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EBP Compta Pour Windows XP et Vista Manuel utilisateur i 1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1 2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3 3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5 4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7 5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11 32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19 49 Dossier.................................................................................................................................................... 25 118 Affichage............................................................................................................................................... 43 121 Immobilisations..................................................................................................................................... 45 143 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57 306 Impressions ........................................................................................................................................ 119 375 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 149 463 RÈvision Client.................................................................................................................................... 175 486 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 185 523 Outils................................................................................................................................................... 191 Index .......................................................................................................................................................... 237 1 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. 3 2 Convention d'utilisation díEBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Printed Documentation 4 Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. 5 3 A lire attentivement Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans. Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au Compte de RÈsultat et au Bilan Ö Le code díactivation Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes. 7 4 Licence d'utilisation Comment saisir le code díactivation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300 Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez pas de code ‡ saisir. Activation manuelle Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡ Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible. 9 5 L'assistance technique EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ...  Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous rÈpondre sans ce numÈro.  La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur, fonctionnement rÈseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00 Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (co˚t díun appel local) Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au : compta.support.fr@ebp.com En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit. 11 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit 7 DÈmarrage Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :  CrÈer un dossier  Initialiser le dossier  Initialiser le plan comptable  Initialiser les journaux  Saisir sans aucune connaissance comptable : Des achats, des ventes, des ventes comptoir, des rËglements en caisse, des rËglements en banque.  Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables : o En utilisant des guides prÈdÈfinis o En saisie comptable standard  Consulter et lettrer un compte  Pointer la banque  Imprimer des donnÈes comptables o Journaux o Grand-Livre o Balance  Sauvegarder le dossier 8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complÈmentaires. FiabilitÈ Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux,  Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits), Printed Documentation 12  Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes; en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter),  Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence certifiÈs Microsoft),  En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de donnÈes Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC GÈnÈralitÈs sur le Produit 13 Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de cette option. Utilisateurs díune version PRO Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du dossier, sous Compta.0 (ou Compta.x). Utilisateurs díune version Standard Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale  Les barres d'outils  Les listes et grilles de saisie  L'impression  L'aperÁu Ècran 12 Mise ‡ jour d'un dossier En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. 13 Formats de Variables 14 Comment crÈer un nouveau format de variable ? Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format ‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2 Printed Documentation 14 Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de líannÈe et leur longueur. Format Heure DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format ChaÓne Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur 18 Ecran d'Accueil 19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ) Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures. GÈnÈralitÈs sur le Produit 15 Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :  Ouvrir :  Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.  Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. 21 Grilles de Saisie 22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent apparaÓtre en totalitÈ. Printed Documentation 16 Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  ParamÈtrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriÈtÈs de la grille  Filtrer vos enregistrements 23 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. GÈnÈralitÈs sur le Produit 17 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡ votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :  crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous souhaitez appliquer  activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ? Pour crÈer un filtre sur une grille : 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquementÖ.). Printed Documentation 18 6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la grille. 31 Comment activer un filtre ? Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) rÈpondant aux critËres du filtre : 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste. 19 32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 33 Ecritures types Vente Compte Description DÈbit CrÈdit 41Ö Client 1196,00 4457Ö TVA collectÈe 196,00 7Ö Produit 1000,00 Achat Compte Description DÈbit CrÈdit 6Ö ou 2Ö Charge ou Immobilisation 1000,00 4456Ö TVA dÈductible 196,00 40Ö Fournisseur 1196,00 RËglement client Compte Description DÈbit CrÈdit 41Ö Client 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 RËglement fournisseur Compte Description DÈbit CrÈdit 40Ö Fournisseur 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ. 34 Quíest-ce que le Lettrage ? Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :  Le Lettrage manuel Printed Documentation 20  Le Lettrage Automatique  Le Lettrage en cours de saisie  Le Lettrage partiel Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir des traitements suivants :  Consultation d'un Compte (Type díÈcritures),  Impression du Grand-Livre (bouton Options),  Relances clients,  Balance AgÈe,  PrÈvisions de RËglements. 35 Les ÈchÈances La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers. Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance (toutes versions), ou EchÈancier DÈtaillÈ (en version PRO) dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :  Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance  Pointage d'une ÈchÈance 36 Impression et suivi des ÈchÈances Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡ venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date díÈchÈance. 37 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes :  Par Mes Achats ou Mes Ventes  Par la Saisie Standard  Par la Saisie GuidÈe  Par la Saisie au KilomËtre ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 21 Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la fiche du compte. 38 La gestion analytique 39 Quíest-ce quíune gestion analytique ? La ventilation analytique consiste ‡ associer chaque dÈpense et chaque recette ‡ des postes (ou centres de profit) prÈcis. Alors que l'Ècriture comptable classique enregistre la dÈpense de faÁon globale, l'Ècriture analytique va attribuer pour chaque centre de profit ou de co˚t concernÈ, le montant de la dÈpense ou de la charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc ‡ une gestion dÈtaillÈe de vos charges et de vos produits afin de suivre l'Èvolution de votre sociÈtÈ pour un poste et une pÈriode prÈcise. De cette analyse dÈcoule certaines dÈcisions concernant la rentabilitÈ d'un secteur, díun service, díun produit, díun atelier... Remarque : En version millÈsimÈe, vous ne pouvez ventiler une Ècriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une Ècriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. 40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO) Il síagit de suivre le dÈtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procÈder ‡ une analyse des charges et des produits suivant des critËres d'analyses diffÈrents. De ce fait, la somme ‡ enregistrer devra Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la ventilation díune somme ne concerne pas un axe, ou est ventilÈe ‡ moins de 100% sur un axe, le logiciel enregistre automatiquement la diffÈrence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes Vous suivez deux axes : líaxe Services et líaxe Produits. Dans l'axe Services, vous dÈfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dÈfinissez les postes : Outils, Produits MÈnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les Ècritures correspondant aux opÈrations suivantes :  2 000 Euros de dÈpenses correspondant ‡ des frais de publicitÈ (PROMO sur le bois),  1 500 Euros de ventes correspondant ‡ une scie sauteuse  1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes : Ecriture comptable Axe Services Axe Produits Frais de publicitÈ (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 % Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 % Loyer (1000) Poste Administratif : 30 % Poste Marketing : 40 % Poste Logistique : 40 % Poste Divers : 100 % 41 Mise en place de votre gestion analytique 1. Dans líonglet Analytique de líoption Dossier + PrÈfÈrences + PrÈfÈrences, nommez líaxe ou les axes que vous souhaitez suivre. Printed Documentation 22 2. CrÈez vos postes analytiques par líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire. 3. CrÈez vos grilles analytiques par líoption Grilles de Ventilations du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans líonglet Analytique de la fiche du compte, accessible par le menu DonnÈes + Plan Comptable Entreprise. 5. Dans la mÍme option, dÈcochez líoption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie díÈcritures. 42 Saisie analytique Pour gÈrer líanalytique, cochez líoption Analytique en temps rÈel dans les propriÈtÈs de votre dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). 43 En version MillÈsimÈe En Saisie Standard, une colonne Poste vous permet díindiquer le poste analytique sur lequel vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sÈlectionnez-le dans la liste accessible par líicÙne , ou par les touches  ou F4. Si aucun poste níest prÈcisÈ, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. 44 En version PRO En Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre, sur une Ècriture avec un compte de vente ou díachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associÈe au compte pour chacun des axes. Si aucune grille nía ÈtÈ associÈe au compte, vous devez vous mÍme saisir les postes et le pourcentage ‡ leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage níest pas atteint, vous pouvez dÈfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes díun seul axe, dans ce cas le montant sera imputÈ automatiquement ‡ 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignÈs. Utilisez la touche EntrÈe pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour vous dÈplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche FlËche Basse  pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible uniquement si le montant ventilÈ est infÈrieur ‡ 100%). Utilisez le bouton Solder pour gÈnÈrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ‡ ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flËche les Ècritures sur lesquelles une ventilation analytique a ÈtÈ enregistrÈe. Pour ajouter cette colonne, dans líoption de saisie, utilisez le clic droit de la souris afin díatteindre le menu contextuel et choisissez líoption PropriÈtÈs. Cochez la variable A, et validez par OK. 45 Suivi analytique La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet díanalyser la productivitÈ de votre sociÈtÈ de faÁon dÈtaillÈe. 46 Encaissements et DÈcaissements Encaissements La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :  La saisie des paiements reÁus  Le dÈpÙt des valeurs en attente ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 23 La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois : 1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ? 47 Enregistrement d'un paiement reÁu Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :  Par la Saisie Standard : il síagit de la saisie comptable classique ;  Par la Saisie au KilomËtre : il síagit díune saisie en vrac ;  Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;  Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion comptable ;  Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en fonction du mode de rËglement. 48 NumÈrotation des piËces Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme irrÈguliËre ou non probante. Printed Documentation 24 Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants : 1 Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. 2 Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois modes de numÈrotation diffÈrents : 3 En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. 4 En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie numÈrique est incrÈmentÈe. 5 La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª ‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques : Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 25 49 Dossier 50 Gestion des Dossiers Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :  Ouvrir un dossier  Recopier un dossier  ConnaÓtre les informations sur un dossier  Saisir des notes sur un dossier 51 CrÈation d'un Dossier 52 Comment crÈer un nouveau dossier ? Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de bienvenue. Comment procÈder ? Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 53 Etapes de l'assistant 54 Nouveau Dossier Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire : EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 56 Nouveau Dossier : Identification Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE. Printed Documentation 26 Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 57 Nouveau Dossier : Adresse Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 58 Nouveau Dossier : Contact Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe. La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs. Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 60 Nouveau Dossier : Rapprochement Bancaire Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous dÈsirez effectuer.  Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture).  Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Vous pourrez modifier ce paramËtre dans líonglet CrÈation de líoption Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. 61 Nouveau Dossier : Plan Comptable Choisissez ici le plan comptable gÈnÈral qui convient ‡ votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur la flËche et choisissez AbrÈgÈ, De Base, DÈveloppÈ. Les autres plans comptables (suisse ou marocain) ne sont disponibles quíen version spÈcifique. Dossier 27 Vous pourrez ensuite paramÈtrer les comptes, et crÈer vos propres comptes dans líoption Plan comptable Entreprise du menu DonnÈes. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la crÈation de votre dossier. Une fois, le dossier crÈÈ, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crÈer les fichiers de travail (comptes, journaux, guides ,..) 62 OpÈrations sur le Dossier 63 Comment mettre en place votre dossier ? Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe.  Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des diffÈrentes options du logiciel.  Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables et les taux de TVA. 64 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ? Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1 Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de RÈsultat.  CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant.  En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de classe 6 et 7.   Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable).  AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes Pour le rapprochement bancaire par compte  CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant.  En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal 1 CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1. Printed Documentation 28 2 En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3 Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4 Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5 RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 65 Comment sauvegarder votre dossier ? Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 66 DÈtails de donnÈes ‡ recopier Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail :  Comptes gÈnÈraux,  Comptes clients,  Comptes fournisseurs,  Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 67 PropriÈtÈs d'un Dossier 68 Notes sur le Dossier Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 69 Informations sur le Dossier Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations 70 CoordonnÈes 71 CoordonnÈes : Onglet Adresse Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Dossier 29 Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 72 CoordonnÈes : Onglet Contact Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 73 CoordonnÈes : Onglet Identification Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne de Classement). N° de TVA Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 74 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes. Printed Documentation 30 Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !! 75 CoordonnÈes : Onglet Dossier Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 76 CoordonnÈes : Onglet Expert Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 77 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ AET SimplifiÈ agricole Trimestriel AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel EM RÈel normal Mensuel ES RÈel normal Saisonnier ET RÈel normal Trimestriel NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable RM Mini rÈel Mensuel RS Mini rÈel Saisonnier RT Mini rÈel Trimestriel ST SimplifiÈ Trimestriel Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 78 PrÈfÈrences 79 PrÈfÈrences : Onglet Divers Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Gestion des Utilisateurs Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert Dossier 31 Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case. Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Sandard du menu Quotidien. Gestion auto. des Abonnements Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + GÈnÈration des Abonnements. Gestion des Modes de RËglement Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le mode de rËglement utilisÈ. Devise locale Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Standard e, au KilomËtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur. 80 PrÈfÈrences : Onglet Saisie Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Standard et Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. Saisie de líanalytique en temps rÈel Printed Documentation 32 Cochez cette case pour rÈaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6) ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard :  Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalitÈ du montant ‡ un poste analytique (en Saisie standard).  Soit une fenÍtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez affecter le montant ‡ plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes (en version PRO uniquement). Cette fenÍtre pourra Ègalement Ítre ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au KilomËtre). Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant. Affichage des raccourcis libellÈs Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran, lors de la saisie. Analytique sur comptes díimmos Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de líanalytique sur un compte díimmobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera saisi. Lettrage en cours de saisie Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. partiel sur rËglement ÈchÈance Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage partiel automatique lors de líaffectation díun rËglement partiel ‡ une ÈchÈance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances et le lettrage partiel. Dossier 33 Journaux par dÈfaut En Saisie Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la Saisie Standard. Banque principale Indiquez le code journal qui sera automatiquement affectÈ aux ÈchÈances des Ècritures de ventes et díachats (permet de gÈrer les prÈvisions de trÈsorerie). Ce code sera Ègalement utilisÈ par dÈfaut dans les options de Saisie des Paiements ReÁus et RËglements des Tiers.. Si vous gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ- rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable) La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances.  Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune.  Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous sera proposÈe en Saisie Standard et au KilomËtre, et un champ EchÈance apparaÓtra dans Mes Achats et dans Mes Ventes. De plus, vous aurez la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du paiement.  Si vous choisissez EchÈancier dÈtaillÈ (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs ÈchÈances pour une facture. Líouverture de líÈchÈancier dÈtaillÈ pourra Ítre activÈe ou dÈsactivÈe dans la fiche de chaque compte de tiers. LíÈchÈancier pourra Ègalement Ítre appelÈ par la touche F7. LibellÈ Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables : 6 Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ; 7 Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ; 8 Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 81 PrÈfÈrences : Onglet Saisie non comptable Cet onglet permet de prÈparer líutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes et Ma TrÈsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramÈtrage par dÈfaut. 