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EBP Compta Pratic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
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Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
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l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
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vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
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est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
8
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
9
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
10
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
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avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
12
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
14
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic (OL Technology) et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
15
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22
2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................................ 22
2.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 22
2.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 23
2.3. Comment saisir un avoir, une remise ?........................................................ 23
3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? ....................................................... 23
3.1. Comment saisir un encaissement client ?.................................................... 23
3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ?........................................... 23
3.3. Comment saisir une autre opération ?......................................................... 23
4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? ............................................................... 24
5. COMMENT POINTER LA BANQUE ?............................................................ 24
6. MES IMPRESSIONS COURANTES............................................................... 25
7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 25
8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?...................................................... 26
OPERATIONS COMPTABLES.......................................................................... 27
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 27
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 27
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 28
16
4. GESTION DES EXERCICES ......................................................................... 28
5. CREATION D’UN COMPTE ........................................................................... 29
6. CREATION D’UN JOURNAL.......................................................................... 29
7. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ...................................................... 29
8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 30
9. DECLARATION DE TVA................................................................................ 30
10. VALIDATION DES ECRITURES .................................................................. 31
11. CLOTURES MENSUELLES......................................................................... 31
12. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX................................................... 31
13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT......................................................... 32
14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 32
15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 33
16. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 33
17. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 34
18. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 34
Avant de commencer
17
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09€/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits).
INSTALLATION
18
Remarque
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK .
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Compta Pratic (OL Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire
d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
Comment lancer mon logiciel ?
19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+
Programmes + EBP + EBP Compta Pratic (OL Technology).
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement
et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle
vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
INSTALLATION
20
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice.
Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer
pour réaliser la création de la base.
Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon
dossier».
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
Écran de travail
21
6. ÉCRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est-
à-dire Mon dossier.
Les menus
La barre de navigation
PRISE EN MAIN
22
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement
ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ?
2.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie
Pratique – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la facture.
Indiquez la date de la facture.
Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de
la facture.
Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez
sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son
adresse et enregistrez la fiche.
Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision.
Saisissez le total TTC.
Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la
cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre
document.
Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le
montant.
Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui
pour continuer.
Comment saisir ma trésorerie ?
23
2.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie
pratique – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la
facture d’achat.
2.3. Comment saisir un avoir, une remise ?
Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs.
Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
3. COMMENT SAISIR MA TRÉSORERIE ?
3.1. Comment saisir un encaissement client ?
Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie
pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez
« Encaissement ».
Sélectionnez « Encaissement client ».
Indiquez la date de l’encaissement.
Choisissez la banque ou la caisse concernée.
Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement.
Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le
bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et
sauvegardez la fiche.
A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération :
répondez Oui pour continuer.
3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ?
Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie –
Saisie Pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et
choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les
différents champs comme pour l’encaissement client.
3.3. Comment saisir une autre opération ?
Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
PRISE EN MAIN
24
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
4. COMMENT LETTRER UN TIERS ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements.
Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de
rapport entre elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le
code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le
filtre lettrage.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
5. COMMENT POINTER LA BANQUE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Mes impressions courantes
25
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée :
rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
6. MES IMPRESSIONS COURANTES
Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre,
accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions.
Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez.
Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer.
L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression.
Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou
CD-ROM.
Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
PRISE EN MAIN
26
8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de
l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signés.
La gestion des favoris
27
Opérations comptables
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation,
réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien /
Saisie, Consultation, Exercices / Clôtures….
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
OPERATIONS COMPTABLES
28
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
l’état de vos disponibilités avec le solde de vos comptes bancaires ;
l'état de vos dettes fournisseurs et de vos créances clients ;
le tableau récapitulant la somme de vos recettes et de vos dépenses par mois.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général –
Apparences.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. GESTION DES EXERCICES
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de
choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes,
fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent
accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Création d’un compte
29
5. CRÉATION D’UN COMPTE
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son
intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques.
L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, d’échéance et de
TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des
natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes.
L’onglet Coordonnées contient les coordonnées des tiers.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
6. CRÉATION D’UN JOURNAL
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description.
Dans l’onglet Saisie :
Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal.
Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie.
Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
7. SAISIE D’UNE ÉCRITURE COMPTABLE
Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures
comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de
tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque
ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
OPERATIONS COMPTABLES
30
8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise
en banque.
Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et
sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs
proposés puis ventilez les recettes et les ventes.
Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes
comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la
banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de
remise.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
9. DÉCLARATION DE TVA
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Un onglet Lignes sur les débits
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
Validation des écritures
31
10. VALIDATION DES ECRITURES
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures
comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
11. CLÔTURES MENSUELLES
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
12. CLÔTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération nécessite de faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant
Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir.
Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables
– A Nouveaux.
OPERATIONS COMPTABLES
32
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché
dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce
visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer
l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie
– Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la
barre de tâches ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT
Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un
dossier.
La chronologie des échanges est la suivante :
- Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son
expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du
menu Outils.
- Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir
le dossier du client.
- Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son
client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client.
- Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit
d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable.
Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas
possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront
utilisables.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
14. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet
de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Les fonctionnalités disponibles
33
15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société –
Fonctionnalités disponibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
16. L’IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant
d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à
importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
OPERATIONS COMPTABLES
34
17. LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
18. L’ARCHIVAGE DES DONNÉES
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
35
INDEX
36
Index
A
A nouveaux .........................................................................................................31
Accès au service technique..................................................................................17
Activer mon logiciel............................................................................................19
Aide sur EBP Compta Pratic (OL Technology) ..................................................14
Archivage ............................................................................................................34
Avoir ...................................................................................................................23
B
Balance d’ouverture ............................................................................................32
C
Clôture annuelle ..................................................................................................31
Clôture mensuelle................................................................................................31
Compte ................................................................................................................29
Création de dossier..............................................................................................20
D
Dates d'exercices...........................................................................................20, 28
Décaissements.....................................................................................................23
Déclaration de TVA ............................................................................................30
E
Échanges clients / expert .....................................................................................32
Ecran de travail....................................................................................................21
Ecriture comptable ..............................................................................................29
Encaissements .....................................................................................................23
Exercice courant..................................................................................................28
Exercices .............................................................................................................28
F
Facture d’achat ....................................................................................................22
Facture de vente ..................................................................................................23
Favoris.................................................................................................................27
Fonctionnalités disponibles .................................................................................33
Index
37
I
Import paramétrable ............................................................................................33
Impressions .........................................................................................................25
Initialisation du dossier........................................................................................22
Installation...........................................................................................................18
J
Journal.................................................................................................................29
Journal des événements.......................................................................................34
L
Lancement du logiciel .........................................................................................19
Lettrage ...............................................................................................................24
M
Ma trésorerie .......................................................................................................23
Mes achats...........................................................................................................22
Mes ventes...........................................................................................................22
N
Numérotation des pièces......................................................................................29
O
Open Guide .........................................................................................................27
P
PDF Signé ...........................................................................................................26
Pointage...............................................................................................................24
Pointage de banque..............................................................................................24
R
Rapprochement bancaire .....................................................................................24
Remise.................................................................................................................23
Remise de chèques ..............................................................................................23
Reports On Line ..................................................................................................32
S
Saisir une écriture comptable ..............................................................................29
INDEX
38
Sauvegarde ..........................................................................................................25
T
Tableau de bord...................................................................................................28
Ticket Z ...............................................................................................................30
TVA ....................................................................................................................30
V
Validation des écritures.......................................................................................31
Ventes comptoir ..................................................................................................30
Virement..............................................................................................................23
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2
● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos
attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde
des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents
éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre
gestion locative.
● Chapitre I - Installation et Prise en main
● Chapitre II - Gestion LOCATIVE
● Chapitre III - Gestion des charges
● Chapitre IV - comptabilité, trésorerie, tva et D.R.F.
● Chapitre V - Manipulation des données
● Annexe - Liste des documents éditables
Comment utiliser ce manuel ?
Félicitations !
Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et
reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants.
Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail.
● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’)
Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des
signets pour atteindre le Chapitre de votre choix.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3
Sommaire
Chapitre I - Installation et Prise en main 4
A / Pré-requis 5
► Matériel et applications recommandés
B / Installation 6
► Installer / désinstaller le logiciel
C / Interface 9
► Présentation de l’interface
Chapitre II - Gestion LOCATIVE 23
A / Renseignement des formulaires de bases 26
► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs...
B / gESTION des loyers 51
► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer...
C / paramètres avancés 76
► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances...
Chapitre III - Gestion des charges 90
A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91
► Saisir une charge et règler le fournisseur
B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93
► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies
C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100
► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective
D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106
► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés
Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107
A / Gestion de la comptabilité 108
► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices
B / Gestion de la trésorerie 111
► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts
C / Déclaration de tva 113
► Déclaration des montants de TVA réglés
D / Déclaration des revenus fonciers 117
► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel
Chapitre V - Manipulation des données 118
A / Sauvegarde des données 119
► Sauvegarder ses données sur différents supports
B / Restauration des données de sauvegarde 120
► Restaurer une sauvegarde
C / Suppression des données de démonstration 120
► Remettre à zéro les données du logiciel
D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121
► Optimiser le fonctionnement du logiciel
E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabilité 121
► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité
Annexe - liste des documents éditables 122
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Chapitre I - Installation et Prise en main
4
A / Pré-requis 5
1 - Configuration matérielle 5
2 - Logiciels 5
B / Installation 6
1 - Installation à partir du CD-Rom 6
2 - Activation du logiciel 8
3 - Désinstallation 8
C / Interface 9
1 - Organisation de votre espace de travail 9
2 - Personnalisation de l’espace de travail 10
● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10
● Fonction de tri croissant / décroissant 10
● Personnalisation de l’affichage 11
3 - Accès à l’Aide 12
● Afficher le volet d’Aide 12
● L’Assistant 13
4 - Le Tableau de bord 14
5 - Liste des modules et de leurs options 16
● Liste générale des modules 16
● Liste détaillée du module base 17
● Liste détaillée du module loyers 18
● Liste détaillée du module charges 19
● Liste détaillée du module trésorerie 20
● Liste détaillée du module comptabilité 20
● Liste détaillée du module fiscalité 21
● Liste détaillée du module tva 21
● Liste détaillée du module analyse 21
● Liste détaillée du module outils 22
● Liste détaillée du module documents 22
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
chapitre I - installation et prise en main
Configuration minimale requise :
Processeur : Intel Pentium III
Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA
Mémoire : 256 Mo
Espace disque : 150 Mo
Navigateur : Internet Explorer
Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word
Résolution écran : 1024x768 pixels
Configuration recommandée :
Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur
Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA
Mémoire : 512 Mo
Espace disque : 200 Mo
Navigateur : Internet Explorer 6.0
Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel
Résolution écran : 1280x1024 pixels
1 - Configuration matérielle
2 - Logiciels
Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation
du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains
documents (par exemple les Déclarations fiscales)
Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances,
etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft.
A / Pré-requis
Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter
vos données comptables vers des logiciels spécialisés.
5
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Insérer le CD-ROM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de
l’Assistant d’installation.
B / Installation
1 - Installation à partir du CD-ROM
6
Etape 2 - Cliquer sur Suivant
Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous
agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat
de licence’. Cliquer sur Suivant.
Etape 1 - L’installation commence...
Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation
Vista, vous devrez peut être reprendre le
processus d’installation à l’étape 1 en procédant
comme indiqué dans cette fenêtre.
Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé
de Modifier le répertoire d’installation.
Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système
et cliquer sur Suivant.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes
Le logiciel est installé. La version d’évaluation :
• vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements
au maximum sont autorisés)
• est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale
(hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible).
Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire
et sans perte de données).
Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées.
7
Fin - Cliquer sur Terminer
pour clôre l’installation.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données.
3 - Désinstallation
2 - Activation du logiciel
L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous
devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage.
L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le
menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer.
Un message de confirmation apparaît.
Vous devez redémarrer l’application.
Pour désinstaller votre logiciel :
● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration
● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes
● Sélectionner le programme dans la liste
● Cliquer sur Supprimer.
● Redémarrer votre ordinateur.
8
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
C / Interface
1 2 3
1 - Organisation de votre espace de travail
L’interface de travail se compose de 3 éléments :
1
2
3
La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions
du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées.
Exemple de module Exemples d’options du module Base
La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite
agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent
de classer les informations.
Retrouvez rapidement l’information souhaitée :
• en développant les arborescences (un clic sur
le signe + ou double-clic sur le sommet de la
liste)
• en sélectionnant à la base de la liste l’onglet
approprié
La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection.
Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à
jour vos informations, de générer vos appels, quittances...
Exemple de barre d’outils
9
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
2 - Personnalisation de l’espace de travail
• Redimensionnement des fenêtres et des colonnes
Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement
des éléments affichés :
• pointer le curseur de la souris sur la bordure de la
fenêtre ou de la colonne
• étirer l’élément dans de sens voulu
• Fonction de tri croissant / décroissant
L’affichage des données peut être modifié en
cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le
classement alphanumérique peut être inversé
par un second clic. Pour rétablir l’affichage
par défaut, vous devrez «sortir» du module
concerné.
La même opération de tri peut être effectuée
dans la liste hiérarchique et vous permettre
par exemple de retrouver plus rapidement un
locataire dans une longue liste.
10
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
• Personnalisation de l’affichage
Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données
de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel).
1
Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués
immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les
informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel.
2
Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer
la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne).
La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement,
l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la
colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après.
3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau.
4 Rétablir l’affichage original des colonnes.
5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier.
1
2
3
4
5
Pour modifier l’affichage
d’une colonne,
faire un clic-droit
sur son libellé et
sélectionner Modifier
la colonne dans le
menu contextuel.
Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne
à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider
pour enregistrer les modifications.
11
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement
sur le Module ouvert.
En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles :
• presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs
• utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant
le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans
le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements.
3 - Accès à l’Aide
4
Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PDF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide
12
• Afficher le volet d’Aide
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13
• L’Assistant
Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation
rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer :
• au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des
indices de révision
• concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement,
édition des appels et quittances
• concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement,
édition de factures
• pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal
Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et
sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter
pour une ouverture automatique de l’Assistant à
chaque démarrage du logiciel en cochant l’option
appropriée depuis le menu Outils.
La fenêtre qui s’ouvre :
- se compose de deux volets
- se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de
travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows
- les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic :
Assistant
Tableau de bord
tâche effectuée tâche en cours
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14
4 - Le Tableau de bord
Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner
Ouvrir l’Asssistant.
Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel.
Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows.
Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône .
LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement
être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant.
1 Accès aux rubriques du Tableau de bord
2
Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour :
3
Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements
et de filter de façon chronologique les informations affichées
4
Zone d’affichage des informations et de leur statut
1
4
2
3
le Tableau de bord contient un évènement
date du jour
date sélectionnée
tâche en cours
tâche effectuée
tâche programmée pour être répétée
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15
Le Journal de gestion affiche
automatiquement les événements
de votre gestion locative :
• création de patrimoine
• création de propriétaires,
locataires et fournisseurs
• création de banques
• nouvel encaissement
• nouvelle facture
• mise à jour des indices...
La rubrique Tâche de gestion
est un agenda sur lequel vous
pouvez saisir les évènements
particuliers à accomplir dans le
cadre de votre gestion locative
(expédition des qittances...)
La rubrique Alertes vous permet
de noter les évènements les plus
importants, à accomplir avant
une date limite.
Les tâches personnelles contiennent
les actions à mener, en rapport
ou non avec votre gestion
locative (rendez-vous...)
«Tous les évènements» affiche
les informations des rubriques
précédentes ; les puces colorées
permettent alors de distinguer la
rubrique d’origine.
La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un
volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord.
La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être
choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement.
La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières :
• double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie
• effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée
Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions
de planifications (il est possible de répéter automatiquement
certaines tâches à intervalles réguliers).
Une tâche répétitive est signalée par l’icône
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5 - Liste des modules et de leurs options
Module base (11 options)
Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à
dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques.
Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module.
Module loyers (12 options)
Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de
garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction
de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment
l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes
vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
Module charges (7 options)
Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie
des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique
fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées.
Module trésorerie (5 options)
Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire.
Module comptabilité (6 options)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé-
dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une
mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle
comprend les supports de déclaration agréés par la DGI.
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative.
Module outils (2 optionS)
Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du
logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis).
Module documents (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance
ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Module TVA (3 options)
Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA.
16
● Liste générale des modules
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● Liste détaillée du module base
Module base (11 options)
Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est
à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des
banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes
de paiements.
Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus
Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des
indices de révision, des taux de TVA, etc.
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module
comptabilité.
Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs
et banques lorsque débute l’exercice.
Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires.
Création des comptes bancaires du propriétaire.
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des
révisions, garantie, informations personnelles).
Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles
(nombre de lots, charges).
Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de
répartition des charges).
Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux
d’honoraires, nom de la banque).
17
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
lot particulier et de le visualiser.
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● Liste détaillée du module loyers
Module loyers (12 options)
Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts
de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en
fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout
moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des
alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc.
18
Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte
de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de
garantie.
Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture).
Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges +
impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage
automatique).
Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers.
Edition des quittances de loyers.
Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires
et d’en créer de nouvelles.
Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation
des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles.
Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans
le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré.
Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail,
assurance, etc.)
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte locatif particulier et de le visualiser.
Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de
loyers ou d’honoraires.
[ L’option Locataire figure également dans le Module Base ]
Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions,
garantie, informations personnelles).
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● Liste détaillée du module charges
Module charges (7 options)
Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la
saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives.
L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non
réglées.
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs
(avec lettrage automatique).
Création, modification et règlement des factures de fournisseurs.
Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et
dé-lettrages.
Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient
automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure.
Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à
un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées
par le propriétaire).
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un
compte fournisseur particulier et de le visualiser.
19
[ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ]
Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).
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● Liste détaillée du module trésorerie
Module trésorerie (5 options)
Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos
remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la
situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module
est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les
inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale.
Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un
ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce).
L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en
outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles
effectivement survenues.
Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte
bancaire particulier et de le visualiser.
Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes.
● Liste détaillée du module comptabilité
Module comptabilité (6 options)
Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé-
dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances
sont les états classiques que vous pouvez éditer.
Création, recherche et modification d’écritures comptables.
Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans
le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées.
Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre
chronologique) et permet d’effectuer des lettrages.
La Balance présente les totaux et le solde des comptes.
Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données
non modifiables.
20
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Création des comptes bancaires du propriétaire.
[ L’option Banque figure également dans le Module Base ]
Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.
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● Liste détaillée du module fiscalité
Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles)
Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support
de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque
année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances (
CRL, loi Besson ...).
● Liste détaillée du module tva
Module TVA (3 options)
Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA.
● Liste détaillée du module analyse
Module analyse (5 options)
Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion
locative.
Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression
est fourni à titre d’exemple)
Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur
l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année)
Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire
est soumis au régime «réel simplifié».
Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et
propose en conséquence le montant à déclarer.
Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à
déclarer.
Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers.
Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements.
Etats analytiques (= récapitulatif) des charges.
Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges.
21
Rapports de gestion locative (général ou détaillé).
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● Liste du module outils
Module outils (2 optionS)
Paramétrage de l’interface utilisateur
Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes).
● Liste détaillée du module documents
Module documents (2 options)
Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance
ainsi qu’au Manuel utilisateur.
Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont
conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être
personnalisée (format Microsoft Word).
Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel.
22
Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.
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Chapitre II - Gestion LOCATIVE
23
A / Renseignement des formulaires de base 26
1 - Propriétaire 26
● Création d’un Propriétaire 26
● Manipulation des données saisies 28
● Imprimer la liste des propriétaires 28
2 - Immeuble 29
● Création d’un immeuble 29
● Manipulation des données saisies 30
● Visualisation des lots d’immeubles 30
● Singularisation des lots d’immeubles 31
● Ajout d’un lot dans un immeuble 32
● Imprimer la liste des immeubles 32
3 - Lot isolé 33
● Création d’un lot isolé 33
● Manipulation des données saisies 34
● Imprimer la liste des lots 34
4 - Locataire 35
● Création d’une fiche locataire 35
● Manipulation des données saisies 36
● Suppression d’une fiche locataire 37
● Imprimer la liste des locataires 37
5 - Fournisseur 39
● Création d’une fiche fournisseur 39
● Manipulation des données saisies 39
● Imprimer la liste des fournisseurs 40
6 - Banque 41
● Création d’une banque du propriétaire 41
● Manipulation des données saisies 41
● Imprimer la liste des Banques 42
7 - Soldes initiaux 43
● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43
● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44
● Imprimer la liste des soldes initiaux 44
8 - Plan comptable 45
● Création et mise à jour du Plan comptable 45
● Imprimer le Plan comptable 46
9 - Tables annexes 47
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24
B / gESTION des loyers 51
1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51
● Règle générale 51
● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51
2 - Gestion des dépôts de Garantie 52
● Encaissement 53
● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53
● Compenser un dépôt de Garantie 54
● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55
3 - Génération et édition des appels de loyer 57
● Calcul de l’appel de loyer 57
● Paramètres de génération des loyers 58
● Modifier un appel de loyer 59
● Edition d’un appel de loyer 60
4 - Encaissement des loyers 65
● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65
● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66
● Lettrage manuel des montants librements saisis 66
● Imprimer les encaissements / remboursements 67
5 - Editer une quittance de loyer 68
● Imprimer une quittance lettrée 68
● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69
● Impression des quittances de loyers 70
6 - Suivi des loyers (Historique) 72
● Consultation des écritures 72
● Lettrage des écritures 73
● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74
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C / paramètres avancés 76
1 - Gestion des APL 76
● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer 76
● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL 77
● Consultation des encaissements 78
● Fonction de compensation 78
2 - Calculs de révision 80
● Données requises 80
● Générer un appel de loyer avec révision 81
● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81
● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82
3 - Départ et arrivée de locataires 83
● Clôre le bail du locataire sortant 83
● Masquer les locataires sortis 84
4 - Loyers au prorata temporis 85
● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85
● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86
● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86
● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86
5 - Alertes et relances 87
● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87
● Imprimer un courrier de relance 88
6 - Documents locatifs 89
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A / Renseignement des formulaires de bases
Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs
et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir :
1 - Propriétaires
2 - Immeubles
3 - Lots
4 - Locataires
5 - Fournisseurs
6 - Banque
1 - Propriétaire
● Création d’un Propriétaire
Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer
sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre.
● Onglet Propriétaire
Renseignez les champs concernant l’identité du
propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum
de données afin que la correspondance soit
la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse
saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les
quittances, etc...)
● Onglet Société
Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une
société (le propriétaire a alors le statut de société,
SCI ou indivision) compléter cet onglet :
• saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision
• se rendre dans le Module Base / Option Associés
pour singulariser un à un les associés ou les
indivisaires
26
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27
● Onglet Edition
Etablir des règles de numérotations sur les courriers
de Quittance et de factures.
● Onglet TVA
Informations concernant seulement les propriétaires
soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer
ici la périodicité.
La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue
dans le Module Comptabilité / Comptabilité.
● Onglets Gérance
L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il
convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires
créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom
propre / associés).
● Imprimer la liste des Propriétaires
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel)
ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation
propre, pensez à l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne
l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité.
● Manipulation des données saisies
28
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
● Onglet Informations communes
à tous les lots...
Remplir les champs correspondant
aux caractéristiques
de l’immeuble.
Notes :
• 1 lot correspond à un bien
faisant l’objet d’un bail)
• la saisie des grilles de ré-
partition est facultative et peut
être effectuée à posteriori
Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire
et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets
s’ouvre.
● Création d’un immeuble
2 - Immeuble
29
● Onglet Informations complé-
mentaires
Onglet destiné à intituler plus
précisément les libellés de
charges.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être
modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer
dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999).
ë
Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être
effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences :
• supprimer en premier chaque lot de l’immeuble
• supprimer ensuite l’immeuble
● Manipulation des données saisies :
● Visualisation des lots d’immeubles créés
Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin,
l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots.
Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail.
30
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● Singularisation des lots d’immeubles créés
Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble.
Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option
Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le
bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier.
● Onglets Fiche et Compléments
Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais
l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble.
31
● Onglet Tantièmes
Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et
il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet
n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information.
Les tantièmes se définissent initialement dans le
Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant
sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils
de la fenêtre de Visualisation.
Pour plus d’informations, se reporter au
Chapitre III - Gestion des charges
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Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner
l’immeuble approprié et cliquer sur Créer.
● Ajout d’un lot dans un immeuble
● Onglets Fiche et Compléments
Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de
le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son
adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de
saisir la dénomination du nouveau lot.
32
● Imprimer la liste des immeubles
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés
par un propriétaire.
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3 - Lot isolé
Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence
du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation.
Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre.
● Création d’un lot isolé
● Onglet Compléments
Compléter les informations complémentaires relatives
au lot : nature du bien, adresse précise, type de
fiscalité, compteurs.
Notes :
• si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de
revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type
de location et le taux de réduction sont correctement
renseignés.
• dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent
la référence des compteurs. Le champ zone
de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît
qu’à titre indicatif.
● Onglet Tantièmes
Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie
d’un immeuble
33
● Onglet Fiche
Compléter les informations relatives au lot : nom et
adresse.
Note : si les avis d’échéance et autres correspondances
doivent être envoyés à une autre adresse que
celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la
fiche du locataire, l’onglet Facturation.
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● Imprimer la liste de lots
Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un
propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer.
Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le
bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer.
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié
à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer
dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999).
ë
Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression
du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder
dans l’ordre qui suit :
• supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire
• supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot
● Manipulation des données saisies :
34
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
4 - Locataire
Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer
(ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre
de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre.
● Onglet Locataires
Recueille les données concernant le locataire
(nom et coordonnées).
Note : le contenu des champs Titre de correspondance,
Nom et Prénom sera employé dans
les correspondances adressées aux locataires
tandis que le contenu du champ obligatoire
est interne au produit (il est donc possible d’y
ajouter une référence, notamment dans le cas
d’homonymies)
● Création d’une fiche locataire
● Onglet Bail
Détaille la nature, la
durée... du Bail
7
2
3
5
4
6
1
1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs).
2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé.
Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois.
3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du
temps réel d’occupation
4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail.
5
Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à-
dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont
alors identiques.
6
Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde
colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer
le montant du revenu.
7 Montant de l’APL perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en
déduction sur l’appel de loyer.
35
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
● Onglet Révision
Contient les informations
relatives à
la révision du loyer.
1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la
révision ne sera pas calculée automatiquement.
2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie
initial et actuel doivent obligatoirement être remplis.
3 Méthode de calcul de la révision.
4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans
l’onglet précédent).
5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite.
6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision.
7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux
colonnes sont mises à jour automatiquement.
1
4
2
5
6 7
3
● Onglets facultatifs concernant le locataire :
• Banque : coordonnées bancaires du locataire
• Caution : montant et origine de la caution
• Facturation : coordonnées facturations ponctuelles
• Société : entreprise appartenant au locataire
• Employeur : employeur du locataire
• Impôts : Trésor public dont dépend le locataire
• Références : historique des locations
• Assurances : police d’assurance
Modification de la numérotation
Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas
être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999
et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne
portent un numéro identique).
ë
Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
● Manipulation des données saisies :
36
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours
ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne
l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité).
Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune
écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours.
● Suppression d’une fiche locataire
● Imprimer la liste des locataires
La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents.
Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par
exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer.
37
Liste des locataires
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Liste des baux
Fiche détaillée
Historique des mouvements
38
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
5 - Fournisseurs
Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire
concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de
plusieurs champs s’ouvre.
Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et
des contacts, coordonnées...).
Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est
nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités
des propriétaires sont rigoureusement indépendantes.
● Création d’une fiche fournisseur
Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer
en cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas
être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à
l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois :
• la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes
ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité)
• cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si
des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours.
● Manipulation des données saisies :
39
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Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner
le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la
Fenêtre de visualisation.
● Imprimer la liste des fournisseurs
40
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6 - Banque
Dans la fenêtre Banque, saisir
• le nom de la banque (obligatoire)
• son adresse et les coordonnées du
contact (facultatif), etc.
Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en
cliquant sur le bouton Valider.
Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le
bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie.
Modification de la numérotation
Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit
pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable
propre, pensez à l’employer dès la première saisie.
ë
Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans
l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les
données la concernant.
● Manipulation des données saisies :
Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire.
Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer.
Notes :
• La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en
premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier
apparaîtra au sommet de la liste
• Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création
pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante)
● Création d’une banque de propriétaire
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● Imprimer la liste des banques
Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le
propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre
de visualisation.
42
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7 - Soldes initiaux
Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les
comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés.
Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet
le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il
convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux.
● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer
Dans notre exemple, nous considérons que :
• vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel
• le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés.
Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer.
• Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN2006 pour Report à nouveau de l’année 2006.
• sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer,
Charges locatives récupérables...)
• saisir la somme dûe (note : en cas de trop
perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant
la somme)
• cliquer sur Valider pour enregistrer
43
Sélectionner dans la Liste hiérarchique le
locataire concerné par l’impayé.
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● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux
La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets
sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques.
Liste de sélection par Propriétaires /
Fournisseurs
Liste de sélection par Propriétaires /
Banques
Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories
: Loyer, Garantie, CAF/APL.
44
Liste de sélection par Propriétaires /
Locataires.
● Imprimer la liste des soldes initiaux
Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le proprié-
taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la
Fenêtre de visualisation.
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8 - Plan comptable
Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable
est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs,
banques).
Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires,
les locataires, les fournisseurs et les banques.
Les comptes comptables peuvent être
complétés et renommés tandis que la
numérotation attribuée par le logiciel est
fixe. Pour accéder au détail d’un compte,
double-cliquer sur la ligne.
Plan comptable à la création d’un propriétaire
Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils :
Editer le plan comptable
Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le
nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des
premières écritures.
Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis)
Suppression du Plan comptable
Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) :
Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité.
La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction
est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la
comptabilité
45
● Création et mise à jour du Plan comptable
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● Imprimer le Plan comptable
Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire
concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de
visualisation.
46
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9 - Tables annexes
Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’
• Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’
• Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes
intitulées ‘Type de mouvement’
• Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers
• Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’
• Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage
• Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel
Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de
l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer
• Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le
site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer
• Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee
Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) :
• Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’
• TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles
● Présentation générale
47
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● Table Code / Charges
● Table Codes / Civilités
● Table Codes / Règlements
Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’),
cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le n° de Code comptable et le
libellé. Le code de regroupement est à
renseigner si ce Type de charges figure
dans la déclaration des revenus fonciers ;
sinon sélectionner NON DEDUCTIBLE.
Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités
dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir un code non employé, le libellé
(visible dans la liste déroulante) et le
titre de correspondance (visible dans les
documents édités).
Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement),
cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir un code non employé et le libellé.
Notes
• Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés.
• La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés.
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● Table Codes / Regroupements
● Table Codes / Revenus
● Table Codes / Journaux
● Table Codes / Compteurs
Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé.
Note
Il est déconseillé de modifier la table des
Regroupements : elle est mise à jour annuellement
au moment de la mise à jour fiscale
Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer
sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans
la liste Regr. Déclaration le code de regroupement
approprié (si ce type de revenu ne figure
pas dans la déclaration des revenus fonciers,
choisir NON DECLARE)
Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal
dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code et le libellé du nouveau journal.
Note
Il est déconseillé de modifier le code d’un
journal après la génération des premières
écritures.
Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton
Créer.
Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure.
49
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● Table Indices / Construction
● Table Indices / Référence des Loyers
● Table Indices / Coût de la vie
● Table Taux / Fiscaux
● Table Taux / TVA
Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection
puis sur le bouton Créer.
Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la
construction.
Note
Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres
la table des indices du coût de la construction
pour que soit calculée la révision des loyers.
Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sé-
lection puis sur le bouton Créer.
Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence
des loyers.
Note
Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres
la table des indices de référence des loyers pour
que soit calculée la révision des loyers.
Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils
peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee.
Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur
Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code, le libellé et le taux.
Note
La modification d’un libellé existant s’applique
immédiatement dans toutes les fiches locataires.
Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’),
cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer.
Saisir le Code, le libellé et le taux.
Note
Le paramétrage des loyers par défaut prévoit
d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de
code 3 (5,5 %).
50
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B / GESTION DES LOYERS
1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers
La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon
la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie :
• traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être
concerné par le nouvel appel
• traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés
pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine)
• traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour
tous les locataires qui s’y trouvent
• traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour
l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine
Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de
la Liste de sélection.
Sous-onglet Propriétaires : les locataires
sont placés dans l’arborescence
de leur propriétaire
Sous-onglet Immeubles : les locataires
sont placés dans une double
arborescence, Propriétaire puis
Immeuble (ou lot isolé)
Sous-onglet Locataires : les locataires
apparaissent dans une liste
alphabétique
● Règle générale
● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel
Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets
: Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les
actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit.
51
Options propres au module Loyers
Options identiques à celles du module Base
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1 2
4
5
3
2 - Gestion du dépôt de Garantie
Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base
/ Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module
Loyers / Garantie.
La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ
Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche
une somme plus élevée si la Garantie a été révisée).
L’encaissement du dépôt de
garantie s’effectue dans le
Module Loyers / Garantie en
cliquant sur le bouton Encaissement.
1 Date de règlement du dépôt de Garantie
2 Montant du dépôt de Garantie
3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie
4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice)
5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque)
Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période
affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée)
● Encaissement
52
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● Remboursement d’un dépôt de Garantie
Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de
Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser.
Le remboursement du dépôt de
Garantie s’opère depuis le Module
Loyers / Garantie en cliquant sur
le bouton Rembourser.
Notes :
• le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC,
etc.)
• le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de
charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part
Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond
exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées.
53
• cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche
dans la barre d’outils
• double-cliquer successivement sur les deux écritures
• cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque
le champ Cumul affiche 0)
• cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer
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● Compenser un dépôt de Garantie
Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé.
54
Notes
Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif)
à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé.
Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois
les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après)
2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en
inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider.
Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de
Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous.
1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de
l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire)
La compensation du dépôt de Garantie
s’opère depuis le Module Loyers / Garantie.
