EBP Assistants juridiques 2010 Aide - EBP - Manuels Utilisateurs

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EBP Assistants juridiques 2010 Aide

 

Manuels Utilisateurs et documentation EBP :

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EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP

Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP

Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP

toutsavoirlignepme.pdf-EBP

EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Bar_Restaurant_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Batiment_2009_10_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

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EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format .............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut .............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet ...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Wordpour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + Oet choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................ 5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut ...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant .......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion ...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot ........................................27 Rechercher un document .................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document .....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 EBP Compta Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Compta 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Compta 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Compta 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Compta Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique ................................................................ 11 1.2. Configuration requise ......................................................................... 12 1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13 2.2. Installation réseau ............................................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18 4.1. Version d’évaluation ............................................................................ 18 4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19 4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19 4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21 5.3. Etape 3 : Adresse ................................................................................. 21 5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22 5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23 5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24 PRISE EN MAIN 25 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25 1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................... 25 1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29 1.4. Je paramètre mon plan comptable ..................................................... 30 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37 2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37 2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43 2.4. La saisie standard ............................................................................... 45 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50 3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50 3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52 4. JE POINTE MA BANQUE 53 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53 5. LA DECLARATION DE TVA 55 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55 5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55 5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58 6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................... 58 6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? ......................... 61 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63 8. LA CLOTURE MENSUELLE 64 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65 9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69 10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69 LES FONCTIONS AVANCEES 71 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71 1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71 1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71 1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71 1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72 1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72 Table des matières EBP Compta 9 1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72 1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72 2. MENU QUOTIDIEN 73 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73 2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73 2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73 2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73 3. MENU IMPRESSIONS 74 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74 3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74 4. MENU CLOTURE 75 4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75 4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75 4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75 5. MENU OUTILS 76 5.1. Maintenance ......................................................................................... 76 5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76 5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76 5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77 INDEX 79 Avant de commencer EBP Compta 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00  Le vendredi 8h00 à 18h00 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Compta 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. INSTALLATION 14 EBP Compta A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 15 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 16 EBP Compta 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 18 EBP Compta 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta 19 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 20 EBP Compta Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? EBP Compta 21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 22 EBP Compta 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? EBP Compta 23 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30). INSTALLATION 24 EBP Compta 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 25 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 26 EBP Compta 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 27 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 29 Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. PRISE EN MAIN 30 EBP Compta 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 31 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 33 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits). Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). PRISE EN MAIN 34 EBP Compta 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 35 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 37 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 43.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). PRISE EN MAIN 38 EBP Compta 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 39  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 41 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 43 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 45 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par coeur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 34) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 47 Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement. PRISE EN MAIN 48 EBP Compta  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne.  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 36). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 49 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. PRISE EN MAIN 50 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance. Je consulte et je lettre un compte EBP Compta 51  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’oeil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Je pointe ma banque EBP Compta 53 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. PRISE EN MAIN 54 EBP Compta  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux ») .  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). La déclaration de TVA EBP Compta 55 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 56 EBP Compta  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin. La déclaration de TVA EBP Compta 57  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. PRISE EN MAIN 58 EBP Compta 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Les impressions courantes EBP Compta 59 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. PRISE EN MAIN 60 EBP Compta 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 61 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. PRISE EN MAIN 62 EBP Compta 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 63 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : PRISE EN MAIN 64 EBP Compta 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 65 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 66 EBP Compta 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 67 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 68 EBP Compta Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta 69 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers EBP Compta 71 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien EBP Compta 73 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 74 EBP Compta 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture EBP Compta 75 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Compta 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils EBP Compta 77 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX EBP Compta 79 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 71 Achats ........................................................................................................... 38, 43 Activation ............................................................................................................. 19 Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31 Aide à la révision ............................................................................................... 76 Aide en ligne .................................................................................................... 5, 26 Analytique ............................................................................................................ 72 Annexe 3310 A .................................................................................................... 55 Avoir .................................................................................................................... 39 B Balance ............................................................................................................... 59 Balance âgée ...................................................................................................... 60 Bilan .................................................................................................................... 65 Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42 Budget ................................................................................................................. 72 C CA12 ................................................................................................................... 56 CA3 ..................................................................................................................... 55 Chéquiers ............................................................................................................ 72 Client ................................................................................................................... 31 Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66 Clôture mensuelle ............................................................................................... 64 Communication entreprise-expert ....................................................................... 76 Compte .......................................................................................................... 30, 50 Compte de résultat .............................................................................................. 65 Comptes associés ............................................................................................... 32 Configuration requise .......................................................................................... 12 Consulter un compte ........................................................................................... 50 Contact .................................................................................................... 22, 25, 32 Contrepartie automatique .................................................................................... 36 Corriger une facture............................................................................................. 40 Crédit ............................................................................................................. 43, 45 INDEX 80 EBP Compta D Dates d’exercice ............................................................................................ 22, 28 Débit .............................................................................................................. 43, 45 Décaissements .................................................................................................... 73 Déclaration CA12 ................................................................................................. 56 Déclaration CA3 ................................................................................................... 55 Déclaration de TVA .............................................................................................. 55 Dépense .............................................................................................................. 41 Devises ................................................................................................................ 72 E Ecart de rapprochement ...................................................................................... 54 Echéance ............................................................................................................. 44 Echéancier ............................................................................................... 27, 47, 52 Echéancier détaillé .............................................................................................. 62 Echéancier prévisionnel ....................................................................................... 62 Ecritures de simulation .................................................................................. 66, 73 E-mail .................................................................................................................. 11 Encaissements .................................................................................................... 73 Equilibrage virtuel des journaux ........................................................................... 27 Escompte ............................................................................................................. 39 Evaluation ............................................................................................................ 18 Exportations ......................................................................................................... 77 F Facture............................................................................................... 38, 39, 43, 45 G Grand-livre ........................................................................................................... 58 Guide d’abonnement ........................................................................................... 71 Guides d’écritures ................................................................................................ 71 H Horaires ............................................................................................................... 11 I Identification ................................................................................................... 21, 25 Immobilisations .................................................................................................... 72 Importations ......................................................................................................... 77 Installation monoposte ......................................................................................... 13 Installation réseau ................................................................................................ 15 INDEX EBP Compta 81 J Journal ........................................................................................................... 34, 58 Journal centralisateur .......................................................................................... 65 Journal d’achats .................................................................................................. 34 Journal de banque ............................................................................................... 36 Journal général .................................................................................................... 65 L Lancement ........................................................................................................... 17 LCR ..................................................................................................................... 73 Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67 Lettrage approché ............................................................................................... 28 Lettrage automatique........................................................................................... 51 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52 Lettres chèques ................................................................................................... 73 Lettres de relance ................................................................................................ 63 Libellé de l’écriture............................................................................................... 35 Libellés des écritures ..................................................................................... 27, 46 Libellés types ....................................................................................................... 46 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Marge brute ......................................................................................................... 74 Mode de saisie .................................................................................................... 37 Modes de règlement ............................................................................................ 71 Monoposte ........................................................................................................... 13 Mot de passe ....................................................................................................... 25 MSA..................................................................................................................... 21 N NAF ............................................................................................................... 21, 25 Natures d’achat ................................................................................................... 39 Nouveau dossier ................................................................................................. 21 Numéro de TVA ............................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ..................................................................................... 35 P Plan comptable .................................................................................. 23, 30, 45, 76 Pointer les règlements ......................................................................................... 42 Préférences ......................................................................................................... 26 Prélèvements ...................................................................................................... 73 Prévisions de règlements .................................................................................... 61 Prévisions de trésorerie ....................................................................................... 73 Protocoles validés ............................................................................................... 14 INDEX 82 EBP Compta R Raccourcis comptes ............................................................................................ 35 RAN provisoires ................................................................................................... 75 Rapprochement bancaire................................................................... 22, 28, 53, 67 Rapprochement bancaire automatique ................................................................ 73 Recette ................................................................................................................ 42 Recherche d’écritures .......................................................................................... 73 Règlement ..................................................................................................... 41, 47 Réimputation ........................................................................................................ 76 Remise................................................................................................................. 39 Remise en banque ............................................................................................... 41 Report à nouveau ................................................................................................ 66 Reports à nouveaux ....................................................................................... 65, 67 Réseau ................................................................................................................ 15 Réseaux validés .................................................................................................. 14 Résultat d’exploitation .......................................................................................... 74 Résultat net comptable ........................................................................................ 74 Retards de paiements .......................................................................................... 60 Révision comptable ............................................................................................. 76 S Saisie guidée ........................................................................................... 37, 43, 71 Saisie non comptable .................................................................................... 28, 37 Saisie standard .............................................................................................. 37, 45 Sauvegarde ......................................................................................................... 69 Service technique ................................................................................................ 11 Solde ............................................................................................................. 46, 53 Soldes N-1 ........................................................................................................... 75 Statistiques .......................................................................................................... 74 Suivi de balance mensuel .................................................................................... 74 T Tableaux de gestion ............................................................................................ 74 Taux ..................................................................................................................... 33 Taux de TVA ........................................................................................................ 29 Traite ................................................................................................................... 73 Trésor public ........................................................................................................ 26 Trésorerie ............................................................................................................ 41 TVA ...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56 V Vente ............................................................................................................. 39, 45 Ventes comptoir ................................................................................................... 40 Virements............................................................................................................. 73 INDEX EBP Compta 83 Z Z de caisse .......................................................................................................... 40 NOTES EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition juillet 2008 EBP Compta Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais 4 EBP Compta Pratic EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même EBP Compta Pratic 5 qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 6 EBP Compta Pratic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celleci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta Pratic 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique..................................................................9 1.2. Configuration requise .........................................................................10 1.3. Place disque nécessaire .....................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 13 4.1. Version d’évaluation............................................................................13 4.2. Comment activer le logiciel ?.............................................................13 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 15 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................15 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................15 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................15 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................15 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................16 5.6. Ecran de travail....................................................................................17 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 19 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................19 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients...........................................20 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente...........................................22 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 23 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?...............................................23 2.2. Comment saisir une facture de vente ?.............................................26 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?.....................27 2.4. Comment corriger une facture ? ........................................................27 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?............................................28 2.6. Comment saisir un règlement ? .........................................................30 3. JE POINTE MES TIERS 33 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 34 4.1. Comment imprimer mes achats ? ......................................................34 4.2. Comment imprimer mes ventes ? ......................................................34 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?......................................35 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Pratic 4.4. Comment imprimer mes règlements ? ..............................................35 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 36 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................36 5.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................36 LES OPTIONS EXPERT 37 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? 37 2. LE PLAN COMPTABLE 37 3. LES JOURNAUX 39 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? ...................................................................39 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? ..........................................39 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 40 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?.....................................................40 4.2. Comment saisir des écritures ? .........................................................40 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures ......................41 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 42 5.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................42 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................42 5.3. Comment lettrer un compte ?.............................................................42 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 43 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................43 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...........................................43 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 45 7.1. Les journaux ........................................................................................45 7.2. Le grand-livre.......................................................................................45 7.3. La balance............................................................................................46 8. VALIDATION DES ECRITURES 47 9. LA CLOTURE MENSUELLE 48 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................48 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................48 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 49 10.1. Le journal général..............................................................................49 10.2. Clôture de l’exercice..........................................................................49 INDEX 53 Avant de commencer EBP Compta Pratic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Compta Pratic 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;  Windows XP (1) ou Vista ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Pratic 2009 pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ FLASH13.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ FLASH13.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 12 EBP Compta Pratic 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic 13.0 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel . Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Pratic reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 300 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Pratic, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créer un nouveau dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. INSTALLATION 14 EBP Compta Pratic 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse Saisissez si vous le souhaitez l’adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. INSTALLATION 16 EBP Compta Pratic 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer la saisie sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. Cliquez sur Terminer : le dossier se crée. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 17 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 19 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. PRISE EN MAIN 20 EBP Compta Pratic 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients 1.2.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les fournisseurs et clients (tiers) de votre entreprise, pour pouvoir, lors de la saisie des factures et des règlements, attribuer chaque opération au tiers correspondant. Ainsi, vous pourrez ensuite consulter ou imprimer toutes les opérations concernant un tiers particulier. 1.2.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Fournisseurs du menu Données, ou à l’option Clients du menu Données. Vous obtenez alors la liste des fournisseurs ou des clients. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’obtenir la fiche d’un nouveau tiers. Renseignez le nom ou la raison sociale du tiers dans le champ Nom / RS : Astuce Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilité dans le champ Nom/RS. Utilisez plutôt la zone prévue à cet effet dans l’onglet Adresse : Complétez si vous le souhaitez les informations des onglets Adresse et Contact. Ces renseignements sont facultatifs. Cliquer sur OK : votre tiers est créé et apparaît dans la liste des fournisseurs ou des clients. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 21 Comme vous pouvez le constater, un code a été automatiquement attribué à votre tiers. Il s’agit en fait d’un compte comptable, limité à 10 caractères. Il est composé de la façon suivante :  401 + nom du fournisseur + chiffres (pour un fournisseur)  411 + nom du client + chiffres (pour un client). Grâce au bouton Nouveau, créez vos autres tiers. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pourrez également créer vos tiers au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Correspond à la racine comptable des fournisseurs ou des clients. Permettent d’attribuer un code unique (lorsque plusieurs tiers portent le même nom). PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Pratic 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente 1.3.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les différentes natures d’achat et de vente de votre entreprise. Cela vous permettra par la suite de ventiler le total HT de chaque facture. Ainsi, vous pourrez obtenir le total de vos charges et de vos produits par nature. Exemple Une société fabriquant des chaussures a besoin de connaître ses charges en cuir, fil, caoutchouc, lacet, etc. De plus, elle a besoin de connaître le montant de ses ventes de chaussures, sandales, bottes … Elle va donc créer les natures d’achat et de vente qui l’intéresse : cuir, fil caoutchouc, lacet… pour les natures d’achat, chaussures, sandales, bottes … pour les natures de vente. 1.3.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Achats du menu Données ou à l’option Ventes du menu Données. Vous obtenez alors la liste des natures les plus courantes. Cliquez sur le bouton Nouveau. Renseignez l’intitulé de la nature d’achat ou de vente, pointez l’opération correspondante, et sélectionnez le type d’achat ou de vente. Le type d’achat (ou de vente) est indispensable car il permet au logiciel d’associer à la nature créée un code identifiant. Ce code correspond au compte comptable, et est calculé en concaténant la racine de trois caractères du type d’achat (601, 607, 701 …) et un chiffre. Cliquez sur OK pour enregistrer la nature d’achat ou de vente. Grâce au bouton Nouveau, vous pouvez créer vos autres natures, ou vous les créerez plus tard au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 23 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Achats L’écran est partagé en deux parties : En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Liste des factures Détail d’une facture PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Pratic Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  . Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau fournisseur dans le volet de navigation Mes achats.  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche ensuite dans le tableau de ventilation des montants de la facture : Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 25  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Remarque A la place de la touche Inser, vous pouvez également utiliser la touche  du clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture : le montant saisi dans le logiciel doit être celui affiché sur la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires. Exemple :  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Pratic 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 27 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ? 2.3.1. Je saisis un avoir Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs : 2.3.2. Je saisis un escompte et/ou une remise Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». 2.4. Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Pratic 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse : Session du : 10/03/2006 à 00 : 00 Jusqu’au : 10/03/2006 à 23 : 59 ** VENTILATION PAR FAMILLE ** Code Libellé Mnt HT Mnt TTC 001 Chaussures 2926,42 3500,00 002 Cirage 418,06 500,00 003 Lacets 41,81 50,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR MDR ** MDR Mnt HT Mnt TTC Carte bleue 2090,30 2500,00 Chèque 836,12 1000,00 Crédit 41,81 50,00 Espèces 418,06 500,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR TAUX TVA ** Taux Mnt HT Mnt TVA 19,60 3386,29 663,71 Total : 3386,29 663,71 Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 29 2.5.1. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement : 2.5.2. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Pratic 2.5.3. Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlement dans le module Ma Trésorerie. 2.6. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée :  Par la barre d’outils : (banque principale uniquement)  Ou par le volet de navigation : ou ou  Ou par la barre de menu : Quotidien + Ma Trésorerie Cette option ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) 2.6.1. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 31  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu Quotidien.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, des frais de déplacement ou de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. 2.6.2. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. 2.6.3. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Pratic 2.6.4. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Je pointe mes tiers EBP Compta Pratic 33 3. JE POINTE MES TIERS Il s’agit de pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Pour réaliser ce pointage, saisissez la facture d’un client (Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes) et le règlement correspondant (Quotidien + Ma Trésorerie). Accédez à l’option Pointage du menu Quotidien. Pointez Clients et choisissez votre client dans la liste. Les factures apparaissent à gauche, les règlements à droite : Sélectionnez une facture et son règlement, cliquez sur le bouton Pointer et validez le code proposé. Répétez cette opération pour toutes les factures réglées et pour tous les clients et les fournisseurs. Grâce à cela, vous pouvez désormais sélectionner en haut de la fenêtre la case Non (non pointées) et visualiser en un coup d’oeil les factures dues : PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Pratic 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 4.1. Comment imprimer mes achats ? Accédez à l’option Mes Achats du menu Impressions.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.2. Comment imprimer mes ventes ? Accédez à l’option Mes Ventes du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Mes impressions courantes EBP Compta Pratic 35 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ? Accédez à l’option Mes Ventes Comptoir du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez la case Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.4. Comment imprimer mes règlements ? Accédez à l’option Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque du menu Impressions + Ma Trésorerie.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Pour obtenir le détail des chèques remis en banque, cochez la case Imprimer le détail des bordereaux (non disponible pour la caisse).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Pratic 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 5.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Qu’est-ce que les options expert ? EBP Compta Pratic 37 LES OPTIONS EXPERT 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? Il s’agit d’options nécessitant des connaissances comptables (paramétrage du plan comptable et des journaux, saisie standard, rapprochement bancaire…). En fonctionnement par défaut, elles ne sont pas accessibles. Pour les activer, cochez l’option Fonctions expert du menu Affichage. 2. LE PLAN COMPTABLE Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données. Vous obtenez la fenêtre suivante : Les comptes sont répartis racine par racine dans les onglets adéquats. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez obligatoirement les champs Numéro et Intitulé. Les autres champs sont facultatifs. Les colonnes A V D et R signifient « Achats », « Ventes », « Dépense » et « Recette ». Elles vous permettent de paramétrer les listes de comptes qui s’afficheront dans les masques de saisies non comptables :  Tous les comptes dont la colonne A est cochée s’afficheront dans la liste des natures d’achat dans l’option Mes Achats.  Tous les comptes dont la colonne V est cochée s’afficheront dans la liste des natures de vente dans l’option Mes Ventes. LES OPTIONS EXPERT 38 EBP Compta Pratic  Tous les comptes dont la colonne D est cochée s’afficheront dans la liste des autres charges dans l’option Nouvelle dépense de Ma Trésorerie.  Tous les comptes dont la colonne R est cochée s’afficheront dans la liste des autres recettes dans l’option Nouvelle recette de Ma Trésorerie. Pour des informations sur les onglets ou les options non décrites, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Pour des informations supplémentaires sur le paramétrage des comptes par les colonnes AVDR, consultez l’aide en ligne, mot clé AVDR. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). Les journaux EBP Compta Pratic 39 3. LES JOURNAUX 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez le code, le type et le libellé du journal. Pour paramétrer un journal existant, cliquez sur le journal puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Au besoin, vous pouvez modifier le libellé. LES OPTIONS EXPERT 40 EBP Compta Pratic 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ? La saisie standard permet de :  Saisir manuellement des écritures dans les journaux de type Divers ou A-nouveaux ;  Consulter les écritures enregistrées dans cette option, ou saisies dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma Trésorerie, ou importées d’un autre logiciel ;  Modifier les écritures enregistrées dans cette option, ou importées d’un autre logiciel. 4.2. Comment saisir des écritures ? Accédez à l’option Saisie Standard par le menu Quotidien. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Attention, vous ne pouvez ajouter des écritures que dans les journaux de type Divers ou Anouveaux.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date des écritures à saisir. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne d’écriture.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de l’écriture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro identifiant l’écriture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , par la touche , ou par la touche F4. Vous pouvez également taper un nouveau compte, ou taper le début d’un numéro suivi de  ou F4. La saisie des écritures en mode standard EBP Compta Pratic 41  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte : complétez ou modifiez-le.  Saisissez le montant, puis les lignes suivantes.  Sur la dernière ligne de votre écriture, choisissez le compte adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures 4.3.1. Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. 4.3.2. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. 4.3.3. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . LES OPTIONS EXPERT 42 EBP Compta Pratic 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 5.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les règlements d’un compte client, tous les mouvements d’un compte de banque. 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés. 5.3. Comment lettrer un compte ? Accédez à l’option Consultation – Lettrage du menu Quotidien, ou cliquez sur l’icône .  Dans le champ Compte, tapez le compte concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou en tapant le numéro suivi de la touche  ou F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur les écritures à lettrer afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK. Le rapprochement bancaire EBP Compta Pratic 43 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire s’effectue à l’aide de votre relevé bancaire. Les écritures peuvent être déjà en partie pointées directement dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque grâce à la colonne P : Pour réaliser le rapprochement bancaire complet et le valider, accédez au rapprochement bancaire Manuel par Compte du menu Quotidien + Rapprochement bancaire.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (5121 pour la banque principale ou 5122 pour l’autre banque).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. Les écritures pointées dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque apparaissent avec un « OK » dans la colonne Rapp.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. LES OPTIONS EXPERT 44 EBP Compta Pratic  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Le rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller le rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Le rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). Les impressions comptables EBP Compta Pratic 45 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 7.1. Les journaux 7.1.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie sont simultanément enregistrées sous forme d’écritures comptables dans des journaux. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse… 7.1.2. Comment imprimer un journal ? Accédez à l’option Journaux du menu Impressions.  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 7.2. Le grand-livre 7.2.1. Qu’est-ce qu’un grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte, afin de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. 7.2.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions.  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. LES OPTIONS EXPERT 46 EBP Compta Pratic  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Vous pouvez notamment, dans les options, n’obtenir que les écritures non lettrées. 7.3. La balance 7.3.1. Qu’est-ce qu’une balance ? Contrairement au grand-livre, la balance ne vous donnera pas le détail des opérations de chaque compte, mais le cumul. Ainsi, vous obtiendrez pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. 7.3.2. Comment imprimer ma balance ? Accédez à l’option Balance du menu Impression.  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Validation des écritures EBP Compta Pratic 47 8. VALIDATION DES ECRITURES La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. LES OPTIONS EXPERT 48 EBP Compta Pratic 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 49 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Le journal général Il s’agit d’un état de fin d’exercice vous donnant pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. Pour l’imprimer, accédez à l’option Journal Général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. 10.2. Clôture de l’exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de constatation du résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. LES OPTIONS EXPERT 50 EBP Compta Pratic 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 5 Comment sauvegarder mon dossier ? page 36). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour ;  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture);  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 51  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Sauvegarde du dossier cochée, afin que le logiciel réalise et archive une sauvegarde de clôture de votre dossier.  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est pas équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. LES OPTIONS EXPERT 52 EBP Compta Pratic Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. INDEX EBP Compta Pratic 53 INDEX A Achats ...........................................................................................................23, 34 Activation.............................................................................................................13 Adresse .........................................................................................................16, 19 Aide en ligne..........................................................................................................5 AVDR ..................................................................................................................37 Avoir ....................................................................................................................27 B Balance ...............................................................................................................46 Bordereau de remise en banque .........................................................................31 C Clients .................................................................................................................20 Clôture annuelle ............................................................................................49, 50 Clôture mensuelle ...............................................................................................48 Compte....................................................................................................21, 37, 42 Configuration requise ..........................................................................................10 Consultation d’un compte....................................................................................42 Contact ..........................................................................................................16, 19 Corriger une facture.............................................................................................27 D Dates d’exercice..................................................................................................17 Démarrer .............................................................................................................16 Dépense........................................................................................................30, 38 E Ecart de rapprochement ......................................................................................44 Ecritures ..............................................................................................................40 Ecritures (modification)........................................................................................41 Ecritures (suppression)........................................................................................41 E-mail ....................................................................................................................9 Escompte ............................................................................................................27 Evaluation............................................................................................................13 INDEX 54 EBP Compta Pratic F Facture d’achat ....................................................................................................23 Facture de vente..................................................................................................26 Fonctions expert ..................................................................................................37 Fournisseurs........................................................................................................20 G Grand-livre...........................................................................................................45 H Horaires .................................................................................................................9 I Identification...................................................................................................16, 19 Installation............................................................................................................11 J Journal .................................................................................................................39 Journal général ....................................................................................................49 Journaux..............................................................................................................45 L Lancement ...........................................................................................................12 Lettrage....................................................................................................42, 50, 51 Lisezmoi.................................................................................................................5 M Modification d’écritures ........................................................................................41 Mot de passe .......................................................................................................19 MSA.....................................................................................................................16 N NAF .....................................................................................................................16 Natures d’achat........................................................................................22, 25, 37 Natures de vente ...........................................................................................22, 37 Nouveau dossier..................................................................................................16 O Options expert .....................................................................................................37 INDEX EBP Compta Pratic 55 P Plan comptable..............................................................................................37, 40 Pointage ..............................................................................................................33 Pointer les règlements.........................................................................................32 R Rapprochement bancaire ..............................................................................43, 51 Recette..........................................................................................................31, 38 Règlement ...........................................................................................................30 Règlements .........................................................................................................35 Remise ................................................................................................................27 Remise en banque ..............................................................................................30 Report à nouveau................................................................................................49 Reports à nouveaux ............................................................................................50 S Saisie standard....................................................................................................40 Sauvegarde.........................................................................................................36 Service technique..................................................................................................9 Solde ...................................................................................................................43 Suppression d’écritures.......................................................................................41 T Trésorerie......................................................................................................30, 35 V Ventes ...........................................................................................................26, 34 Ventes comptoir ............................................................................................28, 35 Ventilations..........................................................................................................25 Z Z de caisse..........................................................................................................28 NOTES NOTES CRM Ligne PME Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 4 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010 5 6 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15 5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15 6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21 5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21 5.2. Rappel ............................................................................................................ 21 5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22 6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24 9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24 9.2. Le corps ......................................................................................................... 24 9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8 9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25 9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25 10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27 13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27 13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27 13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31 3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32 5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32 5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34 6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35 7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35 8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36 11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36 13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9 10 13.1. Des pistes .................................................................................................... 37 13.2. Des contacts ................................................................................................ 37 13.3. Des comptes ................................................................................................ 37 13.4. Des activités ................................................................................................. 37 14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38 15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40 18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40 18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41 19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41 19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41 INDEX ................................................................................................................... 42 0BINSTALLATION IN STALLATION 1. AV ANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L 'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée L a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : 􀂃 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent 􀂃 Mémoire : 1 Go 􀂃 Écran : résolution 1024x768 en 16 bits 􀂃 Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 11 Comment installer mon logiciel ? 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 12 0BINSTALLATION 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. CO MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Rema rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si v ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 13 Comment activer mon logiciel ? 