi-Dépôts du logiciel, cette fenêtre apparaît lorsque l'article est en rupture de stock dans le dépôt que vous avez sélectionné dans le corps de la pièce. Tous les dépôts où l'article est disponible apparaissent et la quantité en stock est alors indiquée pour chacun de ces dépôts. Vous pouvez alors sélectionner un dépôt dans lequel l'article est disponible ou annuler et confirmer le dépôt sélectionné dans le corps.
Le pied de la pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Ventes
113
Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document.
TVA et TPF
Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent. En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA. Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont insérés dans le corps de la pièce. C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la TPF qui est sur la base HT + la TVA. Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcément dans tous les types de pièces.
Remise
Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Remise supplémentaire
Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de remise. La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais elle reste modifiable.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé à partir du montant HT de la facture soit à saisir. Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné.
Escompte
Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte est un pourcentage du brut HT + les frais de port.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte
Saisissez le montant d’un acompte éventuel.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche du mode de règlement qui a été sélectionné. Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Word PRO Plus
114
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la fiche client. Dans le cas où le mode de règelement est paramétré avec plusieurs échéances (uniquement en version Pro) alors seul le mode de règlement et le montant total des échéances figure dans le pied de la pièce. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous pouvez modifier l’échéance indiquée ou en saisir une autre. Pour définir une ou plusieurs échéances particulières (en version PRO uniquement), cliquez sur l’onglet Echéances ou sélectionnez un mode de règlement paramétré avec plusieurs lignes d'échéances . Pour imprimer une traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement.
Net à payer
Si, sur votre modèle d’impression, vous souhaitez imprimer le net à payer en toutes lettres, vous devez paramétrer votre modèle par le menu Outils + Paramétrage des impressions ou en cliquant sur le lien Modèle d'impression présent dans la fenêtre d’impression des pièces. Vous devrez alors insérer la variable Montant en Lettres de la rubrique Pièces. Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une nouvelle.
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes Standards du menu Données) par le bouton Texte. Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations (gras, souligné, alignement, couleur...). Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte enrichi. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également accéder à la fiche du client ou fournisseur en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos.
Onglet Règlement
Attention : l’onglet Règlement dans les factures fournisseurs n’est pas disponible en version Standard. L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou fournisseurs. Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici. Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du règlement à saisir, quelque soit la devise. Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est donc identique à celui calculé dans la zone Montant. Pour un règlement DTA ou BVR, vous pouvez ne pas indiquer de mode de règlement. Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Ventes
115
Attention : en version Standard, les onglets Echéances et Champs personnalisés ne sont pas disponibles. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Cas particulier : les factures d’acomptes
A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors générée à la validation de la commande.
Les factures d'acomptes
Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Quelle solution vous propose la gestion commerciale ?
Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes
Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le montant de l’acompte versé. Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande, si vous le souhaitez.
Liste des factures d’acomptes
Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d’acomptes de la liste des pièces de ventes, et ne peuvent être qu’imprimées.
Impression de la facture d’acompte
La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière.
Suppression de la facture d’acompte
La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable) Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée).
Transfert comptable de la facture d’acompte
La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant qu’encaissement du règlement d’autre part C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte. Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte. Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Racines de comptes comptables. Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client
Word PRO Plus
116
Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme : 411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte 4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte 487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme : 411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte 512 au débit pour le montant TTC de l’acompte
Génération et impression de la facture finale
La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des acomptes versés Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non).
Onglet Echéances
Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet (disponible uniquement en version PRO) permet de définir plusieurs échéances particulières. Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez les différentes échéances avec le montant associé. Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4. Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de règlement. Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement. Utilisez l'icône pour lancer l'impression de votre document. Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos, Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes. Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone Client située en haut de l’onglet Règlements. Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Onglet Champs personnalisés
***Disponible uniquement en version PRO*** Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce. Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles, clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour l’ensemble des champs nouveaux. Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos pièces ainsi que les autres fichiers. En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps, proportionnel aux nombres d’enregistrements.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Ventes
117
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise. Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de champs (1 octet correspond à 1 caractère). Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso. Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la pièce. Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le format défini dans le bouton Décimales de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Liste des pièces de ventes
La liste des pièces de ventes
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièce, et d’autre part d’un volet qui permet d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste. Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale. Un liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné. Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la quantité de données présentes. Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les icônes pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en ligne. Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles. Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne. Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône ou en utilisant le menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut. Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures. Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale, numéro de pièce, ou Commercial. D’autre critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre Recherche du volet de Recherche Multicritères. Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans le champ de recherche.