Sélectionner la ligne d’encaissement
du dépôt de Garantie et cliquer sur le
bouton Compenser puis Valider. La compensation
apparait sous la forme d’une
écriture rouge.
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures.
4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) :
les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées.
55
● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie
Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection
opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées
locataire par locataire).
Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant
varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue.
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Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre).
Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre).
56
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3 - Génération et édition des appels de loyer
● Calcul de l’appel de loyer
Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner :
• le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences
de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘)
• l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble
dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble)
• le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un
propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire)
• la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète
des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires)
Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique.
Sélectionner le locataire et cliquer
sur le bouton Nouvel appel.
1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu,
fixé dans la Fiche signalétique du locataire)
2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer
3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale)
4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale)
5 Génération de l’appel
57
1 2
4
5
3
Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage
de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le
filtre d’affichage grâce à l’outil loupe.
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Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés :
• les loyers à terme à échoir
• les loyers à terme échu
• les impayés éventuels
• la révision éventuelle
• les lignes de régularisation de charges en attente
Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’
prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une
même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés
ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un
cadenas dans la première colonne).
Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné
via le menu déroulant (3 choix).
En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que
l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par
défaut de génération des loyers.
● Paramètres de génération des loyers
Paramètres :
• Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En
décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant)
• Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la
révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à
l’onglet Révision). Notes :
- dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par
rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années
précédentes)
- dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera
calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours.
• Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à
échoir et échus sont calculés.
• Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation
en attente pour ce loyer.
Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ;
par défaut les cases sont systématiquement cochées.
Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier
1
2
3
4
Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars
Appel Janvier
1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12
2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01)
3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12)
4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03)
58
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● Modifier un appel de loyer
Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la
ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer.
1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée
dans la fiche signalétique du locataire)
2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date
d’édition de l’appel, etc.
3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.)
4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique)
5 Postes supplémentaires du loyer
6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance
59
3
6
1
5
2
4
Notes
• lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie
qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression
demeure possible.
• lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une
confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur
une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé.
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Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie.
En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie :
• un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation
/ modification, suppression)
• les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications
saisies ou des les annuler
Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les
modifier.
L’affichage du détail s’effectue dans
une fenêtre intitulée Appel loyer détail
ligne; à partir de laquelle il est possible
de changer les données (cliquer sur le
bouton Modifier pour rendre accessibles
les champs de saisie)
● Edition d’un appel de loyer
Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée
n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe.
Deux méthodes d’édition peuvent être employées :
en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel
en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée)
Edition simultannée de plusieurs appels
Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic :
• sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent
dans la Fenêtre de visualisation
• pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui
apparait, cocher Tous les appels
• pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer successivement sur
les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné
L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre :
• l’impression de toutes les écritures affichées
• l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées
ë
60
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1
Sélection du document à éditer :
• à adresser au locataire : l’appel sélectionné
dans la Fenêtre de visualisation, tous
les appels affichés
• à archiver : le journal des appels
2 Sélection du format d’impression.
3 Ouverture du document approprié dans une
fenêtre (prévisualisation)
1
2
3
Appel de loyer pleine page
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Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre)
62
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L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente.
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Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce
fait entièrement personnalisables.
Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation
Personnalisation des gabarits
S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être
employées :
• personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la
Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word
• personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes
vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document
source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne
doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer
les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé.
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4 - Encaissement des loyers
Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer :
• dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement
via le Module Loyers / Appel
• dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue
plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement.
De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les
écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...)
● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel)
Pour encaisser le montant appelé,
sélectioner l’appel et cliquer sur le
bouton Encaisser.
La somme à encaisser est automatiquement
renseignée par le logiciel et
correspond au montant appelé.
Cliquer sur le bouton Valider pour
procéder à son encaissement.
Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants :
• la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider
• l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre
dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures
Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le
Module Loyers / Encaissement.
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● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement)
Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser.
Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement,
sélectionner le locataire concerné.
Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre
‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à
encaisser et cliquer sur le bouton Valider.
L’écriture correspondante s’affiche dans la
Fenêtre de visualiation.
Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement
à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement.
Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis :
• (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer,
un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT
• (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTRL et cliquer
sur le bouton Lettrer / Délettrer
Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement
avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit
lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de
lettrer manuellement.
● Lettrage manuel des montants librements saisis
Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage.
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● Imprimer les encaissements / remboursements
Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la
sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées
locataire par locataire).
Journal des encaissements
(pour un locataire
en particulier)
Reçu des encaissements
perçus au près
d’un locataire
Liste des remboursements
effectués par le
propriétaire.
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5 - Editer une quittance de loyer
Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance.
L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible
d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTRL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer).
Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête :
• double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre
• cliquer sur le bouton Modifier
• sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant
• cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer
68
● Imprimer une quittance lettrée
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En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement
ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer.
C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées.
Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non
lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer.
● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage
En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel.
Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un
lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion :
• cliquer sur le bouton Lettrer
• dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer
• sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges)
• sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTRL) et cliquer sur le bouton
Lettrer / Délettrer
• cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage
Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complé-
tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre
du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706).
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● Impression des quittances de loyers
Journal des quittances (version détaillée)
Quittance 1/3 de page
Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers
de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de
la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction
des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTRL vous
permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer.
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Quittance pleine page
Impression avec Microsoft Word
Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le
logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) :
• pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant
la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique
• pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné
d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et
grâce à l’outil Loupe.
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6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique
Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions :
• la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés)
• les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures
72
1
Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une
période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer
notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents).
2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge)
3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture
4
La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes :
• égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement
• positif, le locataire a un retard de paiement
• négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait
1
2 3 4
La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les
historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des APL.
● Consultation des écritures
Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement.
Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation
pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage :
• en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique
• en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe)
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Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures :
• un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association
• une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage
Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées :
• écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et
leurs règlements
• des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés
par le logiciel
• des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus
fonciers opérés par le logiciel
Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage :
• le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée
• après modification le rétablissement du lettrage est également proposé
Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation
de lettrage s’opère en 4 étapes :
● Lettrage des écritures
1 - Cliquer sur le bouton Lettrer
2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTRL permet
d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer.
3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le
champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider.
4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage
Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral,
il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est
identique mis à part :
• le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la
somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges)
• aucune sélection d’écriture n’est nécessaire
Les écritures générées par un lettrage partiel
Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif :
• une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel)
• une écriture de report de solde relative au loyer brut
• une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges
Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation :
• cliquer sur le bouton Lettrer
• dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel
• confirmer le délettrage
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● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs
Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents.
L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront
celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent
:
• via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires)
• grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation)
Courrier de Rappel pour
loyer impayé
74
Tableau récapitulatif du
compte locatif
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Courrier récapitulatif du Compte locatif
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1 - Gestion des APL
C / PARAMÈTRES AVANCÉS
Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des APL opérent automatiquement la soustraction :
[ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - APL = Somme dûe par le locataire.
Le montant de l’APL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base /
Locataire, onglet Bail)
L’appel de loyer affiche le montant de l’APL et opère automatiquement la soustraction.
● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer
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S’agissant d’un locataire bénéficiaire des APL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes :
• encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et
cliquer sur le bouton encaisser)
• encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire
concerné, cliquer sur les boutons CAF-APL puis Encaisser APL)
● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL
En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement
est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement,
et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement.
En procédant à l’encaissement des APL via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement
de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des APL.
77
1ère étape
La somme encaissée de la
part du locataire correspond
au montant appelé moins le
montant des APL.
2nd étape
L’encaissement du versement
de la CAF s’effectue depuis
le Module Loyers / Appel et
cliquant successivement sur les
bouton ‘CAF-APL’ et ‘Encaisser
APL’.
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La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus
complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers /
Historique.
● Consultation des encaissements
● Fonction de compensation
Lorsque le montant de l’APL versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué
dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées :
• modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module
Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’APL afin
qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement.
Ne pas oublier de rétablir le montant des APL perçus par le locataire en prévision du prochain
appel de loyer.
• saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre
dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-APL. Important : l’encaissement du loyer
doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation.
Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-APL) correspond au
montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton
Compenser.
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La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet
dédié à l’historique de la CAF.
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L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique :
• dans la colonne Montant la somme encaissée
• dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser
La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté
la compensation. Dans l’exemple ci-dessus :
• l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF
• le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €)
• au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €)
79
Saisir la date de compensation et le
montant réellement encaissé.
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2 - Calculs de révision
Indice initial, fixé
automatiquement
par le logiciel en
fonction de la
date d’entrée du
locataire
Indice à
renseigner
dans la
table
Entrée du
locataire
1ère
révision
du loyer
01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006
Année 2005 Année 2006
Trimestre 1 Trimestre 1
Année 2005 Année 2006
loyer révisé
=
(loyer initial x indice 1er trimestre 2006)
indice 1er trimestre 2005
Détail des opérations
opération automatique
opération manuelle
● Données requises
80
La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il
vous faut renseigner deux séries d’informations :
• dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de :
• fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de
révision)
• fixer la périodicité des révisions
• dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement
grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee
Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement
lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème
dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus
dans les tables du Module Base / Annexe.
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Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la
révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel).
● Générer un appel de loyer avec révision
● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable
Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant
de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais
très utile :
• pour s’informer par avance du montant de la révision
• pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word)
Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une
fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible :
• modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe
• ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC
Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la
Fiche signalétique du locataire.
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Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision
de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et
vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés.
Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait
été généré (bouton Calculer)
● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer
Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision :
• le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le
contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation
grâce à l’outil Loupe)
• le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer
• le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique
du loyer
Tableau des révisions programmées
dans les deux
prochains mois
Courrier que le locataire
adresse à sa banque par
anticipation et en vue de
l’augmentation du prélèvement
automatique.
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3 - Départ et arrivée de locataires
Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement
• à sélectionner le lot vide
• puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires.
Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant :
• clôre le bail du locataire sortant
• solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement
intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie)
• compléter la fiche signalétique du nouveau locataire
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● Clôre le bail du locataire sortant
Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré
comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge.
Se rendre dans le Module Base / Locataire :
• sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire
• double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique)
• cliquer sur l’onglet Bail
• cliquer sur le bouton Modifier
• saisir la date de sortie
• cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer.
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Le locataire sorti apparaît en rouge.
Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition
dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis.
● Masquer les locataires sortis
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4 - Loyers au prorata temporis
● Premier loyer mensuel au prorata temporis
Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis :
• lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du
locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du
locataire se situe en cours de mois)
• lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office)
Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis
Case à cocher : pour que le prorata
soit pris en compte la case Recadrage
automatique doit être cochée.
Mode : le bail peut être à terme à
échoir ou à terme échu.
Début de bail :
le bail débute en
cours de mois.
Règlement : périodicité
des appels de loyer.
Appel mars Appel avril
occupation 15 au 31 occupation avril
Mars Avril
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra
à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la
somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du
mois d’avril)
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme
appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) :
- générer l’appel du mois d’avril
- générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et
‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
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Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis
Appel mars Appel juin
occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à
la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois
précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée
proratisée sur l’appel du mois de juin)
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée
correspondra dans les deux cas à la période février et mars) :
- générer l’appel du mois de juin
- générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et
‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
● Dernier loyer mensuel au prorata temporis
Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis
Appel mars
occupation mars occupation du 01 au 15
Mars Avril
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à
la période occupée, soit du 01 au 15 avril
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases
‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis
Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis
Appel mars
occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin :
• s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la
période occupée, soit du 1er avril au 07 juin
• s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases
‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’.
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● Premier loyer trimestriel au prorata temporis
Appel avril
Appel juin
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5 - Alertes et relances
Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de
retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet :
• un impayé
• un contrat d’assurance
• des contrats d’entretien
• une fin de Bail
Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet
concerné et la période appropriée.
87
● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception
Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi
‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module
Base / Locataire).
Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre
les champs de saisie accessibles et :
• dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance
• dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non)
Se rendre dans le Module Loyers /
Alerte,sélectionner le locataire concerné
et - en déroulant la liste associée
à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé
de réception’ si cela correspond
au choix retenu précédemment.
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Dérouler la liste associée au
bouton Imprimer et sélectionner
le format de relance souhaité. Le
numéro de relance s’affiche sous
l’intitulé du courrier.
Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance.
● Imprimer un courrier de relance
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6 - Documents locatifs
Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires.
Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est
à dire portant une des extensions suivantes :
• .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader)
• .doc (lu par Microsoft Word)
• .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer)
• images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png)
Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer.
Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique
des documents’, saisir les informations
relatives au document (date, provenance)
et indiquer son chemin d’accès en
cliquant sur le bouton Parcourir (note : si
vous déplacer l’archive, songez à mettre
à jour le chemin d’accès en cliquant sur
le bouton Parcourir).
La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être
affichée :
• sélectionner dans la liste le Document à visualiser
• cliquer sur le bouton Document
Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement
vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix.
89
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Chapitre III - GESTION DES CHARGES
90
A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91
1 - Saisie d’une charge 91
2 - Règlement d’une charge 92
B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93
1 - Paramétrer une grille de répartition 93
● 1ère étape : création de la grille de répartion 93
● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94
2 - Répartir une charge 95
3 - Régularisation des charges 96
● Calculer la régularisation des charges 96
● Régulariser les charges 99
C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100
1 - Gestion des compteurs : première approche 100
● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100
● La répartition par compteur 100
● Paramétrages et informations à renseigner 100
2 - Paramétrer les compteurs 101
● 1ère étape : création des compteurs physiques 101
● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102
3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104
4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105
D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106
1 - Suivi des charges 106
2 - Documents des fournisseurs 106
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La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base
/ Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures.
1 - Saisie d’une charge
A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE
91
La nouvelle facture a été créée. Cliquer
successivement sur les boutons Valider
et Fermer pour enregistrer les saisies.
Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre
Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva,
immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider.
Notes :
• pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se
reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous
gérez les charges avec le logiciel)
• le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble
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2 - Règlement d’une charge
92
La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation.
La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation.
La facture doit être acquittée par le
propriétaire. Dans le Module Charges
/ Facture, sélectionner l’écriture et
cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier
la somme et la date automatiquement
renseignées et cliquer sur Valider pour
enregistrer.
Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est
identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et
réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs
fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que
nécessaires.
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B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE
Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes),
autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies.
1 - Paramétrer une grille de répartition
Exemple
Considérons un immeuble dans
lequel un propriétaire loue 4 lots,
avec des charges générales ainsi
réparties sur une base de 50 :
- Rdc droite : 10
- Rdc gauche : 10
- 1er etg droite : 15
- 1er etg gauche : 15
Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer.
Deux étapes sont nécessaires :
• créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul)
• affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées
● 1ère étape : création de la Grille de répartition
Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble.
Sélectionner l’immeuble concerné et
en afficher le détail en cliquant sur le
bouton Ouvrir.
93
Cliquer sur le bouton Modifier pour
rendre les champs de saisie accessibles.
Saisir le libellé de la Grille (exemple
GENERAL) et sa base ( = somme
des quotes-parts, 50 dans notre
exemple).
Note :
• un maximum de 5 grilles peut être
créé, soit 5 façons de répartir
• plusieurs charges peuvent utiliser
la même grille
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● 2nd étape : affectation des quotes-parts
Dans la Liste de sélection, cliquer
sur l’immeuble concerné : les lots
associés apparaissent dans la Fenêtre
de visualisation. Cliquer sur le
bouton Tantièmes
Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot.
La Liste des tantièmes s’affiche
dans la Fenêtre de visusalisation.
Cliquer sur le premier lot (Rdc droite
dans notre exemple). Par défaut :
• toutes les grilles associées à
l’immeuble apparaissent, accompagnées
du montant de la base
• aucune charge n’est affectée au lot
94
Afficher l’onglet Informations complémentaires
afin de saisir un libellé
de grille plus complet.
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer les saisies.
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Cliquer sur le bouton Modifier pour
rendre accessibles les champs et
saisir la quote-part du lot (10 dans
notre exemple). Cliquer sur le bouton
Valider pour enregistrer la saisie.
2 - Répartir une charge
IMPORTANT !
La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter
le code de regroupement 210. Pour s’en assurer :
• (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents
• consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe)
ë
95
En validant la première saisie, le
lot suivant est automatiquement
sélectionné. Cliquer à nouveau sur
le bouton Modifier pour affecter la
quote-part appropriée. Recommencer
les saisies pour chaque lot (=
jusqu’à ce que le champ ECART
indique 0).
Cliquer sur le bouton Répartir et :
• sélectionner l’immeuble concerné
par la facture (note : si vous ciblez
un lot en particulier, la charge
entière lui sera affectée)
• sélectionner la grille de répartition
définie dans le module Base / Lot
via le bouton Tantièmes (si aucune
grille ne correspond à la facture
il est possible de créer une grille
«volatile», à usage unique)
• Valider
Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner
la facture à répartir.
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La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte.
IMPORTANT !
Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré-
partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période
souhaitée, le logiciel proratise la charge.
ë
96
A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche.
● Calculer la régularisation des charges
Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné
par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il
convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire.
Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet
Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation.
3 - Régularisation des charges
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La Fenêtre de visualisation affiche :
• pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire
• pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux.
Dans le Module Loyers / Régularisation,
sélectionner le propriétaire, l’immeuble
ou le locataire concerné et cliquer sur
le bouton Calculer. Saisir la période sur
laquelle doit porter le calcul.
Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien
n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture
et peut être répété autant de fois que nécessaire).
97
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Un fois calculée, la régularisation peut
faire l’objet de plusieurs éditions (utiles
notamment lorsque le locataire en fait la
demande) :
• un document global s’obtient en cochant
‘Régularisation des charges’
• le détail des factures s’obtient en cochant
‘Détail des charges’...
Appel de régularisation
des charges
98
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Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des
charges.
● Régulariser les charges
Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son
loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant.
Pour intégrer la ou les régularisations
dans un appel de loyer, cocher
le premier bouton radio et saisir la
date appropriée.
Pour directement créer l’écriture
comptable, cocher le second bouton
radio et saisir la date appropriée.
Cliquer sur Valider pour enregistrer.
Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement
L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation
Journal des régularisations
99
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C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR
● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel
A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel :
• calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation
• permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs
• permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires
● Paramétrages et informations à renseigner
En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de :
• déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois)
• déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur
• mettre à jour les relevés de compteurs
• créer une facture
● La répartition par compteur
La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler
le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble.
LOT 1 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 2 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 3 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 4 : Locataire avec
compteur particulier
LOT 5 : Locataire avec
compteur particulier
Fournisseur
(par exemple :
Cie des Eaux)
Facture
500 €
Propriétaire
d’un immeuble
?
Comment ventiler une facture d’immeuble
en fonction de la consommation des lots ?
?
?
?
?
1 - Gestion des compteurs : première approche
100
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2 - Paramétrer les compteurs
Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes :
• déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une
seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont)
• saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du
locataire)
● 1ère étape : création des compteurs physiques
Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot.
3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les
informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement)
et indiquer dans la partie inférieure :
• la dénomination du compteur
• un commentaire (facultatif)
• le type de compteur
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations.
Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il
s’agit de créer un compteur physique.
101
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent
être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs.
2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un
compteur doit être créé.
Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer.
4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour.
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● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs
Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés.
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il
est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le
sélectionnant à la place de l’immeuble).
3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation.
Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail.
4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La
fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre.
102
2 - Cliquer sur le bouton Nouveau
relevé. La fenêtre Gestion des
relevés s’ouvre : fixer le Type de
relevé (Eau, Electricité, ...), sa
date et sa Nature (Réel, Estimé
ou Relevé par le locataire).
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer.
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6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton
Retour pour afficher le relevé de l’immeuble.
7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index).
103
5 - Cliquer sur le bouton Modifier
pour rendre les champs de saisie
accessibles.
Saisir le relevé et ajouter éventuellement
un commentaire.
Cliquer sur le bouton Valider pour
enregistrer.
Recommencer les opérations 4 et
5 pour chaque lot.
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3 - Mise à jour des relevés de compteurs
IMPORTANT !
Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir
saisi au moins 2 relevés par compteur :
• un index “initial” (relevé correspondant au début de
la période couverte par la facture)
• un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la
période couverte par la facture)
En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction
loyers “actuel” - “initial”.
ë
La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés.
3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenê-
tre de visualisation : le sélectionner et cliquer
sur Ouvrir pour accéder au détail.
Sélectionner un à un les relevés de chaque
lot et saisir les nouveaux index.
4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives :
• au relevé “initial”
• au relevé présent / mis à jour
• à la consommation
Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail.
104
1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le
bouton Nouveau relevé.
2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre.
Fixer :
• le Type de relevé (Eau en l’occurrence)
• sa date (par exemple celle correspondant à
la fin de la période couverte par la facture)
• sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le
locataire).
Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.
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4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs
La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition.
Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenê-
tre de visualiation s’affiche la charge à répartir.
La fenêtre Répartition des charges s’ouvre :
• sélectionner l’immeuble
• laisser vide le champ Lot
• sélectionner Compteurs dans le champ
Type
• choisir la nature du compteur (EAU dans
notre exemple)
• choisir pour la période de répartition la
date du relevé ‘initial’ et la date du relevé
‘présent’ (informations pré-renseignées
dans les menus déroulants)
Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer.
Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives
relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail.
La facture répartie est signalée par une pastille verte.
105
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les
règlements.
La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit
d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements :
• si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement
réglées
• si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures
• si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées
Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s).
1 - Suivi des charges
D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS
106
2 - Documents des fournisseurs
Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et
ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur.
Dans la Liste de sélection, cliquer sur
le fournisseur concerné et presser le
bouton Créer. La fenêtre Gestion de
l’historique des documents s’ouvre.
L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du
message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format
.doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images).
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Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f.
107
A / Gestion de la comptabilité 108
1 - Présentation du Module de comptabilité 108
2 - Création d’une écriture comptable 109
3 - Clôture de l’exercice comptable 110
B / Gestion de la trésorerie 111
1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111
2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112
C / Déclaration de tVA 113
1 - Calculs réalisés par le logiciel 113
● Régime réel 113
● Régime réel simplifié 113
2 - Paramétrages de la TVA 114
● Choix du régime de TVA 114
● TVA déductible 114
● TVA collectée 114
3 - Déclaration de TVA 115
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115
4 - Edition des documents justificatifs 116
D / Déclaration des revenus fonciers 117
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A / Gestion de la Comptabilité
Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique.
Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et
dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce).
Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à
mesure de votre gestion locative.
Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures
par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent
d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et
par séquence d’écriture)
Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera
au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures.
Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé-
tée via le Module Base / Annexe
108
Le Module Comptabilité / Grand Livre permet
• d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence
du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple
du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie
souhaitée du Grand Livre)
• de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers /
Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner
le journal)
Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires,
fournisseurs et banque(s) du propriétaire.
Le Module Comptabilité / Balance permet :
• d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre
permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients,
Fournisseurs, Charges ou Revenus)
• comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures
Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires,
fournisseurs et banque(s) du propriétaire.
Le Module Comptabilité / Gestion Exercices :
• de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel
• de supprimer l’exercice annuel
• d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées
Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un
exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel).
Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables.
Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture
pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation.
1 - Présentation du Module de comptabilité
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de
l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité /
Comptabilité.
Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture.
Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures
comptables’ :
• renseigner les champs Journal, Date, le
nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...),
le type d’écriture et sa nature, et si
besoin indiquer les numéros d’immeuble
et de lot
• saisir le montant au crédit ou au débit
109
Une fois le montant inscrit,
cliquer sur Valider.
Sélectionner le N° de compte de la contrepartie
et saisir le montant au débit ou au
crédit (l’inverse de la première saisie).
Cliquer sur le bouton Fin Ecriture.
L’écriture comptable créée s’affiche dans
la Fenêtre de visualisation sous la forme
de deux lignes distinctes
2 - Création d’une écriture comptable
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Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première
ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des
deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée).
Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et
cliquer sur le bouton Supprimer.
Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement
indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de :
• remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable)
• reporter les A NOUVEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable)
Avant de clôturer un exercice :
• il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde
automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes,
‘jj-mm-aa-heure.zip’)
• il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module
Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet
de n’afficher que les écritures en déséquilibre)
• il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés
Enfin, la période de clôture d’un exercice :
• peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours
• ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31
décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005)
Pour clôturer un exercice :
• se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices
• sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés
• cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider
L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge.
3 - Clôture de l’exercice comptable
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1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces
B / Gestion de la Trésorerie
Le Module Trésorerie permet :
• d’organiser et de consulter les remises en banque
• d’organiser et de suivre des emprunts
Pour créer une remise de chèques ou d’espèces :
• cliquer sur le bouton Préparer
• saisir la période de remise
• choisir Espèces ou Chèque
• cliquer sur Valider
Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant)
ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir
l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider
pour enregistrer la remise.
Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents :
• le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer
• le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture
• le Module Comptabilité dans les autres cas
Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués
par chèques ou en espèces.
Notes :
• il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau)
• l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements
111
Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le
Module Trésorerie / Historique. L’affichage :
• s’organise par Banque (Liste de sélection)
• affiche en noir les encaissements (montant positif)
• affiche en rouge les décaissements (montant négatif)
Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché
dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher :
• cliquer sur le bouton Rapprocher
• saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.)
• double-cliquer successivement sur les lignes concernées
• cliquer sur les boutons Valider puis Fermer
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2 - Prêts et tableaux d’amortissements
Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts.
Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements
associé :
• sélectionner la banque concernée (Liste de sélection)
• cliquer sur le bouton Créer
• Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot
• choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque
ayant accordé le prêt) et le type de remboursement
• saisir la date de la première échéance, le montant
emprunté et les taux
• choisir le mode de règlement
• saisir le libellé de l’emprunt
• cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les
saisies
Notes :
• la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans
rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le
remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à
nouveau le prêt.
• la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement
déjà enregistrées ne sont pas effacées
112
Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché-
ances.
• d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer)
ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la
séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances)
A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible :
• de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la
révision et cliquer sur le bouton Réviser taux)
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1 - Calculs réalisés par le logiciel
C / Déclaration de TVA
● Régime réel
Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé :
• réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible
• réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront
se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’
113
TVA déductible TVA collectée
Fournisseur Propriétaire Locataire
Déclaration de TVA :
98 - 19,6 = 78,4 €
Service fiscaux
facture
règlement facture
FACTURE
100 €
dont 19,6 € TVA
LOYER
500 €
dont 98 € TVA
appel
règlement loyer
● Régime réel simplifié
(tva
collectée - tva déductible) - acomptes
TVA déductible TVA collectée
Fournisseur Propriétaire Locataire
Service fiscaux
facture
règlement facture
appel
règlement loyer
acomptes périodiques
report du crédit
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2 - Paramétrages de la TVA
● Choix du régime de TVA
● TVA déductible
La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture).
Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux
peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux.
● TVA collectée
La TVA collectée se détermine
en modifiant un appel de
loyer (Module Loyers / Appel).
Choisir le taux approprié dans
la liste déroulante.
Le choix de soumettre à TVA la gestion locative
se détermine depuis la Fiche signalétique du
propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA
/ CRL). Les paramétres disponibles sont :
• la périodicité, mensuelle ou trimestrielle
• le régime, réel ou réel simplifié
Note : les comptes comptables sont automatiquement
fixés par le logiciel. Ils peuvent être
modifiés au démarrage.
Notes
• Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’
• Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire,
de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe.
ë
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● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié
Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet
de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA.
115
1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de
TVA déductible et collectée sont automatiquement
renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le
logiciel. Cliquer sur le bouton Valider.
● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel
La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes.
3 - Déclaration de TVA
2 - La seconde fenêtre propose
le règlement, soit la création de
quatre écritures :
• TVA collectée
• TVA déductible
• arrondi
• règlement TVA
Cliquer sur le bouton Régler et saisir
le montant de l’acompte à verser.
Cliquer sur Valider.
La déclaration de TVA s’effectuera
ultérieurement via le Module TVA /
Déclaration TVA : le montant global
de l’accompte sera automatiquement
renseigné et générera une écriture
spécifique.
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4 - Edition des documents justificatifs
Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible.
Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA.
116
Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique)
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D / Déclaration des revenus fonciers
117
Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le
modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle.
Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard :
• sélectionner le propriétaire concerné
• cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données
disponibles pour l’exercice)
• cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PDF (nécessite l’application Adobe
Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support
Liste des documents éditables via le
Module Fiscalité / Fiscalité standard.
Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1)
Remarque
Le Module Fiscalité / Module DRF est mis à jour chaque année
afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers
agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire.
Espace de travail du
Module DRF
(exemple 2006)
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Chapitre V - Manipulation des données
118
A / Sauvegarde des données 119
1 - Sauvegarde par défaut 119
2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119
B / Restauration des données de sauvegarde 120
C / suppression des données de démonstration 120
D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121
E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité 121
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A / SAUVEGARDE des données
La sauvegarde des données :
• s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme
d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la
fois précédente.
• s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer.
Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est
recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède
rarement 1 Mo)
• est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture”
du menu Outils est cochée.
Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le
répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip.
Par défaut le nom du fichier est de la forme :
an_mois_jour_heure
Il est bien entendu possible de renommer librement
le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer.
Les sauvegardes de données peuvent être placées :
• sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible
• sur support externe : un CDRom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus
adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous
vous le déconseillons en raison de leur fragilité
1 - Sauvegarde par défaut
2 - Modifier la destination de la sauvegarde
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B / restauration des données de sauvegarde
La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sé-
lectionner ‘Restaurer’.
Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer
que les données affichées sont sans importance ou déjà
sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données
affichées. Cliquer :
• sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes
données (vous quittez alors le logiciel)
• sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde
(vous remplacez les données affichées par celles contenues
dans une sauvegarde).
Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir
et par défaut propose les fichiers de sauvegarde
contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données
se situent dans un emplacement différent, dé-
rouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le
fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir.
120
C / Suppression des données de démonstration
Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ;
conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement
être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RAZ
de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé-
monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données
affichées dans le logiciel.
En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde
intitulé DEMO.zip peut être restauré.
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D / Compression des tables et mise à jour de la structure
E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité
121
Deux outils de maintenance des données sont disponibles :
• ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à
une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a
aucun impact sur leur affichage.
• ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément),
notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel.
Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels :
• compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se
transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel.
• une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP
Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils
Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité :
• dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’
• déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture)
• déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir
• cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre
logiciel de comptabilité.
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Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories :
• documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires)
• documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires)
• documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document
est également disponible via l’éditeur Microsoft Word.
Annexe - liste des documents éditables
122
● DOCUMENTS RECAPITULATIFS ISSUS DU MODULE ANALYSE
Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs.
• Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges
et dépenses locatives mises à la charge du locataire
• Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions
sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire
• Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées,
taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux
• Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives
acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux
Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront
:
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire)
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’)
• l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble)
• un locataire particulier (sélectionner l’icône lot)
Astuce
Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches
CTRL + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des
choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées
(fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word).
ë
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● Documents de gestion
Désignation Module Usage / contenu
Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs
adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail).
Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine,
distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document
indique :
• les références de chaque lot (n°, désignation, adresse)
• le locataire actuel et sa date d’entrée
• la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles
+ nombre de lots isolés)
Liste des locataires Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires
(actuels et sortis). Le document indique :
• le nom et les coordonnées de chaque locataire
• le lot occupé
Liste des baux Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales
des baux signés par ses locataires (actuels et sortis),
à savoir :
• le nom du locataire
• sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie
• le terme du bail, à échoir ou à terme échu
• la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...)
• le montant du loyer, de la garantie et des APL
• les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme
des garanties)
Fiche détaillée locataire Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque
locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail,
caution, banque, adresse de facturation, société)
Historique des mouvements Base / Locataire
ou
Loyers / Départ
Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et
immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation
(dates d’entrée et de sortie, nom des locataires).
Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée
de leur adresse et des coordonnées du contact.
Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie,
EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées.
Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles
(avec désignation et adresse).
Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque
charge :
• le n° de compte comptable
• le code de regroupement
Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le
logiciel. Note : cette liste est personnalisable.
Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque,
virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable.
Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir
la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette
liste est personnalisable.
Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque
revenu :
• le n° de compte comptable
• le code de regroupement
Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut
il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN), Banque
(BQ), Opérations diverses (OD) et Vente (VE). Cette liste peut
être personnalisée.
Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel
et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette
liste peut être personnalisée.
123
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Désignation Module Usage / contenu
Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction
saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste
doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se
calculer les révisions de loyer.
Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis
dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être
effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer
les révisions de loyer.
Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste
fournie à titre indicatif peut être mise à jour.
Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration
foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle,
Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut
être personnalisée.
Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel.
Cette liste peut être personnalisée.
Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés
dans le Module de comptabilité.
Liste des Associés Base /
Associés
Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines
gérés en SCI ou en indivision). Le document
indique :
• le nom et les coordonnées des associés
• le nombre de parts respectivement détenues
Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes
initiaux
Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné
le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé.
Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde ayant trait à la Garantie du locataire.
Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde ayant trait aux APL du locataire.
Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur
Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde concernant un fournisseur
Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes
initiaux
Document identique au précédent mais appliqué à un
solde concernant une des banques du propriétaire.
Journal des dépôts de Garantie
(= liste des garanties)
Loyers /
Garantie
Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement
encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement.
S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements
de dépôt de Garantie.
Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le
propriétaire, classés chronologiquement et indiquant :
• la somme à régler par les locataires
• le n° d’écriture
• s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’APL et la TVA
Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction
supplémentaire entre loyer et provisions sur charges.
