Location-Immobiliere-5 - EBP - Manuels Utilisateurs

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ManuEL - EBP

 

Manuels Utilisateurs et documentation EBP :

 

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EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP

Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

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Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP

Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP

toutsavoirlignepme.pdf-EBP

EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

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© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ● Chapitre I - Install ation et Prise en main ● Chapitre II - Gestion LOCAT IVE ● Chapitre III - Gestion des charge s ● Chapitre IV - comptabili té, trésorerie , tva et D.R.F. ● Chapitre V - Manipulation des données ● Annexe - Liste des docume nts éditable s Comme nt utili ser ce manuel ? Félici tations ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’) Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 ► Matériel et applications recommandés B / Install ation 6 ► Installer / désinstaller le logiciel C / Interface 9 ► Présentation de l’interface Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Re nseig neme nt des formulaires de bases 26 ► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... B / gEST ION des loyers 51 ► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paramètres avancés 76 ► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre III - Gestion des charges 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 ► Saisir une charge et règler le fournisseur B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 ► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 ► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices B / Gestion de la trésorerie 111 ► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / Décl aration de tva 113 ► Déclaration des montants de TVA réglés D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 ► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 ► Sauvegarder ses données sur différents supports B / Re stauration des données de sauveg arde 120 ► Restaurer une sauvegarde C / Suppression des données de démonstration 120 ► Remettre à zéro les données du logiciel D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 ► Optimiser le fonctionnement du logiciel E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabili té 121 ► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité Annexe - liste des documents éditables 122 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 B / Install ation 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / Interface 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ● Fonction de tri croissant / décroissant 10 ● Personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ● Afficher le volet d’Aide 12 ● L’Assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ● Liste générale des modules 16 ● Liste détaillée du module base 17 ● Liste détaillée du module loyers 18 ● Liste détaillée du module charges 19 ● Liste détaillée du module trésorerie 20 ● Liste détaillée du module comptabilité 20 ● Liste détaillée du module fiscalité 21 ● Liste détaillée du module tva 21 ● Liste détaillée du module analyse 21 ● Liste détaillée du module outils 22 ● Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapitre I - installation et prise en main Configuration minimale requise : Processeur : Intel Pentium III Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo Navigateur : Internet Explorer Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word Résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo Navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel Résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les Déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances, etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. A / Pré-requis Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le CD-RO M dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’Assistant d’installation. B / Install ation 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur Suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur Suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système et cliquer sur Suivant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur Terminer pour clôre l’installation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Pour désinstaller votre logiciel : ● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration ● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes ● Sélectionner le programme dans la liste ● Cliquer sur Supprimer. ● Redémarrer votre ordinateur. 8 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Interface 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • Redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. Pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 Rétablir l’affichage original des colonnes. 5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 Pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PD F pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide 12 • Afficher le volet d’Aide © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’Assistant Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’Assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu Outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : Assistant Tableau de bord tâche effectuée tâche en cours © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant. 1 Accès aux rubriques du Tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le Tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le Journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique Tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique Alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «Tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). Une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écritures dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outil s (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. 16 ● Liste générale des modules © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module base Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des AP L et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module charges Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écriture dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module fiscalité Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). ● Liste détaillée du module tva Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 Rapports de gestion locative (général ou détaillé). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste du module outils Module outil s (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ● Liste détaillée du module documents Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. 22 Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Renseignement des formulaires de base 26 1 - Propriétaire 26 ● Création d’un Propriétaire 26 ● Manipulation des données saisies 28 ● Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ● Création d’un immeuble 29 ● Manipulation des données saisies 30 ● Visualisation des lots d’immeubles 30 ● Singularisation des lots d’immeubles 31 ● Ajout d’un lot dans un immeuble 32 ● Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ● Création d’un lot isolé 33 ● Manipulation des données saisies 34 ● Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ● Création d’une fiche locataire 35 ● Manipulation des données saisies 36 ● Suppression d’une fiche locataire 37 ● Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ● Création d’une fiche fournisseur 39 ● Manipulation des données saisies 39 ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ● Création d’une banque du propriétaire 41 ● Manipulation des données saisies 41 ● Imprimer la liste des Banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43 ● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44 ● Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable 45 ● Imprimer le Plan comptable 46 9 - Tables annexes 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 B / gESTION des loyers 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ● Règle générale 51 ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ● Encaissement 53 ● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ● Compenser un dépôt de Garantie 54 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ● Calcul de l’appel de loyer 57 ● Paramètres de génération des loyers 58 ● Modifier un appel de loyer 59 ● Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ● Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ● Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ● Imprimer une quittance lettrée 68 ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ● Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ● Consultation des écritures 72 ● Lettrage des écritures 73 ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètres avancés 76 1 - Gestion des APL 76 ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L 77 ● Consultation des encaissements 78 ● Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ● Données requises 80 ● Générer un appel de loyer avec révision 81 ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ● Clôre le bail du locataire sortant 83 ● Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87 ● Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Re nseig neme nt des formulaires de bases Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - Propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - Banque 1 - Propriétaire ● Création d’un Propriétaire Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ● Onglet Société Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, SCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de factures. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ● Onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ● Imprimer la liste des Propriétaires Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 28 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. Notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée à posteriori Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ● Onglet Informations complémentaires Onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ● Manipulation des données saisies : ● Visualisation des lots d’immeubles créés Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail. 30 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier. ● Onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble. 31 ● Onglet Tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. Pour plus d’informations, se reporter au Chapitre III - Gestion des charge s © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ● Ajout d’un lot dans un immeuble ● Onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ● Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ● Création d’un lot isolé ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ● Onglet Tantièmes Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer. Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ● Manipulation des données saisies : 34 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu des champs Titre de correspondance, Nom et Prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ● Création d’une fiche locataire ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 2 3 5 4 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-àdire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’AP L perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ● Manipulation des données saisies : 36 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Suppression d’une fiche locataire ● Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée Historique des mouvements 38 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ● Création d’une fiche fournisseur Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ● Manipulation des données saisies : 39 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque Dans la fenêtre Banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ● Manipulation des données saisies : Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. Notes : • La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ● Création d’une banque de propriétaire 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des banques Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux. ● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer Dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN 2006 pour Report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 Sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par Propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par Propriétaires / Banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CAF/AP L. 44 Liste de sélection par Propriétaires / Locataires. ● Imprimer la liste des soldes initiaux Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le propriétaire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. Pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. Plan comptable à la création d’un propriétaire Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis) Suppression du Plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer le Plan comptable Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’ • Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘Type de mouvement’ • Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’ • Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’ • TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles ● Présentation générale 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Code / Charges ● Table Codes / Civilités ● Table Codes / Règlements Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce Type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner NON DEDU CTIBLE. Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement), cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé et le libellé. Notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Codes / Regroupements ● Table Codes / Revenus ● Table Codes / Journaux ● Table Codes / Compteurs Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Note Il est déconseillé de modifier la table des Regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans la liste Regr. Déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir NON DECLAR E) Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé du nouveau journal. Note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Indices / Construction ● Table Indices / Référence des Loyers ● Table Indices / Coût de la vie ● Table Taux / Fiscaux ● Table Taux / TVA Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / GEST ION DES LOY ERS 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. Sous-onglet Propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire Sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, Propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) Sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ● Règle générale ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 Options propres au module Loyers Options identiques à celles du module Base © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 Date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ● Encaissement 52 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Rembourser. Notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA , AB , AC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 Notes Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. Sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ● Calcul de l’appel de loyer Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. Sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton Nouvel appel. 1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ● Paramètres de génération des loyers Paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet Révision). Notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Modifier un appel de loyer Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer. 1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 Postes supplémentaires du loyer 6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 Notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée Appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ● Edition d’un appel de loyer Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. Deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher Tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTR L enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 Sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 Sélection du format d’impression. 3 Ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 Appel de loyer pleine page © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) Pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTR L et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ● Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer les encaissements / remboursements Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Journal des encaissements (pour un locataire en particulier) Reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTR L et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ● Imprimer une quittance lettrée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTR L) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complétent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des quittances de loyers Journal des quittances (version détaillée) Quittance 1/3 de page Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTR L vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des AP L. ● Consultation des écritures Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ● Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTR L permet d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de Rappel pour loyer impayé 74 Tableau récapitulatif du compte locatif © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / PARA MÈTR ES AVAN CÉS Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des AP L opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - AP L = Somme dûe par le locataire. Le montant de l’AP L auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base / Locataire, onglet Bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’AP L et opère automatiquement la soustraction. ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société S’agissant d’un locataire bénéficiaire des AP L, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CAF-AP L puis Encaisser AP L) ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des AP L via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des AP L. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des AP L. 2nd étape L’encaissement du versement de la CAF s’effectue depuis le Module Loyers / Appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CAF-AP L’ et ‘Encaisser AP L’. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / Historique. ● Consultation des encaissements ● Fonction de compensation Lorsque le montant de l’AP L versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’AP L afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. Ne pas oublier de rétablir le montant des AP L perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-AP L. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-AP L) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CAF. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. Dans l’exemple ci-dessus : • l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF • le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 Saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 Année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 Année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ● Données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module Base / Annexe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel). ● Générer un appel de loyer avec révision ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer Tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ● Clôre le bail du locataire sortant Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. Se rendre dans le Module Base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet Bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ● Masquer les locataires sortis © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ● Premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case Recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. Début de bail : le bail débute en cours de mois. Règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de Bail Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire). Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non) Se rendre dans le Module Loyers / Alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 Dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ● Imprimer un courrier de relance © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le Document à visualiser • cliquer sur le bouton Document Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre III - GESTION DES CHARGES 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ● 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ● Calculer la régularisation des charges 96 ● Régulariser les charges 99 C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ● La répartition par compteur 100 ● Paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ● 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base / Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. Notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. Dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - Rdc droite : 10 - Rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. Deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ● 1ère étape : création de la Grille de répartition Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble. Sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton Ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le libellé de la Grille (exemple GENERA L) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). Note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : affectation des quotes-parts Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton Tantièmes Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (Rdc droite dans notre exemple). Par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 Afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge IMPORTANT ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. Pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. Recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECART indique 0). Cliquer sur le bouton Répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module Base / Lot via le bouton Tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner la facture à répartir. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. IMPORTANT ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la répartition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ● Calculer la régularisation des charges Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. Dans le Module Loyers / Régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. Saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘Régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘Détail des charges’... Appel de régularisation des charges 98 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ● Régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. Pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. Pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation Journal des régularisations 99 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ● Paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ● La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. LOT 1 : Locataire avec compteur particulier LOT 2 : Locataire avec compteur particulier LOT 3 : Locataire avec compteur particulier LOT 4 : Locataire avec compteur particulier LOT 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € Propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ● 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot. 3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés. 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail. 4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton Nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le Type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. Recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs IMPORTANT ! Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés. 3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenêtre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur Ouvrir pour accéder au détail. Sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. 104 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton Nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le Type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenêtre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre Répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ Type • choisir la nature du compteur (EAU dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 B / Gestion de la trésorerie 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / Décl aration de tVA 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ● Régime réel 113 ● Régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ● Choix du régime de TVA 114 ● TVA déductible 114 ● TVA collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Gestion de la Comptabili té Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complétée via le Module Base / Annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou Revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture. Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs Journal, Date, le nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 Une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. Sélectionner le N° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable) • reporter les A NOU VEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) Avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) Pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces B / Gestion de la Trésorerie Le Module Trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts Pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton Préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. Notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements 111 Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module Trésorerie / Historique. L’affichage : • s’organise par Banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher : • cliquer sur le bouton Rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts. Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies Notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir échéances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton Réviser taux) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / Décl aration de TVA ● Régime réel Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € Service fiscaux facture règlement facture FACTUR E 100 € dont 19,6 € TVA LOY ER 500 € dont 98 € TVA appel règlement loyer ● Régime réel simplifié (tva collectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ● Choix du régime de TVA ● TVA déductible La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux. ● TVA collectée La TVA collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / Appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à TVA la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA / CRL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié Note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’ • Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de TVA déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • TVA collectée • TVA déductible • arrondi • règlement TVA Cliquer sur le bouton Régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de TVA s’effectuera ultérieurement via le Module TVA / Déclaration TVA : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible. Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA. 116 Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PD F (nécessite l’application Adobe Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module DR F est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module DR F (exemple 2006) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 B / Re stauration des données de sauveg arde 120 C / suppression des données de démonstration 120 D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 A / SAU VEGARD E des données La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture” du menu Outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip. Par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un CDR om ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / restauration des données de sauveg arde La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Restaurer’. Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données se situent dans un emplacement différent, dérouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir. 120 C / Suppression des données de démonstration Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RA Z de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de démonstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé DEMO.zip peut être restauré. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Compression des table s et mi se à jour de la structure E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 Deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. Annexe - liste des documents éditables 122 ● DO CUMENTS RECAP ITU LAT IFS ISSUS DU MODU LE ANA LYS E Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CTR L + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des AP L • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire Base / Locataire ou Loyers / Départ Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) Historique des mouvements Base / Locataire ou Loyers / Départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie, EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN ), Banque (BQ ), Opérations diverses (OD ) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle, Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des Associés Base / Associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en SCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux AP L du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. Journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’AP L et la TVA Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période Journal des encaissements AP L Loyer / Encaissement (sous-onglet CAF-AP L) Impression de la liste des encaissements d’AP L. Ce document indique : • les appels et encaissements d’AP L • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des quittances Loyers / Quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’AP L et de TVA • la somme du montant de toutes les quittances Journal détaillé des quittances Loyers / Quittance Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Historique (= historique compte lcatif) Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage Situation du compte Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) Historique Compte AP L Loyers / Historique Impression de la liste des montants d’AP L versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / Révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) Journal des régularisations de charges Loyers / Régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à régulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée Journal des régularisations planifiées Loyers / Régularisation (Attente Appel) Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). Historique des documents locatifs Loyers / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / Autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (générés via le Module Loyers / Autres revenus) 125 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge Journal des règlements de charges Charges / Règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé Historique Compte fournisseur Charges / Historique ou Charges / Analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements Relevés de compteurs (= Détail de tous les relevés) Charges / Relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates Relevés de compteurs (= Détail du relevé sélectionné) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. Relevés de compteurs (= Relevés à remplir) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. Journal des charges réparties Charges / Répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot Historique des documents fournisseurs Charges / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) Journal des remises en banque Trésorerie / Remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. Historique compte banque Trésorerie / Historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sélectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts Trésorerie / Prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le propriétaire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement Historique des documents Trésorerie Trésorerie / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / Journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition Balance (= Balance générale) Comptabilité / Balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance Débit / Crédit. Edition Balance (= Balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / Balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition Balance (= Balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la TVA Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts Récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des revenus générés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la TVA, ... Récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des charges réglées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. Déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module DR F Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. Toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la DGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module DR F (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. 127 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. TVA à reporter TVA / Déclaration TVA ( sous-onglet A reporter) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter TVA à verser TVA / Déclaration TVA (sous-onglet A verser) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser Journal des paiements de TVA TVA / Paiement TVA Impression des acomptes de TVA versés aux services fiscaux (régime réel simplifié) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu Bail habitation Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Bail commercial Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- commerçant (6 pages), personnalisable. Bail professionnel Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux Base / Locataire ou Loyer / Départ Document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. Domiciliation bancaire Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / Révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) Remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. Avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / Appel ou Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). Reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. Remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). Quittance pleine page Loyers / Quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés Quittance tiers de page Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. Quittance sur pré-imprimé Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. Quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / Quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Rappel (= relance) Loyers / Historique ou Loyers / Alerte Document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. Situation de compte Loyers / Historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. Domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Domiciliation bancaire - Révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / Régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Détail des charges locatives Loyers / Régularisation Document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. Détail des acomptes Loyers / Régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Document identique au précédent mais au format tiers de page. Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé Trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. Attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. Attestation de ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Renouvellement location meublée Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Renouvellement location parking Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). Appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. Relevés de compteurs (= Bordereaux individuels à remplir) Charges / Relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 Aide EBP Devis & Facturation Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site........................................................................................................3 Limitation de garantie.........................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence...................................................................................................................................5 Les pages..........................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation du logiciel..........................................................................................................................7 Installation depuis le CD-ROM EBP.....................................................................................................7 Répertoires d'installation.....................................................................................................................8 Lancement du logiciel..........................................................................................................................8 Code d'activation................................................................................................................................8 Comment obtenir le code d'activation?................................................................................................9 Saisie du code d'activation................................................................................................................9 Guide d'utilisation................................................................................................................................11 Comment commencer ?.....................................................................................................................11 Présentation de l'interface...............................................................................................................11 Comment gérer le Recupel?.............................................................................................................11 Le dossier de démonstration............................................................................................................12 Création d'un nouveau dossier.........................................................................................................12 Saisie des fiches............................................................................................................................13 Tout est prêt !...............................................................................................................................14 Les devis.........................................................................................................................................14 Comment saisir un devis ?..............................................................................................................14 Comment imprimer un devis ?.........................................................................................................15 Comment envoyer un devis par e-mail ?...........................................................................................15 Comment transférer un devis en facture ?.........................................................................................16 Comment relancer les devis?...........................................................................................................16 Les factures.....................................................................................................................................16 Comment créer une facture ?..........................................................................................................16 Comment imprimer une facture ?.....................................................................................................17 Comment régler une facture ?.........................................................................................................17 Comment créer une note de crédit ?.................................................................................................17 Les factures d'acompte......................................................................................................................18 Principe de fonctionnement.............................................................................................................18 La gestion des règlements clients.......................................................................................................19 Comment enregistrer un règlement ?...............................................................................................19 Echéancier et relances clients..........................................................................................................19 Le transfert en comptabilité...............................................................................................................20 Les données à renseigner avant transfert..........................................................................................20 Comment transférer en comptabilité ?..............................................................................................20 Les impressions................................................................................................................................20 Comment personnaliser les documents ?...........................................................................................20 Comment ajouter un logo ?.............................................................................................................21 Les principales impressions.............................................................................................................21 Historiques et statistiques..................................................................................................................21 Comment obtenir un historique des ventes ?.....................................................................................21 Quelles statistiques peut-on obtenir ?...............................................................................................21 L'import / export de fichiers...............................................................................................................21 Comment importer un fichier ?........................................................................................................21 Comment exporter un fichier ?........................................................................................................22 Sauvegarde / restauration.................................................................................................................22 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................22 Comment restaurer ?......................................................................................................................22 Manuel de référence............................................................................................................................23 Caractéristiques générales et ergonomie..............................................................................................23 Menus et barres d'affichage.............................................................................................................23 Les listes.......................................................................................................................................25 Les masques de saisie....................................................................................................................28 Fichier.............................................................................................................................................29 Nouveau.......................................................................................................................................29 Supprimer.....................................................................................................................................31 Données..........................................................................................................................................31 Clients/ Prospects..........................................................................................................................31 Historique clients/prospects.............................................................................................................34 iii Aide Devis & Facturation Fournisseurs..................................................................................................................................35 Contact tiers..................................................................................................................................36 Article...........................................................................................................................................37 Famille article................................................................................................................................40 Unité............................................................................................................................................40 Civilité..........................................................................................................................................40 Barème Recupel.............................................................................................................................40 Famille Client / Prospect.................................................................................................................41 Familles Recupel............................................................................................................................41 Mode de règlement........................................................................................................................41 Banque.........................................................................................................................................42 Code postal...................................................................................................................................42 Régions........................................................................................................................................43 Pays.............................................................................................................................................43 Traitements.....................................................................................................................................43 Documents de vente.......................................................................................................................43 Règlements...................................................................................................................................48 Nouveau règlement........................................................................................................................48 Echéancier....................................................................................................................................49 Transfert en comptabilité................................................................................................................50 Tableau de bord.............................................................................................................................51 Statistiques...................................................................................................................................51 Impressions.....................................................................................................................................52 Les boîtes d'impression...................................................................................................................52 L'aperçu avant impression...............................................................................................................52 Les propriétés des impressions........................................................................................................53 Outils..............................................................................................................................................54 Sauvegarde...................................................................................................................................54 Restauration..................................................................................................................................54 Import..........................................................................................................................................55 Export..........................................................................................................................................56 Maintenance..................................................................................................................................57 Epuration dossier...........................................................................................................................58 Options.........................................................................................................................................58 Internet........................................................................................................................................66 Journal d'événements.....................................................................................................................66 Envie de plus de fonctionnalités ?..........................................................................................................67 Assistance technique............................................................................................................................71 Nous contacter....................................................................................................................................73 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis .rtf qui sera proposé à l'installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice 3 Aide Devis & Facturation dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis & Facturation Pratic. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante: Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits, Espace disque libre : 500 Mo, Imprimante laser ou jet d'encre supportée par Windows, Internet Explorer 6 Les systèmes d'exploitation supportés sont : Windows XP SP2 Windows Vista SP1 * Remarque Windows® XP, Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'installation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation du logiciel Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. L'écran d'accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du logiciel. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Ventes. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 7 Aide Devis & Facturation En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le lancer. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Répertoires d'installation Les répertoires d'installation par défaut d'EBP Devis & Facturation Pratic sont les suivants : Program Files\EBP\Ventes Dans ce sous-repertoire, sont installés tous les fichiers programmes et exécutables. Répertoire partagé par tous les utilisateurs du poste Il s'agit du répertoire C:\Documents and Settings\All users\Application Data\EBP\Ventes Remarque Dans certains cas, la procédure d'installation modifie les droits paramétrés par défaut sous Windows pour ce répertoire partagé. Ils passent en Lecture/écriture pour tous les utilisateurs. Dans ce répertoire, sont stockés votre dossier (la base de donnée au format Microsoft Access), les modèles d'impressions fournis avec le logiciel et ceux que vous personnaliserez, et les fichiers de configuration du logiciel. Cette procédure d"installation vous permet d'utiliser le logiciel quels que soient les droits qui vous ont été alloués sous Windows (que vous soyez administrateur, simple utilisateur, ou utilisateur avec des droits restreints sur votre machine). Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis & Facturation Pratic 2010. Remarque EBP Devis & Facturation Pratic fonctionne sous Windows 2000, XP et Vista. et Dans le cas où vous installez le logiciel sous les environnements 98, NT, ME ou 2000 et vous décidez de migrer vers Windows XP, il n'est pas nécessaire de réinstaller le logiciel. Toutefois, si le compte Utilisateur de Windows que vous utilisez est de type restreint, un message d'avertissement apparaîtra au moment où vous lancerez le logiciel après avoir installé Windows XP. En effet, les bons privilèges devront être remis à jour et seul l'administrateur de la machine est habilité à effectuer cette opération. Pour mettre à jour les privilèges, l'Administrateur devra lancer EBP Devis & Facturation Pratic et activer l'option disponible dans le menu Outils - Maintenance - Mettre à jour les droits du répertoire des données. Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée. Cela signifie qu’il est limité en 40 jours et les impressions porteront la mention Démonstration. 8 Installation Au-delà de cette limite, le logiciel vous affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation? Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Choissisez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'activation vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l'entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier " Licence d’Utilisation" en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le "Licence d’Utilisation" joint avec la boîte du logiciel. Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel... Code d'activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code (ex.: 2008 monoposte). Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant: le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 9 Guide d'utilisation Comment commencer ? Présentation de l'interface EBP Devis & Facturation évolue dans un environnement Windows 2000 ou supérieur. Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien: Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. Une barre de navigation (sur le côté droite de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. Une barre d’état (en bas de l'écran) rappelle le nom de la base ouverte. Une gestion des listes associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie Des boutons identiques dans chaque fenêtre pour enregistrer vos saisies. Comment gérer le Recupel? Depuis juillet 2001, une solution est prévue pour l'obligation de reprise pour les fabricants et importateurs d’appareils électriques et électroniques. L’asbl Recupel a été créée pour organiser la collecte et le recyclage des Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (‘DEEE’) partout en Belgique. Pour ce faire, Recupel collabore étroitement avec les détaillants, les communes, les intercommunales et les entreprises d’économie sociale, ainsi qu’avec des entreprises spécialisées dans le transport et le traitement écologique des appareils. Dans EBP Devis & Facturation Pratic, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes. Définition du Recupel Le montant du Recupel comme intégrer au prix de l'article (dont Recupel). Création du barème Recupel Pour créer le barème, vous avez la possibilité de : saisir les fiches que vous souhaitez, sélectionnez "créer le barème Recupel" lors de la création de dossier, importer le barème. Utilisation du barème Recupel Sur la fiche article Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche Article. Le montant de cette Recupel est TTC. Le prix de vente TTC de l'article contient le montant du Recupel. 11 Aide Devis & Facturation Remarque Si vous souhaitez que le montant du Recupel que vous avez sélectionné soit intégré dans le prix de vente TTC de l'article vous devez modifier manuellement ce prix. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un article dans un document (Devis, Factures, Notes de crédits), le barème du Recupel associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. Vous avez la possibilité de changer ou supprimer ce barème sur chaque ligne article. En pied de chaque document (Devis, Factures, Note de crédit)vous avez le montant total du Recupel inclus dans le Total TTC de la pièce (Dont Recupel...). Impressions A partir de la liste des barèmes et du menu Impression - Données - Barème Recupel, il est possible d'imprimer la liste des barèmes Recupel. Sur tous les modèles d'impression des documents (Devis, Factures,Notes de crédits), lorsque du Recupel est appliqué, une phrase supplémentaire s'imprime après chaque ligne article concernée. Il en va de même en pied de document afin d'indiquer la somme total du Recupel. Par le menu Impressions - Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Société de démonstration0700.emd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité. Cette page s'affichera également à l'ouverture de votre dossier (hormis la première fois que vous le créez, puisqu'aucune donnée n'a été encore saisie dans le dossier) Création d'un nouveau dossier Comment créer un nouveau dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sélectionner directement l'option Ouvrir ma société depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création de dossier. Après la création de votre dossier, cliquez sur Fermer. Les options importantes à renseigner 12 Guide d'utilisation Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..à utiliser si vous le souhaitez. Sauvegarde Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Logo Option non indispensable mais très pratique. Vous insérez l'image du logo de votre société ici, et tous vos documents (devis, factures..) le reprendront automatiquement. Décimales Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. Saisie d'un mot de passe EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de passe. Pour cela, placez-vous dans le menu Outils - Options - Mot de passe. Saisie des fiches Fiches Diverses Toutes les données accessibles par le menu Données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Par exemple, les articles que vous saisirez dans vos documents de vente pourront être automatiquement intégrés dans votre fichier article, et vous pourrez accéder à la fiche pour la compléter. Dans les fiches diverses, vous avez la possibilité de créer : Articles Familles Unités Civilités Modes de règlements Banques Codes postaux Régions Pays 13 Aide Devis & Facturation Remarque A la création du dossier, l'assistant vous propose de créer automatiquement les fiches codes postaux, régions et pays. De même, les principales civilités les plus utilisées sont déjà créées par défaut. Clients et prospects Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation Par le menu Données - Clients /prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remarque Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clique sur l'option Transférer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client dans l'onglet Détail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Fournisseurs EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de créer vos fournisseurs. Pour accéder à la liste des fournisseurs, vous devez vous placer dans le menu Données - Fournisseurs. Pour créer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans l'onglet détail. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos devis, comment les transférer en factures, comment effectuer le suivi des vos clients, enregistrer vos règlements, imprimer et transférer vos données vers la comptabilité. Les devis Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : l'option Nouveau devis depuis la barre de navigation Le menu Traitements - Nouveau devis Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. 14 Guide d'utilisation Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...) La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation du devis. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment imprimer un devis ? EBP Devis & Facturation Pratic vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour vos impressions de devis. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de devis sont entièrement paramétrables (police, couleurs, etc...), via le bouton Editer le modèle, disponible dans toutes les boîtes d'impressions du logiciel. L'impression du devis peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre du devis (à condition que vous ayez déjà enregistré votre devis) Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis. depuis le bouton Imprimer disponible sur la liste des devis. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : 15 Aide Devis & Facturation En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseignée l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. Comment transférer un devis en facture ? Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document. La facture se présente exactement comme le devis. Dans le bouton Complément au bas de la fenêtre, un commentaire indiquera de quel devis est issue cette facture. Remarque Le devis transféré ne sera plus modifiable et son état sera marqué comme "accepté". Comment relancer les devis? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez les critères et le modèle que vous souhaitez et validez. Les factures Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : l'option Nouvelle facture depuis la barre de Navigation Le menu Traitements - Nouvelle facture Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une nouvelle facture apparaît à l'écran. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement, afin de calculer la date d'échéance. 16 Guide d'utilisation Le corps Le corps de la facture est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Vous pouvez aussi saisir une facture d'acompte et son règlement, depuis l'onglet Acomptes. Comment imprimer une facture ? EBP Devis & Facturation vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour l' impression de vos factures. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de factures sont entièrement paramétrables (police, couleurs etc...) L'impression d'une facture peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre de la facture (à condition que vous ayez déjà enregistré votre facture) depuis le Traitements - Factures et le bouton Imprimer depuis le menu Traitements - Documents d'achats - Factures et le bouton Imprimer pour les documents d'achat. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment régler une facture ? Si vous avez rattaché un mode de règlement à votre client, les échéances sont automatiquement calculées. Vous pouvez les consulter à partir de l'onglet Echéances de votre facture. Vous pouvez aussi les modifier ou en ajouter. Vous disposez dans la barre de navigation, du raccourci Nouveau réglement. Cette option vous permet d'enregistrer directement le règlement de votre échéance. Par la suite, vous pouvez, depuis la liste des factures, cliquer sur l'option Règlement de votre barre de navigation, ou encore, vous placer directement dans le menu Traitements - Règlements. Vous arrivez alors dans la saisie d'un nouveau règlement. Comment créer une note de crédit ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. 17 Aide Devis & Facturation Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements - Nouvelle Note de crédit . Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements. Les factures d'acompte Principe de fonctionnement Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué sur les commandes à livrer, les travaux à effectuer ou les services à rendre. Le cas traité dans le logiciel correspond aux acomptes à court terme. Quelle solution vous propose EBP Devis & Facturation Pratic ? Création d’une facture d'acompte A partir de la liste des documents de vente, dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilité d'indiquer les coordonnées de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA à appliquer. A la validation de la facture, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut être supprimée) tant qu'elle n'a pas été transférée en comptabilité ou qu'elle n'est pas rattachée à une facture. Elle peut être imprimée à partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte à la facture finale Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Dans le cas où l'acompte versé est supérieur au montant de la facture, créez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transférant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi à la facture finale. Impression de la facture finale Sur votre facture*, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux : du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. *Les modifications ont été réalisées sur tous les modèles de factures d'origine livrés avec EBP Devis & Facturation Pratic Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie Comptabilité - Tiers, de nouveaux comptes ont été ajoutés pour la comptabilisation des factures d’acomptes. Le compte de TVA en attente et le compte Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilité de la facture d'acompte s'effectuera selon le modèle suivant : La facture d'acompte 400000 Client au débit pour le solde TTC à payer 451000 TVA au crédit pour le montant de la TVA 460000 Acompte au crédit pour le montant de l'acompte à recevoir Règlement de l'acompte 555000 Banque au débit TTC 400000 Client au crédit TTC Facture finale 400000 Client au débit pour le solde de la facture finale TTC 461000 Acompte au débit pour le montant de l'acompte versé 451000 TVA au crédit pour solder la TVA 700000 Ventes au crédit HT du montant total des ventes. 18 Guide d'utilisation Règlement de la facture 40000 Clients TTC au crédit du montant de la facture finale 55000 Banque au débit TTC. Remarque Les factures d’acomptes n’apparaissent pas dans les éditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une édition de la liste des factures d’acomptes (menu Impression, liste des pièces), un journal des factures d’acomptes. Remarque L'écriture à passer dans le journal d'OD pour solder le compte 460000 par le compte 461000 doit être passée directement en comptabilité. La gestion des règlements clients Comment enregistrer un règlement ? Pour saisir un règlement client, vous pouvez : Vous placer dans le menu Traitements - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Faire appel au menu Traitements - Nouveau règlement. Utiliser l'option Nouveau Règlement de la barre de navigation. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client, le montant du règlement reçu et vous pourrez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes, en saisissant le montant à affecter sur les lignes correspondantes. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Echéancier et relances clients La saisie de vos factures et règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier et les relances clients. L'échéancier clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Echéancier, qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez également imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - Echéancier Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date à laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'échéance dûe arrive à terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Règlements - Relance et saisir les paramètres souhaités. 19 Aide Devis & Facturation Le transfert en comptabilité Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements: Dans le menu Options, les journaux et les comptes généraux comptables peuvent être désignés par défaut. Les comptes généraux et journaux comptables plus spécifiques que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches données : Données - Articles - Comptes Données - Clients/Prospect - Comptabilité Données - Banques - Comptes, pour l'écriture de règlements clients. Comment transférer en comptabilité ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de transférer vos écritures comptables en comptabilité (factures et notes de crédit) et de règlements. Remarque Vous pouvez aussi générer un fichier d'écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Popsy et Solid data. Pour réaliser le transfert, vous devez renseigner un certain nombre de données. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert (pour la date, le fichier, et le type d'écritures à transférer) et lancer la procédure. Remarque Le logiciel prend, prioritairement, les comptes généraux et journaux comptables indiqués dans les fiches données (articles, banques, clients). Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris par défaut pour les besoins du transfert des écritures. La procédure de transfert crée un fichier de type texte, que votre logiciel EBP Comptabilité pourra intégrer. Les impressions Comment personnaliser les documents ? EBP Devis & Facturation Pratic est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accéder au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle dans toutes les boîtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramétrage du modèle sélectionné dans la boite d'impression. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles. N'hésitez pas à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. 20 Guide d'utilisation Comment ajouter un logo ? Les modèles d'impressions des documents sont prévus pour afficher le logo de votre société. Pour insérer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modèles via le générateur d'état. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils. Les principales impressions Un grand nombre de modèles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et données de bases peuvent être imprimées depuis le menu Impressions ou directement depuis les listes, fiches ou documents affichés à l'écran. Vous disposez de plusieurs modèles d'impression pour les documents : des modèles en TTC, des modèles prévus pour du papier pré-imprimé, des modèles classiques ou en couleur... Vous pouvez connaître à tout moment l'état de votre activité financière, en consultant vos échéances, et règlements Envoyez un dossier complet à votre expert comptable avec l'impression du dossier expert comptable. Relancez régulièrement vos devis, et les clients qui doivent vous régler des factures. Prévoyez et anticipez vos ventes grâces aux statistiques sur les ventes articles et les clients. Historiques et statistiques Comment obtenir un historique des ventes ? Depuis le menu Données - Historique clients/fournisseurs vous pouvez obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Quelles statistiques peut-on obtenir ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d'obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau, sous forme texte ou Microsoft Excel. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Statistiques, choisir la statistique que vous souhaitez obtenir, ainsi que les différents filtres à appliquer, et naviguer entre les onglets Données et Graphiques. L'import / export de fichiers Comment importer un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être importées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc.. Remarque L'importation de fichier ajoute des données dans votre fichier existant et n'écrase pas celles qui existent déjà. Par contre, en cas de mise à jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier articles avec de nouveaux tarifs), les champs des données ayant le même identifiant (ou code) seront actualisés par celles du nouveau fichier. Vous devez définir pour chaque fichier, la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. 21 Aide Devis & Facturation Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une à une les étapes de l'assistant d'importation de données. Comment exporter un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être exportées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc... Vous devez pour chaque fichier la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une à une les étapes de l'assistant d'exportation de données. Sauvegarde / restauration Comment sauvegarder les données ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). *La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez posséder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos données. Sauvegardez le fichier correspondant à votre dossier (Par défaut, il se situe dans PROGRAM FILES\Ventes-\Data\ sur votre disque dur) Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Attention Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. 22 Manuel de référence Caractéristiques générales et ergonomie Menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisés (pour éviter d'avoir à l'écran une longue liste d'options) Les options de la barre de navigation peuvent aussi être déplacées. Remarque Vous pouvez à tout moment revenir à l'affichage standard des menus. Pour cela, vous devez lancer l'option Réinitialisation à partir du menu Affichage/Barres d'outils. Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenêtres : à gauche, vos menus principaux et à droite, vos sous menus. Pour déplacer un sous-menu, d'un menu à l'autre, il suffit de le sélectionner et de le glisser-déplacer, à l'aide de la souris, vers le menu souhaité, en haut de l'écran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus récemment utilisés Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-à-dire ceux utilisés récemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou décocher la zone Afficher en haut des menus les dernières commandes utilisées. Options de la barre de navigation Les raccourcis disponibles dans la barre de navigation peuvent être déplacés d'une partie à une autre par un simple Glisser-déplacer, à l'aide de la souris Remarque Les options de la partie contextuelle appelée Navigation ne sont pas modifiables car elles sont liées à la fenêtre ouverte dans le logiciel. Astuce Vous pouvez aussi plier certaines parties de votre barre de Navigation si vous ne les utilisez pas en cliquant sur l'icône . Ce paramétrage sera conservé même après fermeture et réouverture de votre dossier Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage des barres de fenêtres, barre de navigation, et barre de statut. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sousmenu correspondant du menu Affichage. Si la barre était déjà cochée, la coche disparaît et la barre sélectionnée s'efface. Et inversement si la barre n'était pas cochée. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre écran de travail. Si vous souhaitez définir un type d'affichage par défaut, vous devez le paramétrer dans les options générales. 23 Aide Devis & Facturation Les boites de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions éléments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Couper Permet de couper la partie de texte sélectionnée Copier Permet de copier la partie de texte sélectionnée Coller Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie de texte précédemment copiée (dans le logiciel ou dans une autre application) Couleur Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné Police Cliquez sur cette icône pour choisir la police à appliquer sur le texte sélectionné Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Par le clic droit de la souris, des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été notées. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Réinitialisation des menus Si vous souhaitez retrouver la liste des menus telle qu'elle était lors de la première ouverture du logiciel, vous devez sélectionner l'option Réinitialisation, à partir du menu Affichage/Barres d'outils. 24 Manuel de référence Les listes Gestion des listes Une liste se présente comme un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous détaillons ci-dessous. Sélection d'une donnée dans une liste Pour sélectionner un élément dans une liste, vous devez cliquer dessus à l'aide de la souris, ou bien vous déplacer à l'aide des flèches haut et bas de votre clavier. Devant la donnée sélectionnée, apparaît une petite flèche dans la première colonne. Si vous avez coché l'option de Multi-sélection dans les options générales, vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs données dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intégrer dans un document). Recherche dans la liste Il existe plusieurs méthodes pour rechercher une information. La recherche simple. Sélectionnez dans la zone de saisie du haut, une des colonnes affichée dans la liste et indiquez sa valeur ou les premiers caractères correspondant à la valeur recherchée. La liste est automatiquement filtrée selon les critères saisis. Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition à laquelle doivent répondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accès à toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitée dans la colonne Valeur et faites la sélection de la condition dans la colonne Opérateur, puis utilisez les boutons Précédent et Suivant pour faire défiler les éléments répondant à la condition. Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix. En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, l’accès aux propriétés et à la gestion des fiches de données. Propriétés des listes Le menu contextuel + Propriétés donne accès à plusieurs onglets : Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement de modifier l’affichage et le choix des colonnes, d’appliquer des filtres et des tris dans vos listes. Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de séparation des deux colonnes, et déplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'étirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitée. Pour donner à la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronqué, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez également fixer la largeur des colonnes dans les paramétrages de colonnes. Ajout, modification.....de données dans une liste 25 Aide Devis & Facturation Les boutons situés au bas de la liste et le menu contextuel servent à gérer les données (création, modification, suppression, duplication) et à lancer des opérations spécifiques au fichier de données courant. Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser] Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [Entrée] Permet de modifier l'élément sélectionné Permet de dupliquer l'élément sélectionné. Permet d'ouvrir la boite d'impression liée aux données affichées. Supprime l’enregistrement de la donnée courante si celle-ci n’est pas en cours d’utilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les clients, il y a les onglets Tous, Clients et Prospects. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez à ajouter un client, une fenêtre apparaît pour sélectionner le type de tiers à ajouter. Par contre, si vous êtes placés sur l'onglet client, vous ajoutez automatiquement un tiers de type client. Export Excel des données courantes Les données affichées peuvent être exportées au format Excel. Pour cela, il suffit de sélectionner la commande Enregistrer sous des Propriétés de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel à générer. Le fichier sera généré par défaut sur votre bureau mais vous pouvez préciser un répertoire précis. Rafraîchir une grille Lorsqu'une donnée dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + Rafraîchir) permet de réactualiser le contenu de la grille. Propriétés des listes Colonnes Onglet colonnes Cet onglet affiche la liste des paramétrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de colonnes Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de colonnes. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de colonnes. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de colonnes s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de colonnes. Remarque 26 Manuel de référence A coté de chacun des paramétrages de colonnes existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage de colonnes Liste des champs Cette liste présente tous les champs rattachés à vos données. Tous peuvent être affichés. Pour sélectionner un champ, double-cliquez dessus à l'aide de la souris, ou bien sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sélectionnés Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichées dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichées par défaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sélectionnées. Propriétés Les propriétés permettent de modifier le mode d''affichage de chaque colonne. Italique Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en italique dans votre liste. Gras Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en gras dans votre liste. Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : Sélectionnez la colonne dans la partie champs sélectionnés et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone. Filtres Onglet Filtres Cet onglet affiche la liste des paramétrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de filtres. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de filtres. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de filtre s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de filtres. Astuce A côté du nom des filtres créés apparaissent deux cases à cocher : Actif et Défaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaîtront sous forme d'onglets supplémentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres créés, cochez la zone Défaut. 27 Aide Devis & Facturation Paramétrage d'un filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Le champ apparaît dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sélectionnés de la partie Condition. Puis sélectionnez dans la partie Détail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opérateur et la (ou les) condition(s) souhaitées. Cliquez sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau paramétrage de colonnes et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Filtres. Tris Onglet Tri Cet onglet affiche la liste des paramétrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de tris Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de tris. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de tris. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de tris s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de tris. Remarque A coté de chacun des paramétrages de tris existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de tris que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage d'un tri Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un tri et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaît dans la partie Champs selectionnés, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un, ou tous les champs sélectionnés. Puis choisissez dans la partie propriétés à droite de la fenêtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sélectionnés. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Tri. Les masques de saisie Les champs de saisie 28 Manuel de référence Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. Raccourci clavier [F4]. Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4]. Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse]. Dans les listes déroulantes qui font appel aux fichiers de base (civilité, famille, banque, etc..), vous retrouvez l'option Nouveau, qui vous permet d'accéder directement à la création d'une nouvelle fiche, sans passer par la liste des fiches existantes. Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[Entrée] pour passer à la ligne suivante. [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. Remarque Les zones de texte simple (comme la colonne Désignation dans les documents, ou bien la désignation d'un article) peuvent être enrichies, grâce à la barre d'outils située au dessus de la zone. Vous pouvez appliquer du gras, de l'italique, du souligné ou du barré, et vous pouvez choisir la police et la couleur d'affichage. Les champs inaccessibles sont grisés. Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des boutons spécifiques pour faciliter l'enregistrement de vos données. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte (Dans le corps d'un document, il est intéressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup d'articles). Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de sortir de la fenêtre ouverte pour revenir à l'écran précédent. Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnée affichée. Fichier Nouveau Assistant de création de dossier Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création du dossier. Répertoire des données du nouveau dossier 29 Aide Devis & Facturation Par défaut, le logiciel propose de créer le nouveau répertoire dans un sous-répertoire DATA du répertoire d’installation du logiciel. Remarque Nous vous conseillons de laisser le chemin indiqué par défaut pour la création de votre dossier. Nom du dossier Cette étape permet d’indiquer la raison sociale de la société ou de recréer le raccourci d’un dossier existant déjà. Données par défaut Nous vous proposons d'intégrer par défaut une liste de pays, départements et codes postaux proposés par EBP Devis et Facturation Pratic. Vous pouvez les décocher si vous ne souhaitez pas les intégrer. Attention Cette opération peut être un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Coordonnées du dossier Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Identification de la société Saisissez les N° d'Entreprise, RPM, N.A.C.E, N° TVA et montant du Capital de votre dossier-société. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichées dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier société Cette étape permet de créer une icône donnant directement accès au dossier que vous venez de créer. Astuce L'option de création d'un raccourci sur le bureau est cochée par défaut. Vous pourrez ainsi démarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icône depuis votre bureau. 30 Manuel de référence En fin d’assistant, cliquez sur Terminer. Supprimer Assistant de suppression Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à supprimer à l'aide de l'icône , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous êtes sûrs de vouloir effectuer cette opération. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sélectionné. Données Clients/ Prospects Client Fiche Client Le client est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille client ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : • Détail Permet de saisir les coordonnées du client et informations financières. Divers Permet d'associer un document. Notes Zone de saisie libre. Détail client Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du client, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône 31 Aide Devis & Facturation Remise Saisissez, en pourcentage, le taux de remise par défaut que vous accordez à votre client. Ce taux sera repris en pied de tous vos documents de vente Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramétrer les informations financières et comptables concernant votre client. Mode de règlement Sélectionnez à l'aide de l'icône le mode de règlement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, la date d'échéance, et le mode de paiement seront automatiquement calculés. Le Cette zone correspond au jour de règlement de votre client. Ne le renseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement sélectionnée ci-dessus. Remarque Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un règlement du type Fin de mois Le ou bien Net Le N° de compte Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la partie Comptabilité - Tiers des options du dossier. Type Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type UE ou EXPORT seront exonérés de TVA par défaut dans tous les documents. Encours Saisissez le montant de l'encours autorisé pour votre client. Au delà de cette limite, un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous facturerez le client. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum à votre client, laissez le montant à 0.00. Taux de remise Echéances Cette partie affiche les montants des échéances clients dûes. La mention Bon payeur apparaît si votre client a l'habitude de vous régler dans les délais convenus. Vous pouvez consulter les totaux des échéances échues (ont à 1 mois, à 2 mois ou à plus de 2 mois) et non échues. Statut Client bloqué Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse lorsque vous sélectionnerez le client dans vos documents de vente. Contacts client Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre client. 32 Manuel de référence Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce client. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce client. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche client et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Prospect Fiche prospect Le prospect est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille du prospect. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille prospect ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du prospect se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du prospect. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au prospect. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche prospect et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. 33 Aide Devis & Facturation Détail prospect Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du prospect, ainsi que ses codes: NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône . Remarque Un prospect est automatiquement transféré en client lorsque vous le facturez (en passant par le transfert d'un devis en facture). Vous pouvez aussi le transférer en client en cliquant sur le bouton Transférer en client disponible au bas de cette fenêtre. Contacts prospect Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre prospect. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce prospect. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce prospect. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Historique clients/prospects L'historique clients vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont été réalisés. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs articles) qui ont été vendus à un (ou plusieurs) tiers. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où l'article a été vendu, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où l'(ou les) article(s) ont été vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes : 34 Manuel de référence Période... du... au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte Famille tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille de tiers à afficher. Tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le tiers sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , l'article sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critères, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille article X, ne sélectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique détaillé Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique détaillé, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critères sélectionnés. Si vous dé-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critères sélectionnés. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche article (en mode détaillé), la fiche client ou le document, en sélectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis Article, Tiers ou Documents disponibles dans la barre de navigation. Fournisseurs Fiche fournisseur Le fournisseur est défini par trois champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom et la civilité. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du fournisseur. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au fournisseur. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. 35 Aide Devis & Facturation Détail fournisseur Coordonnées Saisissez les coordonnées de commande du fournisseur, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche fournisseur et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Contacts fournisseur Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre fournisseur. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Contact tiers 36 Manuel de référence Un contact est défini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur généré automatiquement), son nom, sa civilité et sa fonction. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . Vous disposez ensuite de deux onglets à remplir avec soin : Détail et Notes. Détail Saisissez les coordonnées de facturation du contact. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact à un tiers, en le sélectionnant à l'aide de l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Article Un article est défini par 4 éléments principaux qui sont : Le code article Le code article se crée automatiquement en fonction de la numérotation automatique que vous avez fixée dans les options du dossier. Si vous n'avez pas activé cette fonction, vous avez alors accès à cette zone et pouvez saisir le code souhaité. Remarque Une fois la fiche article validée, le code article n'est plus modifiable. Utilisez l'option Recoder disponible dans la barre de navigation pour changer le code de votre article. La famille A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche famille, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche famille, à l'aide de l'icône . L'unité A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionnez l'unité de vente de votre article. Si l'unité n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche unité, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche unité, à l'aide de l'icône . Le résumé Le résumé est une description courte de votre article. La fiche article est ensuite composée de trois onglets : Détail, Image, Stock et Notes. L'onglet Comptes s'affiche de façon optionnelle. Détail 37 Aide Devis & Facturation Description commerciale Saisissez ici la description complète de votre article qui sera utilisée dans tous vos documents. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Fournisseur A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner le nom du fournisseur de votre article. Si le fournisseur n'existe pas dans la liste dé-roulante, vous pouvez le créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche fournisseur, celui-ci sera automatiquement affiché. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche fournisseur, à l'aide de l'icône . Code à barres Indiquez le code barres de vos articles, afin d'imprimer l'étiquette correspondante. Astuce Vous pourrez scanner l'étiquette code barres pour insérer l'article dans votre document de vente. Recupel Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer. Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document. En sommeil Cochez cette option si vous souhaitez que cet article ne soit plus utilisé dans vos documents. Astuce Pour ne plus voir les articles en sommeil dans la liste de sélection des articles en création de document, vous devez avoir paramétrer les Options/Articles. Tarif Prix de revient Saisissez ici le prix d'achat de votre article. Le prix de vente HT sera calculé en fonction du taux de marge affiché. Taux de marge Le taux de marge affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier. Il permet de calculer le prix de vente de l'article à partir de son prix de revient. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du montant de la marge, du prix de vente HT, du taux de marque et des montants TVA et TTC. Montant de la marge Le montant de la marge est calculé en fonction du prix de revient et du pourcentage de marge. Il est possible de le modifier, ce qui entraînera le recalcul de la marge en pourcentage et des autres zones (PV HT, taux de marque, TVA, TTC...) Prix de vente HT Le montant du prix de vente HT de l'article est calculé en fonction du prix de revient et du taux de marge. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, taux de marque et des montants TVA et TTC. Taux de marque Le taux de marque permet de calculer quel pourcentage il faut appliquer au prix de vente HT pour retrouver le prix de revient. Par défaut, le taux de marque affiché correspond à celui indiqué dans les options du dossier. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, et les montants HT, TVA et TTC. Taux de TVA Le taux de TVA coché par défaut dans les options du dossier apparaît. Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux, ce qui entraînera le re-calcul du montant TTC de l'article. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC de l'article est calculé à partir du prix de vente HT et du taux de TVA de l'article. 38 Manuel de référence Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du prix de vente HT et des taux de marge / marque. Remarque Dans la partie tarif, vous pouvez saisir les montants dans l'ordre que vous souhaitez. Par contre, si votre article n'a pas de prix de revient, saisissez d'abord le prix de vente HT de votre article, puis indiquez son prix de revient à 0.00. Contre valeurs en francs Ce cadre s'affiche à l'écran si vous avez coché dans les options du dossier la zone intitulée Afficher les contre-valeurs. Prix de revient Affiche le prix de revient de l'article en contre valeurs (en tenant compte du taux de conversion défini dans les options du dossier) Prix de vente HT Affiche le prix de vente HT de l'article en contre valeurs. Prix de vente TTC Affiche le prix de vente TTC de l'article exprimé en contre valeurs. Image Vous pouvez insérer une image de votre article, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des articles, fiche article ou devis) avec images. Pour insérer une image, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre image a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer l'image affichée. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Vente/Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Indiquez les comptes de vente, compte vente Export et U.E de l'article. Vous pouvez les sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. 39 Aide Devis & Facturation Famille article La famille article se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille article. Onglet Notes Il contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille article dans l'entête de la fiche article. Unité Saisissez le code unité (ex : M3), le libellé (ex : mètres cube) et le nombre de décimales pour cette unité (ex: 3). Les unités pourront être saisies dans la fiche article, le devis et la facture. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unité. Civilité Saisissez le libellé de la civilité. Les civilités seront utilisées notamment dans les fiches Tiers. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. Barème Recupel Le barème Recupel est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La liste des barèmes Recupel peut être renseignée automatiquement lors de la création du dossier ou lors d'un import du barème Recupel. Entête L'entête du barème Recupel est composé : du Code Recupel Le code Recupel est généré automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. De la famille Recupel Sélectionnez la famille que vous souhaitez. Cette sélection est facultative. Détail 40 Manuel de référence L'onglet Détail se compose de 2 zones à renseigner : Libellé Recupel Indiquez le libellé du barème. Montant U Recupel TTC Indiquez le montant unitaire TTC du Recupel. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Famille Client / Prospect La famille client ou prospect se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille client / prospect. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille tiers dans l'entête de la fiche client ou dans la fiche prospect. Familles Recupel La famille Recupel se compose de 2 onglets. Vous pouvez sélectionner la famille dans l'entête de la fiche barème Recupel. Onglet Détail Cet onglet vous permet de définir 2 champs : Code famille Il peut comporter jusqu'à 15 caractères alpha-numériques. Libellé famille Indiquez le nom de la famille. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Mode de règlement La fiche Mode de règlement se compose de quatre zones à remplir : 41 Aide Devis & Facturation Le code Indiquez un code pour votre mode de règlement Le libellé Saisissez le libellé du mode de règlement. Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. Ex : Virement à 30 jours. Le type de paiement Sélectionnez le type de paiement dans la liste déroulante. L'échéance (en nb jours) indiquez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document. Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul de votre échéance. Le Si vous avez choisi le mode de calcul Fin de mois Le ou bien Net Le, précisez le jour de règlement. Exemple L'échéance, le règlement et Le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Par exemple, si vous paramétrez : échéance : 20 j Règlement : Fin de mois le Le : 10 alors si la date de facture est au 01/01/2008, votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 20J soit le 21/01/2008, puis Fin de mois, ce qui donnera le 31/01/2008 et enfin le 10, ce qui donnera une date d'échéance au 10/02/2008. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Banque Détail L'onglet Détail se compose de deux zones à renseigner : Le code banque Saisissez un identifiant unique pour votre banque Le nom de la banque Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Vous pouvez saisir le compte de banque ou le sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Si vous n’en indiquez aucun, c’est celui paramétré dans les options qui sera utilisé par défaut lors des transferts comptables. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Code postal 42 Manuel de référence La fiche se compose de quatre zones à remplir : Le code postal Le nom de la ville La région Le pays (que vous pouvez sélectionner avec l'icône ). L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Régions La fiche régions est caractérisée par 4 champs : Numéro Saisissez le code de la région. Région Saisissez le nom ou le libellé de la région. Pays Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Pays La fiche Pays se compose de deux zones à remplir : Le code pays. Indiquez son code, sur deux caractères. Le nom du pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Traitements Documents de vente Documents de vente Cette fenêtre affiche tous les documents de vente qui ont été créés, et vous permet d'en ajouter, modifier, dupliquer, imprimer, supprimer ou transférer. 43 Aide Devis & Facturation La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes), et présente en plus, une recherche avancée La recherche avancée La recherche avancée contient des champs supplémentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez. Période Sélectionnez la période désirée. Plusieurs périodes sont disponibles par défaut : mois précédent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A... Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant à une période précise, indiquez l'intervalle de date souhaité. Client Sélectionnez à l'aide de l'icône , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les onglets par type de documents Il existe plusieurs types de documents : Devis, Factures, Note de crédit, Factures d'acompte et NC d'acompte. La liste des documents est donc classée en fonction de ces différents types grâce aux onglets disponibles pour chacun d'eux. Les fonctions de la barre de navigation (ou boutons supplémentaires) La barre de navigation permet d'accéder à des fonctions supplémentaires pour effectuer les transferts de document Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date et le nom du client si nécessaire. Astuce Vous pouvez ainsi créer des "devis-type" ou modèles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis à jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs éventuels sur les éléments ?" apparaît. - Si vous répondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vérifiés, calculés et appliqués s'il y a lieu. - Si vous répondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vérifiés et le document sera dupliqué tel qu'il est. Si une remise ou un prix différent de la fiche élément est sur le document d'origine, ce sont ces données qui seront reprises sur le document final. Transférer Permet de transférer un document. Les possibilités de transfert changent en fonction du type de document. Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Il pourra être dupliqué. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation) 44 Manuel de référence Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation (ou bien à droite de la liste des documents). Choisissez le type de document que vous souhaitez générer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Remarque Si le document de destination est supprimé, le document provenant du transfert est de nouveau en cours. Exemple Transfert d'un devis en facture, puis suppression de la facture. Les informations du devis sont de nouveaux accessibles. Devis Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Devis Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Devis a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des devis existants. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des devis. Dupliquer un document Tous les documents de ventes peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Remarque Il est possible de dupliquer un document transféré ou comptabilisé. Attention Les factures d'acompte et les notes de crédits ne peuvent pas être dupliqués. Pour dupliquer un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation). Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Dupliquer disponible dans le pied de la liste des documents. Choisissez le client que vous souhaitez avoir sur le nouveau document (pas défaut le client affiché est celui du document d'origine), la date, le numéro du nouveau document et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque 45 Aide Devis & Facturation La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Facture Une facture apparaît à l'écran. La facture se compose des parties suivantes : l'entête le corps l'onglet Acomptes le pied l'onglet notes Factures Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Factures a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des factures existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des factures. Note de crédit Un document de type avoir apparaît à l'écran. L'avoir se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Note de crédit Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Notes de crédit a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des notes de crédits existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer et Supprimer des notes de crédits. Facture d'acompte Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des éléments suivants : Numéro et date de la facture La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la facture d'acompte à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la facture sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de facture d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options 46 Manuel de référence du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur la facture si nécessaire. Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre facture d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Attention A la validation de la facture, l'écran de saisie d'un nouveau règlement apparaît. Le type de paiement Chèque est indiqué par défaut. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Indiquez le code banque associé à votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachée à une facture ou qu'elle n'est pas transférée en comptabilité. Note de crédit d'acompte La note de crédit d'acompte est un document qui fait suite à la facture d'acompte (consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le créer directement à partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sélectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sélectionnant le raccourci Transférer disponible dans la barre de navigation. Numéro et date de la note de crédit La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la note de crédit à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la note de crédit sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de la note de crédit d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur de la note de crédit si nécessaire. 47 Aide Devis & Facturation Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre note de crédit d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Annulation de l'acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Remarque A la validation du document, une échéance négative est générée. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des règlements (en enregistrant un règlement à 0). Remarque La note de crédit d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattaché à une facture et qu'il n'est pas transféré en comptabilité. Règlements La fenêtre règlement correspond à la liste des règlements clients. Elle a les mêmes propriétés de recherches, de filtre et de tris décrits dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le tiers, et d'onglets, qui permettent de classer vos règlements (partiellement affectées, totalement affectés, tous et en banque). A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des règlements. Remarque Une fois transféré en comptabilité, vous pourrez consulter le règlement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant. Nouveau règlement Pour enregistrer un règlement, vous devez remplir les zones suivantes : Tiers Sélectionnez le client à l'aide de l'icône . Date Indiquez la date du règlement ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible en cliquant sur 48 Manuel de référence l'icône . Paiement Par Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante accessible par l'icône . Montant Saisissez le montant du règlement client. Montant d’escompte conditionnel Montant d'escompte conditionnel accorder au client ou par le fournisseur sur l’échéance. Banque Sélectionnez la banque sur laquelle vous allez remettre le règlement. Remarque Saisissez le montant d'escompte et le montant du règlement. Placez vous ensuite sur l'échéance à traiter. Enfin, cliquez sur l'icône Solder l'échéance ou faites Ctrl + F comme indiqué dans le menu contextuel. Attention Seuls les règlements pour lesquels vous avez indiqué une banque seront transférés en comptabilité. Dans la grille apparaissent les échéances de votre client. Pour affecter le montant du règlement reçu à une (ou plusieurs) échéance(s), vous disposez des icônes suivantes : Solder l'échéance Permet de solder une échéance. Elle n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Annuler Solde échéance Annule la fonction précédente. Affecter Permet d'affecter le montant du règlement à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). Désaffecter Permet de désaffecter le montant du règlement affecté sur la ligne d'échéance sélectionnée. Astuce Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner les deux échéances (positive et négative) afin de les solder, et enregistrer un montant de règlement à 0.00. Remarque Vous pouvez aussi utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant. Vous pouvez aussi saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) à affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Remarque Vous pouvez enregistrer un règlement sans l'affecter à une échéance. Vous pourrez aussi le transférer en comptabilité et l'affecter plus tard à une échéance si vous le souhaitez. Au bas de la fenêtre, vous retrouvez le Total échéances, Le Total des échéances dûes et le Reste à affecter. Echéancier Cette fenêtre affiche la liste de toutes vos échéances dûes. La liste a les mêmes propriétés de recherches, de tris et de filtres comme indiqué dans la gestion des listes. 49 Aide Devis & Facturation Des filtres supplémentaires vous sont proposés sur le client et sur la période. Pour mettre à jour des données de la liste par rapport à ces critères, vous devez utilisez l'icône . Vous avez la possibilité d'imprimer et de solder ou dé-solder une échéance (option disponible dans la barre de navigation ou par le menu contextuel). Transfert en comptabilité La fenêtre de transfert en comptabilité se présente comme une boîte d'impression. Vous disposez d'un onglet Propriétés pour sélectionner les données à transférer et un onglet Aperçu pour contrôler les données qui vont être transférées en comptabilité. Vous devez sélectionner les paramètres suivants: Date Période Sélectionnez la période des éléments à transférer Du ... Au... Précisez, le cas échéant, les dates exactes de début et de fin des éléments à transférer Transfert Type Sélectionnez le format du fichier de transfert à générer. Plusieurs choix sont possibles : - Le format Format Texte France. - Le format EBP Comptabilité correspond au format texte qui peut être récupéré dans l'application EBP Comptabilité. - Le format BOB, Winbooks, Popsy et Solid Data pour générer un fichier qui sera lisible par ces logiciels. Fichier Dans le cas d'un transfert aux formats Texte ou Expert, indiquez le nom complet du répertoire de destination et le nom du fichier à générer. Ex : C:\Document & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\EXPORT\ecritures.txt. Pièces à comptabiliser Ventes Cochez cette zone si vous souhaitez transférer les écritures de ventes (factures) en comptabilité. Règlements clients Cochez cette zone si vous souhaitez que vos règlements soient transférées en comptabilité. Remarque Seuls les règlements enregistrés avec un code banque seront transférés en comptabilité. Attention Les documents et règlements transférés en comptabilité ne pourront plus être modifiés, ni supprimés. Inclure les documents déjà comptabilisés Oui Par défaut, les éléments qui ont été transférés en comptabilité sont marqués comme tels et ne sont pas transférés une deuxième fois. Néanmoins, si vous modifiez des éléments dans votre facturation ou dans les options de votre dossier, ou si avez besoin de re-transférer les écritures, il suffit de cocher cette zone. 50 Manuel de référence Attention Cette option est à utiliser avec précaution. Si vous avez déjà intégré les écritures dans votre comptabilité, vous devez les contrepasser avant de les réimporter. Cliquez sur le bouton Aperçu pour contrôler, avant transfert, les écritures qui seront générées dans votre comptabilité. Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la procédure afin de générer le fichier de transfert. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Remarque Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Derniers documents Affiche les 10 derniers documents que vous avez créé dans EBP Devis & Facturation Pratic. Devis à relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validité arrive bientôt à échéance, ou les devis dont la date de validité est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Echéances échues Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'échéance arrive bientôt à terme ou dont l'échéance est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Astuce Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichés dans la liste des derniers documents, la liste des devis à relancer et la liste des échéances échues, une ligne horizontale apparaît pour souligner la ligne en cours de sélection, et vous pouvez double-cliquer, à l'aide de la souris, pour visualiser le document sélectionné. Statistiques Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, note de crédit, etc... Chiffre d'affaires HT Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'évolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel. Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos clients, articles, documents et finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitée en cliquant dessus... Remarque Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ..puis renseignez les zones suivantes : Période du... au... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. 51 Aide Devis & Facturation Les ... premiers uniquement Cette zone s'affiche si vous sélectionnez des statistiques sur les Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de données à afficher dans le résultat des statistiques demandées. Remarque Par défaut l'option est à 0, ainsi toutes les données sont à l'écran. Code Sélectionnez les codes articles ou codes clients sur lesquels effectuer les statistiques. Famille Vous pouvez sélectionner une famille d'article ou une famille client. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et Donnée pour consulter les résultats obtenus. L'onglet Graphique Vous disposez d'icônes pour changer les caractéristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icône vous indiquent à quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, Déplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet Donnée Affiche le tableau des données obtenues sur les critères sélectionnés. Vous disposez des icônes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour générer un fichier avec les données dans l'un des 4 formats proposés. Impressions Les boîtes d'impression A chaque lancement d’une impression, une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes : Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. L'aperçu avant impression Lorsque vous lancez un aperçu écran, une barre de navigation s’affiche : Permet d'imprimer le document affiché Permet d"afficher toute la page à l'écran (correspond à un zoom d'environ 50%) Permet d'afficher l'aperçu en plein écran (correspond à un zoom d'environ 130%) Permet d'afficher l'aperçu du devis à la taille réelle, c'est-à-dire en 100% Permet d'agrandir la taille de la page d'environ 10% Permet de réduire la taille de la page d'environ 10% Permet d'afficher la première page 52 Manuel de référence Affiche la page précédente Affiche la page suivante Permet d'afficher la dernière page Permet d'envoyer le document par e-mail Le bouton Fermer permet de fermer la fenêtre d'aperçu et le bouton Annuler, annule la génération de l'aperçu avant impression. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperçu Pour imprimer directement un aperçu, cliquez sur l'icône de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenêtre active qui sera imprimée. Fermer un aperçu Valable pour toutes les fenêtres. Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer. Les propriétés des impressions L'onglet Propriétés vous permet de choisir vos différents critères d'impressions, de sélectionner, trier et classer les données que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modèles peuvent être rattachés à un même type d'impression. Chaque modèle propose ainsi pour un même type d'impression une mise en forme et un contenu différent. Ces modèles sont paramétrables via le générateur d'état intégré. Vous avez accès aux boutons suivants: Fermer Ferme la fenêtre d'impression Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sélectionnée. Aperçu Permet de visualiser à l'écran l'impression demandée et de vérifier son contenu. Enregistrer sous Permet d'exporter votre impression sous différents formats type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc... Envoyer par e-mail Permet d'envoyer directement votre impression par e-mail. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de choisir le modèle et le format dans lequel vous souhaitez que le fichier soit transmis. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Modifier le modèle Permet d'accéder au générateur d'état pour personnaliser le modèle d'impression sélectionné. Choisissez ensuite le modèle dans la liste proposée, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichée par défaut, est celle qui a été marquée par défaut dans Windows. 53 Aide Devis & Facturation Outils Sauvegarde Bienvenue.. ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Remarque L'assistant de sauvegarde apparaît automatiquement lorsque vous clôturez votre dossier, si vous avez coché, dans les options du dossier, les jours où vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Choisissez les informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, toutes les informations sont cochées. Nous vous conseillons de conserver vos modèles si vous avez personnalisé vos documents. De même, si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modèles et vos informations de configuration (en décochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de côté, et ne sauvegardez plus ces informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Type de sauvegarde Sélectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes ou le disque dur. Par défaut, le support externe A: pour les disquettes, est sélectionné. Si vous possédez un lecteur ZIP, indiquez l'unité amovible correspondant à votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le répertoire) sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Remarque Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit inséré et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la procédure. Restauration Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. 54 Manuel de référence Attention Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Informations à inclure dans la restauration Attention Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez sélectionnée pour être restaurée. Cochez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier, modèles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Sélection de la sauvegarde à restaurer Si vous avez effectué une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par défaut de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez récupérer des données stockées sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unité amovible correspondant à ce support, et utilisez l'icône pour sélectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Où seront restaurés les fichiers Sélectionnez le répertoire dans lequel vos fichiers de données doivent être restaurés. Par défaut, le répertoire d'origine est coché. Remarque La zone Autre répertoire est à sélectionner, par exemple, dans le cas où vous avez changé d'ordinateur, et le dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve désormais sur le disque C. Cliquez le bouton Terminer pour lancer l'opération Import Assistant d'import Attention L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez beaucoup d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde. Sélection du fichier à importer Dans l'étape suivante, vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez importer, et définir le chemin où il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Astuce 55 Aide Devis & Facturation Si vous avez déjà effectué une importation de cette table, et enregistré un nom de format, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redéfinir le format de votre fichier, et arriverez directement à l'étape de sélection des champs à importer. Les premières lignes de votre fichier apparaissent à l'écran, et vous pouvez indiquer, la séparation des champs (Délimité ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en délimité, il contient sûrement des séparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant à votre fichier, en cochant la zone correspondante. Remarque Si votre fichier a un format standard, EBP Devis & Facturation Pratic le détecte automatiquement et coche par défaut les séparateurs et délimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la première ligne de votre fichier (au cas où elle ne comporte pas de données, ou un titre...) et indiquer le nombre de lignes d'exemple à afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10 premières lignes suffisent). Sélection des champs à importer Les premières lignes de votre fichier à importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les différents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulé d'une colonne et sélectionnez le champ correspondant de la table dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Le nom du champ est alors automatiquement affecté à la colonne. Procédez de la même façon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP Devis & Facturation Pratic laissez la colonne avec l'intitulé "ignoré". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entêtes de colonnes et les remettre en IGNORE, afin de pouvoir les redéfinir si vous vous êtes trompé. Dans l'écran suivant, vous pouvez enregistrer le format sous le nom que vous avez indiqué. Cela est utile si vous devez faire des importations régulières du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procédure. Export Assistant d'export Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Sélection du fichier à exporter Vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce Si vous avez déjà effectué une exportation de cette table, et défini un format d'exportation, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sélectionner les champs à exporter et arriverez directement à l'étape de définition du format de fichier à exporter. Sélection des champs à exporter Dans l'étape suivante, vous pouvez choisir les différents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton Tout Ajouter. Dans le cas contraire, sélectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton Ajouter. Et procédez de la même façon pour chaque champ. Un extrait des données sélectionnées apparaît au fur et à mesure dans le tableau des données à exporter. 56 Manuel de référence Remarque Si vous vous êtes trompé, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : Toutes les données à exporter, sélectionnées dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous êtes trompé sur une seule colonne, sélectionnez-là en cliquant sur son entête et cliquez sur le bouton Retirer. Sélection du format de fichier Vous devez ensuite définir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du séparateur de champs souhaité, et en sélectionnant éventuellement des caractères entourant les champs, et un caractère de fin de ligne. Remarque Le caractère CR correspond à la touche entrée et LF au retour à la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sélections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de le laisser, si vous avez besoin d'exporter à nouveau la même table. Par défaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV. Il sera enregistré dans le sous-répertoire EXPORT, d'EBP Devis & Facturation Pratic. Exemple Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par défaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en cliquant sur l'icône (Par défaut, le fichier sera généré dans le répertoire \Documents & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\Export\). Cliquez sur Terminer pour lancer la procédure d'exportation du fichier. Maintenance Assistant de maintenance des dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Choix du dossier Attention Cette opération peut modifier le contenu de vos données ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à traiter à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle. Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Recalculer Permet de contrôler les échéanciers clients (si un règlement client est pointé avec une échéance d'un autre client, alors le règlement sera dépointé), de recalculer les montants d'encours clients, et tous les compteurs des fichiers (articles, clients, fournisseurs, documents, etc...) 57 Aide Devis & Facturation Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Epuration dossier Assistant d'épuration de dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'épuration des dossiers. Dossier à épurer Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Praticà épurer à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Données à épurer Sélectionnez les différents types de documents à épurer, en précisant si besoin : Pour les devis : l'état. Seuls les devis correspondant à l'état sélectionné seront supprimés, Pour les factures, note de crédit, factures d'acompte, NC d'acompte et règlements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisés ou non (dans le dernier cas, dé-cocher la zone) Cliquez sur le bouton Suivant, contrôlez la liste des données sélectionnées, puis cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Options Options Générales Remarque Ces options s’appliquent à tous les dossiers. Ouvrir la dernière base Le logiciel garde en mémoire le dernier dossier-société ouvert afin de le proposer au prochain lancement du logiciel. Remarque Toutes les barres peuvent ou non être affichées, ceci afin de moduler votre écran de travail. Cochez celles que vous souhaitez. La barre de fenêtre Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaissent les différentes fenêtres. La barre de statut Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaît le nom de votre dossier. Barre de navigation C'est la barre qui se situe par défaut à droite de votre écran de travail. Vous pouvez l'afficher à droite, à gauche, ou la supprimer de votre écran. Elle vous permet d'accéder rapidement aux options du logiciel. Vous pouvez, par un glisser-déplacer, à l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les placer dans les groupes que vous souhaitez. 58 Manuel de référence Astuce Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis différents en fonction de la fenêtre affichée à l'écran. Les raccourcis affichés sont ceux les plus pertinents et vous permettent de pré-remplir certaines zones. Exemple Lorsqu'une fiche client est affichée, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau règlement, qui me permet d'accéder à la saisie d'un nouveau règlement, et le code client sera déjà saisi dans la nouvelle fenêtre. Barre de titre C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'écran. Style plat Modifie l’apparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel. Enregistrer l’environnement Les choix concernant la taille et la position de vos fenêtres sont conservées. Infos bulles Les info-bulles qui apparaissent sur vos icônes ou dans certaines zones particulières peuvent ou non être affichées. Ecran d'accueil L’écran d’accueil propose la gestion des dossiers au démarrage du logiciel. Ecran d'introduction L’écran d’introduction est simplement une image qui apparaît au lancement du logiciel. Astuces du jour Chaque jour, au démarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaît si vous cochez cette zone. Multi-sélection Si vous cochez cette zone, vous pourrez sélectionner plusieurs éléments contenus dans une liste : En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des éléments qui ne suivent pas dans une liste. Ou en utilisant les touches [shift]+[flèche basse] de votre clavier pour sélectionner plusieurs éléments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insérer plusieurs éléments dans votre devis en même temps, ou bien quand vous souhaitez supprimer plusieurs éléments dans une liste en même temps. Fenêtres toujours maximisées Permet d'afficher toutes les fenêtres en plein écran. Image de fond d'écran A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaîtra en fond d'écran du logiciel. Pour retrouver celle par défaut, supprimez le chemin indiqué dans cette zone. Police des textes enrichis Vous pouvez sélectionner une police par défaut pour tous les textes enrichis, comme la désignation des articles dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. Sélectionnez la police dans la liste déroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque Cette police par défaut sera automatiquement reprise à l'impression de vos documents et fiches articles. Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Informations Saisissez les codes N° entreprise, RPM et N.A.C.E, N° TVA et le montant du Capital de votre société. Ces informations seront imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...). 59 Aide Devis & Facturation Expert Comptable Vous pouvez saisir ici les coordonnées de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Mot de passe Nouveau mot de passe Permet de saisir un mot de passe pour protéger l'ouverture de votre dossier. Il vous sera donc demandé à la prochaine ouverture de votre dossier. Remarque Après validation de votre mot de passe, celui-ci ne sera plus visible. Pour changer de mot de passe, vous devrez saisir votre nouveau mot de passe directement dans cette zone. Supprimer le mot de passe Permet de supprimer le mot de passe existant. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Devises Paramétrez la devise de votre dossier et la devise de contre valeur que vous souhaitez utilisez. Devises Devise du dossier Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Par défaut, il est indiqué Euro. Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur dans le logiciel, saisissez ici le libellé complet de cette devise. 60 Manuel de référence Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher pour la devise de contre-valeur. Taux de conversion Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en seront affichées : - dans la fiche article, - sur les lignes d'articles dans vos documents de vente, - les montants totaux des documents de vente seront affichés dans la partie Complément du document. Sauvegarde Planning de sauvegarde L'assistant de sauvegarde peut vous être proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Pour cela, il suffit de cocher les jours où vous travaillez dans le logiciel. Numérotation Documents Ventes Pour chaque type de document, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Le logiciel incrémentera automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Exemple D0804001 pour les devis de l’année 2008 au mois d'avril : le numéro suivant sera le D0804002. F0805001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mai :le numéro suivant sera le F0805002. Divers Pour chacun des fichiers de données suivants : Articles, Clients, et Fournisseurs, vous pouvez utiliser ou non la numérotation automatique des fiches, en cochant la zone Utiliser le compteur. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Remarque Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher (entre 0 et 4) dans toutes les zones de type montants, quantités et prix de votre dossier. Articles Marge Saisissez les taux de marge/marque par défaut qui seront repris à la création d'une fiche article. 61 Aide Devis & Facturation Taux de marge par défaut Indiquez le taux de marge à appliquer sur le prix de revient de l'article (et de calculer ainsi le prix de vente HT) Taux de marque Indiquez le taux de marque à appliquer sur le prix de vente de l'article (qui permet de calculer le prix de revient) Remarque La saisie du taux de marge calcule automatiquement le taux de marque correspondant et inversement Exemple Un taux de marge de 20% sur le prix de revient d'un article, équivaut à un taux de marque de 16.67% sur le prix de vente de l'article. Article en sommeil Sélectionner l'option "Ne pas afficher les articles en sommeil" afin que les articles marqués "En sommeil" ne s'affichent plus dans la liste de sélection des articles en création de document. Documents Etat des devis Vous disposez de 10 zones pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivant ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Remarque Le libellé indiqué dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en facture. Comptabilité EBP Comptabilité Journaux Vous allez reprendre de votre dossier comptable les journaux de vente et banque sur lesquels vous souhaitez transférer vos écritures comptables. Remarque Vos journaux comptables doivent être paramétrés en euro dans votre dossier comptable. Ventes Cette partie vous permet de renseigner les comptes de vente par défaut. Ventes Articles Indiquez le compte de vente article par défaut pour les transactions belges. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles U.E. Indiquez le compte de vente article U.E. par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches 62 Manuel de référence articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Export Indiquez le compte de vente article export par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Exonéré Indiquez le compte de vente article pour les transactions Exonéré par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Articles Cocontractant Indiquez le compte de vente article pour les transactions Cocontractant par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Global Indiquez le compte de vente global qui sera utilisé pour les transferts des factures de vente au global. Frais de port Indiquez le compte de vente à utiliser pour le transfert comptable des frais de port liés à une facture. Remise Indiquez le compte comptable à utiliser pour le transfert de remise. Cochez la zone Comptabilisée si vous souhaitez que la remise soit transférée indépendamment du total de la facture, si le compte comptable précisé ici. Escompte cond Indiquez le compte d’escompte conditionnel d’achat et vente à utiliser lors du transfert comptable d’un escompte conditionnel associé à une facture. Escompte TVA à 0% Indiquez le compte de vente et achats associés au montant d’escompte conditionnel avec un taux de TVA de 0%. Tiers Racine compte tiers Racine compte client La racine 400 est renseignée par défaut. Vous pouvez la modifier. Numérotation compte tiers Longueur Indiquez la longueur des comptes clients par défaut. Attention La longueur des comptes clients ne doit pas être supérieure à celle définie dans votre dossier comptable. La création du numéro de compte est du type Indiquez le système que vous préférez pour créer vos numéros de comptes comptables tiers. Vous avez le choix entre une saisie libre du numéro de compte dans la fiche client, ou la génération du numéro de compte client à partir de la racine du compte et des premiers caractères du nom, ou du code client. AcomptesAcompte Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le 460 est indiqué. Compléter les comptes à droite par des zéros 63 Aide Devis & Facturation Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Banque Cette partie vous permet de renseigner les comptes généraux comptables par défaut pour vos banques et caisses. Ceux-ci seront reprises dans les fiches données par défaut. La valeur définie par EBP, par défaut et pour votre facilité, peut être modifiée. Banques Indiquez le compte de banque par défaut, ou sélectionnez le à l'aide de l'icône . Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches, c'est le compte précisé ici qui sera utilisé pour le transfert comptable de vos règlements. Afficher l'onglet Comptes sur les fiches Si vous cochez cette zone, un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fiche article et dans la fiche banque pour paramétrer les comptes comptables. Compléter les comptes à droite par des zéros Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Transfert Transférer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre deux possibilités pour le transfert de vos factures : Le détail L'écriture comptable détaillera tous les comptes de ventes paramétrés sur les fiches articles. Si plusieurs articles ont le même compte comptable, les montants seront regroupés par compte. Le global L'écriture comptable sera composée d'un compte de vente par facture. Dans ce cas, le compte de vente utilisé pour le transfert comptable correspond à celui indiqué par défaut dans les options. Longueur des comptes La détermination d'une longueur de comptes permet de définir la saisie des zones comptes dans le logiciel. Cette longueur est prise en compte pour toutes les saisies de comptes (ventes, TVA, port...). Vous pouvez définir une longueur de compte entre 2 et 15 caractères. La longueur de compte paramètré par défaut est de 10. Libellés Transfert EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable: dans la partie Vente , pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement , pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes suivantes : {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Note de crédit..) {1} = Numéro du document {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte) {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {4} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {5} = Nom tiers {6} = Terme 'Banque' {7} = Code banque 64 Manuel de référence Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'Règlement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque FOR. Remarque Par défaut, des macros sont proposées pour vos écritures comptables. TVA / Comptes Vous pouvez créer jusqu'à 11 taux de TVA différents et créer des documents de vente contenant jusqu'à 6 taux de TVA différents. Le 11ième taux est le taux Récupel. Taux Indiquez la valeur du taux de TVA que vous allez utiliser dans votre dossier. Remarque Le taux 0 traite les exonérations, vous ne pouvez pas le modifier. Taux par défaut Cochez l’option Taux par défaut, si ce taux correspond à celui que vous utilisez le plus souvent. Il sera alors repris par défaut en entête de vos documents de vente. Comptes Indiquez les comptes comptables à utiliser pour ce taux de TVA lors du transfert comptable des factures. Répertoires Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Si vous souhaitez les modifier, vous devez cliquer dans la zone Répertoires personnalisés et sélectionner, à l'aide de l'icône les nouveaux répertoires de travail. Remarque Nous vous conseillons de conserver les répertoires standards pour un faciliter la maintenance de votre logiciel (Installation de nouvelles mises à jour, etc..). Remarque Les fichiers liés correspondent aux images que vous intégrez dans votre fichier article. Licence Cette partie affiche les informations relatives à l'achat du logiciel : Votre numéro de licence et raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton Modifier. Suivez ensuite la procédure de saisie du code de débridage. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 65 Aide Devis & Facturation Tableau de bord A l’ouverture du dossier, le tableau de bord de votre société s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramètres sur les données à afficher : Afficher le tableau de bord à l'ouverture du dossier Par défaut, la zone est cochée. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche à l'ouverture de votre dossier, dé-cochez-là. Nombre de jours pour l’alerte des échéances Les factures dont l’échéance arrive bientôt à terme sont affichées dans la partie Echéances échues. Précisez le nombre de jours avant la date d’échéance pour afficher l’alerte (30 jours maximum). Nombre de jours pour l’alerte de validité des devis Indiquez le nombre de jours avant la fin de validité des devis, pour afficher une alerte dans la partie Devis à relancer (30 jours maximum). Etat des devis à relancer Sélectionnez l’état des devis à prendre en compte pour afficher la liste des devis à relancer. Nombre de mois pour le graphe du CA HT Indiquez le nombre de mois à afficher sur le graphique du CA qui apparait au bas de votre tableau de bord Internet EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le web, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Journal d'événements Journal des événements Le journal des événements affiche la liste de tous les documents créés ou modifiés avec un numéro ou une date inférieurs au dernier document enregistré dans votre dossier. Remarque Nous vous rappelons que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. 66 Envie de plus de fonctionnalités ? ...C'est désormais possible* ! Le logiciel EBP Bâtiment permet de récupérer toutes vos données d'EBP Devis & Facturation et de bénéficier notamment des fonctionnalités suivantes : Edition de devis spécifiques au bâtiment. Pour réaliser simplement des devis professionnels : tranches de travaux, ouvrages, différents taux de TVA, calcul des métrés selon le corps d’état, variantes etc. Factures de situations, avec saisie en pourcentage, quantité ou montant. Suivi de chantier Pour contrôler son budget en comparant les écarts entre dépenses prévues et dépenses réalisées. Gestion de votre stock. *Si vous n'avez pas utilisé plus de 5 taux de TVA différents dans vos documents d'EBP Devis &Facturation Pratic. 67 69 Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix: Par téléphone, au 02 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00. Par e-mail, à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 71 Nous contacter EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 bt 6 B - 1030 Bruxelles Tel : 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 73 EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format .............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut .............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet ...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Wordpour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + Oet choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................ 5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut ...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant .......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion ...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot ........................................27 Rechercher un document .................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document .....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 EBP Compta Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Compta 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Compta 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Compta 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Compta Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique ................................................................ 11 1.2. Configuration requise ......................................................................... 12 1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13 2.2. Installation réseau ............................................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18 4.1. Version d’évaluation ............................................................................ 18 4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19 4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19 4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21 5.3. Etape 3 : Adresse ................................................................................. 21 5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22 5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23 5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24 PRISE EN MAIN 25 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25 1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................... 25 1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29 1.4. Je paramètre mon plan comptable ..................................................... 30 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37 2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37 2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43 2.4. La saisie standard ............................................................................... 45 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50 3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50 3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52 4. JE POINTE MA BANQUE 53 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53 5. LA DECLARATION DE TVA 55 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55 5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55 5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58 6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................... 58 6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? ......................... 