82 PrÈfÈrences : Onglet Consultation Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici, le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture Printed Documentation 34 díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier + PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits gestion courante. 83 PrÈfÈrences : Onglet Impressions Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer dans toutes les boites de dialogue díimpression. 84 PrÈfÈrences : Onglet Exercice Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur. 85 PrÈfÈrences : Onglet Format Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005 ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡ existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 86 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser :  Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture).  Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Dossier 35 Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 87 PrÈfÈrences : Onglet Analytique Le logiciel vous permet de procÈder ‡ líanalyse de vos charges et produits suivant trois critËres d'analyses diffÈrents. Une mÍme somme peut donc Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes (si vous le souhaitez). Exemple Vous avez 1000 Euros de charges pour du matÈriel de bureau. Vous disposez de deux axes : líaxe Formateurs, et líaxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilÈs ‡ 100% sur líaxe Formateurs, et ‡ 100% sur líaxe Services. Vous savez donc de cette faÁon ce que reprÈsente vos 1000 Euros de charges par rapport ‡ vos formateurs et vos services. Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critËres diffÈrents. Si vous avez demandÈ la gestion analytique en temps rÈel dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier), il est possible de demander en saisie díÈcritures quíune fenÍtre de saisie analytique síouvre automatiquement ; ceci est ‡ dÈterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. 88 PrÈfÈrences des Immobilisations 89 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Comptes Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines pour la comptabilisation de vos Ècritures díimmobilisations. Le bouton ParamÈtrage par dÈfaut permet de remettre le paramÈtrage díorigine en cas de modification de cette fenÍtre. Cochez la case Ne pas contrÙler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franÁais. 90 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet VÈhicules Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lÈgislation concernant les limites de dÈduction imposÈes pour l'amortissement des vÈhicules de tourisme. Cet onglet affiche automatiquement les plafonds imposÈs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dÈfini au niveau de la lÈgislation, saisissez le manuellement dans la zone prÈvue ‡ cet effet. A partir du Saisissez la date de líarrÍtÈ ‡ laquelle un nouveau plafond de dÈduction a ÈtÈ votÈ. Le choix du plafond fiscal varie en fonction de la date de la premiËre mise en circulation du vÈhicule. Plafond Saisissez le plafond maximum dÈductible applicable ‡ partir de la date inscrite prÈcÈdemment. Les amortissements rÈalisÈs au del‡ du plafond doivent Ítre rÈintÈgrÈs de faÁon extra comptable au bÈnÈfice imposable. 91 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Divers Printed Documentation 36 Calculs Consultez le nombre de jours par annÈe pris en compte pour les calculs des plans díamortissements. Codification Consultez les derniers numÈros de fiches utilisÈs. RÈgime díimposition Indiquez votre rÈgime díimposition. Import Immobilisations V5 En cas de rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si vous souhaitez automatiser la crÈation des comptes. Dans ce cas, les comptes prÈsents dans les fiches díimmobilisations seront automatiquement crÈÈs dans votre Plan Comptable Entreprise avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. GÈnÈration des Ecritures Indiquez ici le code du journal díOD dans lequel seront gÈnÈrÈes les Ècritures díimmobilisations annuelles. 92 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Exercices Nouveau dossier Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Si vous avez besoin de crÈer une immobilisation acquise sur une pÈriode antÈrieure, il vous suffit díeffectuer les manipulations suivantes :  Cliquez sur la premiËre ligne du tableau.  Appuyez sur la touche ´ Inser ª de votre clavier ou cliquez sur le bouton InsÈrer. Une nouvelle ligne síaffiche alors.  Saisissez les dates de la nouvelle pÈriode.  Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crÈer une fiche díimmobilisation avec une date díachat comprise sur cette pÈriode. Utilisez le bouton Supprimer en cas díerreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent Ítre supprimÈs par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation níest acquise sur cet exercice. RÈcupÈration díImmobilisations 2005 Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel. 93 PrÈfÈrences EDI 94 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant. Dossier 37 Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 95 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 96 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 97 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 98 Racine des Comptes 99 Racines : Onglet Comptes de TVA Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 100 Taux de TVA Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60 %) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Printed Documentation 38 Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 101 Racines : Onglet Comptes de Tiers Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les comptes rattachÈs. Le logiciel pourra ainsi reconnaÓtre les comptes de tiers pour des traitements spÈcifiques : lettrage, Ètat de TVA, ÈchÈancier, Balance AgÈe, relances. 102 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. Racine des Comptes de Banque Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de banque (Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs ‡ líencaissement Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de valeurs ‡ líencaissement et sont utilisÈs pour les Ècritures de paiements reÁus, associÈs ‡ un mode de rËglement. 103 Racines : Onglet Comptes de Gestion Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de charges et de produits. 104 Racines : Onglet Comptes Divers Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 105 Gestion des Utilisateurs 106 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?  Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs).  Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs).  Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les diffÈrents dossiers. 107 Nouvel Utilisateur Dossier 39 Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs. 108 Les Utilisateurs Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers.  L'Administrateur  Comment crÈer un Utilisateur ?  Modification du mot de passe  Changer d'Utilisateur 109 L'Administrateur Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le nouveau mot de passe. 110 Comment changer d'Utilisateur ? La commande Changer díUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet ‡ un nouvel utilisateur de prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associÈ. 111 Comment crÈer ou modifier le mot de passe ? Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra Ítre saisi ainsi que le mot de passe associÈ. Pour dÈfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe níest encore dÈfini pour líutilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez líancien mot de passe. Les caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles. Printed Documentation 40 Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractËres au maximum. Les caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles. Confirmer le mot de passe Afin díÈviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le ‡ nouveau pour confirmation. Le logiciel vÈrifie la correspondance entre cette saisie et la prÈcÈdente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. 112 Les Transactions Seul líAdministrateur a accËs ‡ la gestion des transactions. Il síagit de dÈfinir les transactions ‡ suivre sur líensemble des dossiers pour líapplication courante.  SÈlection des Transactions  Impression des Transactions  Purge des Transactions 113 SÈlection des Transactions La commande Utilisateur + SÈlection des Transactions du menu Dossier, permet de sÈlectionner les transactions ‡ suivre. Une transaction est une opÈration particuliËre effectuÈe dans le logiciel. Chaque fois quíun utilisateur travaille dans une transaction cochÈe, le code de líutilisateur et sa durÈe díutilisation de la fonction sont mÈmorisÈs. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. 114 Impression des Transactions Seul líadministrateur peut accÈder ‡ líimpression des transactions (Utilisateurs + Impression des Transactions du menu Dossier). Vous dÈfinissez les critËres de sÈlection díimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou líensemble des dossiers et sÈlectionner une date particuliËre. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperÁu ou imprimer la liste des transactions. Par dÈfaut, il existe un seul modËle díimpression mais vous pouvez le personnaliser avec líÈditeur WinGÈnÈrateur accessible par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des Impressions. 115 Purge des Transactions Seul líadministrateur a accËs ‡ la purge des transactions qui efface toutes les transactions rÈalisÈes sur les applications. Indiquez une date ‡ partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. 116 Sauvegarde 117 La Sauvegarde Quíest-ce que la sauvegarde ? Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur amovible. Dossier 41 Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre) et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format, lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde complËte. 43 118 Affichage 119 Le paramÈtrage des Barres d'Outils Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de líaffichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser Onglet Barres díoutils Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes.  La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions du logiciel.  La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus.  La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments :  La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez.  La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment.  Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer facilement dans le logiciel.  Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡ l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle devient une fenÍtre flottante. 120 Tableau de Bord Printed Documentation 44 Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les informations suivantes :  TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie (de racine 512, 514, 53) ‡ la date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce compte.  EchÈancier : Il síagit díune part des rËglements clients ‡ recevoir aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs, et díautre part des rËglements fournisseurs ‡ payer aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs. Cliquez sur RËglements clients ou RËglements fournisseurs afin díimprimer líÈchÈancier.  Factures ‡ relancer : Cliquez sur Liste des factures afin díimprimer les lettres de relances.  Situation au : Il síagit des totaux des comptes de rÈsultat et de bilan, ainsi que des comptes de TVA.  Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif. Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici. 45 121 Immobilisations 122 Gestion des Immobilisations et des CrÈdits-Bails La gestion des immobilisations vous permet de gÈrer díune part vos immobilisations et díautre part vos crÈdits-bails. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer une fiche immobilisation ou crÈdit-bail  Modifier une fiche  Supprimer une immobilisation inutilisÈe  CrÈer un composant  Eclater une immobilisation ou faire muter une immobilisation  Imprimer la fiche de líimmobilisation ou du crÈdit-bail  Visualiser votre Plan d'amortissement. Remarque : La suppression díune immobilisation est une action devant Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Lors de cette action, vous devez saisir un justification (sauf si líimmobilisation supprimÈe níest pas utilisÈe. 123 CrÈation d'une fiche Immobilisation ou CrÈdit-Bail Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou utilisez le raccourci clavier Alt + N. 2. Renseignez les informations concernant la fiche díimmobilisation dans les diffÈrents onglets proposÈs : Identification, Amortissement, et CrÈdit-bail pour une fiche de crÈdit-bail uniquement. Attention : Líonglet Sortie níest accessible quíen modification díune fiche díImmobilisation. 124 Les Composants Un composant est un ÈlÈment díune immobilisation ayant une durÈe díutilisation ou un mode de dÈprÈciation diffÈrent de cette immobilisation. Printed Documentation 46 Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Immobilisations Comment faire ? 1. CrÈez líimmobilisation composÈe gr‚ce au bouton Nouveau et complÈtez sa fiche. 2. SÈlectionnez líimmobilisation crÈÈe dans la liste, et cliquez sur le bouton Composants. 3. Gr‚ce au bouton Nouveau, crÈez les diffÈrentes immobilisations composants líimmobilisation source. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche díimmobilisation. 125 Eclater ou Muter LíÈclatement permet de scinder une immobilisation en plusieurs autres et cela afin de pouvoir gÈrer autant d'immobilisations qu'il y a de sous-ÈlÈments ‡ l'immobilisation. La mutation permet de changer la destination du compte comptable de líimmobilisation. Comment faire pour Èclater une immobilisation ? 1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. Choisissez la mÈthode díÈclatement : a. Eclatement par montant : Cette option vous permet de saisir le montant de la partie ‡ Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de líÈclatement ne peut Ítre supÈrieur ‡ la valeur HT du bien ‡ amortir. b. Pourcentage : Cette option vous permet de saisir le pourcentage de la partie ‡ Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de líÈclatement ne peut Ítre supÈrieur ou Ègal ‡ 100% . c. Nombre : Cette option vous permet de dÈterminer le nombre díimmobilisations ‡ crÈer ‡ partir de líimmobilisation source. Comment faire pour faire muter une immobilisation ? 1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. SÈlectionnez les nouveaux comptes. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche díimmobilisation. Immobilisations 47 126 Les UGT U.G.T signifie UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie. Cíest la plus petite unitÈ de líentreprise pouvant gÈnÈrer de la trÈsorerie. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + U.G.T Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer une catÈgorie  Modifier une fiche  Supprimer une catÈgorie inutilisÈe  Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une U.G.T ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de líU.G.T ‡ crÈer. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette U.G.T níest plus utilisable dans la fiche díimmobilisation, dÈcochez cette option. 127 Les CatÈgories Les catÈgories permettent de regrouper vos immobilisations. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + CatÈgories Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer une catÈgorie  Modifier une fiche  Supprimer une catÈgorie inutilisÈe  Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une catÈgorie ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de la catÈgorie. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette catÈgorie níest plus utilisable dans la fiche díimmobilisation, dÈcochez cette option. 128 GÈnÈration des Ecritures Il síagit de gÈnÈrer les Ècritures díimmobilisations annuelles au dernier jour de votre exercice. Printed Documentation 48 Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + GÈnÈration des Ecritures Comment faire ? Les Ècritures ‡ gÈnÈrer síaffichent. Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier, et sur GÈnÈrer pour que les Ècritures se gÈnËrent dans le journal indiquÈ dans líonglet Divers des PrÈfÈrences Immobilisations. 129 Description de la Fiche 130 Onglet Identification Cet onglet permet de visualiser les informations díune immobilisation. Attention : Avant de crÈer vos immobilisations, vous devez paramÈtrer le menu PrÈfÈrences Immobilisations du menu Dossier + PropriÈtÈs. Comment faire ? Cliquez sur le bouton Nouveau puis saisissez les diffÈrents renseignements demandÈs. NumÈro díimmobilisation Le code proposÈ est alpha-numÈrique sur 8 caractËres. Il síagit díune codification automatique et non modifiable. Nature de líimmobilisation Saisissez ici le descriptif de líimmobilisation. NumÈro de sÈrie Permet de saisir le numÈro de sÈrie du matÈriel. Achat Date díachat Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, la date díachat níest plus prise en compte pour le mode díamortissement dÈgressif, cíest la date de mise en service qui est prise en compte pour les calculs. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire que pour le mode dÈgressif, la saisie de cette date est obligatoire puisque la premiËre annuitÈ est calculÈe ‡ partir de cette date (plus prÈcisÈment au prorata du nombre de mois). En mode linÈaire, cette date est facultative. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Lors de la validation de la fiche, si vous obtenez le message ´ Date díachat invalide ou non comprise dans un exercice connu ª, alors que la date est correcte, vous devez crÈer un exercice antÈrieur dans les PrÈfÈrences Immobilisations, onglet Exercices, accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs. Date de mise en service Immobilisations 49 Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, cíest la date de mise en service qui est prise en compte, aussi bien pour le mode díamortissement linÈaire que dÈgressif. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire que pour le mode linÈaire, la saisie de cette date est obligatoire. En mode dÈgressif, en revanche, elle ne líest pas. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Montant HT Saisissez ici la valeur HT de votre bien, cette valeur sera prise en compte pour le calcul du plan díamortissement. TVA Le montant de la TVA se calcule automatiquement, au taux de 19,60, gr‚ce ‡ la valeur HT saisie prÈcÈdemment. Cette valeur est modifiable manuellement et níest prÈsente quí‡ titre indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. TTC Cette valeur est un cumul de la valeur HT et de la valeur de la TVA. Cette valeur níest prÈsente quí‡ titre indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. Divers Nombre de piËces Saisir manuellement le nombre de piËces susceptibles díÍtre crÈÈes. Cette information níest prÈsente quí‡ titre indicatif. Localisation Saisir manuellement la localisation de votre bien. Cette information níest prÈsente quí‡ titre indicatif. Fournisseur Vous pouvez sÈlectionner le compte du fournisseur en cliquant sur líicÙne . Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Regroupement Vous pouvez cliquer sur líicÙne et sÈlectionner dans la liste líimmobilisation ‡ rattacher. Cette information níest prÈsente quí‡ titre indicatif. VÈhicule Si votre bien fait partie de la famille des vÈhicules, cochez cette case, qui permet díaccÈder ‡ la saisie du Type, de líImmatriculation et de la Limite de dÈductibilitÈ. Limite de dÈductibilitÈ Cette limite síaffiche automatiquement. Cette valeur se calcule en fonction de votre date de mise en service et des valeurs indiquÈes dans líonglet VÈhicules des prÈfÈrences immobilisations (menu Dossier + PropriÈtÈs). Classement Section analytique Printed Documentation 50 Pour crÈer une nouvelle section analytique (poste analytique) vous pouvez utiliser líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire, ou cliquer sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre poste analytique en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Un seul poste analytique peut Ítre saisi. U.G.T. (UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie) Pour crÈer une U.G.T., vous pouvez utiliser líoption U.G.T du menu Immobilisations ou cliquer sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre U.G.T. en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. CatÈgorie Pour crÈer une catÈgorie, vous pouvez utiliser líoption CatÈgories du menu Immobilisations ou cliquer sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre catÈgorie en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Comptabilisation Compte díimmobilisation Vous pouvez crÈer et sÈlectionner votre compte díimmobilisation gr‚ce ‡ líicÙne . Compte díamortissement et compte de dotation Les comptes díamortissements et de dotation sont proposÈs par dÈfaut. Ils sont dÈfinis ‡ partir du numÈro de compte sÈlectionnÈ dans la case Compte díimmobilisation. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Compte díorigine Cette case est non modifiable par líutilisateur, le compte se renseigne lors de la mutation díune immobilisation. 131 Onglet CrÈdit-bail Cet onglet vous permet de saisir le montant de votre loyer, la valeur rÈsiduelle ainsi que la durÈe en mois. 132 Onglet Amortissement Cet onglet permet de visualiser les informations suivanteS : Valeur actuelle Ce champ est inactif (grisÈ) en crÈation díune immobilisation. La valeur peut Ítre saisie lors de la modification sur une pÈriode diffÈrente de la crÈation de la fiche díimmobilisation. DurÈe en mois Ce champ doit Ítre saisi manuellement afin de permettre le calcul du plan díamortissement. Base amortissable Le contenu du champ Montant HT de líonglet Identification est automatiquement reportÈ dans ce champ. Cette valeur est modifiable mais ne peut Ítre supÈrieure ‡ la valeur H.T. Date de fin díamortissement Immobilisations 51 Cette date est calculÈe gr‚ce ‡ la date de mise en service et ‡ la durÈe en mois de votre immobilisation. Cette donnÈe níest pas modifiable. Mode díamortissement Plusieurs modes díamortissement vous sont proposÈs : Non amortissable Aucun plan díamortissement ne sera calculÈ. LinÈaire Le champ Taux se calcule automatiquement gr‚ce au nombre díannÈes díamortissement de líimmobilisation. Le calcul pris en compte est le suivant : (100/durÈe en mois)12 DÈgressif Coefficient Le coefficient se calcule automatiquement gr‚ce ‡ la durÈe en mois de líamortissement.  