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Re marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 14 0BINSTALLATION 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Le s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15 Écran de travail 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 3 2 4 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 16 1BPRISE EN MAIN PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17 Écran de démarrage 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … 18 1BPRISE EN MAIN - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. 19 Comment créer un contact ? 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. 20 1BPRISE EN MAIN L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 21 Comment gérer une opportunité ? 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. 22 1BPRISE EN MAIN Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. 23 Comment gérer les devis ? 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. P our faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier. • D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24 1BPRISE EN MAIN 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : • L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. • L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. • L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire • L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : • Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis • Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. • Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. V ous pouvez personnaliser l’affichage du planning : • En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). • En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. • En filtrant la liste des tâches à afficher. V ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : • Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. • Aj outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 25 Comment imprimer une fiche ? 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L 'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : • Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. • Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. • Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26 1BPRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. 27 Comment gérer les champs personnalisés ? Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. I l existe trois types de droit : • Visualisation et Modification • Exécution • Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Po ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. 28 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 29 Comment créer un collaborateur ? LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line. L’ utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 30 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 3. CO MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. S électionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31 Comment gérer une campagne ? 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accé dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. C omment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne P aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. C omment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une act ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut V ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 33 Comment utiliser le publipostage ? 5.2.4. Statistiques L ’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 34 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dè s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. P our utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. • Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 35 Notes et documents associés 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Rem plissez alors le nom de la famille et son code. 36 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 13. LA MODIFICATION PAR LOT 13.1. Des pistes La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.2. Des contacts La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.3. Des comptes La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.4. Des activités La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37 La conversion de piste 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). L es avantages de ce système sont les suivants : • La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ; • Un temps de restitution immédiat ; • L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. 38 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. V ous pouvez importer les données suivantes : • Articles • Pistes clients/prospects • Pistes fournisseurs • Contacts • Comptes clients/prospects • Famille clients/prospects • Comptes fournisseurs • Familles fournisseurs • Collaborateurs • Familles collaborateur • Groupes • Secteurs géographiques • Origine d’une piste S uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. 39 Actions pratiques communes à toutes les fiches Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il e st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 18. AC TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. P our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : • Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. • Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. P our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. P our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 40 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 41 19. IN FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cli quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Index INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 11 Actions .................................................................................................................................... 21 Actions contextuelles ............................................................................................................... 16 Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25 Agenda .............................................................................................................................. 19, 25 Archivage ................................................................................................................................ 40 Articles .............................................................................................................................. 23, 24 B Barre de navigation ................................................................................................................. 16 Barre de statut ......................................................................................................................... 16 C Campagnes Activités .............................................................................................................................. 33 Ciblage................................................................................................................................ 32 Coûts .................................................................................................................................. 32 Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31 Modèles .............................................................................................................................. 33 Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33 Statistiques ......................................................................................................................... 34 Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32 Champs personnalisés ............................................................................................................ 28 Clients ..................................................................................................................................... 20 Code d'activation ..................................................................................................................... 13 Collaborateurs ......................................................................................................................... 30 Comptes Clients ................................................................................................................................. 17 Fournisseurs ....................................................................................................................... 36 Comptes clients ....................................................................................................................... 20 Comptes Clients ...................................................................................................................... 18 Comptes prospects .................................................................................................................. 20 Configuration minimale ............................................................................................................ 11 Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20 Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3 Conversion .............................................................................................................................. 38 Création de dossier ................................................................................................................. 15 42 3BINDEX D Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19 Désarchivage .......................................................................................................................... 40 DEVIS ..................................................................................................................................... 24 Documents associés ............................................................................................................... 36 Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28 Duplication ............................................................................................................................... 40 E Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18 ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16 E-mailing ................................................................................................................................. 35 Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35 Evénements ............................................................................................................................ 25 F Familles de comptes ................................................................................................................ 36 Fonctions avancées ................................................................................................................. 30 G Géolocalisation ........................................................................................................................ 41 Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15 Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27 I Import paramétrable ................................................................................................................ 39 Import paramétrables .............................................................................................................. 39 Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30 Imprimer .................................................................................................................................. 26 Installation ......................................................................................................................... 11, 12 Itinéraire .................................................................................................................................. 41 L Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12 Liaison de dossier .................................................................................................................... 29 M Menus ..................................................................................................................................... 16 Modification par lot Activités .............................................................................................................................. 37 Comptes ............................................................................................................................. 37 Contacts .............................................................................................................................. 37 Pistes .................................................................................................................................. 37 N Notes ....................................................................................................................................... 36 43 Index 44 O Opportunités % Probabilité ....................................................................................................................... 22 Etapes en cours .................................................................................................................. 22 Montant estimé ................................................................................................................... 23 Montant réalisé ................................................................................................................... 23 Motif de clôture ................................................................................................................... 22 Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36 Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24 Options .................................................................................................................................... 15 P Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38 Plan ......................................................................................................................................... 41 Prise en main .......................................................................................................................... 17 Prospects ................................................................................................................................ 20 Publipostage ............................................................................................................................ 34 Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34 Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35 R Rappel ..................................................................................................................................... 21 Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................................................. 26 SMS ........................................................................................................................................ 35 Solvabilité ................................................................................................................................ 41 Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38 T Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36 Tiers .................................................................................................................................. 19, 20 U Utilisateurs ............................................................................................................................... 27 Aide Business Plan Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3 Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3 Limitation de garantie.......................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence.................................................................................................................................5 Les pages.......................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7 Lancement du logiciel..........................................................................................................................7 Code d'activation................................................................................................................................8 Guide d'utilisation..................................................................................................................................9 Comment commencer ?.......................................................................................................................9 Le dossier de démonstration..............................................................................................................9 Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9 Saisie des prévisions......................................................................................................................11 Tout est prêt !...............................................................................................................................15 Les Prévisions..................................................................................................................................15 Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15 Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15 Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17 Comment saisir un financement ?....................................................................................................18 Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19 Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20 Comment saisir une vente ?............................................................................................................21 Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22 Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23 Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24 Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26 Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26 Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27 Autres prévisions...........................................................................................................................28 Eléments antérieurs.......................................................................................................................33 Les Résultats....................................................................................................................................36 Consulter les résultats....................................................................................................................36 Les graphiques..............................................................................................................................44 Les ratios......................................................................................................................................45 Les Impressions................................................................................................................................46 Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46 Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46 Le Rapport....................................................................................................................................46 Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48 L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48 Rapports personnalisés...................................................................................................................48 Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49 Les Outils.........................................................................................................................................49 L'assistant de recopie des données...................................................................................................49 Épuration des prévisions.................................................................................................................49 Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49 L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50 Générer un diaporama....................................................................................................................50 La Visionneuse...............................................................................................................................51 Calculatrice...................................................................................................................................52 Les options du dossier....................................................................................................................52 Suppression d'un fichier..................................................................................................................53 Sauvegardes....................................................................................................................................53 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53 EBP sur le web.................................................................................................................................53 Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53 EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53 Manuel de référence............................................................................................................................55 Caractéristiques générales.................................................................................................................55 Présentation de l'interface...............................................................................................................55 Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55 Menus contextuels.........................................................................................................................55 Navigation dans l'interface..............................................................................................................58 iii Aide Business Plan Touches de raccourcis.....................................................................................................................59 Saisie de données..........................................................................................................................60 Données..........................................................................................................................................60 Préférences...................................................................................................................................60 Prévisions.....................................................................................................................................80 Résultats.......................................................................................................................................124 Visualisation des résultats.............................................................................................................124 Le compte de résultat...................................................................................................................125 Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126 Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127 Le bilan......................................................................................................................................129 Fonds de Roulement.....................................................................................................................130 Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133 Autres listes................................................................................................................................134 Les Graphiques............................................................................................................................134 Visualisation des graphiques..........................................................................................................136 Les Ratios...................................................................................................................................136 Visualisation des ratios.................................................................................................................138 Impressions...................................................................................................................................139 Navigation dans le Rapport............................................................................................................139 Glossaire..........................................................................................................................................141 Assistance technique..........................................................................................................................145 Nous contacter..................................................................................................................................147 Index...............................................................................................................................................149 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement e Remarque xemple de remarque e Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple... d'exemples... Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent. Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. la r de plus a Remarque Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. Installation depuis le CD ROM EBP Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. p Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur d Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. ncer. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan. 7 Aide Business Plan Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles. Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation ? Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 8 Guide d'utilisation Comment commencer ? Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Création d'un nouveau dossier Comment créer le dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. L'assistant de création des dossiers Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan. La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives. Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données. Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. L'assistant de duplication des dossiers L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant. u Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert. L a duplication de business plan se fera en 2 étapes: L Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine. Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation. b 9 Aide Business Plan Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Les options du dossier r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble a fenêtr Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli e du logiciel. L e des options se décompose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées lors de la création de votre dossier. Les options Générales n dis n O tigue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la fenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Di Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers an et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. Les Sauvegardes option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière- . vers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl Cplan ette L'enregistrement en arrière-plan eux ca D spourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu celui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Comment saisir les préférences ? P our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence. rouverez 'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences. I l est toutefois possible d 10 Guide d'utilisation Cette partie permet de: définir les paramètres du dossier, établir le paramétrage des données de base, Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences. Le Tableau de Bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les do n éel, au moment des saisies. Vous u nées affichées sont mises à jour en temps r povez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier, La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées, La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique. AstuLorsque ce vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes. In fos La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers. Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque chier par une Info. Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez donc a ification des informations suivantes : fi ton Format v ccès à la mod la police, le style, la taille, les éffets. passe EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe. Saisie des prévisions outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne istrement différent. T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée. n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes. M ot de passe. L es Listes T contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg outes les liste U 11 Aide Business Plan Remarque i. Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic Astuce Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie. des données de bases utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la onné nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base Contenu des listes Td o e de base. e, vous pouvez visualiser les données E: Taux de TVA: Taux de la fiche, Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice, Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance. Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice, Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice. ontenu des listes des prévisions outes le C T s listes des prévisions contiennent : ts. ement er les différentes catégories de données. une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu d let général. Les pré informa , quelle olonnes que d'exercices . ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement. Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières: - Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail. - Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général Les listes des prévisions d'Investi Ouverture d'une fiche par la liste r accéder au cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en Créer une nouvelle fiche par la liste surbrillance. 12 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de données à créer, puis cliquer sur le outon Nouveau. Suppression d'une fiche par la liste La liste permettra également la suppression de fiches. re d'une fiche, il faudra sélectionner la ligne souhaitée. es de donnée dans les listes ainsi que Les Fiches ête et les onglets ier la donnée. Elle se compose principalement du Nom et de la case à cocher Actif (uniquement pour les prévisions). es créées. Les ongle Toutes s fiches possèdent un onglet Notes mais suivant l'endroit ou vous vous positionnez (les préférences du dossier o b Comme pour l'ouvertu Réordonner les fiches Les boutons Monter et Descendre, permettent de réordonner les ligndans l'arborescence. Chaque fiche se décompose en deux parties : l'ent L'entête de la fiche L'entête de la fiche permet d'identif Différentes informations supplémentaires seront disponibles en fonction des fich ts des fiches de préférences le u de prévision ou des données de base), les autres onglets diffèrent : Pour les préférences du dossier, les fiches possèdent l'onglet Définition, Pour les préférences de prévision, les fiches possèdent l'onglet Options, Pour les préférences des données de base, les fiches possèdent l'onglet Définition sauf les fiches ant ou Salariés qui possèdent respectivement les onglets Pourcentage et Taux de cotisation. Echéancier et Profils Gér Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. Personnel et des Autres impôts et taxes, toutes les fiches sont composées d'un onglet Option, d'un onglet reprenant l'ensemble des valeurs de la prévision et d'un onglet Notes. Les onglets des fiches de prévision A l'exception des fiches Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. s préférences des données de base et plus précisément pour le aux de TVA et les Saisonnalités. rs qui seront disponibles pour ces données. Elles seront ensuite sélectionnées des prévisions et des prévisions. t dans les préférences des données de base et plus précisément pour échéancier et les profils Gérant et Salarié. ur le fonctionnement de ces onglets, cliquer ici. Description des onglets L'onglet Définition Cet onglet est disponible uniquement dans le T Il permet de déterminer les valeu dans les options des préférences Les onglets Pourcentage et Taux de cotisation Ces onglets sont disponibles uniquemen l' Pour plus de précision s L'onglet récapitulatif des valeurs La décomposition de la fenêtre 13 Aide Business Plan L'onglet se décompose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaiterez faire votr an (cf. Préférences). e business pl a saisie se fera donc annuellement mais également mensuellement par l'intermédiaire du bouton L. L a saisie des données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. Remarque Pour distinguer ce qui a été saisi de ce qui a été calculé, les valeurs de la colonne seront mises en gras. Exemple Dans une prévision de vente, la saisie du CA annuel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est passera en gras. L'onglet Option isie et des options de calcul qui permettront d'établir les u les documents comptables). faite sur l'un des montants mensuels alors c'est la colonne CA mensuel qui Cet onglet permet de choisir des options de sadifférents résultats (exemple : les récapitulatifs o Remarque Pour les Prévisions, toutes les zones modifiables auront des valeurs par défaut lors de la création des fiches. es valeurs par défaut sont déterminer dans les préférences de prévision. C Comment créer une nouvelle fiche ? T iches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois en fonction du type oposeront déjà des fiches lles que les taux de TVA, les saisonnalités, les charges ou les investissements. arborescence (exemple: "Ventes") puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à gauche de écran. outes les f de création de dossier choisi, certaines préférences, données de base ou prévisions pr te Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de donnés que vous souhaitez créer dans l'l' Astuce Afin de faciliter la saisie des fiches, toutes les zones saisissables sont sur fond blanc. ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrer les informations saisies. Vous devez remplir les principales inform Remarque A part La valida om irdu menu Outils, vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. tion se fera alors lors du changement de page. C ment modifier une fiche ? L 'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : Soit en se vo positionnant dans l'arborescence sur le type de données à modifier (exemple "Ventes"). Puis Ouvrir en bas de us devez choisir la donnée dans le tableau récapitulatif et en cliquer sur le bouton la page. Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve le type de la donnée à modifier puis vous devez cliquer sur la donnée souhaitée. Une il vous suffit de procéder aux modifications directement sur celle-ci. fois sur la fiche, Astuce Toutes les zones saisissables seront alors sur fond blanc ce qui vous facilitera la saisie. r, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. Une fois la modification réalisée, le bouton Valide Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. 14 Guide d'utilisation Comment annuler la saisie d'une fiche ? Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous d ur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors fiche se réalise par l'intermédiaire de la liste d'un type de données, exemple les "Ventes". Pour supprimer une fiche, vous devez vous positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et liquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. evez cliquer s supprimées et la fiche retrouvera son état initial. Comment supprimer une fiche ? La suppression d'une c Remarque Vous pouvez supprimer une fiche de préférences (par exemple une fiche Taux de TVA) uniquement si celle-ci epuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé ssaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos prévisions qui vont vous permettre es Prévisions Pour accéder à z cliquer sur le bouton n'est pas utilisée dans les préférences de prévision ou dans les prévisions. Dans le cas contraire, un messagevous signalera la liste des fiches dans lesquelles la fiche est référencée. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites dvotre dossier avec les principales données néce d'analyser les documents comptables qui en découlent et enfin de consulter et imprimer le rapport de votre Business Plan. L C omment saisir une prévision ? la saisie des prévisions, vous d eve que vous trouverez dans l p Il est tou ons par l'intermédiaire du menu Affichage / Prévisions. Cette s nécessaires pour élaborer le business plan. Vous retrou a artie basse de l'arborescence. tefois possible d'accéder aux prévisi partie permet de paramétrer les différentes es prévisions suivantes : prévision verez donc l Invest issements et les cessions d'immobilisations, Financ ements dont : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissements, Vente s, Achats, Charges externes & autres a chats, Person e onnel, nls et les Autres charges de pers Impôt e s t taxes (autre que l'IS et l'IFA), Autres : Prévisions d'Exploitation (Production immobilisé, Aucharges) tres produits, Charges à répartir et Autres Prévisions Financières (Produits financiers, Charges financières et Dividendes) Prévisions Exceptionnelles (Produits exceptionnels et Charges exceptionnelles) Prévisions Diverses (Provisions, Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance) Impôt Société. Éléments antérieurs dont : Bilan & éléments antérieurs Compte de résultat antérieur. Remarque Grâce à l'option Plein Écran, la saisie des prévisions sera plus facile. ent saisir un investissement ? Comm 15 Aide Business Plan Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers investissements sur toute la durée du plan de fi ents peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers. nancement. Trois types d’investissem Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Attention Certains investissements ne sont pas amortissables tel que les investissements financiers, les fonds de ommerce, les terrains. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Investissements, puis cliquez sur ouve en bas, à droite de l'écran. Valider que vous c Création d'une fiche d'investissement le bouton Nouveau qui se tr Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Re Vous de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors rs du changement de page. marque disposez d'une Option qui vous permet lo P résentation de la fiche On distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Plan qui sont : Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie . entête de la fiche Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. ntant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton n e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un investissement se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à l'investissement qui sera effectués lors de la vie de l'entreprise. Dans la colonne Mo vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à Ong s et onglet vous permet de paramétrer les options de TVA, d'amortissements et des décaissements nécessaires ion du business plan. l'investissement. let Option C à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 16 Guide d'utilisation Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. ir aussi sations liées aux divers investissements sur toute la . Vo Comment saisir une cession d'immobilisation ? Ces prévisions permettent d’évaluer les cessions d'immobilidurée du plan de financement. Trois types d’investissements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet e ssion d'immobilisation , vous devez vous placer sur le type de prévision Cessions d'immobilisations, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve s informations saisies. ffet. Création d'une fiche de ce Pour créer une nouvelle fiche R rez en bas de la fiche, enregistrez le Re P tion de la fiche Plan qui sont : marque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résenta O n distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce A ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. mobilisation se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la cession qui sera effectués lors de la vie de L La fonctionctif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Une cession d'im Onglet Montants l'entreprise. e bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant au reliquat à amortir. nglet Options de TVA nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso e saisir des annotations sur chacune des fiches. O Cet onglet vous permet de paramétrer les options Cet onglet permettra d Astuce 17 Aide Business Plan A fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. t ? Voir aussi Comment saisir un financemen Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers financements sur l’ensemble de la durée duplan de financement. Quatre types de financements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Création d'une fiche de financement e Financement que vous souhaitez créer, uis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alo ns concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en b gistrez les informations saisies. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type d p rs les principales informatio as de la fiche, enre Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche Différents types de financements peuvent être créés : les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Une fois le choix du financement fait, vous devez remplir alors les principales informations concernant votre financement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Apports en Capital et Comptes courants Les fiches des Apports en Capital et des Comptes Courants se composen Options et les Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une se t de trois parties : les Montants, ule et même fenêtre, sous forme 'onglets. On nts is iser le plan d'affaires. d glet Monta L'onglet Montants permet de saisir les différents montants nécessaires à l'utilation des fiches pour util Astuce ment en Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellecliquant sur le bouton . Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options nécessaires, pour chaque type de fiche, à l'élaboration dubusiness plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 18 Guide d'utilisation Afin iser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône de visual apparaîtra sur l'onglet. t Crédits-bails nt : l'onglet Définition, l'onglet Onglet Définition chéancier E mprunts e Pour les fiches d'Emprunts et de Crédits-bails, les onglets proposés soÉchéancier et l'onglet Notes. L'onglet Définition vous permet de paramétrer toutes les informations nécessaires à l'élaboration du business plan, pour chaque type de fiche. nglet É O L'onglet Échéancier reprend l'échéancier total de remboursement de l'emprunt. Onglet Notes Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce fin de visualiser au plus vi A te si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir Comment saisir une subvention d'exploitation ? us souvent par l'Etat ou une Collectivité îne des sur coûts e s sont accordées en fonction du nombre d'emplois créés ou du montant des frais de recherche aussi La subvention est une aide financière non remboursable accordée le pl locale. Les subventions d'exploitation viennent compléter le chiffre d'affaires quand l'activité entra a normaux ou n'est pas de nature à pouvoir être rentabilisée, mais que cette activité est reconnue d'utilité pour la collectivité. C s subventionour un produit nouvea pu. Astuce dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet roite de l'écran. Rempl rs les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de vous faciliter la saisie effet. Création d'une fiche de subvention d'exploitation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d'exploitation, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à d issez alouverez en tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ne Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors nt de page. R alors les principales informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la Une subvention d'exploitation se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes ées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'ulors du changeme Présentation de la fiche emplissez fiche. parties sont affich Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. vention qui seront reçu lors de la vie de l' Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la sub entreprise. 19 Aide Business Plan Astuce ts pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton Les montan. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à élabor l' ation du business plan. nglet Notes perso O Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. La subve une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité ments ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. Voir aussi Comment saisir une subvention d'investissement ? ntion est le. loca Les subventions d'investisse Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet our créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d' ments, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. ée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. C réation d'une fiche de subvention d'investissement P investisse Remplissez alors les principales informations concernant la fiche cré Remarque s informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche emplissez alors les principale Rfi che. Une subvention d'investissement se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la subvention qui sera reçue lors de la vie de D nne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. l'entreprise. ans la colo les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'aortissement correspondantubvention d'investissement. m à la s 20 Guide d'utilisation Astuce ment années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en Les montants pourront être saisis directecliquant sur le bouton . Onglet Options et onglet vous permet de paramétrer les options d'amortissements et des encaissements nécessaires à l' n du business plan. es perso nnotations sur chacune des fiches. C élaboratio Onglet Not Cet onglet permettra de saisir des a Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle pour établir un plan de financement. t être distingués dans EBP Business Plan: les Marchandises, la Production. Voir aussi Comment saisir une vente ? Deux types d’activités peuven Astuce Af us faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet réation d'une fiche de vente liquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous in de voffet. e C Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Ventes, puis c trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ngement de page. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du cha P résentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce ésactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations compte dans l’ensemble des résultats. et forme d'onglets. res, vous permet de saisir les montants relatifs aux ventes qui seront potentiellement e la vie de l'entreprise. ype Chiffre d'affaires (CA), c'est le chiffre d'affaires que vous saisirez dans cet onglet. La fonction Actif permet de dne seront alors pas prises en Une vente se décompose en trois ou quartreq parties : Chiffre d'affaires, Encours de production, OptionsNotes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous Ongffaires let Chiffres d'a L'onglet Chiffre d'affaieffectués lors d Pour les ventes avec un type de saisie Quantités & Prix unitaires, vous saisirez des quantités et des prix unitaires. Pour les ventes de t 21 Aide Business Plan Astuce L es montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Encours de production rs de productions qui permettrons d'alimenter le bilan. L'encours de duction réalisée et la production vendue. Cet onglet permet de calculer les encouproduction est la différence entre la pro Remarque Cet onglet ne sera visible que lorsque l'option sera sélectionnée. O nglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir hat ? an de financement, il est impératif de déterminer la marge réalisée. Pour cela, la création des postes d’Achats associés aux postes de Ventes vous permettra d’y parvenir. aussi Comment saisir un ac Pour compléter au mieux le pl e montant des postes d’achats sera calculé en fonction d’une marge ou d’un coefficient appliqué aux Ventes. L Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ffet. Création d'une fiche d'achat nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Achats, puis cliquez sur le s informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e Pour créer une bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principale Rtr ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Vou une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors P tion de la fiche in es informations concernant votre achat contenues dans la partie entête de la fiche. s disposez d' lors du changement de page. résenta Remplissez alors les prcipal Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations n achat se décompose en trois parties : Achats, Stocks, Options et Notes. Ces différentes parties sont a ne seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. nglet Achats ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. U ffichées sur u O 22 Guide d'utilisation L'ongl ats, vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués n ement être saisis. Toutefois, pour ce faire, il faudra que l'option "Achats valorisés par" soit la Saisie manuelle. et Ach de la vie d lorse l'entreprise. Les achats réels pourrot égal Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les achats réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Stocks s rties, le stock initial et le stock final. L'onglet Stocks permet de visualiser tous les montants calculés concernant lestocks. Il met en avant les e ntrées, les so Remarque Les stocks négatifs seront mentionnés en rouge. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . c liquant sur le bouton Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie des achats réels, du stock minimum, du délai de réa nnement, de la TVA et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. otes perso hes. pprovisio Onglet N Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fic Astuce fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies su A r une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Comment saisir une charge ? Pour établir un compte de Résultat des plus réaliste, il est impératif de prendre en compte l’ensemble des s, liés aux ventes. EBP Business Plan permet de distinguer deux types de charges : les charges fixes, les charges variables. s variables, elles, sont des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires. Voir aussi charges, autres que les achat es charges fixes sont des frais réguliers engendrés par l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. Le Lcharges Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Création d'une fiche de charge externe et autres achats Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Charge, puis cliquez sur le emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous effet. bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Re marque 23 Aide Business Plan Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors d résentatio u changement de page. n de la fiche P Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce Une charge se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées t même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montant, vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront potentiellement effectués treprise. rcentages de chiffre d'affaires. La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sur une seule e Onglet Montants lors de la vie de l'en En fonction du type de la charge, vous saisirez des montants ou des pou Pour les charges fixes, vous saisirez un montant de charges. Pour les charges variables, vous sélectionnerez les ventes pour lesqelles la charge interviend u ra en cochant la case Actif. Puis vous indiquerez le pourcentage du chiffre d'affaires qui permettra de lculer le montant total de la charge. anière annuelle pour un montant global sur la entant directement les mois concernés, ce qui alimentera les montants annuels. ca La saisie des différentes valeurs pourra être faite, soit de mpremière ligne du tableau. Soit de façon mensuelle en alim Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . cliquant sur le bouton Onglet Options ion du business plan. Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des décaissements nécessaires à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir harge de personnel ? ermettent d’évaluer les dépenses liées à la gestion des salariés de la société. Pour cela, il n’est pas nécessaire de définir un poste par individus. La fonction ETP vous permettra de gérer les D e charges de personnel peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les salariés, les gérants aussi Comment saisir une c Les prévisions en personnel p équivalences sur un même poste. eux types d non salariés. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Effet. Création d'une fiche de charge de personnel 24 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Personnel, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Rempl s principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous issez alors leuverez en bas trode la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Vous dispos lors du changement de page. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous rme d'onglets. & cotisations Cet onglet permet de saisir toutes les valeurs et de déterminer le coût total d'une fiche de personnel. L'onglet, rants non salariés et celles des salariés, ne sera pas identique en tout point. n Une charge de personnel se décompose en cinq parties : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,Commissions, Options et fo O nglet Salaires pour les fiches de Gé Remarque Les colonnes "Commission" et "Primes" ne seront visibles qu'à partir du moment où les options de saisie correspondantes auront été cochées (onglet Options de cette fiche). Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Équivalent Temps Plein t Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de salariés concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalen Exemple vec des décimales (ex : 0.5 pour une ersonne à mi-temps). nel t identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. L'onglet "Commissions" fonctionne sur le même principe que le calcul des charges variables. Il est identique Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs a p De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de persone la société. d et onglet es C Onglet Commissions aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. Remarque est possible de détermin Iltout er un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur es le aque pourcentage. Onglet Op s lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement ch tions 25 Aide Business Plan Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie et des décaissements nécessaires à l'élaboration d plan. Il est identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. u business salariés. Onglet Notes perso Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. oir aussi V Comment saisir les autres charges de personnel ? les frais liés au personnel qui ne pourront Les Autres charges de personnel permettent d'enregistrer tous être saisis dans la fiche Personnel proposée. Cette fiche contient : u ne entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges de personnel, l'onglet Option qui permettra de paramétrer l'action de la saisie sur le compte de résultat, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous nt saisir un impôt ou une taxe ? fférents impôts et taxes auxquels la société sera soumise. ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comme Afin de présenter une trésorerie des plus réaliste, il faut tenir compte des di Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Créa ne fiche des impôts et taxes (autre que l'IS) er une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres impôts et taxes, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. rincipales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. tion d'u Pour cré Remplissez alors les p Remarque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La lors du changement de page. validation se fera alors La fiche d'impôt se compose de trois onglets : Montants, Options et Notes. Présentation de la fiche Rs les principales informations concernant l'impôt ou la taxe contenue dans la partie entête de la fiche. emplissez alor 26 Guide d'utilisation Voir aussi Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? ose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, L’Impôt Société est un impôt direct frappant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que prop ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet er à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt a création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez effet. Accéder à la fiche our accéd P Société pour y accéder. Par défaut lors de l en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résentation des informations mpôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. rents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y pôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de Il récap Onglet Op Cet ongl liquida Onglet No Cet rmettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Vous disposez d'une P Une fois la fonction Assujetti activée, vous accéderez aux différents onglets. La fiche d'I Onglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les diffé différentes années concernées. O nglet Acomptes & Liquidation du solde 'onglet Acomptes & Liquidation du solde L êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Im fiche). la itule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. tions et vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'impôt forfaitaire annuel, de la tion de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. tes perso onglet pe Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir aussi 27 Aide Business Plan Autres prévisions Comment saisir la Production immobilisée ? Ces prévisions permettent d’évaluer les recettes liées à la production immobilisée sur toute la durée du plan de financem Deux typ on Incorporelle et la production Corporelle. La fich ent. es de production immobilisé peuvent être distingués dans EBP Business Plan: la producti e Production Immobilisée contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de production immobilisée et du bouton Actif ; l'onglet Montants, qui vous permet de saisir les montants relatifs à cette production lors de la vie del'entreprise ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options d'amortissements nécessaires à l'élaboration du business plan ; l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations l’ensemble des résultats. emplissez a uton Valider que vous trouverez Comm ? Afin de La fich ntient : n e seront alors pas prises en compte dans R lors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bo en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Produits rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. e de s Autres Produits co une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. inition. Les informations ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comm Afin de r Une fic contient : Remplissez alors les principales inform tr ent saisir les charges à répartir ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. he de C harges à répartir une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seronversées lors de la vie de l'entreprise. t l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. 