Journal des encaissements
(= liste des encaissements)
Loyers /
Encaissement
(sous-onglet
Loyer)
Impression de la liste des Encaissements réalisés par un
propriétaire pour une période donnée (classement chronologique)
et indiquant :
• la somme réglée par chaque locataire
• la date d’encaissement et le n° de pièce
• le n° d’écriture et son lettrage
• la somme totale encaissée pour la période
Journal des encaissements APL Loyer /
Encaissement
(sous-onglet
CAF-APL)
Impression de la liste des encaissements d’APL. Ce document
indique :
• les appels et encaissements d’APL
• la numérotation des écritures, leur datation et lettrage
• les montants appelés et encaissés
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Désignation Module Usage / contenu
Journal des quittances Loyers /
Quittance
Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire,
classées chronologiquement et indiquant :
• les noms du locataire et du lot
• le montant du loyer encaissé
• le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance
• la période concernée par la quittance
• s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie,
les montants d’APL et de TVA
• la somme du montant de toutes les quittances
Journal détaillé des quittances Loyers /
Quittance
Document identique au précédent, mise à part la distinction
supplémentaire entre loyer et provisions sur charges.
Historique
(= historique compte lcatif)
Loyers /
Historique
Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance
et leur encaissement pour une période donnée. Il indique
:
• les montants mensuels et cumulés
• le lettrage
Situation du compte Loyers /
Historique
Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire
pour une période donnée (appels, encaissements,
solde)
Historique Compte APL Loyers /
Historique
Impression de la liste des montants d’APL versés / encaissés
/ compensés.
Liste des prochaines révisions Loyers /
Révision
Impression de la liste des révisions qui interviendront dans
les deux mois et indiquant :
• le nom du locataire
• le montant initial du loyer
• le montant du loyer révisé
• les indices utilisés pour procéder au calcul
• l’augmentation (réelle et en %)
Journal des régularisations de charges Loyers /
Régularisation
Impression pour un propriétaire donné des charges à ré-
gulariser. Le document indique :
• le nom du locataire
• la période concernée
• le montant des charges à percevoir
• les provisions versées
• la somme à percevoir ou devant être remboursée
Journal des régularisations planifiées Loyers /
Régularisation
(Attente Appel)
Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les
loyers.
Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte
(sous-onglet
Impayés)
Impression de la liste des locataires étant en situation
d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux :
• le nom du locataire et la désignation du lot
• le loyer actuel
• le montant de l’impayé
• la somme cumulée de tous les impayés
Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte
(sous-onglet
Assurance)
Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun
des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte
(sous-onglet
Ramonage)
Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun
des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte
(sous-onglet
Contrats 1 - 2)
Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour
chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration).
Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés
des dates de début et de fin pour le bail «expiré»).
Historique des documents locatifs Loyers /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance proprié-
taire / locataire)
Liste des autres revenus Loyers / Autres
revenus
Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné-
rés via le Module Loyers / Autres revenus)
125
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Désignation Module Usage / contenu
Journal des factures et charges Charges /
Facture
Impression de la liste des Factures et charges adressées
au propriétaire. Le document indique :
• le nom et code du fournisseur
• le n° d’écriture
• la date et le libellé de la facture / charge
• éventuellement le nom du document lié, archivé dans
le logiciel (numérisation de facture par exemple)
• le montant de la facture / charge
Journal des règlements de charges Charges /
Règlement
Impression de la liste des règlement de charges / facture
effectués par le propriétaire. Le document indique :
• le n° d’écriture
• la date et le libellé du règlement
• le n° de pièce (par exemple n° de chèque)
• le lettrage
• le montant réglé
Historique Compte fournisseur Charges /
Historique
ou
Charges /
Analyse
Imprime la liste de des émissions et encaissements de
facture opérés par un fournisseur. Le document indique :
• le n° d’écriture
• les dates et libellés des factures émises et réglées
• le n° de pièce (par exemple n° de chèque)
• le lettrage
• le montant des factures et règlements
Relevés de compteurs
(= Détail de tous les relevés)
Charges /
Relevés
Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de
manière chronologique et indiquant :
• l’immeuble et le lot concernés
• les dates du précédent et du nouveau relevé
• la consommation entre les deux dates
Relevés de compteurs
(= Détail du relevé sélectionné)
Charges /
Relevés
Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé
sélectionné.
Relevés de compteurs
(= Relevés à remplir)
Charges /
Relevés
Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune
entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui
restent à effectuer.
Journal des charges réparties Charges /
Répartition
Imprime la liste des charges réparties en précisant :
• l’immeuble et le lot concernés
• le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce
• la date de la répartition
• la période concernée par la répartition
• le montant réparti par lot
Historique des documents fournisseurs Charges /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire
/ fournisseur)
Journal des remises en banque Trésorerie /
Remise
Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés
en banque.
Historique compte banque Trésorerie /
Historique
Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements
(paiement des factures) affectant le compte bancaire sé-
lectionné. Ce document indique :
• le n° d’écriture et son montant
• la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.)
• le libellé de l’encaissement ou règlement
Liste des emprunts Trésorerie /
Prêts
Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié-
taire auprès de sa banque. Ce document indique :
• le nom de la banque
• la date de début de l’emprunt
• le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt
• le montant de chaque remboursement
Historique des documents Trésorerie Trésorerie /
Document
Impression de la liste des documents numériques archivés
dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire
/ banquier)
126
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Désignation Module Usage / contenu
Comptabilité Comptabilité /
Comptabilité
Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre
croissant). Le document indique :
• le n° d’écriture, son journal source et son libellé
• la date de création
• le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s)
• le montant de l’écriture
Edition journal Comptabilité /
Journal
Imprime la liste des écritures, classées par journaux.
Edition Grand Livre Comptabilité /
Grand Livre
Imprime la liste des écritures, classées par comptes
comtables.
Edition Balance
(= Balance générale)
Comptabilité /
Balance
Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées
par classe) et leur balance Débit / Crédit.
Edition Balance
(= Balance de la clôture de l’exercice)
Comptabilité /
Balance
ou
Comptabilité /
Gestion Exercices
Imprime le bilan de l’exercice clôturé.
Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité /
Gestion Exercices
Impression du tableau des écritures déséquilibrées en
vue de leur correction.
Edition Balance
(= Balance au début de l’exercice)
Comptabilité /
Gestion Exercices
Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture.
Etat des revenus Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des encaissements
réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le
document indique :
• le montant du règlement (loyers + provisions
sur charges)
• les dépenses locatives et la TVA
Etat des charges Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des règlements
versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour
chaque lot, le document indique :
• la date et l’origine de la charge
• le montant du règlement et la part acquittée
par le locataire
• s’il y a lieu les intérêts d’emprunts
Récapitulatif des revenus Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des revenus gé-
nérés par chaque lot. Le document :
• distingue loyer et provisions sur charge
• précise le montant d’éventuelles dépenses
locatives, la TVA, ...
Récapitulatif des charges Fiscalité /
Fiscalité standard
Pour l’exercice en cours, impression des charges ré-
glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation
des charges par lots, indique le montant des
taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc.
Déclarations Fiscales Fiscalité /
Fiscalité standard
ou
Fiscalité /
Module DRF
Impression des déclarations fiscales, automatiquement
préparées par le logiciel :
• sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique
les sommes à reporter sur la documentation
officielle)
• directement sur un imprimé officiel. Toutefois
les déclarations de revenus fonciers étant
modifiées chaque année par la DGI, le modèle
proposé par défaut n’est plus à jour et il
convient d’installer le Module DRF (payant)
pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité
Etat détaillé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par
lots. Le document indique pour chaque écriture les montants
HT, TTC, et la part de TVA.
127
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128
Désignation Module Usage / contenu
Etat résumé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Document identique au précédent mais, pour chaque
lot, n’affichant que la somme des écritures.
Etat détaillé par date TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA collectée)
Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes
les écritures ordonnées chronologiquement.
Etat détaillé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par
lots. Le document indique pour chaque écriture les montants
HT, TTC, et la part de TVA.
Etat résumé par lots TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Document identique au précédent mais, pour chaque
lot, n’affichant que la somme des écritures.
Etat détaillé par date TVA /
Justificatif TVA
(sous-onglet
TVA déductible)
Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant
toutes les écritures ordonnées chronologiquement.
TVA à reporter TVA /
Déclaration TVA
( sous-onglet
A reporter)
Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA.
Ce document indique :
• le montant de TVA collectée
• le montant de TVA déductible
• le montant cumulé des acomptes (régime réel
simplifié)
• l’arrondi calculé par le logiciel
• le montant à reporter
TVA à verser TVA /
Déclaration TVA
(sous-onglet
A verser)
Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA.
Ce document indique :
• le montant de TVA collectée
• le montant de TVA déductible
• le montant cumulé des acomptes (régime réel
simplifié)
• l’arrondi calculé par le logiciel
• le montant à verser
Journal des paiements de TVA TVA /
Paiement TVA
Impression des acomptes de TVA versés aux services
fiscaux (régime réel simplifié)
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● Documents de correspondance
Désignation Module Usage / Contenu
Bail habitation Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier
(7 pages), personnalisable. Les informations
suivantes sont pré-remplies :
• bailleur : nom & coordonnées
• locataire : nom & coordonnées
Bail commercial Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant
(6 pages), personnalisable.
Bail professionnel Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel
(6 pages), personnalisable.
Location meublée Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le
bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable.
Location parking Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat locatif pour parkings, à compléter par le
bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable.
Etat des lieux Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Document destiné à faciliter l’établissement d’un état
des lieux (4 pages), personnalisable.
Caution Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se
porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable.
Domiciliation bancaire Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier que le locataire devra adresser à sa banque,
afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique
de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce
document mentionne :
• les coordonnées du locataire
• le montant du loyer
• la date à partir de laquelle devra débuter le prélè-
vement automatique
• fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement
joint au courrier)
Note : un document identique mais non personnalisable
peut être obtenu via le Module Loyers / Révision.
Courrier Impôts
(= Vacance de logement)
Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier d’information que le propriétaire doit faire
parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail.
Mailing Base / Locataire
ou
Loyer / Départ
Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux
locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses
varient)
129
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Désignation Module Usage / Contenu
Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de
Garantie. Ce document indique :
• les références du propriétaire
• nom et adresse du locataire
• le montant de la Garantie encaissé
Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier identique au précédent mais l’impression ne
concerne que le locataire sélectionné.
Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt
de Garantie. Ce document indique :
• les références du propriétaire
• nom et adresse du locataire
• le montant de la Garantie remboursé
• le mode de règlement (chèque, ...)
Remboursement du dépôt de Garantie
sélectionné
Loyers / Garantie
ou
Loyers /
Encaissement
Courrier identique au précédent mais l’impression ne
concerne que le locataire sélectionné.
Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son
loyer et lui indiquant :
• la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur
charges)
• les coordonnées du propriétaire
• les dates d’édition du document, de la période concernée
et d’échéance
La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés,
est prévue pour être jointe au règlement.
Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en
moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à
trois avis d’échéance par page.
Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en
forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés
standards.
Avis d’échéance (personnalisable)
Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic
permettent d’opérer des sélections multiples
Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées
sur ces courriers sont identiques (montant à règler,
coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en
forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word.
Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu
et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document
est réservé aux sociétés habilitées.
Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance
(1/3 de page pour chaque).
Lettre de révision Loyers / Appel
ou
Loyers / Révision
Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information
et lui rappelant :
• la date de la révision de son loyer
• les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...)
• le nouveau montant du loyer
Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document
et une version personnalisable (via Word).
Reçu pour tous les règlements Loyers /
Encaissement
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires
afin de leur rappeler le calendrier (pour une période
choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne
dit pas être confondu avec une quittance, indique :
• les coordonnées du propriétaire et de ses locataires
• pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode
de règlement
130
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Désignation Module Usage / Contenu
Reçu pour le règlement sélectionné Loyers /
Encaissement
Document identique au précédent mais concernant
un appel particulier d’un locataire.
Remboursement tous les règlements Loyers /
Encaissement
Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements
opérés par le propriétaire (concerne tous les
locataires).
Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers /
Encaissement
Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements
opérés par le propriétaire (concerne un locataire
en particulier).
Quittance pleine page Loyers /
Quittance
Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement
au règlement de son loyer et indiquant :
• les coordonnées du propriétaire et du locataire
• la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des
provisions sur charges)
• la période et le lot concernés
Quittance tiers de page Loyers /
Quittance
Courrier identique au précédent mais sur un support
1/3 de page.
Quittance sur pré-imprimé Loyers /
Quittance
Courrier identique au précédent mais sur un support
de pré-imprimés standards.
Quittance de loyer (personnalisable)
Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent
d’opérer des sélections multiples
Loyers /
Quittance
Edition des quittances de loyer via Word. Les informations
reportées sur ces courriers sont identiques
(somme réglée, coordonnées du propriétaire et du
locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement
personnalisée grâce à Word.
Rappel
(= relance)
Loyers /
Historique
ou
Loyers / Alerte
Document à adresser au locataire en situation d’impayé.
L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque
nouvelle relance.
Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document
s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’.
Situation de compte Loyers /
Historique
Courrier que le propriétaire adresse à son locataire
pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée)
des appels et encaissements.
Domiciliation bancaire
(= courrier pour le prélèvement automatique)
Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque,
afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique
de son loyer (le RIB du propriétaire doit être
joint). Ce document mentionne :
• les coordonnées du locataire
• le montant du loyer
• la date à partir de laquelle devra débuter le prélè-
vement automatique
• fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement
joint au courrier)
Domiciliation bancaire - Révision du montant viré
(= courrier pour le prélèvement automatique)
Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant
actualisé conformément à la révision.
Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la
possibilité de le personnaliser en utilisant Word.
Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre
d’information et lui rappelant :
• la date de la révision de son loyer
• les éléments du calcul de la révision (indice,
%, ...)
• le nouveau montant du loyer
Régularisation des charges
(= appel de régularisation des charges locatives)
Loyers /
Régularisation
Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné
par natures de charges, ce document fait apparaître
:
• le nom et les coordonnées du locataire
• le montant à répartir et la quote part appliquée
au locataire
• la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en
fonction des provision versées
131
© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Désignation Module Usage / Contenu
Détail des charges locatives Loyers /
Régularisation
Document identique au précédent et qui précise
en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées
par le propriétaire.
Détail des acomptes Loyers /
Régularisation
Courrier détaillant le calendrier des versements
effectués par le locataire au titre des provisions
sur charges.
Rappel de loyers impayés
(= Courriers détaillés pleine page)
Loyers / Alerte
(sous-onglet
Impayés)
Courrier que le propriétaire adresse au locataire
en situation d’impayé. Ce document indique :
• le nom et les coordonnées du locataire
• le détail de l’impayé et son montant total
Rappel de loyers impayés
(= Courriers détaillés trois / page)
Loyers / Alerte
(sous-onglet
Impayés)
Document identique au précédent mais au format
tiers de page.
Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte
(sous-onglet
Impayés)
Courrier de relance pour impayé, indiquant :
• le nom et les coordonnées du locataire
• le montant de l’impayé
Trois canons de document sont prévus et peuvent
être «modélisés» via Word.
Attestation de paiement de prime d’assurance
(= Courriers)
Loyers / Alerte
(sous-onglet
Assurance)
Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir
une copie de son attestation de paiement de
prime d’assurance.
Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte
(sous-onglet
Assurance)
Document identique au précédent mais personnalisable
via le logiciel Word.
Attestation de ramonage
(= Courriers)
Loyers / Alerte
(sous-onglet
Ramonage)
Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir
une copie de son attestation de ramonage.
Attestation de ramonage Loyers / Alerte
(sous-onglet
Ramonage)
Document identique au précédent mais personnalisable
via le logiciel Word.
Attestation de Contrat d’entretien
( = Courriers)
Loyers / Alerte
(sous-onglet
Contrat 1 - 2)
Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir
une copie de son attestation d’entretien.
Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte
(sous-onglet
Contrat 1 - 2)
Document identique au précédent mais personnalisable
via le logiciel Word.
Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Renouvellement de Contrat locatif, à compléter
par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages),
personnalisable. Les informations suivantes sont
pré-remplies :
• bailleur : nom & coordonnées
• locataire : nom & coordonnées
Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Renouvellement de Contrat locatif, à compléter
par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages),
personnalisable.
Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Renouvellement de Contrat locatif, à compléter
par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages),
personnalisable.
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© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société
Désignation Module Usage / Contenu
Renouvellement location meublée Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé,
à compléter par le bailleur et le locataire (6
pages), personnalisable.
Renouvellement location parking Loyers / Alerte
(sous-onglet
Fin Bail)
Renouvellement de Contrat locatif pour parkings,
à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages),
personnalisable.
Appel pour tous les revenus
(= appel de charges)
Loyers / Autres
revenus
Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel
de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils
s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé
par exemple).
Appel pour le revenu sélectionné
(= appel de charges)
Loyers / Autres
revenus
Document identique au précédent mais ne concernant
que le locataire sélectionné dans la Liste.
Relevés de compteurs
(= Bordereaux individuels à remplir)
Charges /
Relevés
Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse
à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de
leur compteur.
133
PGI
Ligne PME
EBP, l’outil de gestion de vos ambitions
Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale.
Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de
stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte
de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant
et ergonomique.
Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre
aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations.
Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour
l’établissement des liasses fiscales.
Le PGI
Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…)
et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat.
La synchronisation
Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification
d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet
aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce
logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel.
La richesse fonctionnelle
Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt,
les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la
gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan…
Les tableaux de bord personnalisables
Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre
activité commerciale.
Les tableaux de bord
Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière
synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de
CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens
directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à
leurs besoins.
Les statistiques paramétrables
Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre
entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi
toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
L’analyse des résultats et OLAP*
Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition
un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées.
L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il
permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme
Excel®, Reporting Services®...
*OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD
Intégré
Décisionnel
La personnalisation
Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos
propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les
champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par
de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager...
Le paramétrage des éditions
Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de
votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels.
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de
concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès.
Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion
commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des
utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi,
chacun bénéficie de son propre univers de travail.
Le pilotage de l’entreprise
Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi.
Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise.
Comptabilité analytique
Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines,
services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité.
Personnalisable
Document non contractuel • Septembre 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Barre de tâches et de navigation
• Plans Comptables Entreprise, Syndicat,
Association
• Champs personnalisés (dont calculés)
• Tableau de bord personnalisable
• Recherche multi-critères
• Sauvegarde et restauration
• Gestion des favoris
Suivi des tiers
• Fichiers clients, prospects et
fournisseurs, famille, sous-famille
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Tableau de gestion des relances clients
• Consultation des écritures comptables
en temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses facturation/livraison
• Clients/fournisseurs en sommeil/
bloqués/partiellement bloqués
Gestion des articles
• Articles
/ Famille articles/sous famille
• Article type bien ou service
• Gestion multi-tarifs et promotion client/
fournisseur
• Gestion et historique des EcoContributions
(Ecotaxe)
• Articles liés et de remplacement
• Articles en sommeil/bloqués/
partiellement bloqués
Gestion des stocks
• Gestion de stock en multi-dépôts/dépôt
de transit
• Ordres et bons de transfert
• Bons d’entrée et de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Transfert comptable de l’inventaire
• Réapprovisionnement automatique
• Contremarque pour une gestion des
stocks en flux tendus
Gestion des ventes et achats
• Devis/Commandes/BL/BR/Factures/
Avoirs
• Frais de port
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Regroupement de documents (devis,
commandes, BL…)
• Livraison/réception totale ou partielle
• Demandes de prix, commandes
fournisseurs, bons de réception/retour
• Factures d’achat et avoirs
• Envoi des documents par e-mails
• Facturation HT ou TTC
• Escompte inconditionnel
• Règlements clients et fournisseurs
complets ou partiels
• Gestion des écarts de règlement
• Préparation à la remise en banque
• Génération fichier SEPA : virement/
prélèvement SEPA/virement
international
• Duplication d’un document dans un autre
type de document
• Transfert de documents
• Gestion du multi-devises (règlements,
écarts, téléchargement des cours)
• Gestion des affaires : rentabilité avec
analyse synthétique et détaillée
• Gestion de la DEEE sur les achats et les
ventes
Gestion des commerciaux /
collaborateurs
• Fichier commerciaux
/ collaborateurs
• Barème de commissionnement
• Calcul des commissions
Gestion des nomenclatures
• Nomenclature commerciale et de
fabrication
• Multi-niveaux
• Gestion de la somme des prix d’achat/
prix de vente HT, TTC/prix de revient
• Ordres de fabrication/Bons de fabrication
• Ordres et bons de désassemblage
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de
ventes, d’achats et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Echange des échéances, pointages
• Gestion de l’analytique
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois, au
kilomètre, guidée, pratique, ventes
comptoir et saisie par écriture
• Abonnements
• Documents associés aux lignes d’écritures
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Réimputation des écritures de compte à
compte, de journal à journal, période à
période et de groupe à groupe
• Lettrage manuel, approché,
automatique, simplifié
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Comptabilisation manuelle et
automatique des lignes de relevés
bancaires
• Import paramétrable des relevés
bancaires
• Import des relevés au format CFONB et qif
• Télédéclaration de TVA multidestinataires
: DGFiP et OGA
• Déclarations de TVA agréées DGFiP :
CA3, CA12 et annexe 3310A
• Déclaration 3519 (demande de
remboursement)
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Télédéclaration de TVA au format EDI*
• Génération d’un fichier de virement pour
le règlement de la TVA
• Gestion automatique de l’OD de TVA
• Gestion de notes de frais
• Consultation des comptes
• Validation des écritures
• Prévisions de trésorerie (illimitées en
nombre)
• Gestion des chéquiers
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des écritures de régularisation
• Echéancier interactif
• Groupes d’écriture
• Acompte sur les IS: formulaire 2571
(acomptes), 2572 (paiement du solde)
et 2572A (annexe)
Analytique et budgétaire
• Sur N plans et 12 niveaux de postes
• Assistant à la création de plans
• Ventilations analytiques
• Solde par poste de détail
• Grilles analytiques
• Gestion des budgets analytiques et
généraux
• OD Analytiques
Editions • Personnalisation des modèles
• Journaux, Grand-Livre, Balance
• Balance âgée par échéance/lettrage
• Echéancier par pointage ou lettrage
• Situation des comptes clients et
fournisseurs
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Créances clients/dettes fournisseurs
• Règlements
• Comparatif N/N-1
• Rapprochement bancaire
• Déclaration DEB
/DES (Déclaration
d’Echange de Biens et de Services)
• Bilan et Compte de Résultat
• Bilan et Compte de Résultat analytiques
• Balance et Grand Livre analytiques
• Planning des livraisons
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
Importation
/ Exportation
• Import-Export des écritures au format
du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE
100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import)
• Import-Export des bases clients,
articles, unités, localisations, fournis
-
seurs, familles, barème des éco-conti
-
bution au format CSV
• Import/Export paramétrable des
clients, prospects, pièces (Devis, com
-
mande, facture de vente), règlements
Client, articles, fournisseurs, commer
-
ciaux, familles, sous familles d’articles,
secteurs géographiques, RIB, groupes,
des inventaires, des documents d’achat,
des règlements d’achat, des comptes,
des journaux, des écritures
• Export Interface Expert
• Exportation des impressions au format
PDF, Word
®, Excel
®
• Exportation des listes au format XML,
TXT, Excel
®, HTML
• Import de pièces (Devis, commande,
facture de vente), de documents de
stocks et des nomenclatures
• Import de règlements Client
• Export des Liasses Fiscales
• Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable
/ clients
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents
sous forme de tableaux, graphiques :
CA, marge, palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs, financières (ré
-
partitions des règlements, échéances)
• Statistiques paramétrables
• SQL Server Analysis Services (néces
-
site Microsoft
® SQL Standard)
• Groupes statistiques par famille
• Statistiques analytiques sous forme de
données et graphiques personnalisables
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur,
groupe, colonne, valeur
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line** : accès à dis
-
tance aux données du logiciel EBP via un
espace dédié sur Internet depuis un ordi
-
nateur, une tablette ou un Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes
de frais depuis un mobile sous Android
et échange des données avec EBP
Compta Ligne PME
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** Ce service est inclus dans les Packs de
Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat
de Service SILVER et peut être également
acheté séparément. Pour connaître les condi
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tions tarifaires, merci de nous contacter.
Fonctions Principales
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows
® 7 32 bits & 64 bits
• Windows
® 8
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
PGI
Ligne PME
EBP, l’outil de gestion de vos ambitions
Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale.
Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de
stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte
de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant
et ergonomique.
Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre
aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations.
Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour
l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de vos salariés.
Le PGI
Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…)
et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat.
La synchronisation
Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification
d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet
aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce
logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel.
La richesse fonctionnelle
Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt,
les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la
gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan…
Les tableaux de bord personnalisables
Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de
votre activité commerciale.
Les tableaux de bord
Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière
synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de
CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens
directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à
leurs besoins.
Les statistiques paramétrables
Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre
entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi
toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions.
L’analyse des résultats et OLAP*
Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition
un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées.
L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il
permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme
Excel®, Reporting Services®...
*OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD
Intégré
Décisionnel
La personnalisation
Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos
propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les
champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par
de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager...
Le paramétrage des éditions
Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de
votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels.
Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de
concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes.
Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option)
Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès.
Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion
commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des
utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi,
chacun bénéficie de son propre univers de travail.
Le pilotage de l’entreprise
Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi.
Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise.
Comptabilité analytique
Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines,
services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité.
Personnalisable
Document non contractuel • Novembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837
Caractéristiques générales
• Création jusqu’à 10 sociétés
• Plans Comptables Entreprise, Syndicat,
Association
• Champs personnalisés (dont calculés)
• Tableau de bord personnalisable
• Recherche multi-critères
• Sauvegarde et restauration
• Gestion des favoris
• Gestion du multi-devises
• Gestion des alertes
• Champs obligatoires (personnalisables)
Suivi des tiers
• Fichiers clients, prospects et
fournisseurs, famille, sous-famille
• Gestion des modes de règlement et des
échéances multiples
• Tableau de gestion des relances clients
• Consultation des écritures comptables
en temps réel depuis la fiche tiers
• Multi-adresses facturation/livraison
• Clients/fournisseurs en sommeil/
bloqués/partiellement bloqués
Gestion des articles
• Articles
/ Famille articles/sous famille
• Article type bien ou service
• Gestion multi-tarifs et promotion client/
fournisseur
• Gestion et historique des EcoContributions
(Ecotaxe)
• Articles liés et de remplacement
• Articles en sommeil/bloqués/
partiellement bloqués
Gestion des stocks
• Gestion de stock en multi-emplacement
• Gestion des douchettes pour import des
données
• Gestion du multi-emplacement par dépôt
• Ordres et bons de transfert
• Bons d’entrée et de sortie
• Visualisation des mouvements de stocks
• Valorisation du stock au PUMP
• Saisie des inventaires
• Transfert comptable de l’inventaire
• Réapprovisionnement automatique
• Contremarque pour une gestion des
stocks en flux tendus
Gestion des ventes et achats
• Devis/Commandes/BL/BR/Factures/
Avoirs
• Factures d’acompte, Avoirs d’acompte
• Regroupement de documents (devis,
commandes, BL, facture…)
• Livraison/réception totale ou partielle
• Demandes de prix, commandes
fournisseurs, bons de réception/retour
• Factures d’achat et avoirs
• Gestion du tiers payeur
• Envoi des documents par e-mails
• Facturation HT ou TTC
• Escompte inconditionnel
• Règlements clients et fournisseurs
complets ou partiels
• Gestion des écarts de règlement
• Préparation à la remise en banque
• Génération fichier SEPA, LCR :
virement/prélèvement SEPA/virement
international
• Transfert de documents
• Gestion des affaires : rentabilité avec
analyse synthétique et détaillée
• Gestion de la DEEE sur les achats et les
ventes
Gestion des commerciaux /
collaborateurs
• Barème de commissionnement
• Calcul des commissions
Gestion des nomenclatures
• Nomenclature commerciale et de
fabrication
• Multi-niveaux
• Gestion de la somme des prix d’achat/
prix de vente HT, TTC/prix de revient
• Ordres de fabrication/Bons de fabrication
• Ordres et bons de désassemblage
Transfert comptable
• Comptabilisation des documents de
ventes, d’achats et des règlements
• Historique des transferts comptables
• Echange des échéances, pointages
• Gestion de l’analytique
Traitements comptables
• Saisie par journal et par mois, au
kilomètre, guidée
• Abonnements
• Contre-passation d’écritures
• Numérotation automatique ou manuelle
des pièces
• Réimputation des écritures de compte à
compte, de journal à journal, période à
période et de groupe à groupe
• Lettrage manuel, approché,
automatique, simplifié
• Pointage au lettrage
• Rapprochement bancaire manuel et
automatique
• Génération d’écritures comptables
depuis le relevé bancaire
• Import paramétrable des relevés
bancaires
• Télédéclaration de TVA multidestinataires
: DGFiP et OGA
• Déclarations de TVA agréées DGFiP :
CA3, CA12 et annexe 3310A
• Déclaration 3519 (demande de
remboursement)
• Formulaire d’acompte de TVA 3514
• Télédéclaration de TVA au format EDI*
• Génération d’un fichier de virement pour
le règlement de la TVA
• Génération de l’OD de TVA depuis la
déclaration
• Gestion de notes de frais
• Consultation des comptes
• Validation des écritures
• Prévisions de trésorerie (illimitées en
nombre)
• Gestion des chéquiers
• Balance inter-exercice
• Clôtures mensuelles et annuelles
• Gestion des écritures de régularisation
• Echéancier interactif
• Acompte sur les IS: formulaire 2571
(acomptes), 2572 (paiement du solde)
et 2572A (annexe)
• Génération de l’OD de liquidation (à
partir de la déclaration 2572)
Analytique et budgétaire
• Sur N plans et 12 niveaux de postes
• Assistant à la création de plans
• Ventilations analytiques
• Solde par poste de détail
• Grilles analytiques
• Gestion des budgets analytiques et
généraux
• OD Analytiques
Editions • Personnalisation des modèles
• Journaux, Grand Livre, Balance
• Balance âgée par échéance/lettrage
• Echéancier par pointage ou lettrage
• Situation comptes clients/fournisseurs
• Balance mensuelle, trimestrielle
• Créances clients/dettes fournisseurs
• Règlements
• Comparatif N/N-1
• Rapprochement bancaire
• Déclaration DEB
/DES (Déclaration
d’Echange de Biens et de Services)
• Bilan et Compte de Résultat
• Bilan et Compte de Résultat analytiques
• Balance et Grand Livre analytiques
• Planning des livraisons
• Budgets et écarts budgétaires N/N-1
Importation
/ Exportation
• Import-Export des écritures au format
du logiciel de cabinet comptable : EBP,
ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE
100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner
et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI,
AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE
OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import)
• Import-Export des bases clients,
articles, unités, localisations, fournis
-
seurs, familles, barème des éco-conti
-
bution au format CSV
• Import/Export paramétrable des
clients, prospects, pièces (Devis, com
-
mande, facture de vente), règlements
Client, articles, fournisseurs, commer
-
ciaux, familles, sous familles d’articles,
secteurs géographiques, RIB, groupes,
des inventaires, des documents d’achat,
des règlements d’achat, des comptes,
des journaux, des écritures
• Export Interface Expert
• Exportation des impressions au format
PDF, Word
®, Excel
®
• Exportation des listes au format XML,
TXT, Excel
®, HTML
• Import de pièces (Devis, commande,
bon de livraison, facture de vente), de
documents de stocks et des nomen
-
clatures
• Import de règlements Client
• Export des Liasses Fiscales
• Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable
/ clients
• Export Comptabilités informatisées L.
47 A
• Export Article L215-3
Statistiques
• Statistiques clients, articles, documents
sous forme de tableaux, graphiques :
CA, marge, palmarès clients…
• Statistiques fournisseurs, financières (ré
-
partitions des règlements, échéances)
• Statistiques paramétrables
• SQL Server Analysis Services (néces
-
site Microsoft
® SQL Standard)
• Groupes statistiques par famille
• Statistiques analytiques sous forme de
données et graphiques personnalisables
Version réseau (en option)
• Gestion des droits par utilisateur,
groupe, colonne, valeur
Open LineTM Mobility
• EBP Reports On Line** : accès à dis
-
tance aux données du logiciel EBP via un
espace dédié sur Internet depuis un ordi
-
nateur, une tablette ou un Smartphone.
• EBP Notes de Frais : saisie des notes
de frais depuis un mobile sous Android
et échange des données avec EBP
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acheté séparément. Pour connaître les condi
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Fonctions Principales
Configurations Minimales Requises :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP
® SP3
• Windows Vista
® SP1 32 bits & 64 bits
• Windows
® 7 32 bits & 64 bits
• Windows
® 8 (sauf EBP Notes de Frais)
Windows XP
®, Vista
®, 7 et 8 sont
des logiciels dont vous devez
faire l’acquisition préalablement
à l’utilisation du logiciel.
Compatible
Devis et Facturation
Bâtiment
Pour Windows XP, Vista, 7 et 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2013
2
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows
Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un
hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du
progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles
aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
3
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de
l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin
spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En
outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison
4
d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée
ou intentée contre le CLIENT par un tiers.
En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause
ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à
son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières.
Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications
tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque
année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont
enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du
contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
5
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément.
Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
6
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas.
Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa
possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien
effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
7
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une
convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord
ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues
dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
8
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
9
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP :
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
10
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client :
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur.
De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux
individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute
responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à
l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires
techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise
en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus
généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP
Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
11
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service.
EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle
traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le
secret des correspondances privées.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le
concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP
se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations
recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
Version 3-1 : 29 Mai 2013
12
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide
générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des
informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des
mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? +
Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y
seront consignées.
13
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique......................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
1.2. Les autres options ....................................................................................... 22
1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22
1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27
5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27
5.2. Le corps ...................................................................................................... 27
5.3. Le pied ........................................................................................................ 28
5.4. Les boutons................................................................................................. 28
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28
7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29
7.1. Création du barème..................................................................................... 29
7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30
14
8.1. Transfert de documents............................................................................... 30
8.2. Duplication .................................................................................................. 30
8.3. Impression des documents.......................................................................... 30
8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31
9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31
9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31
10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32
10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32
10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32
11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32
11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32
11.2. Le transfert ................................................................................................ 33
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34
13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35
1. LES RELANCES ............................................................................................ 35
2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35
5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36
6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36
INDEX................................................................................................................ 37
NOTES .............................................................................................................. 40
Avant de commencer
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits.