Bien acquis ou fabriquÈs ‡ compter du 01/01/2001 DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif 3 et 4 ans 1,25 5 et 6 ans 1,75 > ‡ 6 ans 2,25  Bien acquis avant le 01/02/1996 et aprËs le 31/01/1997 DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif 3 et 4 ans 1,50 5 et 6 ans 2,00 > ‡ 6 ans 2,25  Bien acquis entre le 01/02/1996 et le 31/01/1997 DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif 3 et 4 ans 2,50 5 et 6 ans 3,00 > ‡ 6 ans 3,50 Coefficient spÈcifique Ce champ est ‡ saisir par líutilisateur, dans le cas ou cette valeur est renseignÈ, cíest ce coefficient qui sert pour le calcul de la case Taux. Taux Si la case coefficient est cochÈ cíest ce coefficient qui sert pour le calcul du taux, sinon cíest le coefficient spÈcifique. Le calcul est le suivant : ((100/durÈe en mois)*12)*coefficient DÈrogatoire DÈgressif moins linÈaire Cette option permet díappliquer le mode díamortissement dÈgressif sur le plan fiscal, alors que le mode díamortissement Èconomique (technique) est le linÈaire. Logiciel Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des logiciels. Printed Documentation 52 Economie díÈnergie Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des biens concernant líÈconomie díÈnergie. Valeur de revente Ces options permettent díÍtre en conformitÈ avec la nouvelle rÈglementation mis en place ‡ compter du 1 er janvier 2005. 133 Onglet Sortie Cet onglet permet d'enregistrer la sortie de líÈquipement, de gÈrer comptablement les amortissements de cession et de visualiser la sortie d'un Èquipement. Si vous dÈsirez sortir une immobilisation, pointez la case Sortie. Les champs Date de sortie, Prix de vente et Type de sortie deviennent alors accessibles. Indiquez la date de cession ainsi que le prix de vente, puis choisissez la destination de líÈquipement dans la liste proposÈe. Ces ÈlÈments permettent le calcul des plus ou moins value. 134 Impressions 135 Impression des Fiches Immobilisations La Fiche Immobilisation permet díobtenir le plan díamortissement mensuel pour líannÈe en cours et le plan díamortissement complet. Cette fiche donne Ègalement les informations suivantes : nature de líimmobilisation, date díacquisition et de mise en service, valeur díachat, mode díamortissement, durÈeÖ Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Fiches Immobilisations Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Plan Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin les fourchettes de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. DÈfinissez la pÈriode de rÈfÈrence ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 136 Impressions de la Liste des Immobilisations La Liste des immobilisations permet díobtenir la listes des biens acquis depuis le dÈbut de votre activitÈ, afin de connaÓtre la date díachat, le prix, le mode díamortissement, sa durÈe, le cumul amortissement ainsi que la valeur nette comptable. Vous pouvez Ègalement obtenir líinventaire de vos biens en sÈlectionnant le modËle Inventaire. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Listes des Immobilisations Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Imprimer Comment faire ? Immobilisations 53 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. SÈlectionnez le modËle Inventaire ou Liste des immobilisations. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 137 Impressions des Dotations Cette impression permet díobtenir le dÈtail des dotations en fonction du type díamortissement pratiquÈ pour líexercice en cours. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Dotations Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 138 Impression des EntrÈes / Sorties Cette impression permet díobtenir la liste des entrÈes et sorties de biens effectuÈs sur líexercice en cours. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + EntrÈes / Sorties Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 139 Impression des Eclatements Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi un Èclatement sur líexercice en cours. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Eclatements Printed Documentation 54 Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 140 Impression du Suivi des DÈprÈciations Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une dÈprÈciation sur líexercice en cours. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des DÈprÈciations Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 141 Impression du Suivi des Mutations Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une mutation sur líexercice en cours. Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des Mutations Comment faire ? 1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 142 Etats prÈparatoires Il síagit díimprimer les Ètats prÈparatoires aux Cerfa 2054, 2055 et 2033C :  Immobilisations  Situations et mouvements  Ventilations des dotations  Plus-values, moins-values Immobilisations 55 Comment y accÈder ? Barre de menu Immobilisations + Impressions + Etats PrÈparatoires Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 57 143 OpÈrations Comptables Courantes 144 OpÈrations de Saisie 145 Saisie Standard 146 La Saisie Standard La Saisie Standard permet de : 9 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 10 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 11 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisÈ, sauf la saisie non comptable (Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie), ou importÈes díun autre logiciel, Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Saisie Standard Raccourci clavier Ctrl + S Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?  Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois.  Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie.  Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes :  Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre Printed Documentation 58  Nouvelle ligne d'Ècriture  Modification d'une ligne d'Ècriture  Suppression d'une ligne d'Ècriture  OpÈrations disponibles ‡ partir du journal  Contrepasser une Ècriture  RÈimputer une Ècriture  Automatiser la saisie des factures  Lettrer en cours de saisie 147 Nouvelle Ècriture Pour crÈer une nouvelle Ècriture :  Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou  Appuyez sur la touche  du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne courante sÈlectionnÈe.  Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes centralisatrices. 148 Sens de l'Ècriture En Saisie Standard, et au KilomËtre, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture, le logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente  Sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit,  sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit,  sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. Journal díAchat Sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit. Journal de TrÈsorerie  sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit,  sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. OpÈrations Comptables Courantes 59 Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 149 Validation / Sortie du journal La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 150 Ligne d'Ecriture 151 Saisie de la ligne d'Ècriture Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants : M Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures par le bouton . V Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. A Cette colonne signale par une flËche jaune une Ècriture analytique Ètendue, cíest-‡-dire ventilÈe sur un poste autre que le poste DIVERS. Jour La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes. Printed Documentation 60 PiËce Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. La saisie du numÈro de piËce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse gÈrer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats. Le pointage díÈchÈances fera le reste. N° Document Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis cliquez sur l'icÙne ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal . Date de saisie Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures OpÈrations Comptables Courantes 61 La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences (accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux montants de la contre-valeur. DÈbit / CrÈdit Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 152 Choix du compte NumÈro inexistant A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche  du clavier numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. 153 LibellÈ de l'Ècriture Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris. Printed Documentation 62 Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal :  Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte.  Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie.  Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 154 Modification d'une ligne Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 155 Suppression d'une ligne Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 156 Saisie Standard : Saisie en devise  Pointez Montant en devise.  Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne .  VÈrifiez le cours ou la paritÈ.  Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 157 Options disponibles 158 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre des ÈchÈances en cours pour ce tiers. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre de ventilations analytiques sur une ligne díÈcriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flËche jaune líÈcriture sur laquelle une ventilation analytique Ètendue (plus de deux postes affectÈs) a ÈtÈ enregistrÈe. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises. OpÈrations Comptables Courantes 63 159 Options de saisie Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options du menu contextuel. Mode de saisie Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie manuelle du libellÈ. PiËces Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 160 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR). 161 Saisie Standard : RÈimputer une Ècriture Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ? AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 162 Saisie Standard : Contrepasser une Ècriture Printed Documentation 64 En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ? AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 163 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures Comment automatiser la saisie des factures clients ? Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures : Compte DÈbit CrÈdit 411 TTC 44541 TVA 70 HT Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :  AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes.  Ouvrez le compte client de votre choix.  Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit.  AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien.  Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ? Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures : Compte DÈbit CrÈdit 401 TTC 44566 TVA 60 HT Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :  AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes.  Ouvrez le compte fournisseur de votre choix.  Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge. OpÈrations Comptables Courantes 65  AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. ComptabilitÈ.  Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. 164 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie Quíest-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ? Lors de la saisie du rËglement en Saisie Standard ou au KilomËtre, il est possible díobtenir automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 165 EchÈancier 166 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, ou en saisie des rËglements par Ma Banque Principale, Mon Autre Banque ou Ma Caisse, vous soldez directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7.  Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de reconnaÓtre facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple).  Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du rËglement correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du rËglement se reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement.  Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 167 Recherche díune ÈchÈance Printed Documentation 66 Si vous ne retrouvez pas líÈchÈance ‡ pointer, vous pouvez utiliser líoption de recherche díune ÈchÈance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin díaccÈder au menu contextuel, et choisissez líoption Rechercher. 168 Epuration des ÈchÈances Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 169 Lettrage par líÈchÈancier Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut síeffectuer automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 170 EchÈancier : Recherche d'une ÈchÈance Choisissez votre critËre de recherche (date de la facture, montant de líÈchÈance, numÈro de la piËce ou libellÈ de líÈcriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la premiËre ÈchÈance correspondant au critËre indiquÈ. Si líÈchÈance trouvÈe níest pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se poursuit alors. 171 Saisie GuidÈe 172 La Saisie GuidÈe La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Saisie GuidÈe Raccourci clavier Ctrl + G Comment faire ?  Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses.  SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe.  Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 173 La saisie dans un guide LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre.  Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe.  Saisissez la date de la piËce.  Saisissez la date díÈchÈance.  Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral). OpÈrations Comptables Courantes 67  Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones ‡ renseigner.  Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type.  Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en Saisie Standard. 174 Saisie non Comptable 175 Mes Achats Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et de les consulter. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Mes Achats PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre est partagÈe en deux parties :  En haut : la liste des factures.  En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?  En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture.  Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture.  Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe.  ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, fournisseur, description, total HT ou TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et aprËs escomptes.  Pour saisir les ventilations par nature díachat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre clavier (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA Printed Documentation 68 síaffiche alors automatiquement.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ? Il suffit de sÈlectionner la facture ‡ modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ? La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ? Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ? Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Escomptes obtenus et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 401Ö Montant TTC 44566Ö Montant TVA 60Ö Montant HT Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures díachat ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne A (Achats) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 176 Mes Ventes Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de les consulter. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre est partagÈe en deux parties : OpÈrations Comptables Courantes 69  En haut : la liste des factures.  En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?  En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture.  Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture.  Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe.  ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, client, description, total HT ou TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et aprËs escomptes.  Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre clavier (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA síaffiche alors automatiquement.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ? Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ? La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ? Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature de vente Rabais, remises et ristournes accordÈs par líentreprise et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ? Printed Documentation 70 Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature de vente Escomptes accordÈs et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 411Ö Montant TTC 44571Ö Montant TVA 70Ö Montant HT Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 177 Mes Ventes Comptoir 178 Mes Ventes Comptoir Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir rÈalisÈs dans la journÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre se prÈsente sous forme díun tableau mensuel. Comment saisir un ticket Z de caisse ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre ticket. 2. Cliquez sur le jour de votre ticket. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les Ètapes de líassistant. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Journal des ventes comptoir (VC) Compte DÈbit CrÈdit 5111 Recette en espËces 5112 Recette en chËques 5113 Recette en CB 5114 Recette autres modes 70Ö Montant HT 44571Ö Montant TVA Journal de caisse (CA) OpÈrations Comptables Courantes 71 Compte DÈbit CrÈdit 530 Recette en espËces 5111 Recette en espËces 530 Montant remis en banque 580 Montant remis en banque Journal de banque (BP ou BS) Compte DÈbit CrÈdit 5121 EspËces caisse remis en banque 580 EspËces caisse remis en banque 5121 Recette en chËques 5112 Recette en chËques 5121 Recette en CB 5113 Recette en CB 5121 Recette autres modes 5114 Recette autres modes Comment corriger une vente ? Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus. 179 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de rËglement Dans cette Ètape, saisissez le numÈro de piËce de la vente comptoir. Ce numÈro sera repris sur les Ècritures de la vente, de caisse et de remises en banque gÈnÈrÈes par cet assistant. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Saisissez les montants des recettes du jour par mode de rËglement, puis passez ‡ líÈtape suivante. 180 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit Cette Ètape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA sera calculÈe (sauf pour les saisies effectuÈes dans la colonne Exo). Appuyez sur la touche Inser pour dÈmarrer (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Saisissez toutes les ventilations de votre vente comptoir. Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum quíun seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut que le montant de TVA soit ‡ ressaisir en cas díÈcarts díarrondis avec le ticket Z de caisse. Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 181 Ventes Comptoir : Remises en banque Printed Documentation 72 Dans cette Ètape, saisissez les montants remis en banque, par mode de rËglement, et cliquez sur Terminer. 182 Ma TrÈsorerie 183 Ma Caisse Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrÈes et sorties de caisse. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Caisse Comment saisir un rËglement ?  En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement.  Choisissez selon les cas : o Síil síagit díune sortie de caisse (paiement ou dÈpÙt vers une banque), cliquez sur Nouvelle dÈpense, o síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette. Comment corriger un paiement ? Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette ou une dÈpense gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 184 Ma Banque Principale Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou virements internes) et les rËglements reÁus sur votre banque principale. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Banque Principale Comment saisir un rËglement ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas :  Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense,  síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette,  síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau bordereau. Comment corriger un paiement ? OpÈrations Comptables Courantes 73 Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 185 Mon Autre Banque Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou virements internes) et les rËglements reÁus sur votre deuxiËme banque. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Mon Autre Banque Comment saisir un rËglement ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas :  Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense,  síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette,  síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau bordereau. Comment corriger un paiement ? Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 186 TrÈsorerie : DÈpense Cette option vous permet de saisir un rËglement Èmis, ou un virement interne. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement, si besoin, le n° de chËque (ce champ est grisÈ pour la caisse), et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement interne vers : Printed Documentation 74  RËglement fournisseur : Le rËglement est destinÈ ‡ un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Achats du menu Quotidien.  Autre charge ou frais : Le rËglement níest pas rattachÈ ‡ un fournisseur habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de dÈplacement ou de restaurant Ö). Vous pouvez Ègalement utiliser cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc.  Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un virement díune banque ‡ líautre, de la caisse vers une banque ou díune banque vers la caisse. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre charge ou frais, indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dÈpense suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?  Pointez RËglement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau fournisseur.  Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de charge ou frais. Ecritures comptables Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : RËglement fournisseur Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 401Ö Montant Autre charge ou frais Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 60Ö Montant HT 44566Ö Montant TVA Virement interne Journal source Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant Journal cible Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant OpÈrations Comptables Courantes 75 Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres charges ou frais ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne D (DÈpense) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 187 TrÈsorerie : Recette Cette option vous permet de saisir un rËglement reÁu. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement client ou Autre recette : o RËglement client : Le rËglement provient díun client. La facture du client, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. o Autre recette : Le rËglement ne provient pas díun client habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie. Vous pouvez Ègalement utiliser cette option pour saisir le remboursement díindemnitÈs journaliËres díassurance maladie, un nouvel emprunt bancaire, etc. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?  Pointez RËglement client, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau client.  Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de recette. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : RËglement client Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 411Ö Montant Autre recette Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 70Ö Montant HT 44571Ö Montant TVA Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres recettes ? Printed Documentation 76 AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne R (Recette) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 188 TrÈsorerie : Bordereau Cette option vous permet de saisir líensemble des chËques reÁus et dÈposÈs sur un unique bordereau de remise en banque. PlutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par cette option. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour de la remise, le numÈro de la remise, et le libellÈ. 2. Dans le tableau des chËques remis, appuyez comme indiquÈ sur la touche Inser pour ajouter une ligne (ou  du clavier numÈrique). Sur chaque ligne, sÈlectionnez le client, et saisissez les diffÈrentes informations. 3. Une fois tous les chËques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et saisir la remise suivante. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise 411Ö Montant du chËque 1 411Ö Montant du chËque 2 411Ö Montant du chËque 3 189 Encaissements 190 Saisie des Paiements ReÁus Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les paiements reÁus. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus Comment faire ?  Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur lequel vous dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. OpÈrations Comptables Courantes 77  Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous dÈsirez travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche Haute ª pour passer au mois prÈcÈdent ou suivant.  La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche Inser :  Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Standard.  LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre.  Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante : 411GESPI 200 5111 200 411ELAT 500 5112 500 411CAA 1500 5113 1500 Autres fonctions 12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 16Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. 191 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter Tiers  Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne , ou crÈez un nouveau compte. RËglement  Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type  Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place. Printed Documentation 78 Ecriture  ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour.  Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture.  Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 192 DÈpÙt des Valeurs en Attente Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient gÈnÈrÈes. Attention : Si vous souhaitez gÈnÈrer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prÈlËvements, lancez la remise en banque avant díeffectuer le dÈpÙt. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente Comment faire ?  Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous souhaitez dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant la pÈriode síaffiche automatiquement.  SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et prÈcisez la date de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce journal ‡ cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque.  Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau de remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes.  Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡ dÈposer.  Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau.  La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs encaissÈes, de gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de dÈpÙt. Une confirmation vous est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la fiche du journal de banque en mode pied de journal) : 5111 ChËque 200 5113 1800 512BANQUE 2000 Comment rÈimprimer un ancien bordereau ? Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 193 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs OpÈrations Comptables Courantes 79  Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier.  SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque.  Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton Bordereau.  Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe seront supprimÈes. 194 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque 1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions proposent des boutons identiques. 195 DÈcaissements 196 RËglements des Tiers Cette commande permet de saisir rapidement les rËglements des fournisseurs en fonction des ÈchÈances. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes). Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈcaissements + RËglements des Tiers Comment faire ?  Dans líentÍte de la fenÍtre, saisissez le numÈro de compte du fournisseur ainsi que la pÈriode des ÈchÈances en attente de rËglement que vous souhaitez afficher.  Choisissez, si vous le souhaitez, le type díÈchÈances ‡ afficher ainsi que le mode de rËglement (critËres facultatifs).  La grille affiche les ÈchÈances en attente de rËglement.  Enregistrez ensuite le rËglement : o RËglement total : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton Solder, ou double-cliquez dessus. o RËglement partiel : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton RËgl. Partiel, saisissez le montant du rËglement et validez. RÈsultat : le montant du rËglement síaffiche dans la colonne Montant.  Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Votre rËglement est alors enregistrÈ. Elles sont consultables et modifiables par le menu Quotidien + Saisie Standard.  Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer un courrier : choisissez le modËle souhaitÈ (courrier, lettre-chËque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnÈes du fournisseur sont automatiquement reprises de la fiche du compte (onglet Adresse). 197 RËglement des Tiers : Bouton Valider Printed Documentation 80  Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le rËglement doit Ítre enregistrÈ (icÙne ). Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. Le compte de Contrepartie síaffiche automatiquement.  Tapez la date du paiement ou sÈlectionnez-la par líicÙne .  Renseignez le dÈtail de líÈcriture : NumÈro de piËce et LibellÈ.  Si besoin, saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un rËglement en chËque, vous pouvez saisir le Code chÈquier et le N° de chËque.  Pour un paiement en devise ÈtrangËre, sÈlectionnez le code de la devise.  Si vous souhaitez que líÈcriture de rËglement soit automatiquement lettrÈe avec líÈchÈance prÈcÈdemment sÈlectionnÈe, laissez la case Lettrer cochÈe et validez par OK. Vous pourrez consulter le lettrage par líoption Quotidien + Consultation ñ Lettrage. 198 Remises en Banque (gÈnÈration de Fichiers) 199 Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ? ParamÈtrez vos comptes de tiers AccÈdez au Plan Comptable par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur concernÈ. Pour chaque compte, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos tiers. ParamÈtrez vos journaux AccÈdez aux Journaux par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de banque correspond ‡ une banque de la sociÈtÈ). Pour chaque banque, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos banques. CrÈez vos modes de rËglements AccÈdez aux Modes de RËglements par le menu DonnÈes. Par le bouton Nouveau, crÈez les modes de rËglements nÈcessaires , de type L.C.R / B.O.R, PrÈlËvement ou Virement. Utilisez líoption adÈquate Pour les LCR et les PrÈlËvements, saisissez les paiements clients dans líoption Saisie des Paiements ReÁus du menu Quotidien + Encaissements, en utilisant le mode de rËglement crÈÈ prÈcÈdemment, de type L.C.R / B.O.R ou PrÈlËvement. AccÈdez ensuite soit ‡ líoption Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de PrÈlËvements. Pour les Virements, saisissez les rËglements fournisseurs dans líoption RËglements des Tiers du menu Quotidien + DÈcaissements, en utilisant le mode de rËglement de type Virement crÈÈ prÈcÈdemment. AccÈdez ensuite ‡ líoption Remise de Virements. 200 Remises en Banque Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la mÍme maniËre. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Encaissements + Remise de LCR / BOR OpÈrations Comptables Courantes 81 Quotidien + Encaissements + Remise de PrÈlËvements Quotidien + DÈcaissements + Remise de Virements Comment faire ?  SÈlectionnez le journal de valeurs ‡ líencaissement qui contient les rËglements ‡ dÈposer, puis prÈcisez la pÈriode. Les rËglements de type LCR, PrÈlËvements ou Virements síaffichent automatiquement.  Double-cliquez sur chaque ligne ‡ prendre en compte dans la remise et complÈtez les informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous avez complÈtÈ la fiche du compte.  Un astÈrisque  apparaÓt ‡ gauche de la ligne pour indiquer quíelle a bien ÈtÈ prise en compte.  Lorsque tous les rËglements voulus ont ÈtÈ sÈlectionnÈs, cliquez sur le bouton Valider et GÈnÈrer un fichier aux normes AFB. ComplÈtez les informations concernant la remise elle-mÍme. Le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication.  Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer la liste des paiements remis en banque.  Les lignes de rËglements disparaissent de la fenÍtre de remise. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ? 201 Informations bancaires Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le logiciel rÈalise alors un contrÙle du RIB et vous affiche un message lorsquíil est invalide. 202 Remise en Banque : Validation et gÈnÈration du fichier  Choisissez le Code entrÈe (pour une LCR / BOR), le Type prÈlËvement (pour un prÈlËvement), ou le Type de virement (pour un virement).  ContrÙlez les informations de votre sociÈtÈ (N° Èmetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces informations sont automatiquement reprises des coordonnÈes du dossier, ainsi que de líonglet Banque du journal de banque.  Indiquez la rÈfÈrence de la remise.  Modifiez si besoin la Date de valeur.  Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou CollectivitÈs locales).  Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement.  Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication. 203 Consultation de Comptes et Lettrage 204 Consultation de Comptes - Lettrage La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode de rÈfÈrence. Comment y accÈder ? Printed Documentation 82 Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Consultation - Lettrage Raccourci clavier Ctrl + I Comment consulter un compte ? Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix : 17les boutons et , 18les flËches et de votre clavier, 19les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?  Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer.  Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement.  Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche. OpÈrations Comptables Courantes 83 Consultez aussi les parties suivantes :  Lettrer en cours de saisie  Lettrage partiel 205 Lettrage manuel Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante :  Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien.  Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4.  Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer.  Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer.  Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement.  Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Standard par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont dÈlettrage. 206 Consultation : Recherche Vous possÈdez une version millÈsimÈe  Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde.  Tapez un montant.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant.  Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. Vous possÈdez une version PRO  Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ de líÈcriture. Printed Documentation 84  En fonction du critËre choisi :  Saisissez la date de líÈcriture.  Pointez le sens de líÈcriture ou solde et saisissez un montant.  Saisissez le numÈro de piËce.  Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre.  Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 207 Lettrage Automatique Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique Comptes Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche du compte. PÈriode Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du 1 er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ demandÈe. Type de lettrage Choisissez le critËre de lettrage en pointant :  Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et dont les montants se compensent. ou  Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement) La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message vous avertira que líopÈration peut Ítre longue. OpÈrations Comptables Courantes 85 Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement) Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement) Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe. Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement) Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de tous les lettrages effectuÈs par cette option. 208 Lettrage Automatique approchÈ Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options Printed Documentation 86 Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 209 DÈlettrage Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :  Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien.  Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4.  Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer.  Cliquez sur le bouton DÈlettrer.  Saisissez le code lettrage ‡ annuler.  Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu Quotidien) pour dÈlettrer les Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle de codes lettrage ‡ prÈciser. 210 Ecriture de rÈgularisation (lettrage) Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier + PropriÈtÈs). 211 Rapprochement Bancaire 212 Rapprochement Bancaire Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire  Par compte  Par journal  Automatique par Journal ou par compte (en version PRO) Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ? Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation). OpÈrations Comptables Courantes 87 Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡ l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages :  La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe pour faciliter le dÈmarrage du pointage.  Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple OD) apparaÓtront lors du rapprochement.  Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de Tiers (401 et 411). 213 Rapprochement Bancaire incorrect Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡ vÈrifier :  Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents dans le relevÈ de banque.  Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 214 Rapprochement Manuel 215 Rapprochement par Compte Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire  Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). Printed Documentation 88  PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ).  SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher.  SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille.  Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures  Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.  Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.  Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de OpÈrations Comptables Courantes 89 20Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 21DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 23Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 216 Rapprochement par Journal Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire  Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ).  PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ).  SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher.  SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille.  Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures  Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.  Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.  Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Printed Documentation 90 Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dÈpointer une Ècriture.  DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs.  Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher.  Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe.  Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 217 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant Vous possÈdez une version millÈsimÈe  Tapez un montant.  Choisissez le sens de líÈcriture.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. OpÈrations Comptables Courantes 91  Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. Vous possÈdez une version PRO  Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ de líÈcriture.  En fonction du critËre choisi : 28Saisissez la date de líÈcriture. 29Pointez le sens de líÈcriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numÈro de piËce. 31Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture.  Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre.  Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Ecriture non trouvÈe ! ª. 218 Rapprochement Automatique 219 Rapprochement Automatique (en version PRO) Cette option vous permet :  Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise lui- mÍme le rapprochement.  Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir.  Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou par Compte La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. 220 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures Comment comptabiliser des Ècritures ? Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela :  SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal).  Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Printed Documentation 92  SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de la fenÍtre. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 221 Rapprochement Automatique : Pointage manuel Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)  Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ).  PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ).  SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal).  SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes.  Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Importation du relevÈ bancaire  Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage  Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons : o Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ; o Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le logiciel vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.  Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ..  Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. OpÈrations Comptables Courantes 93 Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : 32Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 33Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 222 Rapprochement Automatique : Pointage automatique Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)  SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal).  SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes.  Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Importation du relevÈ bancaire  Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Printed Documentation 94 Pointage  Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres.  Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 223 Rapprochement Automatique : Bouton Purger Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur :  Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne .  Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger.  Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 224 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire : OpÈrations Comptables Courantes 95  Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne .  Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer.  Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 225 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe :  Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe.  Indiquez la Date de líÈcriture.  Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe.  Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie.  Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 226 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique Code Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code. Date de valeur Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir :  La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les Ècritures auront ÈtÈ pointÈes.  La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer :  Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des montants.  Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une seule Ècriture, ou inversement. 227 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres Printed Documentation 96 Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte :  Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne .  Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 228 DÈclaration de TVA 229 Gestion de la TVA Il existe deux types de TVA : 34TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou d'achat. 35TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 230 Comment mettre en place votre TVA ? Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA ‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 231 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ? Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 232 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ? Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. 233 Acomptes et TVA sur encaissements 234 Acompte Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 235 RËglement partiel Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement. OpÈrations Comptables Courantes 97 236 Consultez aussi les parties suivantes : 1 ModËles d'Ècritures 2 La dÈclaration CA3 3 La dÈclaration CA12 237 TVA : Acquisitions Intracommunautaires Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante : lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 6Ö UE Montant HT 44566Ö UE Montant TVA 401Ö Montant HT 4452 Montant TVA Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 2Ö UE Montant HT 44562Ö UE Montant TVA 401Ö Montant HT 4452 Montant TVA Exemple : Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6011 Achats UE 1000,00 4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00 401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00 4452 TVA due intracommunautaire 196,0 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). 238 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation. L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT Printed Documentation 98 44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT 44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00 4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). 239 TVA Livraisons gaz imposables Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT 44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6012 Livraisons gaz imposables 1000,00 4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00 OpÈrations Comptables Courantes 99 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). 240 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 241 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI :  Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise : o Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse) o Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification)  Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) : o Adresse du TrÈsor Public o Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 242 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 243 DÈclaration CA3 244 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3) Printed Documentation 100 Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :  PrÈparer une nouvelle dÈclaration  Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519  Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519  Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519  PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A  PrÈparer un nouveau formulaire 3519 Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification. Parties ‡ consulter  Gestion de la TVA  Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration  Comment prÈparer la dÈclaration ?  Montants calculÈs, montants ‡ saisir  ModËles d'Ècritures  Virements bancaires  Comment imprimer la dÈclaration ? Voir aussi 36Option EDI 245 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3 Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. OpÈrations Comptables Courantes 101 Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe.  Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case.  Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier (onglet TrÈsor Public).  La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs.  Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accËs au mode de rËglement TÈlÈ RËglement, vous devez acquÈrir le module TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com.  Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 246 TVA : Annexe 3310 A Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 247 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie  Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A.  Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 248 TVA : Formulaire 3519 Printed Documentation 102 Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs :  Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  Nom du demandeur  LocalitÈ du demandeur  CoordonnÈes bancaires 249 TVA : PrÈparation du formulaire 3519 Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ?  Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre.  Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519.  Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 250 Etapes de l'assistant CA3 251 CA3 : Introduction Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 252 CA3 : OpÈrations imposables (HT) Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02 Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 03 Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage OpÈrations Comptables Courantes 103 Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3A Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne 3B Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 3C Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 253 CA3 : OpÈrations non imposables Ligne 04 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 05 Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 06 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 6A Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne 7A Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? Printed Documentation 104 254 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer RÈgularisation CP Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15 Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 255 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite) Ligne 17 Pour gÈrer correctement les acquisitions intracommunautaires, cliquez ici. Ligne 18 OpÈrations Comptables Courantes 105 Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 256 CA3 : TVA dÈductible Ligne 19 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 21 Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22 Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 257 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer Ligne 26 Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement. Ligne 29 Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30 Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31 Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le bouton Suivant. 258 TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 259 TVA : Virement Bancaire  Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public.  SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la Printed Documentation 106 fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque.  Indiquez le type et la date du rËglement.  Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 260 TVA : TÈlÈ rËglement Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡ zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration, les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 261 DÈclaration CA12 262 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12) Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :  PrÈparer une nouvelle dÈclaration  Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe  Supprimer une dÈclaration incorrecte  Imprimer une dÈclaration Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification. Parties ‡ consulter  Gestion de la TVA  Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration OpÈrations Comptables Courantes 107  Comment prÈparer la dÈclaration ?  Montants calculÈs, montants ‡ saisir  ModËles d'Ècritures  Virements bancaires  Comment imprimer la dÈclaration ? Voir aussi 37Option EDI 263 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12 Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case.  Saisissez la Date limite de dÈpÙt.  Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire.  Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 264 Etapes de l'assistant CA12 265 CA12 : Introduction Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 266 CA12 : OpÈrations non imposables Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la correspondance et saisissez votre commentaire. Printed Documentation 108 Commentaires Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡ 1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut ‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne 02 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 03 Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 04 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4B Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. 267 CA12 : OpÈrations imposables Ligne 05, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 19,60. Ligne 06, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 5,50. Ligne 07, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. OpÈrations Comptables Courantes 109 Ligne 08, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 268 CA12 : OpÈrations imposables (suite) Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90 / 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne AA Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne AB Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 13 Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 14, ligne 15 Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. 269 CA12 : Autre TVA due Lignes 17, 18, 21 Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 20 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 23 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. 270 CA12 : TVA dÈductible Lignes 24, 25, 26 Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 271 CA12 : Imputations / RÈgularisations Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31 Printed Documentation 110 Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32 Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 272 CA12 : RÈsultat net Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 273 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 274 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite) Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 275 CA12 : RÈcapitulation Formulaire NEANT Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58 Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 276 CA12 : Demande de remboursement Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice). 277 TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 278 TVA : Virement Bancaire  Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public.  SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque.  Indiquez le type et la date du rËglement.  Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 279 TVA : TÈlÈ rËglement Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡ zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration, les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page OpÈrations Comptables Courantes 111 que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 280 EDI-TVA 281 TVA : EDI (Echange de DonnÈes InformatisÈes) Pour acquÈrir le module TVA-EDI, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. TÈlÈtransmettre Pour pouvoir tÈlÈtransmettre vos dÈclarations, vous devez au prÈalable renseigner les PrÈfÈrences EDI (menu Dossier + PropriÈtÈs). SÈlectionnez la dÈclaration ‡ tÈlÈtransmettre, cliquez sur ce bouton et suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant. Le logiciel vous ouvre ensuite la boÓte díenvoi díun mail vers líadresse editva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si vous níavez pas cochÈ líoption Utilisation de www.jedeclare.com dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ directement sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. Remarques : 38Il est fortement conseillÈ díimprimer et de conserver la dÈclaration avant de la tÈlÈtransmettre. 39La tÈlÈtransmission de la dÈclaration de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 40Cette option níest pas accessible si votre dÈclaration de TVA est provisoire. AccÈder ‡ JDC Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos tÈlÈdÈclarations. Ce bouton níest actif que si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI. Etat AprËs tÈlÈtransmission, líÈtat de la dÈclaration passera automatiquement ‡ ´ EnvoyÈe ª. Date de la derniËre tÈlÈtransmission Ce champ affiche automatiquement la date de la derniËre tÈlÈtransmission effectuÈe pour la dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de dÈpÙt Cette date est automatiquement reprise de la dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de substitution (uniquement pour la CA3) Il síagit de la date limite de dÈpÙt - 3 jours. Il existe plusieurs cas :  Vous tÈlÈtransmettez plusieurs fois la dÈclaration díune mÍme pÈriode avant la date limite de substitution : dans ce cas, cíest la derniËre dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la DGI. Printed Documentation 112  Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration avant la date limite de substitution et la dÈclaration modifiÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt : dans ce cas, cíest la derniËre dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la DGI, mais attention, en cas de tÈlÈ rËglement, les deux tÈlÈpaiements seront pris en compte par la DGI (celui díavant la date limite de substitution et le dernier). Remarque : Lorsque vous prÈparez une dÈclaration entre la date limite de dÈpÙt et la date limite de substitution, dans la derniËre Ètape de tÈlÈ rËglement, vous pouvez saisir un tÈlÈ rËglement de 0 si le tÈlÈ rËglement antÈrieur couvrait la totalitÈ du montant d˚, ou saisir ce que vous devez. Les tÈlÈ rËglements pris en compte par la DGI apparaissent dans la page de suivi des tÈlÈdÈclarations sur le site www.jedeclare.com.  Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration aprËs la date limite de dÈpÙt : vous paierez des pÈnalitÈs de retard. Autres options jedeclare Si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI, trois options sont accessibles ‡ partir du menu Quotidien + DÈclaration de TVA :  Inscription ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au formulaire díinscription ‡ jedeclare.com.  AccÈder ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos tÈlÈdÈclarations.  Aide www.jedeclare.com : Il síagit díune page díaide vous indiquant le paramÈtrage Outlook ‡ effectuer pour utiliser jedeclare.com. 282 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission 283 TÈlÈtransmettre : Introduction Vous Ítes dans líassistant de tÈlÈtransmission de la dÈclaration. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI 284 TÈlÈtransmettre : Etape 1 Cochez dans cette Ètape les diffÈrents ÈlÈments ‡ prendre en compte pour la tÈlÈtransmission (par exemple CA3 + annexe 3310A). Remarque : Le formulaire 3519 doit faire líobjet díune tÈlÈtransmission sÈparÈe. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI 285 TÈlÈtransmettre : Etape 2 ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI 286 TÈlÈtransmettre : Etape 3 Modifiez ou complÈtez si besoin les donnÈes díidentification de redevable et en cas de cession ou de cessation, cochez la case correspondante. Cliquez enfin sur Terminer pour valider la tÈlÈtransmission. OpÈrations Comptables Courantes 113 Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI 287 Recherche d'Ecritures 288 Recherche d'Ecritures La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant ‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Recherche díÈcritures Raccourci clavier Ctrl + F Comment effectuer une recherche ? Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants :  Simple  CritËres  AvancÈs Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 289 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants : numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard) ) . 290 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE LibellÈ contient Remise Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ?  SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis. Printed Documentation 114  Choisissez la relation.  Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale...). La condition est alors complËte.  Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition.  Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard) ) . 291 Recherche d'Ecritures : Onglet AvancÈs Líonglet AvancÈs en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir plusieurs conditions afin de lancer une recherche trËs prÈcise et pointue. La ligne marquÈe díun triangle bleu et portant le nom correspond au nom par dÈfaut donnÈ ‡ votre requÍte. Double-cliquez dessus si vous souhaitez modifier le nom par dÈfaut. Si vous souhaitez dÈfinir plusieurs conditions, cliquez sur le bouton Ajouter, pour crÈer autant de lignes que de conditions ‡ dÈfinir. Le nom de la requÍte devient par dÈfaut . Chaque ligne de condition est reprÈsentÈe par un carrÈ gris. Comment dÈfinir les diffÈrentes conditions ?  Double-cliquez sur la ligne de la condition ‡ dÈfinir, une boÓte síouvre alors.  Modifiez le nom par dÈfaut.  SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis.  SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la relation ‡ appliquer (commence par, infÈrieur ‡ Ö).  Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximaleÖ). La condition est alors complËte.  Cliquez sur le bouton OK.  DÈfinissez ainsi chacune des lignes de votre requÍte.  DÈterminez alors pour chaque condition son type : exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, seules les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1, plus toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 2 seront affichÈes. Exemple : Pour les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE OU LibellÈ contient Facture, vous obtenez toutes les Ècritures du journal VE et toutes les Ècritures (pour tous les journaux) ayant dans leur libellÈ le mot ´ Factureª. Pour les deux mÍmes conditions reliÈes par un ET, vous obtenez uniquement les Ècritures du journal VE qui ont dans leur libellÈ le mot ´ Facture ª. OpÈrations Comptables Courantes 115  Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Standard). ) 292 Impression d'une recherche Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans l'assistant d'exportation. 293 Divers 294 Modes de saisie (Simulation / RÈel) Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 295 Pourquoi utiliser le mode Simulation ?  Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs vÈrification, confirmer les Ècritures.  Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la supprimez. 296 Comment saisir des Ècritures de simulation ? Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de la souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 297 Comment confirmer les Ècritures de simulation ? A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu Quotidien. 298 Type díopÈration ‡ effectuer Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Supprimer. 299 PÈriode Printed Documentation 116 Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 300 Intervalle compte Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 301 Intervalle journal Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 302 Les Ècritures d'abonnements Toutes les lignes díabonnements, rÈsultant de la prÈparation lancÈe ‡ partir de la fiche du ou des guides d'abonnement apparaissent ici. Les lignes cochÈes sont celles dont la date est arrivÈe ‡ expiration. Le bouton GÈnÈrer vous permet de gÈnÈrer les Ècritures comptables correspondant aux lignes díabonnement cochÈes. Les Ècritures comptables seront ensuite consultables et modifiables par le menu Quotidien + Saisie Standard. Le bouton Supprimer permet de supprimer les lignes díabonnement si vous ne souhaitez pas les transformer en Ècritures comptables. 303 Les PrÈvisions de TrÈsorerie Les prÈvisions de trÈsorerie permettent díÈtablir une situation prÈvisionnelle des entrÈes et des sorties ‡ venir. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + PrÈvisions de TrÈsorerie RÈcupÈration des ÈchÈances Il est possible de gÈrer un tableau de prÈvisions unique pour toutes les ÈchÈances, ou de gÈrer un tableau de prÈvision banque par banque en version PRO uniquement. Vous gÈrez un tableau unique pour toutes les ÈchÈances Cliquez sur le bouton EchÈancier. Laissez líoption pointÈe par dÈfaut (RÈcupÈrer toutes les ÈchÈances) et validez. Vous gÈrez un tableau par banque en version PRO Vous pouvez prÈciser votre banque principale dans les prÈfÈrences. Ainsi, lors de la saisie des Ècritures de ventes et díachats, les ÈchÈances seront automatiquement affectÈes ‡ cette banque. Cependant, vous pouvez changer cette affectation par líÈchÈancier - facturation. Pour effectuer cette modification, sÈlectionnez la ligne díÈcriture correspondant au tiers et cliquez sur le bouton F7. Puis, indiquez le code du journal ‡ affecter dans la colonne Banque. Dans líoption des prÈvisions, cliquez sur le bouton EchÈancier, pointez líoption RÈcupÈrer uniquement les ÈchÈances associÈes au journal de trÈsorerie courant et validez. Changez de journal de banque et renouvelez líopÈration. Remarque : Cette option permet díimporter toutes les ÈchÈances saisies lors de la saisie des factures. Elle vous permet donc de mettre ‡ jour votre tableau de prÈvision avec les donnÈes comptables. Cíest pourquoi toutes les saisies effectuÈes manuellement dans ce tableau sont annulÈes pour Ítre OpÈrations Comptables Courantes 117 remplacÈes par des ÈchÈances rÈelles. Vous pouvez auparavant si vous le souhaitez sauvegarder votre tableau dans un fichier de votre choix gr‚ce au bouton Sauvegarder afin de le consulter ultÈrieurement. PrÈsentation du tableau Choisissez vos paramËtres en haut de líÈcran : pÈriodicitÈ et date de rÈfÈrence. Les montants peuvent Ítre affichÈs en milliers cíest-‡-dire que les montants sont divisÈs par mille ou en unitÈs, les montants sont affichÈs en nombre entier. Les ÈchÈances clients sont listÈes dans la partie supÈrieure de la fenÍtre et les ÈchÈances fournisseurs dans la partie infÈrieure de la fenÍtre. A partir de ce tableau, vous pouvez :  DÈplacer des ÈchÈances par les fonctions Couper et Coller du menu contextuel,  InsÈrer des lignes par la touche Inser,  Saisir des montants. En bas de líÈcran, vous avez le solde progressif qui tient compte des entrÈes et des sorties. Autres options Le bouton Imprimer permet díÈditer vos prÈvisions. Le bouton Sauvegarder permet de stocker vos prÈvisions dans un fichier de votre choix afin de le consulter ultÈrieurement gr‚ce au bouton Charger et de le comparer ‡ vos nouvelles prÈvisions. 304 Impression des PrÈvisions Les paramËtres indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ dÈfinis dans la fenÍtre prÈcÈdente pour Ètablir votre situation prÈvisionnelle. Si vous souhaitez imprimer la situation que vous avez dÈfini, ne modifiez pas les paramËtres. Le modËle proposÈ par dÈfaut est paramÈtrable par le bouton ParamÈtrer. Avant díimprimer le document, vous pouvez effectuer un aperÁu du document pour vÈrifier les valeurs imprimÈes. Export vers Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 305 Les Graphiques Quelques petites prÈcisions sur les graphiques (Graphiques du menu Quotidien) afin de mieux comprendre leur fonctionnement :  Le solde du compte est Ègal au total du dÈbit moins le total du crÈdit.  