28 Guide d'utilisation Astuce inition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez Comm Afin de r La fiche des Autres Charges contient : La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défe seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. n Rt en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Charges ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA déductible et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations s concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Produits Financiers ? Afin de endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fic oduit Financier contient : ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales information tr r he de Pr une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fiche de Charge financière contient : tr Comment saisir des Charges Financières ? Afin de rendre un bilan plus com une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. 29 Aide Business Plan l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. nérale ant la seront alors Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Comment saisir des dividendes ? Un Dividende est la part des bénéfices distribuée à chaque associé sur décision de l'assemblée géannuelle approuvant les comptes de la société. Les dividendes doivent être versés dans les neuf mois suivlôture de l'exercice. c Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ne fiche de dividende D verez ssier Autres, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ies. effet. C réation d'u Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévisionividendes, que vous trou d ans le do trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations sais Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentat Rempli lors du changement de page. ion de la fiche ssez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astu La fonc tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un d e se décompose en deux parties : Montants et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une ce tion Ac ividendeule et m sême fenêtre, sous forme d'onglets. Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs aux versements des dividendes qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir au Comm Afin de r le, il est impératif de créer ce type de prévision. Une Produit Exceptionnel contient : ssi ent saisir des Produits Exceptionnels ? endre un bilan plus comptab fiche de 30 Guide d'utilisation une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits financiers qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Rempli e trouverez Comm Afin de le, il est impératif de créer ce type de prévision. U e Charge Exceptionnelle contient : n ss z alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir des Charges Exceptionnelles ? r endre un bilan plus comptab ne fiche d une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seversées lors de la vie de l'entreprise, ront l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l 'onglet Notes perso. Astuce Lne s a fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations eron Rempliss trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Provisions ? e de prévision. t alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. ez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce typ Une fiche de Provisions contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Ast La fonc on ctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seron mpte dans l’ensemble des résultats. Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. uti ce Actif permet de désactiver pont alors pas prises en co R alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. emplissez Comment saisir des produits constatés d'avance ? 31 Aide Business Plan Une fiche de Produit constaté d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l 'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits constatés d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e la fiche, enregistrez les informations saisies. . fonction Ac ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. trouverez en bas d Comment saisir des Charges constatées d'avance ? Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision Une fiche de Charge constatée d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges constatées d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sa définition. Les informations e plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? L’Impôt Société est un impôt direct frapp ant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. D a insi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ccéder à la fiche u Impôt y accéder. Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. s informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. A Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, pis cliquez sur le dossier S ociété pour Remplissez alors les principale Remarque ge. etti activée, vous accéderez aux différents onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de pa Présentation des informations Une fois la fonction Assuj 32 Guide d'utilisation La fiche d'Impôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, ets. ifférents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des olde L'onglet Acomptes & Liquidation du solde permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y mpôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de pôt forfaitaire annuel, de la quidation de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. et onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglOnglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les d différentes années concernées. Onglet Acomptes & Liquidation du s êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Ila fiche). Il récapitule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'im li Onglet Notes perso C Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Saisie des éléments antérieurs Vous r votre entreprise en reprenant une société existante ! Aujourd'hui, EBP Business Plan ous permet de la faire. de résultat pour, au maximum, 3 nnées. Pour cela, vous devez paramètrer les préférences en conséquence. t La rmations concernant le compte de résultat antérieur est facultative. En effet, les valeurs a saisie du bilan antérieur s'effectue en fonction des chiffres antérieurs dont vous disposez sur l'établissement bilan antérieur sous forme de fichier texte, vous pourrez importer directement dans le logiciel grâce à l'assistant de reprise de la balance. La fich Voir aussi Eléments antérieurs souhaitez crée v Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Compte a La procédure à suivre...... Compte de résulta saisie des info saisies dans celui-ci n'auront aucune incidence sur les résultats prévisionnels. Toutefois, ils pourront permettre un comparatif avec le compte de résultat prévisionnel. Bilan & éléments associés Comment saisir le bilan antérieur ? L que vous reprenez. Toutefois, si vous possédez votre l' e Bilan contient les rubriques du Bilan de la partie Résultat. Atte Toute ment Pour s a rubri l'information et saisir le montant. es to e Jaune ou violette) sont calculés automatiquement. o totaux suivants : ntion s les valeurs saisies auront des conséquences sur les résultats du dossier ainsi que sur les autres s à saisir. élé aisir les éléments antérieurs du bilan, vous devez vous positionner dans la case "blanche" correspondante que dont vous avez à lL taux de chaque partie (lign V us disposez des l'actif immobilisé, l'actif circulant, les capitaux propres, les dettes. 33 Aide Business Plan A la fin de la saisie vous devez avoir un équilibre entre l'Actif et le Passif. Si toutefois votre saisie n'est pas équilibrée, le montant de sera alors indiqué en rouge sur la ligne ÉCART. Remarque mais il faussera l'interprétation Le déséquilibre du bilan n'est pas bloquant pour l'enregistrement des données es résultats des différentes saisies. d Rem ette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra suppr Com ks antérieurs ? L an antérieur propose une saisie globale des stocks antérieurs. Toutefois, il est impératif d'éclater arque C imer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. ment saisir les stoc a saisie du bil le montant des stocks N-1 sur les différents achats. Il faut donc créer en premier les ventes puis les achats qui leurs seront liées. La fiche de prévisions des stocks antérieurs contient : un onglet Stock de marchandises qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur ledifférents achats d s e marchandises. un onglet Stock de matières premières qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différents achats correspondants. un onglet Encours de production qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différentes ventes. l'onglet Notes perso. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra énéral. fin d'affiner au mieux la trésorerie en fonction des données reprisent dans le bilan N-1, il vous faudra éclater outefois, l'éclatement des différents encaissements et des décaissements ne provoquera pas un déséquilibre du bilan. La fiche d supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences G Comment saisir les Encaissements et les Décaissements antérieurs ? A les encaissements et les décaissements. T e prévisions des encaissements & décaissements antérieurs contient : nts qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur les différentes rubriques concernées. un onglet Encaisseme un onglet Décaissements qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur ledifférentes rubriques concernées. s l'onglet Notes perso. RemarquCette prév e ision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. Comment saisir la TVA collectée & la TVA déductible antérieur ? bilan N-1 ainsi que les options de paiement de celle-ci implique une a fiche de prévision de La saisie des informations de TVA dans le ré partition des montants. L la TVA collectée & TVA déductible antérieur contient : un onglet TVA qui permet de répartir les montants de TVA saisis dans le bilan N-1, l'onglet Notes perso. 34 Guide d'utilisation Rem Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. de définir les amortissements restant à pratiquer lors de la reprise de société. rs contient : arque C omment saisir les amortissements antérieurs ? La fiche de prévisions des amortissements antérieurs permet La fiche de prévisions des amortissements antérieu une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux montants des amortissements, l'onglet Notes perso. Astu La fonc on ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ciés antérieurs permet de rembourser des comptes ce Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations tin t alors pas prises en co uverez en Voir aussi Comment saisir les comptes courants antérieurs ? La fiche de prévisions des comptes courants d'assocourants ouverts sur la société reprise. La fiche de prévisions des amortissements antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les différents montants relatifs aux comptes courants d 'associés, l'onglet Notes perso. Astuce La fonc on Ac ucher à sa définition. Les informations ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. R les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous omment saisir les emprunts antérieurs ? les emprunts contractés avant la reprise et restant à rembourser. es emprunts antérieurs contient : tin tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans to t alors pas prises en co emplissez trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. C La fiche de prévisions des emprunts antérieurs permet de définir de société La fiche de prévisions d une entête entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux remboursements des emprunts, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les infone seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. rmations 35 Aide Business Plan Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve , enregistrez les informations saisies. Com ntérieurs ? La fich s-bails antérieurs permet de définir les loyers restants à pratiquer sur les crédit vant la reprise de société. rez en bas de la fiche ment saisir les crédits-ba ils a e de prévisions des crédit s-bails contractés a La fiche de prévisions des crédits-bails antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux loyers et aux rachats des créditx-bails, l'onglet Option qui vous permet de paramétrer la TVA, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctune seront alors pas prises en compte dans l’en ellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations semble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous utres a saisie du compte de résultat antérieur s'éffectue en fonction des chiffres antérieurs que vous disposez sur l'établ z. La fich nt les rubriques du Compte de résultat de la partie Résultat. Pour s nner dans la case orrespondante à la rubrique dont vous avez l'information et saisir le montant. Les que partie sont réalisés automatiquement. trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. A Comment saisir un compte de résultat antérieur ? L issement que vous reprene e Compte de résultat contie aisir les élements antérieurs du compte de résultat, vous devez vous positio c totaux de cha Vous disposez des totaux suivants : La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. a rnis A la fin de l saisie vous devez avoir le même Résultat net que celui présent sur le document que vous a foul'établissement que vous reprenez. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra té dans les préférences Général. Con Comment consulter les résultats ? supprimer la reprise de l'antériori L es Résultats sulter les résultats 36 Guide d'utilisation Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage / Résultats. trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour élaborer le business plan. Vous retrouverez donc les résultats suivants : Le Com pte de résultat, Le Tableau de trésorerie, Le Seuil de rentabilité, Le Bilan, Les Récapitulatifs de TVA (TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer). Remarque mpte de Résultat ? s sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon Il est possible de se faciliter la saisie grâce à l'option Plein Écran. Comment consulter le Co Le Compte de Résultat est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes partie détaillée, par l'intermédiaire des par fa amètres. Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur e. tions sur le compte de résultat. t : e de vos résultats supplémentair Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annota Contenu du compte de résultat Le Compte de résultat fait ressortir les différents chiffres importants de l’exploitation. Les chiffres clés son La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. e Trésorerie ? Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués C omment consulter le Tableau d sur l’exercice, mois par mois. Il se présente sous forme d'une grille récapitulant mensuellement les prévisions de trésorerie. Il est toutefoispossible de visualiser ce même tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Re Il est er l'état de la trésorerie tout au long du plan de financement. marque indispensable pour évalu Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur ire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau de trésorerie. e de vos résultats supplémenta Contenu du Tableau de trésorerie Le tableau de trésorerie fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse du projet. Il it apparaître : fa 37 Aide Business Plan Le total des encaissements, Le total des décaissements, La trésorerie de début de mois, La trésorerie de fin de mois, Les intérêts sur découvert. Comment consulter le Seuil de Rentabilité ? Aussi appelé "Point Mort", le Seuil de Rentabilité est un concept de gestion très important pour la gestion d’e st nécessaire pour estimer les chances de réussite du projet. Il correspond au chiffre d'affaires minimu t devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties ce tableau de façon détaillée ntreprise. Il em que le dirigean charges de cet exercice. Il sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n ong ermettra de saisir des annotations sur le seuil de rentabilité. ontenu du Seuil de rentabilité Rentabilité fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse de la rentabilité u pro lecture de vos résultats supplémentaire. U let Notes perso vous p C Le Seuil de d jet. Il fait apparaître : Le Chiffre d’Affaires (CA), Les Coûts Variables, Les Coûts Fixes, La Marge sur Coûts Variables, Le Taux de Marge sur Coûts Variables, Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil, L'Atteinte du seuil Annuel en %. n t ents ou décaissements restant à forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est toutefois possible de visualiser ce même bilan de façon détaillée C omment consulter le Bilan ? Le Bilan done la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il est alimenté par l’enregistremendes flux de l’entreprise et représente les comptes de situation. C'est donc le reliquat entre les montants saisis sur l'année et les encaissemeffectuer. Il se présente sous , par l'intermédiaire des paramètres. Re a pro u d'ouverture) et à la fin de chaque xerci marque dction du bilan est obligatoire à la création de l'entreprise (bilan Le ce comptable. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de isir des annotations sur le bilan. Contenu du bilan f et d’une partie Passif. lecture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de sa U Le Bilan se compose d’une partie Acti L'actif du bilan est l'image de ce que possède l'entreprise. Il se décompose en deux grandes parties, qui sont : L’actif immobilisé, 38 Guide d'utilisation L’actif circulant. Le passif est l'image de ce que doit l'entreprise. Il se compose également de deux grandes parties, qui sont les suiva ntes : Le capitaux propres, s Les dettes. Comment consulter le FRNG ? Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne inancer l'exploitation. se p lle récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visual détaillée finançant pas les immobilisations est disponible pour f Il résente sous forme d'une griisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le FRNG. Contenu du FRNG lecture de vos résultats supplémentaire. U Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents (Fonds Propres et des Endettements), Des Immobilisations Nettes (Différence entre le Montant Brut et les Amortissements). n total des capitaux permanents Le Be onds de Roulement (BFR) représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat te) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients. détaillée Calcul du Fod de roulement Le fonds de roulement Net globale est obtenus en réalisant la différence entre leet le total des immobilisations nettes Voir aussi Comment consulter le BFR ? soin en F -production-ven Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d . n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le BFR. Contenu du BFR Le Besoin en Fonds de Roulement est composé : e e vos résultats supplémentaire U De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation Calcul du BFR Le entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation. BFR est la différence Voir aussi 39 Aide Business Plan Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ? e d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la e résultat de façon détaillée Il se présente sous formvisualisation de c , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d otations sur le tableau. e e vos résultats supplémentaire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des ann Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants : FRNG, BFR, Trésorerie. t Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit orrespondre à la Trésorerie. a trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La différence entre le Fonds de Roulemen c L La trésorerie positive, Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert. e 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie. Comm La Capacité d ises par l'en Elle se visualis L ent c onsulter la Capacité d'Autofinancement (CAF) ? 'autofinancement (CAF) mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes treprise. ém présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon a détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Elle à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes : Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur la CAF. Calcul de la CAF est calculée Méthoe Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, d Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments. financement ou les variations ? Ils se pr visualisa Pour avoir plus de détail sur ces méthodes cliquez ici. C omment consulter le tableau de ésentent sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Rem Le bouton arque / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de résultats supplémenta lecture de vos ire. n onglet Note isir des annotations sur les variations. s perso vous permettra de sa U 40 Guide d'utilisation Vous disposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail des ressources stables de ce et l'emploi qui en a été fait. l'exerci La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître : n de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds t contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en t (BFR). - Les postes qui ont contribué à l'amélioratiode Roulement (BFR), - Les postes qui onFonds de Roulemen La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie. Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR. Remarque Les variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. Comment consulter le tableau de financement ou les variations ? nt les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée Ils se présentent sous forme d'une grille récapitula , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous perme et de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ong rmettra de saisir des annotations sur les variations. Vous d de vos résultats supplémentaire. le t Notes perso vous pe isposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et es ressources stables de supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail d l'exercice et l'emploi qui en a été fait. La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de Fonds de Roulement (BFR), soin en connaître : - Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de - Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le BeFonds de Roulement (BFR). La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de ation du BFR. Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Vari RemarqueLes variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. our consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis es tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants me boursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements. x on seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon détaillée Comment consulter le récapitulatif de TVA ? Consulter le récapitulatif de TVA(s) P cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux. C nsuels de rem Les tableau st proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une fa , par l'intermédiaire des paramètres. Présentation des récapitulatifs 41 Aide Business Plan Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux suivants : • La TVA collectée ontants de TVA facturé aux clients. • • TVA due et le crédit de TVA du mois précédent. Elle est la somme des m La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs. La TVA à payer Elle est la différence entre la Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Attention La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA. Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des caractéristiques saisies dans les préférences de TVA. Remarque Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel. Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. bleau les différentes analyses faites dans la et trésorerie) . tulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée le Comment consulter le Plan de financement ? L e Plan de Financement permet de regrouper dans un même tacatégorie Tableaux de financement (CAF, Variation du FRNG, BFR Il se présente sous forme d'une grille récapi , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bou ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ongle ons sur le plan de financement. e de vos résultats supplémentaire. t Notes perso vous permettra de saisir des annotati Récapitulatif du plan de financement Le Plan de financement fait ressortir les informations suivantes : le total des Emplois Pour toutes les versions, le total des emplois regroupe l'insuffisance d'autofinancement (s'il y a lieu), la variation du BFR (positive ou négative), les acquisitions d'immobilisations, les remboursements de financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les distributions de dividendes et ges à répartir. dettes les char le total des Ressources Pour toutes les versions, le total des ressources regroupe la capacité d'autofinancement (s'il y a lieu), s de dettes financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les ventes d'immobilisations. les augmentations de capitaux propres, les augmentation la Variation de trésorerie La variation de trésorerie est la différence entre les ressources et les emplois. Toutefois, vous disposez eau de trésorerie. Com Le réc insi que des cessions d'un rappel de la trésorerie calculée dans le Tabl ment consulter le récapitulatif des Investissements ? apitulatif des Investissements met en avant l'ensemble des investissements réalisés a. 42 Guide d'utilisation Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Un perso vous permettra de saisir des annotations. s onglet Notes Contenu du récapitulatif des Investissement Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : le total des investissements réalisés (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des cessions d'immobilisations réalisées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les investissements et les cessions ; l'état du parc d'immobilisation en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Amortissements ? Le récapitulatif des Amortissements met en avant l'ensemble des amortissements pratiqués en fonction des périodes. Il se modifier la visual présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible deisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque/ Le bouton vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un colecture de vos résultats supplémentaire. nfort de tenu du récapitulatif des Amortissements m Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. Con Ce tableau peret de contrôler les montants suivants : le total des amortissements pratiqués (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des amortissements déjà pratiqués sur les immobilisations cédées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les amortissements primmobilisations cédées ; atiqués et les amortissements déjà pratiqués sur des l'état des amortissements en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Financements des investissements ? ents s pour les investissements. forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la ltat de façon détaillée Le récapitulatif des Financements des investissements met en avant l'ensemble des financemnécessaire Il se présente sous la visualisation de ce résu , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendecture de vos résultats supplémentaire. rez un confort de Un erso vous permettra de saisir des annotations. Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : l onglet Notes p 43 Aide Business Plan • le total des financements (les apports en capital, les comptes courants d'associés, les empruntssubventions d , les 'investissements et les cessions d'immobilisations) ; le montant des investissements pratiqués sur la période (cf récapitulatif des investissements) ; l'excédent de financement (total des financements - les investissements pratiqués) ; l'insuffisance de financement (les investissements pratiqués - total des financements). e récapitulatif des Effectifs de personnel met en avant l'effectif total du personnel de la société. Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la at de façon détaillée Comment consulter le récapitulatif des effectifs de personnel ? L visualisation de ce résult , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. non salariés et des Salariés. Il comptabilise ensuite les deux urants dans la société pour la période choisie. le U Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau décompose les effectifs des Gérants pour donner le nombre total du personnel fig Attention Les données saisies dans l'onglet ETP des fiches de prévisions personnel seront prises en compte dans ce Les iques ésultats sou tableau. graphiques Les graph EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rs forme de graphique. Remarque T iques proposés sont les mêmes mis à votre disposition dans l'impression du dossier final. que est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L'onglet Définition est utile pour visualiser les paramètres du graphiques ou pour en créer de nouveaux XPERT). ous les graph Présentation des graphiques Chaque graphi (VERSION E Remarque ar catégorie de proposés sont des graphiques de type histogramme (en bâtons), courbe ou secteur A chaque segment/bâton est associé une couleur qui est reprise dans la légende placée en dessous du graphique. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser s de figure, cliquez ici. Con ques visualisation du En positionnant votre souris sur le graphique vous pourrez visualiser la valeur exacte de chaque donnée. Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties ptableau de résultats. Tous les graphiques(camembert). les différents ca Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le graphique. tenu des graphi Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la graphique. 44 Guide d'utilisation Tous les graphiques sont imprimables ou exportables. des graphiques disponibles, cliquez ici. BP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de graphiques. Pour visualiser la liste Comment créer des graphiques ? E L'ajout de graphiques peut se faire de deux manières : par la création, par la duplication. La création La création de nouveaux graphiques se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations n écessaires à la création de la fiche. Remarque graphiques p Lesersonnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rappodans les rapports personnalisés. rts pré-définis mais ils pourront l'être La duplication Le bouton permet de créer le même graphique que celui sur lequel vous étiez positionné. Tous les critères de la fiche caractérisant le graphique seront repris. Attention Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. se l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de ratios. Les ratios Les Ratios EBP Business Plan propo Remarque roposés dans l'impression du dossier final. 'onglet Définition est utile pour visualiser les éléments qui constituent le ratio ou pour en créer de nouveaux Tous les ratios proposés sont identiques à ceux p Présentation des ratios Chaque ratio est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L (VERSION EXPERT). Remarque Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties par catégorie de tableau de résultats. leaux : La première ligne correspond au numérateur et la seconde roisième étant le résultat obtenu. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser les différents cas de figure, cliquez ici. n du ratio. Chaque Ratio se présente sous forme de tabau dénominateur de l'opération réalisée. La t Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le ratio. Contenu des ratios Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la visualisatio 45 Aide Business Plan Tous les ratios sont imprimables ou exportables. Remarque a mention NS vous indique que le calcul est "Non significatif". L Voir aussiComment créer des ratios ? EBP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de ratios. La création de nouveaux ratios se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations écessaires à la création de la fiche. n Re Les ra les rap o marque tios personnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rapports pré-définis mais ils pourront l'être dans prts personnalisés. Attention Les m es Prévisions comme dans les Résultats peuvent être imprimées dans le but de compléter votre rapport. rimer. Pour e actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier / Expor z cliquer sur le bouton Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. Ipressions Comment imprimer ou exporter ? Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan sont imprimables ou exportables. En effet, toutes les grilles se trouvant dans l Il vous suffira de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le enu Fichier / Imp m xorter les données il vous suffit d' p ter. Comment accéder au rapport ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du dossier final, vous deve que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. céder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage / Rapport. Cette p rt que vous remettrez à vos financiers. Le Ra Un Bus finance e document constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise puisqu'il récapitule re les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, besoin en fonds de roulem ent (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts, autres ressources durables). Il est toutefois possible d'ac artie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rappo pport iness Plan est un document synthétique permettant de poser des hypothèses, d’évaluer le montant du ment nécessaire et de déterminer le seuil de rentabilité du projet. C et compa ent, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) et les ressources de financem Astuce Afin d' présen votre disposi EBP Business Plan vous propose différents types de rapports : optimiser au mieux vos chances de trouver des partenaires, il est impératif de faire attention à la tation du dossier que vous leur présenterez. Pour cela, en cliquant ici, nous mettons quelques conseils à tion. 46 Guide d'utilisation vous permettront d'éditer un dossier convenable, les rapports pré-définis, qui les rapports de "présentation", qui vous permettront de visualiser les données sous forme de a (comment ?), diaporam les rapports personnalisés. Afin d'i ss Plan propose deux étapes : mprimer un rapport le plus propre possible, EBP Busine Rédaction et alimentation du rapport, Visualisation du rapport. Remar Toutes ni être imprimées, ni être exportées. permettra de saisir des annotations sur les différentes pages du rapport. on du rapport En fon , différentes options s'offrent à vous. En effet, vous disposez des rapports sui que les parties désactivées dans l'arborescence du dossier ne pourront Un onglet Notes perso vous Rédaction et alimentati ction de la version que vous possédezvants : des ra pports pré-définis, des rapports de "présentation", des rapports personnalisés. Remarque rapport vous permet de réaliser des actions sur les différents rapports mis à votre Le rapp s. Les Propriétés d s es propres Propriétés. a structure choisie Des opt te et de pied de i que d'indiquer qi le rapport est sélectionnable dans la visionneuse. Un gestionnaire dedisposition. ort se compose en deux parties : les propriétés et les section e rapports Chaque "Rapport" dispose de s L'option Rapport par défaut, vous permettra d'accéder directement à lsystématiquement à chaque ouverture de la partie "Rapport". ions vous permettent également de gérer la mise en page de votre rapport (texte d'entê page, date d'édition, numérotation des pages, saut de page entre toutes les pages) ains Astuce es sections des rapports rts pré-définis et les rapports de "présentation" les sections sont figées. Elles ne peuvent, e déplacées. sés, quand à eux, proposent un assistant de création de sections afin d'alimenter Vous disposez de boutons de navigation qui vous permettront de vous faciliter la saisie. L Pour les rappo en aucun cas, être supprimées ni mêm Les rapports personnali à votre gré le rapport créé. Astuce 1/ Par l'intermédiaire du bouton , ou la touche F8, vous pourrez insérer des champs nts calculs du business plan. variables issus des différe 2/ Un correcteur d'orthographe est mis à votre disposition. Vous y accéderez par le bouton ou par la touche F9. Remarque Dans tous les cas, les sections se composent de la même façon. 47 Aide Business Plan Visualisation du rapport Impressi du rapport pourra se faire : on depuis l'aperçu L'aperçu depuis l'icône Aperçu que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Aperçu. vous lancerez l'impression par l'intermédiaire de l'icône représentant une imprimante. nières : Ensuite, depuis cet aperçu, Im pression directe L'impression du rapport pourra se faire de deux ma depuis l'icône Imprimer que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Imprimer. tion sous forme de diaporama pourra se faire sous plusieurs forme : Visualisation sous forme de diaporama La visualisa par l'intermédiaire de la visionneuse, par la génération d'un fichier de diaporama utilisable dans des outils tel Power Point. lan vous propose un Gestionnaire de rapport qui permet différentes actions sur les s : Gestionnaire de rapport EBP Business Prapports. Par cette fenêtre vous accédez aux actions suivante Nouveau Permet de créer un nouveau rapport. Supprimer primer un rapport personnalisé. Permet de sup Dupliquer Permet de dupliquer un rapport pré-défini ou un rapport personnalisé. Rapport par défaut Permet de cocher l'option Rapport par défaut dans les propriétés. De ce fait elle vous permettra d'accéd choisie systématiquement à chaque ouverture de la partie "Rappo L'assistant de création de sections de rapport er directement à la structure rt". Cet assistant permet d'alimenter votre rapport personnalisé. Pour cela vous avez la possibilité de créer trois types de sections : des section de saisie, des section de prévision, des section de résultat. Remarque our cela vous pouvez partir d'un pport déjà existant en le dupliquant ou créer un nouveau rapport. Un seul type de section pourra être choisi. Il faudra renouveler l'opération autant de fois que nécessaire. Rapports personnalisés EBP Business Plan vous propose de créer des rapports personnalisés. P ra 48 Guide d'utilisation Re es ra BP Base. marque pports personnalisés pourront être supprimés. L Les Rapports pré-définis EBP Business Plan vous propose une structure appelée E Attention Les rapports pré-définis ne seront pas supprimables. Toutefois, ils pourront servir de base pour la dupe rapports. lication d Remarque Par défaut les Annexes seront exclus. Toutefois, vous pourrez les inclure en intégralité ou seulement une partie Les L'assistant de recopie des données un autre business plan qui lui est ous pourrez donc : d'entre elles. Outils Cet assistant permet de recopier des données d’un business plan vers encours d’utilisation. V Soit partir d’un business plan déjà existant ; Soit partir d’un ‘’Squelette’’. 3) La sélection des données. La recopie des données se fera donc en 3 étapes : 1) L choix du type de recopie, 2) La sélection du fichier de référence, Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. en dehors de la période de prévision ainsi que les données É puration des prévisions Cet outil permet de supprimer définitivement toutes les données en dehors de la période de définition des exercices. Vous pourrez donc supprimer des données saisies antérieurs. Exemple Dans le cas où vous saisissez des données sur 5 années de prévisions et que vous ramenez ces 5 années à 3, ar l'épuration vous supprimerez les 2 dernières années de prévisions. p Cette suppression a pour but : de réduire la taille du fichier, de ne plus retrouver les données non souhaitées. Attenti Le rés t Paramétrage de la reprise de la balance lance vous permet de visualiser, modifier ou créer un plan de regroupement. on ulat de cette opération ne sera effectif que lo rs de l'enregistrement du fichier. L e paramétrage de la reprise de la ba 49 Aide Business Plan Le plan de regroupement est nécessaire afin d'indiquer quel(s) compte(s) doit figurer dans chaque rubrique du Bilan ou du Compte de résultat antérieur. ivants : Vous disposez des trois onglets su Le Bilan - Actif, Le Bilan - Passif, Le Compte de résultat. Attention nt les suivants : 25,36, 37, 488, 4452, Comm Par défaut, c'est le fichier EBP.PlanDeRegroupement qui sera ouvert. d'enregistrer les modification par le bouton Enregistrer sous. hier, cliquez sur le bouton Ouvrir puis choisissez le fichier souhaité. dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement, vous pouvez saisir des formules de calcul sur es de la colonne Numéro de compte. Ts du plan comptable ne sont pas repris dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement. En effet, selon l'usage ces comptes ne seront pas toujours dans la même rubrique. Les comptes pour lesquels une ventilation manuelle devra être faite so ous les compte 4 458, 73, 69 ent utiliser la fenêtre ? Pour créer un nouveau fichier de regroupement, il vous suffit de modifier ce que vous avez à l'écran puis Pour ouvrir un autre fic Saisie dans la grille De la même façon que toutes les lignes blanch Astuces ous pourrez saisir des numéros de comptes entiers (ex : Vo 707000), des intervalles de comptes (ex : 602...608) de comptes (ex : 13). de la balance d'entreprise, cet assistant permet de récupérer une balance généré par le logiciel EBP Comptabilité. u des racines L'assistant de reprise Dans le cas de la reprise Remarque ier années en une seule fois. Il vous faudra donc renouveler autant de fois opération afin de reprendre les différentes années. Il est possible, avec EBP Business Plan, de récupérer 3 années antérieures. La reprise automatique du fichde balance ne récupère pas les 3 l' Cette reprise de données se fera en deux étapes : Choisir les fichiers nécessaires à l'import, Aperçu de ce qui figurera dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs. Attention saisis manuellement dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs alors l'importation écrasera ses données. Si des montants ont été Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la ma on de votre Business Plan (un fichier à extension ppt). retravaill giciel reprise de la balance. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Générer un diapora CUne fo et outil permet de générer un diaporama de présentati is les différentes options de génération du fichier sélectionnées, le fichier pourra alors être ouvert et é dans le lo Powerpoint. Remarque 50 Guide d'utilisation La génération du diaporama ne sera possible qu'avec au minimum les versions 2003 et 2007 de PowerPoint. Dans générati Pour r le cas contraire, laon du fichier ne sera pas possible. éussir au mieux votre présentation, nous vous proposons de : consulter les préconisations techniques relatives à la génération du fichier, consulter les informations relatives à la présentation du diaporama. Astuce Nou s à votre dispositions quelques astuces pour réussir votre présentation. Pour y accéder cliquez ici. L e est un outil externe qui permet à l’utilisateur de présenter son Business Plan sous la forme d’un Où til ? s metton La Visionneuse a visionneus diaporama. trouver l'ou La visionneuse est un exécutable qui se lance indépendamment du logiciel ou depuis le logiciel Business Plan. Cet outil est installé dans le répertoire de l’application. Remarque Par défaut, l'installation de la visionneuse se fera automatiquement dans le dernier répertoire concerné par une installation de business plan. ess plan Tous les dossiers proposés dans la visionneuse seront les dossiers ayant déjà étaient ouvert par l’application i toutefois vous ne trouvez pas le dossier que vous souhaitez ouvrir, vous disposez de la touche Ouvrir un La fenêtre de sélection du business plan ne sera pas proposé à l'utilisateur si la visionneuse est ouverte depuis la visionneuse). le dans la visionneuse" soit cochée dans les propriétés de celui-ci. u données dés lors que le dossier est enregistré. Les outils de la visionneuse nt vous disposez dans la visionneuse : Comment l'utiliser ? Sélectionner un busin figurant dans le même répertoire. S autre dossier... pour aller en sélectionner un autre. Remarque le logiciel (menu Outils / Lancer Sélectionner un rapport Pour visualiser un rapport dans la visionneuse, il est impératif de que pour les rapports en question, l'option Sélectionnab " e diaporama est mis à jour avec les modifications apportées a L V oici les outils do Le bouton vous permet de lancer le diaporama en plein écran. Une fois en plein écran sur une on diapositive, le bout vous permet de revenir à la vue globale du diaporama. Les boutons et vous permettent de passer d'une diapositive à l'autre. Le bouton vous permet de visualiser les commentaires qui auront été saisis sur une page de rapport de type Résultat (tableaux, graphiques et ratios). uelq Q ues conseils 51 Aide Business Plan As Afin de e de diaporama, il est conseillé de présenter un Business Plan de maximum 5 ans avec des exercices de maximum 12 mois. Ceux-ci permettra une présentation plus le. t uce visualiser au mieux les informations sous form claire et plus visib Attention Le graphique du point mort n'est pas repris dans le diaporama même si la page est incluse. Remarque 1/ Les pages de commentaires ne pourront être visibles dans la visionneuse que dés lors où un texte sera pondante à cette liste. alculatrice Elle est accessible Elle permet de Mise en oeu Pour en er les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du clavier ou cliqu sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ". ns le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ". Outils, ensemble e décompose en deux parties : saisie. 2/ De la même façon, les listes de prévisions ne seront présentés qu'après la création d'une fiche de prévision orres c C depuis le menu Outils + Calculatrice. réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Business . vre tr ez sur les boutons. Afin de calculer un montant, appuyez La zone de calcul peut être copiée da Les options du dossier Apr d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'du logiciel. ès la création La fenêtre des options s une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées es options Générales lo rs de la création de votre dossier. L On distingue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. ettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la Ces options permfenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Divers Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Plan et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. 52 Guide d'utilisation Les Sauvegardes Cette option vous permettra de générer des copies de sauvegardelan. s et de faire des enregistrements en arrière- p L'enregistrement en arrière-plan Deux cas pourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident onible dans cette version). om.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la vous souhaitez récupérer les informations de Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disp Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~n réouverture du dossier il vous sera demandé sicelui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Suppression d'un fichier Le menu Fichier / Supprimer permet de supprimer, définitivement, un Business Plan depuis le logiciel. La suppression d'un fichier ne pourra se réaliser que si le fichier en question est ouvert. Remarque Un message de confirmation vous indiquera quel fichier est concerné par la suppression ainsi que son emplacement exact. Sauvegardes Comment sauvegarder les données ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour se faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier / Enregistrer. Attention Si l'enregistrement n'est pas effectué, toutes les informations saisies depuis le dernier enregistrement ou depuis la dernière ouverture du dossier ne seront pas conservées. EBP sur le web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Page d'accueil du WEBeb Cette page vous permet d'accéder au site EBP sans quitter le logiciel. Elle vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! EBP Business Plan sur le web 53 Aide Business Plan Cette page vous permet d'accéder au site EBP directement sur la page dédiée à EBP Business Plan. Elle vous donne tous les renseignements techniques et commerciaux du produit. Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 54 Manuel de référence Caractéristiques générales Présentation de l'interface Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : La saisie d'une donnée se matérialise par une cellule du type . Toutefois, pour la saisie de nombres la cellule prendra la forme suivante . L'icône , ouvre une liste déroulante permettant de choisir une valeur. L'icône , permet de faire augmenter ou diminuer la valeur indiquée dans la zone. L'icône , permet d'identifier si une option est activée ou non. ne série de boutons vous permet de naviguer simplement dans les fiches. Les boutons à utiliser U Le bouton permet d'accéder à la première fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de revenir à la fiche précédente. Le bouton permet de passer à la fiche suivante. Le bouton permet d'accéder à la dernière fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de créer une nouvelle fiche dont le type sera identique à celle ouverte. Le bouton permet de revenir à la liste des prévisions. Le bouton permet de supprimer la fiche qui est ouverte. Le bouton permet de copier la fiche ouverte. L'ensemble des données de la fiche d'origine seront reprises sauf le nom. ies constatées par le logiciel sur une même fenêtre. Elle permet d'éviter une succession de fenêtres d'erreurs. Fenêtre d'anomalies Cette fenêtre permet de répertorier un ensemble d'anomal Menus contextuels 55 Aide Business Plan Les menus contextuels (clic inverse sur la souris : "clic droit") proposés seront différents en fonction de la catégo s vous trouvez. Vous disposerez donc d'un menu contextuel en fonction : rie dans laquelle vou des Préférences, des Prévisions, des Résultats, du Rapport. Les Préférences Curse un dossier ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les ossiers. Curse un dossier différents d Les Prévisions ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Activer tout ve l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendre acti 56 Manuel de référence Désactiver tout e l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de ne pas rendre activ Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Activer une fiche active sans avoir à l'ouvrir. Permet de rendre Activer tout e active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendr Désactiver ctive une fiche avoir à l'ouvrir. Permet de ne plus rendre a Désactiver tout e pas rendre active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de n Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les dossiers. es Résultats différents L Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout 57 Aide Business Plan Permetdifférents dossiers. de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Le Rapport Rappor ts pré-définis Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout er entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le rapport. Rappor Permet de referm ts personnalisés Nouveau Permet de créer une nouvelle section (Texte, Prévision ou Résultl'assistant de création de section. at). Cette fonction évite l'ouverture de Dupliquer Permet de dupliquer une section directement par l'arborescence. Supprimer Permet de supprimer une section directement dans l'arborescence. Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout t l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le n dans l'interface EBP Bus distincte Permet de refermer entièremenrapport. Navigatio iness Plan reste un produit novateur dans sa présentation. En effet, il se présente en quatre parties s : Une barre de menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter ainsi qu'une barre d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes lesplus utilisées par simple clic sur les icônes. Une Aide en ligne interactive en fonction des différentes pages affichées En plus de l'aide normale qui est accessible par la touche F1. Une arborescence changeante en fonction de la catégorie choisie. Une zone de saisie soit sous forme de liste, soit sous forme de fiche. 58 Manuel de référence Touches de raccourcis Principes de fonctionnement dans les grilles On dist ingue 3 états pour une grille de saisie : L'état Ligne Cet état permet de naviguer dans une grille de lignes en lignes. L'état Cellule ne grille de cellule en cellule sans pour autant pouvoir saisir des Cet état permet de naviguer dans u informations. L'état CeCet état permet de nav llule en mode édition lle, simplement dans les cellules où la saisie est possible. iguer dans une gri Attention Dans les listes, seul l'état Ligne est possible. Chan gements d'états dans les grilles Ctrl + Espace Permet de passer de l'état Ligne à l'état Cellule ou inversement. F2 Permet de passer de l'état Cellule à l'état Cellule en mode édition ou inversement. Tab lacer sur les champs saisissables uniquement si vous vous trouvez en état Cellule ou Permet de se dép en état Cellule en mode édition. Les flèches Permettent de se déplacer sur toutes les cellules si vous êtes en état Cellule. Le + et le - e ou état Ligne. Permettent de développer les lignes si vous êtes en état Cellul Permet de sélectionner ou désélectionner une case à cocher. Espace Exemple Sélection et désélection d'une saisonnalité simple s lignes a rec ssible pour tous les champs de saisie de valeur et les champs "case à cocher" (exem Toutefo Recopie de données sur le L opie de données est pople : les Saisonnalités). is, elles ne peuvent être utilisées pour la saisie des éléments antérieurs. F5 P ermet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située en dessous. Maj + F5 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située au dessus. F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées en dessous. Maj + F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées au dessus. Les ra ccourcis de navigation dans les fenêtres ALT + V Permet de valider la saisie faite dans une fiche en cours de modification. ALT + A 59 Aide Business Plan Permet d'annuler la saisie faite dans une fiche en cours de modification. Echap Permet de passer de la saisie des commentaires au retour aux onglets. Saisie de données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. L saisissez une donnée, elle est automatiquement en caractères gras. Cela permet de distinguer orsque vous ce qui est saisi et ce qui est calculé. Exemple ans une prévision de vente, la saisie du CA ann Dfa uel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est ite sur lors c'est la colonne CA mensuel qui passera en gras. La sai l'un des montants mensuels a sie de données est possible à 3 niveaux : Saisie pour chaque mois, Saisie du montant annuel, Saisie du% d'évolution annuel par rapport à l'exercice précédent. ans les 2 derniers cas, la répartition mensuelle s'effe D ctue grâce à la saisonnalité (définie dans l'onglet option). sibilité d'utiliser des touches de raccourcis pour vous permettre de recopier des aleurs sur les cases du dessus ou dessous. Vous avez également la pos v Notes perso Cet onglet permet de saisir des annotations sur chacune des listes ou fiches. Afin de visualiser au plus vite si des notes sont saisies sur une liste ou fiche un icône apparaît sur l'onglet. Astuce Sur toutes les notes vous disposez du correcteur d'orthographe. Vous pouvez également insérer des champs dans vos textes mais aussi associer des documents à la note. Préférences Préférences du dossier es Préférences du dossier regroupent l’ensemble des données spécifiques au dossier. es données permettront d'identifier le projet et de mettre en place les grands principes de fonctionnements comptabl la vie de votre société. Vous t férences : Données Les Préférences du dossier L C es choisis pour rerouverez donc les pré Général, Dossier permanent, Paiement de TVA, Découvert de trésorerie, Mise en page, Divers. 60 Manuel de référence Astuce Chacune des valeurs saisies pourra être modifiée à tout instant. Les modifications serol'ensemble du dossier. nt répercutées sur Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations sur tous les types de préférences. Général" P références du dossier " Cette partie vous permet de saisir ou de sélectionner les informations générales pour l'établissement de votredossier Business Plan. Re Il est im Plan. marque portant de les renseigner car ces informations seront reprises dans le dossier final de votre Business Description Nom du dossier Suite à la création de votre dossier, ce champ "Nom du dossier" est automatiquement renseigné. Vous pouvez indiquer un autre nom. Ce nom sera reprit lors de l'impression du rapport. Périod Cette p Elle est la création du dossier. e des prévisions artie permet de déterminer la période de réalisation de votre Business Plan. automatiquement alimentée lors de Mois de début Sélectionnez le mois de début de prévisions dans la liste déroutante. Puis activez le bouton pour choisir l’année de début d’activité. Nombre d'exercices Cho de du bouton isissez, à l'ai le nombre d'exercices nécessaire pour élaborer votre plan de sion standard, le nombre d'exercices est au maximum 6 (reprise d'exercices antérieurs comprise). financement. En ver Pour cette version, le nombre d'exercices est au maximum de 20. Remarque Vous pouvez à tout momenlan. t revenir sur ces paramètres afin d'augmenter ou de réduire votre Business ntaires). P Les données saisies sont automatiquement ajustées en fonction de votre paramétrage. (Toutefois suite à la 1ere augmentation du nombre d'années (maximum 6 y compris les antérieurs), vous devez saisir s prévisions pour les années suppléme le Déta En cliq e la duré n version standard, la durée des exercices est de 12 mois. des exercices grâce au bouton il des exercices uant sur le bouton "Détail des exercices...", vous obtenez un tableau qui vous permet ddéfinir, e et le nom de chaque exercice : - La durée E Dans cette version, vous pouvez sélectionner la durée . Celle- ci peut être de 1 à 23 mois. - Le No des exercices (10 caractères maximum). m Le tableau contient également les éléments suivants : Il correspond au numéro d'ordre de l'exercice, - N° : - Début : Il correspond au début de période de l'exercice - Fin : Il correspond à la fin de période de l'exercice Remarque Vous pouvez à tout moment revenir aux "Nom(s) par défaut" en cliquant sur le bouton. Élémen Cette p précéd Vous disp antérieurs : ts antérieurs artie vous permet de déterminer si vous souhaitez saisir ou non les éléments du/des exercices ents. osez d'informations de reprise(s) des Bilan & éléments consécutifs Cette fonction n'est disponible qu'en version EBP Business Plan Edition PME et supérieur. 