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zoom_captpage12.swf 14-Jun-2013 14:09 96KManuel utilisateur i Table des Matières Félicitations !...................................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ............................................................................................... 2 Assistance de proximité sur le site ............................................................................................................ 2 Limitation de garantie................................................................................................................................. 2 Dossier ...........................................................................................................................................................4 Procédure de création................................................................................................................................ 4 Gestion des dossiers ................................................................................................................................. 5 Onglet Adresse .......................................................................................................................................... 7 Onglet Contact........................................................................................................................................... 7 Onglet Identification ................................................................................................................................... 7 Onglet Sécurité .......................................................................................................................................... 7 Onglet Dossier ........................................................................................................................................... 8 Les formats ................................................................................................................................................ 8 Créer un nouveau format de variable ........................................................................................................ 8 Préférences Générales.............................................................................................................................. 9 Onglet Régime........................................................................................................................................... 9 Onglet Dates d'exercice........................................................................................................................... 10 Onglet Autorisations................................................................................................................................. 10 Balance.........................................................................................................................................................13 Saisie / Modification de la balance .......................................................................................................... 13 • Les touches à utiliser sont les suivantes : 13 Onglet variables des propriétés de la liste............................................................................................... 13 Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................ 14 Consultation du PCG ............................................................................................................................... 14 Edition de la balance................................................................................................................................ 14 Importation d'une balance EBP ............................................................................................................... 14 Importation d'une balance texte............................................................................................................... 15 • Fichier à importer 15 • Type du fichier importé 15 • Fichier de type Délimité 15 • Fichier de type Fixe 16 • Association du fichier source avec la table 16 • Sauvegarde Validation 16 Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................ 17 Utilisation des comptes............................................................................................................................ 17 La centralisation....................................................................................................................................... 17 Purge de la balance................................................................................................................................. 17 Liasses .........................................................................................................................................................19 ii Table des Matières Saisie des liasses .................................................................................................................................... 19 Calculer tous les feuillets ......................................................................................................................... 20 Le contrôle de cohérence ........................................................................................................................ 20 Listes des rubriques................................................................................................................................. 20 Plan de regroupement du dossier............................................................................................................ 21 Le plan de regroupement commun à tous les dossiers........................................................................... 21 Voir plan de regroupement commun ....................................................................................................... 21 Utiliser le plan de regroupement commun............................................................................................... 22 Restaurer les formules de la plaquette.................................................................................................... 22 Impression d'un feuillet ............................................................................................................................ 22 Impression d'une annexe......................................................................................................................... 22 Impression de la liasse ............................................................................................................................ 23 Export vers Excel..................................................................................................................................... 23 Visualisation des feuillets exportés.......................................................................................................... 23 Plaquette ......................................................................................................................................................25 Base des documents ............................................................................................................................... 25 Création d'un profil de plaquette.............................................................................................................. 26 Plaquette du dossier ................................................................................................................................ 26 Index.............................................................................................................................................................29 iii Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 1 Etats Financiers Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis 2 Dossier par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Etats Financiers Dossier Procédure de création Raison sociale et répertoire du dossier Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur . Identification - Adresse - Contact Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA), - l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Les préférences du dossier Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N. BIC En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, 4 Dossier • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier. Gestion des dossiers Création d'un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous sont proposés : Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application. Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source. 5 Etats Financiers Un assistant de création vous est alors proposé. Ouvrir un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes : A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier. A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration. A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus. A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF). Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte). Nouvel exercice Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants. L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier. Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter. 6 Dossier Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Supprimer un dossier Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier. Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré : • OK : Supprime le dossier sélectionné • Annuler : Annule l’opération • Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe. Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. 7 Etats Financiers Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !! Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données. Les formats L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression. Créer un nouveau format de variable Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors. 8 Dossier Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...) Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ». Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Préférences Générales Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Onglet Régime Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Les BIC 9 Etats Financiers Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets. Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031. Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033. Les BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FPR (TDFC) Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Onglet Dates d'exercice Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1). Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Onglet Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : Î Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. Î Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). Î Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. Î Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10 Dossier 11 Balance Saisie / Modification de la balance Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance. Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement. Contrôle des comptes : Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP. La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte. Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte. Saisie de la balance : La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base. Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Les touches à utiliser sont les suivantes : ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant. INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée. TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne. SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte. Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne. La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls. Onglet variables des propriétés de la liste 13 Etats Financiers Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre. Onglet Formats des propriétés de la liste Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez. Format pour la variable Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format. Choix des formats La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée. Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions. Consultation du PCG Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance. Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte. Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus. Edition de la balance Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance. Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier. Importation d'une balance EBP Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer. Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années. Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable. 14 Balance Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance. Importation d'une balance texte Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer. Fichier à importer L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel. Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Type du fichier importé Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Fichier de type Délimité Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. 15 Etats Financiers Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Fichier de type Fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à- dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Sauvegarde Validation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. 16 Balance Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Sauvegarde du format d'importation Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers). Utilisation des comptes Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG. Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement. La centralisation Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance. Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine. Purge de la balance 17 Etats Financiers Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance. • Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N. • Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1. Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls. 18 Liasses Saisie des liasses Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Le menu feuillet Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables. Ce menu vous permet de : Visualiser les feuillets suivants et précédents, Connaître les comptes affectés à un champ particulier, Visualiser les variables associées à chaque champ, Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine, Imprimer le feuillet en cours, Visualiser les propriétés du champ en cours. Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel). La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite). Les variables A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris. En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers : En caractères normaux pour les champs non modifiables, En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie, En caractères rouge pour les champs modifiés. 19 Etats Financiers Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée. Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro). Sauvegarder les modifications sur un feuillet La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes : : sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Calculer tous les feuillets Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide. Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues. Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération. Le contrôle de cohérence Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses. Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. Listes des rubriques Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses. 20 Liasses Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée. Plan de regroupement du dossier Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable. En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection. Propriétés d’une variable Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées. Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée. Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge. Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres. Une variable à saisir est représentée par un crayon. Une variable calculée est représentée par le signe fx. Le plan de regroupement commun à tous les dossiers Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier. ATTENTION !! Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué. Voir plan de regroupement commun Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. 21 Etats Financiers Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique. Une rubrique à saisir est représentée par un crayon. Une rubrique calculée est représentée par le signe fx. Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables. Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707). Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ). Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP). Utiliser le plan de regroupement commun Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Restaurer les formules de la plaquette Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement. Impression d'un feuillet Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression d'une annexe Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses. 22 Liasses Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression de la liasse Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses. Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Export vers Excel Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement. Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets. Visualisation des feuillets exportés Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises. Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée. Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS. 23 Plaquette Base des documents Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Création d'un nouveau document Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard. Document vierge : Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. Copie de document : Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. Mettre en forme le document dans le traitement de texte Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression. Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25 Etats Financiers Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône . Création d'un profil de plaquette Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers. Création d'un profil de plaquette Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît. Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte. Plaquette à partir d'un profil Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification. Plaquette du dossier Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez. Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées. Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications. Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux. Impression de la plaquette 26 Plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment. 27 Index A Autorisations 7 B Base des documents 21 C Calculer tous les feuillets 16 Centralisation 13 Comptes de réimputation 9 Consultation du PCG 10 Contrôles de cohérence 16 Création d'un profil de plaquette 22 D Dates d'exercice 7 Dossier (création) 1, 2 F Formats 5 I Import balance EBP 10 Import balance texte 10 Impression de la liasse 19 Impression d'un feuillet 18 Impression d'une annexe 18 L Liste des rubriques 16 N Niveau de protection 7 O Ouverture du dernier dossier ouvert 6 Ouvrir un dossier 2 P Plan de regroupement commun 17 Plan de regroupement du dossier 17 Plaquette du dossier 22 Préférences Générales 6 Protection des champs de saisie 7 Purge de la balance 13 R Régime 1 Régime BIC 6 Régime BNC 6 Réimputation de comptes 9 Rendre un plan de regroupement commun 17 Répertoire d'export 6 Répertoire du logiciel TransLiasse 6 Restaurer les formules de la plaquette 18 S Saisie balance 9 Saisie des liasses 15 T TranLiasse (répertoire d'installation) 6 Type de déclaration 1 U Utilisation des comptes 13 Utiliser le plan de regroupement commun 18 V Variable calculée 7 29 Le suivi de vos ventes, de vos clients, de vos stocks et de vos marges est une nécessité vitale pour le bon développement de votre activité. Le logiciel MCP (Magasin Chasse Pêche) conçu par la société Ditel, assure le suivi complet de la gestion d’un magasin de vente d’articles de chasse et de pêche. Ce logiciel est utilisé pour gérer la caisse de façon simple, pratique et fiable dans une armurerie. Il permet en outre d’éditer de façon automatique les déclarations Cerfa standards. Il intègre également les bases de données des fabricants d’articles de chasse, de tir et d’articles de pêche. La solution MCP comprend également un module «Fidélité» (gestion identification, points, étiquettes, adresses, interface courrier (Word…) et la gestion de l’historique des achats par clients et par articles. SOLUTION DE GESTION MAGASIN CHASSE & PÊCHE Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations. DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 Terminal Point de Vente tactile Toshiba ST-A10 • Respect de l’environnement grâce à une faible consommation d’énergie : Processeur Basse consommation VIA C7 1,5Ghz, réduction des émissions de CO2 • Accès et maintenance aisés grâce au système de clips (sans outils) • Très grande connectivité • Résistance aux projections de liquides et de poussières • Conception écologique : plastiques sans halogène - matériaux recyclables. • Ecran tactile ultra plat, scellé, qui ne retient pas les saletés pour une hygiène parfaite Fonctionnalités de la solution MCP • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille. • Produits : - Fichier Général / fichier Utilisateur. - La fiche « Produits », informations (niveau de stock, alerte…). - Possibilité de suivi des numéros de série. - Historique des achats et analyse des ventes. - Promotions ponctuelles et prix par quantités. • Clients - Recherche d’un client existant, - Historique des achats - Fiche client • Etiquetage des produits :différents formats disponibles. • Création d’étiquettes. • Encaissement : - Utilisation de la douchette / du clavier et de l’écran tactile. - Recherche d’un produit non étiqueté. - Création « en cours de saisie » d’un nouveau client. - Gestion des vendeurs / tickets en attente. - Bons d’achat et d’avoir. - Gestion des différents modes de règlements dont différés. • Déclarations CERFA modèle 10 et 1425X avec les informations saisies dans le logiciel (client : nom, adresse... et arme : numéro de série, type, calibre...). Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations Téléphone : 06 15 12 19 65 (Daniel Navarro) DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 MCP est bien plus qu’une gestion de la caisse : MCP permettra aux utilisateurs «dirigeants / responsables » de faciliter le fonctionnement et de quantifier les informations concernant la gestion de leur activité. • Gestion des commandes fournisseurs : - Entrées / commandes ou entrées «manuelles », numéros de série. - Gestion des reliquats / solde de commande fournisseurs. • Inventaire et états de stock. - Saisie de l’inventaire : Inventaire «tournant » ou global. - Ajustements ponctuels, prise en compte des démarques : inconnue et connue (consommation en interne ou destruction). • Statistiques / anomalies. - Achats, ventes, en quantité et valeur, sur toute période en historique. - Gestion des marges, des vendeurs, des niveaux de remise, des achats, des ventes Internet et en VPC, des produits d’occasion ou en dépôt-vente. • Analyse du journal des anomalies (erreurs / correction de caisse). • S.A.V. : enregistrement de l’objet du SAV, édition d’une fiche devis pour le client et une fiche suiveuse pour l’atelier, gestion des délais et des statuts de réparation (en cours, non réparé, terminé, délai annoncé échu, non échu...), liste des SAV, liaison avec la caisse. • Occasions / Dépôt vente : gestion automatique de la TVA sur la marge, liaison avec la caisse. • Litiges fournisseurs : statistiques, bordereau de retour, suivi des avoirs. • Prêt de matériel : identification du client, document à signer, caution, liste des prêts. • « Relogement » d’un règlement. • Réédition de ticket ou de facture sans limitation de durée. • Gestion de la mise en compte (création des BL, facturation des BL, édition des factures, suivi des règlements...) • Etat de caisse journalier et sur une période, récapitulatif du CA par types de TVA. • Sauvegarde intégrée. DITEL MCP SITE INTERNET MISE A JOUR STOCKS VISIBLE SUR LE SITE APRES VENTE MISE A JOUR STOCKS DANS DITEL MCP Entrée Marchandises Gestion de caisse Edition déclaration CERFA Consultation produits Vente produits La version Phoning de Ditel vous permet d'envoyer vos messages audio de façon automatique. Vous enregistrez un message Vocal et vous le diffusez de façon automatique à tous les contacts de votre fichier d’adresses L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 12 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 18 Création des messages téléphoniques 20 Création du planning d’appels 23 Fichiers Annexes 31 Installation des boîtiers Hordif 33 Paramétrage de Ditell Phoning 43 Utilisation avec une ligne SIP ENVOI EN NOMBRE DE MESSAGES AUDIO PHONING PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" PHONING PAGE 3 - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PHONING PAGE 7 Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Ditel_Phoning.lnk ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL Phoning» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Message » sert enregistrer vos différents messages vocaux, le bouton Envoi phoning sert à gérer vos planning d'envoi des messages vocaux et « Fermer » quitte l’application. PAGE 8 PHONING 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. Ce fichier sera visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PHONING PAGE 9 Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_SERMAIZE LES BAINS». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) PAGE 10 PHONING PHONING PAGE 11 NORMALISATION DES FICHIERS L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve dupliquée. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez un fichier d'adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 12 PHONING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. PHONING PAGE 13 Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne d'appels. PAGE 14 PHONING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. PHONING PAGE 15 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES.xls ». PAGE 16 PHONING - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Vous pouvez concaténer jusqu'à 3 champs sur la même ligne PHONING PAGE 17 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » Vous obtenez l’écran suivant: PAGE 18 PHONING CREATION DES MESSAGES TELEPHONIQUES Sélectionnez le bouton « Message » L'éditeur de Message vous permet de créer votre Message. Vous pouvez ouvrir un fichier existant ou enregistrer un nouveau fichier Lire le fichier l’arrêter etc.. PHONING PAGE 19 PAGE 20 PHONING CREATION DU PLANING D'APELS Le planning se présent sous la forme d’un tableau genre Excel dans lequel on associe pour chaque ligne un fichier des correspondants à appeler un message et une tranche horaire Vous définissez quel fichier va recevoir quel message et dans quelle tranche horaire Un numéro de test vous permet de vérifier le message que vont recevoir les correspondants En mode démonstration vous n’êtes pas connecté avec les cartes vocales fournies avec Ditel Phoning PHONING PAGE 21 Vous cliquez ensuite sur le bouton Appliquer Le lanceur de Ditel phoning gère l’ensemble des voies et des appels définis dans le planning PAGE 22 PHONING Chaque voie est indépendante l’une de l’autre pour gérer un vrai multitâche En configuration réseau seul Ditel Phoning doit avoir un raccourci sur les postes clients Le lanceur reste activé en permanence sur le serveur. PHONING PAGE 23 PAGE 24 PHONING Vous pouvez visualiser les appels en attente PHONING PAGE 25 L’historique vous donne un tableau complet des messages envoyés ainsi que le statut de chaque message Un message peut avoir 3 états : Absent la personne est rappelée en fin de planning s’il reste du temps à l’automate dans le plage horaire définie A écouté jusqu’au bout A raccroché avant la fin du message Pour des applications plus complexes vous pouvez inviter le correspondant à agir sur les touches du téléphone, mais avec notre expérience en matière de robots d’appels ce n’est pas conseillé, car la personne bien souvent ne comprend pas que c’est un automate qui l’appel et s’instaure alors un véritable dialogue de sourd. PAGE 26 PHONING Vous devez effacer l’historique si vous souhaitez envoyer un message aux mêmes destinataires après un premier envoi Choisissez entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PHONING PAGE 27 FICHIERS ANNEXES Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de téléphone « Brûlées » : ce sont les contacts qui ne désirent plus recevoir de Message de votre part. Vous devez faire un import des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de messages de votre part, ces adresses ne seront plus jamais contactées. L’import se fait au format Excel, PAGE 28 PHONING Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les numéros en double Le fichier des codes postaux sert à retrouver la ville de façon automatique en saisie de fichier. PHONING PAGE 29 Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 30 PHONING Le ? Vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PHONING PAGE 31 PARAMETRAGE DE DITEL PHONING Installation Ditel Phoning Installer le logiciel sur le poste serveur en le téléchargeant à partir de notre site www.ditel.fr Rubrique nos produits, Ditel phoning version réelle en mode évaluation télécharger. 5.2 Installation HaspUser Setup Lancez le programme HaspUserSetup pour valider la clé de protection du logiciel (ce programme se trouve dans le répertoire c:\program files \Ditel_Phoning). PAGE 32 PHONING Choisissez US English et OK Brancher la clé Hasp sur un port USB Windows, vous indique que votre matériel est prêt à être utilisé PHONING PAGE 33 Installation boîtiers DITEL HORDIF Connectez le ou les boîtiers Ditel Hordif sur un port ou des ports USB de l’ordinateur Dimension : hauteur = 105 mm Profondeur : 96 mm Largeur : 45 mm Alimentation : 12V continu (de 10V à 14V autorisé) Connecteur mâle Consommation : 150 mA maxi Raccordement Exemple avec 4 lignes : L’alimentation 12V entre uniquement dans le premier module, puis elle est délivrée aux autres modules qui lui sont connectés. Chaque module reçoit une ligne téléphonique. L’ordinateur doit piloter chaque module à l’aide d’une liaison USB (utiliser soit un port USB du PC pour chaque carte ou un Hub USB). PAGE 34 PHONING Lancez le programme CP210x_VCP_Win2K_XP_S2K3 présent dans c:\proram files\Ditel_Phoning (Convertisseur de port USB en port séries) PHONING PAGE 35 PAGE 36 PHONING Paramétrage des boîtiers DITEL HORDIF Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PHONING PAGE 37 Notez-le ou les numéros de port série ou sont connectés le ou les boîtiers PAGE 38 PHONING Paramétrage de DITEL PHONING Lancement du Programme Ditel Phoning Lancez le programme Ditel Phoning par le raccourci crée sur le bureau. Lancez le menu utilitaire paramètres et renseignez les ports et le nombre de boîtiers connectés (4 maxi) Vitesse 38400 bauds sans parité 8 bits de données 2 bits de stop PHONING PAGE 39 Lancez test et Enregistrez L’enregistrez du message dans chaque boîtier se fait à partir du serveur uniquement (le poste ou sont installés les boîtiers) Les postes clients peuvent créer des messages, mais c’est uniquement le poste serveur qui les transfert dans les boîtiers Ditel Hordif. Les postes clients créent leur planning et font des envois avec des messages déjà enregistrés par le serveur dans les boîtiers (créez les raccourcis sur les postes clients si nécessaire) PAGE 40 PHONING Lancement du programme DP_Lanceur Lancez le programme DP_Lanceur avec le raccourci crée sur le bureau (programme sur le serveur gérant les appels et les messages) Attention le programme DP_Lanceur ne doit être lancé que sur le poste équipé des boîtiers DITEL HORDIF Cliquez sur Lancement de toutes les voies, chaque module voie se lance indépendamment pour gérer un vrai multitâche PHONING PAGE 41 PAGE 42 PHONING Fin de l’installation du matériel et du logiciel PHONING PAGE 43 Utilisation avec une ligne SIP Synoptique : ATA : modèle PAP2T Cisco (modèle proposant deux ports analogiques pour environ 60 € TTC) Synoptique : Fonctionnement : L'adaptateur téléphonique Internet PAP2T permet l'accès à un service de téléphonie sur IP (voiceover IP) offrant de nombreuses fonctions de haute qualité via votre connexion Internet haut débit. Dans l’exemple ci-dessus, branchez le simplement à votre routeur ou passerelle et utilisez les deux ports téléphoniques standard pour la connexion de l’automate HORDIF ou utilisez un des ports pour votre fax. Chaque port téléphonique fonctionne indépendamment, avec des services et des numéros de téléphone séparés, comme si vous aviez deux lignes téléphoniques. PAGE 44 PHONING Vous avez une réception téléphonique claire et des connexions fax fiables, même lorsque vous utilisez Internet en même temps. La téléphonie Internet, en plus de coûts téléphoniques nationaux et internationaux faibles, vous propose une large gamme de fonctions téléphoniques. Choisissez le numéro régional que vous préférez sans tenir compte de l'endroit où vous vivez. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone virtuel pour n'importe quel code local, qui sera transféré à votre ligne téléphonique Internet. Vous pouvez même ajouter un numéro vert. L'adaptateur téléphonique PAP2T est compatible avec ces fonctions et toutes les fonctions téléphoniques spéciales proposées par votre fournisseur de service téléphonique Internet, telles que l'identification de l'appelant, la mise en attente, la messagerie téléphonique, le transfert d'appels, les sonneries distinctes, et bien plus encore... Il suffit de souscrire un abonnement auprès d’un opérateur TELECOM pour obtenir un ou plusieurs numéros SIP. Ensuite paramétrer l’ATA avec les informations fournies par l’opérateur SIP. L’automate d’appel raccordé sur l’ATA pourra appeler les correspondants de la liste d’appel comme s’il était sur une ligne analogique du réseau commuté. Recommandation : Pour le raccordement de l’ATA, bien veiller à la bande passante disponible derrière le routeur ou la box. Il faut compter 100kbs par port analogique pour obtenir une conversation audio de bonne qualité. Pour le choix de l’opérateur SIP bien veiller à son niveau de QOS, éviter les solutions qui transitent par des réseaux virtuels type VPN. Dans l’ATA bien penser à paramétrer chaque port pour la transparence des codes DTMF émis/reçu pour garantir le bon fonctionnement de l’automate qui dépend de la qualité de réception des codes DTMF émis par les numéros appelés. La version SMS de Ditel vous permet d'envoyer en nombre des SMS de façon automatique. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 16 Le bouton envoi de SMS 18 L’envoi de SMS avec modem 20 Création du document à envoyer 22 L’historique des envois 23 La gestion des numéros brulés 26 le menu “?” 27 le menu Utilitaires 30 Paramétrage du Modem 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS 36 Paramétrage de la carte Sim ENVOI EN NOMBRE DE SMS SMS PAGE 2 SMS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez program files, dans le répertoire program files, sélectionnez DITEL faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter,choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation PROSPECT PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 SMS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_SMS.MSI pour lancer l’installation. Cliquez sur « Suivant » PROSPECT PAGE 5 Choisissez ensuite « installation standard » Puis sur « Installer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 SMS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_SMS.lnk PROSPECT PAGE 7 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL SMS» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». PAGE 8 SMS 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PROSPECT PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. PAGE 10 SMS Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PROSPECT PAGE 11 L’option modifier vous permet de modifier ou de créer vos fiches PAGE 12 SMS 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » et « ville » « téléphone » « Fax »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans un fichier que vous créez à cet effet en lui donnant un nom en cliquant sur « Nouveau » Ouvrez le fichier en cliquant sur « Ouvrir fichier » PROSPECT PAGE 13 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « marketing téléphonique.xls ». PAGE 14 SMS - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre e fichier Excel en positionnant chaque colonne du fichier Excel grâce aux flèches hautes flèches basses pour faire correspondre vos champs avec ceux du fichier d’importation. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 15 Vous obtenez l’écran suivant : Votre fichier Excel a été importé en fonction de son contenu PAGE 16 SMS L’envoi des SMS avec achat de crédits Le Bouton « Envoi SMS » ouvre la fenêtre contenant le fichier en cours et va vous permettre de créer le texte de votre SMS Le numéro de SMS test vous sert à vous envoyer un SMS sur votre numéro de GSM pour contrôler le texte que vont recevoir vos prospects. Vous devez paramétrer votre logiciel avec les données fournies par notre partenaire: envoyerSMSpro ou Clever Technologie si vous utilisez l’envoi avec leurs API Pour tester le logiciel vous pouvez demander 10 crédits gratuits à nos partenaires : vous devez créer un compte sur envoyerSMSpro (bouton accès au site dans le menu paramètre de la fenêtre Envoi SMS de Ditel SMS) et paramétrer Ditel SMS en indiquant: - votre numéro de portable dans le champ Login - le mot de passe donné par envoyerSMSpro dans le champ Mot de passe - votre nom dans le champ Expéditeur (c’est ce nom qui va apparaitre sur le portable du destinataire) Idem pour Clever Technologie PROSPECT PAGE 17 Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de SMS aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le STOP SMS Il est désormais obligatoire d'ajouter le STOP SMS pour toute campagne commerciale. Le STOP SMS permettra à vos clients de se désinscrire de vos campagnes publicitaires. PAGE 18 SMS L’envoi de SMS avec modem Si vous utilisez l’envoi de SMS avec modem vous devez paramétrer le modem suivant le port connecté voir le menu paramètres. PROSPECT PAGE 19 PAGE 20 SMS CREATION DU TEXTE A ENVOYER L'éditeur de SMS vous permet de saisir votre SMS qui ne doit pas dépasser 160 caractères de long. Un compteur vous indique le nombre de caractères restants Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de SMS. Dans le SMS test vous indiquez votre numéro de GSM pour contrôler le SMS que vont recevoir vos prospects avant de lancer l’Envoi Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos SMS. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous les 10 SMS vous vous arrêtez entre 5 et 15 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos SMS. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PROSPECT PAGE 21 Vous envoyez un SMS à chaque destinataire. Vous devez tester votre envoi de SMS en entrant un numéro de GSM de test pour avoir une vue exacte du SMS qui va être envoyé à tous vos correspondants. L’historique vous donne un tableau complet des SMS envoyés. Vous pouvez envoyer vos SMS immédiatement ou à une heure choisie. PAGE 22 SMS L’historique des envois. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des SMS envoyés jour par jour et L’état d’envoi Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de SMS aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau SMS au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement PROSPECT PAGE 23 PAGE 24 SMS Gestion des numéros « brulés » Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de SMS « Brûlés » ce sont ceux des prospects qui ne désirent pus recevoir de SMS de votre part. PROSPECT PAGE 25 Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses PAGE 26 SMS PROSPECT PAGE 27 Le menu « ? » Vous donne les indications sur la version du logiciel et vous permet de consulter la notice utilisateurs PAGE 28 SMS Les Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers, à effectuer vos sauvegardes Et à configurer le mode d’envoi de vos SMS PROSPECT PAGE 29 A sauvegarder vos fichiers Et dans le menu paramètres à définir la façon d’envoyer vos SMS Avec les API d’EnvoyerSMSPro avec celle de Clever technologie ou avec un modem connecté sur un port USB de votre ordinateur. PAGE 30 SMS Paramétrage du modem Si vous utilisez le modem SMS pour envoyer vos SMS gratuitement, vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Paramétrage du port série du modem Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PROSPECT PAGE 31 PAGE 32 SMS Notez le numéro du port série ou est connecté le modem ici COM4 par exemple Ouvrez le menu paramètres et renseignez le port Com et les vitesses suivant le tableau suivant : PROSPECT PAGE 33 Vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Cliquer su le bouton test Un message d’erreur apparait si votre modem est mal configuré PAGE 34 SMS Il est préférable au départ de visualiser les commandes et les réponses en utilisant le mode debug. PROSPECT PAGE 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS Cliquer sur le bouton format téléphone et renseigner les paramètres du pays d’envoi PAGE 36 SMS Paramétrage de la carte Sim Préparation de la carte SIM Effectuez un appel avec votre GSM vers un numéro de téléphone pour vider la mémoire de la carte Sim des SMS reçus Désactivez le code Pin : il faut que lorsque vous allumer votre GSM il se logue sur le réseau sans demander de code PIN Installation de la carte Sim Mise en place la carte Sim dans le modem. À coté du petit tiroir noir, sur l'avant du modem, il y à un petit bouton à enfoncer avec la pointe d'un stylo par exemple qui éjecte le petit tiroir noir support carte Sim du modem. Placer la carte Sim dans le sens indiqué et replacer le support dans le modem (Carte Sim format mini Sim) Attention le câble du modem ne doit pas être branché sur le pc avant d'introduire la carte Sim dans son logement (idem pour retirer la carte Sim) Lorsque le voyant orange clignote double ou reste allumé en permanence le modem est logué sur le réseau GSM Si le voyant orange clignote rapidement la carte Sim n’est pas logué sur le réseau Attention Si par erreur vous avez retiré ou introduit la carte Sim alors que le modem était allumé, vous devez la réactiver. Pour cela il faut obligatoirement, après avoir introduit la carte Sim dans un GSM ordinaire, effectuer un appel abouti c’est à dire décroché par l’appelé, pour débloquer la carte Sim. La version Faxing de Ditel vous permet d'envoyer vos fax de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque fax avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Configuration de la console de télécopie de Windows XP 11 Ecran d’accueil 23 Création du document texte personnalisé à Faxer 25 Création d’un fax A4 en format JPG 27 Création d’un fax personnalisé avec fond PDF 30 Statistiques des envois 32 Gestion des numéros brulés 35 Les utilitaires ENVOI EN NOMBRE DE FAX PERSONNALISES FAXING PAGE 2 FAXING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes: Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. FAXING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 FAXING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_Fax.MSI pour lancer l’installation. FAXING PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » Cliquez sur « Terminer » PAGE 6 FAXING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Fax » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Fax.lnk FAXING PAGE 7 Paramétrage de l’envoi de fax : ENVOYER UN FAX AVEC WINDOWS XP et WINDOWS 7 Comment procéder ? Pour installer le logiciel de fax, rendez-vous dans le menu Démarrer et ouvrez le Panneau de configuration. Double-cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez Ajouter/Supprimer des composants Windows puis les Services de télécopie. Les composants étant installés, passons à la configuration. Dans le menu Démarrer, déplacez-vous dans Tous les programmes, Accessoires, Communication, Télécopié. Lancez ensuite la Console de télécopie. La première fois, un assistant vous propose de renseigner les informations qui apparaîtront sur la page de garde de vos fax. Votre numéro de télécopie correspond au numéro de la ligne sur laquelle est branché le modem. Le service d'envoi est activé par défaut. Il faut par contre paramétrer la réception. Dans le menu Imprimantes et télécopieurs, accessible à partir du menu Démarrer, faîtes un clic droit sur l'icône du fax. Dirigez-vous dans l'onglet Périphériques et dans les Propriétés du matériel. Dans la nouvelle fenêtre, ouvrez l'onglet Recevoir. PAGE 8 FAXING Activez la réception comme illustré ci-dessus. Le mode de réponse automatique indique le nombre de sonneries à partir duquel la console de télécopie prend la ligne. Préférez donc le mode manuel. Pour lire le fax, vous avez le choix entre une impression et l'enregistrement dans un dossier à spécifier. Comment envoyer un fax ? Lancez la Console de télécopie. Dans le menu Fichier, cliquez sur Envoyer une télécopie. Renseignez les champs Destinataire et entrez son Numéro de télécopie. Un assistant vous propose un certain nombre de modèles de page de garde à choisir. Entrez l'objet de votre correspondance. Vous pouvez également programmer son envoi ou avoir un aperçu du fax. Cliquez sur Terminer pour l'envoyer. Le résultat de votre envoi s'affiche dans le Moniteur de télécopie, qui indique le succès ou l'échec de votre manipulation. FAXING PAGE 9 Dans la console de télécopie sélectionnez le menu « outils », configuration de l’imprimante télécopieur PAGE 10 FAXING Dans les options d’impression choisissez A4 Plus Le moniteur de télécopie de Windows vous indique l'état d'envoi de chaque télécopie. FAXING PAGE 11 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Fax» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » PAGE 12 FAXING 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». 3 - Ouvrir fichier : Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en FAXING PAGE 13 tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : PAGE 14 FAXING Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. FAXING PAGE 15 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 16 FAXING le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». FAXING PAGE 17 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 18 FAXING Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. FAXING PAGE 19 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 20 FAXING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. FAXING PAGE 21 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 22 FAXING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. FAXING PAGE 23 CREATION DU DOCUMENT A FAXER Sélectionnez le bouton « Texte du Fax » L'éditeur de télécopie vous permet de créer votre fax avec des images et des champs de publipostage comme dans Word. Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de fax. Attention mettez vous en plein écran pour vos créations de pages (exemple fax Word) PAGE 24 FAXING N’oubliez pas d’effacer Le nom du fichier PDF / page de fond. FAXING PAGE 25 Vous devez tester votre envoi de fax en entrant un numéro de télécopie de test pour avoir une vue exacte du fax qui va être envoyé à tous vos correspondants. N’oubliez pas de configure la console de télécopie en format A4+ pour ne pas avoir des marges inférieures à notre 21 X 29,7 sinon les marges du document sont d’environ 4 cm correspondant au format Américain. Le numéro de télécopie test vous sert à vous envoyer une télécopie sur votre numéro de fax pour contrôle de la réception du document par vos prospects. Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de télécopie aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des télécopies envoyées jour par jour et L’état d’envoi Vous pouvez cocher la case « Ne pas envoyer de Fax si le numéro de téléphone est identique au numéro de télécopie » pour éviter de réveiller vos correspondants la nuit… En cliquant sur le bouton « Envoi » vous envoyez un fax personnalisé à chaque destinataire. PAGE 26 FAXING CREATION D’UN FAX EN FORMAT JPG Vous pouvez insérer directement une image A4 correspondant à votre fax mais dans ce cas le fax ne sera pas personnalisé. Avant d’insérer l’image mettez la fenêtre texte en plein écran. Un conseil : Faites un fax en gros caractères la définition d’un fax est en noir et blanc avec une faible résolution. FAXING PAGE 27 CREATION D’UN FAX PERSONNALISE AVEC FOND PDF Vous devez crée un document A4 au format PDF qui servira de fond à votre envoi de fax personnalisés (fichier exemple_fond_pdf .pdf) (ce document a été crée avec Word et imprimé en PDF voir exemple dans c:\program files\DITEL) Dans l’éditeur de fax de Ditel Fax vous créez un document contenant les champs à faire apparaître dans les emplacements que vous avez réservés dans votre document pdf ici dans la bulle en haut à droite PAGE 28 FAXING Vous sélectionnez votre image de fond en pdf (C:\Program files\DITEL\ exemple_fond_pdf.pdf) FAXING PAGE 29 Et vous cliquez sur aperçu pour contrôler la fusion des deux documents PAGE 30 FAXING STATISTIQUES DES ENVOIS L’historique vous donne un tableau complet des fax envoyés. Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de fax aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau fax au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement FAXING PAGE 31 PAGE 32 FAXING GESTIION DES NUMEROS BRULES FAXING PAGE 33 Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de Fax « Brûlés » ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Fax de votre part. PAGE 34 FAXING Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses FAXING PAGE 35 LES UTILITAIRES Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. PAGE 36 FAXING FAXING PAGE 37 Vous pouvez également sauvegarder vos fichiers adresses La version Mailing de Ditel vous permet d'envoyer vos mails de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque mail avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé-doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Désabonnement automatique des adresses déjà utilisées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 15 L’envoi de mails 22 Envoi d’un document HTML crée avec Word (envoi en base 64) 25 Le compte courriel 27 L’historique 31 La gestion des adresses brûlées Traitement manuel Traitement par import Excel Traitement automatique des adresses brûlées 43 Traitement automatique des adresses erronées 47 Utilitaires 50 Utilisation Avancée ENVOI EN NOMBRE DE Mails PERSONNALISES MAILING PAGE 2 MAILING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. MAILING PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Cliquez sur « Executer » Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 MAILING Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. MAILING PAGE 5 Choisissez « Standard » Puis « Installer » PAGE 6 MAILING Enfin « Terminer ». Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. MAILING PAGE 7 DITEL_Mél.lnk Ecran d’accueil Lors du lancement de « DITEL Mél» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Courriels » sert à envoyer en masse vos mail préalablement personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 8 MAILING Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». MAILING PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc.… PAGE 10 MAILING L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. MAILING PAGE 11 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a- Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique mail» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». PAGE 12 MAILING MAILING PAGE 13 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 MAILING Vous obtenez l’écran suivant : MAILING PAGE 15 L’envoi de mails personnalisés Sélectionnez le bouton « Texte du Mèl » L'éditeur de Mail vous permet de créer le texte votre Mail avec des champs de publipostage comme dans word. Vous pouvez d’ailleurs utiliser Word pour créer votre document et faire ensuit un Copier Coller du document dans la fenêtre texte du mél. PAGE 16 MAILING MAILING PAGE 17 - Vous envoyez un Mail personnalisé à chaque destinataire : Soit en texte brut : votre mail est reçu par tous les navigateurs et vous évitez tous les outils anti Spam Soit en HTML : vous pouvez modifier les polices de caractères ainsi que la couleur mais ce genre de mails peut être identifié comme du Spam et ne pas arriver à son destinataire. Dans l’adresse test vous indiquez la votre pour voir le mail que vont recevoir vos prospects avant de lancer « Envoi » Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos mails. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous le 25 mails vous vous arrêtez entre 55 et 125 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos mails. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PAGE 18 MAILING Ce principe est repris dans un autre de nos logiciels « Ditel Navigation » qui est aussi basé sur le temps. Envoi personnalisé en HTML (RTF) Vous pouvez insérer une pièce jointe dans votre mail, mais attention les pièces jointes sont souvent considérées comme du Spam par les web master. MAILING PAGE 19 Vous pouvez également envoyer un fichier HTML. Cette utilisation demande une conception de page HTML que vous pouvez sous traiter à votre web master, car il faut une page miroir sur votre site Internet pour pouvoir afficher votre page sur tous les navigateurs (voir l’exemple fourni dans la version d’évaluation de Ditel Mél) N’oubliez pas de mettre un lien vers votre page miroir au cas le navigateur de votre correspondant ne puisse pas afficher l’image et une adresse de désabonnement obligatoire. PAGE 20 MAILING Par exemple pour créer cette page HTML nous utilisons un outil de composition de pages. Cette page a été créée avec « Dreamweaver » voici le début du code :
DITEL IIEESS
Identification de la société
Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société.
Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le
modifier.
1. Renseignez les différentes zones par les données propres à la société que vous créez :
Forme juridique, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone.
Le bouton Liste , présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire
dans laquelle vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si
celles proposées ne vous conviennent pas.
2. Précisez l'Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations
qui doivent être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales.
3. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option.
4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n° de fax.
Paramètres paye 1
Ils correspondent aux paramètres généraux de paye.
32
Menu Dossier
1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l’exercice social. Il commence
le plus généralement en janvier et se clôture en décembre.
2. Saisissez l’Année de paye.
Si vous créez les premiers bulletins de paye avec votre logiciel de paye Ciel, le premier
mois de paye correspond toujours au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les
premiers bulletins à cette période ou en cours d’année.
* Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones.
3. Les trois zones suivantes permettent de définir le Plafond de la sécurité sociale, la
valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour
dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un dossier de paye, ces informations peuvent
être définies à ce niveau. Pour cela, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez
la valeur de la zone correspondante.
* Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule
fois pour tous les dossiers par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
La zone Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins
se fera au fur et à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin par le bouton
[Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Congés payés
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au
mois de mai de l’année suivante.
Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les
salariés à temps complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30
jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour
25 jours ouvrés.
La case Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de
la période de référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur
l’année N sont mis à zéro et cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de
l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la base N-1, recalculé selon le nombre de
jours restant dus sur N-1.
Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées
dans le bulletin de la période si l'option Décalage d’un mois pour prise des congés est
cochée. Elles le seront sur la période suivante. De la même manière, si l'option Tenir
compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés au nombre de jours de congés
pris.
33
Menu Dossier
Effectif Fillon
Cette zone permet d'automatiser le calcul de l'effectif Fillon sur l'exercice N-1. L'effectif
est calculé au 31 décembre de l'année précédente.
* L'option Salarié à prendre en compte dans l'effectif Fillon doit être cochée et le mode de
calcul sélectionné, dans la fiche des salariés concernés. En effet, l'effectif Fillon est
calculé en fonction des données de la fiche salarié.
1. Par défaut, la variable est EFF. Si cette variable n'est pas dans votre dossier, choisissez
celle correspondant à l'effectif Fillon, en cliquant sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Calculer]. L'effectif calculé s'affiche alors dans la zone Valeur.
Si vous avez débuté votre activité sur l'année
1. Saisissez l'effectif manuellement dans la zone Valeur.
2. Ne cliquez pas sur le bouton [Calculer].
Mode de calcul de la réduction Fillon
Dans le cadre de l'annualisation du calcul de la réduction Fillon, qui prendra effet en
2011, vous pouvez choisir la méthode de régularisation :
• Régularisation progressive : chaque mois, le logiciel vérifie les éléments de paye des
mois précédents et du mois en cours.
• Régularisation annuelle : en fin d'année, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois
précédents et du mois en cours sur les derniers bulletins.
Attention !
Le calcul de l'effectif Fillon est uniquement valable pour les entreprises qui ont un
historique de bulletin sur n-1.
34
Menu Dossier
Paramètres paye 2
Heures normales travaillées
Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé
à 151,67 heures. Cette valeur est utilisée pour renseigner la variable HMOISDOS.
Voir Variables, page 177.
Temps partiel
Vous fixez les données relatives au calcul du temps partiel :
• le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie
temps partiel (en règle générale 136 heures),
• le Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales,
• le nombre d’Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié
pour que ce taux d’abattement soit appliqué.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel.
Abattement pour frais professionnels
Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est
utilisé, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux
35
Menu Dossier
d’abattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera
appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur.
Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez.
* Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans
la fiche Salarié.
Gestion des absences
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Vous pouvez de gérer vos absences de deux façons :
• à partir du planning des vacances (option par défaut),
• à partir du module de gestion de temps.
1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous voulez adopter puis cliquez sur
le bouton [Ok].
L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de
gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en
cours sera fermé. Cliquez sur [Oui].
* Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par
la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée.
L Pour des informations détaillées, reportez-vous au Planning des vacances, page 334.
ou à la Gestion de temps, page 163.
Droit Individuel à la Formation (DIF)
Cette zone permet de renseigner les informations générales sur le Droit Individuel à la
Formation.
