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LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités ............................................................................................. 19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29 4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) • Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : • OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. • Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2010. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. • En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : • Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : • Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, • Passez par le menu Fichier + Nouveau, • Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : • Définir les Préférences du dossier, • Etablir le paramétrage des Données de base, • Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : • Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. • Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : • Un correcteur d’orthographe, • Un outils d’insertion de champs variables, • Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : • Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; • Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; • Les Ventes (Négoce, Produits & services); • Les Achats (Négoce, Produits & services); • Les Charges Externes ; • Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; • Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; • Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; • Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : • les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. • les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : • Le compte de résultat, • Le tableau de trésorerie, • Le seuil de rentabilité, • Le bilan, • Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. • Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : • le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; • le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : • les stocks, • les encaissements et les décaissements, • la TVA, • les amortissements, • les comptes courants d’associés, • les emprunts, • les crédits-bails, • l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : • Les tableaux sont indiqués par l'icône , • Les graphiques sont indiqués par l'icône , • Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; • La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; • La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; • La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; • Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 29 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 28 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 28 Dossier .............................................................................................................................. 28 Exportations ...................................................................................................................... 28 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société ..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 28 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 28 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 27 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée....................................................................................................................... 12 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour un accès direct à l’aide. Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique .....................................................................9 1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10 1.3. La place disque nécessaire ...................................................................10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ...............................................................................12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences..........................................................................15 1.2. Saisie des Préférences..........................................................................15 1.3. Les options ............................................................................................16 1.4. L’aide dynamique...................................................................................16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ......................................................................................16 2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17 2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17 2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17 2.5. Les Notes perso.....................................................................................17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions.............................................................................18 3.2. Généralité sur les Prévisions .................................................................18 3.3. Spécificités.............................................................................................19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats.......................................................................22 4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles .................................................28 3.2. L’impression du rapport .........................................................................28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama ..............................29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ...................................................................29 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2008. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, Passez par le menu Fichier + Nouveau, Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : Définir les Préférences du dossier, Etablir le paramétrage des Données de base, Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : Un correcteur d’orthographe, Un outils d’insertion de champs variables, Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; Les Ventes (Négoce, Produits & services); Les Achats (Négoce, Produits & services); Les Charges Externes ; Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : Le compte de résultat, Le tableau de trésorerie, Le seuil de rentabilité, Le bilan, Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : les stocks, les encaissements et les décaissements, la TVA, les amortissements, les comptes courants d’associés, les emprunts, les crédits-bails, l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : Les tableaux sont indiqués par l'icône , Les graphiques sont indiqués par l'icône , Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique .....................................................................................................9 ACCRE.................................................................................................................................29 Achats...................................................................................................................................20 Aide dynamique....................................................................................................................16 Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5 B Balance .................................................................................................................................23 C Charges.................................................................................................................................20 Configuration minimale........................................................................................................10 Créer le dossier.....................................................................................................................13 D Dossier final Généralités........................................................................................................................23 Impression ........................................................................................................................28 E Ecran de travail.....................................................................................................................14 Elements antérieurs...............................................................................................................14 Exportation des grilles..........................................................................................................28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................17 Création ............................................................................................................................16 Modification .....................................................................................................................17 Suppression.......................................................................................................................17 Financements........................................................................................................................19 G Graphiques............................................................................................................................22 I Impôt Société........................................................................................................................21 Impôts et taxes......................................................................................................................21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles.........................................................................................................................28 Dossier..............................................................................................................................28 Exportations......................................................................................................................28 Installation ............................................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................................12 O Options .................................................................................................................................16 P Personnels.............................................................................................................................20 Place disque nécessaire.........................................................................................................10 Préférences Accéder.............................................................................................................................15 de Prévisions.....................................................................................................................15 Données de base ...............................................................................................................15 du Dossier.........................................................................................................................15 Saisir.................................................................................................................................15 Prévisions Accéder.............................................................................................................................18 Achats...............................................................................................................................20 Charges.............................................................................................................................20 Financements....................................................................................................................19 Généralités........................................................................................................................18 Impôt société.....................................................................................................................21 Impôts et taxes..................................................................................................................21 Personnels.........................................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................................19 Subventions d'investissements..........................................................................................19 Ventes...............................................................................................................................19 R Ratios....................................................................................................................................22 Reprise de societe .................................................................................................................23 Reprise de société .................................................................................................................14 Résultats Consultation......................................................................................................................22 Exportation .......................................................................................................................28 Graphiques........................................................................................................................22 Impression ........................................................................................................................28 Ratios................................................................................................................................22 Tableaux ...........................................................................................................................22 Types de consultation .......................................................................................................28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données .......................................................................................................25 Subventions d'exploitation....................................................................................................19 Subventions d'investissements..............................................................................................19 T Tableau de bord ....................................................................................................................27 TVA......................................................................................................................................22 V Ventes...................................................................................................................................19 Version bridée ......................................................................................................................12 Professionnels du bâtiment, vous êtes exigeants pour la gestion de votre entreprise ? Choisissez un logiciel adapté à votre métier et riche en fonctionnalités qui vous permet de gérer votre activité commerciale de A à Z : réalisation de devis et de factures spécifi ques au BTP, rédaction de contrats de maintenance, gestion des achats et des stocks en multi-dépôts, travail en réseau... Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. POINTS CLES LES www.ebp.com Assistance Utilisateur INCLUS 60 jours 1Rédigez des devis et des factures professionnels prenant en compte toutes les spécifi cités du bâtiment. Et pour gagner toujours plus de temps, importez les tarifs de vos fournisseurs dans votre logiciel. 2 Gérez la maintenance et le S.A.V. de vos produits. Rédigez vos contrats de maintenance, créez vos fi ches d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros de série de vos produits. 3Traitez l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : demandes de prix, commandes, réception partielle ou totale, réapprovisionnement automatique et gérez vos achats et vos stocks en multi-dépôts. 4 Organisez-vous. Grâce au planning intégré vous saisissez et visualisez par jour ou par mois, la disponibilité de vos salariés, les réservations de matériel et les interventions prévues. 5Accédez au mode réseau*. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler simultanément sur le logiciel et vous pouvez même proposer des espaces de travail personnalisés et sécurisés. * en option, nous consulter Bâtiment PRO v9 La performance au service de votre gestion La mobilité vous intéresse ? Saisissez vos devis et vos factures directement sur vos chantiers avec le module MOBIBAT ! Nous consulter pour tous renseignements La gestion des achats Cette fonctionnalité disponible uniquement en version PRO vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à la gestion des fournisseurs. L’historique fournisseur Accessible depuis la liste des fournisseurs, il vous permet d’obtenir directement la liste de tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné. Les commandes fournisseurs Vous avez le choix de passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l’option de réapprovisionnement automatique ou bien en créant vous-même une commande. Vous pouvez insérer dans votre commande des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos tarifs fournisseurs. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés dans votre base article. La réception de vos commandes Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés et d’éditer le bon de réception correspondant. La facturation Une fois votre commande réceptionnée, vous pouvez générer votre facture fournisseur depuis votre commande ou votre bon de réception. Vous pouvez aussi créer directement une facture fournisseur. Pratique ! Vous pouvez regrouper pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réception qui ont été effectués, en une seule facture. Réceptionnez vos commandes fournisseurs partiellement ou totalement. Saisissez la quantité reçue et le dépôt souhaité, le logiciel vous affi che automatiquement le reliquat de commande et vous génère le bon de livraison correspondant. La gestion des stocks EBP Bâtiment PRO met à votre disposition une gestion complète des stocks : du multi-dépôts à la saisie de l’inventaire. Les bons d’entrée et les bons de sortie En complément de la gestion automatique des stocks, vous pouvez enregistrer manuellement vos entrées ainsi que vos sorties (ou pertes) de stock. A la validation du bon, le stock est automatiquement mis à jour. Le multi-dépôts EBP Bâtiment PRO vous permet de gérer plusieurs dépôts de stocks. Vous pouvez visualiser ce que vous avez en stock dans chaque dépôt et réaliser des bons de transfert inter-stocks. Ces derniers vous permettent de dé-stocker des éléments d’un dépôt et de les transférer sur un autre dépôt (exemple : de l’atelier vers la camionnette). L’inventaire Vous pouvez saisir votre inventaire de stock sur chaque dépôt, par famille, groupe ou localisation. A la validation du document, vos stocks sont automatiquement mis à jour. Le réapprovisionnement automatique Vous avez la possibilité de lancer un réapprovisionnement de votre stock, qui va vous permettre de générer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un réapprovisionnement global, par dépôt ou par document. Gérez vos stocks en multi-dépôts. Vous pouvez déplacer vos éléments d’un stock à un autre par un simple bon de transfert. Il vous suffi t d’indiquer le dépôt souhaité. ZOOM sur des fonctions clés www.ebp.com La maintenance et le S.A.V. Cet aspect du logiciel vous permet de gérer entièrement votre activité de maintenance / S.A.V. Les contrats de maintenance Vous enregistrez vos contrats en renseignant toutes les informations nécessaires : périodicité de facturation, périodicité d’intervention, liste des éléments sous contrat avec leur numéro de série, type et durée de garantie. Grâce aux données saisies, le logiciel vous permet de générer automatiquement les factures périodiques liées à vos contrats. Vous pouvez ainsi facturer votre client tous les mois, tous les trimestres, deux fois par an… Intelligent, le logiciel vous fait gagner du temps en vous informant de la liste des contrats arrivant à échéance. Vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite reconduire ou générer un nouveau contrat, en majorant ou non son montant. Enfi n, avec le suivi de chantier simplifi é vous visualisez rapidement si votre contrat est rentable. En récupérant les heures d’interventions de vos salariés et en saisissant les fournitures consommées, vous obtenez facilement un récapitulatif détaillé. Préparez rapidement vos contrats de maintenance détaillés, éditez un courrier rappelant à votre client la date de votre intervention, ainsi que vos lettres de reconduction. Le planning Il vous permet de saisir et de visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de votre matériel, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous pouvez défi nir jusqu’à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom, et préciser vos heures d’ouverture, qui apparaîtront ensuite de couleur différente dans votre planning. Vous avez également la possibilité de gérer vos dates d’intervention. En effet, lors de la création d’une intervention, le logiciel vous offre la possibilité de créer directement cette intervention dans le planning, suivant les heures et la date que vous aurez préalablement renseignées dans la fi che. Vous pouvez aussi mettre à jour l’intervention à partir du planning. Grâce au planning, visualisez rapidement la disponibilité de vos salariés et de votre matériel pour vos chantiers. La gestion de vos interventions Le logiciel vous permet également de gérer vos interventions, de la préparation jusqu’à la saisie du rapport d’intervention. Pour gagner du temps, le logiciel vous génère automatiquement les fi ches d’interventions à préparer, à partir d’un contrat de maintenance. Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée prévue, les frais de déplacement, et imprimer les bons d’interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont ensuite automatiquement générés dans le planning si vous le souhaitez. De retour du chantier, vous pouvez facturer directement l’intervention et saisir tout le détail de votre prestation dans l’onglet «Rapport d’intervention». Vous gardez ainsi une traçabilité de ce qui a été fait. Découvrez les avantages du partenariat EBP / Microsoft® : • La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume de vos données stockées dans votre logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. • La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Que vous soyez 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d’accès à vos données commerciales est le même que si il n’y avait qu’un seul utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l’accès aux données de votre logiciel EBP Bâtiment PRO reste disponible. • La sécurité de vos données stratégiques Protégez vos données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur votre serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. • Une solution informatique évolutive Garantissez la pérennité de vos investissements informatiques. Si vous êtes amené à faire évoluer votre matériel informatique ou votre logiciel EBP Bâtiment PRO, Microsoft® SQL Server permet d’anticiper ces évolutions en s’adaptant aux futures technologies. N’hésitez pas à contacter votre revendeur EBP pour plus d’informations ! *La version réseau d’EBP Bâtiment PRO v9 est proposée avec le moteur Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2005 à partir de 5 postes. La version réseau avec Microsoft® SQL Server* Avec EBP Bâtiment PRO vous accédez à la version réseau, vous permettant de travailler simultanément et à plusieurs personnes sur les mêmes dossiers. ZOOM sur des fonctions clés Fonctions principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier Version réseau (en option) Création de champs personnalisés dans les fi ches et les documents Clients • Fiches clients, prospects et fournisseurs détaillées • Historique des documents de vente d’un client • Encours, plafond et détail des échéances échues et non échues • Edition automatique de courriers de relance Assistant de création de mailings avec Microsoft Word® 97 et sup. Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Import de bibliothèques d’ouvrages(1) : Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix, Gible (Capeb) • Import de tarifs fournisseurs(1) : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofi p, Brossette (Canal Pro et Réseau Pro), Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Eléments - Articles • Création d’éléments de type fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le bénéfi ce, le prix de revient Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente Métrés • Assistant métré avec fonctions spécifi ques • Métrés types avec variables, nombre illimité de lignes de calcul et commentaires Documents de vente • Création de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Possibilité d’associer un document Word® ou Excel®, une image ou un plan à un devis, une facture ou une fi che client • Gestion de l’éco-contribution (DEEE, Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit (attestation normale et simplifi ée). • Différents modèles d’impression pré- paramétrés Création d’une commande fournisseur à partir d’un devis ou d’une commande client Import d’appels d’offres au format Excel® Devis • Réalisation de devis par tranche et soustranche de travaux • TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%) • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Logiciel compatible avec la solution de mobilité MOBIBAT • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Affi chage en rouge des éléments dont la marge est négative • Récapitulatif par taux de TVA Facturation • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Edition d’un décompte défi nitif • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture Gestion des affaires Fiche affaire détaillée Association des documents de vente, d’achat, de règlement et de suivis de chantier liés à l’affaire Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une fi che affaire : plans, courriers, e-mails… Gestion des achats Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs Réception partielle ou globale des commandes Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat Gestion du stock • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock Gestion du multi-dépôts Saisie de bons de transfert inter-stocks Saisie de l’inventaire par famille, groupe ou localisation Suivi de chantier • Suivi de chantier simplifi é ou détaillé • Saisie de la feuille des temps salariés • Analyse de la rentabilité de chaque chantier Maintenance / S.A.V. • Tableau de bord Maintenance en page d’accueil indiquant les contrats à reconduire, les contrats à facturer, les interventions à préparer… • Saisie des informations de garantie dans les fi ches éléments • Saisie du numéro de série et de la garantie dans les documents de vente • Historique maintenance / S.A.V. par client et/ou par numéro de série Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Possibilité de créer un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simplifi é Interventions • Génération de fi ches d’intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Possibilité de créer une nouvelle commande ou une nouvelle facture à partir d’un rapport d’intervention et de générer une nouvelle intervention • Création directe d’une intervention ou à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients Lien entre le planning et les interventions Planning Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel Création et consultation des fi ches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque Enregistrement des paiements fournisseurs Echéancier fournisseurs Modes de règlement multi-échéances Génération du fi chier bancaire ETEBAC 5 pour les virements et prélèvements. Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fi chiers clients, prospects, fournisseurs, éléments… au format ASCII délimité ou fi xe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2008) • Génération et transfert automatique des écritures comptables vers EBP Comptabilité 2008 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGECOALA, SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL, COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC (1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Document non contractuel - 12/07 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS - Versailles B 330838947 Confi gurations Minimales Requises Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Système d’exploitation Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou VistaTM Windows® 2000, XP et VistaTM sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. ce pictogramme vous indique la liste des fonctionnalités disponibles uniquement en version PRO EBP B‚timent Aide ii Table des matiËres FÈlicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................2 PrÈambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 …tendue des obligations de support díEBP ..............................................................................................2 Assistance de proximitÈ sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des donnÈes .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilitÈ ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 PrÈsentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x ....................................................................................................5 GÈnÈral .............................................................................................................................................5 Ergonomie .........................................................................................................................................5 ElÈments ...........................................................................................................................................5 BibliothËques .....................................................................................................................................5 Fiche client / fournisseur......................................................................................................................5 Devis ................................................................................................................................................6 Commandes et Bons de livraisons ........................................................................................................6 Factures d'avancement........................................................................................................................6 RËglements........................................................................................................................................6 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO..................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Configuration minimale........................................................................................................................8 Installation du logiciel..........................................................................................................................9 Installation depuis le CD-ROM EBP .....................................................................................................9 Table des matiËres iii Lancement du logiciel........................................................................................................................10 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................11 Guide d'utilisation................................................................................................................................12 Comment commencer ?.....................................................................................................................12 Interface.......................................................................................................................................12 Le dossier de dÈmonstration............................................................................................................13 CrÈation de dossier ........................................................................................................................14 Initialisation du dossier ...................................................................................................................17 Saisie des donnÈes.........................................................................................................................19 Tout est prÍt ! ...............................................................................................................................27 Les donnÈes.....................................................................................................................................28 Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? .......................................................................................28 Le devis...........................................................................................................................................29 Comment rÈdiger le devis ?.............................................................................................................29 Impression du devis .......................................................................................................................31 Dupliquer un document de vente .....................................................................................................32 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture ..........................................................33 Comment relancer les devis.. ..........................................................................................................34 Comment envoyer un devis par e-mail ? ...........................................................................................35 La facture d'acompte.........................................................................................................................36 Principe de fonctionnement .............................................................................................................36 La facture ........................................................................................................................................38 Comment crÈer une facture ? ..........................................................................................................38 Les factures de situation .................................................................................................................40 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement ...................................................................................41 Transfert de facture........................................................................................................................42 Impression de la facture .................................................................................................................43 Le suivi de chantier simplifiÈ ..............................................................................................................44 EBP B‚timent Aide iv Comment crÈer un suivi de chantier ?...............................................................................................44 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier................................................................................................45 Les affaires ......................................................................................................................................46 Comment crÈer une affaire ? ...........................................................................................................46 Associer des documents ‡ une affaire ...............................................................................................47 Imprimer une affaire ......................................................................................................................48 Les achats .......................................................................................................................................49 Comment commander ?..................................................................................................................49 Comment rÈceptionner mes achats ? ................................................................................................50 Comment facturer mes achats ?.......................................................................................................51 Impression des documents d'achat...................................................................................................52 TransfÈrer un document d'achat.......................................................................................................53 La gestion du stock ...........................................................................................................................54 Comment gÈrer le stock ? ...............................................................................................................54 Saisie des bons d'entrÈes................................................................................................................55 Saisie des bons de sorties ...............................................................................................................56 Saisie des bons de transfert ............................................................................................................57 La saisie de l'inventaire...................................................................................................................58 Le calcul du PUMP ..........................................................................................................................59 Le rÈapprovisionnement automatique ...............................................................................................60 Les mouvements de stock ...............................................................................................................61 Maintenance / S.A.V..........................................................................................................................62 La gestion des contrats de maintenance............................................................................................62 Le suivi des actions et interventions .................................................................................................63 La gestion des rËglements clients .......................................................................................................64 Comment saisir un rËglement client ? ...............................................................................................64 La remise en banque ......................................................................................................................65 EchÈanciers et relances clients.........................................................................................................66 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs.......................................................................................67 Comment saisir un acompte fournisseur ? .........................................................................................67 Table des matiËres v Comment saisir un paiement fournisseur ? ........................................................................................68 Les dÈcaissements fournisseurs .......................................................................................................69 L'ÈchÈancier fournisseur..................................................................................................................70 Les impressions ................................................................................................................................71 Personnaliser les documents............................................................................................................71 Ajouter un logo..............................................................................................................................72 Les principales impressions .............................................................................................................73 Le transfert en comptabilitÈ ...............................................................................................................74 Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? ...............................................................................74 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert...............................................................................................75 Importer ou exporter des donnÈes ......................................................................................................76 Comment importer un fichier ? ........................................................................................................76 Comment exporter un fichier ?.........................................................................................................77 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat............................................................................................78 La sauvegarde / restauration..............................................................................................................79 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................79 Comment restaurer ?......................................................................................................................80 EBP sur le Web.................................................................................................................................81 Manuel de rÈfÈrence ............................................................................................................................82 CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie.............................................................................................82 La gestion des menus et barres d'affichage .......................................................................................82 La gestion des listes .......................................................................................................................84 Les masques de saisie ....................................................................................................................97 Fichier ........................................................................................................................................... 102 Nouveau ..................................................................................................................................... 103 Recopier/Dupliquer....................................................................................................................... 105 Supprimer................................................................................................................................... 106 DonnÈes ........................................................................................................................................ 107 ElÈments..................................................................................................................................... 108 Les Familles ÈlÈments................................................................................................................... 141 EBP B‚timent Aide vi Grille de promotions ..................................................................................................................... 143 Les dÈpÙts .................................................................................................................................. 145 Clients ........................................................................................................................................ 146 Les familles clients/prospects ........................................................................................................ 155 Historique clients/prospects........................................................................................................... 157 Prospects .................................................................................................................................... 158 Fournisseurs................................................................................................................................ 165 Les familles fournisseur ................................................................................................................ 172 Historique fournisseur................................................................................................................... 173 ReprÈsentants ............................................................................................................................. 174 Contacts tiers .............................................................................................................................. 175 SalariÈs / Personnel...................................................................................................................... 176 MatÈriels..................................................................................................................................... 177 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 178 Divers......................................................................................................................................... 184 Traitements ................................................................................................................................... 207 Les documents de vente ............................................................................................................... 208 Affaires....................................................................................................................................... 233 Les documents d'achat ................................................................................................................. 242 RÈapprovisionnement automatique................................................................................................. 257 Les documents de stock................................................................................................................ 259 Suivi de chantier .......................................................................................................................... 267 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 282 Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs....................................................................... 293 Nouveau RËglement / Paiement..................................................................................................... 294 Planning...................................................................................................................................... 295 Mise ‡ jour ÈlÈments .................................................................................................................... 298 Mise ‡ jour des documents ............................................................................................................ 300 Transfert en comptabilitÈ .............................................................................................................. 301 Statistiques ................................................................................................................................. 302 Table des matiËres vii Tableau de bord........................................................................................................................... 303 Impressions ................................................................................................................................... 304 Les boites d'impression................................................................................................................. 304 L'aperÁu avant impression............................................................................................................. 305 Les propriÈtÈs des boites d'impression............................................................................................ 306 Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? ................................................................................. 307 Outils ............................................................................................................................................ 308 Sauvegarde................................................................................................................................. 309 Restauration................................................................................................................................ 314 Import d'appel d'offre................................................................................................................... 321 Journal des ÈvÈnements................................................................................................................ 322 Archivage.................................................................................................................................... 323 Import/export de fichiers .............................................................................................................. 324 Mailing clients/prospects ............................................................................................................... 327 BibliothËques et Tarifs .................................................................................................................. 328 Migrations ................................................................................................................................... 349 Les champs personnalisÈs ............................................................................................................. 356 Epuration dossier ......................................................................................................................... 357 Maintenance................................................................................................................................ 358 Options....................................................................................................................................... 359 Nous contacter .................................................................................................................................. 390 EBP Informatique SA....................................................................................................................... 390 Assistance technique.......................................................................................................................... 391 Index ............................................................................................................................................... 393 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle prÈsente le logiciel EBP B‚timent et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un Ècran prÈcis, Le menu ? - Aide sur EBP B‚timent 2009 pour obtenir une aide gÈnÈrale est composÈe díun Sommaire, díun Index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et díun onglet Recherche qui gÈnËre la totalitÈ des mots utilisÈs dans líaide pour une recherche trËs approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.Rtf qui sera proposÈ dans le menu ? - Lisez-moi. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis la derniËre mise ‡ jour y seront consignÈes. 2 Convention d'utilisation d'EBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la Convention d'utilisation d'EBP 3 rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 4 PrÈsentation de l'aide La fenÍtre d'aide se compose de deux parties. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accÈder. Les diffÈrents chapitres se reconnaissent gr‚ce au petit qui apparaÓt devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, pour faire apparaÓtre son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisÈe en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de rÈfÈrence. Le guide d'utilisation vous permet de connaÓtre les diffÈrentes Ètapes ‡ suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilitÈs offertes par EBP B‚timent Le manuel de rÈfÈrence contient des pages, qui se rÈfËrent ‡ des Ècrans prÈcis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractÈrisÈes par une petite icÙne avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, ‡ l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenÍtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignÈs en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accÈder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite ‡ la page prÈcÈdente en utilisant le bouton PrÈcÈdent en haut de la fenÍtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaÓtre facilement car elles apparaissent toujours de la mÍme faÁon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit Èvoluer et s'Ètoffer au fur et ‡ mesure des versions du logiciel. Si des ÈlÈments vous manquent, n'hÈsitez pas ‡ nous le faire savoir ! 5 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x Attention Cette liste ne reprend que les diffÈrences constatÈes et non l'ensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. GÈnÈral Contre-valeur en Francs des principaux montants (Le logiciel manipule des Euros, il n'y a pas de bascule euro) Nombre illimitÈ de dossiers Choix du nombre de dÈcimales pour les montants, quantitÈs et prix Gestion des utilisateurs, avec une gestion des droits par options* Import-export de tous les fichiers de base Export des listes sous fichier Microsoft Excel, Texte dÈlimitÈ, HTML et XML) Utilise une base Microsoft Access ou Microsoft SQL Server Version rÈseau* Multi-dÈpÙt* Conditionnement* (UnitÈs d'achat, de stockage et de vente) Duplication des documents Ergonomie Personnalisation de la barre d'outils et des menus Look "Windows 95" ou "Windows XP" Barre de raccourcis Colonnage paramÈtrable (tous les champs sont disponibles) Tri paramÈtrable sur plusieurs colonnes Filtres paramÈtrables avec conditions multiples (Ex : Tous les ouvrages dont la dÈsignation contient le mot "baignoire" et dont le prix de vente est compris entre 150 et 400 Euros) Regroupement dans les listes (Ex : Devis regroupÈs par Ètats) Choix de l'emplacement des donnÈes, des modËles d'impression, etc. ElÈments RÈfÈrences associÈes pour les ÈlÈments de la base Multi-fournisseurs* Temps de pose RÈfÈrences de remplacement* Feuilles de mÈtrÈ Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.) Niveau de sous-ouvrage illimitÈ avec affichage du dÈtail BibliothËques Multi-bibliothËques (Batiprix, Catelec, Annuel des prix, Cedeo, Brossette etc.) Fiches spÈcifiques par bibliothËque (Plus d'informations perdues lors de l'intÈgration des donnÈes) Fiche client / fournisseur Site web, adresse e-mail Distinction prospect/client EBP B‚timent Aide 6 Secteur gÈographique, commercial et groupes afin de faire des statistiques Historique des documents par clients Calcul du poids et du volume des matÈriaux et matÈriel (Ex : Permet de choisir tel vÈhicule pour la livraison plutÙt que tel autre) Devis Calcul selon la mÈthode du dÈboursÈ ou du prix de vente Plusieurs modËles de colonnages paramÈtrables (Ex : Affichage des dÈboursÈs, de la marge, etc.) Style de tranches et sous-tranches (Couleur, police, etc.) IntÈgration des ouvrages de bibliothËques directement dans le document NumÈrotation automatique des tranches et sous-tranches (Chapitrage) Insertion de lignes Glisser-dÈplacer de lignes de devis Couper-Copier-coller de lignes Lignes non-imprimables ou non-inclues dans le calcul du devis Lignes ‡ prix de vente fixe Saisie d'ÈlÈments non rÈfÈrencÈs RÈcapitulatif par Taux de TVA Saisie de frais annexes (ou postes complÈmentaires) en pourcentage ou en montant, cumulÈs ou non. Feuille de mÈtrÈ Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.) RÈcapitulatif de pieds de document (Ex : RÈpartition main d'oeuvre / matÈriaux, total dÈboursÈ / montant HT, etc.) Etats des devis (En cours, acceptÈ, etc.) Commandes et Bons de livraisons Livraison partielle ou totale des commandes PossibilitÈ de solder une commande et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes PossibilitÈ de livrer des articles en plus de la commande et de les facturer ou non Factures d'avancement Suivi qualitatif ou quantitatif de l'avancement Affichage sur chaque ligne des montants HT prÈvus, quantitÈs prÈvues, % d'avancement, % cumulÈ, montant HT d'avancement, Montant HT cumulÈ etc. Deux totalisations : une totalisation pour la facture d'avancement, et une totalisation pour la facture globale Edition d'un dÈcompte dÈfinitif RËglements CrÈation de modes de rËglements multi-ÈchÈances* Affichage des ÈchÈances rÈglÈes, partiellement rÈglÈes, en cours... Historique des remises en banque * disponibilitÈ : nous consulter. 7 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO EBP B‚timent se dÈcline en plusieurs versions : EBP B‚timent (Version Standard) Toutes les fonctionnalitÈs dÈcrites dans l'aide en ligne concernent par dÈfaut la version standard. Celles qui ne concernent pas cette version sont clairement identifiÈes par un picto (comme indiquÈ ci- dessous) EBP B‚timent & Maintenance : Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Maintenance d'EBP B‚timent apparaissent. La version Maintenance vous permet de gÈrer vos contrats de maintenance, la facturation pÈriodique de ces contrats, la reconduction des contrats, les impressions de relance etc., ainsi que la gestion du SAV, avec la prÈparation des interventions, la saisie des rapports d'interventions, la saisie des actions clients (appels, courriers...), et l'Ètude de la rentabilitÈ des contrats via le suivi de chantier simplifiÈ. EBP B‚timent Pro Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Pro d'EBP B‚timent apparaissent. Remarque Les fonctionnalitÈs de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO. Vous disposez en plus des fonctionnalitÈs suivantes : Gestion des droits utilisateurs (en version rÈseau) Gestion des achats fournisseurs : Demandes de prix, commandes, factures fournisseurs ... Commande d'achat ‡ partir de devis ou commandes clients RÈapprovisionnement automatique des stocks Saisie jusqu'‡ 10 fournisseurs par ÈlÈment (tarif, remise, dÈlais de livraison..) ParamÈtrage de plusieurs ÈchÈances pour une facture Ajustement global des temps de pose, main-d'oeuvre ou matÈriel dans un document PossibilitÈ d'appliquer des modifications de prix, taux ou remise ‡ tous les ÈlÈments de mÍme code dans un document Gestion des paiements et dÈcaissements fournisseurs CrÈation de champs personnalisÈs Les listes de donnÈes peuvent Ítre organisÈes en arborescence PossibilitÈ d'afficher des calculs (somme, moyenne, maximum, minimum..) dans les listes DiffÈrenciation des unitÈs díachat, de stockage et de vente GÈnÈration de fichier au format ETEBAC ‡ partir d'une remise en banque (disponible pour les rËglements clients et fournisseurs) Gestion de stock multi-dÈpÙts et localisations Bons de transferts inter-stocks Saisie díun inventaire par famille, par groupe ou localisation Edition de statistiques en tableaux croisÈs Gestion des affaires Transfert comptable des achats et paiements fournisseurs Import d'appels d'offres au format Microsoft Excel Historique fournisseur Suivi du matÈriel (et des rÈservations dans le planning) Planning par mois, par ressources (salariÈ, matÈriel) Mailings clients / Prospects 8 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillÈe pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante: Processeur : P4 2 GHz ou Èquivalent MÈmoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista), Ecran : rÈsolution 1024x768 en 16 bits, Espace disque libre : 500 Mo Ecran supportant une rÈsolution 1024*768 (24 bits) Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows Internet Explorer 6 Windows XP Sp2 ou Vista SP1 * Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation 9 Installation du logiciel Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement. Cliquez sur PRODUITS pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits. Dans la partie B‚timent, sÈlectionnez Installation du produit. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation. Cliquez sur Jíaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, líinstallation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ‡ líÈtape suivante. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Installation ComplËte. Eventuellement, pour dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur Installation PersonnalisÈe. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer líassistant. EBP B‚timent Aide 10 Lancement du logiciel Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icÙne installÈ sur le bureau par dÈfaut. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par le menu DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP B‚timent 2009. Installation 11 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP B‚timent. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP B‚timent. Tant que le code d'activation nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version d'Èvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au del‡, le logiciel passe en version limitÈe en nombre de donnÈes : 20 ÈlÈments, 20 documents et les impressions porteront la mention "DÈmonstration". AprËs cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code díactivation" (menu ? + Activez votre logiciel). Líactivation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Vous níaurez ensuite quí‡ suivre les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message díinformation síaffichera automatiquement vous expliquant la procÈdure ‡ suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'Ècran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenÍtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accËs aux zones suivantes : ClÈ PC Cette clÈ, calculÈe ‡ partir des informations matÈrielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandÈe lors de líactivation. Le nom de líentreprise Vous devez impÈrativement saisir le mÍme nom que vous nous avez communiquÈe sur le courrier en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules). La licence Saisir le numÈro de licence indiquÈ sur le courrier "Licence díUtilisation" joint avec la boÓte du logiciel. ClÈ Web Elle vous sera demandÈe pour accÈder ‡ l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les mises ‡ jour de votre logiciel. Le code díactivation Saisir le code (composÈ de 4 sÈries de 4 caractËres) sans espaces ni point, quíEBP vous a communiquÈ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaÓt : Si le code a ÈtÈ correctement saisi, le message vous indique ‡ quelle version du logiciel correspond ce code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel. 12 Guide d'utilisation Comment commencer ? Interface EBP B‚timent Èvolue dans un environnement Windows XP ou supÈrieur. Aussi, les rËgles de fonctionnement ‡ líintÈrieur du logiciel restent les mÍmes que votre environnement de travail quotidien: Des menus dÈroulants avec une liste de commandes ‡ exÈcuter. Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'Ècran) permettent líaccËs rapide aux commandes les plus utilisÈes par simple clic sur les icÙnes. Une barre de navigation (sur le cÙtÈ droit de l'Ècran) permet de naviguer rapidement entre les donnÈes. Une barre díÈtat (en bas de l'Ècran) rappelle le nom de la base ouverte. Une gestion des listes associÈe ‡ de nombreuses possibilitÈs de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc..) Des champs de saisies avec des caractÈristiques particuliËres dans les masques de saisie. Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.) et les vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Des boutons identiques dans chaque fenÍtre pour enregistrer vos saisies. Guide d'utilisation 13 Le dossier de dÈmonstration Le dossier DÈmonstration vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de líouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier-sociÈtÈ. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sÈlectionner le fichier intitulÈ Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de dÈmonstration, une page d'accueil apparaÓt affichant une synthËse de l'activitÈ. Cette page s'affichera Ègalement ‡ l'ouverture de votre dossier (hormis la premiËre fois que vous le crÈez, puisqu'aucune donnÈe n'a ÈtÈ encore saisie dans le dossier) EBP B‚timent Aide 14 CrÈation de dossier CrÈation d'un nouveau dossier Pour crÈer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sÈlectionner directement l'option Nouvelle base de donnÈe depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les diffÈrentes Ètapes proposÈes par l'assistant de crÈation de dossier. AprËs la crÈation de votre dossier, cliquez sur Fermer. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options gÈnÈrales de votre dossier afin de les renseigner. Guide d'utilisation 15 Mot de passe et droits utilisateurs Mot de passe Vous avez la possibilitÈ de protÈger líouverture de votre dossier par la saisie díun mot de passe sur l'utilisateur ADM, crÈe par dÈfaut. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu DonnÈes - Divers - Utilisateurs. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez dans la zone Mot de passe et retapez-le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de líadministrateur. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe ‡ chaque ouverture de votre dossier. Gestion des droits utilisateurs EBP B‚timent permet de dÈfinir une gestion des droits utilisateurs par options. Et pour chaque option, vous pourrez choisir de donner le droit ‡ l'utilisateur de visualiser (lecture), d'ajouter (Ècriture), de supprimer, d'imprimer etc... DÈroulez les catÈgories dans la fiche utilisateurs, et cochez les droits correspondants. EBP B‚timent Aide 16 RÈcupÈration des donnÈes de B‚timent V1 ou Batigest PME 1.5 EBP B‚timent permet d'effectuer une rÈcupÈration partielle des donnÈes que vous aviez dans la version prÈcÈdente : EBP B‚timent V1 ou API Batigest PME 1.5. Avant de lancer la procÈdure de rÈcupÈration des donnÈes, vous devez crÈer un nouveau dossier. Vous devez ensuite vous placer dans le menu Outils - Migrations, et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'import de B‚timent pour Windows ou bien celles de l'assistant d'import d'API Batigest PME 1.5 (en fonction de la version que vous possÈdiez auparavant). Tout est prÍt pour commencer ‡ travailler ! Guide d'utilisation 17 Initialisation du dossier Options importantes ‡ renseigner avant de dÈmarrer AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fenÍtre des options. Un message vous incite d'ailleurs ‡ remplir ces options avec soin, car certaines d'entre elles vont dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. Remarque Vous pouvez Ègalement retrouver ces options, ‡ partir du menu Outils - Options. La fenÍtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, ‡ saisir. Les options ‡ remplir dËs maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : NumÈrotation : pour dÈterminer vos numÈros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de vos ÈlÈments: Lorsque vous crÈerez votre bibliothËque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs, vous pourrez saisir les codes de tous vos ÈlÈments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc). Dans le cas contraire, c'est un compteur qui s'incrÈmentera automatiquement et vous ne pourrez pas saisir vos codes ÈlÈments. Ouvrages : Cette partie permet de dÈterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise ‡ jour des prix. Document : vous permet de choisir notamment comment gÈrer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. vous permet de dÈfinir l'onglet des ÈlÈments par dÈfaut, la durÈe de validitÈ des devis, les Ètats des devis... Taux dÈcimales : dÈtermine vos dÈcimales pour l'ensemble des montants, quantitÈs et unitÈs et vos frais gÈnÈraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, matÈriel, divers et ouvrages. ComptabilitÈ : Permet d'Ètablir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. EBP B‚timent Aide 18 Options d'affichage EBP B‚timent vous offre de grandes possibilitÈs pour personnaliser l'affichage du logiciel : Dans les options gÈnÈrales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'Ècran des astuces ou l'Ècran d'accueil, autoriser ou non l'affichage de plusieurs fenÍtres de mÍme type en mÍme temps, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.. Vous avez la possibilitÈ de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par dÈfaut que les menus les plus utilisÈs.. Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples., et en affichant des calculs Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, gr‚ce aux catÈgories Gr‚ce aux boites de regroupement, vous pourrez classer trËs facilement les donnÈes contenues dans vos listes. Dans toutes les fiches (ÈlÈments,clients, fournisseurs, etc...), vous pourrez crÈer des champs personnalisÈs.. Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez crÈer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes ‡ afficher. Vous pourrez Ègalement changer les couleurs et styles de tous les ÈlÈments que vous insÈrerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, mÈtrÈs etc...) Guide d'utilisation 19 Saisie des donnÈes Les donnÈes de base Toutes les fiches de donnÈes sont gÈrÈes ‡ partir de listes accessibles par le menu DonnÈes. Un certain nombre de donnÈes peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisÈes notamment dans vos fiches clients : Les modes de rËglements Les banques Les secteurs gÈographiques Les familles Les groupes D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothËque interne : Les unitÈs Le barËme Èco-contribution Les familles Les groupes Gr‚ce aux mÈtrÈs-types et aux lettres-types, la saisie de vos devis, sera plus rapide. Par ailleurs, certaines donnÈes peuvent Ítre crÈÈes dËs la crÈation du dossier, ou bien recopiÈes depuis le dossier de dÈmonstration : Les codes postaux Les pays. EBP B‚timent Aide 20 Clients / Prospects Pour accÈder ‡ la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilitÈs : SÈlectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation Par le menu DonnÈes - Clients /Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). DËs que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transfÈrÈ en client. Remarque Vous pourrez aussi transfÈrer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option TransfÈrer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour crÈer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sÈlectionnez si vous souhaitez insÈrer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet DÈtail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associÈs ‡ votre client. Vous pourrez Ègalement en ajouter. Guide d'utilisation 21 Saisie des fournisseurs Pour accÈder ‡ la liste des fournisseurs, vous pouvez : Depuis la barre de navigation, sÈlectionner Fournisseurs dans la partie Favoris Ou bien, ouvrir le menu DonnÈes- Fournisseurs. Pour crÈer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets CoordonnÈes, Gestion, Divers, et Notes. Dans l'onglet Documents, vous retrouverez la liste des derniers documents (par type) enregistrÈs pour ce fournisseur. Vous pourrez Ègalement obtenir l'historique complet des documents effectuÈs pour un fournisseur en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 22 La bibliothËque Les bibliothËques Vous pouvez accÈder ‡ la liste des bibliothËques depuis : Le menu DonnÈes - ElÈments L'option ElÈments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des ÈlÈments rÈpertorie l'ensemble des bibliothËques que vous possÈdez. Elle a l'avantage de dissocier les ÈlÈments issus de votre propre bibliothËque, et les ÈlÈments issus des bibliothËques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'ÈlÈments, vous devez donc crÈer votre bibliothËque interne et faire appel ‡ vos bibliothËques de prix. Guide d'utilisation 23 La bibliothËque interne Vous pouvez crÈer des ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, divers, textes et ouvrage. Les ouvrages sont composÈs des ÈlÈments (fournitures, main-díoeuvre, matÈriel, divers) nÈcessaires ‡ la rÈalisation díune prestation complËte. Les fournitures sont des ÈlÈments physiques incluant parfois de la pose. Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nÈcessaire. Les matÈriels correspondent gÈnÈralement ‡ ce que vous avez en location et dont vous facturez au client líutilisation. Les divers correspondent Èventuellement au matÈriel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Les textes types pourront Ítre insÈrÈes dans le corps de vos documents. Pour crÈer un ÈlÈment dans votre bibliothËque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'ÈlÈments. La fiche ÈlÈment se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'ÈlÈment et la partie du bas, qui varie en fonction des diffÈrents onglets. Selon le type d'ÈlÈment, vous devrez remplir les onglets suivants : Astuce Pour sÈlectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignÈe sous le nom de l'onglet. DÈsignation : pour les informations commerciales (qui ressortiront sur vos devis) et les informations techniques des ÈlÈments. ComplÈment: Permet de dÈfinir le code barre, le fournisseur, le conditionnement pour les ÈlÈments de type fourniture et divers, et de rattacher tous les types d'ÈlÈments ‡ des groupes. Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais gÈnÈraux pour les ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calculÈ. Tarifs / Promotions : Permet de saisir les tarifs exceptionnels de l'ÈlÈments accordÈs ‡ une famille client ou un client particulier et de voir les promotions qui concernent cet ÈlÈment ainsi que sa famille. Stock: Cet onglet vous permet de consulter l'Ètat de stock de vos ÈlÈments de type fourniture ou divers. Comptes: Permet de dÈfinir les comptes comptables qui seront utilisÈs pour le transfert en comptabilitÈ. Composition: Sert ‡ insÈrer les ÈlÈments qui entrent dans la composition de vos ouvrages. MÈtrÈ: Cet onglet se prÈsente sous la forme d'une feuille de calcul. Il permet d'associer des mÈtrÈs aux ÈlÈments qui composent vos ouvrages. Les mÈtrÈs servent ‡ calculer la quantitÈ d'un ou plusieurs ÈlÈments nÈcessaire pour la rÈalisation de l'ouvrage. RÈfÈrences associÈes: Permet d'insÈrer des ÈlÈments qui seront ajoutÈs et facturÈs en mÍme temps que l'ÈlÈment que Exemple Vous crÈez dans votre bibliothËque un ÈlÈment PORTE. A cet ÈlÈment, vous allez dÈfinir en rÈfÈrences associÈes, les petites fournitures telles que la serrure, les gonds, etc.. Fourn : Permet de saisir jusqu'‡ 10 fournisseurs diffÈrents pour un ÈlÈment, avec les prix d'achat, remises, multiples de rÈappro, dÈlai de livraison, frais, etc.. EBP B‚timent Aide 24 Images : Permet d'insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, devis...) avec images Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre. Guide d'utilisation 25 Les BibliothËques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothËque (s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procÈdures d'importation et les fiches ÈlÈments sont spÈcifiques ‡ chaque bibliothËque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils- Options - BibliothËques, la (ou les) bibliothËque (s) ‡ afficher dans votre liste ÈlÈments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'ÈlÈments, un bouton pour chacune des bibliothËques de Prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs gÈnÈriques dans le menu Outils - BibliothËques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposÈe. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons ‡ nous consulter, pour savoir si nous pouvons dÈvelopper l'interface pour l'intÈgration de vos tarifs. * En fonction des ÈlÈments que vous nous fournirez, nous vous rÈpondrons rapidement quant ‡ la faisabilitÈ de la rÈcupÈration de vos fichiers. EBP B‚timent Aide 26 Comment importer une bibliothËque de prix ? Activez le menu Outils + BibliothËques et Tarifs et sÈlectionnez la bibliothËque que vous souhaitez importer. Un assistant s'ouvre alors pour Artiprix, Gible/ Capeb, Batiprix CD ROM ou disquette , Annuel des Prix, Catelec, CEDEO, Dupont, Canal Pro, Reseau Pro, Rexel, Coaxel Schneider, Semangle, La plateforme du B‚timent, Clim +, Covap, Legallais..... et vous permet de saisir les diffÈrentes informations indispensables ‡ líimportation. Ces informations vous ont ÈtÈ transmises par la sociÈtÈ auprËs de laquelle vous vous Ítes procurÈs les bibliothËques. Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"option Outils - BibliothËques et Tarifs - Tarifs gÈnÈriques. Guide d'utilisation 27 Tout est prÍt ! Si vous avez suivi les diffÈrentes Ètapes dÈcrites depuis le dÈbut de ce guide d'utilisation, vous avez donc crÈÈ votre dossier avec les principales donnÈes nÈcessaires pour commencer ‡ travailler. Dans les Ètapes suivantes, vous allez donc dÈcouvrir comment crÈer vos devis, comment les transfÈrer en factures, comment gÈrer l'avancement de vos travaux, comment effectuer vos suivis de chantiers et suivis de stock, gÈrer vos rËglements clients et transfÈrer vos donnÈes vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 28 Les donnÈes Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? Lorsqu'un ÈlÈment n'est plus utilisÈ, l'utilisateur a la possibilitÈ de passer l'ÈlÈment en sommeil. Pour cela, l'utilisateur doit rÈaliser plusieurs manipulations : Dans la fiche ÈlÈment, onglet "ComplÈment", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ÈlÈment en sommeil" Dans les options, catÈgorie "Ouvrage", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil". Ainsi, les ÈlÈments mis en sommeil n'apparaÓtront plus dans la liste de sÈlection des ÈlÈments dans leur type respectif, mais dans un onglet spÈcifique "ÈlÈments en sommeil". Remarque Il est toujours possible de saisir le code de l'ÈlÈment en sommeil dans les documents. Guide d'utilisation 29 Le devis Comment rÈdiger le devis ? Pour crÈer un nouveau devis, vous pouvez utiliser : L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation. Le menu Traitements- Nouveau Devis. ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document Devis. PrÈsentation du document Le devis se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied du devis. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute du devis et sont visibles quelle que soit l'onglet du devis affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer l'Ètat, la date et, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. L'entÍte du devis ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre client, le reprÈsentant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps du devis Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En dÈfinissant votre masque de saisie du devis : Plus de 40 colonnes sont disponibles. En vous aidant des icÙnes de la barre d'outils du document : Vous pourrez Èventuellement faire appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes (au choix).. En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Au bas de la fenÍtre du corps du devis, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives : Un rÈcapitulatif par taux de TVA, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne du devis, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied du devis L'onglet Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant Èventuellement une actualisation (majoration ou remise), et/ou en ajoutant des postes complÈmentaires (frais de chantier, ou frais annexes..). Vous pourrez Ègalement retrouver des informations sur le poids et le volume total, et le rÈcapitulatif global de votre dÈboursÈ et prix de vente. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. EBP B‚timent Aide 30 A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, et lettres -types qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre devis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de devis qui sera imprimÈe en mÍme temps que votre devis, Èventuellement sur des pages ‡ part, pour votre client. Guide d'utilisation 31 Impression du devis EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions du devis : le devis avec ou sans sous-dÈtail, le devis avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, le dÈboursÈ, etc.. Les modËles de devis sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression du devis peut Ítre activÈe : Depuis le bouton au bas de la fenÍtre du devis (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre devis) Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre devis dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 32 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Guide d'utilisation 33 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture Vous pouvez transfÈrer votre devis en commande, en bon de livraison ou en facture. Remarque Le devis transfÈrÈ ne sera plus modifiable et son Ètat sera marquÈ comme "acceptÈ". Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. Le transfert de devis en bon de livraison Le bon de livraison est un document qui ne reprend que les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Par consÈquent, si vous avez de la main d'oeuvre dans votre devis, vous devez d'abord transfÈrer votre devis en commande. (La commande permettra ‡ la fois d'effectuer des bl et d'Ítre transfÈrÈe pour facturer la main- d'oeuvre). Un commentaire en dÈbut de corps vous indique de quel document est issu le bon de livraison. Le bon de livraison pourra Ítre transfÈrÈ en bon de retour, ou en facture. Astuce Le bouton Regroupement ‡ droite de la liste des document de vente sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des documents, en une facture. Pour avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir du bon de livraison. Le transfert de devis en commande et en facture La commande client et la facture se prÈsentent exactement comme le devis, avec un commentaire supplÈmentaire en dÈbut du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document. Remarque Depuis la commande client, vous allez pouvoir effectuer des livraisons partielles (bouton Livrer), et gÈnÈrer un ou plusieurs bons de livraisons. La commande pourra ensuite Ítre transfÈrÈe en facture : Vous facturerez alors votre main d'oeuvre et choisirez si vous souhaitez facturer ou non les quantitÈs non livrÈes. La facture, quant ‡ elle, pourra Ítre transfÈrÈe en avoir. EBP B‚timent Aide 34 Comment relancer les devis.. Vos devis ont une date de validitÈ, calculÈe ‡ partir de la date de crÈation du document et de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier. EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ d'imprimer la liste des devis dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance et vous propose un modËle de lettres ‡ envoyer ‡ votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boÓte d'impression s'ouvre. SÈlectionnez les critËres et le modËle que vous souhaitez. Guide d'utilisation 35 Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilitÈ d'envoyer directement vos documents par e-mail ‡ vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilitÈs : En sÈlectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont ‡ l'Ècran En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boÓte d'impression. Une fenÍtre s'affiche ‡ l'Ècran. Vous pouvez choisir le modËle de document ‡ envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prÈpare et votre messagerie Èlectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en piËce jointe. Remarque Si vous avez renseignÈ l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entÍte du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sÈlectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP B‚timent Aide 36 La facture d'acompte Principe de fonctionnement Une facture díacompte doit Ítre Èmise pour tout versement díacompte effectuÈ avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuÈe. Suivant líarticle 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur le 1er juillet 2003 et devient obligatoire ‡ compter du 1er janvier 2004. La gestion des factures díacomptes est disponible ‡ partir de la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial pour de amples renseignements, au 01.34.94.80.20). Quelle solution vous propose EBP B‚timent ? CrÈation díune facture d'acompte La crÈation de la facture d'acompte doit s'effectuer dËs lors que vous recevez un acompte d'un client. Vous pouvez la crÈer directement depuis la liste des documents de vente (Menu Traitements) ou bien ‡ partir de votre commande ou BL (Onglet Acomptes). Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilitÈ d'indiquer les coordonnÈes de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA ‡ appliquer. A la validation de la facture, la fenÍtre d'ajout d'un nouveau rËglement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiquÈ (chËque par dÈfaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut Ítre supprimÈe) tant qu'elle n'a pas ÈtÈ transfÈrÈe en comptabilitÈ ou qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ un document. Elle peut Ítre imprimÈe ‡ partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte ‡ la facture finale Lorsque la prestation a ÈtÈ rÈalisÈe ou les biens ont ÈtÈ livrÈs, vous allez Ètablir la facture finale, et rattacher ‡ celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont ÈtÈ enregistrÈes. Dans le cas o˘ l'acompte versÈ est supÈrieur au montant de la facture, crÈez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transfÈrant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi ‡ la facture finale. Remarque Dans la saisie des rËglements, vous pouvez dÈsormais enregistrer un rËglement ‡ 0 pour pointer ensemble líÈchÈance nÈgative de líavoir díacompte avec líÈchÈance de la facture finale, ou díune autre facture. Si vous avez crÈÈ (ou rattachÈ) votre facture d'acompte ‡ une commande ou un BL, la facture d'acompte sera automatiquement reportÈe sur la facture finale lors du transfert de la commande en facture, ou du bon de livraison en facture. De mÍme, si Vous avez effectuÈ des livraisons partielles ‡ partir de votre commande, vous retrouvez sur le premier BL votre facture d'acompte et vous pouvez ensuite regrouper vos bons de livraisons en facture et retrouver la facture d'acompte sur votre facture finale. Remarque Dans le cas des factures d'avancement, vous pouvez rattacher des documents d'acomptes uniquement sur la premiËre situation. Impression de la facture finale Sur vos factures, vous retrouverez le rÈcapitulatif des montants d'acomptes versÈs avec les dates et numÈros de factures correspondants, ainsi que le dÈtail par taux: du montant total de TVA, la TVA payÈe, et le restant ‡ payer. Guide d'utilisation 37 *Les modifications ont ÈtÈ rÈalisÈes sur tous les modËles d'origine livrÈs avec EBP B‚timent. Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie ComptabilitÈ - Tiers, de nouveaux comptes ont ÈtÈ ajoutÈs pour la comptabilisation des factures díacomptes. : Le compte de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilitÈ de la facture d'acompte s'effectuera selon le modËle suivant : La facture d'acompte 411x au dÈbit pour le solde TTC ‡ payer (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au dÈbit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 4191x au crÈdit pour le montant TTC de l'acompte (x correspondant au nom ou au code client) RËglement de l'acompte 512 Banque au dÈbit TTC 411x au crÈdit TTC (x correspondant au nom ou au code client) Facture finale 411x au dÈbit pour le solde de la facture finale TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4191x au dÈbit pour le montant de l'acompte TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au crÈdit pour solder la TVA en attente (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le solde de TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 70 au crÈdit HT du montant total des ventes. RËglement de la facture 411x clients TTC au crÈdit du montant de la facture finale (x correspondant au nom ou au code client) 512 banque au dÈbit TTC Remarque Les factures díacomptes níapparaissent pas dans les Èditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une Èdition de la liste des factures díacomptes (menu Impression, Documents de Vente), et un journal des factures díacomptes. EBP B‚timent Aide 38 La facture Comment crÈer une facture ? Vous pouvez crÈer une facture depuis le transfert d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison, ou d'un regroupement de bon de livraison en facture. Vous pouvez Ègalement crÈer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieurs possibilitÈs : Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation, SÈlectionner le menu Traitement - Nouvelle facture Ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document facture. PrÈsentation de la facture La facture se dÈcompose en trois parties essentielles : L'entÍte, le corps, et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quelle que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer la date, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. Une fois toutes les ÈchÈances rÈglÈes, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe. Pour cela, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher rÈglÈe disponible dans la partie de la facture (sauf en mode saisie plein Ècran). L'entÍte de la facture Comme pour un devis, vous avez accËs ‡ deux onglets : EntÍte et ComplÈment. Ces deux onglets sont les mÍmes que ceux du devis, hormis une zone supplÈmentaire, pour modifier Èventuellement le type d'avancement de la facture : La zone Avancement quantitatif est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction de ce que vous avez choisi dans la partie Divers documents des Options. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez insÈrer les ÈlÈments qui composent votre facture : En dÈfinissant votre propre masque de saisie de facture. Remarque Des colonnes supplÈmentaires sont ‡ votre disposition (par rapport au devis) pour la saisie de l'avancement des travaux. En faisant Èventuellement appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes .. En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Guide d'utilisation 39 Au bas de la fenÍtre du corps de la facture, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives: Un rÈcapitulatif global par taux de TVA, un rÈcapitulatif de TVA pour la facture d'avancement, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne de la facture, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied de facture Dans la facture, vous avez deux onglets de totalisation de la facture. Les onglets pied, pour la facture globale et l'onglet Avancement pour le pied de la facture de situation. Vous allez Ègalement pouvoir saisir un acompte prÈcÈdent et un nouvel acompte. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, Lettres-types et ÈchÈances qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre facture, d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de facture, et de planifier les ÈchÈances de votre client pour le rËglement de votre facture (y compris la retenue de garantie si nÈcessaire). La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture. EBP B‚timent Aide 40 Les factures de situation Les factures díavancement, appelÈes aussi factures de situation, se crÈent : A partir de factures directes. Par transfert de devis. Saisie de líavancement des travaux La saisie de líavancement des travaux síeffectue depuis la premiËre facture díavancement que vous crÈez. Pour saisir líavancement des travaux, vous disposez de colonnes supplÈmentaires, dont : le % d'avancement cumulÈ, le % d'avancement cumulÈ quantitÈ et la quantitÈ cumulÈe. Remarque Le % d'avancement cumulÈ n'est saisissable que si vous effectuez un avancement de type qualitatif.(voir Divers PiËces dans les options) Ces trois colonnes permettent de calculer le montant Net HT de l'avancement, le montant Net HT de l'avancement cumulÈ, et le montant net HT prÈcÈdent. Vous indiquez donc dans ces colonnes la quantitÈ consommÈe par rapport ‡ l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant ‡ facturer au client. Astuce Dans les deux cas, vous pouvez modifier le montant net HT de l'avancement sur chaque ligne de type tranche, sous-tranche ou ouvrage: Vous pouvez donc fixer ou forcer le montant HT que vous souhaitez facturer ‡ votre client sur la facture d'avancement. Remarque Si vous souhaitez rÈaliser un avancement globale de vos travaux, vous avez la possibilitÈ de saisir un % global d'avancement dans l'onglet avancement du document de situation. L'onglet Pied rÈcapitule le montant global prÈvu de la facture totale, et l'onglet avancement, qui sera imprimÈ avec votre facture d'avancement, affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture de situation. Guide d'utilisation 41 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement Pour crÈer une nouvelle facture díavancement, ‡ partir de la facture prÈcÈdente, vous devez vous placer dans la liste des documents de vente (accessible depuis le menu Traitements - Document de vente), sÈlectionner votre premiËre facture d'avancement, et cliquer sur le bouton Avancement dans la partie Navigation de la barre de navigation. Votre facture de situation reprend automatiquement tout ce qui avait ÈtÈ saisi sur la facture d'avancement prÈcÈdente. Vous pouvez alors saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes dans les colonnes rÈservÈes pour la saisie de l'avancement. Les quantitÈs ou pourcentages doivent Ítre saisis en cumulÈs. Remarque Dans la facture prÈcÈdente, vous pourrez uniquement modifier les pourcentages et quantitÈs d'avancement : - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages infÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, les pourcentages et quantitÈs de la facture suivante ne seront pas modifiÈs, mais le montant net HT de l'avancement en tiendra compte. - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages supÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, ils seront reportÈs sur la facture suivante. Exemple Vous avez rÈalisÈ une premiËre facture d'avancement, dans laquelle vous aviez un ouvrage rÈalisÈ ‡ 25%. Dans la nouvelle facture de situation, vous avez encore avancÈ les travaux, et avez effectuÈ 50% supplÈmentaires. Dans la saisie de la facture, vous indiquerez alors un % d'avancement cumulÈ quantitÈ Ègal ‡ 75% (par rapport ‡ ce qui avait ÈtÈ prÈvu initialement). L'onglet Pied ne variera pas, et reprendra les montant prÈvus de la facture totale. L'onglet Avancement affichera les montants ‡ facturer en fonction de ce que vous avez modifiÈ dans les colonnes de saisie de l'avancement. Vous retrouverez Ègalement : Le % d'avancement global, les montants des situations prÈcÈdentes, le n° de situation : Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs. Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Pour effectuer une nouvelle facture de situation, suivez exactement les Ètapes dÈcrites ci-dessus en sÈlectionnant ‡ chaque fois dans la liste des documents de vente, la derniËre facture de situation que vous avez rÈalisÈe. EBP B‚timent Aide 42 Transfert de facture Vous pouvez, si besoin est, transfÈrer votre facture en document de type avoir. Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. L' avoir se prÈsente exactement de la mÍme faÁon que la facture. Les quantitÈs restent en positif. (Le stock est incrÈmentÈ si vous gÈrez votre stock sur la facture). Les ÈchÈances ‡ rÈgler (onglet EchÈances) seront par contre en nÈgatif. Attention La facture de situation ne peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Vous pouvez par contre, la supprimer, et la recrÈer. Guide d'utilisation 43 Impression de la facture EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de facture : avec ou sans sous-dÈtail, avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, etc.. Les modËles de facture sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de la facture peut Ítre activÈe : Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de la facture (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre facture) Par le menu Impressions - Documents de vente - Factures Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 44 Le suivi de chantier simplifiÈ Comment crÈer un suivi de chantier ? Le suivi de chantier est un document dans lequel vous allez pouvoir saisir les dÈpenses affÈrentes ‡ un chantier. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Chantiers simplifiÈs. La liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constituÈ de trois parties essentielles : Le prÈvu, le rÈalisÈ, et le rÈcapitulatif Le prÈvu L'entÍte du suivi de chantier contient une zone Document, ‡ partir de laquelle vous pourrez sÈlectionner le document qui constitue votre dÈboursÈ prÈvu pour le chantier. Vous retrouvez Ègalement dans les parties EntÍte et ComplÈment, les coordonnÈes de votre client et les commentaires saisis. Le rÈalisÈ Le corps de suivi de chantier est constituÈ des onglets suivants : Fournitures/Divers, Main d'oeuvre/ MatÈriel et Frais complÈmentaires. Dans chacun de ces onglets, vous avez la possibilitÈ de saisir une ou plusieurs lignes, avec une date, un libellÈ et un montant de dÈpense (dÈboursÈ). Les montants saisis s'ajoutent au fur et ‡ mesure au dÈboursÈ rÈalisÈ, au bas de la fiche du suivi. RÈcapitulatif L'onglet RÈcapitulatif affiche le total de vos dÈpenses par catÈgorie. Vous retrouvez donc le total de vos fournitures, le total de votre main-d'oeuvre, le total des frais complÈmentaires, et le total global prÈvu et rÈalisÈ. A partir de ces rÈsultats, vous pourrez imprimer votre suivi et la rentabilitÈ de celui-ci. Guide d'utilisation 45 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier Le suivi de chantier va vous permettre d'obtenir deux impressions trËs intÈressantes : L'analyse et la rentabilitÈ du chantier. Plus vous renseignerez prÈcisÈment votre suivi, plus l'analyse et la rentabilitÈ seront de rÈelles indications sur la rentabilitÈ de votre activitÈ, par type de travaux, ou par type d'ÈlÈments. L'analyse du chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs -Analyses. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Pour chaque ligne, vous aurez le rÈcapitulatif de ce qui a ÈtÈ prÈvu, rÈalisÈ en montant et pourcentage. La rentabilitÈ de chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs- RentabilitÈs. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Vous aurez un tableau par tranche, dans lequel vous pourrez apprÈcier par type d'ÈlÈment, les ratios entre les montants prÈvus et rÈalisÈs. Le rÈcapitulatif des heures salariÈes Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - SalariÈs. SÈlectionnez les salariÈs et les suivis de chantier ‡ prendre en compte pour obtenir le rÈcapitulatif des heures comptabilisÈes sur les suivis de chantier. EBP B‚timent Aide 46 Les affaires Comment crÈer une affaire ? EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de crÈer des affaires client. Pour chaque affaire, vous pourrez enregistrer un commentaire, des notes, une date de dÈbut et de fin de travaux.. et associer des documents ou interventions de type devis, factures, suivis de chantiers, achats, rËglements, intervention etc... Vous pouvez ainsi obtenir vue synthÈtique sur l'avancement de vos dossiers clients. Remarque Les documents de vente, achat, et suivi de chantier liÈs ‡ une affaire ont un numÈro d'affaire commun. Toutefois, si vous supprimez une affaire, les documents liÈs ‡ celle-ci ne seront pas supprimÈs. Seul le numÈro de l'affaire sera effacÈ dans les documents correspondants. Pour crÈer une affaire, vous pouvez utiliser, au choix : Le menu Traitement - Affaires L'option Affaires dans la partie Favoris de la barre de Navigation La liste des affaires s'ouvre. Pour crÈer une nouvelle affaire, utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] de votre clavier ou bien le bouton Ajouter au bas de la liste des affaires. L'affaire se prÈsente comme un devis, avec, dans le haut de la fenÍtre, l'affichage des principales informations liÈes ‡ l'affaire : le client, la date des travaux, l'Ètat etc.. et au dessous les onglets suivants : L'onglet Client Permet de renseigner les coordonnÈes du client, et prÈciser un n° d'affaire... L'onglet Informations Permet d'indiquer une description des travaux, un commentaire, prÈciser un secteur, un reprÈsentant etc... L'onglet Ventes Affiche tous les documents de vente liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents de vente. L'onglet Achats Affiche tous les documents d'achat liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents d'achat. L'onglet Suivi de chantiers Affiche tous les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer ou modifier un suivi de chantier et gÈnÈrer des bons de sortie de stock L'onglet RËglements Affiche tous les rËglements clients liÈs ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des rËglements. L'onglet Intervention Affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions. L'onglet Notes Zone de saisie entiËrement libre pour ajouter des notes ou commentaires sur le suivi de l'affaire. Guide d'utilisation 47 Associer des documents ‡ une affaire Pour associer des documents ou une intervention ‡ une affaire, il suffit de leur attribuer un numÈro d'affaire. Pour cela, vous pouvez procÈder de deux faÁons : CrÈer vos documents ou Interventions en passant par les menus standards de crÈation et, dans chaque document/intervention, une zone intitulÈe n° d'affaire est disponible en haut de la fenÍtre du document/intervention. Vous devez alors sÈlectionner lors de la crÈation de votre document/intervention, ‡ l'aide de l'icÙne le numÈro d'affaire correspondant. Remarque Dans les fiches rËglement, il n'existe pas de zone "numÈro d'affaire". Lorsque l'on pointe un rËglement dont l'ÈchÈance appartient ‡ une facture qui a un numÈro d'affaire, le rËglement est automatiquement associÈ ‡ l'affaire correspondante. Ou bien ouvrir l'affaire, et utiliser le bouton Ajouter disponible dans les onglets Vente, Achat, Suivi de chantier, rËglement et intervention, pour crÈer les types de documents souhaitÈs. Automatiquement, les informations liÈes ‡ l'affaire (nom du client, numÈro d'affaire, date des travaux etc...) sont reprises dans les documents/interventions crÈÈs. EBP B‚timent Aide 48 Imprimer une affaire EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions d'affaires. Les modËles d'affaires sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de l'affaire peut Ítre activÈe : Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de l'affaire (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre affaire) Par le menu Impressions - Affaires Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - Affaires), en sÈlectionnant votre affaire dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 49 Les achats Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprËs de votre fournisseur, en passant par l'option de RÈapprovisionnement automatique, ou bien en crÈant une commande manuelle. Pour cela, vous pouvez passer par : L'option Documents d'achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation Le menu Traitements- Document d'achat. La liste des documents d'achats apparaÓt, et vous pouvez crÈer une commande en utilisant les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton Ajouter, en choisissant le type de document Commande. La commande se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de la commande ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈpÙt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprËs de votre fournisseur, doit Ítre saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez d'une barre d'outils avec des icÙnes. Par ailleurs, le masque de saisie proposÈ est entiËrement modulable (choix des colonnes ‡ afficher et emplacement de ces colonnes) Vous insÈrerez alors des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Les prix d'achats qui apparaÓtront correspondront automatiquement au tarif dÈfini dans la fiche ÈlÈment, pour le fournisseur indiquÈ en entÍte de commande. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types.. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le dÈboursÈ total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter ‡ ce montant des frais de port. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets ÈchÈances et lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation de dÈbut ou de fin de commande (qui sera imprimÈe sur une pages ‡ part) et des conditions gÈnÈrales qui apparaÓtront au bas de votre commande. EBP B‚timent Aide 50 Comment rÈceptionner mes achats ? AprËs avoir passÈ une commande auprËs de votre fournisseur, vous avez la possibilitÈ de rÈceptionner tout, ou une partie des ÈlÈments commandÈs. Pour cela, vous devez vous placer sur la liste des documents d'achats, en passant par exemple par le menu Traitements - Documents d'achats, sÈlectionner la commande fournisseur, puis au choix : SÈlectionner l'option TransfÈrer dans la barre de navigation Permet de gÈnÈrer un bon de rÈception global pour toute la commande (sauf les ÈlÈments de type Main-d'oeuvre) SÈlectionner l'option RÈceptionner dans la barre de navigation Permet de saisir, ligne ‡ ligne, les quantitÈs rÈceptionnÈes, et gÈnÈrer un bon de rÈception ou une facture pour chaque rÈception partielle. Les bons de rÈceptions reprennent les donnÈes saisies dans l'entÍte de la commande initiale. Le corps se compose des ÈlÈments rÈceptionnÈs et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistrÈ dans les paiements fournisseurs. Guide d'utilisation 51 Comment facturer mes achats ? Vous pouvez gÈnÈrer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de rÈception ou d' un regroupement de bons de rÈception. Vous pouvez aussi crÈer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sÈlectionner le type de document Facture. Les factures fournisseurs se composent en trois parties essentielles: l'entÍte, le corps et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quel que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de facture fournisseur Cette partie, composÈe des onglets EntÍte et ComplÈment, vous permet de renseigner les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈlai de rÈception prÈvu, le dÈpÙt de stock, etc... Le corps de la facture fournisseur Saisissez dans l'onglet Corps tous les ÈlÈments rÈceptionnÈs, ‡ facturer. Pour vous y aider, vous disposez : d'un masque de saisie modulable (les colonnes peuvent Ítre dÈplacÈes, modifiÈes au choix...) D'une barre d'outils spÈcifique, permettant de faire des COPIER-COLLER, d'insÈrer des sauts de pages etc... Vous pouvez faire appel ‡ des ÈlÈments issus de la bibliothËque interne ou issus de bibliothËques externes. Les prix d'achat affichÈs correspondent au prix indiquÈ dans la fiche ÈlÈment pour le fournisseur correspondant (dans l'onglet Fourn.) Les prix et les quantitÈs indiquÈes sont modifiables. De mÍme, les frais liÈs aux achats. Le pied de la facture fournisseur L'onglet pied rÈcapitule le co˚t total de vos frais et affiche le dÈboursÈ, les remises et total HT de votre facture. A cela, vous pouvez ajouter des frais de port HT si nÈcessaire, et saisir un acompte, qui entrera automatiquement dans la saisie des paiements, au moment de la validation du document. Les stocks et le PUMP de chaque ÈlÈment seront aussi mis ‡ jour. EBP B‚timent Aide 52 Impression des documents d'achat EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de commandes, bons de rÈceptions, factures, etc... Les modËles sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression des documents d'achat peut Ítre activÈe : Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de chaque document (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ le document) Depuis le menu Impressions - Documents d'achat Depuis la liste des documents d'achat (Traitements - documents d'achat), en sÈlectionnant votre document dans la liste et en cliquant sur le bouton au bas de la liste. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 53 TransfÈrer un document d'achat Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire). Pour transfÈrer un document d'achat dans un autre type de document, vous devez afficher la liste des documents d'achat, sÈlectionner le document ‡ transfÈrer, et cliquer sur le bouton TransfÈrer dans la partie Navigation de la barre de navigation. Seuls vous sont proposÈs, les diffÈrents types de transfert possibles selon le document sÈlectionnÈ : Exemple Une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception partiel ou global ou en facture; Un bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture, ou avoir; Une facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Remarque Lorsque vous transfÈrez un document dans un autre type de document, le document initial est conservÈ, mais ne peut plus Ítre modifiÈ. Dans le corps du nouveau document gÈnÈrÈ, vous retrouvez un commentaire indiquant de quel document il est issu.Astuce Le bouton Regroupement BR ‡ droite de la liste des document d'achat sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des document, en une facture. Voir avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons. EBP B‚timent Aide 54 La gestion du stock Comment gÈrer le stock ? EBP B‚timent vous propose deux modes de gestion du stock : La gestion du suivi de stock depuis les Bons de livraisons ou facture La gestion du suivi de stock depuis le suivi de chantier Ce choix se dÈfinit par dÈfaut, depuis la partie Document- Ventes/divers des Options. Vous pouvez ensuite dÈfinir dans vos familles ÈlÈments et dans votre fiche ÈlÈment, sur l'onglet stock, si vous voulez gÈrer votre stock. Remarque Si vous ne gÈrez pas le stock d'une famille d'ÈlÈments, mais que vous souhaitez quand mÍme gÈrer le stock d'un des ÈlÈments appartenant ‡ cette famille, il suffit de cocher le suivi de stock dans la fiche de l'ÈlÈment. Enfin, dans vos entÍtes de devis et suivis de chantier, vous pourrez choisir si vous voulez gÈrer ou non votre stock. Remarque Les devis ne dÈcrÈmentent pas le stock. Mais si vous cochez l'option "mouvemente le stock" dans vos devis, alors les documents de type bon de livraison ou facture qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir de ces devis, dÈcrÈmenteront le stock. Vous retrouvez dans la liste des mouvements de stock, tous les documents qui ont modifiÈ les quantitÈs en stock de chacun de vos ÈlÈments. Guide d'utilisation 55 Saisie des bons d'entrÈes Les bons d'entrÈes sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos entrÈes de stock. Pour crÈer un bon d'entrÈe, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon d'entrÈe. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon d'entrÈe L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon d'entrÈe Les ÈlÈments ‡ rentrer en stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ reÁue et le prix auquel vous l'avez achetÈ. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon d'entrÈe, le stock est mis ‡ jour et le PUMP (Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ) de vos ÈlÈments est recalculÈ. Astuce Si vous souhaitez remettre ‡ jour votre stock ou initialiser vos quantitÈs en stock avant de commencer ‡ travailler dans le logiciel, crÈez un bon d'entrÈe global avec toutes les quantitÈs et prix d'achat de chacun de vos ÈlÈments, ou bien enregistrez un inventaire . EBP B‚timent Aide 56 Saisie des bons de sorties Les bons de sorties sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos sorties (ou pertes) de stock. Pour crÈer un bon de sortie, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon de sortie. Les bons de sorties se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de sortie L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon de sortie Les ÈlÈments ‡ sortir du stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ sortie et l'unitÈ de vente. Le bon de sortie n'est pas valorisÈ, mais la valeur du stock sortie sera calculÈe par rapport au PUMP de chaque ÈlÈment dans la liste des mouvements de stock. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de sortie, le stock est mis ‡ jour. Guide d'utilisation 57 Saisie des bons de transfert Les bons de transfert permettent de dÈ-stocker des ÈlÈments d'un dÈpÙt et de les transfÈrer sur un autre dÈpÙt. Pour crÈer un bon de transfert, vous devez : Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier SÈlectionner le type de document Bon de transfert. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de transfert L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir les dÈpÙts de stock ‡ mouvementer et d'inscrire un commentaire. Le corps du bon de transfert Les ÈlÈments ‡ transfÈrer d'un dÈpÙt ‡ un autre se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de transfert, le stock des deux dÈpÙts est mis ‡ jour. Remarque L'entrÈe des ÈlÈments dans le nouveau dÈpÙt est valorisÈe ‡ la valeur du PUMP de l'ÈlÈment dans le dÈpÙt initial. EBP B‚timent Aide 58 La saisie de l'inventaire EBP B‚timent permet de saisir l'inventaire de stock sur chaque dÈpÙt, par famille, groupe ou localisations. Pour crÈer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks (menu Traitements - documents de stock), cliquer le bouton Ajouter, et choisir Inventaire en type de document. Choisissez le type de regroupement souhaitÈ (Famille, groupe ou localisations), le dÈpÙt concernÈ, et si vous souhaitez que les lignes crÈÈes dans l'inventaire soient initialisÈes avec une quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. Le document d'inventaire apparaÓt. Il se divise en deux parties, une entÍte et un corps. L'entÍte du document d'inventaire ComposÈ des onglets EntÍte et ComplÈment, vous y retrouvez notamment le regroupement appliquÈ et le dÈpÙt de stock choisi. Le corps du document d'inventaire C'est dans l'onglet Corps que vous allez renseigner vos nouvelles quantitÈs en stock. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil Si lors du premier inventaire, depuis la mise en sommeil de l'ÈlÈment, le stock de l'ÈlÈment est diffÈrent de zÈro, alors l'ÈlÈment apparaÓtra dans l'inventaire afin que vous puissiez saisir le stock ‡ zÈro. Lors de l'inventaire suivant, l'ÈlÈment en sommeil n'apparaÓtra plus (sons stock Ètant ‡ zÈro). Remarque Vous disposez de deux colonnes pour saisir les nouvelles quantitÈs de stock : la quantitÈ en unitÈ de stock, et la quantitÈ en unitÈ de vente. Ainsi, si vous gÈrez des unitÈs diffÈrentes pour le stockage et la vente, vous pourrez indiquer facilement vos nouvelles quantitÈs. Exemple Vous achetez des palettes de cartons de colle. Vous les stockez en cartons, et dans chaque carton, vous avez 10 sachets de colle. Vous vendez les sachets ‡ l'unitÈs. Au moment de l'inventaire, vous pourrez saisir qu'il vous reste 3 cartons et 10 sachets dans votre stock. A la validation du document, les stocks sont mis ‡ jour. Guide d'utilisation 59 Le calcul du PUMP EBP B‚timent utilise le PUMP (Prix unitaire moyen pondÈrÈ) pour calculer la valeur du stock. Le PUMP est affichÈ dans l'onglet Stock de la fiche ÈlÈment. Il est Ègal au total des entrÈes (valeur du stock) divisÈ par le total des quantitÈs en stock. : le PUMP varie aussi en fonction des prix d'achat saisis dans les commandes fournisseurs. Exemple Vous possÈdez en stock 6 pots de peinture blanche achetÈs au prix de 10Ä chacun. La valeur du stock est donc de 60Ä. Par la suite, vous achetez 4 autres pots de peinture blanche au prix de 8Ä l'unitÈ, soit 32Ä au total. Vous possÈdez donc 10 pots de peinture, pour une valeur de 32 + 60 = 92 Ä. Le PUMP de votre pot de peinture est donc Ègal ‡ 92/10, soit 9,2 Ä. EBP B‚timent Aide 60 Le rÈapprovisionnement automatique Vous avez la possibilitÈ de lancer un rÈapprovisionnement de votre stock, qui va permettre de gÈnÈrer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un rÈapprovisionnement global ou par dÈpÙt. Le rÈapprovisionnement se base sur les ÈlÈments gÈrÈs en stock, et pour lesquels la quantitÈ rÈelle ou virtuelle (au choix) est infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum que vous avez dÈfinie dans l'onglet Stock de vos fiches ÈlÈments. Si vous avez dÈfini plusieurs fournisseurs par ÈlÈments, vous aurez le choix entre plusieurs critËres : au meilleur prix, au meilleur dÈlai, ou le fournisseur principal. Pour lancer l'option de RÈapprovisionnement automatique des stocks, placez-vous dans le menu Traitements - rÈapprovisionnement automatique, et suivez les Ètapes de l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks. Guide d'utilisation 61 Les mouvements de stock Quel que soit le mode de gestion du stock que vous avez choisi, vous pouvez consulter tout l'historique des mouvements de stock depuis le menu DonnÈes - Mouvements de stock. Astuce Vous pouvez trËs facilement classer vos mouvements de stock, gr‚ce aux boÓtes de regroupement: SÈlectionnez la (ou les) colonne(s) de votre choix, et faites-l‡ (les) glisser ‡ l'aide de la souris dans la bande grise. Vous pouvez ainsi obtenir pour chaque ÈlÈment ‡ une date donnÈe, la quantitÈ dÈ-stockÈe, la quantitÈ d'origine, le PUMP et la valeur du stock. Remarque Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les mouvements de stock. EBP B‚timent Aide 62 Maintenance / S.A.V. La gestion des contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en : La saisie et l'impression des contrats Les contrats sont Ètablis entre la sociÈtÈ de maintenance et un client. Le contrat contient la pÈriodicitÈ de facturation, la pÈriodicitÈ d'intervention et la liste des ÈlÈments sous contrats avec leur numÈro de sÈrie, leur type et durÈe de garantie. La facturation pÈriodique de ces contrats Gr‚ce aux donnÈes saisies dans le contrat, le logiciel vous permet de gÈnÈrer automatiquement les factures pÈriodiques liÈes ‡ vos contrats. La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites... Gr‚ce ‡ la fenÍtre de Maintenance / SAV, qui s'affiche au dÈmarrage de l'application, vous obtenez la liste des contrats arrivant ‡ ÈchÈance : vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Vous pouvez ensuite choisir de reconduire ou gÈnÈrer un nouveau contrat, en majorant si besoin son montant. L'Ètude de la rentabilitÈ d'un contrat Pour connaÓtre la rentabilitÈ d'un contrat, nous vous proposons de crÈer un suivi de chantier simplifiÈ. Vous pourrez prÈciser le numÈro du contrat, rÈcupÈrer les heures d'interventions de vos salariÈs, et obtenir un rÈcapitulatif dÈtaillÈ. Pour crÈer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements - Maintenance / S.A.V. - Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. Guide d'utilisation 63 Le suivi des actions et interventions La gestion du S.A.V. (Service aprËs vente) vous permet de gÈrer vos interventions, de la prÈparation jusqu'‡ la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions ‡ prÈparer sont automatiquement gÈnÈrÈes. Lorsque vous prÈparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariÈs qui vont intervenir, le matÈriel ‡ prÈvoir, la durÈe totale prÈvue, les frais de dÈplacement, et imprimer les bons d'interventions pour vos salariÈs. Les rendez-vous sont automatiquement gÈnÈrÈs dans le planning , ou ‡ l'inverse, vous pouvez consulter ou crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Vous pouvez crÈer vos interventions ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / SAV - Interventions. Pour complÈter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposÈ, ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / S.A.V - Actions. EBP B‚timent Aide 64 La gestion des rËglements clients Comment saisir un rËglement client ? Pour saisir un rËglement client, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Clients - RËglements. La liste des rËglements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau rËglement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client et le montant du rËglement reÁu et pourrez affecter le montant de ce rËglement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un rËglement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Astuce Suite ‡ la saisie d'un rËglement, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe (case ‡ cocher dans l'entÍte du document), ainsi suite ‡ la rÈalisation d'un filtre sur le champ "rÈglÈ", vous pouvez visualiser uniquement les factures rÈglÈes ou uniquement les factures non rÈglÈes dans la liste des documents. Guide d'utilisation 65 La remise en banque EBP B‚timent vous permet de remettre en banque vos rËglements clients en Èditant le bordereau de remise en banque. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitement - Clients - Remise en banque, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des remises en banque dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des rËglements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les rËglements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation de la remise, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque : AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du client ou fournisseur EBP B‚timent Aide 66 EchÈanciers et relances clients L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis ECHEANCES des commandes clients, bon de livraison ou factures) et de vos rËglements clients vous permet d'obtenir deux Ètats trËs intÈressants pour le suivi de votre activitÈ financiËre : les ÈchÈanciers et les relances clients. Les ÈchÈanciers clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Clients - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos clients (y compris les acomptes et retenues de garanties). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de rÈclamation, imprimÈes en fonction des ÈchÈances clients arrivÈes ‡ terme ‡ une date donnÈe. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date ‡ laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'ÈchÈance d˚e arrive ‡ terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - RËglements - Relance et saisir les paramËtres souhaitÈs. Guide d'utilisation 67 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs Comment saisir un acompte fournisseur ? Dans les documents de type commande, bon de rÈception et facture, vous avez la possibilitÈ d'enregistrer deux types d'acompte : Un acompte prÈcËdent, montant que vous avez dÈj‡ rÈglÈ, peut Ítre lors d'une autre transaction, Un acompte Montant ‡ payer au fournisseur ‡ l'Ètablissement du document Pour saisir ces donnÈes, vous devez vous placer dans l'onglet PIED de votre document, et inscrire les montants correspondants dans les zones Acompte prÈcÈdent et/ou Acompte. Les deux montants que vous saisissez se dÈduisent du net ‡ payer du document. Attention Seul le montant inscrit dans la zone ACOMPTE va gÈnÈrer un paiement fournisseur DËs que vous validez votre document, la fenÍtre de saisie des rËglements clients s'affiche et il suffit que vous validiez par OK pour enregistrer le paiement de votre fournisseur. EBP B‚timent Aide 68 Comment saisir un paiement fournisseur ? Pour saisir un paiement fournisseur, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Fournisseurs - Paiements. La liste des paiements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau paiement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre fournisseur, le mode de paiement et le montant du paiement payÈ, et pourrez affecter le montant de ce paiement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un paiement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Guide d'utilisation 69 Les dÈcaissements fournisseurs Pour enregistrer la remise en banque de vos paiements fournisseurs Traitement - Fournisseurs - DÈcaissements, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des dÈcaissements dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des paiements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les paiements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation des dÈcaissements, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du fournisseur EBP B‚timent Aide 70 L'ÈchÈancier fournisseur L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes fournisseurs, bon de rÈception ou facture) et de vos paiements fournisseurs vous permet d'obtenir la liste complËte de vos ÈchÈances, soldÈes ou non soldÈes. Les ÈchÈanciers fournisseurs Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Fournisseurs - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres fournisseurs et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Fournisseurs. Guide d'utilisation 71 Les impressions Personnaliser les documents EBP B‚timent est livrÈ avec un puissant gÈnÈrateur d'Ètat. Gr‚ce ‡ cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modËles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en crÈer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat en cliquant sur le bouton Modifier le modËle dans toutes les boÓtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramÈtrage du modËle sÈlectionnÈ dans la boite d'impression. Etant donnÈ que les possibilitÈs offertes par cet outil sont trËs importantes, le niveau de complexitÈ peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut crÈer vos modËles. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les tarifs de cette prestation. EBP B‚timent Aide 72 Ajouter un logo Les modËles d'impressions des documents sont prÈvus pour afficher le logo de votre sociÈtÈ. Pour insÈrer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils- Options- Logo. Guide d'utilisation 73 Les principales impressions Un grand nombre de modËles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et donnÈes de bases peuvent Ítre imprimÈes depuis le menu Impressions. Vous disposez de plusieurs modËles d'impression pour les documents : Depuis le devis, vous pouvez imprimer le dÈboursÈ, le devis avec ou sans sous-dÈtail...Vous avez accËs ‡ des impressions annexes au devis comme les lettres d'entÍte et de pied, les mÈtrÈs, les variantes ... De ces documents, vous obtiendrez la liste des consommations ‡ prÈvoir, la liste de vos besoins de stock.. ..et des statistiques sur vos affaires en consultant vos rentabilitÈs et analyses de chantier. vous pourrez imprimer des statistiques croisÈes... Enfin, vous pouvez connaÓtre ‡ tout moment l'Ètat de votre activitÈ financiËre, en consultant vos ÈchÈances, rËglements, remises en banque et transferts vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 74 Le transfert en comptabilitÈ Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? EBP B‚timent est interfacÈ avec le logiciel EBP ComptabilitÈ (MillÈsime, Pro, Flash..). Vous pouvez transfÈrer en comptabilitÈ vos Ècritures comptables de ventes et de rËglements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de donnÈes. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperÁu avant impression qui vous donne la liste des Ècritures qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Pour effectuer le transfert en comptabilitÈ, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilitÈ, saisir les paramËtres de transfert (pour la date et le(s) type(s) de piËces ‡ transfÈrer) et lancer la procÈdure. Remarque Le logiciel prend par dÈfaut, les comptes comptables indiquÈs dans les fiches des ÈlÈments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris pour le transfert des Ècritures. Pour la retenue de garantie, le compte utilisÈ par dÈfaut est celui indiquÈ dans les options. La procÈdure de transfert crÈe un fichier de type texte. Ce fichier sera repris dans "EBP Communication Entreprise-expert". Pour plus díinformations sur ce produit, lancez le logiciel et appuyez sur la touche F1. Guide d'utilisation 75 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilitÈ, EBP B‚timent a besoin de plusieurs renseignements : Dans les options gÈnÈrales, les coordonnÈes du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures, ainsi que les journaux comptables, les libellÈs de transfert et les comptes de TVA. Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, ‡ renseigner dans les fiches ÈlÈments. Les comptes comptables d'achats ‡ renseigner dans les fiche ÈlÈments . Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. Les comptes comptable de vos fournisseurs, dans les fiches fournisseurs . Le compte comptable de votre banque, (pour l'Ècriture de rËglement) dans la fiche Banque, le mode de rËglement, et le journal comptable (s'il est diffÈrent de celui des options). EBP B‚timent Aide 76 Importer ou exporter des donnÈes Comment importer un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre importÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙts, dÈpartements, codes postaux, etc... Remarque L'importation de fichier ajoute des donnÈes dans votre fichier existant et n'Ècrase pas celles qui existent dÈj‡. Par contre, en cas de mise ‡ jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier ÈlÈments avec de nouveaux tarifs), les donnÈes ayant le mÍme identifiant (ou code) seront remplacÈes par celles du nouveau fichier. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'importation de donnÈes. Guide d'utilisation 77 Comment exporter un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre exportÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙt, dÈpartements, codes postaux, etc...pour Ítre rÈcupÈrÈes Èventuellement dans un tableur de type Excel. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'exportation de donnÈes. EBP B‚timent Aide 78 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat EBP B‚timent vous offre une solution de mobilitÈ ‡ travers le serveur Mobibat. Remarque Vous devez impÈrativement renseigner votre identifiant de connection et votre mot de passe depuis le menu Outils /Options/Connection Internet/Votre site Mobibat pour pouvoir envoyer ou rÈceptionner les donnÈes. Pour cela, vous avez la possibilitÈ : d'utiliser líoption disponible dans le menu Internet /envoi des donnÈes vers Mobibat pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat. L'envoi de vos ouvrages ou client s'effectue suivant une sÈlection : o soit tous (tous les articles/clients de votre dossier B‚timent sont envoyÈs sur Mobibat) Attention Ce type d'envoi rÈ-initialise le site cela signifie que les donnÈes du site seront supprimÈes et remplacÈes par ce nouvel envoi o Soit les Articles modifiÈs / Client modifiÈs : on entend par articles/clients modifiÈs, les nouvelles fiches et les fiches existantes modifiÈes. o Soit une sÈlection d'Articles, Familles Articles, Fournisseurs ou Clients, Familles Clients. de les rÈcupÈrer ensuite sur votre PDA, afin díÈtablir des devis chez vos clients. d'envoyer depuis votre PDA les devis ou factures rÈalisÈs sur le serveur Mobibat, d'utiliser líoption de rÈcupÈration des documents disponible dans le menu Internet/rÈcupÈration des ÈlÈments du site Mobibat díEBP B‚timent pour les rÈintÈgrer dans votre logiciel. pour cela, il vous suffit de dÈfinir la pÈriode des devis et factures ‡ tÈlÈcharger. Guide d'utilisation 79 La sauvegarde / restauration Comment sauvegarder ? Il est trËs important díeffectuer rÈguliËrement une sauvegarde des donnÈes, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnÈes, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement supprimÈe ou endommagÈe. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accÈdez ‡ l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sÈlectionner les options de sauvegardes et lancer la procÈdure. La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ (DonnÈes, modËles et formats d'affichage). Astuce Avec l'achat du logiciel, vous bÈnÈficiez de 90 jours d'EBP Sauvegarde en ligne * La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez possÈder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos donnÈes. Sauvegardez le fichier correspondant ‡ votre dossier (Par dÈfaut, il se situe dans Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Batiment\Data sur votre disque dur). EBP B‚timent Aide 80 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes sauvegardÈes sur un support externe ou sur votre disque dur.Attention Toutes les donnÈes qui auront ÈtÈ saisies aprËs que vous ayez enregistrÈ votre sauvegarde seront effacÈes. Par le menu Outils - Restauration, vous accÈdez ‡ l'assistant de restauration qui vous permet de sÈlectionner le dossier ‡ restaurer et lancer la procÈdure. Remarque Si vous avez effectuÈ vos sauvegardes en ligne, vous pouvez rÈcupÈrer vos fichiers en passant par le menu Internet - Administrer vos sauvegardes en ligne Guide d'utilisation 81 EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilitÈ de mettre ‡ jour la version d'EBP B‚timent, d'accÈder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuÈes, de dÈbrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accËs ‡ Internet depuis votre poste. SÈlectionnez ensuite l'option dÈsirÈe, et laissez-vous guider ! 82 Manuel de rÈfÈrence CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie La gestion des menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisÈs (pour Èviter d'avoir ‡ l'Ècran une longue liste de donnÈes) Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenÍtres : ‡ gauche, vos menus principaux et ‡ droite , vos sous menus. Pour dÈplacer un sous- menu, d'un menu ‡ l'autre, il suffit de le sÈlectionner et de le glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers le menu souhaitÈ, en haut de l'Ècran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus rÈcemment utilisÈs Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-‡-dire ceux utilisÈs rÈcemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou dÈcocher la zone Afficher en haut des menus les commandes les plus utilisÈes. Si vous cochez cette option, vous aurez alors dans la liste dÈroulante des menus, une double flËche (orientÈe vers le bas) en fin de menu. Il suffira de la sÈlectionner pour faire apparaÓtre les autres sous-menus. Manuel de rÈfÈrence 83 Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou dÈsactiver l'affichage des barres d'outils, barre de navigation, et barre d'Ètat. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sous menu correspondant du menu Affichage. Si la barre Ètait dÈj‡ cochÈe, la coche disparaÓt et la barre sÈlectionnÈe s'efface. Et inversement si la barre n'Ètait pas cochÈe. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre Ècran de travail. Si vous souhaitez dÈfinir un type d'affichage par dÈfaut, vous devez le paramÈtrer dans les options gÈnÈrales (menu Outils - Options) EBP B‚timent Aide 84 La gestion des listes La gestion des listes Une liste se prÈsente comme un tableau composÈ de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le mÍme type de donnÈe et chaque ligne correspond ‡ un enregistrement diffÈrent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous dÈtaillons ci-dessous. SÈlection d'une donnÈe dans une liste Pour sÈlectionner un ÈlÈment dans une liste, vous devez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien vous dÈplacer ‡ l' aide des flËches haut et bas de votre clavier. Devant la donnÈe sÈlectionnÈe, apparaÓt une petite flËche dans la premiËre colonne. Si vous avez cochÈ l'option de Multi-sÈlection dans les options gÈnÈrales, vous pouvez sÈlectionner simultanÈment plusieurs donnÈes dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intÈgrer dans un document) Recherche dans la liste Il existe plusieurs mÈthodes pour rechercher une information. Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition ‡ laquelle doivent rÈpondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accËs ‡ toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitÈe dans les colonnes OpÈrateur et Valeur, puis utilisez les boutons PrÈcÈdent et Suivant pour faire dÈfiler les ÈlÈments rÈpondant ‡ la condition. Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix. En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, líaccËs aux propriÈtÈs et ‡ la gestion des fiches de donnÈes. PropriÈtÈs des listes Le menu contextuel + PropriÈtÈs donne accËs ‡ plusieurs onglets, GÈnÈral , Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement, d'organiser vos listes en arborescence , de modifier líaffichage et le choix des colonnes, et díappliquer des filtres et des tris dans vos listes. Calculs de colonnes Dans le paramÈtrage de colonnes, vous pouvez choisir la (ou les) colonnes de votre liste ‡ totaliser. Ces totaux peuvent apparaÓtre au pied de la liste et ‡ la fin de chaque groupe (si vous regroupez vos donnÈes selon un ou plusieurs groupes) Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de sÈparation des deux colonnes, et dÈplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'Ètirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitÈe. Manuel de rÈfÈrence 85 Pour donner ‡ la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez Ègalement fixer la largeur des colonnes dans les paramÈtrages de colonnes. Ajout, modification et suppression d'ÈlÈments dans une liste Les boutons situÈs ‡ droite de la liste et le menu contextuel servent ‡ gÈrer les donnÈes (crÈation, modification, suppression, duplication) et ‡ lancer des opÈrations spÈcifiques au fichier de donnÈes courant. Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser] Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [EntrÈe] CrÈe une nouvelle fiche avec les mÍmes donnÈes que la fiche sÈlectionnÈe. Supprime líenregistrement de la donnÈes courante si celle-ci níest pas en cours díutilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les ÈlÈments, il y a les onglets Tous, Ouvrages, Fournitures, MatÈriels, Main d'oeuvre, etc.. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez ‡ ajouter un ÈlÈment, une fenÍtre apparaÓt pour sÈlectionner le type d'ÈlÈment ‡ ajouter. Par contre, si vous Ítes placÈs sur l'onglet ouvrages, vous ajoutez automatiquement un ÈlÈment de type ouvrage. Export Excel des donnÈes courantes Les donnÈes affichÈes peuvent Ítre exportÈes au format Excel. Pour cela, il suffit de sÈlectionner la commande Enregistrer sous des PropriÈtÈs de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel ‡ gÈnÈrer. Le fichier sera gÈnÈrÈ par dÈfaut sur votre bureau mais vous pouvez prÈciser un rÈpertoire prÈcis. RafraÓchir une grille Lorsqu'une donnÈe dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + RafraÓchir) permet de rÈactualiser le contenu de la grille. Le bouton Premier permet de revenir en haut de la grille sur le premier enregistrement recherchÈ. EBP B‚timent Aide 86 General L'onglet GÈnÈral Vous pouvez personnaliser et classer rapidement vos listes en activant par dÈfaut les boÓtes de regroupement et en organisant vos listes en arborescence gr‚ce aux catÈgories Afficher la boÓte de regroupement Cochez cette zone si vous souhaitez que la boÓte de regroupement soit affichÈe par dÈfaut ‡ chaque fois que vous ouvrez la liste Afficher les catÈgories A cocher, si vous souhaitez que les catÈgories soient affichÈes ‡ chaque ouverture de la liste, ‡ gauche de celle-ci, sous forme d'arborescence. Afficher le contenu des sous-catÈgories Cochez cette zone, si vous souhaitez afficher, au niveau des catÈgories, la liste de toutes les donnÈes rattachÈes aux sous-catÈgories. Afficher la description Permet d'afficher, au bas du cadre des catÈgories, la description de la catÈgorie sÈlectionnÈe Largeur de la liste Permet de dÈfinir la largeur de la fenÍtre o˘ est affichÈe la liste des catÈgories Manuel de rÈfÈrence 87 Les catÈgories Les catÈgories permettent de classer vos donnÈes selon vos propres critËres. Elles s'affichent ‡ gauche de votre liste, sous forme d'arborescence. Pour activer les catÈgories, vous devez utiliser le menu contextuel +PropriÈtÈs, et cocher, dans l'onglet GÈnÈral, la zone Afficher les catÈgories et cliquez sur Valider. CrÈer une catÈgorie Le dossier intitulÈ Toutes les catÈgories s'affiche en haut de la fenÍtre des catÈgories. Pour crÈer une catÈgorie, sÈlectionnez ce dossier et utilisez le menu contextuel, accessible ‡ l'aide du clic droit de la souris, + Ajouter une catÈgorie. Saisissez le nom et la description de la catÈgorie, et cliquez sur Valider. La nouvelle catÈgorie s'affiche dans la fenÍtre. CrÈer une sous catÈgorie Pour crÈer une sous-catÈgorie, sÈlectionnez la catÈgorie principale et suivez la procÈdure d'ajout d'une catÈgorie, c'est-‡-dire, appelez le menu contextuel + Ajouter une catÈgorie. Remarque Vous pouvez crÈer jusqu'‡ 5 niveaux de catÈgories InsÈrer des donnÈes dans une catÈgorie Pour insÈrer des donnÈes dans une catÈgorie ou une sous-catÈgorie, vous devez les sÈlectionner dans la liste, ‡ l'aide de la Multi-sÈlection, et les faire glisser- dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers la catÈgorie, ou sous- catÈgorie souhaitÈe. Remarque Pour afficher l'ensemble des donnÈes contenues dans les sous-catÈgories, au niveau de la catÈgorie principale, vous devez cocher la zone intitulÈe Afficher le contenu des catÈgories dans l'onglet GÈnÈral. Modifier, ou supprimer une catÈgorie Utilisez le menu contextuel pour modifier ou supprimer une catÈgorie. Remarque Lorsque vous supprimez une catÈgorie, les donnÈes qu'elle contient sont automatiquement transfÈrÈes dans la catÈgorie de niveau supÈrieur. EBP B‚timent Aide 88 Les boites de regroupement Les boÓtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir ‡ l'Ècran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisÈe apparaÓt alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, ‡ l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement ‡ appliquer. Manuel de rÈfÈrence 89 Colonnes L'onglet Colonnes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos paramÈtrages de colonnes Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau paramÈtrage de colonnes. Modifier Permet de modifier les ÈlÈments sÈlectionnÈs dans le paramÈtrage de colonnes et d'accÈder aux onglets Colonnes et Options . Supprimer Permet de supprimer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Les onglets Colonnes et Options s'affichent, paramÈtrÈs comme le paramÈtrage d'origine. Vous pouvez les modifier, et valider en donnant ‡ votre paramÈtrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramÈtrage de colonnes. Remarque A cotÈ de chacun des paramÈtrages de colonnes existant, apparaÓt la colonne DÈfaut, avec une petite case ‡ cocher. Cochez-la en fonction du paramÈtrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramÈtrage d'origine, dÈcochez tous les paramÈtrages. EBP B‚timent Aide 90 L'onglet Colonnes, dans les paramÈtrages de colonnes Liste des champs Cette liste prÈsente tous les champs rattachÈs ‡ vos donnÈes. Tous peuvent Ítre affichÈs. Pour sÈlectionner un champ, double-cliquez dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien sÈlectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sÈlectionnÈs Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichÈes dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichÈes par dÈfaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sÈlectionnÈes. PropriÈtÈs Les propriÈtÈs permettent de modifier l'affichage, le tri, l'aperÁu et les calculs de chaque colonne. Italique SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en italique dans votre liste. Gras SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en gras dans votre liste. Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : SÈlectionnez la colonne dans la partie champs sÈlectionnÈs et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone. Tri Choisissez le tri ‡ appliquer ‡ la colonne sÈlectionnÈe (aucun, ascendant ou descendant) Remarque Cette fonctionnalitÈ rejoint celle dÈcrite dans l'onglet Tri des propriÈtÈs. Nous vous conseillons de choisir l'une ou l'autre des mÈthodes mais de ne pas combiner les deux pour retrouver plus facilement les tris choisis. Calcul Si la colonne sÈlectionnÈe est de type montant, vous pouvez afficher des calculs liÈs ‡ cette colonne. Choisissez entre la somme, min, max, moyenne etc...SÈlectionnez dans l'onglet options, o˘ les calculs doivent s'afficher Groupe Vous pouvez choisir la (ou les) colonne(s) de regroupement des donnÈes de votre liste, et indiquer ici leur niveau de groupe (1 et plus).. Exemple Vous souhaitez classer votre liste ÈlÈments par famille. SÈlectionnez le champ Famille dans la partie "champs sÈlectionnÈs" et dans la zone Groupe, indiquez le niveau de regroupement souhaitÈ. Si c'est le seul groupe, indiquez 1... si vous ajoutez un autre groupe, indiquez 2, et ainsi de suite... AperÁu Cochez cette zone si vous souhaitez que la colonne sÈlectionnÈe soit affichÈe, pour chaque donnÈe de Manuel de rÈfÈrence 91 la liste, sur une deuxiËme ligne. Passez dans l'onglet Options pour paramÈtrer l'affichage de cette colonne. Remarque Une seule colonne peut Ítre affichÈe en aperÁu. Astuce Cette option est trËs pratique lorsque vous souhaitez afficher par exemple dans la liste des ÈlÈments, la description complËte de l'ÈlÈment. Ou encore, pour les affaires, voir un rÈsumÈ du descriptif de l'affaire directement dans la liste. FixÈe Permet de figer une colonne ‡ gauche ou ‡ droite dans la liste afin qu'elle soit toujours affichÈe ‡ l'Ècran, mÍme si vous dÈplacez le curseur pour visualiser les colonnes qui ne sont pas visibles ‡ l'Ècran. EBP B‚timent Aide 92 L'onglet options des paramÈtrages de colonnes Cet onglet permet de choisir comment seront prÈsentÈes les colonnes dans la liste Nombre de ligne de l'aperÁu si vous avez cochÈ la zone AperÁu pour une des colonnes sÈlectionnÈes dans l'onglet Colonnes, indiquez ici le nombre de lignes pour afficher cette zone. Hauteur d'une ligne Vous pouvez modifier l'Ècart entre chaque ligne dans une liste. Cette hauteur doit Ítre prÈcisÈe en pixels. Afficher les calculs en pied Si vous avez demandÈ ‡ effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour voir apparaÓtre le rÈsultat en pied de liste. Afficher les calculs dans les groupes Si vous avez demandÈ a effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour vois apparaÓtre le rÈsultat ‡ la fin de chaque groupe (si un groupe a ÈtÈ dÈfini dans la zone Groupe de l 'onglet Colonnes). Manuel de rÈfÈrence 93 Filtres L'onglet filtres des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau filtre. Modifier Permet de modifier le filtre sÈlectionnÈ. Supprimer Permet de supprimer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le filtre d'origine s'affiche. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre filtre un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du filtre crÈÈ. Astuce A cÙtÈ du nom des filtres crÈÈs apparaissent deux cases ‡ cocher : Actif et DÈfaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaÓtront sous forme d'onglets supplÈmentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres crÈÈs, cochez la zone DÈfaut. EBP B‚timent Aide 94 Ajout, modification ou duplication d'un Filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaÓt dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sÈlectionnÈs de la partie Condition. Puis sÈlectionnez dans la partie DÈtail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opÈrateur et la (ou les) condition(s) souhaitÈes. Cliquez sur Valider. Manuel de rÈfÈrence 95 Tri L'onglet tri des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos tris. Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau tri. Modifier Permet de modifier le tri sÈlectionnÈ. Supprimer Permet de supprimer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le tri d'origine s'ouvre. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre tri un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du tri crÈÈ. Remarque A cÙtÈ des noms de tris crÈÈs apparaÓt une case ‡ cocher : DÈfaut. Pour activer un Tri, cochez cette zone. Les tris appliquÈs se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant ‡ cÙtÈ de l'intitulÈ de la colonne triÈe dans votre liste. EBP B‚timent Aide 96 Ajout, modification ou duplication d'un Tri Dans la liste des champs, sÈlectionnez le champs ‡ trier et cliquer sur le bouton Ajouter. Le champ sÈlectionnÈ apparaÓt alors dans la partie Champs sÈlectionnÈs. Puis choisissez dans la partie propriÈtÈs ‡ droite de la fenÍtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sÈlectionnÈs. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramÈtrage apparaÓt dans líonglet Tri. Manuel de rÈfÈrence 97 Les masques de saisie Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accËs ‡ des boutons spÈcifiques pour faciliter l'enregistrement de vos donnÈes. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenÍtre ouverte (Dans le corps du devis, il est intÈressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de donnÈes) Permet d'enregistrer la saisie effectuÈe et de sortir de la fenÍtre ouverte pour revenir ‡ l'Ècran prÈcËdent. Permet de fermer la fenÍtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnÈe affichÈe. Permet de dupliquer une fiche. EBP B‚timent Aide 98 Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractÈristiques particuliËres sont proposÈs : Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la zone. Ouvre la liste des donnÈes. Raccourci clavier [F4] Ouvre une liste dÈroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [FlËche basse] Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone DÈsignation díune fiche ElÈment). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[EntrÈe] pour passer ‡ la ligne suivante. [Ctrl] + [flËche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin du texte saisi. [flËche biais] et [Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin de la ligne. Les champs inaccessibles sont grisÈs. Manuel de rÈfÈrence 99 Modification des colonnes dans un document Dans tous les documents de vente, d'achat ou de stock, vous pouvez moduler votre masque de saisie en ajoutant ou en supprimant les colonnes proposÈes par dÈfaut. Ajout ou suppression de colonnes Dans le corps du document, appelez le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) + Colonnes. Une fenÍtre appelÈe gestion des colonnes apparaÓt avec la liste de toutes les colonnes disponibles pour votre document. Utilisez l'ascenceur pour faire dÈfiler toute la liste. Pour ajouter une colonne, sÈlectionnez la colonne dÈsirÈe avec le clic gauche de la souris, et effectuez un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, jusqu'‡ l'entÍte des colonnes de votre document. Placez votre curseur au milieu des deux colonnes o˘ vous voulez rajouter celle sÈlectionnÈe (deux petites flËches vertes apparaissent). Pour supprimer une colonne, sÈlectionnez l‡ et effectuer un glisser-dÈplacer ‡ l'aide de la souris, vers la fenÍtre de gestion des colonnes. Enregistrement d'un paramÈtrage de colonne AprËs avoir ajoutÈ ou supprimÈ les colonnes que vous souhaitiez, vous pouvez enregistrer le paramÈtrage. Pour cela, utilisez le menu contextuel +Sauver sous, et saisissez le nom de votre paramÈtrage. Remarque Si vous effectuez d'autres modifications de colonnes sur le mÍme paramÈtrage, enregistrez les avec le menu contextuel + Sauver. Les noms que vous donnez ‡ vos paramÈtrages sont ajoutÈs en fin du menu contextuel. Activation d'un paramÈtrage de colonne Pour activer un paramËtrage de colonne utilisez le menu contextuel + nom du paramËtrage choisi. Vous pouvez activer un paramÈtrage de colonne par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez dans le menu contextuel, le nom de votre paramÈtrage, puis sÈlectionnez le menu contextuel + Vue par dÈfaut. Pour retrouver le paramËtrage d'origine, choisissez l'option du menu contextuel + Vue standard. EBP B‚timent Aide 100 L'onglet Champ perso Cet onglet affiche les champs personnalisÈs que vous avez paramÈtrÈ dans le menu Outils - Champs personnalisÈs. Vous pouvez donc remplir les diffÈrentes zones en fonction des critËres que vous avez dÈfinis. Ces champs personnalisÈs peuvent Ègalement Ítre ajoutÈs sur tous vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Manuel de rÈfÈrence 101 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions ÈlÈments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilitÈ d'appliquer ‡ votre texte diffÈrents attributs : Couper Permet de couper la partie de texte sÈlectionnÈe Copier Permet de copier la partie de texte sÈlectionnÈe Coller Permet de coller ‡ l'endroit sÈlectionnÈ la partie de texte prÈcÈdemment copiÈe (dans le logiciel ou dans une autre application) Couleur Cliquez sur cette icÙne pour choisir la couleur ‡ appliquer au texte sÈlectionnÈ Italique Cliquez sur cette icÙne pour mettre en italique le texte sÈlectionnÈ SoulignÈ Cliquez sur cette icÙne pour souligner le texte sÈlectionnÈ Gras Cliquez sur cette icÙne pour mettre en gras le texte sÈlectionnÈ Police Cliquez sur cette icÙne pour choisir la police ‡ appliquer sur le texte sÈlectionnÈ BarrÈ Cliquez sur cette icÙne pour barrer le texte sÈlectionnÈ Orthographe Cliquez sur cette icÙne pour vÈrifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignÈs en rouge. Un dictionnaire est livrÈ avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes ‡ ceux saisis vous seront proposÈs pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont ÈtÈ saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposÈs, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot ‡ votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus soulignÈ lors de la prochaine saisie). EBP B‚timent Aide 102 Fichier Manuel de rÈfÈrence 103 Nouveau L' Assistant de crÈation de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans la crÈation du dossier. Format du fichier Choisissez le mode Access pour les versions mono-utilisateur et le mode SQL pour les versions RÈseau ou multi-utilisateurs. En mode SQL, vous devez confirmer les informations suivantes (elles sont normalement proposÈes automatiquement) : Nom du serveur SQL, Type de rÈseau, Canal, Port ou ParamËtres en fonction du type de rÈseau, Nom de connexion utilisateur et le mot de passe (uniquement si vous ne souhaitez pas utiliser le nom de connexion du rÈseau). RÈpertoire des donnÈes du nouveau dossier Par dÈfaut, le logiciel propose de crÈer le nouveau rÈpertoire dans un sous-rÈpertoire DATA du rÈpertoire díinstallation du logiciel. Remarque Si vous travaillez en monoposte, nous vous conseillons de laisser le chemin indiquÈ par dÈfaut pour la crÈation de votre dossier. Nom du dossier Cette Ètape permet díindiquer la raison sociale de la sociÈtÈ ou de recrÈer le raccourci díun dossier existant dÈj‡. DonnÈes par dÈfaut Nous vous proposons d'intÈgrer par dÈfaut une liste de pays, dÈpartements des codes postaux et du barËme eco-contribution dans EBP B‚timent. Vous pouvez les dÈcocher si vous ne souhaitez pas les intÈgrer. Attention Cette opÈration peut Ítre un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Remarque Lors de la crÈation de dossier, la liste des UnitÈs sera renseignÈe par dÈfaut. CoordonnÈes du dossier Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Attention EBP B‚timent Aide 104 Vous devez obligatoirement saisir la 1ere ligne d'adresse, le code postal, la ville et le pays. Identification de la sociÈtÈ Saisissez les codes Siret, R.C.S et N.A.F, N.I.I et montant du Capital de votre dossier-sociÈtÈ. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichÈes dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc...Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier sociÈtÈ Cette Ètape permet de crÈer une icÙne donnant directement accËs au dossier que vous venez de crÈer. Astuce L'option de crÈation d'un raccourci sur le bureau est cochÈe par dÈfaut. Vous pourrez ainsi dÈmarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icÙne depuis votre bureau. Manuel de rÈfÈrence 105 Recopier/Dupliquer Assistant de recopie de dossiers Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de recopie de dossier. Type de recopie Cette Ètape permet de choisir le type de recopie que vous souhaitez effectuer. Recopie Simple Cette recopie permet de sÈlectionner les ÈlÈments de base que vous souhaitez recopier d'un dossier ‡ un autre. Duplication Permet de copier l'intÈgralitÈ des donnÈes d'un dossier, dans un autre dossier. Le dossier cible sera strictement identique au dossier source Choix du dossier Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Lancer l'assistant de sauvegarde SÈlectionnez le dossier source, ‡ l'aide de l'icÙne . Les donnÈes contenues dans ce dossier seront recopiÈes dans le dossier ouvert (dont le nom figure dans la barre de titre du logiciel). SÈlection des tables pour la recopie La liste des tables qui peuvent Ítre importÈes s'affiche. Dans le cas d'une recopie simple, cochez celles que vous souhaitez rÈcupÈrer, ou bien cliquez sur le bouton Tout sÈlectionner. Attention Dans le cadre d'une recopie simple, seules les donnÈes qui n'ont pas le mÍme code seront recopiÈes et seuls les documents de type devis peuvent Ítre recopiÈs. Attention En cas de duplication d'un dossier ‡ un autre, si le dossier cible contient des donnÈes, elles seront ÈcrasÈes par celles du dossier source. Remarque Si vous recopiez des bibliothËques externes, cette opÈration peut Ítre longue. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 106 Supprimer Assistant de suppression de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous Ítes s˚rs de vouloir effectuer cette opÈration. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 107 DonnÈes EBP B‚timent Aide 108 ElÈments Liste des ÈlÈments La liste des ÈlÈments a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des boutons supplÈmentaires : Pour les bibliothËques externes Pour activer des fonctionnalitÈs spÈcifiques Boutons d'accËs aux bibliothËques externes Pour accÈder aux bibliothËques de tarifs que vous avez importÈes, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant ‡ la bibliothËque externe : la liste de la bibliothËque apparaÓt et vous pouvez alors consulter les fiches ouvrages ou articles. Remarque Une bibliothËque est comme un livre que vous consultez, vous ne pouvez pas modifier son contenu. Par contre, vous pouvez transfÈrer un ÈlÈment dans votre bibliothËque interne, et il pourra alors Ítre modifiÈ. De mÍme, lorsque vous insÈrerez un ÈlÈment de cette bibliothËque dans un document, vous pourrez changer les prix, rÈfÈrences et quantitÈs, comme vous le souhaitez. Remarque Les fiches sont spÈcifiques par bibliothËque, car le logiciel rÈcupËre l'intÈgralitÈ des donnÈes fournies par votre fournisseur. Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. Boutons activant des fonctionnalitÈs spÈcifiques Deux boutons supplÈmentaires sont ‡ votre disposition : le bouton Mettre ‡ jour Permet de recalculer tous les ouvrages utilisant l'ÈlÈment sÈlectionnÈ dans la liste. (en cas de mise ‡ jour de prix par exemple) le bouton Tout recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages de votre bibliothËque interne, en tenant compte des modifications de prix intervenues sur les ÈlÈments. le bouton Recoder Permet de changer la codification d'un ÈlÈment. SÈlÈctionnez dans la liste, l'ÈlÈment ‡ recoder, cliquez sur le bouton Recoder, saisissez le nouveau numÈro et cliquez sur Valider. Remarque Le code ÈlÈment changera partout o˘ il a ÈtÈ appelÈ dans le logiciel (documents de vente, documents de stock, suivis de chantier, etc...). Les statistiques seront donc rattachÈs au nouveau code ÈlÈment. le bouton Biblio -> Interne Ce bouton est actif lorsque vous consultez une bibliothËque externe. Il permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste de la bibliothËque, l'ÈlÈment ‡ transfÈrer et cliquez sur le bouton Biblio -> interne. le bouton Mouvement de stock Ce bouton permet ‡ l'utilisateur d'accÈder au mouvement de stock de l'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 109 Identification de l'ÈlÈment La fiche ÈlÈment se compose d'une entÍte et d'onglets dont le contenu varie en fonction du type d'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Dans la partie entÍte, vous devez renseigner les champs suivants: Code Le code peut Ítre saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activÈ líoption Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Famille SÈlectionnez la famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Un message vous propose de rÈcupÈrer les comptes comptables et les taux paramÈtrÈs dans la famille. RÈsumÈ Saisissez un libellÈ "court" pour votre ÈlÈment. Le rÈsumÈ correspond au libellÈ de líÈlÈment qui apparaÓtra dans les listes. Remarque Le libellÈ court sera automatiquement repris au dÈbut de la zone dÈsignation commerciale. UnitÈ de vente SÈlectionnez l'unitÈ de vente de l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Pour les ÈlÈments de type Main d'oeuvre ou MatÈriel, vous avez le choix entre deux unitÈs : Heure ou Jour Type SÈlectionnez le type de líÈlÈment ‡ crÈer : Fournitures, Ouvrages, Main díúuvre, MatÈriel, Divers, Texte. Du type choisi ici dÈcoule líaccËs ‡ certains onglets et zones de la fiche. EBP B‚timent Aide 110 L'onglet dÈsignation L'onglet DÈsignation est accessible pour tous les types d'ÈlÈments. Il se compose de deux zones (sauf pour les textes, une seule zone) de saisie libre, et une barre d'outils pour personnaliser vos textes : La description commerciale Permet de saisir sur plusieurs lignes un descriptif dÈtaillÈ de votre ÈlÈment qui apparaÓtra sur vos documents, pour votre client La description technique Permet de saisir sur plusieurs lignes Ègalement, une description un peu plus pointue de votre ÈlÈment, qui n'est pas, par dÈfaut, destinÈe ‡ ressortir sur vos documents (cela sera toutefois possible en personnalisant vos documents). La description technique sera automatique reprise dans les lignes de vos documents de ventes et achats. Manuel de rÈfÈrence 111 L'onglet complÈment L'onglet ComplÈment est accessible pour tous types d'ÈlÈments (sauf les textes types). Il se compose de deux parties : Le conditionnement et les groupes. Le conditionnement PrÈcisez dans ce cadre l'unitÈ de vente de votre ÈlÈment : par dÈfaut, s'affiche l'unitÈ de vente que vous avez sÈlectionnÈe en entÍte de votre fiche ÈlÈment. Si vous la modifiez, elle se modifiera donc aussi dans l'entÍte. Renseignez Ègalement le poids et le volume de votre ÈlÈment, afin de retrouver ces informations sur vos documents. (vous pourrez obtenir le poids et volume total de vos fournitures en pied de document) Vous pouvez gÈrer une unitÈ de conditionnement diffÈrente pour les documents de ventes, díachat et de stockage. Pour cela, sÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne les unitÈs d'achat, unitÈs de stock et unitÈs de vente, et prÈcisez, si besoin est, les coefficients ‡ appliquer entre chaque unitÈ. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez des tuiles conditionnÈes en palettes, qui contiennent chacune 50 cartons. Vous gÈrez le nombre de cartons dans votre dÈpÙt. Chaque carton contient 250 tuiles, que vous vendez ‡ l'unitÈ. Vous saisissez alors : Les groupes Le groupe permet de classifier líÈlÈment lors des certaines impressions. Vous pouvez sÈlectionner deux groupes par ÈlÈments, en vous aidant de l'icÙne pour accÈder ‡ la liste des groupes existants. Autres Au dessous des groupes, vous disposez de la zone Code Barre. Les modËles d'Ètiquettes ÈlÈments proposÈs dans le menu Impressions - ElÈments - Etiquettes, reprendront le code indiquÈ ici. Astuce Vous pourrez scanner l'Ètiquette code barres pour insÈrer l'article dans votre document de vente Si votre ÈlÈment est issu d'une bibliothËque externe ou d'un tarif fournisseur, le code de la bibliothËque d'origne, ainsi que son nom est indiquÈ ici. Si vous souhaitez indiquer un Fournisseur par dÈfaut sans tenir compte des informations tarifaires du fournisseur (onglet Fourn de la fiche ÈlÈment), vous pouvez l'indiquer ici. C'est aussi cette zone qui sera renseignÈe lorsque vous rÈaliserez un import d'ÈlÈment avec un fournisseur associÈ. Cette zone est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel, Main d'oeuvre et divers. Si vous souhaitez mettre l'ÈlÈment en sommeil car il n'est plus utilisÈ, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher "ElÈment en sommeil". Garantie EBP B‚timent Aide 112 Vous disposez Ègalement des champs suivants : Type de garantie SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, le type de garantie auquel cet ÈlÈment est soumis DurÈe de garantie Elle s'affiche en fonction du type de garantie sÈlectionnÈe. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 113 L'onglet Tarif C'est dans cette partie que vous pouvez dÈfinir le prix de vos ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel ou divers. L'Ècran se prÈsente comme un tableau divisÈ en trois parties : Total, DÈtail matÈriau et dÈtail main-d'oeuvre. Dans chaque partie, vous avez une premiËre colonne avec les montants en Euros, et une deuxiËme colonne avec les contreparties Francs. Vous pouvez saisir vos montant en francs ou en euros. Les lignes DÈboursÈ sec, Frais gÈnÈraux, Prix de revient, BÈnÈfice, et Prix de vente HT concernent toutes les parties. Remarque Pour les ÈlÈments de type ouvrages, l'onglet tarif ouvrage se prÈsente diffÈremment. Partie total Elle est accessible pour tous les ÈlÈments de type fourniture, main d'oeuvre, matÈriel et divers. Les montants sont calculÈs automatiquement si vous saisissez au prÈalable dans les parties DÈtail matÈriau ou DÈtail main- d'oeuvre. Remarque Si vous ne souhaitez pas dÈtailler le tarif de votre ÈlÈment, vous pouvez saisir directement vos montants dans la partie total. Total du dÈboursÈ sec C'est le rÈsultat du calcul du dÈboursÈ sec de la partie DÈtail MatÈriau + (le dÈboursÈ sec de la partie Main díoeuvre multipliÈ par le temps de pose). Frais gÈnÈraux C'est le pourcentage moyen des frais gÈnÈraux de la partie matÈriau et la partie main d'oeuvre. Prix de revient Il est Ègal au prix de revient de la partie dÈtail matÈriau + prix de revient de la main d'oeuvre unitaire multipliÈ par le temps de pose. BÈnÈfice C'est le pourcentage moyen de bÈnÈfice de la partie matÈriau et main d'oeuvre. Prix de vente HT C'est le total du prix de vente HT du matÈriau + le prix de vente HT de la main d'oeuvre multipliÈ par le temps de pose. Marge nette HT Elle correspond au prix de vente HT - Prix de revient. Marge nette % Elle correspond au rapport entre (la marge nette HT multipliÈe par 100) et le prix de vente HT. Taux de TVA Le pourcentage de TVA dÈfini par dÈfaut dans les options apparaÓt. Vous pouvez le modifier si nÈcessaire, en cliquant sur la petite flËche. Prix de vente TTC C'est le rÈsultat du prix de vente HT multipliÈ par le taux de TVA. C'est le prix auquel sera vendu votre ÈlÈment. Remarque Tous les montants calculÈs peuvent Ítre modifiÈs. Eco-contribution SÈlectionnez le code du barËme que vous souhaitez appliquer ‡ l'ÈlÈment. Suite ‡ la sÈlection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellÈ du barËme sont automatiquement affichÈs. Ils ne sont pas modifiables. Si le barËme, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barËmes, vous pouvez le crÈer. EBP B‚timent Aide 114 Lors de l'appel de l'ÈlÈment dans un document de vente, le barËme sera automatiquement repris dans le document. Remarque Les informations de l'Èco-contribution sont accessible uniquement pour les ÈlÈments de type Fourniture, MatÈriel et Divers. DÈtail matÈriau Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Saisissez le dÈboursÈ sec (=prix d'achat) de votre ÈlÈment. Le prix de revient et le prix HT sont calculÈs automatiquement en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous pouvez nÈanmoins les modifier si vous le souhaitez. Les contreparties (Francs ou Euros) sont calculÈes automatiquement. DÈtail Main d'oeuvre Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers, auxquels on peut inclure de la main-d'oeuvre (= fourniture vendue pose comprise). Pour renseigner cette partie, vous pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de type Main díoeuvre dans la zone Code MO, soit saisir manuellement un montant dans la zone dÈboursÈ sec (= co˚t horaire de la MO). Dans la zone Temps de pose, saisissez le temps nÈcessaire ‡ la pose de votre ÈlÈment : Le prix HT unitaire de la main-d'oeuvre sera multipliÈ par ce coefficient pour calculer le prix HT de la partie TOTAL. L'onglet tarif ouvrage Le tarif díun ouvrage dÈpend des composantes intÈgrÈes dans líonglet Composition. L'onglet tarif est donc le rÈsultat calculÈ d'aprËs les composantes d'ouvrages, en fonction du mode de calcul sÈlectionnÈ dans les options du dossier. Si le mode de calcul choisi est dÈboursÈ total, vous pouvez Èventuellement modifier les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous avez par ailleurs, la possibilitÈ d'imposer un prix pour la vente de votre ouvrage. Il s'agit du prix de vente marchÈ. Lorsque vous insÈrerez l'ouvrage dans votre document, vous pourrez au choix, appeler le prix calculÈ ou le PV MarchÈ. Manuel de rÈfÈrence 115 L'onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions ÈlÈments. Attention Pour les ÈlÈments de type Texte, il n'est pas possible de renseigner cet onglet. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif ÈlÈment particulier pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel (prix de vente) ou le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille de clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code client. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. EBP B‚timent Aide 116 La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille ÈlÈments. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 117 L'onglet Stock L'onglet Stock concerne les ÈlÈments de type fourniture et divers. Pour tous les ÈlÈments pour lesquels vous souhaitez suivre les quantitÈs en stock, activez líoption Suivi de stock. Ce choix peut Ítre dÈterminÈ dans la famille de líÈlÈment. La valeur du stock se calcule en fonction du Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ (PUMP). Vous pouvez alors consulter : Le Stock rÈel Cíest la quantitÈ de líÈlÈment physiquement en stock. Les Commandes clients C'est les quantitÈ totales commandÈes par les clients Les Commandes fournisseurs C'est les quantitÈs totales commandÈes auprËs des fournisseurs Le Stock virtuel Il est Ègal au stock rÈel &endash; les commandes clients + les commandes fournisseurs. Le PUMP Il est Ègal au total des entrÈes ou achats de stocks divisÈ par les quantitÈs en stock. La Valeur du stock Elle est Ègale au stock rÈel multipliÈ par le PUMP. Stock mini C'est la quantitÈ minimum que vous souhaitez avoir un stock aprËs un rÈapprovisionnement. Le Stock díalerte C'est le seuil au dessous duquel vous souhaitez que le rÈapprovisionnement automatique de stock se dÈclenche. Si vous avez crÈÈ plusieurs dÈpÙts de stock, ceux-ci apparaissent automatiquement dans le tableau, et vous pouvez ainsi consulter le stock dÈpÙt par dÈpÙt. Vous pouvez Ègalement prÈciser, dans la derniËre colonne du tableau, la localisation (ou emplacement) de votre ÈlÈment. Placez-vous sur la ligne souhaitÈe, cliquez dans la colonne Localisations et utilisez l'icÙne pour la sÈlectionner. Astuce Vous pourrez demander ‡ regrouper automatiquement vos ÈlÈments par localisations pour la saisie de l'inventaire. EBP B‚timent Aide 118 L'onglet compte Dans cet onglet, sont indiquÈs par dÈfaut les comptes de vente par taux de TVA paramÈtrÈs dans les options du dossier ou dans la famille de l'ÈlÈment (si vous les avez rÈcupÈrÈs en sÈlectionnant la famille d'ÈlÈment). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Manuel de rÈfÈrence 119 L'onglet composition Líonglet Composition permet díintÈgrer les ÈlÈments constituant líouvrage. Vous disposez de quatre icÙnes, qui servent respectivement ‡ : ajouter une nouvelle ligne dans la grille des composants, insÈrer une ligne, supprimer une ligne, recalculer l'ouvrage. (en cas de mise ‡ jour du tarif d'un composant) La grille de composition affiche soit le prix de vente HT, soit le dÈboursÈ sec en fonction du mode de calcul du prix de líouvrage choisi dans les options. Pour ajouter un ÈlÈment, ajoutez une ligne et cliquez dans la zone Code ÈlÈment, saisissez le code de líÈlÈment ou cliquez sur líicÙne pour le choisir dans la liste des ÈlÈments. Remarque Vous pouvez ajouter tous les types díÈlÈments que vous souhaitez, y compris un autre ouvrage (qui lui-mÍme peut Ítre composÈ d'un autre ouvrage...). Il n'y a pas de limite d'imbrication. Vous ne pouvez pas saisir le mÍme ÈlÈment 2 fois sous la mÍme racine. Par dÈfaut, la quantitÈ apparaÓt ‡ 1. Vous pouvez la modifier si vous avez besoin de plus de quantitÈs d'ÈlÈments pour rÈaliser l'ouvrage. Remarque Pour chaque composant, vous avez ‡ votre disposition les informations concernant l'Èco-contribution associÈe. Cette Èco-contribution sera automatiquement reprise dans les lignes des documents avec pour l'ouvrage le montant total que cela reprÈsente. EBP B‚timent Aide 120 L'onglet mÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ líÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne Ajouter une ligne en fin de grille supprimer une ligne Recalculer les mÈtrÈs Appeler líassistant de formule de calcul Appeler un mÈtrÈ-type. L'ÈlÈment courant ou les composantes de líouvrage sont automatiquement reprises dans la colonne code ÈlÈment. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix : Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface' Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ Faire appel ‡ des mÈtrÈs type Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Pour un ouvrage, la quantitÈ calculÈe est automatiquement reportÈe dans l'onglet composition. Manuel de rÈfÈrence 121 L'onglet rÈfÈrences associÈes L'onglet RÈfÈrences associÈes est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel et divers. Les rÈfÈrences associÈes seront automatiquement intÈgrÈes dans le document de vente quand vous ferez appel ‡ votre ÈlÈment de base. Exemple Vous crÈez un Èvier, et vous souhaitez le vendre avec tout le nÈcessaire. L'ÈlÈment est l'Èvier et les rÈfÈrences associÈes peuvent Ítre la robinetterie, le siphon, etc.. Remarque Les rÈfÈrences associÈes seront facturÈes au client en plus du prix de l'ÈlÈment de base Pour insÈrer les rÈfÈrences associÈes, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. EBP B‚timent Aide 122 L'onglet Fourn. L'onglet Fournisseur est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 fournisseurs pour un ÈlÈment. Saisie d'un ou plusieurs fournisseurs Remplissez le tableau, en commenÁant par cliquer dans la premiËre ligne de la colonne Fournisseur. SÈlectionnez le premier fournisseur ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez ensuite remplir les informations liÈes ‡ celui-ci, comme la rÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, le prix public, la remise, le prix net, le multiple de rÈappro, la quantitÈ minimum etc.. Remarque Le dÈlai de livraison affichÈ correspond ‡ celui indiquÈ dans la fiche fournisseur. Vous pouvez le modifier si besoin est. Le dÈlai initial sera alors toujours affichÈ, mais entre parenthËses, par exemple 3(5). Ajoutez de la mÍme faÁon d'autres fournisseurs sur les lignes suivantes, puis cochez le fournisseur correspondant au tarif par dÈfaut. Remarque Le prix net HT du fournisseur dÈfini en tant que tarif par dÈfaut est automatiquement reportÈ dans la zone DÈboursÈ sec de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment, et divisÈ par l'unitÈ d'achat et de stock indiquÈe dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. Saisissez, le cas ÈchÈant, les frais liÈs ‡ la commande, qui seront imputÈs sur le co˚t de revient. Manuel de rÈfÈrence 123 L'onglet image Vous pouvez insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, fiche ÈlÈment ou devis) avec images. Pour insÈrer une image, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre image a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer l'image affichÈe. Vous pourrez alors en insÈrer une autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. EBP B‚timent Aide 124 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre ÈlÈment. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de l'ÈlÈment. Manuel de rÈfÈrence 125 Elements bib externes Liste des ÈlÈments (BibliothËques ou Tarifs externes) La liste des ÈlÈments de votre bibliothËque a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat ou familles, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat ou familles, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. La liste prÈsente des caractÈristiques supplÈmentaires : Elle peut comporter (en fonction de la bibliothËque) des Chapitres ou Sommaires, dans lesquels sont intÈgrÈs des ouvrages ou fournitures. Afin que vous puissiez facilement les distinguer, des couleurs diffÈrentes apparaissent sur les lignes de type Chapitres et Sommaires. Les catÈgories sont automatiquement crÈÈes lors de l'import de votre bibliothËque. Vous pouvez les afficher dans votre liste. La liste comporte un bouton supplÈmentaire: le bouton Biblio -> Interne. Le bouton Biblio -> Interne Ce bouton permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste, un ou plusieurs ÈlÈments de la bibliothËque ‡ transfÈrer, et cliquez sur le bouton Biblio -> interne. Une fois le traitement terminÈ, une fenÍtre d'information s'ouvre et vous indique les codes ÈlÈments crÈÈs dans votre bibliothËque interne. Remarque Si vous avez choisi la numÈrotation automatique des ÈlÈments, dans les Options de numÈrotation, les codes ÈlÈments crÈÈs suivent ceux de votre bibliothËque interne. Le code et le nom de la bibliothËque d'origine seront indiquÈs dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment. Si vous n'avez pas activÈ la numÈrotation automatique des ÈlÈments, les ÈlÈments transfÈrÈs de votre bibliothËque externe vers votre bibliothËque interne garderont leur code d'origine. Astuce Une fois transfÈrÈs dans votre bibliothËque interne, vous pourrez modifier, ou recoder les ÈlÈments comme vous le souhaitez. EBP B‚timent Aide 126 Fiche ADP L'onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, son unitÈ de vente, son type d'ouvrage, sa famille et le dÈtail des prix. DÈboursÈ Total Affiche le total des dÈboursÈs fourniture et main-d'oeuvre (fabrication ou pose) de l'ouvrage. Prix de vente HT de l'ouvrage Affiche le prix global de l'ouvrage, rÈsultat du total des prix de vente de la fourniture, du temps de pose ou de la fabrication. DÈtail Fourniture Affiche le dÈboursÈ total des fournitures, les coefficients de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices saisis lors de l'importation de la bibliothËque, pour calculer le prix de revient et le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine DÈtail pose Affiche le dÈtail du calcul du temps de pose de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. DÈtail Fabrication Affiche le dÈtail du calcul du temps de fabrication de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. Manuel de rÈfÈrence 127 L'onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en deux parties : une partie Composition et une partie DÈtail. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur DÈboursÈ et quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on affiche l'unitÈ de vente, le conditionnement, le type et la famille qui lui correspond. EBP B‚timent Aide 128 Fiche B‚tiprix Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 129 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Batiprix sont classÈs par Corps d'Ètats, chapitres et famille. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage 01020300003, Implantation de b‚timent 4 axes... appartient au corps d'Ètat MaÁonnerie, dans le chapitre Installation de chantier dispositifs d'exÈcution, et la famille Implantation. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), et la quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on a le groupe, la section et chapitre auquel il appartient, son unitÈ de vente et le mot-clÈ. EBP B‚timent Aide 130 Fiche Gible/Capeb Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 131 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Gible sont classÈs par Corps d'Ètats, familles et sous-familles. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage F0415050005, Grillage avertisseur rouge 0.4... appartient au corps d'Ètat ELECTRICITE, dans la famille TRANCHE - PERCEMENT - SAIGNE, et la sous-famille Grillage Avertisseur. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur code libellÈ, quantitÈ,Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), unitÈ de vente, famille, sous-famille, fournisseur et rÈfÈrence fournisseur. EBP B‚timent Aide 132 Artiprix Les tarifs Artiprix sont composÈs des champs suivants : RÈfÈrence RÈfÈrence de l'ouvrage UnitÈ UnitÈ de l'ouvrage Base Nom de la base Chapitre Nom de la catÈgorie Sous-chapitre Nom de la sous catÈgorie DÈsignation Description de l'ouvrage GÈnÈral Cet onglet rÈfÈrence le montant total des ÈlÈments qui composent l'ouvrage, les frais gÈnÈraux et taux de marge appliquÈs ‡ l'ouvrage ainsi que la TVA. On obtient ainsi le prix de vente TTC de l'ouvrage. DÈtail Cet onglet contient le dÈtail des prix des ÈlÈments composants l'ouvrage. Ces ÈlÈments peuvent Ítre une main d'oeuvre, des matÈriaux (fournitures) ou divers ÈlÈments. Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 133 Fiche Canal Pro / RÈseau Pro La fiche Canal Pro / RÈseau Pro affiche les donnÈes suivantes : Le code RÈfÈrence de l'article Le libellÈ LibellÈ de l'article L'unitÈ de facturation UnitÈ de tarification Conditions particuliËres Remise supplÈmentaire accordÈe sur l'article RÈfÈrence fabricant Code de l'article chez le fabricant Prix public HT Prix de vente HT Remise professionnelle Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe Prix net HT Prix achat HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre logiciel Tarif RÈseau Pro Partner, ou Canal Pro. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 134 Fiche Catelec La fiche Catelec affiche le code et le libellÈ de l'article et se divise en deux grandes parties : Article et Fabricant Article Affiche Le type article, l'unitÈ de vente, le code TVA, la date de Maj (derniËre mise ‡ jour du tarif), le statut, le libellÈ de la famille CATELEC Fabricant Affiche le code Catelec, les coordonnÈes complËtes du Fabricant, la quantitÈ fournisseur (nb ÈlÈments/fournisseur), la famille, le code Lidic (pour l'ÈlectricitÈ), le Type, le Support, le code EAN 13 (pour codes barres) etc.... Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Catelec. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 135 Fiche Cedeo Les fiches Dupont, Semangle, Clim+ et La Plateforme du B‚timent sont identiques ‡ celle de CÈdÈo. La fiche Cedeo affiche les onglets suivants : DÈtail et Prix Onglet DÈtail L'onglet DÈtail affiche les donnÈes suivantes : Le code, le libellÈ nomenclature, la description, la marque, l'unitÈ, la date de mise ‡ jour (du tarif), Le code famille, le code EAN13, le code CEDEO, et la rÈfÈrence de l'article chez le Fabricant. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Cedeo. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Onglet Tarif L'onglet Tarif affiche les champs suivants : Prix Public HT C'est le prix public de vente de l'article. Il est donnÈ par CEDEO. Prix Professionnel C'est le prix d'achat de votre article, qui dÈpend des remises qui vous sont accordÈes. Attention Lorsque vous intÈgrez votre tarif fournisseur tÈlÈchargÈ depuis le site CEDEO, le prix professionnel ne tient pas compte des remises dont vous bÈnÈficiez. Vous devez les saisir dans EBP B‚timent 2004, par famille d'article ou par article (cf ci-dessous) Prix net article Saisissez le prix net d'achat que vous accorde CEDEO. Ce prix est reportÈ dans le prix professionnel et la remise article, au dessous est alors recalculÈe. Article % Saisissez la remise en % que vous accorde CEDEO. Cette remise se dÈduit du prix public HT de l'article et calcule le prix professionnel dont vous bÈnÈficiez. Le prix net de l'article est aussi calculÈ. Famille % Le pourcentage de remise de la famille est ‡ renseigner ‡ partir du menu DonnÈes - Divers - Famille de remise sur tarif. EBP B‚timent Aide 136 Fiche Covap La fiche Covap affiche les donnÈes suivantes : Le code RÈfÈrence de l'article Le libellÈ LibellÈ de l'article RÈfÈrence produit RÈfÈrence de l'article chez Covap DÈsignation ComplÈmentaire LibellÈ long de l'article ActivitÈ ActivitÈ concernÈe par l'article L'unitÈ Prix Net HT Prix de vente HT Remise Remise qui vous a ÈtÈ accordÈe Prix public HT Prix HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Covap. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 137 Fiche Legallais La fiche Legallais affiche les donnÈes suivantes : Le code RÈfÈrence de l'article Le libellÈ LibellÈ de l'article Onglet DÈtail Prix public HT Prix de vente HT. Prix remisÈ Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe. Fournisseur Nom du fournisseur pour ce produit. UnitÈ UnitÈ de vente de l'article. Page Page du catalogue ou est prÈsent cet article. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre CD Rom Legallais. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 138 Fiche Rexel / Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Les fiches Rexel ou Coaxel affichent la rÈfÈrence de l'ÈlÈment et son libellÈ ainsi que des informations complÈmentaires : Le prix net HT en francs et en euros, correspondant au prix de vente La famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment La sous-famille le groupe de vente le nom du fournisseur Suite ‡ l'import du fichier Rexel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", une zone eco-contribution est visible. Elle contient les informations suivantes : Code Montant HT LibellÈ Remarque Les eco-contributions associÈs aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier "BarËme eco- contribution". Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Rexel ou Coaxel. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 139 Fiche Sofip Les tarifs Sofip sont composÈs des champs suivants : Code de l'ÈlÈment RÈfÈrence de l'ÈlÈment LibellÈ dÈsignation de l'ÈlÈment Infos Prix de vente 1 affiche le prix en euros et en francs du tarif par dÈfaut de l'ÈlÈment Prix de vente 2 affiche le prix en euros et en francs du tarif 2 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe. Prix de vente 3 affiche le prix en euros et en francs du tarif 3 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe. Prix de vente 4 affiche le prix en euros et en francs du tarif 4 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe. Contenance affiche la contenance de l'ÈlÈment. Conditionnement Emballage de l'article exprimÈ en quantitÈ Famille Famille de l'ÈlÈment Sous famille Sous-famille de l'ÈlÈment Code fournisseur Code du fournisseur de l'ÈlÈment EBP B‚timent Aide 140 Fiche Tarifs gÈnÈriques La fiche des Tarifs gÈnÈriques inclut un code, un libellÈ commercial de l'article et se divise en deux parties essentielles : Article et Divers Article Dans cette partie, vous retrouvez le libellÈ technique, le dÈboursÈ (=prix d'achat) et le prix de vente de votre article. Divers Permet d'afficher le nom du fournisseur, la famille, la date de derniËre mise ‡ jour du tarif, et la rÈfÈrence de l'article chez le fournisseur. Remarque La fiche tarif gÈnÈrique contient des champs fixes, qui ne varient pas en fonction du tarif importÈ. Seuls les champs existants dans votre fichier et correspondants ‡ ceux de la fiche Tarif gÈnÈriques sont renseignÈs. Si un champ essentiel de votre fichier tarif n'apparaÓt pas, contactez notre service technique pour voir si nous pouvons Èventuellement l'ajouter. Manuel de rÈfÈrence 141 Les Familles ÈlÈments La fiche famille se compose des parties suivantes : L'entÍte Le haut de la fiche permet de dÈfinir le code, le libellÈ et le suivi de stock. Remplissez le nom et le libellÈ de votre famille et cochez la zone Suivi de stock si vous souhaitez que cette famille d'ÈlÈment soit gÈrÈe en stock. L'onglet Taux Les taux indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui correspondent ‡ ce que vous avez saisi dans la partie Taux/dÈcimales des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. L'onglet Comptes Vous pouvez dÈfinir vos comptes de vente par type d'ÈlÈment et par taux de TVA, pour une famille. Les comptes affichÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ saisis dans la partie TVA des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce Les taux et comptes saisis dans la fiche famille d'ÈlÈments peuvent Ítre rÈcupÈrÈs dans la fiche ÈlÈment. Lorsque vous sÈlectionnerez la famille auquel il est rattachÈ, un message de confirmation apparaÓtra. L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles ÈlÈments. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille ÈlÈment pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. EBP B‚timent Aide 142 La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise pour le client ou la famille de client sÈlectionnÈ. Il est obligatoire pour valider le tarif. Remarque Si une famille clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur famille ÈlÈments. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre famille d'ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 143 Grille de promotions A partir du menu DonnÈes + Grille de promotions, vous avez la possibilitÈ de crÈer des grilles de promotions. La grille de promotion est composÈe d'une entÍte et de 2 onglets. EntÍte de fiche Une grille de promotion est dÈfinie par : un code Ce code est incrÈmentÈ automatiquement. une description Indiquez le nom de la promotion. une date de dÈbut Cette date dÈfinie la dÈbut de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. une date de fin Cette date dÈfinie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. Remarque Vous devez saisir au minimum une date de dÈbut ou une date de fin. Exemple - Si vous saisissez une date de dÈbut et une date de fin, la promotion sera effective uniquement entre ces pÈriodes, dates saisies incluses. - Si vous saisissez une date de dÈbut uniquement, la promotion sera effective ‡ partir de cette date pour une durÈe indÈterminÈe. - Si vous saisissez une date de fin uniquement, la promotion sera effective pour toute la pÈriode qui prÈcËde cette date de fin de promotion. une case ‡ cocher "Promotion terminÈe" Cette case ‡ cocher est ‡ sÈlectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie. Astuce Si vous souhaitez suspendre ou arrÍter la promotion avant la date de fin, vous pouvez cliquer sur la case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les promotions sur ÈlÈments, famille ÈlÈments ou famille clients. Gestion des promotions Pour gÈrer les promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des promotions n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarif pris en compte dans les documents. EBP B‚timent Aide 144 Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir une promotion pour un ÈlÈment particulier, pour une famille ÈlÈments ou pour une famille clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'une promotion, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de promotion, cette ligne sera prise en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. Si une famille d'ÈlÈments est saisie, le code ÈlÈment ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Il n'est pas possible d'affecter un ÈlÈment de type texte dans une promotion. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ la remise. Elle est facultative. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de remise. Astuce Si une promotion est renseignÈe avec uniquement un % de remise, cette remise s'appliquera sur tous les ÈlÈments, tous clients confondus pour la pÈriode de promotion. Pour rÈaliser un promotion d'offre d'un article (article gratuit), vous devez mettre le % de remise ‡ 100 %. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre promotion. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de la fiche Promotion. Autres Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les donnÈes sont reprises ‡ l'exception des ÈlÈments suivants : Date de dÈbut, Date de fin, case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Manuel de rÈfÈrence 145 Les dÈpÙts Vous pouvez modifier le libellÈ du dÈpÙt crÈÈ par dÈfaut, et cliquer sur Valider. La fiche dÈpÙt se compose de deux zones ‡ remplir : le code dÈpÙt et le libellÈ dÈpÙt. Vous n' Ítes pas limitÈs en nombre de dÈpÙts et pouvez gÈrer ainsi le dÈpÙt de votre magasin, votre camionnette, annexe etc... EBP B‚timent Aide 146 Clients PrÈsentation fiche La fiche client est dÈfinie par trois champs principaux : le code client (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du client, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et visualiser la situation financiËre du client. L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs. L'onglet Divers Renseignements divers. L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au client. L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, une nouvelle facture, un nouveau rËglement, d'imprimer une relance, de consulter l'historique, de consulter les statistiques ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 147 Onglet coordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du client, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 148 Onglet gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre client et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours. Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs. Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre client. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre client. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale. ComptabilitÈ Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. Statut Si vous cochez la zone Client bloquÈ, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente. Message Suite ‡ la sÈlection du champ "Client bloquÈ", la zone "Message" est accessible. Elle vous permet de saisir le message d'avertissement qui apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente. Solde initial Si votre client vous doit de l'argent, indiquez le montant dans cette zone. Le montant de l'encours sera calculÈ en fonction du solde initial et des factures que vous saisirez pour ce client. Remarque AprËs Èpuration, si vous avez supprimÈ des factures et rËglements, vous pouvez remettre ‡ jour le solde initial de votre client. Encours Saisissez le montant du plafond (encours maximum) accordÈ ‡ votre client. Au del‡ de cette limite, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous facturerez le client. L'encours Actuel s'affiche, ainsi que le montant du dÈpassement s'il y a lieu. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum ‡ votre client, laissez le montant du plafond ‡ 0.00. Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. Manuel de rÈfÈrence 149 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code ÈlÈment. Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients. EBP B‚timent Aide 150 Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche client. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille clients. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 151 Onglet document Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : le dernier devis, la derniËre facture, le dernier bon de livraison, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce client, en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 152 Onglet divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre client, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos clients dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre client et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 153 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche client. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre client. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client. Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre client, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation client, et un contact principal pour l'adresse de livraison. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client. EBP B‚timent Aide 154 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du client. Manuel de rÈfÈrence 155 Les familles clients/prospects Vous pouvez sÈlectionner la famille client/prospect dans l'entÍte de la fiche client et la fiche prospect. Les familles de client/prospect se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille client/prospect. Onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles clients. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. EBP B‚timent Aide 156 Enfin, il faut dÈfinir le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Il est obligatoire pour valider le tarif.Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille clients. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 157 Historique clients/prospects L'historique clients/prospects vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ vendus ‡ un (ou plusieurs) clients. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ vendu, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Famille client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du client (ou du prospect) ‡ afficher. Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser. Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Avec dÈtail ouvrages Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ avec le dÈtail des fournitures, main d'oeuvre, matÈriels et divers composants vos ouvrages. Si vous dÈ-cochez la zone, vous obtiendrez la liste des ouvrages correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents dans la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 158 Prospects PrÈsentation fiche La fiche prospect est dÈfinie par trois champs principaux : le code prospect (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du prospect, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Ajout bloc attention pour saisie obligatoire des champs cp/ville/code pays/pays L'onglet Gestion Permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect. L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. L'onglet Divers Renseignements divers. L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au prospect. L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, de transfÈrer en client le prospect, ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 159 Onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du prospect, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 160 Onglet Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect. Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre prospect. Lorsque vous enregistrerez un document, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs. Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre prospect. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le ComptabilitÈ Le compte comptable prospect peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre prospect. Attention Les prospects de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. Manuel de rÈfÈrence 161 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes : pour insÈrer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle le prix ou la remise sera appliquÈ. Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients/prospects. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients/prospects. Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients/prospects. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. EBP B‚timent Aide 162 Onglet Divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre prospect, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche prospect, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos prospects dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre prospect et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 163 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche prospect. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre prospect. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect. Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre prospect, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation prospect, et un contact principal pour l'adresse de livraison. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect. EBP B‚timent Aide 164 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre prospect. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du prospect. Manuel de rÈfÈrence 165 Fournisseurs La fiche fournisseur - PrÈsentation La fiche fournisseur est dÈfinie par trois champs principaux : le code fournisseur (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du fournisseur, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin : L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de commande et d'enlËvement. L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et de visualiser notre situation financiËre chez le fournisseur. L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs. L'onglet Divers Renseignements divers. L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au fournisseur. L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. EBP B‚timent Aide 166 L'onglet coordonnÈes de la fiche fournisseur Saisissez les coordonnÈes de commande et enlËvement du fournisseur. Si les coordonnÈes sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de commande dans l'adresse d'enlËvement, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 167 L'onglet Gestion de la fiche fournisseur Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre fournisseur et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours. Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre fournisseur. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs. Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre fournisseur. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale. ComptabilitÈ Le compte comptable fournisseur peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre fournisseur. Attention Les fournisseurs de type UE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. DÈlai de livraison Saisissez en nombre de jours, le dÈlai moyen de livraison du fournisseur Remarque Le dÈlai saisi apparaÓtra automatiquement dans vos fiches ÈlÈments, lorsque vous ferez appel ‡ ce fournisseur. Vous pourrez le modifier si nÈcessaire. Encours Affiche le montant de l'encours actuel du fournisseur Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. EBP B‚timent Aide 168 L'onglet Documents de la fiche fournisseur Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : la derniËre commande, la derniËre facture, le dernier bon de rÈception, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce fournisseur, en cliquant sur le bouton Historique. Manuel de rÈfÈrence 169 L'onglet Divers de la fiche fournisseur Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre fournisseur, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos fournisseurs dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant, et associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre fournisseur et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne EBP B‚timent Aide 170 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes : Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche fournisseur. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre fournisseur. DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur. Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre fournisseur, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de commande, et un contact principal pour l'adresse d'enlËvement. Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe. Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur. Manuel de rÈfÈrence 171 L'onglet Notes de la fiche fournisseur Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre fournisseur. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du fournisseur. EBP B‚timent Aide 172 Les familles fournisseur Vous pouvez sÈlectionner la famille fournisseur dans l'entÍte de la fiche fournisseur. Les familles de fournisseur se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille fournisseur. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 173 Historique fournisseur L'historique fournisseur vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ achetÈs chez un (ou plusieurs) fournisseurs. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ achetÈ, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ achetÈs. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Famille fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du fournisseur ‡ afficher. Code fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Code affaire SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'affaire sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser. Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents (= ÈlÈments) correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche fournisseur ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Fournisseurs ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 174 ReprÈsentants La fiche reprÈsentant est dÈfinie par deux champs principaux: le code reprÈsentant (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), et le nom ou la raison sociale du reprÈsentant. Saisissez les coordonnÈes du reprÈsentant. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez Ègalement renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre reprÈsentant, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos reprÈsentants dans les impressions. Vous pourrez saisir sur un document, ou sur une fiche client, le reprÈsentant qui lui est rattachÈ et imprimer le CA par reprÈsentant. Manuel de rÈfÈrence 175 Contacts tiers Un contact est dÈfini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur gÈnÈrÈ automatiquement), son nom, sa civilitÈ, sa fonction et son lieu. Vous pouvez sÈlectionner sa civilitÈ en la sÈlectionnant dans la liste accessible par l'icÙne . Vous disposez ensuite de deux onglets ‡ remplir avec soin : DÈtail et Notes. DÈtail Saisissez les coordonnÈes du contact, correspondantes gÈnÈralement au lieu de Facturation ou Livraison du tiers auquel il est rattachÈ. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact ‡ un tiers, en le sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, soulignÈ, couleur, police...) ‡ votre texte. EBP B‚timent Aide 176 SalariÈs / Personnel La fiche du salariÈ (ou du personnel) se compose de trois champs : Le code salariÈ cette zone est calculÈe automatiquement en fonction d'un compteur. Le nom Saisissez le nom du salariÈ. Le prÈnom Saisissez le prÈnom du salariÈ. Taux horaire Saisissez, en euros, le co˚t horaire de votre salariÈ. SalariÈs inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le salariÈ dans les listes. Retrouvez vos salariÈs dans le planning, accessible depuis les Favoris de votre barre de navigation. Manuel de rÈfÈrence 177 MatÈriels Les matÈriels sont les ressources physiques de votre entreprise, et dont vous souhaitez gÈrer la disponibilitÈ ‡ travers le planning. La fiche matÈriel se compose de 8 champs : Code Saisissez le code de votre matÈriel (son immatriculation ou son numÈro de sÈrie par exemple...) LibellÈ Saisissez sa description Km Si votre matÈriel est un vÈhicule, indiquez le nombre de KM parcourus Nombre d'heures Indiquez le nombre d'heures d'utilisation de votre matÈriel Dates de mise en service, de derniËre rÈvision et de prochaine rÈvision Indiquez les diffÈrentes dates correspondantes ‡ votre matÈriel Co˚t horaire matÈriel PrÈcisez le co˚t horaire de votre matÈriel. Celui-ci sera notamment repris dans le suivi de chantier simplifiÈ. MatÈriels inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le matÈriel dans les listes. EBP B‚timent Aide 178 Maintenance / S.A.V. Types de garantie La fiche Type de garantie se compose de champs ‡ saisir : Code Saisissez le code du type de garantie. LibellÈ Indiquez le libellÈ du type de garantie DurÈe Saisissez la durÈe de garantie en nombre de mois. Vous pouvez prÈciser le type de garantie dans les fiches fournitures et divers. Manuel de rÈfÈrence 179 Contrats types Les contrats-types vous permettent de crÈer des contrats "modËles" et de prÈ-remplir les informations qui vous seront demandÈes lors de l'Ètablissement d'un nouveau contrat. Code Saisissez le code du contrat type Famille Vous pouvez classer votre contrat par famille. Pour crÈer une nouvelle famille de contrat, sÈlectionnez le choix Nouveau dans la liste dÈ-roulante. La fiche Contrat-type se compose d'onglets contenant les donnÈes suivantes : L'onglet ComplÈment LibellÈ Indiquez un libellÈ concis pour votre contrat-type Description Saisissez la description dÈtaillÈe de votre contrat-type DurÈe du contrat Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat. Tacite reconduction O / N Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client. Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement. L'onglet Intervention Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type. Code intervention-type SÈlectionnez l'intervention-type liÈe ‡ ce contrat. La pÈriodicitÈ d'intervention saisie dans celle-ci sera recopiÈe ici. PÈriodicitÈ díintervention SÈlectionnez la frÈquence d'intervention, l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires". Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation Informations de facturation SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles : Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation. PÈriodicitÈ de facturation SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. EBP B‚timent Aide 180 Attention Dans le cas d'une frÈquence Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle, vous pouvez sÈlectionner le jour de la semaine ainsi que le mois (1er mois, 10eme mois...) le mois est toujours calculÈ en fonction de l'annÈe civile. Manuel de rÈfÈrence 181 Familles de contrat La fiche Famille de contrat comporte 2 champs ‡ saisir : Code Saisissez le code de la famille de contrat LibellÈ Indiquez le libellÈ de la famille La famille de contrat sera saisie dans le contrat-type ou le contrat, et vous permettra ainsi de les classer. EBP B‚timent Aide 182 Interventions types Les interventions que vous rÈalisez sont souvent les mÍmes. Vous pouvez crÈer des interventions modËles, vous permettant de prÈciser la durÈe d'intervention, les salariÈs et le matÈriel ‡ prÈvoir. Ainsi, lors de la saisie d'une nouvelle interventions, ces donnÈes seront automatiquement reprises. La fiche intervention-type se compose des donnÈes suivantes : Code Saisissez le code de l'intervention-type LibellÈ Indiquez une description succinte DurÈe de l'intervention PrÈcisez, en nombre de mois, la durÈe de l'intervention. Vous pouvez Ègalement dÈfinir la pÈriode Du... au... ainsi que l'heure de dÈbut et de fin de l'intervention. L'onglet SalariÈ Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code salariÈ qui interviendra sur ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. L'onglet MatÈriel Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code matÈriel dont vous aurez besoin pour ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. Remarque Il s'agit des matÈriels crÈÈs dans le menu DonnÈes - MatÈriels, qui reprÈsentent les ressources dont vous disposez dans votre entreprise. Ainsi, dËs la crÈation d'une intervention, le matÈriel sera rÈservÈ dans le planning . Manuel de rÈfÈrence 183 Historique Maintenance / S.A.V L'historique Maintenance / S.A.V vous permet de retrouver pour un numÈro de sÈrie, un ÈlÈment, un contrat, etc., les document liÈs ‡ la maintenance qui ont ÈtÈ enregistrÈs (contrats, factures, interventions, actions...) L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ le filtre choisi est prÈsent, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ le filtre sÈlectionnÈ apparaÓt. Pour cela, vous disposez des options suivantes : PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte. Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. NumÈro de sÈrie Saisissez le numÈro de sÈrie du matÈriel sur lequel vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ. Code ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Sous garantie Cochez cette zone si vous souhaitez afficher uniquement les ÈlÈments encore sous garantie Code Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code contrat sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 184 Divers Les pays La fiche Pays se compose de deux zones ‡ remplir : Le code pays. Le nom du pays. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 185 Les dÈpartements La fiche dÈpartement est caractÈrisÈe par 4 champs : Le code dÈpartement Saisissez le code du dÈpartement Le dÈpartement Saisissez le nom ou libellÈ du dÈpartement L'indicatif Saisissez l'indicatif tÈlÈphonique du dÈpartement (00 ‡ 05) Le pays SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le pays. EBP B‚timent Aide 186 Les Codes postaux La fiche des codes postaux de compose de trois zones ‡ remplir : Le code postal Le nom de la ville Le pays (que vous pouvez sÈlectionner avec l'icÙne ) Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 187 Les secteurs gÈographiques Si vous exercez votre activitÈ dans plusieurs rÈgions, il peut Ítre intÈressant de crÈer des secteurs gÈographiques. Vous pourrez classer vos clients et reprÈsentants et effectuer des statistiques, par secteurs gÈographiques. La fiche du secteur gÈographique se compose de quatre zones: Le code secteur cela peut Ítre un numÈro de dÈpartement, mais aussi un compteur ou un nom de secteur. Le libellÈ LibellÈ complet du secteur gÈographique Export Cochez cette zone si le secteur se trouve dans une rÈgion o˘ vous exportez. Code reprÈsentant Vous pouvez d'ores et dÈj‡ attribuer un secteur gÈographique ‡ un reprÈsentant. SÈlectionnez le ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Si vous avez plusieurs reprÈsentants sur un mÍme secteur gÈographique, vous pourrez rattacher dans chacune de ces fiches reprÈsentant, le mÍme secteur gÈographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche secteur gÈographique. EBP B‚timent Aide 188 Les Groupes Vous pouvez crÈer divers types de groupes : des groupes de clients, prospects, ÈlÈments, etc.. Ces groupes serviront ‡ classer vos donnÈes de base et Èventuellement ‡ imprimer des statistiques par groupes. Exemple groupe de clients : Clients privilÈgiÈs ou clients rÈguliers..bons ou mauvais payeurs, etc.. groupe d'ÈlÈments: pour tous les ÈlÈments de type fenÍtre, un groupe double-vitrage, un groupe simple vitrage, etc.. Saisissez dans la fiche Groupe, son code, son libellÈ, et enregistrez la fiche en cliquant sur le bouton Valider. Vous pouvez crÈer des groupes pour vos fournisseurs et les classer selon les critËres de votre choix..Respect de dÈlais, niveau de qualitÈ des fournitures etc... Manuel de rÈfÈrence 189 Les unitÈs Remarque Les unitÈs sont renseignÈes par dÈfaut lors de la crÈation du dossier. Saisissez le code unitÈ (ex : M3), le libellÈ (ex : mËtres cube) et le nombre de dÈcimales pour cette unitÈ (ex: 3). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unitÈ. EBP B‚timent Aide 190 La localisation La localisation permet d'indiquer l' emplacement d'un ÈlÈment dans votre dÈpÙt de stock. Exemple: Rayon A1, Rayon B3, etc...Cette localisation sera saisie dans l'onglet STOCK de la fiche ÈlÈment. La fiche localisation se compose de deux zones, ‡ remplir : Le code Saisissez un code unique pour dÈsigner l'emplacement (ex : A1) La description indiquez le libellÈ complet de cet emplacement (ex : Rayon Tolerie, allÈe A1...) Manuel de rÈfÈrence 191 Les CivilitÈs Saisissez le libellÈ de la civilitÈ. Les civilitÈs seront utilisÈes notamment dans les fiches tiers (clients, fournisseurs, ...). EBP B‚timent Aide 192 Les lettres types Les lettres-types sont des modËles de lettres que vous pourrez appeler dans vos documents de vente (onglet Lettres-types), et qui seront imprimÈes en mÍme temps que vos documents de vente. La lettre type se compose d'un libellÈ (= titre de lettre), et d'une zone de saisie libre. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[EntrÈe] de votre clavier. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la lettre-type. Manuel de rÈfÈrence 193 Les mÈtrÈs types Le mÈtrÈ est une feuille de calcul qui permet de saisir des formules plus ou moins complexes qui serviront ‡ quantifier les ÈlÈments nÈcessaires ‡ la rÈalisation de travaux. Un mÈtrÈ-type est une formule de calcul type qui pourra Ítre utilisÈe autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront ‡ saisir. Vous pouvez saisir vos propres formules, ou bien faire appel ‡ líassistant mÈtrÈ, qui contient de nombreuses fonctions. Un mÈtrÈ-type peut Ítre appelÈ sur un ÈlÈment en cours de rÈalisation díun document mais vous pouvez aussi le rattacher directement ‡ la fiche díun ÈlÈment (ouvrage, matÈriel, fournitures..) ‡ partir de líonglet MÈtrÈ. La valeur calculÈe dans le mÈtrÈ est automatiquement reprise comme QuantitÈ sur la ligne de líouvrage. Saisissez le code et le libellÈ de votre nouveau mÈtrÈ-type. Au dessous du libellÈ, vous trouvez 6 icÙnes. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne ajouter une ligne en fin de grille supprimer une ligne recalculer les mÈtrÈs appeler líassistant de formule de calcul appeler un mÈtrÈ-type Vous pouvez alors saisir vos formules dans la feuille de calcul : La colonne MÈtrÈ Permet de dÈfinir les variables, les constantes, saisir une formule, une opÈration. Astuce Vous pouvez aussi insÈrer des commentaires pour expliquer les calculs, en commenÁant votre ligne par une apostrophe. Ex : 'Calcul de la surface. La colonne Valeurs Permet díintroduire la valeur díune variable. La colonne Total Dans cette colonne apparaÓtra le rÈsultat de votre mÈtrÈ. Vos mÈtrÈs-type peuvent faire appel ‡ des variables et ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ (qui contient de nombreuses fonctions, pour vous aider). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mÈtrÈ-type. Astuce Des exemples de mÈtrÈs-type sont ‡ votre disposition dans le dossier de dÈmonstration. EBP B‚timent Aide 194 L'assistant de calcul du mÈtrÈ L' assistant de calcul met ‡ votre disposition les fonctions, les variables dÈfinies dans la grille du mÈtrÈ et les opÈrateurs afin de vous permettre de dÈfinir simplement votre formule. Pour faire appel ‡ l'assistant dans la fiche du mÈtrÈ, vous pouvez cliquer sur l'icÙne ou utiliser le raccourci Clavier [Ctrl]+[T] UtilitÈ des fonctions Les fonctions permettent díeffectuer un calcul prÈ-dÈfini : calcul de surfaces, de volumes, de pÈrimËtres, fonctions arithmÈtiques, logiques, statistiques, trigonomÈtriques. La fenÍtre de l'assistant de dÈcompose de la faÁon suivante : La zone de saisie de la formule : insertion des fonctions, des variables, des opÈrateurs, des chiffres. La partie Fonctions, o˘ vous pouvez consulter la liste des fonctions disponibles et sÈlectionner celle qui vous intÈresse. La partie Variables, qui liste les variables crÈÈes dans vos premiËres lignes de mÈtrÈs, et que vous pouvez utiliser dans la zone de saisie. La partie Conseils, qui vous donne quelques informations et la syntaxe ‡ respecter pour utiliser la fonction courante. Manuel de rÈfÈrence 195 Les variables du mÈtrÈ Quíest-ce quíune variable ? Une variable est une information (gÈnÈralement une dimension) qui níest pas constante. Exemple Pour dÈterminer la surface díun mur ‡ peindre, vous avez besoin de connaÓtre les dimensions suivantes : Hauteur, Largeur (et si nous affinons, vous avez aussi besoin de connaÓtre les dimensions des ouvertures). Ces dimensions varient ‡ chaque travail : ce sont donc des variables. Comment crÈer une variable ? Les variables sont gÈnÈralement ‡ dÈfinir en dÈbut de mÈtrÈ. Chaque variable doit Ítre crÈÈe sur une ligne distincte, pour plus de lisibilitÈ. Suivez les Ètapes une ‡ une : Choisissez un nom de variable ni trop court, ni trop long, il doit Ítre suffisamment ´ parlant ª sans toutefois Ítre fastidieux ‡ saisir. Faites suivre le nom par le signe =, Faites suivre le signe = díun point díinterrogation: ? Le point díinterrogation permettra de saisir la valeur de la variable dans la colonne Valeurs. Remarque Une variable peut aussi Ítre crÈÈe pour contenir une valeur constante (et oui !) afin de pouvoir líappeler dans une formule, par son nom plutÙt que par sa valeur. Dans ce cas, il suffit de remplacer le point díinterrogation par la valeur elle- mÍme. EBP B‚timent Aide 196 Les postes complÈmentaires Les postes complÈmentaires permettent d'ajouter des frais annexes ou divers dans le pied de vos documents. Saisissez le libellÈ du poste complÈmentaire que vous souhaitez crÈer, et renseignez les comptes comptables si vous souhaitez que les postes complÈmentaires apparaissent sur une ligne d'Ècriture ‡ part lors du transfert comptable. L'option doit Ítre au prÈalable cochÈe dans les options pour la comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 197 Les frais de port Dans cette fiche, vous pouvez choisir entre 3 modes de calcul des frais de port : au forfait, au pourcentage ou par paliers. Montant Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port correspondent ‡ un montant forfaitaire, et indiquez sa valeur dans la zone de saisie. Pourcentage du total HT Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port soient calculÈs en fonction d'un pourcentage du total HT de votre document. Saisissez la valeur du pourcentage ‡ appliquer. Paliers en HT Cochez cette zone, si vous souhaitez que le montant de vos frais de port dÈpende du total HT facturÈ. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir 5 seuils, et 5 montants de frais de port correspondants. Remarque Le tableau peut se lire de la faÁon suivante "A partir de tel total HT (seuil), appliquer tel montant de forfait EBP B‚timent Aide 198 La fiche mode de rËglement Les modes de rËglement sous EBP B‚timent incluent ‡ la fois le moyen de paiement utilisÈ et l'ÈchÈance ‡ gÈnÈrer. DÈfinition du mode de rËglement Pour crÈer un mode de rËglement, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE et un libellÈ (dans la zone LibellÈ). Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quel type d'ÈchÈance il correspond. Exemple Code ESP , libellÈ ESPECES Saisie de l'ÈchÈance Pour ajouter une ligne dans le tableau, cliquez sur l'icÙne . A une ligne correspond une ÈchÈance. Vous devez remplir toutes les colonnes du tableau : % : Sert ‡ calculer le montant de l'ÈchÈance par rapport au montant TTC de la facture multipliÈe par le pourcentage dÈfini. Par dÈfaut, elle est Ègale ‡ 100% et non modifiable. Mois comptable Cochez cette zone si vous souhaitez fonctionner en mois comptable pour le calcul de votre date d'ÈchÈance (sert pour considÈrer un nombre de jours en nombre de mois. 30 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc &ldots;) Nbre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ comptabiliser avant d'appliquer le rËglement. Remarque la zone nombre de jours n'est pas accessible pour un rËglement de type Comptant. RËglement Choisissez dans la liste proposÈe, le mode de calcul de votre ÈchÈance que vous souhaitez appliquer (fin de dÈcade, comptant, fin de mois, etc...). Jour Cette zone accessible uniquement pour les rËglement de type : fin de mois Le, ou net le.. Paiement par Indiquez ici le mode de rËglement de votre client (espËces, chËque, LCR, etc..) Vous pouvez modifier crÈer plusieurs lignes d'ÈchÈances pour un mode de rËglement. Cliquez sur l'icÙne pour ajouter une ligne et saisissez ses diffÈrents critËres. Attention La somme des % des lignes crÈÈes doit Ítre Ègale ‡ 100% Exemple Vous pouvez crÈer un mode de rËglement incluant trois ÈchÈances, dont une au comptant et deux avec des ÈchÈances : - saisie d'une premiËre ligne d'ÈchÈance avec 20% Comptant - saisie d'une deuxiËme ligne avec 40% dans 30j fin de mois - saisie d'une troisiËme ligne, avec 40%, ‡ 60jours fin de mois. Vous pourrez sÈlectionner le mode de rËglement dans la fiche client, et les ÈchÈances seront automatiquement calculÈes dans la facture du client. Manuel de rÈfÈrence 199 Test Pour tester votre ligne díÈchÈance, indiquez un montant dans la zone Test, modifiez Èventuellement la date (par dÈfaut la date du jour). Le logiciel calcule alors dans le tableau de droite, la date de l'ÈchÈance et son montant, et gÈnËre Èventuellement une ligne díÈchÈance ‡ 1 an pour la retenue de garantie. (Le pourcentage de la retenue de garantie qui apparaÓt, est celui qui a ÈtÈ dÈfini dans les options) Si les dates et les montants vous conviennent, cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mode de rËglement. EBP B‚timent Aide 200 Conditions de rËglement Les conditions de rËglement sont utilisÈes dans l'onglet "ComplÈment" du document. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 2 zones ‡ renseigner : Le code Pour crÈer une condition de rËglements, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE. LibellÈ de conditions de rËglement Indiquez le libellÈ des conditions de rËglement. Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quelle condition de rËglement il correspond. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Manuel de rÈfÈrence 201 La fiche Banque Les banques sont celles sur lesquelles vous allez effectuer vos remises en banque. La fiche banque est composÈe d'un code (ex: 01) et d'un libellÈ (Ex: banque xxxxx) , une coche pour indiquer s'il s'agit de votre banque principale, et de 4 onglets. L'onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de votre banque. L'onglet ComptabilitÈ / RIB / ETEBAC Attention Cette partie est trËs importante Dans la partie comptabilitÈ, saisissez le journal comptable et le compte sur lesquels seront transfÈrÈes vos Ècritures de rËglement dans le logiciel EBP Compta. La saisie de votre numÈro de compte est importante car le logiciel imprimera ces informations sur votre bordereau de remise en banque. Remarque Le logiciel contrÙle si votre numÈro de compte est correct. Si cela n'est pas le cas, vous aurez un message d'avertissement du type "clÈ de RIB incorrecte". Dans la partie ETEBAC, Saisissez vos numÈros d'Èmetteur et donneur d'ordre (les demander ‡ votre banque) et cochez ou non la zone "formater le fichier" (dÈpend du format de fichier souhaitÈ par votre banque), afin de pouvoir gÈnÈrer le fichier ETEBAC destinÈ ‡ votre banque depuis l'Ècran des remises en banque ou dÈcaissements. L'onglet contact vous permet de saisir les coordonnÈes de la personne ‡ contacter (votre banquier) L'onglet Notes vous donne accËs ‡ un champs libre pour saisir Èventuellement des notes au sujet de votre banque. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche banque. EBP B‚timent Aide 202 Les familles de remise sur tarifs Les familles de remise sur tarif permettent : - d'appliquer des taux de remise par famille sur les prix indiquÈs ‡ l'importation de la bibliothËque Catelec et d'appliquer des taux de remise par famille sur le tarif Cedeo. - de sÈlectionner une ou plusieurs famille ‡ importer, plutÙt que l'ensemble des donnÈes fournies dans la bibliothËque Catelec. Les familles de remise se composent de 4 zones, ‡ remplir : Code Saisissez un code numÈrique, sur deux caractËres, pour identifier votre famille de remise Code famille Code de la famille Catelec ou Cedeo Taux de remise Taux de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat HT. Grossiste SÈlectionnez Catelec ou Cedeo (Les fichiers ‡ importer des autres fournisseurs de tarifs, comme RÈseau Pro , Canal Pro sont dÈj‡ remisÈs) Manuel de rÈfÈrence 203 BarËme Eco-contribution Le barËme d'Èco-contribution est utilisÈ dans la fiche ÈlÈment et les documents de ventes. La liste des barËmes d'Èco-contribution peut Ítre renseignÈe automatiquement lors de la crÈation du dossier ou lors d'un import du barËme eco-contribution. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 3 zones ‡ renseigner : Le code eco-contribution Le code d'Èco-contribution est gÈnÈrÈ automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. La famille SÈlectionner la famille ‡ laquelle appartient le barËme ‡ l'aide de l'icÙne . LibellÈ eco-contribution Indiquez le libellÈ du barËme. Montant U Èco-contribution TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'Èco-contribution Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Remarque Suite ‡ la crÈation de la table lors de la crÈation de dossier ou lors de l'import de la table, une description dÈtaillÈe du barËme est affectÈe par dÈfaut dans cette zone. EBP B‚timent Aide 204 Les familles Èco-contribution Vous pouvez sÈlectionner la famille Èco-contribution dans l'entÍte de la fiche barËme Èco-contribution. Les familles se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques. Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille Èco-contribution. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 205 Les Utilisateurs La fiche Utilisateurs se prÈsente diffÈremment en fonction de la version du logiciel que vous possÈdez. En version monoposte, l'utilisateur ADM est crÈÈ par dÈfaut. Vous avez accËs aux zones suivantes : Nom Vous pouvez changer le nom de l'administrateur Mot de passe Saisissez un mot de passe pour protÈger l'ouverture de votre dossier (Il sera demandÈ ‡ chaque ouverture du logiciel) Confirmation Retapez le mÍme mot de passe pour confirmation Groupe d'utilisateurs SÈlectionnez le groupe auquel appartient l'utilisateur Attention Si vous sÈlectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront ‡ ceux du groupe et ne pourront Ítre modifiÈs. En version rÈseau (multi-utilisateurs), vous pouvez crÈer de nouvelles fiches utilisateurs et leur attribuer un Code sur 3 caractËres. Lorsque vous ouvrirez le dossier, vous pourrez vous connecter avec des noms d'utilisateurs diffÈrents et serez limitÈs ‡ 4 utilisateurs connectÈs en mÍme temps si vous possÈdez une version 2 ‡ 4 utilisateurs. Vous pouvez dÈfinir une gestion des droits par utilisateurs. Dans la liste des catÈgories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que vous pouvez dÈrouler, en cliquant sur le petit + qui apparaÓt devant chaque menu. La liste des droits accordÈs pour chaque sous-catÈgorie sont affichÈs dans la colonne de droite. Par dÈfaut, ‡ la crÈation de la fiche utilisateur, tous les droits sont activÈs. Vous pouvez cocher/ dÈ-cocher ceux que vous souhaitez accorder ‡ l'utilisateur affichÈ. Remarque Une coche apparaÓt aussi devant les catÈgories pour lesquelles tous les droits ont ÈtÈ accordÈs. Lorsqu'une partie des droits a ÈtÈ accordÈe, la coche apparaÓt, mais est grisÈe. EBP B‚timent Aide 206 Les Groupes d'utilisateurs Vous pouvez crÈer des groupes d'utilisateurs, dÈfinir une gestion des droits par groupe d'utilisateurs, et rattacher ensuite un utilisateur ‡ un groupe. Remarque Les droits que vous dÈfinissez pour un groupe d'utilisateur prÈvalent sur les droits dÈfinis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde ‡ un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Saisissez un code groupe, un nom de groupe (ex :nom d'un service) et dÈfinissez les droits pour ce groupe. Manuel de rÈfÈrence 207 Traitements EBP B‚timent Aide 208 Les documents de vente Liste des documents de vente La liste des documents de vente a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires : Une recherche avancÈe Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez. PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ. Client SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique client, accessible depuis la liste des clients, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le client sÈlectionnÈ. ReprÈsentant SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le reprÈsentant recherchÈ. Tous les documents sur lesquels il est intervenu seront affichÈs. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du client si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "devis-type" ou modËles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis ‡ jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs Èventuels sur les ÈlÈments ?" apparaÓt. Manuel de rÈfÈrence 209 - Si vous rÈpondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vÈrifiÈs, calculÈs et appliquÈs s'il y a lieu. - Si vous rÈpondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vÈrifiÈs et le document sera dupliquÈ tel qu'il est. Si une remise ou un prix diffÈrent de la fiche ÈlÈment sont sur le document d'origine, ce sont ces donnÈes qui seront reprises sur le document final. le bouton TransfÈrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : un devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. Un Bon de livraison peut Ítre transfÈrÈ en Bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une livraison partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires. le bouton Livrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Le bouton Livrer est actif pour les documents de type commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la livraison de la commande, et d'effectuer des livraisons partielles. Dans ce dernier cas, le bouton Livrer est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement livrÈe. le bouton Regroupement BL, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il sert aux documents de type bon de livraison (BL). Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de livraisons. le bouton Avancement, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il est actif pour les factures directes, les factures issues d'un devis ou d'une commande. Vous devez l'utiliser pour gÈnÈrer une nouvelle facture d'avancement (faisant suite ‡ une premiËre facture d'avancement). EBP B‚timent Aide 210 L'onglet EntÍte des documents de vente L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Astuce Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionnez un prospect en entÍte d'une facture. Suite ‡ cette sÈlection, un message vous demandera de confirmer le passage du prospect en client afin de continuer la facturation de celui-ci. Astuce Suite ‡ la saisie d'un contact client, et ‡ la demande de "MAJ Contact" c'est l'adresse de celui-ci qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du client. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire Vous pouvez saisir les conditions de rËglement du rËglement dans cette entÍte. La zone Document associÈ vous permet d'associer un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou un plan (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre devis, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le devis avec l'image associÈe. Indiquez Ègalement le taux de TVA par dÈfaut. Ce taux de TVA pourra Ítre modifiÈ sur chacune des lignes de votre document si besoin. Manuel de rÈfÈrence 211 L'onglet ComplÈment L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents de vente ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre : Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre document, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . La zone rÈfÈrence permet de saisir l'origine du document. Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le document avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant (sauf pour le suivi de chantier), le dÈpÙt de stock, la TVA par dÈfaut, le modËle d'impression (sauf pour le suivi de chantier), la date de validitÈ dans les devis (calculÈe en fonction de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier), ainsi que les conditions de rËglement.. L'information "Remise sur tranche mÍme si prix fixe" vous permet de vÈrifier l'option que vous avez sÈlectionnÈe dans les Options du dossier. Si vous souhaitez modifier celle-ci, vous devez aller dans les Options du dossier/Documents/Ventes... La zone Mouvemente le stock est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Si vous Ítes dans un document de type devis, vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre, qui s'appliquera aux documents qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir du devis. Dans les factures, la zone Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement, vous permet de changer le mode de calcul sÈlectionnÈ par dÈfaut (voir les options du dossiers). EBP B‚timent Aide 212 L'onglet Corps L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 40 colonnes sont ‡ votre disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvel ouvrage (ou bien Nouvelle fourniture, Mo, etc...), ou l'icÙne Nouvel ouvrage (ou bien les icÙnes correspondants ‡ chaque type d'ÈlÈment ‡ insÈrer), ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Remarque Si vous insÈrez une "Nouvelle Fourniture", "Nouvelle Main d'oeuvre"...., le terme "Fourniture", "Main d'oeuvre"... sera notÈ par dÈfaut dans la colonne "Description". Pour insÈrer un texte, saisissez-le directement dans la colonne DÈsignation, et utilisez la barre d'outils pour mettre en gras, italique, soulignÈ, couleur, tout ou une partie de votre texte. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne : pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne DÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage. pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers pour les textes types Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Remarque Suite ‡ la sÈlection d'un ÈlÈment, il se peut que le prix ou la remise soit diffÈrent de ceux de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment. Dans ce cas, vous devez vÈrifier si cela n'est pas du ‡ une grille de remise active. Pour cela, il vous suffit de vous positionner sur la ligne de l'ÈlÈment et de cliquer sur le bouton DÈtail et l'onglet Tarifs/Promotions. Le menu contextuel Manuel de rÈfÈrence 213 Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Un colonnage spÈcifique existe dans les bons de livraisons, livraisons partielles et factures. Ce colonnage affiche par dÈfaut les colonnes liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V : NumÈro de SÈrie, Type de garantie, date de dÈbut et fin de garantie. Pour activer ce colonnage, il suffit de le cocher dans le menu contextuel. Vous pouvez cocher ensuite, dans le menu contextuel, l'option Vue par dÈfaut si vous souhaitez que ce colonnage s'affiche par dÈfaut dans tous vos bons de livraisons et factures. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs Au bas de la fenÍtre,vous disposez de trois boutons : TVA, TVA Avanc, VÈrif stock, RÈcapitulatif et DÈtail. TVA affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA TVA Avanc accessible uniquement dans les factures. Affiche le rÈcapitulatif des montants HT net Avancement soumis ‡ TVA. VÈrif Stock accessible uniquement dans les commandes, bl et factures. Permet de connaÓtre les ÈlÈments pour lesquels les quantitÈs indiquÈes sont supÈrieures ‡ celles en stock. RÈcapitulatif prÈsente les temps totaux de main-d'oeuvre et de pose en heures et l'Èquivalence en jours, les dÈboursÈs, prix de revient et prix de vente HT par type d'ÈlÈments. Pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers non rÈfÈrencÈs qui ont ÈtÈ saisi dans le document, vous pouvez ajouter automatiquement de la main-d'oeuvre (pour la "pose comprise" en la sÈlectionnant dans la zone Code MO. Un message de confirmation sera affichÈ au moment de la fermeture du rÈcapitulatif. DÈtail Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne sont affichÈs. Dans ce bouton, un onglet Tarifs et Promotions permet de voir, lors de la rÈalisation du document, les tarifs/promotions possibles par ordre de prioritÈs en fonction des critËres Tarifs/Promotions dÈfinis dans le menu "Outils puis Options" partie "Tarifs/Promotions". Attention L'onglet Tarifs/Promotions du bouton DÈtail n'est pas historisÈ sur la ligne de document. L'affichage de l'onglet peut changer entre la crÈation et la consultation du document quelques temps plus tard, en fonction de la fin ou non d'une promotion, d'un changement de tarif ... Au dessus, vous pouvez consulter le total HT et total TTC de votre document. La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher. EBP B‚timent Aide 214 La barre d'outils du corps des documents Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne Permet de copier une ligne Permet de coller une ligne Permet de rechercher une ligne dans le corps du document en fonction de multiples critËres (code, description, prix etc..) Cliquez sur cette icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Cliquez sur cette icÙne pour appliquer des modifications sur l'ensemble d'un devis, comme remplacer le code d'un ÈlÈment par un autre, actualiser des % de Frais gÈnÈraux et/ou bÈnÈfices sur un ÈlÈment etc.. Cette icÙne n'est disponible qu'en version . Cliquez sur cette icÙne pour que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas inclue dans le montant du document (pour les variantes) Cliquez sur cette icÙne pour figer le prix d'un ÈlÈment. La ligne apparaÓtra alors en italique et soulignÈ. Si vous effectuez des remises/majorations sur une partie ou l'ensemble de votre document, ces remises/majorations ne seront pas imputÈes sur le prix de votre ÈlÈment. Cliquez sur cette icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe. Cliquez sur cette icÙne avant d'insÈrer un ÈlÈment de type ouvrage, si vous souhaitez que le prix marchÈ de l'ouvrage (onglet Tarif) soit rÈcupÈrÈ. Cliquez sur cette icÙne pour masquer automatiquement le sous-dÈtail des ouvrages. Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne sÈlectionnÈe (de type Tranche, sous-tranche ou ouvrage). Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne sÈlectionnÈe (Tranche, sous-tranche ou ouvrages). Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer une ligne dans un ÈlÈment de type ouvrage, au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet de crÈer un nouvel ouvrage (non rÈfÈrencÈ). Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe). Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre. Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel. Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 1. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 2. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 3. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 4. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 5. Permet d'insÈrer une tranche de niveau 6. Permet d'insÈrer un sous-total. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du document. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Manuel de rÈfÈrence 215 Remarque Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 216 Les colonnes des documents de vente Liste des colonnes disponibles Explication NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les lignes de type tranche ou soustranche en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description Technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. NumÈro de sÈrie Zone accessible dans les bons de livraisons, bons de retour, factures et avoirs et pour les ÈlÈments de type Fourniture ou Divers. Saisissez le numÈro de sÈrie de l'ÈlÈment. Type de Garantie Si le type de garantie a ÈtÈ prÈcisÈ dans la fiche ÈlÈment, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez le modifier ‡ l'aide de la dÈ-roulante. Date dÈbut de garantie La date de dÈbut de garantie est initialisÈe par dÈfaut en fonction de la date du document. Vous pouvez la modifier Date fin de garantie La date de fin de garantie est calculÈe en fonction de la date de dÈbut de garantie et la durÈe de garantie renseignÈe dans la fiche Type de garantie (ou la fiche ÈlÈment). Vous pouvez la modifier. Remarque Dans le cadre d"un ÈlÈment vendu avec une extension de garantie, saisissez l'extension de garantie sur une ligne au dessous de l'ÈlÈment, et n'oubliez pas de re-prÈciser le numÈro de sÈrie de celui-ci ainsi que les dates de garantie. DurÈe de garantie La durÈe de garantie s'affiche si le type de garantie est saisi. Il est possible de la modifier, ce qui entraÓnera le re-calcul de la date de fin de garantie. DÈboursÈ fourniture DÈboursÈ indiquÈ dans l'onglet tarif de la fiche fourniture. % FG fourniture % FG indiquÈ dans l'onglet fourniture de la fiche tarif. Prix de revient fourniture dÈboursÈ sec + % FG fourniture % bÈnÈfice fourniture (% Bn) % bÈnÈfice fourniture indiquÈ dans la fiche fourniture PV fourniture Prix de revient + % BÈnÈfice Code MO Code main d'oeuvre pouvant Ítre insÈrÈ sur les lignes de type fourniture, matÈriel ou divers, ou articles non rÈfÈrencÈs (pour la notion "pose comprise") DÈboursÈ MO DÈboursÈ main-d'oeuvre de l'onglet Tarif de la fiche MO % FG MO % de FG de la fiche main-d'oeuvre. Prix de revient MO DÈboursÈ sec MO + % FG % bÈnÈfice MO % bÈnÈfice indiquÈ dans l"onglet tarif de la fiche MO PV MO Prix de revient MO + % bÈnÈfice ) Cadence durÈe Zone rÈservÈe pour les ÈlÈments de main- d'oeuvre inclus dans un ouvrage, ou pour les main-d'oeuvre Manuel de rÈfÈrence 217 inclues dans un ÈlÈment de type fourniture, matÈriel ou divers. Saisir la base horaire pour le calcul du prix de la main-d'oeuvre. Cadence quantitÈ Pour les mÍmes articles ci-dessus, saisir la quantitÈ de travaux rÈalisÈs pour la Cadence durÈe. Temps pose Temps de pose pour les articles de type fourniture, matÈriel, et divers. Remarque Pour la main-d'oeuvre, temps de pose = quantitÈ. DÈboursÈ Prix total des dÈboursÈs MO + fourniture. % FG % de FG total (MO + fourniture) Prix revient Total dÈboursÈ + % FG % BÈnÈfice % bÈnÈfice total (Mo + fourniture) PV HT Prix de revient total + % Bn total) Remarque Pour les lignes de type tranches, sous-tranches ou ouvrages, le PV HT correspond au total des montants net HT du sous-dÈtail PV HT (Francs) Prix de vente HT exprimÈ en Francs PV ActualisÈ Prix de vente HT - montant actualisation % Remise % de remise appliquÈ sur la ligne courante % Remise cumulÈe % de toutes les remises confondues sur la ligne (si remise sur niveau supÈrieur, sous-tranche, tranche, etc..) + les postes complÈmentaires calculÈs en pied de document. PV net PVHT - % Remise PV net (Francs) Prix de vente net exprimÈ en Francs. PV net remisÈ Prix de vente net - % Remise cumulÈe Marge nette % (Marge nette HT * 100) / Prix net remisÈ Marge nette HT PV net remisÈ - Prix de revient QuantitÈ brute QuantitÈ ‡ rÈaliser Attention Si vous avez rattachÈ un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment, la colonne QuantitÈ brute n'est plus modifiable. % de perte Coefficient de perte (ex : pour du carrelage, en fonction de la pose..) QuantitÈ QuantitÈ brute + (quantitÈ brute * % de perte) QuantitÈ rÈelle QuantitÈ multipliÈe par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, sous-tranches ou tranches de niveau supÈrieur. UnitÈ vente UnitÈ de vente ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne Temps Mo Total Temps de Mo multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de Mo seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose Total Temps de pose multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de pose seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps MatÈriel Total Temps de matÈriel multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de MatÈriel seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose / Mo Total Temps MO total + temps de pose Total. Poids unitaire Poids indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. Poids total Poids multipliÈ par la quantitÈ. Poids total Kg Poids total ÈvaluÈ en kilos. Volume unitaire Volume indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. UnitÈ volume UnitÈ de volume (de la fiche ÈlÈment). Volume total Volume * QuantitÈ. Volume total m3 Volume total ÈvaluÈ en m3 Montant net HT PV net * QuantitÈ EBP B‚timent Aide 218 Montant net HT (Francs) Montant net HT exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ Montant net HT - % remise sur les ouvrages, soustranches ou tranches supÈrieures. Code Èco-contribution Code Èco-contibution ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne. Montant U eco-contrib. TTC Il correspond au montant unitaire saisi dans le barËme. Montant total Èco-contrib. TTC Il correspond au montant U TTC multipliÈ par la quantitÈ ‡ facturer. Code TVA Taux de TVA de la ligne. Peut Ítre modifiÈ sur les ouvrages, tranches et sous-tranches. Montant net TTC Montant net HT + montant de TVA Montant net TTC remisÈ Montant net TTC - remises cumulÈes des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur. DÈpÙt DÈpÙt de stock de l'ÈlÈment. le dÈpÙt peut Ítre modifiÈ. Liste des colonnes des factures pour la saisie de l'avancement Explication % Avancement cumulÈ Zone saisissable dans le cas d'un avancement qualitatif (voir Divers document). Saisir le pourcentage cumulÈ d'avancement pour facturer le client. % Avancement cumulÈ quantitÈ Zone de saisie du pourcentage d'avancement des quantitÈs en cumulÈ. QuantitÈ Avancement QuantitÈ consommÈe pour cette facture d'avancement QuantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ dÈj‡ consommÈe (regroupe les quantitÈs consommÈes sur les factures prÈcÈdentes) QuantitÈ cumulÈe QuantitÈ Avancement + quantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ rÈelle QuantitÈ rÈelle prÈvue, multipliÈe par la quantitÈ des ouvrages, tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. QuantitÈ BL RÈelle QuantitÈ prÈvue dans le bon de livraison QuantitÈ rÈelle cumulÈe QuantitÈ cumulÈe multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur QuantitÈ rÈelle prÈcÈdent cumulÈe QuantitÈ rÈelle cumulÈe des factures prÈcÈdentes QuantitÈ rÈelle d'avancement QuantitÈ Avancement multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous -tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ Somme des montants net HT d'avancement des situations prÈcÈdentes Montant net HT Avancement QuantitÈ Avancement * Montant net HT Montant net HT Avancement (Francs) Montant net HT Avancement exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ + Montant net HT avancement, - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages,tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ avancement rÈel Montant net Ht Avancement - les remises, multipliÈ par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ moins les remises. Montant net HT remisÈ Avancement Montant net Ht Avancement - les remises Manuel de rÈfÈrence 219 L'onglet MÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ : insÈrer une nouvelle ligne ajouter une ligne en fin de grille supprimer une ligne recalculer les mÈtrÈs appeler líassistant de formule de calcul appeler un mÈtrÈ-type. Tous les ÈlÈments du document sont automatiquement repris dans la colonne code ÈlÈment et Description. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix : Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface' Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ Faire appel ‡ des mÈtrÈs type Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Et la quantitÈ calculÈe pour l'ÈlÈment ou l'ouvrage, est automatiquement reportÈe dans la colonne quantitÈ du corps du document. EBP B‚timent Aide 220 L'onglet pied L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le total global dÈboursÈ, les % FG, prix de revient et % BÈnÈfice, ainsi que les informations de poids et de volume total. Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs. Dans la partie de droite, Vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes : Actualisation permet de saisir une remise (avec le signe - devant le montant ou le %) ou une majoration en montant ou pourcentage, qui sera automatiquement ventilÈe sur toutes les lignes du document, sauf sur les lignes non-inclues et les lignes en prix de vente fixe. Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 5 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant au dessus) Port HT Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez. Taux de TVA sur Port Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA associÈ s'affiche. Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Dont Èco-contribution Somme de la colonne "Montant total Èco-contribution TTC" du corps du document. Remarque L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de livraison ou facture gÈnËre automatiquement la saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document. Le raccourci Nouveau Contrat, disponible dans la barre de navigation pour les factures, permet de crÈer un contrat de maintenance pour le client. Les ÈlÈments notÈs avec un n° de sÈrie et des dates de dÈbut et fin de garantie seront automatiquement copiÈs dans le contrat. Manuel de rÈfÈrence 221 L'onglet Avancement des factures L'onglet Avancement reprÈsente le pied de la facture d'avancement ou de situation. Le total HT est la somme des montant net HT Avancement du corps de la facture. Le cadre Avancement vous permet d'obtenir le rÈcapitulatif des situations prÈcÈdentes, et de cocher la zone DerniËre facture d'avancement (si tel est le cas) pour calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture (voir onglet ComplÈment). Vous retrouverez Ègalement le % d'avancement global et le n° de situation (Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs). Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Vous retrouvez les informations relatives au poids et volume pour la facture d'avancement, ainsi que les contre- valeurs francs. Dans la partie Totalisation, vous pouvez saisir les zones suivantes : Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus) Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque Dans l'avancement, il n'est pas possible de saisir d'actualisation. Si vous devez en appliquer une, il faut l'enregistrer sur votre premiËre facture d'avancement, dans l'onglet PIED. EBP B‚timent Aide 222 L'onglet EchÈances L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents de vente de type facture ou avoir. Remarque Dans les documents de type commande ou bon de livraison, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la partie droite. SÈlectionnez le mode de rËglement de votre client, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'aviez paramÈtrÈ par dÈfaut dans la fiche client, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire. Saisissez le % de retenue de garantie si nÈcessaire. La ligne d'ÈchÈance pour la retenue de garantie se calculera alors automatiquement. L'ÈchÈance sera datÈe ‡ la date du document + 1 an et le montant, Ègal au montant total du document * % de retenue de garantie. Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) si nÈcessaire et Èventuellement ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition : pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance, pour supprimer une ligne d'ÈchÈance l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Manuel de rÈfÈrence 223 L'onglet Lettre-type Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la zone , pour insÈrer, au choix : les conditions gÈnÈrales Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs le corps du document ‡ l'impression. une lettre d'en-tÍte Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡ part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. une lettre de pied Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe EBP B‚timent Aide 224 L'onglet Acomptes* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. L'onglet Acompte permet de crÈer ou de rattacher des factures (ou avoirs) d'acomptes liÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez des icÙnes suivantes : CrÈer une nouvelle facture d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer une nouvelle facture d'acompte. Saisissez vos donnÈes, et validez votre rËglement. A la validation de la facture d'acompte, celle-ci est automatiquement affichÈe dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est ajoutÈ dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement. CrÈer un nouvel avoir d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer un nouvel avoir d'acompte. Saisissez vos donnÈes. A la validation de l'avoir d'acompte, celui-ci est automatiquement affichÈ dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est dÈduit dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement. Affecter Cliquez sur cette icÙne pour accÈder ‡ la liste de vos factures d'acompte et sÈlectionner celle que vous souhaitez rattacher, en double-cliquant dessus dans la liste, ou bien en la sÈlectionnant et en cliquant sur le bouton SÈlectionner au bas de la liste. La facture d'acompte apparaÓt alors dans la liste et son montant est ajoutÈ au montant d'acompte en pied de facture. DÈsaffecter Cliquez sur cette icÙne pour dÈtacher le document d'acompte sÈlectionnÈ de votre facture. Le montant d'acompte indiquÈ dans le pied de la facture est mis ‡ jour. Visualiser SÈlectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur cette icÙne pour visualiser son contenu. Remarque Le document d'acompte sera grisÈ car il devient non modifiable dËs qu'il est rattachÈ ‡ une facture. Manuel de rÈfÈrence 225 Documents d'acompte Facture d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des ÈlÈments suivants : NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de la facture (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte. Date de la facture La date de la facture d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date de la facture. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ une facture d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine. N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne . Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur la facture si nÈcessaire. Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...) ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre facture d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs factures en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document. La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reÁu au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..). Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer Attention A la validation de la facture, l'Ècran de saisie d"un nouveau rËglement apparaÓt. Le type de paiement ChËque est indiquÈ par dÈfaut. Indiquez le code banque associÈ ‡ votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ une facture ou qu'elle n'est pas remise en banque et transfÈrÈe en comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 226 Avoir d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) L'avoir d'acompte est un document qui fait suite ‡ la facture d'acompte (Vous pouvez consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le crÈer directement ‡ partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sÈlectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sÈlectionnant le raccourci TransfÈrer disponible dans la barre de navigation. L'avoir d'acompte se compose des ÈlÈments suivants : NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de l'avoir (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte. Date d'avoir La date d'avoir d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date d'avoir. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ un avoir d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine. N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne . Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur l'avoir si nÈcessaire. Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...) ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre avoir d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs avoirs en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document. La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre avoir d'acompte. Ex : "Acompte remboursÈ au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..). Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer. Remarque A la validation du document, une ÈchÈance nÈgative est gÈnÈrÈe. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des rËglements (en enregistrant un rËglement ‡ 0). Remarque L'avoir d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattachÈ ‡ une facture et qu'il n'est pas transfÈrÈ en comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 227 Transfert de documents Transfert des documents de vente Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitement - Document de vente (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils) SÈlectionnez le document initial et cliquez le bouton TransfÈrer ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ. Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de livraison, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer dessus pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 228 Transfert de document Cette opÈration vous permet de transfÈrer le document affichÈ au dessous de la zone "Transfert de document", dans un autre type de document. Type de document SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer. Remarque Les documents proposÈs varient en fonction du document sÈlectionnÈ, et en fonction des transferts prÈcÈdents: -Le devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. -La commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de livraison (bon de rÈception) ou facture. Si la commande est transfÈrÈe une premiËre fois en bon de livraison (bon de rÈception), elle peut Ítre transfÈrÈe une seconde fois en facture. -Le bon de livraison (ou bon de rÈception) peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir -Plusieurs bons de livraisons peuvent Ítre regroupÈs sur une facture -La facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Astuce Lors du transfert d'une Commande en Bon de livraison, vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Attention Un document transfÈrÈ ne peut plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Date Indiquez la date du document ‡ gÈnÈrer. Regrouper les lignes Cette option est disponible lorsque vous choisissez de transfÈrer le document initial en Bon de livraison ou bon de RÈception. Elle permet de regrouper les lignes ayant les mÍmes critËres : - Pour les documents de vente, il s'agit du code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose=0. - Pour les documents d'achat , il s'agit du code, libellÈ, TVA, prix de revient, prix d'achat, dÈpÙt, dÈlai de livraison, frais unitaires, frais sur le global et remise rÈelle. Manuel de rÈfÈrence 229 Transfert de commande en facture La commande sÈlectionnÈe a ÈtÈ livrÈe partiellement. Vous avez plusieurs choix qui s'offrent ‡ vous pour le transfert en facture de cette commande : Lignes ‡ transfÈrer Permet de choisir si vous souhaitez que votre facture reprenne toutes les lignes de votre commande ou bien le restant ‡ livrer. Dans ce dernier cas, la facture tiendra compte des documents intermÈdiaires (bons de livraisons, bons de rÈception) gÈnÈrÈs et ne reprendra que les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes. Solder la commande Si vous cochez cette zone, la commande initiale sera considÈrÈe comme soldÈe et les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes ne le seront plus. Elles ne seront donc pas dÈ-stockÈes. Facturer les quantitÈs supplÈmentaires Cette option est disponible dans le cas o˘ vous transfÈrez toutes les lignes de votre commande. Si vous avez effectuÈ des livraisons partielles et livrÈ des quantitÈs supÈrieures ‡ la commande, vous pouvez les ajouter directement sur la facture. Elles apparaÓtront dans le bas du corps de la facture dans une tranche ‡ part. Facturer les quantitÈs non livrÈes Cette option est disponible dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ de transfÈrer toutes les lignes et cochÈ l'option Solder la commande. Dans ce cas, la facture contiendra les mÍmes ÈlÈments que la commande initiale. Exemple Vous avez une commande client qui contient un ouvrage avec une fourniture en quantitÈ 2 et de la main- d'oeuvre. Vous trouverez ci-dessous le shÈma des transferts possibles et le rÈsultat gÈnÈrÈ pour chaque type de transfert : EBP B‚timent Aide 230 Livraison d'une commande Vous pouvez saisir les quantitÈs reÁues pour une commande, et gÈnÈrer au fur et ‡ mesure des bons de livraisons ou factures. TransfÈrer en SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer suite ‡ la livraison de la commande. Regrouper les lignes cochez cette zone, si vous souhaitez que le document gÈnÈrÈ aprËs la livraison regroupe les ÈlÈments ayant les mÍmes critËres (code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose.), et totalise les quantitÈs livrÈes sur une mÍme ligne. Saisie de la livraison Tous les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers apparaissent dans la liste des ÈlÈments ‡ livrer. Astuce Vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Vous disposez des colonnes suivantes: QuantitÈ livrÈe QuantitÈ dÈj‡ livrÈe QuantitÈ ‡ Livrer Nouvelle quantitÈ reÁue ‡ saisir QuantitÈ Reliquat QuantitÈ restant ‡ livrer Vous pouvez Ègalement livrer la totalitÈ des ÈlÈments restants, en cliquant sur le bouton Tout Livrer ou solder votre commande, ‡ l'aide du bouton Solder (c'est-‡-dire considÈrer que cette livraison est la derniËre, et que les quantitÈs restantes ne seront plus livrÈes). Astuce Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ ‡ livrÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantitÈ ‡ livrer pour l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation. Remarque Suite ‡ la validation de la saisie, la quantitÈ ‡ livrer demandÈe pour l'ÈlÈment est vÈrifiÈe dans le stock. Si le stock est insuffisant, un message d'avertissement s'affiche. A la validation, un message de confirmation apparaÓt pour vous indiquer le numÈro du document gÈnÈrÈ. Les mouvements de stocks sont alors mis ‡ jour. Manuel de rÈfÈrence 231 Regroupement de Bons de livraisons Le regroupement de Bons de livraisons s'effectue ‡ partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents de vente). Le regroupement de BL peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs : regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de livraison, en une facture regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BL suivant les documents sÈlectionnÈs Pour regrouper uniquement les bons de livraisons que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sÈlectionner dans la liste des documents de vente/Onglet Bons de livraisons, les bons que vous souhaitez regrouper. Remarque Cette sÈlection peut s'effectuer tous clients confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BL en fonction des clients. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BL que vous souhaitez puis Valider le regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BL sur une pÈriode prÈcise pour des clients prÈcis Pour regrouper un lot de Bons de livraison sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des documents de vente) cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". La fenÍtre de "regroupement de bons de livraisons en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option "Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les clients souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BL". Attention Tous les codes clients prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider. EBP B‚timent Aide 232 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Manuel de rÈfÈrence 233 Affaires Onglet client L'onglet Client permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation de l'affaire. Le numÈro de l'affaire se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, vous pouvez saisir un numÈro d'affaire spÈcifique dans la zone de saisie NumÈro de document. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 234 Onglet informations Cet onglet permet de saisir les informations principales relative ‡ l'affaire Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ par dÈfaut en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre affaire, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression Fiche avec image associÈe permet d'imprimer l'affaire avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant, le secteur, la distance qui vous sÈpare du chantier, la date de dÈbut des travaux, la date de fin prÈvue, et l'Ètat de l'affaire. Manuel de rÈfÈrence 235 Onglet Ventes L'onglet Ventes a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents de vente, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents de ventes qui concernent l'affaire et le client sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents de vente, et d'associer un ou plusieurs documents de vente ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document de vente depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement les informations liÈes ‡ l'affaire (nom clients, commentaires, numÈro d'affaires...). EBP B‚timent Aide 236 Onglet Achat L'onglet Achats a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents d'achat, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents d'achat qui concernent l'affaire sont affichÈs. Remarque Dans les document d'achat, il est possible de sÈlectionner des affaires diffÈrents pour chaque ligne du document. Dans l'onglet Achat d'une fiche affaire, les documents possÈdant au moins une ligne liÈe ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents d'achat, et d'associer un ou plusieurs documents d'achat ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document d'achat depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 237 Onglet Suivi de chantier L'onglet Suivi de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des suivis de chantiers, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantier, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. EBP B‚timent Aide 238 Onglet Suivi de chantier simplifiÈ L'onglet Suivi de chantiers simplifiÈ a les mÍmes propriÈtÈs que la gestion des listes, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantiers simplifiÈs, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 239 L'onglet RËglement des affaires Cette liste affiche tous les rËglements liÈs ‡ l'affaire et au client. Vous avez la possibilitÈ d'ajouter, modifier, dupliquer, supprimer des rËglements depuis cette liste. Remarque Seuls les rËglements liÈs ‡ une ÈchÈance, correspondante ‡ une facture liÈe ‡ l'affaire, apparaÓtront dans la liste. EBP B‚timent Aide 240 L'onglet Interventions des affaires L'onglet intervention affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions. Cet onglet a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des interventions, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les interventions qui concernent l'affaire sont affichÈs. Astuce L'ajout d'une intervention depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Vous disposez des fonctions supplÈmentaires : Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des interventions, et d'associer une ou plusieurs interventions ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer une intervention ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ. Le bouton Facturer l'intervention dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet de crÈer une nouvelle facture pour le client et l'afffaire avec les ÈlÈments de l'intervention. Manuel de rÈfÈrence 241 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre affaire. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 242 Les documents d'achat Liste des documents d'achat La liste des documents d'achat a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires : Une recherche avancÈe Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez. PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ. Fournisseur SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique fournisseur, accessible depuis la liste des fournisseurs, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le fournisseur sÈlectionnÈ. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de 5 boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du fournisseur si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "commandes-type" ou modËles de commande. le bouton TransfÈrer Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception, ou facture. Un Bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une rÈception partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non rÈceptionnÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires. Manuel de rÈfÈrence 243 le bouton RÈceptionner Le bouton rÈceptionner est actif pour les documents de type Commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la rÈception de la commande, et de saisir des rÈceptions partielles. Dans ce dernier cas, le bouton RÈceptionner est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement rÈceptionnÈe. le bouton Regroupement Il sert aux documents de type bon de rÈception (BR). Le regroupement de plusieurs bons de rÈception peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci- aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaire sont identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de rÈceptions. EBP B‚timent Aide 244 L'onglet entÍte des documents d'achat L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au fournisseur et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour sÈlectionner un fournisseur, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et enlËvement apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce Suite ‡ la saisie d'un contact fournisseur et ‡ la sÈlection du bouton "MAJ Contact", c'est l'adresse du contact qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du fournisseur. Remarque Le code et nom du fournisseur sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date, date de livraison, et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 245 L'onglet ComplÈment des documents d'achat L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents d'achat ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document d'achat, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le dÈpÙt de stock par dÈfaut, la TVA par dÈfaut, et le modËle d'impression. EBP B‚timent Aide 246 L'onglet corps des documents d'achat L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ des nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 20 colonnes sont ‡ votre disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches si vous le voulez. Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvelle fourniture, ou l'icÙne de la barre d'outils, ou encore, saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne : pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers pour les textes types Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs Au bas de la fenÍtre,vous disposez de deux boutons : TVA, et DÈtail. TVA affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA DÈtail Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne sont affichÈs. Manuel de rÈfÈrence 247 La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher. EBP B‚timent Aide 248 La barre d'outils du corps des documents d'achat Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne Permet de copier une ligne Permet de coller une ligne Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Cliquez sur cet icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe. Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe). Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre. Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel. Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers. Permet d'insÈrer un sous-total. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Remarque Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 249 Liste des colonnes dans les documents d'achat Liste des colonnes disponibles Explication RÈfÈrence fournisseur RÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, indiquÈe dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment, ou ‡ saisir directement ici. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. QuantitÈ QuantitÈ ‡ commander UnitÈ d'achat UnitÈ d'achat ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Prix d'achat Prix d'achat auprËs du fournisseur, prÈcisÈ dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe) Prix d'achat (Contre-valeur) Prix d'achat auprËs du fournisseur, exprimÈ en contre-valeur % Remise % de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat de la ligne sÈlectionnÈe Prix achat Net Prix d'achat - % remise Prix achat Net (Contre-valeur) Prix d'achat Net exprimÈ en contre-valeur QuantitÈ mini ‡ commander QuantitÈ minimale ‡ commander auprËs du fournisseur, saisie dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe) QuantitÈ rÈceptionnÈe Total des quantitÈs rÈceptionnÈes, dans un document de type commande, qui sera mise ‡ jour quand la commande sera transfÈrÈe en bon de rÈception (total ou partiel), ou facture... QuantitÈ reliquat QuantitÈ restant ‡ rÈceptionner (mise ‡ jour au f˚r et ‡ mesure des saisies de bons de rÈceptions ou factures) dans les documents de type commande. QuantitÈ BR RÈelle Total des quantitÈs rÈceptionnÈes dans le bons de rÈception. Remarque colonne disponible uniquement dans les documents de type facture. Multiple de rÈapprovisionnement Multiple de rÈapprovisionnement imposÈ par le fournisseur et saisi dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe). DÈlai de livraison DÈlai de livraison (en nombre de jours), ‡ compter pour la ligne sÈlectionnÈe. Date de rÈception prÈvue Date prÈvue, en fonction du dÈlai saisi Total Total HT de la ligne sÈlectionnÈe Total (Contre-valeur) Total exprimÈ en contre-valeur TVA Taux de TVA appliquÈ sur la ligne % Frais unitaires % de frais ‡ appliquer par unitÈ pour calculer le co˚t de revient Frais unitaires montant des frais unitaires ‡ ajouter pour calculer le co˚t de revient de l'ÈlÈment % Frais global % de frais calculÈs sur le prix d'achat total Frais sur le global Montant des frais calculÈs sur le prix d'achat total Co˚t de revient (Prix d'achat + total des frais) / quantitÈ ‡ commander. C'est le co˚t de revient unitaire. % de remise cumulÈe % remise total (= % de remise en ligne + les postes complÈmentaires, en pied de document) Montant net Ht remisÈ Prix d'achat total - % de remise cumulÈ Co˚t de revient total Co˚t de revient unitaire * quantitÈs commandÈes DÈpÙt DÈpÙt de stock par dÈfaut du document. Peut Ítre EBP B‚timent Aide 250 modifiÈ pour la ligne sÈlectionnÈe? Code affaire L'utilisateur ‡ la possibilitÈ de saisir sur chaque ligne un code affaire diffÈrent de l'entÍte du document Manuel de rÈfÈrence 251 L'onglet pied des documents d'achat L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le co˚t total, incluant le Total HT Net, le Total frais, et le co˚t total HT Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs si vous avez cochÈ l'option d'affichage des contre- valeurs dans les options Dans la partie de droite, vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes : Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus) Port HT Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez. Taux de TVA sur Port Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA associÈ s'affiche. Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer. Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de rÈception ou facture gÈnËre automatiquement la saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document. EBP B‚timent Aide 252 L'onglet ÈchÈances des documents d'achat L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents d'achat de type facture ou avoir. Remarque Dans les documents de type commande ou bon de rÈception, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Seul le mode de paiement et la date seront modifiables. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la partie droite. SÈlectionnez le mode de rËglement fournisseur, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'avez paramÈtrÈ dans la fiche fournisseur, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire. Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition : pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance, pour supprimer une ligne d'ÈchÈance, l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Remarque si un acompte a ÈtÈ saisi dans l'onglet Pied, il apparaÓt Ègalement dans la grille des ÈchÈances, et la colonne acompte est cochÈe, afin de pouvoir facilement le distinguer des autres ÈchÈances. Manuel de rÈfÈrence 253 L'onglet Lettre-types des documents d'achat Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la zone, pour insÈrer, au choix : les conditions gÈnÈrales Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs le corps du document ‡ l'impression. une lettre d'en-tÍte Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡ part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. une lettre de pied Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe. EBP B‚timent Aide 254 Transfert des documents d'achat Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire) ni supprimÈ Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achat, depuis le menu Traitement - Document d'achat (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils) SÈlectionnez le document initial et cliquez sur le bouton TRANSFERER ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ: Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de rÈception, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 255 Regroupement de Bons de rÈception Le regroupement de Bons de rÈceptions s'effectue ‡ partir de la liste des documents d'achat et du bouton Regroupement BR disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents d'achat). Le regroupement de BR peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs : regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de rÈception, en une facture regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention Le regroupement de plusieurs bons de rÈceptions peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BR suivant les documents sÈlectionnÈs Pour regrouper uniquement les bons de rÈceptions que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sÈlectionner dans la liste des documents d'achat/Onglet Bons de rÈceptions, les bons que vous souhaitez regrouper. Remarque Cette sÈlection peut s'effectuer tous fournisseurs confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BR en fonction des fournisseurs. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BR que vous souhaitez puis Valider le regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BR sur une pÈriode prÈcise pour des fournisseurs prÈcis Pour regrouper un lot de Bons de rÈception sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des documents d'achat) cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". La fenÍtre de "regroupement de bons de rÈceptions en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option "Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les fournisseurs souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BR". Attention Tous les codes fournisseurs prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider. EBP B‚timent Aide 256 Dupliquer un document d'achat Tous les documents d'achat peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du fournisseur. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents d'achat, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du fournisseur, le type de document, la date du document ‡ crÈer, ainsi que le dÈpÙt dans lequel vous souhaitez Ítre livrer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes fournisseur dans le cas o˘ vous gardez le mÍme fournisseur que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau fournisseur. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser : une Demande de prix peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, une Commande peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, un Bon de rÈception peut Ítre copiÈ en Bon de rÈception, un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour, une Facture peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture, un Avoir peut Ítre copiÈ en Demande de prix, Commande, Facture, Avoir. Manuel de rÈfÈrence 257 RÈapprovisionnement automatique Assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks. Informations sur le rÈapprovisionnement Type de rÈapprovisionnement Vous avez le choix entre deux type de rÈapprovisionnement : du dÈpÙt ... ‡ Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se basera sur les quantitÈs dans vos dÈpÙts de stocks. SÈlectionnez le dÈpÙt de stock ‡ rÈapprovisionner. Si vous n'en choisissez aucun, tous les dÈpÙts seront pris en compte. Dans votre commande fournisseur, vous obtiendrez une ligne d'achats par dÈpÙt de stock sur lesquels il faut commander. Du Code Doc au Code Doc Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se lancera uniquement sur les quantitÈs saisies dans vos devis ou commandes, en tenant compte ou non -dÈpend de votre choix dans la zone Se Baser sur - des quantitÈs dÈj‡ en stocks. Choisissez les documents de type Devis ou de type Commande ‡ partir desquels vous souhaitez lancer un rÈapprovisionnement automatique des stocks Remarque si un multiple de rÈapprovisionnement >1 a ÈtÈ saisi dans l'onglet Fourn. de l'ÈlÈment ‡ rÈapprovisionner, alors les quantitÈs commandÈes seront fonction de ce multiple de rÈapprovisionnement. CritËres Se baser sur Vous avez le choix entre la quantitÈ rÈelle, la quantitÈ en stock ou les quantitÈs des documents (dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ des documents dans la zone au-dessus). Fournisseurs Choisissez de gÈnÈrer vos commandes auprËs des fournisseurs qui vous proposent les meilleurs prix, les meilleurs dÈlais ou vos fournisseurs principaux Dates des commandes Indiquez la date qui sera affichÈe sur les commandes gÈnÈrÈes. Choisissez les ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Remarque Les zones ci-dessous ne sont pas ‡ remplir obligatoirement. Elles vous permettent de sÈlectionner une partie de vos ÈlÈments ‡ rÈapprovisionner en choisissant des critËres comme le code, la famille ou les groupes. Si vous n'indiquez rien, tous les ÈlÈments suivis en stocks seront rÈapprovisionnÈs si nÈcessaires (en fonction de la quantitÈ en stock). de l'ÈlÈment.. ‡ SÈlectionnez l'ÈlÈment de dÈbut et de fin ‡ rÈapprovisionner du groupe 1 .. ‡ SÈlectionnez les groupe 1 (correspondants au groupes 1 dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment) d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour du groupe 2 .. ‡ SÈlectionnez les groupe 2 (indiquÈs dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment) ‡ rÈapprovisionner EBP B‚timent Aide 258 de la famille.. ‡ SÈlectionnez les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Cliquez sur le bouton Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration. Attention Si le message "des ÈlÈments en stocks n'ont pas pu Ítre rÈapprovisionnÈs" apparaÓt, cela signifie que certains ÈlÈments qui devraient Ítre rÈapprovisionnÈs par rapport aux quantitÈs en stocks n'ont pas pu l'Ítre car aucun fournisseur n'est dÈfini dans l'onglet Ref fourn de l'ÈlÈment. Manuel de rÈfÈrence 259 Les documents de stock EBP B‚timent Aide 260 Inventaire L'onglet corps de l'inventaire La saisie de l'inventaire s'effectue dans l'onglet corps. Pour cela, vous disposez : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ plusieurs fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, D'un bouton pour recharger l'inventaire. La grille de saisie La grille de saisie de l'inventaire est prÈ-remplie. Tous les ÈlÈments suivis en stock s'affichent, classÈs en fonction du regroupement choisi au moment de la crÈation de l'inventaire, avec leur quantitÈ actuelle, l'unitÈ de stock, l'unitÈ de vente, le PUMP actuel et le nouveau PUMP, et la valeur de stock actuelle. Pour saisir votre inventaire de stock, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes : Nouvelle QuantitÈ (unitÈ stock) Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments, exprimÈe en unitÈ de stock. Nouvelle QuantitÈ (unitÈ de vente) Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments en unitÈ de vente. Attention Les deux quantitÈs, saisies en unitÈ de vente et en unitÈ de stock se cumulent dans la colonne Nouvelle quantitÈ totale. - Si vous gÈrez votre stock et vos ventes dans la mÍme unitÈ, saisissez votre nouvelle quantitÈ d'inventaire dans l'une ou l'autre des colonnes, au choix. - Si vous gÈrez deux unitÈs diffÈrentes, vous pourrez saisir dans l'une ou/et dans l'autre des colonnes. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en cartons et que vous vendez en sachet. Vous saisirez alors dans votre inventaire, qu'il vous reste X cartons en stock et Y sachets en vente, soit un total de Z quantitÈs en stock (dÈpend du nombre de sachets dans un carton, saisi dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment) Nouveau PUMP Par dÈfaut, la valeur du PUMP est Ègale au PUMP actuel. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire. Nouvelle QuantitÈ totale Affiche le total des nouvelles quantitÈs de stock (Nouvelle quantitÈ en unitÈ de stock + Nouvelle quantitÈ en unitÈ de vente), en unitÈ de stock. Vous pouvez saisir directement dans cette zone si vous le souhaitez (cf la mention Attention ci-dessus). Le total des quantitÈs et PUMP saisis permettent de calculer la Nouvelle valeur du stock, Ègale au PUMP * Nouvelle quantitÈ totale. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Le bouton Recharger Si vous avez dÈj‡ commencÈ ‡ saisir votre inventaire, et entre-temps, ajoutÈ des nouveaux ÈlÈments en stock ou bien modifiÈ vos mouvements de stocks (achats, ventes etc...) , vous pouvez cliquer sur le bouton Recharger pour ajouter les nouvelles lignes et remettre ‡ jour les ÈlÈments modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 261 La mÍme question qu'en crÈation d'inventaire apparaÓtra et vous demandera si vous souhaitez que les nouvelles lignes qui seront ajoutÈes aient par dÈfaut une nouvelle quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. RÈpondez ‡ la question afin de lancer le traitement. Le bouton Ajout d'un Èlement en sommeil Ce bouton est actif uniquement si l'option "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil" est sÈlectionnÈe. Rappel Les ÈlÈments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un ÈlÈment mis en sommeil, vous devez cliquer sur ce bouton et sÈlectionner l'ÈlÈment que vous souhaitez. EBP B‚timent Aide 262 L'onglet ComplÈment dans l'inventaire Il se compose de trois zones : Commentaires C'est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez saisir des commentaires sur l'inventaire. DÈpÙt de stock Affiche le dÈpÙt de stock sÈlectionnÈ ‡ la crÈation de l'inventaire. Regroupement Vous pouvez choisir entre le code famille, la localisation, les groupes 1 ou 2, ou le code ÈlÈment Attention Si vous modifiez le dÈpÙt de stock ou le regroupement, les lignes dÈj‡ saisies dans l'onglet Corps du document seront perdues. Manuel de rÈfÈrence 263 La barre d'outils dans l'inventaire Permet de supprimer une ligne de saut de page Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe Calculatrice active le mode de saisie en plein Ècran Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression de l'inventaire. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). EBP B‚timent Aide 264 Documents de stock - Onglet entÍte L'onglet entÍte vous permet de modifier le numÈro du document si vous souhaitez (autrement, il sera gÈnÈrÈ automatiquement en fonction des compteurs initialisÈs dans les options de numÈrotations des documents) Saisissez le nouveau numÈro dans la zone NumÈro de document. Manuel de rÈfÈrence 265 Documents de stock - Onglet complÈment L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de bons d'entrÈes et bons de sorties. Vous avez accËs ‡ une zone de saisie libre : Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur les bons. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document de stock, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l'icÙne , le dÈpÙt de stock sur lequel les mouvements seront gÈnÈrÈs. EBP B‚timent Aide 266 Documents de stock - Onglet corps L'onglet Corps se compose : D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions, D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, La barre d'outils Sur la barre d'outils, vous disposez des icÙnes suivantes : Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps. Permet de couper une ligne Permet de copier une ligne Permet de coller une ligne Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document. Calculatrice. active le mode de saisie en plein Ècran. Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe. Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. La grille de saisie La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner les ÈlÈments gÈrÈs en stock (de type fourniture, ou divers). La valeur unitaire correspond au dÈboursÈ sec de l'ÈlÈment dans le bon d'entrÈe. Pour les bons d'entrÈes et bons de transferts : - Si un fournisseur est indiquÈ dans la fiche ÈlÈment, la valeur unitaire de l'ÈlÈment sera Ègale au prix d'achat fournisseur divisÈ par le coefficient d'unitÈ d'achat indiquÈ dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. - Si aucun fournisseur n'a ÈtÈ prÈcisÈ, la valeur unitaire sera Ègale au dÈboursÈ de l'ÈlÈment multipliÈ par le coefficient de conversion en unitÈ de stock. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir supprimer des colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Remarque Les bons d'entrÈes/sorties incrÈmentent/dÈcrÈmentent le stock dËs validation du bon. Manuel de rÈfÈrence 267 Suivi de chantier EBP B‚timent Aide 268 SimplifiÈ EntÍte du suivi de chantier simplifiÈ L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et de sÈlectionner le document ‡ partir duquel vous souhaitez faire le suivi du chantier. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. En haut de la fenÍtre du suivi, vous disposez de la zone Document, pour sÈlectionner le document source de votre suivi (de type devis, commande ou facture). Le total dÈboursÈ de celui-ci s'affiche alors au bas de la fenÍtre, et les montants prÈvus par poste s'affichent dans l'onglet RÈcapitulatif. Pour effectuer un suivi de chantier ‡ partir d'un contrat de maintenance, sÈlectionnez le code contrat ‡ associer, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la zone Contrat en haut de la fenÍtre du suivi de chantier simplifiÈ. Un message d'avertissement apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez rÈcupÈrer les donnÈes (codes salariÈs, nombre d'heures, codes matÈriel...) liÈes aux interventions passÈes pour ce contrat. Vous pourrez ensuite les ajuster dans le suivi. Remarque Les codes salariÈs, codes matÈriels et durÈe d'intervention rÈalisÈes seront automatiquement ajoutÈs dans les onglets MatÈriel et MO. Vous n'aurez plus qu'‡ les ajuster. Les heures et le total prÈvu seront indiquÈs dans l'onglet RÈcapitulatif. Dans le cas o˘ vous n'Ítes pas intervenu dans le cadre d'un contrat de maintenance, vous pouvez sÈlectionner, ‡ partir du raccourci Interventions disponible dans la barre de navigation, les interventions rÈalisÈes. Vous rÈcupÈrerez dans votre suivi de chantier, les heures salariÈes et matÈriels effectuÈes. Manuel de rÈfÈrence 269 Onglet complÈment Dans cet onglet, vous avez la possibilitÈ de saisir une description de votre chantier et des commentaires sur les travaux rÈalisÈs. Vous disposez d'une barre d'outils complËte pour choisir la police et la couleur du texte, ou mettre en gras, italique, barrÈ, une partie de votre texte. Les zones DÈbut de chantier et Fin de chantier vous permettent de saisir la pÈriode de rÈalisation du chantier. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Remarque Utilisez la touche [CTRL] + [EntrÈe] pour effectuer un retour ‡ la ligne dans les zones de saisie. EBP B‚timent Aide 270 Onglet fourniture / divers Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type fourniture ou divers. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date de l'achat, le libellÈ de celui-ci et le montant total payÈ. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 271 Onglet Main d'oeuvre Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type main-d'oeuvre. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et le libellÈ de la main-d'oeuvre. Vous pouvez sÈlectionner le code et le nom du salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez le nombre d'heures travaillÈes et le co˚t horaire (sil n'est pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche salariÈ). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 272 Onglet MatÈriel Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses liÈes ‡ l'utilisation du matÈriel de votre sociÈtÈ. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et leur description. Vous pouvez sÈlectionner le code du matÈriel ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez Ègalement le nombre d'heures d'utilisation et le co˚t horaire (sil n'est pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche matÈriel). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 273 Onglet frais complÈmentaires Cet onglet vous permet d'enregistrer vos frais complÈmentaires liÈs au suivi du chantier (ex: transports...). Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes : Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie. Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date de la dÈpense, le libellÈ de celle-ci, le montant total dÈboursÈ, et des observations si vous le souhaitez.. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 274 Onglet rÈcapitulatif L'onglet rÈcapitulatif permet d'obtenir une vue synthÈtique de toutes vos dÈpenses liÈes au chantier, classÈes par catÈgorie : Le total des fournitures/ divers, le total des Mo/matÈriel, le total des heures et le total des frais complÈmentaires saisis dans les onglets correspondant ‡ chaque catÈgorie de dÈpenses. Le total global s'affiche dans la zone Total dÈboursÈ rÈalisÈ, en comparaison avec le Total dÈboursÈ prÈvu, issu du document source (indiquÈ en entÍte du suivi de chantier). A partir de ce tableau, imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilitÈ de chantier ‡ partir du menu Impressions - Chantier simplifiÈ. Manuel de rÈfÈrence 275 DÈtaillÈ L'onglet EntÍte du suivi de chantier L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 276 L'onglet complÈment du suivi de chantier L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de votre suivi de chantier ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur le suivi. Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l' icÙne le dÈpÙt de stock. La zone "Mouvemente le stock" est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre si vous le souhaitez : si l'option est cochÈe, un message apparaÓtra ‡ la validation du suivi, pour vous demander si vous souhaitez gÈnÈrer un bon de sortie de stock en fonction des quantitÈs consommÈes sur chaque fourniture. Manuel de rÈfÈrence 277 L'onglet corps du suivi de chantier L'onglet Corps se compose : d'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris. D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes, supprimÈes ou dÈplacÈes. La grille de saisie se compose de plus de 12 colonnes La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Vous pouvez Ègalement crÈer un suivi de chantier depuis un devis, une facture ou une commande. Vous rÈcupÈrez alors tout le contenu du document source, et pourrez le modifier si nÈcessaire. Insertion d'ÈlÈments Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque. Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + nouvel ouvrage, ou l'icÙne Nouvel ouvrage , ou bien saisissez directement dans la colonne dÈsignation, le libellÈ de votre ÈlÈment simple. Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne : pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne dÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage. Remarque Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Astuce Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ rÈelle consommÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantitÈ rÈelle consommÈe de l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation. pour Les fournitures pour les matÈriels pour les divers EBP B‚timent Aide 278 pour les textes types GÈnÈration d'un suivi depuis un devis, facture ou d'une commande Pour rÈcupÈrer le contenu du corps d'un devis, d'une commande ou d'une facture : Pour cela, cliquez sur l'icÙne de la zone DOCUMENT en haut de la fenÍtre du suivi et sÈlectionnez dans la liste des documents, le document dont vous voulez rÈcupÈrer le corps. Attention AprËs validation du suivi, le numÈro du document source qui apparaÓt dans la zone DOCUMENT n'est plus modifiable. Vous pourrez alors ajuster les quantitÈs et dÈboursÈs prÈvus sur votre chantier, et saisir les quantitÈs consommÈes sur les fournitures, main-d'oeuvre, matÈriels ou divers au fur et ‡ mesure de l'avancement des travaux. Les derniËres dates de mises ‡ jour de vos donnÈes seront conservÈes, les quantitÈs rÈalisÈes totales et les dÈboursÈs rÈalisÈs seront automatiquement calculÈs. Vous pourrez ainsi ‡ tout moment connaÓtre l'Ètat d'avancement de votre chantier. Remarque A la validation du suivi, si vous gÈrez votre stock depuis le suivi, un message apparaÓt, vous proposant de gÈnÈrer un bon de sortie d'aprËs les derniËres quantitÈs consommÈes saisies. Manuel de rÈfÈrence 279 Les colonnes dans le suivi de chantier Si vous faites appel ‡ un document existant pour crÈer le suivi de chantier, les colonnes NumÈrotation, code ÈlÈment, description, dÈboursÈ prÈvu, quantitÈ prÈvue, quantitÈ prÈvue rÈelle, unitÈ de vente et date sont automatiquement affichÈes. Elles correspondent aux donnÈes saisies dans le document source. Liste des colonnes disponibles Explication NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les lignes de type tranche ou sous-tranche en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. DÈboursÈ prÈvu DÈboursÈ saisi dans le document initial ou issu de la fiche ÈlÈment. Il peut Ítre modifiÈ dans le suivi pour les ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel ou divers. QuantitÈ prÈvue QuantitÈ ‡ prÈvoir (saisie dans le document initial). QuantitÈ prÈvue rÈelle QuantitÈ prÈvue totale (multipliÈe par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). UnitÈ vente UnitÈ de vente prÈvue dans le document initial, ou ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Date Date de derniËre mise ‡ jour pour les fournitures, main-d'oeuvres, matÈriels ou divers dans le suivi de chantier. QuantitÈ rÈelle consommÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe ‡ saisir sur les lignes de type fourniture, MO, matÈriel ou divers. Remarque Ce champ est "remis ‡ blanc" aprËs validation du suivi de chantier, afin de saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes au fur et ‡ mesure de l'avancement des travaux. QuantitÈ rÈelle rÈalisÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe totale (multipliÈe par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ Ègal au dÈboursÈ prÈvu (par dÈfaut), le dÈboursÈ rÈalisÈ peut Ítre modifiÈ sur les lignes de type fourniture, MO, matÈriel et divers, si les co˚ts unitaires prÈvus ont ÈtÈ modifiÈs. DÈboursÈ rÈalisÈ rÈel DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ multipliÈ par la quantitÈ rÈelle rÈalisÈe. DÈboursÈ total prÈvu rÈel DÈboursÈ prÈvu * quantitÈ prÈvue rÈelle. EBP B‚timent Aide 280 La liste des suivis de chantiers La liste des suivis de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez d'un bouton supplÈmentaire dans la barre de navigation : Le bouton Bon de sortie Permet de gÈnÈrer un bon de sortie de stock ‡ partir du suivi de chantier sÈlectionnÈ dans la liste. Remarque Le bon de sortie est gÈnÈrÈ dans le cas o˘, dans le suivi de chantier, la zone mouvemente le stock est cochÈe, et des nouvelles quantitÈs ont ÈtÈ saisies dans le suivi. Manuel de rÈfÈrence 281 Saisie des temps salariÈs Cette option permet de saisir les heures rÈalisÈes par les salariÈs sur les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs. Saisie des heures Pour saisir les heures rÈalisÈes par un salariÈ, sÈlectionnez votre salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne : les heures dÈj‡ saisies pour ce salariÈ dans la pÈriode indiquÈe s'affichent dans la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour crÈer une nouvelle ligne dans la grille et saisir les champs suivants : Suivi Indiquez le numÈro de suivi de chantier simplifiÈ sur lequel le salariÈ a travaillÈ, ou sÈlectionnez-le dans la liste ‡ l'aide de l'icÙne . Date Indiquez la date ‡ laquelle les heures ont ÈtÈ effectuÈes LibellÈ Le libellÈ est un champ de saisie libre, pour prÈciser par exemple, la nature des heures rÈalisÈes. Heure Saisissez le nombre d'heures effectuÈes par le salariÈ Taux horaire Par dÈfaut, le taux horaire indiquÈ dans la fiche du salariÈ s'affiche. Vous pouvez le modifier si nÈcessaire. DÈboursÈ total Ce champ est non saisissable. Il correspond au nombre d'heures rÈalisÈes multipliÈes par le taux horaire du salariÈ. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sÈlectionner un autre salariÈ. La recherche avancÈe La recherche avancÈe, disponible dans cette fenÍtre, vous permet de rechercher les heures saisies pour un salariÈ, sur une pÈriode prÈcise et sur un (ou plusieurs) suivi de chantier simplifiÈ. Lien avec les suivis de chantiers simplifiÈs A la validation de votre saisie, les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs sur lesquels vos salariÈs ont travaillÈ seront automatiquement mis ‡ jour. EBP B‚timent Aide 282 Maintenance / S.A.V T‚ches ‡ rÈaliser Les t‚ches ‡ rÈaliser pour la gestion des contrats de maintenance et du SAV s'affichent dËs que vous ouvrez votre dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les contrats arrivant ‡ ÈchÈance Affiche la liste de tous les contrats dont la date de fin arrive ‡ bientÙt ‡ ÈchÈance. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre prÈcisÈe dans les options du dossier. On distingue les contrats en tacite reconduction pour lesquels vous pouvez imprimer un courrier de tacite reconduction ‡ votre client, et les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, pour lesquels vous pouvez imprimer une lettre de relance ‡ votre client. Pour imprimer vos relances, vous pouvez cliquer sur le Raccourci Lettre de recond. tacite et Lettre de renouvellement disponible dans la barre de navigation Les contrats ‡ reconduire Affiche la liste des contrats dont la date de fin est proche (le nombre de jours dÈpend de ce que vous avez indiquÈ pour l'alerte des contrats ‡ reconduire dans les options du dossier) et qui doivent Ítre reconduits. Pour lancer l'opÈration , vous pouvez cliquer sur le raccourci Reconduction contrats disponible dans la barre de navigation Les contrats ‡ facturer Affiche la liste des contrats pour lesquels une nouvelle facture doit Ítre Èmise. L'alerte est affichÈe en fonction du nombre de jours indiquÈs dans les options du dossier. Vous pouvez gÈnÈrer les nouvelles factures en cliquant sur le raccourci Facturer les contrats, disponible dans la barre de navigation. Courriers avant intervention Affiche les interventions issues de contrats, dans lesquels vous avez cochÈ la zone Courrier avant intervention. Dans les options du dossier, vous pouvez indiquez le nombre de jours avant intervention pour l'affichage dans le tableau de bord. Pour imprimer les courriers, sÈlectionnez l'option Courrier av. Intervention disponible dans la partie contextuelle de la barre de navigation. AprËs impression, vous validerez l'envoi du courrier, afin que l'intervention n'apparaisse plus dans le tableau de bord. Interventions ‡ prÈparer Les fiches d'interventions dont l'Ètat est "A rÈviser" arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance sont affichÈes ici. Le nombre de jours pour l'alerte des interventions ‡ prÈparer est indiquÈ dans les options du dossier. Manuel de rÈfÈrence 283 Contrats Liste des contrats La liste des suivis des contrats a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les contrats suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin Client Indiquez vos critËres, et cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche. La liste des contrats vous affiche une grille composÈe de deux onglets : L'onglet Tous et L'onglet Contrats ‡ reconduire. Dans ce dernier, sont affichÈs les contrats arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance (le dÈlai de prÈvenance Ètant fixÈ dans les options du dossier). De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Facturer les contrats Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de l'adresse, contacts...) Reconduction Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡ Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡ jour des ÈlÈments. Interventions sur Contrat SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions rÈalisÈes sur ce contrat. EBP B‚timent Aide 284 Contrats Pour ajouter un nouveau contrat de maintenance, vous devez renseigner les informations suivantes : Code Par dÈfaut, le code est non saisissable et auto-incrÈmentÈ. Vous pouvez paramÈtrer le prÈfixe dans les options du dossier. Code Famille SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, la famille du contrat. N° contrat-type SÈlectionnez le code contrat-type : toutes les donnÈes saisies dans celui-ci sont automatiquement rÈcupÈrÈes dans le contrat Code client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client qui souscrit le contrat. Nom Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom du client s'affiche ici. La fiche contrat se compose de 7 onglets : EntÍte, ComplÈment, ElÈments sous contrats, Intervention, Facturation, …chÈancier prÈvisionnel et Notes. L'onglet EntÍte Adresse facturation et adresse de chantier du client Les adresses du client s'affiche. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Líonglet ComplÈment LibellÈ Indiquez le libellÈ court du contrat Description du contrat Saisissez la description dÈtaillÈe du contrat , les clauses etc... Tacite reconduction O / N Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client. Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement. RÈsiliÈ Cochez cette zone si vous souhaitez rÈsilier le contrat. Lettre de relance envoyÈe Il est possible d'envoyer des lettres de relance de souscription de contrat uniquement si le contrat n'est pas en tacite reconduction. Cette zone sera cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres de relance si vous avez rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les lettres de relance ci-dessous comme envoyÈes" Lettre de reconduction tacite envoyÈe Cette zone est cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres de reconduction tacite si vous avez rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les courriers de reconduction tacite ci-dessous comme envoyÈs". Date de souscription Par dÈfaut la date du jour est indiquÈe, vous pouvez la modifier. DurÈe du contrat Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat. Manuel de rÈfÈrence 285 Date de dÈbut de contrat Indiquez la date de dÈbut effective du contrat Date de fin de contrat Saisissez la date de fin, calculÈe par dÈfaut, en fonction de la durÈe du contrat L'onglet ElÈments sous contrat Cet onglet affiche une grille, vous permettant de saisir les ÈlÈments sous contrats. Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne. Code ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sous contrat. Remarque Le raccourci N° sÈrie facturÈs, disponible dans la barre de navigation vous permet de retrouver et rÈcupÈrer facilement, les numÈros de sÈrie facturÈs ‡ ce client NumÈro de sÈrie Saisissez le n° de sÈrie de la fourniture sous contrat. LibellÈ ÈlÈment Saisissez le libellÈ de l'ÈlÈment PrÈcisez Ègalement la localisation, le type de garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et de fin de garantie des ÈlÈments sous contrats, L'onglet Interventions Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type. Code Intervention-type SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code intervention-type. Les pÈriodicitÈs d'intervention saisies dans cette intervention-type seront automatiquement rÈcupÈrÈes. La durÈe d'intervention ainsi que les matÈriels et salariÈs seront repris automatiquement dans les interventions qui seront crÈÈs ‡ la validation du contrat. Attention Si vous ne saisissez pas d'intervention-type, une durÈe d'une heure sera comptabilisÈe dans les interventions qui seront gÈnÈrÈes ‡ la validation du contrat. : les rendez-vous ne pourront Ítre notÈs dans le planning car aucun salariÈ ni matÈriel n'aura ÈtÈ dÈfini dans le contrat. Courrier avant intervention O/N Cochez cette zone si vous souhaitez imprimer une lettre au client pour l'informer de la date d'intervention. PÈriodicitÈ díintervention SÈlectionnez la frÈquence et l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires". Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation L'onglet Facturation se compose de deux cadres : Informations de facturation et PÈriodicitÈ de facturation. EBP B‚timent Aide 286 Informations de facturation SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles : Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation. PÈriodicitÈ de facturation SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. Dans tous les cas, nous vous conseillons de vÈrifier, dans l'onglet EchÈancier prÈvisionnel, le montant des annuitÈs calculÈes. A la validation du contrat, les fiches díinterventions seront automatiquement crÈÈes dans l'Ètat A rÈviser. Les RDV seront Ègalement notÈs dans le planning et mis ‡ jour lorsque les fiches intervention passeront dans l'Ètat A rÈaliser (lorsqu'elles auront ÈtÈ prÈparÈes). Remarque Les donnÈes liÈes ‡ la facturation du contrat ne pourront plus Ítre modifiÈes dËs lors que le contrat aura ÈtÈ facturÈ. L'onglet …chÈancier prÈvisionnel Cet onglet contient les lignes d'annuitÈs du contrat calculÈes en fonction du montant de la facturation et de la pÈriodicitÈ de facturation dÈfinie dans l'onglet Facturation ci-dessus. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre contrat. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes La barre de navigation, ‡ droite de la fiche Contrats, vous propose les raccourcis suivants : NumÈro de sÈrie facturÈs Cette fonction vous permet d'accËder ‡ la fenÍtre de l'historique Maintenance / SAV. Facturer les contrats Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de l'adresse, contacts...). Reconduction Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡ Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡ jour des ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 287 Interventions sur Contrat SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions rÈalisÈes sur ce contrat. EBP B‚timent Aide 288 Interventions Liste des interventions La liste des interventions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les interventions suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin Client Indiquez le code client N° contrat ou N° facture SÈlectionnez le numÈro de contrat ou numÈro de facture sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. Les interventions sont classÈes en 4 onglets : Tous, A rÈviser (= A prÈparer), A rÈaliser, RÈalisÈes. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Facturer l'intervention Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne "Description". Manuel de rÈfÈrence 289 Interventions La fiche Intervention prÈsente les informations suivantes : Code Saisissez le code de l'intervention LibellÈ Indiquez un libellÈ succinct Intervention-type SÈlectionnez le code Intervention-type. Toutes les informations (description, salariÈs , matÈriels etc...) saisies dans la fiche seront recopiÈes Etat L'intervention a 4 Ètats diffÈrents : - A rÈviser : Lorsque l'intervention a ÈtÈ crÈÈe mais n'est pas complËte, elle est marquÈe comme A rÈviser (= A prÈparer). C'est notamment l'Ètat dans lequel sont par dÈfaut les interventions crÈes en automatique par les contrats de maintenance. - A RÈaliser : Une fois prÈparÈe, vous devez passer l'intervention dans l'Ètat ‡ RÈaliser. Le planning est alors mis ‡ jour - RÈalisÈe : Une fois l'intervention rÈalisÈe, saisissez le rapport d'intervention et passez son Ètat ‡ RÈalisÈe - AnnulÈe : lorsque vous annulez une intervention, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez supprimer les RDV notÈs dans le planning . Affaire Vous pouvez saisir un numÈro d'affaire pour l'intervention. A la validation de la fiche intervention, celle-ci sera automatiquement reportÈe dans l'onglet Intervention de la fiche Affaire. Code client Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Nom client Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom de celui-ci est automatiquement repris. vous avez la possibilitÈ de complÈter ponctuellement le nom du client. L'onglet DÈtail Vous pouvez saisir les informations suivantes : Description de líintervention Saisissez la description en dÈtail de l'intervention PrioritÈ Indiquez la prioritÈ de l'intervention : Haute, moyenne ou basse. N° de contrat ou N° document associÈ Indiquez le numÈro du document ‡ l'origine de l'intervention : soit un contrat, soit un document de vente (devis, commande ou facture client). Dans l'onglet …lÈment, vous retrouverez alors les ÈlÈments avec un n° de sÈrie dans le document de vente ou les ÈlÈments sous contrat dans le contrat. Date de líintervention (dÈbut et fin en jour et heure), DurÈe prÈvue de líintervention, Temps de dÈplacement ‡ prÈvoir... Saisissez toutes les donnÈes relatives ‡ la date de l'intervention, la durÈe, le temps de dÈplacement....L'heure de dÈbut et de fin seront calculÈes et prendront en compte le temps de dÈplacement. C'est cet intervalle de temps qui sera pris en compte pour gÈnÈrer le RDV dans le planning L'onglet …lÈments Cet onglet affiche la liste des ÈlÈments sur lesquels l'intervention est ‡ rÈaliser. Pour ajouter un nouvel ÈlÈment, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, et sÈlectionnez le code ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Dans la grille, sont affichÈs le code, le numÈro de sÈrie, le libellÈ, la quantitÈ, la localisation, le code type de garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et fin de garantie, l'option de Non facturation et l'option Facturer ‡ zÈro. EBP B‚timent Aide 290 En fonction des sÈlections rÈalisÈes, les ÈlÈments seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente HT ou ‡ zÈro. L'onglet SalariÈs Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de l'icÙne . L'onglet MatÈriels Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de l'icÙne .Le code MatÈriel (issu du menu DonnÈes&endash;MatÈriels) L'onglet Rapport díintervention Une fois l'intervention rÈalisÈe, vous pouvez saisir le rapport d'intervention ‡ cet emplacement. Pour cela, vous disposez d'une zone Commentaires. Vous pouvez Ègalement saisir la durÈe d'intervention rÈalisÈe, et dans la zone Document, associer ‡ votre rapport une nouvelle commande ou une facture. Astuce Utilisez le raccourci Nouvelle Facture disponible dans la barre de navigation, pour facturer l'intervention ‡ votre client. Si vous devez ‡ nouveau intervenir chez le client, cochez la zone "Nouvelle intervention ‡ prÈvoir pour le mÍme problËme". A la validation, une nouvelle fiche sera automatiquement crÈÈe. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur vos interventions. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes Facturer l'intervention Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne "Description". Remarque En fonction des sÈlections rÈalisÈes dans l'onglet ÈlÈments de la fiche Intervention, les ÈlÈments ‡ changer seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente HT ou ‡ zÈro. Manuel de rÈfÈrence 291 Actions Liste des actions La liste des actions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les actions suivant les critËres ci-dessous : PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin Client Indiquez le code client Document SÈlectionnez le N° de contrat sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Intervention Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action. Nouvelle Intervention Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de l'action sÈlectionnÈe dans la liste. EBP B‚timent Aide 292 Actions Pour ajouter une nouvelle action, vous devez renseigner les champs suivants : Code Indiquez le code de l'action LibellÈ Saisissez un libellÈ court Type Indiquez son type : Courrier reÁu, courrier envoyÈ, Appel reÁu, Appel Èmis, ou Intervention. Vous disposez ensuite d'une zone Description pour dÈtailler votre action (motif de l'appel ou du courrier...). Vous pouvez Ègalement saisir la date et l'heure de votre action, son importance, et indiquer le client concernÈ. Si vous devez rappeler le client, cochez la zone A rappeler et prÈcisez si besoin, la date et l'intervalle horaire. Remarque Pour les actions de type courrier, vous pouvez indiquer, dans la zone Document, la rÈfÈrence du document et sa date. Astuce A chaque intervention, une action de type intervention est gÈnÈrÈe automatiquement. Celle-ci est non modifiable. Cela vous permet, depuis la liste des actions, de consulter facilement, pour un client, toutes les actions et interventions qui ont ÈtÈ effectuÈes. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants : Intervention Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action. Nouvelle Intervention Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de la fiche action. Manuel de rÈfÈrence 293 Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs Cette fenÍtre correspond ‡ la liste des rËglements clients et des paiements fournisseurs . Elle a les mÍmes propriÈtÈs de recherches, de filtre et de tris que celles dÈcrites dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le client (ou le fournisseur), et d'onglets qui permettent de classer vos rËglements (partiellement affectÈes, totalement affectÈs, tous) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, TransfÈrer (via la barre de navigation) et Supprimer des rËglements. Remarque Une fois remis en banque, vous pourrez consulter le rËglement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant. EBP B‚timent Aide 294 Nouveau RËglement / Paiement Pour enregistrer un rËglement client (ou un paiement fournisseur ), vous devez remplir les zones suivantes : Tiers SÈlectionnez le tiers ‡ l'aide de l'icÙne Date Indiquez la date du rËglement ou sÈlectionnez-l‡ ‡ partir du calendrier disponible en cliquant sur l'icÙne . Paiement Par SÈlectionnez le mode de paiement dans la liste dÈ-roulante. Montant Saisissez le montant du rËglement client (ou fournisseur). Banque Dans le cas o˘ vous ne souhaitez pas passer par l'Ètape de remise en banque pour ce rËglement, vous pouvez directement indiquer ici le code banque. Lors du transfert comptable, ce rËglement sera transfÈrÈ sur la banque sÈlectionnÈe. Dans la grille apparaissent les ÈchÈances de votre client. Pour affecter le montant du rËglement reÁu ‡ une (ou plusieurs) ÈchÈance(s), vous disposez des icÙnes suivantes : Solder Permet de solder une ÈchÈance. Elle n'apparaÓtra plus dans vos relances clients. Annuler Solde ÈchÈance Annule la fonction prÈcÈdente. Affecter Permet d'affecter le montant du rËglement ‡ la ligne sÈlectionnÈe. Le montant affectÈ sera Ègal au Reste ‡ affecter ou Ègal au Solde d˚ de la ligne (si celui-ci est infÈrieur au Reste ‡ affecter). DÈsaffecter Permet de dÈsaffecter le montant du rËglement affectÈ sur la ligne d'ÈchÈance sÈlectionnÈe. Astuce Si vous avez saisi une facture et un avoir de mÍme montant, vous pouvez sÈlectionner les deux ÈchÈances (positive et nÈgative) afin de les solder, et enregistrer un montant de rËglement ‡ 0.00. Remarque Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une ÈchÈance ‡ un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) ‡ affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant AffectÈ. Remarque Vous pouvez enregistrer un rËglement sans l'affecter ‡ une ÈchÈance. Vous pourrez aussi le transfÈrer en comptabilitÈ et l'affecter plus tard ‡ une ÈchÈance si vous le souhaitez. Au bas de la fenÍtre, vous retrouvez le Total ÈchÈances, le Total des ÈchÈances d˚es et le Reste ‡ affecter. Manuel de rÈfÈrence 295 Planning Planning Le planning permet de saisir et visualiser tous les rendez-vous de vos salariÈs, les rÈservations de vos matÈriels, et les interventions liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V Remarque Avant de planifier des rendez-vous, vous devez crÈer vos salariÈs, ‡ partir du menu DonnÈes - SalariÈs, et crÈer vos ressources matÈrielles ‡ partir du menu DonnÈes - MatÈriels PrÈsentation du planning Vous avez la possibilitÈ de visualiser le planning sous diffÈrentes formes. Pour cela, vous disposez des filtres suivants : Vue Vous pouvez choisir entre la vue journaliËre groupÈe par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journaliËre groupÈe par type de ressource affiche le planning journalier des salariÈs et matÈriels. - La vue journaliËre groupÈe par jour affiche les journÈes et pour chaque journÈe, la liste des salariÈs et matÈriels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salariÈ et matÈriel, tous les jours du mois avec les RDV prÈvus. Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariÈs ou les rÈservations matÈrielles dans le planning. Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salariÈ ou les rÈservations d'un matÈriel Date Indiquez la date de dÈbut du planning ‡ afficher Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer gr‚ce aux petites flËches disponibles dans la zone de saisie. Nombre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ afficher dans le planning. Intervalles Indiquez les intervalles ‡ afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponible pour la vue mensuelle du planning. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 types de rendez-vous diffÈrents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi prÈciser vos heures d'ouverture, de pause et de dÈjeuner, qui apparaÓtront de couleur diffÈrente dans votre planning. Ces paramËtres se dÈfinissent dans les options du dossier partie Planning, ‡ partir du menu Outils. Ajout d'un rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez : Cliquer directement sur l'icÙne Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche. vous placer sur le planning et utiliser l'icÙne Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de dÈbut et date de fin prÈ-remplies. vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaitÈ. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de dÈbut et de fin prÈ-remplie et le type de rendez-vous sÈlectionnÈ. Ajout d'une intervention EBP B‚timent Aide 296 Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilitÈ de crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, SÈlectionnez, dans le menu contextuel accessible ‡ partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaÓt dans le planning, pour tous les salariÈs et matÈriels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affichÈ. Pour visualiser le dÈtail d'une intervention depuis le planning, sÈlectionnez le RDV et cliquez sur le raccourci Intervention disponible dans la barre de navigation. Modifier un rendez-vous Pour modifier un rendez-vous , sÈlectionnez-le dans le planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis utilisez l'icÙne Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. Remarque Lorsque le RDV correspond ‡ une intervention, les modifications que vous rÈaliserez seront automatiquement reportÈes dans la fiche de l'intervention. Supprimer un rendez-vous Pour supprimer un rendez-vous, sÈlectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). Manuel de rÈfÈrence 297 Fiche rendez-vous Dans la fiche rendez-vous, vous disposez des champs suivants : Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractËres pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellÈ qui sera affichÈ dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet). DÈtail Vous pouvez sÈlectionner les ÈlÈments suivants : Dates de dÈbut et fin de rendez-vous SÈlectionnez les jours et heures de dÈbut et fin de rendez, ‡ l'aide des flËches disponibles dans les zones de saisie. Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning. Notes Vous disposez d'une zone de saisie libre pour complÈter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, soulignÈ, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte. Affectation Vous avez la possibilitÈ d'affecter automatiquement le rendez-vous ‡ plusieurs salariÈs et/ou matÈriels. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms salariÈs ou matÈriels concernÈs, ou bien cochez la zone en face du libellÈ SalariÈs ou MatÈriels pour les sÈlectionner tous d'un seul clic de la souris. A la validation, les rendez-vous seront automatiquement ajoutÈs dans le planning des salariÈs et/ou matÈriels correspondants. EBP B‚timent Aide 298 Mise ‡ jour ÈlÈments Assistant de mise ‡ jour des ÈlÈments Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise ‡ jour des Èlements. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour De l'ÈlÈment... ‡ Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments, ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. Du groupe 1 ... au Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 1 d'ÈlÈments concernÈs par cette mise ‡ jour. Du groupe 2 ... au Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 2 des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour. De la famille ...‡ SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour. Puis, cochez les diffÈrents types d'articles que vous souhaitez mettre ‡ jour. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer Remarque La liste des types de mises ‡ jour possibles varie en fonction des types d'articles sÈlectionnÈs. SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Rappel de la modification choisie Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer, en montant ou pourcentage en fonction de ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour. Manuel de rÈfÈrence 299 Assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Du code ÈlÈment... au code ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, le code de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. De la rÈfÈrence... ‡ la rÈfÈrence ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, la rÈfÈrence de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour. Base Choisissez, dans la zone , la base pour laquelle vous souhaitez effectuer la mise ‡ jour des ÈlÈments. Choix de mise ‡ jour sur l'ÈlÈment Cochez les diffÈrents types d'ÈlÈments que vous souhaitez mettre ‡ jour. Remarque Lorsque vous choisissez le type d'ÈlÈment Ouvrage, vous ne pouvez pas choisir un autre type en mÍme temps car la modification de l'ouvrage entraÓne un re-calcul au niveau de sa composition. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Rappel de la modification choisie Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer en fonction de ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour. EBP B‚timent Aide 300 Mise ‡ jour des documents Assistant de mise ‡ jour des devis Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des devis ‡ mettre ‡ jour Du devis ...au.. Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , le premier et dernier devis de la liste que vous souhaitez actualiser Etat PrÈcisez quels types de devis vous souhaitez mettre ‡ jour (En cours, acceptÈs, A rÈviser etc...) Choix de la mise ‡ jour ‡ effectuer SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer. La description de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Le rappel de la modification affiche le type de mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent. Cochez ensuite les diffÈrents paramËtres ‡ mettre ‡ jour : quels types d'articles, si vous souhaitez ou non conserver les prix de vente en cas de variation des dÈboursÈs, etc.. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer la mise ‡ jour des devis. Manuel de rÈfÈrence 301 Transfert en comptabilitÈ La fenÍtre de transfert en comptabilitÈ se prÈsente comme une boÓte d'impression. Vous disposez d'un onglet PropriÈtÈs pour sÈlectionner les donnÈes ‡ transfÈrer et un onglet AperÁu pour contrÙler les donnÈes qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Vous devez sÈlectionner les paramËtres suivants: Date PÈriode SÈlectionnez la pÈriode des ÈlÈments ‡ transfÈrer Du ..Au... PrÈcisez, le cas ÈchÈant, les dates exactes de dÈbut et de fin des ÈlÈments ‡ transfÈrer PiËces ‡ comptabiliser Ventes Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les Ècritures de ventes (factures) en comptabilitÈ RËglements clients Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les remises en banque clients et les rËglements sur lesquels un code banque a ÈtÈ saisi. Achats Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les factures d'achat en comptabilitÈ RËglements fournisseurs Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les dÈcaissements fournisseurs et les paiements sur lesquels un code banque a ÈtÈ saisi. Inclure les documents dÈj‡ comptabilisÈs Oui Par dÈfaut, les ÈlÈments qui ont ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ sont marquÈs comme tels et ne sont pas transfÈrÈs une deuxiËme fois. NÈanmoins, si vous modifiez des ÈlÈments dans votre facturation ou avez besoin de re-transfÈrer les Ècritures, il suffit de cocher cette zone. Attention Cette option est ‡ utiliser avec prÈcaution, puisque vous pourrez avoir des doublons dans votre logiciel de comptabilitÈ. Cliquez sur le bouton AperÁu pour contrÙler, avant transfert, les Ècritures qui seront gÈnÈrÈes dans votre comptabilitÈ. Cliquez ensuite sur le bouton LANCER LE TRANSFERT afin de gÈnÈrer le fichier sur votre disque dur. Le logiciel EBP Communication entreprise expert prendra ensuite le relais afin de dÈterminer le fichier que vous souhaitez exporter. EBP B‚timent Aide 302 Statistiques Les statistiques proposÈs portent sur vos clients, fournisseurs, ÈlÈments, documents et finances. Pour chacune de ces catÈgories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitÈe en cliquant dessus... Remarque un descriptif de la statistique sÈlectionnÈe s'affiche au dessous du cadre de sÈlection. ..puis renseignez les zones suivantes : CatÈgorie SÈlectionnez la catÈgorie souhaitÈe. PÈriode du..au Indiquez la pÈriode ou l'intervalle de date ‡ prendre en compte. Les ... premiers uniquement Cette zone s'affiche si vous sÈlectionnez la catÈgorie Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de donnÈes ‡ afficher dans le rÈsultat des statistiques demandÈes. Code SÈlectionnez les codes ÈlÈments sur lesquels effectuer les statistiques. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les statistiques. Famille Vous pouvez sÈlectionner une famille d'ÈlÈments. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et DonnÈe pour consulter les rÈsultats obtenus. L'onglet Graphique Vous disposez d'icÙnes pour changer les caractÈristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icÙne vous indiquent ‡ quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, DÈplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet DonnÈe Affiche le tableau des donnÈes obtenues sur les critËres sÈlectionnÈs. Vous disposez des icÙnes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour gÈnÈrer un fichier avec les donnÈes dans l'un des 4 formats proposÈs. Manuel de rÈfÈrence 303 Tableau de bord Le tableau de bord apparaÓt dËs que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthËse de votre activitÈ. Remarque Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour ‡ chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Derniers documents de vente Affiche les 10 derniers documents de vente que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent. Devis ‡ relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance, ou les devis dont la date de validitÈ est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du dossier. EchÈances Èchues Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'ÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme ou dont l'ÈchÈance est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du dossier. Derniers documents d'achat Affiche les 10 derniers documents d'achat que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent. Astuce Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichÈs dans la liste des derniers documents, la liste des devis ‡ relancer et la liste des ÈchÈances Èchues, une ligne horizontale apparaÓt pour souligner la ligne en cours de sÈlection, et vous pouvez double-cliquer, ‡ l'aide de la souris, pour visualiser le document sÈlectionnÈ. Statistiques Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, avoirs etc... Statistiques d'achat Affiche les statistiques sur le nombre de demandes de prix, factures, avoirs etc... Chiffre d'affaires HT Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'Èvolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel. Dans la barre de navigation, vous avez la possibilitÈ d'appeler les fonctions suivantes : …chÈanciers clients, Documents de vente, Relances Devis, Relances Clients. EBP B‚timent Aide 304 Impressions Les boites d'impression A chaque lancement díune impression, une boÓte díimpression síouvre et vous permet díaccÈder aux fonctions suivantes : Un onglet PropriÈtÈs pour choisir les paramËtres de l'impression. Un onglet AperÁu avant impression. Manuel de rÈfÈrence 305 L'aperÁu avant impression Lorsque vous lancez un aperÁu Ècran, une barre de navigation síaffiche : Permet d'imprimer le document affichÈ Permet d"afficher toute la page ‡ l'Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 50%) Permet d'afficher l'aperÁu en plein Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 130%) Permet d'afficher l'aperÁu du document ‡ la taille rÈelle, c'est-‡-dire en 100% Permet d'afficher la premiËre page Affiche la page prÈcÈdente Affiche la page suivante Permet d'afficher la derniËre page. Le bouton Fermer permet de fermer la fenÍtre d'aperÁu et le bouton Annuler, annule la gÈnÈration de l'aperÁu avant impression. PrÈsentation des fenÍtres d'aperÁu La gestion d'une fenÍtre d'aperÁu s'effectue comme pour une fenÍtre normale. Lorsque plusieurs aperÁus d'impression sont demandÈs en mÍme temps, chaque aperÁu apparaÓt dans une fenÍtre. Le menu FenÍtre, vous permet de gÈrer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperÁu Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenÍtre active qui sera imprimÈe. Fermer un aperÁu Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. Menu contextuel Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose des commandes comme copier le contenu de la page en cours, imprimer le document complet ainsi que des commandes de zoom sur la fenÍtre du menu Edition. EBP B‚timent Aide 306 Les propriÈtÈs des boites d'impression L'onglet propriÈtÈs vous permet de choisir vos diffÈrents critËres d'impressions, de sÈlectionner, trier et classer les donnÈes que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modËles peuvent Ítre rattachÈs ‡ un mÍme type d'impression. Chaque modËle propose ainsi pour un mÍme type d'impression une mise en forme et un contenu diffÈrent. Ces modËles sont paramÈtrables via le gÈnÈrateur d'Ètat intÈgrÈ. Vous avez accËs aux boutons suivants: Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sÈlectionnÈe AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe et de vÈrifier son contenu. Enregistrer sous Permet d'exporter votre impression sous diffÈrents formats, type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc.. Modifier le modËle Permet d'accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat pour personnaliser le modËle d'impression sÈlectionnÈ. Choisissez ensuite le modËle dans la liste proposÈe, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichÈe par dÈfaut, est celle qui a ÈtÈ marquÈe par dÈfaut dans Windows. Manuel de rÈfÈrence 307 Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? L'impression des Ètiquettes ÈlÈments est disponible depuis le menu Impressions - Elements - Etiquettes. La boÓte d'Impression des Ètiquettes ÈlÈments ‡ un fonctionnement commun ‡ toutes les boites d'impression. Dans l'onglet PropriÈtÈ, vous avez ‡ votre disposition la possibilitÈ de sÈlectionner le nombre d'exemplaires souhaitÈ pour chaque ÈlÈment. EBP B‚timent Aide 308 Outils Manuel de rÈfÈrence 309 Sauvegarde Bienvenue.. ...dans l'assistant de sauvegarde des donnÈes. Remarque L'assistant de sauvegarde apparaÓt automatiquement lorsque vous clÙturez votre dossier, si vous avez cochÈ, dans les options du dossier, les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des donnÈes. EBP B‚timent Aide 310 Choisissez les informations ‡ inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez Èventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez- vous de l'icÙne pour sÈlectionner un autre dossier. Par dÈfaut, toutes les informations sont cochÈes. Nous vous conseillons de conserver vos modËles si vous avez personnalisÈ vos documents. De mÍme, si vous avez dÈfini un affichage spÈcifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modËles et vos informations de configuration (en dÈcochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de cÙtÈ, et ne sauvegardez plus ces informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde. Manuel de rÈfÈrence 311 Informations nÈcessaires ‡ la sauvegarde Le nom du serveur SQL sur lequel vous Ítes connectÈ apparaÓt dans une zone grisÈe. Sur le serveur SQL, un rÈpertoire doit Ítre crÈÈ et partagÈ pour la sauvegarde. Ce rÈpertoire est alors automatiquement dÈtectÈ dans la zone intitulÈe Ressources rÈseaux dÈtectÈes. Indiquez, dans la zone Nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, le chemin physique pour accÈder au rÈpertoire partagÈ depuis le poste serveur Exemple Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde. EBP B‚timent Aide 312 Information optionnelle de connexion au serveur SQL PrÈcisez, si nÈcessaire, le nom de connexion et le mot de passe pour accÈder au serveur SQL. Remarque Si vous avez installÈ EBP B‚timent en rÈseau avec MSDE, vous ne pouvez pas gÈrer de mots de passe et utilisateurs pour accÈder au serveur SQL. Dans ce cas, laissez les paramËtres inscrits par dÈfaut et cliquez sur Suivant. Manuel de rÈfÈrence 313 SÈlectionnez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer SÈlectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes, le disque dur ou la sauvegarde sur Internet. Par dÈfaut, le support externe A: pour les disquettes, est sÈlectionnÈ. Si vous possÈdez un lecteur ZIP, indiquez l'unitÈ amovible correspondant ‡ votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le rÈpertoire) sur lequel vous souhaitez sauvegarder. La sauvegarde sur Internet est un service auquel vous devez souscrire auprËs de notre service commercial. 90 jours sont offerts avec l'achat du logiciel. Attention L'option est accessible seulement si vous avez renseignÈ les paramËtres de connexion ‡ Internet dans les options du dossier, et dÈbridÈ votre logiciel EBP B‚timent. Remarque Nous vous conseillons d'effectuer rÈguliËrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matÈriel est dÈfectueux, vous aurez toujours possibilitÈ de rÈcupÈrer vos donnÈes sur un autre ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit insÈrÈ et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la procÈdure. EBP B‚timent Aide 314 Restauration Bienvenue.. ...dans l'assistant de restauration des donnÈes. Attention Cette opÈration est ‡ effectuer uniquement en cas de nÈcessitÈ absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et Ècraser toutes vos donnÈes. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des donnÈes. Manuel de rÈfÈrence 315 Choisissez les informations ‡ inclure dans la restauration Attention Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez sÈlectionnÈe pour Ítre restaurÈe. Cochez les ÈlÈments que vous souhaitez restaurer (dossier, modËles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. EBP B‚timent Aide 316 SÈlectionnez la sauvegarde que vous souhaitez restaurer Si vous avez effectuÈ une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par dÈfaut de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez rÈcupÈrer des donnÈes stockÈes sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unitÈ amovible correspondant ‡ ce support, et utilisez l'icÙne pour sÈlectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. Manuel de rÈfÈrence 317 Veuillez indiquer le nom de votre serveur SQL PrÈcisez-le dans la zone Nom du serveur. En principe, celui-ci s'affiche par dÈfaut. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. EBP B‚timent Aide 318 SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vos fichiers de donnÈes seront restaurÈs SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez restaurer votre dossier. Par dÈfaut, le rÈpertoire d'origine est cochÈ. Remarque La zone Autre rÈpertoire est ‡ sÈlectionner, par exemple, dans le cas o˘ vous avez changÈ d'ordinateur, et le dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve dÈsormais sur le disque C. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. Manuel de rÈfÈrence 319 Informations nÈcessaires ‡ la restauration La restauration d'une base en SQL nÈcessite la crÈation d'un fichier temporaire. Celui-ci doit Ítre crÈÈ dans un rÈpertoire partagÈ, sur le serveur. Vous devez indiquer le chemin complet d'accËs ‡ ce rÈpertoire dans la zone Ressources rÈseaux partagÈes, et indiquer le chemin d'accËs ‡ ce rÈpertoire depuis le poste Serveur, dans la zone Nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur. Exemple Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde. EBP B‚timent Aide 320 ParamËtres de connexion au serveur SQL Indiquez, le type de rÈseau et les informations supplÈmentaires concernant le serveur SQL. Remarque Ces informations doivent Ítre les mÍmes que vous avez saisies lors de la crÈation du dossier. Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration de restauration. Attention Vous devez Ítre le seul connectÈ ‡ la base pour effectuer l'opÈration Manuel de rÈfÈrence 321 Import d'appel d'offre EBP B‚timent vous permet de rÈcupÈrer vos appels d'offre au format Microsoft Excel. Pour cela, vous disposez des zones suivantes : Fichier Utilisez l'icÙne pour rechercher votre appel d'offre au format Microsoft Excel, sur votre disque dur. Le chemin complet pour accÈder au fichier s'inscrit alors dans la zone. Actualiser Cliquez sur ce bouton pour afficher votre appel d'offre dans la fenÍtre principale. Type de colonne SÈlectionnez une ‡ une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez ‡ quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 7 colonnes : InutilisÈ (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code ÈlÈment), NumÈrotation de la ligne, LibellÈ (ou dÈsignation), Prix HT, UnitÈ de vente et QuantitÈ. GÈnÈrer devis SÈlectionnez ce raccourci, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, pour crÈer un nouveau devis avec les lignes de votre appel d'offre. Vous n'aurez plus qu'‡ complÈter le nom du client, la chiffrer et l'enregistrer. Remarque La numÈrotation de l'appel d'offre est reprise dans le Devis EBP B‚timent Aide 322 Journal des ÈvÈnements Journal des ÈvÈnements Le journal des ÈvÈnements affiche la liste de tous les documents crÈÈs ou modifiÈs avec un numÈro ou une date infÈrieurs au dernier document enregistrÈ dans votre dossier. Nous vous rappelons, díaprËs líart. 121 du B.O des impÙts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numÈro unique basÈ sur une sÈquence chronologique et continue. Manuel de rÈfÈrence 323 Archivage Assistant d'archivage du dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage du dossier. Remarque Nous vous rappelons, díaprËs les art 95 et 98 du bulletin officiel des impÙts du 24/01/2006, que líarchivage des donnÈes est une opÈration prÈconisÈe pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer ‡ cette opÈration. Selon líart 99 du B.O. des impÙts du 24/01/2006, cíest lors de la clÙture de líexercice ou la pÈriode comptable que la procÈdure díarchivage doit intervenir. Choix du dossier SÈlectionnez le dossier ‡ archiver ‡ l'aide de l'icÙne . Par dÈfaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. Indiquez l'emplacement du fichier archive ‡ gÈnÈrer. Par dÈfaut, Le logiciel vous propose d'archiver vos donnÈes sur le disque dur, dans le rÈpertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icÙne pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, puis Terminer, pour lancer l'opÈration. Attention L'archivage de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue. Format du fichier d'archive Toutes les donnÈes de votre dossier sont archivÈes dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressÈs dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. EBP B‚timent Aide 324 Import/export de fichiers Assistant d'importation Attention L'importation de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue, si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ importer. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. SÈlection du fichier ‡ importer Dans l'Ètape suivante, vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez importer, et dÈfinir le chemin o˘ il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icÙne pour le rechercher. Remarque Dans la table ÈlÈments, vous pouvez importer les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, et divers. DÈfinition du format de fichier Astuce Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une importation de cette table, et enregistrÈ un nom de format, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redÈfinir le format de votre fichier, et arriverez directement ‡ l'Ètape de sÈlection des champs ‡ importer. Les premiËres lignes de votre fichier apparaissent ‡ l'Ècran, et vous pouvez indiquer, la sÈparation des champs (DÈlimitÈ ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en dÈlimitÈ, il contient s˚rement des sÈparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant ‡ votre fichier, en cochant la zone correspondante. Remarque Si votre fichier a un format standard, EBP B‚timent le dÈtecte automatiquement et coche par dÈfaut les sÈparateurs et dÈlimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la premiËre ligne de votre fichier (au cas o˘ elle ne comporte pas de donnÈes, ou un titre...) et le nombre de lignes d'exemple ‡ afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10 premiËres lignes suffisent). SÈlection des champs ‡ importer Les premiËres lignes de votre fichier ‡ importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les diffÈrents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulÈ d'une colonne et sÈlectionnez le champ correspondant de la table dans la liste dÈroulante en haut de la fenÍtre. Le nom du champ est alors automatiquement affectÈ ‡ la colonne. ProcÈdez de la mÍme faÁon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP B‚timent, laissez la colonne avec l'intitulÈ "ignorÈ". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entÍtes de colonnes et les remettre en IGNORE, afin de pouvoir les redÈfinir si vous vous Ítes trompÈ. Manuel de rÈfÈrence 325 Dans l'Ècran suivant, vous pouvez enregistrer le nom de format que vous avez indiquÈ. Cela est utile si vous devez faire des importations rÈguliËres du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procÈdure. EBP B‚timent Aide 326 Assistant d'exportation Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de donnÈes au format texte. SÈlection du fichier ‡ exporter Vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une exportation de cette table, et dÈfini un format d'exportation, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sÈlectionner les champs ‡ exporter et arriverez directement ‡ l'Ètape de dÈfinition du format de fichier ‡ exporter. SÈlection des champs ‡ exporter Dans l'Ètape suivante, vous pouvez choisir les diffÈrents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton TOUT AJOUTER. Dans le cas contraire, sÈlectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton AJOUTER. Et procÈdez de la mÍme faÁon pour chaque champ. Un extrait des donnÈes sÈlectionnÈes apparaÓt au fur et ‡ mesure dans le tableau des donnÈes ‡ exporter. Remarque Si vous vous Ítes trompÈ, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : toutes les donnÈes ‡ exporter, sÈlectionnÈes dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous Ítes trompÈ sur une seule colonne, sÈlectionnez-l‡ en cliquant sur son entÍte et cliquez sur le bouton RETIRER. SÈlection du format de fichier Vous devez ensuite dÈfinir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du sÈparateur de champs souhaitÈ, et en sÈlectionnant Èventuellement des caractËres entourant les champs, et un caractËre de fin de ligne. Remarque Le caractËre CR correspond ‡ la touche entrÈe et LF au retour ‡ la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sÈlections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de le laisser, si vous avez besoin d'exporter ‡ nouveau la mÍme table. Par dÈfaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV, dans le sousrÈpertoire EXPORT, d'EBP B‚timent. Exemple Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par dÈfaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez, et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en cliquant sur l'icÙne (Par dÈfaut, le fichier sera gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire \Documents and settings\All Users\Application Data\EBP\batiment\EXPORT\) Cliquez sur Terminer pour lancer la procÈdure d'exportation du fichier. Manuel de rÈfÈrence 327 Mailing clients/prospects Assistant de crÈation de mailing Cette fonctionnalitÈ vous permet de sÈlectionner tout ou une partie de votre fichier clients et/ou prospects et d'effectuer une fusion avec un fichier Microsoft Word. Pour utiliser cette fonctionnalitÈ, vous devez donc possÈder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supÈrieure. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insÈrer dans votre fichier Word Avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement ‡ la fin de l'assistant. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mailing clients/prospects. CritËres de sÈlection Type SÈlectionnez les tiers pour lesquels vous souhaitez effectuer un mailing. Vous pouvez cocher uniquement les clients, uniquement les prospects ou les deux. Code SÈlectionnez l'intervalle des codes clients/prospects pour le mailing. Famille SÈlectionnez le code famille clients/prospects dÈbut et fin pour le mailing. Groupe 1 Indiquez les groupes 1 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing. Groupe 2 Indiquez les groupes 2 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing. Code postal SÈlectionnez les codes postaux des clients/prospects ‡ qui vous souhaitez envoyer un mailing. CritËres financiers Sur CA, sur marge SÈlectionnez le critËre financier du client que vous souhaitez fixer pour l'envoi du mailing. Compris entre Indiquez l'intervalle de la marge ou du CA rÈalisÈ par vos clients pour dÈterminer de l'envoi du mailing. PÈriode, Du .. au Indiquez la pÈriode ou les dates de dÈbut et de fin pour la comptabilisation du CA ou de la marge rÈalisÈe par vos clients. PrÈvisualisation Cet Ècran affiche la liste des donnÈes trouvÈes, correspondantes ‡ tous les critËres que vous avez sÈlectionnÈ dans les pages prÈcÈdentes de l'assistant. Terminer Cet Ècran vous permet de valider votre mailing et sÈlectionner le fichier Microsoft Word ‡ associer ‡ celui-ci. La fusion s'effectue automatiquement. EBP B‚timent Aide 328 BibliothËques et Tarifs Manuel de rÈfÈrence 329 Annuel des Prix L' assistant d'import de l'Annuel des prix Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import des donnÈes de l'Annuel de Prix. Informations nÈcessaires pour importer l'Annuel des Prix Afin d'importer votre bibliothËque, vous devez renseigner les donnÈes suivantes : Supprimer les donnÈes existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ l'Annuel des Prix et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments. Format bibliothËque Cochez le format EBP si vous importez les fichiers livrÈs avec le CD-ROM EBP ou bien cochez Format Annuel des Prix si vous importez des fichiers que l'Annuel des Prix vous a fourni directement. Dossier contenant les fichiers ‡ exporter Indiquez le chemin o˘ se trouvent les fichiers ‡ importer. Vous pouvez les sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Si vos fichiers sont sur le CD-ROM EBP, insÈrez ce dernier dans votre lecteur et laissez le chemin indiquÈ par dÈfaut ici. AnnÈe SÈlectionnez l'annÈe des fichiers ‡ importer. Raison Sociale Indiquez la raison sociale que vous avez indiquÈ ‡ EBP pour dÈbrider votre logiciel. Par dÈfaut, le nom de votre dossier est indiquÈ. Saisie des codes Indiquez les codes de dÈbridages pour chacun des lots de l'Annuel des Prix que vous avez achetÈ. Ces codes vous sont fournis par EBP. Coefficients gÈnÈraux Les coefficients de frais gÈnÈraux, bÈnÈfices de votre dossier s'affichent. Vous pouvez les modifier si vous souhaitez que vos prix d'ouvrages ADP soient calculÈs avec des coefficients diffÈrents. Saisissez Ègalement vos Taux horaires de MO et de pose pour le calcul du prix des ouvrages de l'Annuel des Prix. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 330 Batiprix Commander Si vous souhaitez commander une ou plusieurs disquettes de la bibliothËque Batiprix, vous devez imprimer le bon de commande Batiprix, et nous le retourner par courrier avec votre rËglement TTC. Informations Batiprix Cochez les disquettes que vous souhaitez commander, et cliquez sur OK. Impression du bon de commande Batiprix Cliquez sur le bouton Imprimer pour Èditer votre bon de commande. Manuel de rÈfÈrence 331 L'assistant d'import de Batiprix Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de la bibliothËque Batiprix. Attention Si vous importez toutes les disquettes, cette opÈration peut Ítre longue. Informations nÈcessaires pour importer Batiprix Chemin contenant les fichiers Batiprix ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes fournies par Batiprix) Supprimer les donnÈes existantes pour cette annÈe Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes Batiprix et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celles que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. Remarque La procÈdure d'import vous demandera au fur et ‡ mesure d'insÈrer les disquettes que vous avez commandÈes. EBP B‚timent Aide 332 B‚tiprix CD ROM La bibliothËque B‚tiprix est dÈsormais distribuÈe sur CD-ROM Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import des donnÈes de B‚tiprix CD ROM. L'intÈgration s'effectue en deux Ètapes : l'Ètape de commande , et l'Ètape d'intÈgration GÈnÈrer une commande Choisissez l'option GÈnÈrer une commande, puis indiquez l'unitÈ sur laquelle le CD ROM B‚tiprix est accessible. Saisissez vos coordonnÈes complËtes. Attention Cette partie est trËs importante : Elle doit Ítre correctement remplie car ces donnÈes servent au calcul de votre clÈ d'activation. Les coordonnÈes saisies doivent Ítre rigoureusement identiques ‡ celles saisies dans les options de votre dossier d'EBP B‚timent. Les conditions gÈnÈrales de vente s'affichent et vous prÈsentent les diffÈrents lots proposÈs, leur contenu et tarif. SÈlectionnez ceux que vous souhaitez acheter, puis imprimez votre bon de commande et envoyez le chez B‚tiprix. Importer une commande Une fois que B‚tiprix vous a renvoyÈ la clÈ d'activation correspondante ‡ votre commande, vous allez pouvoir intÈgrer votre bibliothËque. Dans l'assistant d'Import de B‚tiprix CD ROM, choisissez l'option Importer une commande. Les coordonnÈes saisies lors de la commande sont alors affichÈes. Cliquez sur Suivant, pour saisir la clÈ d'activation fournie par B‚tiprix. Les lots achetÈs s'affichent, il ne vous reste qu'‡ cliquer sur le bouton Installer pour les intÈgrer. Manuel de rÈfÈrence 333 Gible Assistant d'importation de la bibliothËque Gible/Capeb Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des disquettes Gible. Informations nÈcessaires pour importer Gible Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments. Raison sociale Les disquettes Gible sont cryptÈes sur votre raison sociale. Vous devez donc indiquer rigoureusement celle que vous avez prÈcisÈ ‡ la CAPEB lors de l'achat de votre bibliothËque. RÈpertoire contenant les fichiers Gible ‡ importer SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , l'emplacement de vos fichiers. (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes Gible) Corps d'Ètat ‡ importer La bibliothËque Gible est classÈe par corps d'Ètats. Vous avez peut Ítre achetÈ plusieurs corps d'Ètats. Vous avez ici la possibilitÈ de sÈlectionner le corps d'Ètat que vous souhaitez intÈgrer dans le logiciel EBP B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 334 Tarifs gÈnÈriques L'assistant d'importation de Tarifs gÈnÈriques Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs gÈnÈriques Bienvenue.... L'assistant d'importation de tarifs gÈnÈriques contient une liste de tarifs constructeurs que vous pouvez importer. Si votre fichier constructeur ou fournisseur n'apparaÓt pas dans cette liste...Nous vous invitons ‡ nous contacter pour savoir si nous pouvons l'ajouter. Pour cela, nous avons besoin d'un extrait du fichier, et de sa structure. Tarif ‡ importer SÈlectionnez dans la liste, le nom du tarif ‡ importer, puis cochez la devise dans laquelle le fichier vous a ÈtÈ fourni (euros ou francs), et enfin, indiquez l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Vous pouvez le rechercher en cliquant sur l'icÙne . CritËres de sÈlection Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionner tout, ou une partie du fichier ‡ importer en fonction de diffÈrents critËres. Pour cela, prÈcisez pour les articles et/ou les familles et/ou les fournisseurs, les codes de dÈbut et de fin d'importation. Si vous ne saisissez rien dans ces zones, le fichier sera importÈ dans son intÈgralitÈ. Cliquez sur Suivant pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 335 Cedeo L'assistant d'importation de CEDEO Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs CEDEO. Attention Si vous importez toutes les donnÈes du CEDEOROM, cette opÈration peut Ítre longue. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs CEDEO et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CEDEOROM fourni par la sociÈtÈ CEDEO, vous devez exporter le fichier article CDO01.txt depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier CDO01.txt sur votre disque dur. SÈlection des donnÈes ‡ importer N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles Cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des remises soient importÈes dans EBP B‚timent Liste des familles de remise Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises ‡ importer. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 336 Dupont L'assistant d'importation des tarifs Dupont Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Dupont. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Dupont et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Dupont, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 337 Semangle Assistant d'importation des tarifs Semangle Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Semangle. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Semangle et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Semangle, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 338 Clim + Assistant d'importation des tarifs Clim + Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Clim+. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Si les tarifs vous sont fournis sur CD ROM, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Si vous rÈcupÈrez les tarifs sur Internet, indiquez simplement l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 339 Schneider Assistant d'importation des tarifs Schneider Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Schneider. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Schneider et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers Schneider. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 340 La Plateforme du B‚timent Assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la Plateforme du B‚timent et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers de la Plateforme du B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 341 Canal Pro Club PrivilËge L'assistant d'importation de Canal PRO Club PrivilËge Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Canal PRO Club PrivilËge. Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Canal PRO et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Nom du fichier Brossette ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 342 RÈseau Pro L'assistant d'importation de RÈseau Pro Partner Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs RÈseau Pro Partner. Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque RÈseau Pro et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Nom du fichier RÈseau Pro ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 343 Catelec L'assistant d'importation de Catelec Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Catelec. Attention Si vous importez Catelec pour la premiËre fois, cette opÈration peut Ítre longue. (la bibliothËque complËte contient plus de 250 000 tarifs). Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Catelec et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. RÈpertoire contenant les fichiers Catelec ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes fournies par Catelec). Remises accordÈes Cet Ècran vous permet d'indiquer les remises qui vous ont ÈtÈ accordÈes par les fabricants en fonction des codes familles. N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des remises soient importÈes dans EBP B‚timent Liste des familles de remise Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises Remise sur autre ÈlÈments Indiquez le pourcentage de remise dont vous bÈnÈficiez sur les ÈlÈments qui ne font pas partie des familles de remises mentionnÈes ci-dessus. Remarque Si vos taux de remises accordÈes par les fabricants changent aprËs intÈgration du fichier Catelec, vous devez revenir dans cet Ècran pour modifier vos taux et relancer l'importation de vos tarifs. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 344 Rexel / Coaxel L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Format SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution associÈes. Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 345 Bas'Elec L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Format SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution associÈes. Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. EBP B‚timent Aide 346 Sofip Assistant d'importation de Sofip Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Sofip. Informations nÈcessaires pour importer les tarifs Sofip Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Sofip et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Sofip ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 347 Covap Assistant d'importation Covap Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Covap Avant d'importer les tarifs Covap, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Covap, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT .... Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Covap et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Nom du fichier Covap ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Emplacement du fichier Famille Si le fichier Famille est prÈsent dans le mÍme rÈpertoire que le fichier de la bibliothËque, cette zone sera automatiquement renseignÈe. Dans le cas contraire, vous devez indiquer l'emplacement du fichier Famille sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. EBP B‚timent Aide 348 LeGallais L'assistant d'importation des tarifs Legallais Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Legallais. Informations nÈcessaires ‡ l'importation Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Legallais et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour). RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Legallais, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 349 Migrations EBP B‚timent Aide 350 Depuis EBP Devis et Facturation Assistant de rÈcupÈration des donnÈes d'EBP Devis et Facturation Attention Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel EBP Devis et Facturation (ou Devis Flash, Devis et Factures, Devis & Facturation Flash). Choix des dossiers d'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Remarque La procÈdure d'import vide entiËrement le dossier courant de toute donnÈe pour rÈcupÈrer uniquement celles contenues dans le dossier d'EBP Devis Flash SÈlectionnez le dossier d'EBP Devis et Facturation ‡ importer (*.emd). Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. Options du nouveau dossier Frais gÈnÈraux Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de frais gÈnÈraux ‡ appliquer sur vos ÈlÈments. Remarque Les articles issus de votre dossier d'EBP Devis et Facturation ont un prix de vente HT et un prix de revient. Le prix dÈboursÈ (= prix d'achat) de ces articles sera calculÈ en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux indiquÈs ici. BÈnÈfices Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de bÈnÈfices ‡ appliquer par dÈfaut sur les nouveaux ÈlÈments que vous crÈerez dans EBP B‚timent. Taux de TVA L'Ècran suivant ne s'affiche que si la procÈdure d'importation a besoin de modifier vos codes de TVA. L'assistant d'importation vous indique quels sont les nouveaux codes de TVA qui vont Ítre crÈÈs dans EBP B‚timent Remarque Les documents de vente issus d'EBP Devis et Facturation reprendront aussi ces nouveaux codes de TVA. Attention Si vous avez utilisÈ plus de 5 Taux de TVA dans vos documents issus d'EBP Devis et Facturation, la migration des donnÈes ne pourra s'effectuer. La procÈdure d'importation vous affichera un message et s'arrÍtera. Terminer Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration. Consultez la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 351 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes d'EBP Devis et Facturation Pratic La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes. CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (NumÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs, etc.) Articles (rÈcupÈrÈs en tant que fournitures) Remarque La zone Suivi de Stock sera cochÈe par dÈfaut dans l'onglet Stock. Les mouvements de stock correspondants aux documents de vente importÈs seront gÈnÈrÈs. Toutes les fournitures facturÈes auront donc un stock nÈgatif. Pensez ‡ saisir depuis le menu Traitements - Documents de stock, un bon d'entrÈe global ou un inventaire pour remettre ‡ jour votre stock. Familles articles Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients / prospects Les fournisseurs Les civilitÈs Contacts Pays DÈpartements Codes postaux Documents de vente (devis, factures, avoirs, documents d'acompte) RËglements Remarque EBP B‚timent permet d'effectuer une remise en banque des rËglements. Comme cette fonctionnalitÈ n'existait pas dans votre ancien logiciel, une remise en banque globale sera crÈÈe lors de la migration, pour tous vos rËglements qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ depuis votre ancien logiciel. Vous pouvez consulter la remise en banque ‡ partir du menu Traitements - Clients - Remise en banque. EchÈancier client EBP B‚timent Aide 352 Depuis API Batigest 1.5 Assistant d'import de Batigest Attention Avant de lancer cette procÈdure, fermez votre logiciel Batigest. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel B‚tigest. Choix des dossiers pour l'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. SÈlectionnez le dossier B‚tigest ‡ importer (*.mdb). CaractÈristiques du dossier ‡ importer Le nom du dossier ‡ importer s'affiche. Attention Le basculement ‡ l'euro doit impÈrativement avoir ÈtÈ rÈalisÈ dans votre logiciel B‚tigest avant importation. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 353 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis Batigest 1.5 La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes (ex : devis, factures, etc...) CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs) Familles articles et familles ouvrages Secteurs gÈographiques Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients Les fournisseurs Les civilitÈs Les mÈtrÈs-types Les reprÈsentants Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels. Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs) Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 354 Depuis B‚timent V1 Assistant d'import de B‚timent pour Windows Attention Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel B‚timent V1 pour Windows. Choix des dossiers d'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. SÈlectionnez le dossier de B‚timent V1 ‡ importer (*.dbd). CaractÈristiques du dossier Le nom du dossier de B‚timent V1 ‡ importer s'affiche. Indiquez si vous avez effectuÈ ou non la conversion en Euros et la devise utilisÈe dans le dossier. Attention Ces informations sont importantes car les prix de vos fournitures, mains d'oeuvres, matÈriels et ouvrages seront automatiquement divisÈs par le taux de l'euro, si vous n'aviez pas encore effectuÈ votre conversion en euro dans l'ancien logiciel. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 355 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis B‚timent V1 La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas recupÈrÈes (ex : documents, stocks, etc...) CoordonnÈes du dossier ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs) Familles articles et familles ouvrages Secteurs gÈographiques Banques Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR) Les clients Les fournisseurs Les civilitÈs Les mÈtrÈs-types Les reprÈsentants Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels. Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs) Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 356 Les champs personnalisÈs Dans toutes les tables affichÈes ci-dessous, vous avez la possibilitÈ de paramÈtrer des champs personnalisÈs. Ces champs apparaÓtront dans vos fiches, dans un onglet supplÈmentaire intitulÈ Champs perso. Ajout d'un champ personnalisÈ Vous disposez de deux icÙnes en haut de la fenÍtre pour supprimer ou ajouter un champ personnalisÈ. pour ajouter un champ. pour supprimer un champ SÈlectionnez dans la liste, la table souhaitÈe, et cliquez sur l' icÙne . A droite, vous pouvez alors spÈcifier les propriÈtÈs du champ personnalisÈ. Vous avez accËs aux champs suivants : Nom Donnez un nom ‡ votre champ personnalisÈ (ex : Chef de chantier) Description indiquez un libellÈ (Ex : nom du chef de chantier) Type Vous avez le choix entre de type texte, mÈmo (pour une zone de type texte, comportant plusieurs lignes), entier (de 0 ‡ ...), montant (peut etre nÈgatif, et avec des dÈcimales), date, boolÈen (= case ‡ cocher). En fonction du type choisi, les paramËtres ci- dessous peuvent Ítre ou non saisissables Taille Permet d'indiquer le nombre de caractËres maximum qui pourront Ítre saisis dans la zone de type texte. Casse DÈfinit le style du texte qui sera saisi : en minuscule, en majuscules ou bien normal (= tel qu'il a ÈtÈ saisi) Minimum Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit avoir. Maximum Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit avoir. DÈcimales Permet d'indiquer le nombre de dÈcimales possibles pour un champ de type montant. Tableau de valeurs Les champs de type texte vous permettent de renseigner un tableau de valeurs. Ainsi, le champ se prÈsentera sous forme d'une liste dÈroulante dans laquelle vous pourrez choisir entre les diffÈrents libellÈs que vous aurez indiquÈs dans le tableau de valeurs. Pour chaque valeur, saisissez dans le tableau, un code et un libellÈ (ex : code 0, SalariÈ 1, code 1, SalariÈ 2, code 3, SalariÈ 3 etc...). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre saisie. Remarque A la validation de votre saisie, votre dossier est rÈinitialisÈ. Si vous avez paramÈtrÈ des utilisateurs sur votre dossier, la fenÍtre des utilisateurs s'ouvrira, comme ‡ l'ouverture du dossier. Vous devrez donc saisir votre mot de passe. Manuel de rÈfÈrence 357 Epuration dossier Assistant d'Èpuration du dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'Èpuration du dossier. Avec la gestion des utilisateurs, vous avez la possibilitÈ d'autoriser ou pas l'accËs ‡ cette fonction. Dossier ‡ Èpurer Attention Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Attention En cas de contrÙle, vous devrez produire le fichier d'archive complet aux services fiscaux. Nous vous conseillons fortement d'effectuer un archivage de votre dossier avant toute Èpuration! Cliquez sur le bouton Archiver mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. DonnÈes ‡ Èpurer SÈlectionnez les diffÈrents types de documents ‡ Èpurer, en prÈcisant si besoin : Pour les devis : l'Ètat. Seuls les devis correspondant ‡ l'Ètat sÈlectionnÈ seront supprimÈs, Pour les factures, avoir, factures d'acompte, avoirs d'acompte et rËglements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisÈs ou non (dans le dernier cas, dÈ-cocher la zone) Remarque Les rËgles d'Èpuration des donnÈes sont les mÍmes que celles de suppression des donnÈes directement ‡ partir des listes ÈlÈments, listes clients, ou liste des documents. Par exemple: - un bon de livraison ne pourra Ítre supprimÈ s'il a ÈtÈ transfÈrÈ en facture. Il faudra d'abord supprimer la facture. - une facture d'acompte ne pourra Ítre supprimÈe si elle est rattachÈe ‡ un document de vente. Il faudra d'abord supprimer le document - Les clients qui ont ÈtÈ facturÈs ne pourront Ítre supprimÈs. Vous devrez d'abord supprimer les factures les concernant - Seuls les ÈlÈments non facturÈs et ne faisant pas partie d'un ouvrage pourront Ítre supprimÈs. Cliquez sur le bouton Suivant, contrÙlez la liste des donnÈes sÈlectionnÈes, puis cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 358 Maintenance Assistant de maintenance des donnÈes Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des donnÈes. Choix du dossier Attention Cette opÈration peut modifier le contenu de vos donnÈes ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. OpÈrations de maintenance ‡ effectuer Cochez les diffÈrentes opÈrations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnÈe Permet de vÈrifier/rÈparer votre base en cas de problËmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle. Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quittÈ anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus ‡ accÈder ‡ votre dossier (message : utilisateur dÈj‡ connectÈ..) Recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages, et montants d'encours clients, et compteurs par rapport aux documents de vente saisis. RegÈnÈrer permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regÈnÈrer par rapport aux bons d'entrÈes, bons de sorties et documents de vente. Attention Cette opÈration peut Ítre longue. Manuel de rÈfÈrence 359 Options Options gÈnÈrales Remarque Ces options síappliquent ‡ tous les dossiers. Ouvrir la derniËre base Le logiciel garde en mÈmoire le dernier dossier-sociÈtÈ ouvert afin de le proposer au prochain lancement du logiciel. Remarque Toutes les barres peuvent ou non Ítre affichÈes, ceci afin de moduler votre Ècran de travail. Cochez celles que vous souhaitez. La barre de statut Il s'agit de la barre au bas de la fenÍtre, sur laquelle apparaÓt le nom de votre dossier. Barre de navigation C'est la barre qui se situe par dÈfaut ‡ droite de votre Ècran de travail. Vous pouvez l'afficher ‡ droite, ‡ gauche, ou la supprimer de votre Ècran. Elle vous permet d'accÈder rapidement aux options du logiciel. Vous pouvez, par un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les placer dans les groupes que vous souhaitez. Astuce Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis diffÈrents en fonction de la fenÍtre affichÈe ‡ l'Ècran. Les raccourcis affichÈs sont ceux les plus pertinents et vous permettent de prÈ-remplir certaines zones. Exemple Lorsqu'une fiche client est affichÈe, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau rËglement, qui me permet d'accÈder ‡ la saisie d'un nouveau rËglement, et le code client sera dÈj‡ saisi dans la nouvelle fenÍtre. Barre de titre C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'Ècran. Style plat Modifie líapparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel. Enregistrer líenvironnement Les choix concernant la taille et la position de vos fenÍtres sont conservÈes. Infos bulles Les info-bulles qui apparaissent sur vos icÙnes ou dans certaines zones particuliËres peuvent ou non Ítre affichÈes. Ecran d'accueil LíÈcran díaccueil propose la gestion des dossiers au dÈmarrage du logiciel. Ecran d'introduction LíÈcran díintroduction est simplement une image qui apparaÓt au lancement du logiciel. Astuces du jour Chaque jour, au dÈmarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaÓt si vous cochez cette zone. Multi-sÈlection Si vous cochez cette zone, vous pourrez sÈlectionner plusieurs ÈlÈments contenus dans une liste : En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des ÈlÈments qui ne suivent pas dans une liste. Ou en utilisant les touches [shift]+[flËche basse] de votre clavier pour sÈlectionner plusieurs ÈlÈments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insÈrer plusieurs ÈlÈments dans votre devis en mÍme temps, ou bien quand vous souhaitez supprimer plusieurs ÈlÈments dans une liste en mÍme temps. EBP B‚timent Aide 360 FenÍtres maximisÈes Permet d'afficher toutes les fenÍtres en plein Ècran. Image de fond d'Ècran A l'aide de l'icÙne , vous pouvez sÈlectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaÓtra en fond d'Ècran du logiciel. Pour retrouver celle par dÈfaut, supprimez le chemin indiquÈ dans cette zone. Police des textes enrichis Vous pouvez sÈlectionner une police par dÈfaut pour tous les textes enrichis, comme la dÈsignation des ÈlÈments dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. SÈlectionnez la police dans la liste dÈroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque Cette police par dÈfaut sera automatiquement reprise ‡ l'impression de vos documents et fiches ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 361 Options - CoordonnÈes Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). EBP B‚timent Aide 362 Options - Informations Saisissez les codes Siret, R.C.S et A.P.E de votre dossier-sociÈtÈ. Ces informations seront imprimÈes en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Manuel de rÈfÈrence 363 Expert Comptable Vous pouvez saisir ici les coordonnÈes de votre expert comptable. Il est intÈressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinÈs (Impressions - Dossier Expert Comptable). EBP B‚timent Aide 364 Options - Devises Devises Devise du dossier Saisissez le libellÈ complet de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ. Par dÈfaut, il est indiquÈ Euros. AbrÈviation Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ. Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellÈ complet de cette devise. AbrÈviation Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. Nombre de dÈcimales Indiquez le nombre de dÈcimales ‡ afficher pour la devise de contre-valeur. Taux de conversion Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Francs/Euros Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en francs seront affichÈes : - dans l'onglet tarif de la fiche ÈlÈment, - dans chaque fiche ÈlÈment de votre (vos) bibliothËque(s) externe(s), - dans le colonnage standard du corps de vos documents de vente, - et dans le pied des documents. Manuel de rÈfÈrence 365 Logo Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. Remarque Si le lien que vous avez enregistrÈ ne fonctionne plus car l'image n'existe plus sur votre disque dur, une petite croix rouge apparaÓt ‡ la place de l'image. Utilisez le bouton Supprimer pour dÈsactiver le lien puis cliquez sur l'option Ajouter / Modifier pour rechercher une autre image. EBP B‚timent Aide 366 Sauvegarde Planning de sauvegarde L'assistant de sauvegarde peut vous Ítre proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. Pour cela, il suffit de cocher les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel. Manuel de rÈfÈrence 367 Sauvegarde en ligne EBP B‚timent permet de sauvegarder en ligne, gr‚ce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des donnÈes. EBP Sauvegarde est un service Èconomique, offrant un hÈbergement sÈcurisÈ de vos donnÈes, la possibilitÈ d'y accÈder ‡ tout instant et en tout lieu et la simplicitÈ d'un support toujours disponible. Pratique et s˚re, la notification de sauvegarde confirme le bon dÈroulement des opÈrations. Attention EBP sauvegarde est un service payant. Avec l'achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde vous sont offerts. ClÈ Internet PrÈcisez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter ‡ Internet. Mot de passe licence Indiquez le mot de passe que vous souhaitez associer ‡ votre licence. E-mail de confirmation Indiquez l'e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir un message de confirmation pour la sauvegarde. EBP B‚timent Aide 368 Ftp / HTTP Les parties FTP et HTTP servent ‡ renseigner vos paramËtres de connexion ‡ Internet (pour la sauvegarde en ligne, pour accÈder aux options du menu Internet, s'enregistrer en ligne,etc.), notamment dans le cas o˘ vous utilisez un proxy. Nous vous invitons ‡ contacter votre installateur rÈseau pour insÈrer les paramËtres correspondants ‡ votre installation. Manuel de rÈfÈrence 369 Options - NumÈrotation Pour chaque type de document de stock, díachat et de vente, vous pouvez prÈciser la syntaxe du numÈro ‡ attribuer au document. Le logiciel incrÈmentera automatiquement de 1, le numÈro situÈ en fin de prÈfixe. Exemple : S070101 pour les bons de sortie de líannÈe 2007 au mois de janvier : le numÈro suivant sera le S070102. F0703001 pour les factures de líannÈe 2007 au mois de mars :le numÈro suivant sera le F0703002. Remarque Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des donnÈes du menu Outils. EBP B‚timent Aide 370 Options - NumÈrotation - Autres Pour chacun des fichiers de donnÈes suivants : ElÈments, Clients, Fournisseurs, ReprÈsentants, Sous-traitants, Groupes, Chantiers simplifiÈs, Remise en banque, et DÈcaissements, vous pouvez choisir de crÈer vos fiches avec une numÈrotation automatique ou non, en cochant ou non la zone Utiliser le compteur. : Vous pouvez Ègalement paramÈtrer la numÈrotation des contrats et des interventions. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-mÍme le code ‡ attribuer ‡ chaque fois que vous crÈerez une fiche. Remarque Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des donnÈes du menu Outils. Manuel de rÈfÈrence 371 Options - Ouvrages Mode de calcul Cíest le mode de calcul du prix díun ouvrage. La base de calcul est soit la somme des prix de vente des composants, soit la somme des dÈboursÈs multipliÈe par les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices, dÈfinis par types d'ÈlÈments. Mise ‡ jour Cette mise ‡ jour síapplique lorsque vous modifiez le prix díun ÈlÈment. Automatique Le logiciel recalcule automatiquement le prix des ouvrages composÈs de cet ÈlÈment Manuelle Aucune mise ‡ jour des ouvrages sera effectuÈe. Remarque Le bouton Recharger de l'onglet composition d'un ouvrage vous permet nÈanmoins d'effectuer la mise ‡ jour quand vous le souhaitez. Confirmation A la validation du changement de tarif de votre ÈlÈment, un message de confirmation vous proposera de recalculer tous les ouvrages utilisant cet ÈlÈment. Mode dÈpliÈ Ce mode permet d'afficher les ouvrages en mode dÈpliÈ ou pas par dÈfaut dans les documents de ventes. Affichage des ouvrages en mode dÈpliÈ Pour afficher l'ouvrage en mode dÈpliÈ par dÈfaut dans le document, vous devez cocher cette case. …lÈment en sommeil L'ÈlÈment en sommeil permet de cacher les ÈlÈments non utilisÈs dans les listes de sÈlection des ÈlÈments. Ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil Pour ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil dans la liste de sÈlection des ÈlÈments, vous devez cocher cette case. EBP B‚timent Aide 372 Options - BibliothËques Afficher les bibliothËques Cochez les bibliothËques que vous souhaitez pouvoir consulter dans la fenÍtre des ÈlÈments. Seules les bibliothËques importÈes sont concernÈes. Remarque Depuis la version 9.0.0, les bibliothËque Bas'elec et Wind'star ne peuvent plus Ítre importÈes (elles ne sont plus commercialisÈes). Toutefois, les options de ces bibliothËques sont toujours accessibles afin de vous permettre de continuer ‡ consulter vos bibliothËques importÈes dans une version prÈcÈdente de b‚timent. Manuel de rÈfÈrence 373 Options - Documents Ventes/ divers Avertissement sur les ÈlÈments en rupture de stock Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas de rupture de stock, lorsque vous enregistrez (ou transfÈrez) un document qui mouvemente les stocks. Avertissement sur encours client dÈpassÈ Cochez cette zone si vous souhaitez suivre líencours de vos clients : un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous crÈerez un document de type bon de livraison, commande ou facture pour un client dont l'encours est dÈpassÈ. Onglet des ÈlÈments par dÈfaut (Documents de vente) Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre bibliothËque interne, depuis un document de vente. Retenue de garantie Saisissez le pourcentage de retenue de garantie ‡ appliquer par dÈfaut dans vos factures. La retenue de garantie est une ÈchÈance qui sera rÈclamÈe au client, un an aprËs la date de crÈation de la facture. Son montant sera Ègal au montant total TTC de la facture multipliÈ par le pourcentage de retenue de garantie indiquÈ ici. Avancement des factures Les factures díavancement permettent de facturer le client au fur et ‡ mesure de líavancement des travaux. Deux modes de facturation sont possibles : 1. le mode quantitatif Vous saisissez le pourcentage díavancement ou les quantitÈs rÈalisÈes et vous facturez votre client díaprËs ces donnÈes. 2. Le mode qualitatif Vous saisissez les quantitÈs rÈalisÈes ou le pourcentage díavancement des travaux díune part, et díautre part, vous saisissez le pourcentage que vous souhaitez facturer ‡ votre client. Exemple Vous devez poser 6 fenÍtres. A l'Ètablissement de votre premiËre facture d'avancement, vous avez dÈj‡ posÈ 3 fenÍtres. Vous saisissez donc 3 dans les quantitÈs. En mode quantitatif, le pourcentage d'avancement cumulÈ est automatiquement calculÈ ‡ 50%. Votre client doit donc vous rÈgler 50% du montant total prÈvu pour la pose des 6 fenÍtres. En mode qualitatif, vous pouvez saisir le pourcentage que vous souhaitez facturer. Sur les 6 fenÍtres prÈvues, les trois premiËres Ètaient les plus difficiles ‡ poser&ldots;vous saisissez alors 75 % díavancement et votre client doit vous rÈgler 75% du montant total prÈvu. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ. Les mouvements de stock clients sont gÈnÈrÈs par: Vous pouvez choisir entre un suivi de stock depuis les bons de livraisons et facture, ou depuis le suivi de chantier. La zone Mouvement du stock de líonglet ComplÈment du document de vente sera activÈe (mode BL/Facture) ou dÈsactivÈe (mode Suivi de chantier) par dÈfaut. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ.* DurÈe de validitÈ des devis Indiquez, en nombre de jours, la durÈe de validitÈ de vos devis. La date de validitÈ des devis sera alors automatiquement calculÈe, dans l'Onglet ComplÈment du devis. Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement Cochez cette zone si vous souhaitez, par dÈfaut, que la retenue de garantie soit uniquement calculÈe sur la derniËre facture d'avancement. Cette option est Ègalement affichÈe dans l'onglet ComplÈment des factures : vous pourrez donc modifier votre choix pour un document donnÈ. Remarque Si vous choisissez de calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture d'avancement, vous devrez cocher, sur la derniËre facture d'avancement, dans l'onglet Avancement, la zone DerniËre facture d'avancement. EBP B‚timent Aide 374 Garder les ÈlÈments de type texte lors du transfert d'une commande en BL Cochez cette zone si vous souhaitez que les ÈlÈments de type texte d'une commande soient transfÈrÈs dans tous les cas sur le bon de livraison gÈnÈrÈ. Saisie d'une remise sur tranche mÍme si prix fixe Par dÈfaut cette case n'est pas cochÈe. SÈlectionnez cette option, si vous souhaitez mettre une remise sur une tranche alors qu'un article, dont le prix est fixe, est prÈsent dans cette tranche. Dans ce cas, vous devez contrÙler les Ècritures comptable qui dÈcouleront de la comptabilisation de la piËce. Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00 Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10 1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant Eco-contribution 0.10 Autoriser les lignes de main d'oeuvre dans les BL Cochez cette zone si vous souhaitez saisir des ÈlÈments de type main d'oeuvre dans un Bon de livraison. Avertissement si le code ÈlÈment n'existe pas Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne Code ÈlÈment, une rÈfÈrence qui n'existe pas dans votre bibliothËque interne. Saisie du numÈro du document Par dÈfaut, le numÈro des documents est non saisissable. Il est attribuÈ automatiquement au document lors de sa validation, en fonction des compteurs. Si vous souhaitez pouvoir saisir le numÈro de vos documents, cochez cette zone. Remarque Le numÈro de document sera saisissable mais non obligatoire. Si vous ne saisissez rien dans la zone, le numÈro attribuÈ au document sera fonction des compteurs. Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00 Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10 1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant Eco-contribution 0.10 Bloquer la saisie des acomptes et des acomptes prÈcÈdents sur les devis Cochez cette zone si vous souhaitez empÍcher la saisie díacomptes dans les devis. Les zones apparaÓtront en grisÈ dans votre pied de document. Manuel de rÈfÈrence 375 Achats Avertissement si quantitÈ ne correspond pas ‡ la quantitÈ minimum ou au multiple de rÈapprovisionnement Cochez cette zone si vous souhaitez quíun message díavertissement apparaisse lorsque sur un document díachat, vous saisissez, pour un ÈlÈment, une quantitÈ infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum ou diffÈrente du multiple de rÈapprovisionnement, indiquÈs dans sa fiche. Onglet des ÈlÈments par dÈfaut Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre bibliothËque interne, depuis un document díachat. EBP B‚timent Aide 376 Mentions Vos devis et factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue lÈgal. Nous vous donnons ici la possibilitÈ d'indiquer ces mentions. Elles apparaÓtront automatiquement dans tous les modËles de devis et factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pÈnalitÈ en cas de retard de paiement. Par dÈfaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. Manuel de rÈfÈrence 377 Options - Documents - Etat des devis Vous disposez de 10 zones pour dÈfinir l'Ètat de vos devis. Par dÈfaut, ces Ètats sont renseignÈs de la faÁon suivante : En cours, A terminer, A rÈviser, AcceptÈ, etc. Vous pouvez modifier ces libellÈs ‡ votre convenance. L'Ètat pourra Ítre choisi en entÍte du devis et permettra díeffectuer des tris suivant ce critËre (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Remarque Le libellÈ indiquÈ dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribuÈ au devis lorsqu'il sera transfÈrÈ en bon de livraison, commande ou facture. EBP B‚timent Aide 378 Options - ComptabilitÈ Cette partie vous permet de dÈfinir le lien avec votre dossier comptable et de paramÈtrer vos principaux journaux et comptes. EBP Compta Vous devez renseigner les zones suivantes: Dossier de comptabilitÈ Cliquez sur l'icÙne pour aller chercher le fichier *.ECP correspondant ‡ votre dossier comptable. Journaux A l'aide de l'icÙne , sÈlectionnez directement dans votre dossier comptable, les journaux de vente, achat, banque, valeurs ‡ l'encaissement et dÈcaissement sur lesquels vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures comptables. Remarque Les journaux comptables doivent Ítre dÈfinis en euros dans votre dossier comptable.. Indiquer le code de la devise Euro (EUR) lors du transfert Cette option est cochÈe par dÈfaut. La devise EUR est indiquÈe dans le fichier des Ècritures gÈnÈrÈes lors du transfert comptable vers EBP Compta. Si vous dÈcochez cette option, la devise ne sera plus prÈcisÈe, et par consÈquent, c'est la devise du dossier de comptabilitÈ qui sera prise en compte. Cela permet ainsi de considÈrer que la devise du dossier d'EBP B‚timent est par exemple en francs suisse et de gÈnÈrer le transfert des Ècritures en francs suisses. Achats/Ventes Recettes/ Produits Saisissez les comptes de vente par dÈfaut, pour chaque type d'ÈlÈment. Comptabiliser les postes complÈmentaires Permet de choisir si l'Ècriture comptable dÈtaillera les postes complÈmentaires sur les comptes spÈcifiÈs sur chaque poste dans le menu DonnÈes - Divers - Postes complÈmentaires. ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros La sÈlection de cette case permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Tiers Saisissez les racines de comptes clients et fournisseurs et le paramÈtrage pour la crÈation des comptes clients, ainsi que les comptes par dÈfaut pour la retenue de garantie. Remarque Si vous cochez la zone "utiliser le compte de retenue de garantie comme racine", le compte de retenue de garantie sera complÈtÈ lors du transfert, avec le mÍme suffixe que le compte de TVA Exemple Si le compte de TVA est 445715, le compte de retenue de garantie sera le 445815 Comptes d'Acomptes* * Option disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec un nouveau code de dÈbridage (contactez notre service commercial pour de plus amples renseignements au 01.34.94.80.20) Manuel de rÈfÈrence 379 Acompte Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par dÈfaut, le 4191 est indiquÈ. TVA en attente indiquez le compte de TVA en attente qui sera utilisÈ pour le transfert en comptabilitÈ de vos documents d'acomptes, selon le schÈma de transfert indiquÈ dans le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. NumÈrotation comptes Tiers Racine + code tiers Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du code tiers. Remarque Dans le cas o˘ líassociation "racine + code tiers" est supÈrieure ‡ la longueur maximum saisie dans la partie ´ Transfert ª, il est possible de tronquer le compte par la gauche ou par la droite. Exemple ParamËtrage des comptes sur 8 caractËres avec Association "racine + code tiers" soit 411CL00001, de 10 caractËres, on obtiendra 411CL000 si on tronque depuis la droite et 41100001 si on tronque depuis la gauche. F Racine + nom tiers Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du nom du tiers. F Saisie libre Le compte comptable sera ‡ saisir dans la fiche du tiers. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Banques Saisissez les comptes de banques par dÈfaut. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Transfert TransfÈrer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre trois possibilitÈs pour le transfert de vos factures : Le dÈtail L'Ècriture comptable dÈtaillera tous les comptes de ventes paramÈtrÈs sur les fiches fourniture, main- d'oeuvre, matÈriel et divers. Si plusieurs ÈlÈments ont le mÍme compte comptable, les montants seront regroupÈs par compte. Les ouvrages Un compte de vente sera gÈnÈrÈ par ouvrage, dans l'Ècriture comptable. Si plusieurs ouvrages ont le mÍme compte, les montants seront regroupÈs sur une seule ligne. Le global Un compte de vente sera gÈnÈrÈ pour une facture. Le compte de vente pour le transfert sera celui indiquÈ par dÈfaut dans les options. EBP B‚timent Aide 380 Date utilisÈe lors du transfert des rËglements Date du rËglement Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des rËglements corresponde ‡ la date du (ou des) rËglement(s) client(s). Date de la remise en banque Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des rËglements corresponde ‡ la date de la remise en banque. Longueur des comptes / Longueur (Min/max) La valeur saisie dÈtermine la longueur maximale des comptes de tiers, de vente/achats et de banque. Remarque Si modification du champ de la longueur des comptes, un message díavertissement apparaÓt dËs sÈlection de la zone de saisie (avant toutes modifications). ´ Attention, la modification de la longueur des comptes peut entraÓner des doublons de compte dans la comptabilitÈ. ª Attention La longueur des comptes clients ne doit pas Ítre supÈrieure ‡ celle dÈfinie dans votre dossier comptable. Manuel de rÈfÈrence 381 LibellÈs Transfert EBP B‚timent vous permet de choisir les libellÈs de vos Ècritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros ‡ appliquer pour chaque type d'Ècriture comptable: dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie RËglement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} ‡ {4} pour les documents et des constantes {6} et {7} pour les rËglements : {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Avoir..) {1} = NumÈro du document {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte) {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {4} = CivilitÈ du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {5} = Nom tiers {6} = Terme 'Banque' {7} = Code banque Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'RËglement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque xxxx. Remarque Par dÈfaut, des macros sont proposÈes pour vos Ècritures comptables. Si vous les avez supprimÈes ou remplacÈes, vous pouvez les rÈcupÈrer en cliquant sur le bouton RÈinitialiser au bas de la fenÍtre. EBP B‚timent Aide 382 Options - TVA / Comptes Le taux 0 traite les exonÈrations. Vous ne pouvez pas le modifier. Vous pouvez dÈterminer jusquí‡ 5 taux de TVA diffÈrents, ainsi que les comptes de vente et díachat, ‡ associer. Cochez líoption Taux par dÈfaut, pour le taux le plus utilisÈ. Cochez líoption Dom-Tom, lorsque la TVA est calculÈe, bien que non perÁue et non inclue dans le TTC. Vous pourrez dÈfinir des comptes de ventes diffÈrents dans la fiche des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 383 Options - Taux dÈcimales Nombre de dÈcimales Ce nombre peut Ítre compris entre 0 et 4. Choisissez le nombre de dÈcimales qui s'afficheront dans les zones de type montants, quantitÈs et prix. Frais GÈnÈraux (FG) Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du dÈboursÈ sec, le prix de revient des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des FG diffÈrents dans les fiches des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. BÈnÈfices Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du prix de revient, le prix de vente HT des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des pourcentages de bÈnÈfice diffÈrents dans les fiches des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. Nombre d'heures par jour Dans les fiches ÈlÈments, vous pouvez choisir l'unitÈ de vente en Jour ou en Heure pour vos matÈriels et vos main-d'oeuvres. Indiquez ici le nombre d'heures Èquivalentes ‡ une journÈe pour ces deux types d'ÈlÈments. Dans vos documents de vente et suivis de chantiers, vous pourrez ainsi obtenir le total des jours saisis et l'Èquivalent en heures. EBP B‚timent Aide 384 Options - Styles DÈtermine les propriÈtÈs díaffichage dans les documents des lignes suivantes : Tranches, Fournitures, Main díúuvre, Ouvrages, MatÈriel, Textes, …lÈments divers, MÈtrÈs-type, Sous-totaux, Composition de líouvrage. Cochez ou dÈcochez les styles de police que vous souhaitez appliquer ‡ chaque type de ligne, et changez la couleur en utilisant les icÙnes ..., et augmentez ou diminuez la taille de la police avec les petites flËches. Remarque Ces styles ne síappliquent pas en impression. Pour imprimer vos lignes de documents avec certaines propriÈtÈs, vous devrez personnaliser vos modËles d'impressions. Manuel de rÈfÈrence 385 Options - RÈpertoires Les rÈpertoires d'installation standards du logiciel sont affichÈs. Si vous souhaitez les modifier, notamment dans le cadre d'une utilisation en rÈseau du logiciel, vous devez cliquer dans la zone RÈpertoires personnalisÈs et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne les nouveaux rÈpertoires de travail. Remarque D'une faÁon gÈnÈrale, nous vous conseillons de conserver les rÈpertoires standards. EBP B‚timent Aide 386 Options - Licence Affiche les informations relatives ‡ l'achat du logiciel : Le numÈro de licence, la raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton MODIFIER. Suivez la procÈdure de saisie du code d'activation. Manuel de rÈfÈrence 387 Tableau de bord A líouverture du dossier, le tableau de bord de votre sociÈtÈ s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramËtres sur les donnÈes ‡ afficher Afficher le tableau de bord ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche ‡ l'ouverture de votre dossier, dÈ-cochez-l‡. Nombre de jours pour líalerte des ÈchÈances Les factures dont líÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme sont affichÈes dans la partie EchÈances Èchues. PrÈcisez le nombre de jours avant la date díÈchÈance pour afficher líalerte (30 jours maximum). Nombre de jours pour líalerte de validitÈ des devis Indiquez le nombre de jours avant la fin de validitÈ des devis, pour afficher une alerte dans la partie Devis ‡ relancer (30 jours maximum). Etat des devis ‡ relancer SÈlectionnez líÈtat des devis ‡ prendre en compte pour afficher la liste des devis ‡ relancer. Nombre de mois pour le graphe du chiffre d'affaires Indiquez le nombre de mois (prÈcÈdents) ‡ afficher sur le graphique du CA apparaissant sur le tableau de bord. EBP B‚timent Aide 388 Maintenance / SAV A líouverture du dossier, la liste des t‚ches ‡ rÈaliser relatives aux contrats de maintenance et au SAV s'affichent. Vous pouvez fixer quelques paramËtres sur les donnÈes ‡ afficher. Afficher les t‚ches ‡ rÈaliser ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que la fenÍtre s'affiche ‡ l'ouverture de votre dossier, dÈ-cochez-l‡. Nombre de jours pour l'alerte des contrats arrivant ‡ ÈchÈance Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats arrivant ‡ ÈchÈance, et pour lesquels vous souhaitez imprimer une lettre de relance ou une lettre de reconduction tacite. ModËle ‡ imprimer par dÈfaut SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats ‡ renouveler Nombre de jours pour líalerte des contrats ‡ facturer Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ facturer. ModËle ‡ imprimer par dÈfaut SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats en reconduction tacite Nombre de jours pour les contrats ‡ reconduire Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ reconduire. Nombre de jours pour l'alerte de prÈparation des interventions Les fiches d'interventions sont gÈnÈrÈes automatiquement ‡ la crÈation d'un nouveau contrat. Elles sont dans l'Ètat A rÈviser. Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les prÈparer, avant qu'elles soient ‡ rÈaliser.. Manuel de rÈfÈrence 389 Planning Type de RDV Vous avez la possibilitÈ de crÈer jusqu'‡ 10 types de RDV diffÈrents, et de dÈfinir pour chacun d'eux un libellÈ, et une couleur d'affichage dans le planning. Cliquez dans le libellÈ pour le modifier, puis utilisez l'icÙne dans le champ couleur pour accÈder ‡ la palette. Horaires Horaires d'ouverture SÈlectionnez les heures d'ouverture de votre sociÈtÈ dans une journÈe. Les heures d'ouverture apparaÓtront en blanc dans votre planning. Les heures de fermeture apparaÓtront en grisÈ, mais vous pourrez nÈanmoins planifier un rendez-vous si vous le souhaitez. Heures de pause ou de dÈjeuner Indiquez les heures de pause ou de dÈjeuner. L'intervalle indiquÈ sera reprÈsentÈ par une bande rouge dans votre planning. Vous pourrez toutefois prÈvoir un rendez-vous pendant l'horaire de dÈjeuner si nÈcessaire. Jours ouverts Cochez les jours de la semaine pendant lesquels votre sociÈtÈ est ouverte. 390 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Et retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, tÈlÈcharger les derniËres mises ‡ jour, nous laisser un message, consulter les derniËres promotions, etc... 391 Assistance technique L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence, puis, au choix: Par tÈlÈphone, au 0811 65 20 00 "Co˚t d'un appel local" : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h ‡ 19h et de 8h ‡ 18h le vendredi. Par e-mail, ‡ l'adresse suivante : batiment.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons ‡ vous rÈpondre dans les 48h. *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les diffÈrents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 393 Index A acomptes.................... 36, 67, 220, 224, 225, 226 Actions.................................................291, 292 actualisation ................................................ 220 affaires.. 46, 47, 48, 233, 234, 235, 236, 237, 238, 239, 240, 241, 289 affichage ..... 82, 83, 84, 88, 97, 98, 359, 372, 384 aide ................................................................4 Alerte.......................................................... 282 analyse .........................................................45 Annuel des Prix ..............................126, 127, 329 aperÁu ........................................................ 305 Api bat.................................................352, 353 appel d'offre ................................................ 321 Archivage .................................................... 323 Artiprix........................................................ 132 assistance.................................................... 391 assistant...................................................... 194 Avancement...............................40, 41, 221, 377 B banques .................................................19, 201 barre d'outils.......................... 101, 214, 248, 263 barres d'affichage ............................ 83, 101, 359 Bas'Elec.........................................138, 344, 345 B‚timent V1.................................... 16, 354, 355 Batiprix ..........................128, 129, 330, 331, 332 bÈnÈfice ...................................................... 383 BibliothËque................................................. 340 bibliothËques .. 22, 23, 25, 26, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 138, 139, 329, 330, 331, 333, 335, 336, 337, 338, 339, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 372 boites de regroupement ..................................88 Bons de livraison .......................................... 231 Bons de receptions ....................................... 255 bons de transfert............................................57 boutons.........................................................97 Brossette..............................................133, 341 C Canal Pro..............................................133, 341 Capeb ...........................................130, 131, 333 catÈgories................................................ 86, 87 Catelec..........................................134, 202, 343 Cedeo ..................................................135, 202 CÈdÈo ......................................................... 335 champs .........................................................98 champs personnalisÈs ............................100, 356 civilitÈs........................................................ 191 clients . 20, 34, 146, 147, 148, 149, 151, 152, 153, 154, 155, 157, 175, 233, 302, 327 Clim............................................................ 338 Clim+ ......................................................... 338 Coaxel..................................................344, 345 Code d'activation............................................11 codes postaux .........................................19, 186 colonnes................. 89, 90, 92, 99, 216, 249, 279 commande.................................49, 60, 229, 230 complÈment....................111, 211, 245, 265, 276 composition ................................................. 119 EBP B‚timent Aide 394 comptabilitÈ........................... 301, 363, 378, 381 comptes .................................. 75, 118, 378, 382 compteurs ................................................... 369 conditionnement........................................... 111 Conditions de rËglement................................ 200 configuration....................................................8 contacter ..................................................... 390 contacts ........................................153, 170, 175 Contacts prospects ....................................... 163 Contrat..................... 62, 179, 181, 282, 283, 284 convention.......................................................2 CoordonnÈes..................................147, 166, 390 CoordonnÈes Prospects ..........................159, 160 corps .............................214, 246, 248, 266, 277 Covap ..................................................136, 347 D dÈcaissements ...............................................69 dÈcimales .................................................... 383 dÈmonstration................................................13 dÈpartements............................................... 185 dÈpÙts..................................................145, 211 dÈsignation.................................................. 110 DÈtail.......................................................... 212 devis........... 29, 31, 32, 33, 34, 35, 232, 300, 377 Devis et Facturation...............................350, 351 Devis Flash ...........................................350, 351 devises........................................................ 364 divers............................................152, 169, 373 documents.... 46, 47, 99, 151, 168, 210, 212, 219, 222, 223, 264, 265, 266, 277, 369, 373 documents d'achat.... 49, 50, 51, 52, 53, 236, 242, 244, 245, 246, 248, 249, 251, 252, 253, 254 documents de stock .................................. 57, 58 documents de vente........................208, 214, 235 dossier .................................. 103, 105, 106, 357 droits utilisateurs.......................................... 205 duplication................................................... 105 dupliquer ........................................ 32, 105, 232 Dupont.................................................135, 336 E ebp.............................................2, 81, 390, 391 ÈchÈances ............................... 66, 198, 222, 252 ÈchÈancier .....................................................70 eco-contribution .............................113, 119, 220 ÈlÈments .....23, 28, 108, 109, 110, 111, 113, 115, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 141, 212, 298 e-mail ...........................................................35 En sommeil.............................................28, 260 encours ....................................................... 377 entÍte ...........................................211, 244, 275 entrÈes de stock.............................................55 …puration..................................................... 357 Ètat devis .................................................... 377 Etiquettes .................................................... 307 Etiquettes Èlements ...................................... 307 exemplaires ................................................. 307 Expert......................................................... 363 exporter .................................................77, 326 F facture ....36, 38, 40, 41, 42, 43, 51, 52, 216, 224, 225, 229 Index 395 Facture rÈglÈe................................................38 Famille ..........................................155, 172, 181 Famille eco-contribution ................................ 204 Familles ÈlÈments....................................19, 141 fiche ........................................................... 146 Fiche prospects ............................................ 158 filtres ...................................................... 93, 94 fonctionnalitÈs..................................................7 fournisseurs 21, 51, 67, 68, 69, 70, 122, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173, 175, 302 frais de port................................................. 197 frais gÈnÈraux.............................................. 383 FTP............................................................. 368 G garantie ...................................................... 178 gÈnÈrales .................................................... 359 gÈnÈriques................................................... 334 gestion.................................................148, 167 Gible....................................................130, 131 groupes................................... 19, 111, 188, 206 H historiques.....................................157, 173, 183 I image ......................................................... 123 importer ....................................26, 76, 324, 346 impressions 31, 43, 71, 72, 73, 304, 305, 306, 365 informations ................................................ 234 Installation ......................................................9 interface........................................................12 internet..................................................81, 368 Intervention... 46, 47, 63, 182, 240, 282, 288, 289 introduction .....................................................1 inventaire ................................ 58, 260, 262, 263 J journaux...................................................... 378 L lancement .....................................................10 Legallais ...................................................... 348 lettres ..................................... 19, 192, 223, 253 licence ........................................................ 386 listes.....84, 86, 88, 90, 94, 95, 96, 108, 125, 208, 242, 249, 280 livraison ...................................................... 230 localisations ................................................. 190 logo .......................................................72, 365 M mailing........................................................ 327 maintenance ........62, 63, 183, 283, 284, 358, 388 Majoration ................................................... 196 MatÈriel................................................177, 272 mentions obligatoires .................................... 376 menus...........................................................82 mÈtrÈs ..................... 19, 120, 193, 194, 195, 219 mise ‡ jour ...........................................298, 300 Mise ‡ jour de la bibliothËque......................... 299 modes de rËglement .......................................19 mot de passe .................................................15 mouvements..................................................61 N notes .................................... 124, 154, 171, 241 EBP B‚timent Aide 396 nouveau dossier .............................................14 nouveautÈs......................................................5 numÈrotation ........................................369, 370 O Options 17, 18, 361, 362, 364, 365, 366, 370, 373, 385, 386, 387, 389 ouvrages .......................................113, 119, 371 P paiements .....................................................68 pays ......................................................19, 184 Pied ..............................................220, 221, 251 planning ........................................295, 297, 389 Plateforme................................................... 340 Postes ......................................................... 196 postes complÈmentaires ................................ 220 Promotion.................................................... 161 Promotions ............................ 115, 143, 149, 212 propriÈtÈs......................................... 84, 95, 306 prospects. 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 175, 302, 327 pump ............................................................59 R rÈapprovisionnement ...............................60, 257 rÈception.......................................................50 recopie........................................................ 105 rÈcupÈration donnÈes...............................16, 354 rÈfÈrences associÈes ..................................... 121 rËglements ............64, 65, 66, 198, 239, 293, 294 Regroupement ............................................. 231 Regroupement de BR .................................... 255 relances .................................................. 34, 66 remise..................................................196, 202 remise en banque...........................................65 rendez-vous................................................. 297 rÈpertoires................................................... 385 reprÈsentant................................................ 211 reprÈsentants............................................... 174 RÈseau Pro ...........................................133, 342 restauration 80, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 320 retenue de garantie ...............................198, 377 Rexel ...................................................344, 345 rupture de stock........................................... 377 S salariÈs ................................. 176, 281, 295, 389 sauvegarde.79, 309, 310, 311, 312, 313, 366, 367 SAV .................. 63, 182, 288, 289, 291, 292, 388 Schneider .................................................... 339 secteurs gÈographiques................................. 187 Semangle .................................................... 337 situations ......................................................40 sociÈtÈ .................................................361, 362 Sofip....................................................139, 346 sorties de stock ..............................................56 statistiques .................................................. 302 stock... 54, 55, 56, 59, 60, 61, 117, 190, 211, 257, 262, 264, 265, 266 styles.......................................................... 384 suivi de chantier ...44, 45, 237, 275, 276, 279, 280 suivi de chantier simplifiÈ 238, 268, 269, 270, 271, 273, 274, 281 suivi de stock..........................................54, 377 suppression ................................................. 106 Index 397 T tableau de bord.....................................303, 387 Taches ........................................................ 282 tarifs........................ 25, 113, 115, 149, 161, 212 tarifs fournisseurs..... 25, 125, 133, 134, 135, 140, 334, 336, 337, 341, 342 taux............................................................ 382 transfert.....33, 42, 53, 74, 75, 227, 228, 229, 254 tris ......................................................... 95, 96 TVA .....................................................211, 382 U unitÈs ....................................................19, 189 utilisateurs............................................205, 206 V variables ..................................................... 195 version Pro ......................................................7 W web ..............................................................81 Wind'star..................................................... 138 Edité par EBP Informatique Rue de Cutesson BP 95 Ŕ 78513 Rambouillet Cedex Tél. : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) - Fax : 01 34 85 62 07 - Site web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Décembre 2010 Solution Automobile Auto Start Automobile Pour Windows® XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Automobile 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 4 Automobile Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part Automobile 5 ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6 Automobile Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Automobile 7 Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un nonrespect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du 8 Automobile service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Automobile 9 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente et il y aura la mention « Version de démonstration » sur toutes les impressions. Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. Remarque: Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. 10 Automobile Automobile 11 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 15 1. ASSISTANCE TECHNIQUE............................................................................15 1.1. Accès.....................................................................................................15 1.2. Comment contacter le service technique ?............................................15 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE .............................................................16 2.1. Configuration requise.............................................................................16 2.2. Liste des réseaux...................................................................................16 2.3. Protocole validé .....................................................................................16 2.4. Matériel conseillé...................................................................................16 3. INSTALLATION EN RESEAU..........................................................................17 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ....17 3.2. Installation et configuration client/serveur..............................................18 4. LANCEMENT DU LOGICIEL...........................................................................19 4.1. Par le menu Démarrer ...........................................................................19 4.2. A partir du bureau..................................................................................19 5. CODE D'ACTIVATION.....................................................................................19 5.1. Comment saisir le code d’activation ? ...................................................19 5.2. Activer manuellement ............................................................................19 6. ECRAN D'ACCUEIL ........................................................................................19 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ......................................................19 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) .......................................................20 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME.........................................................21 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 23 1. MENUS ET BARRES D'ICONES.....................................................................23 1.1. Les Commandes....................................................................................23 1.2. Les barres d’outils..................................................................................23 1.3. Personnalisation des barres d’outils ......................................................24 1.4. Les fenêtres...........................................................................................24 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES...................................24 2.1. Présentation générale............................................................................24 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES......................................................25 3.1. Liste.......................................................................................................25 3.2. Fiche......................................................................................................26 4. CHAMPS DE SAISIE.......................................................................................27 4.1. Saisie d’une date ...................................................................................27 4.2. Champ avec choix prédéfinis.................................................................27 4.3. Saisie d’un montant ...............................................................................28 4.4. Champ Texte .........................................................................................28 4.5. Champ avec appel de liste ....................................................................28 12 Automobile CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 29 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE......................................................29 1.1. Récupération de données......................................................................29 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE..................................................................29 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE................30 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6..................................................................30 3.2. EBP Garage V5 .....................................................................................30 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ...30 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION...................................................................31 DONNEES 33 1. ARTICLES .......................................................................................................33 1.1. Articles...................................................................................................33 1.2. Pièces....................................................................................................33 1.3. Main d'œuvre.........................................................................................37 1.4. Ingrédient...............................................................................................38 1.5. Forfaits...................................................................................................38 1.6. Groupes de pièces.................................................................................39 1.7. Familles d'articles ..................................................................................39 1.8. Remises.................................................................................................40 2. VEHICULES ....................................................................................................41 2.1. Véhicules ...............................................................................................41 2.2. Options ..................................................................................................44 2.3. Marques, modèles et types de véhicules...............................................44 2.4. Couleurs ................................................................................................44 3. TIERS ..............................................................................................................45 3.1. Compagnons .........................................................................................45 3.2. Fournisseurs..........................................................................................46 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................46 3.4. Clients....................................................................................................46 4. AUTRES ..........................................................................................................49 4.1. Ateliers...................................................................................................49 4.2. Tarifs......................................................................................................49 4.3. Activités .................................................................................................50 4.4. Modes de règlements ............................................................................50 4.5. Dépôts de stock.....................................................................................50 4.6. Emplacements.......................................................................................50 4.7. Villes, départements et pays..................................................................51 4.8. Mémos...................................................................................................51 4.9. Banques ................................................................................................51 VENTES 53 1. RECHERCHE DES VENTES ..........................................................................53 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente...............................53 1.2. Les options de la fenêtre de recherche..................................................53 Automobile 13 2. GESTION DES GARANTIES...........................................................................54 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie .................................................54 3. GESTION DES TEMPS BAREMES ................................................................55 3.1. Temps passé par défaut........................................................................55 3.2. Temps barêmés.....................................................................................55 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ..............................................55 4.1. Ingrédient...............................................................................................55 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture.......................................56 5. DOCUMENTS DE VENTE...............................................................................56 5.1. Facture ..................................................................................................56 5.2. Autres types de documents de Vente....................................................61 TRAITEMENTS 63 1. SAISIE DES REGLEMENTS ...........................................................................63 1.1. Consultation des règlements .................................................................63 1.2. Assistant de saisie des règlements........................................................63 2. REMISE EN BANQUE.....................................................................................65 3. TRANSFERT COMPTABLE ............................................................................65 3.1. Paramétrage du transfert.......................................................................65 3.2. Lancement du transfert..........................................................................66 3.3. Réexportation comptable.......................................................................66 4. GESTION DES HEURES ................................................................................66 4.1. Saisie des heures compagnons.............................................................66 4.2. Historique des heures* ..........................................................................66 4.3. Calendrier..............................................................................................67 4.4. Statistique* ............................................................................................67 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon........................................................67 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE...............................67 5.1. Impression du document .......................................................................67 5.2. Transfert d’un document * .....................................................................68 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ....................68 5.4. Travaux des compagnons pour le document.........................................68 5.5. Tableau de bord.....................................................................................68 ACHATS 69 1. COMMANDE FOURNISSEUR ........................................................................69 1.1. Création d’une commande fournisseur..................................................69 1.2. Réception de commande fournisseurs ..................................................69 1.3. Regroupement des bons de réception...................................................70 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE......................................................70 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK ..............................................................70 INVENTAIRE 71 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE ....................................................................71 14 Automobile 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE...............................................................71 IMPRESSIONS 73 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ...........................................73 1.1. Les imprimantes utilisateurs ..................................................................73 1.2. Le menu Impressions ............................................................................74 2. LISTE DES IMPRESSIONS.............................................................................75 2.1. Factures.................................................................................................75 2.2. Données ................................................................................................75 2.3. Stock......................................................................................................75 2.4. Résultats................................................................................................76 2.5. Compagnons .........................................................................................76 3. APERÇU A L'ECRAN ......................................................................................77 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu .......................................................77 OUTILS 79 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION .............................................................79 1.1. Options de sauvegarde et de restauration.............................................79 1.2. Sauvegarde ...........................................................................................80 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats.......................81 1.4. Lancer une restauration.........................................................................81 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES.....................................83 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs .........................................83 2.2. Importation/Exportation personnalisée ..................................................83 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE .........................................83 MODULES 85 1. MODULE COMPTOIR .....................................................................................85 1.1. Les bons de livraison.............................................................................85 1.2. La facture Comptoir ...............................................................................85 2. MODULE VN/VO .............................................................................................86 2.1. Le parc de véhicule VN/VO ...................................................................86 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO......................................................87 2.3. Facturation VN/VO.................................................................................87 2.4. Les impressions.....................................................................................87 3. MODULE POINTEUSE....................................................................................88 4. MODULE DEPANNAGE..................................................................................88 5. D'ARVA DIRECT .............................................................................................88 INDEX 89 Automobile 15 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. Accès EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez: Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro. La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Remarque: *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 16 Automobile 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE 2.1. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : - OS : Windows® XP SP3, Windows® Vista SP2, Windows® Seven - Processeur : Intel P4 2 GHz ou equivalent - Mémoire : 1 Go - Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits - Espace disque libre : 2 Go 2.2. Liste des réseaux 2.2.1. Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® XP - Windows® Vista 2.2.2. Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® Server 2000 - Windows® Server 2003 - Windows® Server 2008 2.3. Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 2.4. Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Automobile 17 3. INSTALLATION EN RESEAU (Non géré par la version Auto Start.) 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 3.1.1. Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 3.1.2. Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". 18 Automobile Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 3.2. Installation et configuration client/serveur 3.2.1. Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sousrépertoires PARTAGE. 3.2.2. Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste. Automobile 19 4. LANCEMENT DU LOGICIEL 4.1. Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône Automobile est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 4.2. A partir du bureau Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant sur l'icône EBP Automobile créée lors de l'installation. 5. CODE D'ACTIVATION 5.1. Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à- dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 5.2. Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 6. ECRAN D'ACCUEIL 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée. 6.1.1. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. 20 Automobile Attention Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 6.1.2. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. 6.1.3. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez : 6.2.1. Ouvrir Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. - Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. - Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. - Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. 6.2.2. Créer un dossier Cliquez sur Créer un nouveau dossier. 6.2.3. Sauvegarder un dossier En cliquant sur l’icône « disquette » sur la ligne du dossier. 6.2.4. Supprimer un dossier En cliquant sur l’icône « croix » sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Remarque Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. Automobile 21 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. 22 Automobile Automobile 23 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 1. MENUS ET BARRES D'ICONES Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même sujet. 1.1. Les Commandes 1.1.1. Accès aux menus et à leurs commandes En utilisation courante de votre logiciel, vous allez travailler à la fois avec le clavier et la souris en fonction de l’opération à effectuer. Pour accéder aux menus, nous vous conseillons d’utiliser la souris. 1.1.2. Touches/clics utiles pour choisir une commande : Alt + lettre soulignée dans le nom du menu Permet d’accéder à un menu précis. Clic sur le menu et + (Entrée) Sélectionne la commande, et lance la commande. Clic sur la commande ou sur l’icone correspondante dans la barre d’outils Echap Ferme un menu sans sélectionner de commande Clic à l’extérieur de la barre des menus 1.2. Les barres d’outils Les icônes des barres d’outils permettent d’accéder rapidement à une fonction standard sans passer par les menus. Si tous les icônes décrits ici ne sont pas affichés sur votre écran, vous pouvez personnaliser votre barre (voir plus bas) pour les ajouter. Important: Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée. 24 Automobile 1.3. Personnalisation des barres d’outils Lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage pour personnaliser vos barres d’outils. Cliquez sur l’onglet Commandes pour accéder aux différentes icônes à ajouter/enlever. 1.4. Les fenêtres Dans une fenêtre, vous pouvez saisir des informations particulières à un fichier de données, saisir les renseignements concernant une donnée, ou un document à réaliser. La principale propriété des fenêtres est que vous pouvez ouvrir et travailler sur plusieurs fenêtres simultanément. Vous serez donc amenés à les manipuler, à passer de l’une à l’autre. Reportez-vous à votre manuel d’utilisation Windows, Section Fenêtre pour obtenir des explications détaillées concernant l’utilisation générale des fenêtres (déplacement, modification de taille, mise en icône, fermeture, ouverture, passage de l’une à l’autre...). Vous rencontrerez 4 types de fenêtres : - Les documents (estimation de travaux, OR, facture...). - Les Listes de données (articles, véhicules, clients, assurance, ateliers..) dites aussi grilles. - Les fiches : qui permettent de définir toutes les informations concernant un article, un véhicule, un client… La fiche est accessible uniquement à partir d’une liste. - Les aperçus écrans. 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. 2.1. Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours, Automobile 25 - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Important: Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.1. Liste 3.1.1. Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille. 3.1.2. Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères. 26 Automobile 3.2. Fiche 3.2.1. Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel: Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2. Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.3. Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. - Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. - Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque: Pour passer de champ en champ, utilisez la touche (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches », Automobile 27 - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.4. Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.5. Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.6. Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 4. CHAMPS DE SAISIE 4.1. Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champ, et sélectionne votre date. 4.2. Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroulante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche. 28 Automobile Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. 4.3. Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. 4.4. Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. 4.5. Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ. Automobile 29 CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE Activez la commande Nouveau du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque: Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 1.1. Récupération de données Si vous importez un dossier venant d’un autre logiciel (EBP Garage 5, EBP Garage sous Dos, AssLog, SolyCar, Vulcain, API, IDS/Vega) de nombreux fichiers sont récupérés automatiquement. En version Standard, une procédure d’import personnalisé vous permet également de récupérer d’éventuels fichiers ASCII provenant d’autres logiciels afin de les intégrer dans les tables d’Automobile 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...). Il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. 30 Automobile Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 en Automobile, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 3.2. EBP Garage V5 Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage 5. Pour cela, dans le logiciel Garage V5, il faut faire une sauvegarde de votre dossier, ainsi que le transfert en comptabilité pour les personnes qui utilisent cette fonctionnalité. Puis, depuis le logiciel Automobile: 1. Il faut fermer le dossier qui est en cours d’utilisation en passant par la commande « Fermer » du menu « Société », 2. Lancer la commande « Récupération Garage V5 » du menu « Outils » pour activer l’assistant de récupération et cliquez sur le bouton « Suivant », 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega). Automobile 31 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION Pour ouvrir la société de démonstration : - Lancez le logiciel et activez la commande Ouvrir du menu Société. Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier société. La liste des dossiers reconnus par EBP s’affiche. - Choisissez le dossier à ouvrir et cliquez sur OK. Important: Avant de créer votre propre société, nous vous conseillons de travailler dans la société de démonstration pour découvrir et maîtriser votre logiciel. Une fois à l’aise, créez votre société. 32 Automobile Automobile 33 DONNEES 1. ARTICLES 1.1. Articles Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Important: • L'intégration de bibliothèques n'est pas disponible dans Auto Start. • Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 1.2. Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. 1.2.1. Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT. 34 Automobile Prix de vente HT Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut-être défini par l’utilisateur. Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR. TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce. Automobile 35 Important: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.2.2. Onglet Stock (Non géré par la version Auto Start.) Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce. Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Important: Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. 1.2.3. Onglet Fournisseur (Non géré par la version Auto Start.) Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique. Remarque: Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier. 36 Automobile Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Code Barre Saisissez ici le code barre correspondant à votre pièce. Lorsque vous allez scanner votre article avec une douchette, le logiciel va, dans un premier temps, vérifier si la référence de l'article existe. Si la référence n'existe pas, le logiciel vérifie ensuite si le code barre est présent et va sélectionner la référence correspondante. 1.2.4. Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. 1.2.5. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document contenant cette pièce. 1.2.6. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année. Automobile 37 1.3. Main d'œuvre Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O. 1.3.1. Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de main-d’œuvre. Remarque: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.3.2. Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. 1.3.3. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document de Vente contenant cette pièce. 38 Automobile 1.3.4. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année. 1.4. Ingrédient (Non géré par la version Auto Start.) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre, le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant. 1.5. Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 1.5.1. Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait.. Automobile 39 Remarque: Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important: Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 1.5.2. Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule. Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Remarque: Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 1.6. Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 1.7. Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles. 40 Automobile Important: Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. 1.8. Remises 1.8.1. Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. 1.8.2. Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Important: Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. Après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. 1.8.3. Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle ». Remarque: Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées. Automobile 41 Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. 2. VEHICULES 2.1. Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans Automobile. Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. 2.1.1. Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article. Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule 42 Automobile Remarque: En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule Renseignez ici le type véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article. En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule. Important: En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 2.1.2. Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseignez ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. Consommation de carburant et émission de CO² Automobile 43 Saisissez ici la consommation en carburant dans les différents cycles (ville, route et mixte) ainsi que l'émission de CO² et obtenez automatiquement sa classification. 2.1.3. Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti avant la date prévue pour le contrôle technique, cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). 2.1.4. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. 2.1.5. Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule. 2.1.6. Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles. 2.1.7. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 2.1.8. Onglet VN/VO* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 2.1.9. Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. 44 Automobile 2.1.10. Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction. 2.1.11. Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 2.1.12. Onglet Options* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 2.2. Options *La liste des options n’est utilisable qu’avec le module Vn/Vo. Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 2.3. Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Important: Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 2.4. Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise) Automobile 45 3. TIERS 3.1. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 3.1.1. Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 3.1.2. Onglet infos Saisie journalière* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. Chef d'atelier* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe 3.1.3. Onglet coût Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 3.1.4. Onglet infos dépannage* *Disponible uniquement avec le module Dépannage Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 3.1.5. Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon. 46 Automobile 3.2. Fournisseurs (Non géré par la version Auto Start.) La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats Important: Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur. Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Non géré par la version Auto Start.) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. 3.4. Clients 3.4.1. Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans Automobile. Onglet Adresse Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVA Automobile 47 Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Onglet Comptabilité Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. Vous pouvez également déterminer un plafond de facturation ainsi qu'un seuil d'encours. Vous serez dans ce cas averti lors de la génération d'un document de vente si vous êtes au-dessus du plafond ou de l'encours. Onglet Infos Banques Cette zone permet de saisir le nom de la banque du client, son adresse ainsi que le N° de compte international IBAN ou BIC. Si vous saisissez l'IBAN, les éléments seront renseignées automatiquement dans la zone du RIB. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client. Onglet Statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année. 48 Automobile Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles. 3.4.2. Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille, créez des familles de clients et associez à chaque fiche client un code famille. Automobile 49 4. AUTRES 4.1. Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. 4.1.1. Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 4.1.2. Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. 4.1.3. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 4.2. Tarifs Lorsque vous facturez un article, le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document. Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. 4.2.1. Onglet Général Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre.. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé. 50 Automobile Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles. 4.2.2. Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Important: Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 4.3. Activités (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel, créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 4.4. Modes de règlements Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 4.5. Dépôts de stock (Non géré par la version Auto Start.) Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts. Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 4.6. Emplacements (Non géré par la version Auto Start.) Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Automobile 51 4.7. Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. 4.8. Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 4.9. Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes. 52 Automobile Automobile 53 VENTES 1. RECHERCHE DES VENTES La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente 1.1.1. La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 1.1.2. La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document. 1.1.3. La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche. 1.2. Les options de la fenêtre de recherche Remarque: Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 1.2.1. Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 1.2.2. Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 1.2.3. Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation. 54 Automobile 1.2.4. Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 1.2.5. Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 1.2.6. Transfert d’un document* * non valable pour les factures Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture).. 1.2.7. Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. 2. GESTION DES GARANTIES 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie 2.1.1. Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Remarque: Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 2.1.2. Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données. Automobile 55 3. GESTION DES TEMPS BAREMES Remarque: • Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés. • Import non disponible en version Auto Start. 3.1. Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 3.2. Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE (Non géré par la version Auto Start.) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque: Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 4.1. Ingrédient Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé. 56 Automobile 4.1.1. Ingrédient par défaut Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 4.1.2. Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Remarque: L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la maind’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 5. DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Facture 5.1.1. Saisie d'une facture Pour réaliser un document de vente, vous pouvez : - Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation… - Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes. Remarque: • Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation. Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*). 5.1.2. Entête de facture Onglet Général Date Saisissez ici la date de la facture. Atelier Saisissez ici l’atelier de facturation. Réceptionnaire Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule. Automobile 57 Véhicule Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Kilométrage Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Client Saisissez ici le code du client. Avec TVA La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document. Détail Forfait La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait. Onglet Véhicule Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage, la marque, le modèle et le type véhicule. Onglet Client Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du client, mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA. Onglet Tarif Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son taux et sa remise.. Onglet mémos Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Onglet Assurance* *Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance. Assurance Saisissez le nom de l’assurance. Intermédiaire Saisissez le nom de l’intermédiaire. Sinistre Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date. Règlement direct accordé par l’Assurance Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante. Franchise Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la charge du client. Complément Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières. 58 Automobile Tableau de complément de Franchise Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles. Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Onglet Expert* * Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise. 5.1.3. Corps de facture Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles. Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre d’état. Remarque: Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...). Le choix d'un article Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des articles est proposée. Remarque: Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste. Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier. La ligne d’article est automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité. Validation d'une ligne d'article - Lorsque vous facturez un article, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche. - Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours. - Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne.. Automobile 59 Important: Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en création de facture, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait. - Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants. - Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire. Saisie « à la volée » Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le libellé et le prix. Spécificité de la facturation Carrosserie La vétusté En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article. Prise en charge particulière Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires. Récapitulatif Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté. 5.1.4. Pied de facture Détails - Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de facture. - Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement. Statistiques Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours. Règlements Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements. 60 Automobile Important: La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu Traitements. Echéances Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture. Si non, vous pouvez en générer manuellement. Automobile 61 5.2. Autres types de documents de Vente 5.2.1. Estimation de Travaux La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture. L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture. 5.2.2. Devis La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis : - Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture. - La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires. 5.2.3. Ordre de réparation La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation : - Un ordre de réparation peut être transféré en facture. - Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation. Important: La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock. 5.2.4. Document de Garantie Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie. Important: La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente. 62 Automobile Automobile 63 TRAITEMENTS 1. SAISIE DES REGLEMENTS 1.1. Consultation des règlements On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement. 1.1.1. Filtres On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères. 1.1.2. Détail du paiement Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. 1.1.3. Saisie règlement Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements. 1.2. Assistant de saisie des règlements L’assistant de règlement comporte 3 étapes : - Sélection du tiers et du montant à pointer - Affectation du montant pointé aux factures souhaitées - Validation du règlement. 1.2.1. Sélection du tiers et du montant à pointer Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif). Important: Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2. Le tiers L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue. Remarque: Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers. Le montant à pointer 64 Automobile Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement.. Important: Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures. 1.2.2. Affectation des factures Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement. Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer Remarque: C’est l’option la plus facile pour régler vos factures. Tout Pointer Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste. Tout Dépointer Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Affectation manuelle des règlements Cas sans avoir Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. Cas avec avoir On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer. 1.2.3. Validation du règlement Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas). Attention: Plusieurs messages peuvent cependant apparaître. Automobile 65 2. REMISE EN BANQUE L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements Important: Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements. La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements. 2.1.1. Sélection des règlements Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos). 2.1.2. Pointage des règlements Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. 2.1.3. Validation de la remise Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel, le logiciel vous propose lors d’éditer un bordereau de remise en banque. 3. TRANSFERT COMPTABLE Important: Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou d’achat est créée. Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en banque. 3.1. Paramétrage du transfert Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables dans les onglets Comptabilité et Comptes des Préférences. 66 Automobile Remarque: • Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis. 3.2. Lancement du transfert Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Traitements. Remarque: Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification. 3.3. Réexportation comptable La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée. 4. GESTION DES HEURES (Non géré par la version Auto Start.) 4.1. Saisie des heures compagnons Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements. Important: Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document. 4.2. Historique des heures* *Disponible uniquement avec le module pointeuse L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons. Automobile 67 4.3. Calendrier Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives. Remarque: Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon. 4.4. Statistique* *Disponible uniquement avec le module pointeuse Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de marche. 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons. 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Impression du document Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sous-menu Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document. Remarque: • Le choix des modèles dépend du document à imprimer. • Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation. • A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité. • Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions. 68 Automobile 5.2. Transfert d’un document * * non valable pour une facture Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document d’un certain type vers un autre. 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR (Non géré par la version Auto Start.) Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur. 5.4. Travaux des compagnons pour le document (Non géré par la version Auto Start.) Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel. Remarque: Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements. 5.5. Tableau de bord Le tableau de bord permet la visualisation des informations de votre dossier. Vous pouvez paramétrer ce tableau de bord en sélectionnant le nombre ainsi que les informations visualisables. Vous pouvez également définir le nombre de mois de calcul er le nombre d'éléments dans les listes. Automobile 69 ACHATS 1. COMMANDE FOURNISSEUR (Non géré par la version Auto Start.) 1.1. Création d’une commande fournisseur 1.1.1. Commande à partir d'un OR La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document. Remarque: La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce soit prise en compte. 1.1.2. Commande fournisseur manuelle Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (disponibles uniquement avec le module Vn/Vo) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats. 1.2. Réception de commande fournisseurs Le suivi des commandes fournisseurs passe par la commande Recherche du menu Achat. Le logiciel vous affiche la liste des documents d’achats. 1.2.1. Enregistrement des articles reçus Lorsque vous recevez une livraison de pièces, sélectionnez la commande fournisseur correspondante par numéro ou par nom et cliquez sur le bouton Réception du menu Action de la barre des tâches courantes. Important: • Si la réception est partielle, un bon de réception est créé et la commande passe en commande de type Réception partielle. • Si la réception est totale, le logiciel génère une facture fournisseur. 70 Automobile 1.2.2. Mise à jour du prix d’achat / de vente des articles reçus Lors de la réception des pièces, le logiciel effectue automatiquement des mises à jours en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet Stock des préférences de votre dossier (voir la rubrique Préférences). 1.3. Regroupement des bons de réception Les bons de réception créés à partir d’une réception partielle pourront être regroupés pour générer une facture unique. 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE (Non géré par la version Auto Start.) Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats. Important: Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock. 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK (Non géré par la version Auto Start.) Vous avez aussi la possibilité de gérer votre stock sans effectuer de commandes ou de factures fournisseurs mais en faisant des entrées ou des sorties manuelles en passant par la commande Mouvements de stock du menu Achats. Important: Le logiciel effectuera automatiquement les mises à jours de votre stock et de votre fiche article en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet stock de vos préférences. Automobile 71 INVENTAIRE 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts. - Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier. - Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider. - La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors. Attention: Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire. 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles. (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. 72 Automobile Automobile 73 IMPRESSIONS 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS Important: • L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée. • Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel.. 1.1. Les imprimantes utilisateurs Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous Automobile soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions + Configuration de l'impression du menu Société dans Automobile. Remarque: Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows. 1.1.1. L’assistant des imprimantes Le logiciel Automobile permet l’utilisation de plusieurs imprimantes. Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans Automobile. Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle et l’imprimante. 74 Automobile 1.1.2. Impression à partir d’une liste ou d’un document La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante. Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active. 1.2. Le menu Impressions Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen…). 1.2.1. Fonctions disponibles à l’impression - Filtrer les données qui seront prises en compte. - Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris successifs. - Choisir un modèle d'impression parmi une liste. Vous pouvez ensuite : - Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation. - Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de vérifier son aspect. - Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier.. - Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK. Remarque: Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu Société. Automobile 75 2. LISTE DES IMPRESSIONS 2.1. Factures 2.1.1. Traites (Non géré par la version Auto Start.) Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression Traite est cochée. 2.1.2. Relevé de factures - L’impression des relevés de facture permet d’obtenir la liste des factures pour une période donnée, pour la totalité des clients ou un client précis. 2.1.3. Echéancier (Non géré par la version Auto Start.) L’impression de l’échéancier permet d’obtenir la liste des échéances en cours jusqu’à une certaine date. 2.1.4. Etats comptables L’impression Etats comptables permet d’obtenir pour une période donnée : - Un journal de Ventes, d’Achats, de Cessions ou de garantie. - La liste des écritures comptables transférées pour chacun des journaux. 2.2. Données 2.2.1. Articles L’impression des articles permet d’imprimer au choix la liste détaillée ou non des articles ainsi que des étiquettes articles. 2.2.2. Client L’impression des clients permet d’imprimer au choix, la fiche courante client, la liste détaillée ou non des clients ainsi que des étiquettes clients (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.2.3. Véhicule L’impression des véhicules permet d’imprimer au choix, la liste des véhicules ou une fiche détaillée (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.3. Stock (Non géré par la version Auto Start.) 2.3.1. Stock L’impression Stock permet d’imprimer au choix les informations sur le stock de vos pièces ou la valorisation de votre stock par sélection du modèle correspondant. 76 Automobile 2.3.2. Mouvement de stock L’impression Mouvement de stock permet d’imprimer au choix : les mouvements de stock (entrées, sorties, inventaire ou tous les mouvements) avec une ou deux ruptures (sous total par jour) et les écarts d'inventaire (par sélection du modèle correspondant). 2.3.3. Liste Inventaire L’impression Liste Inventaire permet d’imprimer la liste de vos articles cochés gestion du stock. Cette impression peut être imprimée avant ou après l’inventaire. 2.4. Résultats 2.4.1. Résultat des ventes L’impression Résultat des ventes permet d’obtenir le chiffre d’affaire réalisé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par atelier, par marque, par modèle, par client et par assurance. 2.4.2. Résultat par articles L’impression du Résultat par articles permet d'imprimer le chiffre d'affaires réalisé. Cet état peut être imprimé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par type d'article, par famille d'article et par référence. 2.4.3. Résultat par forfaits L’impression du Résultat par forfaits permet d’imprimer les statistiques sur les forfaits. 2.5. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) 2.5.1. Travaux L’impression Travaux permet d'obtenir les temps passés (par mois, année, compagnon, activité, ..). 2.5.2. Productivité L’impression Productivité permet d'obtenir le rapport entre temps passé et temps facturé pour les opérations Peinture et Main-d’œuvre. 2.5.3. Coûts moyens L’impression Coûts moyens permet d'éditer le coût moyen, le détail CA Maind’œuvre, CA Peinture, CA Pièce, CA Ingrédient pour trois tranches à définir, pour toutes les assurances ou une assurance précise sur une période donnée. Automobile 77 3. APERÇU A L'ECRAN Important: Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation. 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez. 3.1.1. Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4. Remarque: Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows. 3.1.2. Rafraîchir un aperçu La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau). 3.1.3. Les boutons de l’aperçu - permet d’afficher la première/dernière page de l’édition. - permet d’afficher la page précédente/suivante. 3.1.4. Options disponibles sur un aperçu Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …). 78 Automobile Automobile 79 OUTILS 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible (ZIP), CD-ROM). Attention: • Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette. • Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur disquettes. • Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...).- Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit. Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde. 1.1. Options de sauvegarde et de restauration Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique. Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton Suivant. 80 Automobile Attention: Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. 1.1.1. Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : EBP\BACKUP. 1.1.2. Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité. 1.1.3. Vérifier l'archive pendant la sauvegarde C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur). 1.1.4. Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP. 1.2. Sauvegarde Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils. 1.2.1. Choix des dossiers à sauvegarder Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant. Remarque: Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre dossier. Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK. 1.2.2. Support de sauvegarde Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur. Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste. Automobile 81 Remarque: Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser. Important: Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale. 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier. Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration. La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de configuration’. Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques. La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau complètement votre logiciel. 1.4. Lancer une restauration Attention: • La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP. • Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront perdues. La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille les étapes une à une. 82 Automobile 1.4.1. Emplacement de la sauvegarde à restaurer Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée. - Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur. - Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton. 1.4.2. Contenu de la sauvegarde à restaurer Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde. Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.3. Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.4. Répertoire de restauration des données Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit. 1.4.5. Contrôle et avertissement Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP. Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration). - La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel. Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la restauration sera perdu. - La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications. Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service technique. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. Automobile 83 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs (Non géré par la version Auto Start.) 2.1.1. Bibliothèques disponibles Vous avez la possibilité de vous procurer les bibliothèques PEUGEOT, CITROËN et FIAT auprès de notre service commercial (01 34 90 80 00). 2.1.2. Bibliothèque intégrables Entre autre nous proposons l’intégration des disquettes constructeurs PEUGEOT, CITROËN, RENAULT, FIAT, LANCIA, ALFA ROMEO, VOLSKWAGEN, AUDI, SEAT, SKODA et LADA. 2.2. Importation/Exportation personnalisée L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels. Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, main-d’œuvre, activité, assurance, … Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Attention: • L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE Le logiciel permet maintenant d’immatriculer des véhicules neufs (VN) et d’occasions (VO) avec le nouveau système d’immatriculation de véhicule (SIV) par l’intermédiaire du logiciel MiSiv de TMS. A partir de cette liaison vous allez pouvoir faire une demande d’opération d’immatriculation d’un VN, d’opération d’immatriculation d’un VO, récupérer les informations dans votre logiciel sur les véhicules résultants des opérations d’immatriculation. 84 Automobile Automobile 85 MODULES Important: Les modules sont disponibles en option (Non géré par la version Auto Start). 1. MODULE COMPTOIR Le module Comptoir vous permet de réaliser : - une facturation comptoir, - des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation. 1.1. Les bons de livraison Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou Recherche du menu Ventes. Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même. 1.1.1. Regroupement des bons de livraison L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée. Remarque: Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement. 1.2. La facture Comptoir La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule. Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture Comptoir. 1.2.1. Points particuliers à la facture Comptoir - La saisie du client est obligatoire. - Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document. - En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces. 86 Automobile 1.2.2. Suivi des ventes Comptoir En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir. 2. MODULE VN/VO Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations effectuées. 2.1. Le parc de véhicule VN/VO Les véhicules du parc Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc. Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo. Entrée dans le parc Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé. Transfert dans le parc Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous souhaitez transférer). Sortie du parc Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données). Automobile 87 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes). Important: Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société. 2.2.1. Factures de cession Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas. Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule. 2.3. Facturation VN/VO La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO. 2.4. Les impressions 2.4.1. Documents administratifs La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …). 2.4.2. Ventes VN/VO La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : La date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée. 88 Automobile 2.4.3. Parc VN/VO La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés. 3. MODULE POINTEUSE La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie automatique ou journalière. La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre. Pour utiliser ce module, l’administrateur doit : - Créer les fiches activités - Créer les fiches compagnons - Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse - Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils. 4. MODULE DEPANNAGE Le module Dépannage permet de gérer les interventions de dépannage (du bon d’intervention à la facturation) et les véhicules d’intervention. 5. D'ARVA DIRECT Le module d'Arva direct permet de réceptionner les avis de sinistres, les suivis de dossier et les avis de paiement mais aussi de transmettre vos factures de carrosserie, bris de glace et suivis de dossier à d'Arva. Automobile 89 INDEX A Achat ..................................................................................................................44, 48, 64, 71 Achat soumis a TVA ......................................................................................................39, 86 Activité ...............................................................................................................23, 43, 48, 65 Adresse .................................................................................................................................44 Alarme ..................................................................................................................................28 Aperçu à l écran....................................................................................................................77 Archive .................................................................................................................................28 Article................................................................................... 23, 31, 34, 35, 37, 47, 58, 71, 75 Assistance technique.............................................................................................................15 Assistant ...............................................................................................................................61 Assurance .................................................................................................................23, 44, 56 Atelier..................................................................................................... 23, 28, 37, 47, 53, 56 Avec TVA ............................................................................................................................56 B Banque............................................................................................................................49, 63 Barre .....................................................................................................................................21 Bibliothèque .............................................................................................................31, 54, 83 Bon de livraison....................................................................................................................85 C Calcul....................................................................................................................................69 Carrosserie......................................................................................................................47, 58 Carte grise.............................................................................................................................39 Cession ...........................................................................................................................47, 86 Chaînage...............................................................................................................................31 Champs de saisie ..................................................................................................................26 Chef d'atelier.........................................................................................................................43 Chiffrage...............................................................................................................................28 Choc......................................................................................................................................56 Client ................................................................................................ 23, 37, 44, 46, 48, 56, 75 Code chiffrage ......................................................................................................................42 Codes remises.......................................................................................................................37 Colonne ................................................................................................................................22 Commande......................................................................................................................44, 71 90 Automobile Commande à partir d un OR.................................................................................................69 Commande fournisseur...................................................................................................66, 69 Commentaire ........................................................................................................................58 Compagnon....................................................................................... 23, 43, 48, 65, 66, 75, 88 Complément .........................................................................................................................56 Comptabilité ...................................................................................................................28, 64 Comptable.............................................................................................................................64 Compte .....................................................................................................................28, 37, 64 Compteur..............................................................................................................................28 Comptoir.........................................................................................................................47, 85 Conditionnement ..................................................................................................................31 Conditions de facturation......................................................................................................44 Configuration recomandée....................................................................................................16 Constructeur .........................................................................................................................31 Contact..................................................................................................................................44 Contrat d entretien ................................................................................................................39 Corps de facture....................................................................................................................58 Couleurs................................................................................................................................42 Coût horaire..........................................................................................................................48 Coût moyen ..........................................................................................................................75 Création ..........................................................................................................................23, 27 Création d'une nouvelle société ............................................................................................27 D Date ................................................................................................................................26, 56 Département .........................................................................................................................48 Dépôt ..............................................................................................................................28, 31 Dépôts de stock.....................................................................................................................48 Désinstallation du programme ..............................................................................................19 Détail ..............................................................................................................................47, 59 Détail forfait .........................................................................................................................56 Devis.........................................................................................................................47, 56, 60 Document ................................................................. 47, 49, 51, 53, 56, 59, 60, 64, 66, 69, 86 Document de Garantie ..........................................................................................................60 Donnée.................................................................................................... 23, 31, 34, 39, 44, 75 Duplication .....................................................................................................................23, 51 E Echéance...............................................................................................................................59 Echéancier ............................................................................................................................75 Ecriture .................................................................................................................................64 Emballage .............................................................................................................................31 Emplacements.......................................................................................................................48 Emprunt................................................................................................................................86 Enregistrement......................................................................................................................22 Entête....................................................................................................................................56 Automobile 91 Entête de facture ...................................................................................................................56 Entrée..............................................................................................................................71, 86 Entrées et sorties de Stock ....................................................................................................71 Estimation de Travaux..........................................................................................................60 Etats comptables...................................................................................................................75 Etebac ...................................................................................................................................48 Euro ......................................................................................................................................28 Expert ...................................................................................................................................44 Exportation ...........................................................................................................................83 F Facturation................................................................................................................28, 58, 86 Facture ...................................................................... 47, 51, 53, 56, 58, 60, 64, 65, 75, 85, 86 Famille................................................................................................................31, 34, 37, 46 Familles clients.....................................................................................................................46 Familles d articles.................................................................................................................37 Famillle.................................................................................................................................35 Filtre .........................................................................................................................22, 23, 61 Fonctions communes aux impressions..................................................................................73 forfait....................................................................................................................................58 Forfait .............................................................................................................................35, 47 Format ..................................................................................................................................28 Fournisseur.........................................................................................................31, 42, 44, 48 Franchise ..............................................................................................................................56 G Garage ..................................................................................................................................58 Garantie ..............................................................................................................39, 47, 53, 60 Génération ............................................................................................................................69 Générique .............................................................................................................................35 Gestion de stock....................................................................................................................31 Gestion des fichiers de données............................................................................................23 Gestion des garanties............................................................................................................53 Gestion des heures................................................................................................................65 Gestion des temps barêmés...................................................................................................54 Gestion le main d oeuvre peinture ........................................................................................55 Grille.........................................................................................................................22, 37, 58 Grilles de remises .................................................................................................................37 Groupe ..................................................................................................................................47 Groupe de pièces ..................................................................................................................37 H Heure ....................................................................................................................................88 Heures non productives ........................................................................................................48 92 Automobile Heures productives...............................................................................................................48 Historique .................................................................................................................39, 44, 65 Historique détaillé.................................................................................................................39 Huile .....................................................................................................................................31 I Icône .....................................................................................................................................21 Immatriculation ....................................................................................................................39 Importation ...........................................................................................................................83 Importation et exportation des données................................................................................83 Impression ................................................................................................................51, 66, 73 Imprimante .....................................................................................................................73, 75 Ingrédient..................................................................................................................28, 35, 55 Installation du produit...........................................................................................................17 Intermédiaire...................................................................................................................44, 56 Inventaire........................................................................................................................71, 75 K Kilométrage ..........................................................................................................................56 L Lancement du logiciel...........................................................................................................18 Lettre de change....................................................................................................................48 Lignes...................................................................................................................................58 Lisezmoi.txt......................................................................................................................9, 15 Liste ......................................................................................................................................26 Liste des impressions............................................................................................................75 Lot ........................................................................................................................................86 Lubrifiant..............................................................................................................................31 M Main d oeuvre............................................................................. 31, 34, 35, 47, 54, 55, 58, 88 Majoration ............................................................................................................................31 Marque......................................................................................................................35, 39, 42 Mécanique ............................................................................................................................47 Mémo..............................................................................................................................28, 49 Menu.....................................................................................................................................21 Menus et barres d icônes.......................................................................................................21 Minimum..............................................................................................................................31 Mode de règlement .........................................................................................................44, 63 Modèle......................................................................................................................35, 37, 39 Modèles................................................................................................................................42 Modéles de grille de remises ................................................................................................37 Automobile 93 Modes de règlements............................................................................................................48 Modification ...................................................................................................................23, 51 Module............................................................................................................................85, 88 Module comptoir ..................................................................................................................85 Module de liaison d Arva .....................................................................................................88 Module Pointeuse .................................................................................................................88 Module VN/VO....................................................................................................................86 Montant ..........................................................................................................................26, 61 Mouvement...........................................................................................................................75 N Nacré ....................................................................................................................................35 Nouveau................................................................................................................................51 O Opaque..................................................................................................................................35 Opération ........................................................................................................................54, 88 Option.......................................................................................................................28, 42, 85 Ordre de réparation.............................................................................................47, 56, 60, 65 Outil......................................................................................................................................79 Ouverture..............................................................................................................................23 P Paiement .........................................................................................................................48, 61 Paramétrage ..........................................................................................................................28 Parc.......................................................................................................................................86 Pays ......................................................................................................................................48 Peinture...........................................................................................................................35, 55 Petite fourniture ....................................................................................................................47 Pièce ...................................................................................................................31, 35, 47, 69 Pied de facture ......................................................................................................................59 Pointer ......................................................................................................................61, 63, 71 Pointeuse ............................................................................................................28, 43, 65, 88 Préférence .............................................................................................................................28 Préférences de la Société ......................................................................................................28 Prélèvement ....................................................................................................................48, 63 Prix d achat...........................................................................................................................69 Prix de revient.......................................................................................................................31 Productivité...........................................................................................................................75 Propriété ...............................................................................................................................22 Propriétés générales des listes / grilles..................................................................................22 94 Automobile R Réapprovisionnement ...........................................................................................................44 Réception..............................................................................................................................69 Réceptionné par....................................................................................................................56 Recherche .......................................................................................................................23, 51 Recherche des ventes............................................................................................................51 Récupération.........................................................................................................................27 Récupération des dossiers crées sous EBP Garage ...............................................................28 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel .........................................................29 Référence..............................................................................................................................31 Règlement.................................................................................................................59, 61, 63 Regroupement.................................................................................................................69, 85 Relance .................................................................................................................................44 Relevé de factures.................................................................................................................75 Remise ................................................................................................................31, 37, 47, 63 Remise en banque.................................................................................................................63 Rendement......................................................................................................................43, 65 Réparation.............................................................................................................................86 Réseau ..................................................................................................................................16 Restaurer...............................................................................................................................79 S Saisie ........................................................................................................................56, 58, 61 Saisie à la volée ....................................................................................................................58 Saisie d une facture...............................................................................................................56 Saisie des heures.............................................................................................................65, 66 Saisie des règlements clients.................................................................................................61 Saisie journalière des heures.................................................................................................43 Sauvegarde et restauration....................................................................................................79 Sauvegarder..........................................................................................................................79 Sélection ...............................................................................................................................22 Sinistre..................................................................................................................................56 Société ............................................................................................................................27, 28 Société d enretien..................................................................................................................44 Solde.....................................................................................................................................63 Sortie ..............................................................................................................................71, 86 Soumis à TVA ......................................................................................................................44 Statistique .............................................................................................................................59 Stock............................................................................................................. 