Liste des factures d'acompte
Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée.
Word PRO Plus
118
Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :
L'impression de la facture d’acompte sélectionnée,
La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,
L'envoi d'un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe.
Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par e-mail, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation.
Liste des devis
Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée. Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un devis (icône ),
Créer un nouveau devis (icône ),
Supprimer un devis (icône ),
Dupliquer un devis (icône ),
Imprimer un devis (icône ),
Faxer le devis,
Créer un filtre sur les devis (icône ),
Envoyer par e-mail le devis sélectionné,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un devis en commande, BL ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,
Etat des devis. Modifiez l'état d'un devis depuis la liste des devis sans avoir à ouvrir le document. Les état proposés sont : En cours, Accepté, Refusé. Les état antérieurs à l'état du document sélectionné ne seront pas accessibles.
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option).
Liste des commandes
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône ),
Créer une nouvelle commande (icône ),
Ventes
119
Supprimer une commande (icône ),
Dupliquer une commande (icône ),
Imprimer une commande (icône ),
Faxer une commande,
Créer un filtre sur les commandes (icône ),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,
Livraison de commande(s). Cette option permet de livrer une ou plusieurs commandes globalement ou partiellement comme cela pourrait être fait par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion commerciale,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de commandes :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Liste des bons de livraison
Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée. A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un BL (icône ),
Créer un BL (icône ),
Supprimer un BL (icône ),
Dupliquer un BL (icône ),
Imprimer un BL (icône ),
Faxer un BL,
Word PRO Plus
120
Créer un filtre sur les BL (icône ),
Envoyer un BL par e-mail,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un BL en facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option).
Liste des factures
Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée. Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une facture (icône ),
Créer une facture (icône ),
Supprimer une pièce (icône ). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celle-ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,
Copier une pièce (icône ). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
Imprimer une facture (icône ),
Télécopier une pièce,
Créer un filtre sur les factures (icône ),
Envoyer une facture par e-mail,
Imprimer des étiquettes.
Transférer une facture en devis, commande ou BL,
Affecter un code affaire,
Régler une facture,
Modifier les propriétés d'affichage (icône ).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Ventes
121
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur l'option).
Propriétés de la grille
Un certain nombre de champs est proposé à l’affichage de la liste des factures. Le champ Reste dû, permet de visualiser le montant restant à payer sur une facture donnée en tenant compte à la fois des paiements saisis dans la pièce, et de ceux saisis par le menu Opérations + Règlement Clients et pointés avec une échéance de la facture sélectionnée. Par exemple, pour une facture de 1000 euros, si on saisit un paiement de 500 euros dans la pièce, on obtiendra un Reste dû de 500 euros. Si on saisit un second règlement, depuis le menu Opérations + Règlement Clients, d’un montant de 250 euros que l’on pointe avec l’échéance de cette facture, le Reste dû est actualisé à 250 euros. Attention !! Si votre dossier a été créé dans une version antérieure à la Version 2007/PRO v11, vous devez effectuer un recalcul des données en passant par le menu Outils + Recalcul des données, afin que le champ Reste dû soit actualisé.
L'avoir
Pour effectuer un avoir dans Gestion commerciale, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est négatif. Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le signe moins devant. Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur le modèle sera indiquée la mention Avoir.
Opérations depuis la liste des pièces
La copie de pièces de ventes
La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir. L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce.
Imprimer une pièce
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats.
Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce,
Word PRO Plus
122
Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC dans cette fenêtre.
Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au mode de calcul choisi dans les préférences. Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale. Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran, puis depuis l’aperçu choisissez Imprimer afin de l'éditer sur papier.
Imprimer avec un autre modèle
Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône ou option Imprimer depuis le menu contextuel). Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de pièce. Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer.
