EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation 2009 13 - EBP - Manuels Utilisateurs
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logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 897K
logiciel_comptabilit..> 27-Jul-2009 11:45 372K
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logiciel_gestion-com..> 27-Jul-2009 11:47 598K
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logiciel_start-up-pa..> 27-Jul-2009 11:49 656K
EBP Compta Pratic
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition juillet 2008
EBP Compta Pratic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
4 EBP Compta Pratic
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
EBP Compta Pratic 5
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0 : Janvier 2008
6 EBP Compta Pratic
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celleci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Table des matières
EBP Compta Pratic 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. AVANT DE COMMENCER 9
1.1. Accès au service technique..................................................................9
1.2. Configuration requise .........................................................................10
1.3. Place disque nécessaire .....................................................................10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 13
4.1. Version d’évaluation............................................................................13
4.2. Comment activer le logiciel ?.............................................................13
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 15
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................15
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................15
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................15
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................15
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................16
5.6. Ecran de travail....................................................................................17
PRISE EN MAIN 19
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 19
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................19
1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients...........................................20
1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente...........................................22
2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 23
2.1. Comment saisir une facture d’achat ?...............................................23
2.2. Comment saisir une facture de vente ?.............................................26
2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?.....................27
2.4. Comment corriger une facture ? ........................................................27
2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?............................................28
2.6. Comment saisir un règlement ? .........................................................30
3. JE POINTE MES TIERS 33
4. MES IMPRESSIONS COURANTES 34
4.1. Comment imprimer mes achats ? ......................................................34
4.2. Comment imprimer mes ventes ? ......................................................34
4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?......................................35
TABLE DES MATIERES
8 EBP Compta Pratic
4.4. Comment imprimer mes règlements ? ..............................................35
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 36
5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................36
5.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................36
LES OPTIONS EXPERT 37
1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? 37
2. LE PLAN COMPTABLE 37
3. LES JOURNAUX 39
3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? ...................................................................39
3.2. Comment créer ou modifier un journal ? ..........................................39
4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 40
4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?.....................................................40
4.2. Comment saisir des écritures ? .........................................................40
4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures ......................41
5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 42
5.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................42
5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................42
5.3. Comment lettrer un compte ?.............................................................42
6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 43
6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................43
6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...........................................43
7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 45
7.1. Les journaux ........................................................................................45
7.2. Le grand-livre.......................................................................................45
7.3. La balance............................................................................................46
8. VALIDATION DES ECRITURES 47
9. LA CLOTURE MENSUELLE 48
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................48
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................48
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 49
10.1. Le journal général..............................................................................49
10.2. Clôture de l’exercice..........................................................................49
INDEX 53
Avant de commencer
EBP Compta Pratic 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Compta Pratic
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;
Windows XP (1) ou Vista ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta Pratic 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Compta Pratic 2009 pour installer le logiciel. La procédure
d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ FLASH13.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ FLASH13.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
INSTALLATION
12 EBP Compta Pratic
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic 13.0
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel .
Comment activer mon logiciel ?
EBP Compta Pratic 13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Pratic reste en
version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, elle sera limitée à 300 écritures et la mention Version de
démonstration apparaît sur toutes les impressions.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Pratic,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créer un nouveau
dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
INSTALLATION
14 EBP Compta Pratic
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Pratic 15
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
Saisissez si vous le souhaitez l’adresse de votre société.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
INSTALLATION
16 EBP Compta Pratic
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer la saisie sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
Cliquez sur Terminer : le dossier se crée.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Pratic 17
5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Barre de menu
Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Pratic 19
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver
facilement grâce au logiciel.
PRISE EN MAIN
20 EBP Compta Pratic
1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients
1.2.1. Pourquoi ?
Il s’agit de créer les fournisseurs et clients (tiers) de votre entreprise, pour
pouvoir, lors de la saisie des factures et des règlements, attribuer chaque
opération au tiers correspondant. Ainsi, vous pourrez ensuite consulter ou
imprimer toutes les opérations concernant un tiers particulier.
1.2.2. Comment ?
Il suffit d’accéder à l’option Fournisseurs du menu Données, ou à l’option
Clients du menu Données. Vous obtenez alors la liste des fournisseurs ou des
clients. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’obtenir la fiche d’un nouveau tiers.
Renseignez le nom ou la raison sociale du tiers dans le champ Nom / RS :
Astuce
Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas
inscrire la civilité dans le champ Nom/RS. Utilisez plutôt la zone prévue à cet
effet dans l’onglet Adresse :
Complétez si vous le souhaitez les informations des onglets Adresse et Contact.
Ces renseignements sont facultatifs. Cliquer sur OK : votre tiers est créé et
apparaît dans la liste des fournisseurs ou des clients.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Pratic 21
Comme vous pouvez le constater, un code a été automatiquement attribué à
votre tiers. Il s’agit en fait d’un compte comptable, limité à 10 caractères. Il est
composé de la façon suivante :
401 + nom du fournisseur + chiffres (pour un fournisseur)
411 + nom du client + chiffres (pour un client).
Grâce au bouton Nouveau, créez vos autres tiers. Cependant, ce travail étant
fastidieux, vous pourrez également créer vos tiers au fur et à mesure de la saisie
des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page
23).
Correspond à la racine
comptable des
fournisseurs ou des
clients.
Permettent d’attribuer un
code unique (lorsque
plusieurs tiers portent le
même nom).
PRISE EN MAIN
22 EBP Compta Pratic
1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente
1.3.1. Pourquoi ?
Il s’agit de créer les différentes natures d’achat et de vente de votre entreprise.
Cela vous permettra par la suite de ventiler le total HT de chaque facture. Ainsi,
vous pourrez obtenir le total de vos charges et de vos produits par nature.
Exemple
Une société fabriquant des chaussures a besoin de connaître ses charges en
cuir, fil, caoutchouc, lacet, etc. De plus, elle a besoin de connaître le montant de
ses ventes de chaussures, sandales, bottes … Elle va donc créer les natures
d’achat et de vente qui l’intéresse : cuir, fil caoutchouc, lacet… pour les natures
d’achat, chaussures, sandales, bottes … pour les natures de vente.
1.3.2. Comment ?
Il suffit d’accéder à l’option Achats du menu Données ou à l’option Ventes du
menu Données. Vous obtenez alors la liste des natures les plus courantes.
Cliquez sur le bouton Nouveau. Renseignez l’intitulé de la nature d’achat ou de
vente, pointez l’opération correspondante, et sélectionnez le type d’achat ou de
vente.
Le type d’achat (ou de vente) est indispensable car il permet au logiciel
d’associer à la nature créée un code identifiant. Ce code correspond au compte
comptable, et est calculé en concaténant la racine de trois caractères du type
d’achat (601, 607, 701 …) et un chiffre.
Cliquez sur OK pour enregistrer la nature d’achat ou de vente. Grâce au bouton
Nouveau, vous pouvez créer vos autres natures, ou vous les créerez plus tard au
fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir
une facture d’achat ? page 23).
Comment saisir mes données ?
EBP Compta Pratic 23
2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ?
2.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Achats
L’écran est partagé en deux parties :
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le
bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture
devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat.
Liste des factures
Détail d’une facture
PRISE EN MAIN
24 EBP Compta Pratic
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou
Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera
plus rapide.
Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez
saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA
pourra être calculée.
Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture
en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première
lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la
touche . Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau
fournisseur dans le volet de navigation Mes achats.
Le champ Description correspond à la description de la facture. Par
défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous
pouvez bien sûr saisir une autre information.
Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la
facture.
En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche
ensuite dans le tableau de ventilation des montants de la facture :
Comment saisir mes données ?
EBP Compta Pratic 25
Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne
s’affiche.
Remarque
A la place de la touche Inser, vous pouvez également utiliser la touche du
clavier numérique.
Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le
type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il
est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture : le
montant saisi dans le logiciel doit être celui affiché sur la facture. Une
fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en
appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.
Saisissez toutes les ventilations nécessaires.
Exemple :
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
PRISE EN MAIN
26 EBP Compta Pratic
2.2. Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir mes données ?
EBP Compta Pratic 27
2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?
2.3.1. Je saisis un avoir
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs :
2.3.2. Je saisis un escompte et/ou une remise
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient
« Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais,
remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
2.4. Comment corriger une facture ?
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit
ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la
facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications
saisies, cliquez sur Enregistrer la facture.
PRISE EN MAIN
28 EBP Compta Pratic
2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse :
Session du : 10/03/2006 à 00 : 00
Jusqu’au : 10/03/2006 à 23 : 59
** VENTILATION PAR FAMILLE **
Code Libellé Mnt HT Mnt TTC
001 Chaussures 2926,42 3500,00
002 Cirage 418,06 500,00
003 Lacets 41,81 50,00
Total : 3386,29 4050,00
** VENTILATION PAR MDR **
MDR Mnt HT Mnt TTC
Carte bleue 2090,30 2500,00
Chèque 836,12 1000,00
Crédit 41,81 50,00
Espèces 418,06 500,00
Total : 3386,29 4050,00
** VENTILATION PAR TAUX TVA **
Taux Mnt HT Mnt TVA
19,60 3386,29 663,71
Total : 3386,29 663,71
Accédez à la saisie :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes
Comptoir
Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les
dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel
chaque ligne correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle
fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies
se font dans cet assistant.
Comment saisir mes données ?
EBP Compta Pratic 29
2.5.1. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de
règlement :
2.5.2. Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux
de TVA. Appuyez sur la touche Inser pour démarrer. Sélectionnez une nature de
vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la
touche Tabulation ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre
ticket Z :
PRISE EN MAIN
30 EBP Compta Pratic
2.5.3. Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de
règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque
seront reportées dans les saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la
caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne
devez donc pas ressaisir les règlement dans le module Ma Trésorerie.
2.6. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée :
Par la barre d’outils : (banque principale uniquement)
Ou par le volet de navigation : ou
ou
Ou par la barre de menu : Quotidien + Ma Trésorerie
Cette option ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les
autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur,
règlement d’une note de frais…)
2.6.1. Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou
Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier.
Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ
est grisé pour la caisse).
Comment saisir mes données ?
EBP Compta Pratic 31
Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou
frais :
Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été
préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu
Quotidien.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à
un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas
été préalablement saisie (frais postaux, des frais de
déplacement ou de restaurant …). Ce choix vous permet de
saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
2.6.2. Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.
Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
2.6.3. Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le
tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour
ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les
différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ
Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le
tableau est précédée de la lettre B.
PRISE EN MAIN
32 EBP Compta Pratic
2.6.4. Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de
banque, par un simple clic de la souris :
Je pointe mes tiers
EBP Compta Pratic 33
3. JE POINTE MES TIERS
Il s’agit de pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de
connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les
factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Pour réaliser ce pointage, saisissez la facture d’un client (Quotidien + Mes
Ventes + Mes Ventes) et le règlement correspondant (Quotidien + Ma
Trésorerie). Accédez à l’option Pointage du menu Quotidien.
Pointez Clients et choisissez votre client dans la liste. Les factures apparaissent
à gauche, les règlements à droite :
Sélectionnez une facture et son règlement, cliquez sur le bouton Pointer et
validez le code proposé.
Répétez cette opération pour toutes les factures réglées et pour tous les clients et
les fournisseurs. Grâce à cela, vous pouvez désormais sélectionner en haut de la
fenêtre la case Non (non pointées) et visualiser en un coup d’oeil les factures
dues :
PRISE EN MAIN
34 EBP Compta Pratic
4. MES IMPRESSIONS COURANTES
4.1. Comment imprimer mes achats ?
Accédez à l’option Mes Achats du menu Impressions.
Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la
date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour
sélectionner les dates dans un calendrier.
Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir
pour chaque facture les ventilations enregistrées.
Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour
et Imprimer un sous-total par mois.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
4.2. Comment imprimer mes ventes ?
Accédez à l’option Mes Ventes du menu Impressions + Mes Ventes.
Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la
date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour
sélectionner les dates dans un calendrier.
Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir
pour chaque facture les ventilations enregistrées.
Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour
et Imprimer un sous-total par mois.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Mes impressions courantes
EBP Compta Pratic 35
4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?
Accédez à l’option Mes Ventes Comptoir du menu Impressions + Mes Ventes.
Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la
date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour
sélectionner les dates dans un calendrier.
Cochez si vous le souhaitez la case Imprimer un sous-total par mois.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
4.4. Comment imprimer mes règlements ?
Accédez à l’option Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque du
menu Impressions + Ma Trésorerie.
Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la
date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour
sélectionner les dates dans un calendrier.
Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour
et Imprimer un sous-total par mois.
Pour obtenir le détail des chèques remis en banque, cochez la case
Imprimer le détail des bordereaux (non disponible pour la caisse).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
PRISE EN MAIN
36 EBP Compta Pratic
5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
5.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
Qu’est-ce que les options expert ?
EBP Compta Pratic 37
LES OPTIONS EXPERT
1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ?
Il s’agit d’options nécessitant des connaissances comptables (paramétrage du
plan comptable et des journaux, saisie standard, rapprochement bancaire…). En
fonctionnement par défaut, elles ne sont pas accessibles. Pour les activer,
cochez l’option Fonctions expert du menu Affichage.
2. LE PLAN COMPTABLE
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du
menu Données.
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Les comptes sont répartis racine par racine dans les onglets adéquats.
Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez
obligatoirement les champs Numéro et Intitulé. Les autres champs sont
facultatifs.
Les colonnes A V D et R signifient « Achats », « Ventes », « Dépense » et
« Recette ». Elles vous permettent de paramétrer les listes de comptes qui
s’afficheront dans les masques de saisies non comptables :
Tous les comptes dont la colonne A est cochée s’afficheront dans la
liste des natures d’achat dans l’option Mes Achats.
Tous les comptes dont la colonne V est cochée s’afficheront dans la liste
des natures de vente dans l’option Mes Ventes.
LES OPTIONS EXPERT
38 EBP Compta Pratic
Tous les comptes dont la colonne D est cochée s’afficheront dans la
liste des autres charges dans l’option Nouvelle dépense de Ma
Trésorerie.
Tous les comptes dont la colonne R est cochée s’afficheront dans la
liste des autres recettes dans l’option Nouvelle recette de Ma
Trésorerie.
Pour des informations sur les onglets ou les options non décrites, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1. Pour des informations supplémentaires
sur le paramétrage des comptes par les colonnes AVDR, consultez l’aide
en ligne, mot clé AVDR.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
Les journaux
EBP Compta Pratic 39
3. LES JOURNAUX
3.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les
opérations diverses, les à nouveaux.
3.2. Comment créer ou modifier un journal ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez le
code, le type et le libellé du journal.
Pour paramétrer un journal existant, cliquez sur le journal puis sur le bouton
Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas
modifiables. Au besoin, vous pouvez modifier le libellé.
LES OPTIONS EXPERT
40 EBP Compta Pratic
4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD
4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?
La saisie standard permet de :
Saisir manuellement des écritures dans les journaux de type Divers ou
A-nouveaux ;
Consulter les écritures enregistrées dans cette option, ou saisies dans
Mes Achats, Mes Ventes ou Ma Trésorerie, ou importées d’un autre
logiciel ;
Modifier les écritures enregistrées dans cette option, ou importées d’un
autre logiciel.
4.2. Comment saisir des écritures ?
Accédez à l’option Saisie Standard par le menu Quotidien.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal ou sélectionnez-le
dans la liste accessible par l’icône . Attention, vous ne pouvez
ajouter des écritures que dans les journaux de type Divers ou Anouveaux.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date des
écritures à saisir. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne d’écriture.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de l’écriture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro identifiant l’écriture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône ,
par la touche , ou par la touche F4. Vous pouvez également taper un
nouveau compte, ou taper le début d’un numéro suivi de ou F4.
La saisie des écritures en mode standard
EBP Compta Pratic 41
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte : complétez ou
modifiez-le.
Saisissez le montant, puis les lignes suivantes.
Sur la dernière ligne de votre écriture, choisissez le compte adéquat,
puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est
automatiquement calculé.
4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
4.3.1. Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre
clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
ligne sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
4.3.2. Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
4.3.3. Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
LES OPTIONS EXPERT
42 EBP Compta Pratic
5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE
5.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte.
Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les règlements d’un
compte client, tous les mouvements d’un compte de banque.
5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des
banques peuvent également éventuellement être lettrés.
5.3. Comment lettrer un compte ?
Accédez à l’option Consultation – Lettrage du menu Quotidien, ou cliquez sur
l’icône .
Dans le champ Compte, tapez le compte concerné, ou cherchez-le
dans le plan comptable par l’icône , ou en tapant le numéro suivi de
la touche ou F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin,
modifiez la période de consultation).
Cliquez sur les écritures à lettrer afin que les lignes soient en
surbrillance.
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK.
Le rapprochement bancaire
EBP Compta Pratic 43
6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire s’effectue à l’aide de votre relevé bancaire. Les
écritures peuvent être déjà en partie pointées directement dans Ma Banque
Principale ou Mon Autre Banque grâce à la colonne P :
Pour réaliser le rapprochement bancaire complet et le valider, accédez au
rapprochement bancaire Manuel par Compte du menu Quotidien +
Rapprochement bancaire.
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (5121 pour la
banque principale ou 5122 pour l’autre banque).
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé. Les écritures pointées dans Ma Banque Principale ou
Mon Autre Banque apparaissent avec un « OK » dans la colonne
Rapp.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
LES OPTIONS EXPERT
44 EBP Compta Pratic
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Le rapprochement
bancaire est faux »).
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône .
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller le rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
Le rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été
saisis : saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le
relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
Les impressions comptables
EBP Compta Pratic 45
7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES
7.1. Les journaux
7.1.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie
sont simultanément enregistrées sous forme d’écritures comptables dans des
journaux. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine
catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse…
7.1.2. Comment imprimer un journal ?
Accédez à l’option Journaux du menu Impressions.
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
7.2. Le grand-livre
7.2.1. Qu’est-ce qu’un grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne
les écritures classées compte par compte, afin de connaître toutes les opérations
réalisées sur un compte.
7.2.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions.
Choisissez le type de grand-livre souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le
détail des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
LES OPTIONS EXPERT
46 EBP Compta Pratic
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Vous pouvez notamment,
dans les options, n’obtenir que les écritures non lettrées.
7.3. La balance
7.3.1. Qu’est-ce qu’une balance ?
Contrairement au grand-livre, la balance ne vous donnera pas le détail des
opérations de chaque compte, mais le cumul. Ainsi, vous obtiendrez pour chaque
compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur.
7.3.2. Comment imprimer ma balance ?
Accédez à l’option Balance du menu Impression.
Choisissez le type de balance souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur
deux lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
Validation des écritures
EBP Compta Pratic 47
8. VALIDATION DES ECRITURES
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre
exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
LES OPTIONS EXPERT
48 EBP Compta Pratic
9. LA CLOTURE MENSUELLE
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Pratic 49
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
10.1. Le journal général
Il s’agit d’un état de fin d’exercice vous donnant pour chaque mois le total Débit et
Crédit de chaque journal.
Pour l’imprimer, accédez à l’option Journal Général du menu Clôtures.
Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une
sortie papier.
10.2. Clôture de l’exercice
10.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque,
clients, fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
constatation du résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
LES OPTIONS EXPERT
50 EBP Compta Pratic
10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 5 Comment sauvegarder mon dossier ? page 36).
10.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour ;
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture);
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée,
afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements
avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites
aucun lettrage, décochez cette option.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Pratic 51
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée.
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Sauvegarde du dossier cochée, afin que le logiciel
réalise et archive une sauvegarde de clôture de votre dossier.
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est pas
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.
Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez
sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont
changé.
LES OPTIONS EXPERT
52 EBP Compta Pratic
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
INDEX
EBP Compta Pratic 53
INDEX
A
Achats ...........................................................................................................23, 34
Activation.............................................................................................................13
Adresse .........................................................................................................16, 19
Aide en ligne..........................................................................................................5
AVDR ..................................................................................................................37
Avoir ....................................................................................................................27
B
Balance ...............................................................................................................46
Bordereau de remise en banque .........................................................................31
C
Clients .................................................................................................................20
Clôture annuelle ............................................................................................49, 50
Clôture mensuelle ...............................................................................................48
Compte....................................................................................................21, 37, 42
Configuration requise ..........................................................................................10
Consultation d’un compte....................................................................................42
Contact ..........................................................................................................16, 19
Corriger une facture.............................................................................................27
D
Dates d’exercice..................................................................................................17
Démarrer .............................................................................................................16
Dépense........................................................................................................30, 38
E
Ecart de rapprochement ......................................................................................44
Ecritures ..............................................................................................................40
Ecritures (modification)........................................................................................41
Ecritures (suppression)........................................................................................41
E-mail ....................................................................................................................9
Escompte ............................................................................................................27
Evaluation............................................................................................................13
INDEX
54 EBP Compta Pratic
F
Facture d’achat ....................................................................................................23
Facture de vente..................................................................................................26
Fonctions expert ..................................................................................................37
Fournisseurs........................................................................................................20
G
Grand-livre...........................................................................................................45
H
Horaires .................................................................................................................9
I
Identification...................................................................................................16, 19
Installation............................................................................................................11
J
Journal .................................................................................................................39
Journal général ....................................................................................................49
Journaux..............................................................................................................45
L
Lancement ...........................................................................................................12
Lettrage....................................................................................................42, 50, 51
Lisezmoi.................................................................................................................5
M
Modification d’écritures ........................................................................................41
Mot de passe .......................................................................................................19
MSA.....................................................................................................................16
N
NAF .....................................................................................................................16
Natures d’achat........................................................................................22, 25, 37
Natures de vente ...........................................................................................22, 37
Nouveau dossier..................................................................................................16
O
Options expert .....................................................................................................37
INDEX
EBP Compta Pratic 55
P
Plan comptable..............................................................................................37, 40
Pointage ..............................................................................................................33
Pointer les règlements.........................................................................................32
R
Rapprochement bancaire ..............................................................................43, 51
Recette..........................................................................................................31, 38
Règlement ...........................................................................................................30
Règlements .........................................................................................................35
Remise ................................................................................................................27
Remise en banque ..............................................................................................30
Report à nouveau................................................................................................49
Reports à nouveaux ............................................................................................50
S
Saisie standard....................................................................................................40
Sauvegarde.........................................................................................................36
Service technique..................................................................................................9
Solde ...................................................................................................................43
Suppression d’écritures.......................................................................................41
T
Trésorerie......................................................................................................30, 35
V
Ventes ...........................................................................................................26, 34
Ventes comptoir ............................................................................................28, 35
Ventilations..........................................................................................................25
Z
Z de caisse..........................................................................................................28
NOTES
NOTES
CRM Ligne PME
Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Édité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
4
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2: Juin 2010
5
6
7
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11
1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11
1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13
4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15
5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15
6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17
1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18
2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19
3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20
5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21
5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21
5.2. Rappel ............................................................................................................ 21
5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22
6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22
6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22
6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22
7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23
8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23
9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24
9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24
9.2. Le corps ......................................................................................................... 24
9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8
9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25
9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25
10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25
11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27
13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27
13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27
13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28
14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30
1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30
2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30
3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31
3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31
3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31
4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31
5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32
5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32
5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33
6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34
6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34
6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35
7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35
8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35
9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36
10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36
11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36
12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36
13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9
10
13.1. Des pistes .................................................................................................... 37
13.2. Des contacts ................................................................................................ 37
13.3. Des comptes ................................................................................................ 37
13.4. Des activités ................................................................................................. 37
14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38
15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38
16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39
17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39
18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40
18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40
18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40
19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41
19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41
19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41
20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41
INDEX ................................................................................................................... 42
0BINSTALLATION
IN
STALLATION
1. AV
ANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L
'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
• Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
Le vendredi
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
L
a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Écran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
11
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
12
0BINSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ».
4. CO
MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Rema
rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si v
ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
13
Comment activer mon logiciel ?
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
• Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ».
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Re
marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
14
0BINSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
5.1. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.
Le
s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15
Écran de travail
6. ÉCRAN DE TRAVAIL
Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues.
1
3
2
4
1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel.
2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel.
3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert.
Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts.
4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com
16
1BPRISE EN MAIN
PRISE EN MAIN
Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser.
Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel.
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17
Écran de démarrage
1. ÉCRAN DE DEMARRAGE
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum.
L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel :
- Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing…
- Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée.
- Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, …
18
1BPRISE EN MAIN
- Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux.
- Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes.
- Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées.
- Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur.
- Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir.
Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche.
2. COMMENT CREER UNE PISTE ?
Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre.
Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche.
Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste.
Remarque
Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.
19
Comment créer un contact ?
3. COMMENT CREER UN CONTACT ?
Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact.
Remarque
Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts.
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.
20
1BPRISE EN MAIN
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte.
L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher.
Remarque
Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes.
5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ?
Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
5.1. Création d’une activité
Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre.
Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche.
5.2. Rappel
Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité.
Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes.
Remarque
Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels.
21
Comment gérer une opportunité ?
5.3. Suivre une activité
Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée…
Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités.
6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ?
Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
6.1. Comment créer une opportunité ?
Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez.
Remarque
Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ».
Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom.
6.2. Comment suivre une opportunité ?
Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif.
Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%).
Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%).
Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%).
Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale.
22
1BPRISE EN MAIN
Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités.
7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ?
Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre.
Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche.
La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier.
Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne.
Remarque
Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ».
Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide.
8. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre.
Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche.
23
Comment gérer les devis ?
9. COMMENT GERER LES DEVIS ?
Les devis sont disponibles à partir du menu Actions
Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
9.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité.
Le collaborateur associé peut y être renseigné.
Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité.
L’opportunité peut être créée directement depuis le devis.
Remarque
La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée.
9.2. Le corps
Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis.
P
our faciliter la saisie, vous disposez :
•
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails).
•
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….).
•
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier.
• D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
9.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24
1BPRISE EN MAIN
9.4. Les autres onglets
À
ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
•
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.
•
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
•
L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire
• L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL.
9.5. Les actions d'un devis
À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes :
•
Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis
•
Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité.
• Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
10. L’AGENDA
L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps.
Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda.
V
ous pouvez personnaliser l’affichage du planning :
•
En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).
•
En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.
• En filtrant la liste des tâches à afficher.
V
ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :
•
Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.
• Aj
outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter.
25
Comment imprimer une fiche ?
11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions.
L
'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :
•
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.
•
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
• Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions.
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème.
Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.
Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
26
1BPRISE EN MAIN
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi
lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
13.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1).
13.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application.
À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
27
Comment gérer les champs personnalisés ?
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
13.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
I
l existe trois types de droit :
•
Visualisation et Modification
•
Exécution
• Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création".
Po
ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis).
Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen.
28
1BPRISE EN MAIN
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?
À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications 29
Comment créer un collaborateur ?
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line.
L’
utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ?
Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda).
Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche.
Remarque
Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ».
2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?
Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions.
Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export.
Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact.
30
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
3. CO
MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?
3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook.
Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook
Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche.
S
électionnez les éléments suivants :
-
La période à synchroniser ;
-
Votre code collaborateur ;
-
Votre calendrier Microsoft Office Outlook ;
- La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook
3.2. Import/Export du calendrier
Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS).
Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier
4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ?
Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités.
Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31
Comment gérer une campagne ?
5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ?
Accé
dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne.
5.1. C
omment préparer une campagne ?
5.1.1. Ciblage
Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles.
Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé.
Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé.
Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles.
Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles.
Remarque
Si vous effectuez une campagne de type e-mail :
- Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons.
- Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides.
Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection.
5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne
P
aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant :
-
Le coût à la minute d’un appel sortant,
-
Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier,
- Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne.
Remarque
Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
5.1.3. Affectation du modèle de publipostage
Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés.
Vous avez alors le choix :
-
d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ;
-
de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ;
- de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle.
Remarque
Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail.
5.2. C
omment suivre une campagne ?
5.2.1. Génération de la campagne
Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer
Le statut qui était à En préparation passe à En cours.
Une act
ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles.
5.2.2. Gestion du statut
V
ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés :
-
En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ;
-
En cours, à ce stade votre campagne a démarré ;
-
Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ;
-
Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne.
- Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne.
5.2.3. Gestion des affaires
Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne.
Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches.
33
Comment utiliser le publipostage ?
5.2.4. Statistiques
L
’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés :
-
Avancement en %
-
Coût et chiffre d’affaires
-
Taux de retour
-
Activités par statut
- Activités par type
6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?
L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers.
En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage.
Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes.
Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing.
6.1. Publipostage par courrier
Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus.
Remarque
Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur.
34
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)
Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant.
Remarque
Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur.
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types.
7. L’ENVOI DE MAIL
Dè
s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail.
8. COMMENT ENVOYER DES SMS
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs.
P
our utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
•
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
• Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi).
Co
nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité.
35
Notes et documents associés
9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES
Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés.
L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre.
L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches.
10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ?
Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs.
Des
opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats.
11. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité.
Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois…
Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités.
Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord.
Votre tableau de bord est personnalisable.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?
Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre.
Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre.
Rem
plissez alors le nom de la famille et son code. 36
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
13. LA
MODIFICATION PAR LOT
13.1. Des pistes
La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur.
Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.2. Des contacts
La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur.
Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.3. Des comptes
La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2.
Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
13.4. Des activités
La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne.
Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37
La conversion de piste
14. LA CONVERSION DE PISTE
La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant.
Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion.
Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion.
15. LES STATISTIQUES OLAP
Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide.
Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube.
L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...).
L
es avantages de ce système sont les suivants :
•
La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ;
•
Un temps de restitution immédiat ;
• L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®...
Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP.
L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants.
Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®.
38
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?
L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées…
Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions.
Con
sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données.
17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation.
V
ous pouvez importer les données suivantes :
•
Articles
•
Pistes clients/prospects
•
Pistes fournisseurs
•
Contacts
•
Comptes clients/prospects
•
Famille clients/prospects
•
Comptes fournisseurs
•
Familles fournisseurs
•
Collaborateurs
•
Familles collaborateur
•
Groupes
•
Secteurs géographiques
• Origine d’une piste
S
uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :
•
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),
•
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
• les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
39
Actions pratiques communes à toutes les fiches
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il e
st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.
18. AC
TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES
18.1. Duplication de fiche
La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche.
P
our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :
• Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.
• Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.
Remarque
Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées.
18.2. Archivage/Désarchivage
Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données.
Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles.
P
our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.
• Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé.
P
our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.
• Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.
40
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
41
19. IN
FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES
19.1. La solvabilité
Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu.
En cli
quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes.
19.2. La géolocalisation
Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation.
Ces
options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement.
20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
Index
INDEX
A
Accès au service technique ..................................................................................................... 11
Actions .................................................................................................................................... 21
Actions contextuelles ............................................................................................................... 16
Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25
Agenda .............................................................................................................................. 19, 25
Archivage ................................................................................................................................ 40
Articles .............................................................................................................................. 23, 24
B
Barre de navigation ................................................................................................................. 16
Barre de statut ......................................................................................................................... 16
C
Campagnes
Activités .............................................................................................................................. 33
Ciblage................................................................................................................................ 32
Coûts .................................................................................................................................. 32
Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31
Modèles .............................................................................................................................. 33
Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33
Statistiques ......................................................................................................................... 34
Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32
Champs personnalisés ............................................................................................................ 28
Clients ..................................................................................................................................... 20
Code d'activation ..................................................................................................................... 13
Collaborateurs ......................................................................................................................... 30
Comptes
Clients ................................................................................................................................. 17
Fournisseurs ....................................................................................................................... 36
Comptes clients ....................................................................................................................... 20
Comptes Clients ...................................................................................................................... 18
Comptes prospects .................................................................................................................. 20
Configuration minimale ............................................................................................................ 11
Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20
Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3
Conversion .............................................................................................................................. 38
Création de dossier ................................................................................................................. 15
42
3BINDEX
D
Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19
Désarchivage .......................................................................................................................... 40
DEVIS ..................................................................................................................................... 24
Documents associés ............................................................................................................... 36
Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28
Duplication ............................................................................................................................... 40
E
Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18
ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16
E-mailing ................................................................................................................................. 35
Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35
Evénements ............................................................................................................................ 25
F
Familles de comptes ................................................................................................................ 36
Fonctions avancées ................................................................................................................. 30
G
Géolocalisation ........................................................................................................................ 41
Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15
Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27
I
Import paramétrable ................................................................................................................ 39
Import paramétrables .............................................................................................................. 39
Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30
Imprimer .................................................................................................................................. 26
Installation ......................................................................................................................... 11, 12
Itinéraire .................................................................................................................................. 41
L
Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12
Liaison de dossier .................................................................................................................... 29
M
Menus ..................................................................................................................................... 16
Modification par lot
Activités .............................................................................................................................. 37
Comptes ............................................................................................................................. 37
Contacts .............................................................................................................................. 37
Pistes .................................................................................................................................. 37
N
Notes ....................................................................................................................................... 36
43
Index
44
O
Opportunités
% Probabilité ....................................................................................................................... 22
Etapes en cours .................................................................................................................. 22
Montant estimé ................................................................................................................... 23
Montant réalisé ................................................................................................................... 23
Motif de clôture ................................................................................................................... 22
Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36
Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24
Options .................................................................................................................................... 15
P
Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38
Plan ......................................................................................................................................... 41
Prise en main .......................................................................................................................... 17
Prospects ................................................................................................................................ 20
Publipostage ............................................................................................................................ 34
Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34
Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35
R
Rappel ..................................................................................................................................... 21
Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41
S
Sauvegarde ............................................................................................................................. 26
SMS ........................................................................................................................................ 35
Solvabilité ................................................................................................................................ 41
Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38
T
Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36
Tiers .................................................................................................................................. 19, 20
U
Utilisateurs ............................................................................................................................... 27
Aide Business Plan
Table des matières
Félicitations !........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3
Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3
Limitation de garantie.......................................................................................................................3
Présentation de l'aide.............................................................................................................................5
L'arborescence.................................................................................................................................5
Les pages.......................................................................................................................................5
Installation...........................................................................................................................................7
Configuration minimale........................................................................................................................7
Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7
Lancement du logiciel..........................................................................................................................7
Code d'activation................................................................................................................................8
Guide d'utilisation..................................................................................................................................9
Comment commencer ?.......................................................................................................................9
Le dossier de démonstration..............................................................................................................9
Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9
Saisie des prévisions......................................................................................................................11
Tout est prêt !...............................................................................................................................15
Les Prévisions..................................................................................................................................15
Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15
Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15
Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17
Comment saisir un financement ?....................................................................................................18
Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19
Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20
Comment saisir une vente ?............................................................................................................21
Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22
Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23
Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24
Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26
Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27
Autres prévisions...........................................................................................................................28
Eléments antérieurs.......................................................................................................................33
Les Résultats....................................................................................................................................36
Consulter les résultats....................................................................................................................36
Les graphiques..............................................................................................................................44
Les ratios......................................................................................................................................45
Les Impressions................................................................................................................................46
Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46
Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46
Le Rapport....................................................................................................................................46
Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48
L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48
Rapports personnalisés...................................................................................................................48
Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49
Les Outils.........................................................................................................................................49
L'assistant de recopie des données...................................................................................................49
Épuration des prévisions.................................................................................................................49
Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49
L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50
Générer un diaporama....................................................................................................................50
La Visionneuse...............................................................................................................................51
Calculatrice...................................................................................................................................52
Les options du dossier....................................................................................................................52
Suppression d'un fichier..................................................................................................................53
Sauvegardes....................................................................................................................................53
Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53
EBP sur le web.................................................................................................................................53
Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53
EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53
Manuel de référence............................................................................................................................55
Caractéristiques générales.................................................................................................................55
Présentation de l'interface...............................................................................................................55
Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55
Menus contextuels.........................................................................................................................55
Navigation dans l'interface..............................................................................................................58
iii
Aide Business Plan
Touches de raccourcis.....................................................................................................................59
Saisie de données..........................................................................................................................60
Données..........................................................................................................................................60
Préférences...................................................................................................................................60
Prévisions.....................................................................................................................................80
Résultats.......................................................................................................................................124
Visualisation des résultats.............................................................................................................124
Le compte de résultat...................................................................................................................125
Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126
Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127
Le bilan......................................................................................................................................129
Fonds de Roulement.....................................................................................................................130
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133
Autres listes................................................................................................................................134
Les Graphiques............................................................................................................................134
Visualisation des graphiques..........................................................................................................136
Les Ratios...................................................................................................................................136
Visualisation des ratios.................................................................................................................138
Impressions...................................................................................................................................139
Navigation dans le Rapport............................................................................................................139
Glossaire..........................................................................................................................................141
Assistance technique..........................................................................................................................145
Nous contacter..................................................................................................................................147
Index...............................................................................................................................................149
iv
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1
Convention d'utilisation d'EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
3
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement
e Remarque xemple de remarque
e Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple... d'exemples...
Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de
version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent.
Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous.
la
r de plus a Remarque
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
5
Installation
Configuration minimale
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007
* Windows Vista version 32 bits
Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du
logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter.
Installation depuis le CD ROM EBP
Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes.
Installation depuis le CD-ROM EBP
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement.
Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP.
Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et
l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
p
Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur
d
Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
ncer.
En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite.
Lancement du logiciel
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan.
7
Aide Business Plan
Code d'activation
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles.
Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation.
Comment obtenir le code d'activation ?
Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation.
Saisie du code d'activation
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation
Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code.
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque
Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation.
8
Guide d'utilisation
Comment commencer ?
Le dossier de démonstration
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan.
Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir.
Création d'un nouveau dossier
Comment créer le dossier ?
Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan.
L'assistant de création des dossiers
Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan.
La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives.
Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données.
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
L'assistant de duplication des dossiers
L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant.
u
Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert.
L
a duplication de business plan se fera en 2 étapes:
L
Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine.
Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation.
b
9
Aide Business Plan
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
Les options du dossier
r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble
a fenêtr
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli
e
du logiciel.
L
e des options se décompose en deux parties :
une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options,
sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir.
Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées
lors de la création de votre dossier.
Les options Générales
n dis n
O
tigue trois grands types d'options :
Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la
fenêtre d'accueil.
Les options d'affichages de l'interface.
Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique.
Di
Diverses options sur la gestion des dossiers.
Les Fichiers
an et
des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export.
Les Sauvegardes
option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière-
.
vers
L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl
Cplan
ette
L'enregistrement en arrière-plan
eux ca
D
spourront être gérés :
La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation
re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de
complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu
celui-ci.
L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version).
Comment saisir les préférences ?
P
our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence.
rouverez
'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences.
I
l est toutefois possible d
10
Guide d'utilisation
Cette partie permet de:
définir les paramètres du dossier,
établir le paramétrage des données de base,
Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences.
Le Tableau de Bord
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les do n éel, au moment des saisies.
Vous u
nées affichées sont mises à jour en temps r
povez visualiser les informations suivantes :
La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier,
La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées,
La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique.
AstuLorsque
ce
vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous
pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes.
In
fos
La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers.
Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque
chier par une Info.
Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez
donc a ification des informations suivantes :
fi
ton Format v
ccès à la mod
la police,
le style, la taille,
les éffets.
passe
EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de
Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe.
Saisie des prévisions
outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne
istrement différent.
T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée.
n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes.
M
ot de
passe.
L
es Listes
T
contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg
outes les liste
U
11
Aide Business Plan
Remarque
i.
Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic
Astuce
Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie.
des données de bases
utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la
onné
nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base
Contenu des listes
Td
o
e de base. e, vous pouvez visualiser les données
E:
Taux de TVA: Taux de la fiche,
Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice,
Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance.
Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice,
Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice.
ontenu des listes des prévisions
outes le
C
T
s listes des prévisions contiennent :
ts.
ement
er les différentes catégories de données.
une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta
Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu
d
let général.
Les pré
informa
,
quelle
olonnes que d'exercices
.
ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une
partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement.
Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de
une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong
visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières:
- Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail.
- Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c
sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général
Les listes des prévisions d'Investi
Ouverture d'une fiche par la liste
r accéder au
cliquer sur le bouton Ouvrir.
Remarque
Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en
Créer une nouvelle fiche par la liste
surbrillance.
12
Guide d'utilisation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de données à créer, puis cliquer sur le
outon Nouveau.
Suppression d'une fiche par la liste
La liste permettra également la suppression de fiches.
re d'une fiche, il faudra sélectionner la ligne souhaitée.
es de donnée dans les listes ainsi que
Les Fiches
ête et les onglets
ier la donnée. Elle se compose principalement du Nom et de la case à
cocher Actif (uniquement pour les prévisions).
es créées.
Les ongle
Toutes s fiches possèdent un onglet Notes mais suivant l'endroit ou vous vous positionnez (les préférences du
dossier o
b
Comme pour l'ouvertu
Réordonner les fiches
Les boutons Monter et Descendre, permettent de réordonner les ligndans l'arborescence.
Chaque fiche se décompose en deux parties : l'ent
L'entête de la fiche
L'entête de la fiche permet d'identif
Différentes informations supplémentaires seront disponibles en fonction des fich
ts des fiches de préférences
le
u de prévision ou des données de base), les autres onglets diffèrent : Pour les préférences du dossier, les fiches possèdent l'onglet Définition,
Pour les préférences de prévision, les fiches possèdent l'onglet Options,
Pour les préférences des données de base, les fiches possèdent l'onglet Définition sauf les fiches
ant ou Salariés qui possèdent respectivement les onglets Pourcentage et
Taux de cotisation.
Echéancier et Profils Gér Remarque
Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici.
Personnel et des Autres impôts et taxes, toutes les fiches sont composées d'un
onglet Option, d'un onglet reprenant l'ensemble des valeurs de la prévision et d'un onglet Notes.
Les onglets des fiches de prévision
A l'exception des fiches
Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici.
s préférences des données de base et plus précisément pour le
aux de TVA et les Saisonnalités.
rs qui seront disponibles pour ces données. Elles seront ensuite sélectionnées
des prévisions et des prévisions.
t dans les préférences des données de base et plus précisément pour
échéancier et les profils Gérant et Salarié.
ur le fonctionnement de ces onglets, cliquer ici.
Description des onglets
L'onglet Définition Cet onglet est disponible uniquement dans le
T
Il permet de déterminer les valeu
dans les options des préférences
Les onglets Pourcentage et Taux de cotisation Ces onglets sont disponibles uniquemen
l'
Pour plus de précision s
L'onglet récapitulatif des valeurs La décomposition de la fenêtre
13
Aide Business Plan
L'onglet se décompose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaiterez faire
votr an (cf. Préférences).
e business pl
a saisie se fera donc annuellement mais également mensuellement par l'intermédiaire du bouton
L. L
a saisie des données
En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune.
Remarque Pour distinguer ce qui a été saisi de ce qui a été calculé, les valeurs de la colonne seront mises en gras.
Exemple
Dans une prévision de vente, la saisie du CA annuel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est
passera en gras.
L'onglet Option
isie et des options de calcul qui permettront d'établir les
u les documents comptables).
faite sur l'un des montants mensuels alors c'est la colonne CA mensuel qui
Cet onglet permet de choisir des options de sadifférents résultats (exemple : les récapitulatifs o
Remarque Pour les Prévisions, toutes les zones modifiables auront des valeurs par défaut lors de la création des fiches. es valeurs par défaut sont déterminer dans les préférences de prévision.
C
Comment créer une nouvelle fiche ?
T iches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois en fonction du type
oposeront déjà des fiches
lles que les taux de TVA, les saisonnalités, les charges ou les investissements.
arborescence (exemple: "Ventes") puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à gauche de
écran.
outes les f
de création de dossier choisi, certaines préférences, données de base ou prévisions pr
te
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de donnés que vous souhaitez créer dans
l'l'
Astuce Afin de faciliter la saisie des fiches, toutes les zones saisissables sont sur fond blanc.
ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrer les informations saisies.
Vous devez remplir les principales inform
Remarque
A part
La valida
om
irdu menu Outils, vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. tion se fera alors lors du changement de page.
C
ment modifier une fiche ?
L
'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
Soit en se vo
positionnant dans l'arborescence sur le type de données à modifier (exemple "Ventes"). Puis
Ouvrir en bas de
us devez choisir la donnée dans le tableau récapitulatif et en cliquer sur le bouton la page.
Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve le type de la donnée à modifier puis vous devez cliquer sur la donnée souhaitée.
Une il vous suffit de procéder aux modifications directement sur celle-ci.
fois sur la fiche, Astuce
Toutes les zones saisissables seront alors sur fond blanc ce qui vous facilitera la saisie.
r, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra
d'enregistrer les modifications.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valide Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors du changement de page.
14
Guide d'utilisation
Comment annuler la saisie d'une fiche ?
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous
d ur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors
fiche se réalise par l'intermédiaire de la liste d'un type de données, exemple les "Ventes".
Pour supprimer une fiche, vous devez vous positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et
liquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre.
evez cliquer s
supprimées et la fiche retrouvera son état initial. Comment supprimer une fiche ?
La suppression d'une
c Remarque
Vous pouvez supprimer une fiche de préférences (par exemple une fiche Taux de TVA) uniquement si celle-ci
epuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
ssaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos prévisions qui vont vous permettre
es Prévisions
Pour accéder à z cliquer sur le bouton
n'est pas utilisée dans les préférences de prévision ou dans les prévisions. Dans le cas contraire, un messagevous signalera la liste des fiches dans lesquelles la fiche est référencée.
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites dvotre dossier avec les principales données néce
d'analyser les documents comptables qui en découlent et enfin de consulter et imprimer le rapport de votre Business Plan.
L
C
omment saisir une prévision ?
la saisie des prévisions, vous d
eve que vous trouverez
dans l p
Il est tou ons par l'intermédiaire du menu Affichage / Prévisions.
Cette s nécessaires pour élaborer le business plan. Vous
retrou
a artie basse de l'arborescence.
tefois possible d'accéder aux prévisi
partie permet de paramétrer les différentes es prévisions suivantes :
prévision
verez donc l
Invest
issements et les cessions d'immobilisations,
Financ
ements dont : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissements,
Vente
s,
Achats, Charges externes & autres a
chats,
Person e onnel,
nls et les Autres charges de pers
Impôt e s t taxes (autre que l'IS et l'IFA),
Autres :
Prévisions d'Exploitation (Production immobilisé, Aucharges)
tres produits, Charges à répartir et Autres
Prévisions Financières (Produits financiers, Charges financières et Dividendes)
Prévisions Exceptionnelles (Produits exceptionnels et Charges exceptionnelles)
Prévisions Diverses (Provisions, Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance)
Impôt Société.
Éléments antérieurs dont :
Bilan & éléments antérieurs
Compte de résultat antérieur.
Remarque
Grâce à l'option Plein Écran, la saisie des prévisions sera plus facile.
ent saisir un investissement ?
Comm
15
Aide Business Plan
Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers investissements sur toute la durée du plan de
fi
ents peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements
Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers.
nancement.
Trois types d’investissem
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Attention Certains investissements ne sont pas amortissables tel que les investissements financiers, les fonds de
ommerce, les terrains.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Investissements, puis cliquez sur
ouve en bas, à droite de l'écran.
Valider que vous
c
Création d'une fiche d'investissement
le bouton Nouveau qui se tr
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
t
Re
Vous de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
rs du changement de page.
marque
disposez d'une Option qui vous permet
lo
P
résentation de la fiche
On distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Plan qui sont : Les investissements incorporels,
Les investissements corporels, Les investissements financiers.
Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie
.
entête de la fiche
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
ntant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou
les mois concernés. Le bouton
n
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un investissement se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
Onglet Montants
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à l'investissement qui sera effectués lors de la vie de l'entreprise.
Dans la colonne Mo
vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à
Ong s
et onglet vous permet de paramétrer les options de TVA, d'amortissements et des décaissements nécessaires
ion du business plan.
l'investissement.
let Option
C
à l'élaborat
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
16
Guide d'utilisation
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
ir aussi
sations liées aux divers investissements sur toute la
.
Vo
Comment saisir une cession d'immobilisation ?
Ces prévisions permettent d’évaluer les cessions d'immobilidurée du plan de financement.
Trois types d’investissements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
e
ssion d'immobilisation
, vous devez vous placer sur le type de prévision Cessions d'immobilisations, puis
cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouve s informations saisies.
ffet.
Création d'une fiche de ce
Pour créer une nouvelle fiche
R
rez en bas de la fiche, enregistrez le
Re
P tion de la fiche
Plan qui sont :
marque
V
ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
résenta
O
n distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business
Les investissements incorporels, Les investissements corporels,
Les investissements financiers.
Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie
entête de la fiche.
Astuce
A
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
mobilisation se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes
parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la cession qui sera effectués lors de la vie de
L
La fonctionctif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Une cession d'im
Onglet Montants
l'entreprise.
e bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant au reliquat à amortir.
nglet Options
de TVA nécessaires à l'élaboration du business plan.
Onglet Notes perso
e saisir des annotations sur chacune des fiches.
O
Cet onglet vous permet de paramétrer les options
Cet onglet permettra d
Astuce
17
Aide Business Plan
A
fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
t ?
Voir aussi
Comment saisir un financemen
Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers financements sur l’ensemble de la durée duplan de financement.
Quatre types de financements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails.
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Création d'une fiche de financement
e Financement que vous souhaitez créer,
uis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alo ns concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en b gistrez les informations saisies.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type d
p
rs les principales informatio
as de la fiche, enre
Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
Présentation de la fiche
Différents types de financements peuvent être créés :
les Apports en Capital,
les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails.
Une fois le choix du financement fait, vous devez remplir alors les principales informations concernant votre financement contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Apports en Capital et Comptes courants
Les fiches des Apports en Capital et des Comptes Courants se composen Options et les Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une se
t de trois parties : les Montants,
ule et même fenêtre, sous forme
'onglets.
On nts
is iser le
plan d'affaires.
d
glet Monta
L'onglet Montants permet de saisir les différents montants nécessaires à l'utilation des fiches pour util
Astuce
ment en
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellecliquant sur le bouton .
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options nécessaires, pour chaque type de fiche, à l'élaboration dubusiness plan.
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
18
Guide d'utilisation
Afin iser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône
de visual apparaîtra sur l'onglet.
t Crédits-bails
nt : l'onglet Définition, l'onglet
Onglet Définition
chéancier
E
mprunts e
Pour les fiches d'Emprunts et de Crédits-bails, les onglets proposés soÉchéancier et l'onglet Notes.
L'onglet Définition vous permet de paramétrer toutes les informations nécessaires à l'élaboration du business plan, pour chaque type de fiche. nglet É
O
L'onglet Échéancier reprend l'échéancier total de remboursement de l'emprunt. Onglet Notes Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce fin de visualiser au plus vi
A te si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
Comment saisir une subvention d'exploitation ?
us souvent par l'Etat ou une Collectivité
îne des sur coûts
e s sont accordées en fonction du nombre d'emplois créés ou du montant des frais de recherche
aussi
La subvention est une aide financière non remboursable accordée le pl
locale. Les subventions d'exploitation viennent compléter le chiffre d'affaires quand l'activité entra
a
normaux ou n'est pas de nature à pouvoir être rentabilisée, mais que cette activité est reconnue d'utilité pour la collectivité.
C
s subventionour un produit nouvea
pu.
Astuce
dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
roite de l'écran.
Rempl rs les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
Afin de vous faciliter la saisie effet.
Création d'une fiche de subvention d'exploitation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d'exploitation, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à d
issez alouverez en
tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ne Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
nt de page.
R alors les principales informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la
Une subvention d'exploitation se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes
ées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
Vous disposez d'ulors du changeme
Présentation de la fiche
emplissez
fiche.
parties sont affich
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
vention qui seront reçu lors de la vie de
l'
Onglet Montants
L
'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la sub
entreprise.
19
Aide Business Plan
Astuce
ts pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton
Les montan.
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à élabor
l' ation du business plan.
nglet Notes perso
O
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
La subve une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité
ments ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements.
Voir aussi
Comment saisir une subvention d'investissement ?
ntion est le.
loca Les subventions d'investisse
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
our créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions
d' ments, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
ée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
effet.
C
réation d'une fiche de subvention d'investissement
P
investisse
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche cré
Remarque
s informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la
seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page.
Présentation de la fiche emplissez alors les principale
Rfi
che.
Une subvention d'investissement se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Onglet Montants
L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la subvention qui sera reçue lors de la vie de
D nne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
l'entreprise.
ans la colo
les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'aortissement correspondantubvention d'investissement.
m à la
s
20
Guide d'utilisation
Astuce
ment années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
Les montants pourront être saisis directecliquant sur le bouton .
Onglet Options
et onglet vous permet de paramétrer les options d'amortissements et des encaissements nécessaires à
l' n du business plan.
es perso
nnotations sur chacune des fiches.
C
élaboratio
Onglet Not
Cet onglet permettra de saisir des a
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle pour établir un plan de financement.
t être distingués dans EBP Business Plan: les Marchandises, la Production.
Voir aussi
Comment saisir une vente ?