61 Aide Business Plan Elle permet de saisir le/les Bilan(s) antérieur(s) ainsi que les éléments permettant de gérer les conséquences sur les périodes prévisionnelles du Business Plan (trésorerie, amortissement...) ; Compte de résultat (pour info) Cette fonction est disponible sur toutes les versions. Elle permet de saisir les comptes de résultat des exercices antérieurs. Vous pourrez ainsi avoir un comparatif des comptes de résultat antérieurs avec vos comptes de résultat Sui e la reprise souhaitée, vous devez définir le nombre d'exercices de reprise Vous pouvez si vous le souhaitez térieurs à saisir. des exercices antérieurs dans la partie prévision. prévisionnels dans les résultats aussi bien que dans le rapport. te à la sélection d défaut, suite Par à la sélection d'une reprise, la case N-1 est cochée. sélectionner les cases N-2 et N-3. Vous aurez, dans ce cas, 3 exercices an Cette sélection vous permettra ensuite de saisir les éléments Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. . Préférences du dossier Cette partie vous permet de saisir l'identité de l'entreprise concernée par ce dossier Business Plan Remarque Il est important de les renseigner car certaines de ces informations seront reprises dans le dossier final de votre L anent contient 5 onglets : Définition, Conseil, Associés, Etablissements, Notes. lisation d'un Business Plan. Business Plan. e dossier perm Onglet Définition Cette partie permet de saisir l'identification, l'adresse et l'objectif de la réa Re Les inf r t les informations de base d'un Business Plan. Elles ne sont pas obliga rappeller Identif Vous u ans les zones de cette partie les données suivantes : marque omations suivantes notées d'une * son toires. Toutefois, si vous n'avez pas renseigné ces informations lors de la validation, un message vous le a. ication povez saisir d Raison sociale de l'entreprise *, Forme juridique de l'entreprise *, Type de société * : le type sera renseigné par défaut suite à la sélection de la forme juridique. Vous à tout moment changer de type ou saisir un type à votre convenance. pouvez Activité * de l'entreprise, N° TVA , Code NACE, Capital, Responsable * de l'entreprise. Remarque Pour vous aider dans le choix de la forme juridique, un descriptif des principales formes est disponible ici. isir dans les zones de cette partie l'Adresse Postale* de l'entreprise, ainsi que le Téléphone, vez déterminer l'objectif de la création de votre business plan * (création d'entreprise, reprise de société, investissement, .....) et fixé l'effectif prévu pour votre entreprise. Onglet Conseil financier...). Adresse Vous pouvez sa Fax et E-mail. Objectif Dans ce cadre, vous pou Cet onglet permet de saisir l'identification et l'adresse postale de votre conseiller (Expert comptable, conseiller 62 Manuel de référence Onglet Associés Cet onglet permet d'indiquer le nom des personnes qui vont s'associer à votre entreprise. Vous pouvez référencer également le nombre de parts (titres) dans l'entreprise et le montant de l'apport de hacun. ectif ainsi que des notes éventuelles des c O nglet Etablissement Cetermet de saisir le nom, l'adresse postale, l'effétablissements appartenant à l'entreprise. onglet p Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossi er cliquez ici. Préférence du dossier "Paiement TVA" La partie Paiement d e TVA permet de paramétrer les différents critères qui entreront en compte dans le paiement de la TVA. Qu'est ce que la TVA, Pourquoi la payer... ? Toute personne réalisant d es opérations économiques de manière indépendante et à titre habituel est assujettà la TVA. Cette personne est donc tenue de collecter de la TVA vis-à-vis de ses clients sur les opérations qu’elle effectue et es ie t autorisée à déduire la TVA sur les biens et services qu’elle se procure pour les besoins de son ctivité initive supportée par le client final. Paiem ans le vra cquitter aupr impôts la différence (TVA à payer). Descr Cette p a . La TVA est en défent de la TVA Da cas où la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible pour une période donnée, l'entreprise de ès de la recette des iption des champs artie vous permet de déterminer la fréquence de paiement de la TVA et de délai de paiement qui vous ordé. est acc Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement dans la liste déroulante (Mensuelle ou Trimestrielle). Délai de paiement Choisissez, dans la liste déroulante, le nombre maximal de jours pour lequel le paiement doit inteSeul des multiples de 30 seront proposés. Visualisation dans la partie Résultat rvenir. o ualiser le montant de la TVA à payer dans le Tableau de trésorerie. jusqu'à ce que la TVA collectée soit tuation de l’entreprise elon des formal ement trimestriel ou annuel). Le calcul de la TVA à payer est détaillé dans la partie Résultats/liste/récapitulatifs de TVA. V us pouvez visembourseme Rnt des crédits de TVA Dans le cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise peut demander le remboursement de crédit de TVA ou reporter le crédit tous les mois supérieur à la TVA déduc tible + le Crédit de TVA. La demande de remboursement doit être adressée à la recette des impôts du lieu de si s ités à respecter (rembours Attention Le rem imestre civil, interviendra seulement dans le cas où toutes les déc Descrip ette partie permet de définir les paramètres de remboursement du crédit de TVA : boursement du crédit de TVA à la fin d'un tr larations de ce trimestre civil présentent un crédit de TVA. tion des champs C Demande de remboursement Si vous souhaitez le remboursement du crédit de TVA, vous devez cocher la case. Délai de remboursement ent qui correspond au délai entre la fin du trimestre et le mois de Choisissez le délai de remboursem remboursement du crédit. inimale trimestrielle pour lequel le remboursement doit être effectué en fin de trimestre. sement en fin de trimestre. Borne m Indiquez le montant minimum Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour obtenir un rembour 63 Aide Business Plan Borne minimale annuelle le montant minimum pour lequel le remboursement doit être effectué en fin d’année. obtenir un remboursement en fin Vis n dans la partie Résultat s/liste/récapitulatifs de TVA. Vous pouvez visualiser le montant du Credit de TVA dans le Tableau de trésorerie. Indiquez Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour d'année. ualistio a Le calcul du Crédit de TVA est détaillé dans la partie Résultat Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.Préférences du dossier "Découvert trésorerie" te pour vous aidez vert ? uxquelles vous devez faire face sont supérieures à la somme que vous avez sur votre t n décalage de trésorerie. Vous retrouvez donc à découvert La gestion du Découvert de trésorerie permet d’obtenir un tableau de trésorerie plus réalis prendre les bonnes décisions. à Qu'est ce qu'un découorsque les dépenses a Lcomp e, vous êtes e pendant quelque temps. Ce décou , il faut donc le Paramé Découv Dans c Ces var v ert vous sera facturé par votre établissement bancaire sous forme intérêts de découvert ou Agio prévoir dans votre Business Plan. trage dans EBP Business Plan ert de trésorerie ette partie, vous devez renseigner les variables nécessaires pour le calcul de l'intérêt. ia bles sont : uvert est fourni par les établissements bancaires. Il varie en fonction des accords passés le Taux ous devez indiquer dans cette zone le pourcentage de découvert autorisé. Ce taux est annuel V Ce taux de déco entre votre établissement bancaire et vous. Ce taux représente le pourcentage appliqué au montant de trésorerie négative. Le taux annuel sera converti en taux mensuel pour être appliquer à la trésorerie négative du mois. Exemple Pour un taux annuel de 12% et un exercice de 12 mois Si vous avez une trésorerie négative en février, le taux appliqué sera de 1 % (12% divisé par 12 mois). le Plafond Indiquez le montant maximum de découvert que vous autorisez. Cette valeur permet de mettre en avant les problèmes financiers sur le tableau de trésorerie (si le ie,... . plafond est dépassé, la valeur du découvert est indiquée en "Rouge"), les graphiques de trésorer Attention e plafond est le montant pour lequel vous souhaitez avoir une alerte dans votre B C usiness Plan. Il ne aucun cas au plafond de découvert autorisé par votre établissement bancaire. Paiem ert Suite à votre é La périod ent des intérêts de découvert est à déterminer en fonction des options suivantes : correspond en ent du découv la facturation de l'intérêt sur le découvert, vous devez définir la période de paiement de cet intérêt à tablissement bancaire. e de paiem Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement des agios dans la liste déroulante. Délai Sélectionnez par l'intermédiaire du bouton , le délai du paiement de l’agio/intérêt qui sera appliqué. Le minimum du délai est de 30 jours (Paiement en m+1 de l'agio/intérêt concernant le mois m). Exemple Pour avoir un exemple de période de paiement de l'intérêt, cliquez ici u agios) dans le Compte résultat et le Tableau de trésorerie. Visualisation dans la partie Résultat Vous pouvez visualiser le montant des intérêts de découvert (o 64 Manuel de référence La visualisation du paiement des intérêts de découvert (ou agios) se réalise dans le Tableau de trésorerie. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. Préférences du dossier "Divers" Cette partie permet de déterminer les options de visualisation des montants, le nombre maximal de jours que vous siness Plan. d'échéance ainsi que la mise en page des impressions des préférences, des prévisions et des résultatsautorisez dans votre Bu Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentanglet Échéances ires. termédiaire du bouton O L'échéance maximale est à choisir par l'in . Elle représente le nombre maximal de jours des échéances du dossier. Seul des multiples de 30 seront proposés. Cette e bloquer à la valeur choisie les différents échéanciers de l'ensemble des fiches. Onglet ette de déterminer l'unité par défaut pour les résultats et celle de la variable dans les e choix d'une unité permettra une meilleure lecture des informations. pour l’ensemble option permet d Devise Cc partie permet ommentaires. Devises & Résultats U nité par défaut L Vous avez le choi x de plusieurs unités : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Dans la partie Résultats, vous aurez les montants des résultats affichés dans l'unité sélectionnée ici. Intitu llé qui sera pris en compte lors des éditions (tableau de résultat, ation du dossier, l'unité monétaire sera l'Euro et les symboles correspondants seront s suivants : lé de la devise Cette graphiques...). partie permet de déterminer le libe Pour chaque unité, vous devez définir le libellé associé. Devises & Champs de commentaires C ette partie permet de déterminer le symbole monétaire repris dans les variables en fonction de l'unité choisie. Par défaut, lors de la cré le € d€ (dizaine d'euro) h€ (centaine d'euro ou hecto euro) k€ (millier d'euro ou KiOnglet Champs Cette onglet permet de lo euro) créer des champs spécifiques contenant une valeur définie. Ces champs sont utilisables taires. L'intitulé proposé par défaut pourra être modifié. Cette modification sera alors prise en compte dans l'assistant dans les notes et commen d'insertion de champs. Astuce our revenir à la liste des préférences du dossier P cliquez ici. Donné es données de base es de base L 65 Aide Business Plan Les différentes informations à saisir dans la partie Données de base permettent de pré-paramétrer les comlistes des o boptions des préférences de prévisions et des prévisions. V les données de base suivantes : ous trouverez Taux de TVA, Saisonnalités, Echéanciers, Remarque Une fois ces données saisies, vous pourrez les sélectionner à partir des combo-lises de différentes fiches de pré vision. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires sur toutes les données de base. Données de base "Echéanciers" ifférents échéanciers pré-définis La partie Echéanciers des données de base vous permet de déterminer d pour l’ensemble du dossier. Remarque Vous pouvez créer autant d'échéanciers que vous souhaitez. L'échéancier simple sera attribué par défaut dans évision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. ette partie des préférences liste l'ensemble des échéanciers que vous avez pré-définis. Il vous est toujours possible les préférences de pr Liste des échéanciers C de modifier, de créer ou de supprimer des échéanciers. Remarqu Un ongle Fiche d' Une fic ne Entête, d'un onglet Pourcentage et d'un onglet Notes. Entête de la fiche Elle sée uniquement du champ Nom. centage e t Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. un échéancier chéancier est composée d'u he É est compo Vous devez saisir ici le nom de l'échéancier qui permet d'identifier les différentes fiches d'échéancier. Onglet Pour Cet onglet est composé de 2 colonnes : Échéances et %. La colonne Échéances contient la liste des échéances possibles. Cette liste commence à 0 jour dans les er/Général. d'échéance jusqu'à l'échéance maximale autorisée. Cette échéance maximale est définie préférences du dossi La colonne % vous permet de répartir le pourcentage de règlement/paiement que vous souhaitez pour des échéances précises. Exemp Vous sou ce identiq ans ce 33 %, 60 jours : 33 %, 90 jours : 34 % le haitez avoir un échéancier à 30, 60 et 90 jours avec une répartition du montant de l'échéanue. cas, vous devez réaliser la saisie du pourcentage 30 jours : D Remarque Pour valider votre échéancier, le total de votre répartition doit obligatoirement être de 100 %. tilisation de U s échéanciers Dans l'onglet Option des Préférences de prévision et des Prévisions vous avez la possibilité de choisir le type d'échéancier pour la donnée. Vous disposez de 2 types d'échéancier : Échéancier "simple" : Dans ce cas, vous devez sélectionner l'échéance à un nombre de jours uniquement. Échéancier prédéfini : Dans ce cas vous sélectionnez un échéancier que vous avez défini précédemment dans les préférences des données de base. Exemple Vous créer un échéancier '30-60jours' dans les préférences des données de base pour 50% à 30 jours et 50% à 60 jours. 66 Manuel de référence * Pour une Prévision de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéancie"Simple", puis "Échéanc r e à" 60 jours. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 100% 60 jours après la ente. cier rès la v * Pion de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéan"Prédéfini", puis "Échéancier" '30-60 jours'. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 50% 30 jours aprs après la vente. our une Prévis vente et à 50% 60 jou Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. a partie Taux de TVA des données de base vous permet de déterminer les différents taux de TVA pour l’en ssier. Données de base "Taux de TVA" L semble du do Remarque Vous pouvez créer autant de taux que vous souhaitez. Le taux Normal sera attribué par défaut dans les vision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. s du Business Plan. Il vous est toutefois possible de modifier, de créer ou de supprimer des taux. préférences de pré Liste des taux de TVA Cette partie des préférences liste l'ensemble des taux de TVA que rencontreront les entreprises françaises durant les période Remarqu Des taux de T libre à vous de les utiliser ou de les supprim eV A sont créés par défaut (Exonéré, Super-réduit, Réduit, Normal), er. Remarqu Un onglet Note Fiche d'un tau Une fic 'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous d Onglet aramétrage e s perso permet de saisir des informations complémentaires. x de TVA he de taux de TVA est composée d de la fiche compo evez saisir ici le nom de la fiche de TVA qui permet d'identifier les différentes fiches de Taux de TVA. Définition P A partir de cet onglet vous avez 2 possibilité de paramétrer le taux de TVA : Soit le taux est fixe : cas, vous devez saisir le valeur unique : Taux de TVA. Dans ce Vous devez indiquer le taux de TVA qui sera appliqué lors de la sélection de la fiche TVA. Soit le taux est différent pour chaque exercice : Pour chaque exercice du business Plan, vous pouvez définir un taux de TVA différent. evez sélectionner le nom d'une fiche de TVA. me taux de TVA sera appliqué à chaque période de la fiche prévision pour tous les exercices. Application sur les Prévisions Sur chaque prévision dont la TVA peut être gérée, vous d Si cette fiche est à taux fixe, le mê Si la fiche de TVA est à Taux par exercice, un taux de TVA différent sur chaque exercice sera appliqué sur la fiche de prévision. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TTC de l'échéancier vont varier en fonction de ces taux. le Loyer TVA et Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. Données de base "Saisonnalités" 67 Aide Business Plan La partie Saisonnalités des données de base vous permet de déterminer les différentes périodes de saisie à sélectionner sur l’ensemble des Préférences de prévision ou Prévisions. Remarque Vous pouvez créer autant de saisonnalités que vous souhaitez. La saisonnalité Mensuelle qui attribuée par défaut dans les préférences de prévision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir une autre. définies vous sont proposées. Elles ne peuvent pas être modifiées, ni supprimées. Elles : La 'case à cocher' ne sera pas sélectionnée. Liste des saisonnalités Cette partie des préférences présente la liste de l'ensemble des saisonnalités. es saisonnalités pré- D sont dites "Fixes". Toutefois, il vous est possible de créer, modifier, ou supprimer vos saisonnalités. Elles sont repérables grâce à a colonne "fixe" l Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Fiche de Une fic Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous dev fiches. nglet Définition L'o mpose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaitez faire a définition de la saisonnalité s'effectue mensuellement par l'intermédiaire du bouton saisonnalité he de saisonnalité est composée d'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. de la fiche compo ez saisir ici le nom de la saisonnalité que vous souhaitez créer. Il permet d'identifier les différentes O nglet se déco votre business plan. L . P nnée, vous avez automatiquement les lignes correspondantes au nombre de mois défini sur s devez choisir votre mode de saisie/type puis effectuer la sélection des ous choisissez : our chaque a chaque année. Pour définir votre saisonnalité, voupériodes que vous souhaitez. Si v la "Sélection simple" :"Sélection". A chaque coche, vous devez définir la saisonnalité en cliquant dans la 'case à cocher' un pourcentage est affiché et est automatiquement calculé au fûr et à mesure des sélections. le "Pourcentage" : vous définissez la saisonnalité en saisissant le pourcentage souhaité en face de chaque période (la case à cocher est automatiquement sélectionnée). Rem Pour qu it prise en compte, vous devez obligatoirement avoir un pourcentage de 100% en pied de t arque ne saisonnalité so 'u ableau pour chaque année de votre Business Plan. Astuce Pour reve ste des données de base cliquez ici. Préférence Les préf Les différ s la partie Préférences de Prévision, permettent de pré-paramétrer la majo té des zones de saisie des Prévisions elles-même. Vous re ouverez les préférences de prévision suivantes: nir à la li s de prévision érences de prévision entes informations à saisir dan ri trInvestissements, Financements (Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissement), Ventes, Achats, Charges externes, 68 Manuel de référence Personnel (Gérant, Salarié, Autres charges de personnel), Impôts & taxes (sauf IS), Autres prévisions: - Financier : Produits financier, Charges financières, Dividendes, nelles, - Exploitation : Production immobilisée, Autres produits, Charges à répartir, Autres charges, - Exceptionnel : Produits exceptionnels, Charges exception - Divers : Provisions, Produits constatés d'avance, Charges constatées d'avance. Remarque Une fois ces données saisies, la réalisation du plan de financement sera plus rapide puisqu'un nombre restreint e champs seront à saisir. d Astuce isie pourra ê Chaque valeur sa tre modifiée à tout instant. Les modifications seront prises en compte uniquement lors de la création des prochaines prévisions. Par conséquent, les prévisions existantes ne seront pas modifiées. Remarque Un onglet Notes pero permet de saisir des informations sur tous les types de préférences de prévision. réfé Les inf r de saisie des Prév nts contient 3 onglets (Options, Coefficients fiscaux et otes). L'onglet nglet Options Cet on l amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Investissements oient soumises au calcul d'amortissements. P rences de prévision "Investissements" omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones isions d'investissements. L'écran des Préférences de Prévision des Investisseme N Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O get contient 3 zones. Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à s Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type issement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'amort E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficient est pré-déf ini dans l'onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Tau tomatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. VA à récupérer Cette partie p x dégressif sera calculéau T ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut ns les préférences des Données de aux "Normal" qui sera affiché. Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable da base. Par défaut, c'est le t Le moment d'application de la TVA à récupérer ments ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Investissement. Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaisse C 69 Aide Business Plan Le chéancier proposé est soit : Type d’é Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de gistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton l'investissement devront être enre . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que nglet Coefficients fiscaux e seuil et le coefficient fiscal associé sont définis suivant une règle de calcul. Cliquez ici pour avoir une explic i et onglet fonctionne comme une liste, à chaque seuil correspond un coefficient fiscal. Les co défaut. our ajouter un Coefficient, vous devez saisir le seuil puis le coefficient souhaité pour ce seuil. Lors d seuil dans les fiches qui nécessitent un amortissement dégressif, le coefficient sera ffecté. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. O Cet onglet permet de définir les coefficients fiscaux en fonction d'un seuil. L aton sur cette règle. C efficients de base sont créés par P e la sélection du a Astuce Pour r e prévision cliquez ici. Préfér nces de prévision "Financement" e la partie "Financement" permettent de préaramétrer la majorité des zones de saisie des différentes fonctions des Prévisions de financements. à l'identique des autres fiches. Vous retrouverez les préférences de prévision de financement suivantes : evenir à la liste des p références d e Les informations à sélectionner dans les différentes fonctions d p Pour toutes les préférences de financement, l'onglet Notes perso fonctionne Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : - Subventions d'investissement. - Subventions d'exploitation, Astuce Pour revenir à a Préfér nces de prévision "Financements - Apports en capital" Les information s zones de saisie es Prévisions de financements-Apports en capital. s en capital contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Apports en capital. échéancier proposé est soit : l liste des préférences de prévision cliquez ici. e s à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité de d L'écran des Préférences de Prévision des financements -Apport L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Encaissements. Encaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de l'Apport en capital devront être enregistrés (Echéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . 70 Manuel de référence Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Echéanciers que écédemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis pr As our rev éférences de prévision cliquez ici. Préfér inf r es Pr Prévision des financements -Comptes courants d'associé contient 2 onglets (Options t Notes). Onglet Options êts. Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé tuce enir à la liste des pr P ences de prévision "Financements - Comptes courants d'associé" Les d omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie évisions de financements-Comptes courants d'associé. es Préférences de L'écran de L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Remboursement des intérRemboursement des intérêts gèrent les remboursements d'intérêts. nsuite, vous pouvez paramétrer : E le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un compte courant. Astuce Pour r cliquez ici. références de prévision "Financements - Emprunts" inf ones de saisie es Prévisions de Financements - Emprunts. nts contient 2 onglets (Options et Notes). Cet onglet contient uniquement la zone Emprunt. evenir à la liste des préférences de prévision P Les d ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des z L'écran des Préférences de Prévision des financements - Empru L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Emprunt Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité d'emprunt nez la périodicité de paiement souhaitée pour le r Sélection emboursement de l'emprunt. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. la Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Astuce Pour r cliquez ici. evenir à la liste des préférences de prévision 71 Aide Business Plan Préférences de prévision "Financements - Crédits-Bails" Les inf e des Pré 'écran dit Bail contient 2 onglets (Options et Notes). L'o s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Loyer. ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisivisions de Financements - Crédit Bail. L des Préférences de Prévision des financements - Cré nglet Note Onglet Options Loyer Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité du loyer Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : terme échu. A terme à échoir ou A Le Taux de TVA Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des D tionner, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les onnées de base. Vous devez sélec loyers du crédit bail. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Ast Pour re artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie Prévision L'écran des Préf L'ongle otes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet co TVA collectée ette partie permet de déterminer : uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Financements - Subventions d'exploitation" Ldes es informations à sélectionner dans cette p s de Financements-Subventions d'exploitation. érences de Prévision des subventions d'exploitation contient 2 onglets (Options et Notes). t N ntient 2 zones. C Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer ncaissements Vous pouvez définir que votre TVA sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il seraproposé "A la facturation". E Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de subvention d'exploitation devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner la le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que es de base. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Donné As our revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférence entions d'investissement" tuce P s de prévision "Financements - Subv 72 Manuel de référence Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie ment. L'écran d ). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet ent 2 zones. ous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'amortissements. Ensuite, vous des Prévisions Financements-Subventions d'investisse es Préférences de Prévision des Subventions d'Investissement contient 2 onglets (Options et Notes L Options Cet onglet conti Amortissements V d'investissement soient soumises au calcul pouvez : définir l ien s ra amortis. a Durée (nombre d'années) pour laquelle le be sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir d'amorti le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ssement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nola Subvention d'investissement devront être enr mbre de jours pour lequel les encaissements de egistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionnerle nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. vous Astuce Préfé es inf r tent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pr L'écran des Pr glets (Options et Notes). s perso iches. éfinition Vous d Option Vous d Pour revenir àa l liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Ventes" L omations à sélectionner dans cette partie permetévisions de Ventes. éférences de Prévision des ventes contie nt 2 on L'onglet Note fonctionne à l'identique des autres f Onglet Options et onglet contient 5 zones. CD evez choisir le type de vente correspondant à la fiche créée. s de saisie evez choisir : le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société, la Saisonnalité par défaut, la gestion des avances & acomptes / prévisions postérieurs. de l'encours onibles sont : Gestion Les options disp Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet - Calcul automatique de l'encours final annuel, 73 Aide Business Plan - Saisie manuelle des variations d'encours, Saisie manuelle des encours finaux, ie manuels - - Sais le de productions réelles TVA à payer Cette partie permet de déterminer : Le tau Une liste rences des nées de base. x de TVA par défaut de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préfé Don Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Vous pouvez définir que votre TVA Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Ventes. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nomla vente devront être enregistrés (Échéance à). Vo bre de jours pour lequel les encaissements de us pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Astuce Pour reve de prévision cliquez ici. Préfér on "Achats" Les info é-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pré chats contient 2 onglets (Options et Notes). s de sa i Cette partie p r Stock minimum Cette partie per in le type de saisie et la durée du stock minimum de sécurité. TVA à récupé r Cette partie p r nir à la liste des préférences ences de prévisi r mations à sélectionner dans cette partie permettent de pr visions d'achats. érences de Prévision des A L'écran des Préf 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. L Onglet Options et onglet contient 3 zones. COption ise des achats réels emet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les achats. de sécurité met de détermer re emet de déterminer : Le taux de TVA par défaut taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une liste de Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche achat. e Type d’échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C L Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de nt être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours l’achat devro. par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que édemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis préc 74 Manuel de référence Ast Pour re ici. Préfére artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie arges externes contient 2 onglets (Options et Notes). et Note Onglet Options Cet onglet contie Options de saisi Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les Charges externes. TVA à récupérer Cette partie p uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez nces de prévision "Charges" Les informations à sélectionner dans cette p des Prévisions de charges externes. L'écran des Préférences de Prévision des ch L'ongl s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. nt 3 zones. e ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Charge externe. échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la Charge externe devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre jours par le bouton de . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvvous avez définis précédemment dans les ez sélectionner dans la liste les Échéanciers que Préférences des Données de base. Astuce Préfé la majorité des zones de saisie évision du personnel Gérant non salarié ou Salarié contient 2 onglets (Options et tes 'onglet fonctionne à l'identique des autres fiches. et Cet on ptions Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Personnel" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétreres Prévisions de Personnel (Gérants non salariés ou Salariés). d 'écran des Préférences de Pr LNo ). Notes perso LOngl Options glet contient 2 zones. de saisie O Cette partie permet de : définir le profil du gérant ou salarié par défaut, Remarque Dans cette version, vous avez la possibilité de paramétrer votre propre profil dans les préférences des données de base/Profil de gérant ou de salarié. sélectionner le type de commissions sur montants : Ce type permet de définir le calcul de la ette partie n'est pas identique en tout points pour les Gérants et les Salariés. commission sur les salaires. Décaissements C 75 Aide Business Plan Les points identiques sont : le Décaissement des Salaires qui permet de choisir à quel moment seront payés les salaires du poste créé. le Décaissement des Cotisations qui permet de définir à quel moment seront payés les cotisations relatives au poste créé. our les Gérants non salariés, vous disposez également de l'option Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) P qui permet d'indiquer le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut, le montant saisi sera 3500. As Pour r Préfére "Impôts et taxes (sauf IS)" Les inf sie des Pré es Préférences de Prévision des Impôts et taxes contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options la zone "Options de saisie". Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le compte de résultat. Cette ventilation peut-être : tuce evenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. nces de prévision ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saivisions Impôts & taxes (sauf IS). L'écran d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquementOptions de saisie Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période. Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est t dans la "colonne Résultat" le montant de ns le compte de résultat (exercice inférieur présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellemenqui sera pris en compte pour une autre période da l'impôt ou supérieur). Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Astuce our revenir à la liste de P s préférences de prévision cliquez ici. étai : référ es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie L'écran d 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet onglet contient 2 zones. onnalité par défaut pour l'ensemble des fiches. l d'amortissements. D l Autres prévisions P ences de prévision "Production immobilisée" L d'une prévision de Production immobilisée. es Préférences de Prévision de Production immobilisée contient 2 onglets (Options et Notes). L Options Options de saisie des montant Cette partie permet de sélectionner la Sais Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches de Production immobilisée soient soumises au calcu Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. 76 Manuel de référence saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ortissement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'am E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficienpré-défini dans l' t est onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Préfére trer l'ensemble des zones de saisie es prévisions des Autres produits. 'écran des Préférences de Prévision des Autres produits contient 2 onglets (Options et Notes). L'onglet Notes p Onglet Options Cet on contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per , ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à payer Cette partie permet de déterminer : nces de prévision "Autres Produits" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramé d L erso fonctionne à l'identique des autres fiches. glet ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des sera affiché. Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui Le moment d'application de la TVA à payer Vous pouvez définir que votre TVA sera payée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. ancier proposé est soit : Encaissements C Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours . par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. partir" zones de saisie évision des Charges à répartir contient 2 onglets (Options et Notes). Saisonnalité par défaut des montants pour l'ensemble des fiches, ainsi ue d'indiquer s'il est ntants par exercice. Option Cette hes, ainsi q t possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges à ré Ld es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des es prévisions des Charges à répartir. L'écran des Préf érences de Pr L'onglet Notes perso fonctionne à l' identique des autres fiches. Onglet Options nt 2 zones. Cet onglet contieOptions de saisie des montants Cette partie permet de sélectionner la q possible de saisir des mo s de saisie des amortissements partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut des amortissements pour l'ensemble des ficue d'indiquer s'il es 77 Aide Business Plan Astuce Pour re révision "Achats charges" artie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Pr f L'onglet Notes p à tique des autres fiches. Onglet ons Cet onglet contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per i que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à récupé r Cette partie permet de déterminer : venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de p L es informations à sélectionner dans cette pdes prévisions des Autres Charges. éérences de Prévision des Autres charges contient 2 onglets (Options et Notes). erso fonctionne l'iden Opti ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ains re Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. ffiché. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera a Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaissements ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. C ancier proposé est soit : Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Produits Financiers" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Produits financiers. es Produits financiers contient 2 onglets (Options et Notes). ule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s" L'écran des Préférences de Prévision des Charges financières contient 2 onglets (Options et Notes). L'écran des Préférences de Prévision d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options et onglet ne contient qu'une se C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges Financière Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisiees prévisions des Charges financières. d 78 Manuel de référence L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer ettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Dividendes. s contient 2 onglets (Options et Notes). et onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie els. L'écran des Préférences de Prévision des Produits exceptionnels contient 2 onglets (Options et Notes). à l'identique des autres fiches. nglet Options ptions de saisie des montants ur l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer e saisir des montants par exercice. cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Préférences de Prévision des Charges exceptionnelles contient 2 onglets (Options et Notes). nglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. des montants et de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Les ions à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie 'écran des Préférences de Prévision des Provisions contient 2 onglets (Options et Notes). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet on ptions de saisie des dotations Cette sélectionner la Saisonnalité par défaut des montants de dotations pour l'ensemble des fiches, ercice. ptions de saisie des reprises Cette ionner la Saisonnalité par défaut des reprises pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiq Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Dividen des" Les informations à sélectionner dans cette partie perm L'écran des Préférences de Prévision des Dividende L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Produits Exceptionnels" des prévisions des Produits exceptionn L'onglet Notes perso fonctionne O Cet onglet ne contient qu'une seule zone. O Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut po s'il est possible d Préférences de prévision "Charges Exceptionnelles" Les informations à sélectionner dans des prévisions des Charges exceptionnelles. L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O Options de saisieCette partie perm Préférences de prévision "Provisions" informat des prévisions des Provisions. L L Options glet contient 2 zones. O partie permet de ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par ex O partie permet de sélect uer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Astuce 79 Aide Business Plan Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Prévisions Fiche Investissements Astuce ans les préfér D ences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche ar trois éléments principaux : d'investissement. Une prévision d’investissement est définie p Le N m o Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’investissement. Le Type Choisi ement concerné par la fiche créée. ssez le type d’investiss La fonction Actif Cette o et de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich lets : Montants et Options. fnction perm informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e est ensuite composée de deux ong Remar Un ong Montan Le tabl u de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. que let Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. ts ea Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Elle correspond au numéro d'ordre de Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement ndant à l'investissement. correspo Remarque vestissements de type Financier. Il ne sera pas possible d'amortir les in TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet on Option tte p éments suivants : glet est composé de 4 parties. s de saisie artie contient les él Ce 80 Manuel de référence Saisie possible par exercice saisie annuelle des montants. La coche autorise la Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité e attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Saisonnalité par défaut "Mensuelle" sera cell Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ctivée. ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est morti s Cette aA sements p artie contient les éléments suivants : Soumis à amortissements ments. Cochez la case si vous souhaitez que votre investissement soit soumis au calcul d'amortisse Durée Choisissez le nombre d’années sur lequel le bien sera amortis. Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé. Taux linéaire ette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et l Cprécéd e type d’amortissement choisi emment. Et enfin , si le type d'amortissement est Dégressif : Coef. fiscal "Dégr Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est essif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée. Taux dégressif t calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le Cette partie contient les éléments suivants : Ce taux essuivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. TVA déductible Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, le taux "Normal" sera affiché. Astuce avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Vous Déductible Sélectionnez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce au menu déroulant. D écaissements ette partie contient les éléments suivants : C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier evez utiliser le bouton . pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela vous d Information Pou mplément d'informations sur les investissements cliquez ici. Fiche Ap o capital r avoir un co F inancements prt en 81 Aide Business Plan Ast Dans le sibilité de pré-définir la création d'une fiche Apport en capital. Une pr uce préférences de prévision, vous avez la pos s évision d’apports en capital est définie par deux éléments principaux : iches d’apports de capitaux. Le Nom aisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes f S La fonction Actif s s toucher à sa définition. Les formations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e composée de deux onglets : Montants et Options Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste an in La fiche est ensuit Re Un ong mplémentaires. ontan e tab atif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. marque let Notes perso permet de saisir des informations cots ML leau de cet onglet est un récapitul Re eule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. marque S Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de numéro d'ordre de la période de l'exer votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au cice. Exercice/ Mois lle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou pé E riode de cet exercice. Montants Saisissez le montant mensuel des apports réalisés. As Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton tce u . Options et onglet est composé de 2 parties. O C ptions de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par La coche autorise la sa exercice isie annuelle des montants. SaiSélec sonnalité par défaut nnalité tionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saiso"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activé Encaiss ette partie contient les éléments suivants : e. ements C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce oir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les Pour av préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Inform Pour avoir un complément d'information sur l'apport en capital cliquez ici. ation 82 Manuel de référence Fiche Comptes courants Astuce Dans le fiche Comptes couran . Une pr s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une ts évision de compte courant est définie par deux éléments principaux : Le N om Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants. La fonction Actif Cette o e désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options fnction permet d informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e e Re Un ong rmations complémentaires. Montan s Le tabl dentique des autres fiches de prévisions. Il est c marque t Notes perso permet de saisir des info let eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'i ompos é des colonnes suivantes : N° lle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous te E ê s dans le détail du tableau, au riode de l'exercice. numéro d'ordre de la pé Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Capital Saisissez le montant du capital placé mensuellement sur le compte courant. Blocage Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé. Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan. Intér. à payer La colonne Intérêt à payer est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement d'intérêts et que vous avez saisi un Taux annuel d'intérêt (onglet Options). Remboursement sez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui a sur le compte courant créé. Saisis interviendr Solde à payer de cette colonne proviennent du calcul suivant : r (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement Les montantsSolde à paye Astuce es montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . L Options emboursements des intérêts RVous case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé gèrent uit : devez cocher la les remboursements d'intérêts. Ens e, vous pouvez paramétrer le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un ompte courant. c 83 Aide Business Plan In Pour a ptes courants d'associé cliquez ici. Fiche formation v oir un complément d'information sur les com Emprunts As Dans le ir la création d'une fiche Emprunt. Une pr définie par deux éléments principaux : tuce s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-défin évision d’emprunt est Le Nom m qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts. Saisissez ici le no La fonction Actif désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Cette fonction permet de informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 2 parties : Emprunt et Coût. Emprunt Cette partie permet de déterminer les paramètres de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Capital emprunté Saisissez le montant du capital emprunté. Au mois de Choisissez dans le menu déroulant le mois ainsi que l’année où l’emprunt sera contracté. Taux d’intérêt (%) Indiquez ici le taux d’intérêt de remboursement de l’emprunt. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement de l’emprunt. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Différé capital (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement de l’emprunt. Différé intérêts (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement des intérêts de l’emprunt. Le différé d'intérêt ne pourra pas être supérieur au différé de capital. Remboursement du capital en fin de période Cocher la case afin de rembourser l'intégralité du capital sur le dernier mois de l'emprunt. Coût Cette partie permet de déterminer le montant réel de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Échéance constante Cette zone indique le montant constant de l’échéance calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Amortissement constant 84 Manuel de référence Cette zone indique le montant constant de l’amortissement calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total (Intérêts) Cette zone reprend le coût total de l’emprunt. Échéancier Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des échéances de l'emprunt par années ou pour toutes les années. Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Intérêts Chaque cellule correspond au montant d'intérêt pour chaque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Capital remboursé Chaque cellule correspond l'amortissement constant ou non. S'il est constant, son montant est déterminé par le calcul suivant : {Capital emprunté / [(Durée/12) * périodicité] }, sinon il est déterminé par le calcul suivant : montant de l'échéance - les intérêts du mois. Echéance Chaque cellule correspond à l'échéance constante ou non. Si l'échéance est constante, elle est déterminée par les intérêts + le capital du mois sinon elle est définie par le calcul d'une échéance d'un emprunt ordinaire. Capital restant du Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année précédente - le capital remboursé de la période. Information Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici. Fiche Crédits-bails Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Crédits bails. Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 3 parties : Crédit-bail, Loyer et Levée de l'option d'achat. Crédit-bail Cette partie contient les éléments suivants : Capital Vous devez indiquer dans ce champ le montant du crédit-bail. Au mois de 85 Aide Business Plan Grâce à la liste mise à votre disposition avec le bouton , vous devez choisir le mois ainsi que l’année au cours duquel le crédit-bail a été contracté. Loyer Cette partie permet de déterminer les montants et le coût du crédit bail. Elle contient les éléments suivants : Taux d’intérêt (%) Saisissez ici le taux annuel de remboursement du crédit-bail. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Taux de TVA Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers du crédit-bail. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TVA et le Loyer TTC de l'échéancier vont variés en fonction de ces taux. LoyerHT Cette zone indique le montant du loyer HT calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total HT Cette zone indique le montant HT des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total HT du crédit bail - le Capital. Coût total TTC Cette zone indique le montant TTC des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total TTC du crédit bail - le Capital. Levée de l'option d'achat Cette partie permet de déterminer le montant du rachat du bien. Elle contient les éléments suivants : Rachat HT Cette zone permet de saisir le paiement d'une valeur résiduelle du bien dont le montant tient compte pour partie des loyers versés. Au mois de Les zones Mois et Année ne peuvent pas être saisies. Elles sont automatiquement le mois et l'année de la dernière échéance de Crédit bail. Rachat TTC Cette zone n'est pas saisissable. Elle contient le montant net du rachat du bien. Ce montant est obtenu par le Rachat HT * le Taux de TVA de la partie Loyer. Ce montant figurera dans le Tableau de trésorerie de l'année du rachat sous la rubrique Charges externes et autres achats. Échéancier rédit-bail par année ou pour toutes les années. Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble deséchéances du c Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Loyer HT aque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Chaque cellule correspond au montant HT du loyer pour ch 86 Manuel de référence Loyer TVA Chtau aque cellule correspond montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le x de TVA qui détermine ce montant. Loyer TTC dire le montant du loyer HT + Le montant Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est àdu loyer TVA. Informatio Pour av Fiche Subv n oir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici. entions Exploitation Astuce Dans le ation d'une fiche de Subventions d'exploita Une prévision s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la crétion. de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le N m o se ici le no Saisiszm qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette o désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les onglets : Montants et Options fnction permet deaions ne informt seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Monta Le tabl onne à l'identique des autres fiches de prévisions. nts eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et foncti Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants de subventions pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette p ments suivants : artie contient les élé Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. 87 Aide Business Plan Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA à Cette partie permet de déterminer : payer Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors de la subvention. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'exploitation cliquez ici. Fiche Subventions Investissement Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Subventions d'investissement. Une prévision de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice 88 Manuel de référence Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la subvention d'investissement réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à l'investissement. Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'investissement soient soumises au calcul d'amortissements. Ensu Amortissements Vous devez cocherite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d'amortissement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement et contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'investissement cliquez ici. Fiche Ventes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Ventes. Une prévision de vente est définie par trois éléments principaux : Le Nom 89 Aide Business Plan Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de ventes. Le Type Choisissez le type de vente correspondant à la fiche créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Chiffre d’affaires et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Chiffre d’affaires Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il contient les colonnes non saisissables suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. CA/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la vente par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". En fonction du type de saisie choisi dans les options de la fiche, vous aurez à saisir soit : CA Saisissez le chiffre d’affaires, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Vous avez la possibilité de modifier les valeurs mensuelles et le CA annuel sera re-calculé en conséquence. soit : Quantités Saisissez les quantités vendues, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. La modification des quantités mensuelles est permise, en conséquence, les quantités annuelles seront calculées. Prix Unitaire Indiqué le prix unitaire pour chaque quantité vendue, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Toutefois, la modification mensuelle du prix unitaire est possible et la valeur annuelle sera re-calculée en conséquence. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Encours de production N° 90 Manuel de référence Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Période / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Production vendue La production vendue est égale au chiffre d'affaires réalisé pour la période ou pour le mois calculé dans l'onglet montant. Encours initial L'encours initial du premier mois de la première année de prévision est égal au montant saisi dans le Bilan N-1 pour la rubrique correspondante. Pour les mois suivants c'est la valeur de l'encours final du mois précédent qui est repris. Variation d'encours La variation d'encours est la différence entre l'encours final et l'encours initial. Remarque En fonction des options la variation d'encours pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Encours final L'encours final est égal à l'Encours initial + Variation d'encours. Remarque En fonction des options l'encours final pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Production réelle La production réelle est égale à Production vendue + variation d'encours. Remarque En fonction des options la production réelle pourra être saisi. Les autres colonnes se mettrons automatiquement à jour. Options Options de saisie Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Chiffre d'affaires. Les options disponibles sont : Type de saisie Sélectionnez le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée par défaut à la création d'une fiche. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà reçues pour le dernier exercice de la période de prévision. Options de saisie des encours de production Cette partie permet d'activer ou non la gestion des encours de production. En l'activant un nouvel onglet est mis à disposition. Les options disponibles sont : 91 Aide Business Plan Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet En sélectionnant l'option Calcul automatique de l'encours final annuel, vous choisirez alors : Pourcentage sur CA annuel Indiquer le pourcentage que représente l'encours de production sur le Chiffre d'Affaires annuel. Nombre de jour sur CA annuel Indiquez le nombre de jour correspondant à l'encours de production par rapport au Chiffre d'affaires annuel Saisonnalité Permet de choisir la saisonnalité de calcul de la variation d'encours. tion Saisie manuelle des variations d'encours, ou Saisie manuelle des Saisie manuelle des productions réelles, vous choisirez alors : En sélectionnant l'opencours finaux, ou Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée dés que l'option de gestion des encours est cochée et que l'option de saisie est sélectionnée. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Remarque En fonction de l'option de saisie choisie, une seule colonne sera saisissable et les autres seront calculées. TVA à payer Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Chiffre d'affaires. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors des ventes. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Info rmation 92 Manuel de référence Pour a ent d'informations sur les ventes cliquez ici. Fiche Achats voir un complém Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Achats. Une prévision d’achat est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’achat. La Vente Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du poste de vente associé à cet achat. La mention P&S ou Nég précédent le nom de la vente associée vous indiquera le type de cette vente. La zone "Actif" présent dans le champ "Vente" permet de déterminer si la vente choisie est active ou non. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste d'achat sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Achats, Stocks et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Achats L'onglet Achats vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués lors de la vie de l'entreprise. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de val utres fiches de prévisions. Il contient les colonnes suivantes : eur et fonctionne à l'identique des a N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Cette colonne correspond aux montants que vous avez saisis dans la fiche de vente que vous avez sélectionnée en entête. Attention Si la vente correspondant à l'achat gère les encours de production, alors le montant servant de base de calcul est augmenté du montant de l'encours de production correspondant. Consommés Cette colonne est calculée en fonction de la Vente (CA) et du Taux ou du Tx marge/Tx marque que vous avez saisi. Cette colonne pourra être saisissable si dans les options, la Saisie des consommés se fait Par montant. Dans ce cas les achats rééls seront donc égaux aux consommés. En fonction de l'option choisie concernant le Taux de négoce, le calcul se fera différemment. Si vous choisissez un calcul par Taux de Marque La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente ) Exemple Vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 % 93 Aide Business Plan Si vous choisissez un calcul par Taux de Marge La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 % Pour les calculs des achats de type Produits et services, il faudra saisir le Taux La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( Prix d'Achat / Prix de Vente ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( 100 / 300 ) = 100 x 0,3333 = 33,33 % Evol Ach./ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'achat par mois et par an. Astuce Lorsque l'option de "Saisie des achats réels" est selectionnée, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos achats pour les années supérieures au premier exercice N. Achats réels Cette colonne n'est pas saisissable si l'option de saisie des achats réels de l'onglet Options est "Calcul automatique". Le calcul de cette colonne est réalisé en fonction du délai de réapprovisionnement : Consommés + "Consommés des mois suivant le délai de réapprovisionnement" + stock mini - stock initial. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels * Taux de TVA" (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche). TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels + Taux de TVA". Suivant certaines conditions détaillées ci-dessous, vous avez la possibilité de saisir les colonnes suivantes : Vous avez soit l'une ou l'autre des colonnes suivantes en fonction du type de vente sélectionné (Négoce ou Produits & services) : Tx marge/Tx marque (Négoce) Saisissez le pourcentage de marge souhaité nécessaire au calcul des coûts d’achats. OU Taux (Produits & Services) Saisissez le taux nécessaire au calcul des coûts d’achats. La colonne Achats réels est saisissable dans le cas ou l'option de valorisation des achats réels est "Saisie manuelle". Vous pouvez saisir vos achats annuellement ou mensuellement. Dans le dernier cas, le montant annuel des achats réels sera re-calculé en conséquence. Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les "Achats" réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Stocks Attention Cet onglet ne sera pas proposé dans le cas où dans les options le calcul de la variation de stock n'est pas coché. 94 Manuel de référence Cet onglet contient les colonnes non saisissables suivantes : Stock initial Le stock initial est renseigné uniquement à partir de la 2ème période mensuelle. Le montant renseigné correspond au stock final de la période précédente. Entrées Les entrées en stock correspondent aux Achats réels en tenant compte du Délai d'approvisionnement sélectionné dans l'onglet Options de la fiche. Sorties Les sorties de stock correspondent aux Consommés de la Période. Stock final Le stock final est calculé en fonction du Stock initial, des Entrées et des Sorties. Le calcul est : [Stock initial + Entrées - Sorties] Stock mini Cette colonne n'est pas saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "En jour" ou "Montant fixe". Le stock minimum en fonction des "jours" est calcul de la façon suivante : [Consommés annuels * (nombre de jours saisis dans les options / (nombre de jours de l'exercice)] Pour information : 1 mois est équivalent à 30 jours. Exemple de stock minimum de sécurité "En jour" Conditions : - Exercice de 6 mois, - Consommé de 45.000, - Nombre de jours du stock minimum de sécurité : 10. Le nombre de jours de l'exercice est donc 180 ( 6 mois * 30 jours ). Résultat : Le stock minimum sera : 2500 c'est à dire [45.000 * (10 /180)] Le stock minimum en fonction d'un montant fixe est déterminé par la saisie d'un montant dans l'onglet Options de la fiche. Ce montant sera identique pour tous les exercices. La colonne Stock mini est saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "Montant par exercice". Vous pouvez pour chaque exercice définir un stock mini différent. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des achats réels Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Calcul de la variation de stock La coche permet de calculer les variations de stock et donc de proposer ou non l'onglet Stocks pour la fiche Achats valorisés par Choisissez la façon dont les achats vont être valorisés. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque 95 Aide Business Plan Cette option est toujours cochée par défaut et elle permet de saisir les achats réels annuels si l'option "Saisie manuelle" est choisie précédemment. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Stock minimum de sécurité Cette partie permet de paramétrer comment sera défini le stock minimum de sécurité. Par la liste déroulante de la zone Type de saisie, vous pouvez choisir le type de saisie de votre stock de sécurité : En jours : Vous devez indiquer le Nombre de jours pour lequel il faudra tenir compte du stock de sécurité. Vous pouvez saisir le nombre de jours ou utiliser le bouton , Montant fixe : Vous devez indiquer le Montant fixe du stock minimum que vous souhaitez pour tous les exercices, Montant par exercice : Suite à la sélection de cette option, vous avez la possibilité de saisir un stock l'onglet Montants. La saisie des Consommés se fera soit Par pourcentage, soit Par montant. Par pourcentage permettra de saisir dans la colonne Tx/Tx marge/Tx marque afin de calculer la colonne Consommés. La saisie par montant permettra de saisir la valeur des consommés tout en recalculant la colonne Tx/Tx marge/Tx marque. Cette partie permet de définir le Délai d'approvisionnement. Vous devez indiquer le nombre de jours nécessaire pour faire entrer des produits afin que le stock soit suffisant pour réaliser des ventes. Vous utiliserez le bouton minimum par exercice dans Divers pour choisir le délai. Seul des multiples de 30 seront proposés. Elle permet également de définir le Taux de négoce. Cette option permet de choisir si le calcul du prix d'achat se fait en fonction du taux de marque ou du taux de marge. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà versées pour le dernier exercice de la période de prévision. TVA déductible Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Montants. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment la TVA sera à déduire lors des achats. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela, vous devez utiliser le bouton . 96 Manuel de référence Information Pour avoir un complément d'informations sur les achats cliquez ici. Fiche Charges externes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de charges externes. Une prévision de charge est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permettra d’identifier les différentes fiches de charges. La Charge Sélectionnez le type de charge pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Suivant le type de charges sélectionné, le tableau est composé différemment. Dans tous les cas, il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la charge par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos charges fixes uniquement pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Dans le cas d'une charge fixe, le tableau contient les colonnes : Montant Saisissez le montant annuel ou mensuel de la charge créée atiquement les données mensuelles ou la zone annuelle. Dans le cas d'une charge variable, le tableau contient les colonnes : . Cette zone alimentera autom Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisi précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions 97 Aide Business Plan CA Cette colonne n'est pas saisissable. Elle correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la charge variable. % CA Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes que représente la charge. Attention Si plusieurs prévisions de vente sont actives, et que vous saisissez un pourcentage sur une ligne seulement, ce pourcentage sera réparti mensuellement pour toutes les prévisions Actives. Montant Cette zone n'est pas saisissable. Les montants de cette colonne sont obtenu par le CA * %CA. quement les données mensuelles. Ellealimentera automati Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Options de saisie Saisie possible par exercice annuelle des montants. La coche autorise la saisie Remarque Cette option est toujours cochée par défaut. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque Cette zone est accessible uniquement pour les charges de type fixe. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. TVA déductible Cette partie contient les options suivantes : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce à la liste déroulante. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. 98 Manuel de référence En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionné l'Échéance à ou l'Echéancier le décaissement pour lequel devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les "charges externes & autres achats" cliquez ici. Personnels Fiche Personnel "Gérants non salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations et onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : C N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx cotisation Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cotisation 99 Aide Business Plan Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation calculée ou saisies. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cotisation]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cotisations]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cotisations] ou [Net à payer + Cotisations]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein (ETP) Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et la colonne Taux de cotisation n'apparaît plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d'employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de gérants non salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. 100 Manuel de référence Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) Indiquez le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut le montant saisi sera 3500. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Fiche Personnel "Salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. 101 Aide Business Plan La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations Cet onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx patronale/salariale Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cot.Patronale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation patronale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation patronale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Patronale]. Cot.Salariale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation salariale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation salariale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Salariale]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cot. Salariale]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cot. Patronale + Cot. Salariale] ou [Net à payer + Cotisations (patronale et salariale)]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. 102 Manuel de référence Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et les colonnes Taux de cotisation patronale et salariale n'apparaissent plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d’employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente ux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Ces colonnes correspondent a Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. 103 Aide Business Plan Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Fiche Impôts et taxes (sauf Impôt Société) Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche d'impôts et taxes. La fiche des Autres Impôts et Taxes est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom de l’impôt que vous souhaitez créer. Le Type de charge Le type de charge attribué par défaut est "Fixe", pour chaque nouvelle fiche. Vous pouvez à tout moment modifier ce type. La fonction AsCette fonction pe sujetti rmet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise n’y serait pas soumise. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant mensuel dans cette colonne. Ce montant correspond au paiement de l’impôt pour les mois correspondants. Evol. Montant / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'impôt par mois et par an. Résultat Vous avez accès à la saisie mensuelle de cette colonne uniquement si vous avez choisi l'option "saisie manuelle" de la ventilation dans le compte de résultat (onglet Options). 104 Manuel de référence Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Options Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le Compte de résultat. Cette ventilation peut-être : Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période. Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellement dans la "colonne Résultat" le montant de l'impôt qui sera pris en compte pour une autre période dans le compte de résultat (exercice inférieur ou supérieur). Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Information Pour avoir un complément d'informations sur les "Autres Impôts & Taxes (sauf IS)" cliquez ici. Autres prévisions Exploitation Fiche Production Immobilisée Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de production immobilisée. Une prévision de production immobilisée est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche. Le Type Choisissez le type concerné par la fiche créée, Corporel ou Incorporel. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois 105 Aide Business Plan Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la production réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à la production. Options Cet onglet est composé de deux parties. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Amortissements Cette partie contient les éléments suivants : Soumis à amortissements Cochez la case si vous souhaitez que votre production immobilisée soit soumise au calcul d'amortissements. Durée Choisissez le nombre d’années sur lequel elle sera amortie. Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé. Taux linéaire Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d’amortissement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : Coef. fiscal Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est "Dégressif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée. Taux dégressif Ce taux est calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le suivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Fiche Autres Produits Une prévision d'autre produit est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarqu Un ong et de saisir des informations complémentaires. Montan Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. e let Notes perso permts Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : 106 Manuel de référence N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet contient 3 zones. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA collectée Cette partie permet de déterminer : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Fiche Charges à répartir Une prévision de charge à répartir est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions. 107 Aide Business Plan La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Mont. / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de charge à répartir par mois et par an. Montant Indiquez les montants des Charges à répartir pour l'année ou les mois correspondants. Evol. Am. / % Mens. a. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant d'amortissement de la charge par mois et par an. Amort Indiquez les montants d'amortissement pour l'année ou les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Options de saisie des amortissements Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option pr . Fiche Autres charges Une prévision d'autre charge est définie par deux éléments principaux : écédente est activée Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. 108 Manuel de référence La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les nt alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options informations ne seroe e Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet contient 3 zones. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA déductible Cette partie permet de déterminer : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A récupere Choisissez à quel moment la TVA sera récuperée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. 109 Aide Business Plan Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Financier Fiche Produits financiers Une prévision de produit financier est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Charges financières Une prévision de charge financière est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif 110 Manuel de référence Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Dividendes Une prévision de dividende est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. 111 Aide Business Plan Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les dividendes cliquez ici. Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Exceptionnels Fiche Produits exceptionnels Une prévision de produit exceptionnel est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. 112 Manuel de référence Fiche Charges exceptionnelles Une prévision de charge exceptionnelle est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Divers Fiche Provisions Une prévision de provision est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants 113 Aide Business Plan Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Dot. /% Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant des dotations par mois et par an. Dotation Indiquez les montants des dotations pour l'année ou les mois correspondants. Evol. Rep. /% Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de reprise par mois et par an. Reprise Indiquez les montants des reprises pour l'année ou les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des dotations Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Options de saisie des reprises Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Produits constatés d'avance La fiche des Produits constatés d'avance est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom du Produit que vous souhaitez créer. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque 114 Manuel de référence Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond à l'exercice de prévision. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne. Charges constatées d'avance La fiche des Charges constatées d'avance est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom de la charge que vous souhaitez créer. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond à l'exercice de prévision. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne. Fiche Impôt Société et Impôt Forfaitaire Annuel La fiche de l’Impôt Société est définie par 2 éléments principaux : Le Nom A la création du dossier cette fiche est déjà créée. Le nom qui lui est attribué est ‘’Impôt société’’. La fonction Assujetti Cette fonction permet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise n’y serait pas soumise. Accéder à la fiche Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt Société pour y accéder. Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. La fiche est ensuite composée de trois onglets : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde et Options Calcul de l'impôt Cet onglet permet de paramétrer les ajustements et le taux d'imposition qui concernent votre établissement. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque 115 Aide Business Plan Seules les colonnes Ajustements et Taux d'imposition sont saisissables. Les colonnes de ce tableau sont : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond au libellé de l'exercice. Résultat avant impôt Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt du Compte de résultat de votre dossier. Report déficitaire Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt "négatif" de l'année précédente si l'option "Report déficitaire en avant" (voir onglet option) a été sélectionnée. Ajustements Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin de déterminer le montant du résultat imposable. Résultat imposable Le montant du Résultat imposable provient des 3 colonnes précédentes. Son calcul est suivant : Résultat avant impôt +report déficitaire + ajustements. Taux d'imposition En fonction du choix réalisé dans l'onglet Options, saisissez le taux d’impôt ou les taux par tranches utiles au calcul du montant de l'impôt. Montant calculé Le "montant calculé" est obtenu par le calcul suivant : Résultat imposable * Taux d'imposition. Ajustements Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin d'obtenir le montant final de l'impôt société. Montant final Le "montant final" est obtenu par le calcul suivant : Montant calculé + Ajustements. Information Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Société cliquez ici. Acomptes & Liquidation du solde Cet onglet permet de paramétrer les acomptes d'IFA qui concernent votre établissement. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Les colonnes de ce tableau sont réparties en 4 groupes : Période Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Période Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois de cet exercice. Acomptes Remarque ctionnées, seules les colonnes IFA à payer, IFA imputé sur acompte IS, ent être saisies. Vous disposez des informations suivantes : En fonction des options séleAcompte IS à payer peuv IFA à payer Saisissez le ou les montants d'IFA à verser pour l'année. Acomptes IS calculés Ces acomptes sont calculés sur la base de l'impôt société à payer en fin de l'année précédente et les options sélectionnées. 116 Manuel de référence IFA imputé sur acompte IS En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant d'IFA imputé sur acompte IS ou vous devez saisir le montant des acomptes d'IFA qui seront imputés aux acomptes d'IS. Acompte IS à payer En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant de l'acompte IS à payer ou vous devez saisir le montant des acomptes IS à payer. Acomptes IS non soldés Ces acomptes sont calculés en fonction des renseignes des 3 colonnes précédentes. Liquidation de l'impôt Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : Montant Impôt N-1 IFA imputé sur liquidation Solde à payer Excédent à récupérer Solde IFA Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : IFA non soldés IFA imputé en charge Information Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Forfaitaire Annuel cliquez ici. Options Options de calcul de l'impôt Taux d'imposition par tranche Cette option permet de saisir des tranches d'imposition spécifiques pour un certain taux. Cette option n'est pas cochée par défaut. Report déficitaire en avant Cochez la case si vous souhaitez que le déficit de chaque année soit reporté sur l'année suivante soit reporté pour calculer votre impôt société. Impôt forfaitaire annuel Assujetti à l'impôt forfaitaire annuel Cochez la case si vous êtes assujetti à l'impôt forfaitaire annuel. Avance récupérable au titre de l'Impôt Société (en années) Sélectionnez le nombre d'années pour lesquelles vous pouvez récupérer l'avance d'IFA au titre de l'impôt société. Liquidation de l'impôt Déclaration des résultats Choisissez le nombre de jours, après la fin de l’exercice pour lequel la déclaration du résultat sera réalisée. Règlement du solde Choisissez le nombre de jours, après la déclaration des résultats pour lequel interviendra le règlement du solde de l’impôt. Remboursement du crédit Choisissez le nombre de jours au cours duquel le remboursement du crédit interviendra après le règlement du solde de l’impôt. Saisie des acomptes IS Acomptes IS valorisés par Choisissez le mode de calcul qui sera utilisé pour générer les acomptes de l'Impôt Société (calcul automatique ou saisie manuelle). Calendrier Cochez les mois pour lesquels le versement d’un acompte interviendra. Eléments antérieurs 117 Aide Business Plan Fiche Bilan Antérieur Une prévision de Bilan antérieur est composée des onglets Actif, Passif et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Les onglets Actif et Passif contiennent : Les rubriques du Bilan, Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3). Astuce Pour les prévisions qui devront être éclatées, vous disposerez d'un bouton dans la colonne Accès à la répartition associée qui vous permettra de saisir les différents montants. Une fois les montants répartis, la valeur saisie figurera dans colonne Mt N-1 réparti. Les rubriques Devant les sous rubriques, vous disposez des signes + et - qui vont vous permettre de suivre les calculs des résultats. Les listes des sous-rubriques, rubriques et totaux sont identiques au Bilan. Les colonnes des années antérieures Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques. Remarque Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible). Incidences sur les éditions de résultats Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Bilan. Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Bilan (Structure du passif entre les fonds propres et les dettes, Actif, Passif...). Bilan & éléments associés Fiche Stocks Antérieurs Une prévision de Stocks antérieurs est composée d'un onglet Stock initial & Entrées de stocks, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. L'onglet Stock de marchandises Tous les achats de type Négoce saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante. Astuce Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces lignes. Cet onglet contient les zones de saisie suivantes : Stock initial Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan. Entrées Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Stocks, de la rubrique Stocks de marchandises. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. Attention Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord. L'onglet Stock de matières premières Tous les achats de type Produits et services saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante. Astuce Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces lignes. 118 Manuel de référence Cet onglet contient les zones de saisie suivantes : Stock initial Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan. Entrées Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Stocks, de la rubrique Stocks de matières premières. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. Attention Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord. L'onglet Encours de production Toutes les ventes crées dans le dossier seront listées ici. Cela permettra de paramétérer l'encours initial pour la première année de prévision. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Encours, de la rubrique Encours de production. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. L'onglet Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois concernés par les entrées en stock. Incidences sur les éditions de résultats La saisie effectuée dans cette fiche aura une incidence sur les calculs de l'onglet Montants des fiches d'achats. Fiche Encaissements & Décaissements antérieurs La prévision des Encaissements & Décaissements antérieurs est composée d'un onglet Encaissements, d'un onglet Décaissements, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Cette prévision permet de saisir les différents encaissements qui interviendront suite à la saisie du bilan N-1. Les rubriques utilisées dans le bilan N-1 seront listées dans les deux onglets. Remarque La répartition des décaissements et encaissements n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une trésorerie plus réaliste. Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. Les Encaissements Les Encaissements se feront sur les rubriques suivantes : Clients, Subventions d'exploitation, Apports en capital, Comptes courants d'associés, Subventions d'investissements, Remboursements de crédit d'IS. Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel). La colonne Encaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. Les Décaissements Les Décaissements se feront sur les rubriques suivantes : Fournisseurs Charges externes & autres achats, Personnel, Immobilisations, Comptes courants d'associé, Impôt sur les sociétés, Autres impôts & taxes. 119 Aide Business Plan Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne Bilan N-1 (rappel). La colonne Décaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. Les Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie. Incidences sur les résultats Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Tableau de trésorerie. Fiche TVA à payer & TVA à récuperer antérieurs La prévision TVA à payer & TVA à récuperer antérieur est composée de l'onglet TVA, de l'onglet Options et de l'onglet Notes perso. Cette prévision permet de prendre en compte la situation de TVA lors de la cession d'activité de la société que vous reprenez. Remarque La répartition des TVA N-1 n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une situation financière plus compléte et réaliste. Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. L'Onglet TVA Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les rubriques TVA collectée et TVA déductible seront reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel). La colonne Total indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. L'onglet Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie. Incidences sur les éditions de résultats La répartition des TVA du bilan N-1 aura une conséquence sur les Récapitulatifs de TVA et donc par conséquent sur le Tableau de trésorerie, le Bilan et le BFR. Fiche Produits et Charges constatés d'avance antérieurs La prévision des Produits & Charges constatés d'avance antérieurs est composée d'un onglet Produits constatés d'avance, d'un onglet Charges constatées d'avances et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Cette prévision permet de répartir la somme saisie dans le Bilan N-1 Remarque La répartition des produits & charges constatés d'avance est obligatoire. Dans le cas contraire les montants saisis dans le Bilan N-1 ne seront pas reprisent dans le Bilan prévisionnel. Dans le cas où le montant figurant dans l'un des onglet est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. Les Produits constatés d'avance Les Produits constatés d'avance se feront sur les rubriques suivantes : Vente de marchandise, Production vendue, Subventions d'exploitations, Autres produits, Produits financiers, Produits exceptionnels. Les Charges constatés d'avance Les Charges constatées d'avance se feront sur les rubriques suivantes : Achats de marchandises, Achats de matières premières, Loyers de crédit-bail, Charges externes et autres achats, Salariés, Gérants non salariés, Autres charges de personnel, Impôts et taxes, Autres charges, Charges financières, 120 Manuel de référence Charges exceptionnelles. Incidences sur les résultats Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Bilan. Fiche Amortissements antérieurs Une prévision d’amortissement antérieur est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’amortissement. Le Type Choisissez le type d’amortissement concerné par la fiche créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'amortissement à pratiquer, pour le ou les mois concernés. Fiche Comptes Courants antérieurs Une prévision de compte courant antérieur est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Blocage Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé. Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan. 121 Aide Business Plan Déblocage Saisissez le montant du capital à débloquer pour le mois concerné. Intér. à payer La colonne "Intérêt à payer" est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement d'intérêts et que vous avez saisi un "Taux annuel d'intérêt"(onglet Options). Remboursement Saisissez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui interviendra sur le compte courant créé. Solde à payer Les montants de cette colonne proviennent du calcul suivant : Solde à payer (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement Options Options de saisie Vous devez cocher la case Blocage, déblocage du capital si vous souhaitez gérer les blocages ou déblocages des capitaux. Par cette action, des colonnes supplémentaires seront à votre disposition dans l'onglet Montant. Remboursements des intérêts Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé gèrent les remboursements d'intérêts. Ensuite, vous pouvez paramétrer : le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. Information Pour avoir un complément d'information sur les comptes courants d'associé cliquez ici. Fiche Emprunts antérieurs Une prévision d’emprunt antérieurs est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montant. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Cet onglet permet de saisir les montants relatifs à la reprise d'un emprunt lors de la reprise d'une société. Le tableau contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Intérêts Saisissez le montant des intérêts qui seront à payer pour chaque mois. Capital remboursé Saisissez le montant du capital remboursé sur chaque mois. Échéance Chaque cellule correspond à une échéance constante. Elle est déterminée par les intérêts + le capital du mois. Capital restant du 122 Manuel de référence Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année précédente - l'échéance de la période. Le montant du 'Capital restant du' pour l'année N-1 devra être saisi. Capital à remb. CT Chaque cellule correspond au capital à rembourser à court terme (à moins d'un an). Le montant du 'Capital à remb. CT' sera à saisir pour la dernière année de prévision. De ce montant découlera le montant du 'Capital à remb. LMT'. Capital à remb. LMT Chaque cellule correspond au capital à rembourser à long et moyen terme (à plus d'un an). Information Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici. Fiche Crédits-bails antérieurs Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. ris lors de la reprise d'une société. Le tableau contient les colonnes suivantes : Montants Cet onglet permet de saisir les loyers d'un crédit-bail rep N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Loyer HT Saisissez le montant HT du loyer pour chaque mois. Loyer TVA Chaque cellule correspond au montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option. Loyer TTC Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est à dire le montant du loyer HT + Le montant du loyer TVA. Rachat HT Cette zone permet de saisir le montant HT du rachat du bien. Rachat TVA Cette cellule correspond au montant de TVA du rachat saisi pour chaque mois. C'est le rachat HT multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option. Rachat TTC Chaque cellule correspond au montant TTC du rachat, c'est à dire le montant du rachat HT + Le montant du rachat TVA. Options Cet onglet permet de déterminer la TVA à pratiquer sur le crédit-bail. 123 Aide Business Plan Taux de TVA Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers et le rachat du crédit-bail antérieur. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Information Pour avoir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici. Autres Fiche Compte de Résultat Antérieur Une prévision de Compte de Résultat antérieur est composée d'un onglet Liste et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. L'onglet liste contient : Les rubriques du compte de résultat, Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3). Les rubriques Devant chaque rubrique et sous rubrique, vous disposez des signes + et - afin de vous permettre de suivre les calculs automatique des résultats. La liste des sous-rubriques, rubriques et totaux est identique au Compte de résultat. Les colonnes des années antérieures Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques. Remarque Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible). A la fin de la saisie vous devez avoir le même "Résultat net" que celui présent sur le document que vous a fournis l'établissement que vous reprenez. Incidences sur les éditions de résultats Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Compte de résultat. Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Compte de résultat (Analyse détaillée du résultat, Taux de marge...). Résultats Visualisation des résultats Chaque Résultat se présentera sous forme de tableaux avec de multiples niveaux de tri. Les tris se réalisent suivant une sélection de paramètres et de filtres: Tris sous forme de paramètres d'affichage Périodicité Suivant l'endroit ou vous vous positionnez, vous avez la possibilité de visualiser votre résultat de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remarque Vous pouvez visualiser uniquement annuellement les résultats concernant le noeud Fonds de Roulement. Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Remonter Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos résultats suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. 124 Manuel de référence Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Visualisation Ce paramètre est disponible uniquement pour le tableau de "Compte de résultat". Il permet d'afficher les résultats en : Montants, Pourcentage de ventes (% ventes), Les 2 : affichage des montants et en dessous des pourcentages. Remonter Tris sous forme de filtres d'affichage Détail Totaux : permet d'afficher ou non seulement les lignes de totaux. Rubriques : permet d'afficher ou non l'ensemble des rubriques. Sous-rubr. : permet d'afficher ou non l'ensemble des sous-rubriques. Prévisions : permet d'afficher ou non le détail des prévisions. Remonter Non valorisées Totaux : permet d'afficher ou non les totaux sans valeurs. Rubriques : permet d'afficher ou non les rubriques sans valeurs. Sous-rubr. : permet d'afficher ou non les sous-rubriques sans valeurs. Remonter Partie Ce filtre permet d'afficher uniquement une partie du Résultat. Ces parties évoluent en fonction du tableau de résultat sélectionné. Par défaut, le filtre est positionné sur "Toutes". Si vous souhaitez voir uniquement une partie du tableau de Résultat, vous devez cliquer sur l'une des parties proposées. Le compte de résultat Le Compte de résultat se compose de différents calculs intermédiaires, qui sont : la marge globale, la valeur ajoutée, l'excédent brut d'exploitation, le résultat d'exploitation, le résultat courant, le résultat exceptionnel, le résultat net. La marge globale La marge globale se décompose en deux : la marge commerciale et la marge sur produits & services. Remonter La valeur ajoutée 125 Aide Business Plan La valeur ajoutée traduit le supplément de valeur donné par l'entreprise, dans son activité, aux biens et aux services en provenance des tiers. Remarque Elle est utile pour caricaturer un secteur et constitue une mesure de l'intégration de l'entreprise dans son secteur. La valeur ajoutée est égale à la somme de la marge commerciale et de la marge sur produits et services, diminuée des consommations de biens et de services en provenance des tiers. Remonter L'excédent brut d'exploitation L’excédent brut d’exploitation représente la véritable richesse interne de l'entreprise et indique sa capacité réelle à créer de la valeur, avec ses outils et son personnel. Il est égal à la valeur ajoutée diminuée des charges liées au personnel (salaires bruts, commissions, primes cotisations employeurs) et des différents Impôts & Taxes, autre que l’Impôt Société. Remonter Le résultat d'exploitation Le résultat d'exploitation est le résultat du processus d'exploitation et d'investissement de l'exercice. Il traduit l'accroissement de richesse dégagé par l'activité industrielle et commerciale de l'entreprise. Il prend en compte le processus d'investissement par le biais des charges calculées (dotations aux amortissements et provisions) en plus de l’excédent brut d’exploitation. Remonter Le résultat courant Le résultat courant est le solde entre le résultat d'exploitation et les charges financières nettes des produits financiers. Les charges financières regroupent les intérêts sur Comptes Courants, les intérêts sur Emprunts et les intérêts sur Découvert. Remonter Le résultat exceptionnel Le résultat exceptionnel recense les éléments de nature exceptionnelle (procès, incendie, flux résultant d'évènements passés), et en particulier les plus ou moins-values sur cessions d'actifs. Il est égal au résultat courant augmenté des dotations aux amortissements des subventions d’investissements. Remonter Le résultat net Le résultat net est appelé également ‘’Bénéfice’’ lorsqu’il est positif ou ‘’Perte’’ lorsqu’il est négatif. Il s'agit en fait de la part résiduelle du résultat d'exploitation revenant aux actionnaires après que les créanciers et l'Etat ont perçu leur part. Ce résultat net peut donc être distribué sous forme de dividendes, ou mis en réserves (et augmenter ainsi le montant des capitaux propres de l'entreprise). Remarque Le résultat net constitue une ressource de l'entreprise et, par conséquent, il sera porté dans les capitaux propres de la société. Les associés ou actionnaires décideront, par Assemblée Générale Ordinaire, de l'affectation de ce résultat, à savoir la répartition entre dividendes ou réserves. Le résultat net est obtenu par la somme des résultats partiels (résultat courant + résultat exceptionnel) diminué du montant de l’Impôt Société. Remonter Le Tableau de trésorerie 126 Manuel de référence La composition du Tableau de trésorerie est la suivante : Le total des encaissements Le total des encaissements reprend l'ensemble des encaissements qui ont été réalisés sur le dossier par l'intermédiaire de la saisie des prévisions. Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les encaissements des : Clients, Apports en capital, Comptes courants, Subventions d'investissements (pas disponible dans cette version), Emprunts, Remboursement du crédit de TVA, Remboursement du crédit d'IS (pas disponible dans cette version). Le total des décaissements Le total des décaissements reprend l'ensemble des décaissements qui ont été réalisés sur le dossier par l'intermédiaire de la saisie des prévisions. Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les décaissements des : Fournisseurs, Charges externes et autres achats, Personnel, Comptes courants, Remboursements d'emprunts, Dividendes, TVA à payer, Impôts Société, Autres impôts et taxes, Agios bancaires. La trésorerie de début de mois La trésorerie de début de mois reprend le montant de la trésorerie de fin de mois du mois précédent. La trésorerie de fin de mois La trésorerie de fin de mois est la différence entre la trésorerie de début de mois et l'écart entre les encaissements et les décaissements. Attention Lorsque la trésorerie est négative les valeurs passent en rouge. Les intérêts de découvert Des intérêts sur découvert sont calculés lorsque la trésorerie de fin de mois est négative. Le montant de ces intérêts est calculé en fonction des indications figurantes dans les préférences. Le paiement des intérêts sera indiqué dans le tableau de trésorerie par le terme Agios bancaires. Ces agios sont calculés en fonction des préférences saisie. Le Seuil de rentabilité Le seuil de rentabilité dans EBP Business se découpe en huit parties : Le Chiffre d’Affaires (CA), Les Coûts Variables, Les Coûts Fixes, 127 Aide Business Plan La Marge sur Coûts Variables, Le Taux de Marge sur Coûts Variables, Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil, L'Atteinte du seuil Annuel en %. Le Chiffre d’Affaires Le chiffre d’affaires (CA) reprend le montant total des ventes réalisées au cours de l’exercice. C’est la somme des ventes de négoce et des produits et services. Remonter Les Coûts Variables Le total des coûts variables est l’ensemble des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires. Ici, on distingue les achats consommés et les autres charges variables. On entend par achats consommés, la somme des achats consommés de négoce et des achats consommés de produits et services. Pour ce qui est de la catégorie des charges variables, on regroupe les "charges externes & autres achats" de type "Variable" ainsi que les "frais variables de personnel", tel que les "commissions" et "les impôts & taxes" de type variable (Taxes basées sur le chiffre d'affaires de la société : "Taxe d'apprentissage", ...). Remonter Les Coûts Fixes Le total des coûts fixes est l’ensemble des frais réguliers qu’engendre l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. On regroupe dans la catégorie des coûts fixes l’ensemble des charges qualifiées comme fixes telles que : les charges externes & autres achats de type "Fixe", les charges de personnel (salaires et cotisations), les impôts & taxes (autre que l’IS et l'IFA), les charges financières (intérêts sur comptes courants, intérêts sur emprunts et intérêts sur découvert), les dotations aux amortissements des subventions d’investissements et l’impôt société. Remonter La Marge sur Coûts Variables La marge sur coûts variables correspond à la différence entre le chiffre d’affaires et le total des coûts variables. Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes. Remonter Le Taux de Marge sur Coûts Variables Le taux de marge correspond au calcul précédemment réalisé (marge sur coût variable) divisé par le chiffre d’affaires total. Remonter Le Seuil de Rentabilité En divisant le montant des charges fixes par le taux de marge sur coûts variables on obtient le seuil de rentabilité. Remonter Le Mois d’atteinte du Seuil Le mois d’atteinte du seuil est le mois à partir duquel le chiffre d’affaires est supérieur ou égal au seuil de rentabilité. Cela correspond au mois pour lequel l'atteinte du seuil annuel en % passe au dessus de 100% (cf. ci-après). Cette information ne sera disponible que sur l'onglet Annuel. Remonter 128 Manuel de référence Atteinte du seuil annuel en % Le pourcentage d'atteinte du seuil annuel n'est disponible que dans l'onglet Mensuel Cumulé. Il permet de déterminer sur quel mois le projet sera rentable. Il est calculé en fonction du chiffre d'affaires du mois sur le seuil de rentabilité total de l'année. Remonter Le bilan Le Bilan est composé de deux parties : l'Actif et le Passif. L’Actif L’Actif se décompose en deux grandes parties : l’actif immobilisé et l’actif circulant. L’Actif Immobilisé Représente les postes de l’actif qui ont une vocation à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils ne se consomment pas au premier usage et sont destinés à durer pendant plusieurs années. L’actif immobilisé se compose : des immobilisations incorporelles, des immobilisations corporelles, des immobilisations financières. Il est fait apparaître le montant Brut de l'immobilisation pour lequel on déduit le montant des amortissements pratiqués durant l'année, ainsi que le montant des provisions. L’Actif Circulant tion à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils se rapidement en liquidités. L’actif circulant se compose : Représente les postes de l’actif qui n’ont pas vocarenouvellent régulièrement et se transforment des stocks (matières premières, marchandises et encours de production), des créances (avances & acomptes versés sur commandes, créances clients et les créances aux différents organismes), des disponibilités (placements à court terme, la trésorerie et les charges constatées d'avances). Le Passif Le passif se compose également de deux parties : les capitaux propres et les dettes. Les Capitaux Propres Les capitaux propres constituent des ressources stables de l'entreprise et déterminent comptablement ce que vaut l'entreprise. Remarque Que le résultat de l'exercice soit bénéficiaire (bénéfice) ou déficitaire (perte), il sera porté au passif du bilan dans les capitaux propres. Les Dettes Le bilan fractionne les dettes en deux catégories : Les dettes financières, qui sont obtenues auprès de marché obligataire ou des établissements de crédit, Les dettes issues de l'exploitation de l'entreprise, représentant ses engagements envers les fournisseurs (après obtention de délais de paiement), le personnel, le fisc, les organismes sociaux et les produits constatés d'avance). Une analyse financière des dettes permet de distinguer les dettes à long et moyen terme (plus d'un an) et les dettes à court terme. se et constituent les capitaux permanents. Ces dettes sont composées du capital des emprunts non remboursés à plus d'un an et du montant bloqué pour les comptes courants d'associés. Les dettes à court terme forment les ressources à court terme destinées à financer les emplois à court terme (éléments d'actifs à moins d'un an). Les dettes à long et moyen terme se rapprochent des capitaux propres de l'entrepri 129 Aide Business Plan Ces dettes sont composées de tous les éléments non pris en compte dans les dettes à long et moyen terme. Fonds de Roulement Le Fonds de Roulement Net Global Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents, Des Immobilisations Nettes. Le fonds de roulement Net globale est obtenu en réalisant la différence entre le total des capitaux permanents et le total des immobilisations nettes. Les Capitaux Permanents Ils sont composés des Fonds Propres et des Endettements Les Fonds Propres sont identiques aux Capitaux propres du Bilan. Ils sont composés : Du capital, Des réserves et le report à nouveau, Du résultat de l'exercice, Des subventions d'investissement (Montant Brut - les Amortissements). Remarque Le report à nouveau de l'année N est le Résultat de l'exercice de l'année N-1. Les Endettements sont : Les emprunts : le montant correspond à la valeur du capital restant dû en fin d'exercice ; Les comptes courants d'associé : le montant correspond au solde à payer en fin d'exercice + les intérêts à payer. Les immobilisations nettes Elles correspondent à la différence entre le Montant Brut et les Amortissements. Elles sont composées des : Immobilisations Incorporelles, Immobilisations Corporelles, Immobilisations Financières. Le Besoin en Fonds de Roulement Le Besoin en Fonds de Roulement est composé : De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation Le BFR est la différence entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation. L'actif d'exploitation est identique à l'Actif circulant du Bilan sans la Trésorerie positive. Il est composé : L'Actif d'exploitation des stocks, des créances clients, des autres créances (TVA, subventions d'exploitation et d"investissement). Le Passif d'exploitation 130 Manuel de référence Le passif d'exploitation est identique aux dettes du Bilan sans les Dettes Financières. Il est composé : des dettes fournisseurs (Fournisseurs en Négoce, Fournisseurs de Produits & Services, Fournisseurs d'investissement), des dettes fiscales & sociales (Charges, Personnels, TVA). Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ? Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau. Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants : FRNG, BFR, Trésorerie. La différence entre le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit correspondre à la Trésorerie. La trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La trésorerie positive, Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert. Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie. La Capacité d'autofinancement La capacité d'autofinancement ou CAF exprime le surplus monétaire dégagé par l'exploitation pendant une période donnée qui indique la capacité de l'entreprise à financer sa croissance Elle est calculée à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes : Méthode Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments. Méthode Additive Elle est obtenue en ajoutant le Résultat Net et les Dotations aux amortissements puis en enlevant les Dotations aux amortissements des subventions d'investissement. Méthode Soustractive Elle est obtenue en réalisant la différence entre l'Excédent Brut d'Exploitation (EBE) et les Charges Financières (intérêts des comptes courants, d'emprunts et de découvert). Remarque Par l'une ou l'autre des méthodes, vous devez obtenir le même résultat. Autofinancement 131 Aide Business Plan L'Autofinancement représente la richesse financière nouvelle générée par l'entreprise, dont elle pourra disposer après avoir rémunéré ses actionnaires. entre Capacité d'Autofinancement et les Dividendes distribués. Tableau de financement Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en a été fait. Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les Ressources Elles sont composées : L'autofinancement est la différence De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro), Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement, Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes courants d'associé bloqués. Remarque Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. Les Emplois Ils sont composés : De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro) De la distribution de Dividendes Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan) Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants d'associé. FRNG La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes. La Variation BFR La variation du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître : Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds de Roulement (BFR), Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les ressources Elles sont calculées en fonction de : l'accroissement de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont augmenté par rapport à l'année précédente. la diminution du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont été réduites par rapport à l'année précédente. Remarque L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. 132 Manuel de référence Les Emplois : Elles sont calculées en fonction de la diminution de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont été réduites par rapport à l'année précédente. l'accroissement du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont augmenté par rapport à l'année précédente. Remarque L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. BFR En fin de tableau, vous avez un rappel du montant du BFR. La 1ere année le montant du BFR est identique à la Variation du BFR. Les années suivantes, le montant du BFR est égal à la Variation du BFR de la 1ère année + la Variation des années suivantes. La Variation de trésorerie La variation de trésorerie permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie. Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR. La Variation de trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La trésorerie positive, La trésorerie négative (montant de Découvert), Les agios bancaires (intérêts sur le découvert). Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Variation de Trésorerie. En fin de tableau, vous avez un rappel des montants du FRNG, du BFR et de la trésorerie. Rappel L'Addition du FRNG et du BFR doit correspondre au montant de la Trésorerie. Comment consulter le récapitulatif de TVA ? Consulter le récapitulatif de TVA(s) Pour consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux. Ces tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants mensuels de remboursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements. Les tableaux sont proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Présentation des récapitulatifs Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux suivants : • La TVA collectée Elle est la somme des montants de TVA facturé aux clients. • La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs. 133 Aide Business Plan • La TVA à payer Elle est la différence entre la TVA due et le crédit de TVA du mois précédent. Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Attention La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA. Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des caractéristiques saisies dans les préférences de TVA. Remarque Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel. Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Autres listes Tableau de financement Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en a été fait. Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les Ressources Elles sont composées : De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro), Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement, Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes courants d'associé bloqués. Remarque Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. Les Emplois Ils sont composés : De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro) De la distribution de Dividendes Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan) Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants d'associé. FRNG La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes. Les Graphiques ose une interprétation des résultats sous forme de graphiques. Ces graphiques trouvez dans le Dossier final. Les graphiques à votre disposition sont : EBP Business Plan vous propsont identiques à ceux que vous L'analyse détaillée du Résultat, 134 Manuel de référence La Trésorerie, L'Actif, Le Passif, Le Seuil de rentabilité, L'évolution des Ventes. Analyse détaillée du résultat L'analyse détaillée du résultat permet de mettre en avant les principales données issues du Compte de Résultat. Ce graphique fait donc apparaître le Chiffre d'Affaires, la Valeur Ajoutée, l'Excédent Brut d'Exploitation, le Résultat d'Exploitation et le Résultat Avant Impôt. Le graphique d'analyse du résultat est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Trésorerie Le graphique de trésorerie met en avant l'état de la trésorerie à un moment donné. Il est présenté mensuellement. Astuce Lorsque la trésorerie est négative, un bandeau rouge vous indique la zone de dépassement du plafond autorisé dans les préférences. Remonter Actif L'actif permet de mettre en avant les principales données issues de l'actif du Bilan. Ce graphique fait donc apparaître l'Actif immobilisé, l'Actif circulant hors trésorerie et la Trésorerie positive. Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement. Remonter Passif Le passif permet de mettre en avant les principales données issues du passif du Bilan. Ce graphique fait donc apparaître les Capitaux propres, les Dettes hors trésorerie et la Trésorerie négative. Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement. Remonter Le Seuil de Rentabilité Le Seuil de rentabilité permet de mettre en avant les principales données issues du calcul du Seuil de Rentabilité. Ce graphique fait donc ressortir le Chiffre d'Affaires, les Coûts variables, les Coûts fixes et le Seuil de rentabilité. Le graphique d'analyse du seuil de rentabilité est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Évolution des Ventes 135 Aide Business Plan Ce graphique permet de mettre en avant les ventes. Il dépend des prévisions de ventes. Le graphique est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Visualisation des graphiques Chaque Graphique se présente sous forme d'un "Histogramme" ou "Histogramme base 100" ou "Courbe" ou "Secteur" (Camembert). L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres. Paramètres d'affichage Périodicité Suivant le graphique visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remonter Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos graphiques suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Types de graphique Ce paramètre permet de définir la présentation du graphique : Histogramme, Histogramme base 100, Courbe, Secteur (Camembert). Remarque En fonction du graphique sélectionné, certains types ne seront pas disponibles. Remonter Options du graphique En fonction du graphique sélectionné et du type de graphique, vous disposerez ou non de cette partie. Affichage Cette partie permet de définir si la visualisation du graphique de type Histogramme ou Secteur sera en 2D ou 3D. Affichage des valeurs Cette partie permet de définir l'affichage des montants sur les graphiques par Secteur. Cet affichage peut être avec aucune valeur (Sans), en pourcentage ou en valeur. Les Ratios 136 Manuel de référence EBP Business Plan vous propose une interprétation des résultats sous forme de ratios. Ces ratios sont identiques à ceux que vous trouvez dans le Dossier final. Remarque La mention NS vous indique que le calcul du ratio est "Non significatif". Les ratios à votre disposition sont : Le taux de marge globale, Le taux de marge commerciale, La rentabilité d'exploitation en %, La rentabilité financière en %, Le délai de recouvrement des créances en jours, Le délai de paiement des fournisseurs en jours, La structure du passif en %, Remonter Le taux de marge globale Le taux de marge globale est exprimé en % et est calculé de la façon suivante : Marge globale / CA La marge globale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Le taux de marge commerciale Le taux de marge commerciale est surtout significatif pour les entreprises de négoce et dépend du secteur d'activité. Il est exprimé en % et est calculé de la façon suivante : Marge commerciale / CA La marge commerciale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Rentabilité d'exploitation en % La rentabilité d'exploitation est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Résultat d'exploitation / CA Le résultat d'exploitation ainsi que le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Rentabilité financière en % La rentabilité financière est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Résultat net / Capitaux propres Le résultat net est issu du Compte de Résultat et les capitaux propres sont issus du Bilan. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Délai de recouvrement des créances 137 Aide Business Plan Le délai de recouvrement des créances est à comparer avec les conditions standard de délai accordées aux clients de l'entreprise. Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante : [Créances Clients / Total des ventes TTC] * 365 jours La valeur des créances clients est récupérée du Bilan. Le total des ventes TTC provient de la liste des Prévisions de ventes. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Délai de paiement des fournisseurs Le délai de recouvrement des fournisseurs est à comparer avec les conditions standard de délai de crédit que les fournisseurs accordent à l'entreprise. Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante : [Dettes Fournisseurs / Total des achats TTC] * 365 jours La valeur des dettes fournisseurs est récupérée du Bilan. Le total des achats TTC provient de la liste des Prévisions d'achats. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Structure du passif La structure du passif entre fonds propres et dettes extérieures est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Capitaux propres / Total Passif Les capitaux propres ainsi que le total passif sont issus du Bilan. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Visualisation des ratios Chaque Ratio se présente sous forme de tableaux. La première ligne correspond au numérateur, la seconde au dénominateur de l'opération réalisée et la troisième au résultat obtenu. L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres. Paramètres d'affichage Périodicité Suivant le ratio visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remonter Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos ratios suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, 138 Manuel de référence Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Impressions Navigation dans le Rapport Dans la rédaction du rapport, vous disposerez de boutons vous permettant de faciliter l'élaboration écrite du projet. Le bouton / permet de passer à la saisie du rapport lorsque l'on est dans les propriétés ou de propriétés à la saisie du rapport. Le bouton permet d'accéder à la première page de rédaction du rapport. Le bouton permet de revenir à la catégorie de rédaction précédente de l'arborescence. Le bouton permet de passer à la catégorie de rédaction suivante de l'arborescence. Le bouton permet d'accéder à la dernière page de rédaction du rapport. Pour les parties saisissables des boutons supplémentaires seront accessibles : Le bouton permet de remettre une page de commentaire à l'état initial proposé par le logiciel. Le bouton permet de réinitialiser le suffixe, les propriétés du résultats et les commentaires d'une même page. Le bouton permet de modifier les propriétés du résultat que vous visualisez. Le bouton permet de valider la rédaction réalisée. Le bouton permet d'annuler la rédaction faite et de revenir à l'état initial au moment de l'ouverture de la page. 139 Glossaire Achats consommés = Ventes HT * Marge Commerciale ou Taux L'Actif recense ce que l'entreprise possède. Il correspond aux éléments du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l'entreprise. Exemples des éléments qui composent l'actif : Immeubles, Machines, Matériels, Brevets, Marchandises, Créances clients, Argent, ... L'Actif d'Exploitation est égal à l'Actif Circulant du Bilan sans la Trésorerie. Il est donc composé des Stocks, des Créances Clients et des Autres Créances telles que la TVA à récupérer, le Crédit de TVA, les Subventions... Le Besoin en Fonds de Roulement est représenté par un montant financier total nécessaire à l'exploitation de l'entreprise. Il représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat-production-vente) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients. Ce montant devra figurer en permanence dans la trésorerie de l'entreprise. Il devra être ré-évalué si le Chiffre d'affaires (CA) croît. Le Bilan est un tableau qui, à un moment donné, représente la situation de l'entreprise en matière d'emploi des fonds mis en oeuvre dans l'entreprise (actif) et l'origine des ressources (passif). La Capacité d'autofinancement mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes émises par l'entreprise. Elle se calcule suivant 2 méthodes : Additive ou Soustractive. Les Capitaux Permanents sont le total des ressources propres et de l'endettement à terme. Ils doivent être supérieurs aux immobilisations de manière à dégager un fonds de roulement (voir FR)servant à financer tout ou partie du besoin an fonds de roulement (voir BFR). Les capitaux propres sont constitués des ressources apportées par les associés ou les actionnaires (capital social) et des profits générés par l'entreprise à l'occasion de son activité (réserves et résultat). Ils sont également la différence entre la égard des tiers. Les réserves regroupent les bénéfices des années antérieures qui n'ont pas été distribués aux associés ou actionnaires pour être réinvestis dans l'entreprise. Le report à nouveaux est un cumul des bénéfices des années antérieures non distribués et non affectés en réserves. Les Charges Fixes sont des frais réguliers qu veau d'activité. Même quand l'entreprise n'a pas de chiffres d'affaires elle a à supporter les charges fixes, comme par exemple le loyer du local commercial, les salaires, les primes d'assurance, etc... Dans une entreprise l'ensemble des charges courantes se répartit en charges fixes, appelées également "charges structurelles" et en charges variables, appelées également "charges fonctionnelles." Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité". Les Charges variables également appelées "charges fonctionnelles" sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Elles sont intimement liées à la réalisation du chiffre d'affaires, comme par exemple les "approvisionnements" , les frais de transports sur achats ou sur ventes, les commissionnements sur ventes, etc... Elles se distinguent des charges fixes. Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité". Le compte de résultat est un tableau récapitulatif des produits (le chiffre d’affaires) et des charges de l’exercice. Ce document a pour but d'analyser le résultat dégagé par l'entreprise sur une période donnée. Il fait donc apparaître un bénéfice ou une perte pour l’exercice. Le compte de résultat permet de constater d'un seul coup d'oeil la rentabilité de l'entreprise pour une période donnée. valeur des biens d'une entreprise et celle de ses dettes à l''engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son ni 141 Aide Business Plan Les "Gérants non salariés" doivent verser aux organismes sociaux un montant minimum de cotisations sociales. Dans EBP Business Plan, la cotisation forfaitaire peut être saisie dans l'onglet "Options" d'une fiche de "Prévision-Personnel-Gérant non salarié". Si le montant des cotisations du gérant ne dépasse pas ce montant minimum, c'est le montant de la cotisation forfaitaire qui sera versé aux organismes sociaux. Corporel ou incorporel, le crédit-bail permet de financer à 100 % un bien professionnel. Juridiquement c'est une location assortie de la possibilité de devenir propriétaire du bien loué au plus tard en fin de contrat pour un prix fixé d'avance tenant compte pour partie des loyers versés. Cette formule, sécurisante pour les crédit-bailleurs qui restent propriétaires des biens financés, permet une certaine souplesse. Ce type de financement est un peu plus cher que le crédit classique et moins intéressant depuis que les créditbailleurs imposent le versement d'un dépôt de garantie ou un premier loyer important dans le barème de location. Toutefois, le crédit-bail présente l'avantage important d'éviter le problème de la récupération de la TVA payée sur les investissements de départ. A l'issue de cette période, plusieurs options seront offertes : Devenir propriétaire du bien en versant "une valeur résiduelle" dont le montant tient compte pour partie des loyers versés (on appelle cette option "la levée de l'option d'achat"), Restituer le bien, Renouveler le contrat de location dans des conditions largement avantageuses. Il existe le Crédit Bail Mobilier ou Corporel pour les bien d'équipement : véhicules, machines, ordinateurs. Le crédit bail immobilier ou incorporel concerne les bâtiments professionnels. Le Cycle d'Exploitation est l'ensemble des opérations récurrentes représentant l'activité de l'entreprise. Par exemple : Passage d'Achats de Matière Premières à Stockage, puis à Fabrication, suivie du Stockage de Produits Finis, de la Vente et enfin à Encaissement.... Une échéance A terme à échoir est une échéance dont le règlement doit intervenir en début de période. Une échéance A terme échu est une échéance dont le règlement doit intervenir en fin de période. En gestion le mot "Emplois" désigne la façon dont les ressources ont été utilisées. Les emplois représentent les avoirs que possède l'entreprise. Le Fonds de Roulement est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne finançant pas les immobilisations est disponible pour financer l'exploitation. Si le Fonds de Roulement n'est pas suffisant pour financer correctement l'activité, cela se traduit par des problèmes de trésorerie. Les Immobilisations sont des valeurs de biens durables (à usage long) employés par une entreprise et qui constituent une partie de ses actifs. L'ensemble des ses immobilisations constitue "l'actif immobilisé". Les immobilisations financières ou investissements financiers sont les titres de participation détenus sur d'autres entreprises, les dépôts et cautionnement... Les immobilisations corporelles ou investissements corporels sont les terrains, les bâtiments, les agencements, les machines, le mobilier, les véhicules, etc... Les immobilisations Incorporelles ou les investissements Incorporels sont les frais de constitution de l'entreprise, les frais de premier établissement, les brevets, les licences, les fonds de commerce.. La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes HT, postes de Négoce, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés). La marge sur coût variable est le total du chiffre d'affaires (Ventes) moins le total des charges variables pour une période donnée. La marge sur produits et services est la différence entre le montant des ventes HT, postes Produits & Services, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés). Le Passif décrit l'origine des ressources (apports, subventions...) ainsi que les dettes de l'entreprise (emprunts, comptes courants, dettes fournisseurs...) Le Passif d'Exploitation est égal aux Dettes du Bilan sans les Dettes Financières. Il est composé des Dettes Fournisseurs et des Dettes Fiscales & Sociales telles que les Charges, les Personnels, la TVA à payer, les Autres Impôts et Taxes... Le plan de financement est un tableau qui récapitule et compare : les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, Besoin en fonds de roulement, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) les ressources de financement (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts autres ressources durables). Les ressources doivent être égales ou supérieures aux besoins. 142 Glossaire Dans une création d'entreprise, ce tableau prévisionnel constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise. Le point mort est une autre façon d'appeler le "seuil de rentabilité". Il correspond au chiffre d'affaires minimum que le dirigeant devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les charges de cet exercice. C'est à dire qu'il représente le niveau de chiffre d'affaires au delà duquel l'entreprise commence réellement à faire du bénéfice. Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes. Le rapport EBP Base est le rapport, le plus simple, proposé dans la version Standard. Le rapport EBP Normal est une structure proposant les différents tableaux avec un niveau de détail aux Rubriques. Il propose en plus : toutes les prévisions en annexes, tous les résultats mentionnés dans la partie financière de façon détaillée, tous les résultats non mentionnés dans la partie financière. Le rapport EBP Complet est une structure proposant les différents tableaux détaillés (au détail des prévisions). Il propose en plus : toutes les prévisions en annexes, tous les résultats non mentionnés dans la partie financière. Le rapport EBP Simplifié est une structure qui peut être demandé par certains organismes. En gestion le mot "ressources" désigne les ressources financières mises en oeuvres dans une entreprise. Les ressources représentent l'ensemble des capitaux utilisés par l'entreprise qui vont permettre d'engager les emplois dans le cycle d'exploitation. Exemple de ressources financières : Capitaux apportés, Capitaux empruntés. Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués sur l’exercice, mois par mois. Il met en évidence le solde mensuel de trésorerie. Ce solde, cumulé, montre la situation de trésorerie de l'entreprise. Les encaissements doivent dans la mesure du possible être supérieurs aux décaissements. Le taux de marge compare la marge au prix de revient. Taux de marge = Marge / Prix de revient. (la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR) La formule pour trouver le bon taux : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat ) Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 % Le taux de marque représente le pourcentage de marge par rapport au prix de vente. Taux de marque = Marge / PVHT. (la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR) La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente ) Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 % La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation touchant presque tous les biens et services consommés ou utilisés en Belgique. C'est le consommateur final qui supporte la charge de la TVA et non l'entreprise productrice du bien ou du service. L'entreprise facture au client la TVA et la reverse ultérieurement au Trésor Public, déduction faite de la TVA à payer sur les achats constitutifs de son prix de revient (Achats de Marchandises, Produits & Services, Matières Premières...) On appelle Marchandises, les produits achetés par l'entreprise et revendus sans y avoir apporter aucune transformation. On appelle Production, tous les produits issus d'une transformation par l'entreprise ou les services réalisés par celle-ci. 143 Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix: Par téléphone au 02. 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 09.00 à 12.30de 13.30 à 18.00 (17.00 le vendredi). Par e-mail à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 145 Nous contacter EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles Tél : 02 737 95 90 Fax : 02 737 95 91 Retrouvez-nous sur le www.ebp.com: Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions... 147 149 Index A Achats....................................................22, 143 Achats consommés ....................................... 141 Actif..............................................129, 134, 141 Actif circulant ............................................... 129 Actif d'exploitation ................................. 130, 132 Actif immobilisé............................................ 129 Activation........................................................8 Annuler une saisie..........................................15 Assistance ................................................... 145 B Besoin en Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 132, 133 Besoins en Fonds de Roulement ..................... 141 BFR ........................... 36, 40, 130, 131, 133, 141 Bilan................................................36, 38, 129 C CAF .................................................36, 40, 131 Calculatrice....................................................52 Capacité d'autofinancement................36, 40, 141 Capitaux permanents .................................... 130 Capitaux propres ................................... 129, 141 Charges.........................................................23 Charges fixes ............................................... 141 Charges variables ......................................... 141 Chiffre d'affaires........................................... 127 Compte de résultat ..................... 36, 37, 125, 141 Compte de résultat antérieur ....................36, 124 Configuration...................................................7 Contacter EBP .............................................. 147 Convention......................................................3 Cotisation forfaitaire ..................................... 142 Coûts fixes................................................... 127 Coûts variables ............................................ 127 Création de dossier...........................................9 Création de pages...........................................48 Création d'une prévision..................................14 Crédit Bail ................................................... 142 Cycle d'exploitation....................................... 142 D Décaissements ............................................. 126 Démonstration.................................................9 Dettes ......................................................... 129 Diaporama.....................................................50 Dividendes.....................................................30 Dossier permanent.........................................62 Duplication de dossier.......................................9 E EBE ............................................................ 125 Echéance..................................................... 142 Eléments antérieurs.33, 34, 35, 36, 118, 119, 120, 121, 122, 123 Emplois .........................................132, 134, 142 Encaissements ............................................. 126 Epuration des données....................................49 Excédent brut d'exploitation........................... 125 F Financements.................................................18 Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 133, 142 FR .............................................................. 142 FRNG ..................36, 40, 130, 131, 132, 133, 134 G Graphiques .............................................44, 134 I Immobilisations..................................... 130, 142 Import de balance..........................................50 Impôts et taxes..............................................26 Impressions...................................................46 Installation......................................................7 Intérêts de découvert.................................... 126 Introduction.....................................................1 Investissement Corporels .............................. 142 Investissements.............................................15 Investissements Financiers ............................ 142 Investissements Incorporels........................... 142 L Lancement.......................................................7 Les données de base.......................................65 Les préférences de prévision............................68 M Marchandises ............................................... 143 Marge commerciale....................................... 142 Marge globale .............................................. 125 Marge sur coûts variables.......................127, 142 Marge sur Produits et Services ....................... 142 Menu contextuel.............................................55 Méthode Additive .......................................... 131 Méthode Soustractive.................................... 131 N Négoces ...................................................... 143 O Options...................................................10, 52 P Passif............................................129, 134, 142 Passif d'exploitation ...............................130, 132 Personnel......................................................24 Plan de financement...................................... 142 Plan de regroupement.....................................49 Point mort................................................... 143 Préférences de prévision..................................70 Présentation.....................................................5 Produits & Services....................................... 143 R Raccourcis.....................................................59 Rapport ............................................ 48, 49, 143 Ratios ....................................................45, 136 Recopie des données.......................................49 Report à nouveaux........................................ 141 Reprise de la balance......................................49 Réserves..................................................... 141 Ressources....................................132, 134, 143 Résultat (analyse)......................................... 134 Résultat courant ........................................... 125 Résultat d'exercice........................................ 125 Résultat d'exploitation................................... 125 Résultat exceptionnel.................................... 125 Résultat net ................................................. 125 Résultats.......................................................36 S Saisie de données...........................................60 Seuil de rentabilité...............36, 38, 127, 134, 143 Subventions.............................................19, 20 Supprimer.....................................................53 Supprimer une prévision..................................15 T Tableau de bord.............................................11 Tableau de trésorerie.........................36, 37, 126 Taux ........................................................... 143 Taux de marge sur coûts variables.................. 127 Terme à échoir ............................................. 142 Terme échu.................................................. 142 Trésorerie...........................36, 40, 131, 133, 134 TVA................................................ 41, 133, 143 Aide Business Plan 150 V Valeur ajoutée.............................................. 125 Variation BFR ............................................... 132 Variation de BFR......................................36, 133 Variation de FRNG ...................................36, 133 Variation de trésorerie..............................36, 133 Variation FRNG...................................... 132, 134 Ventes....................................................21, 143 Visionneuse...................................................51 Visualisation des graphiques .......................... 136 Visualisation des ratios .................................. 138 W web ..............................................................53 i Wingen .................................................................................................................................................... 1 Présentation du logiciel ........................................................................................................................ 1 Accès au logiciel .................................................................................................................................. 1 Le modèle ............................................................................................................................................ 2 • Les Menus 2 • Les barres d'outils 2 • La zone reservee au modele 6 • La barre d’état 6 Déplacement des barres d'outils........................................................................................................... 6 Gestion des modèles............................................................................................................................ 7 • Ouvrir un modele 7 • Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg 8 • Créer un nouveau modele 8 • Propriétés du modèle 9 • Format du modele 11 • Format des étiquettes 11 • Suppression d’un modèle 11 Les sections ........................................................................................................................................11 • Présentation 12 • Taille d’une section 12 • Limite de section 12 • Désactiver une section à l’impression 12 • TYPE DE SECTIONS 13 • SAUT DE PAGE FORCE 13 • Impression des sections 13 • Croisement de sections d’entête et de pied 14 • Section complémentaire sur une variable multi-lignes 14 Fond de page......................................................................................................................................14 Les objets............................................................................................................................................14 • L’objet texte 15 • L’objet texte enrichi 15 • L’objet Variable 16 • L’objet Ligne 17 • L’objet Cadre 17 • L’objet Ellipse 17 • L’objet Graphique 17 • L’objet Image 17 Table of Contents ii Variable de base .................................................................................................................................18 Les variables calculées .......................................................................................................................18 • Définition 18 • Creation d’une variable calculee 18 • Assistant de formule 19 Les variables récapitulatives................................................................................................................19 • Definition 19 • Creation 19 Positionner une variable ......................................................................................................................20 Propriétés des objets...........................................................................................................................21 • Onglet Formatage 21 • L’onglet Position 21 • L’onglet Taille 21 • L’onglet Alignement 21 • L’onglet Police 22 • L’onglet Bordure 23 • L’onglet Variable 23 • L’onglet Motif 23 • L’onglet GRAPHIQUE 23 Sélection des objets ............................................................................................................................23 • Sélection simple 23 • Sélection Multiple 23 • Sélection automatique 25 • Verrouillage 25 Manipulation d'objets...........................................................................................................................25 • Dimensionnement d'un objet 25 • Déplacement d'un ou de plusieurs objets 26 • Utilisation de la grille 26 • Duplication d’un objet 26 Export de données ..............................................................................................................................27 Création d'un modèle d'étiquette..........................................................................................................27 Zoom ..................................................................................................................................................27 Collage spécial....................................................................................................................................27 Traduction...........................................................................................................................................27 Index ......................................................................................................................................................31 1 Wingen Présentation du logiciel WinGénérateur dit aussi “Wingen” est le générateur de modèles EBP qui permet de personnaliser les modèles d’impression existants des logiciels de la même gamme (EBP Compta, Gestion Commerciale, Paye Garage, Intégré de gestion, Immobilisations…) ainsi que de créer et paramétrer vos propres modèles d'édition en toute liberté. WinGen se lance à partir du logiciel pour lequel vous souhaitez réaliser/modifier un modèle. Pour cela, cliquez sur le bouton Paramétrer disponible dans toutes les boîtes de dialogue d’impression ou lancez la commande Paramétrage des Impressions du menu Outils ou du menu Impressions. Les modèles Système, proposés en standard dans les logiciels ne peuvent être modifiés. L’éditeur permet notamment de modifier, de définir ou d'insérer : le format de vos modèles WinGen propose ainsi d'associer à un modèle un des formats disponible pour l'imprimante par défaut (A4, Enveloppe DL, Fanfold, etc…), de définir son orientation (portrait ou paysage) et, pour certaines éditions, de définir un format "étiquettes" (articles dans la Gestion Commerciale ou Garage par exemple). des éléments fixes Vous disposez d'une palette d'outils et d’un menu contextuel pour choisir et placer les objets suivants : • textes simples, • textes mis en forme (RTF), • rectangles, • lignes, • ellipse, • images, • graphiques les variables de vos modèles Vous pouvez paramétrer votre modèle en y insérant des variables. Une variable fait référence à une donnée de votre base dans le logiciel qui exploite le modèle (EBP Compta, EBP Paye, EBP Gestion Commerciale,...). Ainsi, lors de l'impression, les variables sont automatiquement évaluées en fonction des données traitées et remplacées par la valeur de la variable. des variables calculées ou récapitulatives A partir des variables d'une même table de votre base de données, il vous est possible d'insérer des variables calculées qui les utilisent dans une formule mathématique pour calculer une nouvelle valeur. Les variables récapitulatives servent quand à elles a obtenir un total, une moyenne ou encore à compter le nombre d'occurrences d'une variable présente. Accès au logiciel WinGénérateur 2 Le bouton Paramétrer proposé dans vos boîtes d’impression permet d’accéder à la consultation du modèle courant ou la création d'un modèle de même type. S’il s'agit d'un modèle système, vous obtenez le message suivant "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?". Si vous répondez "non" à cette proposition aucune modification ne sera possible mais vous pouvez cependant vérifier le nom des variables, leur position ou la structure générale de ce modèle. En répondant "oui" il vous sera demandé de donner un nouveau nom pour créer un modèle à partir de celui qui était sélectionné. Sa structure, ses éléments fixes et toutes ses variables seront alors dupliqués pour créer un modèle qui pourra être modifié ou complété. Le modèle ! Les menus ! Les barres d'outils et le dictionnaire ! La zone réservée au modèle ! La barre d'état Les Menus Le titre de la fenêtre fait apparaître des menus où toutes les fonctionnalités de WinGen sont accessibles. Les lettres soulignées vous permettent de dérouler un menu sans avoir à cliquer dessus, appuyer sur la touche Alt (à gauche de la barre d'espace) puis sur la lettre qui correspond au menu que vous souhaitez visualiser. Vous pouvez alors utiliser les flèches du clavier ou bien les lettres soulignées pour faire votre choix dans le menu. Les barres d'outils WinGen propose 5 barres d’outils que vous pouvez ou non afficher (menu Affichage - Barres d'outils). Chaque barre correspond à une famille de fonctionnalités de WinGen, également accessibles par les menus principaux. Si vous avez accidentellement fermé une de ces barres, il suffit de retourner dans le menu Affichage - Barres d'outils pour la recocher. Les barres d’outils peuvent être positionnées à l'endroit souhaité dans votre fenêtre. "Remarque Si vous positionnez votre souris sur l'une des icônes présentes dans ces barres, la description de sa fonction est affichée en bas à gauche de la fenêtre principale. Il en va de même lorsque vous placez la barre de sélection sur une commande d'un menu. Dans le cas des icônes, une info-bulle apparaît également. La barre d’outils Standard Cette barre d’outils propose des fonctions de gestion de modèles et d’édition. Wingen 3 Crée un nouveau modèle (commande Nouveau du menu Modèle). Ouvre un modèle existant (commande Ouvrir du menu Modèle). Enregistre le modèle en cours (commande Enregistrer du menu Modèle). Coupe la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande Couper du menu Edition ou raccourci Ctrl + X). Copie la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande Copier du menu Edition ou raccourci Ctrl + C). Colle le contenu du Presse-papier à l’endroit cliqué (commande Coller du menu Edition ou raccourci Ctrl + V). Annule la dernière action (commande Annuler du menu Edition). La barre d’outils Objets Cette barre d’outils propose d’ajouter des objets (ligne, cadre, ellipse, image, graphique, texte, texte enrichi, variables) dans votre modèle. Après avoir sélectionné l'objet, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix ; il faut alors cliquer à l'endroit dans le modèle où vous voulez positionner l'élément puis, en gardant le bouton enfoncé, délimiter la zone qui sera occupée. permet de placer une ligne verticale ou horizontale (commande Ligne du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 1), permet de placer un rectangle (commande Cadre du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 2), permet de placer une ellipse (commande Ellipse du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 3), permet d’insérer une image (commande Image du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 4), permet d’insérer un graphique (commande Graphique du menu ou raccourci clavier Ctrl + 5 ) si l’application et le modèle courant ont un jeu de donnée à traiter, permet de placer une zone de texte à police unique (commande Texte du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 6), permet de placer une zone de texte à polices et mises en forme multiples (commande Texte enrichi du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 7), WinGénérateur 4 permet d’insérer une variable récapitulative (raccourci clavier Ctrl + R), permet d’insérer une variable calculée (raccourci clavier Ctrl + T). La barre d’outils Formatage Cette barre d’outils propose des fonctions de mise en forme des caractères saisis : / / permet de mettre une zone de texte ou une variable en gras/italique/souligné. permet de modifier les couleurs d’un texte ou d'une variable. / / permet d’aligner à gauche/centrer/à droite un texte dans sa zone (alignement horizontal). Pour une variable ou un champ texte simple, le format s'appliquera à l'ensemble du cadre. Pour un texte mis en forme, il faut sélectionner la partie du texte à laquelle vous souhaitez appliquer le format. Par ailleurs, certaines variables particulières telles que les champs Mémos dans EBP Gestion Commerciale contiennent déjà un texte mis en forme (à partir du logiciel), il est donc impossible de leur appliquer un formatage au niveau du modèle. La barre d’outils Alignement Cette barre d’outils permet d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. Ces outils sont des raccourcis aux commandes du menu Position. aligne les objets sélectionnés avec celui situé le plus à gauche. centre horizontalement les objets sélectionnés entre eux. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus à droite. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus haut. centre verticalement les objets sélectionnés entre eux. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus bas. aligne les objets sélectionnés au centre de la page Wingen 5 horizontalement. permet d’activer ou non la grille. Lorsque la grille est activée, vous ne pouvez pas déplacer les éléments de manière continue puisque les positions dépendent d'un quadrillage invisible qui a l'avantage d'aligner plus facilement les différents objets. La barre d’outils Dictionnaire Le dictionnaire apparaît par défaut à droite de votre écran. Il contient l’ensemble des variables pouvant être utilisées dans le modèle courant, en fonction bien évidemment de l'application et du type d'impression. Il sert surtout à insérer rapidement une nouvelle variable dans votre modèle en la sélectionnant dans le dictionnaire pour la déposer ensuite dans le modèle à l'aide de la souris (drag&drop). Tri des variables Toutes les variables sont classées dans des rubriques représentée par un . Les variables sont classées par défaut par ordre logique spécifique à l’application mais vous avez la possibilité de les trier par ordre alphabétique (menu Affichage). IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu Affichages et cochez la case Dictionnaire. WinGénérateur 6 Recherche d’une variable Le champ Edition placé en entête du dictionnaire permet de rechercher une variable selon son nom interne ou affiché. Il est également possible de taper la première lettre du nom d'une variable pour se positionner rapidement dessus. Synchronisation modèle -> dictionnaire Un mode synchronisation peut être activé afin de lier le dictionnaire au modèle. Ainsi, par simple sélection d’un objet Variable dans le modèle, le logiciel positionne le curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. C’est la commande Synchroniser la liste des variables du menu Affichage. Rubrique Système La rubrique Système contient quant à elle les variables Date et Heure qui sont celles du système d'exploitation, le numéro de Page en cours et le nom de l'utilisateur. "Remarque Il n’est pas possible d’obtenir le nombre de pages total de l’édition car les impressions sont préparées "au fur et à mesure". La première page est donc générée à un moment où le nombre de pages total n'est pas encore connu. La zone reservee au modele Le modèle lui-même est constitué d’une zone rectangulaire blanche découpée en sections. Sur le bord gauche de cette zone apparaît le nom des sections. Vous pouvez également faire apparaître le nom d'une section dans une info-bulle en laissant le pointeur de la souris dessus quelques secondes. La barre d’état Située en bas de la fenêtre WinGen, la barre d’état affiche des informations et des messages destinés à vous aider dans l’utilisation du logiciel. Elle permet par exemple d’afficher divers renseignements comme : la taille de l’objet sélectionné et sa position verticale et horizontale en millimètres, le rôle des commandes des menus lorsque le pointeur est positionné dessus, l’état du clavier numérique (Num)… Travailler sur un modèle permet de présenter vos impressions selon vos goûts en y incluant les informations qui vous intéressent. Aucun des modèles Système (fournis en standard dans le logiciel) n’est modifiable. Déplacement des barres d'outils Vous pouvez déplacer une barre d’outils de la position qu’elle occupe par défaut en haut de l’écran (ou à droite pour le dictionnaire) vers n’importe quel autre endroit de l’écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d’outils jusqu’au bord gauche ou droit de l’écran ou jusqu’au bas de l’écran, elle devient “ ancrée ” dans sa nouvelle position (elle fait partie du bord). Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante avec une barre de titre et une petite croix pour la fermer. Pour déplacer une barre Wingen 7 1. Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d’outils, puis faites glisser celle-ci à l’emplacement désiré. 2. Dès que la barre d’outils a été déplacée de sa position originale en haut de l’écran, vous pouvez effectuer toutes les procédures suivantes : Pour Procédez comme suit Créer une barre d’outils verticale Faites glisser la barre d’outils vers le bord gauche ou droit de l’écran. Lorsque la bordure hachurée prend une forme verticale allongée, relâchez le bouton de la souris. Créer une barre d’outils horizontale Faites glisser la barre d’outils vers le haut ou le bas de l’écran. Lorsque la bordure hachurée se met à l’horizontale, relâchez le bouton de la souris. Déplacer une barre d’outils flottante Pointez sur la barre de titre de la barre d’outils puis faites glisser cette dernière jusqu’au nouvel emplacement. Remettre une barred’outils à sa position précédente Cliquez deux fois sur une zone vide de la barre d’outils. Gestion des modèles ! Ouvrir un modèle ! Importer/récupérer un modèle au format ewg ! Créer un nouveau modèle ! Propriétés d'un modèle ! Format du modèle ! Format d'étiquettes Ouvrir un modele Pour ouvrir un modèle, vous pouvez soit : • sélectionner le modèle d’impression à partir d’une boîte d’impression et l’ouvrir en cliquant sur le bouton Paramétrer, • lancer WinGen par la commande Paramétrage des Impressions du menu Impressions ou du menu Outils et sélectionner ensuite le modèle dans la liste des modèles de l’application, • lancer, dans WinGen, la commande Ouvrir du menu Modèle. Le logiciel vous demande alors si vous souhaitez enregistrer le modèle courant puis affiche la liste des modèles existants. Modèle Système Dans le cas d’un modèle Système, l’ouverture est un peu particulière. Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le message suivant apparaît : “ Le modèle que vous venez d’ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Désirez-vous l’enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ? ”. Si vous souhaitez simplement consulter le modèle, cliquez sur le bouton Non. Vous accédez alors au modèle Système mais aucune modification ne peut lui être apportée. WinGénérateur 8 Par contre, si vous souhaitez réaliser un modèle sur la base du modèle Système, cliquez sur le bouton Oui et saisissez le nom de votre modèle. Le logiciel duplique alors le modèle Système. Liste des modèles disponibles La liste propose l’ensemble des types d’impression possibles (familles) dans le logiciel. Chaque type d’impression est représenté par une icône Livre. Pour obtenir les modèles disponibles dans chaque type d’impression, double-cliquez sur le type de l’impression qui vous intéresse. Les modèles ou les sous-types apparaissent. Double-cliquez sur le modèle (icône Lettre) à ouvrir. Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg La commande Import du menu Modèle vous permet d’intégrer et d’ouvrir un modèle au format : ewg. Cette procédure doit être utilisée pour récupérer un modèle réalisé par votre revendeur EBP ou par le service technique EBP ou encore pour récupérer un modèle exporté (commande Export du menu Modèle) depuis un autre poste par exemple. Créer un nouveau modele Aucun modèle système n’est modifiable avec WinGen. WinGen permet donc de créer de nouveaux modèles. A partir de la commande Nouveau du menu Modèle Pour créer un nouveau modèle, vierge ou à partir d’un modèle existant, utilisez la commande Nouveau du menu Modèle (raccourci clavier Ctrl + N ou icône ). Vous entrez automatiquement en mode Assistant. Ce mode vous affiche directement à l’écran les étapes à suivre pour réaliser une création correcte. 1. Sélectionnez le type (icône livre) du modèle d’impression à créer. Ce type correspond à une famille d’impression dans votre application source. 2. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant. L'étape suivante est proposée uniquement si le type d'impression sélectionné précédemment permet d'imprimer des étiquettes. 3. Pointez le type de modèle à créer : Documents ou Etiquettes, 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant, 5. Une liste des modèles déjà existants apparaît augmentée d’un modèle vierge, 6. Saisissez le nom du nouveau modèle 7. Pointez le modèle à dupliquer. Le nouveau modèle sera une copie de celui-ci. !! IMPORTANT Si vous choisissez le modèle Vierge, le nouveau modèle devra être paramétré de A à Z. Cette réalisation est très longue et demande une grande maîtrise de WinGen. Aussi, nous vous conseillons fortement de dupliquer un modèle existant. Cette étape est modifiable uniquement lorsque vous définissez un mode Vierge. Autrement, le logiciel propose les choix par défaut. 8. WinGen vous permet de paramétrer un type de page et de fond différent pour la première page de l’impression, la dernière page et l’ensemble des pages intermédiaires. Wingen 9 Nous vous conseillons fortement de pointer l’option Pages Premières, Suivantes et Dernières, pour pouvoir définir des entêtes et des pieds différents en fonction du type de page. Par exemple, pour saisir en entête de la première page les coordonnées de la société et ne pas les répéter sur les pages suivantes. Ce choix pourra toutefois être changé dans Propriétés + Onglet Avancé du menu Modèle. Toutefois, si vous souhaitez présenter de la même manière toutes les pages, vous pouvez pointer Toutes Pages Identiques. Un fond de page (impression en arrière-plan) est automatiquement proposé. Un fond de page peut également être défini pour la première page, les pages suivantes et la dernière page de l’impression. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création du modèle ou sur le bouton Précédent pour revenir aux écrans suivants. Ouvrir un modèle Système et le dupliquer Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le message "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?" apparaît. Répondez Oui pour dupliquer le modèle : Dans certains cas (pièces de vente ou d'achat dans la Gestion Commerciale 2000 par exemple), vous avez la possibilité de choisir une autre famille (pour par exemple créer un modèle de BL en récupérant sa présentation depuis un modèle de devis). Enregistrer un modèle sous un autre nom Lorsqu’un modèle (système ou non) est chargé sous WinGen, vous pouvez lancer la commande Enregistrer sous du menu Modèle pour lui donner un autre nom et ainsi le dupliquer. S'il existe plusieurs familles pour ce modèle il vous sera possible de changer de famille. Récupérer un document dans une autre famille* *Disponible uniquement sous Gestion Commerciale 2000 Pour dupliquer un modèle existant et le récupérer dans une autre famille, créez le modèle et enregistrez-le. Ensuite, lancez la commande Propriétés du menu Modèle + onglet Modèle et choisissez la nouvelle famille. Cliquez sur OK pour que le modèle soit dupliqué dans la nouvelle famille. Par exemple, vous récupérez un modèle de facture que vous avez soigneusement réalisé pour obtenir le même modèle en bon de livraison, commande ou devis. Propriétés du modèle Les propriétés d’un modèle sont consultables et/ou modifiables à partir du menu Modèle : Onglet Modèle • Vous consultez ici le nom du fichier correspondant au modèle courant et le répertoire dans lequel il est placé. • Orientation Sélectionnez l'orientation du modèle. Lorsque vous changez l'orientation du modèle, la zone de paramétrage du modèle est modifiée afin que vous travaillez en mode réel. En mode Portrait : vous travaillez sur une zone Modèle de largeur classique de 21 cm et sur une hauteur de 29,7, WinGénérateur 10 En mode Paysage, votre zone modèle est élargie à une largeur de 29,7 et sur une hauteur réduite à 21 cm. • Restriction Permet de déterminer si le modèle sert uniquement en impression euros, francs ou dans les deux cas. Onglet Avancé Cet onglet permet de modifier des paramètres avancés comme le croisement de sections,… • Cacher les pages suivantes Permet de masquer les pages suivantes à l'utilisation du modèle. Cela vous permet d'alléger les manipulations entre pages. • Ne montrer que les fonds Permet de travailler uniquement sur les fonds. • Ajuster à l'impression En ajustement, lors de l’impression le logiciel adapte légèrement les modèles si ceux-ci sont trop grand. Il effectue alors une réduction homothétique. • Réservé Aperçu A utiliser si le modèle en cours est uniquement utilisé en l'aperçu et n’est pas imprimé. Onglet Etiquette A partir de votre feuille (planche) d’étiquettes, mesurez les distances demandées (en millimètres) et saisissez-les. Wingen 11 # Le nombre d’étiquettes de front correspond au nombre d’étiquettes à imprimer horizontalement. # Le nombre de ligne correspond au nombre d’étiquettes à imprimer verticalement. Il dépendra cependant aussi du format de papier. Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes. Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette. Indiquez ensuite de haut en bas et de gauche à droite : - la distance entre le bord supérieur du papier et le haut de l'étiquette, - la largeur d'une étiquette, - la distance entre le bord gauche du papier et le début de l'étiquette, - la distance entre deux étiquettes de front, - la hauteur d'une étiquette, - la distance entre deux étiquettes l'une en dessous de l'autre.Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes. - Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette. - Format du modele La dimension du modèle est par défaut un format A4 (21 * 29,7 cm), exception faite pour un modèle d’étiquette. Pour consulter les différents formats gérés par votre imprimante, sélectionnez la commande Configurer la page du menu Modèle. Vous avez ici la possibilité de sélectionner ici une autre taille de modèle. Toutefois, si un modèle existant est plus grand que la taille de papier réellement choisi, vous pouvez demander à le réduire homothétiquement. Vous pouvez également dans Propriétés + onglet Modèle, choisir l'orientation du modèle. Format des étiquettes Lorsque le modèle chargé est un modèle d’étiquette, vous devez paramétrer le format de la planche d’étiquettes (nombre d’étiquettes de front, taille des étiquettes...). Pour cela, utilisez la commande Propriétés + onglet Etiquettes du menu Modèle. Le modèle d’étiquette est paramétrable comme un modèle normal. Pour générer des étiquettes codes à barre, créez un objet Texte ou Variable puis allez dans l’onglet Police pour choisir le type de code à barres. Suppression d’un modèle Pour supprimer un modèle, utilisez la commande Supprimer du menu Modèle. Une liste propose toutes les impressions paramétrables, sélectionnez l'impression puis le modèle à supprimer. Pour obtenir les modèles disponibles, ouvrez le dossier (livre) de l'impression qui vous intéresse. Une arborescence apparaît contenant un ou plusieurs modèles représentés par un icône Lettre. La suppression est impossible sur le modèle en cours. Aussi, si vous désirez le supprimer, ouvrez un autre modèle Les sections ! Présentation ! Taille d'une section WinGénérateur 12 ! Limite de section ! Désactiver une section ! Type de sections ! Saut de page forcé ! Ordre des sections ! Croisement de sections ! Sections complémentaires Présentation La dimension d’un modèle dépend des tailles de papier gérées par votre imprimante et de son orientation. Un modèle est partagé en sections qui seront imprimées suivant un ordre bien précis. A chaque modèle vous pouvez également paramétrer un fond de page qui s’imprimera en arrière-plan du contenu des sections. Tous les modèles de même type (même famille) contiennent la même liste de sections. Une section regroupe des informations de même nature. Le nom d’une section apparaît en écriture verticale sur la barre grisée située le long du bord gauche du modèle. Lorsque la section est petite, son nom est illisible, dans ce cas, pointez la partie grisée de la section et son nom apparaîtra dans une info-bulle. Pour chaque section, vous définissez les informations que vous voulez voir apparaître : texte, cadre, variable, etc en les présentant d’une certaine façon. Taille d’une section En plaçant la souris sur le bord supérieur ou inférieur du rectangle grisé affichant le nom d’une section, le curseur se transforme en % . Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la hauteur de la section. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. La hauteur d’une section est très importante puisqu’elle détermine les espaces de blanc imprimés et vous permet d’ajouter des objets. Limite de section Les limites inférieures et supérieures des sections sont signalées par une ligne de pointillés. Le placement d'objet sera toujours délicat à proximité de cette ligne aussi, WinGen vous aide en modifiant la couleur des poignées : placées sur la première ligne d'une section, elles deviennent de couleur verte, sur la dernière ligne d'une section elles deviennent de couleur rouge. N'oubliez pas que certaines sections du modèle peuvent ne pas être imprimées (on dit aussi, jouées) : lorsque vous les avez masquées (menu Sections) ou, lorsqu'au lancement de l'impression (dans la boîte d’impression) vous avez coché certaines options excluant leur impression. Dans ce dernier cas, si vous placez un objet dans une section qui n'est pas jouée par le logiciel, il ne sera pas imprimé. Désactiver une section à l’impression Pour n’imprimer que certaines sections, passez par le menu Section et décochez la section. Vous pouvez également utiliser le menu contextuel de la section (clic droit sur le bord grisé de la section) en choisissant Masquer la section. Vous pouvez vérifier les sections visibles (qui seront donc éditées) dans le menu section où elles apparaissent avec une coche. Wingen 13 TYPE DE SECTIONS Il existe deux types de sections, les sections qui s’impriment en continu sur toutes les pages de l’impression à l'intérieur du modèle et les sections qui se trouvent en haut et en bas (Entête et Pied). Les premières seront identiques pour toutes les pages de l'édition, en revanche, à la création d’un modèle, vous avez la possibilité de demander la gestion de plusieurs entêtes et pieds de page qui seront choisis automatiquement en fonction du type de page imprimée : première, dernière ou page intermédiaire (Suivante). Le menu Page vous permet d’accéder aux sections d’entête et de pied de chaque type de page. Remarque Pour obtenir 3 entêtes/pieds de page différents ou 3 fonds de page différents, il faut pointer l'option Page Première, Suivantes et Dernière lors de la création du modèle ou passez par les Propriétés Avancées du modèle qui permettent de combiner ces sections. SAUT DE PAGE FORCE Si vous souhaitez que le contenu d’une section soit toujours imprimé en début de page, il est possible de demander un saut de page avant la section. De même si vous ne souhaitez pas que la section suivante s’imprime à la suite d’une section, vous pouvez demander qu’un saut de page s’effectue après cette dernière. Pour cela, cliquez droit sur le bord grisé de la section et sélectionnez le saut de page à activer. Cette fonction permet d’aérer votre impression. Impression des sections Pour chaque modèle, l’impression s’effectuera (par défaut) de la manière suivante : Première page L’impression de la première page commence par le contenu de la section Entête Première Page, le logiciel imprime alors le contenu de la section Pied Première Page et c'est dans l'espace qui reste libre (longueur totale - longueur de l'entête - longueur du pied) que les sections intermédiaires sont jouées une à une, en fonction éventuellement des options qui ont été demandées (par exemple l'édition de la liste des pièces de vente dans la Gestion Commerciale 2000 ne va jouer la section "Rupture client" qui si le tri par client a été sélectionné). Page Suivante L’impression des pages suivantes commence avec le contenu de la section Entête Page Suivante puis le logiciel imprime le contenu de la section Pied Page Suivante et continu d’imprimer la suite des sections intermédiaires dans l'espace disponible. Dernière Page L’impression de la dernière page commence par le contenu de la section Entête Dernière Page puis le contenu de la section Pied Dernière Page et les sections intermédiaires entre les deux. "Attention Lorsque l’impression tient sur une seule page, le logiciel imprime la section Entête Première Page et la section Pied Dernière Page. Lorsque l’impression tient sur deux pages, la deuxième est considérée automatiquement comme la dernière page de l’impression et non comme la “ suivante ”. WinGénérateur 14 Croisement de sections d’entête et de pied Vous avez la possibilité de croiser les entêtes et les pieds de page entre eux. Ainsi, la commande Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle vous permet d’utiliser le contenu de telle entête ou tel pied de page à la place de telle autre entête ou tel autre pied de page. Vous pouvez par exemple demander à ce que l'entête de la première page soit utilisée pour les pages suivantes et la dernière. Cela augmente de ce fait, le nombre de combinaisons possibles pour la présentation de vos pages. Section complémentaire sur une variable multi-lignes Cette fonction est très rarement utilisée mais peut être utile lorsqu’une variable a un contenu multi-lignes (désignation, champs Mémo, …). Dans le cas où son contenu ne peut être imprimé entièrement dans le cadre défini pour la variable, vous avez la possibilité de demander qu’une section complémentaire soit jouée pour imprimer la suite. La variable doit évidemment y être présente. Pour la définir il faut faire un clic droit sur le bord grisé de la section puis sélectionner la section dans la liste. Prenons l’exemple d’un texte que vous souhaitez présenter ainsi : Caractéristiques de la garantie : Le produit 02-12877 est sous garantie contractuelle de 2 ans à partir de la date d’achat. Toute réclamation donnant lieu à un remboursement doit être faite dans les deux mois après la date d’achat. Dans la première section, la variable est mise en gras, dans la section complémentaire cette même variable est positionnée avec une légère indentation. Cette fonctionnalité a cependant été rendue en bonne partie obsolète par les possibilités d'ajustement (voir 4.5 Onglet Taille). Fond de page Tous les modèles proposent un fond de page. Un fond de page est une page dont le contenu s’imprimera en arrière-plan de l’impression normale (contenu des sections). Ce fond peut contenir par exemple, un logo de société, un formulaire… Pour accéder aux fonds de page, utilisez le menu Page. Un fond de page distinct est paramétrable pour chaque type de page (première, suivante ou dernière) si vous l’avez demandé à la création du modèle. Autrement, vous avez un fond de page unique pour l’ensemble des pages imprimées. Dans certains cas (par exemple pour les liasses fiscales), le modèle n’utilise pas les sections, vous avez alors la possibilité d’activer uniquement les fonds par la commande Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle. Cochez alors la case Ne montrer que les fonds. A l’impression, vous avez également la possibilité de croiser les fonds de page entre eux. Les objets Une section est composée des objets suivants : # textes # textes enrichis # variables, # lignes, # cadres, # ellipses, Wingen 15 # graphiques, # images. Tous les objets peuvent être placés à partir de la barre d'outils Objets ou du menu Insertion. Un menu contextuel est accessible à partir d’un clic droit sur l’objet et vous permet d’appliquer des propriétés particulières à l’objet ou aux objets sélectionnés : couleur, bordure, fond, ajustement, formule de variable…, et de modifier la taille et la position des objets. Si vous souhaitez visualiser la taille prise par chacun des éléments vous pouvez demander à afficher un cadre autour des éléments par le menu Affichage. L’objet texte Un objet de type texte est constitué d'une chaîne de caractères fixe, positionnée dans une zone rectangulaire. Toute mise en forme (gras, police, taille, ..) s’applique sur la totalité des caractères. Pour saisir un texte, lancez la commande Texte du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 6). Cliquez à la position désirée pour avoir un cadre avec une taille par défaut ou dessiner le rectangle à occuper, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte. Vous pouvez alors lui appliquer différentes mises en forme ; taille, police, motif, bordure, etc. L’objet texte enrichi La différence entre un objet texte simple et un objet texte enrichi est la suivante : le texte enrichi est au format RTF (Rich Text Format) qui permet d’appliquer des mises en forme (gras, souligné, taille) différentes à l’intérieur du même objet. Pour saisir un texte enrichi, lancez la commande Texte enrichi du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 7). Cliquez à la position désirée ou dessiner un rectangle, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte. WinGénérateur 16 L’objet Variable Toutes les informations de votre base de donnée sont stockées et conservées dans des tables sous forme de variables. Par exemple dans la Comptabilité 2000, le plan comptable est stocké dans la table "Comptes". Une variable alphanumérique "N° de compte" contient le numéro du compte, une autre variable "Création" de type date contient la date de création de ce compte et ainsi de suite pour toutes les données. En plus des variables de votre base de données, il vous est proposé quelques variables Système qui sont également accessibles à partir du dictionnaire dans la rubrique "Système", elles permettent d'avoir accès au numéro de page, à la date et à l'heure ainsi qu'au nom de l'utilisateur. IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage et cochez la case Dictionnaire. Il existe 3 sortes de variables : les variables de base, les variables calculées et les variables récapitulatives. Synchronisation variable -> dictionnaire Une fonction intéressante est la synchronisation entre le dictionnaire et les variables du modèle. Lorsque vous sélectionnez une variable dans le modèle, le logiciel positionne automatiquement le curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. Cette fonction peut être activée/désactivée par le menu Affichage. Dans certains cas, désactivez la synchronisation pour que la liste des variables reste telle que vous l’avez définie (choix d’une rubrique particulière) pour par exemple positionner plusieurs variables à la suite. Indentation du contenu d’une variable Lorsque le contenu d’une variable se présente sur plusieurs lignes, toutes les lignes commencent à la même position gauche. Pour créer une indentation de première ligne (comme dans ce paragraphe), vous devez insérer tout d’abord un objet de type Texte. Positionner la variable à l’intérieur et décalez alors la variable du nombre d’espaces souhaités. Affichage du format des variables Il vous est possible d’afficher au choix, le nom de la variable ou son format (99/99/99 ou ABERER, 9999,99, …) avec la commande Afficher les valeurs du menu Affichage. Wingen 17 L’objet Ligne Pour créer une ligne, lancez la commande Ligne du menu Insertion (raccourci Ctrl + 1) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre trait horizontalement ou verticalement. Une ligne peut être horizontale (dans une seule section) ou verticale (sur une ou plusieurs sections) mais jamais en diagonale. Lorsque la ligne est à cheval sur plusieurs sections, elle sera nécessairement imprimée de la section où elle commence jusqu'à la section où elle se termine en traversant toutes les sections intermédiaires. L’objet Cadre Pour créer un cadre (carré, rectangle), lancez la commande Cadre (raccourci Ctrl + 2 ) du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre cadre d’un coin au coin opposé. Vous pouvez en arrondir les coins dans l'onglet Bordure de ses propriétés. L’objet Ellipse Pour créer une ellipse (ou un cercle), lancez la commande Ellipse du menu Insertion (raccourci Ctrl + 3) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre ellipse. L’objet Graphique L’objet graphique est disponible uniquement si l’application EBP et le modèle courant permettent de générer un graphique à partir d’un ou plusieurs jeux de données traitées dans l’application elle-même, applicable au modèle et à la section. Pour créer un graphique, lancez la commande Graphique du menu Insertion (raccourci Ctrl + 5) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre graphique. Un assistant s’ouvre automatiquement et permet de choisir l’apparence générale du graphique (fond, titre, graphique, légende), le type de graphique (aréa, camembert, chandelier, histogramme, …). Une fois le graphique validé, si plusieurs jeux de données sont disponibles, vous devez alors l’associer au jeu de données souhaité. Pour cela, lancez la commande Propriétés à partir du menu contextuel sur l’objet graphique. Dans l'onglet Graphique, sélectionnez dans la zone Valeurs, le jeu de donnée. Lorsqu’un seul jeu de donnée existe pour la section dans laquelle vous avez placé le graphique, ce lien est automatiquement fait. Des options plus avancées vous permettent de retravailler le graphique afin par exemple de mettre en valeur certaines parties de ce dernier. Pour cela, cliquez sur le bouton Avancé (à partir des propriétés du graphique). L’objet Image Pour insérer une image (bmp, jpeg, wmf, emf, pcx), lancez la commande Image du menu Insertion (raccourci Ctrl + 4) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Cliquez à l’endroit désiré, et sur l’écran qui s’affiche choisissez l’image à intégrer. La liste des formats supportés. Modifiez ici l'échelle que prendra l'image dans votre modèle par rapport à sa taille d'origine. WinGénérateur 18 Variable de base Lorsque la valeur d’une variable provient directement de la base de données, la variable est dite Variable de base. Prenons l’exemple d’un fichier Articles qui contient 4 enregistrements. Code Description Prix HT Prix TTC Stock Physique 2323 Pince coupante25,00 30,00 15 2324 Pince monseigneur 80,00 96,00 5 3000 1 m Fil électrique 2 mm 5,00 5,20 400 4000 Tondeuse électrique 3000,00 3600,00 2 Si vous souhaitez imprimer la liste des articles, vous allez faire appel à la variable Codearticle. Cette variable est une variable de base puisqu’elle fait directement appel à la donnée introduite dans le logiciel. A l’impression elle prendra successivement les valeurs suivantes : 2323, 2324, puis 3000 et enfin 4000. Les variables calculées ! Définition ! Création ! Assistant de formule Définition Les variables de base peuvent être combinées dans des formules mathématiques afin de déterminer une nouvelle valeur. Il s'agit alors d'une variable calculée. Prenons comme exemple, un montant de TVA sur une ligne d’article que nous souhaitons calculer à partir du prix TTC et du prix HT. La formule de la variable calculée sera : MontantTVA = Prix TTC - Prix HT. Une variable calculée ne peut cependant pas combiner les variables qui viennent de rubriques différentes. L'exemple précédent utilise le Prix TTC et le Prix HT d'une même rubrique (Articles) ; on ne pourra pas en revanche utiliser le poids de l'article qui est stocké dans la rubrique Articles avec le colisage de la famille qui est stocké dans une autre rubrique (Famille d'articles)… Creation d’une variable calculee Pour créer une variable calculée, vous devez tout d’abord sélectionner dans le dictionnaire la rubrique à laquelle la nouvelle variable doit appartenir. Si une variable de base est sélectionnée, la variable calculée s'appliquera à sa rubrique. Lancez ensuite la commande Variable calculée du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + T). Cliquez à la position désirée, le logiciel ouvre alors l’écran des propriétés d’un objet et active automatiquement l’onglet Variable. Définissez alors la formule de cette variable. Saisissez ici votre formule de calcul à l’aide des fonctions et des variables proposées. Si votre formule est incorrecte, un message vous le signale. Les boutons permettent de redisposer, effacer, copier une partie de la formule. Double-cliquez sur la fonction à introduire dans la formule. L'utilisation de la formule est détaillée dans le cadre Informations en bas de la boîte. Les lettres x, y, représente des noms de variables. Cliquez sur le bouton OK pour valider la formule, sur le bouton Tester pour vérifier la formule. Lorsque vous créez une variable calculée, elle vient s'ajouter dans le dictionnaire, dans la rubrique correspondante. La première aura comme nom "Calc01", les suivantes se numéroteront automatiquement ; Calc02, Calc03… Vous pouvez alors utiliser cette variable calculée comme une variable de base ; l'insérer par drag&drop Wingen 19 ou l'utiliser pour calculer une variable récapitulative. La saisie manuelle de la formule de calcul signale grâce aux couleurs les points suivants : & les caractères saisis erronés (nom de variable incorrect par exemple) apparaissent en rouge, & un nom de variable correct et reconnu apparaît en bleu foncé, & une fonction apparaît en bleu/vert, & si vous utilisez une imbrication de parenthèses, le logiciel signale en gras les parenthèses s’appliquant à la formule courante. Saisissez la formule de calcul de la variable directement dans cette zone ou par l'assistant, disponible à partir des trois points. Assistant de formule Les variables Système et les variables de la rubrique sélectionnée s’affichent ici. Double-cliquez sur la variable à introduire dans la formule. Cette variable complète ainsi une fonction ou une formule de calcul. A partir de l’onglet Variables des propriétés de la variable, le bouton permet d’ouvrir un assistant de formule. Les fonctions et les variables disponibles sont alors accessibles et il suffit de cliquer dessus pour les insérer dans la formule. Une calculatrice et les principaux boutons d'édition vous sont également proposés. Les variables récapitulatives Definition Une variable récapitulative permet d’appliquer une fonction (somme, minimum, maximum, moyenne et nombre) à l’ensemble des valeurs prises par une variable au cours de l’impression dans une section donnée. Exemple d’impression : Date N° Compte Jrl Débit Crédit Libellé 20/01/96 5120000 BN 0,00 1000,00 Virement 20/01/96 4120000 BN 1000,00 0,00 Virement 22/01/96 4010000 AC 5487,00 0,00 Achat bureau 22/01/96 4456000 AC 400,00 0,00 Achat bureau 22/01/96 6060000 AC 0,00 5887,00 Achat bureau 22/01/96 4120000 VE 6000,00 0,00 Vente outillage 22/01/96 4457000 VE 1200,00 0,00Vente outillage 22/01/96 7070000 VE 0,00 7200,00Vente outillage Totaux : 14087,00 14087,00 Dans cet exemple, le Total Débit correspond, dans le modèle d’impression, à une variable récapitulative qui applique la fonction SOMME à l’ensemble des valeurs prises par la variable DébitCompte (colonne Débit). Bien sûr la plupart des éditions effectue directement ce type de totalisation. Creation Sélectionnez tout d’abord, dans le modèle, la variable de base à partir de laquelle vous allez générer la nouvelle variable récapitulative. Utilisez la commande Variable récapitulative du menu Insertion ou WinGénérateur 20 cliquez sur l’icône de la barre d’outils (raccourci Ctrl + R). Si aucune variable n'est sélectionnée, le menu et l'icône sont inactifs. Cliquez ensuite à l’endroit désiré dans la section. Le logiciel affiche automatiquement l’onglet Variable. La définition de la variable passe impérativement par le paramétrage des quatre paramètres suivants : variable de base, fonction, section de calcul et section de remise à zéro. Par défaut il s'agira de la variable de base qui était sélectionnée, de la fonction Somme, de la section de calcul où se trouve la variable de base et de l'Entête de page Première comme section de remise à zéro. Variable Le logiciel inscrit automatiquement sous forme de bouton, le nom de la rubrique à laquelle appartient la variable sélectionnée, suivi du nom de la variable. Cliquez sur le bouton pour sélectionner une autre variable de base. Fonction Choisissez ici la fonction à appliquer aux valeurs prises par la variable de base. Vous avez le choix entre les cinq fonctions suivantes : Somme (additionne toutes les valeurs de la section de calcul) Min (la plus petite valeur prise par cette variable dans la section de calcul) Max (la plus grande valeur prise par cette variable dans la section de calcul) Moyenne (moyenne arithmétique des valeurs prises par cette variable dans la section de calcul) Nombre (le nombre de fois que la variable est affichée) Section de calcul Indiquez ici le nom de la section dans laquelle se situe la variable de base à prendre en compte. Si la variable de base est rencontrée dans une autre section, sa valeur dans cette autre section sera ignorée. Section de remise à zéro Indiquez ici le nom de la section et le moment de l’impression où la variable doit être réinitialisée, c’està- dire remise à zéro. Par défaut la section de remise à 0 est l'entête de page première. Pour une modèle classique, cette section n'est jouée qu'au tout début de l'édition et la variable se calcule progressivement tout au long de l'édition mais on peut également forcer sa remise à 0 pour chaque nouvelle page (Entête de Page Suivante) par exemple. Cliquez sur OK pour enregistrer la variable. Comme pour les variables calculées, lorsque vous créez une variable récapitulative, elle vient s'ajouter au dictionnaire sous le nom de "Recap01" pour la première puis Recap02, Recap03, etc. pour les suivantes. Il est donc possible de les utiliser dans une variable calculée. Positionner une variable Pour positionner une variable du dictionnaire, ouvrez la rubrique qui contient la variable (cliquez sur le petit + qui apparaît à gauche ou double-cliquez sur le cylindre ou encore appuyer sur la touche + du clavier numérique si la rubrique est sélectionnée) puis cliquez sur la variable et en gardant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la jusqu’à la position désirée dans le modèle. Lorsque le signe apparaît cela signifie que le positionnement de la variable à l’endroit pointé n’est Wingen 21 pas possible : hauteur de section trop petite, variable non autorisée dans la section… Propriétés des objets Pour chaque objet, vous pouvez définir des propriétés particulières. Toutes ces propriétés sont accessibles par Alt + Entrée ou en cliquant sur le bouton droit de votre souris. A partir du sous-menu qui apparaît, sélectionnez Propriétés pour modifier ou ajouter des propriétés particulières à ou aux objets sélectionné(s). Onglet Formatage Cet onglet apparaît uniquement dans le cas d’un objet de type Variable. Vous déterminez ici la forme désirée pour votre variable. Les différents types de formats applicables (des montants avec ou sans décimales, des dates en toutes lettres, ...) sur une variable à l'impression se définissent dans le logiciel source à partir de l'onglet Formats dans les Préférences du dossier (menu Dossier généralement). Exemples : Pour une variable numérique, vous pouvez par exemple demander que les montants à 0 ne soient pas affichés, que les montants négatifs soient affichés entre parenthèses, que les montants soient arrondis, ..... Pour une variable Date, vous pouvez demander le mois en toute lettre. Pour une variable de type Logique, vous pouvez demander qu’apparaisse le terme Clôturé lorsque la proposition est Vrai (1) et Non Clôturé lorsque la proposition est Fausse (0). L’onglet Position Cet onglet permet de saisir directement les coordonnées de l’objet. C’est à dire la position verticale et horizontale de l’objet en millimètres. Par défaut les positions "0,00" signalent que l'objet reste à la même place mais si vous modifiez ces valeurs, il s'agira de la position par rapport au coin supérieur gauche. L’onglet Taille Cet onglet permet de saisir directement la hauteur et la largeur d’un objet, de mettre à la même taille plusieurs objets (suivant le plus petit ou le plus grand), d’ajuster le contenu d’une bitmap à la taille de l’objet. L'ajustement va permettre à un cadre (une variable) d'adapter automatique sa hauteur et donc sa taille en fonction de son contenu. Par exemple une désignation sur plusieurs lignes ne fera apparaître que la première ligne si l'ajustement choisi est "Ne rien ajuster" alors que toutes les lignes seront visibles dans une section élargie si l'ajustement est d'un autre type. Dans le cas des images cette fonction permet aussi d'adapter la largeur de l'image à la taille du cadre en conservant sa hauteur (Ne pas ajuster, ajuster le contenu, comme dans l'exemple ci-dessus), l'adapter sur la largeur et augmenter la hauteur (Ajuster le champ et son contenu) ou augmenter la hauteur mais en conservant sa largeur (Ajuster le champ, ne pas ajuster le contenu). En changeant l'option, une illustration vous aidera à visualiser l'effet obtenu. L’onglet Alignement WinGénérateur 22 Cet onglet permet d’aligner horizontalement et/ou verticalement l’objet dans sa zone rectangulaire. Il est inaccessible pour un objet de type Cadre ou Trait. L’objet peut être aligné sur la bordure gauche, droite ou placé à mi-distance du bord gauche et droite (alignement horizontal) et aligné sur la bordure supérieure, inférieure, ou placé à mi-hauteur du bord haut et bas (alignement vertical). Prenons l’exemple de 4 objets que nous avons sélectionné en maintenant appuyé la touche Ctrl. Ceux-ci sont de type Numérique avec décimales et nous souhaitons qu’ils soient alignés sur la droite. Pointez Horizontal Droite et cliquez sur OK, le logiciel vous affiche ceci : A l’impression les montants apparaissent alors ainsi : 123333.00 12333.00 500.00 200.00 11700.00 9800.00 L’onglet Police Cet onglet permet de modifier la police, la taille, la présentation (gras, souligné, couleur) et l’orientation d’un objet texte ou variable et de générer différents types de codes à barres. Pour réaliser un code à barre, sélectionnez le type : Automatique, EAN 8, EAN 13 Code 39, Code 39 étendu. Choisissez ensuite d’afficher ou non les caractères sous le code à barres avec la case à cocher Afficher le texte. Demandez un recalcul de la clé (après modification des caractères saisis) avec la case à cocher Recalculer la clé, dans ce cas les codes eux-mêmes ne doivent pas contenir la clé. 'Attention Le code à barre ne s’affiche pas si la valeur de la variable est incompatible avec les options choisies ici. De plus, la réalisation des codes à barre n’est pas disponible dans certaines versions des logiciels (versions ES). Wingen 23 L’onglet Bordure Cet onglet permet de modifier la couleur, le style, l’épaisseur et l’angle de la bordure d’un objet. L’onglet Variable Cet onglet permet de visualiser le nom, et la définition d’une variable et d’en modifier la formule de calcul (à l’exception des variables standards). L’onglet Motif Cet onglet permet de créer un fond de couleur aux objets sélectionnés. L’onglet GRAPHIQUE Actif sur un objet Graphique, cet permet d’associer un jeu de données au graphique, de sélectionner un type de graphique particulier et de modifier les paramètres précis concernant les éléments du graphique par le bouton Avancé. Le bouton Avancé permet de modifier l’apparence du graphique de manière très pointue et de jouer sur les éléments suivants : Arrière-plan, Titre, Légende, Graphe. Ces éléments peuvent être positionnés manuellement en les sélectionnant avec la touche MAJ (ou SHIFT) de votre clavier. Un clic droit sur le graphe permet de le générer dans le Presse-papier, au format BMP (DIB), au format JPEG, de l’imprimer séparément. Le titre et les noms des légendes sont générés automatiquement par l’application qui envoie le jeu de données. Sélection des objets Sélection simple Sélection multiple Sélection automatique Verrouillage Tous les objets ont des caractéristiques propres comme par exemple la dimension ou la couleur et des caractéristiques de positionnement. Pour pouvoir modifier ces caractéristiques, il faut impérativement sélectionner le ou les objets. Sélection simple Elle est effectuée à l'aide de la souris par un simple clic sur l'objet. Comme vous pouvez le constater, après sélection, l'objet apparaît bordé de poignées représentées par des petits carrés. Les trois carrés verticaux signalent les bordures droites et gauche. Sélection Multiple La sélection multiple peut être effectuée : # soit en cliquant sur chaque objet tout en gardant la touche Ctrl du clavier appuyée, # soit en définissant une zone de sélection. Cette opération consiste à tracer un rectangle fictif à WinGénérateur 24 l'intérieur duquel tous les objets présents seront sélectionnés. Pour cela cliquez avec la souris sur le coin haut gauche du rectangle que vous voulez définir et sans relâcher le bouton, déplacer le pointeur en diagonale vers le coin bas droit du rectangle. Au fur et à mesure que vous déplacez le pointeur, vous voyez apparaître la zone de sélection sous forme d'un rectangle en pointillé. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, tous les objets qui se trouve dans la zone ainsi définie sont sélectionnés. "Remarques Si vous commencez votre cadre de sélection sur un objet, utilisez la touche Shift pour qu’il ne soit pas déplacé. Pour désélectionner l'un des éléments sélectionnés, il suffit de recliquer dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Wingen 25 Sélection automatique La touche Tabulation vous permet de passer d’un objet à un autre selon l’ordre de création des objets dans le modèle. Verrouillage Pour éviter qu’un objet ne soit modifié ou ne change de position, vous avez la possibilité d’activer un verrouillage par la commande Verrouiller du menu contextuel, du menu Position ou par le raccourciclavier Ctrl + Q. Vous pouvez ensuite interdir qu’un objet verrouillé puisse être sélectionné par la commande Interdire la sélection des objets verrouillés du menu Affichage. Manipulation d'objets Toute manipulation d’un ou de plusieurs objets passe tout d’abord par la sélection du ou des dits objets. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées (X,Y) (position horizontale, verticale) apparaissent sur la barre d’état, en bas à gauche, dès que le pointeur de la souris passe au dessus. Dimensionnement d'un objet Lorsque vous positionnez votre pointeur sur un objet, vous voyez apparaître sur la barre d’état : - la position horizontale X, et verticale Y de l’objet dans le modèle. Cette position est donnée par rapport à l’angle supérieur, gauche du modèle et s’affiche ainsi : (X, Y). - et les dimensions de l’objet (largeur, hauteur). Utilisation de la souris Lorsqu'un objet est sélectionné, il est possible d'en modifier les dimensions. En plaçant le pointeur de la souris sur l’une des poignées, celui-ci se transforme en double flèche. ( % : si vous êtes sur le haut ou en bas de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la hauteur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. ( : si vous êtes sur un des côtés de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la largeur augmenter ou diminuer. ( *: si vous êtes sur un angle de la bordure. Vous pouvez alors en maintenant le bouton de la souris enfoncé modifier simultanément la hauteur et la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors les valeurs de la largeur et de la hauteur augmenter ou diminuer. Utilisation des touches claviers Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches-clavier suivantes pour redimensionner votre sélection : + flèche gauche / haute réduit la sélection vers la gauche / le haut, + flèche droite / basse agrandit la sélection vers la droite / le bas. Saisie de la taille d’un objet Vous pouvez également saisir la valeur de la largeur et de la hauteur d’un ou plusieurs objets directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Taille. Saisissez alors les valeurs. WinGénérateur 26 Mettre un objet à la taille d’un autre WinGen vous permet d’adapter la taille d’un ou plusieurs objets en prenant comme base de référence la taille d’un des objets sélectionnés. Pour cela, sélectionnez l’objet de référence ainsi que les objets à redimensionner et activez l’onglet Taille des Propriétés. Pointez alors le type de redimensionnement : sur le plus petit ou le plus grand, horizontalement ou verticalement. Déplacement d'un ou de plusieurs objets Utilisation de la souris Les objets étant sélectionnés, il suffit de cliquer à l'intérieur de l'un d'eux et de déplacer le pointeur de la souris en gardant le bouton enfoncé. Tous les objets suivent alors ce déplacement. Il faut relâcher le bouton de la souris lorsque l'on a atteint la position souhaitée. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées X (distance horizontale) et Y (distance verticale) apparaissent sur la barre d’état sous cette forme (X , Y). Aidez-vous de ces informations pour votre déplacement. De plus, vous pouvez activer une grille par le menu Position. Lorsque vous positionnez les objets, le logiciel vous aligne automatiquement sur des repères fixes (lignes et colonnes fictives espacées respectivement d’environ 1 et 1,5 millimètres). Utilisation des touches claviers Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches claviers suivantes pour déplacer votre sélection : Ctrl + flèche gauche, droite, haute et basse déplace respectivement vers la gauche, droite, en haut et à droite la sélection. Saisir des valeurs des coordonnées de l’objet Vous pouvez également saisir les valeurs des coordonnées d’un objet directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Position. Saisissez alors les valeurs, en centimètres, en partant du coin supérieur gauche. Positionnement d’objets les uns par rapport aux autres Lorsque plusieurs objets sont sélectionnés, il vous est possible d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. En effet, l’ensemble des objets sélectionnés forment un rectangle fictif dont les côtés supérieur, inférieur, gauche et droite correspondent respectivement à la bordure de l’objet placé le plus en haut, en bas, à gauche et à droite. Utilisez alors les commandes d’Alignement du menu Position ou la commande Propriétés + Onglet Alignement pour positionner vos éléments. Utilisation de la grille La commande Grille du menu Position ou l’icône de la barre d’outils Alignement permet d’activer ou désactiver le positionnement guidé suivant des intervalles verticaux et horizontaux fixes. Pour des positionnements plus précis, vous pouvez bien entendu désactiver la grille. Duplication d’un objet Les commandes Copier, Coller du menu Edition sont à utiliser pour la copie d’un objet. La manipulation avec la souris est toutefois très pratique. Appuyez sur la touche Ctrl tout en tirant- l’objet à dupliquer à Wingen 27 la position de la copie. Lâchez : une copie est créée. Export de données Il est possible dans le logiciel de Gestion Commerciale 2000 d'utiliser les aperçus des éditions et donc les modèles pour exporter les données qui y figurent. Une option "Exporter l'aperçu" apparaît en bas à droite de la fenêtre d'impression. Si vous la cochez et appuyez ensuite sur le bouton Aperçu vous entrez dans un assistant. Après avoir donné un nom au fichier texte (ASCII) que vous allez générer, cliquez sur le bouton Suivant. Dans le cadre de droite apparaissent toutes les variables présentes dans les sections intermédiaires du modèle (une variable qui se trouverait dans l'entête ne sera donc pas proposée). Les variables calculées et récapitulatives sont également disponibles (sous le nom de Calc01 ou Recap01…). Choisissez les variables à exporter en les sélectionnant dans le cadre de droite pour cliquer ensuite sur le bouton Exporter afin de la faire passer dans le cadre de gauche. Refaites suivant pour consulter un aperçu de l'export et pour lui attribuer un séparateur puis Exporter pour générer le fichier. Afin d'obtenir des fichiers cohérents il peut être nécessaire de créer un modèle spécifique pour l'export ; dans un tel modèle la présentation importe peu (puisqu'il n'est pas destiné à être édité mais uniquement utilisé pour exporter des données). En revanche ce qui importe c'est la présence des variables que vous voulez obtenir dans une même section. Création d'un modèle d'étiquette Pour créer un modèle d'étiquette, il vous suffit de sélectionner le type Etiquette lors de la création d'un nouveau modèle. Ce format est affichée uniquement si le type de modèle sélectionné autorise la création d'étiquettes (liste d'articles, de clients, d'immobilisations...). Vous aurez ensuite à paramétrer le format de votre étiquette, dans Propriétés + onglet Etiquette du menu Modèle. Vous pouvez également ouvrir un modèle d'étiquette proposé par votre logiciel (donc non modifiable) et l'enregistrer sous un autre nom (pour le dupliquer et le modifier) par la commande Enregistrer sous du menu Modèle. Zoom Permet de modifier la taille du modèle sur l'écran afin d'avoir, soit une vue d'ensemble, soit une vue sur une partie précise. Vous précisez le pourcentage à appliquer : 100 correspond à la taille réelle de la feuille imprimée. 50 à une taille deux fois plus petite. Collage spécial La commande Collage Spécial permet d'insérer dans le modèle courant, le contenu du presse-papier. Ce contenu peut être soit des objets préalablement introduits dans le presse-papier par Couper ou Coller soit une image d'un format particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez le format de l’image à copier. Traduction WinGénérateur 28 Add to graph Permet de rajouter l’élément sélectionné Alignment Alignement Axis Axe Background Arrière-plan Bold Gras Border Thin Thick No border User’s border Bordure Mince Epaisse Pas de bordure Personnalisé Canddle Chandelier Center Centré Chart title Titre du graphe Choose Font Choisir la police Component rec Left Right Top Bottom Coordonnées de l’élément (Appliqué à ) à partir du coin supérieur gauche Gauche Droite Haut Bas Delete Supprime Display Graphe File name Nom du fichier de l’image à intégrer Fill Style Trame de fond Font Police Grid Grille Grid Width Espacement des points de la grille Legend Légende Misc Divers Measure Inches Percent Unité de mesure Pouce Pourcentage Move to head Déplace en haut Move up Déplace au dessus Move down Déplace en dessous Move to end Déplace en fin Pie Camembert Scatter Nuage de points Scope Ensemble de valeurs Setting Of Appliqué à Wingen 29 Shadow Ombre Show grid Afficher la grille Show zero Rend obligatoire la référence au point ZERO Size Taille de la police Snap to grid Permet un positionnement sur les points de la grille Stacked Stratifié Start color End color Couleur de début Couleur de fin, sert pour les dégradés Ticks Repères sur l’axe Type name Nom de la police Underline Souligné Italic Italique Strike out Barré Font Color Couleur des caractères 31 Index A Ajustement d'un champ 21 Alignement 21 Anglais 28 B Barre d'outils 2 Bordure 21 C Cadre 14 Centrage 21 Cercle 14 Clé à recalculer 21 Code 39 21 Code à barres 21 Couleur 21 Création d'un modèle 7 Création d'un modèle d'étiquette 27 Croisement des sections 11 D Déplacement de la barre d'outils 6 Déplacement d'objets 25 Désactiver une section 11 Dictionnaire (liaison avec le modèle) 14 Dimensionnement d'un objet 25 Duplication d'un objet 25 E EAN 13 21 Ellipse 14 Entête 11 Etiquette 27 Etiquette (format d') 7 Export de données 27 F Fond de page 14 Format d'étiquettes 7 Format du modèle 7 Formule de calcul 18 Formule d'une variable 21 G Graphique 14 Gras 21 Grille 25 I Icônes 2 Image 14 Import d'un modèle (ewg) 7 Impression des sections 11 L La barre d'état 2 Lancement de WinGen 1 Le dictionnaire 2 Le modèle 2 Les menus 2 Ligne 14 Ligne rouge 11 Ligne verte 11 Limite de section 11 M Manipulation d'objets 25 Modèle (création) 7 Modèle (ouverture) 7 Modèle Système 7 Montant négatif 21 Multi-lignes 11 O Objet (sélection) 23 Objets 14 Ordre des sections 11 Orientation 21 P Pied de page 11 Position objet 25 Positionner une variable 20 Présentation du générateur d'état 1 Propriétés 21 Propriétés des objets 21 S Saut de page forcé 11 Section supplémentaire 11 Sections 11 WinGénérateur 32 Sélection automatique 23 Sélection d'objets 23 Sélection multiple 23 Souligné 21 Synchronisation 14 T Taille de section 11 Taille d'un champ 21 Taille objet 25 Texte 14 Texte enrichi 14 Traduction 28 Tri de la liste des variables 2 V Variable de base 18 Variables 14 Variables (positionnement) 20 Variables calculées 18 Variables d'un modèle (export) 27 Variables récapitulatives 19 Verrouillage d'objets 23 Devis et Facturation Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Devis et Facturation Classic 3 Convention d’Utilisation d’EBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le 4 EBP Devis et Facturation Classic CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Devis et Facturation Classic 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Devis et Facturation Classic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : · La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis · Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Devis et Facturation Classic 7 Table des matières INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15 1.2. Les autres options ................................................................................. 15 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20 5.2. Le corps ................................................................................................. 20 5.3. Le pied ................................................................................................... 20 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22 8.2. Duplication ............................................................................................. 22 8.3. Impression des documents .................................................................... 22 8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24 11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24 11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25 12.2. Le transfert .......................................................................................... 26 8 EBP Devis et Facturation Classic 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28 LES FONCTIONS AVANCEES 29 1. L’ECHEANCIER CLIENT 29 2. LES RELANCES 29 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29 4. LES EPURATIONS 29 5. LES STATISTIQUES 29 6. EBP SAUVEGARDE 30 7. LE MENU INTERNET 30 INDEX 31 Avant de commencer EBP Devis et Facturation Classic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : · Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » · Exposez votre problème par e-mail devis.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : · Processeur : P4 2 GHz ou équivalent · Mémoire : 1 Go · Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits · Espace disque libre : 1.5 Go · Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont : · Windows XP SP2 · Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit · Windows 7 32 bit & 64 bit INSTALLATION 10 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. Comment lancer mon logiciel ? EBP Devis et Facturation Classic 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic… 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 12 EBP Devis et Facturation Classic 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : · Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). · Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. · Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. · Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : · Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code. · Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous Ecran de travail EBP Devis et Facturation Classic 13 pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus La barre de fenêtres PRISE EN MAIN 14 EBP Devis et Facturation Classic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Comment initialiser mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 15 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : · Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. · Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. · Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. · Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. · Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. · TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 16 EBP Devis et Facturation Classic 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. Comment enregistrer un client ? EBP Devis et Facturation Classic 17 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : · Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, · Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK. L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur la société de votre client. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement. PRISE EN MAIN 18 EBP Devis et Facturation Classic Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 02 Libellé : Chèque à 30 jours Type de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Mode de Règlement : Net Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. Comment saisir un devis ? EBP Devis et Facturation Classic 19 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : · L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouveau devis, · Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : · l'entête, · le corps · le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. PRISE EN MAIN 20 EBP Devis et Facturation Classic 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : · D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. · D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. · D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. · D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne) Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment créer une facture ? EBP Devis et Facturation Classic 21 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : · L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouvelle facture, · Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. PRISE EN MAIN 22 EBP Devis et Facturation Classic 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: · Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. · Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Comment saisir un acompte ? EBP Devis et Facturation Classic 23 Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : · affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, · ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 24 EBP Devis et Facturation Classic Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : · Les derniers documents, · Les devis à relancer, · Les échéances échues, · Les statistiques, · Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment transférer mes écritures en comptabilité ? EBP Devis et Facturation Classic 25 11.3. L’historique Eco Contribution Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a besoin de plusieurs renseignements : · Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ; Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . · Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ; · Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ; · Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options ; · Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du dossier. Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. PRISE EN MAIN 26 EBP Devis et Facturation Classic 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 12.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 12.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 27 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 28 EBP Devis et Facturation Classic 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’ECHEANCIER CLIENT EBP Devis et Facturation Classic 29 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 5. LES STATISTIQUES EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15 premiers. 6. EBP SAUVEGARDE EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 7. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Devis et Facturation Classic 31 Index A Accès au service technique ...................................................................................... 9 Acompte.................................................................................................................. 23 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6 Archivage ................................................................................................................ 28 Articles .................................................................................................................... 16 Avoir ....................................................................................................................... 21 C Clients ..................................................................................................................... 17 Code d'activation .............................................................................................. 11, 12 Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26 Configuration minimale ............................................................................................. 9 Corps du devis ........................................................................................................ 20 Création de dossier ................................................................................................. 12 D Date d’échéance ..................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 22 E EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30 Echéances ........................................................................................................ 18, 29 éco-contribution ...................................................................................................... 16 Ecran de travail ....................................................................................................... 13 e-mail ...................................................................................................................... 22 Entête du devis ....................................................................................................... 20 Epurations............................................................................................................... 29 Expert comptable .................................................................................................... 29 Expert Comptable ................................................................................................... 15 F Facture.................................................................................................................... 21 Facture d’acompte .................................................................................................. 23 Fonctions avancées ................................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15 INDEX 32 EBP Devis et Facturation Classic H Historique des ventes ............................................................................................. 24 Historique eco-contribution ..................................................................................... 25 I Images .................................................................................................................... 16 Impressions ............................................................................................................ 22 Initialisation du dossier ........................................................................................... 14 Installation............................................................................................................... 10 Internet.................................................................................................................... 30 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 11 M Mode de règlement ................................................................................................. 17 N Nouveau devis ........................................................................................................ 19 O Options du dossier .................................................................................................. 15 P Pied de devis .......................................................................................................... 20 Prospects ................................................................................................................ 17 R Relances ................................................................................................................. 29 S Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23 Sauvegarde ............................................................................................................ 27 Statistiques ............................................................................................................. 29 T Tableau de bord ...................................................................................................... 24 Tarif article .............................................................................................................. 16 Transfert comptable ................................................................................................ 26 Transfert de documents .......................................................................................... 22 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités ............................................................................................. 19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29 4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) • Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : • OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. • Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2010. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. • En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : • Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : • Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, • Passez par le menu Fichier + Nouveau, • Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : • Définir les Préférences du dossier, • Etablir le paramétrage des Données de base, • Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : • Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. • Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : • Un correcteur d’orthographe, • Un outils d’insertion de champs variables, • Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : • Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; • Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; • Les Ventes (Négoce, Produits & services); • Les Achats (Négoce, Produits & services); • Les Charges Externes ; • Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; • Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; • Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; • Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : • les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. • les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : • Le compte de résultat, • Le tableau de trésorerie, • Le seuil de rentabilité, • Le bilan, • Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. • Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : • le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; • le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : • les stocks, • les encaissements et les décaissements, • la TVA, • les amortissements, • les comptes courants d’associés, • les emprunts, • les crédits-bails, • l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : • Les tableaux sont indiqués par l'icône , • Les graphiques sont indiqués par l'icône , • Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; • La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; • La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; • La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; • Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 29 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 28 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 28 Dossier .............................................................................................................................. 28 Exportations ...................................................................................................................... 28 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société ..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 28 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 28 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 27 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée....................................................................................................................... 12 EBP Bouw Voor Windows XP en Vista Installatie- en initiatiegids Uitgegeven door EBP Business Software bvba, Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel Tel : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Website: www.ebp.com © Copyright 2009 EBPBusiness Software, editie 2010 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de EBP Bouw 3 recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen. 4 EBP Bouw Proficiat ! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen : • De toets F1 voor help op een bepaald scherm • De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking. Opmerking Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen dat wordt voorgesteld in het menu ? + Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen. EBP Bouw 5 Inhoudstafel Installatie 9 1. ALVORENS TE STARTEN................................................................................9 1.1. Toegang technische dienst......................................................................9 1.2. Minimum aanbevolen configuratie...........................................................9 1.3. De nodige schijfruimte...........................................................................10 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?......................................................10 3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ?..............................................................11 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?...........................................................11 4.1. Demoversie...........................................................................................11 4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?...........................................................11 4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?.........................................................11 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?...............................................................12 6. WERKSCHERM..............................................................................................14 Van start gaan 15 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?..................................................................15 1.1. De in te vullen opties.............................................................................16 1.2. De andere opties...................................................................................17 1.3. De weergave opties...............................................................................17 1.4. Paswoord...............................................................................................18 1.5. Beheer schermen..................................................................................18 2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?...............................................................18 2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek................................................19 2.2. De bibliotheken van uw partners............................................................21 3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?.............................................................21 3.1. Voorbeeld formule.................................................................................22 4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ?....................................................................23 5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? ........................24 5.1. Promoties..............................................................................................24 5.2. Tarief.....................................................................................................25 6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?.................................................25 7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?...................................................................27 7.1. De hoofding...........................................................................................28 7.2. De body.................................................................................................28 7.3. De voet..................................................................................................29 8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?...............................................................29 9. HOE RECUPELBEHEREN?.........................................................................30 9.1. Aanmaak barema...........................................................................30 9.2. Gebruik barema Recupel................................................................30 10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?........................................30 10.1. Ingave vordering werken................................................................31 10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur...............................................31 11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN.................32 6 EBP Bouw 11.1. Omzetten........................................................................................32 11.2. Dupliceren......................................................................................32 11.3. Groeperen leveringsbonnen...........................................................32 11.4. Afdrukken.......................................................................................33 11.5. Per mail zenden.............................................................................33 12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?........................................33 13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING.........................................34 14. INGAVE TIJD WERKNEMERS.................................................................35 15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? ..................................................36 15.1. Hoe bestellen ?..............................................................................37 15.2. Automatische herbevoorrading.......................................................38 15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?............................................................39 15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?...........................................39 16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? ......................................................40 16.1. Hoe een project aanmaken ?.........................................................40 16.2. Hoe een document linken aan een project ?..................................41 17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?..........................................................41 17.1. Twee manieren van voorraadbeheer..............................................41 17.2. De voorraaddocumenten................................................................42 17.3. De ingave van de inventaris ...................................................43 17.4. De voorraadbewegingen................................................................44 18.HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DIENST NA VERKOOP .........................................................................................45 18.1. De onderhoudscontracten..............................................................45 18.2. De dienst na verkoop.....................................................................46 18.3. Historiek Onderhoud / DNV............................................................47 19. DE PLANNING..................................................................................47 19.1. Voorstelling planning......................................................................48 19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken.......................49 19.3. Toevoegen interventie....................................................................50 19.4. Fiche afspraak................................................................................50 20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS..................51 20.1. Hoe een voorschot ingeven?..........................................................51 20.2. Hoe een betaling klant ingeven?....................................................52 21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK....................................................53 21.1. Beheeroverzicht.............................................................................53 21.2. Historiek klanten/prospecten..........................................................53 22. HOE EEN MAILING DOEN ? ...........................................................54 23. HOE BOEKINGENTRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?................55 23.1. In te vullen opties voor transfer......................................................55 23.2. De transfer......................................................................................56 24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?...............................56 25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?................................................57 EBP Bouw 7 De gevorderde functies 59 1. DE HERINNERINGEN.............................................................................59 2. VERVALDAGBOEK KLANT......................................................................59 3. DOSSIER ACCOUNTANT........................................................................59 4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN..........................................59 5. DE STATISTIEKEN...................................................................................60 6. IMPORT PRIJSAANVRAAG .............................................................60 7. HET MENU INTERNET............................................................................60 8 EBP Bouw Alvorens te starten Installatie 1. ALVORENS TE STARTEN 1.1. Toegang technische dienst De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel : • Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/737 95 95 • Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem support.be@ebp.com Uren Maandag tot vrijdag 09u00 tot 17u30 Middagpauze 12u30 tot 13 :30 *Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract. 1.2. Minimum aanbevolen configuratie De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende: • Intel Pentium processor 4 –2 gHz of gelijkwaardig • Geheugen van 512 Kb RAM (1Gb voor Vista), • Microsoft Windows® XP SP2 of Vista SP1*, • Een scherm 15’’ minimum is aanbevolen, resolutie 1024 * 768 en 16 bits. • Microsoft Internet Explorer 6 • Een printer met driver Windows* (inktjet of laser). * Windows Vista versie 32 bits EBP Bouw 9 Opmerking Windows XP of VIsta zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software. 