Télécopier une pièce
Cette option permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou d’achats. Cet écran propose différents critères d’impression : Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier ponctuellement cette donnée dans cet écran. Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du contact. Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas référencés dans la fiche du client ou fournisseur. Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposées ne sont pas identiques. Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’envoi du fax. Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant.
Imprimer des étiquettes
Ventes
123
Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction Etiquettes dans le thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à partir de la pièce sélectionnée. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B. Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins. Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut sous Windows. Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier. Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu.
Envoi d'une pièce par e-mail
Gestion commerciale permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec Microsoft Outlook version 5. Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de vente ou d’achat et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation. Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, l'icône permet de sélectionner le contact auquel vous devez adresser votre courrier. Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail. Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir un autre sujet. Vous pouvez également joindre une pièce en cliquant sur le bouton Joindre et choisir que cette même pièce soit automatiquement jointe lors du prochain envoi. Ensuite, précisez le format du document que vous souhaitez envoyer. Vous avez le choix entre PDF, RTF, JPG, TIFF et EXCEL. Choisissez également le modèle d'impression. Tous les modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le mail. A côté du bouton Envoyer, l'icône propose les options suivantes :
Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail,
Configurer l'imprimante permet de choisir l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée.
Le transfert de pièces de ventes
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou bon de livraison et ainsi de suite. Cela évite des ressaisies inutiles. Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce. Attention : Les commandes et les bons de livraison ne sont plus modifiables dès qu’ils ont été transférés.
Word PRO Plus
124
Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un autre client que le client de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Transfert en commande fournisseur
Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en une seule commande. Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à livrer dans la commande client.
Etat des devis
***Non disponible en version millésimée*** Cette option permet de mettre en place une gestion des devis.
Etat du devis
Une liste de quatre états est proposée aux utilisateurs :
En préparation,
En cours,
Refusé
Accepté.
Aucun autre état ne pourra être ajouté et ses états ne sont pas modifiable. L’état En préparation est automatiquement affecté Lors de la création d’une pièce. Tant que cet état est sélectionné, la pièce reste modifiable. L’état En cours peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par l’envoi par e-mail ou par fax. Lors de l'envoie par e-mail ou par fax un devis en cours ou en préparation, la date de validité est vérifiée. Si elle est dépassée, un message est affiché pour prévenir que la date de validité n’est plus valable.. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. Toutefois, dans les préférences, l’option Autoriser la modification des devis en cours permettra la modification des devis en état En cours. L’état Accepté peut être sélectionné manuellement ou automatiquement par le transfert ou le regroupement de devis. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable. L’état Refusé ne peut être sélectionné que manuellement. Dès que cet état est affecté, la pièce n’est alors plus modifiable.
Ventes
125
Il n'est pas possible de rétrograder l'état d'un devis. Par exemple: un devis Accepté ou Refusé ne peut pas de nouveau être En cours ou En préparation. Un devis En cours ne peut pas de nouveau être En préparation.
Zone de saisie
Cette zone permet de détailler l’état sélectionné. Par exemple : un client qui ne donne pas suite au devis pour des raisons de prix, dans la zone de saisie pour un état Refusé on indiquera prix trop élevés.
Règlement de la facture
Par cette option, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.
Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,
Précisez la date du règlement,
Saisissez un commentaire.
Validez l’opération par le bouton OK.
Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture.
Envoi par e-mail (saisie déportée)
Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée. Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération. Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est EBPMSG : Commande client.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail. Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale.
Affecter un code affaire
Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente. Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône puis choisissez l'objet dans la liste déroulante. Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Regroupement des pièces de ventes
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de ventes pour plusieurs pièces.
Word PRO Plus
126
Les regroupements possibles sont :
Devis en Commande, BL ou Facture,
Commandes en BL ou Facture,
BL en Facture.
Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en passant par la liste des pièces de ventes concernées. Voici les autres étapes du regroupement de pièces : Le choix des clients Le type de pièces à générer
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes. Voici la dernière étape du regroupement de pièces : Le type de pièces à générer
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici. Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièce que vous souhaitez générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Livraison globale ou partielle des commandes clients
Livraison des commandes
Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les commandes peuvent être livrées en totalité. Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées. Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple pointage sur la commande pour l’ensemble des articles. La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes. Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou Facture.