Deux types d’activités peuven
Astuce
Af us faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
réation d'une fiche de vente
liquez sur le
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
in de voffet.
e
C
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Ventes, puis c
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ngement de page.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du cha
P
résentation de la fiche
Remplissez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
ésactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
compte dans l’ensemble des résultats.
et
forme d'onglets.
res, vous permet de saisir les montants relatifs aux ventes qui seront potentiellement
e la vie de l'entreprise.
ype Chiffre d'affaires (CA), c'est le chiffre d'affaires que vous saisirez dans cet onglet.
La fonction Actif permet de dne seront alors pas prises en
Une vente se décompose en trois ou quartreq parties : Chiffre d'affaires, Encours de production, OptionsNotes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous
Ongffaires
let Chiffres d'a
L'onglet Chiffre d'affaieffectués lors d
Pour les ventes avec un type de saisie Quantités & Prix unitaires, vous saisirez des quantités et des prix unitaires.
Pour les ventes de t
21
Aide Business Plan
Astuce
L
es montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Encours de production
rs de productions qui permettrons d'alimenter le bilan. L'encours de
duction réalisée et la production vendue.
Cet onglet permet de calculer les encouproduction est la différence entre la pro
Remarque Cet onglet ne sera visible que lorsque l'option sera sélectionnée.
O
nglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan.
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
hat ?
an de financement, il est impératif de déterminer la marge réalisée. Pour cela, la
création des postes d’Achats associés aux postes de Ventes vous permettra d’y parvenir.
aussi
Comment saisir un ac
Pour compléter au mieux le pl
e montant des postes d’achats sera calculé en fonction d’une marge ou d’un coefficient appliqué aux Ventes.
L
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ffet.
Création d'une fiche d'achat
nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Achats, puis cliquez sur le
s informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
e
Pour créer une
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principale
Rtr
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
Vou une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
P tion de la fiche
in es informations concernant votre achat contenues dans la partie entête de la fiche.
s disposez d'
lors du changement de page.
résenta
Remplissez alors les prcipal
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
n achat se décompose en trois parties : Achats, Stocks, Options et Notes. Ces différentes parties sont
a ne seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
nglet Achats
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
U
ffichées sur u
O
22
Guide d'utilisation
L'ongl ats, vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués
n ement être saisis. Toutefois, pour ce faire, il faudra que l'option "Achats valorisés
par" soit la Saisie manuelle.
et Ach de la vie d
lorse l'entreprise. Les achats réels pourrot égal
Remarque
Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les achats réels saisis.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Stocks
s
rties, le stock initial et le stock final.
L'onglet Stocks permet de visualiser tous les montants calculés concernant lestocks. Il met en avant les
e
ntrées, les so
Remarque Les stocks négatifs seront mentionnés en rouge.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
.
c
liquant sur le bouton
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie des achats réels, du stock minimum, du délai de
réa nnement, de la TVA et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan.
otes perso
hes.
pprovisio
Onglet N
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fic
Astuce fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies su
A r une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Comment saisir une charge ?
Pour établir un compte de Résultat des plus réaliste, il est impératif de prendre en compte l’ensemble des
s, liés aux ventes.
EBP Business Plan permet de distinguer deux types de charges : les charges fixes, les charges variables.
s
variables, elles, sont des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires.
Voir aussi
charges, autres que les achat
es charges fixes sont des frais réguliers engendrés par l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. Le
Lcharges
Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
Création d'une fiche de charge externe et autres achats
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Charge, puis cliquez sur le
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
effet.
bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
R
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Re
marque
23
Aide Business Plan
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors d
résentatio
u changement de page. n de la fiche
P
Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche.
Astuce
Une charge se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées
t même fenêtre, sous forme d'onglets.
L'onglet Montant, vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront potentiellement effectués
treprise.
rcentages de chiffre d'affaires.
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
sur une seule e
Onglet Montants
lors de la vie de l'en
En fonction du type de la charge, vous saisirez des montants ou des pou
Pour les charges fixes, vous saisirez un montant de charges.
Pour les charges variables, vous sélectionnerez les ventes pour lesqelles la charge interviend u ra en
cochant la case Actif. Puis vous indiquerez le pourcentage du chiffre d'affaires qui permettra de
lculer le montant total de la charge.
anière annuelle pour un montant global sur la
entant directement les mois concernés, ce qui
alimentera les montants annuels.
ca
La saisie des différentes valeurs pourra être faite, soit de mpremière ligne du tableau. Soit de façon mensuelle en alim Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
. cliquant sur le bouton
Onglet Options
ion du business plan.
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des décaissements nécessaires à l'élaborat
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir
harge de personnel ?
ermettent d’évaluer les dépenses liées à la gestion des salariés de la société. Pour
cela, il n’est pas nécessaire de définir un poste par individus. La fonction ETP vous permettra de gérer les
D e charges de personnel peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les salariés, les gérants
aussi
Comment saisir une c
Les prévisions en personnel p
équivalences sur un même poste.
eux types d
non salariés.
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Effet.
Création d'une fiche de charge de personnel
24
Guide d'utilisation
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Personnel, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Rempl s principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
issez alors leuverez en bas
trode la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
ez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
Présentation de la fiche
Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche.
Vous dispos
lors du changement de page. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous
rme d'onglets.
& cotisations
Cet onglet permet de saisir toutes les valeurs et de déterminer le coût total d'une fiche de personnel. L'onglet,
rants non salariés et celles des salariés, ne sera pas identique en tout point.
n
Une charge de personnel se décompose en cinq parties : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,Commissions, Options et
fo
O
nglet Salaires
pour les fiches de Gé
Remarque Les colonnes "Commission" et "Primes" ne seront visibles qu'à partir du moment où les options de saisie
correspondantes auront été cochées (onglet Options de cette fiche).
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Équivalent Temps Plein
t Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de salariés concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalen
Exemple
vec des décimales (ex : 0.5 pour une
ersonne à mi-temps).
nel
t identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés.
L'onglet "Commissions" fonctionne sur le même principe que le calcul des charges variables. Il est identique
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs a
p
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de persone la société.
d
et onglet es
C
Onglet Commissions
aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés.
Remarque est possible de détermin
Iltout
er un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
es le aque pourcentage.
Onglet Op
s lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement ch
tions
25
Aide Business Plan
Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie et des décaissements nécessaires à l'élaboration
d plan. Il est identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
u business
salariés.
Onglet Notes perso Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. oir aussi
V
Comment saisir les autres charges de personnel ?
les frais liés au personnel qui ne pourront
Les Autres charges de personnel permettent d'enregistrer tous être saisis dans la fiche Personnel proposée.
Cette fiche contient : u
ne entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges de personnel,
l'onglet Option qui permettra de paramétrer l'action de la saisie sur le compte de résultat, l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
nt saisir un impôt ou une taxe ?
fférents impôts et taxes auxquels la
société sera soumise.
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
R
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comme
Afin de présenter une trésorerie des plus réaliste, il faut tenir compte des di
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet.
Créa ne fiche des impôts et taxes (autre que l'IS)
er une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres impôts et taxes, puis
cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
rincipales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
tion d'u
Pour cré
Remplissez alors les p Remarque
V
ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La lors du changement de page.
validation se fera alors
La fiche d'impôt se compose de trois onglets : Montants, Options et Notes.
Présentation de la fiche
Rs les principales informations concernant l'impôt ou la taxe contenue dans la partie entête de la fiche.
emplissez alor
26
Guide d'utilisation
Voir aussi
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?
ose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS
à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
L’Impôt Société est un impôt direct frappant les bénéfices imposables de certaines personnes morales.
Le récapitulatif que prop
ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce
Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
er à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt
a création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez
effet.
Accéder à la fiche our accéd
P
Société pour y accéder.
Par défaut lors de l
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Remarque
Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
lors du changement de page.
résentation des informations
mpôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde,
Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets.
rents ajustements qui vous permettront de calculer
l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des
permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y
pôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de
Il récap
Onglet Op
Cet ongl
liquida
Onglet No
Cet rmettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Vous disposez d'une
P
Une fois la fonction Assujetti activée, vous accéderez aux différents onglets.
La fiche d'I
Onglet Calcul de l'impôt
L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les diffé
différentes années concernées.
O
nglet Acomptes & Liquidation du solde 'onglet Acomptes & Liquidation du solde
L
êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Im fiche).
la
itule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués.
tions
et vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'impôt forfaitaire annuel, de la tion de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan.
tes perso
onglet pe Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir aussi
27
Aide Business Plan
Autres prévisions
Comment saisir la Production immobilisée ?
Ces prévisions permettent d’évaluer les recettes liées à la production immobilisée sur toute la durée du plan de
financem
Deux typ on
Incorporelle et la production Corporelle.
La fich
ent.
es de production immobilisé peuvent être distingués dans EBP Business Plan: la producti
e Production Immobilisée contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de production immobilisée et du bouton
Actif ;
l'onglet Montants, qui vous permet de saisir les montants relatifs à cette production lors de la vie del'entreprise ;
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options d'amortissements nécessaires à l'élaboration du business plan ;
l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
l’ensemble des résultats.
emplissez a uton Valider que vous
trouverez
Comm ?
Afin de
La fich ntient :
n
e seront alors pas prises en compte dans
R
lors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bo en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir les Autres Produits
rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
e de
s Autres Produits co
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements
nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
inition. Les informations
ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comm
Afin de r
Une fic contient :
Remplissez alors les principales inform
tr
ent saisir les charges à répartir ?
endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
he de C
harges à répartir
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seronversées lors de la vie de l'entreprise.
t
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
28
Guide d'utilisation
Astuce
inition. Les informations
emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
rouverez
Comm
Afin de r
La fiche des Autres Charges contient :
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défe seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
n
Rt
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir les Autres Charges ?
endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA déductible et des
décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
s concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment saisir des Produits Financiers ?
Afin de endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une fic oduit Financier contient :
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Remplissez alors les principales information
tr
r
he de Pr
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront
versées lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan. l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une fiche de Charge financière contient :
tr
Comment saisir des Charges Financières ?
Afin de rendre un bilan plus com une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ;
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise.
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan.
29
Aide Business Plan
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
nérale
ant la
seront alors
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
t
Comment saisir des dividendes ?
Un Dividende est la part des bénéfices distribuée à chaque associé sur décision de l'assemblée géannuelle approuvant les comptes de la société. Les dividendes doivent être versés dans les neuf mois suivlôture de l'exercice.
c
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ne fiche de dividende
D verez
ssier Autres, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
ies.
effet.
C
réation d'u
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévisionividendes, que vous trou
d
ans le do
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations sais
Remarque
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors
Présentat
Rempli
lors du changement de page.
ion de la fiche
ssez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche.
Astu
La fonc tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Un d e se décompose en deux parties : Montants et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une
ce tion Ac
ividendeule et m
sême fenêtre, sous forme d'onglets. Onglet Montants
L
'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs aux versements des dividendes qui seront versées lors de la vie de l'entreprise.
Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Onglet Notes perso
Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Voir au
Comm
Afin de r le, il est impératif de créer ce type de prévision.
Une Produit Exceptionnel contient :
ssi
ent saisir des Produits Exceptionnels ?
endre un bilan plus comptab
fiche de
30
Guide d'utilisation
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits financiers qui seront
reçus lors de la vie de l'entreprise,
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan, l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Rempli e
trouverez
Comm
Afin de le, il est impératif de créer ce type de prévision.
U e Charge Exceptionnelle contient :
n
ss
z alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ent saisir des Charges Exceptionnelles ?
r
endre un bilan plus comptab
ne fiche d une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seversées lors de la vie de l'entreprise,
ront
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan, l
'onglet Notes perso.
Astuce
Lne s
a fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
eron
Rempliss
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment saisir des Provisions ?
e de prévision.
t alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
ez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce typ
Une fiche de Provisions contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront
versées lors de la vie de l'entreprise,
l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business
plan,
l'onglet Notes perso.
Ast
La fonc on ctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
ne seron mpte dans l’ensemble des résultats.
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision.
uti
ce
Actif permet de désactiver pont alors pas prises en co
R alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
emplissez
Comment saisir des produits constatés d'avance ?
31
Aide Business Plan
Une fiche de Produit constaté d'avance contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l
'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits constatés d'avance, l'onglet Notes perso.
Astuce
La tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
e la fiche, enregistrez les informations saisies.
.
fonction Ac
ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
trouverez en bas d
Comment saisir des Charges constatées d'avance ?
Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision
Une fiche de Charge constatée d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif,
l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges constatées d'avance, l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
sa définition. Les informations
e plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?
L’Impôt Société est un impôt direct frapp
ant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. D
a
insi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt.
Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet
ccéder à la fiche
u Impôt
y accéder.
Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
s informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez
en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
effet.
A
Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, pis cliquez sur le dossier
S
ociété pour
Remplissez alors les principale
Remarque
ge.
etti activée, vous accéderez aux différents onglets.
Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de pa
Présentation des informations
Une fois la fonction Assuj
32
Guide d'utilisation
La fiche d'Impôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde,
ets.
ifférents ajustements qui vous permettront de calculer
l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des
olde
L'onglet Acomptes & Liquidation du solde permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y
mpôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de
pôt forfaitaire annuel, de la
quidation de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan.
et onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches.
Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglOnglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les d
différentes années concernées. Onglet Acomptes & Liquidation du s
êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Ila fiche).
Il récapitule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'im
li
Onglet Notes perso
C
Astuce
Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet.
Saisie des éléments antérieurs
Vous r votre entreprise en reprenant une société existante ! Aujourd'hui, EBP Business Plan
ous permet de la faire.
de résultat pour, au maximum, 3
nnées. Pour cela, vous devez paramètrer les préférences en conséquence.
t
La rmations concernant le compte de résultat antérieur est facultative. En effet, les valeurs
a saisie du bilan antérieur s'effectue en fonction des chiffres antérieurs dont vous disposez sur l'établissement
bilan antérieur sous forme de fichier texte, vous pourrez
importer directement dans le logiciel grâce à l'assistant de reprise de la balance.
La fich
Voir aussi
Eléments antérieurs
souhaitez crée
v
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Compte
a
La procédure à suivre......
Compte de résulta
saisie des info
saisies dans celui-ci n'auront aucune incidence sur les résultats prévisionnels. Toutefois, ils pourront permettre un comparatif avec le compte de résultat prévisionnel.
Bilan & éléments associés
Comment saisir le bilan antérieur ?
L
que vous reprenez. Toutefois, si vous possédez votre
l'
e Bilan contient les rubriques du Bilan de la partie Résultat.
Atte
Toute
ment
Pour s
a rubri l'information et saisir le montant.
es to e Jaune ou violette) sont calculés automatiquement.
o totaux suivants :
ntion s les valeurs saisies auront des conséquences sur les résultats du dossier ainsi que sur les autres s à saisir.
élé
aisir les éléments antérieurs du bilan, vous devez vous positionner dans la case "blanche" correspondante que dont vous avez
à lL
taux de chaque partie (lign
V
us disposez des l'actif immobilisé, l'actif circulant,
les capitaux propres,
les dettes.
33
Aide Business Plan
A la fin de la saisie vous devez avoir un équilibre entre l'Actif et le Passif. Si toutefois votre saisie n'est pas équilibrée, le montant de sera alors indiqué en rouge sur la ligne ÉCART.
Remarque
mais il faussera l'interprétation
Le déséquilibre du bilan n'est pas bloquant pour l'enregistrement des données es résultats des différentes saisies.
d
Rem
ette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
suppr
Com ks antérieurs ?
L an antérieur propose une saisie globale des stocks antérieurs. Toutefois, il est impératif d'éclater
arque
C
imer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
ment saisir les stoc
a saisie du bil
le montant des stocks N-1 sur les différents achats. Il faut donc créer en premier les ventes puis les achats qui leurs seront liées.
La fiche de prévisions des stocks antérieurs contient :
un onglet Stock de marchandises qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur ledifférents achats d
s
e marchandises.
un onglet Stock de matières premières qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les
différents achats correspondants.
un onglet Encours de production qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les
différentes ventes.
l'onglet Notes perso.
Remarque
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
énéral.
fin d'affiner au mieux la trésorerie en fonction des données reprisent dans le bilan N-1, il vous faudra éclater
outefois, l'éclatement des différents encaissements et des décaissements ne provoquera pas un déséquilibre
du bilan.
La fiche d
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences G
Comment saisir les Encaissements et les Décaissements antérieurs ?
A
les encaissements et les décaissements.
T
e prévisions des encaissements & décaissements antérieurs contient :
nts qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur les
différentes rubriques concernées.
un onglet Encaisseme
un onglet Décaissements qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur ledifférentes rubriques concernées.
s
l'onglet Notes perso.
RemarquCette prév
e
ision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
Comment saisir la TVA collectée & la TVA déductible antérieur ?
bilan N-1 ainsi que les options de paiement de celle-ci implique une
a fiche de prévision de
La saisie des informations de TVA dans le
ré
partition des montants.
L
la TVA collectée & TVA déductible antérieur contient :
un
onglet TVA qui permet de répartir les montants de TVA saisis dans le bilan N-1, l'onglet Notes perso.
34
Guide d'utilisation
Rem
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général.
de définir les amortissements restant à
pratiquer lors de la reprise de société.
rs contient :
arque
C
omment saisir les amortissements antérieurs ?
La fiche de prévisions des amortissements antérieurs permet
La fiche de prévisions des amortissements antérieu
une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux montants des amortissements,
l'onglet Notes perso.
Astu
La fonc on
ne sero mpte dans l’ensemble des résultats.
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
ciés antérieurs permet de rembourser des comptes
ce Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
tin
t alors pas prises en co
uverez en
Voir aussi
Comment saisir les comptes courants antérieurs ?
La fiche de prévisions des comptes courants d'assocourants ouverts sur la société reprise.
La fiche de prévisions des amortissements antérieurs contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les différents montants relatifs aux comptes courants
d
'associés,
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonc on Ac ucher à sa définition. Les informations
ne sero mpte dans l’ensemble des résultats.
R les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
omment saisir les emprunts antérieurs ?
les emprunts contractés avant la reprise
et restant à rembourser.
es emprunts antérieurs contient :
tin
tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans to
t alors pas prises en co
emplissez
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
C
La fiche de prévisions des emprunts antérieurs permet de définir
de société La fiche de prévisions d une entête entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux remboursements des emprunts, l'onglet Notes perso.
Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les infone seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
rmations
35
Aide Business Plan
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
trouve , enregistrez les informations saisies.
Com ntérieurs ?
La fich s-bails antérieurs permet de définir les loyers restants à pratiquer sur les
crédit vant la reprise de société.
rez en bas de la fiche
ment saisir les crédits-ba
ils a
e de prévisions des crédit
s-bails contractés a
La fiche de prévisions des crédits-bails antérieurs contient :
une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif,
l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux loyers et aux rachats des créditx-bails,
l'onglet Option qui vous permet de paramétrer la TVA,
l'onglet Notes perso.
Astuce
La fonction Actif permet de désactiver ponctune seront alors pas prises en compte dans l’en
ellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations
semble des résultats.
Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous
utres
a saisie du compte de résultat antérieur s'éffectue en fonction des chiffres antérieurs que vous disposez sur
l'établ z.
La fich nt les rubriques du Compte de résultat de la partie Résultat.
Pour s nner dans la case
orrespondante à la rubrique dont vous avez l'information et saisir le montant.
Les que partie sont réalisés automatiquement.
trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies.
A
Comment saisir un compte de résultat antérieur ?
L
issement que vous reprene
e Compte de résultat contie
aisir les élements antérieurs du compte de résultat, vous devez vous positio
c
totaux de cha
Vous disposez des totaux suivants :
La marge globale, La valeur ajoutée,
L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel,
Le résultat net.
a rnis
A la fin de l saisie vous devez avoir le même Résultat net que celui présent sur le document que vous a foul'établissement que vous reprenez.
Remarque
Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra
té dans les préférences Général.
Con
Comment consulter les résultats ?
supprimer la reprise de l'antériori
L
es Résultats
sulter les résultats
36
Guide d'utilisation
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous
aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage / Résultats.
trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour élaborer le business plan. Vous retrouverez donc les résultats suivants :
Le Com
pte de résultat, Le Tableau de trésorerie,
Le Seuil de rentabilité,
Le Bilan,
Les Récapitulatifs de TVA (TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer).
Remarque
mpte de Résultat ?
s sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
çon
Il est possible de se faciliter la saisie grâce à l'option Plein Écran.
Comment consulter le Co
Le Compte de Résultat est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes partie
détaillée, par l'intermédiaire des par
fa amètres.
Re
Le bou
marque
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur e.
tions sur le compte de résultat.
t :
e de vos résultats supplémentair
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annota
Contenu du compte de résultat Le Compte de résultat fait ressortir les différents chiffres importants de l’exploitation. Les chiffres clés son
La marge globale,
La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation,
Le résultat courant,
Le résultat exceptionnel,
Le résultat net.
e Trésorerie ?
Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués
C
omment consulter le Tableau d
sur l’exercice, mois par mois.
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant mensuellement les prévisions de trésorerie. Il est toutefoispossible de visualiser ce même tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Re
Il est er l'état de la trésorerie tout au long du plan de financement.
marque
indispensable pour évalu
Re
Le bou
marque
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur ire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau de trésorerie.
e de vos résultats supplémenta
Contenu du Tableau de trésorerie
Le tableau de trésorerie fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse du projet. Il it apparaître :
fa
37
Aide Business Plan
Le total des encaissements, Le total des décaissements,
La trésorerie de début de mois,
La trésorerie de fin de mois, Les intérêts sur découvert.
Comment consulter le Seuil de Rentabilité ?
Aussi appelé "Point Mort", le Seuil de Rentabilité est un concept de gestion très important pour la gestion
d’e st nécessaire pour estimer les chances de réussite du projet. Il correspond au chiffre d'affaires
minimu t devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les
est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties
ce tableau de façon détaillée
ntreprise. Il em que le dirigean
charges de cet exercice.
Il
sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser , par
l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
n ong ermettra de saisir des annotations sur le seuil de rentabilité.
ontenu du Seuil de rentabilité
Rentabilité fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse de la rentabilité
u pro
lecture de vos résultats supplémentaire.
U
let Notes perso vous p
C
Le Seuil de
d
jet. Il fait apparaître :
Le Chiffre d’Affaires (CA),
Les Coûts Variables,
Les Coûts Fixes, La Marge sur Coûts Variables,
Le Taux de Marge sur Coûts Variables,
Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil,
L'Atteinte du seuil Annuel en %.
n t
ents ou décaissements restant à
forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est toutefois possible de visualiser
ce même bilan de façon détaillée
C
omment consulter le Bilan ?
Le Bilan done la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il est alimenté par l’enregistremendes flux de l’entreprise et représente les comptes de situation.
C'est donc le reliquat entre les montants saisis sur l'année et les encaissemeffectuer.
Il se présente sous
, par l'intermédiaire des paramètres.
Re
a pro u d'ouverture) et à la fin de chaque
xerci
marque dction du bilan est obligatoire à la création de l'entreprise (bilan
Le
ce comptable.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
isir des annotations sur le bilan.
Contenu du bilan
f et d’une partie Passif.
lecture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de sa
U
Le Bilan se compose d’une partie Acti
L'actif du bilan est l'image de ce que possède l'entreprise. Il se décompose en deux grandes parties, qui sont :
L’actif immobilisé,
38
Guide d'utilisation
L’actif circulant.
Le passif est l'image de ce que doit l'entreprise. Il se compose également de deux grandes parties, qui sont les
suiva
ntes :
Le capitaux propres, s
Les dettes.
Comment consulter le FRNG ?
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne
inancer l'exploitation.
se p lle récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visual détaillée
finançant pas les immobilisations est disponible pour f
Il
résente sous forme d'une griisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le FRNG.
Contenu du FRNG
lecture de vos résultats supplémentaire.
U
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents (Fonds Propres et des Endettements),
Des Immobilisations Nettes (Différence entre le Montant Brut et les Amortissements).
n
total des capitaux permanents
Le Be onds de Roulement (BFR) représente le décalage dans le temps entre le cycle de production
(achat te) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients.
détaillée
Calcul du Fod de roulement
Le fonds de roulement Net globale est obtenus en réalisant la différence entre leet le total des immobilisations nettes
Voir aussi
Comment consulter le BFR ?
soin en F
-production-ven
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur d .
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le BFR.
Contenu du BFR
Le Besoin en Fonds de Roulement est composé :
e e vos résultats supplémentaire
U De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation
Calcul du BFR
Le entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation.
BFR est la différence
Voir aussi
39
Aide Business Plan
Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ?
e d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
e résultat de façon détaillée
Il se présente sous formvisualisation de c , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur d
otations sur le tableau.
e e vos résultats supplémentaire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des ann
Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement
Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants :
FRNG,
BFR, Trésorerie.
t Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit
orrespondre à la Trésorerie.
a trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La différence entre le Fonds de Roulemen
c
L
La trésorerie positive,
Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert.
e 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie.
Comm
La Capacité d
ises par l'en
Elle se
visualis
L
ent c
onsulter la Capacité d'Autofinancement (CAF) ?
'autofinancement (CAF) mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes treprise.
ém
présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon
a
détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Elle à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes :
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur la CAF.
Calcul de la CAF
est calculée
Méthoe Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, d
Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments.
financement ou les variations ?
Ils se pr
visualisa
Pour avoir plus de détail sur ces méthodes cliquez ici.
C
omment consulter le tableau de
ésentent sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Rem
Le bouton
arque /
vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de résultats supplémenta lecture de vos ire.
n onglet Note isir des annotations sur les variations.
s perso vous permettra de sa
U
40
Guide d'utilisation
Vous
disposez de 3 tableaux de variation :
Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et
supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail des ressources stables de
ce et l'emploi qui en a été fait.
l'exerci La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de
connaître :
n de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds
t contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en
t (BFR).
- Les postes qui ont contribué à l'amélioratiode Roulement (BFR),
- Les postes qui onFonds de Roulemen
La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.
Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR.
Remarque
Les variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. Comment consulter le tableau de financement ou les variations ?
nt les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée
Ils se présentent sous forme d'une grille récapitula
, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouto
n / vous perme
et de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur
Un ong rmettra de saisir des annotations sur les variations.
Vous d
de vos résultats supplémentaire.
le
t Notes perso vous pe
isposez de 3 tableaux de variation :
Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et
es ressources stables de
supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail d
l'exercice et l'emploi qui en a été fait.
La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de
Fonds
de Roulement (BFR),
soin en
connaître :
- Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de
- Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le BeFonds de Roulement (BFR).
La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de
ation du BFR.
Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Vari
RemarqueLes variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois.
our consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis
es tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants
me boursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements.
x on
seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
çon détaillée
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?
Consulter le récapitulatif de TVA(s)
P
cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux.
C
nsuels de rem
Les tableau st proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une
fa , par l'intermédiaire des paramètres.
Présentation des récapitulatifs
41
Aide Business Plan
Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux
suivants :
• La TVA collectée
ontants de TVA facturé aux clients.
•
•
TVA due et le crédit de TVA du mois précédent.
Elle est la somme des m
La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs.
La TVA à payer Elle est la différence entre la
Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Attention
La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA.
Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des
caractéristiques saisies dans les préférences de TVA.
Remarque
Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel.
Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
cture de vos résultats supplémentaire.
bleau les différentes analyses faites dans la
et trésorerie) .
tulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée
le
Comment consulter le Plan de financement ?
L
e Plan de Financement permet de regrouper dans un même tacatégorie Tableaux de financement (CAF, Variation du FRNG, BFR
Il se présente sous forme d'une grille récapi
, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bou
ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lectur
Un ongle ons sur le plan de financement.
e de vos résultats supplémentaire.
t Notes perso vous permettra de saisir des annotati
Récapitulatif du plan de financement
Le Plan de financement fait ressortir les informations suivantes :
le total des Emplois Pour toutes les versions, le total des emplois regroupe l'insuffisance d'autofinancement (s'il y a lieu), la variation du BFR (positive ou négative), les acquisitions d'immobilisations, les remboursements de
financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les distributions de dividendes et
ges à répartir.
dettes les char le total des Ressources
Pour toutes les versions, le total des ressources regroupe la capacité d'autofinancement (s'il y a lieu),
s de dettes financières. Pour les versions PME
et Expert, il y aura en plus les ventes d'immobilisations.
les augmentations de capitaux propres, les augmentation la Variation de trésorerie
La variation de trésorerie est la différence entre les ressources et les emplois. Toutefois, vous disposez
eau de trésorerie.
Com
Le réc insi que des
cessions
d'un rappel de la trésorerie calculée dans le Tabl
ment consulter le récapitulatif des Investissements ?
apitulatif des Investissements met en avant l'ensemble des investissements réalisés a.
42
Guide d'utilisation
Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire.
Un perso vous permettra de saisir des annotations.
s
onglet Notes
Contenu du récapitulatif des Investissement
Ce tableau permet de contrôler les montants suivants :
le total des investissements réalisés (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
le total des cessions d'immobilisations réalisées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
l'écart entre les investissements et les cessions ; l'état du parc d'immobilisation en fin de période.
Comment consulter le récapitulatif des Amortissements ?
Le récapitulatif des Amortissements met en avant l'ensemble des amortissements pratiqués en fonction des
périodes.
Il se modifier la
visual
présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible
deisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque/
Le bouton vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un colecture de vos résultats supplémentaire.
nfort de
tenu du récapitulatif des Amortissements
m
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations.
Con
Ce tableau peret de contrôler les montants suivants :
le total des amortissements pratiqués (Incorporels, Corporels ou Financiers) ;
le total des amortissements déjà pratiqués sur les immobilisations cédées (Incorporels, Corporels
ou Financiers) ;
l'écart entre les amortissements primmobilisations cédées ;
atiqués et les amortissements déjà pratiqués sur des
l'état des amortissements en fin de période.
Comment consulter le récapitulatif des Financements des investissements ?
ents
s pour les investissements.
forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
ltat de façon détaillée
Le récapitulatif des Financements des investissements met en avant l'ensemble des financemnécessaire
Il se présente sous la visualisation de ce résu , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendecture de vos résultats supplémentaire.
rez un confort de
Un erso vous permettra de saisir des annotations.
Contenu du récapitulatif des Amortissements
Ce tableau permet de contrôler les montants suivants :
l
onglet Notes p
43
Aide Business Plan
• le total des financements (les apports en capital, les comptes courants d'associés, les empruntssubventions d
, les
'investissements et les cessions d'immobilisations) ;
le montant des investissements pratiqués sur la période (cf récapitulatif des investissements) ;
l'excédent de financement (total des financements - les investissements pratiqués) ; l'insuffisance de financement (les investissements pratiqués - total des financements).
e récapitulatif des Effectifs de personnel met en avant l'effectif total du personnel de la société.
Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
at de façon détaillée
Comment consulter le récapitulatif des effectifs de personnel ?
L
visualisation de ce résult , par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
cture de vos résultats supplémentaire.
n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations.
non salariés et des Salariés. Il comptabilise ensuite les deux
urants dans la société pour la période choisie.
le
U
Contenu du récapitulatif des Amortissements
Ce tableau décompose les effectifs des Gérants pour donner le nombre total du personnel fig
Attention
Les données saisies dans l'onglet ETP des fiches de prévisions personnel seront prises en compte dans ce
Les
iques
ésultats sou
tableau.
graphiques
Les graph
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rs forme de graphique.
Remarque
T iques proposés sont les mêmes mis à votre disposition dans l'impression du dossier final.
que est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie.
L'onglet Définition est utile pour visualiser les paramètres du graphiques ou pour en créer de nouveaux
XPERT).
ous les graph
Présentation des graphiques
Chaque graphi
(VERSION E
Remarque
ar catégorie de
proposés sont des graphiques de type histogramme (en bâtons), courbe ou secteur
A chaque segment/bâton est associé une couleur qui est reprise dans la légende placée en
dessous du graphique. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser
s de figure, cliquez ici.
Con ques
visualisation du
En positionnant votre souris sur le graphique vous pourrez visualiser la valeur exacte de chaque donnée.
Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties ptableau de résultats.
Tous les graphiques(camembert).
les différents ca
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le graphique.
tenu des graphi
Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la
graphique.
44
Guide d'utilisation
Tous les graphiques sont imprimables ou exportables.
des graphiques disponibles, cliquez ici.
BP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de graphiques.
Pour visualiser la liste
Comment créer des graphiques ?
E
L'ajout de graphiques peut se faire de deux manières :
par la création,
par la duplication.
La création
La création de nouveaux graphiques se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations
n
écessaires à la création de la fiche.
Remarque graphiques p
Lesersonnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rappodans les rapports personnalisés.
rts pré-définis mais ils pourront l'être
La duplication
Le bouton permet de créer le même graphique que celui sur lequel vous étiez positionné. Tous les
critères de la fiche caractérisant le graphique seront repris. Attention
Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé.
se l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de ratios.
Les ratios
Les Ratios
EBP Business Plan propo
Remarque
roposés dans l'impression du dossier final.
'onglet Définition est utile pour visualiser les éléments qui constituent le ratio ou pour en créer de nouveaux
Tous les ratios proposés sont identiques à ceux p
Présentation des ratios
Chaque ratio est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie.
L
(VERSION EXPERT).
Remarque Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties par catégorie de tableau de résultats.
leaux : La première ligne correspond au numérateur et la seconde
roisième étant le résultat obtenu. Dans certains cas vous pourrez
avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser les différents cas de figure, cliquez ici.
n du
ratio.
Chaque Ratio se présente sous forme de tabau dénominateur de l'opération réalisée. La t
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le ratio.
Contenu des ratios
Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la visualisatio
45
Aide Business Plan
Tous les ratios sont imprimables ou exportables.
Remarque a mention NS vous indique que le calcul est "Non significatif".
L
Voir aussiComment créer des ratios ?
EBP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de ratios. La création de nouveaux ratios se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations
écessaires à la création de la fiche.
n
Re
Les ra
les rap o
marque
tios personnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rapports pré-définis mais ils pourront l'être dans prts personnalisés.
Attention
Les m
es Prévisions comme dans les Résultats peuvent être imprimées
dans le but de compléter votre rapport.
rimer.
Pour e actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier /
Expor
z cliquer sur le bouton
Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé.
Ipressions
Comment imprimer ou exporter ?
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan sont imprimables ou exportables.
En effet, toutes les grilles se trouvant dans l
Il vous suffira de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le enu Fichier / Imp
m
xorter les données il vous suffit d'
p
ter.
Comment accéder au rapport ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du dossier final, vous deve
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
céder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage / Rapport.
Cette p rt que vous remettrez à vos financiers.
Le Ra
Un Bus
finance
e document constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise puisqu'il
récapitule re les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, besoin en fonds de
roulem ent (capitaux
propres, capacité d'autofinancement, emprunts, autres ressources durables).
Il est toutefois possible d'ac
artie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rappo
pport
iness Plan est un document synthétique permettant de poser des hypothèses, d’évaluer le montant du ment nécessaire et de déterminer le seuil de rentabilité du projet.
C
et compa
ent, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) et les ressources de financem
Astuce
Afin d'
présen
votre disposi
EBP Business Plan vous propose différents types de rapports :
optimiser au mieux vos chances de trouver des partenaires, il est impératif de faire attention à la tation du dossier que vous leur présenterez. Pour cela, en cliquant ici, nous mettons quelques conseils à tion.
46
Guide d'utilisation
vous permettront d'éditer un dossier convenable,
les rapports pré-définis, qui
les rapports de "présentation", qui vous permettront de visualiser les données sous forme de
a (comment ?),
diaporam
les rapports personnalisés.
Afin d'i ss Plan propose deux étapes :
mprimer un rapport le plus propre possible, EBP Busine
Rédaction et alimentation du rapport, Visualisation du rapport.
Remar
Toutes ni être imprimées, ni être exportées.
permettra de saisir des annotations sur les différentes pages du rapport.
on du rapport
En fon , différentes options s'offrent à vous. En effet, vous disposez des
rapports sui
que
les parties désactivées dans l'arborescence du dossier ne pourront
Un onglet Notes perso vous
Rédaction et alimentati
ction de la version que vous possédezvants :
des ra
pports pré-définis,
des rapports de "présentation",
des rapports personnalisés.
Remarque
rapport vous permet de réaliser des actions sur les différents rapports mis à votre
Le rapp s.
Les Propriétés d s
es propres Propriétés.
a structure choisie
Des opt te et de
pied de i que
d'indiquer qi le rapport est sélectionnable dans la visionneuse.
Un gestionnaire dedisposition.
ort se compose en deux parties : les propriétés et les section
e rapports
Chaque "Rapport" dispose de s
L'option Rapport par défaut, vous permettra d'accéder directement à lsystématiquement à chaque ouverture de la partie "Rapport".
ions vous permettent également de gérer
la mise en page de votre rapport (texte d'entê page, date d'édition, numérotation des pages, saut de page entre toutes les pages) ains
Astuce
es sections des rapports
rts pré-définis et les rapports de "présentation" les sections sont figées. Elles ne peuvent,
e déplacées.
sés, quand à eux, proposent un assistant de création de sections afin d'alimenter
Vous disposez de boutons de navigation qui vous permettront de vous faciliter la saisie.
L
Pour les rappo
en aucun cas, être supprimées ni mêm
Les rapports personnali
à votre gré le rapport créé.
Astuce
1/ Par l'intermédiaire du bouton , ou la touche F8, vous pourrez insérer des champs
nts calculs du business plan.
variables issus des différe
2/ Un correcteur d'orthographe est mis à votre disposition. Vous y accéderez par le bouton
ou par la touche F9.
Remarque
Dans tous les cas, les sections se composent de la même façon.
47
Aide Business Plan
Visualisation du rapport
Impressi
du rapport pourra se faire :
on depuis l'aperçu
L'aperçu depuis l'icône Aperçu que vous trouverez dans la barre des icônes,
depuis le menu Fichier / Aperçu.
vous lancerez l'impression par l'intermédiaire de l'icône représentant une
imprimante.
nières :
Ensuite, depuis cet aperçu,
Im
pression directe
L'impression du rapport pourra se faire de deux ma
depuis l'icône Imprimer que vous trouverez dans la barre des icônes,
depuis le menu Fichier / Imprimer.
tion sous forme de diaporama pourra se faire sous plusieurs forme :
Visualisation sous forme de diaporama
La visualisa
par l'intermédiaire de la visionneuse,
par la génération d'un fichier de diaporama utilisable dans des outils tel Power Point.
lan vous propose un Gestionnaire de rapport qui permet différentes actions sur les
s :
Gestionnaire de rapport
EBP Business Prapports.
Par cette fenêtre vous accédez aux actions suivante
Nouveau
Permet de créer un nouveau rapport.
Supprimer
primer un rapport personnalisé.
Permet de sup
Dupliquer
Permet de dupliquer un rapport pré-défini ou un rapport personnalisé.
Rapport par défaut
Permet de cocher l'option Rapport par défaut dans les propriétés. De ce fait elle vous permettra
d'accéd choisie systématiquement à chaque ouverture de la partie
"Rappo
L'assistant de création de sections de rapport
er directement à la structure
rt".
Cet assistant permet d'alimenter votre rapport personnalisé. Pour cela vous avez la possibilité de créer trois types de sections :
des section de saisie, des section de prévision,
des section de résultat.
Remarque
our cela vous pouvez partir d'un
pport déjà existant en le dupliquant ou créer un nouveau rapport.
Un seul type de section pourra être choisi. Il faudra renouveler l'opération autant de fois que nécessaire.
Rapports personnalisés
EBP Business Plan vous propose de créer des rapports personnalisés. P
ra
48
Guide d'utilisation
Re
es ra
BP Base.
marque pports personnalisés pourront être supprimés.
L
Les Rapports pré-définis
EBP Business Plan vous propose une structure appelée E
Attention Les rapports pré-définis ne seront pas supprimables. Toutefois, ils pourront servir de base pour la dupe rapports.
lication
d Remarque
Par défaut les Annexes seront exclus. Toutefois, vous pourrez les inclure en intégralité ou seulement une partie
Les
L'assistant de recopie des données
un autre business plan qui lui est
ous pourrez donc :
d'entre elles.
Outils
Cet assistant permet de recopier des données d’un business plan vers
encours d’utilisation.
V
Soit partir d’un business plan déjà existant ;
Soit partir d’un ‘’Squelette’’.
3) La sélection des données.
La recopie des données se fera donc en 3 étapes :
1) L choix du type de recopie, 2) La sélection du fichier de référence,
Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
en dehors de la période de prévision ainsi que les données
É
puration des prévisions
Cet outil permet de supprimer définitivement toutes les données en dehors de la période de définition des exercices.
Vous pourrez donc supprimer des données saisies antérieurs.
Exemple Dans le cas où vous saisissez des données sur 5 années de prévisions et que vous ramenez ces 5 années à 3,
ar l'épuration vous supprimerez les 2 dernières années de prévisions.
p
Cette suppression a pour but : de réduire la taille du fichier,
de ne plus retrouver les données non souhaitées.
Attenti
Le rés t
Paramétrage de la reprise de la balance
lance vous permet de visualiser, modifier ou créer un plan de
regroupement.
on ulat de cette opération ne sera effectif que lo
rs de l'enregistrement du fichier.
L
e paramétrage de la reprise de la ba
49
Aide Business Plan
Le plan de regroupement est nécessaire afin d'indiquer quel(s) compte(s) doit figurer dans chaque rubrique du Bilan ou du Compte de résultat antérieur.
ivants :
Vous disposez des trois onglets su
Le Bilan - Actif,
Le Bilan - Passif, Le Compte de résultat.
Attention
nt les suivants : 25,36, 37, 488, 4452,
Comm
Par défaut, c'est le fichier EBP.PlanDeRegroupement qui sera ouvert.
d'enregistrer les modification par le bouton Enregistrer sous.
hier, cliquez sur le bouton Ouvrir puis choisissez le fichier souhaité.
dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement, vous pouvez saisir des formules de calcul sur
es de la colonne Numéro de compte.
Ts du plan comptable ne sont pas repris dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement. En effet, selon l'usage ces comptes ne seront pas toujours dans la même rubrique. Les comptes pour lesquels une ventilation manuelle devra être faite so
ous les compte
4
458, 73, 69
ent utiliser la fenêtre ?
Pour créer un nouveau fichier de regroupement, il vous suffit de modifier ce que vous avez à l'écran puis
Pour ouvrir un autre fic
Saisie dans la grille
De la même façon que toutes les lignes blanch
Astuces ous pourrez saisir des numéros de comptes entiers (ex :
Vo
707000), des intervalles de comptes (ex : 602...608)
de comptes (ex : 13).
de la balance
d'entreprise, cet assistant permet de récupérer une balance généré par le logiciel EBP
Comptabilité.
u des racines
L'assistant de reprise
Dans le cas de la reprise
Remarque
ier
années en une seule fois. Il vous faudra donc renouveler autant de fois
opération afin de reprendre les différentes années.
Il est possible, avec EBP Business Plan, de récupérer 3 années antérieures. La reprise automatique du fichde balance ne récupère pas les 3
l'
Cette reprise de données se fera en deux étapes :
Choisir les fichiers nécessaires à l'import,
Aperçu de ce qui figurera dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs.
Attention
saisis manuellement dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs alors
l'importation écrasera ses données.
Si des montants ont été Astuce
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
ma
on de votre Business Plan (un fichier à extension ppt).
retravaill giciel
reprise de la balance. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment.
Générer un diapora
CUne fo
et outil permet de générer un diaporama de présentati
is les différentes options de génération du fichier sélectionnées, le fichier pourra alors être ouvert et é dans le lo Powerpoint.
Remarque
50
Guide d'utilisation
La génération du diaporama ne sera possible qu'avec au minimum les versions 2003 et 2007 de PowerPoint.
Dans générati
Pour r
le cas contraire, laon du fichier ne sera pas possible.
éussir au mieux votre présentation, nous vous proposons de :
consulter les préconisations techniques relatives à la génération du fichier,
consulter les informations relatives à la présentation du diaporama.
Astuce
Nou s à votre dispositions quelques astuces pour réussir votre présentation. Pour y accéder cliquez ici.
L e est un outil externe qui permet à l’utilisateur de présenter son Business Plan sous la forme d’un
Où til ?
s metton
La Visionneuse
a visionneus
diaporama.
trouver l'ou
La visionneuse est un exécutable qui se lance indépendamment du logiciel ou depuis le logiciel Business Plan. Cet outil est installé dans le répertoire de l’application.
Remarque Par défaut, l'installation de la visionneuse se fera automatiquement dans le dernier répertoire concerné par une
installation de business plan.
ess plan
Tous les dossiers proposés dans la visionneuse seront les dossiers ayant déjà étaient ouvert par l’application
i toutefois vous ne trouvez pas le dossier que vous souhaitez ouvrir, vous disposez de la touche Ouvrir un
La fenêtre de sélection du business plan ne sera pas proposé à l'utilisateur si la visionneuse est ouverte depuis
la visionneuse).
le dans la visionneuse" soit cochée dans les propriétés de celui-ci.
u données dés lors que le dossier est enregistré.
Les outils de la visionneuse
nt vous disposez dans la visionneuse :
Comment l'utiliser ?
Sélectionner un busin
figurant dans le même répertoire.
S
autre dossier... pour aller en sélectionner un autre.
Remarque
le logiciel (menu Outils / Lancer
Sélectionner un rapport Pour visualiser un rapport dans la visionneuse, il est impératif de que pour les rapports en question, l'option Sélectionnab
"
e diaporama est mis à jour avec les modifications apportées a
L
V
oici les outils do Le bouton vous permet de lancer le diaporama en plein écran. Une fois en plein écran sur une
on
diapositive, le bout vous permet de revenir à la vue globale du diaporama.
Les boutons et vous permettent de passer d'une diapositive à l'autre.
Le bouton vous permet de visualiser les commentaires qui auront été saisis sur une page de rapport de type Résultat (tableaux, graphiques et ratios).
uelq
Q
ues conseils
51
Aide Business Plan
As
Afin de e de diaporama, il est conseillé de présenter un Business
Plan de maximum 5 ans avec des exercices de maximum 12 mois. Ceux-ci permettra une présentation plus
le.
t
uce visualiser au mieux les informations sous form
claire et plus visib
Attention Le graphique du point mort n'est pas repris dans le diaporama même si la page est incluse.
Remarque
1/ Les pages de commentaires ne pourront être visibles dans la visionneuse que dés lors où un texte sera
pondante à cette liste.
alculatrice
Elle est accessible
Elle permet de
Mise en oeu
Pour en er les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du
clavier ou cliqu
sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ".
ns le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ".
Outils,
ensemble
e décompose en deux parties :
saisie. 2/ De la même façon, les listes de prévisions ne seront présentés qu'après la création d'une fiche de prévision orres
c
C
depuis le menu Outils + Calculatrice.
réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Business .
vre
tr
ez sur les boutons.
Afin de calculer un montant, appuyez La zone de calcul peut être copiée da
Les options du dossier
Apr d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'du logiciel.
ès la création
La fenêtre des options s
une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options,
sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir.
Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées
es options Générales
lo
rs de la création de votre dossier.
L
On distingue trois grands types d'options :
Les options d'affichage des écrans d'accueil.
ettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la
Ces options permfenêtre d'accueil.
Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique.
Divers
Diverses options sur la gestion des dossiers.
Les Fichiers
L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Plan et
des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export.
52
Guide d'utilisation
Les Sauvegardes
Cette option vous permettra de générer des copies de sauvegardelan.
s et de faire des enregistrements en arrière-
p L'enregistrement en arrière-plan
Deux cas pourront être gérés :
La copie de reprise en cas d'incident
onible dans cette version).
om.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la
vous souhaitez récupérer les informations de
Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disp
Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~n
réouverture du dossier il vous sera demandé sicelui-ci.
L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version).
Suppression d'un fichier
Le menu Fichier / Supprimer permet de supprimer, définitivement, un Business Plan depuis le logiciel. La
suppression d'un fichier ne pourra se réaliser que si le fichier en question est ouvert.
Remarque
Un message de confirmation vous indiquera quel fichier est concerné par la suppression ainsi que son
emplacement exact.
Sauvegardes
Comment sauvegarder les données ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de
travail.
Pour se faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier /
Enregistrer.
Attention
Si l'enregistrement n'est pas effectué, toutes les informations saisies depuis le dernier enregistrement ou
depuis la dernière ouverture du dossier ne seront pas conservées.
EBP sur le web
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au
support technique sur le web...
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
Page d'accueil du WEBeb
Cette page vous permet d'accéder au site EBP sans quitter le logiciel. Elle vous offre la possibilité de mettre à
jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web...
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
EBP Business Plan sur le web
53
Aide Business Plan
Cette page vous permet d'accéder au site EBP directement sur la page dédiée à EBP Business Plan. Elle vous
donne tous les renseignements techniques et commerciaux du produit.
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
54
Manuel de référence
Caractéristiques générales
Présentation de l'interface
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés :
La saisie d'une donnée se matérialise par une cellule du type . Toutefois, pour la saisie de
nombres la cellule prendra la forme suivante .
L'icône , ouvre une liste déroulante permettant de choisir une valeur.
L'icône , permet de faire augmenter ou diminuer la valeur indiquée dans la zone.
L'icône , permet d'identifier si une option est activée ou non.
ne série de boutons vous permet de naviguer simplement dans les fiches.
Les boutons à utiliser
U
Le bouton permet d'accéder à la première fiche du même type dans la liste.
Le bouton permet de revenir à la fiche précédente.
Le bouton permet de passer à la fiche suivante.
Le bouton permet d'accéder à la dernière fiche du même type dans la liste.
Le bouton permet de créer une nouvelle fiche dont le type sera identique à celle
ouverte.
Le bouton permet de revenir à la liste des prévisions.
Le bouton permet de supprimer la fiche qui est ouverte.
Le bouton permet de copier la fiche ouverte. L'ensemble des données de la fiche d'origine
seront reprises sauf le nom.
ies constatées par le logiciel sur une même fenêtre.
Elle permet d'éviter une succession de fenêtres d'erreurs.
Fenêtre d'anomalies
Cette fenêtre permet de répertorier un ensemble d'anomal
Menus contextuels
55
Aide Business Plan
Les menus contextuels (clic inverse sur la souris : "clic droit") proposés seront différents en fonction de la
catégo s vous trouvez. Vous disposerez donc d'un menu contextuel en fonction :
rie dans laquelle vou
des Préférences,
des Prévisions,
des Résultats,
du Rapport.
Les Préférences
Curse un dossier
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier. Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Curse une feuille
différents dossiers.
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Renommer
mer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de renom
Supprimer
pprimer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de su
Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
e.
Monter
de l'arborescenc
Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
Descendre
de l'arborescence.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
ossiers.
Curse un dossier
différents d
Les Prévisions
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Activer tout
ve l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de rendre acti
56
Manuel de référence
Désactiver tout
e l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de ne pas rendre activ
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Curse une feuille
différents dossiers.
ur positionné sur
Nouveau
Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera
créée.
Renommer
mer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de renom
Supprimer
pprimer une fiche directement dans l'arborescence.
Permet de su
Activer
une fiche active sans avoir à l'ouvrir.
Permet de rendre
Activer tout
e active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de rendr
Désactiver
ctive une fiche avoir à l'ouvrir.
Permet de ne plus rendre a
Désactiver tout
e pas rendre active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision.
Permet de n
Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
e.
Monter
de l'arborescenc
Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire
Descendre
de l'arborescence.
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
dossiers.
es Résultats
différents
L
Développer par défaut
l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier.
Permet de développer
r tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose
Développe
un dossier.
Réduire tout
57
Aide Business Plan
Permetdifférents dossiers.
de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les
Le Rapport
Rappor
ts pré-définis
Activer
Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport.
Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport.
Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport.
Développer tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport.
Réduire tout
er entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le
rapport.
Rappor
Permet de referm
ts personnalisés
Nouveau
Permet de créer une nouvelle section (Texte, Prévision ou Résultl'assistant de création de section.
at). Cette fonction évite l'ouverture de
Dupliquer
Permet de dupliquer une section directement par l'arborescence.
Supprimer
Permet de supprimer une section directement dans l'arborescence.
Activer
Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport.
Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport.
Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport.
Développer tout
Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport.
Réduire tout
t l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le
n dans l'interface
EBP Bus
distincte
Permet de refermer entièremenrapport.
Navigatio
iness Plan reste un produit novateur dans sa présentation. En effet, il se présente en quatre parties s :
Une barre de menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter ainsi qu'une barre d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes lesplus utilisées par simple clic sur les icônes.
Une Aide en ligne interactive en fonction des différentes pages affichées En plus de l'aide normale qui
est accessible par la touche F1.