28, 31, 44, 71, 75 Suppression.....................................................................................................................23, 51 T Tableau de bord ....................................................................................................................67 Tarif................................................................................................................................23, 47 Taux horaire..........................................................................................................................55 Automobile 95 Temps...................................................................................................................................54 Temps barêmé ................................................................................................................31, 34 Texte.....................................................................................................................................26 Tiers..........................................................................................................................28, 48, 61 Traite ..............................................................................................................................48, 75 Traitement.......................................................................................................................63, 65 Traitements depuis les documents de vente ..........................................................................66 Transfert ...................................................................................................................51, 66, 86 Transfert comptable ..............................................................................................................64 Travaux.....................................................................................................................65, 66, 75 Tri.........................................................................................................................................23 TVA................................................................................................................................28, 31 Type................................................................................................................................35, 39 Type de facturation...............................................................................................................47 Types de véhicule .................................................................................................................42 U Utilitaire................................................................................................................................39 V Validation .............................................................................................................................58 Validation de l inventaire......................................................................................................71 Valider..................................................................................................................................71 Véhicule.................................................................................................. 23, 35, 39, 56, 75, 86 Vente ................................................................................................ 31, 51, 56, 60, 64, 66, 75 Vernis...................................................................................................................................35 Ville......................................................................................................................................48 Villes départements et pays .................................................................................................48 Visualisation.........................................................................................................................51 Vn/vo..............................................................................................................................28, 47 96 Automobile NOTES EBP Automobile V10 Pour Windows 2000, XP et Vista Manuel Utilisateur 1 AVANT DE COMMENCER ................................................................................................................................................................................. 1 1.1 A LIRE .................................................................................................................................................................................................................. 1 1.1.1 Le code d’activation ................................................................................................................................................................................... 1 1.1.2 Le fichier LISEZMOI .................................................................................................................................................................................. 1 1.1.3 La sauvegarde ............................................................................................................................................................................................ 1 1.2 ASSISTANCE TECHNIQUE .......................................................................................................................................................................................... 1 1.2.1 Comment contacter le service technique ? ................................................................................................................................................. 1 1.3 CONFIGURATION RECOMMANDÉE ............................................................................................................................................................................... 1 1.3.1 Liste des réseaux ........................................................................................................................................................................................ 1 1.3.2 Protocole validé ......................................................................................................................................................................................... 2 1.3.3 Matériel conseillé ....................................................................................................................................................................................... 2 2 INSTALLATION .................................................................................................................................................................................................... 3 2.1 INSTALLATION EN RÉSEAU ........................................................................................................................................................................................ 3 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ........................................................................................................ 3 2.1.2 Installation et configuration client/serveur ................................................................................................................................................ 4 2.2 LANCEMENT DU LOGICIEL ........................................................................................................................................................................................ 4 2.2.1 Par le menu Démarrer ............................................................................................................................................................................... 4 2.2.2 A partir du bureau ...................................................................................................................................................................................... 4 2.3 CODE D'ACTIVATION ................................................................................................................................................................................................ 4 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? ....................................................................................................................................................... 4 2.4 DÉSINSTALLATION DU PROGRAMME ............................................................................................................................................................................ 4 3 PRÉSENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL ..................................................................................................................................... 5 3.1 PROPRIÉTÉS GÉNÉRALES DES LISTES / GRILLES ............................................................................................................................................................. 5 3.1.1 Présentation générale ................................................................................................................................................................................. 5 3.2 GESTION DES FICHIERS DE DONNÉES ........................................................................................................................................................................... 5 3.2.1 Liste ........................................................................................................................................................................................................... 5 3.2.2 Fiche ........................................................................................................................................................................................................... 6 3.3 CHAMPS DE SAISIE .................................................................................................................................................................................................. 7 3.3.1 Saisie d’une date ....................................................................................................................................................................................... 7 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis .................................................................................................................................................................... 7 3.3.3 Saisie d’un montant .................................................................................................................................................................................... 7 3.3.4 Champ Texte ............................................................................................................................................................................................... 8 3.3.5 Champ avec appel de liste ......................................................................................................................................................................... 8 4 CRÉATION ET PARAMÉTRAGE D'UNE SOCIÉTÉ ...................................................................................................................................... 9 4.1 CRÉATION D'UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ ......................................................................................................................................................................... 9 4.2 PRÉFÉRENCES DE LA SOCIÉTÉ ................................................................................................................................................................................... 9 4.3 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UNE ANCIENNE VERSION ................................................................................................................................. 9 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 .................................................................................................................. 9 4.3.2 EBP Garage V5 .......................................................................................................................................................................................... 9 4.4 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ....................................................................................................................................... 9 4.4.1 EBP Garage sous DOS ............................................................................................................................................................................... 9 4.4.2 API Garage sous Dos ............................................................................................................................................................................... 10 4.4.3 API sous Windows .................................................................................................................................................................................... 10 4.4.4 AssLog ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.5 Solycar ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.6 Vulcain ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.7 IDS/VEGA ................................................................................................................................................................................................ 10 5 DONNÉES ............................................................................................................................................................................................................. 11 5.1 ARTICLES ............................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.1 Articles ...................................................................................................................................................................................................... 11 5.1.2 Pièces ........................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.3 Main d'œuvre ............................................................................................................................................................................................ 14 5.1.4 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 16 5.1.5 Forfaits ..................................................................................................................................................................................................... 16 5.1.6 Groupes de pièces .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.7 Familles d'articles .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.8 Remises ..................................................................................................................................................................................................... 18 5.2 VÉHICULES .......................................................................................................................................................................................................... 19 5.2.1 Véhicules .................................................................................................................................................................................................. 19 5.2.2 Options ..................................................................................................................................................................................................... 22 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules ................................................................................................................................................... 22 5.2.4 Couleurs ................................................................................................................................................................................................... 22 5.3 TIERS ................................................................................................................................................................................................................. 22 5.3.1 Compagnons ............................................................................................................................................................................................. 22 Table des matières 5.3.2 Fournisseurs ............................................................................................................................................................................................. 23 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................................................................................................................... 23 5.3.4 Clients ....................................................................................................................................................................................................... 23 5.4 AUTRES .............................................................................................................................................................................................................. 25 5.4.1 Ateliers ...................................................................................................................................................................................................... 25 5.4.2 Tarifs ........................................................................................................................................................................................................ 26 5.4.3 Activités .................................................................................................................................................................................................... 27 5.4.4 Modes de règlements ................................................................................................................................................................................ 27 5.4.5 Dépôts de stock ......................................................................................................................................................................................... 27 5.4.6 Emplacements ........................................................................................................................................................................................... 28 5.4.7 Villes, départements et pays ..................................................................................................................................................................... 28 5.4.8 Mémos ...................................................................................................................................................................................................... 28 5.4.9 Banques .................................................................................................................................................................................................... 28 6 VENTES ................................................................................................................................................................................................................ 29 6.1 RECHERCHE DES VENTES ........................................................................................................................................................................................ 29 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente .................................................................................................................................... 29 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche ..................................................................................................................................................... 29 6.2 GESTION DES GARANTIES ....................................................................................................................................................................................... 30 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie ................................................................................................................................................. 30 6.3 GESTION DES TEMPS BARÊMÉS ................................................................................................................................................................................ 30 6.3.1 Temps passé par défaut ............................................................................................................................................................................ 30 6.3.2 Temps barêmés ......................................................................................................................................................................................... 30 6.4 GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ................................................................................................................................................................. 31 6.4.1 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 31 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture ......................................................................................................................................... 31 6.5 DOCUMENTS DE VENTE .......................................................................................................................................................................................... 31 6.5.1 Facture ..................................................................................................................................................................................................... 32 6.5.2 Autres types de documents de Vente ......................................................................................................................................................... 37 7 TRAITEMENTS ................................................................................................................................................................................................... 39 7.1 SAISIE DES RÈGLEMENTS ........................................................................................................................................................................................ 39 7.1.1 Consultation des règlements .................................................................................................................................................................... 39 7.1.2 Assistant de saisie des règlements ............................................................................................................................................................ 39 7.1.3 Affectation manuelle des règlements ........................................................................................................................................................ 40 7.1.4 Validation du règlement ........................................................................................................................................................................... 41 7.2 REMISE EN BANQUE .............................................................................................................................................................................................. 41 7.2.1 Remise en banque ..................................................................................................................................................................................... 41 7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change ........................................................................................................................................ 41 7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement ................................................................................................................................................ 42 7.3 TRANSFERT COMPTABLE ......................................................................................................................................................................................... 42 7.3.1 Paramétrage du transfert ......................................................................................................................................................................... 42 7.3.2 Lancement du transfert ............................................................................................................................................................................. 42 7.3.3 Réexportation comptable .......................................................................................................................................................................... 43 7.4 GESTION DES HEURES ............................................................................................................................................................................................ 43 7.4.1 Saisie des heures compagnons ................................................................................................................................................................. 43 7.4.2 Historique des heures ............................................................................................................................................................................... 43 7.4.3 Calendrier ................................................................................................................................................................................................ 43 7.4.4 Statistique ................................................................................................................................................................................................. 43 7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon ........................................................................................................................................................... 44 7.5 TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE ....................................................................................................................................................... 44 7.5.1 Impression du document ........................................................................................................................................................................... 44 7.5.2 Transfert d’un document .......................................................................................................................................................................... 44 7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ..................................................................................................................... 44 7.5.4 Travaux des compagnons pour le document ............................................................................................................................................ 44 8 ACHATS ................................................................................................................................................................................................................ 45 8.1 COMMANDE FOURNISSEUR ...................................................................................................................................................................................... 45 8.1.1 Création d’une commande fournisseur .................................................................................................................................................... 45 8.2 APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE ........................................................................................................................................................................ 45 8.2.1 Procédure ................................................................................................................................................................................................. 45 9 INVENTAIRE ....................................................................................................................................................................................................... 48 9.1 VALIDATION DE L'INVENTAIRE ................................................................................................................................................................................ 48 9.2 VISUALISATION DE L'INVENTAIRE ............................................................................................................................................................................. 48 10 IMPRESSIONS ................................................................................................................................................................................................... 49 10.1 FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ............................................................................................................................................................... 49 10.1.1 Les imprimante utilisateurs .................................................................................................................................................................... 49 Table des matières 10.1.2 Le menu Impressions .............................................................................................................................................................................. 49 10.2 APERÇU À L'ÉCRAN ............................................................................................................................................................................................. 50 10.2.1 Présentation des fenêtres d'aperçu ......................................................................................................................................................... 50 11 OUTILS ............................................................................................................................................................................................................... 52 11.1 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ............................................................................................................................................................................ 52 11.1.1 Options de sauvegarde et de restauration .............................................................................................................................................. 52 11.1.2 Sauvegarde ............................................................................................................................................................................................. 52 11.1.3 Sauvegarde et restauration des modèles et des formats ......................................................................................................................... 53 11.1.4 Lancer une restauration ......................................................................................................................................................................... 53 11.2 IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNÉES .......................................................................................................................................................... 54 11.2.1 Importation des bibliothèques constructeurs ......................................................................................................................................... 54 11.2.2 Importation/Exportation personnalisée ................................................................................................................................................. 54 12.1 MODULE COMPTOIR ........................................................................................................................................................................................... 57 12.1.1 Les bons de livraison .............................................................................................................................................................................. 57 12.1.2 La facture Comptoir ............................................................................................................................................................................... 57 12.2 MODULE VN/VO ............................................................................................................................................................................................. 57 12.2.1 Le parc de véhicule VN/VO .................................................................................................................................................................... 58 12.2.2 Les réparations sur véhicule VN/VO ...................................................................................................................................................... 58 12.2.3 Facturation VN/VO ................................................................................................................................................................................ 59 12.2.4 Les impressions ...................................................................................................................................................................................... 59 12.3 MODULE POINTEUSE ........................................................................................................................................................................................... 60 12.3.1 Spécificité du module .............................................................................................................................................................................. 60 13 INDEX .................................................................................................................................................................................................................. 61 Avant de commencer 1 Avant de commencer 1.1 A lire Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. 1.1.1 Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente. 1.1.2 Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. 1.1.3 La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 1.2 Assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez: − Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro. − La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) − Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 1.2.1 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 1.3 Configuration recommandée 1.3.1 Liste des réseaux 1.3.1.1 Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 (Service Pack 4) - Windows XP - Windows Vista Attention 1 Le processeur et la mémoire vive du poste doivent être adaptés au système d’exploitation. La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : Un processeur Intel Pentium 4 (2 ghz) et 512 Mo de RAM. 1.3.1.2 Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 Serveur - Windows 2003 Serveur 1.3.2 Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 1.3.3 Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. 2 2 Installation 2.1 Installation en réseau 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 2.1.1.1 Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 2.1.1.2 Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 2.1.2 Installation et configuration client/serveur 2.1.2.1 Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sous-répertoires PARTAGE. 2.1.2.2 Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste. 2.2 Lancement du Logiciel 2.2.1 Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône EBP Automobile V10 est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile V10. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.2.2 A partir du bureau Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône EBP Automobile V10 sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.3 Code d'activation 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 2.3.1.1 Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 2.4 Désinstallation du programme Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. 4 3 Présentation et utilisation du logiciel 3.1 Propriétés générales des listes / grilles Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Exemple Le corps d’une facture et d’une commande fournisseur, la liste des articles et des véhicules sont des grilles. Comme telles, elles ont des propriétés générales communes. Pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille (sur le bord grisé des lignes dans le corps d’un document). Ce menu propose les principales commandes utiles dans la grille en cours et spécifiques à celle-ci. Il donne également accès aux propriétés de la grille. 3.1.1 Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours, - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3.2 Gestion des fichiers de données La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Remarque Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.2.1 Liste 3.2.1.1 Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille décrites dans le chapitre suivant « Propriétés Générales des listes/grilles » . 3.2.1.2 Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (voir paragraphe précédent) sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères. 3.2.2 Fiche 3.2.2.1 Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2.2 Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.2.3 Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque Pour passer de champ en champ, utilisez la touche 8 (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.2.4 Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » 6 Création et paramétrage d'une société - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.2.5 Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.2.6 Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 3.3 Champs de saisie 3.3.1 Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champs, et sélectionne votre date. Exemple Date de 1ère mise en circulation (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroutante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche. Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. Exemple Emballage (fiche Article / onglet tarification) 3.3.3 Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). 7 La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. Exemple Prix de revient (fiche Article / onglet tarification) 3.3.4 Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Exemple Libellé (fiche Article / onglet tarification) 3.3.5 Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ. Exemple Carrosserie (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 8 4 Création et paramétrage d'une société 4.1 Création d'une nouvelle société Activez la commande Nouvelle Société du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 4.2 Préférences de la Société Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...), il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 4.3 Récupération des dossiers crées sous une ancienne version 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 ou EBP Automobile V8 en EBP Automobile V10, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 4.3.2 EBP Garage V5 Pour connaître les modalités de migration de EBP Garage V5 en EBP Automobile V10, merci de contacter notre support client. 4.4 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega). Pour cela, 1. Lancez la commande Import de données + Fichiers issus d’un autre logiciel du menu Outils, 2. Sélectionnez le logiciel dans lequel vous travailliez précédemment. 3. Si le dossier à importer est en euro, cochez l’option Les données importées sont en euros. 4. Sélectionnez avec le bouton le répertoire du dossier à récupérer. 5. Lancez l’import en cliquant sur le bouton OK. 4.4.1 EBP Garage sous DOS Avant de lancer l’importation d’un dossier, vous devez impérativement renseigner un dépôt de stock par défaut, définir les codes de TVA et créer les codes couleur (voir plus haut les chapitres Initialisation des fichiers de paramétrage et Préférences de la société). Important Toutes les informations concernant votre ancien dossier seront récupérées. - Articles : Pièces, Main-d'œuvre, Forfaits, Familles, Import des articles de remplacement, Import de l'emplacement, des quantités en stock et quantité minimum, Import de la liaison fournisseurs/articles - Clients : Clients, Familles, Modes de règlement, Récupération de la remise facture. - Véhicules : Véhicules, Récupération des champs Conducteur, Réf. Peinture, Info1 et Info2, Création du code Carrosserie s'il n'existe pas, Association avec la table des couleurs, Récupération des modèles - Documents : Ordres de réparation, Factures non imprimées deviennent des Ordres de réparation dans Garage, Factures imprimées deviennent des Factures dans Garage. - Divers : Import des compteurs, des fournisseurs principaux, des salariés. 4.4.2 API Garage sous Dos La récupération d’un dossier venant d’API Dos permet d’intégrer les mêmes fichiers que de Garage Dos. 4.4.3 API sous Windows Remarque La récupération d’un dossier venant d’API Windows permet d’intégrer les fichiers suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, assureurs, familles clients, secteurs géographiques, marques, modèles, modes de règlements, banques de remise et départements. 4.4.4 AssLog La récupération d’un dossier venant d’AssLog permet d’intégrer uniquement les clients, les véhicules et les intermédiaires. Avant de lancer l’importation de ces données, vous devez paramétrer la société et initialiser vos fichiers de paramétrage. 4.4.5 Solycar L’exportation à partir de Solycar permet la création des 9 fichiers suivants : Article, Cartegrise, client, fournisseu, histveh, param-cate, param-fami, param-sect, véhicule qui sont récupérable dans EBP Garage. 4.4.6 Vulcain EBP Automobile V10 permet de récupérer les fichiers d’une base Vulcain. Les fichiers récupérés sont les suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, experts, secteurs géographiques, marques, modèles. 4.4.7 IDS/VEGA EBP Garage permet la récupération des fichiers clients, véhicules et historiques issus d’IDS6 V5 et VEGA. Pour plus d’information, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.00. 10 5 Données 5.1 Articles 5.1.1 Articles Vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés (voir la partie Import de bibliothèques) ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel autre qu’EBP et que vous souhaitez récupérer les articles déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Important Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 5.1.2 Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. Ce choix est indispensable si vous avez défini des tarifications particulières ou des comptes comptables propres aux familles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.2.1 Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. - Si vous avez coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est recalculé à chaque réception ou entrée de stock dont le prix d’achat est différent de celui de la fiche. Exemple Une entrée en stock de 10 lots de bougies à 4,50 €, suivie d’une entrée de stock de 5 lots de bougies à 4,90 € donnera un prix de revient pondéré à : [(4,50 * 10) + (4,90 * 5) ] / 15 soit : 4,63 (où 15 est la quantité totale). - Si vous n’avez pas coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est celui du dernier prix entré ou réceptionné (soit dans l’exemple ci-dessus, 4,90 €) Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT. Prix de vente HT - Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Exemple Dans le cas d’un lot de bougies. : Prix de revient : 4,50 Coef : 1,5 et Prix HT : 6,75. Après entrée de 5 lots à 4,90 Euros, le prix de vente passe à : 6,95 lorsque le calcul est effectué à partir du prix moyen pondéré (4,63 * 1.5) 7,35 lorsque le calcul est effectué à partir du dernier prix d’achat/de revient (4,90*1.5) - Si vous ne cochez pas cette case, le prix de vente reste inchangé : 6,75 mais le coefficient est recalculé. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC est calculé automatiquement. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut- être défini par l’utilisateur. CORT (Option disponible en version Renault) Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. A la facturation, ce deuxième article sera automatiquement appelé à l’appel de la pièce d’origine. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR (voir les parties La réparation collision et Les achats, ainsi que Génération des commandes à partir de l’OR). TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Cette option peut être définie au niveau de la famille de l’article. Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Quantité, Chiffre et Marge sur le mois courant et l’année courante. 12 Données Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. Code Divers Permet de rensigner un code divers constructeur. Petite fourniture (Option du module de liaison avec D’Arva direct). Permet de définir les petites fournitures appliquée à la pièce. 5.1.2.2 Onglet Stock Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce et pouvoir également effectuer un réapprovisionnement automatique (voir la partie Le suivi de stock + Le réapprovisionnement automatique). Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Remarque Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. Elles sont automatiquement mises à jour à partir des commandes et des réceptions de commandes fournisseurs, des saisies d’inventaire, d’entrées et de sorties de stock et bien entendu de la facturation. La grille affiche un historique de tous les mouvements de stock (entrées/sorties/inventaire/facture..) pour tous les articles à partir du moment où la case Mouvementer le stock est cochée dans l’onglet Stock des préférences de la société et suivant le dépôt sélectionné. 5.1.2.3 Onglet fournisseur Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique (voir la partie Les achats), vous devez indiquer au moins un fournisseur. Remarque Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur 13 Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Repérez le fournisseur habituel en cochant la case Fournisseur principal. Vous pourrez en effet réaliser un réapprovisionnement automatique en tenant compte du fournisseur principal ou du fournisseur proposant le meilleur prix d’achat. La liste des fournisseurs peut être automatiquement mise à jour si vous cochez l’option « Alimentation du fichier Article / Fournisseur automatique » de l’onglet Stock des préférences. A chaque réception de pièces venant d’un nouveau fournisseur ou avec un nouveau prix d’achat, le nouveau fournisseur et/ou le nouveau prix seront pris en compte. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de la pièce chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier. Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander. 5.1.2.4 Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. Il permet aussi de visualiser le dépôt dans lequel est stockée la pièce de remplacement ainsi que sa quantité en stock. Exemple 1 - Si la quantité en stock de la référence saisie est épuisée on proposera de facturer la référence remplaçante avec la quantité saisie dans la facture. 2 - Si la quantité en stock de la référence saisie n'est pas épuisée mais que la quantité facturée est supérieure à celle du stock. Alors on facturera en premier lieu la référence saisie avec une quantité correspondant à son stock et on proposera de facturer la référence remplaçante pour le reste. Par exemple nous avons un référence A avec un stock de 5 qui a pour référence remplaçante B. Nous faisons une facture en saisissant la référence A et une quantité de 7. A ce moment on facturera la référence A avec une quantité de 5 et la référence B avec une quantité de 2. Important Dans tous les cas si on refuse d'utiliser la référence remplaçante, c'est la référence saisie qui sera facturée. 5.1.2.5 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.2.6 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 5.1.2.7 Onglet Commentaire Cet onglet permet de saisir un commentaire. 5.1.3 Main d'œuvre 14 Données Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O.. Cette saisie est indispensable si vous appliquez des tarifications ou des comptes comptables spécifiques à certaines familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.3.1 Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. A la facturation, le logiciel ira rechercher dans le tarif actif, le taux horaire correspondant au type de main-d’œuvre de cette fiche. Pour définir un montant MO forfaitaire, sélectionnez Forfait. Vous avez alors accès aux zones Prix de Vente. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le calcul du prix de vente TTC est automatiquement calculé. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de maind’œuvre. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 5.1.3.2 Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. Cet onglet est généralement mis à jour automatiquement après import d’une bibliothèque des temps barêmés (voir les parties Import d’une bibliothèque et Gestion des temps barêmés). 5.1.3.3 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.3.4 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 15 5.1.4 Ingrédient (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre Peinture (voir la partie Main-d’œuvre Peinture), le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant (Opaque, Vernis, Nacré ou Autres). Des ingrédients par défaut sont proposés (menu Données \ Articles). Complétez le fichier afin de pouvoir rapidement renseigner les fiches véhicules. 5.1.5 Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Cette saisie est indispensable pour appliquer les tarifications et/ou les comptes comptables particuliers définis éventuellement dans les familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. - Un forfait Générique est un forfait dont le contenu de base (onglet Détail) s’applique pour tous les véhicules. - Un forfait de type « Par Marque » est un forfait dont le pré-modèle (onglet Détail) sert pour définir des forfaits spécifiques à chaque marque. Les forfaits associés (onglet Liste des références) sont alimentés directement à partir de la facturation. Exemple Vous facturez un forfait VIDANGE de type Par marque pour un véhicule de marque Renault, le logiciel ouvre automatiquement une fenêtre contenant le pré modèle du forfait ce qui vous permet de définir le forfait spécifique à cette marque. Après validation, la fiche du forfait (onglet Liste des références) est automatiquement mise à jour et vous voyez apparaître la marque Renault et son forfait spécifique. A la prochaine vidange sur un véhicule de marque Renault, le logiciel ira automatiquement chercher dans l’onglet Liste des références du forfait, le forfait spécifique à la marque Renault. - Un forfait de type « Par Modèle » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. - Un forfait de type « Par Type Véhicule » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. 16 Données Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création/modification du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 5.1.5.1 Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait. Les montants HT et TTC affichés en bas à droite de l’écran correspondent à l’addition des différents articles. Le logiciel affiche automatiquement la plus-value réalisée sur les pièces et la M.O. Remarque Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 5.1.5.2 Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule (voir plus haut, onglet Détail). Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Double-cliquez sur la ligne du forfait pour consulter/modifier son détail. Remarque Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 5.1.6 Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 5.1.7 Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. Vous pourrez obtenir des statistiques par famille d’articles, générer des écritures comptables distinctes pour chaque famille d’articles, éditer divers états classés par famille et gérer une tarification spécifique à une famille (voir la partie La tarification). La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles. Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. Important La création des familles est automatique si vous vous procurez un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’ un panier de pièces). Il vous restera simplement à modifier leur fiche si vous souhaitez effectuer un traitement comptable particulier sur certaines d’entre elles. 17 5.1.8 Remises 5.1.8.1 Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. Pour intégrer la liste des codes remises, il faut effectuer l’import d’un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). 5.1.8.2 Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Cette remise pourra être appliquée aux clients comme aux fournisseurs. - Pour les fournisseurs, le prix de revient sera calculé à partir de la remise appliquée au prix d’achat. - Pour les clients ce sera à partir de la remise appliquée que le prix de vente sera calculé. Une fois l’import du panier de pièces effectué, vous pouvez visualiser et compléter la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises » du menu Données. Pour saisir les taux de remise il suffit de faire un double clic sur le code remise et de renseigner le pourcentage ou de sélectionner la ligne et de cliquer sur le bouton « modifier ». Important Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. De plus, après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. Si vous ne le faîtes pas, les modifications ne seront pas prises en compte. 5.1.8.3 Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Pour cela il faut tout d’abord créer un modèle en passant par la commande « Articles/ Grille modèle » du menu données. Une fois le modèle de grille de remises créé, il faut y saisir le code remise et le pourcentage de remise. Pour cela il faut ouvrir la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises », sélectionner le bouton modèle qui se trouve dans le cadre remise en haut à gauche de la fenêtre et cliquer sur le bouton nouveau. Renseignez les divers champs de la fenêtre qui apparaît. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. Pour cela il faut aller dans l’onglet remise de la fiche client ou fournisseur, sélectionner un modèle et cliquer sur le bouton « Affecter modèle». La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle » pour obtenir le message suivant : Voulez-vous supprimer les remises associées au modèle ? Remarque - Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. - Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. Pour ce faire sélectionnez le modèle de remises et cliquez sur le bouton « Affecter Modèle ». Il faut répéter autant de fois cette opération qu’il y a de modèle de remises à affecter. 18 Données 5.2 Véhicules 5.2.1 Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste des véhicules (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. (voir la partie Le module VN/VO). 5.2.1.1 Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - A la génération des commandes fournisseurs à partir d’un OR, si la marque du véhicule a un fournisseur associé, ce dernier sera automatiquement proposé pour l’ensemble des pièces à commander (n’ayant pas de fournisseur principal dans leur fiche). - En facturation d’un forfait de type Par Marque, le logiciel recherchera la marque du véhicule traité pour retrouver le forfait associé (voir rubrique Les Forfait, onglet Détail). Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule Remarque En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule 19 Renseignez ici le type véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Code identification Renseignez ici le code national d’identification du type (en cas de réception CE). Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule, qui permettra de calculer le millésime et la date du prochain contrôle technique (onglet informations). Dans cet onglet vous pouvez aussi renseigner d’autres informations du véhicule (carrosserie, genre …) Vous pouvez de plus connaître précédente immatriculation. Important En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 5.2.1.2 Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseigner ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. 5.2.1.3 Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti, 2 mois avant la date prévue pour le contrôle technique (si la date du prochain contrôle technique est prévu le 26/09/2001, vous serez averti le 01/07/2001) ou 1000 kilomètres avant le kilométrage prévu de la vidange cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). Dans cet onglet, vous pourrez aussi : 20 Données - visualiser les informations concernant la dernière facture effectuée pour ce véhicule, - renseigner le numéro de flotte du véhicule, - assigner une alerte technique au véhicule (voir la partie Les Alertes Techniques). 5.2.1.4 Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. - Si vous double-cliquez sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. - Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. L’icône permet d’imprimer ces informations. 5.2.1.5 Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule avec, entre autre, des tris sur les mémos, les pièces et la main-d’œuvre. Il est aussi possible d’obtenir la liste détaillée des interventions archivées. 5.2.1.6 Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles : Marge, temps total facturé/prévu, chiffre d’affaires, par type de document. Il est aussi possible d’obtenir les statistiques des documents archivés. 5.2.1.7 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.2.1.8 Onglet VN/VO (Option du module VN/VO) Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Saisissez ici le prix de d’achat, de vente et la valeur Argus du véhicule. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation si vous ne l’avez pas renseigné dans l’onglet Vn/Vo des préférences. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Vous pourrez aussi préciser si le véhicule est une première main ou s’il est en dépôt. Le numéro de livre de police s’incrémentera automatiquement à chaque entrée de véhicule dans le parc. La zone ancien propriétaire est à remplir si le véhicule est déjà vendu sinon il se remplira automatiquement lors de la vente du véhicule. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 5.2.1.9 Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. Il faut auparavant avoir paramétré le chemin où vous stockerez les photos dans l’onglet Vn/Vo des préférences de votre société. 5.2.1.10 Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction (Loueur, Conducteur, Assurance). Si l’option Affichage du propriétaire après le véhicule n’est pas cochée dans les préférences de votre dossier, à l’insertion du véhicule une fenêtre comprenant les clients associés s’ouvrira pour faire le choix du client à facturer. 5.2.1.11 Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 5.2.1.12 Onglet Options 21 (Option du module VN/VO) Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 5.2.2 Options (Option du module VN/VO) Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Ces informations servent pour la gestion des temps barêmés, pour les forfaits non génériques et l’ouverture automatique des outils de chiffrage en fonction de la marque et du modèle. En création d’une société, un fichier de marques et un fichier de modèles vous sont fournis. En import d’une bibliothèque de temps barêmés (voir la partie Import d’une bibliothèque), les types de véhicule sont automatiquement créés. Important Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne (voir la partie Gestion des temps barêmés) il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 5.2.4 Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise) 5.3 Tiers 5.3.1 Compagnons Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 5.3.1.1 Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 5.3.1.2 Onglet infos (Option du module Pointeuse) Saisie journalière Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. En mode Automatique, le compagnon vient pointer à chaque début et fin de travail et ne gère ni la date de saisie, ni la date de début et de fin. - En mode Saisie journalière, le compagnon enregistre généralement ses heures en fin de journée, il peut agir sur la date de saisie (dans un écart paramétrable dans l’onglet pointeuse des préférences du dossier). Chaque devis, OR, facture réparation pourra être associé à un compagnon (Réceptionnaire en entête du document) et vous pourrez accéder à la commande Saisie des Travaux par le menu contextuel (ou le menu Ventes). En Saisie des Heures Compagnon (Commande gestion des heures+saisie des heures compagnons du menu traitement), vous pourrez enregistrer les temps passés compagnon par compagnon. Chef d'atelier Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe. 5.3.1.3 Onglet coût 22 Données Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 5.3.1.4 Onglet infos dépannage (Option du module Dépannage) Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 5.3.1.5 Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon. 5.3.2 Fournisseurs La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats (réapprovisionnement, commande fournisseur, réception de marchandise, facture fournisseur, règlement fournisseur). Pour chaque pièce (voir la partie Les Articles), vous pouvez renseigner le ou les noms des différents fournisseurs de l’article (dont le fournisseur principal). Une option permet d’alimenter automatiquement le nom et le prix d’achat fournisseur d’un article suite à la validation d’une facture fournisseur (voir l’onglet Stock des préférences de la société). Remarque Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Option du module Collision / Pack Carrosserie) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. De plus, vous pourrez enregistrer pour un même document les règlements clients, assurances, intermédiaires. En création d’une société, un fichier d’assurances vous est fourni avec les codes GTA/Abonné vous permettant d’exploiter la liaison ArcAuto. 5.3.4 Clients 5.3.4.1 Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie qui permet d’obtenir la liste des véhicules appartenant au client et un historique des documents, de suivre les échéances et les règlements clients et d’effectuer des relances clients. A partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser pour créer la fiche d’un nouveau client ou la touche Entrée pour modifier la fiche du client courant. Les zones Code et Nom doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. La case avec TVA doit être cochée si le client est soumis à TVA. Pour accéder à une fiche client , à partir de la liste des clients (menu Données/Clients) : - utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce, - appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Onglet Adresse 23 Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses: - 2 adresses de facturation, dont une principale qui sera automatiquement proposée lors de la réalisation d’un document sur ce client. - 2 adresses de livraison qui pourront être insérées dans un modèle d’impression. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVA Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Ces remises seront calculées dans le pied du document, c’est à dire que si vous saisissez 10 dans pièce, le logiciel appliquera 10% de remise sur le montant total des pièces. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Il est possible par la suite de modifier le tarif dans le document de vente. Onglet Comptabilité 24 Données Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. On ne peut rien saisir dans ces zones. Elle permet aussi de connaître le numéro de la dernière facture, la date à laquelle elle a été établie et son montant. Onglet historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client et qui ne sont pas archivés. Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. Onglet statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) concernant ce client. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année sous forme de tableau ou de graphique. Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles lors de la facturation par rapport au code remise renseigné dans la fiche article. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez la fiche du véhicule correspondant. 5.3.4.2 Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille de clients (particuliers, concessionnaires,…), créez des familles de clients (commande Clients / Familles du menu Données) et associez à chaque fiche client un code famille. 5.4 Autres 5.4.1 Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. L’atelier intervient dans la facturation et permet d’appliquer automatiquement sur le document des paramètres par défaut (voir la partie La Réparation Collision). Enfin, vous pourrez imprimer différents états et statistiques sur chacun des ateliers. Une fiche Atelier (menu Données) se présente ainsi : 5.4.1.1 Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Mécanique C’est le mode de facturation standard. Carrosserie (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Permet d’accéder aux options liées à l’assurance (franchise, prise en charge, ArcAuto...), 25 Comptoir Le véhicule n’intervient pas et la facturation s’effectue uniquement pour des pièces, Cession Permet de distinguer les documents internes (Factures Cessions). Une facture de type Cession pourra être intégrée dans une Facture VN/VO, VN/VO (Option du module VN/VO) Permet de distinguer les ateliers traitant du VN/VO. Garantie Permet de distinguer les ateliers traitant des garanties. Dépannage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Dépannage. Remorquage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Remorquage. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Le tarif sera toutefois modifiable ponctuellement dans le document à partir de l’onglet tarif dans l’entête du document. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 5.4.1.2 Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier (onglet Comptabilité et Comptes) mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. Ces comptes seront prioritaires par rapport aux comptes des préférences. 5.4.1.3 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.4.2 Tarifs Lorsque vous facturez un article (pièces, mains-d’œuvre, forfaits et groupes), le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document et des renseignements saisis dans la fiche Article (prix, tarif MO, famille). Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. Une fiche Tarif (menu Données) se présente ainsi : 5.4.2.1 Onglet Général 26 Données Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre. Les colonnes Remises permettent de saisir des remises à appliquer sur les tarifs main-d’œuvre de base. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé. Les ingrédients sont définis dans le menu Données par la commande Articles + Ingrédients. A chaque fiche ingrédient est associé l’un des 4 tarifs Ingrédient du tarif. Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures [calcul possible malgré le changement de législation qui ne l’autorise plus], vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. La zone Plafond permet de saisir soit un plafond, soit un forfait de petites fournitures. La valeur saisie correspondra à un plafond lorsqu’un pourcentage a été indiqué dans les zones précédentes. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles (Pièces,MO…), pris en compte automatiquement en facturation. 5.4.2.2 Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Pour que la tarification s’applique, un tarif par défaut devra être associé à chaque atelier (tout document étant associé obligatoirement à un atelier). Important Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 5.4.3 Activités Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 5.4.4 Modes de règlements Les modes de règlement (menu Données) permettent : - de distinguer le type de paiements de vos tiers (clients et fournisseurs), - d’automatiser le calcul des échéances (fin de mois, net, 30 jours,..), - d’éditer des traites, - de générer les écritures comptables sur des comptes spécifiques à chaque mode de règlement, - d’envoyer un fichier au format Etebac à votre banque (pour les règlements de type Lettre de change et Prélèvements), Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 5.4.5 Dépôts de stock Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts (menu Données/Articles). Un dépôt particulier peut ainsi être associé à certains ateliers (voir la partie Les ateliers). 27 Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 5.4.6 Emplacements Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Une fois cette liste créée, vous pourrez renseigner l’emplacement de la pièce dans l’onglet stock de la fiche article si la case gestion du stock est cochée. 5.4.7 Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. Les fichiers des codes postaux et des pays contiennent quelques codes par défaut. Ces fichiers sont modifiables à partir de la commande Autres du menu Données. 5.4.8 Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 5.4.9 Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes. L’onglet RIB doit être renseigné si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC au moment de la remise en banque. 28 6 Ventes 6.1 Recherche des ventes La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente 6.1.1.1 La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 6.1.1.2 La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document (devis, O.R., estimation, facture, avoir, B.L.), par type de facturation (mécanique, garantie, carrosserie, Dialogys, comptoir, Vn/Vo, log’pro, cession), le niveau du règlement (non réglé, en cours, totalement) ainsi que son état (comptabilisé, imprimé). Exemple - Si vous cochez la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche que les documents de type devis. - Si vous cochez deux fois la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche tous les documents qui ne sont pas de type devis. Vous avez la possibilité de rechercher des documents en cochant un type de document et un type de facturation. Exemple Cochez facture et mécanique pour obtenir les factures mécaniques. Vous pouvez aussi faire un tri directement dans la fenêtre de recherche en double cliquant sur le titre de la colonne que vous souhaitez trier. 6.1.1.3 La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche en changeant la couleur des lignes par catégorie. Cette option facilitera la recherche des documents. 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche Remarque Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 6.1.2.1 Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 6.1.2.2 Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 6.1.2.3 Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation. 6.1.2.4 Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 6.1.2.5 Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 6.1.2.6 Transfert d’un document (Option non valable pour les factures) Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture). Pour transférer une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Transfert. 6.1.2.7 Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. Il y a quatre types de copie possible : - Dupliquer tous les éléments - Dupliquer tous les éléments mais en négatif (Avoir) - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges et les lignes 6.2 Gestion des garanties 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie 6.2.1.1 Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Pour créer le tarif Garantie, passez par la commande Tarifs du menu données. Important Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 6.2.1.2 Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données. Dans la fiche de l’atelier le type de facturation doit être de type Garantie, le tarif par défaut doit reprendre le tarif GARANTIE précédemment créé. Il faut aussi renseigner le dépôt de stock qui sera utilisé pour ce type de facturation. Une fois l’atelier crée, allez le renseigner dans l’onglet Facturation des préférences de votre dossier. 6.3 Gestion des temps barêmés Remarque Vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés, voir la partie Import de bibliothèques. 6.3.1 Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 6.3.2 Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. Il contrôle également dans l’onglet Temps barêmés si un temps particulier a été précisé pour la marque et le type du véhicule à réparer. Si oui, ce temps particulier est alors pris en compte. Exemple 30 Ventes Pour cette opération de main-d’œuvre, sur les véhicules de type JP08 Renault, 0.40 heures seront nécessaires pour effectuer la pose contre 0.30 pour les autres véhicules. 6.4 Gestion de la main d’œuvre peinture (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 6.4.1 Ingrédient La fiche Ingrédient est accessible via le menu Données + Articles. Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé: - Lorsque cet ingrédient sera utilisé sur un véhicule, le logiciel ira donc chercher le montant correspondant au Tarif Ingrédient inscrit ici. Ingrédient par défaut: - Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 6.4.1.1 Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Si celui-ci a été renseigné, le logiciel prend alors en compte l’ingrédient du véhicule. Remarque L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la main-d’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 6.5 Docume