1.3. De nodige schijfruimte De vrije schijfruimte moet 500 Kb zijn. 2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ? Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten. 1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK. 2. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op Bouw om de installtie van EBP Bouw te starten. 3. EBP Bouw heeft drie versies: Standaard, Onderhoud en Pro. Selecteer de installatie volgens de aangekochte versie. 4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplichtend moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk. 5. Klik op Ik aanvaard de licentievoorwaarden om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor die toepassing anders kan de installatie niet doorgaan. Klik op Volgende om verder te gaan. 6. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, te kiezen voor de knop Volledige installatie. 7. Om bepaalde mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerde installatie. 8. De standaard installatiemap is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw10.0. Om die te wijzigen, klikt u op de knop Doorlopen. 9. U klikt dan op Installeren om de kopei van de bestanden op uw schijf uit te voeren. 10. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard af te sluiten. 10 EBP Bouw Hoe de toepassing starten ? 3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ? U kunt de toepassing starten door te klikken op het icoon op het bureaublad. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Bouw. 4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN? 4.1. Demoversie Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat deze beperkt is tot 40 dagen. Daarna is de toepassing beperkt in gegevens : 20 elementen, 20 documenten en de afdrukken krijgen de vermelding "Demonstratie". Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken. 4.2. Hoe uw activeringscode krijgen? U moet de software EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven die geleverd wordt door EBP. Klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu ? + Activeren toepassing). De activering van de toepassing gebeurt via de internetsite EBP. De verbinding met onze site is automatisch vanaf de toepassing als u pc over internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de instructies op het scherm. Als u op uw pc niet over internet beschikt, verschijnt er automatisch een bericht dat u de procedure uitlegt. 4.3. Hoe de activeringscode ingeven ? Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones: • Handelsnaam U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart » rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters). EBP Bouw 11 • Licentienummer U vult het licentienummer in van « Registratiekaart» die in de doos steekt. • Websleutel Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site www.ebp.com. Hiermee kan u bijwerkingen downloaden, … . • Activeringscode U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP. U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht : • Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code. • Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu ? + Activeringscode. Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn. 5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ? Via menu Via klavier [Ctrl]+[N] Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw. U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier. 12 EBP Bouw hoe mijn dossier aanmaken ? U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota’s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. EBP Bouw 13 6. WERKSCHERM De menus Navigatiebalk. Het beheeroverzicht* Snelle toegang tot de meest courante menus. De vensterbalk De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, … *Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier. Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen. 14 EBP Bouw Van start gaan In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of werfopvolging en de ingave van een betaling. De opties die de versies Onderhoud of PRO van EBP Bouw betreffen verschijnen respectievelijk de pictogrammen : ou . Opmerking De functies van de versie Onderhoud zijn ook beschikbaar in de versie PRO. 1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ? Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu « Tools\Opties » te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen. Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie. EBP Bouw 15 1.1. De in te vullen opties Het is belangrijk om volgende delen in te vullen: • Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz… die daarna automatisch verhoogt. Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier. • Werken: bepaalt de berekeningswijze die u wenst toe te passen op de werken en de werking voor het bijwerken van de prijzen. • Documenten: vkeuze hoe de voorraadopvolging beheerd wordt en welk type van vordering toegepast wordt in de vorderingsfacturen. • Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven. • Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer. • BTW: u kan tot 5 BTW-percentages en –rekeningen ingeven. 16 EBP Bouw 1.2. De andere opties De andere opties zijn praktisch zoals het deel Beheeroverzicht waar u de alarmparameters ingeeft en het aantal maanden voor de grafiek zakencijfer. In Diversen - Verkopen kan u de geldigheidsduur van offerten instellen. In Accountant geeft u de gegevens van de boekhouder in zodat die info verschijnt op alle voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. 1.3. De weergave opties EBP Bouw levert vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing te personaliseren : • In de opties Algemeen kan u al dan niet de tips of welkomstscherm weergeven, het achtergrondscherm veranderen, keuze weergavebalken, enz.. • U kan het weergavetype van menus wijzigen door de inhoud van de menus te veranderen met alleen de meest gebruikte menus. • U kan de lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te slecteren en sorteringen en filters multi-criteria erop uit te voeren et berekeningen weer te geven. • Alle lijsten kan u in boomstructuur organiseren dankzij de categorieën • Via de groeperingsbalk (toegang via menu Weergave) kan u snel de inhoud van lijsten rangschikken. • In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz..) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken . • In alle documenten (offerte, factuur, opvolging, enz..) kan u ingaveschermen instellen door de weer te geven kolommen te kiezen. U kan ook de kleuren en stijlen van alle elementen veranderen die u in ene offerte kan invoegen (Schijven, sub schijven, werken, formules...) Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. EBP Bouw 17 1.4. Paswoord U kan uw dossier bji het openen beveiligen door middel van een paswoord. U gaat hiervoor naar het menu Gegevens + Diversen + Gebruikers. De gebruiker ADM (Beheerder) is standaard aangemaakt. Om hieraan een paswoord toe te kennen selecteert u die en klikt op de knop Wijzigen. U vult het paswoord in de zone paswoord en Bevestiging in en valideert de fiche beheerder. Bij de volgende opstart van het dossier zal de identificatie en het paswoord gevraagd worden. 1.5. Beheer schermen Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm. 2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ? U kan naar de bibliotheken lijst gaan via: • Menu Gegevens - Elementen • Optie Elementen beschikbaar in Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van elementen vermeld het geheel van bibliotheken waarover u beschikt. Ze heeft het voordeel om elementen afkomstig van uw eigen bibliotheek te scheiden van die komende van partners. Om de elementlijst samen te stellen kan u een interne bibliotheek aanmaken en/of een prijslijst (of leverancierstarieven) importeren. 18 EBP Bouw 2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek U kunt elementen aanmaken type Materialen, Manuren, Gereedschap, Diversen, Tekst en Werken. • Werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, gereedschap, diversen) nodig voor de realisatie van een volledige prestatie. • Materialen de fysieke elementen met soms inbegrepen de plaatsing • Manuren is de nodige werktijd • Gereedschap is algemeen wat in huur heeft en waarvan u het gebruik factureert aan de klant. • Diversen is eventueel gereedschap dat nodig is voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..) • Tekst types kunnen ingevoerd worden in de body van documenten Om een element aan te maken in de bibliotheek kan u de knoppen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op TOEVOEGEN onderaan de elementlijst. De elementfiche wordt geopend. Kies het type Materialen en selecteer de familie, verkoopeenheid in via het icoon en vul een bondige omschrijving in. EBP Bouw 19 Opmerking Om een tab te selecteren klikt u erop of gebruikt u de toetsen [ALT] + de onderlijnde letter van de tab. Geef dan de commerciële en/of technische beschrijving in, onderlijn enkele woorden met behulp van de attributen (vet, cursief, onderlijnd..). - De tab Aanvulling : bepalen van gewicht en volume van een element. In documenten kan u zo het totaal gewicht en volume verkrijgen van elementen. In de versie Onderhoud kunt u het materiaal een waarborgtype en de duur meegeven. In de versie Pro van EBP Bouw kunt u de verschillende verpakkingseenheden beheren tussen de aankopen, verkopen en voorraad. Hiervoor dient u de aankoop-, voorraad- en verkoopeenheid in te vullen en de toe te passen coëfficiënten te vermelden tussen elke eenheid. De X betekent bevat. Voorbeeld U koopt lijm in palet. Elke palet bevat 50 kartons die u opslaagt in depot. Elk karton bevat 250 zakken et u verkoop de zakken per eenheid : - De tab Tarieven: geef de aankoopprijs in en doe Enter. De prijs incl. BTW is automatisch berekend in functie van de percentages algemene kosten en opbrengst ingegeven in de dossieropties. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar indien nodig. In deel Manuren kunt u een prijs manuren linken aan de prijs van materiaal meer bepaald als het materiaal verkocht wordt incluis plaatsing. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm legt uit hoe de bedragen berekend worden. 20 EBP Bouw Vervolgens kan u de fiche vervolledigen door volgende tabs in te vullen : • Tarief/Promoties: u geeft de uitzonderlijke tarieven in en u ziet de promoties. • Rekeningen: geef hier de boekhoudrekeningen in gebruikt voor de transfer boekhouding. • Gelinkte ref.: laat toe om elementen in te voegen die toegevoegd en gefactureerd worden op hetzelfde moment dat u het artikel invoegt. • Leveran.: u kan tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kotingen, leveringstermijn, kosten, enz... • Beeld : laat toe om een beeld van het element in te voegen dat automatisch overgenomen wordt op de afdrukken van documenten (lijst elementen, offerte...) met beeld. Opmerking Bij de aanmaak van een element type Werk heeft u toegang tot de tab Samenstelling om de elementen in te voegen waaruit het werk bestaat en de tab Formule. Dit is een berekeningsblad en dient om het aantal van een of meerdere elementen te berekenen nodig om het werk te realiseren. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vindt u het detail van alle functies gelinkt aan de tabs en elementtypes. 2.2. De bibliotheken van uw partners Om een (of meerdere) bibliotheek(eken) van uw partners weer te geven moet u eerst alles importeren. De importprocedure en de elementfiches zijn eigen aan elke bibliotheek. Dan vinkt u in het menu Tools + Opties + Bibliotheken de bibliotheek(eken) aan weer te geven in de elementlijst. U vindt, bovenaan de tabs, in de elementlijst een knop voor elke bibliotheek . 3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ? De formule is een handeling die erin bestaat de aantallen te berekenen van materialen en/of gereedschap nodig voor het realiseren van het werk. EBP Bouw laat u toe om formules te linken aan werken en verkoopdocumenten. De tab Formule is een berekeningsblad waarin u de handelingen opsomt voor een of meerdere materialen. Die handelingen kunnen eenvoudig gerealiseerd worden door de berekeningen direct in te geven in de zone Formule of door beroep te doen om de wizard. EBP Bouw 21 Wij stellen u voor om type formules aan te maken vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule. Dit zijn berekeningsformules die altijd gebruikt kunnen worden. Enkel de variabelen moeten telkens ingevuld worden. Hieronder staat een voorlbeeld van een formule aangemaakt met de wizard. Opmerking U kan het demodossier raadplegen waarin een aantal voorbeelden staan. 3.1. Voorbeeld formule Vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule klikt u op Toevoegen onderaan de lijst. U wenst het volume van een cylinder te berekenen om de hoeveelheid beton te kennen. De omschrijving: Volume cilinder In de lijnen van de formule doet u volgende handelingen: • Voor meer zichtbaarheid typt u volgende commentaar: ‘Afmeting cilinder’. De aanhalingsteken zijn noodzakelijk om de toepassing te melden dat het tekst is. • Op de 2de lijn typt u de variabele: DIAM= ? en eronder HOOGTE= ? (diameter en hoogte cilinder) • Op een nieuwe lijn terug commentaar: ‘Oppervlakte cilinder’ • U opent de wizard al klikkend op icoon van de toolbalk. • In de Functies opent u de rubriek Volume en selecteert u Volcilinder via dubbelel klik. • De functie verschijnt in de ingave zone. Onderaan komt de formule te staan. In de ingave zone bepaalt u de variabelen met de diameter en de hoogte als volgt: Volcilinder(DIAMETER;HOOGTE) • Klik op Beëindigen De formule is aangemaakt. U kan de test uitvoeren door in de kolom Waarden de twee afmetingen diameter en hoogte in te geven. De berekening staat in de kolom Totaal. Vergeet niet die waarden te verwijderen alvorens te valideren anders staan ze standaard in formule. 22 EBP Bouw Dan opent u een element type Werk en klikt op tab Formule. U vindt de elementen terug waaruit het werk bestaat. • Plaatst u op een lijn materiaal en klik op icoon , • Selecteer de formule en de handelingen verschijnen. • Geef de waarden in Diameter en Hoogte. • De formule berekent automatisch en het totaal is overgedragen in de kolom totaal van de tab Formule en in de kolom hoeveelheid van de tab Samenstelling. U kan op dezelfde wijze de formules oproepen in de tab Formule van verkoopdocumenten. 4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ? Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden: • Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk, • Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten. EBP Bouw 23 De toepassing maakt een onderscheidt tussen klanten en prospecten (mogelijke klanten). Eens een offerte omgezet naar factuur wordt de prospect omgezet naar klant. Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier. Vul de gegevens in in de tab Detail en valideer met OK. In tab Contacten kunt u de lijst en fiches van contacten, gelinkt aan de klant, raaplegen. U kan een nieuw contact toevoegen door de klilkken op icoon Nieuw. 5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? 5.1. Promoties De promoties worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Promoties. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe promotie aan te maken. De begin- en einddatum zijn niet verplicht maar u moet toch minstens een van die datums invullen om de fiche te valideren. De tab Tarieven / Promoties laat u toe om een promotie in te geven voor een bepaalde cliënt, voor een familie van artikels of voor een familie klanten. 24 EBP Bouw De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid waarop de korting toegepast wordt. Die is bekomstig. Om de aanmaak van de promotie valideren moet u minstens een kortingspercentage ingeven. 5.2. Tarief Om uitzonderlijke tarieven aan te maken, gaat u naar de tab Tarieven en Promoties in de fiches Families klanten, Families Elementen, Klanten of Elementen. Voor de Families Klanten en Klanten moet u een tarief instellen voor een elementcode of voor een bepaalde familie elementen. Voor de Families Artikel en Artikels moet u een tarief instellen voor een bepaalde klant of voor een familie van klanten. Opmerking Als u, bij het aanmaken van een tarief, meerdere criteria invult op de tarieflijn zal die lijn voorrang hebben bij de berekening van de korting/promotie in het verkoopdocument. De minimum hoeveelheid en de verkoopprijs, waarvan de prijs of korting zal toegepast worden, zijn alleen ingeefbaar in de tab van de klant- of artikelfiche. De begin- en einddatum zijn niet ingeefbaar noch wijzigbaar omdat ze alleen in de promoties bepaald worden. Opmerking Als er een familie werd ingegeven, is de code niet ingeefbaar (en omgekeerd). Als er een verkoopprijs staat in de lijn is het onmogelijk om een kortingspercentage in te geven (en omgekeerd). De volgorde van tarieven geeft niet de voorrangsvolgorde dat in het verkoopdocument genomen wordt. Het toepassen gebeurt volgens het beheer bepaald in de Opties. 6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ? De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Diverse + Betalingswijzen. Gebruik de knop Toevoegen om er een aan te maken. De betalingswijzen in EBP Bouw betreffen en de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag. U moet een code en omschrijving ingeven. In het rooster vervaldag geeft u op de lijn de betalingswijze in en het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de datum aanmaak document. EBP Bouw 25 De vervaldag zal automatisch berekend worden in verkoopdocumenten. In de Pro kan u meerdere vervaldaglijnen aanmaken voor een betalingswijze. Zo kan u automatisch de vervaldagen van klanten instellen. Klik op het icoon om een nieuwe lijn in het rooster in te voegen en geef de criteria’s in. Opgelet De som van de % van de aangemaakte lijnen moeten gelijk zijn aan 100%. BV : Aanmaak betalingswijze met drie vervaldagen: - Eerste lijn met 20% contant, - Tweede lijn met 40% en 30 dagen einde maand, - Derde lijn met 40% en 60 dagen einde maand. Selecteer dan de betalingswijze in de klantfiche in de tab Beheer zone Betalingswijze. Bij het valideren van de factuur, zullen de vervaldagen (datum, type en bedrag) automatisch berekend worden. 26 EBP Bouw 7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ? U kan een offerte aanmaken via : • Optie Nieuwe offerte van de navigatiebalk, • Menu Verwerking + Nieuwe offerte, • Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen. Een nieuwe offerte verschijnt. De offerte bestaat uit drie delen onder de vorm van tabs : de hoofding, de body en de voet. De hoofdgegevens (nummer, klant, Datum, status...) staat bovenaan het venster. EBP Bouw 27 U heeft een zone Project. Als u een offerte linkt aan een project verschijnt een bericht of u de informatie gelinkt aan het project automatisch wilt overnemen (klant, gegevens, commentaar, enz…). 7.1. De hoofding In de delen Hoofding en Aanvulling kan u de klant oproepen met behulp van het icoon en icoon om de fiche te zien. Hier kan u ook de gegevens wijzigen. U kan ook de status van de offerte invullen (lopende, aanvaard...). De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de dossieropties. In de zone Gelinkt document kan u aan de offerte een document linken (*.doc, *.pdf, *.xls..) of een plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) en dit afdrukken met de offerte. De zone Voorraadbeweging is default aangevinkt als u de voorraad beheert op leveringsbonnen en facturen (zie pg 40). Als u dit ontvinkt en documenten genereert vanaf de offerte, zal de voorraad niet verminderd worden. 7.2. De body De body van de offerte is deel waarin alle elementen van de bibliotheek (intern of extern) worden ingevoegd of zelfs artikels die niet in de lijst staan die u aan de lijst kan toevoegen. De body is een rooster en om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over: • Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer detail). U kan tot 6 niveau’s van schijven ingeven. De knop Ingave volledig scherm is handig als u veel lijnen moet ingeven in de body van het document. • Als u een omschrijving ingeeft kan u de toolbalk gebruiken om tekst in het vet, onderlijnd, doorstreept te zetten en u kunt de schrijfwijze nazien. • •Een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 40 kolommen (zie help on line) zijn beschikbaar. • Een soepele ingave : u voegt de elementen in waar u wilt in het rooster, u kan elementen invoegen die niet bestaan in de lijst door direct de omschrijving en prijs in te geven en u kan werken met knippen-kopiëren-plakken werken in het document of van een document naar een ander. De prijzen kunnen gewijzigd worden. • 28 EBP Bouw In de tab Formule kunt u de nodige hoeveelheid berekenen voor het realiseresn van de werken en ze direct bijwerken in de offerte (zie pagina 21). De tab Type brieven laat toe om een briefhoofding of voet toe te voegen dat zal afgedrukt worden op een aparte pagina van de offerte. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm. • 7.3. De voet De voet is het totalisatie deel van de offerte. U kan een actualisering ingeven, bijkomende posten, portkosten (ex. of incl. BTW) toevoegen en een bedrag van voorschot ingeven (wordt niet geregistreerd in de betalingen). Onderaan heeft u twee knoppen: BTW om een overzicht van de bedragen ex. BTW en BTW bedragen per percentage te hebben en Overzicht geeft u de aankoopprijs, de verkoopprijs en de totaalkost per elementtype en de plaatsingstijd en MU uitgedrukt in uren en dagen. 8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ? Om een factuur aan te maken kan u gebruikmaken van : • Optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk, • Menu Verwerking + Nieuwe factuur, • Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen. Een factuur kan ook aangemaakt worden door de omzetting van een offerte. De factuur heeft ook drie delen: hoofding, body en voet. Ze hebben dezelfde werking als een offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help on line toegankelijk via de toets F1 in elk deel van de factuur. Opmerking In bestellingen klanten, leveringsbonnen en facturen heeft u: - bijkomende kolommen in de body van het document, - een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Voor die punten, raadpleeg de help on line om het werkingsprincipe te kennen. EBP Bouw 29 9. HOE RECUPEL BEHEREN? Sinds 1 juli 2001 wordt Recupel toegepast op Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA). 7 organisaties staan in voor innen van die belasting en elke organisatie heeft zijn eigen barema. Wij stellen u standaard de barema’s van de vzw Recupel voor. In EBP Bouw gebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen. 9.1. Aanmaak barema Om een barema aan te maken, kunt u de fiches ingeven of u selecteert « Aanmaak barema Recupel » bij de aanmaak van het dossier of u importeert het barema. 9.2. Gebruik barema Recupel Op de elementfiche Na de aanmaak van uw fiches Barema moet u het barema aan elk element toekennen. Het bedrag Recupel is inclusief BTW. Standaard bevat de verkoopprijs incl. BTW het bedrag Recupel (bedrag element waarvan Recupel). In de documenten Telkens u een element in een document (Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) oproept, wordt het barema Recupel gelinkt aan dit element automatisch overgenomen. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie an het aantal verkochte elementen. Onderaan elk document Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) staat het totaalbedrag Recupel (Waarvan Recupel). Via het menu Afdrukken-Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema’s Recupel in uw documenten. Al deze stappen worden uitgelegd in de helpfunctie. 10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ? De vorderings- of situatiefacturen worden aangemaakt : • Vanaf de facturen zelf, • Via omzetting van een offerte of besteling. 30 EBP Bouw 10.1. Ingave vordering werken De ingave van vordering gebeurt vanaf de eerste aangemaakte factuur. U beschikt over bijkomende kolommen in de body van de factuur: % gecumuleerde vordering, % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid. Bepaal in de kolommen de verbruikte hoeveelheid volgens de vordering van de werken. De toepassing herberekent dan het te factureren bedrag (nettobedrag ex. BTW Vordering). Opmerking Het % gecumuleerde vordering laat toe om het te factureren bedrag aan de klant te bepalen. In wijze kwantitatief geeft u het % gecumuleerde vordering hoeveelheid in en dit wordt gekopieerd in het % gecumuleerde vordering om het te factureren bedrag aan de klant te berekenen. In wijze kwalitatief geeft u het te factureren % vordering in onafhankelijk van het % gecumuleerde vordering hoeveelheid om de reële vordering van de werken te bepalen. De wijze wordt gekozen in de dossieropties (menu Tools + Opties +Document, Ventes. In alle gevallen kan u de bedragen wijzigen in de kolom MNettobedrag ex. BTW Vordering in de body van de factuur, op de schijven, sub-schijven of werken. De tab Vordering toont de totaalbedragen (ex. BTW, BTW, incl. BTW, enz..) dat de klant moet betalen in functie van de vordering van de werken ingebracht in de body van de factuur. De tab Vervaldagen geeft de betalingswijze en de vervaldagen van de factuur weer. U kunt ervoor kiezen om de inhouding waarborg te berekenen op elke vorderingsfactuur of op alleen op de laatste (F1 voor Help). 10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur Om een nieuwe vordering in te geven selecteert u de aangemaakte factuur uit de lijst verkoopdocumenten en klit u op Vordering in de Navigatiebalk. Een nieuwe factuur wordt geopend, identiek aan de vorige, en u geeft de nieuwe vorderings % in. EBP Bouw 31 11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN 11.1. Omzetten Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document om te zetten in een ander documenttype. Het origineel document is dan niet meer wijzigbaar. Een offerte kan omgezet worden naar een bestelling, leveringbonnen of facturen. Opmerking Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het origineel document wordt bewaard maar kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden maar wil gedupliceerd. Hiervoor moet u de lijst documenten weergeven via menu Verwerking + Verkoopdocumenten. Selecteer het oorspronkelijk document en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten. 11.2. Dupliceren U kunt alle documenten dupliceren (behalve voorschotdocumenten) om de inhoud over te nemen. U gebruikt hiervoor de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoop-documenten. 11.3. Groeperen leveringsbonnen Het groeperen van LB gebeurt vanaf de lijst van verkoopdocumenten en de knop Groeperen LB. Het groeperen van LB kan op volgende manieren: • Groeperen geselecteerde documenten in de tab Leveringsbonnen naar een factuur. • Groeperen op een periode voor eenzelfde klant (een zelfde voorraaddepot) van alle leveringsbonnen naar een factuur. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten. 32 EBP Bouw 11.4. Afdrukken Er worden, met de toepassing, vele standaard afdrukmodellen meegeleverd. Gebruik de toets Afdrukken onderaan het venster van het document en kies het afdrukmodel. Een afdrukvenster opent en u hebt toegang tot de tabs: • Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen. • Overzicht voor afdruk. De functies in elke tab worden uitgelegd in de help online (via F1 vanaf elke tab). 11.5. Per mail zenden Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster, is het mgelijk om het document per mail te verzenden. Er verschijnt een venster waarin u het afdrukmodel en het formaat kiest. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info hierover. 12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ? De werfopvolging is een intern document waarin u de verbruikte hoeveelheden materialen ingeeft op de werf en vanaf waar u de voorraad zal verminderen. Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + In detail. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen . De werfopvolging bestaat uit twee delen : Hoofding en Body. In de hoofding linkt u de opvolging linken aan het oorspronkelijk document (offerte of factuur), geeft u informatie over de klant en een commentaar in. In de body geeft u voor elk element (type materiaal, divers, manuren, gereedschap) de kostprijs en de voorziene hoeveelheid in voor die werf. Dan, naargelang de vordering van de werken, kan u telkens in de werfopvolging komen en elementen toevoegen, verwijderen of wijzigen en de verbruikte hoeveelheden bijwerken. Klik op Uitgaande bon om de uitgaande voorraad volgens de nieuwe verbruikte hoeveelheid aan te maken. EBP Bouw 33 13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING EBP Bouw stelt een tweede werfopvolging voor: vereenvoudigd. In die opvolging geeft u de bedragen van uw uitgaven in, gerangschikt per uitgavecategorie en u vergelijkt telkens de voorziene uitgaven met de gerealiseerde. Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + Vereenvoudigd. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen . In de tabs Hoofding en Aanvulling geeeft u de gegevens van de klant en een omschrijving van de werken in. Via het icoon in de zone Document selecteert u het verkoopdocument (offerte, bestelling, enz..). De totale voorziene aankopen verschijnen onderaan. In de versie Onderhoud kan u een vereenvoudigde opvolging aanmaken vanaf een Code contract om de rentabiliteit te controleren. Zonder zelfs een Contract in te stellen kan u, via de sneltoets Interventies in de Navigatiebalk de manuren en de verbruikte materialen overnemen. 34 EBP Bouw In de tabs Materialen/Diversen, Manuren, Gereedschap en Bijkomende kosten, beschikt u over een toolbalk om uitgavelijnen in te voegen, toe te voegen en te verwijderen. Op elke lijn voert u de datum, de uitgave en het bedrag in. In de tabs MU en Gereedschap geeft u de gepresteerde uren in. U roept de werknemer op om de naam en uurkost over te nemen alsook voor het gereedschap. Opmerking Het ingeven van de werkuren kunnen direct gebeuren via de optie Ingave tijd werknemers (zie pg 35). Met de tab Overzicht verkrijgt u een synthese van alle uitgaven gelinkt aan de werf gerangschikt per categorie: • totaal materialen/ diversen • totaal MU • totaal gereedschappen • totaal uren • totaal bijkomende kosten Het algemeen totaal staat in de zone Totaal gerealiseerde aankopen in vergelijking met Totaal voorziene aankopen afkomstig van het brondocument (in de hoofding van de werfopvolging). Als de uitgaven groter zijn dan voorzien (de winst is negatief) zal de toepassing een icoon plaatsen. Druk de opvolging en de rentabiliteit van de werf af via het menu Afdrukken + Vereenvoudigde werven. 14. INGAVE TIJD WERKNEMERS De optie ingave tijd werknemers vult de vereenvoudigde werfopvolging aan. U kan hier, werknemer per werknemer, de gepresteerde tijd ingeven op elk van de vereenvoudigde werven. U selecteert de code werknemer. De al ingebrachte uren voor die werknemer verschijnen in de lijst Gebruik icoon Toevoegen om een nieuwe lijn aan te maken en geef de code werfopvolging, de datum, het aantal uren en de uurkost in. Opmerking U moet de ingave valideren alvorens een andere werknemer te selecteren. EBP Bouw 35 Bij validering van de ingave worden de vereenvoudigde werven, waarvoor de arbeiders werkten, bijgewerkt. 15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? Het aankoopbeheer is alleen beschikbaar in de versie PRO. De aankoopdocumenten zijn toegankelijk via de sneltoets Aankoopdocument in de Favorieten van de navigatiebalk. U komt in de lijst aankoopdocumenten die dezelfde kenmerken heeft als de lijst verkoopdocumenten. De kenmerken worden beschreven in de help on line via de toets F1. Ook het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en verwijderen van documenten werkt zoals vermeld op pagina 32. U kan meerdere documenttypess aanmaken: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangstbonnen, retourbonnen, facturen en creditnota’s. 36 EBP Bouw 15.1. Hoe bestellen ? U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie Automatische herbevoorrading (zie pg 38) of door manueel een bestelling aan te maken. De bestelling bestaat uit drie tabs: hoofding, body en voet. De hoofdinformatie staat bovenaan en is altijd zichtbaar wat ook de tab is. (behalve bij ingave volledig scherm) 15.1.1. Hoofding Bevat twee tabs Hoofding en Aanvulling waarin u de leveranciersgegevens, de depot, een werkomschrijving of –commentaar… ingeeft. 15.1.2. Body Alles wat u wenst te bestellen bij de leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen beschikt u over: • een toolbalk met iconen. • Een ingavescherm volledig instelbaar (weergave gewenste kolommen en plaats) via het contextueel menu (doe rechterklik). EBP Bouw 37 U voert de elementen in komende van uw interne bibliotheek of van een prijslijst. De aankoopprijzen komen automatisch overeen met het tarief bepaald in de elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling. U kan ook niet bestaande elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan verwijzen naar type teksten. Als u veel elementen moet ingeven is het handig om gebruik te maken van de inave in volledig scherm. U kunt verschillende projecten selecteren op elke lijn van uw bestelling. Zo ziet u in uw eenvoudige werfopvolging elk aankoopdocument waarvan minstens een lijn een project heeft. 15.1.3. Voet De tab Voet laat u toe om het totaal aankopen te zien, het globaal bedrag van de korting en het totaal ex. BTW. Aan dit bedrag kan u portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW percentage. Bij die noodzakelijke tabs vindt u nog de tabs Vervaldagen en Type brieven. Hiermee kan u respectievelijk de voorschotten zien en een brief toevoegen bij het begin of einde van de bestelling (afgedrukt op aparte bladt) en algemene voorwaarden die onderaan de bestelling komen te staan. 15.2. Automatische herbevoorrading De wizard Automatische herbevoorrading vindt u in het menu Verwerking + Automatische herbevoorrading. Dit wizard laat u toe om de te herbevoorraden depot of document te kiezen (offerte of bestelling), de in rekening te nemen hoeveelheid (virtueel of reëel) en de leverancier (hoofd, beste prijs of beste termijn). Opgelet Alvorens de leveranciersbestellingen te genereren, moet u in de tab Voorraad van de elementfiche de minimum te bestellen hoeveelheid en minimum voorraad ingesteld hebben en de tab Leveran. . Volg de stappen van de wizard gebruikmakend van de knoppen Volgend en Vorig om van scherm te veranderen. De helpfunctie (F1) geeft u meer uitleg over de stappen. 38 EBP Bouw 15.3. Hoe de aankopen ontvangen ? Nadat de bestelling geplaatst is bij de leverancier kan u alles of een deel van de bestelling ontvangen. Hiervoor selecteert u de leveranciersbestelling en kiest u naar keuze : • Optie Omzetten in de navigatiebalk. Zo kan u een globale ontvangstbon genereren voor de bestelling (behalve elementen type Manuren) • Optie Ontvangen in de navigatiebalk. Zo kan u lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur genereren voor elke gedeeltelijke ontvangst. De ontvangstbonnen hernemen de gegevens van de hoofding van de originele bestelling. De body bevat de ontvangen elementen en in de voet kunt u een voorschot ingeven dat automatisch geregistreerd wordt in de betalingen leveranciers. 15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ? Een factuur kan aangemaakt worden vanaf de omzetting van een bestelling, ontvangstbon of groepering van ontvangstbonnen. U kan ook direct een factuur aanmaken. Daarvoor moet u eerst de lijst aankoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Aankoopdocumenten, klikken op Toevoegen en het documenttype Factuur nemen. De ingave van een factuur is identiek aan de bestellingen. De vervaldagen worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze in de leveranciersfiche staat. Bij het valideren van de factuur zal de voorraad en de GGEK van de elementen bijgewerkt worden. De helpfuncite (F1) geeft u meer uitleg over de aankoopdocumenten. EBP Bouw 39 16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? De aanmaak van een project is alleen in de versie PRO. EBP Bouw laat toe om klantprojecten aan te maken waaraan u de verkoop- en aankoopdocumenten, betalingen en een werfopvolging kan linken. Zo verkrijgt u een synthese over de vordering van de klant dossiers. 16.1. Hoe een project aanmaken ? Dit kan via de sneltoets Projecten in de Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] of de knop onderaan Toevoegen om een project aan te maken. In het scherm van een project vindt u tabs terug per documenttype. In de tabs Klant en Informatie vult u de klantgegevens, een commentaar, beschrijving in en andere parameters zoals de vertegenwoordiger, de voorziene start- en einddatum van de werken… 40 EBP Bouw In de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging en Betalingen vindt u de documenten terug gelinkt aan het project. 16.2. Hoe een document linken aan een project ? Om meerdere documenten te linken aan eenzelfde project moet u hen een gemeenschappelijk projectnummer toekennen. U kan op twee manieren te werk gaan: • In de hoofding van documenten is de zone Project aanwezig. U selecteert of maakt een nieuw project aan met behulp van de iconen en . • Of u opent een project en gebruikt de toets Toevoegen in de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging om nieuwe documenten aan te maken. De toepassing stelt u voor om de informatie gelinkt aan het project over te nemen (klantcode, gegevens, commentaar, enz..). Opmerking De zone project bestaat niet in de betalingen. De betalingen zijn verbonden met een project als ze afgepunt werden met een factuur die zelf ook verbonden is met een project. Op elke moment kan u een overzicht of een analyse van uw project afdrukken door onderaan op de knop Afdrukken te klikken. 17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ? 17.1. Twee manieren van voorraadbeheer EBP Bouw stelt twee wijzen voor om de voorraad te verminderen: • Vanaf leveringsbonnen en facturen klanten, • Of vanaf de gedetailleerde werfopvolging De keuze wordt bepaald in de dossieropties Documenten. Maar u kunt die keuze veranderen bij de aanmaak van een nieuw document door al dan niet de zone Voorraadbeweging in de tab Aanvulling van documenten. EBP Bouw 41 Opgelet Als u uitzonderlijk de wijze van voorraadbeheer verandert, moet u dit doen bij de aanmaak van de offerte. De zone Voorraadbeweging zal niet meer toegankelijk zijn in het gegenereerde document vanaf de offerte. Als u ervoor gekozen heeft de voorraad te beheren vanaf de leveringsbonnen of facturen wordt de voorraad verminderd bij de validering van de factuur. Als u de voorraad beheert vanaf een werfopvolging verschijnt een bericht bij het valideren van de opvolging om een uitgaande bon aan te maken volgens de laatste ingaven. 17.2. De voorraaddocumenten Vanaf het menu Verwerking + Voorraaddocumenten maakt u inkomende en uitgaande bonnen aan. Voor elk materiaal geeft u de hoeveelheid in of uit voorraad in. Bij het valideren van de inkomende bon wordt de voorraad bijgewerkt en de GGEK herberekend. 42 EBP Bouw De helpfunctie (F1) geeft meer uitleg over de voorraaddocumenten. De versie PRO is multi-depot. Dit houdt in dat u de voorraad kan beheren op meerdere depots. De depots maakt u aan in het Gegevens + Depots. In de voorraaddocumenten kan u op elke lijn melden op welk depot de voorraad binnenkomt of buitengaat. Ook kunt u transferbonnen ingeven voor de transfer van materialen van de ene naar de andere depot. 17.3. De ingave van de inventaris De ingave van de inventaris is alleen voor de versie PRO. Hiervoor gaat u naar de lijst voorraaddocumenten, klikt u op Toevoegen en kiest u het type Inventaris. Selecteer het type groepering (familie, groep, lokalisatie) en het depot. Een vraag verschijnt om u te vragen of u de nieuwe inventarishoeveelheid op nul wil zetten of ze standaard de huidige hoeveelheden overnemen dit om de ingave van de inventaris te vergemakkelijken. Het inventarisblad staat op de tab Body. Alle elementen opgevolgd in voorraad staan afgebeeld, geklasseerd volgens de gekozen groepering. Er staat: huidige hoeveelheid, voorraadeenheid, GGEK en de huidige voorraadwaarde. EBP Bouw 43 Om de inventaris in te geven heeft u twee kolommen : • Nieuwe hoeveelheid (voorraadeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid uitgedrukt in voorraadeenheid. • Nieuwe hoeveelheid (verkoopeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid in verkoopeenheid. Voorbeeld De lijm is opgeslagen in karton en u verkoopt per zak. Bij de inventaris blijft er nog X karton en Y zakken. Geef X in in de kolom Nieuwe hoeveelheid in voorraadeenheid en Y in de kolom Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid. Het totaal van die twee hoeveelheden wordt getoond in voorraadeenheid in de kolom Nieuwe hoeveelheid totaal. • Nieuwe GGEK Per default is de nieuwe GGEK gelijk aan de huidige GGEK. Toch is dit wijzigbaar. • Nieuwe totaal aantal Toont het totaal nieuwe hoeveelheden in voorraad (Nieuwe hoeveelheid voorraadeenheid + Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid). Het totaal van de hoeveelheden vermenigvuldigt met de GGEK laat toe om de nieuwe voorraadwaarde berekenen. Als de ingave van de inventaris plaatsvindt over meerdere dagen kunt u erop terugkomen en de waarden en hoeveelheden wijzigen zoals u wenst. Als u nieuwe elementen heeft toegevoegd in uw interne bibliotheek kan u ze toevoegen aan de inventaris door te klikken op Herladen. De voorraadbewegingen worden automatisch bijgewerkt bij de validering van het document. De elementen in rust die geen voorraad hebben, verschijnen niet de in de body van de inventaris. Indien u die toch uitzonderlijk wilt toevoegen, moet u klikken op de knop Toevoegen element in rust en selecteer het gewenste element. 17.4. De voorraadbewegingen U kan de historiek van alle voorraadbewegingen vanaf menu Gegevens + Voorraadbewegingen. Kies de gewenste filters en klik op Opzoeken om alles weer te geven. 44 EBP Bouw Opmerking De voorraadbewegingen kan u snel rangschikken dankzij de groeperingsbalk in het menu Weergave + Groeperingsbalk. Selecteer de kolom naar keuze en plaats ze in de grijze band. Zo kan u voor elke voorraadbeweging de code, documentnummer, datum, GGEK, voorraadwaarde, enz. raadplegen. Met de knop Visualiseren gaat u direct naar het document gelinkt aan de beweging. 18. HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DE DIENST NA VERKOOP 18.1. De onderhoudscontracten Het contractbeheer bestaat uit: • De ingave en afdruk van contracten • De periodieke facturatie van die contracten • Het verlengen of hernieuwen van contracten met afdruk van herinneringsbrief of stilzwijgende verlenging • De studie van de rentabiliteit van een contract via een eenvoudige werfopvolging Om een nieuw contract aan te maken gaat u naar het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Contracten. In de lijst contracten klikt u op Toevoegen of u gebruikt de knoppen [Ctrl] + [Inser]. EBP Bouw 45 De help online, via F1 op de contractfiche detailleert de beschikbare functies. 18.2. De dienst na verkoop Het beheer van de DNV (Dienst na Verkoop) laat u toe om de interventies te volgen vanaf de voorbereiding tot de ingave van het interventierapport. Vanaf de onderhoudscontracten worden de voor te bereiden interventiefiches automatisch gegenereerd. Maar u kan ook interventiefiches aanmaken zonder dat ze gelinkt zijn aan een contract (meerbepaald wanneer u een materiaal geïnstalleerd en verkocht hebt en u moet naar de werf gaan). Als u de interventie voorbereidt, kan u de werknemer bepalen die tussenkomt en het te voorzien gereedschap, de totaal voorziene duurtijd, de verplaatsingkosten en de elementen (code, serienummer, type en duur waarborg, enz...) waarop de interventie betrekking heeft. U druk de interventiebonnen voor de werknemers af. De afspraken worden automatisch gegenereerd in de planning of omgekeerd kan u een nieuwe interventie raadplegen of aanmaken vanaf de plannig. 46 EBP Bouw Interventies aanmaken gebeurt vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Interventies. De helpfunctie (F1) op de interventiefiche voor een detail over de werking. Om de opvolging van interventies te vervolledigen, wordt een opvolging van acties (oproep, brief…) voorgesteld vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Acties. 18.3. Historiek Onderhoud / DNV Vanaf het menu Gegevens + Onderhoud / DNV + Historiek Onderhoud / DNV vindt u een serienummer een klant, contract, enz… terugvinden. Alle documenten die eraan verbonden zijn : Contracten, Facturen, Interventies, Acties. De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar de gekozen filter aanwezig is of niet gedetailleerd door de lijst documenten weer te geven waar de gekozen filter verschijnt. 19. DE PLANNING In de versie PRO laat de planning toe om de afspraken van werknemers en de reservatie van bedrijfsmateriaal en interventies gelinkt aan het onderhoud en DNV in te geven of te visualiseren. Opmerking Alvorens naar de planning te gaan moet u de werknemers aanmaken in het menu Gegevens + Werknemers en het bedrijfsmateriaal in menu Gegevens +Bedrijfsmaterieel. EBP Bouw 47 Om toegang te hebben tot de planning klikt u op Planning in de Favorieten van de navigatiebalk. 19.1. Voorstelling planning U kan de planning onder verschillende vormen visualiseren. U beschikt hiervoor over volgende parameters: • Zicht U kan kiezen tussen een dagelijks gegroepeerd per resource, dagelijks gegroepeerd per dag of maandelijks. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per resourcetype toont de dagelijkse planning van werknemers en materiaal. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per dag toont de dagen en voor elke dag de lijst van werknemers en materiaal met hun planning. - Het zicht maandelijks toont voor elke werknemer en materiaal alle dagen van de maan met de voorziene afspraken. • Type resource Hier kiest u tussen de weergave afspraken werknemers of reservaties materiaal in de planning. 48 EBP Bouw • Resource Toont de afspraken van een werknemer of de reservatie van materiaal. • Datum Bepaal de weer te geven begindatum van de planning. • Lijnhoogte Bepaal in pixels, de lijnhoogte in de planning. Dit kan u verhogen of verlagen dankzij de kleine pijltjes in de ingave zone. • Aantal dagen Geef het aantal weer te geven dagen in. • Intervals Bepaal de weer te geven intervals in de planning. Opmerking De zones Aantal dagen en Intervals zijn niet zichtbaar in het maandelijks zicht van de planning. 19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken U kan tot 10 verschillende afspraaktypes instellen met hun naam en kleur. U geeft u de openingsuren en middagpauze in die in een andere kleur verschijnen in de planning. Die parametrage gebeurt in de het menu Tools\Opties\Planning. - Om een afspraak toe te voegen kan u : • Direct klikken op icoon Toevoegen. De fiche wordt geopend. • In de planning te staan en icoon Toevoegen gebruiken of contextueel menu en dan Toevoegen. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld. • In de planning staan, het contextueel menu gebruiken (rechterklik muis) en de optie Toevoegen per type nemen + type afspraak. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld en het gekozen afspraaktype. EBP Bouw 49 - Om een afspraak te wijzigen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Wijzigen van de toolbalk bovenaan de planning of de optie Wijzigen in het contextueel menu via rechterklik. De fiche is geopend en u voert de wijzigen door. - Om een afspraak te verwijderen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Verwijderen van de toolbalk bovenaan de planning of het contextueel menu via rechterklik. 19.3. Toevoegen interventie In het kader van de DNV, kan u vanaf de planning, een nieuwe interventie aanmaken. Via het contextueel menu selecteert u de optie Nieuwe Interventie. Bij de validering hiervan verschijnt de afspraak in de planning voor elke werknemer en materiaal dat moet tussenkomen. In de fiche Afspraak staat de interventiecode. Om het detail van een interventie te zien vanaf de planning, selecteert u de afspraak en klikt op Visualiseren Interventie in de navigatiebalk. 19.4. Fiche afspraak Volgende velden zijn beschikbaar : • Object Een zone van 100 posities om het onderwerp van de afspraak in te geven. Dit is de omschrijving die in de planning komt onderaan het uur (als het interval het toelaat). • Begin- en einddatum: Selecteer de begin- en eind dagen/uren met behulp van de pijltjes in de ingave zone. • Knipperend: Vink dit aan als u wenst dat de afspraak in de planning knippert. 50 EBP Bouw U heeft een zone Nota’s om de doel van de afspraak aan te vullen en de attributen (vet, kleur, enz...) om de tekst te bewerken. • Tab Link U kan automatisch de afspraak aan meerdere werknemers linken. Hiervoor vinkt u de vakken aan. 20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS De betalingen leveranciers is alleen voor de versie PRO van EBP Bouw en werkt op dezelfde manier als de betalingen zie punten 16.2 en 16.3. 20.1. Hoe een voorschot ingeven? Een voorschotfactuur moet uitgeschreven worden voor elk gestort voorschot voor levering van een goed of dienst. U kan het direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking of vanaf de tab Voorschot in de bestelling of LB. Wanneer de dienst of het geleverd is, kan u eindfactuur opstellen en die linken aan een of alle voorschotfactuur(en). Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en factuurnummers alsook het detail per percent van het totaalbedrag BTW, betaalde BTW en rest te betalen. In de dossieropties, deel Boekhouding + Derden staan de rekeningen BTW in wacht en de rekeningen derden voor voorschotten ingevuld. EBP Bouw 51 Raadpleeg help online (F1), deel Handleiding + Voorschotfactuur om de werking van voorschotfacturen te kennen. 20.2. Hoe een betaling klant ingeven? Om een betaling klant in te geven gaat u naar menu Verwerking + Klanten + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. Klik onderaan op Toevoegen. Vul de informatie over de klant in en het bedrag. Dan kan u : • Het totaalbedrag toekennen door dubbele klik op de vervaldag of het bedrag in te geven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende vervaldaglijnen. • Mocht u via de stap afgifte bank gaan, bepaalt u hier ook de bankcode. Bij de transfer naar de boekhouding, zal de betaling naar de bank overgedragen worden. Opmerking U kan ook een betaling ingeven zonder die aan een vervaldag toe te kennen. Ze zal naar de boekhouding overgezet worden en daar kunt u ze toekennen. 52 EBP Bouw 21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK 21.1. Beheeroverzicht Het beheeroverzicht verschijnt als het dossier opent. Het geeft een synthese van de activiteit. U ziet er volgende informatie: laatste documenten, te hernemen offerten, verstreken vervaldagen, statistieken en een grafiek met uw zakencijfer per maand. Tip U kan de documenten openen door erop te klikken. De gegevens worden bij het openen van het dossier bijgewerkt. U kan ook de laatste aankoopdocumenten en aankoopstatistieken raadplegen. 21.2. Historiek klanten/prospecten Vanaf het menu Gegegevens + Historiek klanten kunt u een historiek verkrijgen al dan niet gedetailleerd par element, familie door de periode en het documenttype te kiezen. EBP Bouw 53 Opmerking Telkens als u de criteria wijzigt moet u klikken op Actualiseren om de lijst bij te werken. U heeft ook een historiek leveranciers via menu Gegevens + Historiek leveranciers. Raadpleeg de help online (F1) op het scherm beheeroverzicht en historiek voor meer info. 22. HOE EEN MAILING DOEN ? In versie PRO gaat u naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing. Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger. 54 EBP Bouw Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document. Opgelet De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1, Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website. U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard. 23. HOE BOEKINGEN TRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ? U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen. 23.1. In te vullen opties voor transfer EBP Bouw heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren : • In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven. • De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties. • De klantrekeningen in de klantfiches. • De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties. • Het boekhoudjournaal bank EBP Bouw 55 Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt. 23.2. De transfer Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start. Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : BOB, Winbooks, Solid data, Popsy en EBP Boekhouding. Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden. Klik op Starten om het bestand aan te maken. 24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ? Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben. Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd. 56 EBP Bouw In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*. Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten. De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1). 25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ? Wij herinneren u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten. Het nemen van de backup blijft echter wel noodzakelijk. Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archiveringsprocedure tussenkomt. U gebruikt hiervoor de wizard archivering van gegevens in het Tools + Archivering gegevens. EBP Bouw 57 Selecteer het te archiveren dossier en de plaats van de te genereren bestanden. Start de handeling al klikkend op Beëindigen. Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in een tekstbestand. De bestanden worden daarna gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml beschikbaar in het archief. 58 EBP Bouw De gevorderde functies Hieronder vindt u de beschrijving van een aantal andere functies waarover EBP Bouw. Het gebruik van die functies staat gedetailleerd uitgelegd in de help on line (F1). 1. DE HERINNERINGEN Er bestaan twee types herinneringen: herinneringen voor offerten waarvan de geldigheidsdatum overschreden is en de herinneringen klanten betreft de vervallen vervaldagen. U vindt die afdrukken terug in het menu Afdrukken + Verkoopdocumenten + Offerten en Afdrukken + Betalingen + Herinneringen. 2. VERVALDAGBOEK KLANT U kan de vervaldagen raadplegen op het scherm en ze afdrukken aan de hand van filters vanaf het menu Verwerking + Klanten + Vervaldagboek en Vervaldagboek + Leveranciers + Vervaldagboek als u over de versie PRO beschikt. 3. DOSSIER ACCOUNTANT Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant stellen wij u de afdruk voor van uw facturen en betalingen met de boekhoudrekeningen en alle informatie die de accountant nodig heeft. 4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN Vele afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle gegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken en elk model kan gepersonaliseerd worden door te klikken op Wijzigen model (beschikbaar in elk afdrukvenster). EBP Bouw 59 5. DE STATISTIEKEN Met EBP Bouw kan u tal van stastitieken klanten, elementen, betalingen of documenten opvragen onder grafiek of tabelvorm (menu Verwerking + Statistieken). U kan ze afdrukken of exporteren naar Microsoft Excel. 6. IMPORT PRIJSAANVRAAG EBP Bouw laat u toe om prijsaanvragen over te nemen in het formaat Microsoft Excel. Na selectie van het te importeren bestand selecteert u een voor een de kolommen van uw prijsaanvraag en duidt u aan met welke kolom ze overeenkomt. U kunt tot 7 kolommen bepalen: Ongebruikt (er is geen import van die kolom), Code (Code element), Nummering lijn, Omschrijving (of beschrijving), Prijs ex. BTW, Verkoopeenheid en Hoeveelheid. Daarna genereert u de offerte. U hoeft enkel nog de cliënt te kiezen, de cijfers in te vullen en op te slaan. U doet dit van het menu Tools + Import prijsaanvraag. 7. HET MENU INTERNET Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie van EBP Bouw bij te werken, toegang te hebben tot de technische bijstand, online te ontgrendelen, enz... Hiervoor moet u toegang hebben tot Internet vanaf uw computer. Selecteer de opties en laat u begeleiden ! 60 EBP Bouw EBP Gestion Commerciale Pour Windows® XP et Vista Manuel utilisateur Table des matières Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1 Comparez ......................................................................................................................................... 1 Evaluez ............................................................................................................................................. 1 Achetez............................................................................................................................................. 1 Activez .............................................................................................................................................. 1 Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3 Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5 Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5 Dossier ..................................................................................................................................................... 7 Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7 Fermer un dossier ................................................................................................................................ 8 Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 9 Quitter ................................................................................................................................................ 10 Nouveau ............................................................................................................................................. 11 Création d'un dossier ..................................................................................................................... 11 Etape 2 : Identification de la société .............................................................................................. 12 Etape 3 : L'adresse ........................................................................................................................ 13 Etape 4 : Le contact ....................................................................................................................... 14 Etape 5 : Choix de la devise........................................................................................................... 15 Recopie .............................................................................................................................................. 16 La recopie ....................................................................................................................................... 16 Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 17 Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 18 Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 19 Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 20 Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 21 Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 22 Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 23 Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 24 Utilisateurs ......................................................................................................................................... 25 Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 25 Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 27 Liste des droits ............................................................................................................................... 28 Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 28 Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 28 Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 28 Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 28 Droits MODE DE REGLEMENT ...................