Une arborescence changeante en fonction de la catégorie choisie.
Une zone de saisie soit sous forme de liste, soit sous forme de fiche.
58
Manuel de référence
Touches de raccourcis
Principes de fonctionnement dans les grilles
On dist
ingue 3 états pour une grille de saisie :
L'état Ligne
Cet état permet de naviguer dans une grille de lignes en lignes.
L'état Cellule
ne grille de cellule en cellule sans pour autant pouvoir saisir des
Cet état permet de naviguer dans u
informations.
L'état CeCet état permet de nav
llule en mode édition
lle, simplement dans les cellules où la saisie est possible.
iguer dans une gri
Attention Dans les listes, seul l'état Ligne est possible.
Chan
gements d'états
dans les grilles
Ctrl + Espace
Permet de passer de l'état Ligne à l'état Cellule ou inversement.
F2
Permet de passer de l'état Cellule à l'état Cellule en mode édition ou inversement.
Tab
lacer sur les champs saisissables uniquement si vous vous trouvez en état Cellule ou
Permet de se dép
en état Cellule en mode édition.
Les flèches
Permettent de se déplacer sur toutes les cellules si vous êtes en état Cellule.
Le + et le -
e ou état Ligne.
Permettent de développer les lignes si vous êtes en état Cellul
Permet de sélectionner ou désélectionner une case à cocher.
Espace
Exemple Sélection et désélection d'une saisonnalité simple
s lignes
a rec ssible pour tous les champs de saisie de valeur et les champs "case à cocher"
(exem
Toutefo
Recopie de données sur le
L
opie de données est pople : les
Saisonnalités). is, elles ne peuvent être utilisées pour la saisie des éléments antérieurs.
F5
P
ermet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située en dessous.
Maj +
F5 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située au dessus.
F6
Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées en dessous.
Maj + F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées au dessus.
Les ra
ccourcis de navigation dans les fenêtres
ALT + V
Permet de valider la saisie faite dans une fiche en cours de modification.
ALT + A
59
Aide Business Plan
Permet d'annuler la saisie faite dans une fiche en cours de modification.
Echap Permet de passer de la saisie des commentaires au retour aux onglets.
Saisie de données
En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune.
L saisissez une donnée, elle est automatiquement en caractères gras. Cela permet de distinguer
orsque vous
ce qui est saisi et ce qui est calculé.
Exemple ans une prévision de vente, la saisie du CA ann
Dfa
uel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est
ite sur lors c'est la colonne CA mensuel qui passera en gras.
La sai
l'un des montants mensuels a
sie de données est possible à 3 niveaux :
Saisie pour chaque mois, Saisie du montant annuel,
Saisie du% d'évolution annuel par rapport à l'exercice précédent. ans les 2 derniers cas, la répartition mensuelle s'effe
D ctue grâce à la saisonnalité (définie dans l'onglet option).
sibilité d'utiliser des touches de raccourcis pour vous permettre de recopier des
aleurs sur les cases du dessus ou dessous.
Vous avez également la pos
v
Notes perso
Cet onglet permet de saisir des annotations sur chacune des listes ou fiches. Afin de visualiser au plus vite si des notes sont saisies sur une liste ou fiche un icône apparaît sur l'onglet.
Astuce Sur toutes les notes vous disposez du correcteur d'orthographe. Vous pouvez également insérer des champs
dans vos textes mais aussi associer des documents à la note.
Préférences
Préférences du dossier
es Préférences du dossier regroupent l’ensemble des données spécifiques au dossier.
es données permettront d'identifier le projet et de mettre en place les grands principes de fonctionnements
comptabl la vie de votre société.
Vous t férences :
Données
Les Préférences du dossier
L
C
es choisis pour
rerouverez donc les pré Général, Dossier permanent,
Paiement de TVA,
Découvert de trésorerie,
Mise en page,
Divers.
60
Manuel de référence
Astuce
Chacune des valeurs saisies pourra être modifiée à tout instant. Les modifications serol'ensemble du dossier.
nt répercutées sur
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations sur tous les types de préférences.
Général"
P
références du dossier "
Cette partie vous permet de saisir ou de sélectionner les informations générales pour l'établissement de votredossier Business Plan.
Re
Il est im
Plan.
marque
portant de les renseigner car ces informations seront reprises dans le dossier final de votre Business
Description
Nom du dossier
Suite à la création de votre dossier, ce champ "Nom du dossier" est automatiquement renseigné. Vous
pouvez indiquer un autre nom. Ce nom sera reprit lors de l'impression du rapport.
Périod
Cette p
Elle est la création du dossier.
e des prévisions
artie permet de déterminer la période de réalisation de votre Business Plan. automatiquement alimentée lors de
Mois de début
Sélectionnez le mois de début de prévisions dans la liste déroutante. Puis activez le bouton pour
choisir l’année de début d’activité.
Nombre d'exercices
Cho de du bouton
isissez, à l'ai le nombre d'exercices nécessaire pour élaborer votre plan de
sion standard, le nombre d'exercices est au maximum 6 (reprise d'exercices antérieurs comprise).
financement. En ver
Pour cette version, le nombre d'exercices est au maximum de 20. Remarque
Vous pouvez à tout momenlan.
t revenir sur ces paramètres afin d'augmenter ou de réduire votre Business
ntaires).
P
Les données saisies sont automatiquement ajustées en fonction de votre paramétrage. (Toutefois suite à la 1ere augmentation du nombre d'années (maximum 6 y compris les antérieurs), vous devez saisir s prévisions pour les années suppléme
le
Déta
En cliq e
la duré
n version standard, la durée des exercices est de 12 mois.
des exercices grâce au bouton
il des exercices
uant sur le bouton "Détail des exercices...", vous obtenez un tableau qui vous permet ddéfinir, e et le nom de chaque exercice :
- La durée
E
Dans cette version, vous pouvez sélectionner la durée . Celle-
ci peut être de 1 à 23 mois.
- Le No des exercices (10 caractères maximum).
m
Le tableau contient également les éléments suivants : Il correspond au numéro d'ordre de l'exercice,
- N° :
- Début : Il correspond au début de période de l'exercice - Fin : Il correspond à la fin de période de l'exercice
Remarque
Vous pouvez à tout moment revenir aux "Nom(s) par défaut" en cliquant sur le bouton.
Élémen
Cette p
précéd
Vous disp antérieurs :
ts antérieurs
artie vous permet de déterminer si vous souhaitez saisir ou non les éléments du/des exercices ents.
osez d'informations de reprise(s) des
Bilan & éléments consécutifs
Cette fonction n'est disponible qu'en version EBP Business Plan Edition PME et supérieur.
61
Aide Business Plan
Elle permet de saisir le/les Bilan(s) antérieur(s) ainsi que les éléments permettant de gérer les conséquences sur les périodes prévisionnelles du Business Plan (trésorerie, amortissement...) ;
Compte de résultat (pour info)
Cette fonction est disponible sur toutes les versions. Elle permet de saisir les comptes de résultat des exercices antérieurs.
Vous pourrez ainsi avoir un comparatif des comptes de résultat antérieurs avec vos comptes de résultat
Sui e la reprise souhaitée, vous devez définir le nombre d'exercices de reprise
Vous pouvez si vous le souhaitez
térieurs à saisir.
des exercices antérieurs dans la partie prévision.
prévisionnels dans les résultats aussi bien que dans le rapport.
te à la sélection d défaut, suite
Par à la sélection d'une reprise, la case N-1 est cochée. sélectionner les cases N-2 et N-3. Vous aurez, dans ce cas, 3 exercices an
Cette sélection vous permettra ensuite de saisir les éléments
Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.
.
Préférences du dossier
Cette partie vous permet de saisir l'identité de l'entreprise concernée par ce dossier Business Plan
Remarque
Il est important de les renseigner car certaines de ces informations seront reprises dans le dossier final de votre
L anent contient 5 onglets : Définition, Conseil, Associés, Etablissements, Notes.
lisation d'un Business Plan.
Business Plan.
e dossier perm
Onglet Définition
Cette partie permet de saisir l'identification, l'adresse et l'objectif de la réa
Re
Les inf r t les informations de base d'un Business Plan. Elles ne sont pas
obliga
rappeller
Identif
Vous u ans les zones de cette partie les données suivantes :
marque
omations suivantes notées d'une * son
toires. Toutefois, si vous n'avez pas renseigné ces informations lors de la validation, un message vous le a.
ication
povez saisir d
Raison sociale de l'entreprise *,
Forme juridique de l'entreprise *,
Type de société * : le type sera renseigné par défaut suite à la sélection de la forme juridique. Vous
à tout moment changer de type ou saisir un type à votre convenance.
pouvez
Activité * de l'entreprise, N° TVA ,
Code NACE, Capital, Responsable * de l'entreprise.
Remarque
Pour vous aider dans le choix de la forme juridique, un descriptif des principales formes est disponible ici.
isir dans les zones de cette partie l'Adresse Postale* de l'entreprise, ainsi que le Téléphone,
vez déterminer l'objectif de la création de votre business plan * (création
d'entreprise, reprise de société, investissement, .....) et fixé l'effectif prévu pour votre entreprise.
Onglet Conseil
financier...).
Adresse Vous pouvez sa
Fax et E-mail. Objectif Dans ce cadre, vous pou
Cet onglet permet de saisir l'identification et l'adresse postale de votre conseiller (Expert comptable, conseiller
62
Manuel de référence
Onglet Associés
Cet onglet permet d'indiquer le nom des personnes qui vont s'associer à votre entreprise. Vous pouvez référencer également le nombre de parts (titres) dans l'entreprise et le montant de l'apport de
hacun.
ectif ainsi que des notes éventuelles des
c
O
nglet Etablissement
Cetermet de saisir le nom, l'adresse postale, l'effétablissements appartenant à l'entreprise.
onglet p
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossi
er cliquez ici. Préférence du dossier "Paiement TVA"
La partie Paiement d
e TVA permet de paramétrer les différents critères qui entreront en compte dans le paiement de la TVA. Qu'est ce que la TVA, Pourquoi la payer... ?
Toute personne réalisant d
es opérations économiques de manière indépendante et à titre habituel est assujettà la TVA. Cette personne est donc tenue de collecter de la TVA vis-à-vis de ses clients sur les opérations qu’elle effectue et es
ie
t autorisée à déduire la TVA sur les biens et services qu’elle se procure pour les besoins de son
ctivité initive supportée par le client final.
Paiem
ans le vra
cquitter aupr impôts la différence (TVA à payer).
Descr
Cette p
a
. La TVA est en défent de la TVA
Da
cas où la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible pour une période donnée, l'entreprise de
ès de la recette des iption des champs
artie vous permet de déterminer la fréquence de paiement de la TVA et de délai de paiement qui vous ordé.
est acc
Périodicité
Choisissez le type de périodicité de paiement dans la liste déroulante (Mensuelle ou Trimestrielle).
Délai de paiement
Choisissez, dans la liste déroulante, le nombre maximal de jours pour lequel le paiement doit inteSeul des multiples de 30 seront proposés. Visualisation dans la partie Résultat
rvenir.
o ualiser le montant de la TVA à payer dans le Tableau de trésorerie.
jusqu'à ce que la TVA collectée soit
tuation de l’entreprise
elon des formal ement trimestriel ou annuel).
Le calcul de la TVA à payer est détaillé dans la partie Résultats/liste/récapitulatifs de TVA.
V
us pouvez visembourseme
Rnt des crédits de TVA Dans le cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise peut demander le remboursement de crédit de TVA ou reporter le crédit tous les mois
supérieur à la TVA déduc
tible + le Crédit de TVA. La demande de remboursement doit être adressée à la recette des impôts du lieu de si
s
ités à respecter (rembours
Attention
Le rem imestre civil, interviendra seulement dans le cas où toutes
les déc
Descrip
ette partie permet de définir les paramètres de remboursement du crédit de TVA :
boursement du crédit de TVA à la fin d'un tr
larations de ce trimestre civil présentent un crédit de TVA. tion des champs
C
Demande de remboursement
Si vous souhaitez le remboursement du crédit de TVA, vous devez cocher la case.
Délai de remboursement
ent qui correspond au délai entre la fin du trimestre et le mois de
Choisissez le délai de remboursem
remboursement du crédit.
inimale trimestrielle
pour lequel le remboursement doit être effectué en fin de trimestre.
sement en fin de
trimestre.
Borne m
Indiquez le montant minimum
Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour obtenir un rembour
63
Aide Business Plan
Borne minimale annuelle
le montant minimum pour lequel le remboursement doit être effectué en fin d’année.
obtenir un remboursement en fin
Vis n dans la partie Résultat
s/liste/récapitulatifs de TVA.
Vous pouvez visualiser le montant du Credit de TVA dans le Tableau de trésorerie.
Indiquez
Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour d'année.
ualistio
a
Le calcul du Crédit de TVA est détaillé dans la partie Résultat
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.Préférences du dossier "Découvert trésorerie"
te pour vous aidez
vert ?
uxquelles vous devez faire face sont supérieures à la somme que vous avez sur votre
t n décalage de trésorerie. Vous retrouvez donc à découvert
La gestion du Découvert de trésorerie permet d’obtenir un tableau de trésorerie plus réalis prendre les bonnes décisions.
à
Qu'est ce qu'un découorsque les dépenses a
Lcomp
e, vous êtes e pendant quelque temps. Ce
décou , il faut
donc le
Paramé
Découv
Dans c
Ces var
v
ert vous sera facturé par votre établissement bancaire sous forme intérêts de découvert ou Agio
prévoir dans votre Business Plan. trage dans EBP Business Plan
ert de trésorerie
ette partie, vous devez renseigner les variables nécessaires pour le calcul de l'intérêt.
ia
bles sont :
uvert est fourni par les établissements bancaires. Il varie en fonction des accords passés
le Taux ous devez indiquer dans cette zone le pourcentage de découvert autorisé. Ce taux est annuel
V
Ce taux de déco
entre votre établissement bancaire et vous.
Ce taux représente le pourcentage appliqué au montant de trésorerie négative. Le taux annuel sera converti en taux mensuel pour être appliquer à la trésorerie négative du mois.
Exemple
Pour un taux annuel de 12% et un exercice de 12 mois Si vous avez une trésorerie négative en février, le taux appliqué sera de 1 % (12% divisé par 12 mois).
le Plafond Indiquez le montant maximum de découvert que vous autorisez.
Cette valeur permet de mettre en avant les problèmes financiers sur le tableau de trésorerie (si le
ie,... .
plafond est dépassé, la valeur du découvert est indiquée en "Rouge"), les graphiques de trésorer
Attention e plafond est le montant pour lequel vous souhaitez avoir une alerte dans votre B
C usiness Plan. Il ne
aucun cas au plafond de découvert autorisé par votre établissement bancaire.
Paiem ert
Suite à
votre é
La périod ent des intérêts de découvert est à déterminer en fonction des options suivantes :
correspond en ent du découv
la facturation de l'intérêt sur le découvert, vous devez définir la période de paiement de cet intérêt à
tablissement bancaire.
e de paiem
Périodicité
Choisissez le type de périodicité de paiement des agios dans la liste déroulante.
Délai
Sélectionnez par l'intermédiaire du bouton , le délai du paiement de l’agio/intérêt qui sera appliqué.
Le minimum du délai est de 30 jours (Paiement en m+1 de l'agio/intérêt concernant le mois m).
Exemple
Pour avoir un exemple de période de paiement de l'intérêt, cliquez ici
u agios) dans le Compte résultat et le Tableau
de trésorerie.
Visualisation dans la partie Résultat Vous pouvez visualiser le montant des intérêts de découvert (o
64
Manuel de référence
La visualisation du paiement des intérêts de découvert (ou agios) se réalise dans le Tableau de trésorerie.
Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.
Préférences du dossier "Divers"
Cette partie permet de déterminer les options de visualisation des montants, le nombre maximal de jours
que vous
siness Plan.
d'échéance ainsi que la mise en page des impressions des préférences, des prévisions et des résultatsautorisez dans votre Bu
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentanglet Échéances
ires.
termédiaire du bouton
O
L'échéance maximale est à choisir par l'in . Elle représente le nombre maximal de
jours des échéances du dossier. Seul des multiples de 30 seront proposés.
Cette e bloquer à la valeur choisie les différents échéanciers de l'ensemble des fiches.
Onglet
ette de déterminer l'unité par défaut pour les résultats et celle de la variable dans les
e choix d'une unité permettra une meilleure lecture des informations.
pour l’ensemble
option permet d
Devise
Cc
partie permet
ommentaires. Devises & Résultats
U
nité par défaut
L
Vous avez le choi
x de plusieurs unités : A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers. Dans la partie Résultats, vous aurez les montants des résultats affichés dans l'unité sélectionnée ici.
Intitu
llé qui sera pris en compte lors des éditions (tableau de résultat,
ation du dossier, l'unité monétaire sera l'Euro et les symboles correspondants seront
s suivants :
lé de la devise
Cette graphiques...).
partie permet de déterminer le libe
Pour chaque unité, vous devez définir le libellé associé. Devises & Champs de commentaires
C
ette partie permet de déterminer le symbole monétaire repris dans les variables en fonction de l'unité choisie. Par défaut, lors de la cré
le
€
d€ (dizaine d'euro) h€ (centaine d'euro ou hecto euro)
k€ (millier d'euro ou KiOnglet Champs Cette onglet permet de
lo euro)
créer des champs spécifiques contenant une valeur définie. Ces champs sont utilisables
taires.
L'intitulé proposé par défaut pourra être modifié. Cette modification sera alors prise en compte dans l'assistant
dans les notes et commen
d'insertion de champs.
Astuce our revenir à la liste des préférences du dossier
P cliquez ici.
Donné
es données de base
es de base
L
65
Aide Business Plan
Les différentes informations à saisir dans la partie Données de base permettent de pré-paramétrer les comlistes des o
boptions
des préférences de prévisions et des prévisions.
V les données de base suivantes :
ous trouverez
Taux de TVA,
Saisonnalités, Echéanciers, Remarque
Une fois ces données saisies, vous pourrez les sélectionner à partir des combo-lises de différentes fiches de
pré
vision.
Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires sur toutes les données de base.
Données de base "Echéanciers"
ifférents échéanciers pré-définis
La partie Echéanciers
des données de base vous permet de déterminer d
pour l’ensemble du dossier.
Remarque
Vous pouvez créer autant d'échéanciers que vous souhaitez. L'échéancier simple sera attribué par défaut dans
évision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre.
ette partie des préférences liste l'ensemble des échéanciers que vous avez pré-définis. Il vous est toujours
possible
les préférences de pr
Liste des échéanciers
C
de modifier, de créer ou de supprimer des échéanciers.
Remarqu
Un ongle
Fiche d'
Une fic ne Entête, d'un onglet Pourcentage et d'un onglet Notes.
Entête de la fiche
Elle sée uniquement du champ Nom.
centage
e
t Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. un échéancier chéancier est composée d'u
he É
est compo
Vous devez saisir ici le nom de l'échéancier qui permet d'identifier les différentes fiches d'échéancier. Onglet Pour
Cet onglet est composé de 2 colonnes : Échéances et %.
La colonne Échéances contient la liste des échéances possibles. Cette liste commence à 0 jour
dans les
er/Général.
d'échéance jusqu'à l'échéance maximale autorisée. Cette échéance maximale est définie
préférences du dossi La colonne % vous permet de répartir le pourcentage de règlement/paiement que vous souhaitez
pour des échéances précises.
Exemp
Vous sou ce
identiq
ans ce 33 %, 60 jours : 33 %, 90 jours : 34 %
le
haitez avoir un échéancier à 30, 60 et 90 jours avec une répartition du montant de l'échéanue. cas, vous devez réaliser la saisie du pourcentage 30 jours :
D
Remarque Pour valider votre échéancier, le total de votre répartition doit obligatoirement être de 100 %. tilisation de
U s échéanciers
Dans l'onglet Option des Préférences de prévision et des Prévisions vous avez la possibilité de choisir le type d'échéancier pour la donnée. Vous disposez de 2 types d'échéancier : Échéancier "simple" : Dans ce cas, vous devez sélectionner l'échéance à un nombre de jours
uniquement. Échéancier prédéfini : Dans ce cas vous sélectionnez un échéancier que vous avez défini précédemment dans les préférences des données de base.
Exemple
Vous créer un échéancier '30-60jours' dans les préférences des données de base pour 50% à 30 jours et 50% à
60 jours.
66
Manuel de référence
* Pour une Prévision de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéancie"Simple", puis "Échéanc
r
e à" 60 jours. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 100% 60 jours après la
ente.
cier
rès la
v
* Pion de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéan"Prédéfini", puis "Échéancier" '30-60 jours'. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 50% 30 jours aprs après la vente.
our une Prévis
vente et à 50% 60 jou
Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici.
a partie Taux de TVA des données de base vous permet de déterminer les différents taux de TVA pour
l’en ssier.
Données de base "Taux de TVA"
L
semble du do
Remarque
Vous pouvez créer autant de taux que vous souhaitez. Le taux Normal sera attribué par défaut dans les
vision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre.
s du Business Plan. Il vous est toutefois possible de modifier, de créer ou de supprimer des
taux.
préférences de pré
Liste des taux de TVA
Cette partie des préférences liste l'ensemble des taux de TVA que rencontreront les entreprises françaises
durant les période
Remarqu
Des taux de T libre à vous de les utiliser ou
de les supprim
eV
A sont créés par défaut (Exonéré, Super-réduit, Réduit, Normal),
er.
Remarqu
Un onglet Note
Fiche d'un tau
Une fic 'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes.
Entête
Elle est sée uniquement du champ Nom.
Vous d
Onglet
aramétrage
e
s perso permet de saisir des informations complémentaires.
x de TVA
he de taux de TVA est composée d
de la fiche
compo
evez saisir ici le nom de la fiche de TVA qui permet d'identifier les différentes fiches de Taux de TVA. Définition
P
A partir de cet onglet vous avez 2 possibilité de paramétrer le taux de TVA :
Soit le taux est fixe :
cas, vous devez saisir le valeur unique : Taux de TVA.
Dans ce
Vous devez indiquer le taux de TVA qui sera appliqué lors de la sélection de la fiche TVA.
Soit le taux est différent pour chaque exercice :
Pour chaque exercice du business Plan, vous pouvez définir un taux de TVA différent.
evez sélectionner le nom d'une fiche de TVA.
me taux de TVA sera appliqué à chaque période de la fiche prévision
pour tous les exercices.
Application sur les Prévisions Sur chaque prévision dont la TVA peut être gérée, vous d
Si cette fiche est à taux fixe, le mê
Si la fiche de TVA est à Taux par exercice, un taux de TVA différent sur chaque exercice sera appliqué sur la fiche de prévision.
Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice,
le Loyer TTC de l'échéancier vont varier en fonction de ces taux.
le Loyer TVA et Astuce
Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici.
Données de base "Saisonnalités"
67
Aide Business Plan
La partie Saisonnalités des données de base vous permet de déterminer les différentes périodes de saisie à
sélectionner sur l’ensemble des Préférences de prévision ou Prévisions.
Remarque Vous pouvez créer autant de saisonnalités que vous souhaitez. La saisonnalité Mensuelle qui attribuée par
défaut dans les préférences de prévision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir une autre.
définies vous sont proposées. Elles ne peuvent pas être modifiées, ni supprimées. Elles
: La 'case à cocher' ne sera pas sélectionnée.
Liste des saisonnalités Cette partie des préférences présente la liste de l'ensemble des saisonnalités. es saisonnalités pré-
D
sont dites "Fixes".
Toutefois, il vous est possible de créer, modifier, ou supprimer vos saisonnalités. Elles sont repérables grâce à a colonne "fixe"
l Remarque
Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche de
Une fic
Entête
Elle est sée uniquement du champ Nom.
Vous dev
fiches.
nglet Définition
L'o mpose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaitez faire
a définition de la saisonnalité s'effectue mensuellement par l'intermédiaire du bouton
saisonnalité he de saisonnalité est composée d'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. de la fiche
compo
ez saisir ici le nom de la saisonnalité que vous souhaitez créer. Il permet d'identifier les différentes
O
nglet se déco
votre business plan.
L .
P nnée, vous avez automatiquement les lignes correspondantes au nombre de mois défini sur
s devez choisir votre mode de saisie/type puis effectuer la sélection des
ous choisissez :
our chaque a
chaque année.
Pour définir votre saisonnalité, voupériodes que vous souhaitez. Si v
la "Sélection simple" :"Sélection". A chaque coche,
vous devez définir la saisonnalité en cliquant dans la 'case à cocher'
un pourcentage est affiché et est automatiquement calculé au fûr et à
mesure des sélections.
le "Pourcentage" : vous définissez la saisonnalité en saisissant le pourcentage souhaité en face de
chaque période (la case à cocher est automatiquement sélectionnée).
Rem
Pour qu it prise en compte, vous devez obligatoirement avoir un pourcentage de 100% en
pied de t
arque ne saisonnalité so
'u
ableau pour chaque année de votre Business Plan.
Astuce
Pour reve ste des données de base cliquez ici.
Préférence
Les préf
Les différ s la partie Préférences de Prévision, permettent de pré-paramétrer
la majo té des zones de saisie des Prévisions elles-même.
Vous re ouverez les préférences de prévision suivantes:
nir à la li
s de prévision
érences de prévision
entes informations à saisir dan
ri
trInvestissements,
Financements (Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions :
Subventions d'exploitation, Subventions d'investissement),
Ventes,
Achats,
Charges externes,
68
Manuel de référence
Personnel (Gérant, Salarié, Autres charges de personnel),
Impôts & taxes (sauf IS),
Autres prévisions:
- Financier : Produits financier, Charges financières, Dividendes,
nelles,
- Exploitation : Production immobilisée, Autres produits, Charges à répartir, Autres charges,
- Exceptionnel : Produits exceptionnels, Charges exception
- Divers : Provisions, Produits constatés d'avance, Charges constatées d'avance.
Remarque Une fois ces données saisies, la réalisation du plan de financement sera plus rapide puisqu'un nombre restreint
e champs seront à saisir.
d
Astuce isie pourra ê
Chaque valeur sa tre modifiée à tout instant. Les modifications seront prises en compte uniquement
lors de la création des prochaines prévisions. Par conséquent, les prévisions existantes ne seront pas modifiées.
Remarque
Un onglet Notes pero permet de saisir des informations sur tous les types de préférences de prévision.
réfé
Les inf r de saisie
des Prév
nts contient 3 onglets (Options, Coefficients fiscaux et
otes).
L'onglet
nglet Options
Cet on l
amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Investissements
oient soumises au calcul d'amortissements.
P
rences de prévision "Investissements"
omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones isions d'investissements.
L'écran des Préférences de Prévision des Investisseme
N
Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
O
get contient 3 zones.
Amortissements
Vous devez cocher la case "Soumis à
s
Ensuite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
issement choisi précédemment.
t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
d'amort
E
le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficient est
pré-déf
ini dans l'onglet Coefficients fiscaux de cette fiche.
le Tau tomatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
VA à récupérer
Cette partie p
x dégressif sera calculéau
T
ermet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
ns les préférences des Données de
aux "Normal" qui sera affiché.
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable da
base. Par défaut, c'est le t
Le moment d'application de la TVA à récupérer
ments
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Investissement.
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation.
Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaisse
C
69
Aide Business Plan
Le chéancier proposé est soit :
Type d’é
Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
gistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
de jours par le bouton
l'investissement devront être enre
.
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
nglet Coefficients fiscaux
e seuil et le coefficient fiscal associé sont définis suivant une règle de calcul. Cliquez ici pour avoir une
explic i
et onglet fonctionne comme une liste, à chaque seuil correspond un coefficient fiscal.
Les co défaut.
our ajouter un Coefficient, vous devez saisir le seuil puis le coefficient souhaité pour ce seuil.
Lors d seuil dans les fiches qui nécessitent un amortissement dégressif, le coefficient sera
ffecté.
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
O
Cet onglet permet de définir les coefficients fiscaux en fonction d'un seuil.
L
aton sur cette règle.
C
efficients de base sont créés par
P
e la sélection du
a
Astuce
Pour r e prévision cliquez ici.
Préfér nces de prévision "Financement"
e la partie "Financement" permettent de préaramétrer
la majorité des zones de saisie des différentes fonctions des Prévisions de financements.
à l'identique des autres fiches.
Vous retrouverez les préférences de prévision de financement suivantes :
evenir à la liste des p
références d
e
Les informations à sélectionner dans les différentes fonctions d
p
Pour toutes les préférences de financement, l'onglet Notes perso fonctionne Apports en capital,
Comptes courants d'associé,
Emprunts,
Crédits-Bails,
Subventions :
- Subventions d'investissement.
- Subventions d'exploitation,
Astuce
Pour revenir à a
Préfér nces de prévision "Financements - Apports en capital"
Les information s zones de saisie
es Prévisions de financements-Apports en capital.
s en capital contient 2 onglets (Options et
Notes).
Onglet Options
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Apports en capital.
échéancier proposé est soit :
l liste des préférences de prévision cliquez ici.
e
s à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité de
d
L'écran des Préférences de Prévision des financements -Apport
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Encaissements. Encaissements
C
Le Type d’
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de
l'Apport en capital devront être enregistrés (Echéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
de jours par le
bouton .
70
Manuel de référence
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Echéanciers que
écédemment dans les Préférences des Données de base.
vous avez définis pr
As
our rev éférences de prévision cliquez ici.
Préfér
inf r
es Pr
Prévision des financements -Comptes courants d'associé contient 2 onglets (Options
t Notes).
Onglet Options
êts.
Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
tuce enir à la liste des pr
P
ences de prévision "Financements - Comptes courants d'associé"
Les d
omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
évisions de financements-Comptes courants d'associé. es Préférences de
L'écran de
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Remboursement des intérRemboursement des intérêts
gèrent les remboursements d'intérêts. nsuite, vous pouvez paramétrer :
E le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un
compte courant.
le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants
le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un
compte courant.
Astuce
Pour r cliquez ici.
références de prévision "Financements - Emprunts"
inf ones de saisie
es Prévisions de Financements - Emprunts.
nts contient 2 onglets (Options et Notes).
Cet onglet contient uniquement la zone Emprunt.
evenir à la liste des préférences de prévision
P
Les d
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des z
L'écran des Préférences de Prévision des financements - Empru
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
Emprunt
Cette partie permet de paramétrer :
la Périodicité d'emprunt nez la périodicité de paiement souhaitée pour le r
Sélection emboursement de l'emprunt.
l'Échéance de remboursement du loyer
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
la Modalité
Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer.
Astuce
Pour r cliquez ici.
evenir à la liste des préférences de prévision
71
Aide Business Plan
Préférences de prévision "Financements - Crédits-Bails"
Les inf e
des Pré
'écran dit Bail contient 2 onglets (Options et Notes).
L'o s perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquement la zone Loyer.
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisivisions de Financements - Crédit Bail.
L
des Préférences de Prévision des financements - Cré
nglet Note
Onglet Options
Loyer
Cette partie permet de paramétrer :
la Périodicité du loyer
Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités.
l'Échéance de remboursement du loyer
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
terme échu.
A terme à échoir ou A
Le Taux de TVA
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
D tionner, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les
onnées de base. Vous devez sélec
loyers du crédit bail. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Ast
Pour re
artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
Prévision
L'écran des Préf
L'ongle otes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet Options
Cet onglet co
TVA collectée
ette partie permet de déterminer :
uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de prévision "Financements - Subventions d'exploitation"
Ldes
es informations à sélectionner dans cette p
s de Financements-Subventions d'exploitation. érences de Prévision des subventions d'exploitation contient 2 onglets (Options et Notes).
t N
ntient 2 zones.
C
Le taux de TVA par défaut
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Le moment d'application de la TVA à payer
ncaissements
Vous pouvez définir que votre TVA sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il seraproposé "A la facturation".
E
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de
subvention d'exploitation devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner
la
le nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
es de base.
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Donné
As
our revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférence entions d'investissement"
tuce
P
s de prévision "Financements - Subv
72
Manuel de référence
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
ment.
L'écran d ).
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
ent 2 zones.
ous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions
d'amortissements.
Ensuite, vous
des Prévisions Financements-Subventions d'investisse
es Préférences de Prévision des Subventions d'Investissement contient 2 onglets (Options et Notes
L
Options
Cet onglet conti
Amortissements
V
d'investissement soient soumises au calcul
pouvez :
définir l ien s ra amortis. a Durée (nombre d'années) pour laquelle le be
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir
d'amorti
le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ssement choisi précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement
sélectionnée.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nola Subvention d'investissement devront être enr
mbre de jours pour lequel les encaissements de
egistrés (Échéance à). Vous pouvez
sélectionnerle nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
vous
Astuce
Préfé
es inf r tent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
des Pr
L'écran des Pr glets (Options et Notes).
s perso iches.
éfinition
Vous d
Option
Vous d
Pour revenir àa
l liste des préférences de prévision cliquez ici.
rences de prévision "Ventes"
L
omations à sélectionner dans cette partie permetévisions
de Ventes.
éférences de Prévision des ventes contie
nt 2 on
L'onglet Note
fonctionne à l'identique des autres f
Onglet Options et onglet contient 5 zones.
CD
evez choisir le type de vente correspondant à la fiche créée. s de saisie
evez choisir : le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société,
la Saisonnalité par défaut,
la gestion des avances & acomptes / prévisions postérieurs. de l'encours onibles sont :
Gestion
Les options disp Gestion des encours de production
La coche active l'option de gestion des encours de production.
Choix du mode d'alimentation de l'onglet
- Calcul automatique de l'encours final annuel,
73
Aide Business Plan
- Saisie manuelle des variations d'encours, Saisie manuelle des encours finaux, ie manuels
-
- Sais le de productions réelles
TVA à payer
Cette partie permet de déterminer :
Le tau
Une liste rences des
nées de base.
x de TVA par défaut de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préfé
Don
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Le moment d'application de la TVA à payer
sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera
proposé "A la facturation".
Vous pouvez définir que votre TVA
Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Ventes.
Le Type d’échéancier proposé est soit :
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nomla vente devront être enregistrés (Échéance à). Vo
bre de jours pour lequel les encaissements de
us pouvez sélectionner le nombre de jours
par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Astuce
Pour reve de prévision cliquez ici.
Préfér on "Achats"
Les info é-paramétrer la majorité des zones de saisie
des Pré
chats contient 2 onglets (Options et Notes).
s de sa i
Cette partie p r
Stock minimum
Cette partie per in le type de saisie et la durée du stock minimum de sécurité.
TVA à récupé r
Cette partie p r
nir à la liste des préférences
ences de prévisi
r
mations à sélectionner dans cette partie permettent de pr
visions d'achats. érences de Prévision des A
L'écran des Préf
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
L
Onglet Options et onglet contient 3 zones.
COption
ise des achats réels emet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les achats. de sécurité met de détermer
re emet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Une liste de
Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche achat.
e Type d’échéancier proposé est soit :
sera proposé "Au décaissement". Décaissements
C
L
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
nt être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours
l’achat devro. par le bouton
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
édemment dans les Préférences des Données de base.
vous avez définis préc
74
Manuel de référence
Ast
Pour re ici.
Préfére
artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
arges externes contient 2 onglets (Options et Notes).
et Note
Onglet Options
Cet onglet contie
Options de saisi
Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les Charges externes.
TVA à récupérer
Cette partie p
uce
venir à la liste des préférences de prévision cliquez
nces de prévision "Charges"
Les informations
à sélectionner dans cette p
des Prévisions de charges externes.
L'écran des Préférences de Prévision des ch
L'ongl
s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. nt 3 zones. e
ermet de déterminer :
Le taux de TVA par défaut
liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché.
Une
Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer
Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il
ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Charge externe.
échéancier proposé est soit :
sera proposé "Au décaissement". Décaissements
C
Le Type d’
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la Charge externe devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre
jours par le bouton
de .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvvous avez définis précédemment dans les
ez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
Préférences des Données de base.
Astuce
Préfé
la majorité des zones de saisie
évision du personnel Gérant non salarié ou Salarié contient 2 onglets (Options et
tes
'onglet fonctionne à l'identique des autres fiches.
et
Cet on
ptions
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
rences de prévision "Personnel"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétreres Prévisions de Personnel (Gérants non salariés ou Salariés).
d
'écran des Préférences de Pr
LNo
). Notes perso
LOngl
Options glet contient 2 zones. de saisie
O
Cette partie permet de : définir le profil du gérant ou salarié par défaut,
Remarque
Dans cette version, vous avez la possibilité de paramétrer votre propre profil dans les préférences
des données de base/Profil de gérant ou de salarié.
sélectionner le type de commissions sur montants : Ce type permet de définir le calcul de la
ette partie n'est pas identique en tout points pour les Gérants et les Salariés.
commission sur les salaires. Décaissements
C
75
Aide Business Plan
Les points identiques sont :
le Décaissement des Salaires qui permet de choisir à quel moment seront payés les salaires du
poste créé.
le Décaissement des Cotisations qui permet de définir à quel moment seront payés les cotisations
relatives au poste créé.
our les Gérants non salariés, vous disposez également de l'option Cotisation forfaitaire minimale (1ère
année)
P
qui permet d'indiquer le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut, le montant saisi sera 3500.
As
Pour r
Préfére "Impôts et taxes (sauf IS)"
Les inf sie
des Pré
es Préférences de Prévision des Impôts et taxes contient 2 onglets (Options et Notes).
Onglet Options
la zone "Options de saisie".
Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le compte de résultat.
Cette ventilation peut-être :
tuce evenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. nces de prévision
ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saivisions Impôts & taxes (sauf IS).
L'écran d
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Cet onglet contient uniquementOptions de saisie Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période.
Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est
t dans la "colonne Résultat" le montant de
ns le compte de résultat (exercice inférieur
présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellemenqui sera pris en compte pour une autre période da
l'impôt
ou supérieur).
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Astuce our revenir à la liste de
P s préférences de prévision cliquez ici.
étai :
référ
es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie
L'écran d
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
Cet onglet contient 2 zones.
onnalité par défaut pour l'ensemble des fiches.
l d'amortissements.
D
l Autres prévisions
P
ences de prévision "Production immobilisée"
L
d'une prévision de Production immobilisée.
es Préférences de Prévision de Production immobilisée contient 2 onglets (Options et Notes).
L
Options
Options de saisie des montant Cette partie permet de sélectionner la Sais
Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches de Production immobilisée soient soumises au calcu
Ensuite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type
d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
76
Manuel de référence
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
ortissement choisi précédemment.
t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
d'am
E
le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficienpré-défini dans l'
t est
onglet Coefficients fiscaux de cette fiche.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Préfére
trer l'ensemble des zones de saisie
es prévisions des Autres produits.
'écran des Préférences de Prévision des Autres produits contient 2 onglets (Options et Notes).
L'onglet Notes p
Onglet Options
Cet on contient 3 zones.
Options de sa i
Cette partie per , ainsi que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
TVA à payer
Cette partie permet de déterminer :
nces de prévision "Autres Produits"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramé
d
L
erso fonctionne à l'identique des autres fiches.
glet
ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches
Le taux de TVA par défaut
Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
sera affiché.
Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui
Le moment d'application de la TVA à payer Vous pouvez définir que votre TVA sera payée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera
proposé "Au décaissement".
ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche.
ancier proposé est soit :
Encaissements
C
Le Type d’éché
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours . par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
partir"
zones de saisie
évision des Charges à répartir contient 2 onglets (Options et Notes).
Saisonnalité par défaut des montants pour l'ensemble des fiches, ainsi
ue d'indiquer s'il est ntants par exercice.
Option
Cette hes,
ainsi q t possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Charges à ré
Ld
es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des
es prévisions des Charges à répartir.
L'écran des Préf
érences de Pr
L'onglet Notes perso fonctionne à l'
identique des autres fiches. Onglet Options nt 2 zones.
Cet onglet contieOptions de saisie
des montants Cette partie permet de sélectionner la
q
possible de saisir des mo
s de saisie des amortissements partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut des amortissements pour l'ensemble des ficue d'indiquer s'il es
77
Aide Business Plan
Astuce
Pour re
révision "Achats charges"
artie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
L'écran des Pr f
L'onglet Notes p à tique des autres fiches.
Onglet ons
Cet onglet contient 3 zones.
Options de sa i
Cette partie per i que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
TVA à récupé r
Cette partie permet de déterminer :
venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de p
L
es informations à sélectionner dans cette pdes prévisions des Autres Charges.
éérences de Prévision des Autres charges contient 2 onglets (Options et Notes). erso fonctionne l'iden
Opti
ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ains
re
Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des
Données de base.
ffiché.
Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera a
Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement".
Décaissements ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche.
C
ancier proposé est soit :
Le Type d’éché
Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de
la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton .
Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que
vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base.
Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches.
Astuce
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Préférences de prévision "Produits Financiers"
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Produits financiers.
es Produits financiers contient 2 onglets (Options et Notes).
ule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
s"
L'écran des Préférences de Prévision des Charges financières contient 2 onglets (Options et Notes).
L'écran des Préférences de Prévision d
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options et onglet ne contient qu'une se
C
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Charges Financière
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisiees prévisions des Charges financières.
d
78
Manuel de référence
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
ettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
des prévisions des Dividendes.
s contient 2 onglets (Options et Notes).
et onglet ne contient qu'une seule zone.
ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
els.
L'écran des Préférences de Prévision des Produits exceptionnels contient 2 onglets (Options et Notes).
à l'identique des autres fiches.
nglet Options
ptions de saisie des montants
ur l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
e saisir des montants par exercice.
cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
L'écran des Préférences de Prévision des Charges exceptionnelles contient 2 onglets (Options et Notes).
nglet Options
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
des montants
et de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Les ions à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie
'écran des Préférences de Prévision des Provisions contient 2 onglets (Options et Notes).
'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
Onglet
Cet on
ptions de saisie des dotations
Cette sélectionner la Saisonnalité par défaut des montants de dotations pour l'ensemble des
fiches, ercice.
ptions de saisie des reprises
Cette ionner la Saisonnalité par défaut des reprises pour l'ensemble des fiches, ainsi que
d'indiq
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Dividen
des"
Les informations à sélectionner dans cette partie perm
L'écran des Préférences de Prévision des Dividende
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options
C
Options de saisie des montants
C
s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Préférences de prévision "Produits
Exceptionnels"
des prévisions des Produits exceptionn
L'onglet Notes perso fonctionne
O
Cet onglet ne contient qu'une seule zone.
O
Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut po
s'il est possible d
Préférences de prévision "Charges Exceptionnelles"
Les informations à sélectionner dans
des prévisions des Charges exceptionnelles.
L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches.
O
Options de saisieCette partie perm
Préférences de prévision "Provisions"
informat
des prévisions des Provisions.
L
L
Options
glet contient 2 zones.
O
partie permet de
ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par ex
O
partie permet de sélect
uer s'il est possible de saisir des montants par exercice.
Astuce
79
Aide Business Plan
Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici.
Prévisions
Fiche Investissements
Astuce ans les préfér D ences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche
ar trois éléments principaux :
d'investissement.
Une prévision d’investissement est définie p
Le N m
o
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’investissement.
Le Type
Choisi ement concerné par la fiche créée.
ssez le type d’investiss
La fonction Actif
Cette o et de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fich lets : Montants et Options.
fnction perm
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e est ensuite composée de deux ong
Remar
Un ong
Montan
Le tabl u de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
que
let Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
ts
ea
Remarqu
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
e
N°
votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Elle correspond au numéro d'ordre de
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour
le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement
ndant à l'investissement.
correspo
Remarque
vestissements de type Financier.
Il ne sera pas possible d'amortir les in
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)".
TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet on
Option
tte p éments suivants :
glet est composé de
4 parties. s de saisie artie contient les él
Ce
80
Manuel de référence
Saisie possible par exercice
saisie annuelle des montants.
La coche autorise la
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
e attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Saisonnalité par défaut
"Mensuelle" sera cell
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ctivée.
ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
morti s
Cette
aA
sements p
artie contient les éléments suivants :
Soumis à amortissements
ments.
Cochez la case si vous souhaitez que votre investissement soit soumis au calcul d'amortisse
Durée
Choisissez le nombre d’années sur lequel le bien sera amortis.
Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé.
Taux linéaire ette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et l
Cprécéd
e type d’amortissement choisi
emment.
Et enfin
, si le type d'amortissement est Dégressif :
Coef. fiscal
"Dégr
Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est essif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée.
Taux dégressif
t calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le
Cette partie contient les éléments suivants :
Ce taux essuivant :
Taux Linéaire * Coef. Fiscal. TVA déductible Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, le taux "Normal" sera affiché.
Astuce
avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Vous Déductible Sélectionnez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce au menu déroulant.
D
écaissements ette partie contient les éléments suivants :
C
Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
evez utiliser le bouton .
pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela vous d
Information
Pou mplément d'informations sur les investissements cliquez ici.
Fiche Ap o capital
r avoir un co
F
inancements
prt en
81
Aide Business Plan
Ast
Dans le sibilité de pré-définir la création d'une fiche Apport en
capital.
Une pr
uce préférences de prévision, vous avez la pos
s
évision
d’apports en capital est définie par deux éléments principaux :
iches d’apports de capitaux.
Le Nom aisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes f
S
La fonction Actif
s s toucher à sa définition. Les
formations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
e composée de deux onglets : Montants et Options
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste an
in
La fiche est ensuit
Re
Un ong mplémentaires.
ontan
e tab atif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
marque
let Notes perso permet de saisir des informations cots
ML
leau de cet onglet est un récapitul
Re
eule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
marque
S
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de numéro d'ordre de la période de l'exer
votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
cice.
Exercice/ Mois lle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou pé
E riode de cet exercice.
Montants
Saisissez le montant mensuel des apports réalisés.
As
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton
tce
u .
Options
et onglet est composé de 2 parties.
O
C
ptions de saisie
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par La coche autorise la sa
exercice
isie annuelle des montants.
SaiSélec
sonnalité par défaut
nnalité
tionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saiso"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activé
Encaiss
ette partie contient les éléments suivants :
e.
ements
C
Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
oir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
Pour av
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Inform
Pour avoir un complément d'information sur l'apport en capital cliquez ici.
ation
82
Manuel de référence
Fiche
Comptes courants
Astuce
Dans le fiche Comptes
couran .
Une pr
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une
ts
évision de compte courant est définie par deux éléments principaux :
Le N
om
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants.
La fonction Actif
Cette o e désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
fnction permet d
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
e e
Re
Un ong rmations complémentaires.
Montan s
Le tabl dentique des autres fiches de prévisions.
Il est c
marque t Notes perso permet de saisir des info
let
eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'i
ompos
é des colonnes suivantes :
N° lle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous te
E ê s dans le détail du tableau, au
riode de l'exercice.
numéro d'ordre de la pé Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Capital
Saisissez le montant du capital placé mensuellement sur le compte courant. Blocage
Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé.
Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan.
Intér. à payer La colonne Intérêt à payer est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement
d'intérêts et que vous avez saisi un Taux annuel d'intérêt (onglet Options). Remboursement
sez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui
a sur le compte courant créé.
Saisis
interviendr
Solde à payer
de cette colonne proviennent du calcul suivant :
r (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement
Les montantsSolde à paye
Astuce es montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
L
Options emboursements des intérêts
RVous case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
gèrent
uit :
devez cocher la
les remboursements d'intérêts.
Ens
e, vous pouvez paramétrer
le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement
Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants
le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un
ompte courant.
c
83
Aide Business Plan
In
Pour a ptes courants d'associé cliquez ici.
Fiche
formation v
oir un complément d'information sur les com
Emprunts
As
Dans le ir la création d'une fiche Emprunt.
Une pr définie par deux éléments principaux :
tuce
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-défin
évision d’emprunt est
Le Nom
m qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts.
Saisissez ici le no
La fonction Actif
désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier
Cette fonction permet de
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Définition
Cet onglet est divisé en 2 parties : Emprunt et Coût.
Emprunt
Cette partie permet de déterminer les paramètres de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants :
Capital emprunté
Saisissez le montant du capital emprunté.
Au mois de
Choisissez dans le menu déroulant le mois ainsi que l’année où l’emprunt sera contracté.
Taux d’intérêt (%)
Indiquez ici le taux d’intérêt de remboursement de l’emprunt.
Durée (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer.
Périodicité
Sélectionnez la périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement de l’emprunt.
Échéance
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
Modalité
Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer.
Différé capital (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement de
l’emprunt.
Différé intérêts (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement des
intérêts de l’emprunt. Le différé d'intérêt ne pourra pas être supérieur au différé de capital.
Remboursement du capital en fin de période
Cocher la case afin de rembourser l'intégralité du capital sur le dernier mois de l'emprunt.
Coût
Cette partie permet de déterminer le montant réel de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants :
Échéance constante
Cette zone indique le montant constant de l’échéance calculé en fonction des paramètres précédemment
saisis.
Amortissement constant
84
Manuel de référence
Cette zone indique le montant constant de l’amortissement calculé en fonction des paramètres
précédemment saisis.
Coût total (Intérêts)
Cette zone reprend le coût total de l’emprunt.
Échéancier
Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des
échéances de l'emprunt par années ou pour toutes les années.
Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes :
N°
Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier.
Mois
Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance.
Intérêts Chaque cellule correspond au montant d'intérêt pour chaque mois. Le calcul de ce montant est réalisé
comme celui d'un emprunt ordinaire.
Capital remboursé
Chaque cellule correspond l'amortissement constant ou non. S'il est constant, son montant est
déterminé par le calcul suivant : {Capital emprunté / [(Durée/12) * périodicité] }, sinon il est déterminé
par le calcul suivant : montant de l'échéance - les intérêts du mois.
Echéance
Chaque cellule correspond à l'échéance constante ou non. Si l'échéance est constante, elle est
déterminée par les intérêts + le capital du mois sinon elle est définie par le calcul d'une échéance d'un
emprunt ordinaire.
Capital restant du
Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon
suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année
précédente - le capital remboursé de la période.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici.
Fiche Crédits-bails
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Crédits bails.
Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Définition
Cet onglet est divisé en 3 parties : Crédit-bail, Loyer et Levée de l'option d'achat.
Crédit-bail
Cette partie contient les éléments suivants :
Capital
Vous devez indiquer dans ce champ le montant du crédit-bail.
Au mois de
85
Aide Business Plan
Grâce à la liste mise à votre disposition avec le bouton , vous devez choisir le mois ainsi que l’année
au cours duquel le crédit-bail a été contracté.
Loyer
Cette partie permet de déterminer les montants et le coût du crédit bail. Elle contient les éléments suivants :
Taux d’intérêt (%)
Saisissez ici le taux annuel de remboursement du crédit-bail.
Durée (en mois)
Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer.
Périodicité
Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités.
Échéance
Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes :
A terme à échoir ou A terme échu.
Taux de TVA
Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers du crédit-bail.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Remarque
Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice,
le Loyer TVA et le Loyer TTC de l'échéancier vont variés en fonction de ces taux.
LoyerHT
Cette zone indique le montant du loyer HT calculé en fonction des paramètres précédemment saisis.
Coût total HT
Cette zone indique le montant HT des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au
Loyer total HT du crédit bail - le Capital.
Coût total TTC
Cette zone indique le montant TTC des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au
Loyer total TTC du crédit bail - le Capital.
Levée de l'option d'achat
Cette partie permet de déterminer le montant du rachat du bien. Elle contient les éléments suivants :
Rachat HT
Cette zone permet de saisir le paiement d'une valeur résiduelle du bien dont le montant tient compte
pour partie des loyers versés.
Au mois de
Les zones Mois et Année ne peuvent pas être saisies. Elles sont automatiquement le mois et l'année de
la dernière échéance de Crédit bail.
Rachat TTC
Cette zone n'est pas saisissable. Elle contient le montant net du rachat du bien.
Ce montant est obtenu par le Rachat HT * le Taux de TVA de la partie Loyer.
Ce montant figurera dans le Tableau de trésorerie de l'année du rachat sous la rubrique Charges
externes et autres achats.
Échéancier
rédit-bail par année ou pour toutes les années.
Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble deséchéances du c
Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes :
N°
Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier.
Mois
Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance.
Loyer HT
aque mois. Le calcul de ce montant est
réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire.
Chaque cellule correspond au montant HT du loyer pour ch
86
Manuel de référence
Loyer TVA
Chtau
aque cellule correspond montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le
x de TVA qui détermine ce montant.
Loyer TTC
dire le montant du loyer HT + Le montant
Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est àdu loyer TVA.
Informatio
Pour av
Fiche Subv
n
oir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici.
entions Exploitation
Astuce
Dans le ation d'une fiche de Subventions
d'exploita
Une prévision
s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la crétion.
de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux :
Le N m
o se ici le no
Saisiszm qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif
Cette o désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
onglets : Montants et Options
fnction permet deaions ne
informt seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Monta
Le tabl onne à l'identique des autres fiches de prévisions.
nts
eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et foncti
Remarqu
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
e
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants de subventions pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet est composé de 3 parties.