Ventes
127
Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille. Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison partielle Le traitement des commandes
La livraison partielle
Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client. Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées. Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle. Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et validez par le bouton OK. Voici les autres étapes de la livraison des commandes : La livraison des commandes Le traitement des commandes
Traitement des commandes
Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la pièce doit être générée.
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison a appliquer à la pièce générée. elle correspondra soit à la date de livraison de la pièce d'origine soit à la date du traitement.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Regrouper les pièces d'un même client
Permet, lorsque l’on livre partiellement plusieurs commandes du même client, de ne générer qu’une seule pièce regroupant les lignes des différentes commandes livrées.
Générer un sous-total par Commande Client
Cette option n'est disponible que si l'option Regrouper les pièces d'un même client est sélectionnée. Elle permet de générer une ligne de sous-total dans le cas du regroupement de plusieurs commandes pour un même client.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles déjà livrés
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui ont été livrés (ou réceptionnés) partiellement ou en totalité. La quantité de ces articles sera bien évidemment à zéro.
Recopier dans la pièce générée les lignes des articles non livrés
Word PRO Plus
128
Cette option permet de récupérer dans la pièce qui va être générée les articles qui n’ont pas encore été livrés (ou réceptionnés). La quantité des ces articles sera bien évidemment à zéro. Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors non-modifiable. Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception) ou des factures. Attention : si vous supprimez un BL (ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception) partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible.
Relances
Les relances Commandes Clients
Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici. Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes clients du menu Ventes.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de livraison prévue le 14/01/03. Le 21/01/03, vous effectuez une relance des commandes clients. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de livraison est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de livraison
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de livraison d’origine. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Clients. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée.
Ventes
129
Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Gestion Commerciale, vous avez la possibilité d’exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Onglet Pièces
Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression.
Période
Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la date de début et la date de fin de cette période.
N° de pièces
Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de ces numéros de pièces.
Options
Vous avez la possibilité d’éditer les commandes dans la devise du dossier ou dans la devise auxiliaire en cochant l’option prévue à cet effet.
Nombre d’exemplaires
La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :
Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé est propre à chaque pièce.
Les relances des Devis
Ces relances permettent de rééditer la liste des devis en état En cours dont la date de validité est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances devis du menu Ventes.
Date de validité
Saisir la date de référence permettant d'indiquer tous les devis en état En cours dont la date de validité est dépassée.
Recherche sur les lignes de pièces
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherche sur les lignes de pièces. Cette option est accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats + Recherche sur les lignes de pièces, Stock + Recherche sur les lignes de pièces. En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez positionné par défaut sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous souhaitez travailler.
Word PRO Plus
130
Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des recherche et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce. Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
131
Achats
Les relances commandes fournisseurs
***Non disponible en version millésimée*** Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes fournisseurs du menu Achats.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours. Exemple Vous avez établi une commande au 10/01/07 avec une date de réception prévue le 14/01/07. Le 21/01/07, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs. 1er cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 est imprimée puisque la date de réception est antérieure à la date de référence. 2ème cas En date de référence, est indiquée le 21/01/07 et vous indiquez en nombre minimal de jours de dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/07 n’est pas édité puisque la date de réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de réception
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce, vous aurez toujours la date de réception d’origine. Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans l’onglet Fournisseurs. L'option Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Nouvelle pièce
Choix du type de pièce d'achat à créer
Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK.
Entête de pièce
Word PRO Plus
132
Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats, ou placez-vous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commande, Bon de réception ou Facture, puis cliquez sur la fonction Nouveau dans le thème Opérations du volet de navigation. L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce.
Touches et icônes à utiliser
Tabulation : permet de passer d’un champ à l’autre. PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce). L’icône enregistre la pièce. Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie que :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur correspondante au fournisseur indiqué apparaît.
Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :
Historique,
Consultation des écritures comptables,
Courriers et lettres types,
Valider,
Valider et affichage d’une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Etiquettes.
Appel d'un fournisseur
Appel d'un fournisseur
Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le fournisseur. Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des fournisseurs.
Nouveau fournisseur
Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur. Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans l’entête de la pièce. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S. Sortez avec Echap. La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce.
Achats
133
Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code fournisseur. Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces