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Devis & Facturation Bâtiment Conçu pour les artisans du bâtiment, ce logiciel est idéal pour informatiser votre gestion. Quel que soit votre corps d’état, il vous permet de gérer vos fournitures, de rédiger vos documents de vente et de suivre vos clients. Pour démarrer la gestion de votre entreprise du bâtiment 2015 www.ebp.com Chiffrez vos prestations au plus juste Créez vos fiches fournitures, ouvrages, main d’œuvre, matériel et importez les tarifs de plus de 20 fournisseurs du bâtiment*. Vous disposez ainsi d’une bibliothèque d’éléments complète pour éviter les ressaisies lors de la rédaction de vos documents de vente. Réalisez des documents de vente structurés Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Véhiculez ainsi une image professionnelle en quelques clics ! Accédez aux indicateurs clés de votre activité Le tableau de bord du logiciel vous indique les devis en cours, à relancer et les factures non réglées. Vous pouvez ainsi prendre les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent. Evitez les impayés Vous êtes informé des factures qui arrivent à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...). Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**. *Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel. **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS , ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Assistance téléphonique incluse Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations minimales requises Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Tableau de bord • Correcteur orthographique • Sauvegarde et restauration des données Clients • Fiches prospects et clients détaillées • Relances clients (3 modèles) • Echéancier clients • Traitement des règlements • Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Bibliothèques d’éléments • Bibliothèque d’éléments avec fourniture, main d’oeuvre, ouvrage, matériel… • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux… • Import des tarifs fournisseurs : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Materiaux • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs fournisseurs et la bibliothèque interne Devis - Facturation • Devis, factures, factures d’acompte, avoirs • Ajout de tranches de travaux dans le devis • TVA neuf ou rénovation • Personnalisation du devis avec styles de polices, couleurs, images… • Transfert automatique de devis en facture • Modèles d’impressions prêts à l’emploi • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Gestion des états des devis (en cours, à relancer, accepté) • Gestion de la DEEE Statistiques • Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par article, par client et par famille de client Import / Export • Génération comptable des factures et des règlements clients au format de nombreux logiciels comptables** • Import paramétrable Liste des fonctions non exhaustive *Hors coût de SMS. Cette fonction nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE DEVIS & FACTURATION BÂTIMENT 2015 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Des devis et factures professionnels, complets et détaillés, aux couleurs de votre entreprise EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Gestion Commerciale www.ebp.com Appuyez-vous sur un logiciel performant et personnalisable qui s’adaptera aux contraintes et aux spécificités de votre activité. Cet outil vous assiste quotidiennement dans vos tâches de gestion commerciale (ventes, achats, stocks...), vous aide à piloter votre entreprise et vous facilite ainsi la prise de décision. Vous avez toutes les cartes en main pour viser la performance. Pour une gestion approfondie de votre activité commerciale Gagnez du temps dans vos tâches administratives Limitez les ressaisies et les erreurs en créant l’ensemble de vos documents de manière quasi automatique : transfert d’un devis en commande, d’une commande en demande de prix ou bon de livraison et enfin en facture. Optimisez votre gestion d’achats/stocks Suivez précisément vos états de stocks, lancez les réapprovisionnements nécessaires en temps et en heure, gérez la réception totale ou partielle de vos articles... Vous avez toujours une vision claire des mouvements de vos marchandises. Concevez vos propres tableaux d’analyse Créez simplement vos modèles de tableaux statistiques personnalisés en fonction de vos besoins. Vous profitez ainsi d’informations toujours à jour pour prendre vos décisions au quotidien. Travaillez à plusieurs et en simultané sur le logiciel Avec le mode réseau, plusieurs collaborateurs peuvent accéder en temps réel aux données du logiciel. Pour plus de sécurité, paramétrez des droits d’accès aux différentes fonctions selon les utilisateurs. Mutualisez le travail en équipe et gagnez en réactivité. Transférez vos données en comptabilité en quelques clics Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. VENTES ANALYSES PERSONNALISATION ACHATS ET STOCKS Fidélisation Règlements Facturation Devis Tableau de bord Reporting Statistiques Inventaires Demandes de prix Approvisionnement Gestion Commerciale PRO PRO 2015 * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants. Soyez rapidement opérationnel Accédez en un clic à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous accompagnent dans chaque situation de travail : ventes, stocks… Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes, pour un meilleur confort d’utilisation. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : document, client... Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Suivez en temps réel les indicateurs clés de votre activité GAGNEZ DU TEMPS DANS la gestion de l’administratif Optimisez votre processus de facturation A partir d’un devis, vous créez ensuite automatiquement l’ensemble des documents nécessaires jusqu’à la facturation (commande, demande de prix fournisseur, bon de livraison) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. Automatisez les tâches récurrentes pour plus d’efficacité au quotidien Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ? Réduisez le temps passé à cette tâche chronophage en établissant des factures périodiques. A partir des éléments que vous définissez (client, périodicité...) le logiciel va ensuite créer automatiquement les factures correspondantes ! Assurez-vous un suivi des stocks méticuleux Le logiciel vous permet de suivre les évolutions de votre base article, de lancer vos réapprovisionnements en fonction de la demande client et de préparer vos inventaires. Optimisez ainsi vos coûts en évitant le sur-stockage et suivez précisément vos achats. Personnalisez le logiciel selon vos BESOINS Créez des documents de vente aux couleurs de votre entreprise Soignez l’image de marque de votre entreprise en personnalisant vos documents. Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition (devis, commandes, bons de livraison, lettres de relance...). Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ? Utilisez la fonction des champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique dans différents endroits du logiciel. Vous pourrez ensuite filtrer, trier et classer ces informations selon vos propres critères. Travaillez dans l’environnement qui vous convient Créez et personnalisez vos propres listes de consultations de documents (clients, articles, factures...). Par exemple, triez votre base client par département et par numéro de téléphone pour créer une liste de phoning, ou bien faites apparaître en rouge les factures qui ne seraient pas encore validées. Suivez précisément votre activité ET EN TEMPS REEL Disposez d’une vision globale de votre activité en un clin d’oeil Profitez du tableau de bord pour regrouper les informations essentielles sur votre activité : quels sont les devis en cours, les factures non réglées, les demandes de prix réalisées, le CA du jour, les articles les plus vendus... ajoutez des liens vers des pages Internet que vous consultez régulièrement... Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord comme vous le souhaitez pour construire l’outil adapté à vos besoins quotidiens. Suivez vos résultats dans les moindres détails Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant via des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations. Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre entreprise. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tout lieu et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! (1) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 ou 10 • Réseau : nous consulter • Barre de tâches et de navigation • Création de champs personnalisés • Tableau de bord paramétrable • Personnalisation des listes de consultations (vues) • Tri, regroupement avancé • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Gestion d’alertes paramétrables • Personnalisation des champs obligatoires • Personnalisation des modèles d’impression • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Aide en ligne • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) Clients • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Contacts illimités • Famille clients, prospects, fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Simulation de tarif • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un client • Historique des articles et des documents par client • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Echéancier client • Multi-adresses de facturation et de livraison • Tableau de gestion des relances clients (mode de relance, niveau, date d’échéance...) • Impression de lettres de relance • Publipostage • Gestion des clients en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Articles • Articles, famille articles, sous famille articles • Gestion des références articles par clients • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Article de type bien ou service • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles liés • Gestion des articles de remplacement • Gestion articles en sommeil, bloqués, ou partiellement bloqués • Articles non facturables • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un article Services à la personne • Fiche intervenant • Modèles d’attestations de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Ventes • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs, factures d’acompte... • Transfert automatique de documents • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 450 modèles d’impression • Gestion des frais de port • Regroupement de documents pour les devis, factures, commandes, bons de livraison, bons de réception et bons de retour • Envoi des documents par e-mail • Livraison totale ou partielle • Facturation périodique • Duplication d’un document de vente et d’achat dans un autre type de pièces • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Escompte inconditionnel • Saisie des règlements clients complets ou partiels • Multi-échéances, pointage entre échéances • Remise à l’encaissement ou à l’escompte • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque (pour les règlements client) • Génération de virements nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Historique de toutes les pièces clients • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Journal des évènements • Gestion de la DEB / DES Achats • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Envoi des documents par e-mails • Historique de toutes les pièces fournisseurs • Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de facturation) • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle • Impression du planning des réceptions • Décaissement • Génération prélèvement nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Journal des évènements Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Justification des écarts de stock • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Gestion des douchettes pour import des données Gestion des commerciaux • Fichier commerciaux / collaborateurs • Gestion famille commerciaux / collaborateurs • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Fonction des commerciaux/collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Gestion des commerciaux en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués Statistiques • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques • Statistiques paramétrables • Groupes statistiques par famille Import/Export • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta • Génération comptable des factures et règlements clients au format du logiciel de cabinet comptable(2) • Import/ Export paramétrable au format CSV • Export des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Export des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM PRO • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec EBP CRM PRO (logiciel à acquérir séparément) Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : 335 Paye Bâtiment Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations (DADS-U, DADS-U CI-BTP, DUCS, DPAE) conformément à la législation. Pour une gestion approfondie de votre paye 2015 www.ebp.com Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal grâce à une interface de travail conviviale et intuitive. Adaptez vos bulletins de paye Travaillez à partir d’un plan de paye pré-paramétré adapté au secteur du bâtiment. Gérez les congés et les absences en toute simplicité La saisie des congés et des absences s’effectue directement depuis le bulletin de paie. Tous les types d’absences sont disponibles (congés payés sur N et N-1, maladie, maternité, paternité etc.). Générez sereinement vos déclarations sociales Générez vos déclarations sociales conformément à la législation en vigueur (DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(1), DUCS URSSAF et Retraite au format COPLAT, DPAE etc.). Elles se remplissent automatiquement en fonction des informations saisies dans le logiciel. Grâce au service EBP Télédéclaration(2), simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DADS-U, DPAE et la DUCS en EDI. Transférez en quelques clics vos écritures de paye Exportez vos écritures de paye sans aucune ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre expertcomptable(3). (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Gestion du CICE dads-u + dads-u ci-btp conforme à la norme 4DS Disponible début 2015 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : PAYE BÂTIMENT 2015 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Saisissez les variables de paye directement à partir du bulletin, grâce au volet de navigation EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 10 dossiers • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Synchronisation des données avec EBP Compta • Assistant de navigation : Open Guide • Assistant de navigation personnalisable • Aide en ligne • Mises à jour du paramétrage système • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation Gestion des payes • Planning hebdomadaire • Plan de paye spécifique bâtiment • Gestion du décalage de paye sur l’établissement • Définition des régimes et des tranches de cotisations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions • Définition des variables salariés • Définition des rubriques de type : brut, cotisation, net, commentaire • Définition de profils et de sous profils de paye • Saisie semi-automatique des formules • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye enrichie • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls Gestion des salariés • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, apprenti… • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi) Gestion des bulletins de paye • Bulletins de reprise • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Paye inversée • Validation individuelle des bulletins ou en masse lors de la clôture de paye Gestion des congés/absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes • Définition de nouveaux types d’absences • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye • Gestion du DIF et des RTT Traitements évolués • DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP • DUCS papier états préparatoires • DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(1) • Attestation Employeur Dématérialisée - AED(1) • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(3) Historisation des données de paye • Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par élément, client et par famille de client… Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements • Livre et Journal de paye • Etat des congés payés • Différents modèles de bulletins • Documents administratifs Transferts comptables • Historique des transferts • Transfert comptable des salaires et des paiements • Transfert comptable des acomptes • Transfert comptable des écritures de provisions de congés payés Exportation • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable(2) Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL,QUADRATUS, ISAGRI, AZUR,CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable 326 Compta Ce logiciel, simple à prendre en main, permet de saisir sans connaissance comptable les factures d’achats et de ventes. Suivez votre trésorerie, établissez le bilan et télédéclarez la TVA* en quelques clics. Pour démarrer en comptabilité Pratic 2015 www.ebp.com Profitez d’une interface de travail proche de vos outils bureautiques Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®). Disposez ainsi d’une prise en main rapide. Simplifiez-vous le quotidien en personnalisant l’accès aux fonctions clés du logiciel La gestion des favoris vous permet de créer facilement un menu personnalisé regroupant toutes les fonctionnalités dont vous avez régulièrement besoin. Laissez-vous guider dans vos traitements comptables quotidiens Enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achats, de ventes, les opérations bancaires et les ventes comptoir grâce à des modèles de saisie pré-paramétrés. Télédéclarez votre TVA. Fini les envois papier ! Soyez conforme à la législation et télédéclarez* votre TVA en quelques clics, directement depuis votre logiciel. Ainsi, gagnez du temps et concentrez-vous sur votre activité. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité. *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Mono-société • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche multicritères • Aide en ligne Traitements comptables • Paramétrage des comptes • Création de journaux • Création de clients et fournisseurs sans notion comptable • Enregistrement des factures d’achats et de ventes sans notion comptable • Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion comptable • Enregistrement des ventes comptoir • Génération automatique des écritures en débit/ crédit • Lettrage simplifié des comptes sans notion comptable • Télédéclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle, annuelle, annexe, acomptes trimestriels et demande de remboursement)* • Télépaiement en EDI-TVA* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie par écriture • Consultation de comptes • Rapprochement bancaire • Justificatif de TVA • Balance âgée par lettrage (état) • Validation des écritures • Clôtures mensuelles • Clôture annuelle • Génération automatique des reports à nouveaux • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Journal centralisateur Suivi de l’activité • Tableau de bord • Soldes de trésorerie • Présentation graphique de l’évolution du chiffre d’affaires Editions • Liste des factures saisies • Echéancier détaillé sur le lettrage • Liste des opérations de trésorerie • Journaux, Grand livre, balance • Impression créances clients et dettes fournisseurs Import/Export • Export comptabilités informatisées (L.47 A) Conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Importation du transfert d’EBP Facturation Pratic • Export Liasses Fiscales Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta pratic 2015 Naviguez rapidement dans le logiciel grâce à l’Open Guide : assistant de navigation EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Etats Financiers Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Etablissez les liasses fiscales BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration groupe, annexes et tableaux d’OG pour le compte de vos clients et télétransmettez les au format EDI d’un simple clic à la Direction Générale des Finances Publiques. Déclarez le montant des rémunérations ouvrant droit au CICE et présentez les comptes annuels de vos clients sur des plaquettes personnalisées. 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Comptabilité - Révision Immobilisations Etats Financiers Gestion Commerciale CRM ZOOM sur les fonctions clés Profitez du calcul automatique des liasses Indiquez simplement le régime fiscal et le mode d’imposition de vos clients, le programme calcule instantanément vos liasses. Editez des liasses fiscales agréées par la DGFiP selon le mode d’imposition de vos entreprises clientes : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM), Association ou Intégration groupe et leur régime fiscal (réel ou simplifié). Vous pourrez ensuite ajouter vos propres formules de calcul, saisir vos données ou ajouter des états de gestion particuliers à vos besoins. Déclarez le CICE pour le compte de vos clients Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément à la réglementation en vigueur. Soyez conforme aux nouvelles réglementations concernant la télédéclaration Télétransmettez les liasses fiscales au format EDI via le portail jedeclare.com* ou un autre portail de votre choix. Suivez le statut des déclarations directement dans votre logiciel (envoyé, en cours, en erreur…). Etablissez des déclarations fiscales agréées par la DGFiP *Nécessite un abonnement au portail Suivez précisément le statut de vos télédéclarations Personnalisez la présentation des comptes annuels Présentez les comptes annuels sur des plaquettes adaptées à l’activité de vos clients en choisissant un thème d’habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires). Sauvegardez vos modèles de plaquettes pour les adapter aux liasses suivantes. Adaptez le plan de regroupement à vos besoins Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le composant. Editez des plaquettes adaptées aux associations NOUVEAU Le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Expert-Comptable intègre désormais le feuillet 2070 dédié aux associations loi 1901 défiscalisées et indépendantes du régime général. Profitez du nouveau modèle de plaquette dédié intégrant les plans de comptes associatifs ainsi que de nombreuses annexes : variation des fonds propres associatifs, tableau de suivi des legs et donations, affectation de l’excédent disponible, ventilation de l’effectif de l’association… Optimisez la présentation de comptes de vos clients Consolidez les résultats fiscaux de vos clients Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différents clients. Evitez les erreurs grâce aux contrôles de cohérence Suivez l’activité de vos clients en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées.. Analysez de manière approfondie l’évolution des postes comptables Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir l’évolution des dettes, produits ou encore des charges. Contrôlez et analysez les résultats Récupérez automatiquement la balance et les immobilisations Importez facilement une balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Augmentez votre efficacité grâce au traitement par lot Gagnez du temps en lançant simultanément différentes opérations sur plusieurs liasses : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions… Gérez les droits utilisateurs pour mieux répartir les dossiers de travail Attribuez des droits spécifiques à chaque collaborateur pour une meilleure gestion des différents dossiers. Vous protégez également avec efficacité la liasse du cabinet. Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel Fonctions Principales Caractéristiques générales • 100 dossiers (SIREN) ou version illimitée • Version réseau (en option) • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation • Aide en ligne accessible à tout moment • Accès au dossier par mot de passe • Agrément pour l’année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l’administration • Assistant de création de Dossier (SIREN) • Gestion des droits utilisateurs • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Gestion des droits par dossiers (SIREN Récupération des données • Visualisation des liasses antérieures (2011, 2012, 2013 et 2014). • Imports automatiques de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line™ et des immobilisations issues des logiciels Immobilisations Open Line™ • Import d’une balance issue d’un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d’un autre logiciel (.txt ou .csv) • Sauvegarde du paramétrage de l’import paramétrable • Création des Dossiers (SIREN) depuis les logiciels de Comptabilité Open Line™ Saisie d’une balance • Saisie d’une balance dans le logiciel • Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Editions • Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d’imposition • Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants • Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants • Régime Normal : cerfa 2050 à 2059G • Régime Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G • BNC : cerfa 2035 et suivants • Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS • Tableaux pour les organismes de gestion • Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants • Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants • NOUVEAU Association : cerfa 2070 • Relevé de frais généraux : cerfa 2067 • Édition des annexes • Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements • Calcul automatique des liasses selon le mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS - BNC SCI) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) • Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance • Visualisation du détail des comptes d’une liasse • Modification et contrôle des formules des liasses • Une formule de calcul peut provenir soit d’un autre formulaire d’une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d’une balance N et N-1 • Création de ses propres modèles utilisateurs avec définition du type de régime, des formulaires et formules associées • Gestion des données répétables • Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions • Liste d’Organismes de Gestion Agréés modifiable • Archivages et restaurations des dossiers (SIREN) • Archivage et restauration des modèles utilisateurs • Télédéclaration EDI-TDFC(1) et télépaiement IS et CVAE • Suivi des télétransmissions : envois acceptés ou en cours et explications des refus et erreurs • Paiement IS (formulaires : 2571, 2572, 2572A) • Gestion des formulaires de liquidation IS (formulaires : 2066 et 2029B) • Création de fiches Associé et Immeuble SCI dans le Dossier (SIREN) Plaquettes • Personnalisation des plaquettes(2) • Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) • Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations • Ajout ou suppression de chapitres (tableaux de gestion, attestations…) • Modification de l’ordre des chapitres • Ajout de document au format .docx • Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion… Import-Export • Import automatique des balances issues des logiciels EBP • Export des liasses au format .csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondante à chaque cellule • Export des liasses au format .pdf (1) Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ou au portail de votre choix (2) Nécessite l’acquisition de Mircosoft® Office Word version minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft® Office pour les formats de fichier Word 2007) 1631 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Mon Budget Perso Gestion Perso Un ensemble complet de logiciels pour simplifier le quotidien : gestion du budget, répertoire des contacts, planification des journées, information sur vos droits, modèles de lettres juridiques... 4 logiciels pour simplifier votre quotidien 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Importation des données de Microsoft Money® version GOLD EBP Mon Budget Perso Maîtrisez votre budget Saisissez simplement vos dépenses/revenus et suivez le solde de votre compte. Pour votre futur budget, indiquez vos prévisions de sorties et de rentrées d’argent. Importez vos relevés bancaires en quelques clics Intégrez automatiquement et directement dans le logiciel toutes vos opérations déjà effectuées en récupérant votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. Calculez simplement vos emprunts Définissez le crédit idéal pour vos projets grâce aux différentes simulations que vous pouvez créer. Indiquez simplement le montant du prêt souhaité, le taux, le nombre d’années... et vous obtenez le tableau des amortissements. Optimisez votre budget Automatisez vos opérations récurrentes une fois pour toutes : loyer, virements, salaire... Gérez un budget en colocation Vous analysez en détail les différents éléments payés par chaque colocataire et établissez un budget qui leur est propre. EBP Mon Agenda Perso Visualisez votre planning par jour, par semaine, par mois ou bien encore par année. Créez un répertoire complet de tous vos contacts avec un classement par groupe (amis, travail…). Organisez vos tâches en fonction de leur priorité et de leur état d’avancement. Créez des rappels automatiques sur vos rendez-vous, vos réunions, les dates d’anniversaire… Vous êtes sûr de ne rien oublier ! Assistant en Droit du Travail Assistant en Droits du Particulier Trouvez rapidement et facilement les informations juridiques recherchées. Obtenez les réponses à vos interrogations sur vos possibilités de recours : locations, voyages, voisinage, travail, congés, contrat de travail etc. Consultez les explications des textes de loi relatifs à vos droits. Utilisez les nombreux modèles de lettres disponibles pour rédiger votre courrier juridique et administratif. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go* • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go* Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Mon Budget Perso 2015 VerSion GOLD EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 1656 Mon Budget Perso • Saisie des dépenses et rentrées d’argent • Automatisation des mouvements récurrents • Gestion du compte en colocation • Accès direct aux relevés d’opérations téléchargés sur le site Internet de la banque pour en faciliter l’import • Gestion d’alertes • Pointage des opérations • Rapprochement bancaire • Prévisionnel de trésorerie • Simulation d’emprunts et d’investissements • Import des fichiers TXT, CSV, QIF et OFX • Import des données de Microsoft® Money® • Export des comptes au format TXT, CSV, QIF, HTML ou XML • Classement des revenus et des dépenses par catégories et sous-catégories • Graphiques des revenus et dépenses mensuels ou annuels • Edition et contrôle de la validité des RIB EBP Mon Agenda Perso • Calendrier • Répertoire d’adresses • Gestion des alarmes • Enregistrement de tâches • Classement de fiches • Création de journaux • Feuille de calcul et éditeur de texte • Calendrier par jour, par semaine, par mois, par année • Fiche contacts avec coordonnées complètes • Choix de la date et de l’heure du rappel • Choix d’un type de tâche (rendez-vous, travail, appel téléphonique…) • Différentes priorités des tâches : bas, normal, urgent • Possibilité d’attacher un document (Word®, Excel®…) EBP Assistant en Droit du Travail • Contrats de travail • Cessation du contrat de travail • Actes relatifs à l’embauche et aux différents congés • Congés • Délégués du personnel, CE • Accord d’intéressement et de participation • Accord cadre RTT EBP Assistant en Droits du Particulier • Impôts, crédits, dettes • Assurance • Famille • Banque • Travail • Association • Construction • Transports-Voyages • Location, voisinage • Action en justice Visualisez l’évolution de votre budget en un clin d’œil *sauf pour EBP Assistant en Droit du Travail et EBP Assistant en Droits du Particulier : Mémoire 3 Go // Espace disque libre 2 Go Business Plan Création Pratic Vous, créateurs d’entreprise, construisez un business plan de manière simple et intuitive. Travaillez avec un logiciel qui facilite le démarrage de votre entreprise et qui vous aide à prendre les bonnes décisions pour le développement de vos activités. Pour réaliser un business plan professionnel Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Soyez accompagné dans la réalisation de votre business plan Démarrez facilement en vous laissant guider étape par étape dans la réalisation de votre business plan. Grâce à une aide en ligne et à une ergonomie intuitive, ce logiciel vous permet d’avoir une prise en main rapide et une utilisation quotidienne simple. Ainsi, vous optimisez votre temps et préparez un dossier fiable. Construisez la stratégie de votre activité avec une vision à long terme évitez les erreurs en construisant automatiquement les tableaux financiers. Vous saisissez en toute simplicité les valeurs prévisionnelles (ventes, achats, emprunts, investissements) qui serviront à construire vos tableaux et indicateurs financiers (plan de financement, compte de résultat, tableau de trésorerie…). Evaluez la viabilité de votre entreprise Suivez votre activité avec précision. Vous mettez facilement et rapidement vos données à jour afin d’avoir une vision en temps réel de votre activité. Ainsi, vous visualisez en permanence l’impact de vos prévisions sur votre entreprise. Mettez en valeur votre projet Donnez une analyse pertinente de vos résultats. Grâce au logiciel, vous pouvez illustrer efficacement vos données en enrichissant votre analyse avec des graphiques et des tableaux financiers. Vous aurez ainsi une vision rapide de vos données et vous mettrez en valeur votre projet. Faites de votre dossier financier un vrai atout professionnel Présentez un dossier complet et qualitatif afin d’obtenir un financement. Avec le modèle de rapport personnalisable vous éditez un dossier financier unique et d’une qualité exceptionnelle. * EBP Business Plan Création Pratic, N°1 des ventes volume sur l’année 2013. Source : panelmarket GFF Mass M - CES - OER et Internet Sales sur le segment Business Plan Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet INCLUS EBP Pack Juridique Recommandé par Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de business plan : 1 • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Aide en ligne • étapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports Saisie • écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 3 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Gestion des saisonnalités • Paramétrage des taux de TVA • Gestion des emprunts • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Analyse Financière • Bilan • Compte de résultat prévisionnel • Tableau de trésorerie • Seuil de rentabilité • Plan de financement • Besoin en Fonds de Roulement (BFR) • Fonds de Roulement Net Global (FRNG) • Récapitulatifs de TVA • Effectifs du personnel • Ratios financiers et graphiques • Visualisation à la carte des résultats (mensuels, cumulés…) • Personnalisation des graphiques (couleur, type de graphique etc.) • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats Dossier final • Modèle de rapport personnalisable • Génération du dossier final sous format PDF avec tableaux, graphiques et ratios • Nombre de chapitres illimité • Table des matières Liste des fonctions non exhaustive business plan création PRATIC 2015 Construisez simplement votre business plan. Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Location Immobilière Gestion Perso Vous gérez des biens en nom propre ou en SCI, ne perdez plus de temps. Grâce au logiciel, la gestion locative devient plus simple et plus rapide. Ainsi vous avez un suivi en temps réel de vos locations, de vos charges et de votre trésorerie. Pour gérer efficacement vos biens immobiliers 2015 www.ebp.com Suivez précisément, efficacement et simplement vos locations Passez moins de temps sur les tâches de gestion, grâce à ce logiciel les appels et les quittances de loyers de vos locataires s’établissent en quelques clics. Dès le démarrage du logiciel, vous êtes automatiquement alerté lorsque l’un d’entre eux tarde à payer. Ainsi, vous pouvez le relancer immédiatement en lui envoyant un courrier. Gérez avec précision le suivi des charges Suivez vos charges avec minutie. Enregistrez-les depuis la saisie des factures et leur règlement jusqu’à la répartition entre les locataires. Cette dernière peut se calculer automatiquement grâce à une grille de répartition par tantième ou par immeuble. Ainsi le logiciel affecte pour chaque lot les quotes-parts appropriées. Déclarez simplement vos revenus fonciers Préparez facilement votre déclaration fiscale des Revenus Fonciers 2044 ou 2072S agréée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Toutes vos données sont automatiquement intégrées dans votre déclaration. Gérez facilement votre patrimoine immobilier avec une SCI Effectuez votre déclaration 2072S pour la SCI et pour chacun de vos associés. Vous pouvez également utiliser les lettres-types pour convoquer vos associés aux assemblées générales. Le logiciel gère les associés des SCI ainsi que le démembrement (Nu-propriétaire/Usufruitier) de propriété des titres répondant aux exigences de la DRF 2072S. Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main Le logiciel vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation sans égal. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet existe en version 10 - 50 250 lots et gérance 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go • Acrobat Reader® 6 minimum • Suite Microsoft Office 2003 minimum ou Suite LibreOffice Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version multi-propriétaires • Envoi par e-mail des documents (appels de loyers, quittances, etc.) Rapports locatifs • Différents types de baux : bail d’habitation, bail commercial, bail professionnel, bail parking/box et bail meublé • Modèles de baux personnalisables en format Word et également Libre Office • Alerte en cas de loyer ou d’assurance impayé • Révision des loyers en fonction des différents indices réglementaires publiés par l’INSEE : IRL (Indice de Référence des Loyers), ICC (Indice du Coût de la Construction), ILC (Indice des Loyers Commerciaux) et ILAT (Indice des Loyers des Activités Tertiaires) • Répartition des charges au nombre de lots par immeuble ou au tantième • Gestion des DPE (Diagnostic de Performance Energétique) sur les lots Courriers et baux • Nombreux modèles de courriers personnalisables, édités et modifiables directement dans Microsoft® Word et LibreOffice « Writer » Saisie des données • Saisie des factures de charges avec ventilation par lots • Calculs automatiques des appels et révisions de loyers • Encaissements simplifiés des APL • Réaffectation des charges locatives récupérables en cas de logement vacant Tenue des comptes • Ventilation par propriétaires, immeubles, lots, locataires, fournisseurs • Plan comptable, Journaux, Grand Livre, Balance et détail d’une écriture Fiscalité • Déclaration fiscale 2044 et 2072S au modèle Cerfa, agréée par la DGFiP Export • Export de toutes les données des tables (loyers, charges, trésorerie, comptabilité, fiscalité) au format Excel® ou LibreOffice “Calc” Location Immobilière 2015 Editez votre déclaration fiscale en quelques clics EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 1 10ème Challenge Business Plan – Entrepreneuriat Dauphine C’EST QUOI ? Le Master Entrepreneuriat et Projets Innovants de l’Université ParisDauphine lance son 10ème Challenge Business Plan, en association avec la société EBP éditeur de logiciels de gestion d’entreprise qui permet à 8 porteurs de projet de voir leurs BP réalisés gratuitement en deux mois. 2 Le Master forme des étudiants aux modalités de la création d’entreprise et de la gestion de projets innovants. Les étudiants qui sont sélectionnés pour suivre cette formation ont déjà une formation Bac+4. Le corps enseignant est composé d’universitaires qui ont en parallèle une activité de conseil et de professionnels du monde de la création et de l’accompagnement des nouvelles entreprises. Retrouvez-nous sur notre site : www.masterentrepreneuriat.dauphine.fr COMMENT ? Le Master Entrepreneuriat et Projets Innovants met à disposition de chaque porteur de projet : - Une équipe de trois étudiants - Tutorée par l’équipe enseignante - Pour élaborer son Business Plan - Pendant les mois de janvier et février 2015. POUR QUI ? - Les porteurs de projet de création - Les jeunes entrepreneurs qui souhaitent développer une nouvelle activité - Les structures d’accueil qui souhaitent avoir un BP sur un projet 3 EN PLUS   - Prestation gratuite - Garantie de confidentialité - Sélection en novembre/décembre - Réponse le 15 décembre 2014 COMMENT S’INSCRIRE ? En remplissant le questionnaire sur le site EBP, à l’adresse : www.ebp.com/challenge-businessplan 4 QUEL TIMING ? 9 du 3 novembre au 10 décembre 2014 : ouverture du Challenge sur le site EBP 9 du 11 au 15 décembre 2014 : sélection des 8 lauréats par l’équipe pédagogique 9 le 15 décembre 2014 : annonce aux lauréats    9 le 19 décembre 2014 : présentation par les lauréats de leurs projets aux étudiants  à l’université Paris‐Dauphine  et formation des équipes, 14h‐19h 9 du 5 janvier au 27 février 2015 : Atelier BP (travail des étudiants, sous la responsabilité du porteur de projet lauréat –réunion hebdomadaire minimum‐  et tutorat par l’équipe pédagogique), écriture du BP final et préparation de la soutenance 9 le fin février/début mars 2015 : Soutenances des BP à l’université Paris‐ Dauphine en présence des porteurs de projets lauréats (présentations confidentielles) 9 en novembre/décembre 2015 : Remise des diplômes et des Prix BP LE 19 DECEMBRE 2014, JOUR J • Signature des Accord de coopération et Accord de confidentialité   • Rencontre avec les étudiants • présentation des projets aux étudiants • Constitution des équipes 5 MASTER ENTREPRENEURIAT & PROJETS INNOVANTS L’enseignement est divisé en trois parties : 9 la première est composée de cours nécessaires à la création d’une entreprise (étude de marché, gestion de projets, étude financière de la création d’entreprise, communication et négociation, etc..). L’étude de plusieurs cas concrets et les mises en situation sont fréquentes. Notamment pour la partie financière, les étudiants utilisent le  logiciel Business Plan PME Classic 2010 de la société EBP. 9 la deuxième partie est l’aboutissement de l’ensemble des cours et des enseignements dédiés aux situations entrepreneuriales, il s’agit de « l’Atelier BP ». Il s’agit de réaliser, en équipe, un BP afin de mettre en pratique les acquis de la formation, et ce, avec l’appui de l’équipe pédagogique qui assurera un suivi de leur avancement. Les BP choisis sont issus du Challenge BP. 9 la troisième partie est un stage de 6 mois dans une entreprise en France ou à l’étranger. Il permettra aux étudiants de réellement gérer des projets dans la durée et pour certains de créer leur entreprise. Visitez notre site www.masterentrepreneuriat.dauphine.fr Profitez d’une offre complète pour vous lancer dans le E-commerce. Notre pack comprend la solution EBP Votre site E-commerce couplée à 1 an d’abonnement à EBP Gestion Commerciale Classic, et garantit ainsi une parfaite gestion de votre boutique en ligne. 2 logiciels essentiels pour gérer votre boutique en ligne 2015 www.ebp.com EBP Votre site E-commerce Lancez-vous dans l’e-commerce Créez très simplement votre site Internet (nom de domaine, hébergement), sans connaissance en programmation. Choisissez le modèle graphique le plus adapté à votre activité, personnalisezle (mise en page, style, visuels...) et ajoutez-y vos contenus. Disposez ainsi d’une vitrine virtuelle à votre image ! Mettez en place vos solutions de paiements en ligne Appuyez-vous sur des spécialistes du paiement sécurisé (Paypal®, Atos Worldline®…). et proposez ainsi un éventail de règlements à vos clients. Vous pouvez même mettre en place des réductions sur les modes de règlement que vous souhaitez privilégier. Augmentez votre visibilité sur la toile Profitez d’un outil d’optimisation du référencement de votre site, afin d’être le plus visible possible sur les moteurs de recherche. Intégrez sur vos pages des boutons vers Facebook®, Twitter® ou Google®, et référencez vos produits sur les portails de shopping (Ciao, Shopzilla…). Développez votre visibilité pour multiplier vos ventes ! EBP Gestion Commerciale Classic Gérez l’intégralité de votre activité commerciale Gestion des clients et fournisseurs, des ventes, des achats, des stocks, des commerciaux, des règlements… ce logiciel vous permet de piloter toute votre activité commerciale de A à Z et communique avec la solution « Votre site E-Commerce » pour une gestion globale. Profitez de la liaison avec « Votre site E-commerce » Publiez sur votre site vos articles et tarifs issus de la Gestion Commerciale et récupérez dans votre Gestion Commerciale vos commandes, règlements et nouveaux clients enregistrés sur votre site. Une synergie optimale pour plus d’efficacité et de gain de temps au quotidien dans la gestion de votre activité ! Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Votre pack e-commerce Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : La solution «Votre site E-commerce» nécessite un accès Internet haut débit. Caractéristiques générales • Nombre maximum de produits : 1000 • Nombre maximum d’attribut par produit : 20 • Nombre maximum de catégories : 100 • Nombre maximum de modes de livraisons : 15 • Création d’un panier d’achat • Package de langue : français et anglais Design • Plus de 100 modèles de mise en page par secteur d’activité • Design personnalisable • Assistant de création • Multiples images par produit • Gestionnaire de couleur • Animation au format flash • Optimisation pour écran smartphone et applications mobiles • 100 galeries d’image • Redimensionnement des images automatique Marketing • Outil de référencement • Google Adwords • Groupes clients • Recherche multicritères • Remise par type de paiement • Diaporama produit • Bouton Facebook « J’aime » ou « Partager » • Bouton « Recommander ce produit à un ami » • Disponibilité des produits • Question sur le produit • Diffusion sur des portails d’achat : Ciao, Le guide, Shopzilla Statistiques • Fonctionnalité de statistiques standard (etracker) • Google Analytics Paiement et Livraison • Paiement sécurisé : Paypal®, Cybermut®, ATOS® Worldline... • Montant minimum de commande • Type de paiement standard (paiement à l’avance, à la réception, sur facturation) • Saisie manuelle du numéro de carte de crédit • Création de factures, des bons de livraison et des avoirs • Option de livraison (emballage cadeau, carte de voeux) • Sélection de mode d’envoi (So colissimo...) • Nombre maximum de modes de livraisons : 15 • Coût de livraison Sécurité et certifications • Chiffrage SSL • Préparé pour la certification Trusted Shop® • Préparé pour la certification Fia-net® Liste des fonctions non exhaustive votre pack e-commerce 2015 Fonctions d’échanges entre « EBP Votre site E-commerce » et « EBP Gestion Commerciale Classic »*: • Publication du catalogue articles et des prix de vente depuis EBP Gestion Commerciale vers votre site • Récupération automatique des données enregistrées en ligne sur votre site (commandes, nouveaux clients, règlements) dans EBP Gestion Commerciale * La fonction de liaison de la solution «Votre site E-commerce» est disponible sur les versions Classic et PRO d’EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de cette fonction nécessite d’être abonné au Service PRIVILEGE ou PREMIUM. EBP Votre site E-commerce Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Sauvegarde multi-supports et restauration de données Clients • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Tarifs et promotions • Echéancier clients • Historique des articles et des documents par client • Mise en sommeil des clients • Calcul d’itinéraires avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Articles • Famille articles • Article de type bien ou service • Etiquettes avec code-barres • Gestion de la DEEE • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port Services à la personne • Fiche intervenant • Modèles d’attestations de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Ventes • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs… • Envoi par email des documents de vente • Transfert automatique de documents • Saisie des règlements (complets ou partiels) • Multi-échéances, pointage entre échéances • Préparation à la remise en banque • Gestion des lettres de relance Achats • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Gestion des bons de retour et avoirs partiels Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Justification des écarts de stock Gestion des commerciaux • Fichier et famille commerciaux • Barème de commissionnement Statistiques • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques Import/Export • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des règlements et factures vers EBP Compta • Génération comptable des règlements clients et des factures au format du logiciel du cabinet comptable(2) Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter EBP Gestion Commerciale Classic EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Etats Financiers Entreprises www.ebp.com Etablissez vos liasses fiscales 2015, agréées par la DGFiP, en toute simplicité : BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration groupe, annexes fiscales. Présentez les comptes annuels sur des plaquettes personnalisées et déclarez vos liasses au format EDI. Pour établir vos liasses fiscales agréées par la DGFiP Récupérez automatiquement votre balance Importez facilement votre balance issue d’un logiciel de comptabilité EBP sans aucune ressaisie ou laissez vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Gagnez du temps avec le calcul automatique des liasses Indiquez simplement votre régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) et votre mode d’imposition (BIC, BNC, BA, SCI…), le programme calcule instantanément vos liasses. Evitez donc les erreurs de calcul. Déclarez votre CICE Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément à la réglementation en vigueur. Soyez conforme à la législation concernant les téléprocédures Télédéclarez* vos liasses au format EDI conformément aux nouvelles règlementations avec le service EBP Télédéclaration. Personnalisez la présentation de vos comptes annuels Présentez vos comptes annuels sur des plaquettes personnalisées en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. PRO 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet LIASSES PLAQUETTES Régime scal Bilan Tableau Soldes EBP Etats Financiers Entreprises PRO Intrmédiaires de Gestion de nancement Mode d’imposition Télédéclaration 1AN d’Assistance téléphonique INCLUS ZOOM sur les fonctions clés Profitez du calcul automatique des liasses Indiquez simplement votre régime fiscal et votre mode d’imposition, le programme calcule instantanément vos liasses. Editez vos liasses fiscales agréées par la DGFiP selon votre mode d’imposition : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), ou Société Civile de Moyens (SCM), Association, Intégration groupe et votre régime fiscal (régime réel, régime simplifié). Soyez conforme aux nouvelles réglementations concernant la télédéclaration Télétransmettez* vos liasses fiscales au format EDI grâce au service EBP Télédéclaration. Suivez le statut de vos déclarations directement dans votre logiciel (envoyé, en cours, en erreur...). Déclarez votre CICE Indiquez le montant ouvrant droit au CICE conformément à la réglementation en vigueur. Etablissez vos déclarations fiscales Télédéclarez vos liasses au format EDI *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Optimisez la présentation de vos comptes Personnalisez la présentation de vos comptes annuels Présentez vos comptes annuels sur des plaquettes adaptées à votre activité en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires…). Soyez plus près de vos usages grâce aux modèles utilisateurs Définissez vos propres modèles de plaquettes annuelles puis sauvegardez-les pour les adapter aux liasses suivantes. Adaptez le plan de regroupement à vos besoins Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le composant. Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel Repérez-vous facilement dans le logiciel Pour connaitre les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, vous disposez d’un assistant de navigation. Vous visualisez ainsi toutes les étapes à effectuer dans le processus d’édition des liasses. Récupérez automatiquement votre balance et vos immobilisations Importez facilement votre balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité et Immobilisations Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Dupliquez facilement vos dossiers SIREN en utilisant l’assistant de création de dossier Exploitez les liens développés avec votre logiciel de Comptabilité Open Line™ pour créer automatiquement vos dossiers (SIREN). Les informations sociétés sont ainsi renseignées et conservées. Contrôlez vos résultats Evitez les erreurs grâce au contrôle de cohérence Contrôlez votre activité en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées. Consolidez les résultats fiscaux de toutes vos sociétés Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différentes sociétés. Analysez de manière approfondie l’évolution de vos postes comptables Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir l’évolution de vos dettes, produits ou encore de vos charges. Caractéristiques générales • Version monoposte • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation • Gestion de 10 entreprises fiscales/ entités juridiques • Aide en ligne accessible à tout moment • Accès au dossier par mot de passe • Agrément pour l’année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l’administration Récupération des données • Visualisation des liasses antérieures (2010, 2011, 2012, 2013) • Import automatique de la balance et des immobilisations issues des logiciels EBP Comptabilité et Immobilisations Open LineTM. • Création de Dossiers (SIREN) depuis les logiciels de Comptabilité Open LineTM Saisie d’une balance • Saisie d’une balance dans le logiciel • Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Editions • Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d’imposition : BIC : • Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants • Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants Régimes : • Réel Normal : cerfa 2050 à 2059G • Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G BNC : cerfa 2035 et suivants Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS Tableaux pour les Organismes de Gestion Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal cerfa 2143 et suivants Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants Nouveau Association : cerfa 2070 Relevé de frais généraux : cerfa 2067 Édition des annexes Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion Traitements • Calcul automatique des liasses selon le mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS ou BNC) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) • Détail du Compte de Résultat BNC • Détail du Bilan et Compte de Résultat BA Régime Normal, BIC, BNC • Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance • Visualisation du détail des comptes d’une liasse et saisie d’OD(1) • Visualisation des immobilisations et saisie de nouvelles fiches immobilisations si besoin(2) • Réimputation des comptes • Modification et contrôle des formules des liasses • Une formule de calcul peut provenir soit d’un autre formulaire d’une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d’une balance N et N-1 • Impression pour détecter les omissions ou les duplications de comptes dans le plan de regroupement • Création de modèles de liasse, plaquette et paiement • Gestion des données répétables • Liste d’Organismes de Gestion Agréés modifiable • Archivages et restaurations des dossiers (SIREN) • Télédéclaration EDI-TDFC via EBP Télédéclaration(3) (BIC, SCI, ...) • Télépaiement EDI-Paiement via EBP Télédéclaration(3) (CVAE, IS) • Suivi des télétransmissions : acceptation, refus avec explications • Télépaiement de l’IS ( formulaires 2571, 2572, 2572A) • Création des fiches Associé et Immeuble SCI dans le dossier (SIREN) • Gestion des formulaires de liquidation IS (formulaires 2066 et 2029B) Plaquettes • Personnalisation des plaquettes(4) • Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) • Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations • Ajout ou suppression de pages (tableaux de gestion, attestations…) • Modification de l’ordre des chapitres • Ajout de document au format .docx • Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion… Import - Export • Import automatique des balances et immobilisations issues des logiciels EBP Open LineTM • Export des liasses au format .csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondant à chaque cellule • Export des liasses au format .pdf (1) Nécessite l’acquisition d’EBP Compta (2) Nécessite l’acquisition d’EBP Immobilisations (3) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (4) Nécessite l’acquisition de Microsoft® Office Word (version 2003 ou supérieure) Microsoft® Office pour les formats de fichier Word® 2007) EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014 Fonctions Principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : ebp-logiciel-etats-financiers-entreprise_7.pdf EBP Devis-Factures Pratic 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................18 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................18 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................19 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................20 Les filtres ...........................................................................................................................................21 Filtre automatique.............................................................................................................................21 Effacer le filtre..................................................................................................................................21 Les vues.............................................................................................................................................22 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................23 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................23 Création d'une fiche ..........................................................................................................................23 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................23 Autres .............................................................................................................................................23 Gestion des données .........................................................................................................................23 Navigation .......................................................................................................................................23 Aide ................................................................................................................................................24 Notes .................................................................................................................................................25 GUIDE................................................................................................................................................27 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27 Interface ............................................................................................................................................27 Comment commencer ?........................................................................................................................28 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29 Les données de base............................................................................................................................30 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31 Création d'un article..........................................................................................................................31 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31 Tout est prêt !.....................................................................................................................................32 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34 Transférer un document .......................................................................................................................35 Préparation du transfert.....................................................................................................................35 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35 Conséquences du transfert.................................................................................................................35 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................35 EBP Devis-Factures Pratic 2010 iv Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36 Regrouper les documents .....................................................................................................................37 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37 Depuis la liste des documents..........................................................................................................37 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38 Lancement du regroupement...........................................................................................................38 Conséquences du regroupement.........................................................................................................38 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 Comment relancer un devis ?................................................................................................................42 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43 Transfert d'un document....................................................................................................................43 Comment saisir un acompte client ?.......................................................................................................44 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................44 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................44 Rattacher une facture d'acompte à une facture.....................................................................................44 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................45 Comment créer une facture ?................................................................................................................45 Transférer un document .......................................................................................................................46 Préparation du transfert.....................................................................................................................46 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................46 Conséquences du transfert.................................................................................................................46 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................47 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................47 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................48 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................49 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................50 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................50 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................51 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................53 Historique par documents ..................................................................................................................53 Filtres...........................................................................................................................................53 Lignes de document .......................................................................................................................53 Historique par Articles .......................................................................................................................53 Filtres...........................................................................................................................................54 Lignes articles ...............................................................................................................................54 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................55 Création du barème ..........................................................................................................................55 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................55 Comment saisir un règlement client ?.....................................................................................................56 Historique du document .......................................................................................................................57 Présentation de l'historique ................................................................................................................57 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................57 Exemples.........................................................................................................................................57 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients ?...........................................................................58 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................58 Relances clients ................................................................................................................................58 Historique de la ligne ...........................................................................................................................59 Présentation de l'historique ................................................................................................................59 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................59 Exemples.........................................................................................................................................59 Le Transfert Comptable ........................................................................................................................60 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................61 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................62 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................63 MANUEL .............................................................................................................................................65 FICHIER ..........................................................................................................................................65 Nouveau dossier..................................................................................................................................65 Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................66 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................67 Fermer un dossier................................................................................................................................68 Table des matières v Quitter l'application..............................................................................................................................69 VENTES ...........................................................................................................................................70 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................70 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................71 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................71 Actions spécifiques............................................................................................................................71 Devis .................................................................................................................................................73 L'entête ........................................................................................................................................73 Le corps........................................................................................................................................73 Le pied .........................................................................................................................................73 Les autres onglets..........................................................................................................................73 Les actions d'un devis.....................................................................................................................74 Factures .............................................................................................................................................75 L'entête de la facture......................................................................................................................75 Le corps de la facture .....................................................................................................................75 Le pied de la facture.......................................................................................................................75 Les autres onglets..........................................................................................................................75 Les actions d'une facture.................................................................................................................75 Avoirs ................................................................................................................................................77 L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................77 Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................77 Le pied de l'avoir............................................................................................................................77 Les autres onglets..........................................................................................................................77 Les actions d'un avoir .....................................................................................................................77 Factures d'acompte..............................................................................................................................79 L'entête de la facture d'acompte ......................................................................................................79 Le corps de la facture d'acompte......................................................................................................79 Les autres onglets..........................................................................................................................79 Les actions d'une facture d'acompte .................................................................................................79 Avoirs d'acompte.................................................................................................................................80 L'entête de l'avoir d'acompte ...........................................................................................................80 Le corps de l'avoir d'acompte ..........................................................................................................80 Les autres onglets..........................................................................................................................80 Les actions d'un avoir d'acompte......................................................................................................80 TRAITEMENTS... ............................................................................................................................81 Dupliquer un document ........................................................................................................................81 Préparation à la copie de document.....................................................................................................81 Traitement de la duplication...............................................................................................................81 Conséquences de la duplication ..........................................................................................................81 Regrouper les documents .....................................................................................................................82 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................82 Depuis la liste des documents..........................................................................................................82 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................82 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................82 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................82 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................82 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................83 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................83 Lancement du regroupement...........................................................................................................83 Conséquences du regroupement.........................................................................................................83 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................84 Supprimer un document.......................................................................................................................85 Conséquences de la suppression d'un document...................................................................................85 Transférer un document .......................................................................................................................86 Préparation du transfert.....................................................................................................................86 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................86 Conséquences du transfert.................................................................................................................86 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................86 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................87 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................87 CLIENTS .......................................................................................................................................88 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation...............................................................................88 Clients / Prospects ...............................................................................................................................89 Statistiques.........................................................................................................................................91 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)...........................................................................91 L'onglet Données ..............................................................................................................................91 L'onglet Graphique............................................................................................................................91 Familles de tiers ..................................................................................................................................93 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................94 Historique par documents ..................................................................................................................94 Filtres...........................................................................................................................................94 Lignes de document .......................................................................................................................94 EBP Devis-Factures Pratic 2010 vi Historique par Articles .......................................................................................................................94 Filtres...........................................................................................................................................95 Lignes articles ...............................................................................................................................95 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................96 Échéancier ..........................................................................................................................................96 Les onglets ......................................................................................................................................96 Les filtres.........................................................................................................................................96 Les actions.......................................................................................................................................96 Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................98 Les onglets ......................................................................................................................................98 Les filtres.........................................................................................................................................98 Les actions.......................................................................................................................................98 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 100 Catégories ..................................................................................................................................... 100 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 100 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 100 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 100 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 101 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 101 CLIENTS ..................................................................................................................................... 102 Échéancier ........................................................................................................................................ 102 Les onglets .................................................................................................................................... 102 Les filtres....................................................................................................................................... 102 Les actions..................................................................................................................................... 102 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 104 Les onglets .................................................................................................................................... 104 Les filtres....................................................................................................................................... 104 Les actions..................................................................................................................................... 104 DONNÉES.................................................................................................................................... 106 Banque ............................................................................................................................................ 106 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 106 Adresse ...................................................................................................................................... 106 Contact....................................................................................................................................... 107 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 107 Onglet Notes .................................................................................................................................. 107 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 108 Modes de règlement........................................................................................................................... 109 Onglet détail .................................................................................................................................. 109 Création des lignes....................................................................................................................... 109 Test des lignes créées................................................................................................................... 109 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 110 Onglet Notes .................................................................................................................................. 110 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 111 Catégories ..................................................................................................................................... 111 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 111 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 111 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 111 ARTICLES ...................................................................................................................................... 112 Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 112 ARTICLES.................................................................................................................................... 113 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 113 Article .............................................................................................................................................. 114 Familles articles................................................................................................................................. 115 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 116 Historique par documents ................................................................................................................ 116 Filtres......................................................................................................................................... 116 Lignes de document ..................................................................................................................... 116 Historique par Articles ..................................................................................................................... 116 Filtres......................................................................................................................................... 116 Lignes articles ............................................................................................................................. 117 Statistiques....................................................................................................................................... 118 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 118 L'onglet Données ............................................................................................................................ 118 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 118 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 120 Catégories ..................................................................................................................................... 120 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 120 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 120 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 120 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 121 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 121 Documents de vente..................................................................................................................... 122 Table des matières vii Regrouper les documents ................................................................................................................... 122 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 122 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 122 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 122 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 122 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 122 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 122 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 123 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 123 Lancement du regroupement......................................................................................................... 123 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 123 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 124 Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 125 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 125 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 126 Entête ........................................................................................................................................... 126 Pièces transférées........................................................................................................................... 126 Détail des traitements ..................................................................................................................... 126 Actions .......................................................................................................................................... 126 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 127 Catégories ..................................................................................................................................... 127 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 127 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 127 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 127 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 128 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 128 TAXES ........................................................................................................................................ 129 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 129 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 129 Onglet Notes .................................................................................................................................. 130 Types de TVA.................................................................................................................................... 131 Territorialités .................................................................................................................................... 132 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 133 DIVERS....................................................................................................................................... 134 Civilités ............................................................................................................................................ 134 Contacts........................................................................................................................................... 135 Entête ........................................................................................................................................... 135 Contact....................................................................................................................................... 135 Tiers........................................................................................................................................... 135 Onglets.......................................................................................................................................... 136 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 136 Notes ......................................................................................................................................... 137 Codes postaux .................................................................................................................................. 138 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 138 Départements ................................................................................................................................... 139 Pays................................................................................................................................................. 140 Codes NAF........................................................................................................................................ 141 Localisation....................................................................................................................................... 142 Unités .............................................................................................................................................. 143 SOCIETE..................................................................................................................................... 144 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 144 Identification.................................................................................................................................. 144 Adresse de la société....................................................................................................................... 144 Autres informations......................................................................................................................... 145 Options - Identification....................................................................................................................... 146 Informations administratives............................................................................................................ 146 Informations TVA............................................................................................................................ 146 Options - Logo .................................................................................................................................. 148 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 149 Cabinet.......................................................................................................................................... 149 Identification ............................................................................................................................... 149 Adresse du cabinet....................................................................................................................... 149 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 151 Contacts ........................................................................................................................................ 151 Expert Comptable ........................................................................................................................ 151 Collaborateur............................................................................................................................... 151 Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 152 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 153 Clients........................................................................................................................................... 153 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 154 Macro............................................................................................................................................ 154 Ventes........................................................................................................................................... 154 EBP Devis-Factures Pratic 2010 viii Règlements.................................................................................................................................... 154 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 155 Journaux ....................................................................................................................................... 155 Tiers ............................................................................................................................................. 155 Règlements.................................................................................................................................... 155 Remises......................................................................................................................................... 155 Options - Numérotation...................................................................................................................... 156 Ventes........................................................................................................................................... 156 Autres ........................................................................................................................................... 156 Options - Articles............................................................................................................................... 158 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 159 Gestion des messages ..................................................................................................................... 159 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 160 Etat Accepté................................................................................................................................... 160 États des devis ............................................................................................................................... 160 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 161 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 162 Options - Règlements......................................................................................................................... 163 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 164 Décimales...................................................................................................................................... 164 Devise........................................................................................................................................... 164 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 164 Transfert de documents................................................................................................................... 165 Options - Général .............................................................................................................................. 166 Police par défaut............................................................................................................................. 166 Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 167 Création du mot de passe ................................................................................................................ 167 Changer un mot de passe ................................................................................................................ 167 Suppression du mot de passe........................................................................................................... 167 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 168 Catégories ..................................................................................................................................... 168 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 168 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 168 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 168 OUTILS.......................................................................................................................................... 169 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 169 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 170 Bienvenue...................................................................................................................................... 170 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 170 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 170 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 170 Restauration ..................................................................................................................................... 171 Bienvenue...................................................................................................................................... 171 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 171 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 171 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 171 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 171 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 172 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 173 Imports paramétrables....................................................................................................................... 174 Destination source de l'import .......................................................................................................... 174 Codage du fichier............................................................................................................................ 174 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 174 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 174 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 175 Traitement de l'import..................................................................................................................... 175 Import de données ............................................................................................................................ 176 Format des fichiers ......................................................................................................................... 176 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 176 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 177 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 177 Traitement de l'import..................................................................................................................... 177 Export de données............................................................................................................................. 178 Format des fichiers ......................................................................................................................... 178 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 178 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 178 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 178 Traitement de l'export..................................................................................................................... 178 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 179 Type de données ............................................................................................................................ 179 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 179 Sélection du type de données........................................................................................................... 179 Table des matières ix Editeur de requêtes......................................................................................................................... 179 Aperçu des données ........................................................................................................................ 179 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 179 Traitement de l'export..................................................................................................................... 179 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 180 Bienvenue...................................................................................................................................... 180 Choix du dossier ............................................................................................................................. 180 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 180 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 180 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 180 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 182 Bienvenue...................................................................................................................................... 182 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 182 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 182 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 183 Bienvenue...................................................................................................................................... 183 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 183 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 183 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 183 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 183 Archivage ......................................................................................................................................... 184 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 184 Bienvenue................................................................................................................................... 184 Choix du dossier .......................................................................................................................... 184 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 184 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 184 Journal des événements ..................................................................................................................... 185 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 185 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 185 Onglet Suppression......................................................................................................................... 185 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 186 Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ....................................................................... 186 OPTIONS .................................................................................................................................... 187 Options - Services Internet................................................................................................................. 187 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 187 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 187 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 189 Assistance technique.......................................................................................................................... 189 Nous contacter .................................................................................................................................. 190 Glossaire .......................................................................................................................................... 191 Index ............................................................................................................................................... 193 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Devis-Factures Praticet donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Devis-Factures Pratic 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis-Factures Open Line TM Pratic . L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement EBP Devis-Factures Pratic 2010 6 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Devis-Factures Pratic 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Devis-Factures Pratic 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Devis-Factures Pratic . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Devis-Factures Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Devis-Factures Pratic 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Règlements, Échéancier, , Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents), Transfert en comptabilité, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Unités, Localisation), Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Devis-Factures Pratic 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Devis-Factures Pratic 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente EBP Devis-Factures Pratic 2010 18 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. EBP Devis-Factures Pratic 2010 20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". EBP Devis-Factures Pratic 2010 22 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation EBP Devis-Factures Pratic 2010 24 Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 27 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Compta & Devis-Factures Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Devis-Factures Pratic 2010 28 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 29 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Devis-Factures Pratic 2010 30 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. GUIDE 31 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. EBP Devis-Factures Pratic 2010 32 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 33 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Devis-Factures Pratic 2010 34 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. GUIDE 35 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... EBP Devis-Factures Pratic 2010 36 Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 37 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client, x Même civilité, x Même nom de client, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 devis et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) concerné(s) par le regroupement. La saisie d'une période et d'un/des client(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client, ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. EBP Devis-Factures Pratic 2010 38 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). GUIDE 39 Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. EBP Devis-Factures Pratic 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Devis-Factures Pratic 2010 42 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. GUIDE 43 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. EBP Devis-Factures Pratic 2010 44 Comment saisir un acompte client ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientet le montant de l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une facture Lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. GUIDE 45 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Devis-Factures Pratic 2010 46 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... GUIDE 47 Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Devis-Factures Pratic 2010 48 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 49 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Devis-Factures Pratic 2010 50 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 51 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Devis-Factures Pratic 2010 52 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 53 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. EBP Devis-Factures Pratic 2010 54 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. GUIDE 55 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'écocontribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Devis-Factures Pratic 2010 56 Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientet le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 57 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client Ce champ contient le code du client affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client Ce champ contient le nom du client présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Facture, Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, EBP Devis-Factures Pratic 2010 58 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients, de la fiche client, du menu Règlements - Clients - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. GUIDE 59 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un devis en facture. EBP Devis-Factures Pratic 2010 60 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées . Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". GUIDE 61 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. EBP Devis-Factures Pratic 2010 62 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. GUIDE 63 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 65 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Devis-Factures Pratic 2010 66 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. MANUEL 67 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. EBP Devis-Factures Pratic 2010 68 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 69 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Devis-Factures Pratic 2010 70 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 71 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. EBP Devis-Factures Pratic 2010 72 Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 73 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la facture(par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. EBP Devis-Factures Pratic 2010 74 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 75 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. EBP Devis-Factures Pratic 2010 76 En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 77 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider EBP Devis-Factures Pratic 2010 78 Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 79 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Devis-Factures Pratic 2010 80 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 81 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... EBP Devis-Factures Pratic 2010 82 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client, x Même civilité, x Même nom de client, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 devis et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) concerné(s) par le regroupement. La saisie d'une période et d'un/des client(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client, ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. MANUEL 83 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). EBP Devis-Factures Pratic 2010 84 Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. MANUEL 85 Supprimer un document Un document de vente peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, l'historique client, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Devis-Factures Pratic 2010 86 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... MANUEL 87 Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Devis-Factures Pratic 2010 88 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. MANUEL 89 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives. Notes EBP Devis-Factures Pratic 2010 90 Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. MANUEL 91 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. EBP Devis-Factures Pratic 2010 92 Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 93 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 94 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. MANUEL 95 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Devis-Factures Pratic 2010 96 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client, Nom Client, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : MANUEL 97 Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Devis-Factures Pratic 2010 98 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du clientaffectée au règlement. Liste des modes de règlement MANUEL 99 Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Devis-Factures Pratic 2010 100 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Facture... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 101 RÈGLEMENTS Règlements - Démarrer une tâche Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Consulter l'échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. EBP Devis-Factures Pratic 2010 102 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client, Nom Client, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : MANUEL 103 Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Devis-Factures Pratic 2010 104 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du clientaffectée au règlement. Liste des modes de règlement MANUEL 105 Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Devis-Factures Pratic 2010 106 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 107 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque * Le journal de banque * Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 108 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 109 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui correspond à la date du document un montant qui correspond au montant du document EBP Devis-Factures Pratic 2010 110 Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 111 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Facture... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Devis-Factures Pratic 2010 112 ARTICLES Articles - Démarrer une tâche Accès : Articles - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche article.he article Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. MANUEL 113 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Articles La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Changer un code article Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. EBP Devis-Factures Pratic 2010 114 Article Accès : Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres... Comptabilité Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes...). Image Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. MANUEL 115 Familles articles Accès : Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la localisation, l'éco-contribution, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 116 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres MANUEL 117 L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Devis-Factures Pratic 2010 118 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. MANUEL 119 Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. EBP Devis-Factures Pratic 2010 120 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Facture... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 121 OPÉRATIONS Opérations - Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. EBP Devis-Factures Pratic 2010 122 Documents de vente Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client, x Même civilité, x Même nom de client, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 devis et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) concerné(s) par le regroupement. La saisie d'une période et d'un/des client(s) n'est pas obligatoire MANUEL 123 Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client, ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. EBP Devis-Factures Pratic 2010 124 Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. MANUEL 125 Transfert en comptabilité Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées . Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". EBP Devis-Factures Pratic 2010 126 Historique des transferts comptables Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité. La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées, Notes. Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera présente. Entête Cette partie contient : N° de lot Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés. Date de création Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité. Re-transfert Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité. Pièces transférées Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances, ventes, règlements) les données de ces champs seront différentes. Exemples d'historiques : Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08 Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08 Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08 Détail des traitements Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées transférées, ...). Actions A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler". Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée dans une autre application mais pas de réponse de cette application). MANUEL 127 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Facture... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Devis-Factures Pratic 2010 128 PARAMÈTRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Taux de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche taux de TVA. Type de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche type de TVA. Civilités Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Codes postaux Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... MANUEL 129 TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré. Une fiche TVA se compose des éléments suivants : un Type * Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante. une Territorialité * Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante. un Taux Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche. Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée. ainsi que des cases à cocher : Par défaut pour la territorialité Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un document. Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité TVA non perçue récupérable (DOM)(loi) Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse dans le TTC. Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM. Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes déroulante.... Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée dans le dossier. Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type. Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France. Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes par défaut pour toutes les fiches articles. Comptes de TVA Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce taux de TVA. Comptes de gestion Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit. o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles. o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document. o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur les lignes articles. Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan comptable de la comptabilité. EBP Devis-Factures Pratic 2010 130 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 131 Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. EBP Devis-Factures Pratic 2010 132 Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. MANUEL 133 Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note". La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 134 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects …) et aux documents de vente (entête de documents). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 135 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect) ou pas (Contact autonome). Client Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. EBP Devis-Factures Pratic 2010 136 Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 137 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 138 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. MANUEL 139 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 140 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 141 Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Devis-Factures Pratic 2010 142 Localisation Accès : Paramètres - Divers - Localisation La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches. Une localisation est l'emplacement physique de l'article. La fiche localisation se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques). La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Les localisations pourront être saisies dans la fiche article. MANUEL 143 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. La création du dossier propose par défaut une liste d'unités. Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes. Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente, la quantité sera exprimée avec le nombre de décimale défini dans la fiche unité. La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 EBP Devis-Factures Pratic 2010 144 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 145 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Devis-Factures Pratic 2010 146 IDENTIFICATION Options - Identification Accès : Paramètres - Société Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la saisie d'un code NAF. Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA N° de TVA intracommunautaire Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques. Territorialité de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités. Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents. Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut. Taux de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux. Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier (sélectionnée ci-dessus). L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités. Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné. Option de calcul de la TVA Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA : o Sur les débits, o Sur les encaissements, o Mixte. Il n'est pas possible de modifier cette option dans Devis-Factures, vous devez passer par les Options du module de Compta. Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la date de changement. MANUEL 147 Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non. EBP Devis-Factures Pratic 2010 148 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... MANUEL 149 EXPERT Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays EBP Devis-Factures Pratic 2010 150 Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. MANUEL 151 Options - Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Devis-Factures Pratic 2010 152 OPTIONS COMPTABLES Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation Accès : Paramètres - Société Méthode de transfert 2 méthodes de transfert sont possibles : o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité), o Automatique (A chaque validation de document ou règlement). La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes) et de vos règlements, vous pouvez demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité). La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents (ventes) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés. Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de vous reporter au chapitre "Transfert comptable". Activer la validation des données à comptabiliser Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements. Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le document) et reste donc modifiable. L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente, règlement pour le transformer en définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable. Afficher le message d'information de validation Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher". Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente (facture, avoir, facture d'acompte, avoir d'acompte) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de Comptabilité). Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue pas. MANUEL 153 Options - Options comptables - Tiers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de saisir la racine de comptes clients et le paramétrage pour la création des comptes clients. Clients Racine de compte client Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte client Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client : o Racine ou o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001 Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND EBP Devis-Factures Pratic 2010 154 Options - Options comptables - Libellé des écritures Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable. Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro". Macro EBP Devis-Factures vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour les règlements. Les macros disponibles sont : {0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111" La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6} Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008 Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont" La macro à saisir est : {2} {3} {4} Le résultat est : Client Monsieur Dupont Ventes La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte). Règlements La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui a effectué un règlement. Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de Tiers est la REFERENCE Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué. Banque {5} MANUEL 155 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données. Journaux Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le transfert comptable. Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement... Le journal des Opérations diverses dites OD Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les journaux créés dans la partie Comptabilité. Tiers Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte. Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le compte 419 est indiqué. Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes, selon le schéma de transfert. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Règlements Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie d'un règlement. Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement. Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement. Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Remises En règle générale, les remises accordées (ventes) sont comprises dans les comptes de produits (ventes), on comptabilise la vente HT remisée et pas la vente HT avant remise. Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise : Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises accordées sur les documents. La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient compte ou non des remises. EBP Devis-Factures Pratic 2010 156 NUMÉROTATION Options - Numérotation Accès : Paramètres - Société Pour chaque type de documents de vente, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Pour les documents de vente : FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez créer un document ou une fiche. Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Ventes Devis Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DE 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FA 000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AV 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Autres Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Familles clients Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCL00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Clients Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CL000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FAR00001 MANUEL 157 Case à cocher « Utiliser le compteur » Articles Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par AR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Eco-contribution Champ de type chaîne de 8 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par D3E00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Devis-Factures Pratic 2010 158 Options - Articles Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article. Type d’article par défaut Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services. En création du dossier, le type par défaut est Biens. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici. Taux de marge par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options Taux de marque par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux bien Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux Service Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut. MANUEL 159 DOCUMENTS DE VENTE Options - Documents de vente - Options générales Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de ventes. Avertissement si le code article n’existe pas Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article. Utiliser la TVA de l’article Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles. Durée de validité des devis (jours) Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis. La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis.entête du devis. Par défaut, le nombre de jours est 30. Afficher le paiement pour les factures d'acompte Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte. d'un documents d'acompte. Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article. Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions. Gestion des messages Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information : Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante. Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un remboursement d'acompte versé par le client... Afficher le message d'ouverture du règlement créé Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le règlement généré automatiquement. Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la boite du message ou décocher la case à cet endroit. EBP Devis-Factures Pratic 2010 160 Options - Documents de vente - Devis Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client... Etat Accepté Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en facture. La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous. États des devis Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours). MANUEL 161 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis Accès : Paramètres - Société Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de devis fournis avec le logiciel. Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. EBP Devis-Factures Pratic 2010 162 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures Accès : Paramètres - Société Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement. Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. MANUEL 163 Options - Règlements Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients. Moyen de paiement par défaut Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance. Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le moyen de paiement défini ici. La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . "Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée" L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments. En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque. EBP Devis-Factures Pratic 2010 164 Options - Paramétrages Accès : Paramètres - Société Décimales Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants. Prix unitaire Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Quantités Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Montants Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable. Devise L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle. Devise du dossier Champ alphabétique de 50 caractères. Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, Euros est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, € est indiqué par défaut. Devise de contre valeur Champ alphabétique de 50 caractères. Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise. En création de dossier, Francs est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. En création de dossier, F est indiqué par défaut. Taux de conversion Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales. Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut. Codes alpha-numériques Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9. En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être : [Espace] - \ / ( ) _ Les fiches concernées sont : x Codes postaux - Code postal x Secteur Géographique - Code secteur géographique x NAF - Code NAF x Frais de port - Code x Article - Code article x Familles Articles - Code Famille Articles x Unité - Code unité x Eco-contribution - Code éco-contribution x Localisation - Code de localisation x Banque - Code x Modes de Règlement - Code MANUEL 165 x Moyens de Paiement - Code x Client - Code (tiers) x Familles Clients - Code Famille Mais également les champs : x TVA intracommunautaire x Siren Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Transfert de documents Ouvrir les documents générés après transfert La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un transfert. EBP Devis-Factures Pratic 2010 166 Options - Général Accès : Paramètres - Société Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut MANUEL 167 Options - Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe", Valider par le bouton Appliquer. EBP Devis-Factures Pratic 2010 168 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Facture... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 169 OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. EBP Devis-Factures Pratic 2010 170 Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. MANUEL 171 Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. EBP Devis-Factures Pratic 2010 172 Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. MANUEL 173 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. EBP Devis-Factures Pratic 2010 174 Imports paramétrables Accès : Outils - Imports paramétrables L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import paramétrabe de données. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Destination source de l'import Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Familles articles x Clients x Famille clients x Barèmes des éco-contributions. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ; pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage. Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Codage du fichier Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier importé lisible pour le logiciel. Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier. La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer les données de la ligne contenant le nom des colonnes. En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes). Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant. Délimités : Champs séparés par des caractères Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés. Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du fichier à importer. Association des champs de la table avec les champs du fichier Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné précédemment. MANUEL 175 Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la "colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces données sont affichées en dessous du tableau des associations. Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données à importer est modifiée. Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré". Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage. Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données. Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du fichier à importer. Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez d'effectuer. Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage sera inséré. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Type de données à importer, o Chemin et nom du fichier à importer o Format du fichier importé et délimiteur Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Devis-Factures Pratic 2010 176 Import de données Accès : Outils - Import de données L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["]. Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,] Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le dossier et être saisie en Majuscules. Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent dans la liste des "familles article" du dossier Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères, montant... Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer, l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas. Exemple : Fichier avec 4 champs : Code;Nom;Prénom;Ville Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc : Code;Nom;;Ville Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré). Sélection du fichier à importer Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Familles articles, x Unités, x Localisation, x Barème éco-contribution, x Articles, x Familles clients, x Clients. MANUEL 177 Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Aperçu du fichier L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de données. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Chemin et nom du fichier à importer, o Type de fichier, o Remplacement ou pas des données existantes Cliquez sur Lancer pour executer le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Devis-Factures Pratic 2010 178 Export de données Accès : Outils - Export de données L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données / Export. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Structure des fichiers exportés Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées : Les familles articles Les unités Les localisations Les barèmes eco-contribution Les articles Les familles clients Les clients Sélection du fichier à exporter Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : Chemin et nom du fichier à exporter, Type de fichier. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 179 Export art L 215-3 Accès : Outils - Export art L 215-3 Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article L215-3. L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Type de données Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application. Emplacement du fichier d'export et Format du fichier L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous Vista. Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de données et en termes d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Sélection du type de données Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Editeur de requêtes L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste. Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment. Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée. Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export. Aperçu des données Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment. Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : x Format du fichier, x Chemin et nom du fichier à exporter, x Type de données. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Devis-Factures Pratic 2010 180 Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Clients Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion). Modèles d'impression Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des modèles de documents vente. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. MANUEL 181 Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Devis-Factures Pratic 2010 182 Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. MANUEL 183 Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Devis-Factures Pratic 2010 184 Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. x Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. MANUEL 185 Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation ; - le manque d'un n° TVA intracommunautaire ; - la suppression de documents ; - le changement de code, - la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets : o Rupture, o TVA intracommunautaire, o Suppression, o Changement de code (article ou client), o Dévalidation de document. Chaque onglet est composé des colonnes suivantes : o un type d'événement, o une description, o une date : Elle représente la date de génération de l'événement. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : « La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier. Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? » La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier doc » du « date du dernier doc »" Onglet TVA intracommunautaire Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements. La description contient le message suivant : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA intracommunautaire est absent de la fiche client." Onglet Suppression Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : "Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents, pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements." La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »." EBP Devis-Factures Pratic 2010 186 Onglet Changement de code Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ". Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé (Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)" MANUEL 187 OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 189 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. EBP Devis-Factures Pratic 2010 190 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 191 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Articles Avoirs C Clients Créditeurs D Débiteurs Devis E Échéances Échéancier F Factures Factures d'acompte Familles I INSEE ISO M Macro Modes de règlement N N° TVA intracommunautaire NAF P Prospect R Règlements RSS S EBP Devis-Factures Pratic 2010 192 SIREN SIRET Solde T Tarif TVA 193 Index A Aide................................................................5 Archivage .................................................... 184 Articles........................................... 55, 114, 115 Avoir.............................................................50 Avoirs ...........................................................77 B Banques ...................................................... 106 Barème éco-contribution ............................... 133 Barres d'outils ................................................16 C Civilités ....................................................... 134 Clients........................ 43, 53, 56, 89, 93, 94, 116 Code activation ..............................................10 Code NAF .................................................... 141 Code postal.................................................. 138 Codes Postaux.............................................. 138 Configuration requise ........................................7 Contacts...................................................... 135 Convention utilisation EBP .................................3 Création de dossier ................................... 28, 65 D Démonstration .................................................9 Départements .............................................. 139 Devis ...........................33, 34, 40, 42, 48, 52, 73 Dossier..........................................................65 Dupliquer un document ...................................81 E Échéances .....................................................58 Échéancier ........................................ 58, 96, 102 Eco-contribution .............................................55 Editeur de filtres.............................................21 E-mail ................................................41, 49, 51 Export art L 215-3 ........................................ 179 F Facture..........................................................45 Factures ....................................... 40, 48, 52, 75 Familles articles............................................ 115 Familles clients...............................................93 Familles prospects ..........................................93 Filtre automatique ..........................................21 Filtres ...........................................................21 G Glossaire ..................................................... 191 H Historique.................................................... 126 Historique Clients/Articles................... 53, 94, 116 Historique Clients/Prospects................ 53, 94, 116 Historique du document ..................................57 I Import de données ....................................... 176 Import paramétrable..................................... 174 Impression ..................... 100, 111, 120, 127, 168 Impressions ........................................40, 48, 52 Installation ......................................................8 Introduction.....................................................1 J Journal des événements ...........................63, 185 L Liste déroulante..............................................15 Liste des documents de ventes.........................71 Localisation.................................................. 142 M Modes de règlement...................................... 109 Mot de passe utilisateur................................. 167 Moyens de paiement..............................108, 109 N Notes ............................................................25 Nous contacter ............................................. 190 O Options .........................................................29 P Pays............................................................ 140 Présentation ....................................................5 Prospects............................................43, 89, 93 Proxy FTP .................................................... 187 Proxy HTTP.................................................. 187 R Règlement.....................................................56 Règlements clients..........................................56 Regrouper des documents .................. 37, 82, 122 Relancer .................................................. 42, 58 Relances.................................................. 42, 58 Restauration de dossier ............................62, 171 S Sauvegarde .................................... 61, 169, 170 Sauvegarde en ligne ..............................173, 187 Sauvegarde rapide...................................61, 169 Statistiques.............................................91, 118 Supprimer ..............................................85, 182 Supprimer un document..................................85 Supprimer un dossier .................................... 182 T Taux de TVA ................................................ 129 Territorialité................................................. 132 Textes enrichis ...............................................16 Transférer un document .......................35, 46, 86 Transfert comptable......................... 60, 125, 126 Types de TVA............................................... 131 U Unités ......................................................... 143 V Ventes ..........................................................71 Vues .............................................................22 EBP Compta Pratic Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1 Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3 Préambule ......................................................................................................................................... 3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3 Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3 Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3 Limitation de garantie ......................................................................................................................... 3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4 Dispositions finales ............................................................................................................................. 4 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 5 Configuration minimale requise ............................................................................................................ 5 Installation......................................................................................................................................... 5 Le dossier de démonstration ................................................................................................................ 5 Activation du logiciel ........................................................................................................................... 5 Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 5 Introduction du code d'activation manuellement .................................................................................. 5 INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................... 7 Interface ............................................................................................................................................ 7 Présentation du volet de navigation ....................................................................................................... 7 Détail des groupes et fonctions associées ............................................................................................ 7 Les Actions ........................................................................................................................................ 8 LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................... 8 Les champs de saisie ........................................................................................................................ 8 Liste déroulante ............................................................................................................................... 9 La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 10 FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION ................................................................................................ 11 La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 11 Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 12 Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 12 Les filtres ...................................................................................................................................... 13 Les vues ....................................................................................................................................... 13 GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 14 Gestion d'une fiche ......................................................................................................................... 14 Notes ........................................................................................................................................... 15 GUIDE ................................................................................................................................................ 17 COMMENCER .................................................................................................................................... 17 Comment commencer ? .................................................................................................................. 17 Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 17 Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 17 Les données de base ...................................................................................................................... 18 Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 18 TRAVAILLER ..................................................................................................................................... 18 Comment créer un exercice ? .......................................................................................................... 18 Comment changer d'exercice courant ............................................................................................... 19 Comment créer un journal ? ............................................................................................................ 19 Comment créer un compte ? ........................................................................................................... 19 Comment consulter un compte ? ...................................................................................................... 19 Comment lettrer ou délettrer un compte ?......................................................................................... 19 Comment créer un rapprochement ? ................................................................................................ 20 Quel mode de saisie faut-il choisir ? ................................................................................................. 20 Comment saisir dans un journal ? .................................................................................................... 21 Comment saisir dans un guide ? ...................................................................................................... 21 Comment saisir en saisie pratique ? ................................................................................................. 21 Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? ........................................................................ 22 Comment gérer les échéances ? ....................................................................................................... 22 Comment effectuer une déclaration de TVA ? .................................................................................... 23 Comment effectuer la clôture mensuelle ? ......................................................................................... 23 Comment générer les A Nouveaux ? ................................................................................................. 23 Comment effectuer la clôture annuelle ? ........................................................................................... 24 Comment imprimer ? ...................................................................................................................... 24 DIVERS ........................................................................................................................................... 25 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................ 25 Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 25 Comment restaurer ?...................................................................................................................... 25 MANUEL ............................................................................................................................................. 27 FICHIER .......................................................................................................................................... 27 Nouveau dossier ............................................................................................................................ 27 iii EBP Compta Pratic iv Créer un nouveau raccourci ............................................................................................................. 27 Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 27 Fermer un dossier .......................................................................................................................... 28 Quitter l'application ........................................................................................................................ 28 AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 28 Tableau de bord ............................................................................................................................. 28 Ecran de démarrage ....................................................................................................................... 29 QUOTIDIEN ...................................................................................................................................... 29 Quotidien - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 29 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ........................................................................................................ 29 SAISIE PAR JOURNAL ..................................................................................................................... 32 RECHERCHE D'ÉCRITURES .............................................................................................................. 52 SAISIE PAR GUIDE ......................................................................................................................... 54 SAISIE PRATIQUE .......................................................................................................................... 56 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 58 RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................... 61 DÉCLARATION DE TVA .................................................................................................................... 64 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 83 CONSULTATION ................................................................................................................................ 84 Consultation - Démarrer une tâche ................................................................................................... 84 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 84 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................... 87 LETTRAGE SIMPLIFIÉ ...................................................................................................................... 88 GRAND LIVRE INTERACTIF .............................................................................................................. 91 BALANCE INTERACTIVE .................................................................................................................. 93 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 94 EXERCICES/CLOTURES ...................................................................................................................... 94 Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche .......................................................................................... 94 EXERCICES ................................................................................................................................... 95 GESTIONNAIRE DE JOURNAUX ........................................................................................................ 97 CLOTURE ANNUELLE ....................................................................................................................... 98 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 99 PARAMETRES ................................................................................................................................. 100 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 100 JOURNAUX .................................................................................................................................. 100 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ...................................................................................................... 102 BANQUES .................................................................................................................................... 104 NATURES DE COMPTE ................................................................................................................... 106 MODELES DE GUIDE ..................................................................................................................... 107 MODELES DE LIBELLE ................................................................................................................... 108 TAXES ........................................................................................................................................ 109 DIVERS ....................................................................................................................................... 111 SOCIÉTÉ ..................................................................................................................................... 115 Mot de passe utilisateur ................................................................................................................ 124 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 125 OUTILS .......................................................................................................................................... 126 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 126 Sauvegarde ................................................................................................................................. 126 Restauration ................................................................................................................................ 127 Historique de sauvegarde .............................................................................................................. 128 Sauvegarde en ligne ..................................................................................................................... 128 Export du schéma de la base de données ........................................................................................ 128 Communication Entreprise-Expert .................................................................................................. 129 Exporter les liasses fiscales ........................................................................................................... 129 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 130 Outil de requêtage ....................................................................................................................... 131 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 131 Maintenance sur les journaux ........................................................................................................ 132 Editeur de modèles ...................................................................................................................... 132 Plan de regroupement .................................................................................................................. 132 Import/Export de la configuration .................................................................................................. 135 Archivage .................................................................................................................................... 135 Journal des événements ............................................................................................................... 136 OPTIONS .................................................................................................................................... 137 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 139 Assistance technique ....................................................................................................................... 139 Nous contacter ............................................................................................................................... 139 Glossaire .......................................................................................................................................... 141 Index ............................................................................................................................................... 147 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Devis-Factures Pratic 2010 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite 3 EBP Compta Pratic 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2, o Windows Vista SP1 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance "Ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Devis-Factures Pratic 2010 Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : Clé PC : elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel. 5 EBP Compta Pratic 6 Nom de l'entreprise : Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Licence : Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel. Clé Web : Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d'activation : Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Devis-Factures Open Line TM Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient : ƒ Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier. Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements). ƒ L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 4 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...) Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des groupes et fonctions associées Quotidien : - Démarrer une tâche - Plan comptable entreprise - Saisie par journal - Recherche d'écritures - Saisie par guide - Saisie pratique - Consultation/Lettrage - Rapprochement bancaire - Déclaration de TVA - Impressions Consultation : 7 EBP Compta Pratic - Démarrer une tâche - Consultation de compte - Lettrage simplifié - Lettrage automatique - Grand Livre interactif - Balance interactive - Impressions Exercices/Clôtures : - Démarrer une tâche - Exercices - Gestionnaire de journaux - Clôture annuelle - Impressions Paramètres : - Démarrer une tâche - Journaux - Plan comptable entreprise - Natures de comptes - Modèles de guide - Modèles de libellés - Taxes - Taux de TVA - Type de TVA - Territorialité - Types d'opération - Régimes de TVA - Déclarations et Paramétrage des déclarations - Divers - Civilités, - Codes postaux, - Départements, - Pays, - Moyens de paiement, - Modes de règlement, - Code NAF - Société - Coordonnées - Identification - Logo - Expert (cabinet et contacts) - Trésor Public - Paramétrage - Général (police par défaut) - Mot de passe - Impressions. Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option Afficher moins de boutons. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie 8 INFORMATIONS GÉNÉRALES Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Compte" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données). Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification. 9 EBP Compta Pratic Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de surlignage Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. 10 INFORMATIONS GÉNÉRALES Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste... Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (par exemple : Saisie par guide), vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner le type de fiche que vous souhaitez ajouter (en l'occurrence : Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations Diverses). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer : ƒ la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P, ƒ la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide 11 EBP Compta Pratic Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée Filtrer sur cette valeur. Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : - Trier par ordre croissant - Trier par ordre décroissant - Annuler le tri, qui permet de revenir au tri précédent. Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste. Regrouper - Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. - Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes - Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. - Ajustement automatique toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. 12 INFORMATIONS GÉNÉRALES • "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri (regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante) ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; 13 EBP Compta Pratic d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien table entre deux tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + I Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. 14 INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Action -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Compte a pour actions associées : - Consultation/Lettrage (accessible dans tous les cas, ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage), - Fiche Tiers (accessible si le compte a été créé en Gestion commerciale, ce bouton permet d'afficher la fiche Tiers existant dans cette application). Vue - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - Liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. GUIDE COMMENCER Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Comment créer les données principales ? Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes. Création d'un exercice Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu Exercices/Clôtures - Exercices. La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche Définir comme exercice courant ou grâce au menu contextuel. Pour créer un exercice, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant. Création d'un journal Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu Paramètres - Journaux. Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux. Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé. Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie". Création d'un compte Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus Quotidien - Plan comptable entreprise ou Paramètres - Plan comptable entreprise. Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes. Pour créer un compte, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses" Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Société. 17 EBP Compta Pratic La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes : Coordonnées : Permet d'identifier le dossier. Trésor Public : Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment à la TVA. Options comptables : Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier. Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles : - les paramétrages de TVA sur le dossier, - les paramétrages de TVA sur les comptes, - les valeurs par défaut dans les options du dossier, - les modes de règlements, - les civilités, - les codes postaux, - les départements, - les pays, - les codes NAF. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment créer un exercice ? Comment changer d'exercice courant ? Comment créer un journal ? Comment créer un compte ? Quel mode de saisie choisir ? Comment saisir dans un journal ? Comment saisir dans un guide ? Comment saisir dans un masque de saisie pratique ? Comment gérer les échéances ? Comment consulter un compte ? Comment lettrer ou délettrer un compte ? Comment créer un rapprochement ? Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Comment effectuer une déclaration de TVA ? Comment effectuer la clôture mensuelle ? Comment générer les A Nouveaux ? Comment effectuer la clôture annuelle ? Comment imprimer ? Comment consulter le journal des événements ? Comment restaurer ? Comment sauvegarder ? TRAVAILLER Comment créer un exercice ? Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu Exercices/Clôtures - Exercices. Pour créer un exercice, vous pouvez activer: - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. 18 GUIDE Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent. Un dossier ne peut contenir au maximum que deux exercices ouverts. Aussi, si vous désirez créer un troisième exercice, vous devez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice. Comment changer d'exercice courant Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier. Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner Exercices dans le menu Exercices/Clôtures. Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner Définir comme exercice courant, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Comment créer un journal ? Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu Paramètres - Journaux. Pour créer un journal, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut. Comment créer un compte ? Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu Quotidien ou dans le menu Paramètres. Pour créer un compte, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous d'abord devez impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche. Comment consulter un compte ? Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation/Lettrage ou grâce au menu Consultation - Consultation/Lettrage. Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation de compte. Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour. Comment lettrer ou délettrer un compte ? Paramétrage des comptes Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte. Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - Valeurs par défaut et renseigner l'option Lettrage qui convient dans la zone Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise ou le menu Paramètres - Plan comptable entreprise et renseigner l'option Lettrage qui convient dans l'onglet Paramétrage. 19 EBP Compta Pratic Deux modes de lettrage Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique. Lettrage manuel Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir : - du menu Quotidien - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Lettrage simplifié Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre. Lettrage automatique Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu "Consultation - Lettrage automatique". Comment créer un rapprochement ? Paramétrage de la fiche compte Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage. Création d'un rapprochement La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu Quotidien - Rapprochements. Dans cette liste, activez : - le bouton Ajouter de la barre d'outils, - la touche Inser de votre clavier, - ou la tâche Ajouter du menu contextuel. Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire. Exécution d'un rapprochement Lorsque la fenêtre complémentaire est renseignée, alors la fenêtre de rapprochement s'affiche. Elle contient les différentes lignes d'écritures comptabilisées qui peuvent être pointées entre elles manuellement. Quel mode de saisie faut-il choisir ? L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents. Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle. Saisie pratique La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables. Saisie par écriture La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Saisie par guide La saisie par guide est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée. Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable. Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal. 20 GUIDE Saisie par journal La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre. Comment saisir dans un journal ? La saisie par journal dépend des journaux et des mois existants de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors la saisie est possible sur tous les journaux/mois des exercices ouverts, - si l'exercice courant est clôturé, alors la saisie journal est accessible uniquement en mode consultation sur tous les journaux/mois de cet exercice clôturé. La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée. Elle est accessible principalement grâce au menu Quotidien - Saisie par journal. Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez Saisir par journal dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches. Mais d'autres accès existent comme Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal ou comme les boutons Saisie par journal disponibles dans différentes fenêtres. Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement. Comment saisir dans un guide ? La saisie par guide est régie par différents principes. Modèles de guides La saisie par guide nécessite tout d'abord de créer le modèle de guide qui convient. Pour cela, vous devez accéder à la liste des modèles de guides grâce au menu "Paramètres - Modèles de guide". Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins. Saisie par guide Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer le guide de saisie qui lui correspond. Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu Quotidien - Saisie par guide. Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Ensuite, lorsque le guide de saisie est affiché, vous devez sélectionner le type de guide à créer, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées. La comptabilisation de ce guide se fait uniquement à la demande, grâce au bouton Comptabiliser de la barre d'outils. Comment saisir en saisie pratique ? La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable. 21 EBP Compta Pratic Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations. Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus Quotidien - Saisie pratique puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie). Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens : - faire Inser, - cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils, - sélectionner Ajouter dans le menu contextuel. Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture. Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants : - écriture simulée, - écriture non validée ou confirmée, - écriture validée. Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages. La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes : - Bouton Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante - Bouton Traitement sur les écritures - Valider tout - Menu Actions - Simuler l'écriture - Menu Actions - Confirmer l'écriture - Menu Actions - Valider l'écriture courante - Menu Actions - Valider tout La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Comment gérer les échéances ? Paramétrage des comptes La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte. Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez : - sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - renseigner l'option Echéancier qui convient dans la Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez : - sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise - renseigner l'option Echéancier qui convient dans l'onglet Paramétrage. Saisie des échéances La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable. La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne Date d'échéance. L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton Echéancier disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton "+" présent dans la colonne Date d'échéance. L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce. Pointer les échéances 22 GUIDE Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. Impression des échéances Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance (échues ou à échoir Echues = Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées. A Echoir = Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.). Comment effectuer une déclaration de TVA ? Avant toute saisie, vous devez tout d'abord : - paramétrer la TVA au niveau du dossier, - paramétrer la TVA au niveau des comptes. Puis, après ces paramétrages, vous pouvez exécuter les opérations liées à la déclaration elle-même : - création d'une déclaration de TVA, - exécution de la déclaration de TVA. Paramétrer la TVA sur le dossier Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu Paramètres - Société - Coordonnées et Identification tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations à proprement parler. Paramétrer de la TVA sur les comptes Ensuite, vous devez renseigner pour chaque compte, les différents champs de la zone "Paramétrage TVA" de l'onglet Paramétrages. Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles. Créer une nouvelle déclaration Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu Quotidien - Déclarations de TVA, en : - activant le bouton Ajouter de la barre d'outils, - activant la touche Inser de votre clavier, - sélectionnant la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la déclaration et la période de déclaration à créer. Exécuter une déclaration Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché. Régulariser une déclaration Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles. Comment effectuer la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture mensuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer : - soit en cochant la case située à gauche de la ligne, - soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace, - soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris. Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance. Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez Clôturer journaux/mois. Comment générer les A Nouveaux ? 23 EBP Compta Pratic A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. Comment effectuer la clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice comptable. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture annuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Clôture annuelle et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements. Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer, entre autres : - un journal, - un Grand Livre, - une balance, - une Balance Agée, - un échéancier, - un bilan, - un compte de résultat, - un journal centralisateur, - un rapprochement, 24 GUIDE 25 - un avancement de la saisie, - un suivi des écritures. Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle... Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Ces étapes consistent à : Saisir le nom de la base de données, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; • L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. 27 EBP Compta Pratic Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Afficher le tableau de bord Le tableau de bord permet de visualiser à la date système les éléments comptables les plus importants de votre exploitation. Contenu du tableau de bord Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut : Situation de trésorerie Cet état se décompose en deux parties : Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système. Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses. Comparatif des résultats cumulés Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent. Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges"). Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant. Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70. La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60") 28 MANUEL Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale. Cette divergence peut provenir par exemple : - de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ; - de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité. Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord. Ecran de démarrage Accès : Affichage - Ecran de démarrage Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Facture client : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites par Mes Ventes. Encaissement : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites dans Ma Trésorerie. Consultation/Lettrage: permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Facture Fournisseur : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites par Mes Achats. Décaissement : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites dans Ma Trésorerie. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Recherche d'écritures : permet d'accéder à la recherche des écritures. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA. Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier. QUOTIDIEN Quotidien - Démarrer une tâche Accès : Quotidien - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Facture Client : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Facture client. Facture Fournisseur : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Facture Fournisseur. Encaissement / Décaissement : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Encaissement ou Décaissement. Remise de chèques : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Remise de chèques. Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal. Consultation : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE 29 EBP Compta Pratic Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste 30 MANUEL Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. 31 EBP Compta Pratic - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. SAISIE PAR JOURNAL SAISIE PAR JOURNAL Saisie par journal : la liste des journaux/mois Accès : Quotidien - Saisie par journal Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité. Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables. Les onglets Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste. Mois en cours Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant. Définition du mois en cours : - Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système. Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008. - Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant. Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre 2007. Tous les mois Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal. Tous les journaux Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. 32 MANUEL - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois. Le contenu de la liste Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique : Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit. Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit. Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être égale à la somme de tous les montants créditeurs. Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois. Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois. Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle. Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge. Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie. Accéder à la saisie Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés. Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.. Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Corps de la fenêtre de saisie par journal Accès : Quotidien - Saisie par journal C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie. C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...). Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : 33 EBP Compta Pratic Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Jour * Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée. Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal. N° de pièce Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. 34 MANUEL Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Totaux du journal Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : 35 EBP Compta Pratic Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. 36 MANUEL Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. 37 EBP Compta Pratic Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, 38 MANUEL - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture 39 EBP Compta Pratic L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages 40 MANUEL La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture 41 EBP Compta Pratic Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). SAISIE PAR ÉCRITURE Saisir une nouvelle écriture comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois. Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même écriture. Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent : - Faire Ajouter dans la barre d'outils ; - cliquer sur Saisir une nouvelle écriture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir une nouvelle écriture dans le menu contextuel. 42 MANUEL Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix : - Faire Modifier dans la barre d'outils ; - double cliquer sur la ligne de la liste ; - sélectionner Modifier dans le menu contextuel. Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient. Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction Saisir une nouvelle écriture sont modifiables ou supprimables. Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer. Contenu du masque de saisie Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois. Vous pouvez obtenir ici des informations sur : - la présentation générale de la fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête. Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque. Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal. Corps de la fenêtre de saisie par écriture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". 43 EBP Compta Pratic - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable 44 MANUEL La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Ajouter : 45 EBP Compta Pratic - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie 46 MANUEL Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. 47 EBP Compta Pratic Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. 48 MANUEL Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % 49 EBP Compta Pratic Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. 50 MANUEL Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. 51 EBP Compta Pratic En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). BALANCE D'OUVERTURE Saisir la balance d'ouverture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé. Il est donc ainsi possible de : - saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ; - saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A Nouveaux prévue par le logiciel. Contenu de la fenêtre Vous pouvez obtenir ici des détails sur : - la présentation de cette fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux : Journal : Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type A Nouveaux est disponible dans la liste. Mois : Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste. Jour : Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice. Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel. Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre. Suppression de la balance d'ouverture Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures. En revanche, en cas de besoin, il est possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il faut sélectionner l'exercice courant concerné puis sélectionner Outils - Balance d'ouverture - Supprimer la balance d'ouverture. Si la balance d'ouverture contient une écriture validée ou même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible. Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des événements. RECHERCHE D'ÉCRITURES Recherche d'écritures Accès : Quotidien - Recherche d'écritures Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique... Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie... 52 MANUEL Contenu de la liste Son contenu dépend de l'état de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors toutes les lignes d'écritures des exercices ouverts sont visibles ; - si l'exercice courant est clôturé, alors seules les lignes d'écritures de cet exercice clôturé sont visibles. Les colonnes Jour, Pièce, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie. La colonne Origine informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée : - Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal, - Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée, - Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée, - Saisie par guide : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal, Rechercher et trier des écritures Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés : - Recherche dans la liste : Une zone existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application. Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche. - Recherche par les filtres : Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé. Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées. Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour. - Tri par regroupement : Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet. Accéder à l'écriture comptable recherchée Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Créer une nouvelle écriture comptable Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez : - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Contrôle des pointages Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office. Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste. La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage. Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles. Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste. Conservation des filtres 53 EBP Compta Pratic Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. SAISIE PAR GUIDE Saisie guidée : principes Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation. Cette saisie s'articule autour de deux axes : - Modèles de guides : Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. - Saisie par guide : Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide. Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal. Liste des écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes. Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets : - Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses) - Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats. - Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes. - Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie. - Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses. Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême. Les écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel. Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie. Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé. Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées. 54 MANUEL Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes Onglet Saisie En-tête de l'onglet Saisie Libellé Ce champ saisissable. Guide * Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants. Type de journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Mois * Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant. Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Numéro Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice. Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document. Etat Ce champ est automatiquement géré par le logiciel. - En cours : Le guide n'a pas encore été comptabilisé. C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation. - Comptabilisé : Le guide a été comptabilité. C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations. Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même. En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée. - Modifié en saisie par journal : Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié. Corps de l'onglet Saisie Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés. Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable. Le corps du guide se divise en différentes colonnes : - Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant. - Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide. - N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. - Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. - Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. - Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. 55 EBP Compta Pratic Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques : - Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. - Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité. Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à Comptabilisé. Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut. Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée. N° Pièce et libellé Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie. La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé. Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé. Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini. Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide. Formules Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier. TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus. TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus. Solde : Permet de calculer le solde du guide. SAISIE PRATIQUE Mes achats, Mes ventes La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture. Comment saisir une facture d’achat ? Accès : Quotidien – Mes achats Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. - Indiquez la date de la facture. - Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. - Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. - Saisissez le total TTC. - Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. - Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. - Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT. Comment saisir une facture de vente ? Accès : Quotidien – Mes ventes Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 56 MANUEL Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. Ma trésorerie Comment saisir un encaissement client ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement. - Sélectionnez Encaissement client. - Indiquez la date de l’encaissement. - Choisissez la banque ou la caisse concernée. - Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. - Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement. Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : - Les encaissements - Les décaissements - Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) - Les remises de chèques. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. 57 EBP Compta Pratic Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. 58 MANUEL Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage 59 EBP Compta Pratic Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture 60 MANUEL Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Liste des rapprochements Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes. Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément : - Il est de nature Compte pour rapprochement. - Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie. - L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte. Création d'un nouveau rapprochement Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants : Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante. Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur. La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes : - elle doit être comprise dans l'exercice courant ; - elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte. Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue : Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement. Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement. Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé. 61 EBP Compta Pratic La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé. Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction. Suppression d'un rapprochement La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement. En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible. Rapprochement bancaire manuel Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque. Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties Les Paramètres Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement. Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables. La zone Ecart Solde du relevé : Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire. Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif. Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif. Solde des lignes non pointées : Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement. Ecart de rapprochement : Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré. Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les Solde des lignes non pointées. Le filtre sur les lignes à afficher Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante : Toutes : Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Rapprochées : Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Non rapprochées : 62 MANUEL Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir. Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement. Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel. Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage. Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués. Le prochain code pointage Le code pointage est par défaut à "Ok". Il peut être modifié de deux façons différentes : - Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage". Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs. - Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage. Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs. Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées. Le corps du rapprochement Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher". Le pointage et le dépointage dans un rapprochement Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons : - Soit en double cliquant sur une ligne. - Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage. - Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée. - Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié. - Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier. - Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée. - Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché. Les autres actions possibles dans un rapprochement Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine. Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne. Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes. Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins. Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement 63 EBP Compta Pratic Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché. Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné. Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN. Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher. Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles : - soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher. - soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher. Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes. DÉCLARATION DE TVA Liste des déclarations de TVA Accès : Quotidien - Déclarations de TVA La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant. Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. Déclaration * : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible. Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles. Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible. En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles. En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles. Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte. Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre. Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA. Fenêtre de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA Cette fenêtre est découpée en quatre onglets : Lignes sur débits 64 MANUEL Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures. Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Lignes sur encaissements Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements". Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Aperçu Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA). De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches... Lignes non déclarées Contenu de l'onglet Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA. Il peut s'agir : - de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés, - de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier, - de règlements non affectés à une échéance. Compte non correctement paramétré : Compte 701 (Ventes de produits finis) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété) Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant : Compte 627 (Services bancaires et assimilés) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : Exonéré Interpréter et corriger les lignes de cet onglet Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration. Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées. Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA. Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration. Autres fonctions 65 EBP Compta Pratic Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture. Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul. Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros. Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration. Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché. En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul. Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros. Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché. Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée. En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré. Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile. Aperçu de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA La déclaration de TVA se décompose en deux parties : En-tête Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables. La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi. Corps de la déclaration de TVA Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de TVA. La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes. La plupart des champs sont modifiables (champs grisés). Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité. Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants. D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante. Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici. Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici. Régularisation d'une déclaration de TVA 66 MANUEL Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. 67 EBP Compta Pratic Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE. Vous devez saisir : - Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE. - Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -). Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir : - Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise. Vous devez saisir : - Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise. - Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). - Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) 68 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -) - Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 % - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). - Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). - Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). - Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). - Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. 69 EBP Compta Pratic CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 % - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) 70 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) 71 EBP Compta Pratic Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA. Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations. Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 1 - Achats France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 2 - Achats France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.055.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : 72 MANUEL sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 55.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3A, 09 et 20 - CA12 : Lignes AA et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 6 - Achats en franchise Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 07 - CA12 : Ligne 01 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : 73 EBP Compta Pratic Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Achats en franchise Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3B, 08 et 20 - CA12 : Lignes AB et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Assujetti établi hors de France Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44586xxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 4091xxxx - Débit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) 9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes AC et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : Sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : Sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 604xxx - Achats de marchandises : 74 MANUEL Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 604xxxxx - Débit - 1.000.00 € Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 10 - Ventes France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 11 - Ventes France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.055.00 € 44571xxx - Crédit - 55.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 12 - Ventes UE Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 06 - CA12 : Ligne 04 Comptes à utiliser et leur paramétrage : 75 EBP Compta Pratic - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 02 et 08 - CA12 : Ligne 13 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 14 - Autres ventes non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 05 - CA12 : Ligne 03 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Autres opérations non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 6A - CA12 : Ligne 4D Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 7A - CA12 : Ligne 4B Comptes à utiliser et leur paramétrage : 76 MANUEL - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44587xxx - Débit - 196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 4191xxxx - Crédit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM 18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 24 - CA12 : Ligne 20, 27 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4456xxx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Option de calcul : en fonction du fournisseur - 441xxx - Etat subvention à recevoir : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 77 EBP Compta Pratic 441xxx - Crédit - 85.00 € 4456xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine 20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa 22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 78 MANUEL Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa 24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa 26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11 - CA12 : Lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 4457xxx - TVA : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 4457xxxx - Crédit - 85.00 € 7079xxxx - Crédit - 1.000.00 € 27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 20 - CA12 : Lignes 23, 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 79 EBP Compta Pratic Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI) Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France) 28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM) 30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 80 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI) Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France 32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 33 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur 34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 81 EBP Compta Pratic 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 35 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM 36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 37 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur 38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 82 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 39 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. 83 EBP Compta Pratic Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. CONSULTATION Consultation - Démarrer une tâche Accès : Consultation - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes. Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance. Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. 84 MANUEL Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. 85 EBP Compta Pratic Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique 86 MANUEL Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. 87 EBP Compta Pratic Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. LETTRAGE SIMPLIFIÉ Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. 88 MANUEL Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage 89 EBP Compta Pratic Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. Lettrage simplifié Accès : Consultation - Lettrage simplifié La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher. Filtres Les filtres affichés sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de lettrage. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de lettrage, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : Intitulé du compte Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). 90 MANUEL Affichage des lignes d'écritures L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. La fenêtre de lettrage est séparée en deux tableaux qui regroupent les lignes d'écritures : - Le premier tableau affiche les Factures et les Remboursements. - Le second tableau affiche les Avoirs et les Règlements. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la fenêtre de lettrage Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agit, par exemple, de la facture transférée par la Gestion Commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans un paragraphe précédent. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de lettrage, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). GRAND LIVRE INTERACTIF Grand Livre interactif Accès : Consultation - Grand Livre Interactif 91 EBP Compta Pratic Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur le type des lignes Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...) Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée 92 MANUEL Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. BALANCE INTERACTIVE Balance interactive Accès : Consultation - Balance interactive La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur les comptes mouvementés Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés. 93 EBP Compta Pratic Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée. Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EXERCICES/CLOTURES Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche 94 MANUEL Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures. Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux. Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle. EXERCICES Liste des exercices Accès : Exercices/Clôture - Exercices La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes. L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice. Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut. Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier. En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés. Date de début Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Date de fin Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier. Date de clôture Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle. Exercice courant L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé). Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle. Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant. Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins. L’exercice courant peut être identifié : - dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ; - dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant. 95 EBP Compta Pratic Pour définir un exercice courant, il faut : - se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, - puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. . Fiche exercice Accès : Exercices/Clôtures - Exercices La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches. La fiche Exercice se décompose en : En-tête Période de l’exercice * : Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste. La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible. Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive : 1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure. 2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009. 3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés. Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé. Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables. Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice. - Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée. - Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée. Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système = Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, 96 MANUEL - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. GESTIONNAIRE DE JOURNAUX Principes de simulation Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les rapprochements, - sur la validation, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de validation Le statut "Validé" est symbolisé par un "V". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les modifications des écritures en saisie, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de clôture mensuelle Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification. Pour pouvoir être clôturé mensuellement : - toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé. - tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. 97 EBP Compta Pratic CLOTURE ANNUELLE Principes de clôture annuelle Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants : - L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier. - Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice. - Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées. - Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement. - Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant. La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant. Clôture annuelle Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes. Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché. Un bouton permet la sauvegarde du dossier. Page 1/4 : Clôture annuelle Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier. Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables. Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante. Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte". Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable. Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant Les dates de l'exercice suivant sont : - proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà, - proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore. Options : Le choix de l'option est modifiable. - Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant. - Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement. Page 3/4 : Impressions 98 MANUEL Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur. Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient. Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire. Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier. Page 4/4 : Contrôles Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer. La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut. Echec : Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture ne peut donc pas être exécutée. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Information : Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Ok : Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer. Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées. Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués. Bouton : Lancer Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement. Page : Opération terminée Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté. Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant. L'exercice suivant est automatiquement affiché. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal 99 EBP Compta Pratic Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA. Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant. Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe... JOURNAUX Plan de journaux Accès : Paramètres - Journaux La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes. Il permet d'accéder aux fiches journal. 100 MANUEL Fonctionnement général : Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier. Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer. De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés. Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut : Plan de journaux livré par défaut : Un journal de Type ACHATS = AC, Achats Un journal de type VENTES = VE, Ventes Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier. Cas des journaux de type A Nouveaux : Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut. En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel. D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé. Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés. Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée. Fiche journal Accès : Paramètres - Journaux La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux. La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches. La fiche journal est divisée en différentes parties : En-tête de la fiche journal Code * Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus. La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Type * Le type de journal est "Achats" par défaut. Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante. Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable. Description * La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal. La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces. 101 EBP Compta Pratic Cette description reste modifiable à tout moment. Onglet saisie L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices : Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors : - les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants, - les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. 102 MANUEL L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques 103 EBP Compta Pratic Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. BANQUES Liste des banques Accès : Paramètres - Banques La gestion des banques est commune à toutes les listes. Elle permet de gérer les fiches Banques. Fiche Banques 104 MANUEL Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. 105 EBP Compta Pratic Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. NATURES DE COMPTE Natures de comptes Accès : Paramètres - Natures de comptes 106 MANUEL Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun. La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui : - sont lettrables - ont un comportement identique sur certaines impressions - permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé) -.... Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui : - sont définies au niveau de la fiche exercice - sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle. Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. MODELES DE GUIDE Liste des modèles de guides de saisie Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes. Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même : - Type du modèle - Nom du modèle - Journal de destination - Modèle inactif Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés. Modèles de guides Accès : Paramètres - Modèles de guides L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables. Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. En-tête du modèle Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal. Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles. Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué. Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée. Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste. 107 EBP Compta Pratic Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment. Corps du modèle Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée. Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir. Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce. Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé. Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement. Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique. Case à cocher : Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher. Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable. Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable. Les autres fonctions disponibles : - Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide. - Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide. - Supprimer : permet de supprimer une ligne existante. - Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer. - Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie. MODELES DE LIBELLE Libellé type Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives. Modèles de libellés Accès : Paramètres - Modèles de libellé Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut. Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal. Créer un Modèle de libellé Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés : - en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches, - en cliquant sur le bouton Inser du clavier, - en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit). Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir : 108 MANUEL - son code, - son Libellé, - le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser. La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches. Rendre actif ou inactif un modèle de libellé Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal. Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation. Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment. Modifier ou supprimer un modèle de libellé La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie. La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies. Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de : - se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante, - ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés. Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles. TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes. La liste se décompose en deux onglets : Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier. Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier. L'ajout d'un taux de TVA est possible. Ces taux sont réglementés par l'Administration. En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et "Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux. Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration. Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré 109 EBP Compta Pratic Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. Types d'opération Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes. Cette liste aide à établir la déclaration de TVA. Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA. Régimes de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française. Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux. Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles. Déclarations livrées par défaut Liste Accès : Paramètres - Déclarations. La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible. 110 MANUEL Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier. Paramétrage Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au code postal. Le département Sélectionnez le département associé au code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). 111 EBP Compta Pratic Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 112 MANUEL Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document 113 EBP Compta Pratic Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 114 MANUEL Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. SOCIÉTÉ Coordonnées Accès : Paramètres - Société - Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . 115 EBP Compta Pratic Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Identification Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...) Informations administratives Accès : Paramètres - Société - Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. 116 MANUEL Informations TVA Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. 117 EBP Compta Pratic Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Logo de la société Accès : Paramètres - Société - Logo Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO. EXPERT Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom / Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. 118 MANUEL Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. 119 EBP Compta Pratic e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. 120 MANUEL Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Options comptables Saisie Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie Contrôles effectués en cours de saisie Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie. Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie. Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) : Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice. 121 EBP Compta Pratic Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs. Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés. Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours. Options de saisie par journal Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres. Cette option concerne uniquement la saisie journal. Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal. De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société. Règlements Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements Moyen de paiement par défaut Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné. Banque par défaut Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements. Saisie pratique Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. Fiche compte Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création. Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés. Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné. Rapprochement bancaire Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes. Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes. 122 MANUEL Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes. Echéancier Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance. Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes. Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande. Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes. Lettrage Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan. Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes. Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près. Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas. Lettrage approché Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte. Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone : Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures. Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur. Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur. Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage. A Nouveaux Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices. Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle. Type d'A Nouveaux : - Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée. - Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné. L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte. Mode de génération : - A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice. 123 EBP Compta Pratic - A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant. Mode de mise à jour : - Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant. - Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures. Compte de bénéfice / Compte de perte : Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé. - Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés. - Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés. GÉNÉRAL Environnement de saisie Accès : Paramètres - Société - Général Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par écriture. Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie. Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie. Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous êtes positionné. Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie. Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée. Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut. Options - Général Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société - Mot de de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe sur l'utilisateur ADM, créé par défaut. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : 124 MANUEL Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisie d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe" Valider par le bouton Appliquer. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. 125 EBP Compta Pratic Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde Par défaut, l'option Inclure la configuration et l'environnement n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données) permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. . Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les 126 MANUEL sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d'une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de Gestion des sauvegardes en ligne, le partenaire clique sur Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ? et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du Fichier de sauvegarde du dossier que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". 127 EBP Compta Pratic Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez Sauvegarde en ligne comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ... dans l'assistant d'export du/des schémas(s) de base(s) de données. Cet écran indique, entre autres, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquer sur le bouton Suivant pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : - définir le chemin du fichier généré, - le mode d'export. 128 MANUEL Deux modes d'export sont disponibles : - Simple : Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. - Détaillé : Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la table et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. Communication Entreprise-Expert Accès : Outils - Communication Entreprise-Expert Ce outil permet de : - Recevoir des données, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels dans le logiciel EBP. - Transmettre des données, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels. Recevoir des données Création automatique des comptes La case "Création automatique des comptes" doit être cochée pour que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec l'intitulé "Compte créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan comptable. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau compte, une fiche de création de compte s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Création automatique des journaux La case "Création automatique des journaux" doit être cochée pour que tous les journaux inexistants soient créés automatiquement avec le libellé "Journal créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan de journaux. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau journal, une fiche de création de journal s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Transmettre des données La case Exporter tout le dossier doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée. Sinon, les critères d'export peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Exporter les liasses fiscales Accès : Outils - Exporter les liasses fiscales Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier et de l'exercice en cours. Pour cela, il faut exporter le fichier au format "Liasses Fiscales". Fichier d'export : Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export. Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal" 129 EBP Compta Pratic Période d'export : Les dates de l'exercice courant sont proposées par défaut. Elles sont modifiables, à condition d'être toujours comprises dans cet exercice. Exporter : Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut. Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de données Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération Réinitialiser la base de démonstration est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Cette opération peut être longue. Cumuls Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux... existants sur le dossier. Ecritures comptables Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés. Numéros de compte comptable Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits. Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante : Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : 130 MANUEL - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est conservé en l'état ; - un compte 6261 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261 - le compte 626000 est supprimé. Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés. Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626). Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Outil de requêtage Accès : Outils - Outil de requêtage Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone Requête. Seule la commande SELECT… est acceptée. Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser le résultat. Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter. A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête. Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu Outils. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. 131 EBP Compta Pratic Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha). Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Maintenance sur les journaux Accès : Outils - Maintenance sur les journaux Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle. Choisissez le journal à déclôturer : Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant. Déclôturer à partir du mois de : ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer. Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement. Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionner le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés. Veuillez saisir la raison ... : Ce champs doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée. La déclôture mensuelle et le motif saisi dans le champ de justification seront portés dans le journal des événements. Editeur de modèles Accès : Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions EBP Comptabilité est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. Plan de regroupement Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre Compte de résultat. Liste des plans de regroupements Accès : Outils - Plan de regroupement 132 MANUEL Quatre plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan et du Compte de résultat (2050, 2051, 2052 et 2053). Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé. Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix : - de double cliquer dessus, - de cliquer sur Modifier dans la barre de tâches, - de sélectionner Modifier dans le menu contextuel, - de faire F2. Plan de regroupement Accès : Outils - Plan de regroupement Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement. Affichage du plan de regroupement Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes : Variable : La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés. Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne Net de l'exercice N. Formule système : La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Formule utilisateur : La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié. Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système. C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat. Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche . Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche . Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ. Modifier une formule utilisateur Accès : Outils - Plan de regroupement Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix : - double cliquer dessus, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans la barre d'outils, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans le menu contextuel, - faire F2. Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'éditeur de formules. Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer... Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur Calculer. Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur OK. Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur Annuler. Réinitialiser la formule Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites. Cacher/afficher le filtre Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre. Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes. 133 EBP Compta Pratic Règles de syntaxe Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive. Règles de nommage Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule. Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués. DebitBalance ; CreditFlow Opérations + : Additionne les valeurs des données - : Soustarit les valeurs de données * : Multiplie les valeurs de données / : Divise les valeurs de données % : Permet d'obtenir un modulo Tests < : Inférieur <= : Inférieur ou égal > : Supérieur >= : Supérieur ou égal = : Egal != : Différent & : ET logique | : OU logique ! : NON logique NULL : cellule sans résultat Format des paramètres Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes. D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets. DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079 à 7079ZZZ DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ Il est aussi possible de combiner ces notations : DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ Liste des fonctions comptables Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas : Balance : Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue). Debit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100. Credit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100. DebitBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0. CreditBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0. DebitFlow : Sommes des lignes d’un compte au débit. CreditFlow : Somme des lignes d’un compte au crédit. PreviousValue : Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante : PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles. Accès aux données d’un autre feuillet Les données sont organisées en Paragraphes au sein du moteur de calcul. 134 MANUEL Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur. Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10 ». Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie. Exercice N-1 L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne Net de l'exercice N. Imprimer le bilan et le compte de résultat Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat. Mises à jour de versions Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de : - toutes les formules système, - toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système. En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 135 EBP Compta Pratic Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal. 136 MANUEL 137 Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 139 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée. B Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double. Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre. C Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine 70). Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice. Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois. Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée. Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables. Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes... Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique. La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal. La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal. Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie. Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client). Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise. D 141 EBP Compta Pratic Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur. Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers. Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter. E Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances). La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie. Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances : - les dettes à payer (montants et créanciers) - les règlements à recevoir (montants et débiteurs) Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent. Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat. Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois. Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier. Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations. Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation. Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit). Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation. F G Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent. Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux. I INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ... 142 Glossaire Source INSEE J Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier. Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier. Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul. Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux. L Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal. Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur. Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération. M Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût. La marge brute permet de calculer la différence existant entre : - tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791) - et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60). Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris. Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom. Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité. Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit). N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du 143 EBP Compta Pratic Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.* Par exemple d'un N° d'entreprise : FR 74 451 784 746. Source INSEE O Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie) P R Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque. Règlements Opération permettant de solder une transaction financière. C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties. Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices. Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible. Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre. Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle). Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes (Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance). Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire. Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6). 144 Glossaire S Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit). S.I.E Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA. Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres écritures du dossier (écritures non validées ou validées). Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande. SIREN Système d’Identification du Répertoire des Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE T Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale (19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM. Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise. Transfert le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois. TVA Taxe sur la valeur ajoutée Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant. Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient d'origine française ou étrangère. La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services. 145 EBP Compta Pratic 146 Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne. Source INSEE V Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables. Index 2 Code régime ......................................... 117, 120 2050 ........................................................... 132 Codes postaux ............................................. 111 2051 ........................................................... 132 Colonnes ....................................................... 12 2052 ........................................................... 132 Colonnes optionnelles ..................................... 33 2053 ........................................................... 132 Commencer ................................................... 17 A Communication Entreprise Expert ................... 129 A 30, 102 Compararatif des résultats cumulés .................. 28 A Nouveaux ........................................ 23, 52, 96 Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et A Nouveaux automatiques ......................... 23, 96 marge brute ................................................ 28 A Nouveaux manuels ................................ 23, 96 Comparatif entre deux exercices ....................... 24 Accéder à la saisie .......................................... 32 Compléter à droite par des zéros .................... 121 Actions ............................................................ 8 Compte de banque ....................................... 104 Activer Annuler Refaire .................................. 121 Compte de régularisation au crédit ................. 121 Afficher le tableau de bord ............................... 28 Compte de régularisation au débit .................. 121 Ajouter une écriture .................................. 35, 44 Compte de résultat .................................. 24, 132 Ajouter une ligne ...................................... 35, 44 Comptes ............ 19, 23, 30, 31, 72, 102, 103, 106 Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 121 Configuration requise ........................................ 5 Alerte sur les numéros de pièces .................... 121 Confirmation d'une écriture .............................. 22 Alertes sur les comptes ................................. 121 Confirmer l'écriture ................................... 38, 47 Alertes sur les montants ................................ 121 Consultation ................... 7, 19, 29, 39, 48, 58, 84 Annuler ............................................ 35, 44, 121 Consultation / Lettrage .................................... 29 Aperçu des impressions ................. 83, 94, 99, 125 Consultation de compte ............................. 91, 93 Archivage .................................................... 135 Contact et adresse sur une fiche compte .... 31, 103 Assistance technique ..................................... 139 Contacts ...................................................... 119 Assistant de clôture annuelle ............................ 98 Contenu système des déclarations .................. 110 Autoriser/interdire le lettrage approché ...... 30, 102 Contrepasser l'écriture .............................. 38, 47 Autres fonctions en saisie .......................... 38, 47 Contrôles des pointages .................................. 52 Autres Tierrs ........................................... 30, 102 Convention utilisation EBP ................................. 3 Avoir .................................................. 39, 48, 56 Coordonnées ................................... 31, 103, 115 Avoirs à émettre ........................................... 121 Coordonnées bancaires ................................. 104 Avoirs non parvenus ..................................... 121 Couleur de fond ............................................ 124 Avoirt avec échéances ............................... 39, 48 Cumul des journaux/mois ................................ 32 B D Balance ......................................................... 24 Date de génération des A Nouveaux.................. 96 Balance Clients et Fournisseurs ........................ 29 Date de l'échéance ................................... 39, 48 Balance d'ouverture .................................. 23, 96 Date d'échéance ....................................... 33, 43 Balance interactive ................................... 84, 93 Dates des exercices ........................................ 96 Balance mensuelle .......................................... 24 Décaissement .......................................... 29, 57 Balance standard ............................................ 24 Décaissement fournisseur ................................ 57 Balance trimestrielle ....................................... 24 Déclaration de TVA .... 23, 29, 64, 66, 72, 109, 110 Banque par défaut ........................................ 121 Déclarations ................................................... 64 Banques ...................................................... 104 Déclôture mensuelle ..................................... 132 Barre de navigation .......................................... 7 Déletttrage ......................................... 59, 86, 88 Barre de tâches ................................................ 7 Démarrer Consultation .................................... 84 Barres d'outils ................................................ 10 Démarrer Exercices/Clôtures ............................ 94 Base de données .......................................... 128 Démarrer Paramètres .................................... 100 BBAN .......................................................... 104 Démarrer une tâche ...................... 29, 84, 94, 100 BIC ............................................................. 104 Démonstration ................................................. 5 Bilan ...................................................... 24, 132 Départements .............................................. 111 C Différents modes de saisie ............................... 20 Capital ................................................... 30, 102 Disponibiltés .................................................. 28 Case Néant .................................................... 66 Données de base ............................................ 18 Catégorie d'impression .................. 83, 94, 99, 125 Données principales ........................................ 17 CCA ............................................................ 121 Dossier 23, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 124 Centres des Impôts ................................ 117, 120 Doublons des numéros de pièce ................. 56, 57 Champs de saisie .............................................. 8 Doublons des numéros de pièces ...................... 54 Changer d'exercice ......................................... 19 E Charge ou produit constaté d'avance........... 38, 47 Ecart maximum ............................................ 121 Charges .................................................. 30, 102 Echéance en rouge ................................... 39, 48 Charges à recevoir ........................................ 121 Echéance rayée ........................................ 39, 48 Charges constatées d'avance ......................... 121 Echéances ............................................... 22, 52 Charges ou produits constatés d'avance .......... 121 Echéancier ................................... 22, 24, 52, 121 Choix de l'échéance de l'avoir .................... 39, 48 Echéancier / Réglement ................................... 29 Civilités ....................................................... 111 Echéancier de la facture ....................... 22, 38, 47 Clients ................................................... 30, 102 Echéancier du compte ............................... 38, 47 Clôture annuelle .................................. 24, 94, 98 Echéancier Factures .................................. 39, 48 Clôture mensuelle ................................ 23, 94, 97 Echéancier Règlements ............................. 39, 48 Code lettrage ...................................... 59, 86, 88 Echéanciers .................................. 38, 39, 47, 48 Code NAF .................................................... 115 Echéanciers / Règlements .................................. 7 147 EBP Compta Pratic Ecran de démarrage ........................................ 29 Impressions .............. 24, 83, 84, 94, 99, 125, 132 Ecriture de régularisation ............................... 121 Imprimer ....................................................... 24 Ecritures de régularisation ......................... 38, 47 Imprimer le Grand Livre .................................. 24 Ecritures déséquilibrées ................................. 124 Imprimer un bilan ........................................... 24 Ecritures guidées ............................... 54, 56, 107 Imprimer un compte de résultat ....................... 24 Editeur de filtres ............................................. 13 Imprimer un échéancier .................................. 24 Editeur de modèle .......................................... 24 Imprimer un journal ........................................ 24 Editeur de modèles ....................................... 132 Imprimer un journal centralisateur ................... 24 Encadrer l'écriture courante ........................... 124 Imprimer un rapprochement ............................ 24 Encaissement ........................................... 29, 57 Imprimer une balance ..................................... 24 Encaissement client ........................................ 57 Informations société ..................................... 100 Environnement de saisie ................................ 124 Informations sur une fiche compte ............. 31, 103 Environnement par défaut ............................. 124 Insérer une ligne ...................................... 35, 44 Equilibrage .................................................. 121 Installation ...................................................... 5 Equilibrer l'écriture ................................... 35, 44 Interface ......................................................... 7 Etat .............................................................. 96 Internet ....................................................... 137 Etat de l'exercice ............................................ 96 Introduction ..................................................... 1 Etat de rapprochement .............................. 20, 62 Itinéraire ................................................ 31, 103 Etat des créances et dettes .............................. 28 J Evolution des recettes et des dépenses par mois 28 journal .......................................................... 24 Exercice ........................................................ 19 Journal centralisateur ...................................... 24 Exercice courant ....................................... 19, 95 Journal de banque ........................................ 104 Exercices comptables ........................... 18, 95, 96 Journal de régularisation ............................... 121 Exercices/Clôtures ...................................... 7, 94 Journal des évènements ........................... 25, 136 Expert Cabinet ............................................. 118 Journaux ........................................ 19, 100, 101 Export ......................................................... 129 L Lettrage 19, 22, 29, 39, 48, 58, 59, 84, 86, 88, 90, 121 Export du schéma de la base de données ........ 128 Exporter ........................................................ 12 Exporter la base de données .......................... 128 Lettrage approché ........................................ 121 F Lettrage automatique ................................ 84, 87 Facture.................................................... 39, 48 Liasse fiscaile ............................................... 129 Facture Client ................................................. 29 Libellés des écritures guidées ........................... 54 Facture d'achat .............................................. 56 Libellés type ................................................ 108 Facture de vente ............................................ 56 Lignes non déclarées ....................................... 64 Facture Fournisseur ........................................ 29 Lignes sur Débits ............................................ 64 Facture négative ....................................... 39, 48 Lignes sur Encaissements ................................ 64 Facture non parvenue ............................... 38, 47 Liste déroulante ............................................... 9 Facture non parvenue ou à émettre ................ 121 Liste des déclarations de TVA sauvegardées ....... 64 Factures à émettre ....................................... 121 Liste des déclarations par défaut .................... 110 Factures non parvenues ................................ 121 Liste des écritures guidées ............................... 54 FAE ............................................................. 121 Liste des exercices .......................................... 95 Fenêtre de saisie ...................................... 35, 44 Liste des rapprochements ................................ 61 Fenêtre d'impression ....................................... 24 Liste page ................................................ 11, 12 Fenêtre principale de navigation ................. 11, 12 Logo ........................................................... 118 Fermer .......................................................... 28 Logs ........................................................... 136 Fermer la saisie ........................................ 35, 44 Longueur des comptes généraux .................... 121 Feuillest à inclure dans une déclaration de TVA... 64 Longueur des numéros de pièce ..................... 121 Feuillets ...................................................... 132 M Fiche ............................................................. 14 Ma trésorerie ................................................. 57 Fiche Tiers .............................................. 31, 103 Maintenance de données ............................... 130 Filtre automatique .......................................... 13 Maintenance sur les journaux ......................... 132 Filtres ................................... 13, 83, 94, 99, 125 Menu contextuel ............................................. 12 Filtres et aperçus ............................................ 24 Menus ............................................................. 7 FNP ............................................................. 121 Mes achats .................................................... 56 Formules des guides de saisie .......................... 56 Mes écritures comptables ..................... 42, 43, 52 Fournisseurs ........................................... 30, 102 Mes ventes .................................................... 56 G Message des situations de comptes ................. 121 Génération des AN .......................................... 96 Messages..................................................... 121 Gestion de la TVA .................................. 117, 120 Mise à jour d'une fenêtre ...................... 58, 84, 90 Gestion des doublons .................................... 121 Modèles de guide ............................................ 54 Glossaire ..................................................... 141 Modèles de guides ........................................ 107 Grand Livre .................................................... 24 Modèles de libellé ......................................... 108 Grand Livre Interactif ................................ 84, 91 Modèles d'impression .............. 24, 83, 94, 99, 125 Grille horizontale .......................................... 124 Modes de règlement...................................... 113 Grille verticale .............................................. 124 Modes de saisie .............................................. 20 I Modifier la saisie guidée ............................ 38, 47 IBAN ........................................................... 104 Modifier l'écriture comptable ............................ 52 Identification ................................................ 116 Mois en cours ................................................. 32 Immbobilisations ..................................... 30, 102 Montants négatifs ......................................... 121 Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 24 Mot de passe ............................................... 124 Import ........................................................ 129 Mots clés ....................................................... 24 Import/Export de la configuration ................... 135 Moyen de paiement .................................. 33, 43 148 Index Moyen de paiement par défaut ....................... 121 Règles de numérotation des guides de saisie ...... 56 Moyens de paiement .............................. 112, 113 Régularisation d'une déclaration de TVA ............ 23 N Régularisations d'une déclaration de TVA ........... 66 Nature d'achats saisie pratique .................. 30, 102 Relevés bancaires ........................................... 29 Nature de vente saisie pratique ................. 30, 102 Remboursement ....................................... 39, 48 Natures de comptes ...................................... 106 Rembourser un avoir ................................. 35, 44 Natures de taxes ................................... 117, 120 Remise .......................................................... 56 Ne plus afficher le tableau de bord .................... 28 Remise de chèques ................................... 29, 57 Néant ............................................................ 66 Répartir sur la sélection ............................. 39, 48 Nombre de chèques par chéquier .................... 121 Répartir sur toutes les échéances ............... 39, 48 Notes ............................................................ 15 Restauration .................................................. 25 Nous contacter ............................................. 139 Restauration de dossier ................................. 127 Nouveau dossier ............................................. 27 Reste à affecter ........................................ 39, 48 Nouveau règlement .................................. 39, 48 RIB ............................................................. 104 Nouvelle écriture comptable ............ 32, 42, 43, 52 Rouge ..................................................... 39, 48 O S Options ........... 115, 116, 118, 119, 121, 124, 137 S.I.E .................................................... 117, 120 Options de base ............................................. 17 Saisie ... 32, 33, 35, 38, 39, 42, 43, 44, 47, 48, 108 Options de calcul ................................... 117, 120 Saisie au kilomètre ......................................... 20 Options de saisie par journal .......................... 121 Saisie comptable ................................. 20, 32, 42 Outils .............. 121, 126, 127, 130, 131, 132, 135 Saisie d'une seule écriture ............................... 42 Outils de requêtage ...................................... 131 Saisie mois courant ......................................... 29 Ouvrir ........................................................... 27 Saisie non comptable ...................................... 20 P Saisie par classeur .......................................... 20 Paramétrage avancé d'un compte .............. 31, 103 Saisie par écriture ......... 35, 38, 39, 43, 44, 47, 48 Paramétrage des comptes pour la TVA .............. 72 Saisie par écriture comptable ........................... 20 Paramétrage d'un compte ......................... 31, 103 Saisie par guide ............................ 20, 21, 54, 107 Paramètres ....................................... 7, 109, 110 Saisie par guides ............................... 54, 56, 107 Pays ........................................................... 112 Saisie par journal ... 20, 21, 29, 32, 33, 35, 38, 39, PCA ............................................................ 121 44, 47, 48, 52 Périodicité de la déclaration de TVA ......... 117, 120 Saisie pratique .................................... 20, 56, 57 Plan ....................................................... 31, 103 Saisir la balance d'ouverture ........... 32, 39, 48, 52 Plan comptable ................................ 30, 100, 102 Saisir une balance d'ouverture ................... 35, 44 Plan de journaux .......................................... 100 Sauvegarde .................................... 25, 126, 128 Plan de regroupement ................................... 132 Sauvegarde à l'équilibre ................................ 121 Pointage ............................................. 22, 39, 48 Sauvegarde automatique dès l'équilibre de Pointage bancaire ........................................... 29 l'écriture ................................................... 121 Pointages ........................................... 22, 39, 48 Sauvegarde en fichier texte ........................... 126 Pointages bancaires ........................................ 29 Sauvegarde en ligne ....................... 126, 128, 137 Pointée ? ................................................. 39, 48 Sauvegarde rapide ........................................ 126 Précédent ................................................ 35, 44 Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 35, 44 Présentation de la fenêtre de saisie ............. 35, 44 Sauvegarder la saisie ................................ 35, 44 Présentation des vues ..................................... 13 Schémas d'écritures ........................................ 72 Principes de clôture annuelle ............................ 98 Schémas d'écritures pour la TVA ...................... 72 Principes de la saisie par guide ......................... 54 Services Internet .......................................... 137 Produits .................................................. 30, 102 Simuiler l'écriture ..................................... 38, 47 Produits à recevoir ........................................ 121 Simulation ..................................................... 97 Produits constatés d'avance ........................... 121 Simulation d'une écriture ................................. 22 Proxy .......................................................... 137 Situation de compte ........................................ 24 Q Situation de comptes .................................... 121 Quel mode de saisie choisir ? ........................... 20 Situation de trésorerie ..................................... 28 Quitter .......................................................... 28 Situations de comptes ............................... 24, 29 Quotidien................................................... 7, 29 Solde porgressif ............................................. 90 R Solde progressif ....................................... 58, 84 Raccourci ....................................................... 27 Solvabilité .............................................. 31, 103 RAN .............................................................. 52 Statut des lignes ...................................... 33, 43 Rapprochement .............................................. 24 Statut Non validé ............................................ 22 Rapprochement automatique ..................... 20, 61 Statut Simulé ........................................... 22, 97 Rapprochement bancaire ......... 20, 29, 61, 62, 121 Statut Validé ............................................ 22, 97 Rapprochement manuel ........................ 20, 61, 62 Stocks .................................................... 30, 102 Rayé ....................................................... 39, 48 Suivant ................................................... 35, 44 Recalcul ...................................................... 130 Suppression d'écritures ................................... 52 Recalculer la déclaration de TVA ....................... 64 Supprimer les écritures ................................... 52 Recherche d'écritures ................................ 29, 52 Supprimer un dossier .................................... 131 Refaire ............................................. 35, 44, 121 Supprimer une écriture ............................. 35, 44 Régimes de TVA ........................................... 110 Supprimer une ligne.................................. 35, 44 Règlement ...............