Ce droit permet aux salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise de
bénéficier de formations professionnelles.
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Menu Dossier
1. Saisissez le nombre d'heures annuel acquis au titre du DIF. Par défaut, la valeur est
de 20h.
Les droits au DIF peuvent être cumulés sur 6 ans. Vous pouvez donc capitaliser 120
heures (valeur par défaut) de formation. Saisissez le nombre d'heures total cumulé.
* Le plafond légal est de 120 heures sauf dispositions d'une convention ou d'un accord
collectif de branche ou d'entreprise.
2. Sélectionnez le type de Mise à jour du DIF que vous souhaitez adopter :
• A la validation des bulletins : calcul du DIF lors de la validation de chaque bulletin de
paye.
Le salarié acquiert 1/12 du nombre d'heures DIF par an à la validation de chaque
bulletin.
Le compteur annuel est remis à zéro à la clôture du dossier.
• A la clôture du dossier : calcul du DIF à la clôture de l'exercice c'est à dire à terme échu
sur une année.
• A une date que je choisirais lors de la clôture : calcul du DIF à une date que vous déterminerez
lors de la Clôture du DIF.
Salariés
Si vous cochez l'option Test du salaire minimum conventionnel, dans les fiches salariés que
vous créerez, la case Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel sera
automatiquement cochée.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et refermer la fenêtre de paramétrage.
Rappel légal !
Le 7 mai 2004 correspond à la date d'entrée en vigueur du DIF.
En principe, le DIF est acquis à terme échu, soit le 7 mai 2005. Le salarié ayant un an
d'ancienneté au 7 mai 2005 bénéficie de 20 heures de droit à la formation en mai
2005.
Légalement, les heures de formation réalisées dans le cadre du DIF sont effectuées
en totalité hors temps de travail. Mais, un accord collectif de branche ou
d'entreprise peut prévoir la mise en œuvre du DIF sur le temps de travail.
Le salarié qui effectue son DIF en dehors du temps de travail bénéficie alors d'une
allocation de formation égale à 50% de son salaire horaire net habituel.
37
Menu Dossier
Paramètres paye 3
Valorisation des congés payés
Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés :
• Aucune
Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés.
• Règle de maintien du salaire
Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu
pour la période.
• Règle la plus favorable au salarié
La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base,
celle d'Indemnités pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié.
Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une
journée de congés payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés.
Dans le paramétrage de paye modèle, le code des rubriques permettant le calcul des
congés payés vous est proposé, soit la rubrique R702 Absences pour congés payés et la
rubrique R703 Indemnités pour congés payés.
L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés.
L’application calcule automatiquement l'indemnité compensatrice de congés payés.
Par défaut, la rubrique R705 est sélectionnée. Si votre dossier a été mis à jour, cette
rubrique est vide.
Choisissez la règle de calcul des congés payés : règle la plus favorable, règle du maintien
de salaire, règle du dixième.
* Pour tous les motifs de sortie excepté le licenciement pour faute lourde, l'indemnité
compensatrice de congés payé se calcule sur N-1 et N, en tenant compte du mode de
valorisation choisi.
Dans le cas d'un licenciement pour faute lourde, le calcul se fait toujours en tenant
compte du mode de valorisation choisi mais uniquement sur N-1.
Congés RTT
Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés
concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il
correspond à la différence entre l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours
par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l’accord ou la convention
(217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés,
report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans
le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures.
38
Menu Dossier
Options d’édition
A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en
jours de congés payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de
cotisations et de rubriques.
* Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin
est proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le
modifier à ce stade. Lors de l'impression des bulletins, le logiciel tient compte de
l'information définie dans la fiche de chaque salarié.
Le texte saisi dans la zone Mention en bas d’édition s’affichera en bas à gauche des états.
Calendrier
Vous pouvez afficher les absences dans le bulletin de paie.
1. Choisissez la période à afficher :
• Période en cours : imprime les absences de la période du bulletin (absence du mois
en cours).
OU
• Période précédente : imprime les absences de la période m-1 du bulletin (absences
du mois précédent).
2. Cochez le type d'absences à éditer sur le bulletin : CP, RTT, DIF, Repos et Jours
d'arrêt.
* Le type Jours d’arrêt n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime).
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Menu Dossier
Paramètres D.U.C.S
Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la
télédéclaration de la DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton .
2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Social en cliquant sur le
bouton [Souscrire].
3. Cochez l'option Je veux procéder à des envois tests si vous souhaitez envoyer votre
déclaration en mode test.
4. Dans la partie Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur mandaté par une
entreprise et prend en charge la transmission.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion
directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès
des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, IRC).
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Menu Dossier
5. Indiquez la civilité, les nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi
que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse
depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur.
6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre Numéro de SIRET permettant de
vous identifier.
DADS
La déclaration annuelle des salaires peut être effectuée :
• en ligne : DADSNET
• par télédéclaration : DADS-U.
Dans ces deux cas, la déclaration est dite dématérialisée.
1. Si vous utilisez un de ces modes de déclaration, cochez l’option Elle est dématérialisée.
* En revanche, pour une déclaration papier ne cochez pas cette option.
2. De même, vous devez spécifier si les rémunérations de Décembre sont incluses dans
la déclaration. Si oui, cochez l’option correspondante. Dans le cas contraire (paye
décalée ou autres cas spécifiques), ne cochez pas cette option.
Paramètres I.J.S.S.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
* Si vous optez pour une gestion automatique des Indemnités Journalières de Sécurité
Sociale (IJSS), renseignez les zones de cet onglet.
Vous allez définir ici le mode de calcul des IJSS et paramétrer tous les éléments qui sont
pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation, cochez la case correspondante. La subrogation signifie que
l’employeur perçoit directement à la place du salarié les Indemnités Journalières de
Sécurité Sociale versées.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé-
sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
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Menu Dossier
Maintien de salaire sur le brut
Vous sélectionnez l'option sur le brut ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Vous sélectionnez l'option sur le brut et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Maintien de salaire sur le net
Vous sélectionnez l'option sur le net...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
Vous sélectionnez l'option sur le net et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
Attention !
Dans ce cas (maintien de salaire sans subrogation), les IJSS versées seront à ce
stade supprimées du bulletin.
42
Menu Dossier
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
• La rubrique IJSSGN sera insérée dans le bulletin avant le Salaire brut.
• Le calcul sera le suivant : SBRUT avant paye inversée - SBRUT après paye inversée -
IJSS déduites.
• Le salaire de base sera rétabli.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui
participent au calcul des IJSS.
Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des
variables.
4. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
5. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
* Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois.
Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire.
Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
6. Cliquez sur [Ok] pour valider.
43
Menu Dossier
Paramètres Gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS
Les différents types d’impression
On distingue trois types d’impression.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables,
rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi
qu’aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous
devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires afin
d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour
imprimer la liste de toutes les caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre application Ciel pour vous permettre
d’imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d’une fiche Salarié par
exemple).
De la même manière pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de
documents prédéfinis sont fournis avec le logiciel.
Préalablement à l'impression de n’importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin, certains paramétrages nécessaires à l’impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et
imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, présentés
dans la barre de navigation.
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec votre logiciel Ciel doit être effectué au niveau du système d’exploitation Windows en
sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
L Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne
peuvent pas être modifiés.
62
Menu Dossier
Imprimer une liste ou un document
Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement
activer la commande correspondante.
Exemple
Pour imprimer la fiche d’un salarié, ouvrez la liste des salariés en activant la commande
SALARIÉS du menu BASES. De la même manière, pour imprimer un bulletin de paye, vous
devez ouvrir la liste des bulletins.
Modifier la présentation de la liste à imprimer
Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre.
En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande
PROPRIÉTÉS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce
stade, dans l’onglet Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du
Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes.
Choisir les données à imprimer
Sélectionner les fiches
1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer.
* Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du
marquage.
Marquer les fiches
2. Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer.
3. Choisissez la commande MARQUER/DÉMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Un carré de couleur s'affiche dans l’en-tête de la ligne marquée.
Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer.
Effectuer une recherche
Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes
RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION
ou
Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société, les salariés et les
bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer
des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail,
les lettres-chèques, etc. Vous pouvez également réaliser des mailings pour l'ensemble de
vos salariés.
1. Après avoir sélectionné le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer un document
Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION.
147
Menu Bases
2. Vous accédez à la fenêtre Gestionnaire de documents qui présente la liste des modèles
disponibles. Cliquez sur le titre du document à utiliser.
Consulter un document
3. Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés
dans la fenêtre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter].
L'application Word s'ouvre et vous accédez au document choisi. Les informations
nécessaires concernant la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont
automatiquement insérées dans le document final. Si vous avez sélectionné plusieurs
salariés, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalisé.
A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document
Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conservées dans le
modèle de votre logiciel.
4. Pour revenir dans votre logiciel de paye, activez la commande QUITTER de Word.
Imprimer un document à partir de votre logiciel de paye
Vous pouvez également imprimer directement le document à partir de la paye Ciel. Dans
ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement
refermée, une fois celle-ci terminée.
Créer un modèle de document
La création d'un modèle s'effectue en plusieurs étapes.
Dans la paye Ciel :
1. créez le nouveau document, par le bouton [Nouveau], puis définissez son intitulé. Il
apparaît dans la liste des modèles.
2. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est ouverte ainsi
qu'une fenêtre nommée Document 1.
Dans Microsoft Word :
1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les commandes
de Word pour mettre en forme et en page votre texte.
2. Insérez les champs nécessaires, informations qui varient d'un document à l'autre.
* Pour qu'une information soit récupérée de la paye et insérée dans votre texte, vous
devez insérer, dans le modèle de document, le nom du champ dont vous récupérez la
donnée.
Exemple
Pour récupérer le nom du salarié dans une formule de politesse, insérez le champ :
[GETFIELD SALARIE.NOM]
148
Menu Bases
Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce
cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.
Le menu CielPaye dans Word
Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d'insérer un champ dans le modèle de
document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement
ajouté à la barre des menus de Word (lorsque vous créez ou modifiez un modèle de
document).
Le menu CIELPAYE présente 5 commandes vous permettant d'insérer les champs
nécessaires et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document.
Insertion d'un champ récupérant une des informations de la fiche salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN CHAMP SALARIÉ
Exemple
Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salarié est inséré dans la
formule de politesse suivante :
Nous vous adressons nos plus sincères félicitations et vous prions de recevoir,
[GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distinguées.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer la première variable.
2. Activez la commande INSÉRER UN CHAMP salarié dans le menu CIELPAYE.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libellé de tous les champs disponibles et
sélectionnez le champ Prénom. Validez votre choix par [Ok].
La variable s'insère automatiquement sur la ligne de saisie.
4. Recommencez la procédure pour insérer le champ Nom.
* Il est possible de faire suivre consécutivement les champs.
Insertion des variables numériques de type salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UNE VARIABLE SALARIÉ
Vous pouvez insérer des variables salariés de type numérique et composer des formules
arithmétiques.
Exemple
Pour que la rémunération brute annuelle d'un salarié s'affiche :
1. insérez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE].
2. Complétez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule
suivante :
[GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12]
149
Menu Bases
Insertion de champs de type société
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN PARAMÈTRE SOCIÉTÉ
Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du
document. Vous utilisez les champs suivants :
[GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE]
[GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE]
[GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE]
Exemple de certificat de travail
1. A partir de la fenêtre Gestionnaire de document, sélectionnez le titre Certificat de travail
puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accédez au modèle réalisé dans Word.
150
Menu Bases
2. Cliquez sur le bouton [Consulter], à partir de la fenêtre Gestionnaire de documents,
pour visualiser le document final dans Word.
Insertion d'une variable d'accord de genre
) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FÉMININ
Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel à des éléments basés sur les
accords de genre (masculin, féminin).
Exemple
Vous voulez accorder l'adjectif 'soussigné' avec le genre.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez que s'inscrive la variable.
2. Sélectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE.
3. Saisissez 'soussigné' dans la zone Accord masculin et 'soussignée' dans la zone Accord
féminin. La formule est insérée dans le document :
[GETSTRING IF SALARIÉ.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT=»SOUSSIGNE» ELSE
OFFICE_TEXT = «SOUSSIGNÉE»END IF]
Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres)
) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES
Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive à la fois
en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salarié
(consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres.
correspond à des champs de type
société GETGLOBAL.
correspond à une
variable d’accord
de genre de type
GETSTRING
correspond à des
champs de la fiche
Salarié de type
GETFIELD
151
Menu Bases
Exemple
La variable du salarié est le salaire de base et la valeur est de 1830 €.
si vous avez opté pour la variable du salarié 'Salaire mensuel de base', la formule est :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] ;
si vous avez opté pour un montant '1830', elle sera la suivante :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)]
Sauvegarde du document dans Word
La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word. Les documents créés
sont enregistrés au format RTF et stockés dans le sous-répertoire Offmodel de Ciel Paye.
1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER.
2. Confirmez l'enregistrement en cliquant sur [Oui].
152
Menu Bases
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié
) Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D'UN SALARIE
Le profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques,
commentaires, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, etc.).
Les profils ne contiennent aucune valeur.
Vous les utilisez pour créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à
chaque fois à redéfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin.
La fiche Profil
Le profil est défini par un Code et un Libellé. Les lignes qui composeront le bulletin des
salariés rattachés au profil sont présentées.
Rubrique
Cotisations
Commentaires
Profils Bulletins
Appel d’un profil dans le bulletin
Générer un profil d’après le bulletin
Supprime la ligne sélectionnée
dans le profil.
Ouvre la liste Eléments du bulletin
pour insérer un ou plusieurs éléments.
Insère une ligne vierge dans le profil
159
Menu Bases
Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils
Lorsque vous insérez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est
calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne du bulletin.
• Une rubrique, insérée avant le SALAIRE BRUT est ajoutée ou retranchée au SALAIRE DE
BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT :
absence pour congés payés, indemnités de congés payés, prime d'ancienneté, etc.
• Une rubrique, insérée après le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais
peut y être ajoutée ou retranchée selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET
A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc.
• Une cotisation est insérée après le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU.
• Les rubriques et cotisations intermédiaires doivent être placées avant celles qui utilisent
leur montant comme base de calcul.
Insérer une ligne vierge dans le profil
Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en
insérer une nouvelle.
1. Cliquez sur [Insérer] pour insérer une ligne vierge dans le profil.
2. Cliquez deux fois dans la colonne Elément de la ligne vierge.
3. Saisissez le code de l'élément à insérer dans le profil.
Le bouton Liste ouvre la liste des éléments du bulletin dans laquelle vous pouvez
sélectionner celui de votre choix.
4. Appuyez sur la touche
BP 30674
42043 ST ETIENNE CEDEX 1
Blog
Hot Line : 08 92 06 00 57
à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%
MAILING PAGE 21
Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site :
img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg"
Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses
sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre
une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam.
Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à
configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez
cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet
ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez
CCM dans le moteur de recherche de Google)
PAGE 22 MAILING
Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui
doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y
insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom%
%Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte)
MAILING PAGE 23
Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML
(Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm)
Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez
HTML(Word).
Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici
exemple_word.htm)
PAGE 24 MAILING
Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse
test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte
courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple)
Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa
présentation tel que vous l’avez crée sous Word
MAILING PAGE 25
PAGE 26 MAILING
Exemple :
AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les
images pour les visualiser)
APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire
dans le document reçu)
MAILING PAGE 27
Configuration du compte courriel
Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche
« Enter »
- Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos
correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez
également les NPAI
- Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par
exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI
n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer
votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire
de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre
un abonnement Internet Orange.
- Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez
ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites
appel à votre administrateur réseau.
- Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un
Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau.
PAGE 28 MAILING
L’historique
L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le
statut de chaque mail.
MAILING PAGE 29
Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a
déjà contactées.
Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel
Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez
effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date
l’historique doit être effacé.
PAGE 30 MAILING
MAILING PAGE 31
Gestion des adresses brûlées
Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont
les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part.
Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées :
- Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des
adresses brulées
PAGE 32 MAILING -
MAILING PAGE 33
Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent
ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus
simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail
d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer
au format XLS.
-
Chiquez sur le bouton Import XLX
PAGE 34 MAILING
Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer
MAILING PAGE 35
Confirmez et cliquez sur Importer
PAGE 36 MAILING
MAILING PAGE 37
Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées
Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la
structure de vos adresses.
Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel
appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans
un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des
paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une
erreur de paramétrage de votre compte courriel)
PAGE 38 MAILING
Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier
Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et
renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse.
Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est
borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on
prend l’adresse à partir du caractère 1.
Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto :
MAILING PAGE 39
Cliquez ensuite sur le bouton courriel
Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier
des adresses brulées
PAGE 40 MAILING
MAILING PAGE 41
Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les
adresses mail et de normaliser le fichier
PAGE 42 MAILING
MAILING PAGE 43
Traitement automatique des adresses erronées
Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos
mails reçus en attente sur votre boite mail
Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses
erronées
Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées
PAGE 44 MAILING
MAILING PAGE 45
PAGE 46 MAILING
Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes
postaux, très pratique en saisie directe de fiches.
MAILING PAGE 47
Utilitaires
Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers
peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à
effectuer vos sauvegardes
PAGE 48 MAILING
MAILING PAGE 49
Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente
notice au format PDF et le Copyright du logiciel
PAGE 50 MAILING
UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS)
Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur
de recherche de Google)
CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI
Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous
affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons
maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre
logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP)
pour permettre son utilisation.
Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez
sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou
supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis
cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran :
Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de
Windows XP et laissez faire l'assistant.
Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous
allons maintenant le configurer.
Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration
puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous
permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un
écran ressemblant à celui-ci :
MAILING PAGE 51
Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur
Propriétés.
Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à.
Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case
Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer,
indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok.
PAGE 52 MAILING
Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la
connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur
le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant
l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran :
Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui
correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez
affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici
ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en
fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous
permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir
envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par
exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options
SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez
le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP =
localhost.
MAILING PAGE 53
Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur
Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd
Puis ipconfig
"DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel
qui vous permet de capturer de manière automatique les
adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet
gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi
créée est utilisable par tout logiciel tableur standard.
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
8 Prise en main rapide
11 Lancement Recherche
14 Gestion des fichiers
15 Recherche des adresses
mails
16 Importation d’un fichier
d’adresses à partir d’Excel
20 Normalisation des fichiers
25 Compare et Sépare
26 Fichiers annexes
29 Le menu Utilitaires
33 Configuration Internet
Explorer
CAPTURE DES MAILS
PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
PAGE 2
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions
suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de
programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à
la rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire,
si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimez le logiciel Ditel.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire
"Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et
choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à
la rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez
« Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la
copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier
d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour
des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme
présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur
le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
PAGE 4
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5
Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la
racine du disque C: en supprimant \Program Files
Cliquez sur « Suivant »
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis sur « Installer »
PAGE 6
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7
Cliquez sur « Terminer »
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis
reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n°
2).
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez
« Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de
votre ordinateur.
DITEL_Capture_Pro.lnk
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez
reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes.
Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent
à vous :
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les
fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et
« Fermer » quitte l’application.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez
actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier »
et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur
« Recherche ».
2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer
un fichier.
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il
faut sélectionner « marketing téléphonique ».
Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et,
après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone «
Fichier en cours ».
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11
Lancement de la Recherche :
Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche.
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités
que ceux du menu principal.
Type de recherche :
Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou
sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui
vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »).
a – Recherche sur 1 rubrique
Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes
villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le
nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors
spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques »
puis lancer la recherche.
b - Recherche par rubriques multiples :
- Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît.
- Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche.
- L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris.
- Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef »,
seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran.
- L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques
correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la
sélection.
- Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier.
- Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche
sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour.
- Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées
dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France.
Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un
fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les
champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la
page Internet) :
Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site
Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13
Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la
rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les
rubriques recherchées.
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la
capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en
cas d’arrêt de la capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à
cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-
dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous
suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu
contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche.
Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des
taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier
Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et
enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières
informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous
pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre
recherche.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Gestion des fichiers
Ouvrir fichier :
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle
permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter
au format Excel.
Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un
ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en
tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en
sélectionnant avec la souris)
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15
Recherche des adresses mails.
En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les
adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un.
En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en
ouvrant le site de la société.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel
Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les
champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » :
Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes :
- sélectionner le fichier de réception,
- choisir le fichier Excel,
- définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles
colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui
doivent les recevoir.
- lancer le traitement.
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a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans
le fichier « DT_test »
- Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier »
- Choisissez « Import XLS »,
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas
« test_qualif.xls ».
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- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler"
les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de
votre importation.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Normalisation des Fichiers
L’option « Normaliser »
"Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive
souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve
donc dupliquée lors de la capture.
Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à
traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé
doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne
garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21
L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom.
Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom
et le prénom dans la zone « Nom ».
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les
exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à
dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser
l’adresse :
Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs
sélectionnés.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23
Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de
fichiers existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos
manipulations.
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous
fichiers" :
- l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl.
- l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou
celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre
campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels
standards.
Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25
La fonction "Compare et sépare" :
Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison.
Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le
fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" :
"A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing
téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis
dans le fichier B ("marketing téléphonique mails")
"A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing
téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme
enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que
le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que
vous désirez conserver.
"B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique
mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A
("marketing téléphonique").
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Fichiers Annexes
Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que
vous pouvez adapter à votre propre usage.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29
Le menu « Utilitaires »
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le
menu « Utilitaires ».
La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a
perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de
coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer
vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module.
Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et
correspondent généralement à cas particuliers.
Vous pouvez, par exemple :
- exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel.
- importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent
(le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire
C:\DITEL\).
- modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des
réponses de l'annuaire
...
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Gestion des temporisations :
Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas
vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par
exemple, diviser tous ces temps par 2.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31
Export des données en format texte :
Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing
téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ.
Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C :
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Importation d’un fichier des rubriques en format Excel :
Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent
(le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire
C:\Prograrm files\DITEL\)
Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer
les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et
"rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL)
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Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la
configuration d’Internet Explorer.
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de
votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet
(cf. ci-dessous)
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35
Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases:
Désactiver le débogage des scripts (autres applications).
Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer).
Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer
La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous
permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels
en les complétant automatiquement du capital social, du
nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet
score3.fr
Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de
fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant
automatiquement vos données.
Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant
besoin d'un fichier client constamment remis à jour
(banques, administrations, ...).
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
7 Ecran d’accueil
14 Qualification sur Score3
16 Qualification de fichiers sur
Pages Jaunes
23 Maniulation des fichiers
récuperés
33 Qualification d’un fichier Excel
avec mise à jour du fichier
Excel d’origine
42 Interface CRM EBP
53 Configuration d’internet
Explorer
QUALIFICATION DE FICHIERS
PROFESSIONNELS
QUALIFICATION
PAGE 2 QUALIFICATION PRO
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et
entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois
la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos
produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et
entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un
message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration
puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel
DITEL_Qualif.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files",
sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos
produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant
ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne
pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes
exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent
sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite
lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de
vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
QUALIFICATION PRO PAGE 3
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de
votre accès Internet.
A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI »
PAGE 4 QUALIFICATION PRO
Puis sur « suivant »
QUALIFICATION PRO PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur « installer »
PAGE 6 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 7
Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un
port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur
"Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un
temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à
être utilisé.
HASPUserSetup.lnk
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône
qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Qualif.lnk
PAGE 8 QUALIFICATION PRO
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix
s’offrent à vous :
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les
fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des
adresses et « Fermer » quitte l’application.
Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez
actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier »
et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur
« Recherche ».
QUALIFICATION PRO PAGE 9
Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer
un fichier.
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il
faut sélectionner « DT_marketing téléphonique».
Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et,
après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone
« Fichier en cours ».
PAGE 10 QUALIFICATION PRO
Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel
Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les
champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » :
a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans
le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment.
- Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier »
QUALIFICATION PRO PAGE 11
- Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier
Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ».
-
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler"
les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre
importation.
PAGE 12 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 13
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PAGE 14 QUALIFICATION PRO
Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez
maintenant lancez le module « Qualifier Fichier »
Cette qualification de fichier se fait en deux temps :
- sur score3
- sur pages jaunes ensuite
- vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de
votre fichier
QUALIFICATION PRO PAGE 15
Qualification sur score3.fr
Vous récupérez les infos :
Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif
Le fichier résultat porte l’extension .soc
PAGE 16 QUALIFICATION PRO
Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y
acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée
QUALIFICATION PRO PAGE 17
PAGE 18 QUALIFICATION PRO
Qualification de fichiers sur Pages Jaunes.
En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est
d’environ 150 à l’heure
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet
- d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran
- de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture.
L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils
« Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à
cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-
dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous
suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu
contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche.
Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix
rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors
stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique
n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre
votre recherche.
QUALIFICATION PRO PAGE 19
PAGE 20 QUALIFICATION PRO
Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification :
- le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés
- le fichier qualifié sur score3.fr
- le fichier qualifié sur pages jaunes
QUALIFICATION PRO PAGE 21
Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en
sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de
base.
PAGE 22 QUALIFICATION PRO
Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y
acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée
QUALIFICATION PRO PAGE 23
Manipulation des fichiers
Ouvrir fichier
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle
permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter
au format Excel.
Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de
fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier,
etc…
PAGE 24 QUALIFICATION PRO
Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois
souhaitez voir apparaître à l’écran.
QUALIFICATION PRO PAGE 25
L’option « Normaliser »
Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive
souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve
donc dupliquée lors de la capture.
Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à
traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé
doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne
garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe.
PAGE 26 QUALIFICATION PRO
Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers
QUALIFICATION PRO PAGE 27
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les
injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel.
Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre
disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer
Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs
sélectionnés.
PAGE 28 QUALIFICATION PRO
Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant
sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec
la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers.
QUALIFICATION PRO PAGE 29
Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de
fichiers existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos
manipulations
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous
fichiers :
- l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl.
- l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles
qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre
campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.
PAGE 30 QUALIFICATION PRO
L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard.
Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect
QUALIFICATION PRO PAGE 31
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le
menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis.
Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous
ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc.
La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par
exemple à une coupure de courant.
PAGE 32 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 33
Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine.
Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant
unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la
"remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle
vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en
utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel.
Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.(
Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup)
Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le
code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel
en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des
Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre
fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. :
« DT_test_qualif_pro » ).
PAGE 34 QUALIFICATION PRO
- Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier"
- Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à
droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un
fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ».
- Cliquez sur "Ouvrir"
QUALIFICATION PRO PAGE 35
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si
vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en
faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre
fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette
information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la
rubrique "Origine".
PAGE 36 QUALIFICATION PRO
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
QUALIFICATION PRO PAGE 37
Vous obtenez l’écran suivant :
Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf.
page 13 de cette notice utilisateur)
PAGE 38 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 39
Mise à jour du fichier Excel d’origine.
Sélectionnez votre fichier à mettre à jour
PAGE 40 QUALIFICATION PRO
Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si
vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en
faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre
fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette
information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la
rubrique "Origine".
QUALIFICATION PRO PAGE 41
La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre
fichier Excel de base
PAGE 42 QUALIFICATION PRO
Interface CRM EBP
Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de
votre CRM EBP
Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations
téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant,
effectif, capital à partir du site Score 3.
Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP
Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP
QUALIFICATION PRO PAGE 43
Ouvrir ce fichier
PAGE 44 QUALIFICATION PRO
Cliquer sur le bouton EBP
Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur
- Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur
- Nom de la base EBP
- Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM
- Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\)
Puis valider
Cocher les cases correspondantes à votre travail
Ici :
- Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP)
- Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel
- Donnés à traiter :
- Pistes Clients / Prospects
-
QUALIFICATION PRO PAGE 45
-
Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel
Cliquer sur OK
Cliquer sur OK
PAGE 46 QUALIFICATION PRO
Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal
QUALIFICATION PRO PAGE 47
Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3
PAGE 48 QUALIFICATION PRO
Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes
Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses
En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser
QUALIFICATION PRO PAGE 49
De doublonner sur l’index d’origine
Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro
Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP
Cliquer sur qualifier fichier
PAGE 50 QUALIFICATION PRO
Faire la mise à jour du fichier résultat fusion
Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier
Cliquer sur le bouton EBP
Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP
Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées
dans Ditel
QUALIFICATION PRO PAGE 51
Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches
Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP
PAGE 52 QUALIFICATION PRO
La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et
les Comptes Fournisseurs
QUALIFICATION PRO PAGE 53
Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet
Explorer.
Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre
navigateur
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur
puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
PAGE 54 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 55
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent
impérativement être cochées
2
3
8
9
1
19
28
43
52
53
57
7
79
87
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10
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PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes".
Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la
rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous
avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimez le logiciel DITEL_Qualif.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program
files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez
"Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la
rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En
agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui
permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur.
Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit
faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option «
Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la
copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3
programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la
vitesse de votre accès Internet.
A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI »
PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS
Puis sur « suivant »
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur « installer »
PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7
Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur
un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez
sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB,
après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est
installé et prêt à être utilisé.
HASPUserSetup.lnk
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Qualif.lnk
PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS
PRISE EN MAIN RAPIDE
Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la
notice ci-dessous.
L’écran d’accueil comporte 4 boutons :
Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers.
Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés.
Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses.
Le bouton « Fermer » pour quitter l’application.
Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue :
1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple,
"essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle
DT_Essai.
2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide.
3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un
département, validez et revenez au menu principal.
4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier »
5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que
vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas
enregistrées sur le disque de l’ordinateur.
Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et
surtout les applications qu’en font nos clients.
PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite
de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre
système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous :
- Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers
créés.
- Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses.
- « Fermer » quitte l’application.
Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-
dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ».
Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un
fichier.
PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut
sélectionner « DT_test_rues ».
Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi
votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en
cours ».
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11
Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les
départements de France se trouvant sur www.ditel.fr
Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les
départements, y compris les Dom Tom.
Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des
rues du département.
Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr
Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des
fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de
passe sont affichés en haut de l’écran)
Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous
désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple).
PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS
Lancez ensuite Ditel Qualif.
Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez :
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13
Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import
PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS
Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple)
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15
Positionnez les curseurs d’import :
Dans notre exemple :
Adresse : position 4
Code postal : position 5
ville : position 6
Cliquez sur "Importer"
L’import des rues de votre département est terminé.
PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS
Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches :
"Bonson" dans notre exemple
Ouvrez le fichier "rues_42".
Cliquez sur le bouton "Recopier".
Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans
notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier)
Cliquez sur "Recopier"
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17
Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont
indispensables à la recherche sur "Pages Blanches".
Fermez le fichier et lancez la qualification.
PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19
Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import
des fichiers rues)
Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de
toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département.
Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se
trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle.
Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements
de France se trouvant sur www.ditel.fr :
Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des
rues du département.
Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr
Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec
votre adresse mail et votre mot de passe.
Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure
affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran)
PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous
travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple.
Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton
« Régions/Départ./Villes/Rues »
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21
Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez
copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours
dans les colonnes D, E et F du fichier Excel.
PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS
Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au
Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste
Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un
département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à
jour...
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23
Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la
fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers".
- Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en
appuyant sur "Sélectionner"),
- soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la
commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches.
Dans notre exemple : "Bonson"
PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS
- Vous revenez sur l'écran principal.
- Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide.
- Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues"
Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les
rues s’affichent à droite de l’écran
Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en
surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur
le bouton "Ajouter".
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25
Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous
pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune
Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes
dans le même fichier de recherche.
PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS
Fermez le fichier et lancez la qualification.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27
Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont
enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel
est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le
fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES".
PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS
Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine.
Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet
identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de
lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une
colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus
simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel.
Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la
qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing,
date récup)
Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de
votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. :
« DT_test_ditel_qualif » ).
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29
- Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier"
- Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le
bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel
97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple
« test_qualif_Excel_origine.xls ».
PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS
- Cliquez sur "Ouvrir"
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre
importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier
d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de
votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple,
cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre
"1" dans la rubrique "Origine".
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31
Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10,
11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous obtenez l’écran suivant :
Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ
vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige
que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom
et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33
- Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms"
Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers
annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms.
- Lancez le traitement extraction des prénoms
PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS
En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier
de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom.
Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous
pouvez :
• soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des
prénoms,
• soit modifier manuellement les fiches.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35
Qualification du fichier
Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier".
Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche :
- le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%,
- l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et
utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers.
Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au
Marketing direct ».
Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de
votre fichier Excel d’origine
Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier
d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants :
"Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans
la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches
capturées".
En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en
fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans
les rubriques recherchées.
PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS
En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est
généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure.
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet :
- d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran
- de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture.
L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu
« démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par
exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de
progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer
un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option
« Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5).
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37
Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers.
Ouvrez le fichier résultat
Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner
PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS
Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des
fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents
champs de l’enregistrement supprimé.
Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39
Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel
Choisissez le fichier Excel à mettre à jour:
Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel
d’origine en choisissant les champs à exporter :
PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS
Attention de bien avoir prévu les champs
Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur
votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches
récupérées sur Pages Blanches
La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de
votre fichier Excel de base
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 41
Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur
pages blanches comportant tous les champs du fichier :
Nom prénom adresse code postal ville
Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse
code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse
mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse
PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom
code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur
la fiabilité des réponses
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43
Manipulation des fichiers récupérés.
Ouvrir fichier :
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet
également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel.
Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en
sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris
en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la
touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire).
PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS
Le bouton « Normaliser »
"Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une
même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la
capture.
N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45
PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS
Séparation des noms prénoms
La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des
prénoms contenus dans le fichier de prénoms.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 47
L’option filtrage
Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par
exemple.
Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le
prénom dans la zone « Nom ».
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur
l’annuaire ou de les exporter vers Excel.
Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés.
PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS
Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers
existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations.
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" :
Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui
commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de
marketing par mèl, fax ou courrier.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49
L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards.
PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application
demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et
sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export.
En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes
que vous avez sélectionnées.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51
PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS
La fonction « Compare et sépare » :
Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est
préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de
comparaison.
Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers :
A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance,
d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier.
A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier.
B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance,
dans le premier fichier
Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A
représentera les nouveaux venus sur le secteur.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53
Sélection des propriétaires de maisons individuelles.
Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir
séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier
Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par
ordre alphabétique.
PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS
Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier +
sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom.
Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune
Dans l’option « normaliser »
Dé doublonnez le fichier sur le téléphone
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55
Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal.
PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui
habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd
plusieurs personnes à la même adresse
Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ».
Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et
les collectifs.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57
Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle
qui sont à 95% propriétaires de leur logement.
Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ
info :
PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS
Traitements des fichiers.
Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous
seront utiles en fonction de votre prospection :
- âge des personnes en fonction de leur prénom,
- revenus par rapport au lieu d'habitat,
- nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux
dates différentes.
Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser)
Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en
fonction de vos campagnes de marketing :
Homme, femmes,
Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms
correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel)
Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes
Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms
fournie avec le logiciel (voir plus haut)
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59
Vous pouvez séparer les hommes les femmes.
Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans
le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau.
PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS
Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif
Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61
PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS
Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat
est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des
résultats
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63
Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms
En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins
En sélection 2 les prénoms féminins
En sélection 3 les prénoms anciens
En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête
aux Daniel et Danielle le 11 décembre
En sélection 5 tous les prénoms
Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou
désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement
(Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se
trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.)
PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS
Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction
bouton extraire fiche
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65
PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS
Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant
cette fois la colonne 2
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67
Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se
retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des
prénoms à extraire.
PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS
Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens :
Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3.
Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens.
Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms
anciens.
Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69
PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71
Secteurs pour les agents commerciaux :
Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos
agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni
avec l’achat du logiciel)
PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS
Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier
destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier)
Cliquez sur Recopier
Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73
Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple :
PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS
Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier
vide pour chaque zone
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75
Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5
PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS
Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection
commerciale
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77
PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS
Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79
PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS
Importation d’un fichier ASCII à qualifier
Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour
le qualifier.
Lancez Ditel Qualif.
Cliquez sur Gestion Fichier
Créez un nouveau fichier test_commune par exemple
Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81
Cliquer Import (en bas à gauche)
PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS
Rechercher le fichier à importer :
Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de
fichiers » fichiers texte (*.TXT).
(Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif)
Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir »
Renseigner les champs suivants :
« Adresse »
« Code Postal »
« Ville »
Puis cocher :
« Séparateur d’enregistrement » ~ CR
« Séparateur des Champs » ~ TAB
Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres »
Cliquer « Importer »
Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5
Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première
colonne
Cliquez sur le bouton Importer
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation.
PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS
Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro
Cliquez ensuite sur le bouton Import
Fermez la fenêtre et revenez au menu principal
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85
Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer
etc.
Fermez cette fenêtre
Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier
PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87
PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS
Interface CRM EBP
Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de
votre CRM EBP
Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des
informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes.
Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP
Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89
Ouvrir ce fichier
Cliquer sur le bouton EBP
Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur
- Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur
- Nom de la base EBP
- Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM
- Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\)
PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS
Puis valider
Cocher les cases correspondantes à votre travail
Ici :
- Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP)
- Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel
- Donnés à traiter :
- Pistes Clients / Prospects
-
-
Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers
Ditel
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91
Cliquer sur OK
Cliquer sur OK
Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal
PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS
Cliquer sur le bouton Qualifier fichier
Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés
au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93
Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses
En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser
PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS
De doublonner sur l’index d’origine
Lancer la séparation nom prénom
Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif
Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES)
Cliquer sur Ouvrir fichier
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95
Cliquer sur le bouton EBP
Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel
Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données
renseignées dans Ditel
Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches
PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS
Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97
La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients
Prospect et les Comptes Fournisseurs
PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS
Les Utilitaires
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu
« Utilitaires » ;
L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être
détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est
endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré
indexer les fichiers.
L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format
"ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre
de fiches, export vers une application sous Linux etc.)
Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès
Internet est très lent.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99
PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS
Export des fichiers en format texte ou CSV
Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize
Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101
Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV
Puis séléctionnez les champs à exporter :
Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV
que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre
logiciel de call center.
PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103
Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration
d’Internet Explorer.
Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un
autre navigateur
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre
navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
PAGE 104 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent
impérativement être cochées
Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le
web qui vous permet d'augmenter le référencement
naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en
rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son
positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les
premières pages des moteurs de recherche Google ou
autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web
comme vous le feriez manuellement.
Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est
entièrement automatique et vous observez les résultats
en une quinzaine de jours.
Définition : Le référencement est l'ensemble des
techniques qui permettent d'inscrire un site dans les
moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le
référencement est souvent associé avec le positionnement
qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du
site dans les réponses fournies par les moteurs de
recherche.
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation: 2 Téléchargement
3 Installation
6 Utilisation
10 Prise en main rapide
15 Caractères spéciaux
16 Configuration Internet
Explorer
18 Exemple concret
Ditel NAVigation
automatique
NAVIGATION
PAGE 2 NAVIGATION
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions
suivantes :
Marche à suivre (cas n° 1):
Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site à la rubrique
nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007
Marche à suivre(cas n° 2):
Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur:
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur,
sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes.
Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la
suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique
nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007
Marche à suivre(cas n° 3):
Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si
vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) :
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimer le logiciel Ditel Nav.
Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans
le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la
souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur
notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version
monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est
une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
NAVIGATION PAGE 3
Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement
de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait
directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de
copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains
systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir
d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer »
(si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie
locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
programme si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur
DITEL NAV_Nav.MSI
PAGE 4 NAVIGATION
Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation.
Choisissez ensuite « installation standard »
NAVIGATION PAGE 5
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.
PAGE 6 NAVIGATION
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav »
par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Nav.lnk
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation
c'est
à dire limité à l’exécution de trois boucles.
Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos
codes d’enregistrement
Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous
allez construire votre Script.
NAVIGATION PAGE 7
En haut se trouve:
- Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script.
- Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre
de remonter de façon automatisée dans le référencement.
- Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le
nombre de fois ou le Script se répète.
- La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous
allez faire naviguer votre référencement.
Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc.
- » pour entrer sur le site de référencement sélectionné.
Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche
PAGE 8 NAVIGATION
La fenêtre de construction du script s’ouvre.
Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours.
10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition :
- URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre
référencement.
- CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer
le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran
(explications en page 11 de la notice).
- TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous
permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si
vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire.
- PREC : pour aller sur la page précédente.
- SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente).
- TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou
un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice).
NAVIGATION PAGE 9
- GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du
renvoi.
- TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation.
- ENTRE : valide la touche entrée.
- ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous
l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre
pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog
ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il
n’est plus sur le site Ditel.
A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer »
(sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier)
pour enregistrer et revenir à la page principale.
Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics
PAGE 10 NAVIGATION
Prise en main rapide du logiciel:
Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
1
URL
à renseigner url du moteur de
recherche ou va porter
votre référencement.
Dans
notre
exemple
www.google.fr
N° Ordre Numérique 1
Num
ériqu
e 2
Texte Explication /Conseil
2
TEXTE
à renseigner
Texte sur lequel vous voulez
positionner votre site
Dans
notre
exemple
logiciel de
communication
Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages.
Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel
de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google
URL / Adresse
TEXTE
NAVIGATION PAGE 11
Commande clic :
La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de
votre écran
Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez
importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000
2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes)
Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à
mesure sa cohérence et son bon fonctionnement.
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
3 CLIC abscisse
à renseigner
ordonnée
à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles
abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à
gauche de votre écran correspondant à
la position de la souris. Dans
notre
exemple
417 205
Abscisse (X) :
nombre à renseigner
dans numérique 1
Ordonnée (Y) :
nombre à renseigner
dans numérique 2
Pour changer de
page vous devez
positionner un clic
sur l’ascenseur, suivi
d’une tempo puis un
clic sur la page
suivante également
suivi d’une tempo
*Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il
faut créer un script qui va de page en page sans
aller directement sur la page ou se trouve votre
site, comme le ferai un internaute qui cherche
quelque chose
PAGE 12 NAVIGATION
La commande Tempo :
C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne
C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire
comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2.
Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot
qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le
dé référencement de votre site.
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
4
TEMPO
à renseigner à renseigner
Vous permet de créer une
temporisation aléatoire en centième
de seconde qui va vous permettre de
vous arrêter sur la consultation de la
page comme vous le feriez si vous
consultiez le site.
Pour cette raison, il est
indispensable mettre une commande
tempo après chaque clic
Dans
notre
exemple
1000 2000
9
GOTO
Ligne de renvoi
de la commande
Nombre de
fois que la
commande va
être exécutée
GOTO suivi d’un numéro de ligne en
Numérique 1nous renvoie à la ligne
demandée.
En général en ligne 1 c'est-à-dire à
la première page du script.
En numérique 2 le nombre de fois
que la commande goto va être
exécutée
Dans
notre
exemple
1
200
La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant
sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté
Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par
ailleurs .
Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton «
Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre
référencement naturel.
Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net
NAVIGATION PAGE 13
Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes.
Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » «
Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer
dans votre Script et de l’enregistrer.
Enregistrement des Scripts
Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts
varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez
surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!!
Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en
question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique
ou de créer vos Scripts sous Excel
ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit.
Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le
clic finisse par se faire sur un concurrent.
1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou
par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier
ainsi :
Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ».
PAGE 14 NAVIGATION
Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs.
Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance
d’être référencé dans le moteur de recherche.
NAVIGATION PAGE 15
Caractères spéciaux
Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères
spéciaux dans votre texte.
Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu.
Pour l’activer :
Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation
cliquez sur A propos pour activer le module paramètres
Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères
spéciaux.
PAGE 16 NAVIGATION
Configuration d’Internet Explorer
Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis :
- Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de
votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
NAVIGATION PAGE 17
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts
doivent impérativement être cochées
PAGE 18 NAVIGATION
Exemple Concret
Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels
Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que
nous voulons référencer
Cliquez sur Editer Script (F12)
NAVIGATION PAGE 19
La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus
courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts
mais un seul est »joué » à la fois)
La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons
travailler (Yahoo MSN Google etc.)
Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première
ligne la commande U et le texte www.google.fr
PAGE 20 NAVIGATION
Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le
lancer
Revenez sur le menu Editer Script
La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très
importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va
NAVIGATION PAGE 21
rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et
cinq secondes
La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel
d’envoi en nombre de mails »
La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à
l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche
PAGE 22 NAVIGATION
A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton
Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de
Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies
NAVIGATION PAGE 23
Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec
les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première
page. Il faut donc aller cliquer sur le site
PAGE 24 NAVIGATION
Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une
ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui
varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran.
C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic
Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le
site se trouve en bas de page
En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X
1569 et Y 723
En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte
tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre
chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont
rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous
simulez la recherche manuelle d’un internaute)
NAVIGATION PAGE 25
Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc
plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte
tempo pour arriver en bas de page
PAGE 26 NAVIGATION
Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics
successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est
pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous
trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience
qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel
Navigation)
Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc
prendre le temps de passer les pages les unes après les autres
NAVIGATION PAGE 27
Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi
d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le
résultat de sa recherche)
PAGE 28 NAVIGATION
La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va
falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre
script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous
Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés
(Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire
C:\DITEL)
Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie
et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête
quand vous n’êtes plus sur votre site
La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous
Windows ferme la fenêtre en cours)
Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de
votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera
plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement
NAVIGATION PAGE 29
La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation
PAGE 30 NAVIGATION
Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la
ligne 1
Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va
être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un
site inconnu est un chiffre raisonnable)
Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la
gestion des données et l’accès direct à l’information.
Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées,
contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients :
- dates de prises de contacts
- planning des prospects à relancer
- le planning des appels
Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les
contacts sur votre force de vente
Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un
temps précieux.
Principales fonctionnalités :
Base unique pour tous les contacts.
Accès à l'info par toutes les rubriques.
Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du
réseau (appelé en informatique architecture client serveur).
Import export Excel de tout ou partie de la base.
Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche
client.
Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows
depuis la fiche client.
Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client.
Impression papier de la fiche client.
etc...
Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
6 Ecran d’accueil
7 Paramétrage
15 Utilitaires
18 Utilisation de Ditel Prospect
21 Importation d’un fichier
Excel de vos prospects
23 Importation directe d’un
fichier Ditel dans vos
prospects
24 Visu des infos juridiques sur
Score3
36 L’export de vos données
39 Options d’interface avec
d’autres logiciels
42 Utilisation avec contrôle des
Utilisateurs
46 Procédure d’installation en
client Serveur
PROSPECTION CLIENTS
PROSPECT
PAGE 2 PROSPECT
Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n° 1):
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné :
(cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version
complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre
« Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait
directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie
du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour
des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la
machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite
lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si
celui-ci a bloqué cette fonction.
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
Marche à suivre(cas n° 2):
Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré
et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le
logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement.
Marche à suivre(cas n° 3):
Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option.
Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous
avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) :
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration
puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel
Prospect.
Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le
répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris
et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la
rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et
téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis
cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
PROSPECT PAGE 3
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus,
appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation.
PAGE 4 PROSPECT
Choisissez « suivant »
Choisissez « Standard »
PROSPECT PAGE 5
Choisissez « Installer »
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.
PAGE 6 PROSPECT
ECRAN D’ACCUEIL
Le menu principal comprend 5 boutons.
Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect
en fonction de votre activité commerciale.
PROSPECT PAGE 7
Paramétrage de Ditel Prospect
Ouvrez le menu « Fichiers ».
« Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier
bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice.
PAGE 8 PROSPECT
Configuration Imprimanre
Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur
le réseau ou imprimer dans un document PDF
PROSPECT PAGE 9
Pays
Contient la base de données de tous les pays + un jeu
« Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les
codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une
aide à la saisie pour éviter les erreurs).
PAGE 10 PROSPECT
« Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos
commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs
contacts s’ils le désirent.
« Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de
votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc.
PROSPECT PAGE 11
« Règlement » : vous renseignez les modes de règlement.
« Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des
qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de
votre négociation.
PAGE 12 PROSPECT
« Type actions » : les actions vous servent à définir pour
chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont
liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts.
« TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour
relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple.
PROSPECT PAGE 13
« Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous
gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans
l’immobilier par exemple
« Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous
allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts
à relancer chaque matin.
PAGE 14 PROSPECT
Le paramétrage est un peu long au départ, mais
toutes les données sont essentielles pour une
bonne gestion de votre activité commerciale.
Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation.
PROSPECT PAGE 15
Le menu « Utilitaires »
« Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers
(messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers,
suite à une coupure de courant par exemple.
PAGE 16 PROSPECT
« Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par
exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de
tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files.
« Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte
vers d’autres applications (réservé à votre service informatique).
PROSPECT PAGE 17
« Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par
exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de
certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité
commerciale.
Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client.
Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela
facilite grandement son utilisation par la suite.
Utilisation en mode contrôle des utilisateurs
cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le
verrouillage de la fiche client.
PAGE 18 PROSPECT
Utilisation de Ditel Prospect
Menu Principal
Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre
activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients.
PROSPECT PAGE 19
« Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux.
Il contient l’ensemble de vos contacts :
Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité.
Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels.
Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous
tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond
avec un t ou un d à la fin ?
Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches.
Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que
vous avez définie.
PAGE 20 PROSPECT
Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations
Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects
« Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel.
- Pour importer les données provenant d’Excel
- Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à
importer.
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
- Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire
"défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de
votre importation.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PROSPECT PAGE 21
Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro
Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne
sont pas dans votre fichier excel à importer
Par exmple :
Code règlement C pour comptant
Code commercial A pour Admistrateur
Qualification 0 pour Suspect
Code qualité P par exemple
Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à
mesure de votre travail commercial
PAGE 22 PROSPECT
PROSPECT PAGE 23
Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel
Qualif Pro dans vos prospects
Cliquez Sur le bouton Import Ditel
Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer :
PAGE 24 PROSPECT
Définissez les différentes rubriques d’importation
Et lancez l’import
PROSPECT PAGE 25
Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel
Qualif Pro par exemple :
PAGE 26 PROSPECT
Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du
« SPANCO ».
Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection :
S uspect : l’ensemble des relations possibles
P rospect : une demande, une info, un contact extérieur
A ction : prise en compte de la demande
N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre
C onclusion : la concrétisation de la vente
O rdre : son règlement comptable
PROSPECT PAGE 27
Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation.
Les boutons du bas de la fiche vous permettent :
« Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la
modifier.
« Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect.
« Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance.
« Calendrier » : donne accès directement à l’agenda.
« Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal.
PAGE 28 PROSPECT
La fiche client
Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est
renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont
propres à votre activité :
« Général » : c’est une vue globale de la fiche client.
PROSPECT PAGE 29
Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score
3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client
PAGE 30 PROSPECT
« Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est
différent des coordonnées générales).
« Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts.
PROSPECT PAGE 31
« Infos Financières »
PAGE 32 PROSPECT
« Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos
conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple.
PROSPECT PAGE 33
« Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche
action : facture, contrat etc.
Impression :
Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier.
PAGE 34 PROSPECT
L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée :
Rendez-vous, appel téléphonique etc.
Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener :
PROSPECT PAGE 35
Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour.
Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour.
PAGE 36 PROSPECT
L’export de vos données :
Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après
avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non
encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers
Excel ces fiches
Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin
de toute la fiche
PROSPECT PAGE 37
PAGE 38 PROSPECT
Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par
exemple réaliser un mailing
PROSPECT PAGE 39
Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels :
Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel.
Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier
vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi
en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques
automatiques en cas d’urgence
PAGE 40 PROSPECT
Le menu « ? »
Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel
L’à propos vous informe sur la version du logiciel
PROSPECT PAGE 41
La présente notice se trouve également sous ce « ? »
PAGE 42 PROSPECT
Utilisation en mode contrôle des utilisateurs
Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est-
à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains
clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur
le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa
base.
Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données
Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le
menu paramètres
L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne
pas effacer par inadvertance une fiche client.
PROSPECT PAGE 43
L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal
PAGE 44 PROSPECT
Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des
opérations que peut effectuer le commercial.
Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel.
PROSPECT PAGE 45
L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du
groupe auquel il appartient.
Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême
et pour chaque commercial
PAGE 46 PROSPECT
Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur
1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url :
http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip
2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect
Click droit > propriétés > partage
3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau »
Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect
PROSPECT PAGE 47
4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez >
envoyer vers > Bureau (créer un raccourci)
PAGE 48 PROSPECT
5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour
chacun des postes sur la ligne cible exemple :
\\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3
C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes
données
E
M
DI
NV
MES
ITEL PHON
VOI
SSAG
NING VOIP
EN
GES
P
La ver
vos me
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anciennes.
r
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es
PAGE 2 PHONING
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une
fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique
"nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si
vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez
le logiciel Ditel_Phoning.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files",
sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique
"nos produits"
- sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
PHONING PAGE 3
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En
agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui
permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant,
certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir
d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si
possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci
a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la
vitesse de votre accès Internet.
PAGE 4 PHONING
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation.
PHONING PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur installer
PAGE 6 PHONING
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre
ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous
au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2).
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par
PHONING PAGE 7
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
Lancement de Ditel Phoning VOIP
Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques :
- Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en
mode administrateur ».
-soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis
« compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis
« appliquer ».
Ditel_Phoning.lnk
PAGE 8 PHONING
PHONING PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par
mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes.
PAGE 10 PHONING
1-1 - Généralités
DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256,
mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes
exploitables.
DITEL Phoning VOIP nécessite :
- Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions,
- 4 Gb de mémoire,
- Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent,
- Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou
équivalent,
- Une carte son intégrée ou non (facultatif),
- Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif),
- Un lien ADSL haut débit en Upload.
DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo.
PHONING PAGE 11
1-2 - Ecran d’accueil
Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur
« OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier
GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du
programme.
PAGE 12 PHONING
Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous :
Fichier en Cours :
- permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler.
- permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la
modification de ces données.
PHONING PAGE 13
Message Audio :
- Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur
« Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à
partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio
d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de
fichier est « WAV ».
Bouton Gestion Messages :
- Dirige vers l’écran de gestion des messages audio
PAGE 14 PHONING
- Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message
audio.
- Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ».
Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP.
« Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test.
PHONING PAGE 15
Bouton Configuration :
Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général,
« Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre
fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains
fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre
licence le permet.
PAGE 16 PHONING
- Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi
dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus
dans le tableau récapitulatif des comptes SIP.
Bouton Programmation Phoning :
- Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois.
PHONING PAGE 17
- Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de
numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de
programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin).
- « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas.
- Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes
téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels
en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi
dans le champ adéquat.
PAGE 18 PHONING
- Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois
détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc.
La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ».
- Accède à l’historique des envois
Bouton Activer Phoning Programmé :
- Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée.
Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une
plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi
d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés.
AVERTISSEMENT :
La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton !
PHONING PAGE 19
Bouton Phoning Urgent Immédiat :
Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat.
Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du
nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante.
Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable.
ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des
appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des
correspondants.
PAGE 20 PHONING
En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà
traités. Vous avez accès à l’historique des envois.
Ecran de Monitoring :
PHONING PAGE 21
- La barre de titre indique la charge globale du processeur
- Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués
dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne.
- Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans
un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en
appuyant sur les flèches qui apparaissent.
Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP :
DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition
des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros
« brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance
entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est
disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible.
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mise au rebut…).
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déclarations 2054 et 2055.
• Vous savez quel est le coût de vos immobilisations grâce
aux états et graphiques.
• Transférez en quelques clics les écritures d’amortissement
dans Ciel Compta.
• NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de
travail grâce au nouvel Intuiciel©
• Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle
(CET)
• Inventaire par lecture optique des étiquettes codes-barres
les du logiciel
• Localisation pour faciliter les inventaires
• Simulation d’achat d’immobilisations
• Impression des étiquettes codes-barres
35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19
Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33
www.ciel.com
Gestion des immobilisations
• Nombre illimité de dossiers (par année,
par société...)
• Gestion d’exercices de durées variables,
modifiables en cours de période
• Historique de l’immobilisation (fournisseur,
montant de cession, acheteur…)
• Photo de l’immobilisation intégrée pour
les justificatifs des assurances
• Ajouts de commentaires pour une immobilisation
(caractéristiques, problèmes techniques...)
• Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire
en jours)
• Distinction entre la date d’achat et celle de mise
en service
• Prise en compte de l’amortissement linéaire,
dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal
• Gestion des immobilisations par lot
• Gestion des sorties, cessions partielles, virements
de poste à poste...
• Reprise des fiches d’immobilisations déjà
totalement ou partiellement amorties
• Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux,
réintégrations fiscales, plus ou moins values
de cession
• Gestion prévisionnelle : simulations à une date
choisie de la valeur du parc, des amortissements
et des dotations
• Calcul de la TVA à reverser
• Définition de filtres automatiques (liste
immobilisations à un endroit, liste des PC...)
Inventaire
• Inventaire physique par localisation
• Regroupement des fiches par famille
et code analytique
• Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture
optique ou saisie manuelle
• Editions des différences entre l’emplacement
théorique et l’inventaire physique
Editions
• Liste des immobilisations soumises
à la taxe professionnelle
• Fiches d’immobilisations
• Edition préparatoire des états 2054 et 2055
• Plan d’amortissement, édition des écritures
de dotations (mensuelles ou annuelles)
• Etat des plus ou moins values à court ou long
terme, des réintégrations fiscales
• Etat mensuel de TVA à reverser
Echange de données
• Exportation des écritures de dotations
vers Ciel Compta
• Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word©
ou MS Excel©
• Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML…
Aides
• Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner,
manuel au format électronique et papier
Informations techniques
CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur
700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom -
Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion
internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» :
Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur)
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Ciel Immobilisations
CONFORME
AU BULLETIN
OFFICIEL DES IMPÔTS
N°12 DU 24 JANVIER 2006
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC.
Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables.
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3
Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’
SOMMAIRE
1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5
2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7
2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8
3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11
3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12
3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14
3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16
4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19
4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20
4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21
4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26
5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29
5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30
5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31
5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33
5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34
5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35
5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35
6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37
6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40
7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43
7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44
7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44
LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
1. PRÉAMBULE
L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT
est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même
logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité.
Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel.
Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous
considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont
le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et
comptables réalisées au sein de cette entreprise.
Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables
et commerciales que vous devez déjà connaître.
Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années
avec la notion d’année N.
Bon apprentissage !
6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2. SOCIÉTÉ
Créer et paramétrer votre société
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2.1 Création et configuration du dossier
Voici la fiche signalétique de la société.
Raison sociale INFOSTORE
Forme juridique S.A.R.L.
Capital 38 112E
Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès
Code postal Ville 94000 Créteil
Téléphone 01.48.48.49.50
Fax 01.48.48.49.51
E-Mail contact@infostore.fr
R.C.S. B481787565
N° Siret 39617321769305
N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217
A.P.E. 7221A
• La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères.
• La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres.
• Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000
• Votre exercice comptable commence au 01/01/N.
• Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée.
(ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable)
• Vous êtes assujetti à la T.V.A.
• Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%.
• Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits.
• Vous relevez fiscalement du régime réel.
• Une gestion des stocks est prévue.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide.
QUESTIONS :
• Qu’est-ce que la barre de navigation ?
• Comment l’activer, la désactiver ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9
NOTES PERSONNELLES
10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3. FICHIERS DE BASE
Introduction
Les informations bancaires
Le fichier articles
Fournisseurs, représentants, clients
Les bases comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.1 Introduction
La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye.
Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation
et la comptabilité.
Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables.
3.2 Les informations bancaires
3.2.1 LES BANQUES
Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez la banque.
• Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’.
• Créez le journal de banque suivant :
Code : SG
Libellé : Journal Société Générale
• Rattachez le compte 512SOG à ce journal
QUESTIONS :
• Que signifie l’option ‘pointable’ ?
• Quel est le type du journal Société Générale ?
3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le mode de règlement suivant :
Code : VIR30
Libelle : Virement à 30 jours
Journal : SG
Banque : SG Société générale
Compte : 512SOG
Echéance : 30 jours nets
• Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG
et à la banque Société Générale.
Code SG
Nom de la banque Société générale
Adresse 15, rue Gambetta
Code postal Ville 94000 Créteil
RIB 30004 00802 00004430018
Clé 65
Compte comptable 512SOG
Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13
3.3 Le fichier articles
3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les familles articles ci-dessous :
QUESTIONS :
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses)
Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock
MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non
3.3.2 LES ARTICLES
Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT
SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17
CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00
CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00
CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00
PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50
PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00
LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00
INTER INTER Interventions
Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 »
890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues
880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues
870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues
860 € pièce au-delà de 20 unités vendues
De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi :
PC Quad Core AC420
4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x
Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office
Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres.
Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fiches articles
REMARQUE :
Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche
‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale.
14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.4 Fournisseurs, représentants, clients
3.4.1 LES FOURNISSEURS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fournisseurs suivants :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez leurs fiches respectives.
Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL
Code : TPL45 CIEL75
Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL
Famille : Grossistes Grands Comptes
Relevé de comptes : OUI OUI
Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10
Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00
Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30
E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com
Adresse : 22, rue Ferrand
45000 Orléans
35, rue de la gare
75019 Paris
3.4.2 LES REPRÉSENTANTS
La société emploie deux représentants
Code Nom Fonction Adresse Commission
RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir
91000 EVRY
1% sur le matériel
2% sur les logiciels
3% sur les autres produits
FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago
92000 NANTERRE
1% sur le matériel
2% sur les autres produits
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15
3.4.3 LES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les clients suivants :
Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX
Code : S3D75 LFG92 DEROU27
Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX
Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs
Relevé de comptes
:
OUI OUI OUI
Crédit accordé : 1200.00
Mode de règlement
: Chèque Traite à 30 jours
fin de mois le 10 Chèque
Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03
Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04
E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta
@lafarge.com
Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC
Adresse : 18-20, rue du Poitou
BP 210 75010 Paris
25, place
Vendôme
75001 Paris
27, allée
des rosiers
27000 Evreux
Livraison : 15, boulevard Davout
75012 Paris
Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1»
16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite)
N° Compte : 401EDF
Intitulé : EDF
Lettrable : Oui
N° Compte : 401ORANGE
Intitulé : ORANGE
Lettrable : Oui
N° Compte : 401DCM
Intitulé : DCM Location Immobilière
Lettrable : Oui
3.5 Les bases comptables
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES
Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous
appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui
ne sont pas liés à votre activité commerciale.
Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes
(téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …)
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes ci-dessous :
TRAVAIL À FAIRE
• Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque
ci-dessous a déjà été créé :
N° Compte : 512SOG
Libellé : Société Générale
Pointable : Oui
Code banque : 30004
Code guichet : 00802
N° de compte : 00004430018
Clé R.I.B : 65
3.5.2 LES JOURNAUX
Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le journal ci-dessous :
Code : SA
Libellé : Journal des salaires
Type : Opérations diverses
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17
3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE
DÉFINITION
La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société
et des besoins du gérant.
Comptabilité budgétaire :
La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre :
• les dépenses/recettes prévues (le budget)
• les dépenses/recettes effectives (le réalisé).
Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé.
Comptabilité analytique :
La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique.
Exemples :
• Analyse de la rentabilité d’un chantier.
• Analyse des dépenses d’un projet.
NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique.
Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre
les dépenses au travers les 3 services de la société :
• Service Comptabilité
• Service Administratif
• Service Commercial.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les 3 codes analytiques/budgétaires :
Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité
Code : ADM Libellé : Service Administratif
Code : COM Libellé : Service Commercial
• Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N.
Service Comptabilité : Budget = 1400 e.
Service Administratif : Budget = 1200 e.
Service Commercial : Budget = 8000 e
• En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi :
65 % pour le Service Commercial.
25 % pour le Service Comptabilité.
10 % pour le Service Administratif.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition.
• Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom).
• Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL
• Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations).
TRAVAIL À FAIRE
Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent :
• d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé»
• d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique.
18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4. LA FACTURATION
Gestion des achats
Saisie des ventes
Saisie des règlements
Le lien comptable
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.1 La gestion des achats
4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS
La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les commandes ci-dessous :
COMMANDE CD0001
Date : 05/01/N
Code fournisseur : CIEL75 [CIEL]
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 3 140.00
CIELWP Ciel Paye 3 199.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00
PAP500 Ramette papier x500 20 2.00
LCB04 Lecteur de code
barre
10 110.00
COMMANDE CD0002
Date : 06/01/N
Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS]
4.1.2 BONS DE RÉCEPTION
Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception.
Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004 45487005
45487006 45487007 45487008 45487009 45487010
• Valider chaque bon de réception.
QUESTION :
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ?
4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS
CIEL envoie sa facture le 12/01/N
TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs.
• Valider chaque facture fournisseur.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21
4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS
La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N.
Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé.
Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A.
La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N.
Les 2 factures sont payées par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002
4.2 La saisie des ventes
4.2.1 DEVIS
La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail
DEVIS DE0001
Date : 03/01/N
Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17
Client VECTRA77
Code client : VECTRA77
Nom / Société : VECTRA SYSTEMS
Famille : PME/PMI
Relevé de comptes : OUI
Tél. : 01.27.32.36.33
Fax : 01.27.32.36.34
E-mail : vectra.systems@rf2000.com
Représentant : FERENC
Adresse : 27, rue Victor Duruy
77100 Meaux
Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas.
Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA.
22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
DEVIS DE0002
Date : 05/01/N
Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]]
DEVIS DE0003
Date : 06/01/N
Code client : LFG92 [LAFARGE]]
DEVIS DE0004
Date : 06/01/N
Code client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER Formation sur site sur
le logiciel Ciel Compta 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00
INTER
Installation de 2 PC+
Réseau et Internet
Forfait installation
1 200.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004
4.2.2 COMMANDES
Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N
• Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur
l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise.
• Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez
cette commande.
• Transférez directement en facture les devis
de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N.
Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque
le 12/01/N :
4.2.1 DEVIS (suite)
COMMANDE CD0003
Date : 12/01/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23
4.2.2 COMMANDES (suite)
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez sa commande.
• Enregistrez l’acompte versé sur cette commande.
QUESTIONS :
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ?
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
4.2.3 BONS DE LIVRAISON
Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N
concerne les PC Quad Core AC240.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
• La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N.
Enregistrez cette livraison.
QUESTION :
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ?
Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
QUESTIONS :
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles)
24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
FACTURE FA0006
Date : 25/01/N
Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
FACTURE FA0007
Date : 05/02/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]
FACTURE FA0008
Date : 10/02/N
Code Client : LFG92 [LAFARGE]
FACTURE FA0009
Date : 15/02/N
Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x 500 15 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 2 220.00
CIELWG Ciel Gestion 2 224.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 1 220.00
INTER Formation sur site Ciel
Paye 2 jours 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 25 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00
Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
QUESTIONS :
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ?
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous :
4.2.4 FACTURES
Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons.
17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez cette facture.
• La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%.
• Saisissez la facture ci-dessous :
Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
4.2.5 AVOIRS
Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N.
4.2.6 RÈGLEMENTS
Le 15/02/N :
Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir.
Le 17/02/N :
Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque.
Le 17/02/N :
Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10.
Le 20/02/N :
Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité
de nouveau client.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez les différents règlements clients.
QUESTIONS :
• J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros.
Comment puis-je rectifier mon erreur ?
FACTURE FA0010
Date : 19/02/N
Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS)
FACTURE FA0011
Date : 20/02/N
Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX)
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 15 3.50
INTER
Formation sur site
Ciel Compta :
un jour
Ciel Paye :
deux jours
3 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER
Sous traitance
formations du mois de février
Ciel Compta :
10 journées de formation
Ciel Paye : 15 journées
Ciel Gestion : 7 journées
32 450.00
4.2.4 FACTURES (suite)
26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE
TRAVAIL À FAIRE
• Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales.
QUESTIONS :
• Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ?
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(Donnez au moins deux explications)
• Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable»
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
4.3 Le lien comptable
4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES
L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité.
Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée
automatiquement :
• lors de la validation d’une facture ou d’un avoir.
• lors de l’enregistrement d’un règlement.
TRAVAIL À FAIRE
• Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables
de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs.
QUESTIONS :
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ?
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27
NOTES PERSONNELLES
28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29
5. LA COMPTABILITE
La balance d’ouverture
Saisie des achats
Saisie des paiements
Autres mouvements comptables
Les modèles d’écritures
Interaction comptabilité facturation
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.1 La balance d’ouverture
DÉFINITION
La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation
de l’entreprise au 1er jour de l’exercice.
Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta.
En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant.
TRAVAIL À FAIRE
• Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N :
JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN
AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00
AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00
AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00
AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00
AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00
AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00
AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00
AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00
AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00
AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00
AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00
AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00
AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00
AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00
AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00
AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00
AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00
AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00
AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00
AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00
TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00
TRAVAIL À FAIRE
• Saisissez la Balance d’A-Nouveaux.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31
5.2 Saisie des achats
L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation,
d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société.
La saisie comptable est donc principalement utilisée pour :
• les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…)
• les écritures de salaires
• les impôts et taxes
• les opérations diverses (régularisations de comptes)
• les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits
constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…)
REMARQUE :
L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures
suivantes :
• l’OD de TVA
• les écritures de dotations aux amortissements
Vous recevez les factures fournisseurs suivantes :
Quittance de loyer DCM Facture ORANGE
Date : 28/01/N
Libellé : Loyer janvier N
Loyer HT : 1500.00
Charges locatives HT : 250.00
Total T.V.A. 19.6% : 343.00
Total TTC : 2093.00
Date : 29/01/N
Libellé : Ouverture de ligne
Total HT : 60.00
Total T.V.A. 19.6% : 11.76
Total TTC : 71.76
Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants :
• 613200 Locations Immobilières
• 614000 Charges locatives
• 626000 Frais postaux et télécom.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces deux factures
32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
ECRITURES D’ACHAT
Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit
20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20
20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00
20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20
21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64
21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00
21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64
25/01/N 401SALETTE
Révision véhicule société 99/004 179.40
25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00
25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40
26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10
26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21
26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89
29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59
29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65
29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94
29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25
29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00
29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25
02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55
02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00
02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55
03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20
03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00
03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20
05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00
05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33
Informations complémentaires :
Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables :
N° de compte : 401METRO
Intitulé : METRO
N° de compte : 401GAN
Intitulé : GAN ASSURANCES
N° de compte : 401LEGPC
Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE
N° de compte : 401RESTO
Intitulé : RESTAURANT
N° de compte : 401HOTEL
Intitulé : HOTEL
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
N° de compte : 401TEXACO
Intitulé : TEXACO
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
Les comptes de charges suivants seront utilisés :
• 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…)
• 606400 Fournitures administratives
• 613500 Locations mobilières
• 615000 Entretien et réparations
• 616000 Primes d’assurance
• 625700 Réceptions
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces achats
• La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial :
affectez le code analytique correspondant.
REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite)
5.3 Saisie des paiements
• La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement.
• La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement.
• La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901.
• La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902.
• La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €.
• La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement.
• La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale.
QUESTION :
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense
de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ?
34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.4 Autres mouvements comptables
Les salaires de janvier N sont à enregistrer.
Les comptes des salariés sont les suivants :
COMPTE LIBELLE DU COMPTE
421001 LEPIC Rémunération Nette
421002 MARTIN Rémunération Nette
421003 LEGRAND Rémunération Nette
421004 LAVENTE Rémunération Nette
ECRITURE DE SALAIRES
JOURNAL : SA
DATE : 31/01/N
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
421001 Paye de 01 2010 1286.08
421002 Paye de 01 2010 2042.71
421003 Paye de 01 2010 1173.46
421004 Paye de 01 2010 1850.99
431000 Paye de 01 2010 3593.69
437000 Paye de 01 2010 1902.17
443000 Paye de 01 2010 55.07
631200 Paye de 01 2010 55.07
641000 Paye de 01 2010 8096.49
641400 Paye de 01 2010 152.60
645100 Paye de 01 2010 2338.42
645300 Paye de 01 2010 364.34
645400 Paye de 01 2010 336.01
645800 Paye de 01 2010 561.24
TOTAL 11904.17 11904.17
Les comptes suivants seront utilisés :
431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements
437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf
443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite
631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes
641000 Rémunération du personnel organismes
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes comptables de chaque salarié
• Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus.
REMARQUE :
Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye.
En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers
l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35
5.5 Les modèles d’écritures
Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement.
Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations.
Journal : SG
La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires
dont le montant peut être variable.
Journal : SG
COMPTE LIBELLE
627000 Frais bancaires
445664 Frais bancaires
512SOG Frais bancaires
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants
Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N).
Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé
(les frais sont soumis à T.VA. 19.6%).
5.6 Interaction comptabilité facturation
TRAVAIL À FAIRE
• Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO.
QUESTION :
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale,
comment réenregistrer l’écriture ?
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
164000 Rembt emprunt 475.00
661000 Rembt emprunt 25.00
512SOG Rembt emprunt 500.00
TRAVAIL À FAIRE
• Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle
pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3)
• Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie.
36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES
Les traitements comptables
Les traitements liés à l’activité commerciale
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
6.1 Les traitements comptables
6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL
DÉFINITION
Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures
enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent.
Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques
des écritures non lettrées (non soldées).
OBJECTIF :
Identifier facilement les factures non réglées.
Exemple :
Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées.
TRAVAIL À FAIRE
• Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel
des comptes clients.
• En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs
aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement.
• Lettrez le compte 401RESTO.
QUESTION :
• Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ?
6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du
01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre.
• Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont
fausses. La date correcte est le 06/02/N.
Effectuez la modification nécessaire.
411LEG LEGRAND SA
A 100 100 A
B 320 150 B
25 170 B
50
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39
6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
DÉFINITION
Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité
avec le relevé bancaire.
L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé
de banque.
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE.
REMARQUE :
12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité.
• Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante :
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
625100 Péage 10.03
445664 Péage 1.97
512SOG Péage 12.00
Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’.
• Visualisez l’état de rapprochement.
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
Solde au 31/01/N 42322.25
01/02/N Virement LAFARGE 500
04/02/N Remboursement emprunt 500.00
06/02/N Virement ORANGE 71.76
08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00
10/02/N Chèque n°745978901 239.20
11/02/N Virement TEXACO 2000.00
11/02/N CB Péage 12.00
11/02/N Chèque n°745978902 107.64
15/02/N Virement SALETTE 179.40
17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76
20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24
21/02/N Frais bancaires 15.24
Solde au 28/02/N 48578.01
40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
QUESTION :
• Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ?
B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES
Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie.
• Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230.
C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un inventaire des articles.
QUESTIONS :
• A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ?
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ?
D. LA RÉGULATION DE STOCK
QUESTIONS :
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
• Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état».
• Comment remettre le stock à zéro ?
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants :
Réf. Désignation Quantité physique
SCAN230 Scanner AGFA 230 18
PAP500 Ramette Papierx500 166
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale
6.2.1 LA GESTION DES STOCKS
A. INTRODUCTION
DÉFINITION
La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales.
Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements
complémentaires permettant de modifier les quantités en stock.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41
6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS
A - LE RELEVÉ DE COMPTES
QUESTIONS :
• Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients
(sans modifier les fiches clients une à une) ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser.
B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS
QUESTION :
• Comment relancer un client ?
42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
7.LES EDITIONS
Les éditions commerciales
Les éditions comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
7.1 Les éditions commerciales
7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES
QUESTION :
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez la liste des reliquats de commandes clients.
7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients.
• Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance.
7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES
Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant.
Editez cette liste.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core
AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice.
Editez un état répondant à son besoin.
QUESTIONS :
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article.
7.2 Les éditions comptables
7.2.1 LE GRAND LIVRE
DÉFINITION
Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte.
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N.
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du
01/01/N au 28/02/N.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45
7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A.
DÉFINITION
Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A.
déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A.
REMARQUE :
Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A.
Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N.
• Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard.
QUESTION :
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier?
7.2.3 LES JOURNAUX
DÉFINITION
Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de
l’entreprise
Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de
caisse, journal d’opérations diverses…).
REMARQUE :
Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques.
QUESTIONS :
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ?
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ?
TRAVAIL À FAIRE
• Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N.
• Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N.
5.2 Le Grand-Livre
5.4 La déclaration de T.V.A.
7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT
DÉFINITION
Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine
d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif.
Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable.
Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
REMARQUE :
Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez le Bilan.
• Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N.
QUESTION :
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ?
46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47
RÉPONSES
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2. SOCIÉTÉ
• Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7)
• Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions.
Cette barre est personnalisable.
• Comment l’activer, la désactiver ? (p7)
• Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher
la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver.
• Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10)
• Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies
en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire.
• Quel est le type du journal Société Générale ? (p10)
• Le type à appliquer est ‘Trésorerie’.
3.FICHIERS DE BASE
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11)
Les familles articles permettent de :
• Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article).
• Éditer les statistiques par familles d’articles.
• Appliquer des remises par familles d’articles.
• Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles
(si votre société emploie des représentants).
4.LE MODULE FACTURATION
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ?
(p18)
• La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande
est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle).
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21)
• Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’).
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
(p21)
• Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..).
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22)
• Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées.
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
(p22)
• Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients
ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs
clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée).
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ?
(Donner deux raisons possibles). (p22)
• Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture.
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23)
• Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction
‘Annulation d’acompte’.
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
(p23)
1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture.
2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client.
3/ Possibilité de régler la facture.
4/ Création des mouvements de stocks.
5/ La facture alimente les statistiques.
6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si
l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée).
• J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ?
(p25)
• Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau.
• EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour
les pièces fournisseurs.
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• La commande a été entièrement livrée.
• Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ?
• Commande, bon de livraison, bon de réception, facture.
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(donner au moins deux explications)
1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock .
2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock.
• Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable »
• La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis
dans la commande quel que soit leur stock réel.
• La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle
des articles à hauteur du stock réel.
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
• L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles.
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)?
• Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’.
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)?
1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel
2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures
50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.LE MODULE COMPTABILITE
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de
saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32)
• La fonction ‘Contrepartie’
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer
l’écriture rapidement ? (p35)
• Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans
l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’
6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES
• Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37)
• Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant
• Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39)
• La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion
de stock:
• Validation d’une facture provenant d’un devis.
• Validation d’une facture provenant d’une commande.
• Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur),
ni d’un bon de livraison ou bon de réception.
• Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur.
• A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39)
• Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des
articles.
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39)
• Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée.
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
(p39)
• Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’.
• Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39)
• Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles.
• Comment remettre le stock à zéro ? (p39)
• Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’.
• Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les
fiches clients une à une ? (p40)
• Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel
de la liste des clients.
• Comment relancer un client ? (p40)
• Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients.
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51
7.ÉDITIONS
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42)
• L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées.
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année (p42)
• Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes :
• Menu Divers – Analyseur commercial des ventes .
• Menu Divers - Statistiques Gestion.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42)
• Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 €
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43)
• Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 €
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44)
• L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées.
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44)
• Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non
validées).
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44)
• Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement)
NOTES PERSONNELLES
Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19
Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris.
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable.
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Saisies et traitements
• Saisie sur 2 exercices sans clôturer
• Saisie en HT ou TTC
• Ecritures en brouillard ou en simulation avant
validation définitive
• Pointage et rapprochement bancaire
• Automatisation du traitement des relevés bancaires
grâce aux règles d’affectation des comptes
• Lettrage automatique ou manuel
• Contrepassation, réimputation
• Récupération des extraits de comptes bancaires
aux formats CFONB, QIF, OFX
• Encours clients, relances, mailings
• Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC
• Lettres chèques
Plans comptables
• PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués,
BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle
• NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général
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Echanges de données
• Synchronisation directe avec Production Coala, –
Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©)
• Import direct des écritures de Ciel Paye/
Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment
• Import/export paramétrable (txt, dbf, xml)
• Export de la Balance
Conformité
• Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du
24 janvier 2006
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10
• NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des
BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA
Analytique et budgétaire
• Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux
de répartition
• Budgétisation mensuelle ou globale
• Gestion avancée des codes analytiques
(affectation de plusieurs codes pour une écriture,
répartition du montant sur plusieurs codes)
Gestion des immobilisations
• Amortissements
• Immobilisations soumises à la taxe professionnelle
• Inventaire par localisation, par simple scan
de codes-barres
• NOUVEAU ! Génération automatique des écritures
de redevances de crédit-bail (calcul des loyers,
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Personnalisation
• États comptables personnalisables
• Tableaux de bord, base de données,
écrans personnalisables
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de travail grâce au nouvel Intuiciel©
Autres fonctions
• Nombre illimité de dossiers
• Version réseau (en option)
• Formation interactive et aide intégrée au logiciel
Informations techniques
CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur
700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom -
Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion
internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» :
Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur)
UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants
système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
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* Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation.
** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC.
Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables.
CONFORME AU BULLETIN
OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006
Gestion des
télédéclarations
de TDFC
Sous réserve du téléchargement
de la mise à jour.
Détails sur www.ciel.com/TVA7
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de la Paye Ciel
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de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
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Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
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Sommaire
Documentation ................................................................................................... 7
Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9
Entraînez-vous ................................................................................................. 11
Menu Dossier ........................................................................................................17
Vue d’ensemble ................................................................................................ 18
L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19
Ouvrir............................................................................................................... 25
Fermer.............................................................................................................. 28
Supprimer......................................................................................................... 29
Paramètres ....................................................................................................... 31
Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43
Paramètres globaux.......................................................................................... 44
Sauvegarde....................................................................................................... 46
Restauration ..................................................................................................... 49
e-Sauvegarde ................................................................................................... 51
Mise en page .................................................................................................... 60
Imprimer .......................................................................................................... 61
Aperçu avant impression .................................................................................. 70
Imprimante....................................................................................................... 73
Générateur de documents................................................................................. 74
Dossiers récents ............................................................................................... 86
Serveur de fichiers ............................................................................................ 87
Quitter.............................................................................................................. 88
Menu Edition .........................................................................................................89
Vue d'ensemble ................................................................................................ 90
Couper ............................................................................................................. 91
Copier .............................................................................................................. 91
Coller................................................................................................................ 91
Créer ................................................................................................................ 91
Modifier............................................................................................................ 92
Supprimer......................................................................................................... 92
Associer un mémo ............................................................................................ 93
Voir le mémo .................................................................................................... 93
Supprimer le mémo .......................................................................................... 94
Rechercher et remplacer ................................................................................... 95
Documents administratifs................................................................................. 96
Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96
Documents Word® ............................................................................................ 97
Menu Fonctions.....................................................................................................98
Vue d'ensemble ................................................................................................ 99
Tout afficher................................................................................................... 100
Recherche multicritère .................................................................................... 100
Rechercher...................................................................................................... 103
Trier la liste .................................................................................................... 104
Cacher............................................................................................................ 105
Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105
Tout marquer ................................................................................................. 106
Inverser les marques....................................................................................... 106
Importer ......................................................................................................... 107
Exporter ......................................................................................................... 108
Propriétés ....................................................................................................... 109
Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114
Personnaliser le fichier.................................................................................... 115
Menu Bases .........................................................................................................117
Vue d’ensemble .............................................................................................. 118
Salariés........................................................................................................... 119
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152
Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156
Profils............................................................................................................. 158
Services .......................................................................................................... 162
Gestion de temps............................................................................................ 163
Variables ........................................................................................................ 177
Rubriques ....................................................................................................... 181
Cotisations ..................................................................................................... 189
Commentaires ................................................................................................ 199
Caisses ........................................................................................................... 200
Tranches......................................................................................................... 208
Tables............................................................................................................. 210
Codes analytiques........................................................................................... 212
Banques.......................................................................................................... 214
Etablissements................................................................................................ 216
Formalités....................................................................................................... 221
Conventions Collectives .................................................................................. 223
Menu Gestion des bulletins .................................................................................225
Vue d’ensemble .............................................................................................. 226
L'assistant Top Bulletin ................................................................................... 227
Bulletins de paye............................................................................................. 231
Saisie des variables salariés ............................................................................ 257
Historique....................................................................................................... 264
La règle des cumuls ........................................................................................ 266
Menu Etats ..........................................................................................................269
Vue d'ensemble .............................................................................................. 270
Journal de paye............................................................................................... 271
Livre de paye .................................................................................................. 273
Charges à payer par caisse.............................................................................. 274
Réduction bas salaires .................................................................................... 275
Réduction des cotisations patronales .............................................................. 276
Heures exonérées ........................................................................................... 278
Paiements....................................................................................................... 280
Analytique ...................................................................................................... 283
Liste des salariés ............................................................................................ 284
Fiche individuelle............................................................................................ 286
Planning de vacances...................................................................................... 287
Evénements salariés........................................................................................ 288
Congés payés et RTT ...................................................................................... 289
Provisions pour congés payés ......................................................................... 290
Visites médicales ............................................................................................ 292
Tâches Agenda ............................................................................................... 293
D.A.D.S........................................................................................................... 294
Etat préparatoire D.U.C.S. ............................................................................... 296
EDI-DUCS ....................................................................................................... 298
Prévoyance et Mutuelle ................................................................................... 301
Récapitulatif des salaires ................................................................................ 302
Gestion de temps............................................................................................ 304
Editions chaînées............................................................................................ 308
Graphiques ..................................................................................................... 310
Menu Pilotage .....................................................................................................312
Vue d’ensemble .............................................................................................. 313
Mise à jour des données ................................................................................. 314
Consulter les états.......................................................................................... 315
Menu Traitements ...............................................................................................318
Vue d'ensemble .............................................................................................. 319
Journal comptable........................................................................................... 320
Agenda........................................................................................................... 325
Planning des vacances .................................................................................... 334
L'assistant Top Clôture ................................................................................... 336
Clôture des congés payés ............................................................................... 339
Clôture des congés RTT .................................................................................. 340
Clôture du DIF ................................................................................................ 340
Clôture annuelle ............................................................................................. 341
Import Ciel Bâtiment....................................................................................... 344
Mes actualités................................................................................................. 348
Mise à jour automatique ................................................................................. 349
Menu Utilitaires ...................................................................................................350
Vue d’ensemble .............................................................................................. 351
Outils Fichier .................................................................................................. 352
Utilisateurs ..................................................................................................... 354
Préférences..................................................................................................... 358
Maintenance ................................................................................................... 361
Mise à jour des paramètres de paye ................................................................ 363
Mise à jour des documents ............................................................................. 366
Mise à jour des codes DUCS............................................................................ 367
Imports........................................................................................................... 368
Communication bancaire ................................................................................ 375
Serveur Web.................................................................................................... 376
Transactions................................................................................................... 378
Liste des utilisateurs réseau............................................................................ 379
Menu Fenêtre ......................................................................................................380
Les commandes du menu Fenêtre................................................................... 381
Menu Aide...........................................................................................................383
Les commandes du menu Aide ....................................................................... 384
Index...................................................................................................................388
7
Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case Consulter les informations
concernant les nouveautés est cochée.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le
dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut.
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Le guide de référence
Le guide de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Installation d'Adobe Reader®
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique,
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procédure.
Pour imprimer le guide de référence électronique
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
* attire votre attention sur un point particulier.
L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
8
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans
la plupart des fenêtres de l’application, ou appuyez sur la touche
1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer.
2. Activez la commande SUPPRIMER.
La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre.
3. Sélectionnez la société qui doit être supprimée.
* Lorsque la société contient une archive, celle-ci est également supprimée.
Paye Ciel Quantum conserve un nombre illimité d’archives. Toutes les archives d’une
société sont alors effacées.
4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si vous voulez supprimer uniquement une
archive d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
5. Validez par [Ok]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société.
Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société.
Attention !
Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons
vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti.
Cliquez sur ce bouton pour
annuler la procédure de
suppression d’une société.
30
Menu Dossier
6. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous
demande de confirmer la suppression de la société.
7. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement.
8. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis,
une fois dans la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler].
31
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre
application. Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde
vous permet de conserver les données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de
problème sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire
des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes s’avère donc indispensable.
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois,
après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents
nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formatées sont
nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un mois sur l’autre,
mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois.
* Les fichiers de sauvegarde AHC comporte désormais la date et l’heure à laquelle les
sauvegardes ont été réalisées.
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton
[Oui].
Vous accédez à la fenêtre Sauvegarde.
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier et/ou les données de
paramétrage ainsi que les archives liées au dossier.
Cette option n’est pas disponible
dans Ciel Paye (Millésime)
47
Menu Dossier
* En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à sauvegarder.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des
salariés, les bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos
modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des
archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et
Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée.
2. Ces options sont cochées par défaut. Décochez une de ces options si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier.
Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est
proposé par défaut.
Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un
streamer ou encore un lecteur zip.
4. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde
sera effectuée. Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste
que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de
zone.
5. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [Ok].
Sauvegarde sur disquettes
Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant
d’insérer la première disquette s’affiche.
1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [Ok].
Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, le logiciel le
détecte et vous propose différentes options.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix :
• [Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette
et cliquez sur [Ok].
Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la
disquette suivante quand cela est nécessaire.
3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [Ok] pour
continuer le traitement.
48
Menu Dossier
4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement
insérée dans le même ordre lors de la restauration des données.
49
Menu Dossier
Restauration
) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
* Vous accédez à cette fonctionnalité uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau
installé sur un poste client.
Le chemin du serveur contenant les fichiers de paye vous est demandé lorsque vous
ouvrez pour la première fois Paye Ciel Quantum Réseau sur un poste client.
Si lors des autres ouvertures du logiciel, le dossier que vous voulez ouvrir est introuvable,
vous pouvez utiliser cette commande afin de redéfinir le chemin du serveur.
Lorsque vous activez cette commande, un message vous demande de confirmer la
fermeture du logiciel.
1. Cliquez alors sur le bouton (Oui].
2. Ouvrez votre logiciel. Pour cela, double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau.
3. Définissez le chemin du serveur.
L Pour plus de détail sur la connexion au serveur, reportez-vous au Manuel
d’installation et de prise en main.
88
Menu Dossier
Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l’application.
Si un dossier est ouvert
Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières :
• double-cliquez sur l'icone présenté en haut à gauche dans la barre de titre,
• cliquez sur l'icone de fermeture présenté en haut à droite dans la barre de titre,
• activez la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• utilisez le raccourci clavier
La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées.
Sélectionnez la pièce à supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION
ou CONTEXTUEL.
Le programme demande confirmation de cette suppression.
93
Menu Edition
Associer un mémo
) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MÉMO (en mode complet)
Cette commande permet de marquer ou démarquer une ligne dans la liste.
1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer.
2. Activez la commande MARQUER/DÉMARQUER.
Le résultat est immédiat. Un rectangle de couleur est affiché dans l'en-tête de la ligne.
Le marquage est annulé chaque fois que vous fermez le dossier.
106
Menu Fonctions
Tout marquer
) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER
Pour chaque salarié de la société doit être créée une fiche contenant toutes les
informations nécessaires pour établir son bulletin de salaire.
La fiche Salarié
* Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, les zones qui
doivent obligatoirement être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une
flèche rouge.
Identification du salarié
Contrairement aux autres éléments de la base de vos dossiers, les fiches Salariés ne sont
pas identifiées par un code mais par un Matricule.
Ce matricule doit correspondre à celui indiqué sur le livre des entrées et sorties du
personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit présenter la liste exhaustive de tous les
salariés selon l'ordre chronologique de leur entrée dans l'entreprise.
Exemple
Le premier salarié entré dans la société est immatriculé 1, le deuxième 2, le troisième 3 et
ainsi de suite à chaque entrée d'un nouveau salarié.
Exemple
Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classés en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6.
Utilisez le même nombre de caractères pour définir les matricules. Par exemple, si plus
d'une centaine de salariés sont employés, les matricules se déclineront de 0001 à 9999.
Vous pouvez modifier le matricule d'un salarié tant que vous ne validez pas le premier
bulletin établi à son intention.
Les zones concernant l'identité du salarié : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes
mariées, Prénom, Sexe et Titre sont renseignées.
Attention !
Le matricule peut se composer de huit caractères alphanumériques au maximum. Le
classement s'effectue sur le premier caractère composant le matricule puis sur le
deuxième, puis le troisième et ainsi de suite jusqu'à huit.
Salariés Bulletins
120
Menu Bases
Onglet état civil et adresse
Cet onglet permet de préciser l'état civil du salarié par les zones Né(e) le, N° Séc. Soc.
(numéro de sécurité sociale) Nationalité, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants
à charge).
1. Cliquez sur le bouton Liste et sélectionnez dans la liste prédéfinie le pays de naissance
ainsi que le pays de nationalité du salarié.
* Si vous avez paramétré une gestion automatique des Pays dans les Préférences du
dossier - Onglet Pays, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Onglet
Pays, page 359.
2. Saisissez également l'adresse complète du salarié. Cliquez sur le bouton Liste pour
activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond.
Envoyer des mails (messages électroniques) à vos salariés
Si vous disposez d'une messagerie électronique ainsi que vos salariés, vous pouvez leur
faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone réservée à
cet effet. Cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour ouvrir votre messagerie
électronique et leur envoyer des mails.
Insérer la photo du salarié
Vous pouvez aussi insérer la photo du salarié ou toute autre image de votre choix dans
l'encadré prévu à cet effet. Pour sélectionner le fichier .BMP nécessaire, cliquez sur le
bouton [Ouverture fichier], présenté en fin de zone.
L’onglet Variables n’est pas
présenté lorsque vous créez
une nouvelle fiche salarié.
L’onglet Formalités est uniquement
présenté dans
Paye Ciel Quantum.
121
Menu Bases
Conserver l'ancienne adresse d'un salarié
Lorsqu'un salarié change de domicile, il peut être nécessaire de conserver ses anciennes
coordonnées, en vue de réimprimer un de ses bulletins de paye antérieurs à ce
changement d'adresse.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnées présentées dans la
fiche sont ainsi conservées dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont
mises à blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salarié.
Exemple
Vous établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et mars.
En avril, le salarié change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse
afin que ses nouvelles coordonnées figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous
devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprimée
sur ce bulletin.
Saisir des informations complémentaires sur le salarié
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Le bouton permet de saisir des informations complémentaires sur le
salarié. Au préalable, vous devez avoir défini des champs personnalisés par le bouton
[Personnaliser Salarié] de la liste des salariés ou par le menu FONCTIONS - commande
PERSONNALISER LE FICHIER.
Onglet Affectation
Les zones permettant de définir précisément les éléments de paye du salarié sont
présentées dans cet onglet.
122
Menu Bases
1. Si la société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans
lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 proposée par défaut
et correspondant à l'établissement principal.
2. La zone Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de
sélectionner un emploi ou d'en créer un si ceux proposés ne conviennent pas.
Le bouton [Lieu de travail différent] vous permet de définir un autre lieu de travail pour
un salarié mis à disposition dans une autre entreprise.
3. Dans ce cas, renseignez le nom de la société, le numéro SIRET, l'adresse, le numéro de
téléphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Exemple
Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salarié peut être affecté dans une autre
entreprise ou un autre établissement.
4. Indiquez à l'aide du bouton [Liste] la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié (stagiaire,
employé, cadre, technicien, etc.).
Exemple
Une salariée est employée comme Secrétaire et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ.
Vous pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que ceux de
l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut
être différent ou similaire au code analytique.
Ces deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états standards
(JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RÉPARTITION
ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilisé pour imprimer l'état
Analytique.
Exemple
Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au secteur
analytique Administratif.
Qualification et classification
1. Saisissez la Qualification du salarié. Il s'agit de la fonction qu'il occupe dans l'entreprise.
Les zones Position, Echelon, Niveau et Coefficient indiquent la position et le rang du salarié
selon la convention collective appliquée à la société.
2. Saisissez ces éléments pour permettre le test sur le salaire ou vérifiez s'ils correspondent
aux valeurs que vous avez saisi dans la table de la convention collective.
* Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'élément correspondant à la Qualifi-
123
Menu Bases
cation BTP (zone Qualif. BTP) du salarié.
4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection, le Statut du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Répartition analytique
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Répartition analytique], dans la fiche salarié,
un tableau s'affiche.
Dans ce tableau, vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous
déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du
bulletin.
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, la répartition analytique est utilisée comme critère
de sélection dans les états standards et graphiques.
Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, la gestion analytique est utilisée pour
étudier les coûts salariaux. Exemple : une secrétaire peut travailler au service Marketing
et intervenir dans le service Administratif. La répartition de son activité dans les deux
services peut alors être saisie.
Attention !
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, vous ne pouvez affecter qu'un seul code
analytique et la répartition est automatiquement à 100%. Vous ne pouvez pas
modifier ce pourcentage.
124
Menu Bases
Vous pouvez laisser ce tableau vide lorsque les salariés ne sont pas concernés par
l'analytique.
Ajouter un code analytique
Exemple
Pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des
chantiers, créés auparavant dans la liste des codes analytiques.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur [OK].
3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter.
* Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche
salarié.
Définir la répartition analytique
Exemple
Un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le
chantier 3.
1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition.
2. Faites de même pour les autres codes analytiques.
* Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il
soit inférieur à 100%.
Supprimer un code analytique de la répartition
1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter la répartition analytique dans des fiches salarié
La répartition que vous venez de saisir peut être appliquée à d'autres salariés. En effet,
l'exportation permet de dupliquer la répartition.
1. Cliquez sur le bouton [Exporter].
2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les fiches salarié
dans lesquelles la répartition sera reproduite.
125
Menu Bases
3. Cliquez sur le bouton [Marquer] puis sur le bouton [Exporter].
4. Un message vous demande de confirmer l'exportation. Cliquez sur le bouton [Oui].
Code emploi et code métier du BTP
1. Saisissez le Code PCS ESE du salarié.
Ce code, composé de 3 chiffres suivis d'une lettre, permet de connaître la catégorie
socio-professionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Ce code correspond à une
nomenclature établie pour les professions et catégories socio-professionnelles des
emplois salariés des entreprises. Vous retrouvez la liste de ces codes sur le site internet
de l’Insee, dans la rubrique Nomenclature.
2. Pour obtenir la liste des codes, cliquez sur le lien correspondant.
3. Saisissez le code Complément PCS pour le personnel navigant de l’aviation civile et
pour les professions du spectacle. Ce code est un complément de la catégorie socioprofessionnelle
à laquelle est rattaché le salarié. Pour les professionnels du spectacle,
vous trouverez la liste des codes sur le site internet de Pôle emploi.
4. Sélectionnez ensuite dans la liste, le code métier BTP du salarié.
Cette information doit être renseignée pour les déclarations adressées aux caisses de
congés payés du BTP (DADS-U).
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
126
Menu Bases
Affecter un profil au salarié
Les profils correspondent à des bulletins types à partir desquels les premiers bulletins
des salariés peuvent être établis.
Voir Profils, page 158.
Il est recommandé d'affecter un Profil à chaque salarié, préalablement à la réalisation des
premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel afin d'en faciliter la création. Le bouton
Liste, disponible en fin de zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants.
Vous pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant la
Date de début et la Date de fin. Le triangle de sélection ouvre le Calendrier.
Arrivée à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné à ce
stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié.
Exemple
La secrétaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrétaire de
direction qui partira à la retraite à cette période. Le profil CADRE lui est affecté comme
profil de remplacement.
Contrôler les paramètres de gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Les paramètres collectifs d'une gestion de temps ont été définis par la commande
PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS du menu DOSSIER.
Ces paramètres sont repris par défaut dans toutes les fiches salariés. Mais les modalités
de gestion des plannings varient d'un salarié à l'autre (gestion en heures, en jours,
salarié cadre, salarié non cadre, etc.) ; il convient donc de s'assurer que les paramètres
collectifs définis au préalable s'appliquent bien au salarié en question.
Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de cocher la case de la partie à modifier et d'apporter
les modifications nécessaires. Les informations ainsi définies dans la fiche Salarié servent
de point de contrôle lors de l'élaboration du planning salarié correspondant.
Voir Gestion de temps, page 163.
Exemple 1
Le compteur de temps par défaut a été établi en Jour dans les paramètres collectifs ; ce
paramètre est donc repris dans chaque partie Gestion de temps de la fiche Salarié. Or,
plusieurs de vos salariés sont en modalité horaire. Pour les fiches des salariés concernés,
vous devez cocher la case Compteur de temps, pour entrer en mode modification de la
zone, puis sélectionner Heure comme Type de compteur.
Les éventuelles modulations horaires que vous avez définies dans les paramètres
collectifs lui seront appliquées.
127
Menu Bases
Exemple 2
Une de vos salariés, Isabelle LECADRE ne travaille jamais le mercredi. Dans les
paramètres collectifs, les 5 premiers jours de la semaine ont été définis comme jours
travaillés. Pour vous assurer qu'aucune erreur ne sera commise lors de l'élaboration de
son planning, vous définissez comme jour non travaillé, outre le Samedi et Dimanche, le
Mercredi. Lors de la mise en place de son planning, si vous définissez un Mercredi comme
période de travail, un message vous le signalera.
La fenêtre Paramètres gestion de temps salarié dispose d'un onglet supplémentaire Cumuls,
qui comptabilise, sur l'année, les heures supplémentaires effectuées par le salarié en
question. Cette zone est en relation directe avec les données saisies dans la feuille de
temps ; chaque fois que vous enregistrez une nature d'écart de type Heures
supplémentaires, ce nombre est repris et ajouté au nombre d'heures déjà effectuées. Dès
que ce cumul dépasse le quota d'heures déclaré dans l'onglet Paramètres généraux de
cette même fenêtre, le système d'alerte choisi (Avertissement ou Bloquant) est
automatiquement déclenché.
Gérer les entrées et sorties du personnel
La Date d'entrée du salarié dans l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle
permet de déterminer si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous
ne pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide.
Précisez également l'Heure d'embauche.
La Date d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée
chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du bulletin en
cours.
Lorsque le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif
pour lequel le salarié quitte l'entreprise.
1. Pour sélectionner un motif dans la liste proposée, cliquez sur le triangle de sélection.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
2. Cochez l'option Salarié inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salariés
absents de l'entreprise pour une période déterminée (congé parental, service
national volontaire).
128
Menu Bases
La fenêtre Historique des entrées et sorties du salarié
Au fur et à mesure des entrées et sorties du salarié, les périodes de présence dans
l'entreprise sont conservées en mémoire. Vous pouvez les consulter à tout moment par le
bouton [Historique].
A ce stade, vous pourrez compléter la liste en indiquant la raison de sortie du salarié.
Effectif
* En mise à jour de votre dossier, l’application vérifie le contrat de travail, le type de
contrat DADS et la présence du salarié. Et si le salarié est concerné par l'effectif
Fillon, l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif Fillon est cochée par
défaut et le mode de calcul est renseigné automatiquement.
1. Cochez l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif FILLON pour les
salariés présents à inclure dans l'effectif Fillon.
2. Choisissez dans la liste déroulante le mode de calcul pour le salarié. Vous avez le
choix entre :
• Salariés comptant pour 1 : un salarié est égal à une unité.
• Calcul au prorata du temps de présence : il y a un prorata des heures travaillées (HTRAV)
et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
• Calcul au prorata de la durée du travail : il y a un prorata des heures normales (HMOIS) et
des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
Onglet Salaires : éléments de la paye
Dans cet onglet, sont définies les informations nécessaires au calcul du salaire à
proprement dit.
La première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié. Si
plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle est
rattaché le salarié. Voir La fiche Convention collective, page 223.
Choisissez le Type de paye utilisé en cliquant sur le triangle de sélection. Les éléments
utilisés dans le calcul du salaire (généralement des variables) sont rappelés dans les deux
zones suivantes dont les libellés se modifient selon le type de paye.
Voir La fiche Variable, page 177.
• Mensuel
Le salarié est mensualisé. Il effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans
la société (défini dans les paramètres société), en règle générale 151,67 h/mois.
Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE.
• Horaire
Le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre. Son salaire est
calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois).
129
Menu Bases
• Temps partiel
Le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société mais
identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond à la valeur de la variable
SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois.
• Paye par points
Dans ce cas le salarié est payé aux points.
Son salaire est calculé selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS
• Autre
Lorsque aucune option ne convient au salarié, choisissez Autre.
Son salaire est calculé selon la formule : SALBASE X HMOIS.
Selon les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent
pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/
S.M.I.C. est cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., le logiciel
recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C.
Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la
cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante :
* L'option Assiette minimale égale au S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches
des cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle.
3. L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut et permet de vous avertir, lors de
la création de bulletin, que le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, si c’est le
cas.
Décochez cette option pour les salariés ayant un contrat ne nécessitant pas ce test
(contrat d'apprentissage, stage, etc.).
* Le salaire de base sert de référence pour le calcul. Si dans le salaire de base viennent
s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure
dans le test (case Éléments du SMIC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Le logiciel
compare les éléments de la convention collective au salaire de base plus ou moins les
rubriques à prendre en compte.
4. Pour autoriser ce test, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Vous serez alors averti lors de la création de bulletin si le salaire est en dessous de la
valeur du SMC.
* Pour inclure des rubriques dans le test du SMC, l’option Éléments du SMC doit être
cochée dans l'onglet Prise en compte.
Taux horaire S.M.I.C. × Nombre d'heures effectuées.
130
Menu Bases
Les éléments de la convention collective sont à renseigner manuellement à partir du
menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Si le salarié n'est pas à temps complet, le test sera réalisé au prorata TEMPORIS sur la
base salariale SBASE (heure normale).
Pour les types de paie par points et autre, le test est réalisé sur le nombre d'heures
mensuel : HMOIS, qui est à renseigner.
5. La zone Emplois multiples vous permet de déterminer si le salarié occupe des emplois
multiples au sein de l'entreprise. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste
déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
6. Sélectionnez alors la Nature de contrat correspondant à l'emploi (ou aux emplois)
occupé(s). Et, indiquez l’Intitulé du contrat s’il s’agit d’un contrat aidé.
7. La zone Employeurs multiples vous permet de déterminer si le salarié dépend d'un ou
plusieurs employeurs. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante.
Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
Exemple
Si le salarié travaille dans plusieurs établissements et que la régularisation se fait avec la
paye Ciel, sélectionnez dans la liste déroulante Employeurs Multiple.
8. Saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'autre(s) employeur(s).
Pour les salariés concernés, définissez le taux ou le montant d'Abattement pour frais
professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez.
Exemple
Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de
base dans la limite de 304,90 €.
Onglet Congés/DIF
Cet onglet permet de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés
payés, les congés RTT et le repos compensateur et de gérer le Droit Individuel à la formation
(DIF) de chacun des salariés.
Congés payés
Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones
permettant le calcul des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la
période précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié.
131
Menu Bases
Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires
versés utilisés comme base de calcul des congés payés) tant pour la période de référence
N-1 que pour la période en cours N.
Ces valeurs seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l'établissement
des bulletins et de la prise de congés par le salarié.
Lorsque vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont
mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, dans l'onglet Paramètres
paye 1 dans paramètres dossier, elles sont ajoutées aux valeurs de N-1.
L'option Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le
récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la période de référence
sera imprimé sur les bulletins de paye.
Congés RTT
Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de congés RTT, cochez la case Droit aux
congés RTT.
1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que
pour celle en cours N. Au fur et à mesure de l'établissement des bulletins de paye et
de la prise de congés RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à
jour par l’application.
Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue :
• Les salariés dont le travail est modulé, c'est-à-dire toujours géré en heures mais avec
des périodes d'adaptation, liées aux fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle
ici d'annualisation du temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT
qui seront calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le
132
Menu Bases
décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement.
2. Une fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis
dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire.
• Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours uniquement,
Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT,
à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres 3
du dossier.
* L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans les
paramètres du dossier (commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle
est cochée par défaut à la création de la fiche salarié.
L Reportez-vous à l’aide Infopaye, rubrique «La gestion des 35 heures» pour consulter le
dossier complet sur les 35 heures.
Repos compensateur
De la même manière que pour les congés payés, à la mise en place du dossier, vous
indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour de la période précédent le
premier bulletin à établir au salarié. Ces valeurs sont mises à jour par le logiciel au fur et
mesure de l'établissement des bulletins et du repos pris.
* Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures et non en jours.
Droit au DIF
1. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté
dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois
en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables
effectués dans les paramètres société.
* Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement
renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient
correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
133
Menu Bases
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans
les autres zones.
Onglet Banque
Si le salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer
automatiquement les ordres de virement à la banque de la société, les Coordonnées
bancaires du salarié doivent être précisément saisies d'après le relevé d'identité bancaire
de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des informations, lors du
transfert à votre banque.
1. Dans l'onglet Banque, sélectionnez le Type d’identification bancaire : RIB ou IBAN. Le
type détermine la norme à laquelle les virements des salaires seront effectués : norme
SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque.
3. Saisissez le Nom de la banque.
4. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN.
Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoirement.
Le code IBAN est l’identifiant international du compte.
5. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le code Banque, code Guichet, numéro de
Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement.
6. Indiquez le Titulaire du compte.
7. Choisissez le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés (virement, chèque ou
espèces).
8. Indiquez également le nom de l'Organisme payeur de la société.
Voir Banques, page 214.
Onglet Variables
Toutes les variables définies par la commande VARIABLES du menu BASES comme étant
Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié.
Voir Variables, page 177.
Selon le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour
calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes.
Attention
L'onglet Variables n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais
uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante.
134
Menu Bases
Exemple
Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR
TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS.
* La valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée par la commande
SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS (quand elle est propre au salarié) ou directement dans le
bulletin de paye du salarié.
Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans la fiche Salarié.
Onglet DADS
Paramétrer les données nécessaires à la DADS
Si vous souhaitez générer, en janvier, une DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel,
certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises
lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel.
Pour préparer la D.A.D.S. :
1. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à
domicile, saisonnier, etc.
2. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant
aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, etc.
3. Indiquez le statut Conventionnel du salarié (statut au titre de la convention collective)
ainsi que son statut catégoriel Agirc-Arrco (cadre, non-cadre, extension cadre pour
retraite complémentaire ).
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone puis sélectionnez
l'élément de votre choix dans les listes proposées.
4. Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut
professionnel du salarié.
* Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes :
• Secteur privé,
• Secteur public.
5. Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré.
A l’inverse, choisissez Pas d’exonération.
Même si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, ce que vous déclarez au
niveau des paramètres du dossier et de la fiche de l'établissement concerné, certains
salariés peuvent en être exonérés.
6. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les
salaires, vous devez les déclarer exonérés. Pour cela, cochez la zone Exonéré de la taxe
135
Menu Bases
sur les salaires.
Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne
seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due.
7. Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option
Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter
un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit
apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier.
8. La zone Travailleur doit être renseignée pour préciser s'il s'agit d'un travailleur résidant
dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger.
9. Dans la zone Code Régime de base obligatoire précisez le régime de Base obligatoire.
Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général.
Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de
Base maladie, Base AT, Base Vieillesse.
10.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime
complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie.
11.Validez la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Ok].
Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salarié, les informations seront enregistrées
et mémorisées pour la DADS-U. Vous pourrez les consulter dans l'historique.
* Certaines informations liées à un événement du salarié ou à une situation particulière
ne sont pas automatiquement enregistrées et mémorisées par votre logiciel de paye.
Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel événement.
Enregistrer manuellement un nouvel événement
1. Pour enregistrer un événement (en prévision de la DADS-U), cliquez sur le bouton
[Nouvel événement] de la fiche salarié, onglet DADS.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le motif entraînant la création d'un nouvel événement
puis cliquez sur le bouton [Ok].
* Les motifs sont classés selon les catégories suivantes :
• Cas général
• Spécifiques BTP
• Secteur public
• Situation particulière
• Evénements IP
3. Saisissez ou sélectionnez à l'aide du calendrier la date de début et au besoin la date de
fin de l’événement.
136
Menu Bases
Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez.
4. Validez le nouvel événement en cliquant sur le bouton [Ok].
* Vous pouvez consulter la liste des événements :
• en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salarié,
• ou en cliquant sur l'onglet Evénements salariés, lorsque vous activez la commande
SALARIÉS du menu BASES.
Consulter l’historique des informations mémorisées pour la DADS
Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U, certaines informations relatives au salarié
sont enregistrées et mémorisées dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de
l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations.
Vous pouvez à partir de la fenêtre Historique créer, modifier ou supprimer un événement.
• Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre Historique.
Onglet IP
Cet onglet permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et
d’assurance.
* Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de
mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande
CAISSES).
1. Pour affecter un contrat à un salarié, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Le logiciel affiche la fenêtre Contrat IP.
2. Dans la zone Code contrat, cliquez sur le bouton afin d’afficher les contrats enregistrés
dans vos caisses.
137
Menu Bases
* Il est impossible d’affecter plusieurs fois un même contrat à un salarié. C’est
pourquoi, seuls les contrats qui n’ont pas été associés au salarié sont affichés.
3. Choisissez le contrat auquel le salarié est rattaché.
La Référence, le Libellé, l’Option retenue et le Code population sont renseignés
automatiquement par les informations figurant dans le contrat.
4. Dans la zone Ayants droit, saisissez le nombre d’enfants, d’adultes ou des autres personnes
affiliés au contrat du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le contrat est alors présent dans la liste.
6. Répétez l’opération à l’identique pour ajouter d’autres contrats.
• Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat.
• Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat.
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Menu Bases
Onglet Divers
Fenêtre dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment
Fenêtre dans Paye
Ciel Quantum
139
Menu Bases
Paramétrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilité
Pour réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité, contrôlez
les comptes de comptabilité générale, proposés, par défaut, dans l'onglet Divers de la
fiche Salarié et modifiez-les si besoin
• Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par défaut) dans lequel s'impute le
salaire brut.
• Le Compte à payer : compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel s'impute le
montant du salaire versé correspondant au Net à payer.
* Les comptes sont saisis sans espace ni caractère accentué ni ponctuation.
Voir Journal comptable, page 320.
Visite médicale
Vous pouvez aussi renseigner les informations concernant la visite médicale, devant être
obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et par la suite,
au moins une fois par an.
1. Indiquez la Date de la dernière visite médicale.
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
2. Sélectionnez si le salarié est Apte ou Inapte. Lorsque le salarié est inapte, sélectionnez
alors si le salarié est Reclassé ou non.
3. Indiquez la date prévue de la prochaine visite médicale ainsi que l'heure du rendezvous.
Observations
La zone Observations permet de saisir librement du texte.
La ponctuation du texte dans cette zone peut être modifiée par le menu UTILITAIRES,
commande PRÉFÉRENCES - onglet Polices.
140
Menu Bases
Onglet Formalités
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
Cet onglet permet de constituer une liste de vérification portant sur les formalités liées à
l'embauche ou au départ d'un salarié. Vous pouvez ajouter, classer ou supprimer des
formalités enfin pointer les formalités qui ont été exécutées.
* Les formalités d'embauche et de départ fonctionnent à l'identique.
Ajouter une formalité
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel vous propose les formalités qui n'ont pas
encore été affectées au salarié.
2. Sélectionnez la ou les formalités à insérer et cliquez sur le bouton [OK].
Créer une formalité
Vous pouvez ajouter une formalité tout en procédant à sa création.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Vous accédez alors à la fenêtre de création d'une formalité. Pour plus de détails,
reportez-vous au paragraphe “Créer une formalité”, page 221.
3. A la fin de la création, vous revenez sur la liste des formalités non affectées. Sélectionnez
celle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton [OK].
141
Menu Bases
Supprimer une formalité
1. Sélectionnez la formalité à ne pas faire apparaître dans la fiche du salarié.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Classer les formalités
Vous pouvez organiser les formalités dans la liste des vérifications selon leur niveau
d'importance.
1. Sélectionnez la formalité à déplacer.
2. Utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour changer la position de la formalité.
Pointer les formalités
Lorsqu'une formalité est réalisée, cochez la case située devant son nom.
Ainsi, vous pouvez distinguer les formalités qui ont été réalisées de celles qui restent à
faire. Et, il est plus facile de suivre les différentes étapes d'une embauche ou d'un départ.
* Vous avez la possibilité de faire des recherches multi-critères sur les salariés en
fonction des formalités réalisées ou pas.
Dupliquer une fiche salarié
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les données, ce qui
s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les
informations propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton .
* La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
142
Menu Bases
Les éditions administratives relatives aux salariés
Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs.
Certains de ces documents sont au format .pdf (Attestation de salaire, Accident du
travail, Attestation Pôle emploi et D.U.E).
Attestation Pôle emploi (Assedic)
) Menu EDITION (liste des salariés affichée) - ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Lorsqu'un salarié quitte définitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de
travail auprès de Pôle emploi (anciennement Assedic) afin de faire valoir ses droits aux
allocations chômage. En général, l'employeur remet cette attestation au salarié en même
temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de
travail.
* Les pouvoirs publics ont rendu obligatoire de délivrer l’attestation Pôle emploi
(ASSEDIC) au salarié et d’en transmettre en même temps un exemplaire de celle-ci à
Pôle emploi.
(Décret n° 2006-390 du 30 mars 2006, paru au JO du 1er avril).
Contrôles et paramétrages préalables
Avant d'éditer l'Attestation Pôle emploi, prenez soin de vérifier les éléments suivants :
• cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du pré-
compte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans
l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ;
• salariés : vérifiez que les données concernant le salarié sont renseignées, à savoir les
Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Numéro de matricule, etc. ;
• établissement : de la même manière, vérifiez que les données de l'établissement sont
correctes, à savoir le Nom de la société, Adresse, Téléphone, Code NAF, Numéro de
SIRET, etc.
Attention !
Pour consulter ces documents, l'application Adobe Reader© doit être installée sur
votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CDRom
d'installation, son installation étant nécessaire pour la consultation du guide de
référence électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre
ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel de paye Ciel et suivez
les indications fournies à l'écran.
143
Menu Bases
Editer l'attestation Pôle emploi (ASSEDIC)
1. Pour éditer ce document, sélectionnez le salarié concerné puis activez la commande
ATTESTATION PÔLE EMPLOI du sous menu DOCUMENTS ADMINISTRATIFS du menu EDITIONS.
2. Indiquez la Date du dernier jour travaillé et payé du salarié. Le numéro d’ordre utilisé
s’affiche automatiquement.
3. Pour obtenir plus d’informations sur la manière de remplir l’attestation Pôle emploi,
cliquez sur le bouton [Notice].
4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Le document administratif s’affiche au format pdf.
Il précise notamment la période d'emploi du salarié, le montant des salaires des 12 mois
civils qui précède le dernier jour travaillé et payé.
Compléter puis imprimer l'attestation
Certaines zones doivent être directement saisies sur l'état.
Une fois les zones renseignées, vous lancez l'impression de l'attestation.
Attention !
Pour visualiser l’attestation Pôle emploi (anciennement ASSEDIC), l’application
Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur.
144
Menu Bases
Attestation de salaire
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE MALADIE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou
paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités
journalières auprès de la Sécurité Sociale.
1. Précisez en cliquant sur le triangle de sélection la cause de l'arrêt de travail (maladie,
maternité ou paternité).
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Saisissez la période de l'absence du salarié en complétant les zones Date du dernier jour
de travail et Date de reprise du travail.
4. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu
durant son absence. L'employeur peut faire une demande de subrogation. La Sécurité
Sociale verse directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas,
les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié.
5. Indiquez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration.
145
Menu Bases
6. Le document apparaît à l'écran. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent
sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus qu'à
l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe.
Accident du travail
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE ACCIDENT
Cette commande vous permet de générer automatiquement l'attestation de salaire qui
doit être produite lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle.
1. Précisez les coordonnées du médecin du travail.
2. Donnez les renseignements concernant l'arrêt de travail ; motif de l'arrêt (accident du
travail ou maladie professionnelle), Date de l'accident de travail ou de la maladie professionnelle)
ainsi que la Date du dernier jour de travail et la Date de reprise.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, l'employeur peut faire une demande de
subrogation. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur la paye du
salarié (l'employeur lui verse l'intégralité de son salaire) et les indemnités sont versées
directement sur le compte de l'employeur par la Sécurité Sociale.
3. Précisez la Période d'indemnisation, le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel)
ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
* Les coordonnées bancaires que vous avez saisies par la commande BANQUES du menu
DOSSIER sont reprises par défaut.
4. Indiquez, dans la partie Signataire, les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la
déclaration. Il peut s'agir d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc.
5. Cliquez sur [Ok].
Le document est créé d'après les renseignements saisis dans le logiciel et dans la fenêtre
de paramétrage. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce
document y figurent bien. Complétez-le éventuellement puis imprimez-le.
D.U.E.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - commande D.U.E. (EDI, PAPIER OU INTERNET)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ;
c'est ce que l'on appelle la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer
avant l'embauche définitive du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule
déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. C'est l'URSSAF qui
146
Menu Bases
se charge de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui
l'intéressent.
S’il s’agit d’une DUE Papier
1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de
l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option
Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales.
2. Indiquez également les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que
l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document est créé d'après les renseignements saisis
dans la fiche salarié et dans les paramètres de la société.
4. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent
bien. Complétez-le éventuellement (vous devez par exemple saisir l'heure prévisionnelle
d'embauche) puis imprimez-le.
S’il s’agit d’une DUE EDI
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf
peut contacter dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé-
rencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez
alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. Une fois les zones
correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
* La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Accéder directement à Microsoft Word®
) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD
Tout départ de l'entreprise d'un salarié implique un certain nombre de formalités à
effectuer de la part de l'employeur.
Cet assistant vous aide à réaliser les documents obligatoires à remettre à tout salarié qui
quitte une entreprise, à savoir :
• son dernier bulletin de paye,
• son certificat de travail,
• son solde de tout compte,
• une attestation Pôle emploi agréée (anciennement Assedic).
1. Dans la fenêtre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salarié il s'agit ; cliquez pour
cela sur le bouton Liste pour le sélectionner.
2. Précisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l’entreprise.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
3. Cochez les opérations administratives liées au départ du salarié que vous souhaitez
réaliser.
* Les options suivantes sont cochées par défaut :
- Réalisation du dernier bulletin de salaire,
- Rédaction du certificat de travail,
- Délivrance de l'attestation Pôle emploi.
4. Cliquez sur [Ok].
Les éléments que vous avez choisis vous seront présentés à l'écran les uns après les
autres ; ainsi la sortie du salarié de l'entreprise est effectuée simplement et rapidement.
5. L'étape 2 de l'assistant de sortie s'affiche.
Cette étape vous permet d'insérer ou de supprimer une rubrique du bulletin.
* Si vous avez coché l'option Elément lié à la sortie du salarié dans l'onglet Prise en compte
de la rubrique, cette rubrique associée au départ du salarié s'affichera
automatiquement dans cette fenêtre.
Insérer une rubrique
1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la liste des rubriques qui s'affiche, sélectionnez la rubrique à insérer puis cliquez
sur le bouton [Ok].
157
Menu Bases
Supprimer une rubrique
1. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression.
Cliquez sur [Oui] si c'est le cas.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider.
A propos de l'Attestation Pôle emploi (Assedic)...
Le dernier bulletin du salarié doit être créé et validé pour que l'Attestation Pôle emploi
puisse être délivrée avec des données exactes. Pour vous aider à accomplir correctement
cette démarche administrative particulière deux éléments de contrôle vous sont proposés
:
• d'abord, dans la fenêtre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Délivrance de l'attestation
Pôle emploi n'est accessible que si vous avez coché au préalable la case Réalisation
du dernier bulletin,
• par la suite, une fois le dernier bulletin créé, un message vous propose de le valider
pour que votre attestation soit correcte.
158
Menu Bases
Profils
) Menu BASES - commande PROFILS
Cette commande qui reprend le principe d’un plan de paye préparatoire vous permet
d’effectuer rapidement la mise à jour des variables salariés lorsque vous préparez la paye
du mois.
Vous l’utiliserez plus particulièrement si les salaires se composent de primes et
indemnités variant d’un mois à l’autre (primes, indemnités, horaires, tickets restaurant,
etc.).
A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salarié en double-cliquant sur la ligne du
salarié concerné.
* Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) vous devez renseigner, avant de
créer les bulletins de paye, les variables salariés pour que le calcul et la mise à jour du
DIF s'effectuent correctement.
Modifier la présentation du tableau de saisie des variables
1. Dans la fenêtre Saisie des variables salariés, activez le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL
(clic droit) et choisissez la commande PROPRIÉTÉS.
Vous accédez à la liste des formats proposés. Les formats sont des modèles d'affichage de
la liste.
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Menu Gestion des bulletins
Exemple
Vous pouvez créer un format pour le service commercial, les commerciaux étant payés
par rapport au chiffre d'affaires et un pour le service administratif dont le salaire est fixe.
Dans chacun de ces formats, vous choisissez les variables salariés nécessaires. Ensuite,
vous pourrez exporter les données par service.
Vous allez en premier créer le format puis y définir les variables à afficher.
Créer un format
Le modèle de présentation que vous allez créer sera réutilisable.
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] ou sur le bouton [Dupliquer] si vous voulez vous
baser sur un format existant.
2. Saisissez le nom du format et cliquez sur le bouton [OK].
Définir les variables à afficher
Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à personnaliser et cliquez sur le
bouton .
Le fenêtre de paramétrage des colonnes s'ouvre. Toutes les variables pouvant figurer
dans la liste sont présentées à gauche de la fenêtre. Et, à droite, vous avez les variables
qui sont visibles dans la liste.
1. Sélectionnez dans la Liste des variables saisissables celles que vous voulez afficher.
Pour sélectionner plusieurs variables en une seule fois, appuyez sur la touche