61 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63 8. LA CLOTURE MENSUELLE 64 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65 9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69 10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69 LES FONCTIONS AVANCEES 71 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71 1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71 1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71 1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71 1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72 1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72 Table des matières EBP Compta 9 1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72 1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72 2. MENU QUOTIDIEN 73 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73 2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73 2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73 2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73 3. MENU IMPRESSIONS 74 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74 3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74 4. MENU CLOTURE 75 4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75 4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75 4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75 5. MENU OUTILS 76 5.1. Maintenance ......................................................................................... 76 5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76 5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76 5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77 INDEX 79 Avant de commencer EBP Compta 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00  Le vendredi 8h00 à 18h00 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Compta 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. INSTALLATION 14 EBP Compta A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 15 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 16 EBP Compta 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 18 EBP Compta 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta 19 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 20 EBP Compta Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? EBP Compta 21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 22 EBP Compta 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? EBP Compta 23 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30). INSTALLATION 24 EBP Compta 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 25 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 26 EBP Compta 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 27 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 29 Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. PRISE EN MAIN 30 EBP Compta 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 31 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 33 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits). Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). PRISE EN MAIN 34 EBP Compta 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 35 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 37 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 43.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). PRISE EN MAIN 38 EBP Compta 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 39  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 41 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 43 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 45 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par coeur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 34) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 47 Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement. PRISE EN MAIN 48 EBP Compta  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne.  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 36). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 49 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. PRISE EN MAIN 50 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance. Je consulte et je lettre un compte EBP Compta 51  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’oeil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Je pointe ma banque EBP Compta 53 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. PRISE EN MAIN 54 EBP Compta  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux ») .  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). La déclaration de TVA EBP Compta 55 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 56 EBP Compta  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin. La déclaration de TVA EBP Compta 57  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. PRISE EN MAIN 58 EBP Compta 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Les impressions courantes EBP Compta 59 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. PRISE EN MAIN 60 EBP Compta 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 61 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. PRISE EN MAIN 62 EBP Compta 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 63 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : PRISE EN MAIN 64 EBP Compta 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 65 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 66 EBP Compta 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 67 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 68 EBP Compta Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta 69 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers EBP Compta 71 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien EBP Compta 73 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 74 EBP Compta 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture EBP Compta 75 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Compta 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils EBP Compta 77 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX EBP Compta 79 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 71 Achats ........................................................................................................... 38, 43 Activation ............................................................................................................. 19 Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31 Aide à la révision ............................................................................................... 76 Aide en ligne .................................................................................................... 5, 26 Analytique ............................................................................................................ 72 Annexe 3310 A .................................................................................................... 55 Avoir .................................................................................................................... 39 B Balance ............................................................................................................... 59 Balance âgée ...................................................................................................... 60 Bilan .................................................................................................................... 65 Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42 Budget ................................................................................................................. 72 C CA12 ................................................................................................................... 56 CA3 ..................................................................................................................... 55 Chéquiers ............................................................................................................ 72 Client ................................................................................................................... 31 Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66 Clôture mensuelle ............................................................................................... 64 Communication entreprise-expert ....................................................................... 76 Compte .......................................................................................................... 30, 50 Compte de résultat .............................................................................................. 65 Comptes associés ............................................................................................... 32 Configuration requise .......................................................................................... 12 Consulter un compte ........................................................................................... 50 Contact .................................................................................................... 22, 25, 32 Contrepartie automatique .................................................................................... 36 Corriger une facture............................................................................................. 40 Crédit ............................................................................................................. 43, 45 INDEX 80 EBP Compta D Dates d’exercice ............................................................................................ 22, 28 Débit .............................................................................................................. 43, 45 Décaissements .................................................................................................... 73 Déclaration CA12 ................................................................................................. 56 Déclaration CA3 ................................................................................................... 55 Déclaration de TVA .............................................................................................. 55 Dépense .............................................................................................................. 41 Devises ................................................................................................................ 72 E Ecart de rapprochement ...................................................................................... 54 Echéance ............................................................................................................. 44 Echéancier ............................................................................................... 27, 47, 52 Echéancier détaillé .............................................................................................. 62 Echéancier prévisionnel ....................................................................................... 62 Ecritures de simulation .................................................................................. 66, 73 E-mail .................................................................................................................. 11 Encaissements .................................................................................................... 73 Equilibrage virtuel des journaux ........................................................................... 27 Escompte ............................................................................................................. 39 Evaluation ............................................................................................................ 18 Exportations ......................................................................................................... 77 F Facture............................................................................................... 38, 39, 43, 45 G Grand-livre ........................................................................................................... 58 Guide d’abonnement ........................................................................................... 71 Guides d’écritures ................................................................................................ 71 H Horaires ............................................................................................................... 11 I Identification ................................................................................................... 21, 25 Immobilisations .................................................................................................... 72 Importations ......................................................................................................... 77 Installation monoposte ......................................................................................... 13 Installation réseau ................................................................................................ 15 INDEX EBP Compta 81 J Journal ........................................................................................................... 34, 58 Journal centralisateur .......................................................................................... 65 Journal d’achats .................................................................................................. 34 Journal de banque ............................................................................................... 36 Journal général .................................................................................................... 65 L Lancement ........................................................................................................... 17 LCR ..................................................................................................................... 73 Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67 Lettrage approché ............................................................................................... 28 Lettrage automatique........................................................................................... 51 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52 Lettres chèques ................................................................................................... 73 Lettres de relance ................................................................................................ 63 Libellé de l’écriture............................................................................................... 35 Libellés des écritures ..................................................................................... 27, 46 Libellés types ....................................................................................................... 46 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Marge brute ......................................................................................................... 74 Mode de saisie .................................................................................................... 37 Modes de règlement ............................................................................................ 71 Monoposte ........................................................................................................... 13 Mot de passe ....................................................................................................... 25 MSA..................................................................................................................... 21 N NAF ............................................................................................................... 21, 25 Natures d’achat ................................................................................................... 39 Nouveau dossier ................................................................................................. 21 Numéro de TVA ............................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ..................................................................................... 35 P Plan comptable .................................................................................. 23, 30, 45, 76 Pointer les règlements ......................................................................................... 42 Préférences ......................................................................................................... 26 Prélèvements ...................................................................................................... 73 Prévisions de règlements .................................................................................... 61 Prévisions de trésorerie ....................................................................................... 73 Protocoles validés ............................................................................................... 14 INDEX 82 EBP Compta R Raccourcis comptes ............................................................................................ 35 RAN provisoires ................................................................................................... 75 Rapprochement bancaire................................................................... 22, 28, 53, 67 Rapprochement bancaire automatique ................................................................ 73 Recette ................................................................................................................ 42 Recherche d’écritures .......................................................................................... 73 Règlement ..................................................................................................... 41, 47 Réimputation ........................................................................................................ 76 Remise................................................................................................................. 39 Remise en banque ............................................................................................... 41 Report à nouveau ................................................................................................ 66 Reports à nouveaux ....................................................................................... 65, 67 Réseau ................................................................................................................ 15 Réseaux validés .................................................................................................. 14 Résultat d’exploitation .......................................................................................... 74 Résultat net comptable ........................................................................................ 74 Retards de paiements .......................................................................................... 60 Révision comptable ............................................................................................. 76 S Saisie guidée ........................................................................................... 37, 43, 71 Saisie non comptable .................................................................................... 28, 37 Saisie standard .............................................................................................. 37, 45 Sauvegarde ......................................................................................................... 69 Service technique ................................................................................................ 11 Solde ............................................................................................................. 46, 53 Soldes N-1 ........................................................................................................... 75 Statistiques .......................................................................................................... 74 Suivi de balance mensuel .................................................................................... 74 T Tableaux de gestion ............................................................................................ 74 Taux ..................................................................................................................... 33 Taux de TVA ........................................................................................................ 29 Traite ................................................................................................................... 73 Trésor public ........................................................................................................ 26 Trésorerie ............................................................................................................ 41 TVA ...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56 V Vente ............................................................................................................. 39, 45 Ventes comptoir ................................................................................................... 40 Virements............................................................................................................. 73 INDEX EBP Compta 83 Z Z de caisse .......................................................................................................... 40 NOTES EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition juillet 2008 EBP Compta Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais 4 EBP Compta Pratic EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même EBP Compta Pratic 5 qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 6 EBP Compta Pratic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celleci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta Pratic 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique..................................................................9 1.2. Configuration requise .........................................................................10 1.3. Place disque nécessaire .....................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 13 4.1. Version d’évaluation............................................................................13 4.2. Comment activer le logiciel ?.............................................................13 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 15 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................15 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................15 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................15 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................15 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................16 5.6. Ecran de travail....................................................................................17 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 19 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................19 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients...........................................20 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente...........................................22 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 23 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?...............................................23 2.2. Comment saisir une facture de vente ?.............................................26 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?.....................27 2.4. Comment corriger une facture ? ........................................................27 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?............................................28 2.6. Comment saisir un règlement ? .........................................................30 3. JE POINTE MES TIERS 33 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 34 4.1. Comment imprimer mes achats ? ......................................................34 4.2. Comment imprimer mes ventes ? ......................................................34 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?......................................35 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Pratic 4.4. Comment imprimer mes règlements ? ..............................................35 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 36 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................36 5.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................36 LES OPTIONS EXPERT 37 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? 37 2. LE PLAN COMPTABLE 37 3. LES JOURNAUX 39 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? ...................................................................39 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? ..........................................39 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 40 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?.....................................................40 4.2. Comment saisir des écritures ? .........................................................40 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures ......................41 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 42 5.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................42 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................42 5.3. Comment lettrer un compte ?.............................................................42 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 43 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................43 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...........................................43 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 45 7.1. Les journaux ........................................................................................45 7.2. Le grand-livre.......................................................................................45 7.3. La balance............................................................................................46 8. VALIDATION DES ECRITURES 47 9. LA CLOTURE MENSUELLE 48 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................48 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................48 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 49 10.1. Le journal général..............................................................................49 10.2. Clôture de l’exercice..........................................................................49 INDEX 53 Avant de commencer EBP Compta Pratic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Compta Pratic 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;  Windows XP (1) ou Vista ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Pratic 2009 pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ FLASH13.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ FLASH13.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 12 EBP Compta Pratic 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic 13.0 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel . Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Pratic reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 300 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Pratic, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créer un nouveau dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. INSTALLATION 14 EBP Compta Pratic 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse Saisissez si vous le souhaitez l’adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. INSTALLATION 16 EBP Compta Pratic 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer la saisie sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. Cliquez sur Terminer : le dossier se crée. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 17 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 19 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. PRISE EN MAIN 20 EBP Compta Pratic 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients 1.2.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les fournisseurs et clients (tiers) de votre entreprise, pour pouvoir, lors de la saisie des factures et des règlements, attribuer chaque opération au tiers correspondant. Ainsi, vous pourrez ensuite consulter ou imprimer toutes les opérations concernant un tiers particulier. 1.2.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Fournisseurs du menu Données, ou à l’option Clients du menu Données. Vous obtenez alors la liste des fournisseurs ou des clients. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’obtenir la fiche d’un nouveau tiers. Renseignez le nom ou la raison sociale du tiers dans le champ Nom / RS : Astuce Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilité dans le champ Nom/RS. Utilisez plutôt la zone prévue à cet effet dans l’onglet Adresse : Complétez si vous le souhaitez les informations des onglets Adresse et Contact. Ces renseignements sont facultatifs. Cliquer sur OK : votre tiers est créé et apparaît dans la liste des fournisseurs ou des clients. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 21 Comme vous pouvez le constater, un code a été automatiquement attribué à votre tiers. Il s’agit en fait d’un compte comptable, limité à 10 caractères. Il est composé de la façon suivante :  401 + nom du fournisseur + chiffres (pour un fournisseur)  411 + nom du client + chiffres (pour un client). Grâce au bouton Nouveau, créez vos autres tiers. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pourrez également créer vos tiers au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Correspond à la racine comptable des fournisseurs ou des clients. Permettent d’attribuer un code unique (lorsque plusieurs tiers portent le même nom). PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Pratic 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente 1.3.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les différentes natures d’achat et de vente de votre entreprise. Cela vous permettra par la suite de ventiler le total HT de chaque facture. Ainsi, vous pourrez obtenir le total de vos charges et de vos produits par nature. Exemple Une société fabriquant des chaussures a besoin de connaître ses charges en cuir, fil, caoutchouc, lacet, etc. De plus, elle a besoin de connaître le montant de ses ventes de chaussures, sandales, bottes … Elle va donc créer les natures d’achat et de vente qui l’intéresse : cuir, fil caoutchouc, lacet… pour les natures d’achat, chaussures, sandales, bottes … pour les natures de vente. 1.3.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Achats du menu Données ou à l’option Ventes du menu Données. Vous obtenez alors la liste des natures les plus courantes. Cliquez sur le bouton Nouveau. Renseignez l’intitulé de la nature d’achat ou de vente, pointez l’opération correspondante, et sélectionnez le type d’achat ou de vente. Le type d’achat (ou de vente) est indispensable car il permet au logiciel d’associer à la nature créée un code identifiant. Ce code correspond au compte comptable, et est calculé en concaténant la racine de trois caractères du type d’achat (601, 607, 701 …) et un chiffre. Cliquez sur OK pour enregistrer la nature d’achat ou de vente. Grâce au bouton Nouveau, vous pouvez créer vos autres natures, ou vous les créerez plus tard au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 23 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Achats L’écran est partagé en deux parties : En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Liste des factures Détail d’une facture PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Pratic Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  . Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau fournisseur dans le volet de navigation Mes achats.  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche ensuite dans le tableau de ventilation des montants de la facture : Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 25  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Remarque A la place de la touche Inser, vous pouvez également utiliser la touche  du clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture : le montant saisi dans le logiciel doit être celui affiché sur la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires. Exemple :  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Pratic 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 27 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ? 2.3.1. Je saisis un avoir Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs : 2.3.2. Je saisis un escompte et/ou une remise Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». 2.4. Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Pratic 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse : Session du : 10/03/2006 à 00 : 00 Jusqu’au : 10/03/2006 à 23 : 59 ** VENTILATION PAR FAMILLE ** Code Libellé Mnt HT Mnt TTC 001 Chaussures 2926,42 3500,00 002 Cirage 418,06 500,00 003 Lacets 41,81 50,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR MDR ** MDR Mnt HT Mnt TTC Carte bleue 2090,30 2500,00 Chèque 836,12 1000,00 Crédit 41,81 50,00 Espèces 418,06 500,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR TAUX TVA ** Taux Mnt HT Mnt TVA 19,60 3386,29 663,71 Total : 3386,29 663,71 Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 29 2.5.1. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement : 2.5.2. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Pratic 2.5.3. Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlement dans le module Ma Trésorerie. 2.6. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée :  Par la barre d’outils : (banque principale uniquement)  Ou par le volet de navigation : ou ou  Ou par la barre de menu : Quotidien + Ma Trésorerie Cette option ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) 2.6.1. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 31  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu Quotidien.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, des frais de déplacement ou de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. 2.6.2. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. 2.6.3. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Pratic 2.6.4. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Je pointe mes tiers EBP Compta Pratic 33 3. JE POINTE MES TIERS Il s’agit de pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Pour réaliser ce pointage, saisissez la facture d’un client (Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes) et le règlement correspondant (Quotidien + Ma Trésorerie). Accédez à l’option Pointage du menu Quotidien. Pointez Clients et choisissez votre client dans la liste. Les factures apparaissent à gauche, les règlements à droite : Sélectionnez une facture et son règlement, cliquez sur le bouton Pointer et validez le code proposé. Répétez cette opération pour toutes les factures réglées et pour tous les clients et les fournisseurs. Grâce à cela, vous pouvez désormais sélectionner en haut de la fenêtre la case Non (non pointées) et visualiser en un coup d’oeil les factures dues : PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Pratic 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 4.1. Comment imprimer mes achats ? Accédez à l’option Mes Achats du menu Impressions.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.2. Comment imprimer mes ventes ? Accédez à l’option Mes Ventes du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Mes impressions courantes EBP Compta Pratic 35 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ? Accédez à l’option Mes Ventes Comptoir du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez la case Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.4. Comment imprimer mes règlements ? Accédez à l’option Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque du menu Impressions + Ma Trésorerie.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Pour obtenir le détail des chèques remis en banque, cochez la case Imprimer le détail des bordereaux (non disponible pour la caisse).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Pratic 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 5.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Qu’est-ce que les options expert ? EBP Compta Pratic 37 LES OPTIONS EXPERT 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? Il s’agit d’options nécessitant des connaissances comptables (paramétrage du plan comptable et des journaux, saisie standard, rapprochement bancaire…). En fonctionnement par défaut, elles ne sont pas accessibles. Pour les activer, cochez l’option Fonctions expert du menu Affichage. 2. LE PLAN COMPTABLE Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données. Vous obtenez la fenêtre suivante : Les comptes sont répartis racine par racine dans les onglets adéquats. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez obligatoirement les champs Numéro et Intitulé. Les autres champs sont facultatifs. Les colonnes A V D et R signifient « Achats », « Ventes », « Dépense » et « Recette ». Elles vous permettent de paramétrer les listes de comptes qui s’afficheront dans les masques de saisies non comptables :  Tous les comptes dont la colonne A est cochée s’afficheront dans la liste des natures d’achat dans l’option Mes Achats.  Tous les comptes dont la colonne V est cochée s’afficheront dans la liste des natures de vente dans l’option Mes Ventes. LES OPTIONS EXPERT 38 EBP Compta Pratic  Tous les comptes dont la colonne D est cochée s’afficheront dans la liste des autres charges dans l’option Nouvelle dépense de Ma Trésorerie.  Tous les comptes dont la colonne R est cochée s’afficheront dans la liste des autres recettes dans l’option Nouvelle recette de Ma Trésorerie. Pour des informations sur les onglets ou les options non décrites, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Pour des informations supplémentaires sur le paramétrage des comptes par les colonnes AVDR, consultez l’aide en ligne, mot clé AVDR. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). Les journaux EBP Compta Pratic 39 3. LES JOURNAUX 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez le code, le type et le libellé du journal. Pour paramétrer un journal existant, cliquez sur le journal puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Au besoin, vous pouvez modifier le libellé. LES OPTIONS EXPERT 40 EBP Compta Pratic 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ? La saisie standard permet de :  Saisir manuellement des écritures dans les journaux de type Divers ou A-nouveaux ;  Consulter les écritures enregistrées dans cette option, ou saisies dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma Trésorerie, ou importées d’un autre logiciel ;  Modifier les écritures enregistrées dans cette option, ou importées d’un autre logiciel. 4.2. Comment saisir des écritures ? Accédez à l’option Saisie Standard par le menu Quotidien. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Attention, vous ne pouvez ajouter des écritures que dans les journaux de type Divers ou Anouveaux.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date des écritures à saisir. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne d’écriture.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de l’écriture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro identifiant l’écriture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , par la touche , ou par la touche F4. Vous pouvez également taper un nouveau compte, ou taper le début d’un numéro suivi de  ou F4. La saisie des écritures en mode standard EBP Compta Pratic 41  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte : complétez ou modifiez-le.  Saisissez le montant, puis les lignes suivantes.  Sur la dernière ligne de votre écriture, choisissez le compte adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures 4.3.1. Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. 4.3.2. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. 4.3.3. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . LES OPTIONS EXPERT 42 EBP Compta Pratic 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 5.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les règlements d’un compte client, tous les mouvements d’un compte de banque. 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés. 5.3. Comment lettrer un compte ? Accédez à l’option Consultation – Lettrage du menu Quotidien, ou cliquez sur l’icône .  Dans le champ Compte, tapez le compte concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou en tapant le numéro suivi de la touche  ou F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur les écritures à lettrer afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK. Le rapprochement bancaire EBP Compta Pratic 43 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire s’effectue à l’aide de votre relevé bancaire. Les écritures peuvent être déjà en partie pointées directement dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque grâce à la colonne P : Pour réaliser le rapprochement bancaire complet et le valider, accédez au rapprochement bancaire Manuel par Compte du menu Quotidien + Rapprochement bancaire.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (5121 pour la banque principale ou 5122 pour l’autre banque).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. Les écritures pointées dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque apparaissent avec un « OK » dans la colonne Rapp.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. LES OPTIONS EXPERT 44 EBP Compta Pratic  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Le rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller le rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Le rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). Les impressions comptables EBP Compta Pratic 45 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 7.1. Les journaux 7.1.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie sont simultanément enregistrées sous forme d’écritures comptables dans des journaux. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse… 7.1.2. Comment imprimer un journal ? Accédez à l’option Journaux du menu Impressions.  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 7.2. Le grand-livre 7.2.1. Qu’est-ce qu’un grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte, afin de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. 7.2.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions.  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. LES OPTIONS EXPERT 46 EBP Compta Pratic  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Vous pouvez notamment, dans les options, n’obtenir que les écritures non lettrées. 7.3. La balance 7.3.1. Qu’est-ce qu’une balance ? Contrairement au grand-livre, la balance ne vous donnera pas le détail des opérations de chaque compte, mais le cumul. Ainsi, vous obtiendrez pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. 7.3.2. Comment imprimer ma balance ? Accédez à l’option Balance du menu Impression.  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Validation des écritures EBP Compta Pratic 47 8. VALIDATION DES ECRITURES La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. LES OPTIONS EXPERT 48 EBP Compta Pratic 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 49 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Le journal général Il s’agit d’un état de fin d’exercice vous donnant pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. Pour l’imprimer, accédez à l’option Journal Général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. 10.2. Clôture de l’exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de constatation du résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. LES OPTIONS EXPERT 50 EBP Compta Pratic 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 5 Comment sauvegarder mon dossier ? page 36). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour ;  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture);  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 51  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Sauvegarde du dossier cochée, afin que le logiciel réalise et archive une sauvegarde de clôture de votre dossier.  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est pas équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. LES OPTIONS EXPERT 52 EBP Compta Pratic Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. INDEX EBP Compta Pratic 53 INDEX A Achats ...........................................................................................................23, 34 Activation.............................................................................................................13 Adresse .........................................................................................................16, 19 Aide en ligne..........................................................................................................5 AVDR ..................................................................................................................37 Avoir ....................................................................................................................27 B Balance ...............................................................................................................46 Bordereau de remise en banque .........................................................................31 C Clients .................................................................................................................20 Clôture annuelle ............................................................................................49, 50 Clôture mensuelle ...............................................................................................48 Compte....................................................................................................21, 37, 42 Configuration requise ..........................................................................................10 Consultation d’un compte....................................................................................42 Contact ..........................................................................................................16, 19 Corriger une facture.............................................................................................27 D Dates d’exercice..................................................................................................17 Démarrer .............................................................................................................16 Dépense........................................................................................................30, 38 E Ecart de rapprochement ......................................................................................44 Ecritures ..............................................................................................................40 Ecritures (modification)........................................................................................41 Ecritures (suppression)........................................................................................41 E-mail ....................................................................................................................9 Escompte ............................................................................................................27 Evaluation............................................................................................................13 INDEX 54 EBP Compta Pratic F Facture d’achat ....................................................................................................23 Facture de vente..................................................................................................26 Fonctions expert ..................................................................................................37 Fournisseurs........................................................................................................20 G Grand-livre...........................................................................................................45 H Horaires .................................................................................................................9 I Identification...................................................................................................16, 19 Installation............................................................................................................11 J Journal .................................................................................................................39 Journal général ....................................................................................................49 Journaux..............................................................................................................45 L Lancement ...........................................................................................................12 Lettrage....................................................................................................42, 50, 51 Lisezmoi.................................................................................................................5 M Modification d’écritures ........................................................................................41 Mot de passe .......................................................................................................19 MSA.....................................................................................................................16 N NAF .....................................................................................................................16 Natures d’achat........................................................................................22, 25, 37 Natures de vente ...........................................................................................22, 37 Nouveau dossier..................................................................................................16 O Options expert .....................................................................................................37 INDEX EBP Compta Pratic 55 P Plan comptable..............................................................................................37, 40 Pointage ..............................................................................................................33 Pointer les règlements.........................................................................................32 R Rapprochement bancaire ..............................................................................43, 51 Recette..........................................................................................................31, 38 Règlement ...........................................................................................................30 Règlements .........................................................................................................35 Remise ................................................................................................................27 Remise en banque ..............................................................................................30 Report à nouveau................................................................................................49 Reports à nouveaux ............................................................................................50 S Saisie standard....................................................................................................40 Sauvegarde.........................................................................................................36 Service technique..................................................................................................9 Solde ...................................................................................................................43 Suppression d’écritures.......................................................................................41 T Trésorerie......................................................................................................30, 35 V Ventes ...........................................................................................................26, 34 Ventes comptoir ............................................................................................28, 35 Ventilations..........................................................................................................25 Z Z de caisse..........................................................................................................28 NOTES NOTES CRM Ligne PME Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 4 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010 5 6 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15 5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15 6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21 5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21 5.2. Rappel ............................................................................................................ 