INSTALLATION
16
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché
correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et
l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment …
Comment Activer Mon logiciel ?
17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Démonstration"
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué
sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points,
majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.
INSTALLATION
18
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com.
Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de
télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du
logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est
incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ?
+ Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe,
les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo
de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
chaque écran de l’assistant.
Ecran de travail
19
6. ECRAN DE TRAVAIL
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768.
Cliquez ici pour
accéder rapidement
aux menus les plus
courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Le tableau de bord*
La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations
relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous
êtes sur une liste (par exemple client) …
Les menus De raccourcis.
La barre de fenêtres
INSTALLATION
20
Comment initialiser mon dossier ?
21
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en
détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous
vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options
du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche,
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
PRISE EN MAIN
22
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui
s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments,
clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous
souhaitez appliquer sur vos ouvrages.
Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document,
de choisir la durée de validité des devis…
Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les
montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir
les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du
chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité
pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici
afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser
l'affichage du logiciel :
Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des
astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres
d'affichages que vous souhaitez, etc..
Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en
changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les
plus utilisés…
Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous
souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous
pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.
Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de
masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous
pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous
insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...)
Comment créer un élément ?
23
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes
ces options.
1.4. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous
pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les
propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
Le menu Données - Eléments
L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments
issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou
importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).
PRISE EN MAIN
24
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.
Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers)
nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.
Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.
Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.
Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin
pour travailler (ex: gants, casques, etc..)
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre
liste d'éléments.
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son
unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] +
la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis
surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
- L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la
mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine…
- Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez
sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais
généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux
sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de
sélectionner un barème éco-contribution.
La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre
fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous
les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :
Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le
transfert en comptabilité.
Comment créer un élément ?
25
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement
reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec
images.
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage.
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les
fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou
les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque
bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les)
bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des
onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous
souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous
pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une
liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous
consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de
la récupération de vos fichiers.
PRISE EN MAIN
26
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation,
Activer le menu Données + Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients
potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est
transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez
par OK.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre
client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille
d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date
d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes.
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet
Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et
montant) sera automatiquement calculée.
Comment saisir un devis ?
27
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements +
Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied.
Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la
fenêtre.
5.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également
modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et
sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos
bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez
ajouter à votre bibliothèque interne.
Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails)
o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches.
o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez.
Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en
ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en
saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller
de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre.
Les prix affichés peuvent être modifiés.
PRISE EN MAIN
28
Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des
remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne
sera pas enregistré dans vos règlements).
5.4. Les boutons
Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le
récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous
indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison,
complément adresse de facturation, document associé…).
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :
L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements +
Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d’un devis.
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties
ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les
champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de
la facture.
La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture
d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document.
Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1.
Comment gérer l'éco-contribution ?
29
7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre
barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse
inclus ).
Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution
s'effectue en plusieurs étapes.
7.1. Création du barème
Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou
sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le
barème.
7.2. Utilisation du barème éco-contribution
7.2.1. Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche
élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.
Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution.
7.2.2. Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus.
En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution
inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...).
Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le
récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
PRISE EN MAIN
30
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n’est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures.
Les factures peuvent être transférées en avoirs.
Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements +
Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer
disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer
leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de
vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre
modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre
document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le
modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de
plus amples informations sur ce point.
Le suivi financier des clients
31
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS
9.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et
le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le
mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents
d’acompte.
9.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la
colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le
règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
PRISE EN MAIN
32
10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
10.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à
relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre
d’affaires par mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
10.2. L’historique client/prospect
Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille
d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les
écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et
options disponibles.
11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements.
Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.
11.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de
plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du
dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que
les journaux comptables, et les comptes de TVA.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous
pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de
l’icône .
Comment transférer mes écritures en comptabilité ?
33
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à
renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner
dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments,
banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés
pour le transfert des écritures.
11.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements
+ Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable.
Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression
qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit
correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).
11.2.1. EBP Comptabilité
Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la
procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert.
Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ».
A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré.
11.2.2. Communication entreprise expert
Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication
entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures.
Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du
bouton Lancer le transfert.
Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise
Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures
comptables sous différents formats.
PRISE EN MAIN
34
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur
au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou
CD-ROM*.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation,
vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de
sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est
sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils +
Archivage des données.
Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
« Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ».
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
LES RELANCES
35
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez
dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en
ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à
échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente
+ Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients,
filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression
de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a
besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les
données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être
personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes
d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder,
disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
5. LES STATISTIQUES
Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients,
éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format
Microsoft Excel.
6. LE MENU INTERNET
Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes
options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !
Index
37
INDEX
A
Accès au service technique..................................................................................15
Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12
Archive des données............................................................................................34
B
Bibliothèque interne ............................................................................................24
Bibliothèques externes.........................................................................................25
C
Clients .................................................................................................................26
Code barre ...........................................................................................................24
Code d'activation.................................................................................................17
Communication Entreprise Expert ......................................................................33
Compte comptable de l'élément...........................................................................24
Configuration minimale.......................................................................................15
Contact client.......................................................................................................26
Contact prospect..................................................................................................26
Correcteur orthographique...................................................................................27
Création de dossier..............................................................................................18
D
DEEE ..................................................................................................................29
Devis ...................................................................................................................27
Divers..................................................................................................................24
Dossier expert......................................................................................................35
Duplication de documents...................................................................................30
INDEX
38
E
Echéancier...........................................................................................................35
Eco-contribution..................................................................................................29
Eco-taxe...............................................................................................................29
Ecran de travail....................................................................................................19
Eléments..............................................................................................................23
En sommeil..........................................................................................................24
Envoi par e-mail ..................................................................................................30
F
Facture.................................................................................................................28
Facture d'acompte................................................................................................31
Fonctions avancées..............................................................................................35
Fournitures ..........................................................................................................24
G
Gestion des fenêtres.............................................................................................23
H
Historique client ..................................................................................................32
I
Image de l'élément...............................................................................................25
Impression de documents ....................................................................................30
Initialisation du dossier........................................................................................21
Installation...........................................................................................................16
Internet ................................................................................................................36
L
Lancement du logiciel .........................................................................................16
M
Main d’oeuvre .....................................................................................................24
Modes de règlement ............................................................................................26
Index
39
O
Options d’affichage .............................................................................................22
Options du dossier...............................................................................................22
Ouvrages .............................................................................................................24
P
Personnalisation ..................................................................................................35
Prospects .............................................................................................................26
R
Règlement client..................................................................................................31
Relances devis.....................................................................................................35
S
Sauvegarde des données......................................................................................34
Statistiques ..........................................................................................................36
T
Tableau de bord...................................................................................................32
Tarif élément .......................................................................................................24
Transfert de documents ......................................................................................30
Transfert comptable.................................................................................................32
NOTES
40
NOTES
Mon Association
Pour Windows XP, Vista, 7 et 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014
2
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
3
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
4
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html),
à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
5
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
6
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
7
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
8
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
9
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
10
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
11
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
Version 3-3 : juin 2013
12
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la
fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel.
Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront
consignées.
Avant de commencer
13
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18
3.1. Lancement du produit.................................................................................. 18
3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23
1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 23
1.2. Les autres options ....................................................................................... 25
1.3. Les tables annexes...................................................................................... 25
1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 25
2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 25
3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 26
4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 28
5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 30
6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 30
7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 33
7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 33
7.2. Les règlements divers ................................................................................. 33
7.3. Les remboursements................................................................................... 33
7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 33
7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 34
14
7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 34
8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 35
8.1. La fiche remise............................................................................................ 35
8.2. La liste des remises..................................................................................... 35
9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 35
9.1. Généralités.................................................................................................. 35
9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 35
9.3. Les onglets.................................................................................................. 36
10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 37
11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 37
12. LE PLANNING.............................................................................................. 37
12.1. Planning matériels..................................................................................... 37
12.2. Planning activités ...................................................................................... 38
12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 38
13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 38
13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 38
13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 38
13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 38
13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 38
13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 39
13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 39
13.7. Lettres de relance...................................................................................... 39
13.8. Export des états ........................................................................................ 39
13.9. Modèles personnels .................................................................................. 39
14. LES COURRIERS........................................................................................ 40
15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 40
16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 40
17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 41
18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 41
19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 41
20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 42
21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 42
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43
1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 43
Avant de commencer
15
2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43
3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43
4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44
5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44
6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44
INDEX................................................................................................................ 45
NOTES .............................................................................................................. 48
16
Avant de commencer
17
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
association.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
18
Les systèmes d'exploitation supportés sont :
Windows XP SP3
Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits
Windows 7 32 bits & 64 bits
Windows 8 32 bits & 64 bits
Remarque
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Mon Association.
3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché
correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et
l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Asso18.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
3.1. Lancement du produit
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit
en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les
programmes + EBP + EBP Mon Association 2015 19.0.
Comment Activer mon logiciel ?
19
3.2. Ecran d’accueil
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’évaluer le logiciel,
D’acheter le logiciel
D’activer le logiciel.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ
Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est
impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles
personnalisés …
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de
Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code
d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation
instantanément.
En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement,
complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous
communiquera votre code d’activation.
20
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre
logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel »
Vous avez alors accès à quatre zones :
Nom de l’entreprise (association)
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…
Code d’activation
Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît.
- Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex :
version standard) correspond ce code.
- Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect.
Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de
raccourci clavier [Ctrl]+[N].
La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît.
Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer
avant d’accéder à la boite de dialogue.
Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez
sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose
de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier.
Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. »
Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
La barre d’état ou de statut affiche le nombre
d’adhérents de votre association, le filtre adhérent
appliqué, des messages d’aide, …
Barre d’outils
Fenêtres
Les menus
Fiche adhérent
La liste des
adhérents
Barre de
navigation
Barre de
regroupement
Appel du Tableau
de bord
22
Comment initialiser mon dossier ?
23
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles,
courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre
automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options
vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du
dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la
barre de navigation.
1.1. Les options à renseigner dès maintenant
Il est important de remplir les parties suivantes :
Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation
est saisi.
Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de
début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. La
coche « Afficher un avertissement si une date est saisie en dehors de l’exercice » permet
d’effectuer un contrôle sur les dates saisies dans les cotisations, activités, règlements,
remboursements, remises, recettes, dépenses et virements. Un message de
confirmation apparaîtra si la date saisie n’est pas comprise dans les dates d’exercice
définies dans les propriétés du dossier.
Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.
Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire
qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole
monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour
l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF.
Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est
obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.
24
Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et
modifiés à tout moment.
Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations
administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).
Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de
l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et
contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ».
Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de
l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au
format PDF.
Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de
virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du
dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou
dépenses
Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors
de l’impression des cartes d’adhérents.
Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des
cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des
recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts /
partenaires des matériels et des remises en banque.
Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre
d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour
les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes
postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères.
Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et
des activités.
Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les
adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date
d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas
de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes
inexistants.
SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de
paramétrer les informations d’envoi du ou des services.
Comment créer une cotisation ?
25
1.2. Les autres options
D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser
l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur
le dossier.
1.3. Les tables annexes
Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de
navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures,
Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire,
Action de matériel.
Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et
gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste.
1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche
La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du
fichier et le bas la fiche en cours.
Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les
colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK.
Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou
supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste
servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre
chaque fiche.
Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même,
un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci.
La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à
l’aide de la souris.
La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste.
Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer
la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de
rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée
recherchée.
Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter
l’aide en ligne.
2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?
Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la
barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez
26
dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se
situe à gauche dans le pied de la liste.
La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de
visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci.
Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en
utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste.
A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton
« Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la
cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie,
Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet
Cotisations.
Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous
devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant
le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi.
Remarque
Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents
modes possibles.
Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche
existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide
en ligne de la liste des cotisations.
Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation.
3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ?
Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de
navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste
et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la
liste.
La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets :
L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin
ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la
présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en
sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué
dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier.
Comment créer une activité ?
27
L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.
L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires
à l’activité.
L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la
surréservation.
L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs
de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à
gauche de la liste.
L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à
l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser
ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera
automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent.
Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un
bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une
quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité.
L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des
horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste.
Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des
horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une
heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de
supprimer des horaires entre deux dates.
L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo.
Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans
l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste
Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des
opérations que vous avez choisi.
Remarque
Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents
modes possibles.
Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide
en ligne de la liste des activités.
28
4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?
Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de
navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la
liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche
de la liste.
La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :
L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une
description du matériel et le montant de la caution.
Onglets :
Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires
au matériel.
Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le
matériel.
Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en
utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste.
Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en
cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des
opérations.
Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour.
Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille,
vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au
mode de règlement.
Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock
effectué sur le matériel.
Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel.
Boutons :
Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type
Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive.
Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du
prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant
« Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel
mode de règlement.
Comment créer un matériel ?
29
Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité
retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue »,
vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de
règlement.
30
Remarque
Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de
type Prêt.
Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock
selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée.
Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide
en ligne de la liste du matériel.
5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?
Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de
la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu
Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste.
La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et
Matériels.
La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :
La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de
votre association.
La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les
activités et les matériels liés, et éventuellement une note.
Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?
Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de
navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la
liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en
bas à gauche de la liste.
Comment créer un adhérent ?
31
La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :
Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi
que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent.
Le titre est paramétrable à partir des tables annexes.
La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus
voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier).
La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé
par l’adhérent.
La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher
l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste
déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet
adhérent.
La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les
arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent.
Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés,
des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés.
Remarque
Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations,
ses activités ou ses arriérés.
Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou
l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.
L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros
de téléphone de l’adhérent.
L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse
de l’adhérent comme inexacte.
Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton
Adresse secondaire.
Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de
l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint,
32
enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans
différents formats.
Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du
bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts.
Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la
nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).
Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général
(Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.
L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la
suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez
utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la
liste.
Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire
ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste
du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation.
La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la
fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main).
Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la
cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation.
Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie
Comment saisir un règlement / remboursement ?
Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour
ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et
sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera
automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour
cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur
la fiche activité.
La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour
la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité.
Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie
Comment saisir un règlement / remboursement ?
L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la
modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements
/ remboursements pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à
la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?
L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la
suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment
saisir une remise ?
La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent
dans l’onglet Champs perso.
Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom
du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son
Comment saisir un règlement / Remboursement ?
33
type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour
valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre
plusieurs secondes.
Remarque
Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille
des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le
bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton
« Supprimer ». Attention la suppression est définitive.
Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent.
7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?
Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement
/ remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…).
7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité
Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou
Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche
Adhérent.
La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou
d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation.
Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement
renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui
sera créditée.
L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement
créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au
règlement sélectionné.
7.2. Les règlements divers
La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer
les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …).
Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation.
7.3. Les remboursements
La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche
Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels.
La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un
remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné).
7.4. La validation d’un règlement / remboursement
Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique
si le règlement / remboursement est validé ou non.
34
La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette
(règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour
générer une ligne d’écriture.
Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à
nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite.
La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu
fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la
ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou
presser sur la touche R.
La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du
Cerfa 11580*03.
Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier.
7.5. La liste des règlements / remboursements
Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements /
Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande
Règlements / remboursements depuis le menu Edition.
Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous
devez le faire depuis la fiche Adhérent.
Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas
validés.
Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans
l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent.
La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans
l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent.
La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher
uniquement les règlements / remboursements non confirmés.
Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés
indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives.
Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de
règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type.
Cliquez sur Fermer pour valider la fiche.
7.6. Les lignes de règlements / remboursements
Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas
les modifier si le règlement / remboursement est validé.
Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer
des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de
la liste.
Comment saisir une remise ?
35
8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ?
8.1. La fiche remise
La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des
remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité.
La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation
ou de l’activité à sélectionner.
8.2. La liste des remises
Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale,
de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition.
Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la
fiche Adhérent.
Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée.
9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS
9.1. Généralités
EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de
recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec
un logiciel de comptabilité externe ).
Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou
le menu ? + Aide.
Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de
la barre principale ou de la barre de navigation.
Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers.
9.2. Les boutons d’accès
9.2.1. Les postes de recettes et dépenses
Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également
disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1).
9.2.2. Les postes analytiques
Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants
sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1)
pour les recettes et dépenses analytiques.
36
9.2.3. Les modes de règlements
Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie
sont également disponibles.
9.2.4. Les trésoreries
Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également
disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1).
9.2.5. Les comptes
Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet
d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des
associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser
vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe.
Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case
« Racine ».
Remarques
Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte.
Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line.
9.2.6. Les chéquiers
Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont
également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de
début et de fin du chéquier.
9.3. Les onglets
Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les
dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes,
de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de
dépenses.
Spécificités des onglets :
1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles
uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne
s’effectuent par la touche Espace).
2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de
reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et
de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées.
Le Tableau de bord
37
Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication
Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées.
3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou
entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et
dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au
niveau des écritures.
10. LE TABLEAU DE BORD
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau
de bord.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de
navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord.
La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs
des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents
présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation
financière de l'association.
Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à
l’aide en ligne.
11. LES GRAPHIQUES
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux
graphiques.
Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de
navigation. Différents types de graphiques sont disponibles.
Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils
principale.
12. LE PLANNING
EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des
activités par adhérent.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou
sélectionnez le menu Edition puis Planning.
A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier
ou supprimer un événement.
Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités.
12.1. Planning matériels
Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions
avec dates et heures dans la fiche Matériel.
38
12.2. Planning activités
Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et
définir les horaires de celle-ci.
12.3. Planning activités par adhérent
Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une
activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité.
Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en
ligne.
13. LES IMPRESSIONS
Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :
Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton
« Imprimer » de la barre principale.
Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.
Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous
trouvez.
13.1. Impression des fiches et listes de données
Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du
menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression.
Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les
éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer
l’édition.
13.2. Impression du récapitulatif
Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour
appeler la boite d’impression des règlements.
Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent.
13.3. Impression des règlements et des remises
Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre
de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements.
Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même
que celui de l’impression des adhérents.
13.4. Impression des remises en banque
Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation
pour appeler la boite d’impression des remises en banque.
Les Impressions
39
A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos
remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné
peuvent être remis en banque.
13.5. Impression des reçus de dons
Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un
adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année).
Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression
ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle
d’impression…..
La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de
sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à
la norme Cerfa.
Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du
dossier.
13.6. Impression des Recettes / Dépenses
Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la
période ainsi que les éléments à imprimer.
Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques,
ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie
double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer.
13.7. Lettres de relance
Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation
pour appeler la boite d’impression des lettres de relance.
Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les
retours à la ligne sont pris en compte.
Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer.
13.8. Export des états
Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la
fenêtre d’aperçu avant impression.
Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du
fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données
de l’état seront exportées.
13.9. Modèles personnels
Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation
pour appeler la boite d’édition des modèles personnels.
Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton
Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide
en ligne de l’éditeur de modèle.
40
14. LES COURRIERS
EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser
des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet
sous forme de courriers électroniques.
Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou
cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation.
Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide
en ligne de l’éditeur des courriers.
Remarque
Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une
cinquantaine de lettres types.
15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL
Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression +
Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de
la barre de navigation.
La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :
Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,
Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,
Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur.
Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton
Envoyer.
Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne.
16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES
EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui
complète le module de réalisation des courriers.
Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression
ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez
l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser.
Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une
activité avec le choix du tri.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette,
reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes.
La sauvegarde d’un dossier
41
17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER
La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du
dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent
(disquette) de celui ou réside le dossier habituellement.
Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles
personnalisés, les enveloppes et les étiquettes.
C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT
afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque
dur.
IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE
DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement.
Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande
Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de
la barre d’outils.
Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez
sur Sauvegarder.
EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE.
18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER
Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande
Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la
barre d’outils principale.
Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans
lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer.
19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER
Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour
cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de
création d’un nouveau dossier.
Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des
informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher.
Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des
associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau
dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la
reprise des données (activités, cotisations…).
Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés
qui ont été créé dans le dossier sélectionné.
La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les
écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier.
42
20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER
Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier.
Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera
demandée avant que la suppression ne soit effectuée.
CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE.
Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer.
21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER
Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de
vérification et de réparation des dossiers.
Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil.
IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer.
Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier.
Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis
essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire.
Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers.
éditeur d’état
43
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à
partir de l’aide du menu ?.
1. EDITEUR D’ETAT
La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste
de vos modèles d’impressions personnels.
Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur
« Imprimer ».
Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez
sur « Modifier ».
Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné,
« Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné.
Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur
pour regrouper vos modèles.
Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris.
Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne.
2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS
Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de
dialogue d’export des adhérents.
Le format d’export est le format texte.
Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de
dialogue d’import des adhérents.
Le fichier à importer doit être au format texte.
Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide
en ligne.
3. EXPORT DES ECRITURES
Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de
dialogue d’export des écritures.
LES FONCTIONS AVANCEES
44
L’export se réalise uniquement au format texte.
Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans
lequel vous comptez importer ces écritures.
Remarques
Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert
au format EBP Compta afin de simplifier la procédure.
Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les
informations analytiques.
4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la
boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux
puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise
Expert.
5. EBP WEB ASSO
La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet
(création, administration, consultation...) de manière simple et rapide.
Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela
pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer.
EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les
activités de votre association.
Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS
Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les
coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association.
Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le
fichier exporté d'EBP Mon Association.
Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP
Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque
fiche adhérent.
Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour
effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv.
Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à
l’aide en ligne.
Index
45
INDEX
A
Accès au service technique..................................................................................17
Activités ........................................................................................................26, 32
Adhérent..............................................................................................................30
Affichage des colonnes........................................................................................25
Aide sur Association ...........................................................................................11
C
Cartographie & Décisions ...................................................................................44
Champs personnalisés .........................................................................................32
Chéquiers.............................................................................................................36
Code d’activation ................................................................................................19
Code d'activation.................................................................................................19
Comptes comptables............................................................................................36
Configuration minimale.......................................................................................17
Contacts.........................................................................................................27, 30
Cotisations.....................................................................................................25, 32
Courriers..............................................................................................................40
Création dossier...................................................................................................20
D
Dons aux oeuvres ................................................................................................39
E
Ecran d'accueil.....................................................................................................19
Ecran de travail....................................................................................................21
Editeur d'état........................................................................................................43
En sommeil..........................................................................................................31
Enregistrements des opérations (généralités).......................................................35
Enveloppes - Etiquettes.......................................................................................40
Export des adhérents ...........................................................................................43
Export des écritures.................................................................................36, 43, 44
INDEX
46
Export des états ...................................................................................................39
G
Générer les écritures............................................................................................36
Graphiques ..........................................................................................................37
I
Import des adhérents ...........................................................................................43
Impression des lettres de relance .........................................................................39
Impressions .........................................................................................................38
Initialisation du dossier........................................................................................23
L
Lancement du logiciel .........................................................................................18
Logo ....................................................................................................................24
M
Matériels..............................................................................................................28
Modèles personnels.............................................................................................39
Modes de règlements.....................................................................................34, 36
Mot de passe........................................................................................................25
P
Partenaires.....................................................................................................27, 30
Payeur.................................................................................................................31
Planning...............................................................................................................37
Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques.......................................................35
Publipostage Email..............................................................................................40
R
Récapitulatif ........................................................................................................38
Recopier un dossier .............................................................................................41
Reçu fiscal...............................................................................................23, 34, 39
Règlements..........................................................................................................33
Régler une activité / cotisation ............................................................................32
Remboursements.................................................................................................33
Remise.................................................................................................................35
Réparer un dossier...............................................................................................42
Restaurer un dossier ............................................................................................41
Index
47
S
Sauvegarder un dossier........................................................................................41
Supprimer un dossier...........................................................................................42
T
Tableau de bord...................................................................................................37
Trésorerie ............................................................................................................36
V
Vérifier un dossier...............................................................................................42
Virements............................................................................................................37
W
Web Asso ............................................................................................................44
NOTES
48
NOTES
EBP Comptabilité
Association Classic
(OL Technology)
pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014.
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
5
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-
6
vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
7
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
8
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
9
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
v3.3 juin 2013
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
10
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
11
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
12
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
13
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
14
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et
donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
15
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22
2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
2.2. Les autres options ....................................................................................... 22
2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23
4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24
6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26
6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26
7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27
8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27
8.2. Le corps ...................................................................................................... 28
16
8.3. Le pied ........................................................................................................ 28
8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33
1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33
2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34
4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34
6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34
7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35
9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37
INDEX................................................................................................................ 38
Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
INSTALLATION
18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology).
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
Comment lancer mon logiciel ?
19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela
signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20
articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement
et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’association
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
INSTALLATION
20
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
La barre de navigation
PRISE EN MAIN
22
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres –
Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
2.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
Comment gérer les exercices ?
23
2.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
3. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de
choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes,
fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent
accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
4. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
PRISE EN MAIN
24
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation
des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de
document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement
pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés
d’écritures du journal.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
6.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
6.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Comment saisir une écriture comptable ?
25
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes
d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l’utilisateur.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
6.1.3. Le pied
En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles.
Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne
sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de
saisie.
La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous
sélectionnez avec votre souris.
PRISE EN MAIN
26
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le
journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
7.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] :
vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
comment consulter un compte ?
27
7.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres
saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche
[Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie –
Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser]
et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur…
Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter :
Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne.
.
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation /
Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage.
8.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du
dossier à partir de la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement
dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes
existants.
Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :
l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,
le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné,
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire
de votre part.
PRISE EN MAIN
28
8.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
8.3. Le pied
Deux lignes de totalisation sont affichées.
Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné.
Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs
et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées.
8.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou
en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être
automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant
servi à l'enregistrer.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le
code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le
filtre lettrage.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
comment établir une déclaration de TVA ?
29
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une
erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
PRISE EN MAIN
30
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
Comment cloturer un exercice ?
31
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner
l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options
comptables – A Nouveaux.
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la
Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer
sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer
l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
PRISE EN MAIN
32
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples
informations.
17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni
par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous
avez la possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de
certification de racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP
(Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte
lors de l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches
(liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF
signé et cliquez sur Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signés.
La gestion des favoris
33
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Comptabilité Association Classic (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur
l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation
/ Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de
renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
2. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien /
Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide,
gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
LES FONCTIONS AVANCEES
34
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de
l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente
Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre
l'exercice courant et l'exercice précédent
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du
tableau de bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une
ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général –
Apparences.
4. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés
bancaires.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus
rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le
cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
Reports On Line
35
7. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet
de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
9. L’IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant
d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à
importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
LES FONCTIONS AVANCEES
36
10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association –
Fonctionnalités Disponibles.
11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
Assistant de création de modèle de document
37
13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
.
INDEX
38
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................30
Accès au service technique..................................................................................16
Activer mon logiciel ..............................................................................................18
Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13
Archivage.............................................................................................................36
B
Balance d’ouverture .............................................................................................30
Balance interactive...............................................................................................34
C
Clôture annuelle...................................................................................................30
Clôture mensuelle ................................................................................................29
Communication Entreprise-Expert........................................................................35
Compte ................................................................................................................22
Configuration minimale.........................................................................................16
Consultation d'un compte .....................................................................................26
Création de dossier..............................................................................................19
Création de modèle..............................................................................................37
D
Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22
Déclaration de TVA ..............................................................................................28
E
Echéancier...........................................................................................................34
Ecran de travail ....................................................................................................20
Ecritures de simulation .........................................................................................24
Encaissement.......................................................................................................26
Exercice courant ..................................................................................................22
Exercices comptables ..........................................................................................22
F
Facture d’achat ....................................................................................................25
Facture de vente ..................................................................................................26
Index
39
Favoris .................................................................................................................33
Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36
Fonctions avancées .............................................................................................33
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................22
Grand Livre interactif............................................................................................34
I
Import paramétrable.............................................................................................35
Indemnités kilométriques......................................................................................29
Initialisation du dossier.........................................................................................21
Installation............................................................................................................17
J
Journal .................................................................................................................23
Journal des événements ......................................................................................36
L
Lancement du logiciel...........................................................................................18
Lettrage automatique ...........................................................................................34
Lettrage simplifié ..................................................................................................27
Lettrer un compte .................................................................................................27
M
Modèle .................................................................................................................37
Mot de passe........................................................................................................21
N
Notes de frais.......................................................................................................29
Numérotation des pièces......................................................................................23
O
Open Guide..........................................................................................................33
Options du dossier ...............................................................................................21
Ouverture de l’application.....................................................................................21
P
PDF Signé............................................................................................................31
Plan comptable ....................................................................................................19
INDEX
40
R
Racines non autorisées........................................................................................23
Rapprochement bancaire .....................................................................................27
Relevés bancaires................................................................................................34
Reports On Line...................................................................................................35
S
Saisir dans un guide.............................................................................................25
Saisir dans un journal...........................................................................................23
Saisir une écriture comptable ...............................................................................25
Sauvegarde..........................................................................................................31
T
Tableau de bord...................................................................................................34
Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29
TVA..........................................................................................................21, 23, 28
V
Validation des écritures ........................................................................................29
EBP Compta
Pour Windows XP, Vista,7 ou 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012
3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows
Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers.
5
En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause
ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à
son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html),
à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
6
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
7
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
8
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
9
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
10
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
un compte
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de
comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
avec une limite à 2 pages par document
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
11
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
12
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant
la fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
v3.3 juin 2013
13
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son
installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
14
Table des matières
15
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION................................................................................................. 19
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19
1.2. Configuration requise .................................................................................. 20
1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21
2.1. Installation monoposte................................................................................. 21
2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26
4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26
4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27
4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29
5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29
5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29
5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30
5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31
5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33
1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33
1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34
1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36
1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37
1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46
2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46
2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46
TABLE DES MATIERES
16
2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52
2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59
3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59
3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61
4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62
5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64
5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64
5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65
6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67
6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67
6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70
7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72
8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75
9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79
10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81
1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81
1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81
1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81
1.4. La gestion analytique................................................................................... 82
Table des matières
17
1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82
1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82
1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82
2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83
2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83
2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83
2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83
3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84
3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84
4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85
4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85
4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85
4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85
5. MENU OUTILS............................................................................................... 86
5.1. Maintenance................................................................................................ 86
5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86
5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86
5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87
INDEX................................................................................................................ 89
NOTES .............................................................................................................. 94
NOTES .............................................................................................................. 95
NOTES .............................................................................................................. 96
Avant de commencer
19
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
INSTALLATION
20
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur
Mémoire : 3Go
Windows XP (1)
, Vista (2)
,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter
cette résolution ;
Espace disque libre : 3 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3
(2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains
composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration),
sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
21
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes
versions du produit.
3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se
lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des
fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
INSTALLATION
22
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® 7
Windows® 8
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel ?
23
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA18.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0
Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
INSTALLATION
24
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel ?
25
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
INSTALLATION
26
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux
paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec
le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans
l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta
REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne
devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous
activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro)
est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Comment activer mon logiciel ?
27
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
INSTALLATION
28
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier ?
29
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le
menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel
vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement
de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une
liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les
entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle
apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte
de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
30
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer
sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture
annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin
d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de
clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de
pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de
rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous
décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de
paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est
toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui
permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement.
Exemple :
Comment créer mon dossier ?
31
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.
La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque
mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite
entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon
plan comptable page 37).
INSTALLATION
32
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Barre de menu Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Comment initialiser mon dossier ?
33
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de
la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier.
Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les
deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!!
PRISE EN MAIN
34
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les
retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de
TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos
déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général
de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous
dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
35
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en
saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur
le 1er mois de l’exercice.
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des
options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de
lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un
compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré,
laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne
pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une
solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela
signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui
peut vous éviter une erreur de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance.
Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier
détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs
dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie
standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir
l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous
souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui
correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté.
PRISE EN MAIN
36
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options
permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes
comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les
journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans
l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut
conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable
directement dans l’option de consultation.
Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les
factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de
connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été
pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir
un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par
exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence,
afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal
autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du
dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de
contrepartie de vos journaux de banque :
En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale
chaque mois, pointez par Journaux.
En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque
règlement, pointez par Compte.
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3. Je paramètre la TVA
Comment initialiser mon dossier ?
37
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à
l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA
vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de
TVA les plus fréquemment utilisés :
« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.
« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du
règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte
de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
PRISE EN MAIN
38
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les
variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les
profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin
qu’elles soient classées selon leur nature économique.
Exemples
Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses
factures et tous ses règlements.
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte
bancaire.
Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes
etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu
Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Comment initialiser mon dossier ?
39
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte,
c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le
compte :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
Clôture 8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser
cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411.
Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi.
Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez
l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra
ensuite sur les lettres de relance.
PRISE EN MAIN
40
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage
réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de
règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont
autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de
gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des
factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les
coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations
n’apparaîtront nulle part par la suite.
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de
consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et
de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide
en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce
travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la
saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure.
Comment initialiser mon dossier ?
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1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet
Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez
également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut
être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est
grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous
devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un
autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération
(France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat.
PRISE EN MAIN
42
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par
taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour
la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la
TVA intracommunautaire (UE).
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part
dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est
spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les
ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux
affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez
dessus :
Comment initialiser mon dossier ?
43
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin
modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un
numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir
d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous
souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation
Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou
Périodique (une numérotation par mois).
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page
35).
Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes
comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps
PRISE EN MAIN
44
lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le
compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans
l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le
bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre
ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous
pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la
même façon.
Comment initialiser mon dossier ?
45
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau
journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque,
en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les
banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :
Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de
banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une
contrepartie automatique :
Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de
contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
PRISE EN MAIN
46
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les
écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous
n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents
niveaux de saisie :
La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion
comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des
opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche
de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.
La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables,
et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable :
reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également
utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de
caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option
de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les
autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement
d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet
Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences).
Comment saisir mes écritures ?
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2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats
du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une
facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton
Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se
nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ainsi
vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.
Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être
calculée.
Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en
cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du
nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche .
Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le
nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr
saisir une autre information.
Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.
En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le
tableau de ventilation des montants de la facture :