L'option Soldes normaux sert ‡ visualiser le solde d'un compte dÈbiteur (exemple : 411 pour les clients et les comptes de classe 6. Líoption Inverser les soldes sert dans le cas des comptes crÈditeurs (exemple : 401 pour les comptes fournisseurs et les comptes de classe 7)  Líoption Evolution donne une courbe qui indique pour chaque mois le solde du compte Líoption Cumul donne un graphique en b‚tons qui montre les soldes cumulÈs. Líoption RÈpartition donne un graphique en camembert qui permet de visualiser par exemple la rÈpartition des soldes par clients. Printed Documentation 118 119 306 Impressions 307 Les boÓtes d'impression Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants : Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition courante. 308 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ? Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 309 Nouveau modËle d'impression Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 310 AperÁu Ècran Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive : permet de se positionner sur la premiËre page du document. Printed Documentation 120 permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre. Imprimer un aperÁu Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les commandes suivantes :  Lancer líimpression du document complet  Envoyer les pages par mail au format pdf  Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF  Copier le contenu de la page en cours  les commandes de zoom sur la fenÍtre. 311 Configuration de l'impression Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression Onglet Configurer les imprimantes Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser. Impressions 121 Onglet Options diverses Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. 312 L'export vers Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 313 Impressions Comptables Courantes 314 Les Journaux Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Journaux Comment faire ? 1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Printed Documentation 122 Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 315 Options d'impression des Journaux Centralisation des comptes autorisÈs Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte. Imprimer les journaux sans Ècritures Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux au format ASCII. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 316 Le Grand-Livre Le Grand-Livre permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque compte díune fourchette ‡ prÈciser. Impressions 123 Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Grand-Livre Comment faire ? 1. Choisissez le type de Grand-Livre.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  GÈnÈral : les comptes de tiers sont centralisÈs,  Global. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 317 Options d'impression du Grand-Livre Centralisation des comptes autorisÈs Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte. Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Cumul des mouvements antÈrieurs Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs. Printed Documentation 124 Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII. Imprimer par ordre alphabÈtique Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures non lettrÈes. Si vous utilisez le lettrage partiel, vous pouvez demander ‡ tenir compte ou non des lettrages partiels effectuÈs. Date de lettrage Lors du lettrage des comptes, la date ‡ laquelle le lettrage est rÈalisÈ (date systËme) est enregistrÈe par le logiciel, ce qui permet, ‡ líimpression du grand-livre, de faire une sÈlection sur ce critËre (disponible en version PRO). Pour choisir la pÈriode, vous devez sÈlectionner, dans líoption prÈcÈdente, les Ecritures lettrÈes ou non lettrÈes. Exemple : A la fin de líexercice N, un certain nombre díÈcritures restent non lettrÈes. Le grand-livre des Ècritures non lettrÈes est imprimÈ. On dÈbute líexercice N+1, et on saisit un certain nombre de rËglements, ce qui permet de rÈaliser des lettrages avec des Ècritures de líexercice N. La date de lettrage permet de ressortir le grand-livre des Ècritures non lettrÈes en N, sans tenir compte du lettrage rÈalisÈ ‡ cheval sur les deux exercices : il suffit de sÈlectionner, dans les options du grandlivre, les Ècritures non lettrÈes, et díindiquer en date de lettrage les dates de líexercice N. Ainsi, les Ècritures lettrÈes en dehors de ces dates seront considÈrÈes comme non lettrÈes. Attention : Cette fonctionnalitÈ ne concerne que les lettrages rÈalisÈs ‡ partir de la version PRO v8. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 318 Centralisation ‡ l'impression La centralisation en impression du Grand-Livre ou en impression des Journaux permet díÈditer une ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont vous avez autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise). . Impressions 125 Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de líimpression, dans le bouton Options. 319 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ? Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ Comment faire ? 1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ. 2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 320 Impression de la DÈclaration de TVA Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 ! Comment y accÈder ? Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA Comment faire ? 1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 321 Balances 322 La Balance La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Printed Documentation 126 Barre de menu Impressions + Balance Comment faire ? 1. Choisissez le type de Balance.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs,  Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 323 Options d'impression de la Balance Imprimer les comptes soldÈs Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs. Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement. Imprimer par ordre alphabÈtique Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Impressions 127 Ruptures Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 324 Suivi de Balance Mensuel Ce suivi permet díobtenir líÈvolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Suivi de Balance Mensuel Comment faire ? 1. Choisissez la prÈsentation sur 6 ou 12 mois. 2. Indiquez la pÈriode de dÈbut. 3. Choisissez le type de la balance :  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs,  Globale. 4. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 325 Options d'impression du Suivi de Balance Mensuel Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ecritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Ruptures Printed Documentation 128 Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 326 Comparatif N / N-1 Cet Ètat permet díobtenir un comparatif des soldes entre l'exercice courant et l'exercice N-1, pour la pÈriode souhaitÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Comparatif N / N-1 Comment faire ? 1. Choisissez le type de comparatif.  Clients,  Fournisseurs,  Clients et fournisseurs,  GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs,  Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. 327 Options d'impression du Comparatif Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ruptures Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx ,seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 328 Impressions non Comptables 329 Impression de Mes Achats ou Mes Ventes Il síagit díimprimer les factures díachats ou de ventes saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Mes Achats Ou Impressions + Mes Ventes + Mes Ventes Impressions 129 Comment faire ? 5. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 6. Pour obtenir le dÈtail des ventilations par nature díachat ou de vente, cochez la case Imprimer le dÈtail des factures. Si vous souhaitez obtenir des sous-totaux, cochez les options correspondantes. 7. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 330 Impression de Mes Ventes Comptoir Il síagit díimprimer les ventes comptoir saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir Comment faire ? 1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 2. Cochez la case Imprimer un sous-total par mois si besoin. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 331 Impression de Ma TrÈsorerie Il síagit díimprimer les recettes et les dÈpenses saisies dans les masques non comptables. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Ma TrÈsorerie Comment faire ? 1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ afficher. 2. Si vous souhaitez obtenir des sous-totaux, cochez les options correspondantes. Pour obtenir le dÈtail des chËques remis en banque, cochez la case Imprimer le dÈtail des bordereaux (non disponible pour la caisse). 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 332 EchÈanciers 333 La Balance AgÈe La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Balance AgÈe Comment faire ? 1. Choisissez le type de la balance. Printed Documentation 130  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡ cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 334 Options d'impression de la Balance AgÈe Intervalles Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ;  Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes : Impressions 131  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 335 Les PrÈvisions de RËglements Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement Comment faire ? 1. Choisissez le type de prÈvisions.  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡ cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 336 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements Intervalles Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Printed Documentation 132 Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ;  Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes:  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 337 L'EchÈancier PrÈvisionnel LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel Comment faire ? 1. Choisissez le type díÈchÈancier.  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. Impressions 133 4. Indiquez si besoin les fourchettes de banques (en version PRO) et de modes de rËglement ‡ prendre en compte. 5. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 338 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel Tri Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros). Imprimer un sous-total par demi-dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les 5 jours. Imprimer un sous-total par dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les 10 jours. Sous-total par semaine le (version PRO) : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le jour sÈlectionnÈ. Imprimer un sous-total par mois (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte. Imprimer un rÈcapitulatif par banque (version PRO) Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par banque. Imprimer un rÈcapitulatif par mode de rËglement Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par mode de rËglement. 339 LíEchÈancier DÈtaillÈ (version PRO) Cette fonctionnalitÈ permet díimprimer líÈchÈancier dÈtaillÈ renseignÈ lors de la saisie des factures clients et fournisseurs et des charges sociales, cíest-‡-dire les ÈchÈances dues par rapport ‡ une date de rÈfÈrence, avec le nombre de jours de retard. Printed Documentation 134 Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈ sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + EchÈancier DÈtaillÈ Comment faire ? 1. Choisissez le type díÈchÈancier.  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : seules les ÈchÈances antÈrieures ‡ cette date síimprimeront (ÈchÈances dÈpassÈes), et cíest par rapport ‡ cette date que se calculeront le nombre de jours de retard. 4. Demandez si besoin un sous-total par compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier dÈtaillÈ vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 340 Les Lettres de Relance La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Lettres de Relance Quelle mÈthode choisir ? Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe.  Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Impressions 135 Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes :  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes) Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez :  soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client,  soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ (pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚ supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Printed Documentation 136 Niveaux de relance Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡ terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques : SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau ‡ chaque impression ; Pour indiquer le niveau de relance de votre choix : SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes) Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚ supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance Impressions 137 Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡ terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes : SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau ‡ chaque impression ; Niveau de relance manuel : SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ; Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard : SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 341 Modification des Lettres de Relance Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Lettres de Relance puis clic sur ParamÈtrer Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions puis sÈlection du modËle : Printed Documentation 138 La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 342 Les Encours Clients Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Encours Clients Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 343 Analytique 344 Le Grand-Livre Analytique Le Grand-Livre Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ et pour chaque poste, le dÈtail des Ècritures ventilÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Impressions 139 Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Sous-totaux mensuels Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Saut de page aprËs chaque poste Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste. Exporter vers un fichier Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre Grand-Livre vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 345 RÈsultat Analytique Le RÈsultat Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ le total et le solde de chaque poste. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Imprimer le dÈtail par compte Cochez cette case pour obtenir le dÈtail par compte de chaque poste. Imprimer par ordre alphabÈtique Il síagit de trier les postes par ordre alphabÈtique. Imprimer les postes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier Printed Documentation 140 Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre rÈsultat analytique vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 346 Ventilations Analytiques par Poste Líimpression des Ventilations Analytiques par Poste donne pour un axe donnÈ et pour chacun des postes, le dÈtail compte par compte des Ècritures ainsi que le total par compte. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Choisissez la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Saut de page aprËs chaque poste Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste. Imprimer les postes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 347 Ventilations Analytiques par Compte Líimpression des Ventilations Analytiques par Compte donne pour un axe donnÈ et pour chacun des comptes, le dÈtail poste par poste des Ècritures ainsi que le total par poste. Comment y accÈder ? Impressions 141 Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de comptes. 2. Choisissez la fourchette de postes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Saut de page aprËs chaque compte Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte. Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au format ASCII. Exclure le poste DIVERS Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 348 BudgÈtaire 349 Budget : SynthËse des Ecarts BudgÈtaires La SynthËse des Ecarts BudgÈtaires un document qui permet díobtenir l'Ècart en pourcentage et en valeur entre le prÈvu (saisie budgÈtaire) et le rÈalisÈ (saisie analytique ou saisie gÈnÈrale) pour un axe donnÈ, avec sous-totaux mensuels. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Printed Documentation 142 Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options DÈtail par mois Le logiciel donne le dÈtail mois par mois de chaque budget. Saut de page aprËs chaque budget Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque budget. Exporter vers un fichier Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au format ASCII. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 350 Budget : SynthËse des Ecarts N / N-1 Cet Ètat donne un Ètat comparatif budgÈtaire entre N et N-1, ou entre N et N+1. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ, et le modËle díimpression. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 351 Statistiques et Autres Etats 352 La RÈmunÈration d'un Compte Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte  taux) / 365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte Comment faire ? 1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. Impressions 143 3. ComplÈtez les paramËtres :  Taux annuel pour solde positif.  Taux annuel pour solde nÈgatif.  Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond  taux) / 365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre.  Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 353 Statistiques et ratios de gestion Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous avez la possibilitÈ díimprimer les statistiques suivantes :  Evolution des crÈances clients  Evolution des dettes fournisseurs  Co˚t du financement de la trÈsorerie  Agios sur retards de paiement  RÈpartition du chiffre d'affaires  Estimations des marges 354 Evolution des crÈances clients Cet Ètat permet díobtenir le solde moyen, l'Èvolution du chiffre d'affaires, l'Èvolution du rapport Solde / Chiffre d'affaires et la solvabilitÈ du client par l'Èvolution du rapport 411/417. Cet Ètat peut síeffectuer par mois ou par trimestre en fonction du rÈsultat recherchÈ et sur un certain type díÈcritures : Toutes les Ècritures, seulement les Ècritures confirmÈes, seulement les Ècritures de simulation. 355 Evolution des dettes fournisseurs Cet Ètat permet díobtenir l'Èvolution des dettes fournisseurs par mois ou par trimestre. Vous obtenez ainsi le solde moyen, l'Èvolution des achats HT (60 + 61 + 63) et l'Èvolution du rapport Solde sur le montant des achats. 356 Co˚t du financement de la trÈsorerie Cet Ètat permet d'imprimer le co˚t du financement de trÈsorerie par mois ou par trimestre. Vous obtenez ainsi le solde moyen banque sur caisse, le total des charges et produits financiers, le co˚t du financement de trÈsorerie. 357 Agios sur retards de paiement Cet Ètat permet d'obtenir les agios sur retards de paiements par mois ou par trimestre. Pour cela, vous devez prÈciser le taux ‡ appliquer sur les retards des rËglements clients et paiements fournisseurs que le logiciel retrouve gr‚ce ‡ líÈchÈancier. 358 RÈpartition du chiffre d'affaires Cet Ètat permet díimprimer le chiffre d'affaires par client ou les dÈpenses par fournisseur ainsi que le pourcentage de CA par rapport au CA total. Par dÈfaut, líexercice courant est proposÈ mais vous pouvez dÈfinir une pÈriode prÈcise. Le logiciel tiendra compte uniquement des Ècritures saisies. 359 Estimation des marges Printed Documentation 144 Cet Ètat permet d'obtenir une estimation des marges par compte de classe 6 et 7 (Ètat des ventes et achats consommÈs). Par dÈfaut, líexercice courant est proposÈ mais vous pouvez dÈfinir une pÈriode prÈcise. Le logiciel tiendra compte uniquement des Ècritures saisies. Variation de stocks Saisissez ici la variation de stock qui correspond ‡ la diffÈrence entre le stock existant ‡ la date d'impression et celui saisi lors du dernier Ètat. Niveau de rupture Le niveau de rupture permet de regrouper des comptes. Par exemple, si l'on a choisi une rupture de niveau 3, les comptes 6071xxxx, 6072xxxx et 6073xxxx seront regroupÈs sous 607." 360 Tableaux de Gestion Il síagit díimprimer la Marge Brute, le RÈsultat díExploitation et le RÈsultat Net Comptable. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Tableaux de Gestion Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage du tableau, cliquez ici. 361 Listes diverses 362 Impression du Plan Comptable Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Entreprise Comment faire ? 1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 363 Impression de la liste des Journaux Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux Comment faire ? Impressions 145 1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 364 Imprimer la liste des guides AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 365 Impression de la liste des Devises Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 366 Impression de la liste des Modes de RËglement Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 367 Impression de la liste des ChÈquiers Il síagit díimprimer la liste des chÈquiers dÈfinis dans líoption ChÈquiers du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + ChÈquiers Comment faire ? 1. Renseignez líintervalle des codes chÈquiers ‡ prendre en compte. 2. PrÈcisez la pÈriode díouverture ‡ prendre en compte. 3. Renseignez líÈtat du chÈquier : Ouvert, FermÈ, AnnulÈ ou Tous. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 368 Impression de la liste des Postes Analytiques Il síagit díimprimer la liste des postes dÈfinis dans líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire. Comment y accÈder ? Printed Documentation 146 Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Postes Analytiques Comment faire ? 1. Renseignez líintervalle des postes ‡ prendre en compte. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 369 Les Grilles Analytiques Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3 postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques Fonctions disponibles Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 370 Impression de la liste des Budgets Il síagit díimprimer la liste des budgets dÈfinis dans líoption Budgets du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Budgets Comment faire ? 1. SÈlectionnez le type de budgets ‡ imprimer (gÈnÈraux, analytiques, tous). 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 371 Journal d'ÈvËnements 372 Journal des ÈvÈnements Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de traÁabilitÈ. Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements Impressions 147 373 EvÈnements Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la crÈation díÈvÈnements. Remarque : La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement : Import / Export Type díaction Justification demandÈe Import Communication Entreprise Expert Export Communication Entreprise Expert Import Compta Dos X Import Compta Plus X Import Win Compta 3 X Import V3 avec entÍte (logiciel EBP) Import V3 sans entÍte X Import V5 (transfert comptable) Import paramÈtrable X Recopie de donnÈes X Maintenance Type díaction Justification demandÈe Maintenance des journaux X Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X Archivage de pÈriode Suppression des immos V5 ParamÈtrage de la TVA Type díaction Justification demandÈe CatÈgorie de TVA du compte Taux de TVA du compte Type de TVA du compte X Taux de TVA Printed Documentation 148 DÈclaration de TVA Type díaction Justification demandÈe Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X TÈlÈtransmission EDI ClÙture Type díaction Justification demandÈe ClÙture annuelle ClÙture de pÈriode Archivage des donnÈes en clÙture GÈnÈration des PDF en clÙture Validation des Ècritures Centralisation physique dans les journaux Immobilisations Type díaction Justification demandÈe GÈnÈration des Ècritures d'immobilisation Suppression d'une fiche d'immobilisation X Divers Type díaction Justification demandÈe NumÈrotation des piËces d'un journal ParamËtres sociÈtÈ Sauvegarde / Restauration Type díaction Justification demandÈe Sauvegarde Restauration X 374 Modification d'un compte Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants :  Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö  Modification du taux de TVA  Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements. 149 375 Fichiers de DonnÈes 376 Comptes 377 TÈlÈchargement de Plan Comptable Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ? Barre de menu Internet + TÈlÈchargement Comment faire ?  Identifiez-vous.  SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ.  Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier.  Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 378 Onglets du PCE Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1 Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2 Stock Les comptes commenÁant par 3 Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40 Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41 Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA) Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5 Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6 Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7 ClÙture Les comptes commenÁant par 8 Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences + Racines comptes. 379 CrÈation de Comptes Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Printed Documentation 150 Comment faire ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer.  Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de partager en partie votre plan comptable.  Saisissez líintitulÈ du compte.  Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs : Divers, Adresse, Contact, Banque, Fact., Analytique, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 380 Modifier un Compte AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 381 Supprimer un Compte AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 382 Impression du Grand-Livre AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 383 IntÈgrat ion de C omptes Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable Entreprise. Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ?  Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt.  Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance.  Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer. Fichiers de DonnÈes 151 Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 384 Recherche d'un C ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif. 385 Colonnes AVDR Que signifient ´ AVDR ª ? Ces lettres font rÈfÈrences aux masques de saisies non comptables accessibles par le menu Quotidien :  A : Mes Achats  V : Mes Ventes ou Mes Ventes Comptoir  D : Nouvelle DÈpense (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie)  R : Nouvelle Recette (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie) A quoi servent ces colonnes dans le plan comptable entreprise ? Il síagit de paramÈtrer les listes de comptes qui síafficheront dans les masques de saisies non comptables : 41Si vous cochez la colonne A pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats. 42Si vous cochez la colonne V pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir. 43Si vous cochez la colonne D pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie. 44Si vous cochez la colonne R pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie. Pourquoi ? EBP vous propose un paramÈtrage par dÈfaut de ses listes, mais vous pouvez avoir besoin de líadapter. ParamÈtrage par dÈfaut Comptes síaffichant dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats : Comptes de racine 20 Immobilisations incorporelles Printed Documentation 152 Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles Comptes de racine 27 Autres immobilisations financiËres Comptes de racine 60 Achats Comptes de racine 61 Services extÈrieurs Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs Compte 765 Escomptes obtenus Comptes síaffichant dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir : Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises Compte 665 Escomptes accordÈs Comptes síaffichant dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie : Compte 108 Compte de líexploitant Comptes de racine 16 Emprunts et dettes assimilÈes Comptes de racine 20 Immobilisations incorporelles Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles Comptes de racine 27 Autres immobilisations financiËres Comptes de racine 42 Personnel et comptes rattachÈs Comptes de racine 43 SÈcuritÈ sociale - Autres organismes sociaux Compte 421 Personnel - RÈmunÈrations dues Compte 444 Etat - ImpÙts sur les bÈnÈfices Compte 44551 TVA ‡ dÈcaisser Compte 455 AssociÈs - Comptes courants Compte 470 Compte díattente Comptes de racine 60 Achats Comptes de racine 61 Services extÈrieurs Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs Compte 661 Charges díintÈrÍt Compte 765 Escomptes obtenus Comptes síaffichant dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie : Compte 108 Compte de líexploitant Comptes de racine 16 Emprunts et dettes assimilÈes Comptes de racine 43 SÈcuritÈ sociale - Autres organismes sociaux Compte 455 AssociÈs - Comptes courants Compte 665 Escomptes accordÈs Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises 386 Description de la Fiche 387 Compte : Onglet Divers Fichiers de DonnÈes 153 DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :  La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes.  La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement.  La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice : 45Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes díÈcritures de ce compte. 46Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. 47Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures : 4 Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit (colonne de gauche en saisie díÈcritures). 5 Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit (colonne de droite en saisie díÈcritures). Sans EchÈance Lorsque vous travaillez en ÈchÈancier dÈtaillÈ (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du dossier), une fenÍtre díÈchÈances sera automatiquement ouverte ‡ la saisie díune Ècriture sur le compte de tiers si vous dÈcochez cette case. Sans analytique Lorsque vous travaillez en analytique en temps rÈel (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du dossier), une fenÍtre de saisie analytique peut ou non Ítre automatiquement ouverte sur chaque compte de charge et de produit. Printed Documentation 154 Comptes associÈs Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps considÈrable en Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Principe : Compte client  Compte de TVA collectÈe / Compte de produit Compte fournisseur  Compte de TVA dÈductible / Compte de charge Compte fournisseur  Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations Exemple : Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera possible. OpÈrations Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant. Taux et type de TVA Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 388 Tiers : Onglet Adresse Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance. Fichiers de DonnÈes 155  Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la liste dÈroulante.  Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante.  Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4.  Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire.  Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express.  Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du champ ´ Site Web ª. 389 Tiers : Onglet Contact Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 390 Compte : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse et coordonnÈes bancaires). Les renseignements de la premiËre banque seront utilisÈs lors de la gÈnÈration des fichiers AFB (en version PRO). 391 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de rËglement de votre client, fournisseur ou organisme social. Mode de rËglement Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ automatiquement lors de líenregistrement díun paiement díun client, ou díun rËglement auprËs díun fournisseur ou díun organisme social, par le menu Quotidien + Encaissements ou DÈcaissements (en version PRO). EchÈance Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡ Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours Choisissez le type d'ÈchÈance : X jours nets Date de facture  nombre de jours X X jours fin de mois Date de facture  nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois X jours fin de mois le Y Date de facture  nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y X jours fin de dÈcade Date de facture  nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31 du mois Printed Documentation 156 X jours fin de dÈcade le Y Date de facture  nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31 du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y Exemple : Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance 16/06 30 jours nets 16/07 16/06 30 jours fin de mois 31/07 16/06 30 jours fin de mois 20 20/08 16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07 16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08 Encours maximal accordÈ Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Seuil de relance Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 392 Compte : Onglet Analytique Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou díachats, une grille analytique pour chacun des axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage ‡ ventiler sur chacun díentre eux. En saisie díÈcritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de líÈcriture sur les postes dÈfinis dans la grille. 393 Onglet S oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 394 Onglet G raphe Fichiers de DonnÈes 157 Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 395 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 396 Journaux 397 Gestion des Journaux Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs : Code LibellÈ Type AC Achats de marchandises Achats AN A-nouveaux A-nouveaux BP Banque principale TrÈsorerie BS Banque secondaire TrÈsorerie CA Caisse TrÈsorerie OD OpÈrations diverses Divers VC Ventes comptoir Ventes VE Ventes et prestations Ventes Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer un journal  Modifier un journal  Supprimer un journal inutilisÈe  Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 398 CrÈation d'un Journal Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Comment faire ?  Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. Printed Documentation 158  La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum).  Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la dÈfinition du journal.  En version Standard, vous pouvez uniquement crÈer un journal en devise locale ou en auxiliaire. En version PRO, il est possible de choisir la devise de votre choix : USD, CHF Ö Si vous souhaitez crÈer un journal en euros, ne saisissez rien.  Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs : GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 399 Type du Journal Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes : Un journal de ventes enregistre vos produits. Un journal díachats enregistre vos charges. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle. Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de journal peut Ítre demandÈe. 400 Contrepartie automatique La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). La contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie :  En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture.  En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Le choix de la contrepartie automatique a des consÈquences prÈcises quand au rapprochement bancaire ‡ effectuer : 48Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par compte (pointage du compte de banque ou de caisse). 49Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal (pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le dÈtail des montants). 401 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie : Fichiers de DonnÈes 159 402 Contrepartie ligne ‡ ligne Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe par une Ècriture passÈe sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 1 1 401LIB 5121 Librairie Pater Librairie Pater 450,00 450,00 2 2 401COMPO 5121 Compo SA Compo SA 500,00 500,00 3 3 411TONIER 5121 Tonier Tonier 800,00 800,00 403 Contrepartie pied de journal Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 1 2 3 401LIB 401COMPO 411TONIER Librairie Pater Compo SA Tonier 450,00 500,00 800,00 5121 5121 DÈpenses Recettes 950,00 800,00 404 Raccourci Compte  Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci.  Indiquez le compte. Exemple CTRL + T N° Compte 44566 CTRL + T N° Compte 1170 405 Raccourci LibellÈ  Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci.  Indiquez le libellÈ. Exemple CTRL + F LibellÈ Facture n° 406 Comptes interdits Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 407 Description de la Fiche 408 Journal : Onglet GÈnÈral Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :  La numÈrotation des piËces  La contrepartie automatique Printed Documentation 160  Le libellÈ de l'Ècriture  Le Mode simulation  La Saisie au KilomËtre 409 Journal : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de TrÈsorerie. Ces renseignements seront utiles pour les remises en banque avec gÈnÈration d'un fichier aux normes AFB (en version PRO). N° Compte TP Ce champ ne concerne que les collectivitÈs locales qui utilisent le format de fichier de virement spÈcifique pour les collectivitÈs locales ETEBAC sur 240 caractËres. Renseignez ici les 6 derniers chiffres du n° de compte du RIB ´ compte de dÈpÙt de fonds ª. 410 Journal : Onglet Raccourcis Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez souvent dans un journal. Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 411 Journal : Onglet Comptes Comptes Interdits Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit / CrÈdit). Fourchettes de Centralisation Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des journaux. 412 Onglet S oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Fichiers de DonnÈes 161 Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 413 Onglet G raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 414 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 415 Guides d'Ecritures 416 Gestion des Guides d'Ecritures Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement : loyer, abonnement Ö Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures Fonctions disponibles Vous pouvez : CrÈer de nouveaux guides Consulter ou modifier un guide Supprimer les guides que vous níutilisez plus  Imprimer la liste des guides Dupliquer un guide Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide Exporter une sÈlection de guides Exporter tous les guides  Importer des guides Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 417 CrÈation de Guides díEcritures Comment y accÈder ? Printed Documentation 162 Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures Comment faire ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le nom du guide.  Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö).  SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide.  Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la bonne case.  Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 418 Lignes du guide Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne, indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est repÈrÈe par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case A Saisir. Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez la racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes avec  ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numÈro commence par la racine paramÈtrÈe. Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez Ègalement choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ 50Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. 51Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. 52Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule Saisissez ici un montant ou une formule : Fichiers de DonnÈes 163 6 Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun guide d'abonnement. 7 Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. 8 Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de calcul en utilisant les opÈrations suivantes :  ñ  / 9 Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de position de la ligne. 10Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA_sur_HT, TVA_sur_TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC. A saisir Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la saisie ou ‡ la modification de la zone lors de la saisie. Sens de l'Ècriture Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous pouvez ne sÈlectionner que l'une d'entre elles. 419 Consulter ou modifier un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le bouton Modifier. 420 Dupliquer un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 421 Supprimer un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 422 Exporter une sÈlection de guide Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures Comment faire ?  Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E.  Cliquez sur le bouton Exporter.  Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter.  Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple.  Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Printed Documentation 164 Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les guides ne pourront Ítre importÈs.  Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 423 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 424 Guides d'Abonnements 425 Gestion des Guides d'Abonnements Quíest-ce quíun guide díabonnements ? Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels, trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡ líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des Abonnements du menu Quotidien. PerpÈtuitÈ des abonnements Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la clÙture annuelle. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements Fonctions disponibles Vous pouvez : CrÈer de nouveaux abonnements Consulter ou modifier un guide Supprimer un guide que vous níutilisez plus Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 426 CrÈation d'un Guide d'Abonnement Fichiers de DonnÈes 165  CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes).  AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum).  Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu.  Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste.  Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste.  Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date ‡ partir de laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier.  Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles.  Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle.  Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1 er jour du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du trimestre). En choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈterminer une frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois.  Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des Abonnements du menu Quotidien. 427 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 428 LibellÈs des Ecritures 429 LibellÈs des Ecritures Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre. Cette liste níest cependant pas indispensable, líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture. Printed Documentation 166 Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures Fonctions disponibles Vous pouvez : CrÈer de nouveaux libellÈs Consulter ou modifier une fiche Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus  Imprimer la liste des libellÈs Trier la liste  Importer des libellÈs Exporter des libellÈs Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 430 CrÈation de LibellÈs Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures Comment faire ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le libellÈ.  Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche F6. 431 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 432 Supprimer un LibellÈ AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 433 Imprimer la liste des LibellÈs AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 434 Trier la liste des LibellÈs Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste. Fichiers de DonnÈes 167 Pour cela :  SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter.  SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre.  Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 435 Exporter des LibellÈs Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ?  AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures.  