Options de saisie
Cette p ments suivants :
artie contient les élé
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
87
Aide Business Plan
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activée.
TVA à
Cette partie permet de déterminer :
payer
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors de la subvention. Par défaut, il sera proposé "A la
facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information
Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'exploitation cliquez ici.
Fiche Subventions Investissement
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Subventions
d'investissement.
Une prévision de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
88
Manuel de référence
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la subvention
d'investissement réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le
tableau d'amortissement correspondant à l'investissement.
Options
Cet onglet est composé de 3 parties.
Options de saisie
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est
activée.
la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions
d'investissement soient soumises au calcul d'amortissements.
Ensu
Amortissements Vous devez cocherite, vous pouvez :
définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis.
sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez.
saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type
d'amortissement choisi précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement
sélectionnée.
le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement et
contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'investissement cliquez ici.
Fiche Ventes
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Ventes.
Une prévision de vente est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
89
Aide Business Plan
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de ventes.
Le Type
Choisissez le type de vente correspondant à la fiche créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Chiffre d’affaires et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Chiffre d’affaires
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes non saisissables suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. CA/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la vente par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos ventes pour les années supérieures au premier
exercice N.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
En fonction du type de saisie choisi dans les options de la fiche, vous aurez à saisir soit :
CA
Saisissez le chiffre d’affaires, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données
mensuelles. Vous avez la possibilité de modifier les valeurs mensuelles et le CA annuel sera re-calculé
en conséquence.
soit :
Quantités
Saisissez les quantités vendues, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données
mensuelles. La modification des quantités mensuelles est permise, en conséquence, les quantités
annuelles seront calculées.
Prix Unitaire
Indiqué le prix unitaire pour chaque quantité vendue, année par année. Cette zone alimentera
automatiquement les données mensuelles. Toutefois, la modification mensuelle du prix unitaire est
possible et la valeur annuelle sera re-calculée en conséquence.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Encours de production
N°
90
Manuel de référence
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Période / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Production vendue
La production vendue est égale au chiffre d'affaires réalisé pour la période ou pour le mois calculé dans
l'onglet montant.
Encours initial
L'encours initial du premier mois de la première année de prévision est égal au montant saisi dans le
Bilan N-1 pour la rubrique correspondante.
Pour les mois suivants c'est la valeur de l'encours final du mois précédent qui est repris.
Variation d'encours
La variation d'encours est la différence entre l'encours final et l'encours initial.
Remarque
En fonction des options la variation d'encours pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se
fera automatiquement.
Encours final
L'encours final est égal à l'Encours initial + Variation d'encours.
Remarque
En fonction des options l'encours final pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera
automatiquement.
Production réelle
La production réelle est égale à Production vendue + variation d'encours.
Remarque
En fonction des options la production réelle pourra être saisi. Les autres colonnes se mettrons
automatiquement à jour.
Options
Options de saisie
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Chiffre d'affaires.
Les options disponibles sont :
Type de saisie
Sélectionnez le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société.
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
Cette option est toujours cochée par défaut à la création d'une fiche.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Avances & Acomptes / prévisions postérieures
En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà reçues
pour le dernier exercice de la période de prévision.
Options de saisie des encours de production
Cette partie permet d'activer ou non la gestion des encours de production. En l'activant un nouvel onglet est
mis à disposition.
Les options disponibles sont :
91
Aide Business Plan
Gestion des encours de production
La coche active l'option de gestion des encours de production.
Choix du mode d'alimentation de l'onglet
En sélectionnant l'option Calcul automatique de l'encours final annuel, vous choisirez alors :
Pourcentage sur CA annuel
Indiquer le pourcentage que représente l'encours de production sur le Chiffre d'Affaires annuel.
Nombre de jour sur CA annuel
Indiquez le nombre de jour correspondant à l'encours de production par rapport au Chiffre
d'affaires annuel
Saisonnalité
Permet de choisir la saisonnalité de calcul de la variation d'encours.
tion Saisie manuelle des variations d'encours, ou Saisie manuelle des
Saisie manuelle des productions réelles, vous choisirez alors :
En sélectionnant l'opencours finaux, ou
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
Cette option est toujours cochée dés que l'option de gestion des encours est cochée et que
l'option de saisie est sélectionnée.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Remarque
En fonction de l'option de saisie choisie, une seule colonne sera saisissable et les autres seront
calculées.
TVA à payer
Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Chiffre d'affaires.
Les fonctions disponibles sont :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors des ventes. Par défaut, il sera proposé "A la
facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Info
rmation
92
Manuel de référence
Pour a ent d'informations sur les ventes cliquez ici.
Fiche Achats
voir un complém
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Achats.
Une prévision d’achat est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’achat.
La Vente
Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du poste de vente associé à cet achat. La mention P&S ou
Nég précédent le nom de la vente associée vous indiquera le type de cette vente.
La zone "Actif" présent dans le champ "Vente" permet de déterminer si la vente choisie est active ou
non.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste d'achat sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Achats, Stocks et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Achats
L'onglet Achats vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués
lors de la vie de l'entreprise.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de val utres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes suivantes :
eur et fonctionne à l'identique des a
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Cette colonne correspond aux montants que vous avez saisis dans la fiche de vente que vous avez
sélectionnée en entête.
Attention
Si la vente correspondant à l'achat gère les encours de production, alors le montant servant de base de
calcul est augmenté du montant de l'encours de production correspondant.
Consommés
Cette colonne est calculée en fonction de la Vente (CA) et du Taux ou du Tx marge/Tx marque que
vous avez saisi.
Cette colonne pourra être saisissable si dans les options, la Saisie des consommés se fait Par
montant. Dans ce cas les achats rééls seront donc égaux aux consommés.
En fonction de l'option choisie concernant le Taux de négoce, le calcul se fera différemment.
Si vous choisissez un calcul par Taux de Marque
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente )
Exemple
Vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 %
93
Aide Business Plan
Si vous choisissez un calcul par Taux de Marge
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat )
Exemple (suite)
Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 %
Pour les calculs des achats de type Produits et services, il faudra saisir le Taux
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( Prix d'Achat / Prix de Vente )
Exemple (suite)
Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur.
Suivant la formule : 100 x ( 100 / 300 ) = 100 x 0,3333 = 33,33 %
Evol Ach./ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'achat par mois et par an.
Astuce
Lorsque l'option de "Saisie des achats réels" est selectionnée, vous avez la possibilité de saisir un %
d'évolution de vos achats pour les années supérieures au premier exercice N.
Achats réels
Cette colonne n'est pas saisissable si l'option de saisie des achats réels de l'onglet Options est "Calcul
automatique".
Le calcul de cette colonne est réalisé en fonction du délai de réapprovisionnement :
Consommés + "Consommés des mois suivant le délai de réapprovisionnement" + stock mini - stock
initial.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels * Taux de TVA" (Paramétré
dans l'onglet Options de cette fiche).
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels + Taux de TVA".
Suivant certaines conditions détaillées ci-dessous, vous avez la possibilité de saisir les colonnes suivantes :
Vous avez soit l'une ou l'autre des colonnes suivantes en fonction du type de vente sélectionné (Négoce ou
Produits & services) :
Tx marge/Tx marque (Négoce)
Saisissez le pourcentage de marge souhaité nécessaire au calcul des coûts d’achats.
OU
Taux (Produits & Services)
Saisissez le taux nécessaire au calcul des coûts d’achats.
La colonne Achats réels est saisissable dans le cas ou l'option de valorisation des achats réels est "Saisie
manuelle". Vous pouvez saisir vos achats annuellement ou mensuellement. Dans le dernier cas, le montant
annuel des achats réels sera re-calculé en conséquence.
Remarque
Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les "Achats" réels saisis.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Stocks
Attention
Cet onglet ne sera pas proposé dans le cas où dans les options le calcul de la variation de stock n'est pas
coché.
94
Manuel de référence
Cet onglet contient les colonnes non saisissables suivantes :
Stock initial
Le stock initial est renseigné uniquement à partir de la 2ème période mensuelle. Le montant renseigné
correspond au stock final de la période précédente.
Entrées
Les entrées en stock correspondent aux Achats réels en tenant compte du Délai
d'approvisionnement sélectionné dans l'onglet Options de la fiche.
Sorties
Les sorties de stock correspondent aux Consommés de la Période.
Stock final
Le stock final est calculé en fonction du Stock initial, des Entrées et des Sorties.
Le calcul est : [Stock initial + Entrées - Sorties]
Stock mini
Cette colonne n'est pas saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options
est "En jour" ou "Montant fixe".
Le stock minimum en fonction des "jours" est calcul de la façon suivante :
[Consommés annuels * (nombre de jours saisis dans les options / (nombre de jours de
l'exercice)]
Pour information : 1 mois est équivalent à 30 jours.
Exemple de stock minimum de sécurité "En jour"
Conditions :
- Exercice de 6 mois,
- Consommé de 45.000,
- Nombre de jours du stock minimum de sécurité : 10.
Le nombre de jours de l'exercice est donc 180 ( 6 mois * 30 jours ).
Résultat :
Le stock minimum sera : 2500 c'est à dire [45.000 * (10 /180)]
Le stock minimum en fonction d'un montant fixe est déterminé par la saisie d'un montant dans
l'onglet Options de la fiche. Ce montant sera identique pour tous les exercices.
La colonne Stock mini est saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est
"Montant par exercice". Vous pouvez pour chaque exercice définir un stock mini différent.
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des achats réels
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants.
Les options disponibles sont :
Calcul de la variation de stock
La coche permet de calculer les variations de stock et donc de proposer ou non l'onglet Stocks pour la
fiche
Achats valorisés par
Choisissez la façon dont les achats vont être valorisés.
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Remarque
95
Aide Business Plan
Cette option est toujours cochée par défaut et elle permet de saisir les achats réels annuels si l'option
"Saisie manuelle" est choisie précédemment.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
Stock minimum de sécurité
Cette partie permet de paramétrer comment sera défini le stock minimum de sécurité.
Par la liste déroulante de la zone Type de saisie, vous pouvez choisir le type de saisie de votre stock de
sécurité :
En jours : Vous devez indiquer le Nombre de jours pour lequel il faudra tenir compte du stock de
sécurité. Vous pouvez saisir le nombre de jours ou utiliser le bouton ,
Montant fixe : Vous devez indiquer le Montant fixe du stock minimum que vous souhaitez pour tous
les exercices,
Montant par exercice : Suite à la sélection de cette option, vous avez la possibilité de saisir un stock
l'onglet Montants.
La saisie des Consommés se fera soit Par pourcentage, soit Par montant. Par pourcentage permettra de
saisir dans la colonne Tx/Tx marge/Tx marque afin de calculer la colonne Consommés. La saisie par montant
permettra de saisir la valeur des consommés tout en recalculant la colonne Tx/Tx marge/Tx marque.
Cette partie permet de définir le Délai d'approvisionnement.
Vous devez indiquer le nombre de jours nécessaire pour faire entrer des produits afin que le stock soit suffisant
pour réaliser des ventes.
Vous utiliserez le bouton
minimum par exercice dans Divers
pour choisir le délai. Seul des multiples de 30 seront proposés.
Elle permet également de définir le Taux de négoce. Cette option permet de choisir si le calcul du prix d'achat
se fait en fonction du taux de marque ou du taux de marge.
Avances & Acomptes / prévisions postérieures
En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà versées pour le
dernier exercice de la période de prévision.
TVA déductible
Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Montants.
Les fonctions disponibles sont :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Déductible
Choisissez à quel moment la TVA sera à déduire lors des achats. Par défaut, il sera proposé "Au
décaissement". Cette information est toutefois modifiable.
Décaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela, vous devez utiliser le bouton .
96
Manuel de référence
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les achats cliquez ici.
Fiche Charges externes
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de charges
externes.
Une prévision de charge est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permettra d’identifier les différentes fiches de charges.
La Charge
Sélectionnez le type de charge pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Suivant le type de charges sélectionné, le tableau est composé différemment.
Dans tous les cas, il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro
d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la charge par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos charges fixes uniquement pour les années
supérieures au premier exercice N.
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Dans le cas d'une charge fixe, le tableau contient les colonnes :
Montant
Saisissez le montant annuel ou mensuel de la charge créée atiquement les
données mensuelles ou la zone annuelle.
Dans le cas d'une charge variable, le tableau contient les colonnes :
. Cette zone alimentera autom
Actif/vente
Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisi précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
97
Aide Business Plan
CA
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle correspond au montant des prévisions de vente et est la base
pour le calcul de la charge variable.
% CA
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes que représente la charge.
Attention
Si plusieurs prévisions de vente sont actives, et que vous saisissez un pourcentage sur une ligne
seulement, ce pourcentage sera réparti mensuellement pour toutes les prévisions Actives.
Montant
Cette zone n'est pas saisissable. Les montants de cette colonne sont obtenu par le CA * %CA.
quement les données mensuelles.
Ellealimentera automati
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Options
Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants.
Les options disponibles sont :
Options de saisie
Saisie possible par exercice
annuelle des montants. La coche autorise la saisie
Remarque
Cette option est toujours cochée par défaut.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
Cette zone est accessible uniquement pour les charges de type fixe.
La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base.
TVA déductible
Cette partie contient les options suivantes :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Déductible
Choisissez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce à la liste déroulante. Par défaut, il sera
proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable.
Décaissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
98
Manuel de référence
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionné l'Échéance à ou l'Echéancier
le décaissement pour lequel devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les "charges externes & autres achats" cliquez ici.
Personnels
Fiche Personnel "Gérants non salariés"
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel.
Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel.
Le Profil
Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé.
Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé.
Remarque
Des profils "Personnel" sont proposés par défaut.
Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,
Commissions et Options
Salaires & cotisations
et onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel.
Il est composé des colonnes suivantes :
C
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Brut/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier
exercice N.
Brut annuel / mensuel
Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée.
Primes
Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options).
Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée.
Commission
Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options).
Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission.
Tx cotisation
Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée.
Cotisation
99
Aide Business Plan
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation calculée ou saisies.
Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles
existent et du Taux de cotisation. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cotisation].
Net à payer
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent
et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cotisations].
Coût
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et
du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cotisations] ou [Net à payer +
Cotisations].
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Équivalent Temps Plein (ETP)
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP
(Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
Exemple
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une
personne à mi-temps).
Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations".
Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et la colonne Taux de cotisation n'apparaît
plus.
La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d'employés concernés par le poste créé.
Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de gérants non salariés
concernés.
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel
de la société.
La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier
exercice N.
Exemple
Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés.
Commissions
Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Actif/vente
Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
Base
Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la
commission.
% Base
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant
des commissions pour la fiche créée.
100
Manuel de référence
Montant
Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base *
la colonne % Base.
En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an.
Remarque
Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage.
Options
Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements.
Options de saisie
Cette partie contient les options suivantes :
Type de saisie des cotisations
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Primes
Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes.
Commissions
Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires.
Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible.
Type de saisie
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Basés sur le montant
Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé.
Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions.
Décaissements
Cette partie contient les options suivantes :
Décaissement des Salaires
Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé.
Décaissement des Cotisations
Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé.
Cotisation forfaitaire minimale (1ère année)
Indiquez le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut le montant saisi sera 3500.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche Personnel "Salariés"
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel.
Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel.
Le Profil
Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé.
Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé.
Remarque
Des profils "Personnel" sont proposés par défaut.
Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils.
101
Aide Business Plan
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,
Commissions et Options
Salaires & cotisations
Cet onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Brut/ % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier
exercice N.
Brut annuel / mensuel
Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée.
Primes
Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options).
Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée.
Commission
Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options).
Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission.
Tx patronale/salariale
Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée.
Cot.Patronale
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation patronale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut,
des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation patronale. [(Brut + Primes +
Commissions) * Taux Cot. Patronale].
Cot.Salariale
Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la
cotisation salariale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut,
des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation salariale. [(Brut + Primes +
Commissions) * Taux Cot. Salariale].
Net à payer
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent
et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cot. Salariale].
Coût
Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel.
Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et
du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cot. Patronale + Cot. Salariale] ou
[Net à payer + Cotisations (patronale et salariale)].
Astuce
Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en
cliquant sur le bouton .
Équivalent Temps Plein
Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP
(Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les
cas particuliers.
102
Manuel de référence
Exemple
Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une
personne à mi-temps).
Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations".
Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et les colonnes Taux de cotisation
patronale et salariale n'apparaissent plus.
La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d’employés concernés par le poste créé.
Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de salariés concernés.
De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel
de la société.
La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an.
Astuce
Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier
exercice N.
Exemple
Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés.
Commissions
Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Actif/vente
ux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment.
Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions
Ces colonnes correspondent a
Base
Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la
commission.
% Base
Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant
des commissions pour la fiche créée.
Montant
Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base *
la colonne % Base.
En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable.
Evol. Mt / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an.
Remarque
Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur
toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage.
Options
Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements.
Options de saisie
Cette partie contient les options suivantes :
Type de saisie des cotisations
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Primes
Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes.
Commissions
Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires.
103
Aide Business Plan
Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible.
Type de saisie
Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant
Basés sur le montant
Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé.
Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions.
Décaissements
Cette partie contient les options suivantes :
Décaissement des Salaires
Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé.
Décaissement des Cotisations
Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Fiche Impôts et taxes (sauf Impôt Société)
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche d'impôts et
taxes.
La fiche des Autres Impôts et Taxes est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom de l’impôt que vous souhaitez créer.
Le Type de charge
Le type de charge attribué par défaut est "Fixe", pour chaque nouvelle fiche. Vous pouvez à tout
moment modifier ce type.
La fonction AsCette fonction pe
sujetti
rmet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise
n’y serait pas soumise.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant mensuel dans cette colonne. Ce montant correspond au
paiement de l’impôt pour les mois correspondants.
Evol. Montant / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'impôt par mois et par an.
Résultat
Vous avez accès à la saisie mensuelle de cette colonne uniquement si vous avez choisi l'option "saisie
manuelle" de la ventilation dans le compte de résultat (onglet Options).
104
Manuel de référence
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Options
Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le Compte de résultat.
Cette ventilation peut-être :
Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette
période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période.
Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est
présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellement dans la "colonne Résultat" le montant de
l'impôt qui sera pris en compte pour une autre période dans le compte de résultat (exercice inférieur
ou supérieur).
Exemple
Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat,
cliquez ici
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les "Autres Impôts & Taxes (sauf IS)" cliquez ici.
Autres prévisions
Exploitation
Fiche Production Immobilisée
Astuce
Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de production
immobilisée.
Une prévision de production immobilisée est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche.
Le Type
Choisissez le type concerné par la fiche créée, Corporel ou Incorporel.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
105
Aide Business Plan
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la production réalisée, pour
le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement
correspondant à la production.
Options
Cet onglet est composé de deux parties.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Amortissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Soumis à amortissements
Cochez la case si vous souhaitez que votre production immobilisée soit soumise au calcul
d'amortissements.
Durée
Choisissez le nombre d’années sur lequel elle sera amortie.
Type
Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé.
Taux linéaire
Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d’amortissement choisi
précédemment.
Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif :
Coef. fiscal
Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est
"Dégressif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée.
Taux dégressif
Ce taux est calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le
suivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal.
Fiche Autres Produits
Une prévision d'autre produit est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarqu
Un ong et de saisir des informations complémentaires.
Montan
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
e let Notes perso permts
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
106
Manuel de référence
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet contient 3 zones.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
TVA collectée
Cette partie permet de déterminer :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A payer
Choisissez à quel moment la TVA sera payée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette
information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Fiche Charges à répartir
Une prévision de charge à répartir est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions.
107
Aide Business Plan
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Mont. / % Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de charge à répartir par mois et par an.
Montant
Indiquez les montants des Charges à répartir pour l'année ou les mois correspondants.
Evol. Am. / % Mens. a.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant d'amortissement de la charge par mois et
par an.
Amort
Indiquez les montants d'amortissement pour l'année ou les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Options de saisie des amortissements
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option pr .
Fiche Autres charges
Une prévision d'autre charge est définie par deux éléments principaux :
écédente est activée
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation.
108
Manuel de référence
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
nt alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
informations ne seroe e
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Saisissez les montants pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton .
TVA
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans
l'onglet Options de cette fiche)".
TTC
Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA".
Options
Cet onglet contient 3 zones.
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
TVA déductible
Cette partie permet de déterminer :
Taux de TVA
Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera
affiché.
Astuce
Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
A récupere
Choisissez à quel moment la TVA sera récuperée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette
information est toutefois modifiable.
Encaissements
Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche.
Type d’échéancier
Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini.
109
Aide Business Plan
Astuce
Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les
préférences de base.
En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier
pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton .
Financier
Fiche Produits financiers
Une prévision de produit financier est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Charges financières
Une prévision de charge financière est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
110
Manuel de référence
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Dividendes
Une prévision de dividende est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
111
Aide Business Plan
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Information
Pour avoir un complément d'informations sur les dividendes cliquez ici.
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Exceptionnels
Fiche Produits exceptionnels
Une prévision de produit exceptionnel est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice / Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
112
Manuel de référence
Fiche Charges exceptionnelles
Une prévision de charge exceptionnelle est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Montant
Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des montants
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Divers
Fiche Provisions
Une prévision de provision est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
113
Aide Business Plan
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice.
Evol. Dot. /% Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant des dotations par mois et par an.
Dotation
Indiquez les montants des dotations pour l'année ou les mois correspondants.
Evol. Rep. /% Mens.
Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de reprise par mois et par an.
Reprise
Indiquez les montants des reprises pour l'année ou les mois correspondants.
Astuce
Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton .
Options
Options de saisie des dotations
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Options de saisie des reprises
Cette partie contient les éléments suivants :
Saisie possible par exercice
La coche autorise la saisie annuelle des montants.
Saisonnalité par défaut
Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité
"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche.
Remarque
La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée.
Fiche Produits constatés d'avance
La fiche des Produits constatés d'avance est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom du Produit que vous souhaitez créer.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
114
Manuel de référence
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond à l'exercice de prévision.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne.
Charges constatées d'avance
La fiche des Charges constatées d'avance est définie par les éléments principaux suivants :
Le Nom
Saisissez le nom de la charge que vous souhaitez créer.
Le Type
Le type pour la prévision créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Il contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond à l'exercice de prévision.
Montant
Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne.
Fiche Impôt Société et Impôt Forfaitaire Annuel
La fiche de l’Impôt Société est définie par 2 éléments principaux :
Le Nom
A la création du dossier cette fiche est déjà créée. Le nom qui lui est attribué est ‘’Impôt société’’.
La fonction Assujetti
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise
n’y serait pas soumise.
Accéder à la fiche
Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt
Société pour y accéder.
Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée.
Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS
à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA,
ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt.
La fiche est ensuite composée de trois onglets : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde et Options
Calcul de l'impôt
Cet onglet permet de paramétrer les ajustements et le taux d'imposition qui concernent votre établissement.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Remarque
115
Aide Business Plan
Seules les colonnes Ajustements et Taux d'imposition sont saisissables.
Les colonnes de ce tableau sont :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice.
Exercice
Elle correspond au libellé de l'exercice.
Résultat avant impôt
Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt du Compte de résultat de votre dossier.
Report déficitaire
Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt "négatif" de l'année précédente si l'option
"Report déficitaire en avant" (voir onglet option) a été sélectionnée.
Ajustements
Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin de déterminer le montant du résultat imposable.
Résultat imposable
Le montant du Résultat imposable provient des 3 colonnes précédentes. Son calcul est suivant :
Résultat avant impôt +report déficitaire + ajustements.
Taux d'imposition
En fonction du choix réalisé dans l'onglet Options, saisissez le taux d’impôt ou les taux par tranches
utiles au calcul du montant de l'impôt.
Montant calculé
Le "montant calculé" est obtenu par le calcul suivant : Résultat imposable * Taux d'imposition.
Ajustements
Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin d'obtenir le montant final de l'impôt société.
Montant final
Le "montant final" est obtenu par le calcul suivant : Montant calculé + Ajustements.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Société cliquez ici.
Acomptes & Liquidation du solde
Cet onglet permet de paramétrer les acomptes d'IFA qui concernent votre établissement.
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Les colonnes de ce tableau sont réparties en 4 groupes :
Période
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Période
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois de cet exercice.
Acomptes
Remarque
ctionnées, seules les colonnes IFA à payer, IFA imputé sur acompte IS,
ent être saisies.
Vous disposez des informations suivantes :
En fonction des options séleAcompte IS à payer peuv
IFA à payer
Saisissez le ou les montants d'IFA à verser pour l'année.
Acomptes IS calculés
Ces acomptes sont calculés sur la base de l'impôt société à payer en fin de l'année précédente et les
options sélectionnées.
116
Manuel de référence
IFA imputé sur acompte IS
En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant d'IFA imputé sur
acompte IS ou vous devez saisir le montant des acomptes d'IFA qui seront imputés aux acomptes d'IS.
Acompte IS à payer
En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant de l'acompte IS à payer
ou vous devez saisir le montant des acomptes IS à payer.
Acomptes IS non soldés
Ces acomptes sont calculés en fonction des renseignes des 3 colonnes précédentes.
Liquidation de l'impôt
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
Montant Impôt N-1
IFA imputé sur liquidation
Solde à payer
Excédent à récupérer
Solde IFA
Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables.
Vous disposez des informations suivantes :
IFA non soldés
IFA imputé en charge
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Forfaitaire Annuel cliquez ici.
Options
Options de calcul de l'impôt
Taux d'imposition par tranche
Cette option permet de saisir des tranches d'imposition spécifiques pour un certain taux. Cette option
n'est pas cochée par défaut.
Report déficitaire en avant
Cochez la case si vous souhaitez que le déficit de chaque année soit reporté sur l'année suivante soit
reporté pour calculer votre impôt société.
Impôt forfaitaire annuel
Assujetti à l'impôt forfaitaire annuel
Cochez la case si vous êtes assujetti à l'impôt forfaitaire annuel.
Avance récupérable au titre de l'Impôt Société (en années)
Sélectionnez le nombre d'années pour lesquelles vous pouvez récupérer l'avance d'IFA au titre de
l'impôt société.
Liquidation de l'impôt
Déclaration des résultats
Choisissez le nombre de jours, après la fin de l’exercice pour lequel la déclaration du résultat sera
réalisée.
Règlement du solde
Choisissez le nombre de jours, après la déclaration des résultats pour lequel interviendra le règlement
du solde de l’impôt.
Remboursement du crédit
Choisissez le nombre de jours au cours duquel le remboursement du crédit interviendra après le
règlement du solde de l’impôt.
Saisie des acomptes IS
Acomptes IS valorisés par
Choisissez le mode de calcul qui sera utilisé pour générer les acomptes de l'Impôt Société (calcul
automatique ou saisie manuelle).
Calendrier
Cochez les mois pour lesquels le versement d’un acompte interviendra.
Eléments antérieurs
117
Aide Business Plan
Fiche Bilan Antérieur
Une prévision de Bilan antérieur est composée des onglets Actif, Passif et d'un onglet Notes perso qui permet
de saisir des informations complémentaires.
Les onglets Actif et Passif contiennent :
Les rubriques du Bilan,
Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3).
Astuce
Pour les prévisions qui devront être éclatées, vous disposerez d'un bouton dans la colonne Accès à la
répartition associée qui vous permettra de saisir les différents montants. Une fois les montants répartis, la
valeur saisie figurera dans colonne Mt N-1 réparti.
Les rubriques
Devant les sous rubriques, vous disposez des signes + et - qui vont vous permettre de suivre les calculs des
résultats.
Les listes des sous-rubriques, rubriques et totaux sont identiques au Bilan.
Les colonnes des années antérieures
Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques.
Remarque
Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible).
Incidences sur les éditions de résultats
Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Bilan.
Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Bilan (Structure du
passif entre les fonds propres et les dettes, Actif, Passif...).
Bilan & éléments associés
Fiche Stocks Antérieurs
Une prévision de Stocks antérieurs est composée d'un onglet Stock initial & Entrées de stocks, d'un onglet
Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires.
L'onglet Stock de marchandises
Tous les achats de type Négoce saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez
saisir un stock initial dans la colonne correspondante.
Astuce
Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces
lignes.
Cet onglet contient les zones de saisie suivantes :
Stock initial
Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan.
Entrées
Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Stocks, de la rubrique Stocks de marchandises. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous
indique la valeur du déséquilibre.
Attention
Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors
matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord.
L'onglet Stock de matières premières
Tous les achats de type Produits et services saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi
vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante.
Astuce
Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces
lignes.
118
Manuel de référence
Cet onglet contient les zones de saisie suivantes :
Stock initial
Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan.
Entrées
Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Stocks, de la rubrique Stocks de matières premières. Dans le cas contraire un message d'avertissement
vous indique la valeur du déséquilibre.
Attention
Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors
matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord.
L'onglet Encours de production
Toutes les ventes crées dans le dossier seront listées ici. Cela permettra de paramétérer l'encours initial pour la
première année de prévision.
Remarque
Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne
Encours, de la rubrique Encours de production. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous
indique la valeur du déséquilibre.
L'onglet Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois concernés par les entrées en stock.
Incidences sur les éditions de résultats
La saisie effectuée dans cette fiche aura une incidence sur les calculs de l'onglet Montants des fiches d'achats.
Fiche Encaissements & Décaissements antérieurs
La prévision des Encaissements & Décaissements antérieurs est composée d'un onglet Encaissements, d'un
onglet Décaissements, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations
complémentaires.
Cette prévision permet de saisir les différents encaissements qui interviendront suite à la saisie du bilan N-1.
Les rubriques utilisées dans le bilan N-1 seront listées dans les deux onglets.
Remarque
La répartition des décaissements et encaissements n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra
d'obtenir une trésorerie plus réaliste.
Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne
Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
Les Encaissements
Les Encaissements se feront sur les rubriques suivantes :
Clients,
Subventions d'exploitation,
Apports en capital,
Comptes courants d'associés,
Subventions d'investissements,
Remboursements de crédit d'IS.
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne
Bilan N-1(rappel).
La colonne Encaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
Les Décaissements
Les Décaissements se feront sur les rubriques suivantes :
Fournisseurs
Charges externes & autres achats,
Personnel,
Immobilisations,
Comptes courants d'associé,
Impôt sur les sociétés,
Autres impôts & taxes.
119
Aide Business Plan
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne
Bilan N-1 (rappel).
La colonne Décaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
Les Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie.
Incidences sur les résultats
Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Tableau de trésorerie.
Fiche TVA à payer & TVA à récuperer antérieurs
La prévision TVA à payer & TVA à récuperer antérieur est composée de l'onglet TVA, de l'onglet Options et de
l'onglet Notes perso.
Cette prévision permet de prendre en compte la situation de TVA lors de la cession d'activité de la société que
vous reprenez.
Remarque
La répartition des TVA N-1 n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une situation
financière plus compléte et réaliste.
Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne
Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
L'Onglet TVA
Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les rubriques TVA collectée et TVA déductible seront
reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel).
La colonne Total indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement.
L'onglet Options
Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie.
Incidences sur les éditions de résultats
La répartition des TVA du bilan N-1 aura une conséquence sur les Récapitulatifs de TVA et donc par
conséquent sur le Tableau de trésorerie, le Bilan et le BFR.
Fiche Produits et Charges constatés d'avance antérieurs
La prévision des Produits & Charges constatés d'avance antérieurs est composée d'un onglet Produits constatés
d'avance, d'un onglet Charges constatées d'avances et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des
informations complémentaires.
Cette prévision permet de répartir la somme saisie dans le Bilan N-1
Remarque
La répartition des produits & charges constatés d'avance est obligatoire. Dans le cas contraire les montants
saisis dans le Bilan N-1 ne seront pas reprisent dans le Bilan prévisionnel.
Dans le cas où le montant figurant dans l'un des onglet est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors
un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan.
Les Produits constatés d'avance
Les Produits constatés d'avance se feront sur les rubriques suivantes :
Vente de marchandise,
Production vendue,
Subventions d'exploitations,
Autres produits,
Produits financiers,
Produits exceptionnels.
Les Charges constatés d'avance
Les Charges constatées d'avance se feront sur les rubriques suivantes :
Achats de marchandises,
Achats de matières premières,
Loyers de crédit-bail,
Charges externes et autres achats,
Salariés,
Gérants non salariés,
Autres charges de personnel,
Impôts et taxes,
Autres charges,
Charges financières,
120
Manuel de référence
Charges exceptionnelles.
Incidences sur les résultats
Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Bilan.
Fiche Amortissements antérieurs
Une prévision d’amortissement antérieur est définie par trois éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’amortissement.
Le Type
Choisissez le type d’amortissement concerné par la fiche créée.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Montants
Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'amortissement à pratiquer,
pour le ou les mois concernés.
Fiche Comptes Courants antérieurs
Une prévision de compte courant antérieur est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions.
Il est composé des colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Blocage
Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé.
Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan.
121
Aide Business Plan
Déblocage
Saisissez le montant du capital à débloquer pour le mois concerné.
Intér. à payer
La colonne "Intérêt à payer" est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement
d'intérêts et que vous avez saisi un "Taux annuel d'intérêt"(onglet Options).
Remboursement
Saisissez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui
interviendra sur le compte courant créé.
Solde à payer
Les montants de cette colonne proviennent du calcul suivant :
Solde à payer (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement
Options
Options de saisie
Vous devez cocher la case Blocage, déblocage du capital si vous souhaitez gérer les blocages ou déblocages
des capitaux. Par cette action, des colonnes supplémentaires seront à votre disposition dans l'onglet Montant.
Remboursements des intérêts
Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé
gèrent les remboursements d'intérêts.
Ensuite, vous pouvez paramétrer :
le Mode de paiement
Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant.
Information
Pour avoir un complément d'information sur les comptes courants d'associé cliquez ici.
Fiche Emprunts antérieurs
Une prévision d’emprunt antérieurs est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de l'onglet Montant.
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
Montants
Cet onglet permet de saisir les montants relatifs à la reprise d'un emprunt lors de la reprise d'une société. Le
tableau contient les colonnes suivantes :
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Intérêts
Saisissez le montant des intérêts qui seront à payer pour chaque mois.
Capital remboursé
Saisissez le montant du capital remboursé sur chaque mois.
Échéance
Chaque cellule correspond à une échéance constante. Elle est déterminée par les intérêts + le capital du
mois.
Capital restant du
122
Manuel de référence
Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon
suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année
précédente - l'échéance de la période.
Le montant du 'Capital restant du' pour l'année N-1 devra être saisi.
Capital à remb. CT
Chaque cellule correspond au capital à rembourser à court terme (à moins d'un an).
Le montant du 'Capital à remb. CT' sera à saisir pour la dernière année de prévision. De ce montant
découlera le montant du 'Capital à remb. LMT'.
Capital à remb. LMT
Chaque cellule correspond au capital à rembourser à long et moyen terme (à plus d'un an).
Information
Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici.
Fiche Crédits-bails antérieurs
Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux :
Le Nom
Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail.
La fonction Actif
Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les
informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats.
La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options
Remarque
Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires.
ris lors de la reprise d'une société. Le tableau contient
les colonnes suivantes :
Montants Cet onglet permet de saisir les loyers d'un crédit-bail rep
N°
Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au
numéro d'ordre de la période de l'exercice.
Exercice/ Mois
Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice
Loyer HT
Saisissez le montant HT du loyer pour chaque mois.
Loyer TVA
Chaque cellule correspond au montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par
le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option.
Loyer TTC
Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est à dire le montant du loyer HT + Le montant
du loyer TVA.
Rachat HT
Cette zone permet de saisir le montant HT du rachat du bien.
Rachat TVA
Cette cellule correspond au montant de TVA du rachat saisi pour chaque mois. C'est le rachat HT
multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option.
Rachat TTC
Chaque cellule correspond au montant TTC du rachat, c'est à dire le montant du rachat HT + Le
montant du rachat TVA.
Options
Cet onglet permet de déterminer la TVA à pratiquer sur le crédit-bail.
123
Aide Business Plan
Taux de TVA
Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers et le rachat du crédit-bail
antérieur.
Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base.
Information
Pour avoir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici.
Autres
Fiche Compte de Résultat Antérieur
Une prévision de Compte de Résultat antérieur est composée d'un onglet Liste et d'un onglet Notes perso qui
permet de saisir des informations complémentaires.
L'onglet liste contient :
Les rubriques du compte de résultat,
Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3).
Les rubriques
Devant chaque rubrique et sous rubrique, vous disposez des signes + et - afin de vous permettre de suivre les
calculs automatique des résultats.
La liste des sous-rubriques, rubriques et totaux est identique au Compte de résultat.
Les colonnes des années antérieures
Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques.
Remarque
Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible).
A la fin de la saisie vous devez avoir le même "Résultat net" que celui présent sur le document que vous a
fournis l'établissement que vous reprenez.
Incidences sur les éditions de résultats
Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Compte de résultat.
Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Compte de résultat
(Analyse détaillée du résultat, Taux de marge...).
Résultats
Visualisation des résultats
Chaque Résultat se présentera sous forme de tableaux avec de multiples niveaux de tri.
Les tris se réalisent suivant une sélection de paramètres et de filtres:
Tris sous forme de paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant l'endroit ou vous vous positionnez, vous avez la possibilité de visualiser votre résultat de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remarque
Vous pouvez visualiser uniquement annuellement les résultats concernant le noeud Fonds de Roulement.
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Remonter
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos résultats suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
124
Manuel de référence
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Visualisation
Ce paramètre est disponible uniquement pour le tableau de "Compte de résultat". Il permet d'afficher les
résultats en :
Montants,
Pourcentage de ventes (% ventes),
Les 2 : affichage des montants et en dessous des pourcentages.
Remonter
Tris sous forme de filtres d'affichage
Détail
Totaux : permet d'afficher ou non seulement les lignes de totaux.
Rubriques : permet d'afficher ou non l'ensemble des rubriques.
Sous-rubr. : permet d'afficher ou non l'ensemble des sous-rubriques.
Prévisions : permet d'afficher ou non le détail des prévisions.
Remonter
Non valorisées
Totaux : permet d'afficher ou non les totaux sans valeurs.
Rubriques : permet d'afficher ou non les rubriques sans valeurs.
Sous-rubr. : permet d'afficher ou non les sous-rubriques sans valeurs.
Remonter
Partie
Ce filtre permet d'afficher uniquement une partie du Résultat. Ces parties évoluent en fonction du tableau de
résultat sélectionné.
Par défaut, le filtre est positionné sur "Toutes".
Si vous souhaitez voir uniquement une partie du tableau de Résultat, vous devez cliquer sur l'une des parties
proposées.
Le compte de résultat
Le Compte de résultat se compose de différents calculs intermédiaires, qui sont :
la marge globale,
la valeur ajoutée,
l'excédent brut d'exploitation,
le résultat d'exploitation,
le résultat courant,
le résultat exceptionnel,
le résultat net.
La marge globale
La marge globale se décompose en deux : la marge commerciale et la marge sur produits & services.
Remonter
La valeur ajoutée
125
Aide Business Plan
La valeur ajoutée traduit le supplément de valeur donné par l'entreprise, dans son activité, aux biens et aux
services en provenance des tiers.
Remarque
Elle est utile pour caricaturer un secteur et constitue une mesure de l'intégration de l'entreprise dans son
secteur.
La valeur ajoutée est égale à la somme de la marge commerciale et de la marge sur produits et services,
diminuée des consommations de biens et de services en provenance des tiers.
Remonter
L'excédent brut d'exploitation
L’excédent brut d’exploitation représente la véritable richesse interne de l'entreprise et indique sa capacité
réelle à créer de la valeur, avec ses outils et son personnel.
Il est égal à la valeur ajoutée diminuée des charges liées au personnel (salaires bruts, commissions, primes
cotisations employeurs) et des différents Impôts & Taxes, autre que l’Impôt Société.
Remonter
Le résultat d'exploitation
Le résultat d'exploitation est le résultat du processus d'exploitation et d'investissement de l'exercice. Il
traduit l'accroissement de richesse dégagé par l'activité industrielle et commerciale de l'entreprise.
Il prend en compte le processus d'investissement par le biais des charges calculées (dotations aux
amortissements et provisions) en plus de l’excédent brut d’exploitation.
Remonter
Le résultat courant
Le résultat courant est le solde entre le résultat d'exploitation et les charges financières nettes des produits
financiers.
Les charges financières regroupent les intérêts sur Comptes Courants, les intérêts sur Emprunts et les intérêts
sur Découvert.
Remonter
Le résultat exceptionnel
Le résultat exceptionnel recense les éléments de nature exceptionnelle (procès, incendie, flux résultant
d'évènements passés), et en particulier les plus ou moins-values sur cessions d'actifs.
Il est égal au résultat courant augmenté des dotations aux amortissements des subventions d’investissements.
Remonter
Le résultat net
Le résultat net est appelé également ‘’Bénéfice’’ lorsqu’il est positif ou ‘’Perte’’ lorsqu’il est négatif.
Il s'agit en fait de la part résiduelle du résultat d'exploitation revenant aux actionnaires après que les créanciers
et l'Etat ont perçu leur part. Ce résultat net peut donc être distribué sous forme de dividendes, ou mis en
réserves (et augmenter ainsi le montant des capitaux propres de l'entreprise).
Remarque
Le résultat net constitue une ressource de l'entreprise et, par conséquent, il sera porté dans les capitaux
propres de la société. Les associés ou actionnaires décideront, par Assemblée Générale Ordinaire, de
l'affectation de ce résultat, à savoir la répartition entre dividendes ou réserves.
Le résultat net est obtenu par la somme des résultats partiels (résultat courant + résultat exceptionnel)
diminué du montant de l’Impôt Société.
Remonter
Le Tableau de trésorerie
126
Manuel de référence
La composition du Tableau de trésorerie est la suivante :
Le total des encaissements
Le total des encaissements reprend l'ensemble des encaissements qui ont été réalisés sur le dossier par
l'intermédiaire de la saisie des prévisions.
Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les
encaissements des :
Clients,
Apports en capital,
Comptes courants,
Subventions d'investissements (pas disponible dans cette version),
Emprunts,
Remboursement du crédit de TVA,
Remboursement du crédit d'IS (pas disponible dans cette version).
Le total des décaissements
Le total des décaissements reprend l'ensemble des décaissements qui ont été réalisés sur le dossier par
l'intermédiaire de la saisie des prévisions.
Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les
décaissements des :
Fournisseurs,
Charges externes et autres achats,
Personnel,
Comptes courants,
Remboursements d'emprunts,
Dividendes,
TVA à payer,
Impôts Société,
Autres impôts et taxes,
Agios bancaires.
La trésorerie de début de mois
La trésorerie de début de mois reprend le montant de la trésorerie de fin de mois du mois précédent.
La trésorerie de fin de mois
La trésorerie de fin de mois est la différence entre la trésorerie de début de mois et l'écart entre les
encaissements et les décaissements.
Attention
Lorsque la trésorerie est négative les valeurs passent en rouge.
Les intérêts de découvert
Des intérêts sur découvert sont calculés lorsque la trésorerie de fin de mois est négative. Le montant de ces
intérêts est calculé en fonction des indications figurantes dans les préférences.
Le paiement des intérêts sera indiqué dans le tableau de trésorerie par le terme Agios bancaires. Ces agios
sont calculés en fonction des préférences saisie.
Le Seuil de rentabilité
Le seuil de rentabilité dans EBP Business se découpe en huit parties :
Le Chiffre d’Affaires (CA),
Les Coûts Variables,
Les Coûts Fixes,
127
Aide Business Plan
La Marge sur Coûts Variables,
Le Taux de Marge sur Coûts Variables,
Le Seuil de Rentabilité,
Le Mois d’atteinte du seuil,
L'Atteinte du seuil Annuel en %.
Le Chiffre d’Affaires
Le chiffre d’affaires (CA) reprend le montant total des ventes réalisées au cours de l’exercice. C’est la somme
des ventes de négoce et des produits et services.
Remonter
Les Coûts Variables
Le total des coûts variables est l’ensemble des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires.
Ici, on distingue les achats consommés et les autres charges variables.
On entend par achats consommés, la somme des achats consommés de négoce et des achats consommés de
produits et services.
Pour ce qui est de la catégorie des charges variables, on regroupe les "charges externes & autres achats" de
type "Variable" ainsi que les "frais variables de personnel", tel que les "commissions" et "les impôts & taxes" de
type variable (Taxes basées sur le chiffre d'affaires de la société : "Taxe d'apprentissage", ...).
Remonter
Les Coûts Fixes
Le total des coûts fixes est l’ensemble des frais réguliers qu’engendre l’entreprise quel que soit le niveau
d’activité.
On regroupe dans la catégorie des coûts fixes l’ensemble des charges qualifiées comme fixes telles que : les
charges externes & autres achats de type "Fixe", les charges de personnel (salaires et cotisations), les impôts &
taxes (autre que l’IS et l'IFA), les charges financières (intérêts sur comptes courants, intérêts sur emprunts et
intérêts sur découvert), les dotations aux amortissements des subventions d’investissements et l’impôt société.
Remonter
La Marge sur Coûts Variables
La marge sur coûts variables correspond à la différence entre le chiffre d’affaires et le total des coûts
variables.
Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes.
Remonter
Le Taux de Marge sur Coûts Variables
Le taux de marge correspond au calcul précédemment réalisé (marge sur coût variable) divisé par le chiffre
d’affaires total.
Remonter
Le Seuil de Rentabilité
En divisant le montant des charges fixes par le taux de marge sur coûts variables on obtient le seuil de
rentabilité.
Remonter
Le Mois d’atteinte du Seuil
Le mois d’atteinte du seuil est le mois à partir duquel le chiffre d’affaires est supérieur ou égal au seuil de
rentabilité. Cela correspond au mois pour lequel l'atteinte du seuil annuel en % passe au dessus de 100% (cf.
ci-après).
Cette information ne sera disponible que sur l'onglet Annuel.
Remonter
128
Manuel de référence
Atteinte du seuil annuel en %
Le pourcentage d'atteinte du seuil annuel n'est disponible que dans l'onglet Mensuel Cumulé. Il permet
de déterminer sur quel mois le projet sera rentable.
Il est calculé en fonction du chiffre d'affaires du mois sur le seuil de rentabilité total de l'année.
Remonter
Le bilan
Le Bilan est composé de deux parties : l'Actif et le Passif.
L’Actif
L’Actif se décompose en deux grandes parties : l’actif immobilisé et l’actif circulant.
L’Actif Immobilisé
Représente les postes de l’actif qui ont une vocation à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils ne se
consomment pas au premier usage et sont destinés à durer pendant plusieurs années.
L’actif immobilisé se compose :
des immobilisations incorporelles,
des immobilisations corporelles,
des immobilisations financières.
Il est fait apparaître le montant Brut de l'immobilisation pour lequel on déduit le montant des amortissements
pratiqués durant l'année, ainsi que le montant des provisions.
L’Actif Circulant
tion à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils se
rapidement en liquidités.
L’actif circulant se compose :
Représente les postes de l’actif qui n’ont pas vocarenouvellent régulièrement et se transforment
des stocks (matières premières, marchandises et encours de production),
des créances (avances & acomptes versés sur commandes, créances clients et les créances aux
différents organismes),
des disponibilités (placements à court terme, la trésorerie et les charges constatées d'avances).
Le Passif
Le passif se compose également de deux parties : les capitaux propres et les dettes.
Les Capitaux Propres
Les capitaux propres constituent des ressources stables de l'entreprise et déterminent comptablement ce que
vaut l'entreprise.
Remarque
Que le résultat de l'exercice soit bénéficiaire (bénéfice) ou déficitaire (perte), il sera porté au passif du bilan
dans les capitaux propres.
Les Dettes
Le bilan fractionne les dettes en deux catégories :
Les dettes financières, qui sont obtenues auprès de marché obligataire ou des établissements de
crédit,
Les dettes issues de l'exploitation de l'entreprise, représentant ses engagements envers les
fournisseurs (après obtention de délais de paiement), le personnel, le fisc, les organismes sociaux et
les produits constatés d'avance).
Une analyse financière des dettes permet de distinguer les dettes à long et moyen terme (plus d'un an) et
les dettes à court terme.
se et constituent les
capitaux permanents.
Ces dettes sont composées du capital des emprunts non remboursés à plus d'un an et du montant bloqué pour
les comptes courants d'associés.
Les dettes à court terme forment les ressources à court terme destinées à financer les emplois à court terme
(éléments d'actifs à moins d'un an).
Les dettes à long et moyen terme se rapprochent des capitaux propres de l'entrepri
129
Aide Business Plan
Ces dettes sont composées de tous les éléments non pris en compte dans les dettes à long et moyen terme.
Fonds de Roulement
Le Fonds de Roulement Net Global
Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé :
Des Capitaux Permanents,
Des Immobilisations Nettes.
Le fonds de roulement Net globale est obtenu en réalisant la différence entre le total des capitaux
permanents et le total des immobilisations nettes.
Les Capitaux Permanents
Ils sont composés des Fonds Propres et des Endettements
Les Fonds Propres sont identiques aux Capitaux propres du Bilan. Ils sont composés :
Du capital,
Des réserves et le report à nouveau,
Du résultat de l'exercice, Des subventions d'investissement (Montant Brut - les Amortissements).
Remarque
Le report à nouveau de l'année N est le Résultat de l'exercice de l'année N-1.
Les Endettements sont :
Les emprunts : le montant correspond à la valeur du capital restant dû en fin d'exercice ;
Les comptes courants d'associé : le montant correspond au solde à payer en fin d'exercice + les
intérêts à payer.
Les immobilisations nettes
Elles correspondent à la différence entre le Montant Brut et les Amortissements.
Elles sont composées des :
Immobilisations Incorporelles,
Immobilisations Corporelles,
Immobilisations Financières.
Le Besoin en Fonds de Roulement
Le Besoin en Fonds de Roulement est composé :
De l'Actif d'Exploitation
Du Passif d'Exploitation
Le BFR est la différence entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation.
L'actif d'exploitation est identique à l'Actif circulant du Bilan sans la Trésorerie positive.
Il est composé :
L'Actif d'exploitation
des stocks,
des créances clients,
des autres créances (TVA, subventions d'exploitation et d"investissement).
Le Passif d'exploitation
130
Manuel de référence
Le passif d'exploitation est identique aux dettes du Bilan sans les Dettes Financières.
Il est composé :
des dettes fournisseurs (Fournisseurs en Négoce, Fournisseurs de Produits & Services, Fournisseurs
d'investissement),
des dettes fiscales & sociales (Charges, Personnels, TVA).
Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ?
Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la
visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Remarque
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau.
Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement
Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants :
FRNG,
BFR,
Trésorerie.
La différence entre le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit
correspondre à la Trésorerie.
La trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La trésorerie positive,
Le montant de Découvert,
Les intérêts sur le découvert.
Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie.
La Capacité d'autofinancement
La capacité d'autofinancement ou CAF exprime le surplus monétaire dégagé par l'exploitation pendant une
période donnée qui indique la capacité de l'entreprise à financer sa croissance
Elle est calculée à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes :
Méthode Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques,
Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments.
Méthode Additive
Elle est obtenue en ajoutant le Résultat Net et les Dotations aux amortissements puis en enlevant les Dotations
aux amortissements des subventions d'investissement.
Méthode Soustractive
Elle est obtenue en réalisant la différence entre l'Excédent Brut d'Exploitation (EBE) et les Charges Financières
(intérêts des comptes courants, d'emprunts et de découvert).
Remarque
Par l'une ou l'autre des méthodes, vous devez obtenir le même résultat.
Autofinancement
131
Aide Business Plan
L'Autofinancement représente la richesse financière nouvelle générée par l'entreprise, dont elle pourra
disposer après avoir rémunéré ses actionnaires.
entre Capacité d'Autofinancement et les Dividendes distribués.
Tableau de financement
Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en
a été fait.
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les Ressources
Elles sont composées :
L'autofinancement est la différence
De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro),
Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement,
Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes
courants d'associé bloqués.
Remarque
Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente.
Les Emplois
Ils sont composés :
De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro)
De la distribution de Dividendes
Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan)
Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants
d'associé.
FRNG
La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du
FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
La Variation BFR
La variation du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître :
Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds de
Roulement (BFR),
Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en Fonds
de Roulement (BFR).
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les ressources
Elles sont calculées en fonction de :
l'accroissement de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont augmenté
par rapport à l'année précédente.
la diminution du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont été réduites
par rapport à l'année précédente.
Remarque
L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année
précédente.
132
Manuel de référence
Les Emplois
:
Elles sont calculées en fonction de
la diminution de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont été réduites
par rapport à l'année précédente.
l'accroissement du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont
augmenté par rapport à l'année précédente.
Remarque
L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année
précédente.
BFR
En fin de tableau, vous avez un rappel du montant du BFR.
La 1ere année le montant du BFR est identique à la Variation du BFR. Les années suivantes, le montant du BFR
est égal à la Variation du BFR de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
La Variation de trésorerie
La variation de trésorerie permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de
Trésorerie.
Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR.
La Variation de trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants :
La trésorerie positive,
La trésorerie négative (montant de Découvert),
Les agios bancaires (intérêts sur le découvert).
Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Variation de Trésorerie.
En fin de tableau, vous avez un rappel des montants du FRNG, du BFR et de la trésorerie.
Rappel
L'Addition du FRNG et du BFR doit correspondre au montant de la Trésorerie.
Comment consulter le récapitulatif de TVA ?
Consulter le récapitulatif de TVA(s)
Pour consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis
cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux.
Ces tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants
mensuels de remboursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements.
Les tableaux sont proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces
différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de
façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres.
Présentation des récapitulatifs
Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux
suivants :
• La TVA collectée
Elle est la somme des montants de TVA facturé aux clients.
• La TVA déductible
Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs.
133
Aide Business Plan
• La TVA à payer
Elle est la différence entre la TVA due et le crédit de TVA du mois précédent.
Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
Attention
La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA.
Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des
caractéristiques saisies dans les préférences de TVA.
Remarque
Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel.
Astuce
Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de
lecture de vos résultats supplémentaire.
Autres listes
Tableau de financement
Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en
a été fait.
Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois.
Les Ressources
Elles sont composées :
De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro),
Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement,
Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes
courants d'associé bloqués.
Remarque
Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente.
Les Emplois
Ils sont composés :
De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro)
De la distribution de Dividendes
Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan)
Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants
d'associé.
FRNG
La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du
FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes.
Les Graphiques
ose une interprétation des résultats sous forme de graphiques. Ces graphiques
trouvez dans le Dossier final.
Les graphiques à votre disposition sont :
EBP Business Plan vous propsont identiques à ceux que vous
L'analyse détaillée du Résultat,
134
Manuel de référence
La Trésorerie,
L'Actif,
Le Passif,
Le Seuil de rentabilité,
L'évolution des Ventes.
Analyse détaillée du résultat
L'analyse détaillée du résultat permet de mettre en avant les principales données issues du Compte de
Résultat. Ce graphique fait donc apparaître le Chiffre d'Affaires, la Valeur Ajoutée, l'Excédent Brut
d'Exploitation, le Résultat d'Exploitation et le Résultat Avant Impôt.
Le graphique d'analyse du résultat est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et
annuellement.
Remonter
Trésorerie
Le graphique de trésorerie met en avant l'état de la trésorerie à un moment donné. Il est présenté
mensuellement.
Astuce
Lorsque la trésorerie est négative, un bandeau rouge vous indique la zone de dépassement du plafond autorisé
dans les préférences.
Remonter
Actif
L'actif permet de mettre en avant les principales données issues de l'actif du Bilan. Ce graphique fait donc
apparaître l'Actif immobilisé, l'Actif circulant hors trésorerie et la Trésorerie positive.
Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement.
Remonter
Passif
Le passif permet de mettre en avant les principales données issues du passif du Bilan. Ce graphique fait donc
apparaître les Capitaux propres, les Dettes hors trésorerie et la Trésorerie négative.
Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement.
Remonter
Le Seuil de Rentabilité
Le Seuil de rentabilité permet de mettre en avant les principales données issues du calcul du Seuil de
Rentabilité. Ce graphique fait donc ressortir le Chiffre d'Affaires, les Coûts variables, les Coûts fixes et le Seuil
de rentabilité.
Le graphique d'analyse du seuil de rentabilité est décliné de trois manières : mensuellement,
mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Évolution des Ventes
135
Aide Business Plan
Ce graphique permet de mettre en avant les ventes. Il dépend des prévisions de ventes.
Le graphique est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Visualisation des graphiques
Chaque Graphique se présente sous forme d'un "Histogramme" ou "Histogramme base 100" ou "Courbe" ou
"Secteur" (Camembert).
L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres.
Paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant le graphique visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remonter
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos graphiques suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Types de graphique
Ce paramètre permet de définir la présentation du graphique :
Histogramme,
Histogramme base 100,
Courbe,
Secteur (Camembert).
Remarque
En fonction du graphique sélectionné, certains types ne seront pas disponibles.
Remonter
Options du graphique
En fonction du graphique sélectionné et du type de graphique, vous disposerez ou non de cette partie.
Affichage
Cette partie permet de définir si la visualisation du graphique de type Histogramme ou Secteur sera en
2D ou 3D.
Affichage des valeurs
Cette partie permet de définir l'affichage des montants sur les graphiques par Secteur. Cet affichage
peut être avec aucune valeur (Sans), en pourcentage ou en valeur.
Les Ratios
136
Manuel de référence
EBP Business Plan vous propose une interprétation des résultats sous forme de ratios. Ces ratios sont
identiques à ceux que vous trouvez dans le Dossier final.
Remarque
La mention NS vous indique que le calcul du ratio est "Non significatif".
Les ratios à votre disposition sont :
Le taux de marge globale,
Le taux de marge commerciale,
La rentabilité d'exploitation en %,
La rentabilité financière en %,
Le délai de recouvrement des créances en jours,
Le délai de paiement des fournisseurs en jours,
La structure du passif en %,
Remonter
Le taux de marge globale
Le taux de marge globale est exprimé en % et est calculé de la façon suivante :
Marge globale / CA
La marge globale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Le taux de marge commerciale
Le taux de marge commerciale est surtout significatif pour les entreprises de négoce et dépend du secteur
d'activité.
Il est exprimé en % et est calculé de la façon suivante :
Marge commerciale / CA
La marge commerciale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Rentabilité d'exploitation en %
La rentabilité d'exploitation est exprimée en % et est calculée de la façon suivante :
Résultat d'exploitation / CA
Le résultat d'exploitation ainsi que le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat.
Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement.
Remonter
Rentabilité financière en %
La rentabilité financière est exprimée en % et est calculée de la façon suivante :
Résultat net / Capitaux propres
Le résultat net est issu du Compte de Résultat et les capitaux propres sont issus du Bilan.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Délai de recouvrement des créances
137
Aide Business Plan
Le délai de recouvrement des créances est à comparer avec les conditions standard de délai accordées aux
clients de l'entreprise.
Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante :
[Créances Clients / Total des ventes TTC] * 365 jours
La valeur des créances clients est récupérée du Bilan. Le total des ventes TTC provient de la liste des
Prévisions de ventes.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Délai de paiement des fournisseurs
Le délai de recouvrement des fournisseurs est à comparer avec les conditions standard de délai de crédit
que les fournisseurs accordent à l'entreprise.
Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante :
[Dettes Fournisseurs / Total des achats TTC] * 365 jours
La valeur des dettes fournisseurs est récupérée du Bilan. Le total des achats TTC provient de la liste des
Prévisions d'achats.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Structure du passif
La structure du passif entre fonds propres et dettes extérieures est exprimée en % et est calculée de la façon
suivante :
Capitaux propres / Total Passif
Les capitaux propres ainsi que le total passif sont issus du Bilan.
Ce ratio est décliné annuellement.
Remonter
Visualisation des ratios
Chaque Ratio se présente sous forme de tableaux. La première ligne correspond au numérateur, la seconde au
dénominateur de l'opération réalisée et la troisième au résultat obtenu.
L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres.
Paramètres d'affichage
Périodicité
Suivant le ratio visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon :
Mensuelle,
Cumulée,
Annuelle.
Remonter
Exercice
Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible
uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées.
Unité
Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos ratios suivant une unité définie par défaut dans les
préférences du dossier, onglet divers.
Vous disposez des unités suivantes :
A l'unité,
Dizaines,
Centaines,
138
Manuel de référence
Milliers.
Remonter
Elts antérieurs
Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier.
Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants :
Aucun,
N-1,
N-2,
N-3.
Remonter
Impressions
Navigation dans le Rapport
Dans la rédaction du rapport, vous disposerez de boutons vous permettant de faciliter l'élaboration écrite du
projet.
Le bouton / permet de passer à la saisie du rapport lorsque l'on est dans
les propriétés ou de propriétés à la saisie du rapport.
Le bouton permet d'accéder à la première page de rédaction du rapport.
Le bouton permet de revenir à la catégorie de rédaction précédente de l'arborescence.
Le bouton permet de passer à la catégorie de rédaction suivante de l'arborescence.
Le bouton permet d'accéder à la dernière page de rédaction du rapport.
Pour les parties saisissables des boutons supplémentaires seront accessibles :
Le bouton permet de remettre une page de commentaire à l'état initial proposé par le
logiciel.
Le bouton permet de réinitialiser le suffixe, les propriétés du résultats et les
commentaires d'une même page.
Le bouton permet de modifier les propriétés du résultat que vous visualisez.
Le bouton permet de valider la rédaction réalisée.
Le bouton permet d'annuler la rédaction faite et de revenir à l'état initial au moment de
l'ouverture de la page.
139
Glossaire
Achats consommés = Ventes HT * Marge Commerciale ou Taux
L'Actif recense ce que l'entreprise possède. Il correspond aux éléments du patrimoine ayant une valeur
économique positive pour l'entreprise.
Exemples des éléments qui composent l'actif :
Immeubles,
Machines,
Matériels,
Brevets,
Marchandises,
Créances clients,
Argent,
...
L'Actif d'Exploitation est égal à l'Actif Circulant du Bilan sans la Trésorerie.
Il est donc composé des Stocks, des Créances Clients et des Autres Créances telles que la TVA à récupérer, le
Crédit de TVA, les Subventions...
Le Besoin en Fonds de Roulement est représenté par un montant financier total nécessaire à l'exploitation
de l'entreprise. Il représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat-production-vente) et
le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients.
Ce montant devra figurer en permanence dans la trésorerie de l'entreprise. Il devra être ré-évalué si le Chiffre
d'affaires (CA) croît.
Le Bilan est un tableau qui, à un moment donné, représente la situation de l'entreprise en matière d'emploi
des fonds mis en oeuvre dans l'entreprise (actif) et l'origine des ressources (passif).
La Capacité d'autofinancement mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes émises
par l'entreprise.
Elle se calcule suivant 2 méthodes : Additive ou Soustractive.
Les Capitaux Permanents sont le total des ressources propres et de l'endettement à terme.
Ils doivent être supérieurs aux immobilisations de manière à dégager un fonds de roulement (voir FR)servant à
financer tout ou partie du besoin an fonds de roulement (voir BFR).
Les capitaux propres sont constitués des ressources apportées par les associés ou les actionnaires (capital
social) et des profits générés par l'entreprise à l'occasion de son activité (réserves et résultat).
Ils sont également la différence entre la égard des
tiers.
Les réserves regroupent les bénéfices des années antérieures qui n'ont pas été distribués aux associés ou
actionnaires pour être réinvestis dans l'entreprise.
Le report à nouveaux est un cumul des bénéfices des années antérieures non distribués et non affectés en
réserves.
Les Charges Fixes sont des frais réguliers qu veau
d'activité. Même quand l'entreprise n'a pas de chiffres d'affaires elle a à supporter les charges fixes, comme
par exemple le loyer du local commercial, les salaires, les primes d'assurance, etc...
Dans une entreprise l'ensemble des charges courantes se répartit en charges fixes, appelées également
"charges structurelles" et en charges variables, appelées également "charges fonctionnelles." Leur
évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou
"seuil de rentabilité".
Les Charges variables également appelées "charges fonctionnelles" sont les charges qu'engendre
directement l'activité de l'entreprise. Elles sont intimement liées à la réalisation du chiffre d'affaires, comme par
exemple les "approvisionnements" , les frais de transports sur achats ou sur ventes, les commissionnements
sur ventes, etc...
Elles se distinguent des charges fixes. Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables"
élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité".
Le compte de résultat est un tableau récapitulatif des produits (le chiffre d’affaires) et des charges de
l’exercice. Ce document a pour but d'analyser le résultat dégagé par l'entreprise sur une période donnée. Il fait
donc apparaître un bénéfice ou une perte pour l’exercice.
Le compte de résultat permet de constater d'un seul coup d'oeil la rentabilité de l'entreprise pour une période
donnée.
valeur des biens d'une entreprise et celle de ses dettes à l''engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son ni
141
Aide Business Plan
Les "Gérants non salariés" doivent verser aux organismes sociaux un montant minimum de cotisations sociales.
Dans EBP Business Plan, la cotisation forfaitaire peut être saisie dans l'onglet "Options" d'une fiche de
"Prévision-Personnel-Gérant non salarié".
Si le montant des cotisations du gérant ne dépasse pas ce montant minimum, c'est le montant de la cotisation
forfaitaire qui sera versé aux organismes sociaux.
Corporel ou incorporel, le crédit-bail permet de financer à 100 % un bien professionnel.
Juridiquement c'est une location assortie de la possibilité de devenir propriétaire du bien loué au plus tard en fin
de contrat pour un prix fixé d'avance tenant compte pour partie des loyers versés.
Cette formule, sécurisante pour les crédit-bailleurs qui restent propriétaires des biens financés, permet une
certaine souplesse.
Ce type de financement est un peu plus cher que le crédit classique et moins intéressant depuis que les créditbailleurs
imposent le versement d'un dépôt de garantie ou un premier loyer important dans le barème de
location.
Toutefois, le crédit-bail présente l'avantage important d'éviter le problème de la récupération de la TVA payée
sur les investissements de départ.
A l'issue de cette période, plusieurs options seront offertes :
Devenir propriétaire du bien en versant "une valeur résiduelle" dont le montant tient compte pour
partie des loyers versés (on appelle cette option "la levée de l'option d'achat"),
Restituer le bien,
Renouveler le contrat de location dans des conditions largement avantageuses.
Il existe le Crédit Bail Mobilier ou Corporel pour les bien d'équipement : véhicules, machines, ordinateurs.
Le crédit bail immobilier ou incorporel concerne les bâtiments professionnels.
Le Cycle d'Exploitation est l'ensemble des opérations récurrentes représentant l'activité de l'entreprise.
Par exemple : Passage d'Achats de Matière Premières à Stockage, puis à Fabrication, suivie du Stockage de
Produits Finis, de la Vente et enfin à Encaissement....
Une échéance A terme à échoir est une échéance dont le règlement doit intervenir en début de période.
Une échéance A terme échu est une échéance dont le règlement doit intervenir en fin de période.
En gestion le mot "Emplois" désigne la façon dont les ressources ont été utilisées.
Les emplois représentent les avoirs que possède l'entreprise.
Le Fonds de Roulement est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne finançant pas les
immobilisations est disponible pour financer l'exploitation.
Si le Fonds de Roulement n'est pas suffisant pour financer correctement l'activité, cela se traduit par des
problèmes de trésorerie.
Les Immobilisations sont des valeurs de biens durables (à usage long) employés par une entreprise et qui
constituent une partie de ses actifs. L'ensemble des ses immobilisations constitue "l'actif immobilisé".
Les immobilisations financières ou investissements financiers sont les titres de participation détenus sur
d'autres entreprises, les dépôts et cautionnement...
Les immobilisations corporelles ou investissements corporels sont les terrains, les bâtiments, les
agencements, les machines, le mobilier, les véhicules, etc...
Les immobilisations Incorporelles ou les investissements Incorporels sont les frais de constitution de
l'entreprise, les frais de premier établissement, les brevets, les licences, les fonds de commerce..
La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes HT, postes de Négoce, et les achats HT
liés à ces ventes (achats consommés).
La marge sur coût variable est le total du chiffre d'affaires (Ventes) moins le total des charges variables pour
une période donnée.
La marge sur produits et services est la différence entre le montant des ventes HT, postes Produits &
Services, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés).
Le Passif décrit l'origine des ressources (apports, subventions...) ainsi que les dettes de l'entreprise (emprunts,
comptes courants, dettes fournisseurs...)
Le Passif d'Exploitation est égal aux Dettes du Bilan sans les Dettes Financières.
Il est composé des Dettes Fournisseurs et des Dettes Fiscales & Sociales telles que les Charges, les Personnels,
la TVA à payer, les Autres Impôts et Taxes...
Le plan de financement est un tableau qui récapitule et compare :
les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, Besoin en fonds de roulement,
éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins)
les ressources de financement (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts autres
ressources durables).
Les ressources doivent être égales ou supérieures aux besoins.
142
Glossaire
Dans une création d'entreprise, ce tableau prévisionnel constitue la synthèse la plus concentrée de la vie
financière future de l'entreprise.
Le point mort est une autre façon d'appeler le "seuil de rentabilité".
Il correspond au chiffre d'affaires minimum que le dirigeant devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour
couvrir au moins toutes les charges de cet exercice. C'est à dire qu'il représente le niveau de chiffre d'affaires
au delà duquel l'entreprise commence réellement à faire du bénéfice.
Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes.
Le rapport EBP Base est le rapport, le plus simple, proposé dans la version Standard.
Le rapport EBP Normal est une structure proposant les différents tableaux avec un niveau de détail aux
Rubriques.
Il propose en plus :
toutes les prévisions en annexes,
tous les résultats mentionnés dans la partie financière de façon détaillée,
tous les résultats non mentionnés dans la partie financière.
Le rapport EBP Complet est une structure proposant les différents tableaux détaillés (au détail des prévisions).
Il propose en plus :
toutes les prévisions en annexes,
tous les résultats non mentionnés dans la partie financière.
Le rapport EBP Simplifié est une structure qui peut être demandé par certains organismes.
En gestion le mot "ressources" désigne les ressources financières mises en oeuvres dans une entreprise.
Les ressources représentent l'ensemble des capitaux utilisés par l'entreprise qui vont permettre d'engager les
emplois dans le cycle d'exploitation.
Exemple de ressources financières :
Capitaux apportés,
Capitaux empruntés.
Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués
sur l’exercice, mois par mois.
Il met en évidence le solde mensuel de trésorerie. Ce solde, cumulé, montre la situation de trésorerie de
l'entreprise. Les encaissements doivent dans la mesure du possible être supérieurs aux décaissements.
Le taux de marge compare la marge au prix de revient.
Taux de marge = Marge / Prix de revient.
(la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR)
La formule pour trouver le bon taux : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat )
Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 %
Le taux de marque représente le pourcentage de marge par rapport au prix de vente.
Taux de marque = Marge / PVHT.
(la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR)
La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente )
Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €.
Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 %
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation touchant presque tous les biens
et services consommés ou utilisés en Belgique.
C'est le consommateur final qui supporte la charge de la TVA et non l'entreprise productrice du bien ou du
service.
L'entreprise facture au client la TVA et la reverse ultérieurement au Trésor Public, déduction faite de la TVA à
payer sur les achats constitutifs de son prix de revient (Achats de Marchandises, Produits & Services, Matières
Premières...)
On appelle Marchandises, les produits achetés par l'entreprise et revendus sans y avoir apporter aucune
transformation.
On appelle Production, tous les produits issus d'une transformation par l'entreprise ou les services réalisés par
celle-ci.
143
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
Par téléphone au 02. 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible,
veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 09.00 à 12.30de 13.30 à 18.00 (17.00 le vendredi).
Par e-mail à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
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145
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147
149
Index
A
Achats....................................................22, 143
Achats consommés ....................................... 141
Actif..............................................129, 134, 141
Actif circulant ............................................... 129
Actif d'exploitation ................................. 130, 132
Actif immobilisé............................................ 129
Activation........................................................8 Annuler une saisie..........................................15 Assistance ................................................... 145
B
Besoin en Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131,
132, 133
Besoins en Fonds de Roulement ..................... 141
BFR ........................... 36, 40, 130, 131, 133, 141
Bilan................................................36, 38, 129 C
CAF .................................................36, 40, 131 Calculatrice....................................................52 Capacité d'autofinancement................36, 40, 141 Capitaux permanents .................................... 130
Capitaux propres ................................... 129, 141
Charges.........................................................23 Charges fixes ............................................... 141
Charges variables ......................................... 141
Chiffre d'affaires........................................... 127
Compte de résultat ..................... 36, 37, 125, 141
Compte de résultat antérieur ....................36, 124
Configuration...................................................7 Contacter EBP .............................................. 147
Convention......................................................3 Cotisation forfaitaire ..................................... 142
Coûts fixes................................................... 127
Coûts variables ............................................ 127
Création de dossier...........................................9 Création de pages...........................................48 Création d'une prévision..................................14 Crédit Bail ................................................... 142
Cycle d'exploitation....................................... 142
D
Décaissements ............................................. 126
Démonstration.................................................9 Dettes ......................................................... 129
Diaporama.....................................................50 Dividendes.....................................................30 Dossier permanent.........................................62 Duplication de dossier.......................................9 E
EBE ............................................................ 125
Echéance..................................................... 142
Eléments antérieurs.33, 34, 35, 36, 118, 119, 120, 121, 122, 123 Emplois .........................................132, 134, 142
Encaissements ............................................. 126
Epuration des données....................................49 Excédent brut d'exploitation........................... 125
F
Financements.................................................18 Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 133, 142
FR .............................................................. 142
FRNG ..................36, 40, 130, 131, 132, 133, 134
G
Graphiques .............................................44, 134
I
Immobilisations..................................... 130, 142
Import de balance..........................................50 Impôts et taxes..............................................26 Impressions...................................................46 Installation......................................................7 Intérêts de découvert.................................... 126
Introduction.....................................................1 Investissement Corporels .............................. 142
Investissements.............................................15 Investissements Financiers ............................ 142
Investissements Incorporels........................... 142
L
Lancement.......................................................7 Les données de base.......................................65 Les préférences de prévision............................68 M
Marchandises ............................................... 143
Marge commerciale....................................... 142
Marge globale .............................................. 125
Marge sur coûts variables.......................127, 142 Marge sur Produits et Services ....................... 142
Menu contextuel.............................................55 Méthode Additive .......................................... 131
Méthode Soustractive.................................... 131
N
Négoces ...................................................... 143
O
Options...................................................10, 52 P
Passif............................................129, 134, 142 Passif d'exploitation ...............................130, 132 Personnel......................................................24 Plan de financement...................................... 142
Plan de regroupement.....................................49 Point mort................................................... 143
Préférences de prévision..................................70 Présentation.....................................................5 Produits & Services....................................... 143
R
Raccourcis.....................................................59 Rapport ............................................ 48, 49, 143 Ratios ....................................................45, 136
Recopie des données.......................................49 Report à nouveaux........................................ 141
Reprise de la balance......................................49 Réserves..................................................... 141
Ressources....................................132, 134, 143
Résultat (analyse)......................................... 134
Résultat courant ........................................... 125
Résultat d'exercice........................................ 125
Résultat d'exploitation................................... 125
Résultat exceptionnel.................................... 125
Résultat net ................................................. 125
Résultats.......................................................36 S
Saisie de données...........................................60 Seuil de rentabilité...............36, 38, 127, 134, 143 Subventions.............................................19, 20 Supprimer.....................................................53 Supprimer une prévision..................................15 T
Tableau de bord.............................................11 Tableau de trésorerie.........................36, 37, 126 Taux ........................................................... 143
Taux de marge sur coûts variables.................. 127
Terme à échoir ............................................. 142
Terme échu.................................................. 142
Trésorerie...........................36, 40, 131, 133, 134 TVA................................................ 41, 133, 143
Aide Business Plan 150
V
Valeur ajoutée.............................................. 125
Variation BFR ............................................... 132
Variation de BFR......................................36, 133
Variation de FRNG ...................................36, 133
Variation de trésorerie..............................36, 133
Variation FRNG...................................... 132, 134
Ventes....................................................21, 143
Visionneuse...................................................51 Visualisation des graphiques .......................... 136
Visualisation des ratios .................................. 138
W
web ..............................................................53
i
Wingen .................................................................................................................................................... 1
Présentation du logiciel ........................................................................................................................ 1
Accès au logiciel .................................................................................................................................. 1
Le modèle ............................................................................................................................................ 2
• Les Menus 2
• Les barres d'outils 2
• La zone reservee au modele 6
• La barre d’état 6
Déplacement des barres d'outils........................................................................................................... 6
Gestion des modèles............................................................................................................................ 7
• Ouvrir un modele 7
• Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg 8
• Créer un nouveau modele 8
• Propriétés du modèle 9
• Format du modele 11
• Format des étiquettes 11
• Suppression d’un modèle 11
Les sections ........................................................................................................................................11
• Présentation 12
• Taille d’une section 12
• Limite de section 12
• Désactiver une section à l’impression 12
• TYPE DE SECTIONS 13
• SAUT DE PAGE FORCE 13
• Impression des sections 13
• Croisement de sections d’entête et de pied 14
• Section complémentaire sur une variable multi-lignes 14
Fond de page......................................................................................................................................14
Les objets............................................................................................................................................14
• L’objet texte 15
• L’objet texte enrichi 15
• L’objet Variable 16
• L’objet Ligne 17
• L’objet Cadre 17
• L’objet Ellipse 17
• L’objet Graphique 17
• L’objet Image 17
Table of Contents
ii
Variable de base .................................................................................................................................18
Les variables calculées .......................................................................................................................18
• Définition 18
• Creation d’une variable calculee 18
• Assistant de formule 19
Les variables récapitulatives................................................................................................................19
• Definition 19
• Creation 19
Positionner une variable ......................................................................................................................20
Propriétés des objets...........................................................................................................................21
• Onglet Formatage 21
• L’onglet Position 21
• L’onglet Taille 21
• L’onglet Alignement 21
• L’onglet Police 22
• L’onglet Bordure 23
• L’onglet Variable 23
• L’onglet Motif 23
• L’onglet GRAPHIQUE 23
Sélection des objets ............................................................................................................................23
• Sélection simple 23
• Sélection Multiple 23
• Sélection automatique 25
• Verrouillage 25
Manipulation d'objets...........................................................................................................................25
• Dimensionnement d'un objet 25
• Déplacement d'un ou de plusieurs objets 26
• Utilisation de la grille 26
• Duplication d’un objet 26
Export de données ..............................................................................................................................27
Création d'un modèle d'étiquette..........................................................................................................27
Zoom ..................................................................................................................................................27
Collage spécial....................................................................................................................................27
Traduction...........................................................................................................................................27
Index ......................................................................................................................................................31
1
Wingen
Présentation du logiciel
WinGénérateur dit aussi “Wingen” est le générateur de modèles EBP qui permet de personnaliser les
modèles d’impression existants des logiciels de la même gamme (EBP Compta, Gestion Commerciale,
Paye Garage, Intégré de gestion, Immobilisations…) ainsi que de créer et paramétrer vos propres
modèles d'édition en toute liberté.
WinGen se lance à partir du logiciel pour lequel vous souhaitez réaliser/modifier un modèle. Pour cela,
cliquez sur le bouton Paramétrer disponible dans toutes les boîtes de dialogue d’impression ou lancez la
commande Paramétrage des Impressions du menu Outils ou du menu Impressions.
Les modèles Système, proposés en standard dans les logiciels ne peuvent être modifiés.
L’éditeur permet notamment de modifier, de définir ou d'insérer :
le format de vos modèles
WinGen propose ainsi d'associer à un modèle un des formats disponible pour l'imprimante par
défaut (A4, Enveloppe DL, Fanfold, etc…), de définir son orientation (portrait ou paysage) et, pour
certaines éditions, de définir un format "étiquettes" (articles dans la Gestion Commerciale ou Garage
par exemple).
des éléments fixes
Vous disposez d'une palette d'outils et d’un menu contextuel pour choisir et placer les objets suivants :
• textes simples,
• textes mis en forme (RTF),
• rectangles,
• lignes,
• ellipse,
• images,
• graphiques
les variables de vos modèles
Vous pouvez paramétrer votre modèle en y insérant des variables. Une variable fait référence à une
donnée de votre base dans le logiciel qui exploite le modèle (EBP Compta, EBP Paye, EBP
Gestion Commerciale,...).
Ainsi, lors de l'impression, les variables sont automatiquement évaluées en fonction des données
traitées et remplacées par la valeur de la variable.
des variables calculées ou récapitulatives
A partir des variables d'une même table de votre base de données, il vous est possible d'insérer des
variables calculées qui les utilisent dans une formule mathématique pour calculer une nouvelle valeur.
Les variables récapitulatives servent quand à elles a obtenir un total, une moyenne ou encore à
compter le nombre d'occurrences d'une variable présente.
Accès au logiciel
WinGénérateur
2
Le bouton Paramétrer proposé dans vos boîtes d’impression permet d’accéder à la consultation du
modèle courant ou la création d'un modèle de même type.
S’il s'agit d'un modèle système, vous obtenez le message suivant "Le modèle que vous venez d'ouvrir
est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin
de pouvoir le modifier ?". Si vous répondez "non" à cette proposition aucune modification ne sera
possible mais vous pouvez cependant vérifier le nom des variables, leur position ou la structure
générale de ce modèle.
En répondant "oui" il vous sera demandé de donner un nouveau nom pour créer un modèle à partir de
celui qui était sélectionné. Sa structure, ses éléments fixes et toutes ses variables seront alors
dupliqués pour créer un modèle qui pourra être modifié ou complété.
Le modèle
! Les menus
! Les barres d'outils et le dictionnaire
! La zone réservée au modèle
! La barre d'état
Les Menus
Le titre de la fenêtre fait apparaître des menus où toutes les fonctionnalités de WinGen sont
accessibles.
Les lettres soulignées vous permettent de dérouler un menu sans avoir à cliquer dessus, appuyer sur
la touche Alt (à gauche de la barre d'espace) puis sur la lettre qui correspond au menu que vous
souhaitez visualiser. Vous pouvez alors utiliser les flèches du clavier ou bien les lettres soulignées pour
faire votre choix dans le menu.
Les barres d'outils
WinGen propose 5 barres d’outils que vous pouvez ou non afficher (menu Affichage - Barres
d'outils). Chaque barre correspond à une famille de fonctionnalités de WinGen, également accessibles
par les menus principaux.
Si vous avez accidentellement fermé une de ces barres, il suffit de retourner dans le menu Affichage -
Barres d'outils pour la recocher.
Les barres d’outils peuvent être positionnées à l'endroit souhaité dans votre fenêtre.
"Remarque
Si vous positionnez votre souris sur l'une des icônes présentes dans ces barres, la description de sa fonction est affichée en bas à
gauche de la fenêtre principale. Il en va de même lorsque vous placez la barre de sélection sur une commande d'un menu. Dans le
cas des icônes, une info-bulle apparaît également.
La barre d’outils Standard
Cette barre d’outils propose des fonctions de gestion de modèles et d’édition.
Wingen
3
Crée un nouveau modèle (commande Nouveau du menu Modèle).
Ouvre un modèle existant (commande Ouvrir du menu Modèle).
Enregistre le modèle en cours (commande Enregistrer du menu
Modèle).
Coupe la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande
Couper du menu Edition ou raccourci Ctrl + X).
Copie la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande
Copier du menu Edition ou raccourci Ctrl + C).
Colle le contenu du Presse-papier à l’endroit cliqué (commande Coller du
menu Edition ou raccourci Ctrl + V).
Annule la dernière action (commande Annuler du menu Edition).
La barre d’outils Objets
Cette barre d’outils propose d’ajouter des objets (ligne, cadre, ellipse, image, graphique, texte, texte
enrichi, variables) dans votre modèle.
Après avoir sélectionné l'objet, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix ; il faut alors cliquer
à l'endroit dans le modèle où vous voulez positionner l'élément puis, en gardant le bouton enfoncé,
délimiter la zone qui sera occupée.
permet de placer une ligne verticale ou horizontale (commande Ligne du menu Insertion ou
raccourci clavier Ctrl + 1),
permet de placer un rectangle (commande Cadre du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl
+ 2),
permet de placer une ellipse (commande Ellipse du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl
+ 3),
permet d’insérer une image (commande Image du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl +
4),
permet d’insérer un graphique (commande Graphique du menu ou raccourci clavier Ctrl + 5
) si l’application et le modèle courant ont un jeu de donnée à traiter,
permet de placer une zone de texte à police unique (commande Texte du menu Insertion ou
raccourci clavier Ctrl + 6),
permet de placer une zone de texte à polices et mises en forme multiples (commande Texte
enrichi du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 7),
WinGénérateur
4
permet d’insérer une variable récapitulative (raccourci clavier Ctrl + R),
permet d’insérer une variable calculée (raccourci clavier Ctrl + T).
La barre d’outils Formatage
Cette barre d’outils propose des fonctions de mise en forme des caractères saisis :
/ / permet de mettre une zone de texte ou une variable en
gras/italique/souligné.
permet de modifier les couleurs d’un texte ou d'une
variable.
/ / permet d’aligner à gauche/centrer/à droite un texte dans
sa zone (alignement horizontal).
Pour une variable ou un champ texte simple, le format s'appliquera à l'ensemble du cadre. Pour un
texte mis en forme, il faut sélectionner la partie du texte à laquelle vous souhaitez appliquer le format.
Par ailleurs, certaines variables particulières telles que les champs Mémos dans EBP Gestion
Commerciale contiennent déjà un texte mis en forme (à partir du logiciel), il est donc impossible de leur
appliquer un formatage au niveau du modèle.
La barre d’outils Alignement
Cette barre d’outils permet d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. Ces outils sont des
raccourcis aux commandes du menu Position.
aligne les objets sélectionnés avec celui situé le plus à gauche.
centre horizontalement les objets sélectionnés entre eux.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus à droite.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus haut.
centre verticalement les objets sélectionnés entre eux.
aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus bas.
aligne les objets sélectionnés au centre de la page
Wingen
5
horizontalement.
permet d’activer ou non la grille.
Lorsque la grille est activée, vous ne pouvez pas déplacer les éléments de manière continue puisque
les positions dépendent d'un quadrillage invisible qui a l'avantage d'aligner plus facilement les
différents objets.
La barre d’outils Dictionnaire
Le dictionnaire apparaît par défaut à droite de votre écran. Il contient l’ensemble des variables
pouvant être utilisées dans le modèle courant, en fonction bien évidemment de l'application et du type
d'impression. Il sert surtout à insérer rapidement une nouvelle variable dans votre modèle en la
sélectionnant dans le dictionnaire pour la déposer ensuite dans le modèle à l'aide de la souris
(drag&drop).
Tri des variables
Toutes les variables sont classées dans des rubriques représentée par un . Les variables sont
classées par défaut par ordre logique spécifique à l’application mais vous avez la possibilité de les
trier par ordre alphabétique (menu Affichage).
IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu
Affichages et cochez la case Dictionnaire.
WinGénérateur
6
Recherche d’une variable
Le champ Edition placé en entête du dictionnaire permet de rechercher une variable selon son nom
interne ou affiché. Il est également possible de taper la première lettre du nom d'une variable pour se
positionner rapidement dessus.
Synchronisation modèle -> dictionnaire
Un mode synchronisation peut être activé afin de lier le dictionnaire au modèle. Ainsi, par simple
sélection d’un objet Variable dans le modèle, le logiciel positionne le curseur sur la variable
correspondante dans le dictionnaire. C’est la commande Synchroniser la liste des variables du menu
Affichage.
Rubrique Système
La rubrique Système contient quant à elle les variables Date et Heure qui sont celles du système
d'exploitation, le numéro de Page en cours et le nom de l'utilisateur.
"Remarque
Il n’est pas possible d’obtenir le nombre de pages total de l’édition car les impressions sont préparées "au fur et à mesure". La
première page est donc générée à un moment où le nombre de pages total n'est pas encore connu.
La zone reservee au modele
Le modèle lui-même est constitué d’une zone rectangulaire blanche découpée en sections. Sur le bord
gauche de cette zone apparaît le nom des sections. Vous pouvez également faire apparaître le nom
d'une section dans une info-bulle en laissant le pointeur de la souris dessus quelques secondes.
La barre d’état
Située en bas de la fenêtre WinGen, la barre d’état affiche des informations et des messages destinés
à vous aider dans l’utilisation du logiciel.
Elle permet par exemple d’afficher divers renseignements comme : la taille de l’objet sélectionné et sa
position verticale et horizontale en millimètres, le rôle des commandes des menus lorsque le pointeur
est positionné dessus, l’état du clavier numérique (Num)… Travailler sur un modèle permet de
présenter vos impressions selon vos goûts en y incluant les informations qui vous intéressent. Aucun
des modèles Système (fournis en standard dans le logiciel) n’est modifiable.
Déplacement des barres d'outils
Vous pouvez déplacer une barre d’outils de la position qu’elle occupe par défaut en haut de l’écran (ou
à droite pour le dictionnaire) vers n’importe quel autre endroit de l’écran, pour la rendre plus accessible.
Si vous déplacez une barre d’outils jusqu’au bord gauche ou droit de l’écran ou jusqu’au bas de l’écran,
elle devient “ ancrée ” dans sa nouvelle position (elle fait partie du bord). Si vous la déplacez partout
ailleurs, elle devient une fenêtre flottante avec une barre de titre et une petite croix pour la fermer.
Pour déplacer une barre
Wingen
7
1. Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d’outils, puis faites glisser celle-ci à
l’emplacement désiré.
2. Dès que la barre d’outils a été déplacée de sa position originale en haut de l’écran, vous pouvez
effectuer toutes les procédures suivantes :
Pour Procédez comme suit
Créer une barre
d’outils verticale
Faites glisser la barre d’outils vers le bord
gauche ou droit de l’écran. Lorsque la
bordure hachurée prend une forme verticale
allongée, relâchez le bouton de la souris.
Créer une barre
d’outils horizontale
Faites glisser la barre d’outils vers le haut
ou le bas de l’écran. Lorsque la bordure
hachurée se met à l’horizontale, relâchez le
bouton de la souris.
Déplacer une barre
d’outils flottante
Pointez sur la barre de titre de la barre
d’outils puis faites glisser cette dernière
jusqu’au nouvel emplacement.
Remettre une
barred’outils à sa
position précédente
Cliquez deux fois sur une zone vide de la
barre d’outils.
Gestion des modèles
! Ouvrir un modèle
! Importer/récupérer un modèle au format ewg
! Créer un nouveau modèle
! Propriétés d'un modèle
! Format du modèle
! Format d'étiquettes
Ouvrir un modele
Pour ouvrir un modèle, vous pouvez soit :
• sélectionner le modèle d’impression à partir d’une boîte d’impression et l’ouvrir en cliquant sur le
bouton Paramétrer,
• lancer WinGen par la commande Paramétrage des Impressions du menu Impressions ou du
menu Outils et sélectionner ensuite le modèle dans la liste des modèles de l’application,
• lancer, dans WinGen, la commande Ouvrir du menu Modèle. Le logiciel vous demande alors si vous
souhaitez enregistrer le modèle courant puis affiche la liste des modèles existants.
Modèle Système
Dans le cas d’un modèle Système, l’ouverture est un peu particulière.
Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le
message suivant apparaît : “ Le modèle que vous venez d’ouvrir est un modèle système qui ne
peut pas être modifié. Désirez-vous l’enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ? ”.
Si vous souhaitez simplement consulter le modèle, cliquez sur le bouton Non. Vous accédez
alors au modèle Système mais aucune modification ne peut lui être apportée.
WinGénérateur
8
Par contre, si vous souhaitez réaliser un modèle sur la base du modèle Système, cliquez sur le
bouton Oui et saisissez le nom de votre modèle. Le logiciel duplique alors le modèle Système.
Liste des modèles disponibles
La liste propose l’ensemble des types d’impression possibles (familles) dans le logiciel. Chaque
type d’impression est représenté par une icône Livre. Pour obtenir les modèles disponibles dans
chaque type d’impression, double-cliquez sur le type de l’impression qui vous intéresse. Les
modèles ou les sous-types apparaissent. Double-cliquez sur le modèle (icône Lettre) à ouvrir.
Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg
La commande Import du menu Modèle vous permet d’intégrer et d’ouvrir un modèle au format :
ewg.
Cette procédure doit être utilisée pour récupérer un modèle réalisé par votre revendeur EBP ou par
le service technique EBP ou encore pour récupérer un modèle exporté (commande Export du menu
Modèle) depuis un autre poste par exemple.
Créer un nouveau modele
Aucun modèle système n’est modifiable avec WinGen. WinGen permet donc de créer de
nouveaux modèles.
A partir de la commande Nouveau du menu Modèle
Pour créer un nouveau modèle, vierge ou à partir d’un modèle existant, utilisez la commande
Nouveau du menu Modèle (raccourci clavier Ctrl + N ou icône ).
Vous entrez automatiquement en mode Assistant. Ce mode vous affiche directement à l’écran
les étapes à suivre pour réaliser une création correcte.
1. Sélectionnez le type (icône livre) du modèle d’impression à créer. Ce type correspond à une
famille d’impression dans votre application source.
2. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant. L'étape suivante est proposée
uniquement si le type d'impression sélectionné précédemment permet d'imprimer des
étiquettes.
3. Pointez le type de modèle à créer : Documents ou Etiquettes,
4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant,
5. Une liste des modèles déjà existants apparaît augmentée d’un modèle vierge,
6. Saisissez le nom du nouveau modèle
7. Pointez le modèle à dupliquer. Le nouveau modèle sera une copie de celui-ci.
!! IMPORTANT
Si vous choisissez le modèle Vierge, le nouveau modèle devra être paramétré de A à Z.
Cette réalisation est très longue et demande une grande maîtrise de WinGen. Aussi,
nous vous conseillons fortement de dupliquer un modèle existant.
Cette étape est modifiable uniquement lorsque vous définissez un mode Vierge.
Autrement, le logiciel propose les choix par défaut.
8. WinGen vous permet de paramétrer un type de page et de fond différent pour la première
page de l’impression, la dernière page et l’ensemble des pages intermédiaires.
Wingen
9
Nous vous conseillons fortement de pointer l’option Pages Premières, Suivantes et
Dernières, pour pouvoir définir des entêtes et des pieds différents en fonction du type de
page.
Par exemple, pour saisir en entête de la première page les coordonnées de la société et ne
pas les répéter sur les pages suivantes. Ce choix pourra toutefois être changé dans
Propriétés + Onglet Avancé du menu Modèle. Toutefois, si vous souhaitez présenter de la
même manière toutes les pages, vous pouvez pointer Toutes Pages Identiques.
Un fond de page (impression en arrière-plan) est automatiquement proposé. Un fond de
page peut également être défini pour la première page, les pages suivantes et la dernière
page de l’impression. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création du modèle ou
sur le bouton Précédent pour revenir aux écrans suivants.
Ouvrir un modèle Système et le dupliquer
Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système,
le message "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être
modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?" apparaît.
Répondez Oui pour dupliquer le modèle :
Dans certains cas (pièces de vente ou d'achat dans la Gestion Commerciale 2000 par exemple),
vous avez la possibilité de choisir une autre famille (pour par exemple créer un modèle de BL en
récupérant sa présentation depuis un modèle de devis).
Enregistrer un modèle sous un autre nom
Lorsqu’un modèle (système ou non) est chargé sous WinGen, vous pouvez lancer la commande
Enregistrer sous du menu Modèle pour lui donner un autre nom et ainsi le dupliquer.
S'il existe plusieurs familles pour ce modèle il vous sera possible de changer de famille.
Récupérer un document dans une autre famille*
*Disponible uniquement sous Gestion Commerciale 2000
Pour dupliquer un modèle existant et le récupérer dans une autre famille, créez le modèle et
enregistrez-le. Ensuite, lancez la commande Propriétés du menu Modèle + onglet Modèle et
choisissez la nouvelle famille. Cliquez sur OK pour que le modèle soit dupliqué dans la nouvelle
famille. Par exemple, vous récupérez un modèle de facture que vous avez soigneusement réalisé
pour obtenir le même modèle en bon de livraison, commande ou devis.
Propriétés du modèle
Les propriétés d’un modèle sont consultables et/ou modifiables à partir du menu Modèle :
Onglet Modèle
• Vous consultez ici le nom du fichier correspondant au modèle courant et le répertoire dans lequel il
est placé.
• Orientation
Sélectionnez l'orientation du modèle. Lorsque vous changez l'orientation du modèle, la zone de
paramétrage du modèle est modifiée afin que vous travaillez en mode réel.
En mode Portrait : vous travaillez sur une zone Modèle de largeur classique de 21 cm et sur
une hauteur de 29,7,
WinGénérateur
10
En mode Paysage, votre zone modèle est élargie à une largeur de 29,7 et sur une hauteur
réduite à 21 cm.
• Restriction
Permet de déterminer si le modèle sert uniquement en impression euros, francs ou dans les deux
cas.
Onglet Avancé
Cet onglet permet de modifier des paramètres avancés comme le croisement de sections,…
• Cacher les pages suivantes
Permet de masquer les pages suivantes à l'utilisation du modèle. Cela vous permet d'alléger
les manipulations entre pages.
• Ne montrer que les fonds
Permet de travailler uniquement sur les fonds.
• Ajuster à l'impression
En ajustement, lors de l’impression le logiciel adapte légèrement les modèles si ceux-ci sont
trop grand. Il effectue alors une réduction homothétique.
• Réservé Aperçu
A utiliser si le modèle en cours est uniquement utilisé en l'aperçu et n’est pas imprimé.
Onglet Etiquette
A partir de votre feuille (planche) d’étiquettes, mesurez les distances demandées (en
millimètres) et saisissez-les.
Wingen
11
# Le nombre d’étiquettes de front correspond au nombre d’étiquettes à imprimer horizontalement.
# Le nombre de ligne correspond au nombre d’étiquettes à imprimer verticalement. Il dépendra
cependant aussi du format de papier.
Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes.
Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette.
Indiquez ensuite de haut en bas et de gauche à droite :
- la distance entre le bord supérieur du papier et le haut de l'étiquette,
- la largeur d'une étiquette,
- la distance entre le bord gauche du papier et le début de l'étiquette,
- la distance entre deux étiquettes de front,
- la hauteur d'une étiquette,
- la distance entre deux étiquettes l'une en dessous de l'autre.Saisissez ici la distance qui sépare le haut du
papier et le haut de la première ligne d’étiquettes.
- Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette.
-
Format du modele
La dimension du modèle est par défaut un format A4 (21 * 29,7 cm), exception faite pour un modèle
d’étiquette. Pour consulter les différents formats gérés par votre imprimante, sélectionnez la commande
Configurer la page du menu Modèle.
Vous avez ici la possibilité de sélectionner ici une autre taille de modèle. Toutefois, si un modèle
existant est plus grand que la taille de papier réellement choisi, vous pouvez demander à le réduire
homothétiquement.
Vous pouvez également dans Propriétés + onglet Modèle, choisir l'orientation du modèle.
Format des étiquettes
Lorsque le modèle chargé est un modèle d’étiquette, vous devez paramétrer le format de la planche
d’étiquettes (nombre d’étiquettes de front, taille des étiquettes...). Pour cela, utilisez la commande
Propriétés + onglet Etiquettes du menu Modèle.
Le modèle d’étiquette est paramétrable comme un modèle normal. Pour générer des étiquettes codes
à barre, créez un objet Texte ou Variable puis allez dans l’onglet Police pour choisir le type de code à
barres.
Suppression d’un modèle
Pour supprimer un modèle, utilisez la commande Supprimer du menu Modèle.
Une liste propose toutes les impressions paramétrables, sélectionnez l'impression puis le modèle à
supprimer. Pour obtenir les modèles disponibles, ouvrez le dossier (livre) de l'impression qui vous
intéresse. Une arborescence apparaît contenant un ou plusieurs modèles représentés par un icône
Lettre.
La suppression est impossible sur le modèle en cours. Aussi, si vous désirez le supprimer, ouvrez
un autre modèle
Les sections
! Présentation
! Taille d'une section
WinGénérateur
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! Limite de section
! Désactiver une section
! Type de sections
! Saut de page forcé
! Ordre des sections
! Croisement de sections
! Sections complémentaires
Présentation
La dimension d’un modèle dépend des tailles de papier gérées par votre imprimante et de son
orientation.
Un modèle est partagé en sections qui seront imprimées suivant un ordre bien précis.
A chaque modèle vous pouvez également paramétrer un fond de page qui s’imprimera en arrière-plan
du contenu des sections.
Tous les modèles de même type (même famille) contiennent la même liste de sections.
Une section regroupe des informations de même nature. Le nom d’une section apparaît en écriture
verticale sur la barre grisée située le long du bord gauche du modèle. Lorsque la section est petite, son
nom est illisible, dans ce cas, pointez la partie grisée de la section et son nom apparaîtra dans une
info-bulle. Pour chaque section, vous définissez les informations que vous voulez voir apparaître :
texte, cadre, variable, etc en les présentant d’une certaine façon.
Taille d’une section
En plaçant la souris sur le bord supérieur ou inférieur du rectangle grisé affichant le nom d’une section,
le curseur se transforme en % . Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé,
modifier la hauteur de la section.
Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. La hauteur d’une
section est très importante puisqu’elle détermine les espaces de blanc imprimés et vous permet d’ajouter
des objets.
Limite de section
Les limites inférieures et supérieures des sections sont signalées par une ligne de pointillés. Le
placement d'objet sera toujours délicat à proximité de cette ligne aussi, WinGen vous aide en modifiant
la couleur des poignées : placées sur la première ligne d'une section, elles deviennent de couleur verte,
sur la dernière ligne d'une section elles deviennent de couleur rouge.
N'oubliez pas que certaines sections du modèle peuvent ne pas être imprimées (on dit aussi, jouées) :
lorsque vous les avez masquées (menu Sections) ou, lorsqu'au lancement de l'impression (dans la boîte
d’impression) vous avez coché certaines options excluant leur impression. Dans ce dernier cas, si vous
placez un objet dans une section qui n'est pas jouée par le logiciel, il ne sera pas imprimé.
Désactiver une section à l’impression
Pour n’imprimer que certaines sections, passez par le menu Section et décochez la section. Vous
pouvez également utiliser le menu contextuel de la section (clic droit sur le bord grisé de la section) en
choisissant Masquer la section. Vous pouvez vérifier les sections visibles (qui seront donc éditées)
dans le menu section où elles apparaissent avec une coche.
Wingen
13
TYPE DE SECTIONS
Il existe deux types de sections, les sections qui s’impriment en continu sur toutes les pages de
l’impression à l'intérieur du modèle et les sections qui se trouvent en haut et en bas (Entête et Pied).
Les premières seront identiques pour toutes les pages de l'édition, en revanche, à la création d’un
modèle, vous avez la possibilité de demander la gestion de plusieurs entêtes et pieds de page qui
seront choisis automatiquement en fonction du type de page imprimée : première, dernière ou page
intermédiaire (Suivante).
Le menu Page vous permet d’accéder aux sections d’entête et de pied de chaque type de page.
Remarque
Pour obtenir 3 entêtes/pieds de page différents ou 3 fonds de page différents, il faut pointer l'option Page Première, Suivantes et
Dernière lors de la création du modèle ou passez par les Propriétés Avancées du modèle qui permettent de combiner ces
sections.
SAUT DE PAGE FORCE
Si vous souhaitez que le contenu d’une section soit toujours imprimé en début de page, il est possible
de demander un saut de page avant la section. De même si vous ne souhaitez pas que la section
suivante s’imprime à la suite d’une section, vous pouvez demander qu’un saut de page s’effectue
après cette dernière. Pour cela, cliquez droit sur le bord grisé de la section et sélectionnez le saut de
page à activer. Cette fonction permet d’aérer votre impression.
Impression des sections
Pour chaque modèle, l’impression s’effectuera (par défaut) de la manière suivante :
Première page
L’impression de la première page commence par le contenu de la section Entête Première Page, le
logiciel imprime alors le contenu de la section Pied Première Page et c'est dans l'espace qui reste
libre (longueur totale - longueur de l'entête - longueur du pied) que les sections intermédiaires sont
jouées une à une, en fonction éventuellement des options qui ont été demandées (par exemple
l'édition de la liste des pièces de vente dans la Gestion Commerciale 2000 ne va jouer la section
"Rupture client" qui si le tri par client a été sélectionné).
Page Suivante
L’impression des pages suivantes commence avec le contenu de la section Entête Page Suivante
puis le logiciel imprime le contenu de la section Pied Page Suivante et continu d’imprimer la suite
des sections intermédiaires dans l'espace disponible.
Dernière Page
L’impression de la dernière page commence par le contenu de la section Entête Dernière Page puis
le contenu de la section Pied Dernière Page et les sections intermédiaires entre les deux.
"Attention
Lorsque l’impression tient sur une seule page, le logiciel imprime la section Entête Première
Page et la section Pied Dernière Page.
Lorsque l’impression tient sur deux pages, la deuxième est considérée automatiquement comme
la dernière page de l’impression et non comme la “ suivante ”.
WinGénérateur
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Croisement de sections d’entête et de pied
Vous avez la possibilité de croiser les entêtes et les pieds de page entre eux. Ainsi, la commande
Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle vous permet d’utiliser le contenu de telle entête ou tel
pied de page à la place de telle autre entête ou tel autre pied de page. Vous pouvez par exemple
demander à ce que l'entête de la première page soit utilisée pour les pages suivantes et la dernière.
Cela augmente de ce fait, le nombre de combinaisons possibles pour la présentation de vos pages.
Section complémentaire sur une variable multi-lignes
Cette fonction est très rarement utilisée mais peut être utile lorsqu’une variable a un contenu multi-lignes
(désignation, champs Mémo, …). Dans le cas où son contenu ne peut être imprimé entièrement dans le
cadre défini pour la variable, vous avez la possibilité de demander qu’une section complémentaire soit
jouée pour imprimer la suite. La variable doit évidemment y être présente.
Pour la définir il faut faire un clic droit sur le bord grisé de la section puis sélectionner la section dans la
liste.
Prenons l’exemple d’un texte que vous souhaitez présenter ainsi :
Caractéristiques de la garantie :
Le produit 02-12877 est sous garantie contractuelle de 2 ans à partir de la date d’achat. Toute
réclamation donnant lieu à un remboursement doit être faite dans les deux mois après la date
d’achat.
Dans la première section, la variable est mise en gras, dans la section complémentaire cette même
variable est positionnée avec une légère indentation. Cette fonctionnalité a cependant été rendue en
bonne partie obsolète par les possibilités d'ajustement (voir 4.5 Onglet Taille).
Fond de page
Tous les modèles proposent un fond de page. Un fond de page est une page dont le contenu
s’imprimera en arrière-plan de l’impression normale (contenu des sections). Ce fond peut contenir par
exemple, un logo de société, un formulaire…
Pour accéder aux fonds de page, utilisez le menu Page. Un fond de page distinct est paramétrable
pour chaque type de page (première, suivante ou dernière) si vous l’avez demandé à la création du
modèle. Autrement, vous avez un fond de page unique pour l’ensemble des pages imprimées.
Dans certains cas (par exemple pour les liasses fiscales), le modèle n’utilise pas les sections, vous
avez alors la possibilité d’activer uniquement les fonds par la commande Propriétés + onglet Avancé du
menu Modèle. Cochez alors la case Ne montrer que les fonds.
A l’impression, vous avez également la possibilité de croiser les fonds de page entre eux.
Les objets
Une section est composée des objets suivants :
# textes
# textes enrichis
# variables,
# lignes,
# cadres,
# ellipses,
Wingen
15
# graphiques,
# images.
Tous les objets peuvent être placés à partir de la barre d'outils Objets ou du menu Insertion.
Un menu contextuel est accessible à partir d’un clic droit sur l’objet et vous permet d’appliquer des
propriétés particulières à l’objet ou aux objets sélectionnés : couleur, bordure, fond, ajustement,
formule de variable…, et de modifier la taille et la position des objets.
Si vous souhaitez visualiser la taille prise par chacun des éléments vous pouvez demander à afficher
un cadre autour des éléments par le menu Affichage.
L’objet texte
Un objet de type texte est constitué d'une chaîne de caractères fixe, positionnée dans une zone
rectangulaire. Toute mise en forme (gras, police, taille, ..) s’applique sur la totalité des caractères.
Pour saisir un texte, lancez la commande Texte du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la
barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 6).
Cliquez à la position désirée pour avoir un cadre avec une taille par défaut ou dessiner le rectangle à
occuper, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte.
Vous pouvez alors lui appliquer différentes mises en forme ; taille, police, motif, bordure, etc.
L’objet texte enrichi
La différence entre un objet texte simple et un objet texte enrichi est la suivante : le texte enrichi est au
format RTF (Rich Text Format) qui permet d’appliquer des mises en forme (gras, souligné, taille)
différentes à l’intérieur du même objet. Pour saisir un texte enrichi, lancez la commande Texte enrichi
du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 7). Cliquez
à la position désirée ou dessiner un rectangle, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de
saisir votre texte.
WinGénérateur
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L’objet Variable
Toutes les informations de votre base de donnée sont stockées et conservées dans des tables sous
forme de variables. Par exemple dans la Comptabilité 2000, le plan comptable est stocké dans la table
"Comptes". Une variable alphanumérique "N° de compte" contient le numéro du compte, une autre
variable "Création" de type date contient la date de création de ce compte et ainsi de suite pour toutes
les données.
En plus des variables de votre base de données, il vous est proposé quelques variables Système qui
sont également accessibles à partir du dictionnaire dans la rubrique "Système", elles permettent d'avoir
accès au numéro de page, à la date et à l'heure ainsi qu'au nom de l'utilisateur.
IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu
Affichage et cochez la case Dictionnaire.
Il existe 3 sortes de variables : les variables de base, les variables calculées et les variables
récapitulatives.
Synchronisation variable -> dictionnaire
Une fonction intéressante est la synchronisation entre le dictionnaire et les variables du modèle.
Lorsque vous sélectionnez une variable dans le modèle, le logiciel positionne automatiquement le
curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. Cette fonction peut être
activée/désactivée par le menu Affichage.
Dans certains cas, désactivez la synchronisation pour que la liste des variables reste telle que vous
l’avez définie (choix d’une rubrique particulière) pour par exemple positionner plusieurs variables à la
suite.
Indentation du contenu d’une variable
Lorsque le contenu d’une variable se présente sur plusieurs lignes, toutes les lignes commencent à la
même position gauche. Pour créer une indentation de première ligne (comme dans ce paragraphe),
vous devez insérer tout d’abord un objet de type Texte. Positionner la variable à l’intérieur et décalez
alors la variable du nombre d’espaces souhaités.
Affichage du format des variables
Il vous est possible d’afficher au choix, le nom de la variable ou son format (99/99/99 ou ABERER,
9999,99, …) avec la commande Afficher les valeurs du menu Affichage.
Wingen
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L’objet Ligne
Pour créer une ligne, lancez la commande Ligne du menu Insertion (raccourci Ctrl + 1) ou cliquez sur
l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre trait horizontalement ou verticalement.
Une ligne peut être horizontale (dans une seule section) ou verticale (sur une ou plusieurs sections)
mais jamais en diagonale. Lorsque la ligne est à cheval sur plusieurs sections, elle sera
nécessairement imprimée de la section où elle commence jusqu'à la section où elle se termine en
traversant toutes les sections intermédiaires.
L’objet Cadre
Pour créer un cadre (carré, rectangle), lancez la commande Cadre (raccourci Ctrl + 2 ) du menu
Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre cadre d’un coin au
coin opposé. Vous pouvez en arrondir les coins dans l'onglet Bordure de ses propriétés.
L’objet Ellipse
Pour créer une ellipse (ou un cercle), lancez la commande Ellipse du menu Insertion (raccourci Ctrl +
3) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre ellipse.
L’objet Graphique
L’objet graphique est disponible uniquement si l’application EBP et le modèle courant permettent de
générer un graphique à partir d’un ou plusieurs jeux de données traitées dans l’application elle-même,
applicable au modèle et à la section.
Pour créer un graphique, lancez la commande Graphique du menu Insertion (raccourci Ctrl + 5) ou
cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre graphique.
Un assistant s’ouvre automatiquement et permet de choisir l’apparence générale du graphique (fond,
titre, graphique, légende), le type de graphique (aréa, camembert, chandelier, histogramme, …).
Une fois le graphique validé, si plusieurs jeux de données sont disponibles, vous devez alors l’associer
au jeu de données souhaité. Pour cela, lancez la commande Propriétés à partir du menu contextuel sur
l’objet graphique. Dans l'onglet Graphique, sélectionnez dans la zone Valeurs, le jeu de donnée.
Lorsqu’un seul jeu de donnée existe pour la section dans laquelle vous avez placé le graphique, ce lien
est automatiquement fait.
Des options plus avancées vous permettent de retravailler le graphique afin par exemple de mettre en
valeur certaines parties de ce dernier. Pour cela, cliquez sur le bouton Avancé (à partir des propriétés
du graphique).
L’objet Image
Pour insérer une image (bmp, jpeg, wmf, emf, pcx), lancez la commande Image du menu Insertion
(raccourci Ctrl + 4) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Cliquez à l’endroit désiré, et
sur l’écran qui s’affiche choisissez l’image à intégrer.
La liste des formats supportés.
Modifiez ici l'échelle que prendra l'image dans votre modèle par rapport à sa taille d'origine.
WinGénérateur
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Variable de base
Lorsque la valeur d’une variable provient directement de la base de données, la variable est dite Variable
de base. Prenons l’exemple d’un fichier Articles qui contient 4 enregistrements.
Code Description Prix HT Prix TTC Stock Physique
2323 Pince coupante25,00 30,00 15
2324 Pince monseigneur 80,00 96,00 5
3000 1 m Fil électrique 2 mm 5,00 5,20 400
4000 Tondeuse électrique 3000,00 3600,00 2
Si vous souhaitez imprimer la liste des articles, vous allez faire appel à la variable Codearticle. Cette
variable est une variable de base puisqu’elle fait directement appel à la donnée introduite dans le
logiciel. A l’impression elle prendra successivement les valeurs suivantes : 2323, 2324, puis 3000 et
enfin 4000.
Les variables calculées
! Définition
! Création
! Assistant de formule
Définition
Les variables de base peuvent être combinées dans des formules mathématiques afin de déterminer
une nouvelle valeur. Il s'agit alors d'une variable calculée. Prenons comme exemple, un montant de
TVA sur une ligne d’article que nous souhaitons calculer à partir du prix TTC et du prix HT. La formule
de la variable calculée sera : MontantTVA = Prix TTC - Prix HT.
Une variable calculée ne peut cependant pas combiner les variables qui viennent de rubriques
différentes. L'exemple précédent utilise le Prix TTC et le Prix HT d'une même rubrique (Articles) ; on ne
pourra pas en revanche utiliser le poids de l'article qui est stocké dans la rubrique Articles avec le
colisage de la famille qui est stocké dans une autre rubrique (Famille d'articles)…
Creation d’une variable calculee
Pour créer une variable calculée, vous devez tout d’abord sélectionner dans le dictionnaire la rubrique
à laquelle la nouvelle variable doit appartenir. Si une variable de base est sélectionnée, la variable
calculée s'appliquera à sa rubrique.
Lancez ensuite la commande Variable calculée du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la
barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + T). Cliquez à la position désirée, le logiciel ouvre alors l’écran
des propriétés d’un objet et active automatiquement l’onglet Variable. Définissez alors la formule de
cette variable.
Saisissez ici votre formule de calcul à l’aide des fonctions et des variables proposées. Si votre formule est incorrecte, un
message vous le signale. Les boutons permettent de redisposer, effacer, copier une partie de la formule.
Double-cliquez sur la fonction à introduire dans la formule. L'utilisation de la formule est détaillée dans le cadre Informations en
bas de la boîte. Les lettres x, y, représente des noms de variables.
Cliquez sur le bouton OK pour valider la formule, sur le bouton Tester pour vérifier la formule.
Lorsque vous créez une variable calculée, elle vient s'ajouter dans le dictionnaire, dans la rubrique
correspondante. La première aura comme nom "Calc01", les suivantes se numéroteront
automatiquement ; Calc02, Calc03…
Vous pouvez alors utiliser cette variable calculée comme une variable de base ; l'insérer par drag&drop
Wingen
19
ou l'utiliser pour calculer une variable récapitulative.
La saisie manuelle de la formule de calcul signale grâce aux couleurs les points suivants :
& les caractères saisis erronés (nom de variable incorrect par exemple) apparaissent en rouge,
& un nom de variable correct et reconnu apparaît en bleu foncé,
& une fonction apparaît en bleu/vert,
& si vous utilisez une imbrication de parenthèses, le logiciel signale en gras les parenthèses
s’appliquant à la formule courante.
Saisissez la formule de calcul de la variable directement dans cette zone ou par l'assistant, disponible à partir des trois points.
Assistant de formule
Les variables Système et les variables de la rubrique sélectionnée s’affichent ici. Double-cliquez sur la variable à introduire dans
la formule. Cette variable complète ainsi une fonction ou une formule de calcul.
A partir de l’onglet Variables des propriétés de la variable, le bouton permet d’ouvrir un assistant de
formule.
Les fonctions et les variables disponibles sont alors accessibles et il suffit de cliquer dessus pour les
insérer dans la formule. Une calculatrice et les principaux boutons d'édition vous sont également
proposés.
Les variables récapitulatives
Definition
Une variable récapitulative permet d’appliquer une fonction (somme, minimum, maximum, moyenne et
nombre) à l’ensemble des valeurs prises par une variable au cours de l’impression dans une section
donnée.
Exemple d’impression :
Date N° Compte Jrl Débit Crédit Libellé
20/01/96 5120000 BN 0,00 1000,00 Virement
20/01/96 4120000 BN 1000,00 0,00 Virement
22/01/96 4010000 AC 5487,00 0,00 Achat bureau
22/01/96 4456000 AC 400,00 0,00 Achat bureau
22/01/96 6060000 AC 0,00 5887,00 Achat bureau
22/01/96 4120000 VE 6000,00 0,00 Vente outillage
22/01/96 4457000 VE 1200,00 0,00Vente outillage
22/01/96 7070000 VE 0,00 7200,00Vente outillage
Totaux : 14087,00 14087,00
Dans cet exemple, le Total Débit correspond, dans le modèle d’impression, à une variable
récapitulative qui applique la fonction SOMME à l’ensemble des valeurs prises par la variable
DébitCompte (colonne Débit).
Bien sûr la plupart des éditions effectue directement ce type de totalisation.
Creation
Sélectionnez tout d’abord, dans le modèle, la variable de base à partir de laquelle vous allez générer la
nouvelle variable récapitulative. Utilisez la commande Variable récapitulative du menu Insertion ou
WinGénérateur
20
cliquez sur l’icône de la barre d’outils (raccourci Ctrl + R). Si aucune variable n'est sélectionnée,
le menu et l'icône sont inactifs. Cliquez ensuite à l’endroit désiré dans la section. Le logiciel affiche
automatiquement l’onglet Variable.
La définition de la variable passe impérativement par le paramétrage des quatre paramètres suivants :
variable de base, fonction, section de calcul et section de remise à zéro. Par défaut il s'agira de la
variable de base qui était sélectionnée, de la fonction Somme, de la section de calcul où se trouve la
variable de base et de l'Entête de page Première comme section de remise à zéro.
Variable
Le logiciel inscrit automatiquement sous forme de bouton, le nom de la rubrique à laquelle appartient
la variable sélectionnée, suivi du nom de la variable. Cliquez sur le bouton pour sélectionner une autre
variable de base.
Fonction
Choisissez ici la fonction à appliquer aux valeurs prises par la variable de base. Vous avez le choix
entre les cinq fonctions suivantes :
Somme (additionne toutes les valeurs de la section de calcul)
Min (la plus petite valeur prise par cette variable dans la section de calcul)
Max (la plus grande valeur prise par cette variable dans la section de calcul)
Moyenne (moyenne arithmétique des valeurs prises par cette variable dans la section de calcul)
Nombre (le nombre de fois que la variable est affichée)
Section de calcul
Indiquez ici le nom de la section dans laquelle se situe la variable de base à prendre en compte. Si la
variable de base est rencontrée dans une autre section, sa valeur dans cette autre section sera
ignorée.
Section de remise à zéro
Indiquez ici le nom de la section et le moment de l’impression où la variable doit être réinitialisée, c’està-
dire remise à zéro. Par défaut la section de remise à 0 est l'entête de page première. Pour une
modèle classique, cette section n'est jouée qu'au tout début de l'édition et la variable se calcule
progressivement tout au long de l'édition mais on peut également forcer sa remise à 0 pour chaque
nouvelle page (Entête de Page Suivante) par exemple.
Cliquez sur OK pour enregistrer la variable. Comme pour les variables calculées, lorsque vous créez
une variable récapitulative, elle vient s'ajouter au dictionnaire sous le nom de "Recap01" pour la
première puis Recap02, Recap03, etc. pour les suivantes. Il est donc possible de les utiliser dans une
variable calculée.
Positionner une variable
Pour positionner une variable du dictionnaire, ouvrez la rubrique qui contient la variable (cliquez sur le
petit + qui apparaît à gauche ou double-cliquez sur le cylindre ou encore appuyer sur la touche + du
clavier numérique si la rubrique est sélectionnée) puis cliquez sur la variable et en gardant le bouton de
la souris enfoncé, déplacez la jusqu’à la position désirée dans le modèle.
Lorsque le signe apparaît cela signifie que le positionnement de la variable à l’endroit pointé n’est
Wingen
21
pas possible : hauteur de section trop petite, variable non autorisée dans la section…
Propriétés des objets
Pour chaque objet, vous pouvez définir des propriétés particulières. Toutes ces propriétés sont
accessibles par Alt + Entrée ou en cliquant sur le bouton droit de votre souris. A partir du sous-menu
qui apparaît, sélectionnez Propriétés pour modifier ou ajouter des propriétés particulières à ou aux
objets sélectionné(s).
Onglet Formatage
Cet onglet apparaît uniquement dans le cas d’un objet de type Variable. Vous déterminez ici la forme
désirée pour votre variable.
Les différents types de formats applicables (des montants avec ou sans décimales, des dates en toutes
lettres, ...) sur une variable à l'impression se définissent dans le logiciel source à partir de l'onglet
Formats dans les Préférences du dossier (menu Dossier généralement).
Exemples :
Pour une variable numérique, vous pouvez par exemple demander que les montants à 0 ne soient pas
affichés, que les montants négatifs soient affichés entre parenthèses, que les montants soient arrondis,
.....
Pour une variable Date, vous pouvez demander le mois en toute lettre.
Pour une variable de type Logique, vous pouvez demander qu’apparaisse le terme Clôturé lorsque la
proposition est Vrai (1) et Non Clôturé lorsque la proposition est Fausse (0).
L’onglet Position
Cet onglet permet de saisir directement les coordonnées de l’objet. C’est à dire la position verticale et
horizontale de l’objet en millimètres. Par défaut les positions "0,00" signalent que l'objet reste à la
même place mais si vous modifiez ces valeurs, il s'agira de la position par rapport au coin supérieur
gauche.
L’onglet Taille
Cet onglet permet de saisir directement la hauteur et la largeur d’un objet, de mettre à la même taille
plusieurs objets (suivant le plus petit ou le plus grand), d’ajuster le contenu d’une bitmap à la taille de
l’objet.
L'ajustement va permettre à un cadre (une variable) d'adapter automatique sa hauteur et donc sa taille
en fonction de son contenu. Par exemple une désignation sur plusieurs lignes ne fera apparaître que la
première ligne si l'ajustement choisi est "Ne rien ajuster" alors que toutes les lignes seront visibles dans
une section élargie si l'ajustement est d'un autre type.
Dans le cas des images cette fonction permet aussi d'adapter la largeur de l'image à la taille du cadre
en conservant sa hauteur (Ne pas ajuster, ajuster le contenu, comme dans l'exemple ci-dessus),
l'adapter sur la largeur et augmenter la hauteur (Ajuster le champ et son contenu) ou augmenter la
hauteur mais en conservant sa largeur (Ajuster le champ, ne pas ajuster le contenu).
En changeant l'option, une illustration vous aidera à visualiser l'effet obtenu.
L’onglet Alignement
WinGénérateur
22
Cet onglet permet d’aligner horizontalement et/ou verticalement l’objet dans sa zone rectangulaire. Il est
inaccessible pour un objet de type Cadre ou Trait.
L’objet peut être aligné sur la bordure gauche, droite ou placé à mi-distance du bord gauche et droite
(alignement horizontal) et aligné sur la bordure supérieure, inférieure, ou placé à mi-hauteur du bord
haut et bas (alignement vertical).
Prenons l’exemple de 4 objets que nous avons sélectionné en maintenant appuyé la touche Ctrl.
Ceux-ci sont de type Numérique avec décimales et nous souhaitons qu’ils soient alignés sur la droite.
Pointez Horizontal Droite et cliquez sur OK, le logiciel vous affiche ceci :
A l’impression les montants apparaissent alors ainsi :
123333.00 12333.00
500.00 200.00
11700.00 9800.00
L’onglet Police
Cet onglet permet de modifier la police, la taille, la présentation (gras, souligné, couleur) et l’orientation
d’un objet texte ou variable et de générer différents types de codes à barres.
Pour réaliser un code à barre, sélectionnez le type : Automatique, EAN 8, EAN 13 Code 39, Code 39
étendu.
Choisissez ensuite d’afficher ou non les caractères sous le code à barres avec la case à cocher
Afficher le texte. Demandez un recalcul de la clé (après modification des caractères saisis) avec la
case à cocher Recalculer la clé, dans ce cas les codes eux-mêmes ne doivent pas contenir la clé.
'Attention
Le code à barre ne s’affiche pas si la valeur de la variable est incompatible avec les options choisies ici. De plus, la réalisation des
codes à barre n’est pas disponible dans certaines versions des logiciels (versions ES).
Wingen
23
L’onglet Bordure
Cet onglet permet de modifier la couleur, le style, l’épaisseur et l’angle de la bordure d’un objet.
L’onglet Variable
Cet onglet permet de visualiser le nom, et la définition d’une variable et d’en modifier la formule de
calcul (à l’exception des variables standards).
L’onglet Motif
Cet onglet permet de créer un fond de couleur aux objets sélectionnés.
L’onglet GRAPHIQUE
Actif sur un objet Graphique, cet permet d’associer un jeu de données au graphique, de sélectionner
un type de graphique particulier et de modifier les paramètres précis concernant les éléments du
graphique par le bouton Avancé.
Le bouton Avancé permet de modifier l’apparence du graphique de manière très pointue et de jouer sur
les éléments suivants : Arrière-plan, Titre, Légende, Graphe. Ces éléments peuvent être positionnés
manuellement en les sélectionnant avec la touche MAJ (ou SHIFT) de votre clavier. Un clic droit sur le
graphe permet de le générer dans le Presse-papier, au format BMP (DIB), au format JPEG, de
l’imprimer séparément.
Le titre et les noms des légendes sont générés automatiquement par l’application qui envoie le jeu de
données.
Sélection des objets
Sélection simple
Sélection multiple
Sélection automatique
Verrouillage
Tous les objets ont des caractéristiques propres comme par exemple la dimension ou la couleur et des
caractéristiques de positionnement. Pour pouvoir modifier ces caractéristiques, il faut impérativement
sélectionner le ou les objets.
Sélection simple
Elle est effectuée à l'aide de la souris par un simple clic sur l'objet. Comme vous pouvez le constater,
après sélection, l'objet apparaît bordé de poignées représentées par des petits carrés. Les trois carrés
verticaux signalent les bordures droites et gauche.
Sélection Multiple
La sélection multiple peut être effectuée :
# soit en cliquant sur chaque objet tout en gardant la touche Ctrl du clavier appuyée,
# soit en définissant une zone de sélection. Cette opération consiste à tracer un rectangle fictif à
WinGénérateur
24
l'intérieur duquel tous les objets présents seront sélectionnés.
Pour cela cliquez avec la souris sur le coin haut gauche du rectangle que vous voulez définir et sans
relâcher le bouton, déplacer le pointeur en diagonale vers le coin bas droit du rectangle. Au fur et à
mesure que vous déplacez le pointeur, vous voyez apparaître la zone de sélection sous forme d'un
rectangle en pointillé. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, tous les objets qui se trouve dans
la zone ainsi définie sont sélectionnés.
"Remarques
Si vous commencez votre cadre de sélection sur un objet, utilisez la touche Shift pour qu’il ne soit pas
déplacé. Pour désélectionner l'un des éléments sélectionnés, il suffit de recliquer dessus tout en
maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Wingen
25
Sélection automatique
La touche Tabulation vous permet de passer d’un objet à un autre selon l’ordre de création des objets
dans le modèle.
Verrouillage
Pour éviter qu’un objet ne soit modifié ou ne change de position, vous avez la possibilité d’activer un
verrouillage par la commande Verrouiller du menu contextuel, du menu Position ou par le raccourciclavier
Ctrl + Q. Vous pouvez ensuite interdir qu’un objet verrouillé puisse être sélectionné par la
commande Interdire la sélection des objets verrouillés du menu Affichage.
Manipulation d'objets
Toute manipulation d’un ou de plusieurs objets passe tout d’abord par la sélection du ou des dits
objets. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les
coordonnées (X,Y) (position horizontale, verticale) apparaissent sur la barre d’état, en bas à gauche,
dès que le pointeur de la souris passe au dessus.
Dimensionnement d'un objet
Lorsque vous positionnez votre pointeur sur un objet, vous voyez apparaître sur la barre d’état :
- la position horizontale X, et verticale Y de l’objet dans le modèle. Cette position est donnée par
rapport à l’angle supérieur, gauche du modèle et s’affiche ainsi : (X, Y).
- et les dimensions de l’objet (largeur, hauteur).
Utilisation de la souris
Lorsqu'un objet est sélectionné, il est possible d'en modifier les dimensions. En plaçant le pointeur de
la souris sur l’une des poignées, celui-ci se transforme en double flèche.
( % : si vous êtes sur le haut ou en bas de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, modifier la hauteur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter
ou diminuer.
( : si vous êtes sur un des côtés de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, modifier la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la largeur augmenter
ou diminuer.
( *: si vous êtes sur un angle de la bordure. Vous pouvez alors en maintenant le bouton de la souris enfoncé
modifier simultanément la hauteur et la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors les valeurs de la
largeur et de la hauteur augmenter ou diminuer.
Utilisation des touches claviers
Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches-clavier
suivantes pour redimensionner votre sélection :
+ flèche gauche / haute réduit la sélection vers la gauche / le haut,
+ flèche droite / basse agrandit la sélection vers la droite / le bas.
Saisie de la taille d’un objet
Vous pouvez également saisir la valeur de la largeur et de la hauteur d’un ou plusieurs objets
directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Taille. Saisissez
alors les valeurs.
WinGénérateur
26
Mettre un objet à la taille d’un autre
WinGen vous permet d’adapter la taille d’un ou plusieurs objets en prenant comme base de
référence la taille d’un des objets sélectionnés. Pour cela, sélectionnez l’objet de référence ainsi que
les objets à redimensionner et activez l’onglet Taille des Propriétés. Pointez alors le type de
redimensionnement : sur le plus petit ou le plus grand, horizontalement ou verticalement.
Déplacement d'un ou de plusieurs objets
Utilisation de la souris
Les objets étant sélectionnés, il suffit de cliquer à l'intérieur de l'un d'eux et de déplacer le pointeur de
la souris en gardant le bouton enfoncé. Tous les objets suivent alors ce déplacement. Il faut relâcher le
bouton de la souris lorsque l'on a atteint la position souhaitée.
Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées X
(distance horizontale) et Y (distance verticale) apparaissent sur la barre d’état sous cette forme (X ,
Y). Aidez-vous de ces informations pour votre déplacement. De plus, vous pouvez activer une grille
par le menu Position. Lorsque vous positionnez les objets, le logiciel vous aligne automatiquement
sur des repères fixes (lignes et colonnes fictives espacées respectivement d’environ 1 et 1,5
millimètres).
Utilisation des touches claviers
Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches claviers
suivantes pour déplacer votre sélection : Ctrl + flèche gauche, droite, haute et basse déplace
respectivement vers la gauche, droite, en haut et à droite la sélection.
Saisir des valeurs des coordonnées de l’objet
Vous pouvez également saisir les valeurs des coordonnées d’un objet directement. Pour cela, cliquez
droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Position. Saisissez alors les valeurs, en centimètres,
en partant du coin supérieur gauche.
Positionnement d’objets les uns par rapport aux autres
Lorsque plusieurs objets sont sélectionnés, il vous est possible d’aligner les objets les uns par rapport
aux autres. En effet, l’ensemble des objets sélectionnés forment un rectangle fictif dont les côtés
supérieur, inférieur, gauche et droite correspondent respectivement à la bordure de l’objet placé le plus
en haut, en bas, à gauche et à droite.
Utilisez alors les commandes d’Alignement du menu Position ou la commande Propriétés + Onglet
Alignement pour positionner vos éléments.
Utilisation de la grille
La commande Grille du menu Position ou l’icône de la barre d’outils Alignement permet d’activer
ou désactiver le positionnement guidé suivant des intervalles verticaux et horizontaux fixes. Pour des
positionnements plus précis, vous pouvez bien entendu désactiver la grille.
Duplication d’un objet
Les commandes Copier, Coller du menu Edition sont à utiliser pour la copie d’un objet. La manipulation
avec la souris est toutefois très pratique. Appuyez sur la touche Ctrl tout en tirant- l’objet à dupliquer à
Wingen
27
la position de la copie. Lâchez : une copie est créée.
Export de données
Il est possible dans le logiciel de Gestion Commerciale 2000 d'utiliser les aperçus des éditions et donc
les modèles pour exporter les données qui y figurent. Une option "Exporter l'aperçu" apparaît en bas à
droite de la fenêtre d'impression. Si vous la cochez et appuyez ensuite sur le bouton Aperçu vous
entrez dans un assistant.
Après avoir donné un nom au fichier texte (ASCII) que vous allez générer, cliquez sur le bouton
Suivant.
Dans le cadre de droite apparaissent toutes les variables présentes dans les sections
intermédiaires du modèle (une variable qui se trouverait dans l'entête ne sera donc pas proposée).
Les variables calculées et récapitulatives sont également disponibles (sous le nom de Calc01 ou
Recap01…). Choisissez les variables à exporter en les sélectionnant dans le cadre de droite pour
cliquer ensuite sur le bouton Exporter afin de la faire passer dans le cadre de gauche. Refaites suivant
pour consulter un aperçu de l'export et pour lui attribuer un séparateur puis Exporter pour générer le
fichier. Afin d'obtenir des fichiers cohérents il peut être nécessaire de créer un modèle spécifique pour
l'export ; dans un tel modèle la présentation importe peu (puisqu'il n'est pas destiné à être édité mais
uniquement utilisé pour exporter des données). En revanche ce qui importe c'est la présence des
variables que vous voulez obtenir dans une même section.
Création d'un modèle d'étiquette
Pour créer un modèle d'étiquette, il vous suffit de sélectionner le type Etiquette lors de la création d'un
nouveau modèle.
Ce format est affichée uniquement si le type de modèle sélectionné autorise la création d'étiquettes
(liste d'articles, de clients, d'immobilisations...).
Vous aurez ensuite à paramétrer le format de votre étiquette, dans Propriétés + onglet Etiquette du
menu Modèle.
Vous pouvez également ouvrir un modèle d'étiquette proposé par votre logiciel (donc non modifiable) et
l'enregistrer sous un autre nom (pour le dupliquer et le modifier) par la commande Enregistrer sous du
menu Modèle.
Zoom
Permet de modifier la taille du modèle sur l'écran afin d'avoir, soit une vue d'ensemble, soit une vue sur
une partie précise.
Vous précisez le pourcentage à appliquer : 100 correspond à la taille réelle de la feuille imprimée. 50 à
une taille deux fois plus petite.
Collage spécial
La commande Collage Spécial permet d'insérer dans le modèle courant, le contenu du presse-papier.
Ce contenu peut être soit des objets préalablement introduits dans le presse-papier par Couper ou
Coller soit une image d'un format particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez le format de l’image à
copier.
Traduction
WinGénérateur
28
Add to graph Permet de rajouter l’élément sélectionné
Alignment Alignement
Axis Axe
Background Arrière-plan
Bold Gras
Border
Thin
Thick
No border
User’s border
Bordure
Mince
Epaisse
Pas de bordure
Personnalisé
Canddle Chandelier
Center Centré
Chart title Titre du graphe
Choose Font Choisir la police
Component rec
Left
Right
Top
Bottom
Coordonnées de l’élément (Appliqué à ) à partir du coin supérieur
gauche
Gauche
Droite
Haut
Bas
Delete Supprime
Display Graphe
File name Nom du fichier de l’image à intégrer
Fill Style Trame de fond
Font Police
Grid Grille
Grid Width Espacement des points de la grille
Legend Légende
Misc Divers
Measure
Inches
Percent
Unité de mesure
Pouce
Pourcentage
Move to head Déplace en haut
Move up Déplace au dessus
Move down Déplace en dessous
Move to end Déplace en fin
Pie Camembert
Scatter Nuage de points
Scope Ensemble de valeurs
Setting Of Appliqué à
Wingen
29
Shadow Ombre
Show grid Afficher la grille
Show zero Rend obligatoire la référence au point ZERO
Size Taille de la police
Snap to grid Permet un positionnement sur les points de la grille
Stacked Stratifié
Start color
End color
Couleur de début
Couleur de fin, sert pour les dégradés
Ticks Repères sur l’axe
Type name Nom de la police
Underline Souligné
Italic Italique
Strike out Barré
Font Color Couleur des caractères
31
Index
A
Ajustement d'un champ 21
Alignement 21
Anglais 28
B
Barre d'outils 2
Bordure 21
C
Cadre 14
Centrage 21
Cercle 14
Clé à recalculer 21
Code 39 21
Code à barres 21
Couleur 21
Création d'un modèle 7
Création d'un modèle d'étiquette 27
Croisement des sections 11
D
Déplacement de la barre d'outils 6
Déplacement d'objets 25
Désactiver une section 11
Dictionnaire (liaison avec le modèle) 14
Dimensionnement d'un objet 25
Duplication d'un objet 25
E
EAN 13 21
Ellipse 14
Entête 11
Etiquette 27
Etiquette (format d') 7
Export de données 27
F
Fond de page 14
Format d'étiquettes 7
Format du modèle 7
Formule de calcul 18
Formule d'une variable 21
G
Graphique 14
Gras 21
Grille 25
I
Icônes 2
Image 14
Import d'un modèle (ewg) 7
Impression des sections 11
L
La barre d'état 2
Lancement de WinGen 1
Le dictionnaire 2
Le modèle 2
Les menus 2
Ligne 14
Ligne rouge 11
Ligne verte 11
Limite de section 11
M
Manipulation d'objets 25
Modèle (création) 7
Modèle (ouverture) 7
Modèle Système 7
Montant négatif 21
Multi-lignes 11
O
Objet (sélection) 23
Objets 14
Ordre des sections 11
Orientation 21
P
Pied de page 11
Position objet 25
Positionner une variable 20
Présentation du générateur d'état 1
Propriétés 21
Propriétés des objets 21
S
Saut de page forcé 11
Section supplémentaire 11
Sections 11
WinGénérateur
32
Sélection automatique 23
Sélection d'objets 23
Sélection multiple 23
Souligné 21
Synchronisation 14
T
Taille de section 11
Taille d'un champ 21
Taille objet 25
Texte 14
Texte enrichi 14
Traduction 28
Tri de la liste des variables 2
V
Variable de base 18
Variables 14
Variables (positionnement) 20
Variables calculées 18
Variables d'un modèle (export) 27
Variables récapitulatives 19
Verrouillage d'objets 23
Devis et Facturation
Classic
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Devis et Facturation Classic 3
Convention d’Utilisation d’EBP
PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL
DU 3 JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
4 EBP Devis et Facturation Classic
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
EBP Devis et Facturation Classic 5
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Devis et Facturation Classic
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes
les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
· La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
· Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir
une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche
l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche
qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très
approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
EBP Devis et Facturation Classic 7
Table des matières
INSTALLATION 9
1. AVANT DE COMMENCER 9
1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11
4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12
6. ECRAN DE TRAVAIL 13
PRISE EN MAIN 14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14
1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15
1.2. Les autres options ................................................................................. 15
1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19
5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20
5.2. Le corps ................................................................................................. 20
5.3. Le pied ................................................................................................... 20
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21
7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22
8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22
8.2. Duplication ............................................................................................. 22
8.3. Impression des documents .................................................................... 22
8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24
11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24
11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24
11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25
12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25
12.2. Le transfert .......................................................................................... 26
8 EBP Devis et Facturation Classic
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28
LES FONCTIONS AVANCEES 29
1. L’ECHEANCIER CLIENT 29
2. LES RELANCES 29
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29
4. LES EPURATIONS 29
5. LES STATISTIQUES 29
6. EBP SAUVEGARDE 30
7. LE MENU INTERNET 30
INDEX 31
Avant de commencer
EBP Devis et Facturation Classic 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au
choix :
· Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
« Coût d’un appel local »
· Exposez votre problème par e-mail
devis.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
· Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
· Mémoire : 1 Go
· Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
· Espace disque libre : 1.5 Go
· Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
· Windows XP SP2
· Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
· Windows 7 32 bit & 64 bit
INSTALLATION
10 EBP Devis et Facturation Classic
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic .
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est :
C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Devis et Facturation Classic 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez
directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être
lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic…
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code
d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
INSTALLATION
12 EBP Devis et Facturation Classic
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès
aux zones suivantes :
· Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
· Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
· Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
· Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
· Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code.
· Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
Ecran de travail
EBP Devis et Facturation Classic 13
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, factures, avoirs..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas , l’utilisateur courant, …
Les menus
La barre de fenêtres
PRISE EN MAIN
14 EBP Devis et Facturation Classic
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier,
comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un
devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Devis et Facturation Classic 15
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
· Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents
qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes
articles, clients etc..
· Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
· Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez
appliquer par défaut sur vos articles.
· Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour
tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier.
· Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
· TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des
paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents,
vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert
Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous
les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
PRISE EN MAIN
16 EBP Devis et Facturation Classic
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de
navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente,
à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée.
Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque
indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables,
vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés
tous les montants affichés.
La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que
vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire
TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône
Ajouter/Modifier pour l’importer.
Comment enregistrer un client ?
EBP Devis et Facturation Classic 17
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
· Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
· Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci
est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK.
L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur
la société de votre client.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à
votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à
générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement.
PRISE EN MAIN
18 EBP Devis et Facturation Classic
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de
paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date
de création du document.
Remarque
Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du
règlement.
Exemple:
Code : 02
Libellé : Chèque à 30 jours
Type de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Mode de Règlement : Net
Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30
jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
Comment saisir un devis ?
EBP Devis et Facturation Classic 19
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
· L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
· Le menu Traitements + Nouveau devis,
· Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties :
· l'entête,
· le corps
· le pied.
Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
PRISE EN MAIN
20 EBP Devis et Facturation Classic
5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et
utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier
directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de
règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
· D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique
lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre
corps de document.
· D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20
colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
· D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le
souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui
n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez
effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du
document, ou d'un document à un autre.
· D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions
articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un
traitement de texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant
d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le
Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne)
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton
Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs,
ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
Comment créer une facture ?
EBP Devis et Facturation Classic 21
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
· L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
· Le menu Traitements + Nouvelle facture,
· Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu
Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1, dans chaque partie de la facture.
Remarque
Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte
à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ?
Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos
règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou
bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en
création de facture.
A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en
négatif dans la liste de vos règlements clients.
PRISE EN MAIN
22 EBP Devis et Facturation Classic
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE
DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
· Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
· Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran.
Comment saisir un acompte ?
EBP Devis et Facturation Classic 23
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la
prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
· affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
· ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
PRISE EN MAIN
24 EBP Devis et Facturation Classic
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un
code Banque sur la fiche règlement.
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
· Les derniers documents,
· Les devis à relancer,
· Les échéances échues,
· Les statistiques,
· Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et
Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes
clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en
choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
EBP Devis et Facturation Classic 25
11.3. L’historique Eco Contribution
Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la
possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans
les documents.
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a
besoin de plusieurs renseignements :
· Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ;
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en
comptabilité à l’aide de l’icône .
· Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ;
· Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ;
· Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options ;
· Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du
dossier.
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
PRISE EN MAIN
26 EBP Devis et Facturation Classic
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert
comptable.
Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant
impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en
comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation
Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide
en ligne du logiciel de comptabilité).
12.2.1. EBP Comptabilité
Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format)
et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ».
A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré.
12.2.2. Communication entreprise expert
Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité +
Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export
des écritures.
Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à
l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication
Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un
fichier d’écritures comptables sous différents formats.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Devis et Facturation Classic 27
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
PRISE EN MAIN
28 EBP Devis et Facturation Classic
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils + Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
L’ECHEANCIER CLIENT
EBP Devis et Facturation Classic 29
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une
partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..).
Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser
une sauvegarde de vos données avant de la lancer
5. LES STATISTIQUES
EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses
statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme
graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les
imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
LES FONCTIONS AVANCEES
30 EBP Devis et Facturation Classic
Remarque
Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15
premiers.
6. EBP SAUVEGARDE
EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au
service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de
vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.
7. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis
et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la
liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
Index
EBP Devis et Facturation Classic 31
Index
A
Accès au service technique ...................................................................................... 9
Acompte.................................................................................................................. 23
Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6
Archivage ................................................................................................................ 28
Articles .................................................................................................................... 16
Avoir ....................................................................................................................... 21
C
Clients ..................................................................................................................... 17
Code d'activation .............................................................................................. 11, 12
Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26
Configuration minimale ............................................................................................. 9
Corps du devis ........................................................................................................ 20
Création de dossier ................................................................................................. 12
D
Date d’échéance ..................................................................................................... 18
Duplication de documents....................................................................................... 22
E
EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30
Echéances ........................................................................................................ 18, 29
éco-contribution ...................................................................................................... 16
Ecran de travail ....................................................................................................... 13
e-mail ...................................................................................................................... 22
Entête du devis ....................................................................................................... 20
Epurations............................................................................................................... 29
Expert comptable .................................................................................................... 29
Expert Comptable ................................................................................................... 15
F
Facture.................................................................................................................... 21
Facture d’acompte .................................................................................................. 23
Fonctions avancées ................................................................................................ 29
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15
INDEX
32 EBP Devis et Facturation Classic
H
Historique des ventes ............................................................................................. 24
Historique eco-contribution ..................................................................................... 25
I
Images .................................................................................................................... 16
Impressions ............................................................................................................ 22
Initialisation du dossier ........................................................................................... 14
Installation............................................................................................................... 10
Internet.................................................................................................................... 30
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 11
M
Mode de règlement ................................................................................................. 17
N
Nouveau devis ........................................................................................................ 19
O
Options du dossier .................................................................................................. 15
P
Pied de devis .......................................................................................................... 20
Prospects ................................................................................................................ 17
R
Relances ................................................................................................................. 29
S
Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23
Sauvegarde ............................................................................................................ 27
Statistiques ............................................................................................................. 29
T
Tableau de bord ...................................................................................................... 24
Tarif article .............................................................................................................. 16
Transfert comptable ................................................................................................ 26
Transfert de documents .......................................................................................... 22
EBP Business Plan
Pour Windows XP et Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
1. PREAMBULE
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3
JANVIER 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. SAUVEGARDE DES DONNEES
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. LIMITATION DE GARANTIE
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. DISPOSITIONS FINALES
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 Mai 2009
6 EBP Business Plan
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
• Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
EBP Business Plan 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 9
1. Avant de commencer 9
1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9
1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10
1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10
2. Comment installer mon logiciel ? 11
3. Comment lancer mon logiciel ? 12
4. Comment Activer mon logiciel ? 12
4.1. Version non activée ............................................................................... 12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13
5. Comment créer mon dossier ? 13
6. Ecran de travail 14
PRISE EN MAIN 15
1. Comment initialiser mon dossier ? 15
1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15
1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15
1.3. Les options ............................................................................................ 16
1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16
2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16
2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16
2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17
2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17
2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17
2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17
3. Comment saisir les prévisions ? 18
3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18
3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18
3.3. Spécificités ............................................................................................. 19
8 EBP Business Plan
4. Comment consulter les résultats ? 22
4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22
4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22
5. Comment reprendre une entreprise ? 23
6. Comment accéder au Rapport ? 23
6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24
7. Comment sauvegarder les donnees ? 25
LES FONCTIONS AVANCEES 27
1. Le tableau de bord 27
2. Types de consultation des résultats 28
3. Les impressions et les exportations 28
3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28
3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29
4. Les démarches administratives 29
4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29
4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29
INDEX 30
Avant de commencer
EBP Business Plan 9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
• Exposez votre problème par e-mail
vwin.support@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
10 EBP Business Plan
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
• OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit &
64 bit
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
• Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation
du Pack Office 2003 ou 2007
Remarque
Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition
préalablement à l'utilisation du logiciel.
1.3. La place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer
uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le
dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Business Plan 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Business Plan.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard.
8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire,
cliquez sur le bouton Parcourir.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
INSTALLATION
12 EBP Business Plan
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business
Plan 2010.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version non activée
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non
activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas
imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour
découvrir toutes les fonctionnalités du produit.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer
votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
• En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de
activation instantanément.
• En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.
Comment créer mon dossier ?
EBP Business Plan 13
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez
votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ».
Vous avez alors accès à quatre zones :
• Raison sociale
Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez
communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même
syntaxe (points, majuscules ou minuscules).
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
• Clé web
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc..
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas
accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous
indiquera où est l’erreur.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :
• Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran
d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,
• Passez par le menu Fichier + Nouveau,
• Passez par l'icône Nouveau.
Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre
business plan.
Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum
(Version Expert).
INSTALLATION
14 EBP Business Plan
Reprise d’éléments antérieurs
Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options
« Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à
cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre
(maximum 3 ans).
Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible
par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création.
Remarque
Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier
de Business Plan (au minimum 10).
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus Une aide en ligne
interactive en fonction
de la page affichée.
Grille de saisie des
données.
Navigation dans les différentes catégories.
Arborescence contenant
les données du dossier
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Business Plan 15
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du
produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales
prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Accès aux Préférences
Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu
Affichage + Préférences.
Cette partie permet de :
• Définir les Préférences du dossier,
• Etablir le paramétrage des Données de base,
• Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction
est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous.
1.2. Saisie des Préférences
Les préférences du dossier
Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la
création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se
positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations
souhaitées.
Les données de base
Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer
les combo-listes des options des prévisions.
Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les
saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont
disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME).
Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
16 EBP Business Plan
Les Préférences de prévisions
Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer
la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de
prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants.
1.3. Les options
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
1.4. L’aide dynamique
Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au
bouton .
Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents
raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire
du raccourci « Voir aussi ».
2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ?
2.1. Créer une fiche
Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les
Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est
disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME).
Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous
aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts &
taxes de proposées.
Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous
souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le
bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations
saisies.
Comment utiliser les fiches de saisie ?
EBP Business Plan 17
2.2. Modifier une fiche
L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :
• Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple
"Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur
le bouton Ouvrir en bas de la page.
• Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier
puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée.
Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones
modifiables seront alors visibles par leur fond blanc.
Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de
la fiche, permettra d'enregistrer les modifications.
2.3. Annuler une modification sur une fiche
Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail
effectué.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la
fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera
son état initial.
2.4. Supprimer une fiche
La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les
"Ventes", ou directement dans la fiche en question.
Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le
tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de
la fenêtre.
Remarque
La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu
contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche.
Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne.
2.5. Les Notes perso
Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils
sont disponibles dans cette note :
• Un correcteur d’orthographe,
• Un outils d’insertion de champs variables,
• Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note.
Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne.
PRISE EN MAIN
18 EBP Business Plan
3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?
3.1. Accès aux Prévisions
Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu
Affichage + Prévisions.
Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous
retrouverez donc les prévisions suivantes :
• Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions
d’immobilisations ;
• Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé,
Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;
• Les Ventes (Négoce, Produits & services);
• Les Achats (Négoce, Produits & services);
• Les Charges Externes ;
• Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de
personnel ;
• Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;
• Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres
charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes,
Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges
constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan
Edition PME] ;
• Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de
Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME].
3.2. Généralité sur les Prévisions
Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches
créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans
l’analyse des résultats.
Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de
prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton
Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran.
Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête
permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de
deux onglets nécessaires à la saisie des données.
L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour
l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera
possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 19
Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les
montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan.
Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des
Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet.
3.3. Spécificités
Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des
options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires
aux différents tableaux de résultats.
3.3.1. Les investissements
Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou
Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette
partie.
Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options
saisies.
3.3.2. Les financements
On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la
fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les
fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier.
Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des
informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails
toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet
Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances.
La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée
le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale.
Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir
certains équipements.
3.3.3. Les ventes
Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis
revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les
produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise).
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice.
PRISE EN MAIN
20 EBP Business Plan
3.3.4. Les achats
Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le
montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de
Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de
cette vente.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice.
Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en
ligne.
3.3.5. Les charges externes & autres achats
Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être
prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux
ventes.
On distingue deux types de charges :
• les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence
de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.
• les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles"
elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise.
Remarque
A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution
annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier
exercice.
3.3.6. Les charges de personnel
Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui
sont liés aux frais de personnel.
On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés.
La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel
équivalent sur un même poste.
Par exemple :
Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le
même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la
fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP.
Comment saisir les prévisions ?
EBP Business Plan 21
3.3.7. Les impôts et taxes
Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions.
Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez
devoir payer.
Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation
d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne.
3.3.8. Les autres prévisions
Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business
Plan Edition PME.
Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous.
Les Prévisions d’Exploitation
Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont
moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres
produits, les Charges à répartir et les Autres charges.
Les Prévisions Financières
Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions
financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits
financiers, les Charges financières et les Dividendes.
Les Prévisions Exceptionnelles
Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits
exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles.
Les Prévisions Diverses
Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir
les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits
constatés d’avance et les Charges constatées d’avance.
L’Impôt Société
Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des
montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels
remboursements de crédit d'impôt.
PRISE EN MAIN
22 EBP Business Plan
4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?
Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton
que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence.
Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu
Affichage + Résultats.
Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux
différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez
donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios.
4.1. Les tableaux de résultats
Les tableaux de résultats disponibles sont :
• Le compte de résultat,
• Le tableau de trésorerie,
• Le seuil de rentabilité,
• Le bilan,
• Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan
Edition PME et EBP Business Plan Expert),
• Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert),
• Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement,
comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.
• Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP
Business Plan Expert).
Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en
bas à gauche dans la barre de navigation).
4.2. Les graphiques et les ratios
EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de
graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents.
Chaque graphique ou ratio est défini par son nom.
L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :
• le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;
• le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour,
montant) et la description du ratio.
Comment reprendre une entreprise ?
EBP Business Plan 23
Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres
graphiques et vos propres ratios.
Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio.
Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables.
Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la
création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne.
5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?
Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte
de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les
préférences en conséquence.
Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats
prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif.
La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur
la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :
• les stocks,
• les encaissements et les décaissements,
• la TVA,
• les amortissements,
• les comptes courants d’associés,
• les emprunts,
• les crédits-bails,
• l’impôt sur les sociétés.
Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat
antérieur,
2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat
antérieur.
Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en
ligne.
6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?
Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le
bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il
PRISE EN MAIN
24 EBP Business Plan
est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage +
Rapports.
Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous
remettrez à vos financiers.
6.1. Elaboration du rapport
EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre
projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas
imprimer l'intégralité des parties ou des pages.
Remarque
Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher
permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport.
Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus
ou moins détaillées sont proposées.
Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres
rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez.
Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en
ligne.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par
les résultats qui en découlent.
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire
de l'onglet Commentaires.
Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône
associé :
• Les tableaux sont indiqués par l'icône ,
• Les graphiques sont indiqués par l'icône ,
• Les ratios sont indiqués par l'icône .
Remarque
Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par
un texte aussi bien avant, qu’après la donnée.
Comment sauvegarder les donnees ?
EBP Business Plan 25
7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?
Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous
devez Enregistrer le fichier de travail.
Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer
directement par le menu Fichier + Enregistrer.
Remarque
Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous
disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques
régulières.
Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide
en ligne.
Le tableau de bord
EBP Business Plan 27
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Business Plan.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de
visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou
Personnels ont été saisies ;
• La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner
des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier
enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du
dossier final ;
• La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone
permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le
Business Plan créé ;
• La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil
de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à
quel moment ;
• Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce
graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des
charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business
Plan.
Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne.
LES FONCTIONS AVANCEES
28 EBP Business Plan
2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS
La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des
paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée
ou annuellement.
Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents
exercices sont disponibles.
Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de
reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3.
En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont
possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques,
Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents
parties.
Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide
en ligne.
3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS
3.1. L’impression et l’exportation des grilles
Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les
Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés.
Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner
l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer.
Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de
passer par le menu Fichier + Exporter.
3.2. L’impression du rapport
EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition
PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant
non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties
grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran.
Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business
Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que
par les résultats qui en découlent.
Les démarches administratives
EBP Business Plan 29
Remarque
Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire
de l’onglet Commentaires.
3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama
EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant
de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan
Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer
un diaporama ou par le bouton portant le même nom.
Remarque
Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft.
Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles.
Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide
en ligne.
4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
4.1. Dossier économique EDEN
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business
Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de
cette aide.
Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour
composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies
réalisées vous seront demandées.
Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN,
reportez-vous à l’aide en ligne.
4.2. Formulaire ACCRE
Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business
Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE.
Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en
ligne.
INDEX
30 EBP Business Plan
INDEX
A
Accès au service technique ..................................................................................................... 9
ACCRE ................................................................................................................................. 29
Achats ................................................................................................................................... 20
Aide dynamique .................................................................................................................... 16
Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5
B
Balance ................................................................................................................................. 23
C
Charges ................................................................................................................................. 20
Configuration minimale ........................................................................................................ 10
Créer le dossier ..................................................................................................................... 13
D
Dossier final
Généralités ........................................................................................................................ 23
Impression ........................................................................................................................ 28
E
Ecran de travail ..................................................................................................................... 14
Elements antérieurs ............................................................................................................... 14
Exportation des grilles .......................................................................................................... 28
F
Fiches
Annulation ........................................................................................................................ 17
Création ............................................................................................................................ 16
Modification ..................................................................................................................... 17
Suppression ....................................................................................................................... 17
Financements ........................................................................................................................ 19
G
Graphiques ............................................................................................................................ 22
I
Impôt Société ........................................................................................................................ 21
Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21
Index
EBP Business Plan 31
Impressions
Des grilles ......................................................................................................................... 28
Dossier .............................................................................................................................. 28
Exportations ...................................................................................................................... 28
Installation ............................................................................................................................ 11
L
Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12
O
Options ................................................................................................................................. 16
P
Personnels ............................................................................................................................. 20
Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10
Préférences
Accéder ............................................................................................................................. 15
de Prévisions ..................................................................................................................... 15
Données de base ............................................................................................................... 15
du Dossier ......................................................................................................................... 15
Saisir ................................................................................................................................. 15
Prévisions
Accéder ............................................................................................................................. 18
Achats ............................................................................................................................... 20
Charges ............................................................................................................................. 20
Financements .................................................................................................................... 19
Généralités ........................................................................................................................ 18
Impôt société ..................................................................................................................... 21
Impôts et taxes .................................................................................................................. 21
Personnels ......................................................................................................................... 20
Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19
Subventions d'investissements .......................................................................................... 19
Ventes ............................................................................................................................... 19
R
Ratios .................................................................................................................................... 22
Reprise de societe ................................................................................................................. 23
Reprise de société ................................................................................................................. 14
Résultats
Consultation ...................................................................................................................... 22
Exportation ....................................................................................................................... 28
Graphiques ........................................................................................................................ 22
Impression ........................................................................................................................ 28
Ratios ................................................................................................................................ 22
Tableaux ........................................................................................................................... 22
Types de consultation ....................................................................................................... 28
INDEX
32 EBP Business Plan
S
Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25
Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19
Subventions d'investissements .............................................................................................. 19
T
Tableau de bord .................................................................................................................... 27
TVA ...................................................................................................................................... 22
V
Ventes ................................................................................................................................... 19
Version bridée....................................................................................................................... 12
EBP Bouw
Voor Windows XP en Vista
Installatie- en initiatiegids
Uitgegeven door EBP Business Software bvba,
Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel
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Gebruikersovereenkomst EBP
Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht.
Omvang verplichtingen bijstand van EBP
De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site.
Bijstand on site
De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst.
Backup gegevens
De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de
EBP Bouw 3
recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens.
Garantie beperking
EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen.
Beperking verantwoordelijkheid
Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten.
Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze
aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen.
4 EBP Bouw
Proficiat !
U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt.
Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan.
Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen :
• De toets F1 voor help op een bepaald scherm
• De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking.
Opmerking
Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen dat wordt voorgesteld in het menu ? + Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing uitgaande van de afdruk van die handleiding zijn erin opgenomen.
EBP Bouw 5
Inhoudstafel
Installatie 9
1. ALVORENS TE STARTEN................................................................................9
1.1. Toegang technische dienst......................................................................9
1.2. Minimum aanbevolen configuratie...........................................................9
1.3. De nodige schijfruimte...........................................................................10
2. HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?......................................................10
3. HOE DE TOEPASSING STARTEN ?..............................................................11
4. HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?...........................................................11
4.1. Demoversie...........................................................................................11
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?...........................................................11
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?.........................................................11
5. HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?...............................................................12
6. WERKSCHERM..............................................................................................14
Van start gaan 15
1. HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?..................................................................15
1.1. De in te vullen opties.............................................................................16
1.2. De andere opties...................................................................................17
1.3. De weergave opties...............................................................................17
1.4. Paswoord...............................................................................................18
1.5. Beheer schermen..................................................................................18
2. HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?...............................................................18
2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek................................................19
2.2. De bibliotheken van uw partners............................................................21
3. HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?.............................................................21
3.1. Voorbeeld formule.................................................................................22
4. HOE EEN KLANT AANMAKEN ?....................................................................23
5. HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ? ........................24
5.1. Promoties..............................................................................................24
5.2. Tarief.....................................................................................................25
6. HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?.................................................25
7. HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?...................................................................27
7.1. De hoofding...........................................................................................28
7.2. De body.................................................................................................28
7.3. De voet..................................................................................................29
8. HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?...............................................................29
9. HOE RECUPELBEHEREN?.........................................................................30
9.1. Aanmaak barema...........................................................................30
9.2. Gebruik barema Recupel................................................................30
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?........................................30
10.1. Ingave vordering werken................................................................31
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur...............................................31
11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN.................32
6 EBP Bouw
11.1. Omzetten........................................................................................32
11.2. Dupliceren......................................................................................32
11.3. Groeperen leveringsbonnen...........................................................32
11.4. Afdrukken.......................................................................................33
11.5. Per mail zenden.............................................................................33
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?........................................33
13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING.........................................34
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS.................................................................35
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ? ..................................................36
15.1. Hoe bestellen ?..............................................................................37
15.2. Automatische herbevoorrading.......................................................38
15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?............................................................39
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?...........................................39
16. HOE PROJECTEN BEHEREN ? ......................................................40
16.1. Hoe een project aanmaken ?.........................................................40
16.2. Hoe een document linken aan een project ?..................................41
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?..........................................................41
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer..............................................41
17.2. De voorraaddocumenten................................................................42
17.3. De ingave van de inventaris ...................................................43
17.4. De voorraadbewegingen................................................................44
18.HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DIENST NA VERKOOP .........................................................................................45
18.1. De onderhoudscontracten..............................................................45
18.2. De dienst na verkoop.....................................................................46
18.3. Historiek Onderhoud / DNV............................................................47
19. DE PLANNING..................................................................................47
19.1. Voorstelling planning......................................................................48
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken.......................49
19.3. Toevoegen interventie....................................................................50
19.4. Fiche afspraak................................................................................50
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS..................51
20.1. Hoe een voorschot ingeven?..........................................................51
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?....................................................52
21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK....................................................53
21.1. Beheeroverzicht.............................................................................53
21.2. Historiek klanten/prospecten..........................................................53
22. HOE EEN MAILING DOEN ? ...........................................................54
23. HOE BOEKINGENTRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?................55
23.1. In te vullen opties voor transfer......................................................55
23.2. De transfer......................................................................................56
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?...............................56
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?................................................57
EBP Bouw 7
De gevorderde functies 59
1. DE HERINNERINGEN.............................................................................59
2. VERVALDAGBOEK KLANT......................................................................59
3. DOSSIER ACCOUNTANT........................................................................59
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN..........................................59
5. DE STATISTIEKEN...................................................................................60
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG .............................................................60
7. HET MENU INTERNET............................................................................60
8 EBP Bouw
Alvorens te starten
Installatie
1.
ALVORENS TE STARTEN
1.1. Toegang technische dienst
De aankoop van de software als licentie geeft recht op het gebruik van onze technische dienst*. Om toegang te hebben moet u uw licentienummer bij de hand hebben en ofwel :
• Belt u. Als de technieker niet vrij is, zal u in wacht gezet worden. 02/737 95 95
• Stuurt u een mail met beschrijving van het probleem support.be@ebp.com
Uren
Maandag tot vrijdag
09u00 tot 17u30
Middagpauze 12u30 tot 13 :30
*Het recht op technische bijstand is afhankelijk van de aankoopdatum, de versie van de software en het onderschreven contract.
1.2. Minimum aanbevolen configuratie
De minimum aanbevolen configuratie voor het gebruik van de toepassing is de volgende:
• Intel Pentium processor 4 –2 gHz of gelijkwaardig
• Geheugen van 512 Kb RAM (1Gb voor Vista),
• Microsoft Windows® XP SP2 of Vista SP1*,
• Een scherm 15’’ minimum is aanbevolen, resolutie 1024 * 768 en 16 bits.
• Microsoft Internet Explorer 6
• Een printer met driver Windows* (inktjet of laser).
* Windows Vista versie 32 bits
EBP Bouw 9
Opmerking
Windows XP of VIsta zijn Microsoft toepassingen die u eerst moet aanschaffen voor de installatie van de software.
1.3. De nodige schijfruimte
De vrije schijfruimte moet 500 Kb zijn.
2.
HOE DE TOEPASSING INSTALLEREN ?
Opgelet Sluit eerst alle geopende toepassingen af alvorens de installatie op te starten.
1. Plaats de CD-Rom EBP in de lezer van de computer. Het welkomstscherm wordt automatisch geactiveerd. Als dit niet het geval is, klikt u op het menu Start en selecteert u Uitvoeren. U typt het commando: X:\Install.exe waar X de letter is van de CD-Rom lezer. U klikt op OK.
2. Het welkomstscherm verschijnt. Klik op Bouw om de installtie van EBP Bouw te starten.
3. EBP Bouw heeft drie versies: Standaard, Onderhoud en Pro. Selecteer de installatie volgens de aangekochte versie.
4. De installatiewizard van de toepassing is zichtbaar. U volgt de stappen een voor een. U klikt op de knop Volgend om de procedure te starten. De getoonde tekst komt overeen met het licentiecontract dat u verplichtend moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing is hiervan afhankelijk.
5. Klik op Ik aanvaard de licentievoorwaarden om de gebruikersovereenkomst te aanvaarden voor die toepassing anders kan de installatie niet doorgaan. Klik op Volgende om verder te gaan.
6. U klikt op het gewenste installatietype. Wij raden u aan, bij een eerste installatie, te kiezen voor de knop Volledige installatie.
7. Om bepaalde mappen te bepalen, klikt u op Gepersonaliseerde installatie.
8. De standaard installatiemap is : C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw10.0. Om die te wijzigen, klikt u op de knop Doorlopen.
9. U klikt dan op Installeren om de kopei van de bestanden op uw schijf uit te voeren.
10. Op het einde van de installatie klikt u op de knop Beëindigen om de wizard af te sluiten.
10 EBP Bouw
Hoe de toepassing starten ?
3.
HOE DE TOEPASSING STARTEN ?
U kunt de toepassing starten door te klikken op het icoon op het bureaublad. De toepassing kan ook gestart worden via Start + Programma’s + EBP + EBP Bouw.
4.
HOE DE TOEPASSING ACTIVEREN?
4.1. Demoversie
Zolang de toegangscode niet ingeven is, blijft de software in demoversie. Dit betekent dat deze beperkt is tot 40 dagen. Daarna is de toepassing beperkt in gegevens : 20 elementen, 20 documenten en de afdrukken krijgen de vermelding "Demonstratie".
Opmerking De software heeft een dossier Demonstratie waardoor u alle functies van de toepassing kan ontdekken. Wij raden u aan om dit dossier te openen zodat u zich de software kan eigen maken.
4.2. Hoe uw activeringscode krijgen?
U moet de software EBP aankopen. Om alle functies te kunnen gebruiken, moet u een activeringscode ingeven die geleverd wordt door EBP.
Klik op de optie "Uw activeringscode krijgen" (menu ? + Activeren toepassing).
De activering van de toepassing gebeurt via de internetsite EBP. De verbinding met onze site is automatisch vanaf de toepassing als u pc over internet beschikt. Vervolgens laat u zich leiden door de instructies op het scherm.
Als u op uw pc niet over internet beschikt, verschijnt er automatisch een bericht dat u de procedure uitlegt.
4.3. Hoe de activeringscode ingeven ?
Bij de opstart van de toepassing wordt het openingsscherm geopend. Daar kiest u de optie Activeer uw toepassing. Het Activeringsscherm opent en u heeft toegang tot volgende zones:
• Handelsnaam
U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw «Registratiekaart » rekening houdend met de schijfwijze (punten, hoofdletters).
EBP Bouw 11
• Licentienummer
U vult het licentienummer in van « Registratiekaart» die in de doos steekt.
• Websleutel
Die wordt gevraagd om u in te loggen op het klantgedeelte van de site www.ebp.com. Hiermee kan u bijwerkingen downloaden, … .
• Activeringscode
U geeft de code in (4 maal 4 posities) zonder spaties noch punten meegedeeld door EBP.
U valideert door te klikken op de knop OK. Er verschijnt een bericht :
• Als de code correct is ingevoerd, verschijnt een bericht met melding van de versie (bv.: 2007 stand-alone) volgens de code.
• Als de code onjuist is, krijgt u volgend bericht: De ingebrachte code is onjuist. In dat geval kunt u uw code opnieuw ingeven via het menu ? + Activeringscode.
Opmerking Omwille van beveiliging en eens gevalideerd, zal uw code niet meer zichtbaar zijn.
5.
HOE MIJN DOSSIER AANMAKEN ?
Via menu Via klavier [Ctrl]+[N]
Om een dossier aan te maken in de toepassing activeert u het menu Bestand\ Nieuw.
U komt dan in de wizard aanmaak dossier. Tussen elke stap maakt u gebruik van de knoppen Volgend en Vorig om voort of terug te gaan in de aanmaak van uw dossier.
12 EBP Bouw
hoe mijn dossier aanmaken ?
U geeft de dossiersnaam in, de folder waarin het dossier staat, de tabellen, de gegevens en informatie. U kan uw logo invoegen zodat dit automatisch wordt overgenomen op uw documenten (offerten, facturen, creditnota’s..). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
EBP Bouw 13
6.
WERKSCHERM
De menus
Navigatiebalk.
Het beheeroverzicht*
Snelle toegang tot de meest courante menus.
De vensterbalk
De statusbalk toont berichten of informatie in functie van de status van uw klavier, de wijze van openen in netwerk, huidige user, …
*Het beheeroverzicht wordt getoond vanaf de tweede opening van het dossier.
Herinnering: Wij raden u aan de schermresolutie 1064*768 in te stellen.
14 EBP Bouw
Van start gaan
In de volgende hoofdstukken ontdekt u de hoofdfuncties van de toepassing door uit te leggen hoe het dossier in te stellen, hoe de gegevens aan te maken. Wij begeleiden u ook bij het aanmaken van een offerte, factuur of werfopvolging en de ingave van een betaling.
De opties die de versies Onderhoud of PRO van EBP Bouw betreffen verschijnen respectievelijk de pictogrammen : ou .
Opmerking De functies van de versie Onderhoud zijn ook beschikbaar in de versie PRO.
1.
HOE UW DOSSIER INSTELLEN ?
Na de aanmaak van een nieuw dossier raden wij u aan om naar het menu « Tools\Opties » te gaan en dit met zorg in te vullen omdat bepaalde optie de werkwijze van de software bepalen.
Dit venster bestaat uit twee delen: links de naam van elke optie, rechts de in te brengen informatie.
EBP Bouw 15
1.1. De in te vullen opties
Het is belangrijk om volgende delen in te vullen:
• Nummering: hier bepaald u de nummering van uw documenten, artikels, klanten, enz… die daarna automatisch verhoogt.
Backup: bepaalt of de wizard backup automatisch wordt voorgesteld bij het afsluiten van uw dossier.
• Werken: bepaalt de berekeningswijze die u wenst toe te passen op de werken en de werking voor het bijwerken van de prijzen.
• Documenten: vkeuze hoe de voorraadopvolging beheerd wordt en welk type van vordering toegepast wordt in de vorderingsfacturen.
• Decimalen: het geeft het aantal decimalen weer van uw bedragen, hoeveelheden en eenheden, berekend of ingegeven.
• Boekhouding: hier legt u de link met uw boekhouddossier. U bepaalt uw journalen, klantenrekeningen voor de boekhoudtransfer.
• BTW: u kan tot 5 BTW-percentages en –rekeningen ingeven.
16 EBP Bouw
1.2. De andere opties
De andere opties zijn praktisch zoals het deel Beheeroverzicht waar u de alarmparameters ingeeft en het aantal maanden voor de grafiek zakencijfer. In Diversen - Verkopen kan u de geldigheidsduur van offerten instellen. In Accountant geeft u de gegevens van de boekhouder in zodat die info verschijnt op alle voor hem/haar bestemde documenten (Dossier Accountant). Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
1.3. De weergave opties
EBP Bouw levert vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing te personaliseren :
• In de opties Algemeen kan u al dan niet de tips of welkomstscherm weergeven, het achtergrondscherm veranderen, keuze weergavebalken, enz..
• U kan het weergavetype van menus wijzigen door de inhoud van de menus te veranderen met alleen de meest gebruikte menus.
• U kan de lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te slecteren en sorteringen en filters multi-criteria erop uit te voeren et berekeningen weer te geven.
• Alle lijsten kan u in boomstructuur organiseren dankzij de categorieën
• Via de groeperingsbalk (toegang via menu Weergave) kan u snel de inhoud van lijsten rangschikken.
• In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz..) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken .
• In alle documenten (offerte, factuur, opvolging, enz..) kan u ingaveschermen instellen door de weer te geven kolommen te kiezen. U kan ook de kleuren en stijlen van alle elementen veranderen die u in ene offerte kan invoegen (Schijven, sub schijven, werken, formules...) Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
EBP Bouw 17
1.4. Paswoord
U kan uw dossier bji het openen beveiligen door middel van een paswoord. U gaat hiervoor naar het menu Gegevens + Diversen + Gebruikers.
De gebruiker ADM (Beheerder) is standaard aangemaakt. Om hieraan een paswoord toe te kennen selecteert u die en klikt op de knop Wijzigen.
U vult het paswoord in de zone paswoord en Bevestiging in en valideert de fiche beheerder.
Bij de volgende opstart van het dossier zal de identificatie en het paswoord gevraagd worden.
1.5. Beheer schermen
Er bestaan twee venstertypes in de toepassing: de lijsten en fiches. U kan uw eigen kolommen, filters, sorteringen instellen in de lijsten. De kenmerken van elke van die schermen zijn gedetailleerd in help online in het deel Gebruikershandleiding, Algemene kenmerken of via de toets F1 op elk scherm.
2.
HOE EEN ELEMENT AANMAKEN ?
U kan naar de bibliotheken lijst gaan via:
• Menu Gegevens - Elementen
• Optie Elementen beschikbaar in Favorieten van de navigatiebalk.
De lijst van elementen vermeld het geheel van bibliotheken waarover u beschikt.
Ze heeft het voordeel om elementen afkomstig van uw eigen bibliotheek te scheiden van die komende van partners.
Om de elementlijst samen te stellen kan u een interne bibliotheek aanmaken en/of een prijslijst (of leverancierstarieven) importeren.
18 EBP Bouw
2.1. Aanmaak element in interne bibliotheek
U kunt elementen aanmaken type Materialen, Manuren, Gereedschap, Diversen, Tekst en Werken.
• Werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, gereedschap, diversen) nodig voor de realisatie van een volledige prestatie.
• Materialen de fysieke elementen met soms inbegrepen de plaatsing
• Manuren is de nodige werktijd
• Gereedschap is algemeen wat in huur heeft en waarvan u het gebruik factureert aan de klant.
• Diversen is eventueel gereedschap dat nodig is voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..)
• Tekst types kunnen ingevoerd worden in de body van documenten
Om een element aan te maken in de bibliotheek kan u de knoppen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op TOEVOEGEN onderaan de elementlijst.
De elementfiche wordt geopend. Kies het type Materialen en selecteer de familie, verkoopeenheid in via het icoon en vul een bondige omschrijving in.
EBP Bouw 19
Opmerking
Om een tab te selecteren klikt u erop of gebruikt u de toetsen [ALT] + de onderlijnde letter van de tab.
Geef dan de commerciële en/of technische beschrijving in, onderlijn enkele woorden met behulp van de attributen (vet, cursief, onderlijnd..). - De tab Aanvulling : bepalen van gewicht en volume van een element. In documenten kan u zo het totaal gewicht en volume verkrijgen van elementen. In de versie Onderhoud kunt u het materiaal een waarborgtype en de duur meegeven. In de versie Pro van EBP Bouw kunt u de verschillende verpakkingseenheden beheren tussen de aankopen, verkopen en voorraad.
Hiervoor dient u de aankoop-, voorraad- en verkoopeenheid in te vullen en de toe te passen coëfficiënten te vermelden tussen elke eenheid. De X betekent bevat.
Voorbeeld U koopt lijm in palet. Elke palet bevat 50 kartons die u opslaagt in depot. Elk karton bevat 250 zakken et u verkoop de zakken per eenheid :
- De tab Tarieven: geef de aankoopprijs in en doe Enter. De prijs incl. BTW is automatisch berekend in functie van de percentages algemene kosten en opbrengst ingegeven in de dossieropties. Alle bedragen en percentages zijn wijzigbaar indien nodig.
In deel Manuren kunt u een prijs manuren linken aan de prijs van materiaal meer bepaald als het materiaal verkocht wordt incluis plaatsing. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm legt uit hoe de bedragen berekend worden.
20 EBP Bouw
Vervolgens kan u de fiche vervolledigen door volgende tabs in te vullen :
• Tarief/Promoties: u geeft de uitzonderlijke tarieven in en u ziet de promoties.
• Rekeningen: geef hier de boekhoudrekeningen in gebruikt voor de transfer boekhouding.
• Gelinkte ref.: laat toe om elementen in te voegen die toegevoegd en gefactureerd worden op hetzelfde moment dat u het artikel invoegt.
• Leveran.: u kan tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kotingen, leveringstermijn, kosten, enz...
• Beeld : laat toe om een beeld van het element in te voegen dat automatisch overgenomen wordt op de afdrukken van documenten (lijst elementen, offerte...) met beeld.
Opmerking Bij de aanmaak van een element type Werk heeft u toegang tot de tab Samenstelling om de elementen in te voegen waaruit het werk bestaat en de tab Formule. Dit is een berekeningsblad en dient om het aantal van een of meerdere elementen te berekenen nodig om het werk te realiseren. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vindt u het detail van alle functies gelinkt aan de tabs en elementtypes.
2.2. De bibliotheken van uw partners
Om een (of meerdere) bibliotheek(eken) van uw partners weer te geven moet u eerst alles importeren. De importprocedure en de elementfiches zijn eigen aan elke bibliotheek.
Dan vinkt u in het menu Tools + Opties + Bibliotheken de bibliotheek(eken) aan weer te geven in de elementlijst. U vindt, bovenaan de tabs, in de elementlijst een knop voor elke bibliotheek .
3.
HOE DE FORMULES GEBRUIKEN ?
De formule is een handeling die erin bestaat de aantallen te berekenen van materialen en/of gereedschap nodig voor het realiseren van het werk.
EBP Bouw laat u toe om formules te linken aan werken en verkoopdocumenten. De tab Formule is een berekeningsblad waarin u de handelingen opsomt voor een of meerdere materialen.
Die handelingen kunnen eenvoudig gerealiseerd worden door de berekeningen direct in te geven in de zone Formule of door beroep te doen om de wizard.
EBP Bouw 21
Wij stellen u voor om type formules aan te maken vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule. Dit zijn berekeningsformules die altijd gebruikt kunnen worden. Enkel de variabelen moeten telkens ingevuld worden.
Hieronder staat een voorlbeeld van een formule aangemaakt met de wizard.
Opmerking U kan het demodossier raadplegen waarin een aantal voorbeelden staan.
3.1. Voorbeeld formule
Vanaf het menu Gegevens + Diverse + Type formule klikt u op Toevoegen onderaan de lijst.
U wenst het volume van een cylinder te berekenen om de hoeveelheid beton te kennen.
De omschrijving: Volume cilinder
In de lijnen van de formule doet u volgende handelingen:
• Voor meer zichtbaarheid typt u volgende commentaar: ‘Afmeting cilinder’. De aanhalingsteken zijn noodzakelijk om de toepassing te melden dat het tekst is.
• Op de 2de lijn typt u de variabele: DIAM= ? en eronder HOOGTE= ? (diameter en hoogte cilinder)
• Op een nieuwe lijn terug commentaar: ‘Oppervlakte cilinder’
• U opent de wizard al klikkend op icoon van de toolbalk.
• In de Functies opent u de rubriek Volume en selecteert u Volcilinder via dubbelel klik.
• De functie verschijnt in de ingave zone. Onderaan komt de formule te staan. In de ingave zone bepaalt u de variabelen met de diameter en de hoogte als volgt: Volcilinder(DIAMETER;HOOGTE)
• Klik op Beëindigen
De formule is aangemaakt. U kan de test uitvoeren door in de kolom Waarden de twee afmetingen diameter en hoogte in te geven. De berekening staat in de kolom Totaal.
Vergeet niet die waarden te verwijderen alvorens te valideren anders staan ze standaard in formule.
22 EBP Bouw
Dan opent u een element type Werk en klikt op tab Formule. U vindt de elementen terug waaruit het werk bestaat.
• Plaatst u op een lijn materiaal en klik op icoon ,
• Selecteer de formule en de handelingen verschijnen.
• Geef de waarden in Diameter en Hoogte.
• De formule berekent automatisch en het totaal is overgedragen in de kolom totaal van de tab Formule en in de kolom hoeveelheid van de tab Samenstelling.
U kan op dezelfde wijze de formules oproepen in de tab Formule van verkoopdocumenten.
4.
HOE EEN KLANT AANMAKEN ?
Om naar de klant- of prospectlijst te gaan, heeft u twee mogelijkheden:
• Selecteer Klanten/Prospecten uit Favorieten van de navigatiebalk,
• Activeer het menu Gegegevens + Klanten / Prospecten.
EBP Bouw 23
De toepassing maakt een onderscheidt tussen klanten en prospecten (mogelijke klanten). Eens een offerte omgezet naar factuur wordt de prospect omgezet naar klant.
Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier.
Vul de gegevens in in de tab Detail en valideer met OK.
In tab Contacten kunt u de lijst en fiches van contacten, gelinkt aan de klant, raaplegen. U kan een nieuw contact toevoegen door de klilkken op icoon Nieuw.
5.
HOE EEN MULTI-TARIEF - PROMOTIE AANMAKEN ?
5.1. Promoties
De promoties worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Promoties. U gebruikt de knop Toevoegen om een nieuwe promotie aan te maken.
De begin- en einddatum zijn niet verplicht maar u moet toch minstens een van die datums invullen om de fiche te valideren.
De tab Tarieven / Promoties laat u toe om een promotie in te geven voor een bepaalde cliënt, voor een familie van artikels of voor een familie klanten.
24 EBP Bouw
De minimum hoeveelheid is de hoeveelheid waarop de korting toegepast wordt. Die is bekomstig.
Om de aanmaak van de promotie valideren moet u minstens een kortingspercentage ingeven.
5.2. Tarief
Om uitzonderlijke tarieven aan te maken, gaat u naar de tab Tarieven en Promoties in de fiches Families klanten, Families Elementen, Klanten of Elementen.
Voor de Families Klanten en Klanten moet u een tarief instellen voor een elementcode of voor een bepaalde familie elementen.
Voor de Families Artikel en Artikels moet u een tarief instellen voor een bepaalde klant of voor een familie van klanten.
Opmerking Als u, bij het aanmaken van een tarief, meerdere criteria invult op de tarieflijn zal die lijn voorrang hebben bij de berekening van de korting/promotie in het verkoopdocument.
De minimum hoeveelheid en de verkoopprijs, waarvan de prijs of korting zal toegepast worden, zijn alleen ingeefbaar in de tab van de klant- of artikelfiche.
De begin- en einddatum zijn niet ingeefbaar noch wijzigbaar omdat ze alleen in de promoties bepaald worden.
Opmerking Als er een familie werd ingegeven, is de code niet ingeefbaar (en omgekeerd).
Als er een verkoopprijs staat in de lijn is het onmogelijk om een kortingspercentage in te geven (en omgekeerd).
De volgorde van tarieven geeft niet de voorrangsvolgorde dat in het verkoopdocument genomen wordt.
Het toepassen gebeurt volgens het beheer bepaald in de Opties.
6.
HOE EEN BETALINGSWIJZE AANMAKEN ?
De betalingswijzen worden beheerd vanaf het menu Gegevens + Diverse + Betalingswijzen. Gebruik de knop Toevoegen om er een aan te maken.
De betalingswijzen in EBP Bouw betreffen en de gebruikte betalingswijze en de te genereren vervaldag.
U moet een code en omschrijving ingeven. In het rooster vervaldag geeft u op de lijn de betalingswijze in en het aantal dagen voor de berekening van de vervaldag vanaf de datum aanmaak document.
EBP Bouw 25
De vervaldag zal automatisch berekend worden in verkoopdocumenten. In de Pro kan u meerdere vervaldaglijnen aanmaken voor een betalingswijze. Zo kan u automatisch de vervaldagen van klanten instellen.
Klik op het icoon om een nieuwe lijn in het rooster in te voegen en geef de criteria’s in.
Opgelet De som van de % van de aangemaakte lijnen moeten gelijk zijn aan 100%. BV : Aanmaak betalingswijze met drie vervaldagen: - Eerste lijn met 20% contant, - Tweede lijn met 40% en 30 dagen einde maand, - Derde lijn met 40% en 60 dagen einde maand.
Selecteer dan de betalingswijze in de klantfiche in de tab Beheer zone Betalingswijze. Bij het valideren van de factuur, zullen de vervaldagen (datum, type en bedrag) automatisch berekend worden.
26 EBP Bouw
7.
HOE EEN OFFERTE INGEVEN ?
U kan een offerte aanmaken via :
• Optie Nieuwe offerte van de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe offerte,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een nieuwe offerte verschijnt.
De offerte bestaat uit drie delen onder de vorm van tabs : de hoofding, de body en de voet. De hoofdgegevens (nummer, klant, Datum, status...) staat bovenaan het venster.
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U heeft een zone Project. Als u een offerte linkt aan een project verschijnt een bericht of u de informatie gelinkt aan het project automatisch wilt overnemen (klant, gegevens, commentaar, enz…).
7.1. De hoofding
In de delen Hoofding en Aanvulling kan u de klant oproepen met behulp van het icoon en icoon om de fiche te zien. Hier kan u ook de gegevens wijzigen. U kan ook de status van de offerte invullen (lopende, aanvaard...).
De geldigheidsdatum wordt automatisch berekend in functie van het aantal dagen bepaald in de dossieropties.
In de zone Gelinkt document kan u aan de offerte een document linken (*.doc, *.pdf, *.xls..) of een plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) en dit afdrukken met de offerte.
De zone Voorraadbeweging is default aangevinkt als u de voorraad beheert op leveringsbonnen en facturen (zie pg 40). Als u dit ontvinkt en documenten genereert vanaf de offerte, zal de voorraad niet verminderd worden.
7.2. De body
De body van de offerte is deel waarin alle elementen van de bibliotheek (intern of extern) worden ingevoegd of zelfs artikels die niet in de lijst staan die u aan de lijst kan toevoegen.
De body is een rooster en om de ingave te vergemakkelijken beschikt u over:
• Een toolbalk juist boven het rooster (F1 voor meer detail). U kan tot 6 niveau’s van schijven ingeven. De knop Ingave volledig scherm is handig als u veel lijnen moet ingeven in de body van het document.
• Als u een omschrijving ingeeft kan u de toolbalk gebruiken om tekst in het vet, onderlijnd, doorstreept te zetten en u kunt de schrijfwijze nazien.
•
•Een ingavescherm volledig instelbaar. Meer dan 40 kolommen (zie help on line) zijn beschikbaar.
• Een soepele ingave : u voegt de elementen in waar u wilt in het rooster, u kan elementen invoegen die niet bestaan in de lijst door direct de omschrijving en prijs in te geven en u kan werken met knippen-kopiëren-plakken werken in het document of van een document naar een ander. De prijzen kunnen gewijzigd worden.
•
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In de tab Formule kunt u de nodige hoeveelheid berekenen voor het realiseresn van de werken en ze direct bijwerken in de offerte (zie pagina 21).
De tab Type brieven laat toe om een briefhoofding of voet toe te voegen dat zal afgedrukt worden op een aparte pagina van de offerte. Al die stappen worden uitgelegd in help online, toegankelijk via de toets F1 vanaf elk scherm.
•
7.3. De voet
De voet is het totalisatie deel van de offerte. U kan een actualisering ingeven, bijkomende posten, portkosten (ex. of incl. BTW) toevoegen en een bedrag van voorschot ingeven (wordt niet geregistreerd in de betalingen).
Onderaan heeft u twee knoppen: BTW om een overzicht van de bedragen ex. BTW en BTW bedragen per percentage te hebben en Overzicht geeft u de aankoopprijs, de verkoopprijs en de totaalkost per elementtype en de plaatsingstijd en MU uitgedrukt in uren en dagen.
8.
HOE EEN FACTUUR AANMAKEN ?
Om een factuur aan te maken kan u gebruikmaken van :
• Optie Nieuwe factuur vanaf de navigatiebalk,
• Menu Verwerking + Nieuwe factuur,
• Of de lijst van verkoopdocumenten openen via menu Verwerking + Verkoopdocumenten en onderaan klikken op Toevoegen.
Een factuur kan ook aangemaakt worden door de omzetting van een offerte.
De factuur heeft ook drie delen: hoofding, body en voet. Ze hebben dezelfde werking als een offerte (zie hoger). Alle velden worden uitgelegd in de help on line toegankelijk via de toets F1 in elk deel van de factuur.
Opmerking In bestellingen klanten, leveringsbonnen en facturen heeft u: - bijkomende kolommen in de body van het document, - een tab Voorschot om een voorschotfactuur aan te maken of te linken aan uw document. Voor die punten, raadpleeg de help on line om het werkingsprincipe te kennen.
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9. HOE RECUPEL BEHEREN?
Sinds 1 juli 2001 wordt Recupel toegepast op Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten (AEEA).
7 organisaties staan in voor innen van die belasting en elke organisatie heeft zijn eigen barema.
Wij stellen u standaard de barema’s van de vzw Recupel voor. In EBP Bouw gebeurt de parametrage van Recupel in enkele stappen.
9.1. Aanmaak barema
Om een barema aan te maken, kunt u de fiches ingeven of u selecteert « Aanmaak barema Recupel » bij de aanmaak van het dossier of u importeert het barema.
9.2. Gebruik barema Recupel
Op de elementfiche
Na de aanmaak van uw fiches Barema moet u het barema aan elk element toekennen. Het bedrag Recupel is inclusief BTW.
Standaard bevat de verkoopprijs incl. BTW het bedrag Recupel (bedrag element waarvan Recupel).
In de documenten
Telkens u een element in een document (Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) oproept, wordt het barema Recupel gelinkt aan dit element automatisch overgenomen. Het totaalbedrag Recupel incl. BTW wordt berekend in functie an het aantal verkochte elementen.
Onderaan elk document Offerte, Bestelling, LB, RB, Factuur, Creditnota) staat het totaalbedrag Recupel (Waarvan Recupel).
Via het menu Afdrukken-Historiek Recupel kunt u een overzicht afdrukken van de gebruikte barema’s Recupel in uw documenten. Al deze stappen worden uitgelegd in de helpfunctie.
10. HOE EEN VORDERINGSFACTUUR AANMAKEN ?
De vorderings- of situatiefacturen worden aangemaakt :
• Vanaf de facturen zelf,
• Via omzetting van een offerte of besteling.
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10.1. Ingave vordering werken
De ingave van vordering gebeurt vanaf de eerste aangemaakte factuur.
U beschikt over bijkomende kolommen in de body van de factuur: % gecumuleerde vordering, % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid.
Bepaal in de kolommen de verbruikte hoeveelheid volgens de vordering van de werken. De toepassing herberekent dan het te factureren bedrag (nettobedrag ex. BTW Vordering).
Opmerking
Het % gecumuleerde vordering laat toe om het te factureren bedrag aan de klant te bepalen. In wijze kwantitatief geeft u het % gecumuleerde vordering hoeveelheid in en dit wordt gekopieerd in het % gecumuleerde vordering om het te factureren bedrag aan de klant te berekenen.
In wijze kwalitatief geeft u het te factureren % vordering in onafhankelijk van het % gecumuleerde vordering hoeveelheid om de reële vordering van de werken te bepalen.
De wijze wordt gekozen in de dossieropties (menu Tools + Opties +Document, Ventes.
In alle gevallen kan u de bedragen wijzigen in de kolom MNettobedrag ex. BTW Vordering in de body van de factuur, op de schijven, sub-schijven of werken.
De tab Vordering toont de totaalbedragen (ex. BTW, BTW, incl. BTW, enz..) dat de klant moet betalen in functie van de vordering van de werken ingebracht in de body van de factuur.
De tab Vervaldagen geeft de betalingswijze en de vervaldagen van de factuur weer. U kunt ervoor kiezen om de inhouding waarborg te berekenen op elke vorderingsfactuur of op alleen op de laatste (F1 voor Help).
10.2. Aanmaak nieuwe vorderingsfactuur
Om een nieuwe vordering in te geven selecteert u de aangemaakte factuur uit de lijst verkoopdocumenten en klit u op Vordering in de Navigatiebalk. Een nieuwe factuur wordt geopend, identiek aan de vorige, en u geeft de nieuwe vorderings % in.
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11. OMZETTEN, DUPLICEREN EN AFDRUKKEN VAN DOCUMENTEN
11.1. Omzetten
Het omzetten van een document dient om het oorspronkelijk document om te zetten in een ander documenttype. Het origineel document is dan niet meer wijzigbaar.
Een offerte kan omgezet worden naar een bestelling, leveringbonnen of facturen.
Opmerking
Een document kan slechts éénmaal omgezet worden. Het origineel document wordt bewaard maar kan niet meer gewijzigd of verwijderd worden maar wil gedupliceerd.
Hiervoor moet u de lijst documenten weergeven via menu Verwerking + Verkoopdocumenten. Selecteer het oorspronkelijk document en klik op de knop Omzetten in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
11.2. Dupliceren
U kunt alle documenten dupliceren (behalve voorschotdocumenten) om de inhoud over te nemen. U gebruikt hiervoor de knop Dupliceren onderaan de lijst verkoop-documenten.
11.3. Groeperen leveringsbonnen
Het groeperen van LB gebeurt vanaf de lijst van verkoopdocumenten en de knop Groeperen LB. Het groeperen van LB kan op volgende manieren:
• Groeperen geselecteerde documenten in de tab Leveringsbonnen naar een factuur.
• Groeperen op een periode voor eenzelfde klant (een zelfde voorraaddepot) van alle leveringsbonnen naar een factuur. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info over het omzetten van documenten.
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11.4. Afdrukken
Er worden, met de toepassing, vele standaard afdrukmodellen meegeleverd. Gebruik de toets Afdrukken onderaan het venster van het document en kies het afdrukmodel.
Een afdrukvenster opent en u hebt toegang tot de tabs:
• Kenmerken om de afdrukparameters in te stellen.
• Overzicht voor afdruk. De functies in elke tab worden uitgelegd in de help online (via F1 vanaf elke tab).
11.5. Per mail zenden
Vanaf de navigatiebalk of het afdrukvenster, is het mgelijk om het document per mail te verzenden. Er verschijnt een venster waarin u het afdrukmodel en het formaat kiest. Raadpleeg de helpfunctie (F1) voor meer info hierover.
12. HOE EEN WERFOPVOLGING UITVOEREN ?
De werfopvolging is een intern document waarin u de verbruikte hoeveelheden materialen ingeeft op de werf en vanaf waar u de voorraad zal verminderen.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + In detail. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
De werfopvolging bestaat uit twee delen : Hoofding en Body.
In de hoofding linkt u de opvolging linken aan het oorspronkelijk document (offerte of factuur), geeft u informatie over de klant en een commentaar in.
In de body geeft u voor elk element (type materiaal, divers, manuren, gereedschap) de kostprijs en de voorziene hoeveelheid in voor die werf. Dan, naargelang de vordering van de werken, kan u telkens in de werfopvolging komen en elementen toevoegen, verwijderen of wijzigen en de verbruikte hoeveelheden bijwerken.
Klik op Uitgaande bon om de uitgaande voorraad volgens de nieuwe verbruikte hoeveelheid aan te maken.
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13. DE VEREENVOUDIGDE WERFOPVOLGING
EBP Bouw stelt een tweede werfopvolging voor: vereenvoudigd. In die opvolging geeft u de bedragen van uw uitgaven in, gerangschikt per uitgavecategorie en u vergelijkt telkens de voorziene uitgaven met de gerealiseerde.
Het aanmaken ervan gebeurt via het menu Verwerking + Werfopvolging + Vereenvoudigd. De lijst van opvolgingen verschijnt en u klikt onderaan op Toevoegen .
In de tabs Hoofding en Aanvulling geeeft u de gegevens van de klant en een omschrijving van de werken in. Via het icoon in de zone Document selecteert u het verkoopdocument (offerte, bestelling, enz..). De totale voorziene aankopen verschijnen onderaan. In de versie Onderhoud kan u een vereenvoudigde opvolging aanmaken vanaf een Code contract om de rentabiliteit te controleren.
Zonder zelfs een Contract in te stellen kan u, via de sneltoets Interventies in de Navigatiebalk de manuren en de verbruikte materialen overnemen.
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In de tabs Materialen/Diversen, Manuren, Gereedschap en Bijkomende kosten, beschikt u over een toolbalk om uitgavelijnen in te voegen, toe te voegen en te verwijderen. Op elke lijn voert u de datum, de uitgave en het bedrag in. In de tabs MU en Gereedschap geeft u de gepresteerde uren in. U roept de werknemer op om de naam en uurkost over te nemen alsook voor het gereedschap.
Opmerking Het ingeven van de werkuren kunnen direct gebeuren via de optie Ingave tijd werknemers (zie pg 35).
Met de tab Overzicht verkrijgt u een synthese van alle uitgaven gelinkt aan de werf gerangschikt per categorie:
• totaal materialen/ diversen
• totaal MU
• totaal gereedschappen
• totaal uren
• totaal bijkomende kosten
Het algemeen totaal staat in de zone Totaal gerealiseerde aankopen in vergelijking met Totaal voorziene aankopen afkomstig van het brondocument (in de hoofding van de werfopvolging).
Als de uitgaven groter zijn dan voorzien (de winst is negatief) zal de toepassing een icoon plaatsen.
Druk de opvolging en de rentabiliteit van de werf af via het menu Afdrukken + Vereenvoudigde werven.
14. INGAVE TIJD WERKNEMERS
De optie ingave tijd werknemers vult de vereenvoudigde werfopvolging aan. U kan hier, werknemer per werknemer, de gepresteerde tijd ingeven op elk van de vereenvoudigde werven.
U selecteert de code werknemer. De al ingebrachte uren voor die werknemer verschijnen in de lijst Gebruik icoon Toevoegen om een nieuwe lijn aan te maken en geef de code werfopvolging, de datum, het aantal uren en de uurkost in.
Opmerking U moet de ingave valideren alvorens een andere werknemer te selecteren.
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Bij validering van de ingave worden de vereenvoudigde werven, waarvoor de arbeiders werkten, bijgewerkt.
15. HOE DE AANKOPEN BEHEREN ?
Het aankoopbeheer is alleen beschikbaar in de versie PRO.
De aankoopdocumenten zijn toegankelijk via de sneltoets Aankoopdocument in de Favorieten van de navigatiebalk.
U komt in de lijst aankoopdocumenten die dezelfde kenmerken heeft als de lijst verkoopdocumenten. De kenmerken worden beschreven in de help on line via de toets F1.
Ook het raadplegen, wijzigen, afdrukken, dupliceren, omzetten en verwijderen van documenten werkt zoals vermeld op pagina 32.
U kan meerdere documenttypess aanmaken: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangstbonnen, retourbonnen, facturen en creditnota’s.
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15.1. Hoe bestellen ?
U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie Automatische herbevoorrading (zie pg 38) of door manueel een bestelling aan te maken.
De bestelling bestaat uit drie tabs: hoofding, body en voet. De hoofdinformatie staat bovenaan en is altijd zichtbaar wat ook de tab is. (behalve bij ingave volledig scherm)
15.1.1. Hoofding
Bevat twee tabs Hoofding en Aanvulling waarin u de leveranciersgegevens, de depot, een werkomschrijving of –commentaar… ingeeft.
15.1.2. Body
Alles wat u wenst te bestellen bij de leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen beschikt u over:
• een toolbalk met iconen.
• Een ingavescherm volledig instelbaar (weergave gewenste kolommen en plaats) via het contextueel menu (doe rechterklik).
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U voert de elementen in komende van uw interne bibliotheek of van een prijslijst. De aankoopprijzen komen automatisch overeen met het tarief bepaald in de elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling.
U kan ook niet bestaande elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan verwijzen naar type teksten.
Als u veel elementen moet ingeven is het handig om gebruik te maken van de inave in volledig scherm.
U kunt verschillende projecten selecteren op elke lijn van uw bestelling. Zo ziet u in uw eenvoudige werfopvolging elk aankoopdocument waarvan minstens een lijn een project heeft.
15.1.3. Voet
De tab Voet laat u toe om het totaal aankopen te zien, het globaal bedrag van de korting en het totaal ex. BTW. Aan dit bedrag kan u portkosten toevoegen. De knop BTW laat u toe om een overzicht te zien van de bedragen ex. BTW per BTW percentage.
Bij die noodzakelijke tabs vindt u nog de tabs Vervaldagen en Type brieven.
Hiermee kan u respectievelijk de voorschotten zien en een brief toevoegen bij het begin of einde van de bestelling (afgedrukt op aparte bladt) en algemene voorwaarden die onderaan de bestelling komen te staan.
15.2. Automatische herbevoorrading
De wizard Automatische herbevoorrading vindt u in het menu Verwerking + Automatische herbevoorrading.
Dit wizard laat u toe om de te herbevoorraden depot of document te kiezen (offerte of bestelling), de in rekening te nemen hoeveelheid (virtueel of reëel) en de leverancier (hoofd, beste prijs of beste termijn).
Opgelet
Alvorens de leveranciersbestellingen te genereren, moet u in de tab Voorraad van de elementfiche de minimum te bestellen hoeveelheid en minimum voorraad ingesteld hebben en de tab Leveran. .
Volg de stappen van de wizard gebruikmakend van de knoppen Volgend en Vorig om van scherm te veranderen. De helpfunctie (F1) geeft u meer uitleg over de stappen.
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15.3. Hoe de aankopen ontvangen ?
Nadat de bestelling geplaatst is bij de leverancier kan u alles of een deel van de bestelling ontvangen.
Hiervoor selecteert u de leveranciersbestelling en kiest u naar keuze :
• Optie Omzetten in de navigatiebalk. Zo kan u een globale ontvangstbon genereren voor de bestelling (behalve elementen type Manuren)
• Optie Ontvangen in de navigatiebalk. Zo kan u lijn per lijn de ontvangen hoeveelheid ingeven en een ontvangstbon of factuur genereren voor elke gedeeltelijke ontvangst.
De ontvangstbonnen hernemen de gegevens van de hoofding van de originele bestelling. De body bevat de ontvangen elementen en in de voet kunt u een voorschot ingeven dat automatisch geregistreerd wordt in de betalingen leveranciers.
15.4. Hoe leveranciersfacturen aanmaken ?
Een factuur kan aangemaakt worden vanaf de omzetting van een bestelling, ontvangstbon of groepering van ontvangstbonnen. U kan ook direct een factuur aanmaken.
Daarvoor moet u eerst de lijst aankoopdocumenten weergeven via het menu Verwerking + Aankoopdocumenten, klikken op Toevoegen en het documenttype Factuur nemen.
De ingave van een factuur is identiek aan de bestellingen. De vervaldagen worden automatisch berekend in de tab Vervaldagen als de betalingswijze in de leveranciersfiche staat.
Bij het valideren van de factuur zal de voorraad en de GGEK van de elementen bijgewerkt worden. De helpfuncite (F1) geeft u meer uitleg over de aankoopdocumenten.
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16. HOE PROJECTEN BEHEREN ?
De aanmaak van een project is alleen in de versie PRO.
EBP Bouw laat toe om klantprojecten aan te maken waaraan u de verkoop- en aankoopdocumenten, betalingen en een werfopvolging kan linken.
Zo verkrijgt u een synthese over de vordering van de klant dossiers.
16.1. Hoe een project aanmaken ?
Dit kan via de sneltoets Projecten in de Favorieten van de navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] of de knop onderaan Toevoegen om een project aan te maken.
In het scherm van een project vindt u tabs terug per documenttype.
In de tabs Klant en Informatie vult u de klantgegevens, een commentaar, beschrijving in en andere parameters zoals de vertegenwoordiger, de voorziene start- en einddatum van de werken…
40 EBP Bouw
In de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging en Betalingen vindt u de documenten terug gelinkt aan het project.
16.2. Hoe een document linken aan een project ?
Om meerdere documenten te linken aan eenzelfde project moet u hen een gemeenschappelijk projectnummer toekennen.
U kan op twee manieren te werk gaan:
• In de hoofding van documenten is de zone Project aanwezig. U selecteert of maakt een nieuw project aan met behulp van de iconen en .
• Of u opent een project en gebruikt de toets Toevoegen in de tabs Verkopen, Aankopen, Gedetailleerde werfopvolging, Vereenvoudigde werfopvolging om nieuwe documenten aan te maken. De toepassing stelt u voor om de informatie gelinkt aan het project over te nemen (klantcode, gegevens, commentaar, enz..).
Opmerking De zone project bestaat niet in de betalingen. De betalingen zijn verbonden met een project als ze afgepunt werden met een factuur die zelf ook verbonden is met een project.
Op elke moment kan u een overzicht of een analyse van uw project afdrukken door onderaan op de knop Afdrukken te klikken.
17. HOE DE VOORRAAD BEHEREN ?
17.1. Twee manieren van voorraadbeheer
EBP Bouw stelt twee wijzen voor om de voorraad te verminderen:
• Vanaf leveringsbonnen en facturen klanten,
• Of vanaf de gedetailleerde werfopvolging
De keuze wordt bepaald in de dossieropties Documenten.
Maar u kunt die keuze veranderen bij de aanmaak van een nieuw document door al dan niet de zone Voorraadbeweging in de tab Aanvulling van documenten.
EBP Bouw 41
Opgelet Als u uitzonderlijk de wijze van voorraadbeheer verandert, moet u dit doen bij de aanmaak van de offerte. De zone Voorraadbeweging zal niet meer toegankelijk zijn in het gegenereerde document vanaf de offerte.
Als u ervoor gekozen heeft de voorraad te beheren vanaf de leveringsbonnen of facturen wordt de voorraad verminderd bij de validering van de factuur.
Als u de voorraad beheert vanaf een werfopvolging verschijnt een bericht bij het valideren van de opvolging om een uitgaande bon aan te maken volgens de laatste ingaven.
17.2. De voorraaddocumenten
Vanaf het menu Verwerking + Voorraaddocumenten maakt u inkomende en uitgaande bonnen aan.
Voor elk materiaal geeft u de hoeveelheid in of uit voorraad in.
Bij het valideren van de inkomende bon wordt de voorraad bijgewerkt en de GGEK herberekend.
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De helpfunctie (F1) geeft meer uitleg over de voorraaddocumenten.
De versie PRO is multi-depot. Dit houdt in dat u de voorraad kan beheren op meerdere depots. De depots maakt u aan in het Gegevens + Depots.
In de voorraaddocumenten kan u op elke lijn melden op welk depot de voorraad binnenkomt of buitengaat.
Ook kunt u transferbonnen ingeven voor de transfer van materialen van de ene naar de andere depot.
17.3. De ingave van de inventaris
De ingave van de inventaris is alleen voor de versie PRO.
Hiervoor gaat u naar de lijst voorraaddocumenten, klikt u op Toevoegen en kiest u het type Inventaris. Selecteer het type groepering (familie, groep, lokalisatie) en het depot.
Een vraag verschijnt om u te vragen of u de nieuwe inventarishoeveelheid op nul wil zetten of ze standaard de huidige hoeveelheden overnemen dit om de ingave van de inventaris te vergemakkelijken.
Het inventarisblad staat op de tab Body. Alle elementen opgevolgd in voorraad staan afgebeeld, geklasseerd volgens de gekozen groepering. Er staat: huidige hoeveelheid, voorraadeenheid, GGEK en de huidige voorraadwaarde.
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Om de inventaris in te geven heeft u twee kolommen :
• Nieuwe hoeveelheid (voorraadeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid uitgedrukt in voorraadeenheid.
• Nieuwe hoeveelheid (verkoopeenheid) Is de nieuwe hoeveelheid in verkoopeenheid.
Voorbeeld De lijm is opgeslagen in karton en u verkoopt per zak. Bij de inventaris blijft er nog X karton en Y zakken. Geef X in in de kolom Nieuwe hoeveelheid in voorraadeenheid en Y in de kolom Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid. Het totaal van die twee hoeveelheden wordt getoond in voorraadeenheid in de kolom Nieuwe hoeveelheid totaal.
• Nieuwe GGEK Per default is de nieuwe GGEK gelijk aan de huidige GGEK. Toch is dit wijzigbaar.
• Nieuwe totaal aantal Toont het totaal nieuwe hoeveelheden in voorraad (Nieuwe hoeveelheid voorraadeenheid + Nieuwe hoeveelheid verkoopeenheid).
Het totaal van de hoeveelheden vermenigvuldigt met de GGEK laat toe om de nieuwe voorraadwaarde berekenen.
Als de ingave van de inventaris plaatsvindt over meerdere dagen kunt u erop terugkomen en de waarden en hoeveelheden wijzigen zoals u wenst. Als u nieuwe elementen heeft toegevoegd in uw interne bibliotheek kan u ze toevoegen aan de inventaris door te klikken op Herladen.
De voorraadbewegingen worden automatisch bijgewerkt bij de validering van het document.
De elementen in rust die geen voorraad hebben, verschijnen niet de in de body van de inventaris. Indien u die toch uitzonderlijk wilt toevoegen, moet u klikken op de knop Toevoegen element in rust en selecteer het gewenste element.
17.4. De voorraadbewegingen
U kan de historiek van alle voorraadbewegingen vanaf menu Gegevens + Voorraadbewegingen. Kies de gewenste filters en klik op Opzoeken om alles weer te geven.
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Opmerking De voorraadbewegingen kan u snel rangschikken dankzij de groeperingsbalk in het menu Weergave + Groeperingsbalk. Selecteer de kolom naar keuze en plaats ze in de grijze band.
Zo kan u voor elke voorraadbeweging de code, documentnummer, datum, GGEK, voorraadwaarde, enz. raadplegen.
Met de knop Visualiseren gaat u direct naar het document gelinkt aan de beweging.
18. HET BEHEER VAN ONDERHOUDSCONTRACTEN EN DE DIENST NA VERKOOP
18.1. De onderhoudscontracten
Het contractbeheer bestaat uit:
• De ingave en afdruk van contracten
• De periodieke facturatie van die contracten
• Het verlengen of hernieuwen van contracten met afdruk van herinneringsbrief of stilzwijgende verlenging
• De studie van de rentabiliteit van een contract via een eenvoudige werfopvolging
Om een nieuw contract aan te maken gaat u naar het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Contracten. In de lijst contracten klikt u op Toevoegen of u gebruikt de knoppen [Ctrl] + [Inser].
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De help online, via F1 op de contractfiche detailleert de beschikbare functies.
18.2. De dienst na verkoop
Het beheer van de DNV (Dienst na Verkoop) laat u toe om de interventies te volgen vanaf de voorbereiding tot de ingave van het interventierapport.
Vanaf de onderhoudscontracten worden de voor te bereiden interventiefiches automatisch gegenereerd.
Maar u kan ook interventiefiches aanmaken zonder dat ze gelinkt zijn aan een contract (meerbepaald wanneer u een materiaal geïnstalleerd en verkocht hebt en u moet naar de werf gaan).
Als u de interventie voorbereidt, kan u de werknemer bepalen die tussenkomt en het te voorzien gereedschap, de totaal voorziene duurtijd, de verplaatsingkosten en de elementen (code, serienummer, type en duur waarborg, enz...) waarop de interventie betrekking heeft.
U druk de interventiebonnen voor de werknemers af.
De afspraken worden automatisch gegenereerd in de planning of omgekeerd kan u een nieuwe interventie raadplegen of aanmaken vanaf de plannig.
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Interventies aanmaken gebeurt vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Interventies. De helpfunctie (F1) op de interventiefiche voor een detail over de werking.
Om de opvolging van interventies te vervolledigen, wordt een opvolging van acties (oproep, brief…) voorgesteld vanaf het menu Verwerking + Onderhoud / DNV + Acties.
18.3. Historiek Onderhoud / DNV
Vanaf het menu Gegevens + Onderhoud / DNV + Historiek Onderhoud / DNV vindt u een serienummer een klant, contract, enz… terugvinden. Alle documenten die eraan verbonden zijn : Contracten, Facturen, Interventies, Acties.
De historiek verschijnt gedetailleerd met alle documentlijnen waar de gekozen filter aanwezig is of niet gedetailleerd door de lijst documenten weer te geven waar de gekozen filter verschijnt.
19. DE PLANNING
In de versie PRO laat de planning toe om de afspraken van werknemers en de reservatie van bedrijfsmateriaal en interventies gelinkt aan het onderhoud en DNV in te geven of te visualiseren.
Opmerking
Alvorens naar de planning te gaan moet u de werknemers aanmaken in het menu
Gegevens + Werknemers en het bedrijfsmateriaal in menu Gegevens +Bedrijfsmaterieel.
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Om toegang te hebben tot de planning klikt u op Planning in de Favorieten van de navigatiebalk.
19.1. Voorstelling planning
U kan de planning onder verschillende vormen visualiseren. U beschikt hiervoor over volgende parameters:
• Zicht U kan kiezen tussen een dagelijks gegroepeerd per resource, dagelijks gegroepeerd per dag of maandelijks. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per resourcetype toont de dagelijkse planning van werknemers en materiaal. - Het zicht dagelijks gegroepeerd per dag toont de dagen en voor elke dag de lijst van werknemers en materiaal met hun planning. - Het zicht maandelijks toont voor elke werknemer en materiaal alle dagen van de maan met de voorziene afspraken.
• Type resource Hier kiest u tussen de weergave afspraken werknemers of reservaties materiaal in de planning.
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• Resource Toont de afspraken van een werknemer of de reservatie van materiaal.
• Datum Bepaal de weer te geven begindatum van de planning.
• Lijnhoogte Bepaal in pixels, de lijnhoogte in de planning. Dit kan u verhogen of verlagen dankzij de kleine pijltjes in de ingave zone.
• Aantal dagen Geef het aantal weer te geven dagen in.
• Intervals Bepaal de weer te geven intervals in de planning.
Opmerking
De zones Aantal dagen en Intervals zijn niet zichtbaar in het maandelijks zicht van de planning.
19.2. Toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken
U kan tot 10 verschillende afspraaktypes instellen met hun naam en kleur. U geeft u de openingsuren en middagpauze in die in een andere kleur verschijnen in de planning. Die parametrage gebeurt in de het menu Tools\Opties\Planning.
- Om een afspraak toe te voegen kan u :
• Direct klikken op icoon Toevoegen. De fiche wordt geopend.
• In de planning te staan en icoon Toevoegen gebruiken of contextueel menu en dan Toevoegen. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld.
• In de planning staan, het contextueel menu gebruiken (rechterklik muis) en de optie Toevoegen per type nemen + type afspraak. De fiche wordt geopend met de begin- en einddatum al ingevuld en het gekozen afspraaktype.
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- Om een afspraak te wijzigen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Wijzigen van de toolbalk bovenaan de planning of de optie Wijzigen in het contextueel menu via rechterklik. De fiche is geopend en u voert de wijzigen door.
- Om een afspraak te verwijderen, selecteert u het in de planning en dan klikt op icoon Verwijderen van de toolbalk bovenaan de planning of het contextueel menu via rechterklik.
19.3. Toevoegen interventie
In het kader van de DNV, kan u vanaf de planning, een nieuwe interventie aanmaken. Via het contextueel menu selecteert u de optie Nieuwe Interventie. Bij de validering hiervan verschijnt de afspraak in de planning voor elke werknemer en materiaal dat moet tussenkomen. In de fiche Afspraak staat de interventiecode.
Om het detail van een interventie te zien vanaf de planning, selecteert u de afspraak en klikt op Visualiseren Interventie in de navigatiebalk.
19.4. Fiche afspraak
Volgende velden zijn beschikbaar :
• Object Een zone van 100 posities om het onderwerp van de afspraak in te geven. Dit is de omschrijving die in de planning komt onderaan het uur (als het interval het toelaat).
• Begin- en einddatum: Selecteer de begin- en eind dagen/uren met behulp van de pijltjes in de ingave zone.
• Knipperend: Vink dit aan als u wenst dat de afspraak in de planning knippert.
50 EBP Bouw
U heeft een zone Nota’s om de doel van de afspraak aan te vullen en de attributen (vet, kleur, enz...) om de tekst te bewerken.
• Tab Link U kan automatisch de afspraak aan meerdere werknemers linken. Hiervoor vinkt u de vakken aan.
20. FINANCIELE OPVOLGING KLANTEN EN LEVERANCIERS
De betalingen leveranciers is alleen voor de versie PRO van EBP Bouw en werkt op dezelfde manier als de betalingen zie punten 16.2 en 16.3.
20.1. Hoe een voorschot ingeven?
Een voorschotfactuur moet uitgeschreven worden voor elk gestort voorschot voor levering van een goed of dienst.
U kan het direct aanmaken vanaf de lijst verkoopdocumenten van het menu Verwerking of vanaf de tab Voorschot in de bestelling of LB.
Wanneer de dienst of het geleverd is, kan u eindfactuur opstellen en die linken aan een of alle voorschotfactuur(en).
Op de facturen vindt u een overzicht van de gestorte voorschotten met de datum en factuurnummers alsook het detail per percent van het totaalbedrag BTW, betaalde BTW en rest te betalen.
In de dossieropties, deel Boekhouding + Derden staan de rekeningen BTW in wacht en de rekeningen derden voor voorschotten ingevuld.
EBP Bouw 51
Raadpleeg help online (F1), deel Handleiding + Voorschotfactuur om de werking van voorschotfacturen te kennen.
20.2. Hoe een betaling klant ingeven?
Om een betaling klant in te geven gaat u naar menu Verwerking + Klanten + Betalingen. De lijst van al gedane betalingen verschijnt. Klik onderaan op Toevoegen.
Vul de informatie over de klant in en het bedrag. Dan kan u :
• Het totaalbedrag toekennen door dubbele klik op de vervaldag of het bedrag in te geven in de kolom Toegekend bedrag op de desbetreffende vervaldaglijnen.
• Mocht u via de stap afgifte bank gaan, bepaalt u hier ook de bankcode. Bij de transfer naar de boekhouding, zal de betaling naar de bank overgedragen worden.
Opmerking U kan ook een betaling ingeven zonder die aan een vervaldag toe te kennen. Ze zal naar de boekhouding overgezet worden en daar kunt u ze toekennen.
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21. BEHEEROVERZICHT EN HISTORIEK
21.1. Beheeroverzicht
Het beheeroverzicht verschijnt als het dossier opent. Het geeft een synthese van de activiteit.
U ziet er volgende informatie: laatste documenten, te hernemen offerten, verstreken vervaldagen, statistieken en een grafiek met uw zakencijfer per maand.
Tip U kan de documenten openen door erop te klikken.
De gegevens worden bij het openen van het dossier bijgewerkt.
U kan ook de laatste aankoopdocumenten en aankoopstatistieken raadplegen.
21.2. Historiek klanten/prospecten
Vanaf het menu Gegegevens + Historiek klanten kunt u een historiek verkrijgen al dan niet gedetailleerd par element, familie door de periode en het documenttype te kiezen.
EBP Bouw 53
Opmerking Telkens als u de criteria wijzigt moet u klikken op Actualiseren om de lijst bij te werken.
U heeft ook een historiek leveranciers via menu Gegevens + Historiek leveranciers. Raadpleeg de help online (F1) op het scherm beheeroverzicht en historiek voor meer info.
22. HOE EEN MAILING DOEN ?
In versie PRO gaat u naar menu Tools + Mailing klanten /prospecten en u komt in de wizard mailing.
Om die functie te gebruiken moet u beschikken over Microsoft Word versie 97 of hoger.
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Volg de stappen van de wizard waarmee u de klanten en/of prospecten kan selecteren en selecteer het Word document.
Opgelet
De beschikbare velden voor de fusie zijn : Aanspreking, Naam, Adres1,
Adres2, Postcode, Stad, Land, Tel, Fax, GSM, Mail, Website.
U moet ze inlassen in het Word document voor de wizard mailing op te roepen zodat de fusie automatisch gebeurt op het einde van de wizard.
23. HOE BOEKINGEN TRANSFEREREN NAAR DE BOEKHOUDING ?
U kunt boekingen transfereren naar de boekhouding. Om die interface op te zetten moet u een aantal gegevens inbrengen.
23.1. In te vullen opties voor transfer
EBP Bouw heeft een aantal gegevens nodig om de transfer te kunnen uitvoeren :
• In de dosisieropties (menu Tools + Opties) moet u de boekhoudjournalen en de rekeningen ingeven.
• De verkooprekeningen (per BTW percentage) die u gebruikt in te vullen in de elementfiche of de opties.
• De klantrekeningen in de klantfiches.
• De boekhoudrekening bank in de bankfiche of de opties.
• Het boekhoudjournaal bank
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Opmerking De toepassing neemt default de rekeningen in de element-, bank-, klantfiche. Als die niet bestaan worden die van de opties gebruikt.
23.2. De transfer
Om dit uit te voeren gaat u naar het menu Verwerking + Transfer boekhouding, geef de parameters in en start de procedure met de knop Start.
Opmerking U kan boekingen genereren in het volgende formaten : BOB, Winbooks, Solid data, Popsy en EBP Boekhouding.
Wij raden u aan eerst het afdrukvoorbeeld te raadplegen. Dit geeft u de lijst van boekingen die getransfereerd worden.
Klik op Starten om het bestand aan te maken.
24. HOE EEN BACKUP NEMEN VAN MIJN DOSSIER ?
Het is sterk aanbevolen regelmatig een backup van de gegevens te nemen en minstens twee sets in omloop te hebben.
Opmerking De backup is de enige manier om uw werk terug te vinden als u database verwijderd of beschadigd werd.
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In functie van de grootte van het dossier raden wij u aan om de backup te nemen op een ZIP, USB sleutel of CD-ROM*.
Via het menu Tools + Backup of de optie Backup van de navigatiebalk komt u terecht in de wizard backup waarin u het dossier kan kdiezen en de procdure starten.
De backup kan verlicht worden in functie van de aangevinkte opties. Default wordt alle bewaard (gegevens, modellen en weergaveformaten). Elke stap wordt uitgelegd in de help online (F1).
25. HOE MIJN GEGEVENS ARCHIVEREN ?
Wij herinneren u eraan dat het archiveren van gegevens een aanbevolen handeling is voor het bewaren van uw documenten. Het nemen van de backup blijft echter wel noodzakelijk.
Het is bij het afsluiten van het boekjaar of de boekhoudperiode dat de archiveringsprocedure tussenkomt.
U gebruikt hiervoor de wizard archivering van gegevens in het Tools + Archivering gegevens.
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Selecteer het te archiveren dossier en de plaats van de te genereren bestanden. Start de handeling al klikkend op Beëindigen.
Alle gegevens van uw dossier worden gearchiveerd in een tekstbestand.
De bestanden worden daarna gecomprimeerd in een bestand type Archives_Naamdossier_ddmmjj.zip
De beschrijving van de bestanden staat in het bestand Dictionnaire.xml beschikbaar in het archief.
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De gevorderde functies
Hieronder vindt u de beschrijving van een aantal andere functies waarover EBP Bouw. Het gebruik van die functies staat gedetailleerd uitgelegd in de help on line (F1).
1. DE HERINNERINGEN
Er bestaan twee types herinneringen: herinneringen voor offerten waarvan de geldigheidsdatum overschreden is en de herinneringen klanten betreft de vervallen vervaldagen.
U vindt die afdrukken terug in het menu Afdrukken + Verkoopdocumenten + Offerten en Afdrukken + Betalingen + Herinneringen.
2. VERVALDAGBOEK KLANT
U kan de vervaldagen raadplegen op het scherm en ze afdrukken aan de hand van filters vanaf het menu Verwerking + Klanten + Vervaldagboek en Vervaldagboek + Leveranciers + Vervaldagboek als u over de versie PRO beschikt.
3. DOSSIER ACCOUNTANT
Vanaf het menu Afdrukken + Dossier accountant stellen wij u de afdruk voor van uw facturen en betalingen met de boekhoudrekeningen en alle informatie die de accountant nodig heeft.
4. DE PERSONALISATIE VAN DOCUMENTEN
Vele afdrukmodellen zijn beschikbaar in de toepassing. Alle gegevens kunnen afgedrukt worden vanaf het menu Afdrukken en elk model kan gepersonaliseerd worden door te klikken op Wijzigen model (beschikbaar in elk afdrukvenster).
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5. DE STATISTIEKEN
Met EBP Bouw kan u tal van stastitieken klanten, elementen, betalingen of documenten opvragen onder grafiek of tabelvorm (menu Verwerking + Statistieken). U kan ze afdrukken of exporteren naar Microsoft Excel.
6. IMPORT PRIJSAANVRAAG
EBP Bouw laat u toe om prijsaanvragen over te nemen in het formaat Microsoft Excel.
Na selectie van het te importeren bestand selecteert u een voor een de kolommen van uw prijsaanvraag en duidt u aan met welke kolom ze overeenkomt. U kunt tot 7 kolommen bepalen: Ongebruikt (er is geen import van die kolom), Code (Code element), Nummering lijn, Omschrijving (of beschrijving), Prijs ex. BTW, Verkoopeenheid en Hoeveelheid.
Daarna genereert u de offerte. U hoeft enkel nog de cliënt te kiezen, de cijfers in te vullen en op te slaan.
U doet dit van het menu Tools + Import prijsaanvraag.
7. HET MENU INTERNET
Het menu Internet biedt u de mogelijkheid om de versie van EBP Bouw bij te werken, toegang te hebben tot de technische bijstand, online te ontgrendelen, enz...
Hiervoor moet u toegang hebben tot Internet vanaf uw computer. Selecteer de opties en laat u begeleiden !
60 EBP Bouw
EBP Gestion Commerciale
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Table des matières
Ecran d'accueil (logiciel non activé) ........................................................................................................ 1
Comparez ......................................................................................................................................... 1
Evaluez ............................................................................................................................................. 1
Achetez............................................................................................................................................. 1
Activez .............................................................................................................................................. 1
Ecran d'accueil (liste des dossiers) ......................................................................................................... 3
Comment activer le logiciel ? ................................................................................................................... 5
Activation manuelle du logiciel ......................................................................................................... 5
Dossier ..................................................................................................................................................... 7
Ouverture d'un dossier ......................................................................................................................... 7
Fermer un dossier ................................................................................................................................ 8
Arrêter toutes les impressions ............................................................................................................. 9
Quitter ................................................................................................................................................ 10
Nouveau ............................................................................................................................................. 11
Création d'un dossier ..................................................................................................................... 11
Etape 2 : Identification de la société .............................................................................................. 12
Etape 3 : L'adresse ........................................................................................................................ 13
Etape 4 : Le contact ....................................................................................................................... 14
Etape 5 : Choix de la devise........................................................................................................... 15
Recopie .............................................................................................................................................. 16
La recopie ....................................................................................................................................... 16
Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 17
Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 18
Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 19
Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 20
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 21
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 22
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 23
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 24
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 25
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 25
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 27
Liste des droits ............................................................................................................................... 28
Droits CLIENTS .............................................................................................................................. 28
Droits FOURNISSEURS ................................................................................................................ 28
Droits ARTICLES ........................................................................................................................... 28
Droits COMMERCIAUX .................................................................................................................. 28
Droits MODE DE REGLEMENT ..................................................................................................... 29
Droits BANQUE .............................................................................................................................. 29
Droits FRAIS DE PORT ................................................................................................................. 29
Droits FAMILLES ARTICLES ......................................................................................................... 29
Droits FAMILLES CLIENTS ........................................................................................................... 29
Droits FAMILLES FOURNISSEURS .............................................................................................. 29
Droits PROMOTIONS SOLDES ..................................................................................................... 29
Droits CODE REMISE .................................................................................................................... 29
Droits UNITES ................................................................................................................................ 30
Droits LOCALISATIONS ................................................................................................................ 30
Droits DEVISES ............................................................................................................................. 30
Droits TEXTES STANDARDS ........................................................................................................ 30
Droits DEB ...................................................................................................................................... 30
Droits DIVERS ................................................................................................................................ 30
1. VENTES ................................................................................................................................ 30
Droits DEVIS .................................................................................................................................. 30
Droits COMMANDES ..................................................................................................................... 31
Droits BL ......................................................................................................................................... 31
Droits FACTURES .......................................................................................................................... 31
2. ACHATS ................................................................................................................................ 31
Droits COMMANDES FOURNISSEURS ....................................................................................... 31
Droits BONS DE RECEPTION ....................................................................................................... 31
Droits FACTURES D’ACHAT ......................................................................................................... 31
3. STOCKS ................................................................................................................................ 31
Droits ENTREES ............................................................................................................................ 31
Droits SORTIES ............................................................................................................................. 32
Droits ORDRES DE FABRICATION .............................................................................................. 32
Droits INVENTAIRE ....................................................................................................................... 32
OPERATIONS ................................................................................................................................ 32
OUTILS........................................................................................................................................... 32
INTERNET ..................................................................................................................................... 32
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 33
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 34
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 35
Historique des connexions ............................................................................................................. 36
Propriétés ........................................................................................................................................... 37
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 37
Barèmes DEEE .............................................................................................................................. 38
Le mémo......................................................................................................................................... 39
Infos base de données ................................................................................................................... 40
Coordonnées .................................................................................................................................. 41
Préférences .................................................................................................................................... 46
Taux de TVA et TPF ....................................................................................................................... 67
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 69
Configuration de l'impression ......................................................................................................... 69
Options du convertisseur de fichiers - Excel .................................................................................. 70
Options du convertisseur de fichiers - RTF .................................................................................... 71
Options du convertisseur de fichiers - Jpeg ................................................................................... 72
La sauvegarde ................................................................................................................................... 73
La sauvegarde ................................................................................................................................ 73
Que sauvegarder ? ......................................................................................................................... 74
Où sauvegarder ? ........................................................................................................................... 75
Saisie d'un commentaire ................................................................................................................ 76
Saisie du mot de passe de l'archive ............................................................................................... 77
Sauvegarde en ligne ...................................................................................................................... 78
La restauration ................................................................................................................................... 79
La restauration ............................................................................................................................... 79
Sélection du fichier de sauvegarde ................................................................................................ 80
Type de restauration ...................................................................................................................... 81
Répertoire de destination ............................................................................................................... 82
Affichage ................................................................................................................................................ 83
La barre d'état .................................................................................................................................... 83
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 84
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 85
Options du menu Fenêtre .................................................................................................................. 86
Barres d'outils .................................................................................................................................... 87
Barres d'outils ................................................................................................................................. 87
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 88
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 89
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 90
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 91
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 92
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 93
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 94
Barre d'outils Stock......................................................................................................................... 95
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 96
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 97
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 98
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 99
Données .............................................................................................................................................. 101
Table des matières
La fiche Affaire ................................................................................................................................. 101
La fiche Frais de port ....................................................................................................................... 102
La fiche Devise ................................................................................................................................ 103
La fiche Texte standard ................................................................................................................... 104
Les filtres .......................................................................................................................................... 105
Stock ................................................................................................................................................ 106
La fiche Grille de tarifs .................................................................................................................. 106
La fiche Promotions ou Soldes .................................................................................................... 107
La fiche Unité ............................................................................................................................... 108
La fiche Localisation ..................................................................................................................... 109
Articles .......................................................................................................................................... 110
Familles d'articles ......................................................................................................................... 139
Codes remises ............................................................................................................................. 153
Tiers ................................................................................................................................................. 157
La fiche Contact ........................................................................................................................... 157
Clients........................................................................................................................................... 158
Familles de clients ........................................................................................................................ 191
Fournisseurs ................................................................................................................................. 195
Familles de fournisseurs .............................................................................................................. 206
Commerciaux ................................................................................................................................... 210
La fiche Commercial ..................................................................................................................... 210
Onglet Formules de commissions ................................................................................................ 211
Création d'une formule de commissions ...................................................................................... 212
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 213
Onglet Infos .................................................................................................................................. 214
Onglet Région .............................................................................................................................. 215
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 216
Modes de règlement ........................................................................................................................ 217
La fiche Mode de règlement ......................................................................................................... 217
Les écarts de règlement ............................................................................................................... 219
Les écarts de change ................................................................................................................... 220
Banques ........................................................................................................................................... 221
La fiche Banque ........................................................................................................................... 221
Onglet Adresse ............................................................................................................................. 222
Onglet Comptabilité ...................................................................................................................... 223
Onglet Infos .................................................................................................................................. 224
Onglet RIB / N° Emetteur ............................................................................................................. 225
DEB .................................................................................................................................................. 226
La fiche Nature des transactions .................................................................................................. 226
La fiche Mode de transport........................................................................................................... 227
La fiche Condition de livraison ..................................................................................................... 228
La fiche Nomenclature NC8 ......................................................................................................... 229
Divers ............................................................................................................................................... 230
La fiche NAF ................................................................................................................................. 230
La fiche Code postal ..................................................................................................................... 231
La fiche Département ................................................................................................................... 232
La fiche Pays ................................................................................................................................ 233
Tableau de bord ............................................................................................................................... 234
Le tableau de bord ....................................................................................................................... 234
Les règlements clients .................................................................................................................. 241
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 242
Liste des données ............................................................................................................................ 243
La liste des données .................................................................................................................... 243
Les opérations disponibles depuis la liste des données .............................................................. 247
Ventes .................................................................................................................................................. 249
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 249
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 249
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 250
Appel du client .............................................................................................................................. 252
Type de facturation ....................................................................................................................... 253
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 254
Saisie des articles ........................................................................................................................ 255
Le pied de la pièce ....................................................................................................................... 256
Onglet Infos .................................................................................................................................. 258
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 259
Les factures d'acomptes .............................................................................................................. 260
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 262
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 263
Liste des pièces de ventes ............................................................................................................... 264
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 264
Liste des factures d'acompte ........................................................................................................ 265
Liste des devis .............................................................................................................................. 266
Liste des commandes .................................................................................................................. 267
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 268
Liste des factures ......................................................................................................................... 269
L'avoir ........................................................................................................................................... 270
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 271
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 281
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 281
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 282
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 283
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 284
Livraison des commandes............................................................................................................ 284
La livraison partielle ...................................................................................................................... 285
Traitement des commandes ......................................................................................................... 286
Relances .......................................................................................................................................... 287
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 287
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 288
Les relances des Devis ................................................................................................................ 289
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 290
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 290
Achats .................................................................................................................................................. 291
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 291
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 292
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 292
Entête de pièce ............................................................................................................................ 293
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 294
Type de facturation ....................................................................................................................... 295
Pied de pièce ................................................................................................................................ 296
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 297
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 298
La liste des pièces d'achats ......................................................................................................... 298
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 299
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 300
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 301
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 302
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 303
Regroupement des pièces d'achats ................................................................................................. 304
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 304
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 305
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 306
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 307
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 307
La réception partielle .................................................................................................................... 308
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 309
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 309
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 310
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 311
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 312
Exemple de calcul du réapprovisionnement ................................................................................ 313
Table des matières
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 314
Recherche sur les lignes de pièces ............................................................................................. 314
Stock .................................................................................................................................................... 315
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 315
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 315
La saisie des articles .................................................................................................................... 316
Onglet Infos .................................................................................................................................. 317
Liste des pièces de stock ................................................................................................................. 318
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 318
Liste des bons d’entrées .............................................................................................................. 319
Liste des bons de sorties.............................................................................................................. 320
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 321
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 322
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 323
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 324
L'inventaire ................................................................................................................................... 324
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 325
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 326
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 327
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 327
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 328
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 329
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 330
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 331
Modification du tarif ...................................................................................................................... 332
Le récapitulatif de la mise à jour .................................................................................................. 333
Mise à jour de tarifs : la grille de saisie ........................................................................................ 334
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 335
Mise à jour des grilles de tarifs ........................................................................................................ 336
Mise à jour des grilles de tarifs ..................................................................................................... 336
Choix des données à modifier ...................................................................................................... 337
Intervalle des grilles de tarifs ........................................................................................................ 338
Intervalle des articles .................................................................................................................... 339
Intervalle des familles d'articles .................................................................................................... 340
Modification du tarif ...................................................................................................................... 341
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 342
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 342
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 343
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 344
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs........................................................ 345
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 346
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 347
Opérations ........................................................................................................................................... 349
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 349
Règlements clients ........................................................................................................................... 350
Les règlements clients .................................................................................................................. 350
Affectation du paiement................................................................................................................ 352
Affectation du règlement .............................................................................................................. 353
Remise en banque ........................................................................................................................... 354
La remise en banque .................................................................................................................... 354
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 356
Lettre de change relevé................................................................................................................ 357
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 358
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 359
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 359
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 361
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 362
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 362
Opération de virement .................................................................................................................. 363
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 364
Générer les prélèvements/virements ............................................................................................... 365
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 365
Sélection des clients ..................................................................................................................... 366
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 367
Sélection des modes de règlement .............................................................................................. 368
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 369
Génération automatique des paiements ...................................................................................... 370
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 371
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 371
Options du transfert comptable .................................................................................................... 372
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 373
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 374
Communication Entreprise-Expert ............................................................................................... 375
Lettres de relance ............................................................................................................................ 376
La lettre de relance ....................................................................................................................... 376
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 377
DEB .................................................................................................................................................. 378
La DEB ......................................................................................................................................... 378
Validation de la DEB .................................................................................................................... 379
Exemple de calcul de la valeur fiscale ......................................................................................... 380
Génération d'un fichier Intracom .................................................................................................. 381
Impression de la DEB ................................................................................................................... 382
Facturation périodique ..................................................................................................................... 383
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 383
Mise à jour des facturations périodiques ...................................................................................... 384
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 385
Alertes .......................................................................................................................................... 386
Classification des clients .................................................................................................................. 388
Définition des classifications ........................................................................................................ 388
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 389
Exemple de classification sur la périodicité.................................................................................. 391
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires ......................................................................... 393
Exemple de classification selon le double critère ........................................................................ 395
La mise à jour de la classification ................................................................................................ 396
Une sélection de clients ............................................................................................................... 397
Une sélection de familles de clients ............................................................................................. 398
Une sélection de commerciaux .................................................................................................... 399
EBP Gescom Pocket ....................................................................................................................... 400
Envoi des données vers le PDA ................................................................................................... 401
Réception des commandes passées sur un PDA ........................................................................ 421
Impressions ......................................................................................................................................... 423
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 423
Sélection des articles ....................................................................................................................... 424
Sélection des clients ........................................................................................................................ 425
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 426
Sélection des devises ...................................................................................................................... 427
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 428
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 429
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 430
Sélection des fournisseurs ............................................................................................................... 431
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 432
Impression des billets à ordre .......................................................................................................... 434
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 435
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 436
Impression de la relation client ........................................................................................................ 437
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 438
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 439
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 440
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 441
Impression des paiements ............................................................................................................... 442
Table des matières
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 443
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 444
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 445
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 446
Pièces .............................................................................................................................................. 447
Impression des pièces .................................................................................................................. 447
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 448
Traites .............................................................................................................................................. 449
Impression des traites .................................................................................................................. 449
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 450
Liste des pièces ............................................................................................................................... 451
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 451
Options d'impression de la liste des pièces de ventes................................................................. 452
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 453
Journaux .......................................................................................................................................... 454
Ventes .......................................................................................................................................... 455
Achats........................................................................................................................................... 457
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 459
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 459
Envoi d'un mailing commercial par le Net .................................................................................... 460
Création d'un classeur .................................................................................................................. 461
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 462
Données ........................................................................................................................................... 463
Impression des affaires ................................................................................................................ 463
Impression des articles ................................................................................................................. 464
Impression des clients .................................................................................................................. 465
Impression des commerciaux ...................................................................................................... 466
Impression des familles d'articles................................................................................................. 467
Impression des familles de clients ............................................................................................... 468
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 469
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 470
Impression des textes standards ................................................................................................. 471
Banques ....................................................................................................................................... 472
Codes remises ............................................................................................................................. 474
Devises ......................................................................................................................................... 476
Frais de port ................................................................................................................................. 478
Grilles de tarifs ............................................................................................................................. 480
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 482
Modes de règlement ..................................................................................................................... 484
Promotions ou soldes ................................................................................................................... 486
Unités ........................................................................................................................................... 488
DEB .............................................................................................................................................. 490
Divers ........................................................................................................................................... 499
Historique des ventes ...................................................................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 508
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 509
Historique des achats ...................................................................................................................... 510
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 510
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 511
Statistiques....................................................................................................................................... 512
Impression des commissions commerciaux................................................................................. 512
Articles .......................................................................................................................................... 513
Clients........................................................................................................................................... 515
Fournisseurs ................................................................................................................................. 519
Stock ................................................................................................................................................ 522
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 522
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 523
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 524
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 525
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 526
Impression de la disponibilité ....................................................................................................... 527
Outils .................................................................................................................................................... 529
Recalcul des données ...................................................................................................................... 529
Réorganisation des fichiers .............................................................................................................. 530
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 531
Sauvegarde du format d'exportation ................................................................................................ 532
Le journal des évènements .............................................................................................................. 533
Champs personnalisés .................................................................................................................... 534
Les champs personnalisés ........................................................................................................... 534
Agenda ............................................................................................................................................. 538
L'agenda ....................................................................................................................................... 538
Ajouter un nouvel événement ...................................................................................................... 539
Options de l'agenda ..................................................................................................................... 540
Suppression de données ................................................................................................................. 541
Suppression de données.............................................................................................................. 541
Suppression des pièces d'achats ................................................................................................. 542
Suppression des pièces de stock ................................................................................................. 543
Suppression des paiements ......................................................................................................... 544
Archivage des données ................................................................................................................... 545
Archivage des données ................................................................................................................ 545
Import paramétrable ......................................................................................................................... 546
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 546
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 547
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 548
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 549
Import du fichier articles ............................................................................................................... 550
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 551
Import du fichier clients ................................................................................................................ 552
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 553
Import des tarifs fournisseurs ....................................................................................................... 554
Import du fichier Codes Postaux .................................................................................................. 555
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 556
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 557
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 558
Export paramétrable ........................................................................................................................ 559
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 559
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 560
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 561
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 562
Export des données vers le logiciel de cartographie ....................................................................... 563
Export des données vers le logiciel de cartographie ................................................................... 563
Sélection des clients à exporter ................................................................................................... 564
Sélection des commerciaux à exporter ........................................................................................ 565
Sélection de la période et des filtres ............................................................................................ 566
Imports Devis-Flash ......................................................................................................................... 567
Import Devis Flash ....................................................................................................................... 567
Internet ................................................................................................................................................. 571
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 571
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 572
Envoi des données ....................................................................................................................... 572
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 573
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 574
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 575
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 576
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 577
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 578
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 579
La préparation des données ........................................................................................................ 580
Télécharger les commandes............................................................................................................ 581
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 581
Table des matières
Sélection de la période ................................................................................................................. 582
Choix du client .............................................................................................................................. 583
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 584
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 584
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 585
Choix du format d'export .............................................................................................................. 586
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 587
Création du fichier XML ................................................................................................................ 588
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 589
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 589
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 590
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 591
Menu ? ................................................................................................................................................. 593
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 593
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 594
Divers ................................................................................................................................................... 595
Félicitations ...................................................................................................................................... 595
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 596
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 598
Internet ................................................................................................................................................. 601
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 601
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 602
Envoi des données ....................................................................................................................... 602
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 603
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 604
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 605
Intervalle de sélection de fournisseurs ......................................................................................... 606
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 607
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 608
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 609
La préparation des données ........................................................................................................ 610
Télécharger les commandes............................................................................................................ 611
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 611
Sélection de la période ................................................................................................................. 612
Choix du client .............................................................................................................................. 613
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ................................................................... 614
Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................... 614
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 615
Choix du format d'export .............................................................................................................. 616
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 617
Création du fichier XML ................................................................................................................ 618
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale ............................................................ 619
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis des mails ............................ 619
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 620
Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale depuis un fichier XML .................... 621
Menu ? ................................................................................................................................................. 623
Licence d'utilisation .......................................................................................................................... 623
A propos de Gestion Commerciale .................................................................................................. 624
Divers ................................................................................................................................................... 625
Félicitations ...................................................................................................................................... 625
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ............................................................. 626
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 628
Index .................................................................................................................................................... 631
1
Ecran d'accueil (logiciel non activé)
Le logiciel est livré en version d’évaluation. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 100 pièces, 40 articles, 30 clients et 30 fournisseurs.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de gestion commerciale RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.
3
Ecran d'accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir,
Ouvrir le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration,
Ouvrir un dossier non listé : cliquez sur Parcourir,
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix.
Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.
5
Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
7
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir du menu Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 13.0 pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé, et que vous avez coché dans la liste des dossiers l'option Ouvrir le dernier dossier ouvert au lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier + Ouvrir.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Gestion Commerciale vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur l'ascenseur pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus.
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Gestion Commerciale propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Partage\Dossiers\). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.EGC qui apparaît pour accéder à votre gestion.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EGC).
Si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Gestion
8
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Cette commande est appelée de façon implicite par Gestion Commerciale lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation. Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste des dossiers est affichée et un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que quatre menus (Dossier, Affichage, Internet et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Dossier
9
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les impressions en cours.
Gestion
10
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Dossier
11
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire. Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP\Partage\Dossiers\raison sociale. Dans le répertoire EBP\Dossiers sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation du dossier. Lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la suppression et la sauvegarde d'un dossier. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 2 : Identification de la société Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
12
Etape 2 : Identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 3 : Adresse Etape 4 : Contact Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
13
Etape 3 : L'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici les autres étapes de la création d’un dossier : Etape 4 : contact Etape 5 : Choix de la devise
Gestion
14
Etape 4 : Le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être modifiées par l’option Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Voici la dernière étape de la création d’un dossier : Etape 5 : Choix de la devise
Dossier
15
Etape 5 : Choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros. Cependant, pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Gestion
16
Recopie
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu Dossier. La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données (pièces, articles, clients, fournisseurs, …). Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de ventes Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
17
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons, factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces d'achats Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
18
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions, factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des pièces de stock Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
19
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements clients Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
20
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des paiements fournisseurs Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
21
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des lignes d'action Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Gestion
22
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action. Voici les autres étapes de la recopie : Recopie des déclarations d'échanges de biens Recopie des fichiers de base
Dossier
23
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau. Voici la dernière étape de la recopie : Recopie des fichiers de base
Gestion
24
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Dossier
25
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs n’est pas disponible en version Standard. Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les dossiers. La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit. Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un dossier : créer ou supprimer une facture. Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité. Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont été attribués. Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans l’onglet Accès. Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option : Sans dossier ouvert, vous devez d’abord désactiver l’option Désactiver la gestion des utilisateurs depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages liés à cette option. 2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux : Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK. 3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur.
Gestion
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Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des dossiers. Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici. Exemple de création de droits pour un utilisateur
Dossier
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Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers. Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock. Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier. Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier les pièces d’achat. Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés. La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration ce qui implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateur et saisissez dans code utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez paramétrer des droits spécifiques. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Administration et sélectionnez votre nouvel utilisateur.
Par défaut, dans tous les carrés sera indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures. 4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Gestion
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Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures,
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients: Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures,
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs: Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles: Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Dossier
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Consultation commerciaux: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux: Supprimer
Statistiques commerciaux: Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement: Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque: Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port: Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles: Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients: Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs: Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Gestion
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Suppression code remise: Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités: Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations: Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises: Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards: Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB: Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers: Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers: Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis: Regroupement, Transfert
Gestion devis: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis: Supprimer
Dossier
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Droits COMMANDES
Traitement commandes: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes: Supprimer
Droits BL
Traitement BL: Regroupement, Transfert
Gestion BL: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL: Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures: Transfert
Gestion factures: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures: Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat: Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique - Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs: Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs: Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception: Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception: Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat: Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat: Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat: Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie, OR, Inventaire, Etiquettes), Visualiser
Droits ENTREES
Gestion
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Gestion entrées: Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées: Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties: Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties: Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication: Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire: Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire: Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement: Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Dossier
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Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Gestion
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Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Dossier
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Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs. La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Gestion
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Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier depuis sa création. Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs n’est pas activée. Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran. Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Dossier
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Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Gestion
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Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le 15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes. Si, dans la liste des barèmes, ils n’apparaissent pas, sélectionnez l’option Réinitialiser les barèmes DEEE depuis le menu contextuel. Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes. Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui est applicable. Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône . L ‘icône permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer. La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon répondez OUI.
Dossier
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Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations, décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Gestion
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Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Dossier
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Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre, ou le clic de votre souris. Le Numéro de TVA Intra-communautaire correspond à l’ancien NII, et le NAF au Numéro d’Appartenance Française (anciennement APE).
Gestion
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Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Dossier
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Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + entrée en même temps après avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Gestion
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Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur). Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l'oubliez pas !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Dossier
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Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Gestion
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Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé, le coefficient et la TVA à appliquer pour les 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés automatiquement à la création des familles d’articles et des fiches articles qui n’ont pas de famille.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon le principe suivant : Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant : ART0001 pour une codification sur 7 caractères ARTI0001 sur 8 caractères ARTI00001 sur 9 caractères ... Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Libellé des variables de la formule de calcul
Par défaut, nous proposons la longueur, la largeur et la hauteur comme opérande de la formule pour calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille article. Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Dossier
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Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face, dans la zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Gestion
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Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous êtes alors en mode Assistant. Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer. Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l’heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Dossier
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Bouton Général
Cet onglet permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque en version millésimée (mono-banque).
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !! Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante par défaut de Windows.
Gestion
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Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos montants, quantités, prix, taux, volumes et poids. Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des pièces et des règlements ont été saisis. Exemple Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658.50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €. Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658.50 = 0.50 soit 1 €).
Dossier
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Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, d’achats, de stocks et de ventes.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici. Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa validation.
Génération automatique des factures périodiques
***Non disponible en version millésimée*** A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Gestion
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Bouton Devis
Cet onglet permet de paramétrer les informations relatives à l'état des devis.
Durée de validité des devis
La durée de validité des devis est par défaut fixée à 30 jours. Cette durée va permettre de calculer une date de validité pour un devis. Lorsque cette date est arrivée à échéance, les devis En cours pourront alors être relancés.
Autoriser la modification des devis en cours
Un devis dont l’état est En cours n’est par défaut pas modifiable. L’option Autoriser la modification des devis en cours permet de les modifier.
Dossier
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Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation. En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la composition des tarifs de cet article composé. Cette option n’est valable que si votre dossier de Gestion Commerciale provient de la version 3 et qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir un numéro différent. Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce n’est plus modifiable. En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation depuis la liste des factures de ventes.
Gestion
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Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte créées avec une date antérieure à la facture la plus récente. Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un message d’avertissement est alors affiché.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces de ventes. En effet, vous n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Insérer automatiquement les articles liés
Cette option permet d'insérer automatiquement les articles liés a l'article saisi dans le document de vente. Seuls les articles cochés Sélection par défaut seront insérés automatiquement. Dans le cas où l'option n'est pas cochée alors une fenêtre listant tous les articles liés de l'article saisi sera proposée.
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Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce. Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les articles à facturer.
Choix du mode de TVA
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit repris en prix unitaire.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer des pièces d’achat. En effet, le fournisseur n’est pas obligé de vous refacturer cette taxe. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Gestion
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Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Dossier
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Bouton Tiers
Cet onglet permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseurs
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale et d’un numéro. Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur : 6 le code généré est DUP001 7 DUP0001 8 DUPO0001 9 DUPO00001 10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur ou égal à 8 caractères). Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (Bouton Comptabilité), vous pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Gestion
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Bouton Divers
Vous devez définir ici les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir en transfert en comptabilité des pièces de vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du client/fournisseur.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure le N° de la facture et la raison sociale. Ce paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs. Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable. Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Dossier
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Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site …
Gestion
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Bouton Déclaration d'échanges de biens
***Non disponible en version millésimée*** Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à tout moment dans la DEB.
Dossier
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Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de ventes, achats, règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur l’icône pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité. Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux. En effet, la Comptabilité PRO permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de la Gestion Commerciale, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces. C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise en Gestion Commerciale.
Transferts Analytiques
***Non disponible en version millésimée*** La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de vos produits (ventes) et de vos charges (achats). Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et fournisseurs), la ventilation par familles d’articles. Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
***Non disponible en version millésimée*** Dans Gestion Commerciale, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable, de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Gestion
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Bouton Racines de comptes comptables
Cet onglet permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la génération des comptes de Tiers et des écritures comptables. Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône pour obtenir les comptes de votre dossier comptable à condition que le dossier comptable ait été indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Client - Fournisseur
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Il peut être composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté dans les familles de tiers. Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées, c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées. Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port. Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements clients.
Décaissement
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Dossier
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Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Gestion
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Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €. La TVA à 19.6 % s’élève à 264.60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614.60 €. Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes : 411XXX 1614.60 709 150.00 44571 264.60 701 1500.00 Total journal 1764.60 1764.60 Dans ce cas, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise. Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes : 411XXX 1614.60 44571 278.10 701 1350 Total journal 1614.60 1614.60 Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Dossier
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Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats, …), pour les modèles en HT et en TTC.
Gestion
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Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de pièces de ventes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des pièces de ventes toutes les x minutes, et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation
Dossier
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Taux de TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour la TVA sur Débits et sur Encaissements (non disponible en Version millésimée) pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA, etc…
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique un montant de TVA à zéro.
Gestion
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Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante. Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF, etc…
Dossier
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Configuration de l'impression
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel (imprimante ou fax) à utiliser. Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL (Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes (Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes). Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône ), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes. Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Excel
Placer toutes les pages sur la même feuille
Cette option vous permet si vous la cochez, de placer toutes les pages d’une impression exportée au format XLS dans une même feuille Excel. Dans le cas où cette option est désactivée, chaque page sera placée dans une feuille différente.
Dossier
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Options du convertisseur de fichiers - RTF
Format de fichier
Sélectionnez le format de fichier à utiliser lors de l’export d’une impression au format RTF
Remplacer les tabulations par des espaces
Cochez cette option si vous souhaitez remplacer les tabulations par des espaces l’export d’une impression au format RTF
Gestion
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Options du convertisseur de fichiers - Jpeg
Résolution
Cette option permet de réduire la résolution de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format
Niveau de compression
Cette option permet de réduire la compression de l’image au format Jpeg lors de l’export d’une impression sous ce format La réduction de ces deux options peut permettre d’accélérer l’export au format Jpeg.
Dossier
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La sauvegarde
La sauvegarde
Pour accéder à la sauvegarde, allez dans le menu Dossier + Sauvegarde ou cliquez sur l’icône à côté d’un dossier dans la liste des dossiers. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie compressée de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Que sauvegarder ? Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Que sauvegarder ?
Deux types de sauvegardes existent :
La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail,
La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble de vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles.
Voici les autres étapes de la sauvegarde : Où sauvegarder ? Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Dossier
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Où sauvegarder ?
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
Attention !!!
Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien via le nouveau service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données après recalcul des données, semaine 10, mois 07/20XX...). Indiquez le répertoire de destination.
Crypter l’archive avec un mot de passe
Cochez cette option si vous souhaitez protéger votre archive avec un mot de passe.
Ajouter un commentaire à l’archive
Cette option permet d’associer un commentaire à votre archive. Cette option est surtout intéressante en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde
Sauvegarde Internet
Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie du mot de passe de l'archive Saisie d'un commentaire
Gestion
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Saisie d'un commentaire
Cette étape n’est proposée que si vous avez coché l’option Ajouter un commentaire à l’archive dans l’étape Où sauvegarder ?. Saisissez alors le commentaire puis cliquez deux fois sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde.
Dossier
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Saisie du mot de passe de l'archive
Cette étape n’est affichée que si vous avez demandé à crypter votre archive avec un mot de passe dans l’étape précédente. Saisissez alors le mot de passe et sa confirmation qui doit contenir au minimum 6 caractères. Ce mot de passe sera nécessaire pour la restauration de votre archive. Voici les autres étapes de la sauvegarde : Saisie d'un commentaire
Gestion
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Sauvegarde en ligne
EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. Par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, configurez votre sauvegarde en ligne. Dans le bouton Internet + Sauvegarde en ligne, indiquez le mot de passe pour protéger votre site de sauvegarde ainsi que votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée. Dans le bouton Internet + Proxy HTTP des préférences, paramétrez l’accès au proxy si vous en utilisez un.
Dossier
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La restauration
La restauration
La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Voici les autres étapes de la restauration : Sélection du fichier de sauvegarde Type de restauration Répertoire de destination
Gestion
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Sélection du fichier de sauvegarde
Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner le fichier de sauvegarde à restaurer. Par défaut, l’archive proposée correspond à la dernière sauvegarde effectuée. Pour changer de fichier d’archive, cliquez sur l’icône et rechercher votre archive. Voici les autres étapes de la restauration : Type de restauration Répertoire de destination
Dossier
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Type de restauration
Sélectionnez la restauration que vous souhaitez effectuer. Vous pouvez restaurer soit un dossier soit la configuration. Cette dernière option permet de restaurer les modèles d’impression ainsi que les formats si vous en avez créé. Voici la dernière étape de la sauvegarde : Répertoire de destination
Gestion
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Répertoire de destination
Choisissez le répertoire où vous souhaitez restaurer votre dossier. Par défaut, est proposé le répertoire où est enregistré votre dossier. Conservez ce chemin ou modifiez-le. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
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Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone, est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu. L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée. Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Gestion
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Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets. Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la désactiver, décochez l’option.
Affichage
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Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de navigation par le menu Affichage. Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Gestion
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Options du menu Fenêtre
Tout fermer
Cette option permet de fermer toutes les fenêtres ouvertes.
Affichage
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Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes supplémentaires ou en supprimer. Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d'outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d'outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d'outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre d’outils et validez par OK. Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela, cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre d’outils. Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être renommées. Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent pas être supprimées. Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille normale.
Gestion
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Barre d'outils Dossier
Description de la barre d’outils Dossier : Lance la création de dossiers. : Accède à l’ouverture des dossiers. : Accède à la suppression de dossiers.
Affichage
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Barre d'outils Navigation
Description de la barre d’outils Navigation : Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce. : Enregistre la fiche ou la pièce en cours. : Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée. : Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée. : Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce. : Annule les dernières modifications effectuées. : Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée. : Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste. : Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste. : Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste. : Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste. : Imprime le document en cours. : Accède à la gestion des filtres. : Affiche les propriétés de la liste.
Gestion
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Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards.
Description de la barre d’outils Données : Affiche la liste des clients. : Affiche la liste des familles de clients. : Affiche la liste des articles. : Affiche la liste des familles d’articles. : Affiche la liste des fournisseurs. : Affiche la liste des familles de fournisseurs. : Affiche la liste des commerciaux. : Affiche la liste des textes standards. : Affiche la liste des clearings
Affichage
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Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d'outils Formatage texte enrichi : Modifie la police du texte. : Change la taille de la police. : Applique du gras sur le texte sélectionné. : Met en italique le texte sélectionné. : Souligne le texte sélectionné. : Modifie la couleur de la police. : Aligne à gauche le texte sélectionné. : Centre le texte sélectionné. : Aligne à droite le texte sélectionné.
Gestion
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Barre d'outils Ventes
Description de la barre d'outils Ventes : Crée une nouvelle pièce de vente. : Affiche la liste des devis. : Affiche la liste des commandes clients. : Affiche la liste des bons de livraison. : Affiche la liste des factures et avoirs clients. : Lance le regroupement des pièces de ventes. : Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Affichage
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Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet : Affiche la page sur l’e-commerce. : Accède à la consultation de votre site. : Accède à l’envoi des données sur votre site. : Accède au téléchargement des commandes. : Accède au site d’EBP.
Gestion
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Barre d'outils Achats
Description de la barre d'outils Achats : Crée une nouvelle pièce d'achats. : Affiche la liste des commandes fournisseurs. : Affiche la liste des bons de réception. : Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs. : Lance le regroupement de pièces d'achats. : Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Affichage
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Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock : Crée une nouvelle pièce de stock. : Affiche la liste des entrées. : Affiche la liste des sorties. : Affiche la liste des inventaires. : Accède à la saisie d’un inventaire. : Lance la mise à jour des tarifs. : Lance l’assemblage – désassemblage.
Gestion
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Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations : Affiche les règlements clients. : Accède à la remise en banque. : Affiche les règlements fournisseurs. : Accède aux décaissements fournisseurs. : Accède à la gestion des écarts de règlements. : Affiche le transfert en comptabilité. : Accède aux lettres de relance. : Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens. : Accède à la génération des factures périodiques.
Affichage
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Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers : Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné. : Affiche les règlements clients. : Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné. : Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur. : Affiche un graphique concernan