21 5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22 6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24 9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24 9.2. Le corps ......................................................................................................... 24 9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8 9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25 9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25 10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27 13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27 13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27 13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31 3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32 5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32 5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34 6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35 7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35 8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36 11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36 13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9 10 13.1. Des pistes .................................................................................................... 37 13.2. Des contacts ................................................................................................ 37 13.3. Des comptes ................................................................................................ 37 13.4. Des activités ................................................................................................. 37 14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38 15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40 18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40 18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41 19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41 19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41 INDEX ................................................................................................................... 42 0BINSTALLATION IN STALLATION 1. AV ANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L 'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée L a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : 􀂃 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent 􀂃 Mémoire : 1 Go 􀂃 Écran : résolution 1024x768 en 16 bits 􀂃 Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 11 Comment installer mon logiciel ? 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 12 0BINSTALLATION 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. CO MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Rema rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si v ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 13 Comment activer mon logiciel ? 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Re marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 14 0BINSTALLATION 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Le s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15 Écran de travail 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 3 2 4 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 16 1BPRISE EN MAIN PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17 Écran de démarrage 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … 18 1BPRISE EN MAIN - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. 19 Comment créer un contact ? 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. 20 1BPRISE EN MAIN L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 21 Comment gérer une opportunité ? 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. 22 1BPRISE EN MAIN Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. 23 Comment gérer les devis ? 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. P our faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier. • D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24 1BPRISE EN MAIN 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : • L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. • L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. • L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire • L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : • Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis • Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. • Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. V ous pouvez personnaliser l’affichage du planning : • En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). • En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. • En filtrant la liste des tâches à afficher. V ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : • Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. • Aj outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 25 Comment imprimer une fiche ? 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L 'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : • Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. • Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. • Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26 1BPRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. 27 Comment gérer les champs personnalisés ? Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. I l existe trois types de droit : • Visualisation et Modification • Exécution • Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Po ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. 28 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 29 Comment créer un collaborateur ? LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line. L’ utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 30 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 3. CO MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. S électionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31 Comment gérer une campagne ? 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accé dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. C omment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne P aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. C omment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une act ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut V ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 33 Comment utiliser le publipostage ? 5.2.4. Statistiques L ’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 34 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dè s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. P our utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. • Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 35 Notes et documents associés 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Rem plissez alors le nom de la famille et son code. 36 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 13. LA MODIFICATION PAR LOT 13.1. Des pistes La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.2. Des contacts La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.3. Des comptes La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.4. Des activités La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37 La conversion de piste 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). L es avantages de ce système sont les suivants : • La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ; • Un temps de restitution immédiat ; • L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. 38 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. V ous pouvez importer les données suivantes : • Articles • Pistes clients/prospects • Pistes fournisseurs • Contacts • Comptes clients/prospects • Famille clients/prospects • Comptes fournisseurs • Familles fournisseurs • Collaborateurs • Familles collaborateur • Groupes • Secteurs géographiques • Origine d’une piste S uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. 39 Actions pratiques communes à toutes les fiches Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il e st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 18. AC TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. P our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : • Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. • Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. P our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. P our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 40 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 41 19. IN FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cli quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Index INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 11 Actions .................................................................................................................................... 21 Actions contextuelles ............................................................................................................... 16 Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25 Agenda .............................................................................................................................. 19, 25 Archivage ................................................................................................................................ 40 Articles .............................................................................................................................. 23, 24 B Barre de navigation ................................................................................................................. 16 Barre de statut ......................................................................................................................... 16 C Campagnes Activités .............................................................................................................................. 33 Ciblage................................................................................................................................ 32 Coûts .................................................................................................................................. 32 Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31 Modèles .............................................................................................................................. 33 Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33 Statistiques ......................................................................................................................... 34 Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32 Champs personnalisés ............................................................................................................ 28 Clients ..................................................................................................................................... 20 Code d'activation ..................................................................................................................... 13 Collaborateurs ......................................................................................................................... 30 Comptes Clients ................................................................................................................................. 17 Fournisseurs ....................................................................................................................... 36 Comptes clients ....................................................................................................................... 20 Comptes Clients ...................................................................................................................... 18 Comptes prospects .................................................................................................................. 20 Configuration minimale ............................................................................................................ 11 Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20 Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3 Conversion .............................................................................................................................. 38 Création de dossier ................................................................................................................. 15 42 3BINDEX D Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19 Désarchivage .......................................................................................................................... 40 DEVIS ..................................................................................................................................... 24 Documents associés ............................................................................................................... 36 Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28 Duplication ............................................................................................................................... 40 E Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18 ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16 E-mailing ................................................................................................................................. 35 Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35 Evénements ............................................................................................................................ 25 F Familles de comptes ................................................................................................................ 36 Fonctions avancées ................................................................................................................. 30 G Géolocalisation ........................................................................................................................ 41 Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15 Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27 I Import paramétrable ................................................................................................................ 39 Import paramétrables .............................................................................................................. 39 Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30 Imprimer .................................................................................................................................. 26 Installation ......................................................................................................................... 11, 12 Itinéraire .................................................................................................................................. 41 L Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12 Liaison de dossier .................................................................................................................... 29 M Menus ..................................................................................................................................... 16 Modification par lot Activités .............................................................................................................................. 37 Comptes ............................................................................................................................. 37 Contacts .............................................................................................................................. 37 Pistes .................................................................................................................................. 37 N Notes ....................................................................................................................................... 36 43 Index 44 O Opportunités % Probabilité ....................................................................................................................... 22 Etapes en cours .................................................................................................................. 22 Montant estimé ................................................................................................................... 23 Montant réalisé ................................................................................................................... 23 Motif de clôture ................................................................................................................... 22 Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36 Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24 Options .................................................................................................................................... 15 P Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38 Plan ......................................................................................................................................... 41 Prise en main .......................................................................................................................... 17 Prospects ................................................................................................................................ 20 Publipostage ............................................................................................................................ 34 Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34 Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35 R Rappel ..................................................................................................................................... 21 Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................................................. 26 SMS ........................................................................................................................................ 35 Solvabilité ................................................................................................................................ 41 Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38 T Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36 Tiers .................................................................................................................................. 19, 20 U Utilisateurs ............................................................................................................................... 27 Aide Business Plan Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3 Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3 Limitation de garantie.......................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence.................................................................................................................................5 Les pages.......................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7 Lancement du logiciel..........................................................................................................................7 Code d'activation................................................................................................................................8 Guide d'utilisation..................................................................................................................................9 Comment commencer ?.......................................................................................................................9 Le dossier de démonstration..............................................................................................................9 Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9 Saisie des prévisions......................................................................................................................11 Tout est prêt !...............................................................................................................................15 Les Prévisions..................................................................................................................................15 Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15 Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15 Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17 Comment saisir un financement ?....................................................................................................18 Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19 Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20 Comment saisir une vente ?............................................................................................................21 Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22 Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23 Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24 Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26 Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26 Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27 Autres prévisions...........................................................................................................................28 Eléments antérieurs.......................................................................................................................33 Les Résultats....................................................................................................................................36 Consulter les résultats....................................................................................................................36 Les graphiques..............................................................................................................................44 Les ratios......................................................................................................................................45 Les Impressions................................................................................................................................46 Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46 Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46 Le Rapport....................................................................................................................................46 Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48 L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48 Rapports personnalisés...................................................................................................................48 Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49 Les Outils.........................................................................................................................................49 L'assistant de recopie des données...................................................................................................49 Épuration des prévisions.................................................................................................................49 Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49 L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50 Générer un diaporama....................................................................................................................50 La Visionneuse...............................................................................................................................51 Calculatrice...................................................................................................................................52 Les options du dossier....................................................................................................................52 Suppression d'un fichier..................................................................................................................53 Sauvegardes....................................................................................................................................53 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53 EBP sur le web.................................................................................................................................53 Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53 EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53 Manuel de référence............................................................................................................................55 Caractéristiques générales.................................................................................................................55 Présentation de l'interface...............................................................................................................55 Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55 Menus contextuels.........................................................................................................................55 Navigation dans l'interface..............................................................................................................58 iii Aide Business Plan Touches de raccourcis.....................................................................................................................59 Saisie de données..........................................................................................................................60 Données..........................................................................................................................................60 Préférences...................................................................................................................................60 Prévisions.....................................................................................................................................80 Résultats.......................................................................................................................................124 Visualisation des résultats.............................................................................................................124 Le compte de résultat...................................................................................................................125 Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126 Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127 Le bilan......................................................................................................................................129 Fonds de Roulement.....................................................................................................................130 Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133 Autres listes................................................................................................................................134 Les Graphiques............................................................................................................................134 Visualisation des graphiques..........................................................................................................136 Les Ratios...................................................................................................................................136 Visualisation des ratios.................................................................................................................138 Impressions...................................................................................................................................139 Navigation dans le Rapport............................................................................................................139 Glossaire..........................................................................................................................................141 Assistance technique..........................................................................................................................145 Nous contacter..................................................................................................................................147 Index...............................................................................................................................................149 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement e Remarque xemple de remarque e Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple... d'exemples... Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent. Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. la r de plus a Remarque Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. Installation depuis le CD ROM EBP Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. p Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur d Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. ncer. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan. 7 Aide Business Plan Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles. Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation ? Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 8 Guide d'utilisation Comment commencer ? Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Création d'un nouveau dossier Comment créer le dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. L'assistant de création des dossiers Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan. La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives. Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données. Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. L'assistant de duplication des dossiers L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant. u Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert. L a duplication de business plan se fera en 2 étapes: L Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine. Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation. b 9 Aide Business Plan Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Les options du dossier r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble a fenêtr Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli e du logiciel. L e des options se décompose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées lors de la création de votre dossier. Les options Générales n dis n O tigue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la fenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Di Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers an et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. Les Sauvegardes option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière- . vers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl Cplan ette L'enregistrement en arrière-plan eux ca D spourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu celui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Comment saisir les préférences ? P our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence. rouverez 'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences. I l est toutefois possible d 10 Guide d'utilisation Cette partie permet de: définir les paramètres du dossier, établir le paramétrage des données de base, Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences. Le Tableau de Bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les do n éel, au moment des saisies. Vous u nées affichées sont mises à jour en temps r povez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier, La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées, La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique. AstuLorsque ce vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes. In fos La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers. Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque chier par une Info. Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez donc a ification des informations suivantes : fi ton Format v ccès à la mod la police, le style, la taille, les éffets. passe EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe. Saisie des prévisions outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne istrement différent. T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée. n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes. M ot de passe. L es Listes T contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg outes les liste U 11 Aide Business Plan Remarque i. Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic Astuce Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie. des données de bases utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la onné nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base Contenu des listes Td o e de base. e, vous pouvez visualiser les données E: Taux de TVA: Taux de la fiche, Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice, Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance. Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice, Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice. ontenu des listes des prévisions outes le C T s listes des prévisions contiennent : ts. ement er les différentes catégories de données. une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu d let général. Les pré informa , quelle olonnes que d'exercices . ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement. Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières: - Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail. - Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général Les listes des prévisions d'Investi Ouverture d'une fiche par la liste r accéder au cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en Créer une nouvelle fiche par la liste surbrillance. 12 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de données à créer, puis cliquer sur le outon Nouveau. Suppression d'une fiche par la liste La liste permettra également la suppression de fiches. re d'une fiche, il faudra sélectionner la ligne souhaitée. es de donnée dans les listes ainsi que Les Fiches ête et les onglets ier la donnée. Elle se compose principalement du Nom et de la case à cocher Actif (uniquement pour les prévisions). es créées. Les ongle Toutes s fiches possèdent un onglet Notes mais suivant l'endroit ou vous vous positionnez (les préférences du dossier o b Comme pour l'ouvertu Réordonner les fiches Les boutons Monter et Descendre, permettent de réordonner les ligndans l'arborescence. Chaque fiche se décompose en deux parties : l'ent L'entête de la fiche L'entête de la fiche permet d'identif Différentes informations supplémentaires seront disponibles en fonction des fich ts des fiches de préférences le u de prévision ou des données de base), les autres onglets diffèrent : Pour les préférences du dossier, les fiches possèdent l'onglet Définition, Pour les préférences de prévision, les fiches possèdent l'onglet Options, Pour les préférences des données de base, les fiches possèdent l'onglet Définition sauf les fiches ant ou Salariés qui possèdent respectivement les onglets Pourcentage et Taux de cotisation. Echéancier et Profils Gér Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. Personnel et des Autres impôts et taxes, toutes les fiches sont composées d'un onglet Option, d'un onglet reprenant l'ensemble des valeurs de la prévision et d'un onglet Notes. Les onglets des fiches de prévision A l'exception des fiches Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. s préférences des données de base et plus précisément pour le aux de TVA et les Saisonnalités. rs qui seront disponibles pour ces données. Elles seront ensuite sélectionnées des prévisions et des prévisions. t dans les préférences des données de base et plus précisément pour échéancier et les profils Gérant et Salarié. ur le fonctionnement de ces onglets, cliquer ici. Description des onglets L'onglet Définition Cet onglet est disponible uniquement dans le T Il permet de déterminer les valeu dans les options des préférences Les onglets Pourcentage et Taux de cotisation Ces onglets sont disponibles uniquemen l' Pour plus de précision s L'onglet récapitulatif des valeurs La décomposition de la fenêtre 13 Aide Business Plan L'onglet se décompose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaiterez faire votr an (cf. Préférences). e business pl a saisie se fera donc annuellement mais également mensuellement par l'intermédiaire du bouton L. L a saisie des données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. Remarque Pour distinguer ce qui a été saisi de ce qui a été calculé, les valeurs de la colonne seront mises en gras. Exemple Dans une prévision de vente, la saisie du CA annuel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est passera en gras. L'onglet Option isie et des options de calcul qui permettront d'établir les u les documents comptables). faite sur l'un des montants mensuels alors c'est la colonne CA mensuel qui Cet onglet permet de choisir des options de sadifférents résultats (exemple : les récapitulatifs o Remarque Pour les Prévisions, toutes les zones modifiables auront des valeurs par défaut lors de la création des fiches. es valeurs par défaut sont déterminer dans les préférences de prévision. C Comment créer une nouvelle fiche ? T iches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois en fonction du type oposeront déjà des fiches lles que les taux de TVA, les saisonnalités, les charges ou les investissements. arborescence (exemple: "Ventes") puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à gauche de écran. outes les f de création de dossier choisi, certaines préférences, données de base ou prévisions pr te Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de donnés que vous souhaitez créer dans l'l' Astuce Afin de faciliter la saisie des fiches, toutes les zones saisissables sont sur fond blanc. ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrer les informations saisies. Vous devez remplir les principales inform Remarque A part La valida om irdu menu Outils, vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. tion se fera alors lors du changement de page. C ment modifier une fiche ? L 'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : Soit en se vo positionnant dans l'arborescence sur le type de données à modifier (exemple "Ventes"). Puis Ouvrir en bas de us devez choisir la donnée dans le tableau récapitulatif et en cliquer sur le bouton la page. Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve le type de la donnée à modifier puis vous devez cliquer sur la donnée souhaitée. Une il vous suffit de procéder aux modifications directement sur celle-ci. fois sur la fiche, Astuce Toutes les zones saisissables seront alors sur fond blanc ce qui vous facilitera la saisie. r, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. Une fois la modification réalisée, le bouton Valide Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. 14 Guide d'utilisation Comment annuler la saisie d'une fiche ? Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous d ur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors fiche se réalise par l'intermédiaire de la liste d'un type de données, exemple les "Ventes". Pour supprimer une fiche, vous devez vous positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et liquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. evez cliquer s supprimées et la fiche retrouvera son état initial. Comment supprimer une fiche ? La suppression d'une c Remarque Vous pouvez supprimer une fiche de préférences (par exemple une fiche Taux de TVA) uniquement si celle-ci epuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé ssaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos prévisions qui vont vous permettre es Prévisions Pour accéder à z cliquer sur le bouton n'est pas utilisée dans les préférences de prévision ou dans les prévisions. Dans le cas contraire, un messagevous signalera la liste des fiches dans lesquelles la fiche est référencée. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites dvotre dossier avec les principales données néce d'analyser les documents comptables qui en découlent et enfin de consulter et imprimer le rapport de votre Business Plan. L C omment saisir une prévision ? la saisie des prévisions, vous d eve que vous trouverez dans l p Il est tou ons par l'intermédiaire du menu Affichage / Prévisions. Cette s nécessaires pour élaborer le business plan. Vous retrou a artie basse de l'arborescence. tefois possible d'accéder aux prévisi partie permet de paramétrer les différentes es prévisions suivantes : prévision verez donc l Invest issements et les cessions d'immobilisations, Financ ements dont : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissements, Vente s, Achats, Charges externes & autres a chats, Person e onnel, nls et les Autres charges de pers Impôt e s t taxes (autre que l'IS et l'IFA), Autres : Prévisions d'Exploitation (Production immobilisé, Aucharges) tres produits, Charges à répartir et Autres Prévisions Financières (Produits financiers, Charges financières et Dividendes) Prévisions Exceptionnelles (Produits exceptionnels et Charges exceptionnelles) Prévisions Diverses (Provisions, Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance) Impôt Société. Éléments antérieurs dont : Bilan & éléments antérieurs Compte de résultat antérieur. Remarque Grâce à l'option Plein Écran, la saisie des prévisions sera plus facile. ent saisir un investissement ? Comm 15 Aide Business Plan Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers investissements sur toute la durée du plan de fi ents peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers. nancement. Trois types d’investissem Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Attention Certains investissements ne sont pas amortissables tel que les investissements financiers, les fonds de ommerce, les terrains. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Investissements, puis cliquez sur ouve en bas, à droite de l'écran. Valider que vous c Création d'une fiche d'investissement le bouton Nouveau qui se tr Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Re Vous de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors rs du changement de page. marque disposez d'une Option qui vous permet lo P résentation de la fiche On distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Plan qui sont : Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie . entête de la fiche Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. ntant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton n e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un investissement se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à l'investissement qui sera effectués lors de la vie de l'entreprise. Dans la colonne Mo vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à Ong s et onglet vous permet de paramétrer les options de TVA, d'amortissements et des décaissements nécessaires ion du business plan. l'investissement. let Option C à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 16 Guide d'utilisation Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. ir aussi sations liées aux divers investissements sur toute la . Vo Comment saisir une cession d'immobilisation ? Ces prévisions permettent d’évaluer les cessions d'immobilidurée du plan de financement. Trois types d’investissements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet e ssion d'immobilisation , vous devez vous placer sur le type de prévision Cessions d'immobilisations, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve s informations saisies. ffet. Création d'une fiche de ce Pour créer une nouvelle fiche R rez en bas de la fiche, enregistrez le Re P tion de la fiche Plan qui sont : marque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résenta O n distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce A ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. mobilisation se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la cession qui sera effectués lors de la vie de L La fonctionctif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Une cession d'im Onglet Montants l'entreprise. e bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant au reliquat à amortir. nglet Options de TVA nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso e saisir des annotations sur chacune des fiches. O Cet onglet vous permet de paramétrer les options Cet onglet permettra d Astuce 17 Aide Business Plan A fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. t ? Voir aussi Comment saisir un financemen Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers financements sur l’ensemble de la durée duplan de financement. Quatre types de financements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Création d'une fiche de financement e Financement que vous souhaitez créer, uis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alo ns concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en b gistrez les informations saisies. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type d p rs les principales informatio as de la fiche, enre Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche Différents types de financements peuvent être créés : les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Une fois le choix du financement fait, vous devez remplir alors les principales informations concernant votre financement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Apports en Capital et Comptes courants Les fiches des Apports en Capital et des Comptes Courants se composen Options et les Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une se t de trois parties : les Montants, ule et même fenêtre, sous forme 'onglets. On nts is iser le plan d'affaires. d glet Monta L'onglet Montants permet de saisir les différents montants nécessaires à l'utilation des fiches pour util Astuce ment en Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellecliquant sur le bouton . Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options nécessaires, pour chaque type de fiche, à l'élaboration dubusiness plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 18 Guide d'utilisation Afin iser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône de visual apparaîtra sur l'onglet. t Crédits-bails nt : l'onglet Définition, l'onglet Onglet Définition chéancier E mprunts e Pour les fiches d'Emprunts et de Crédits-bails, les onglets proposés soÉchéancier et l'onglet Notes. L'onglet Définition vous permet de paramétrer toutes les informations nécessaires à l'élaboration du business plan, pour chaque type de fiche. nglet É O L'onglet Échéancier reprend l'échéancier total de remboursement de l'emprunt. Onglet Notes Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce fin de visualiser au plus vi A te si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir Comment saisir une subvention d'exploitation ? us souvent par l'Etat ou une Collectivité îne des sur coûts e s sont accordées en fonction du nombre d'emplois créés ou du montant des frais de recherche aussi La subvention est une aide financière non remboursable accordée le pl locale. Les subventions d'exploitation viennent compléter le chiffre d'affaires quand l'activité entra a normaux ou n'est pas de nature à pouvoir être rentabilisée, mais que cette activité est reconnue d'utilité pour la collectivité. C s subventionour un produit nouvea pu. Astuce dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet roite de l'écran. Rempl rs les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de vous faciliter la saisie effet. Création d'une fiche de subvention d'exploitation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d'exploitation, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à d issez alouverez en tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ne Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors nt de page. R alors les principales informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la Une subvention d'exploitation se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes ées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'ulors du changeme Présentation de la fiche emplissez fiche. parties sont affich Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. vention qui seront reçu lors de la vie de l' Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la sub entreprise. 19 Aide Business Plan Astuce ts pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton Les montan. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à élabor l' ation du business plan. nglet Notes perso O Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. La subve une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité ments ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. Voir aussi Comment saisir une subvention d'investissement ? ntion est le. loca Les subventions d'investisse Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet our créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d' ments, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. ée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. C réation d'une fiche de subvention d'investissement P investisse Remplissez alors les principales informations concernant la fiche cré Remarque s informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche emplissez alors les principale Rfi che. Une subvention d'investissement se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la subvention qui sera reçue lors de la vie de D nne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. l'entreprise. ans la colo les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'aortissement correspondantubvention d'investissement. m à la s 20 Guide d'utilisation Astuce ment années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en Les montants pourront être saisis directecliquant sur le bouton . Onglet Options et onglet vous permet de paramétrer les options d'amortissements et des encaissements nécessaires à l' n du business plan. es perso nnotations sur chacune des fiches. C élaboratio Onglet Not Cet onglet permettra de saisir des a Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle pour établir un plan de financement. t être distingués dans EBP Business Plan: les Marchandises, la Production. Voir aussi Comment saisir une vente ? Deux types d’activités peuven Astuce Af us faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet réation d'une fiche de vente liquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous in de voffet. e C Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Ventes, puis c trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ngement de page. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du cha P résentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce ésactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations compte dans l’ensemble des résultats. et forme d'onglets. res, vous permet de saisir les montants relatifs aux ventes qui seront potentiellement e la vie de l'entreprise. ype Chiffre d'affaires (CA), c'est le chiffre d'affaires que vous saisirez dans cet onglet. La fonction Actif permet de dne seront alors pas prises en Une vente se décompose en trois ou quartreq parties : Chiffre d'affaires, Encours de production, OptionsNotes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous Ongffaires let Chiffres d'a L'onglet Chiffre d'affaieffectués lors d Pour les ventes avec un type de saisie Quantités & Prix unitaires, vous saisirez des quantités et des prix unitaires. Pour les ventes de t 21 Aide Business Plan Astuce L es montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Encours de production rs de productions qui permettrons d'alimenter le bilan. L'encours de duction réalisée et la production vendue. Cet onglet permet de calculer les encouproduction est la différence entre la pro Remarque Cet onglet ne sera visible que lorsque l'option sera sélectionnée. O nglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir hat ? an de financement, il est impératif de déterminer la marge réalisée. Pour cela, la création des postes d’Achats associés aux postes de Ventes vous permettra d’y parvenir. aussi Comment saisir un ac Pour compléter au mieux le pl e montant des postes d’achats sera calculé en fonction d’une marge ou d’un coefficient appliqué aux Ventes. L Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ffet. Création d'une fiche d'achat nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Achats, puis cliquez sur le s informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e Pour créer une bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principale Rtr ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Vou une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors P tion de la fiche in es informations concernant votre achat contenues dans la partie entête de la fiche. s disposez d' lors du changement de page. résenta Remplissez alors les prcipal Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations n achat se décompose en trois parties : Achats, Stocks, Options et Notes. Ces différentes parties sont a ne seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. nglet Achats ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. U ffichées sur u O 22 Guide d'utilisation L'ongl ats, vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués n ement être saisis. Toutefois, pour ce faire, il faudra que l'option "Achats valorisés par" soit la Saisie manuelle. et Ach de la vie d lorse l'entreprise. Les achats réels pourrot égal Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les achats réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Stocks s rties, le stock initial et le stock final. L'onglet Stocks permet de visualiser tous les montants calculés concernant lestocks. Il met en avant les e ntrées, les so Remarque Les stocks négatifs seront mentionnés en rouge. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . c liquant sur le bouton Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie des achats réels, du stock minimum, du délai de réa nnement, de la TVA et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. otes perso hes. pprovisio Onglet N Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fic Astuce fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies su A r une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Comment saisir une charge ? Pour établir un compte de Résultat des plus réaliste, il est impératif de prendre en compte l’ensemble des s, liés aux ventes. EBP Business Plan permet de distinguer deux types de charges : les charges fixes, les charges variables. s variables, elles, sont des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires. Voir aussi charges, autres que les achat es charges fixes sont des frais réguliers engendrés par l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. Le Lcharges Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Création d'une fiche de charge externe et autres achats Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Charge, puis cliquez sur le emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous effet. bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Re marque 23 Aide Business Plan Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors d résentatio u changement de page. n de la fiche P Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce Une charge se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées t même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montant, vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront potentiellement effectués treprise. rcentages de chiffre d'affaires. La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sur une seule e Onglet Montants lors de la vie de l'en En fonction du type de la charge, vous saisirez des montants ou des pou Pour les charges fixes, vous saisirez un montant de charges. Pour les charges variables, vous sélectionnerez les ventes pour lesqelles la charge interviend u ra en cochant la case Actif. Puis vous indiquerez le pourcentage du chiffre d'affaires qui permettra de lculer le montant total de la charge. anière annuelle pour un montant global sur la entant directement les mois concernés, ce qui alimentera les montants annuels. ca La saisie des différentes valeurs pourra être faite, soit de mpremière ligne du tableau. Soit de façon mensuelle en alim Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . cliquant sur le bouton Onglet Options ion du business plan. Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des décaissements nécessaires à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir harge de personnel ? ermettent d’évaluer les dépenses liées à la gestion des salariés de la société. Pour cela, il n’est pas nécessaire de définir un poste par individus. La fonction ETP vous permettra de gérer les D e charges de personnel peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les salariés, les gérants aussi Comment saisir une c Les prévisions en personnel p équivalences sur un même poste. eux types d non salariés. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Effet. Création d'une fiche de charge de personnel 24 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Personnel, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Rempl s principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous issez alors leuverez en bas trode la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Vous dispos lors du changement de page. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous rme d'onglets. & cotisations Cet onglet permet de saisir toutes les valeurs et de déterminer le coût total d'une fiche de personnel. L'onglet, rants non salariés et celles des salariés, ne sera pas identique en tout point. n Une charge de personnel se décompose en cinq parties : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,Commissions, Options et fo O nglet Salaires pour les fiches de Gé Remarque Les colonnes "Commission" et "Primes" ne seront visibles qu'à partir du moment où les options de saisie correspondantes auront été cochées (onglet Options de cette fiche). Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Équivalent Temps Plein t Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de salariés concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalen Exemple vec des décimales (ex : 0.5 pour une ersonne à mi-temps). nel t identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. L'onglet "Commissions" fonctionne sur le même principe que le calcul des charges variables. Il est identique Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs a p De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de persone la société. d et onglet es C Onglet Commissions aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. Remarque est possible de détermin Iltout er un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur es le aque pourcentage. Onglet Op s lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement ch tions 25 Aide Business Plan Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie et des décaissements nécessaires à l'élaboration d plan. Il est identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. u business salariés. Onglet Notes perso Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. oir aussi V Comment saisir les autres charges de personnel ? les frais liés au personnel qui ne pourront Les Autres charges de personnel permettent d'enregistrer tous être saisis dans la fiche Personnel proposée. Cette fiche contient : u ne entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges de personnel, l'onglet Option qui permettra de paramétrer l'action de la saisie sur le compte de résultat, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous nt saisir un impôt ou une taxe ? fférents impôts et taxes auxquels la société sera soumise. ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comme Afin de présenter une trésorerie des plus réaliste, il faut tenir compte des di Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Créa ne fiche des impôts et taxes (autre que l'IS) er une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres impôts et taxes, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. rincipales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. tion d'u Pour cré Remplissez alors les p Remarque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La lors du changement de page. validation se fera alors La fiche d'impôt se compose de trois onglets : Montants, Options et Notes. Présentation de la fiche Rs les principales informations concernant l'impôt ou la taxe contenue dans la partie entête de la fiche. emplissez alor 26 Guide d'utilisation Voir aussi Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? ose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, L’Impôt Société est un impôt direct frappant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que prop ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet er à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt a création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez effet. Accéder à la fiche our accéd P Société pour y accéder. Par défaut lors de l en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résentation des informations mpôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. rents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y pôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de Il récap Onglet Op Cet ongl liquida Onglet No Cet rmettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Vous disposez d'une P Une fois la fonction Assujetti activée, vous accéderez aux différents onglets. La fiche d'I Onglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les diffé différentes années concernées. O nglet Acomptes & Liquidation du solde 'onglet Acomptes & Liquidation du solde L êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Im fiche). la itule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. tions et vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'impôt forfaitaire annuel, de la tion de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. tes perso onglet pe Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir aussi 27 Aide Business Plan Autres prévisions Comment saisir la Production immobilisée ? Ces prévisions permettent d’évaluer les recettes liées à la production immobilisée sur toute la durée du plan de financem Deux typ on Incorporelle et la production Corporelle. La fich ent. es de production immobilisé peuvent être distingués dans EBP Business Plan: la producti e Production Immobilisée contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de production immobilisée et du bouton Actif ; l'onglet Montants, qui vous permet de saisir les montants relatifs à cette production lors de la vie del'entreprise ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options d'amortissements nécessaires à l'élaboration du business plan ; l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations l’ensemble des résultats. emplissez a uton Valider que vous trouverez Comm ? Afin de La fich ntient : n e seront alors pas prises en compte dans R lors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bo en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Produits rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. e de s Autres Produits co une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. inition. Les informations ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comm Afin de r Une fic contient : Remplissez alors les principales inform tr ent saisir les charges à répartir ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. he de C harges à répartir une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seronversées lors de la vie de l'entreprise. t l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. 28 Guide d'utilisation Astuce inition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez Comm Afin de r La fiche des Autres Charges contient : La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défe seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. n Rt en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Charges ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA déductible et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations s concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Produits Financiers ? Afin de endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fic oduit Financier contient : ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales information tr r he de Pr une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fiche de Charge financière contient : tr Comment saisir des Charges Financières ? Afin de rendre un bilan plus com une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. 29 Aide Business Plan l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. nérale ant la seront alors Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Comment saisir des dividendes ? Un Dividende est la part des bénéfices distribuée à chaque associé sur décision de l'assemblée géannuelle approuvant les comptes de la société. Les dividendes doivent être versés dans les neuf mois suivlôture de l'exercice. c Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ne fiche de dividende D verez ssier Autres, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ies. effet. C réation d'u Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévisionividendes, que vous trou d ans le do trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations sais Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentat Rempli lors du changement de page. ion de la fiche ssez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astu La fonc tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un d e se décompose en deux parties : Montants et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une ce tion Ac ividendeule et m sême fenêtre, sous forme d'onglets. Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs aux versements des dividendes qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir au Comm Afin de r le, il est impératif de créer ce type de prévision. Une Produit Exceptionnel contient : ssi ent saisir des Produits Exceptionnels ? endre un bilan plus comptab fiche de 30 Guide d'utilisation une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits financiers qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Rempli e trouverez Comm Afin de le, il est impératif de créer ce type de prévision. U e Charge Exceptionnelle contient : n ss z alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir des Charges Exceptionnelles ? r endre un bilan plus comptab ne fiche d une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seversées lors de la vie de l'entreprise, ront l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l 'onglet Notes perso. Astuce Lne s a fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations eron Rempliss trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Provisions ? e de prévision. t alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. ez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce typ Une fiche de Provisions contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Ast La fonc on ctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seron mpte dans l’ensemble des résultats. Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. uti ce Actif permet de désactiver pont alors pas prises en co R alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. emplissez Comment saisir des produits constatés d'avance ? 31 Aide Business Plan Une fiche de Produit constaté d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l 'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits constatés d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e la fiche, enregistrez les informations saisies. . fonction Ac ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. trouverez en bas d Comment saisir des Charges constatées d'avance ? Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision Une fiche de Charge constatée d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges constatées d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sa définition. Les informations e plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? L’Impôt Société est un impôt direct frapp ant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. D a insi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ccéder à la fiche u Impôt y accéder. Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. s informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. A Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, pis cliquez sur le dossier S ociété pour Remplissez alors les principale Remarque ge. etti activée, vous accéderez aux différents onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de pa Présentation des informations Une fois la fonction Assuj 32 Guide d'utilisation La fiche d'Impôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, ets. ifférents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des olde L'onglet Acomptes & Liquidation du solde permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y mpôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de pôt forfaitaire annuel, de la quidation de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. et onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglOnglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les d différentes années concernées. Onglet Acomptes & Liquidation du s êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Ila fiche). Il récapitule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'im li Onglet Notes perso C Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Saisie des éléments antérieurs Vous r votre entreprise en reprenant une société existante ! Aujourd'hui, EBP Business Plan ous permet de la faire. de résultat pour, au maximum, 3 nnées. Pour cela, vous devez paramètrer les préférences en conséquence. t La rmations concernant le compte de résultat antérieur est facultative. En effet, les valeurs a saisie du bilan antérieur s'effectue en fonction des chiffres antérieurs dont vous disposez sur l'établissement bilan antérieur sous forme de fichier texte, vous pourrez importer directement dans le logiciel grâce à l'assistant de reprise de la balance. La fich Voir aussi Eléments antérieurs souhaitez crée v Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Compte a La procédure à suivre...... Compte de résulta saisie des info saisies dans celui-ci n'auront aucune incidence sur les résultats prévisionnels. Toutefois, ils pourront permettre un comparatif avec le compte de résultat prévisionnel. Bilan & éléments associés Comment saisir le bilan antérieur ? L que vous reprenez. Toutefois, si vous possédez votre l' e Bilan contient les rubriques du Bilan de la partie Résultat. Atte Toute ment Pour s a rubri l'information et saisir le montant. es to e Jaune ou violette) sont calculés automatiquement. o totaux suivants : ntion s les valeurs saisies auront des conséquences sur les résultats du dossier ainsi que sur les autres s à saisir. élé aisir les éléments antérieurs du bilan, vous devez vous positionner dans la case "blanche" correspondante que dont vous avez à lL taux de chaque partie (lign V us disposez des l'actif immobilisé, l'actif circulant, les capitaux propres, les dettes. 33 Aide Business Plan A la fin de la saisie vous devez avoir un équilibre entre l'Actif et le Passif. Si toutefois votre saisie n'est pas équilibrée, le montant de sera alors indiqué en rouge sur la ligne ÉCART. Remarque mais il faussera l'interprétation Le déséquilibre du bilan n'est pas bloquant pour l'enregistrement des données es résultats des différentes saisies. d Rem ette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra suppr Com ks antérieurs ? L an antérieur propose une saisie globale des stocks antérieurs. Toutefois, il est impératif d'éclater arque C imer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. ment saisir les stoc a saisie du bil le montant des stocks N-1 sur les différents achats. Il faut donc créer en premier les ventes puis les achats qui leurs seront liées. La fiche de prévisions des stocks antérieurs contient : un onglet Stock de marchandises qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur ledifférents achats d s e marchandises. un onglet Stock de matières premières qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différents achats correspondants. un onglet Encours de production qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différentes ventes. l'onglet Notes perso. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra énéral. fin d'affiner au mieux la trésorerie en fonction des données reprisent dans le bilan N-1, il vous faudra éclater outefois, l'éclatement des différents encaissements et des décaissements ne provoquera pas un déséquilibre du bilan. La fiche d supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences G Comment saisir les Encaissements et les Décaissements antérieurs ? A les encaissements et les décaissements. T e prévisions des encaissements & décaissements antérieurs contient : nts qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur les différentes rubriques concernées. un onglet Encaisseme un onglet Décaissements qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur ledifférentes rubriques concernées. s l'onglet Notes perso. RemarquCette prév e ision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. Comment saisir la TVA collectée & la TVA déductible antérieur ? bilan N-1 ainsi que les options de paiement de celle-ci implique une a fiche de prévision de La saisie des informations de TVA dans le ré partition des montants. L la TVA collectée & TVA déductible antérieur contient : un onglet TVA qui permet de répartir les montants de TVA saisis dans le bilan N-1, l'onglet Notes perso. 34 Guide d'utilisation Rem Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. de définir les amortissements restant à pratiquer lors de la reprise de société. rs contient : arque C omment saisir les amortissements antérieurs ? La fiche de prévisions des amortissements antérieurs permet La fiche de prévisions des amortissements antérieu une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux montants des amortissements, l'onglet Notes perso. Astu La fonc on ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ciés antérieurs permet de rembourser des comptes ce Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations tin t alors pas prises en co uverez en Voir aussi Comment saisir les comptes courants antérieurs ? La fiche de prévisions des comptes courants d'assocourants ouverts sur la société reprise. La fiche de prévisions des amortissements antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les différents montants relatifs aux comptes courants d 'associés, l'onglet Notes perso. Astuce La fonc on Ac ucher à sa définition. Les informations ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. R les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous omment saisir les emprunts antérieurs ? les emprunts contractés avant la reprise et restant à rembourser. es emprunts antérieurs contient : tin tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans to t alors pas prises en co emplissez trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. C La fiche de prévisions des emprunts antérieurs permet de définir de société La fiche de prévisions d une entête entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux remboursements des emprunts, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les infone seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. rmations 35 Aide Business Plan Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve , enregistrez les informations saisies. Com ntérieurs ? La fich s-bails antérieurs permet de définir les loyers restants à pratiquer sur les crédit vant la reprise de société. rez en bas de la fiche ment saisir les crédits-ba ils a e de prévisions des crédit s-bails contractés a La fiche de prévisions des crédits-bails antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux loyers et aux rachats des créditx-bails, l'onglet Option qui vous permet de paramétrer la TVA, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctune seront alors pas prises en compte dans l’en ellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations semble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous utres a saisie du compte de résultat antérieur s'éffectue en fonction des chiffres antérieurs que vous disposez sur l'établ z. La fich nt les rubriques du Compte de résultat de la partie Résultat. Pour s nner dans la case orrespondante à la rubrique dont vous avez l'information et saisir le montant. Les que partie sont réalisés automatiquement. trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. A Comment saisir un compte de résultat antérieur ? L issement que vous reprene e Compte de résultat contie aisir les élements antérieurs du compte de résultat, vous devez vous positio c totaux de cha Vous disposez des totaux suivants : La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. a rnis A la fin de l saisie vous devez avoir le même Résultat net que celui présent sur le document que vous a foul'établissement que vous reprenez. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra té dans les préférences Général. Con Comment consulter les résultats ? supprimer la reprise de l'antériori L es Résultats sulter les résultats 36 Guide d'utilisation Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage / Résultats. trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour élaborer le business plan. Vous retrouverez donc les résultats suivants : Le Com pte de résultat, Le Tableau de trésorerie, Le Seuil de rentabilité, Le Bilan, Les Récapitulatifs de TVA (TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer). Remarque mpte de Résultat ? s sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon Il est possible de se faciliter la saisie grâce à l'option Plein Écran. Comment consulter le Co Le Compte de Résultat est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes partie détaillée, par l'intermédiaire des par fa amètres. Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur e. tions sur le compte de résultat. t : e de vos résultats supplémentair Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annota Contenu du compte de résultat Le Compte de résultat fait ressortir les différents chiffres importants de l’exploitation. Les chiffres clés son La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. e Trésorerie ? Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués C omment consulter le Tableau d sur l’exercice, mois par mois. Il se présente sous forme d'une grille récapitulant mensuellement les prévisions de trésorerie. Il est toutefoispossible de visualiser ce même tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Re Il est er l'état de la trésorerie tout au long du plan de financement. marque indispensable pour évalu Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur ire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau de trésorerie. e de vos résultats supplémenta Contenu du Tableau de trésorerie Le tableau de trésorerie fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse du projet. Il it apparaître : fa 37 Aide Business Plan Le total des encaissements, Le total des décaissements, La trésorerie de début de mois, La trésorerie de fin de mois, Les intérêts sur découvert. Comment consulter le Seuil de Rentabilité ? Aussi appelé "Point Mort", le Seuil de Rentabilité est un concept de gestion très important pour la gestion d’e st nécessaire pour estimer les chances de réussite du projet. Il correspond au chiffre d'affaires minimu t devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties ce tableau de façon détaillée ntreprise. Il em que le dirigean charges de cet exercice. Il sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n ong ermettra de saisir des annotations sur le seuil de rentabilité. ontenu du Seuil de rentabilité Rentabilité fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse de la rentabilité u pro lecture de vos résultats supplémentaire. U let Notes perso vous p C Le Seuil de d jet. Il fait apparaître : Le Chiffre d’Affaires (CA), Les Coûts Variables, Les Coûts Fixes, La Marge sur Coûts Variables, Le Taux de Marge sur Coûts Variables, Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil, L'Atteinte du seuil Annuel en %. n t ents ou décaissements restant à forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est toutefois possible de visualiser ce même bilan de façon détaillée C omment consulter le Bilan ? Le Bilan done la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il est alimenté par l’enregistremendes flux de l’entreprise et représente les comptes de situation. C'est donc le reliquat entre les montants saisis sur l'année et les encaissemeffectuer. Il se présente sous , par l'intermédiaire des paramètres. Re a pro u d'ouverture) et à la fin de chaque xerci marque dction du bilan est obligatoire à la création de l'entreprise (bilan Le ce comptable. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de isir des annotations sur le bilan. Contenu du bilan f et d’une partie Passif. lecture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de sa U Le Bilan se compose d’une partie Acti L'actif du bilan est l'image de ce que possède l'entreprise. Il se décompose en deux grandes parties, qui sont : L’actif immobilisé, 38 Guide d'utilisation L’actif circulant. Le passif est l'image de ce que doit l'entreprise. Il se compose également de deux grandes parties, qui sont les suiva ntes : Le capitaux propres, s Les dettes. Comment consulter le FRNG ? Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne inancer l'exploitation. se p lle récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visual détaillée finançant pas les immobilisations est disponible pour f Il résente sous forme d'une griisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le FRNG. Contenu du FRNG lecture de vos résultats supplémentaire. U Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents (Fonds Propres et des Endettements), Des Immobilisations Nettes (Différence entre le Montant Brut et les Amortissements). n total des capitaux permanents Le Be onds de Roulement (BFR) représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat te) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients. détaillée Calcul du Fod de roulement Le fonds de roulement Net globale est obtenus en réalisant la différence entre leet le total des immobilisations nettes Voir aussi Comment consulter le BFR ? soin en F -production-ven Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d . n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le BFR. Contenu du BFR Le Besoin en Fonds de Roulement est composé : e e vos résultats supplémentaire U De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation Calcul du BFR Le entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation. BFR est la différence Voir aussi 39 Aide Business Plan Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ? e d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la e résultat de façon détaillée Il se présente sous formvisualisation de c , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d otations sur le tableau. e e vos résultats supplémentaire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des ann Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants : FRNG, BFR, Trésorerie. t Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit orrespondre à la Trésorerie. a trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La différence entre le Fonds de Roulemen c L La trésorerie positive, Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert. e 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie. Comm La Capacité d ises par l'en Elle se visualis L ent c onsulter la Capacité d'Autofinancement (CAF) ? 'autofinancement (CAF) mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes treprise. ém présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon a détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Elle à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes : Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur la CAF. Calcul de la CAF est calculée Méthoe Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, d Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments. financement ou les variations ? Ils se pr visualisa Pour avoir plus de détail sur ces méthodes cliquez ici. C omment consulter le tableau de ésentent sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Rem Le bouton arque / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de résultats supplémenta lecture de vos ire. n onglet Note isir des annotations sur les variations. s perso vous permettra de sa U 40 Guide d'utilisation Vous disposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail des ressources stables de ce et l'emploi qui en a été fait. l'exerci La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître : n de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds t contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en t (BFR). - Les postes qui ont contribué à l'amélioratiode Roulement (BFR), - Les postes qui onFonds de Roulemen La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie. Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR. Remarque Les variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. Comment consulter le tableau de financement ou les variations ? nt les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée Ils se présentent sous forme d'une grille récapitula , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous perme et de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ong rmettra de saisir des annotations sur les variations. Vous d de vos résultats supplémentaire. le t Notes perso vous pe isposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et es ressources stables de supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail d l'exercice et l'emploi qui en a été fait. La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de Fonds de Roulement (BFR), soin en connaître : - Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de - Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le BeFonds de Roulement (BFR). La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de ation du BFR. Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Vari RemarqueLes variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. our consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis es tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants me boursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements. x on seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon détaillée Comment consulter le récapitulatif de TVA ? Consulter le récapitulatif de TVA(s) P cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux. C nsuels de rem Les tableau st proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une fa , par l'intermédiaire des paramètres. Présentation des récapitulatifs 41 Aide Business Plan Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux suivants : • La TVA collectée ontants de TVA facturé aux clients. • • TVA due et le crédit de TVA du mois précédent. Elle est la somme des m La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs. La TVA à payer Elle est la différence entre la Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Attention La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA. Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des caractéristiques saisies dans les préférences de TVA. Remarque Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel. Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. bleau les différentes analyses faites dans la et trésorerie) . tulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée le Comment consulter le Plan de financement ? L e Plan de Financement permet de regrouper dans un même tacatégorie Tableaux de financement (CAF, Variation du FRNG, BFR Il se présente sous forme d'une grille récapi , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bou ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ongle ons sur le plan de financement. e de vos résultats supplémentaire. t Notes perso vous permettra de saisir des annotati Récapitulatif du plan de financement Le Plan de financement fait ressortir les informations suivantes : le total des Emplois Pour toutes les versions, le total des emplois regroupe l'insuffisance d'autofinancement (s'il y a lieu), la variation du BFR (positive ou négative), les acquisitions d'immobilisations, les remboursements de financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les distributions de dividendes et ges à répartir. dettes les char le total des Ressources Pour toutes les versions, le total des ressources regroupe la capacité d'autofinancement (s'il y a lieu), s de dettes financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les ventes d'immobilisations. les augmentations de capitaux propres, les augmentation la Variation de trésorerie La variation de trésorerie est la différence entre les ressources et les emplois. Toutefois, vous disposez eau de trésorerie. Com Le réc insi que des cessions d'un rappel de la trésorerie calculée dans le Tabl ment consulter le récapitulatif des Investissements ? apitulatif des Investissements met en avant l'ensemble des investissements réalisés a. 42 Guide d'utilisation Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Un perso vous permettra de saisir des annotations. s onglet Notes Contenu du récapitulatif des Investissement Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : le total des investissements réalisés (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des cessions d'immobilisations réalisées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les investissements et les cessions ; l'état du parc d'immobilisation en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Amortissements ? Le récapitulatif des Amortissements met en avant l'ensemble des amortissements pratiqués en fonction des périodes. Il se modifier la visual présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible deisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque/ Le bouton vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un colecture de vos résultats supplémentaire. nfort de tenu du récapitulatif des Amortissements m Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. Con Ce tableau peret de contrôler les montants suivants : le total des amortissements pratiqués (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des amortissements déjà pratiqués sur les immobilisations cédées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les amortissements primmobilisations cédées ; atiqués et les amortissements déjà pratiqués sur des l'état des amortissements en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Financements des investissements ? ents s pour les investissements. forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la ltat de façon détaillée Le récapitulatif des Financements des investissements met en avant l'ensemble des financemnécessaire Il se présente sous la visualisation de ce résu , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendecture de vos résultats supplémentaire. rez un confort de Un erso vous permettra de saisir des annotations. Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : l onglet Notes p 43 Aide Business Plan • le total des financements (les apports en capital, les comptes courants d'associés, les empruntssubventions d , les 'investissements et les cessions d'immobilisations) ; le montant des investissements pratiqués sur la période (cf récapitulatif des investissements) ; l'excédent de financement (total des financements - les investissements pratiqués) ; l'insuffisance de financement (les investissements pratiqués - total des financements). e récapitulatif des Effectifs de personnel met en avant l'effectif total du personnel de la société. Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la at de façon détaillée Comment consulter le récapitulatif des effectifs de personnel ? L visualisation de ce résult , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. non salariés et des Salariés. Il comptabilise ensuite les deux urants dans la société pour la période choisie. le U Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau décompose les effectifs des Gérants pour donner le nombre total du personnel fig Attention Les données saisies dans l'onglet ETP des fiches de prévisions personnel seront prises en compte dans ce Les iques ésultats sou tableau. graphiques Les graph EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rs forme de graphique. Remarque T iques proposés sont les mêmes mis à votre disposition dans l'impression du dossier final. que est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L'onglet Définition est utile pour visualiser les paramètres du graphiques ou pour en créer de nouveaux XPERT). ous les graph Présentation des graphiques Chaque graphi (VERSION E Remarque ar catégorie de proposés sont des graphiques de type histogramme (en bâtons), courbe ou secteur A chaque segment/bâton est associé une couleur qui est reprise dans la légende placée en dessous du graphique. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser s de figure, cliquez ici. Con ques visualisation du En positionnant votre souris sur le graphique vous pourrez visualiser la valeur exacte de chaque donnée. Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties ptableau de résultats. Tous les graphiques(camembert). les différents ca Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le graphique. tenu des graphi Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la graphique. 44 Guide d'utilisation Tous les graphiques sont imprimables ou exportables. des graphiques disponibles, cliquez ici. BP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de graphiques. Pour visualiser la liste Comment créer des graphiques ? E L'ajout de graphiques peut se faire de deux manières : par la création, par la duplication. La création La création de nouveaux graphiques se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations n écessaires à la création de la fiche. Remarque graphiques p Lesersonnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rappodans les rapports personnalisés. rts pré-définis mais ils pourront l'être La duplication Le bouton permet de créer le même graphique que celui sur lequel vous étiez positionné. Tous les critères de la fiche caractérisant le graphique seront repris. Attention Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. se l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de ratios. Les ratios Les Ratios EBP Business Plan propo Remarque roposés dans l'impression du dossier final. 'onglet Définition est utile pour visualiser les éléments qui constituent le ratio ou pour en créer de nouveaux Tous les ratios proposés sont identiques à ceux p Présentation des ratios Chaque ratio est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L (VERSION EXPERT). Remarque Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties par catégorie de tableau de résultats. leaux : La première ligne correspond au numérateur et la seconde roisième étant le résultat obtenu. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser les différents cas de figure, cliquez ici. n du ratio. Chaque Ratio se présente sous forme de tabau dénominateur de l'opération réalisée. La t Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le ratio. Contenu des ratios Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la visualisatio 45 Aide Business Plan Tous les ratios sont imprimables ou exportables. Remarque a mention NS vous indique que le calcul est "Non significatif". L Voir aussiComment créer des ratios ? EBP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de ratios. La création de nouveaux ratios se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations écessaires à la création de la fiche. n Re Les ra les rap o marque tios personnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rapports pré-définis mais ils pourront l'être dans prts personnalisés. Attention Les m es Prévisions comme dans les Résultats peuvent être imprimées dans le but de compléter votre rapport. rimer. Pour e actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier / Expor z cliquer sur le bouton Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. Ipressions Comment imprimer ou exporter ? Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan sont imprimables ou exportables. En effet, toutes les grilles se trouvant dans l Il vous suffira de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le enu Fichier / Imp m xorter les données il vous suffit d' p ter. Comment accéder au rapport ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du dossier final, vous deve que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. céder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage / Rapport. Cette p rt que vous remettrez à vos financiers. Le Ra Un Bus finance e document constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise puisqu'il récapitule re les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, besoin en fonds de roulem ent (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts, autres ressources durables). Il est toutefois possible d'ac artie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rappo pport iness Plan est un document synthétique permettant de poser des hypothèses, d’évaluer le montant du ment nécessaire et de déterminer le seuil de rentabilité du projet. C et compa ent, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) et les ressources de financem Astuce Afin d' présen votre disposi EBP Business Plan vous propose différents types de rapports : optimiser au mieux vos chances de trouver des partenaires, il est impératif de faire attention à la tation du dossier que vous leur présenterez. Pour cela, en cliquant ici, nous mettons quelques conseils à tion. 46 Guide d'utilisation vous permettront d'éditer un dossier convenable, les rapports pré-définis, qui les rapports de "présentation", qui vous permettront de visualiser les données sous forme de a (comment ?), diaporam les rapports personnalisés. Afin d'i ss Plan propose deux étapes : mprimer un rapport le plus propre possible, EBP Busine Rédaction et alimentation du rapport, Visualisation du rapport. Remar Toutes ni être imprimées, ni être exportées. permettra de saisir des annotations sur les différentes pages du rapport. on du rapport En fon , différentes options s'offrent à vous. En effet, vous disposez des rapports sui que les parties désactivées dans l'arborescence du dossier ne pourront Un onglet Notes perso vous Rédaction et alimentati ction de la version que vous possédezvants : des ra pports pré-définis, des rapports de "présentation", des rapports personnalisés. Remarque rapport vous permet de réaliser des actions sur les différents rapports mis à votre Le rapp s. Les Propriétés d s es propres Propriétés. a structure choisie Des opt te et de pied de i que d'indiquer qi le rapport est sélectionnable dans la visionneuse. Un gestionnaire dedisposition. ort se compose en deux parties : les propriétés et les section e rapports Chaque "Rapport" dispose de s L'option Rapport par défaut, vous permettra d'accéder directement à lsystématiquement à chaque ouverture de la partie "Rapport". ions vous permettent également de gérer la mise en page de votre rapport (texte d'entê page, date d'édition, numérotation des pages, saut de page entre toutes les pages) ains Astuce es sections des rapports rts pré-définis et les rapports de "présentation" les sections sont figées. Elles ne peuvent, e déplacées. sés, quand à eux, proposent un assistant de création de sections afin d'alimenter Vous disposez de boutons de navigation qui vous permettront de vous faciliter la saisie. L Pour les rappo en aucun cas, être supprimées ni mêm Les rapports personnali à votre gré le rapport créé. Astuce 1/ Par l'intermédiaire du bouton , ou la touche F8, vous pourrez insérer des champs nts calculs du business plan. variables issus des différe 2/ Un correcteur d'orthographe est mis à votre disposition. Vous y accéderez par le bouton ou par la touche F9. Remarque Dans tous les cas, les sections se composent de la même façon. 47 Aide Business Plan Visualisation du rapport Impressi du rapport pourra se faire : on depuis l'aperçu L'aperçu depuis l'icône Aperçu que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Aperçu. vous lancerez l'impression par l'intermédiaire de l'icône représentant une imprimante. nières : Ensuite, depuis cet aperçu, Im pression directe L'impression du rapport pourra se faire de deux ma depuis l'icône Imprimer que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Imprimer. tion sous forme de diaporama pourra se faire sous plusieurs forme : Visualisation sous forme de diaporama La visualisa par l'intermédiaire de la visionneuse, par la génération d'un fichier de diaporama utilisable dans des outils tel Power Point. lan vous propose un Gestionnaire de rapport qui permet différentes actions sur les s : Gestionnaire de rapport EBP Business Prapports. Par cette fenêtre vous accédez aux actions suivante Nouveau Permet de créer un nouveau rapport. Supprimer primer un rapport personnalisé. Permet de sup Dupliquer Permet de dupliquer un rapport pré-défini ou un rapport personnalisé. Rapport par défaut Permet de cocher l'option Rapport par défaut dans les propriétés. De ce fait elle vous permettra d'accéd choisie systématiquement à chaque ouverture de la partie "Rappo L'assistant de création de sections de rapport er directement à la structure rt". Cet assistant permet d'alimenter votre rapport personnalisé. Pour cela vous avez la possibilité de créer trois types de sections : des section de saisie, des section de prévision, des section de résultat. Remarque our cela vous pouvez partir d'un pport déjà existant en le dupliquant ou créer un nouveau rapport. Un seul type de section pourra être choisi. Il faudra renouveler l'opération autant de fois que nécessaire. Rapports personnalisés EBP Business Plan vous propose de créer des rapports personnalisés. P ra 48 Guide d'utilisation Re es ra BP Base. marque pports personnalisés pourront être supprimés. L Les Rapports pré-définis EBP Business Plan vous propose une structure appelée E Attention Les rapports pré-définis ne seront pas supprimables. Toutefois, ils pourront servir de base pour la dupe rapports. lication d Remarque Par défaut les Annexes seront exclus. Toutefois, vous pourrez les inclure en intégralité ou seulement une partie Les L'assistant de recopie des données un autre business plan qui lui est ous pourrez donc : d'entre elles. Outils Cet assistant permet de recopier des données d’un business plan vers encours d’utilisation. V Soit partir d’un business plan déjà existant ; Soit partir d’un ‘’Squelette’’. 3) La sélection des données. La recopie des données se fera donc en 3 étapes : 1) L choix du type de recopie, 2) La sélection du fichier de référence, Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. en dehors de la période de prévision ainsi que les données É puration des prévisions Cet outil permet de supprimer définitivement toutes les données en dehors de la période de définition des exercices. Vous pourrez donc supprimer des données saisies antérieurs. Exemple Dans le cas où vous saisissez des données sur 5 années de prévisions et que vous ramenez ces 5 années à 3, ar l'épuration vous supprimerez les 2 dernières années de prévisions. p Cette suppression a pour but : de réduire la taille du fichier, de ne plus retrouver les données non souhaitées. Attenti Le rés t Paramétrage de la reprise de la balance lance vous permet de visualiser, modifier ou créer un plan de regroupement. on ulat de cette opération ne sera effectif que lo rs de l'enregistrement du fichier. L e paramétrage de la reprise de la ba 49 Aide Business Plan Le plan de regroupement est nécessaire afin d'indiquer quel(s) compte(s) doit figurer dans chaque rubrique du Bilan ou du Compte de résultat antérieur. ivants : Vous disposez des trois onglets su Le Bilan - Actif, Le Bilan - Passif, Le Compte de résultat. Attention nt les suivants : 25,36, 37, 488, 4452, Comm Par défaut, c'est le fichier EBP.PlanDeRegroupement qui sera ouvert. d'enregistrer les modification par le bouton Enregistrer sous. hier, cliquez sur le bouton Ouvrir puis choisissez le fichier souhaité. dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement, vous pouvez saisir des formules de calcul sur es de la colonne Numéro de compte. Ts du plan comptable ne sont pas repris dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement. En effet, selon l'usage ces comptes ne seront pas toujours dans la même rubrique. Les comptes pour lesquels une ventilation manuelle devra être faite so ous les compte 4 458, 73, 69 ent utiliser la fenêtre ? Pour créer un nouveau fichier de regroupement, il vous suffit de modifier ce que vous avez à l'écran puis Pour ouvrir un autre fic Saisie dans la grille De la même façon que toutes les lignes blanch Astuces ous pourrez saisir des numéros de comptes entiers (ex : Vo 707000), des intervalles de comptes (ex : 602...608) de comptes (ex : 13). de la balance d'entreprise, cet assistant permet de récupérer une balance généré par le logiciel EBP Comptabilité. u des racines L'assistant de reprise Dans le cas de la reprise Remarque ier années en une seule fois. Il vous faudra donc renouveler autant de fois opération afin de reprendre les différentes années. Il est possible, avec EBP Business Plan, de récupérer 3 années antérieures. La reprise automatique du fichde balance ne récupère pas les 3 l' Cette reprise de données se fera en deux étapes : Choisir les fichiers nécessaires à l'import, Aperçu de ce qui figurera dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs. Attention saisis manuellement dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs alors l'importation écrasera ses données. Si des montants ont été Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la ma on de votre Business Plan (un fichier à extension ppt). retravaill giciel reprise de la balance. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Générer un diapora CUne fo et outil permet de générer un diaporama de présentati is les différentes options de génération du fichier sélectionnées, le fichier pourra alors être ouvert et é dans le lo Powerpoint. Remarque 50 Guide d'utilisation La génération du diaporama ne sera possible qu'avec au minimum les versions 2003 et 2007 de PowerPoint. Dans générati Pour r le cas contraire, laon du fichier ne sera pas possible. éussir au mieux votre présentation, nous vous proposons de : consulter les préconisations techniques relatives à la génération du fichier, consulter les informations relatives à la présentation du diaporama. Astuce Nou s à votre dispositions quelques astuces pour réussir votre présentation. Pour y accéder cliquez ici. L e est un outil externe qui permet à l’utilisateur de présenter son Business Plan sous la forme d’un Où til ? s metton La Visionneuse a visionneus diaporama. trouver l'ou La visionneuse est un exécutable qui se lance indépendamment du logiciel ou depuis le logiciel Business Plan. Cet outil est installé dans le répertoire de l’application. Remarque Par défaut, l'installation de la visionneuse se fera automatiquement dans le dernier répertoire concerné par une installation de business plan. ess plan Tous les dossiers proposés dans la visionneuse seront les dossiers ayant déjà étaient ouvert par l’application i toutefois vous ne trouvez pas le dossier que vous souhaitez ouvrir, vous disposez de la touche Ouvrir un La fenêtre de sélection du business plan ne sera pas proposé à l'utilisateur si la visionneuse est ouverte depuis la visionneuse). le dans la visionneuse" soit cochée dans les propriétés de celui-ci. u données dés lors que le dossier est enregistré. Les outils de la visionneuse nt vous disposez dans la visionneuse : Comment l'utiliser ? Sélectionner un busin figurant dans le même répertoire. S autre dossier... pour aller en sélectionner un autre. Remarque le logiciel (menu Outils / Lancer Sélectionner un rapport Pour visualiser un rapport dans la visionneuse, il est impératif de que pour les rapports en question, l'option Sélectionnab " e diaporama est mis à jour avec les modifications apportées a L V oici les outils do Le bouton vous permet de lancer le diaporama en plein écran. Une fois en plein écran sur une on diapositive, le bout vous permet de revenir à la vue globale du diaporama. Les boutons et vous permettent de passer d'une diapositive à l'autre. Le bouton vous permet de visualiser les commentaires qui auront été saisis sur une page de rapport de type Résultat (tableaux, graphiques et ratios). uelq Q ues conseils 51 Aide Business Plan As Afin de e de diaporama, il est conseillé de présenter un Business Plan de maximum 5 ans avec des exercices de maximum 12 mois. Ceux-ci permettra une présentation plus le. t uce visualiser au mieux les informations sous form claire et plus visib Attention Le graphique du point mort n'est pas repris dans le diaporama même si la page est incluse. Remarque 1/ Les pages de commentaires ne pourront être visibles dans la visionneuse que dés lors où un texte sera pondante à cette liste. alculatrice Elle est accessible Elle permet de Mise en oeu Pour en er les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du clavier ou cliqu sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ". ns le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ". Outils, ensemble e décompose en deux parties : saisie. 2/ De la même façon, les listes de prévisions ne seront présentés qu'après la création d'une fiche de prévision orres c C depuis le menu Outils + Calculatrice. réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Business . vre tr ez sur les boutons. Afin de calculer un montant, appuyez La zone de calcul peut être copiée da Les options du dossier Apr d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'du logiciel. ès la création La fenêtre des options s une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées es options Générales lo rs de la création de votre dossier. L On distingue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. ettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la Ces options permfenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Divers Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Plan et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. 52 Guide d'utilisation Les Sauvegardes Cette option vous permettra de générer des copies de sauvegardelan. s et de faire des enregistrements en arrière- p L'enregistrement en arrière-plan Deux cas pourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident onible dans cette version). om.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la vous souhaitez récupérer les informations de Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disp Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~n réouverture du dossier il vous sera demandé sicelui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Suppression d'un fichier Le menu Fichier / Supprimer permet de supprimer, définitivement, un Business Plan depuis le logiciel. La suppression d'un fichier ne pourra se réaliser que si le fichier en question est ouvert. Remarque Un message de confirmation vous indiquera quel fichier est concerné par la suppression ainsi que son emplacement exact. Sauvegardes Comment sauvegarder les données ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour se faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier / Enregistrer. Attention Si l'enregistrement n'est pas effectué, toutes les informations saisies depuis le dernier enregistrement ou depuis la dernière ouverture du dossier ne seront pas conservées. EBP sur le web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Page d'accueil du WEBeb Cette page vous permet d'accéder au site EBP sans quitter le logiciel. Elle vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! EBP Business Plan sur le web 53 Aide Business Plan Cette page vous permet d'accéder au site EBP directement sur la page dédiée à EBP Business Plan. Elle vous donne tous les renseignements techniques et commerciaux du produit. Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 54 Manuel de référence Caractéristiques générales Présentation de l'interface Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : La saisie d'une donnée se matérialise par une cellule du type . Toutefois, pour la saisie de nombres la cellule prendra la forme suivante . L'icône , ouvre une liste déroulante permettant de choisir une valeur. L'icône , permet de faire augmenter ou diminuer la valeur indiquée dans la zone. L'icône , permet d'identifier si une option est activée ou non. ne série de boutons vous permet de naviguer simplement dans les fiches. Les boutons à utiliser U Le bouton permet d'accéder à la première fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de revenir à la fiche précédente. Le bouton permet de passer à la fiche suivante. Le bouton permet d'accéder à la dernière fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de créer une nouvelle fiche dont le type sera identique à celle ouverte. Le bouton permet de revenir à la liste des prévisions. Le bouton permet de supprimer la fiche qui est ouverte. Le bouton permet de copier la fiche ouverte. L'ensemble des données de la fiche d'origine seront reprises sauf le nom. ies constatées par le logiciel sur une même fenêtre. Elle permet d'éviter une succession de fenêtres d'erreurs. Fenêtre d'anomalies Cette fenêtre permet de répertorier un ensemble d'anomal Menus contextuels 55 Aide Business Plan Les menus contextuels (clic inverse sur la souris : "clic droit") proposés seront différents en fonction de la catégo s vous trouvez. Vous disposerez donc d'un menu contextuel en fonction : rie dans laquelle vou des Préférences, des Prévisions, des Résultats, du Rapport. Les Préférences Curse un dossier ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les ossiers. Curse un dossier différents d Les Prévisions ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Activer tout ve l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendre acti 56 Manuel de référence Désactiver tout e l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de ne pas rendre activ Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Activer une fiche active sans avoir à l'ouvrir. Permet de rendre Activer tout e active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendr Désactiver ctive une fiche avoir à l'ouvrir. Permet de ne plus rendre a Désactiver tout e pas rendre active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de n Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les dossiers. es Résultats différents L Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout 57 Aide Business Plan Permetdifférents dossiers. de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Le Rapport Rappor ts pré-définis Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout er entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le rapport. Rappor Permet de referm ts personnalisés Nouveau Permet de créer une nouvelle section (Texte, Prévision ou Résultl'assistant de création de section. at). Cette fonction évite l'ouverture de Dupliquer Permet de dupliquer une section directement par l'arborescence. Supprimer Permet de supprimer une section directement dans l'arborescence. Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout t l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le n dans l'interface EBP Bus distincte Permet de refermer entièremenrapport. Navigatio iness Plan reste un produit novateur dans sa présentation. En effet, il se présente en quatre parties s : Une barre de menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter ainsi qu'une barre d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes lesplus utilisées par simple clic sur les icônes. Une Aide en ligne interactive en fonction des différentes pages affichées En plus de l'aide normale qui est accessible par la touche F1. Une arborescence changeante en fonction de la catégorie choisie. Une zone de saisie soit sous forme de liste, soit sous forme de fiche. 58 Manuel de référence Touches de raccourcis Principes de fonctionnement dans les grilles On dist ingue 3 états pour une grille de saisie : L'état Ligne Cet état permet de naviguer dans une grille de lignes en lignes. L'état Cellule ne grille de cellule en cellule sans pour autant pouvoir saisir des Cet état permet de naviguer dans u informations. L'état CeCet état permet de nav llule en mode édition lle, simplement dans les cellules où la saisie est possible. iguer dans une gri Attention Dans les listes, seul l'état Ligne est possible. Chan gements d'états dans les grilles Ctrl + Espace Permet de passer de l'état Ligne à l'état Cellule ou inversement. F2 Permet de passer de l'état Cellule à l'état Cellule en mode édition ou inversement. Tab lacer sur les champs saisissables uniquement si vous vous trouvez en état Cellule ou Permet de se dép en état Cellule en mode édition. Les flèches Permettent de se déplacer sur toutes les cellules si vous êtes en état Cellule. Le + et le - e ou état Ligne. Permettent de développer les lignes si vous êtes en état Cellul Permet de sélectionner ou désélectionner une case à cocher. Espace Exemple Sélection et désélection d'une saisonnalité simple s lignes a rec ssible pour tous les champs de saisie de valeur et les champs "case à cocher" (exem Toutefo Recopie de données sur le L opie de données est pople : les Saisonnalités). is, elles ne peuvent être utilisées pour la saisie des éléments antérieurs. F5 P ermet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située en dessous. Maj + F5 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située au dessus. F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées en dessous. Maj + F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées au dessus. Les ra ccourcis de navigation dans les fenêtres ALT + V Permet de valider la saisie faite dans une fiche en cours de modification. ALT + A 59 Aide Business Plan Permet d'annuler la saisie faite dans une fiche en cours de modification. Echap Permet de passer de la saisie des commentaires au retour aux onglets. Saisie de données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. L saisissez une donnée, elle est automatiquement en caractères gras. Cela permet de distinguer orsque vous ce qui est saisi et ce qui est calculé. Exemple ans une prévision de vente, la saisie du CA ann Dfa uel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est ite sur lors c'est la colonne CA mensuel qui passera en gras. La sai l'un des montants mensuels a sie de données est possible à 3 niveaux : Saisie pour chaque mois, Saisie du montant annuel, Saisie du% d'évolution annuel par rapport à l'exercice précédent. ans les 2 derniers cas, la répartition mensuelle s'effe D ctue grâce à la saisonnalité (définie dans l'onglet option). sibilité d'utiliser des touches de raccourcis pour vous permettre de recopier des aleurs sur les cases du dessus ou dessous. Vous avez également la pos v Notes perso Cet onglet permet de saisir des annotations sur chacune des listes ou fiches. Afin de visualiser au plus vite si des notes sont saisies sur une liste ou fiche un icône apparaît sur l'onglet. Astuce Sur toutes les notes vous disposez du correcteur d'orthographe. Vous pouvez également insérer des champs dans vos textes mais aussi associer des documents à la note. Préférences Préférences du dossier es Préférences du dossier regroupent l’ensemble des données spécifiques au dossier. es données permettront d'identifier le projet et de mettre en place les grands principes de fonctionnements comptabl la vie de votre société. Vous t férences : Données Les Préférences du dossier L C es choisis pour rerouverez donc les pré Général, Dossier permanent, Paiement de TVA, Découvert de trésorerie, Mise en page, Divers. 60 Manuel de référence Astuce Chacune des valeurs saisies pourra être modifiée à tout instant. Les modifications serol'ensemble du dossier. nt répercutées sur Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations sur tous les types de préférences. Général" P références du dossier " Cette partie vous permet de saisir ou de sélectionner les informations générales pour l'établissement de votredossier Business Plan. Re Il est im Plan. marque portant de les renseigner car ces informations seront reprises dans le dossier final de votre Business Description Nom du dossier Suite à la création de votre dossier, ce champ "Nom du dossier" est automatiquement renseigné. Vous pouvez indiquer un autre nom. Ce nom sera reprit lors de l'impression du rapport. Périod Cette p Elle est la création du dossier. e des prévisions artie permet de déterminer la période de réalisation de votre Business Plan. automatiquement alimentée lors de Mois de début Sélectionnez le mois de début de prévisions dans la liste déroutante. Puis activez le bouton pour choisir l’année de début d’activité. Nombre d'exercices Cho de du bouton isissez, à l'ai le nombre d'exercices nécessaire pour élaborer votre plan de sion standard, le nombre d'exercices est au maximum 6 (reprise d'exercices antérieurs comprise). financement. En ver Pour cette version, le nombre d'exercices est au maximum de 20. Remarque Vous pouvez à tout momenlan. t revenir sur ces paramètres afin d'augmenter ou de réduire votre Business ntaires). P Les données saisies sont automatiquement ajustées en fonction de votre paramétrage. (Toutefois suite à la 1ere augmentation du nombre d'années (maximum 6 y compris les antérieurs), vous devez saisir s prévisions pour les années suppléme le Déta En cliq e la duré n version standard, la durée des exercices est de 12 mois. des exercices grâce au bouton il des exercices uant sur le bouton "Détail des exercices...", vous obtenez un tableau qui vous permet ddéfinir, e et le nom de chaque exercice : - La durée E Dans cette version, vous pouvez sélectionner la durée . Celle- ci peut être de 1 à 23 mois. - Le No des exercices (10 caractères maximum). m Le tableau contient également les éléments suivants : Il correspond au numéro d'ordre de l'exercice, - N° : - Début : Il correspond au début de période de l'exercice - Fin : Il correspond à la fin de période de l'exercice Remarque Vous pouvez à tout moment revenir aux "Nom(s) par défaut" en cliquant sur le bouton. Élémen Cette p précéd Vous disp antérieurs : ts antérieurs artie vous permet de déterminer si vous souhaitez saisir ou non les éléments du/des exercices ents. osez d'informations de reprise(s) des Bilan & éléments consécutifs Cette fonction n'est disponible qu'en version EBP Business Plan Edition PME et supérieur. 61 Aide Business Plan Elle permet de saisir le/les Bilan(s) antérieur(s) ainsi que les éléments permettant de gérer les conséquences sur les périodes prévisionnelles du Business Plan (trésorerie, amortissement...) ; Compte de résultat (pour info) Cette fonction est disponible sur toutes les versions. Elle permet de saisir les comptes de résultat des exercices antérieurs. Vous pourrez ainsi avoir un comparatif des comptes de résultat antérieurs avec vos comptes de résultat Sui e la reprise souhaitée, vous devez définir le nombre d'exercices de reprise Vous pouvez si vous le souhaitez térieurs à saisir. des exercices antérieurs dans la partie prévision. prévisionnels dans les résultats aussi bien que dans le rapport. te à la sélection d défaut, suite Par à la sélection d'une reprise, la case N-1 est cochée. sélectionner les cases N-2 et N-3. Vous aurez, dans ce cas, 3 exercices an Cette sélection vous permettra ensuite de saisir les éléments Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. . Préférences du dossier Cette partie vous permet de saisir l'identité de l'entreprise concernée par ce dossier Business Plan Remarque Il est important de les renseigner car certaines de ces informations seront reprises dans le dossier final de votre L anent contient 5 onglets : Définition, Conseil, Associés, Etablissements, Notes. lisation d'un Business Plan. Business Plan. e dossier perm Onglet Définition Cette partie permet de saisir l'identification, l'adresse et l'objectif de la réa Re Les inf r t les informations de base d'un Business Plan. Elles ne sont pas obliga rappeller Identif Vous u ans les zones de cette partie les données suivantes : marque omations suivantes notées d'une * son toires. Toutefois, si vous n'avez pas renseigné ces informations lors de la validation, un message vous le a. ication povez saisir d Raison sociale de l'entreprise *, Forme juridique de l'entreprise *, Type de société * : le type sera renseigné par défaut suite à la sélection de la forme juridique. Vous à tout moment changer de type ou saisir un type à votre convenance. pouvez Activité * de l'entreprise, N° TVA , Code NACE, Capital, Responsable * de l'entreprise. Remarque Pour vous aider dans le choix de la forme juridique, un descriptif des principales formes est disponible ici. isir dans les zones de cette partie l'Adresse Postale* de l'entreprise, ainsi que le Téléphone, vez déterminer l'objectif de la création de votre business plan * (création d'entreprise, reprise de société, investissement, .....) et fixé l'effectif prévu pour votre entreprise. Onglet Conseil financier...). Adresse Vous pouvez sa Fax et E-mail. Objectif Dans ce cadre, vous pou Cet onglet permet de saisir l'identification et l'adresse postale de votre conseiller (Expert comptable, conseiller 62 Manuel de référence Onglet Associés Cet onglet permet d'indiquer le nom des personnes qui vont s'associer à votre entreprise. Vous pouvez référencer également le nombre de parts (titres) dans l'entreprise et le montant de l'apport de hacun. ectif ainsi que des notes éventuelles des c O nglet Etablissement Cetermet de saisir le nom, l'adresse postale, l'effétablissements appartenant à l'entreprise. onglet p Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossi er cliquez ici. Préférence du dossier "Paiement TVA" La partie Paiement d e TVA permet de paramétrer les différents critères qui entreront en compte dans le paiement de la TVA. Qu'est ce que la TVA, Pourquoi la payer... ? Toute personne réalisant d es opérations économiques de manière indépendante et à titre habituel est assujettà la TVA. Cette personne est donc tenue de collecter de la TVA vis-à-vis de ses clients sur les opérations qu’elle effectue et es ie t autorisée à déduire la TVA sur les biens et services qu’elle se procure pour les besoins de son ctivité initive supportée par le client final. Paiem ans le vra cquitter aupr impôts la différence (TVA à payer). Descr Cette p a . La TVA est en défent de la TVA Da cas où la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible pour une période donnée, l'entreprise de ès de la recette des iption des champs artie vous permet de déterminer la fréquence de paiement de la TVA et de délai de paiement qui vous ordé. est acc Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement dans la liste déroulante (Mensuelle ou Trimestrielle). Délai de paiement Choisissez, dans la liste déroulante, le nombre maximal de jours pour lequel le paiement doit inteSeul des multiples de 30 seront proposés. Visualisation dans la partie Résultat rvenir. o ualiser le montant de la TVA à payer dans le Tableau de trésorerie. jusqu'à ce que la TVA collectée soit tuation de l’entreprise elon des formal ement trimestriel ou annuel). Le calcul de la TVA à payer est détaillé dans la partie Résultats/liste/récapitulatifs de TVA. V us pouvez visembourseme Rnt des crédits de TVA Dans le cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise peut demander le remboursement de crédit de TVA ou reporter le crédit tous les mois supérieur à la TVA déduc tible + le Crédit de TVA. La demande de remboursement doit être adressée à la recette des impôts du lieu de si s ités à respecter (rembours Attention Le rem imestre civil, interviendra seulement dans le cas où toutes les déc Descrip ette partie permet de définir les paramètres de remboursement du crédit de TVA : boursement du crédit de TVA à la fin d'un tr larations de ce trimestre civil présentent un crédit de TVA. tion des champs C Demande de remboursement Si vous souhaitez le remboursement du crédit de TVA, vous devez cocher la case. Délai de remboursement ent qui correspond au délai entre la fin du trimestre et le mois de Choisissez le délai de remboursem remboursement du crédit. inimale trimestrielle pour lequel le remboursement doit être effectué en fin de trimestre. sement en fin de trimestre. Borne m Indiquez le montant minimum Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour obtenir un rembour 63 Aide Business Plan Borne minimale annuelle le montant minimum pour lequel le remboursement doit être effectué en fin d’année. obtenir un remboursement en fin Vis n dans la partie Résultat s/liste/récapitulatifs de TVA. Vous pouvez visualiser le montant du Credit de TVA dans le Tableau de trésorerie. Indiquez Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour d'année. ualistio a Le calcul du Crédit de TVA est détaillé dans la partie Résultat Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.Préférences du dossier "Découvert trésorerie" te pour vous aidez vert ? uxquelles vous devez faire face sont supérieures à la somme que vous avez sur votre t n décalage de trésorerie. Vous retrouvez donc à découvert La gestion du Découvert de trésorerie permet d’obtenir un tableau de trésorerie plus réalis prendre les bonnes décisions. à Qu'est ce qu'un découorsque les dépenses a Lcomp e, vous êtes e pendant quelque temps. Ce décou , il faut donc le Paramé Découv Dans c Ces var v ert vous sera facturé par votre établissement bancaire sous forme intérêts de découvert ou Agio prévoir dans votre Business Plan. trage dans EBP Business Plan ert de trésorerie ette partie, vous devez renseigner les variables nécessaires pour le calcul de l'intérêt. ia bles sont : uvert est fourni par les établissements bancaires. Il varie en fonction des accords passés le Taux ous devez indiquer dans cette zone le pourcentage de découvert autorisé. Ce taux est annuel V Ce taux de déco entre votre établissement bancaire et vous. Ce taux représente le pourcentage appliqué au montant de trésorerie négative. Le taux annuel sera converti en taux mensuel pour être appliquer à la trésorerie négative du mois. Exemple Pour un taux annuel de 12% et un exercice de 12 mois Si vous avez une trésorerie négative en février, le taux appliqué sera de 1 % (12% divisé par 12 mois). le Plafond Indiquez le montant maximum de découvert que vous autorisez. Cette valeur permet de mettre en avant les problèmes financiers sur le tableau de trésorerie (si le ie,... . plafond est dépassé, la valeur du découvert est indiquée en "Rouge"), les graphiques de trésorer Attention e plafond est le montant pour lequel vous souhaitez avoir une alerte dans votre B C usiness Plan. Il ne aucun cas au plafond de découvert autorisé par votre établissement bancaire. Paiem ert Suite à votre é La périod ent des intérêts de découvert est à déterminer en fonction des options suivantes : correspond en ent du découv la facturation de l'intérêt sur le découvert, vous devez définir la période de paiement de cet intérêt à tablissement bancaire. e de paiem Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement des agios dans la liste déroulante. Délai Sélectionnez par l'intermédiaire du bouton , le délai du paiement de l’agio/intérêt qui sera appliqué. Le minimum du délai est de 30 jours (Paiement en m+1 de l'agio/intérêt concernant le mois m). Exemple Pour avoir un exemple de période de paiement de l'intérêt, cliquez ici u agios) dans le Compte résultat et le Tableau de trésorerie. Visualisation dans la partie Résultat Vous pouvez visualiser le montant des intérêts de découvert (o 64 Manuel de référence La visualisation du paiement des intérêts de découvert (ou agios) se réalise dans le Tableau de trésorerie. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. Préférences du dossier "Divers" Cette partie permet de déterminer les options de visualisation des montants, le nombre maximal de jours que vous siness Plan. d'échéance ainsi que la mise en page des impressions des préférences, des prévisions et des résultatsautorisez dans votre Bu Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentanglet Échéances ires. termédiaire du bouton O L'échéance maximale est à choisir par l'in . Elle représente le nombre maximal de jours des échéances du dossier. Seul des multiples de 30 seront proposés. Cette e bloquer à la valeur choisie les différents échéanciers de l'ensemble des fiches. Onglet ette de déterminer l'unité par défaut pour les résultats et celle de la variable dans les e choix d'une unité permettra une meilleure lecture des informations. pour l’ensemble option permet d Devise Cc partie permet ommentaires. Devises & Résultats U nité par défaut L Vous avez le choi x de plusieurs unités : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Dans la partie Résultats, vous aurez les montants des résultats affichés dans l'unité sélectionnée ici. Intitu llé qui sera pris en compte lors des éditions (tableau de résultat, ation du dossier, l'unité monétaire sera l'Euro et les symboles correspondants seront s suivants : lé de la devise Cette graphiques...). partie permet de déterminer le libe Pour chaque unité, vous devez définir le libellé associé. Devises & Champs de commentaires C ette partie permet de déterminer le symbole monétaire repris dans les variables en fonction de l'unité choisie. Par défaut, lors de la cré le € d€ (dizaine d'euro) h€ (centaine d'euro ou hecto euro) k€ (millier d'euro ou KiOnglet Champs Cette onglet permet de lo euro) créer des champs spécifiques contenant une valeur définie. Ces champs sont utilisables taires. L'intitulé proposé par défaut pourra être modifié. Cette modification sera alors prise en compte dans l'assistant dans les notes et commen d'insertion de champs. Astuce our revenir à la liste des préférences du dossier P cliquez ici. Donné es données de base es de base L 65 Aide Business Plan Les différentes informations à saisir dans la partie Données de base permettent de pré-paramétrer les comlistes des o boptions des préférences de prévisions et des prévisions. V les données de base suivantes : ous trouverez Taux de TVA, Saisonnalités, Echéanciers, Remarque Une fois ces données saisies, vous pourrez les sélectionner à partir des combo-lises de différentes fiches de pré vision. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires sur toutes les données de base. Données de base "Echéanciers" ifférents échéanciers pré-définis La partie Echéanciers des données de base vous permet de déterminer d pour l’ensemble du dossier. Remarque Vous pouvez créer autant d'échéanciers que vous souhaitez. L'échéancier simple sera attribué par défaut dans évision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. ette partie des préférences liste l'ensemble des échéanciers que vous avez pré-définis. Il vous est toujours possible les préférences de pr Liste des échéanciers C de modifier, de créer ou de supprimer des échéanciers. Remarqu Un ongle Fiche d' Une fic ne Entête, d'un onglet Pourcentage et d'un onglet Notes. Entête de la fiche Elle sée uniquement du champ Nom. centage e t Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. un échéancier chéancier est composée d'u he É est compo Vous devez saisir ici le nom de l'échéancier qui permet d'identifier les différentes fiches d'échéancier. Onglet Pour Cet onglet est composé de 2 colonnes : Échéances et %. La colonne Échéances contient la liste des échéances possibles. Cette liste commence à 0 jour dans les er/Général. d'échéance jusqu'à l'échéance maximale autorisée. Cette échéance maximale est définie préférences du dossi La colonne % vous permet de répartir le pourcentage de règlement/paiement que vous souhaitez pour des échéances précises. Exemp Vous sou ce identiq ans ce 33 %, 60 jours : 33 %, 90 jours : 34 % le haitez avoir un échéancier à 30, 60 et 90 jours avec une répartition du montant de l'échéanue. cas, vous devez réaliser la saisie du pourcentage 30 jours : D Remarque Pour valider votre échéancier, le total de votre répartition doit obligatoirement être de 100 %. tilisation de U s échéanciers Dans l'onglet Option des Préférences de prévision et des Prévisions vous avez la possibilité de choisir le type d'échéancier pour la donnée. Vous disposez de 2 types d'échéancier : Échéancier "simple" : Dans ce cas, vous devez sélectionner l'échéance à un nombre de jours uniquement. Échéancier prédéfini : Dans ce cas vous sélectionnez un échéancier que vous avez défini précédemment dans les préférences des données de base. Exemple Vous créer un échéancier '30-60jours' dans les préférences des données de base pour 50% à 30 jours et 50% à 60 jours. 66 Manuel de référence * Pour une Prévision de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéancie"Simple", puis "Échéanc r e à" 60 jours. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 100% 60 jours après la ente. cier rès la v * Pion de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéan"Prédéfini", puis "Échéancier" '30-60 jours'. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 50% 30 jours aprs après la vente. our une Prévis vente et à 50% 60 jou Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. a partie Taux de TVA des données de base vous permet de déterminer les différents taux de TVA pour l’en ssier. Données de base "Taux de TVA" L semble du do Remarque Vous pouvez créer autant de taux que vous souhaitez. Le taux Normal sera attribué par défaut dans les vision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. s du Business Plan. Il vous est toutefois possible de modifier, de créer ou de supprimer des taux. préférences de pré Liste des taux de TVA Cette partie des préférences liste l'ensemble des taux de TVA que rencontreront les entreprises françaises durant les période Remarqu Des taux de T libre à vous de les utiliser ou de les supprim eV A sont créés par défaut (Exonéré, Super-réduit, Réduit, Normal), er. Remarqu Un onglet Note Fiche d'un tau Une fic 'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous d Onglet aramétrage e s perso permet de saisir des informations complémentaires. x de TVA he de taux de TVA est composée d de la fiche compo evez saisir ici le nom de la fiche de TVA qui permet d'identifier les différentes fiches de Taux de TVA. Définition P A partir de cet onglet vous avez 2 possibilité de paramétrer le taux de TVA : Soit le taux est fixe : cas, vous devez saisir le valeur unique : Taux de TVA. Dans ce Vous devez indiquer le taux de TVA qui sera appliqué lors de la sélection de la fiche TVA. Soit le taux est différent pour chaque exercice : Pour chaque exercice du business Plan, vous pouvez définir un taux de TVA différent. evez sélectionner le nom d'une fiche de TVA. me taux de TVA sera appliqué à chaque période de la fiche prévision pour tous les exercices. Application sur les Prévisions Sur chaque prévision dont la TVA peut être gérée, vous d Si cette fiche est à taux fixe, le mê Si la fiche de TVA est à Taux par exercice, un taux de TVA différent sur chaque exercice sera appliqué sur la fiche de prévision. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TTC de l'échéancier vont varier en fonction de ces taux. le Loyer TVA et Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. Données de base "Saisonnalités" 67 Aide Business Plan La partie Saisonnalités des données de base vous permet de déterminer les différentes périodes de saisie à sélectionner sur l’ensemble des Préférences de prévision ou Prévisions. Remarque Vous pouvez créer autant de saisonnalités que vous souhaitez. La saisonnalité Mensuelle qui attribuée par défaut dans les préférences de prévision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir une autre. définies vous sont proposées. Elles ne peuvent pas être modifiées, ni supprimées. Elles : La 'case à cocher' ne sera pas sélectionnée. Liste des saisonnalités Cette partie des préférences présente la liste de l'ensemble des saisonnalités. es saisonnalités pré- D sont dites "Fixes". Toutefois, il vous est possible de créer, modifier, ou supprimer vos saisonnalités. Elles sont repérables grâce à a colonne "fixe" l Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Fiche de Une fic Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous dev fiches. nglet Définition L'o mpose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaitez faire a définition de la saisonnalité s'effectue mensuellement par l'intermédiaire du bouton saisonnalité he de saisonnalité est composée d'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. de la fiche compo ez saisir ici le nom de la saisonnalité que vous souhaitez créer. Il permet d'identifier les différentes O nglet se déco votre business plan. L . P nnée, vous avez automatiquement les lignes correspondantes au nombre de mois défini sur s devez choisir votre mode de saisie/type puis effectuer la sélection des ous choisissez : our chaque a chaque année. Pour définir votre saisonnalité, voupériodes que vous souhaitez. Si v la "Sélection simple" :"Sélection". A chaque coche, vous devez définir la saisonnalité en cliquant dans la 'case à cocher' un pourcentage est affiché et est automatiquement calculé au fûr et à mesure des sélections. le "Pourcentage" : vous définissez la saisonnalité en saisissant le pourcentage souhaité en face de chaque période (la case à cocher est automatiquement sélectionnée). Rem Pour qu it prise en compte, vous devez obligatoirement avoir un pourcentage de 100% en pied de t arque ne saisonnalité so 'u ableau pour chaque année de votre Business Plan. Astuce Pour reve ste des données de base cliquez ici. Préférence Les préf Les différ s la partie Préférences de Prévision, permettent de pré-paramétrer la majo té des zones de saisie des Prévisions elles-même. Vous re ouverez les préférences de prévision suivantes: nir à la li s de prévision érences de prévision entes informations à saisir dan ri trInvestissements, Financements (Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissement), Ventes, Achats, Charges externes, 68 Manuel de référence Personnel (Gérant, Salarié, Autres charges de personnel), Impôts & taxes (sauf IS), Autres prévisions: - Financier : Produits financier, Charges financières, Dividendes, nelles, - Exploitation : Production immobilisée, Autres produits, Charges à répartir, Autres charges, - Exceptionnel : Produits exceptionnels, Charges exception - Divers : Provisions, Produits constatés d'avance, Charges constatées d'avance. Remarque Une fois ces données saisies, la réalisation du plan de financement sera plus rapide puisqu'un nombre restreint e champs seront à saisir. d Astuce isie pourra ê Chaque valeur sa tre modifiée à tout instant. Les modifications seront prises en compte uniquement lors de la création des prochaines prévisions. Par conséquent, les prévisions existantes ne seront pas modifiées. Remarque Un onglet Notes pero permet de saisir des informations sur tous les types de préférences de prévision. réfé Les inf r de saisie des Prév nts contient 3 onglets (Options, Coefficients fiscaux et otes). L'onglet nglet Options Cet on l amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Investissements oient soumises au calcul d'amortissements. P rences de prévision "Investissements" omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones isions d'investissements. L'écran des Préférences de Prévision des Investisseme N Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O get contient 3 zones. Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à s Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type issement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'amort E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficient est pré-déf ini dans l'onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Tau tomatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. VA à récupérer Cette partie p x dégressif sera calculéau T ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut ns les préférences des Données de aux "Normal" qui sera affiché. Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable da base. Par défaut, c'est le t Le moment d'application de la TVA à récupérer ments ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Investissement. Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaisse C 69 Aide Business Plan Le chéancier proposé est soit : Type d’é Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de gistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton l'investissement devront être enre . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que nglet Coefficients fiscaux e seuil et le coefficient fiscal associé sont définis suivant une règle de calcul. Cliquez ici pour avoir une explic i et onglet fonctionne comme une liste, à chaque seuil correspond un coefficient fiscal. Les co défaut. our ajouter un Coefficient, vous devez saisir le seuil puis le coefficient souhaité pour ce seuil. Lors d seuil dans les fiches qui nécessitent un amortissement dégressif, le coefficient sera ffecté. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. O Cet onglet permet de définir les coefficients fiscaux en fonction d'un seuil. L aton sur cette règle. C efficients de base sont créés par P e la sélection du a Astuce Pour r e prévision cliquez ici. Préfér nces de prévision "Financement" e la partie "Financement" permettent de préaramétrer la majorité des zones de saisie des différentes fonctions des Prévisions de financements. à l'identique des autres fiches. Vous retrouverez les préférences de prévision de financement suivantes : evenir à la liste des p références d e Les informations à sélectionner dans les différentes fonctions d p Pour toutes les préférences de financement, l'onglet Notes perso fonctionne Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : - Subventions d'investissement. - Subventions d'exploitation, Astuce Pour revenir à a Préfér nces de prévision "Financements - Apports en capital" Les information s zones de saisie es Prévisions de financements-Apports en capital. s en capital contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Apports en capital. échéancier proposé est soit : l liste des préférences de prévision cliquez ici. e s à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité de d L'écran des Préférences de Prévision des financements -Apport L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Encaissements. Encaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de l'Apport en capital devront être enregistrés (Echéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . 70 Manuel de référence Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Echéanciers que écédemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis pr As our rev éférences de prévision cliquez ici. Préfér inf r es Pr Prévision des financements -Comptes courants d'associé contient 2 onglets (Options t Notes). Onglet Options êts. Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé tuce enir à la liste des pr P ences de prévision "Financements - Comptes courants d'associé" Les d omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie évisions de financements-Comptes courants d'associé. es Préférences de L'écran de L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Remboursement des intérRemboursement des intérêts gèrent les remboursements d'intérêts. nsuite, vous pouvez paramétrer : E le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un compte courant. Astuce Pour r cliquez ici. références de prévision "Financements - Emprunts" inf ones de saisie es Prévisions de Financements - Emprunts. nts contient 2 onglets (Options et Notes). Cet onglet contient uniquement la zone Emprunt. evenir à la liste des préférences de prévision P Les d ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des z L'écran des Préférences de Prévision des financements - Empru L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Emprunt Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité d'emprunt nez la périodicité de paiement souhaitée pour le r Sélection emboursement de l'emprunt. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. la Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Astuce Pour r cliquez ici. evenir à la liste des préférences de prévision 71 Aide Business Plan Préférences de prévision "Financements - Crédits-Bails" Les inf e des Pré 'écran dit Bail contient 2 onglets (Options et Notes). L'o s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Loyer. ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisivisions de Financements - Crédit Bail. L des Préférences de Prévision des financements - Cré nglet Note Onglet Options Loyer Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité du loyer Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : terme échu. A terme à échoir ou A Le Taux de TVA Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des D tionner, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les onnées de base. Vous devez sélec loyers du crédit bail. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Ast Pour re artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie Prévision L'écran des Préf L'ongle otes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet co TVA collectée ette partie permet de déterminer : uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Financements - Subventions d'exploitation" Ldes es informations à sélectionner dans cette p s de Financements-Subventions d'exploitation. érences de Prévision des subventions d'exploitation contient 2 onglets (Options et Notes). t N ntient 2 zones. C Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer ncaissements Vous pouvez définir que votre TVA sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il seraproposé "A la facturation". E Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de subvention d'exploitation devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner la le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que es de base. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Donné As our revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférence entions d'investissement" tuce P s de prévision "Financements - Subv 72 Manuel de référence Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie ment. L'écran d ). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet ent 2 zones. ous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'amortissements. Ensuite, vous des Prévisions Financements-Subventions d'investisse es Préférences de Prévision des Subventions d'Investissement contient 2 onglets (Options et Notes L Options Cet onglet conti Amortissements V d'investissement soient soumises au calcul pouvez : définir l ien s ra amortis. a Durée (nombre d'années) pour laquelle le be sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir d'amorti le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ssement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nola Subvention d'investissement devront être enr mbre de jours pour lequel les encaissements de egistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionnerle nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. vous Astuce Préfé es inf r tent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pr L'écran des Pr glets (Options et Notes). s perso iches. éfinition Vous d Option Vous d Pour revenir àa l liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Ventes" L omations à sélectionner dans cette partie permetévisions de Ventes. éférences de Prévision des ventes contie nt 2 on L'onglet Note fonctionne à l'identique des autres f Onglet Options et onglet contient 5 zones. CD evez choisir le type de vente correspondant à la fiche créée. s de saisie evez choisir : le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société, la Saisonnalité par défaut, la gestion des avances & acomptes / prévisions postérieurs. de l'encours onibles sont : Gestion Les options disp Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet - Calcul automatique de l'encours final annuel, 73 Aide Business Plan - Saisie manuelle des variations d'encours, Saisie manuelle des encours finaux, ie manuels - - Sais le de productions réelles TVA à payer Cette partie permet de déterminer : Le tau Une liste rences des nées de base. x de TVA par défaut de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préfé Don Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Vous pouvez définir que votre TVA Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Ventes. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nomla vente devront être enregistrés (Échéance à). Vo bre de jours pour lequel les encaissements de us pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Astuce Pour reve de prévision cliquez ici. Préfér on "Achats" Les info é-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pré chats contient 2 onglets (Options et Notes). s de sa i Cette partie p r Stock minimum Cette partie per in le type de saisie et la durée du stock minimum de sécurité. TVA à récupé r Cette partie p r nir à la liste des préférences ences de prévisi r mations à sélectionner dans cette partie permettent de pr visions d'achats. érences de Prévision des A L'écran des Préf 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. L Onglet Options et onglet contient 3 zones. COption ise des achats réels emet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les achats. de sécurité met de détermer re emet de déterminer : Le taux de TVA par défaut taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une liste de Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche achat. e Type d’échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C L Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de nt être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours l’achat devro. par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que édemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis préc 74 Manuel de référence Ast Pour re ici. Préfére artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie arges externes contient 2 onglets (Options et Notes). et Note Onglet Options Cet onglet contie Options de saisi Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les Charges externes. TVA à récupérer Cette partie p uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez nces de prévision "Charges" Les informations à sélectionner dans cette p des Prévisions de charges externes. L'écran des Préférences de Prévision des ch L'ongl s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. nt 3 zones. e ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Charge externe. échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la Charge externe devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre jours par le bouton de . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvvous avez définis précédemment dans les ez sélectionner dans la liste les Échéanciers que Préférences des Données de base. Astuce Préfé la majorité des zones de saisie évision du personnel Gérant non salarié ou Salarié contient 2 onglets (Options et tes 'onglet fonctionne à l'identique des autres fiches. et Cet on ptions Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Personnel" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétreres Prévisions de Personnel (Gérants non salariés ou Salariés). d 'écran des Préférences de Pr LNo ). Notes perso LOngl Options glet contient 2 zones. de saisie O Cette partie permet de : définir le profil du gérant ou salarié par défaut, Remarque Dans cette version, vous avez la possibilité de paramétrer votre propre profil dans les préférences des données de base/Profil de gérant ou de salarié. sélectionner le type de commissions sur montants : Ce type permet de définir le calcul de la ette partie n'est pas identique en tout points pour les Gérants et les Salariés. commission sur les salaires. Décaissements C 75 Aide Business Plan Les points identiques sont : le Décaissement des Salaires qui permet de choisir à quel moment seront payés les salaires du poste créé. le Décaissement des Cotisations qui permet de définir à quel moment seront payés les cotisations relatives au poste créé. our les Gérants non salariés, vous disposez également de l'option Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) P qui permet d'indiquer le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut, le montant saisi sera 3500. As Pour r Préfére "Impôts et taxes (sauf IS)" Les inf sie des Pré es Préférences de Prévision des Impôts et taxes contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options la zone "Options de saisie". Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le compte de résultat. Cette ventilation peut-être : tuce evenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. nces de prévision ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saivisions Impôts & taxes (sauf IS). L'écran d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquementOptions de saisie Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période. Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est t dans la "colonne Résultat" le montant de ns le compte de résultat (exercice inférieur présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellemenqui sera pris en compte pour une autre période da l'impôt ou supérieur). Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Astuce our revenir à la liste de P s préférences de prévision cliquez ici. étai : référ es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie L'écran d 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet onglet contient 2 zones. onnalité par défaut pour l'ensemble des fiches. l d'amortissements. D l Autres prévisions P ences de prévision "Production immobilisée" L d'une prévision de Production immobilisée. es Préférences de Prévision de Production immobilisée contient 2 onglets (Options et Notes). L Options Options de saisie des montant Cette partie permet de sélectionner la Sais Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches de Production immobilisée soient soumises au calcu Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. 76 Manuel de référence saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ortissement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'am E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficienpré-défini dans l' t est onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Préfére trer l'ensemble des zones de saisie es prévisions des Autres produits. 'écran des Préférences de Prévision des Autres produits contient 2 onglets (Options et Notes). L'onglet Notes p Onglet Options Cet on contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per , ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à payer Cette partie permet de déterminer : nces de prévision "Autres Produits" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramé d L erso fonctionne à l'identique des autres fiches. glet ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des sera affiché. Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui Le moment d'application de la TVA à payer Vous pouvez définir que votre TVA sera payée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. ancier proposé est soit : Encaissements C Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours . par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. partir" zones de saisie évision des Charges à répartir contient 2 onglets (Options et Notes). Saisonnalité par défaut des montants pour l'ensemble des fiches, ainsi ue d'indiquer s'il est ntants par exercice. Option Cette hes, ainsi q t possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges à ré Ld es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des es prévisions des Charges à répartir. L'écran des Préf érences de Pr L'onglet Notes perso fonctionne à l' identique des autres fiches. Onglet Options nt 2 zones. Cet onglet contieOptions de saisie des montants Cette partie permet de sélectionner la q possible de saisir des mo s de saisie des amortissements partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut des amortissements pour l'ensemble des ficue d'indiquer s'il es 77 Aide Business Plan Astuce Pour re révision "Achats charges" artie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Pr f L'onglet Notes p à tique des autres fiches. Onglet ons Cet onglet contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per i que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à récupé r Cette partie permet de déterminer : venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de p L es informations à sélectionner dans cette pdes prévisions des Autres Charges. éérences de Prévision des Autres charges contient 2 onglets (Options et Notes). erso fonctionne l'iden Opti ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ains re Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. ffiché. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera a Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaissements ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. C ancier proposé est soit : Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Produits Financiers" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Produits financiers. es Produits financiers contient 2 onglets (Options et Notes). ule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s" L'écran des Préférences de Prévision des Charges financières contient 2 onglets (Options et Notes). L'écran des Préférences de Prévision d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options et onglet ne contient qu'une se C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges Financière Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisiees prévisions des Charges financières. d 78 Manuel de référence L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer ettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Dividendes. s contient 2 onglets (Options et Notes). et onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie els. L'écran des Préférences de Prévision des Produits exceptionnels contient 2 onglets (Options et Notes). à l'identique des autres fiches. nglet Options ptions de saisie des montants ur l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer e saisir des montants par exercice. cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Préférences de Prévision des Charges exceptionnelles contient 2 onglets (Options et Notes). nglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. des montants et de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Les ions à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie 'écran des Préférences de Prévision des Provisions contient 2 onglets (Options et Notes). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet on ptions de saisie des dotations Cette sélectionner la Saisonnalité par défaut des montants de dotations pour l'ensemble des fiches, ercice. ptions de saisie des reprises Cette ionner la Saisonnalité par défaut des reprises pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiq Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Dividen des" Les informations à sélectionner dans cette partie perm L'écran des Préférences de Prévision des Dividende L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Produits Exceptionnels" des prévisions des Produits exceptionn L'onglet Notes perso fonctionne O Cet onglet ne contient qu'une seule zone. O Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut po s'il est possible d Préférences de prévision "Charges Exceptionnelles" Les informations à sélectionner dans des prévisions des Charges exceptionnelles. L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O Options de saisieCette partie perm Préférences de prévision "Provisions" informat des prévisions des Provisions. L L Options glet contient 2 zones. O partie permet de ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par ex O partie permet de sélect uer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Astuce 79 Aide Business Plan Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Prévisions Fiche Investissements Astuce ans les préfér D ences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche ar trois éléments principaux : d'investissement. Une prévision d’investissement est définie p Le N m o Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’investissement. Le Type Choisi ement concerné par la fiche créée. ssez le type d’investiss La fonction Actif Cette o et de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich lets : Montants et Options. fnction perm informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e est ensuite composée de deux ong Remar Un ong Montan Le tabl u de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. que let Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. ts ea Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Elle correspond au numéro d'ordre de Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement ndant à l'investissement. correspo Remarque vestissements de type Financier. Il ne sera pas possible d'amortir les in TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet on Option tte p éments suivants : glet est composé de 4 parties. s de saisie artie contient les él Ce 80 Manuel de référence Saisie possible par exercice saisie annuelle des montants. La coche autorise la Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité e attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Saisonnalité par défaut "Mensuelle" sera cell Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ctivée. ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est morti s Cette aA sements p artie contient les éléments suivants : Soumis à amortissements ments. Cochez la case si vous souhaitez que votre investissement soit soumis au calcul d'amortisse Durée Choisissez le nombre d’années sur lequel le bien sera amortis. Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé. Taux linéaire ette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et l Cprécéd e type d’amortissement choisi emment. Et enfin , si le type d'amortissement est Dégressif : Coef. fiscal "Dégr Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est essif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée. Taux dégressif t calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le Cette partie contient les éléments suivants : Ce taux essuivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. TVA déductible Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, le taux "Normal" sera affiché. Astuce avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Vous Déductible Sélectionnez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce au menu déroulant. D écaissements ette partie contient les éléments suivants : C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier evez utiliser le bouton . pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela vous d Information Pou mplément d'informations sur les investissements cliquez ici. Fiche Ap o capital r avoir un co F inancements prt en 81 Aide Business Plan Ast Dans le sibilité de pré-définir la création d'une fiche Apport en capital. Une pr uce préférences de prévision, vous avez la pos s évision d’apports en capital est définie par deux éléments principaux : iches d’apports de capitaux. Le Nom aisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes f S La fonction Actif s s toucher à sa définition. Les formations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e composée de deux onglets : Montants et Options Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste an in La fiche est ensuit Re Un ong mplémentaires. ontan e tab atif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. marque let Notes perso permet de saisir des informations cots ML leau de cet onglet est un récapitul Re eule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. marque S Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de numéro d'ordre de la période de l'exer votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au cice. Exercice/ Mois lle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou pé E riode de cet exercice. Montants Saisissez le montant mensuel des apports réalisés. As Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton tce u . Options et onglet est composé de 2 parties. O C ptions de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par La coche autorise la sa exercice isie annuelle des montants. SaiSélec sonnalité par défaut nnalité tionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saiso"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activé Encaiss ette partie contient les éléments suivants : e. ements C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce oir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les Pour av préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Inform Pour avoir un complément d'information sur l'apport en capital cliquez ici. ation 82 Manuel de référence Fiche Comptes courants Astuce Dans le fiche Comptes couran . Une pr s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une ts évision de compte courant est définie par deux éléments principaux : Le N om Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants. La fonction Actif Cette o e désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options fnction permet d informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e e Re Un ong rmations complémentaires. Montan s Le tabl dentique des autres fiches de prévisions. Il est c marque t Notes perso permet de saisir des info let eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'i ompos é des colonnes suivantes : N° lle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous te E ê s dans le détail du tableau, au riode de l'exercice. numéro d'ordre de la pé Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Capital Saisissez le montant du capital placé mensuellement sur le compte courant. Blocage Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé. Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan. Intér. à payer La colonne Intérêt à payer est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement d'intérêts et que vous avez saisi un Taux annuel d'intérêt (onglet Options). Remboursement sez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui a sur le compte courant créé. Saisis interviendr Solde à payer de cette colonne proviennent du calcul suivant : r (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement Les montantsSolde à paye Astuce es montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . L Options emboursements des intérêts RVous case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé gèrent uit : devez cocher la les remboursements d'intérêts. Ens e, vous pouvez paramétrer le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un ompte courant. c 83 Aide Business Plan In Pour a ptes courants d'associé cliquez ici. Fiche formation v oir un complément d'information sur les com Emprunts As Dans le ir la création d'une fiche Emprunt. Une pr définie par deux éléments principaux : tuce s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-défin évision d’emprunt est Le Nom m qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts. Saisissez ici le no La fonction Actif désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Cette fonction permet de informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 2 parties : Emprunt et Coût. Emprunt Cette partie permet de déterminer les paramètres de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Capital emprunté Saisissez le montant du capital emprunté. Au mois de Choisissez dans le menu déroulant le mois ainsi que l’année où l’emprunt sera contracté. Taux d’intérêt (%) Indiquez ici le taux d’intérêt de remboursement de l’emprunt. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement de l’emprunt. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Différé capital (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement de l’emprunt. Différé intérêts (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement des intérêts de l’emprunt. Le différé d'intérêt ne pourra pas être supérieur au différé de capital. Remboursement du capital en fin de période Cocher la case afin de rembourser l'intégralité du capital sur le dernier mois de l'emprunt. Coût Cette partie permet de déterminer le montant réel de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Échéance constante Cette zone indique le montant constant de l’échéance calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Amortissement constant 84 Manuel de référence Cette zone indique le montant constant de l’amortissement calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total (Intérêts) Cette zone reprend le coût total de l’emprunt. Échéancier Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des échéances de l'emprunt par années ou pour toutes les années. Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Intérêts Chaque cellule correspond au montant d'intérêt pour chaque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Capital remboursé Chaque cellule correspond l'amortissement constant ou non. S'il est constant, son montant est déterminé par le calcul suivant : {Capital emprunté / [(Durée/12) * périodicité] }, sinon il est déterminé par le calcul suivant : montant de l'échéance - les intérêts du mois. Echéance Chaque cellule correspond à l'échéance constante ou non. Si l'échéance est constante, elle est déterminée par les intérêts + le capital du mois sinon elle est définie par le calcul d'une échéance d'un emprunt ordinaire. Capital restant du Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année précédente - le capital remboursé de la période. Information Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici. Fiche Crédits-bails Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Crédits bails. Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 3 parties : Crédit-bail, Loyer et Levée de l'option d'achat. Crédit-bail Cette partie contient les éléments suivants : Capital Vous devez indiquer dans ce champ le montant du crédit-bail. Au mois de 85 Aide Business Plan Grâce à la liste mise à votre disposition avec le bouton , vous devez choisir le mois ainsi que l’année au cours duquel le crédit-bail a été contracté. Loyer Cette partie permet de déterminer les montants et le coût du crédit bail. Elle contient les éléments suivants : Taux d’intérêt (%) Saisissez ici le taux annuel de remboursement du crédit-bail. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Taux de TVA Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers du crédit-bail. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TVA et le Loyer TTC de l'échéancier vont variés en fonction de ces taux. LoyerHT Cette zone indique le montant du loyer HT calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total HT Cette zone indique le montant HT des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total HT du crédit bail - le Capital. Coût total TTC Cette zone indique le montant TTC des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total TTC du crédit bail - le Capital. Levée de l'option d'achat Cette partie permet de déterminer le montant du rachat du bien. Elle contient les éléments suivants : Rachat HT Cette zone permet de saisir le paiement d'une valeur résiduelle du bien dont le montant tient compte pour partie des loyers versés. Au mois de Les zones Mois et Année ne peuvent pas être saisies. Elles sont automatiquement le mois et l'année de la dernière échéance de Crédit bail. Rachat TTC Cette zone n'est pas saisissable. Elle contient le montant net du rachat du bien. Ce montant est obtenu par le Rachat HT * le Taux de TVA de la partie Loyer. Ce montant figurera dans le Tableau de trésorerie de l'année du rachat sous la rubrique Charges externes et autres achats. Échéancier rédit-bail par année ou pour toutes les années. Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble deséchéances du c Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Loyer HT aque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Chaque cellule correspond au montant HT du loyer pour ch 86 Manuel de référence Loyer TVA Chtau aque cellule correspond montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le x de TVA qui détermine ce montant. Loyer TTC dire le montant du loyer HT + Le montant Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est àdu loyer TVA. Informatio Pour av Fiche Subv n oir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici. entions Exploitation Astuce Dans le ation d'une fiche de Subventions d'exploita Une prévision s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la crétion. de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le N m o se ici le no Saisiszm qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette o désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les onglets : Montants et Options fnction permet deaions ne informt seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Monta Le tabl onne à l'identique des autres fiches de prévisions. nts eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et foncti Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants de subventions pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette p ments suivants : artie contient les élé Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. 87 Aide Business Plan Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA à Cette partie permet de déterminer : payer Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors de la subvention. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'exploitation cliquez ici. Fiche Subventions Investissement Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Subventions d'investissement. Une prévision de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice 88 Manuel de référence Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la subvention d'investissement réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à l'investissement. Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'investissement soient soumises au calcul d'amortissements. Ensu Amortissements Vous devez cocherite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d'amortissement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement et contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'investissement cliquez ici. Fiche Ventes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Ventes. Une prévision de vente est définie par trois éléments principaux : Le Nom 89 Aide Business Plan Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de ventes. Le Type Choisissez le type de vente correspondant à la fiche créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Chiffre d’affaires et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Chiffre d’affaires Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il contient les colonnes non saisissables suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. CA/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la vente par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". En fonction du type de saisie choisi dans les options de la fiche, vous aurez à saisir soit : CA Saisissez le chiffre d’affaires, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Vous avez la possibilité de modifier les valeurs mensuelles et le CA annuel sera re-calculé en conséquence. soit : Quantités Saisissez les quantités vendues, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. La modification des quantités mensuelles est permise, en conséquence, les quantités annuelles seront calculées. Prix Unitaire Indiqué le prix unitaire pour chaque quantité vendue, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Toutefois, la modification mensuelle du prix unitaire est possible et la valeur annuelle sera re-calculée en conséquence. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Encours de production N° 90 Manuel de référence Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Période / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Production vendue La production vendue est égale au chiffre d'affaires réalisé pour la période ou pour le mois calculé dans l'onglet montant. Encours initial L'encours initial du premier mois de la première année de prévision est égal au montant saisi dans le Bilan N-1 pour la rubrique correspondante. Pour les mois suivants c'est la valeur de l'encours final du mois précédent qui est repris. Variation d'encours La variation d'encours est la différence entre l'encours final et l'encours initial. Remarque En fonction des options la variation d'encours pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Encours final L'encours final est égal à l'Encours initial + Variation d'encours. Remarque En fonction des options l'encours final pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Production réelle La production réelle est égale à Production vendue + variation d'encours. Remarque En fonction des options la production réelle pourra être saisi. Les autres colonnes se mettrons automatiquement à jour. Options Options de saisie Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Chiffre d'affaires. Les options disponibles sont : Type de saisie Sélectionnez le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée par défaut à la création d'une fiche. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà reçues pour le dernier exercice de la période de prévision. Options de saisie des encours de production Cette partie permet d'activer ou non la gestion des encours de production. En l'activant un nouvel onglet est mis à disposition. Les options disponibles sont : 91 Aide Business Plan Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet En sélectionnant l'option Calcul automatique de l'encours final annuel, vous choisirez alors : Pourcentage sur CA annuel Indiquer le pourcentage que représente l'encours de production sur le Chiffre d'Affaires annuel. Nombre de jour sur CA annuel Indiquez le nombre de jour correspondant à l'encours de production par rapport au Chiffre d'affaires annuel Saisonnalité Permet de choisir la saisonnalité de calcul de la variation d'encours. tion Saisie manuelle des variations d'encours, ou Saisie manuelle des Saisie manuelle des productions réelles, vous choisirez alors : En sélectionnant l'opencours finaux, ou Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée dés que l'option de gestion des encours est cochée et que l'option de saisie est sélectionnée. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Remarque En fonction de l'option de saisie choisie, une seule colonne sera saisissable et les autres seront calculées. TVA à payer Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Chiffre d'affaires. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors des ventes. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Info rmation 92 Manuel de référence Pour a ent d'informations sur les ventes cliquez ici. Fiche Achats voir un complém Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Achats. Une prévision d’achat est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’achat. La Vente Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du poste de vente associé à cet achat. La mention P&S ou Nég précédent le nom de la vente associée vous indiquera le type de cette vente. La zone "Actif" présent dans le champ "Vente" permet de déterminer si la vente choisie est active ou non. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste d'achat sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Achats, Stocks et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Achats L'onglet Achats vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués lors de la vie de l'entreprise. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de val utres fiches de prévisions. Il contient les colonnes suivantes : eur et fonctionne à l'identique des a N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Cette colonne correspond aux montants que vous avez saisis dans la fiche de vente que vous avez sélectionnée en entête. Attention Si la vente correspondant à l'achat gère les encours de production, alors le montant servant de base de calcul est augmenté du montant de l'encours de production correspondant. Consommés Cette colonne est calculée en fonction de la Vente (CA) et du Taux ou du Tx marge/Tx marque que vous avez saisi. Cette colonne pourra être saisissable si dans les options, la Saisie des consommés se fait Par montant. Dans ce cas les achats rééls seront donc égaux aux consommés. En fonction de l'option choisie concernant le Taux de négoce, le calcul se fera différemment. Si vous choisissez un calcul par Taux de Marque La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente ) Exemple Vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 % 93 Aide Business Plan Si vous choisissez un calcul par Taux de Marge La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 % Pour les calculs des achats de type Produits et services, il faudra saisir le Taux La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( Prix d'Achat / Prix de Vente ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( 100 / 300 ) = 100 x 0,3333 = 33,33 % Evol Ach./ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'achat par mois et par an. Astuce Lorsque l'option de "Saisie des achats réels" est selectionnée, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos achats pour les années supérieures au premier exercice N. Achats réels Cette colonne n'est pas saisissable si l'option de saisie des achats réels de l'onglet Options est "Calcul automatique". Le calcul de cette colonne est réalisé en fonction du délai de réapprovisionnement : Consommés + "Consommés des mois suivant le délai de réapprovisionnement" + stock mini - stock initial. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels * Taux de TVA" (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche). TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels + Taux de TVA". Suivant certaines conditions détaillées ci-dessous, vous avez la possibilité de saisir les colonnes suivantes : Vous avez soit l'une ou l'autre des colonnes suivantes en fonction du type de vente sélectionné (Négoce ou Produits & services) : Tx marge/Tx marque (Négoce) Saisissez le pourcentage de marge souhaité nécessaire au calcul des coûts d’achats. OU Taux (Produits & Services) Saisissez le taux nécessaire au calcul des coûts d’achats. La colonne Achats réels est saisissable dans le cas ou l'option de valorisation des achats réels est "Saisie manuelle". Vous pouvez saisir vos achats annuellement ou mensuellement. Dans le dernier cas, le montant annuel des achats réels sera re-calculé en conséquence. Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les "Achats" réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Stocks Attention Cet onglet ne sera pas proposé dans le cas où dans les options le calcul de la variation de stock n'est pas coché. 94 Manuel de référence Cet onglet contient les colonnes non saisissables suivantes : Stock initial Le stock initial est renseigné uniquement à partir de la 2ème période mensuelle. Le montant renseigné correspond au stock final de la période précédente. Entrées Les entrées en stock correspondent aux Achats réels en tenant compte du Délai d'approvisionnement sélectionné dans l'onglet Options de la fiche. Sorties Les sorties de stock correspondent aux Consommés de la Période. Stock final Le stock final est calculé en fonction du Stock initial, des Entrées et des Sorties. Le calcul est : [Stock initial + Entrées - Sorties] Stock mini Cette colonne n'est pas saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "En jour" ou "Montant fixe". Le stock minimum en fonction des "jours" est calcul de la façon suivante : [Consommés annuels * (nombre de jours saisis dans les options / (nombre de jours de l'exercice)] Pour information : 1 mois est équivalent à 30 jours. Exemple de stock minimum de sécurité "En jour" Conditions : - Exercice de 6 mois, - Consommé de 45.000, - Nombre de jours du stock minimum de sécurité : 10. Le nombre de jours de l'exercice est donc 180 ( 6 mois * 30 jours ). Résultat : Le stock minimum sera : 2500 c'est à dire [45.000 * (10 /180)] Le stock minimum en fonction d'un montant fixe est déterminé par la saisie d'un montant dans l'onglet Options de la fiche. Ce montant sera identique pour tous les exercices. La colonne Stock mini est saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "Montant par exercice". Vous pouvez pour chaque exercice définir un stock mini différent. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des achats réels Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Calcul de la variation de stock La coche permet de calculer les variations de stock et donc de proposer ou non l'onglet Stocks pour la fiche Achats valorisés par Choisissez la façon dont les achats vont être valorisés. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque 95 Aide Business Plan Cette option est toujours cochée par défaut et elle permet de saisir les achats réels annuels si l'option "Saisie manuelle" est choisie précédemment. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Stock minimum de sécurité Cette partie permet de paramétrer comment sera défini le stock minimum de sécurité. Par la liste déroulante de la zone Type de saisie, vous pouvez choisir le type de saisie de votre stock de sécurité : En jours : Vous devez indiquer le Nombre de jours pour lequel il faudra tenir compte du stock de sécurité. Vous pouvez saisir le nombre de jours ou utiliser le bouton , Montant fixe : Vous devez indiquer le Montant fixe du stock minimum que vous souhaitez pour tous les exercices, Montant par exercice : Suite à la sélection de cette option, vous avez la possibilité de saisir un stock l'onglet Montants. La saisie des Consommés se fera soit Par pourcentage, soit Par montant. Par pourcentage permettra de saisir dans la colonne Tx/Tx marge/Tx marque afin de calculer la colonne Consommés. La saisie par montant permettra de saisir la valeur des consommés tout en recalculant la colonne Tx/Tx marge/Tx marque. Cette partie permet de définir le Délai d'approvisionnement. Vous devez indiquer le nombre de jours nécessaire pour faire entrer des produits afin que le stock soit suffisant pour réaliser des ventes. Vous utiliserez le bouton minimum par exercice dans Divers pour choisir le délai. Seul des multiples de 30 seront proposés. Elle permet également de définir le Taux de négoce. Cette option permet de choisir si le calcul du prix d'achat se fait en fonction du taux de marque ou du taux de marge. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà versées pour le dernier exercice de la période de prévision. TVA déductible Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Montants. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment la TVA sera à déduire lors des achats. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela, vous devez utiliser le bouton . 96 Manuel de référence Information Pour avoir un complément d'informations sur les achats cliquez ici. Fiche Charges externes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de charges externes. Une prévision de charge est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permettra d’identifier les différentes fiches de charges. La Charge Sélectionnez le type de charge pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Suivant le type de charges sélectionné, le tableau est composé différemment. Dans tous les cas, il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la charge par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos charges fixes uniquement pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Dans le cas d'une charge fixe, le tableau contient les colonnes : Montant Saisissez le montant annuel ou mensuel de la charge créée atiquement les données mensuelles ou la zone annuelle. Dans le cas d'une charge variable, le tableau contient les colonnes : . Cette zone alimentera autom Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisi précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions 97 Aide Business Plan CA Cette colonne n'est pas saisissable. Elle correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la charge variable. % CA Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes que représente la charge. Attention Si plusieurs prévisions de vente sont actives, et que vous saisissez un pourcentage sur une ligne seulement, ce pourcentage sera réparti mensuellement pour toutes les prévisions Actives. Montant Cette zone n'est pas saisissable. Les montants de cette colonne sont obtenu par le CA * %CA. quement les données mensuelles. Ellealimentera automati Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Options de saisie Saisie possible par exercice annuelle des montants. La coche autorise la saisie Remarque Cette option est toujours cochée par défaut. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque Cette zone est accessible uniquement pour les charges de type fixe. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. TVA déductible Cette partie contient les options suivantes : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce à la liste déroulante. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. 98 Manuel de référence En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionné l'Échéance à ou l'Echéancier le décaissement pour lequel devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les "charges externes & autres achats" cliquez ici. Personnels Fiche Personnel "Gérants non salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations et onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : C N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx cotisation Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cotisation 99 Aide Business Plan Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation calculée ou saisies. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cotisation]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cotisations]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cotisations] ou [Net à payer + Cotisations]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein (ETP) Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et la colonne Taux de cotisation n'apparaît plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d'employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de gérants non salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. 100 Manuel de référence Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) Indiquez le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut le montant saisi sera 3500. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Fiche Personnel "Salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. 101 Aide Business Plan La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations Cet onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx patronale/salariale Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cot.Patronale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation patronale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation patronale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Patronale]. Cot.Salariale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation salariale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation salariale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Salariale]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cot. Salariale]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cot. Patronale + Cot. Salariale] ou [Net à payer + Cotisations (patronale et salariale)]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. 102 Manuel de référence Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et les colonnes Taux de cotisation patronale et salariale n'apparaissent plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d’employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente ux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Ces colonnes correspondent a Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. 103 Aide Business Plan Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Remarque Un onglet Notes pers