Cliquez sur le bouton Exporter.  Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter.  Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple.  Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne pourront Ítre importÈs.  Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 436 Importer des LibellÈs Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou votre revendeur. Comment faire ?  AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures.  Cliquez sur le bouton Importer.  Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer.  Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe, puis cliquez sur OK. 437 Modes de RËglements 438 Les Modes de RËglements Pour utiliser la Saisie des Paiements reÁus et RËglements des Tiers (en version PRO), vous devez dÈfinir les diffÈrents modes de rËglements. Ces options vous permettent de :  gÈnÈrer un fichier LCR et un fichier PrÈlËvements au format ETEBAC,  gÈnÈrer un fichier de virements,  gÈnÈrer des lettres-chËques. Les modes de rËglements permettent de : Printed Documentation 168  distinguer les rËglements clients encaissÈs et de dÈposer en banque les rËglements díun certain type,  suivre vos rËglements fournisseurs en fonction de leur mode de rËglement,  de saisir dans líÈchÈancier, le mode de rËglement utilisÈ pour le rËglement díune ÈchÈance. Si le mode de rËglement habituel du client ou du fournisseur est connu, saisissez le directement dans la fiche du compte tiers : il sera automatiquement proposÈ en saisie díun paiement reÁu et en saisie díun rËglement de tiers. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements crÈer un mode de rËglement ? 53AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. 54Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 55Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable de valeurs ‡ líencaissement. Le type du mode de rËglement est important puisquíil permettra de gÈnÈrer un fichier au format CFONB (LCR, PrÈlËvements et virements), et une lettre-chËque ‡ líattention du fournisseur (type ChËque). Exemples de comptes de valeurs ‡ líencaissement : ChËque : 5111 Carte Bleue : 5112 LCR : 5113 439 ChÈquiers 440 Gestion des ChÈquiers La gestion des chÈquiers permet, lors de la saisie des rËglements de tiers, díaffecter un numÈro de chËque ‡ votre Ècriture de rËglement. Ce numÈro permet, par la suite, díeffectuer une recherche díÈcritures sur ce critËre. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers Comment crÈer un chÈquier ? Pour crÈer un nouveau chÈquier : AccÈdez au chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. Fichiers de DonnÈes 169  Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas disponible dans un autre journal.  Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. Fonctions disponibles Vous pouvez consulter la liste des chÈquiers existants, modifier un chÈquier, ou encore en supprimer un. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de suivre de maniËre simple et claire líutilisation des chËques au sein díun mÍme chÈquier par le bouton ChËques. 441 CrÈation d'un ChÈquier Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers Comment faire ? Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier.  Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas disponible dans un autre journal.  Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. 442 Suivi d'un ChÈquier Par cet Ècran, vous pouvez connaÓtre trËs rapidement les chËques qui sont utilisÈs et ceux qui ne le sont pas. Pour chaque chËque utilisÈ, vous avez la date du chËque, le montant du chËque et le tiers rÈglÈ, ce qui permet de retrouver facilement un chËque Èmis. Vous pouvez Ègalement indiquer quíun chËque est annulÈ ou bloquÈ. Ainsi, lors des prochains rËglements, le logiciel ignore le chËque annulÈ et propose le numÈro suivant. Le bouton Imprimer vous permet de sortir un Ètat de votre chÈquier. 443 Impression du contenu d'un ChÈquier Il síagit díimprimer le contenu díun chÈquier, soit la liste des chËques du chÈquier. Comment faire ?  AccÈdez ‡ la gestion des chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers.  SÈlectionnez le chÈquier ‡ imprimer et cliquez sur le bouton ChËques.  Cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 444 Devises 445 Les Devises (en version PRO) Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec lesquelles vous travaillez. Printed Documentation 170 Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront ‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Devises Comment crÈer une devise ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le code et le libellÈ de la devise.  Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..).  Indiquez si la devise fait partie de la zone euros.  Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 446 Analytique 447 Les Postes Analytiques La gestion analytique permet de rÈpartir les montants des charges ou des produits sur des postes analytiques, et selon des axes analytiques. Pour plus díinformations, consultez la partie La gestion analytique. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux postes  Modifier un poste existant  Supprimer des postes que vous níutilisez plus Vous pouvez Ègalement imprimer la liste des postes par líicÙne ou par le bouton Imprimer, et trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Le poste DIVERS est un poste rÈservÈ, sur lequel seront automatiquement ventilÈs les montants non ventilÈs ‡ 100%. 448 CrÈation des Postes Analytiques Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques Comment crÈer un poste analytique ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le code et le libellÈ du poste ‡ crÈer.  Vous pouvez introduire un report si besoin.  Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser le poste dÈfini ici. Fichiers de DonnÈes 171 Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion analytique. 449 Les Grilles Analytiques Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3 postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques Fonctions disponibles Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 450 CrÈation des Grilles Analytiques Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques Comment crÈer une grille ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer.  Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser la grille dÈfinie ici.  Saisissez les diffÈrents postes de ventilation et indiquez le taux ‡ ventiler. La grille doit ensuite Ítre associÈe au(x) compte(s) comptable(s) qui vont líutiliser. Pour cela, indiquez dans líonglet Analytique des Comptes pouvant utiliser une grille, le code des grilles pour chacun des axes. Par exemple, líonglet Analytique du compte de charge 614, Charge Locatives et de CopropriÈtÈs est associÈ ‡ la grille G02 pour líaxe analytique Services. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion analytique. 451 Budgets 452 Les Budgets Les budgets vous permettent de contrÙler si les rÈalisations sont ou non conformes aux prÈvisions. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir deux types de budget : Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Printed Documentation 172 Exemple : L'annÈe prÈcÈdente, votre sociÈtÈ a fait un chiffre d'affaires de 1000000,00. Vous prÈvoyez et espÈrez une progression de 5%. Vous allez donc crÈer des budgets et introduire les montants que vous prÈvoyez (calculÈs ‡ partir du CA rÈalisÈ líannÈe prÈcÈdente majorÈs de 5%). Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets Fonctions disponibles Vous pouvez : 56CrÈer un nouveau budget 57Ouvrir la fiche pour saisir des donnÈes, la mettre ‡ jour ou la consulter 58Supprimer une fiche inutilisÈe 59Imprimer la liste des budgets Suivi budgÈtaire La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet de comparer prÈvisions et rÈalisÈs, chaque mois de maniËre dÈtaillÈe . 453 Budget : CrÈation Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets Comment crÈer un budget ?  Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.  Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. Type de budget Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Sens SÈlectionnez-le sens de calcul des soldes (sens DÈbit pour dÈbit ñ crÈdit, sens CrÈdit pour crÈdit ñ dÈbit). Onglet Postes ñ Onglet Comptes DÈfinissez ici la fourchette de comptes ou de poste concernÈs. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter. Onglets Axe Saisissez le montant prÈvu pour chaque axe. 60Pour un budget de type GÈnÈral, les axes peuvent vous servir ‡ dÈfinir plusieurs prÈvisions (Èvolution de 5%, Èvolution de 10%, Èvolution baisse 0,5%, Ö). Vous inscrivez donc pour chaque pÈriode et chaque budget, le rÈsultat ‡ atteindre. Fichiers de DonnÈes 173 61Pour un budget de type Analytique, les axes correspondent aux axes analytiques dÈfinis dans líonglet Analytique des prÈfÈrences du dossier. Cliquez sur le bouton Recalcul pour obtenir la mise ‡ jour de votre grille. Remarque : Pour accÈder aux onglets Axe, vous devez tout díabord enregistrer la fiche. 454 Budgets : Impression Vous pouvez imprimer la liste de vos budgets par líicÙne ou par le bouton Imprimer ou encore par la commande Listes diverses du menu Impressions. Choisissez alors díimprimer tous les budgets gÈnÈraux, les budgets analytiques ou les deux. 455 Fichiers non Comptables 456 Les DonnÈes non Comptables Les DonnÈes non Comptables vous permettent de crÈer des comptes sans notion comptable. Les comptes sont indispensables ‡ vos saisies. Il síagit de crÈer des fournisseurs, des clients, des natures díachat, des natures de vente et des banques. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Autres Fichiers A partir de cette fenÍtre, vous pouvez crÈer ou modifier une fiche, ou supprimer une fiche inutilisÈe. De plus, vous pouvez trier la liste par ordre díintitulÈs ou de numÈros, et rechercher une fiche díaprËs les premiers caractËres de son intitulÈ ou de son numÈro. 457 CrÈation díun Tiers  Saisissez le nom du tiers. Remarque : Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilitÈ dans le champ Nom/RS de líentÍte. Utilisez plutÙt la zone prÈvue ‡ cet effet dans líonglet Adresse.  AccÈdez aux onglets Adresse et Contact.  Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre tiers. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : 401 + nom du fournisseur + chiffres ou 411 + nom du client + chiffres 458 CrÈation díune Nature d'Achat ou díune Nature de Vente 62Saisissez líintitulÈ de la nature díachat ou de vente. 63SÈlectionnez le type díachat ou de vente adÈquat. Printed Documentation 174 Remarques :  Les trois types díachat les plus courants sont Achats de marchandises, Achats non stockÈs et Achats stockÈs.  Les trois types de vente les plus courants sont Ventes de marchandises, Ventes de produits finis et Travaux et prestations de services. 64Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre nature díachat. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : Racine (3 caractËres) du type díachat + chiffres 459 CrÈation díune Banque 1. Saisissez líintitulÈ de la banque. 2. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre banque. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : 512 + chiffres 460 Les Pays Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 461 Les DÈpartements Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code et le nom du dÈpartement. 462 Les Codes Postaux Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays doivent Ítre crÈÈs auparavant. 175 463 RÈvision Client 464 La RÈvision Comptable La RÈvision Comptable est une fonctionnalitÈ accessible uniquement dans une version spÈcifique du logiciel. Vous pouvez líacquÈrir auprËs de notre service commercial ou consulter notre site Web www.ebp.com. La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :  Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ (b‚timent, garage, commerce...). Consultez la partie ModËles de RÈvision.  La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Consultez la partie RÈvision du Dossier. 465 ModËles de RÈvision 466 RÈvision : Mot de passe et Confirmation Lors du premier accËs ‡ líoption de rÈvision, vous devez choisir votre mot de passe. Il vous sera demandÈ ‡ chaque fois que vous accÈderez ‡ cette option. Saisissez votre mot de passe dans les deux champs : Mot de passe et Confirmation du mot de passe. Attention : Ce mot de passe ne sera pas modifiable. VÈrifiez le mode de saisie utilisÈ (majuscules ou minuscules). Si vous perdez votre mot de passe, contactez notre service technique. 467 RÈvision : Mot de passe Tapez le mot de passe que vous avez crÈÈ lors du premier accËs ‡ cette option. Tapez-le de la mÍme faÁon (majuscules ou minuscules). Si vous avez perdu votre mot de passe, contactez notre service technique. 468 ModËles de RÈvision La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :  Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ (b‚timent, garage, commerce...).  La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Consultez la partie RÈvision du Dossier. Comment accÈder aux ModËles de RÈvision ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Printed Documentation 176 Le modËle de rÈvision EBP vous est proposÈ par dÈfaut. Ce modËle ne peut Ítre ni supprimÈ, ni modifiÈ. Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer un ModËle de RÈvision  Consulter ou modifier un ModËle  Supprimer les ModËles que vous níutilisez plus  Imprimer la liste des ModËles  Dupliquer un ModËle  Exporter des ModËles  Importer des ModËles Remarque : Pour sauvegarder vos ModËles de RÈvision, vous devez rÈaliser un export des modËles. 469 CrÈer un ModËle de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Saisissez un nom et une description. 3. DÈfinissez les Cycles de RÈvision gr‚ce au bouton Ajouter. En cas díerreur, les fourchettes pourront Ítre supprimÈes ou modifiÈes. 4. Validez le modËle en cliquant sur OK. 470 CrÈation d'un Cycle de RÈvision CrÈer un Cycle 1. Indiquez le nom du cycle et sa description Exemple : Nom : Cycle 1 Description : TrÈsorerie et financement 2. Cliquez dans la zone Comptes ou fourchettes de comptes du cycle afin díafficher le message ´ Touche : insÈrer une ligne ª. 3. Appuyez sur la touche  ou Inser du clavier. Saisissez le compte de dÈbut et le compte de fin puis validez la ligne. Vous pouvez Ègalement sÈlectionner les comptes dans le plan comptable. Si la fourchette ne comprend quíun seul compte, indiquez le mÍme compte en compte de dÈbut et en compte de fin. RÈvision Client 177 Remarque : Un compte ne peut Ítre utilisÈ que dans une seule fourchette. Associer des documents au Cycle Le principe est díassocier des documents au cycle du ModËle de RÈvision. Ces documents (xls, docÖ) sont des modËles de documents qui seront dupliquÈs ensuite dans chaque rÈpertoire díexercice de dossiers dans lesquels une campagne de rÈvision sera crÈÈe. Vous pourrez alors les personnaliser dossier par dossier, exercice par exercice. Comment faire ? 1. CrÈez vos modËles de documents dans le logiciel de votre choix (Excel, WordÖ) et copiez-les dans le rÈpertoire díinstallation du produit, dans Modeles\Revision. 2. Dans le cycle de la fiche du modËle de rÈvision, cliquez dans le champ Documents associÈs afin díafficher le message ´ Touche : insÈrer une ligne ª. 3. Appuyez sur la touche  ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡ associer. 4. Cliquez sur OK pour valider le cycle. Comment sauvegarder les documents ? Pour sauvegarder les modËles de documents, lancez líoption Sauvegarde du menu Dossier, et sÈlectionnez Les informations de configuration (ModËles, formatsÖ). Les documents personnalisÈs par dossier seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du dossier. 471 Consulter ou modifier un ModËle de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. SÈlectionnez le modËle ‡ consulter ou ‡ modifier. 2. Cliquez sur le bouton Modifier. 472 Supprimer un ModËle de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. SÈlectionnez le modËle ‡ supprimer. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer. Remarque : Le modËle de rÈvision EBP ne peut Ítre supprimÈ. 473 Imprimer un ModËle de RÈvision Printed Documentation 178 Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Imprimer. 2. SÈlectionnez le modËle ‡ imprimer. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre modËle de rÈvision vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 474 Dupliquer un ModËle de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Dupliquer. 2. Indiquez le nom et la description du nouveau modËle. 3. Validez et modifiez si besoin le nouveau modËle. 475 Exporter les ModËles de RÈvision Cette option vous permet díexporter vos ModËles de RÈvision afin de les importer sur un autre poste. Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Exporter. 2. SÈlectionnez un ou plusieurs ModËles de RÈvision. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ gÈnÈrer. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les modËles de rÈvision ne pourront Ítre importÈs. 6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importer les ModËles de RÈvision. RÈvision Client 179 Remarque : Líexport des ModËles de RÈvision ne concerne pas les documents associÈs aux modËles. Pour les sauvegarder, lancez líoption Sauvegarde du menu Dossier, et sÈlectionnez Sauvegarde complËte. 476 Importer les ModËles de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + ModËles de RÈvision Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Importer. 2. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. 3. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe. 477 RÈvision du Dossier 478 RÈvision du Dossier La RÈvision Comptable se fait en deux Ètapes :  Le paramÈtrage : Il s'agit de crÈer des modËles de rÈvision comptable par type d'activitÈ (b‚timent, garage, commerce...). Consultez la partie ModËles de RÈvision.  La rÈvision : Il s'agit de crÈer des campagnes de rÈvision par dossier et par exercice, ‡ partir des modËles crÈÈs dans la premiËre Ètape. Il síagit ensuite díouvrir ces campagnes dans un Èditeur intÈgrÈ afin de consulter les soldes des comptes par cycle. Vous pourrez, dans cet Èditeur, annoter les comptes rÈvisÈs. Enfin, vous pourrez imprimer la campagne. Comment accÈder ‡ la rÈvision du dossier ? Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer une campagne de RÈvision  Ouvrir une campagne ou un cycle afin díeffectuer la rÈvision  Modifier une campagne de RÈvision  Supprimer une campagne incorrecte  CrÈer un ModËle ‡ partir díune Campagne  Imprimer une campagne  AccÈder ‡ líoption de Communication Entreprise-Expert 479 CrÈer une Campagne de RÈvision Comment y accÈder ? Printed Documentation 180 Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. SÈlectionnez le ModËle de RÈvision ‡ associer ‡ la campagne. Remarque : Les autres campagnes de cet exercice seront toutes associÈes ‡ ce modËle. Le champ est donc grisÈ si une premiËre campagne a dÈj‡ ÈtÈ crÈÈe pour cet exercice. 3. Saisissez le nom de la campagne. 4. Indiquez la date de fin de la campagne : il síagit de la date de fin díexercice ou la date de fin du mois de votre choix. Vous pouvez ainsi rÈaliser une campagne pour líannÈe, ou pour le trimestre, le semestre Ö Remarque : Vous ne pouvez crÈer des campagnes que pour líexercice courant. Pour crÈer des campagnes sur líexercice suivant, vous devez impÈrativement clÙturer líexercice N. 5. Cliquez sur PrÈparer : la campagne síaffiche dans líhistorique. CrÈation de plusieurs campagnes pour un exercice La crÈation díune nouvelle campagne pour le mÍme exercice verrouille la campagne prÈcÈdente. Cela signifie que si vous crÈez par exemple une campagne au 31 mars, puis une autre au 30 juin (pour un exercice allant du 1 er janvier eu 31 dÈcembre), la pÈriode du 1 er janvier au 31 mars sera considÈrÈe comme rÈvisÈe, et donc tous les comptes de cette pÈriode seront verrouillÈs. Ainsi, vous ne pourrez plus ajouter de nouvelles Ècritures sur ces comptes pour cette pÈriode, ni modifier, supprimer, rÈaffecter, contre-passer, ou importer une ligne díÈcriture sur ces comptes pour cette pÈriode. Avant de crÈer une nouvelle campagne de rÈvision, vous devez donc vous assurer que la prÈcÈdente est bien terminÈe, ou alors il faut la supprimer. 480 Ouvrir une Campagne de RÈvision ou un Cycle Il síagit díouvrir une campagnes ou un cycle afin de consulter les soldes des comptes par cycle et díannoter les comptes rÈvisÈs. Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? 1. SÈlectionnez la campagne, ou un cycle de la campagne, dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton Ouvrir, ou double-cliquez sur la ligne ‡ ouvrir. 2. VÈrifiez les soldes calculÈs pour chaque compte de chaque cycle. Si le solde díun compte est juste, cochez la case de la colonne R (RÈvisÈ). ConsÈquences du pointage díun compte : Si vous cochez la colonne R díun compte, cela signifie quíil est rÈvisÈ pour la campagne visualisÈe. Cela entraÓne un verrouillage du compte pour la pÈriode rÈvisÈe (donc jusquí‡ la date de fin de campagne). Ainsi, votre client ne pourra plus ajouter de nouvelles Ècritures sur ce compte et sur cette pÈriode, ni modifier, supprimer, RÈvision Client 181 rÈaffecter, contre-passer, importer une ligne díÈcriture sur ce compte pour cette pÈriode. 3. Saisissez si besoin vos commentaires dans la colonne Commentaire. Vous pouvez Ègalement utiliser líicÙne pour visualiser le commentaire en entier síil est trËs long, et pour visualiser le commentaire de la campagne prÈcÈdente si elle existe. 4. Saisissez si besoin le nom du rÈviseur. 5. Validez la ligne jusquíau bout afin que toutes les informations saisies soient bien enregistrÈs. 6. Poursuivez pour chaque compte, puis fermez la fenÍtre par la croix. Documents associÈs Les documents associÈs sont organisÈs ainsi : Un rÈpertoire REVISION est prÈsent dans le rÈpertoire de líexercice du dossier comptable. Dans ce rÈpertoire, des sous-rÈpertoires sont automatiquement crÈÈs par campagne. Chaque sousrÈpertoire est nommÈ par la date de fin de la campagne. Si vous avez associÈ des documents au cycle du ModËle de RÈvision, alors ces documents ont ÈtÈ recopiÈs dans le rÈpertoire de la campagne afin de pouvoir Ítre personnalisÈs. Un trombone síaffiche dans la colonne D (Documents associÈs) du cycle correspondant. Vous pouvez par ailleurs copier díautres documents dans le rÈpertoire de la campagne souhaitÈe afin de les rattacher ‡ un cycle rÈvisÈ ou ‡ un compte rÈvisÈ de la campagne. Comment rattacher un document ‡ un cycle ou un compte ? 1. CrÈez vos modËles de documents dans le logiciel de votre choix (Excel, WordÖ) et copiez-les dans le rÈpertoire de líexercice du dossier. 2. Ouvrez la campagne de rÈvision ou un cycle de la campagne. 3. Sur la ligne concernÈe, double-cliquez sur la case de la colonne D. 4. Appuyez sur la touche  ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡ associer. 5. Cliquez sur Fermer : un trombone síaffiche dans la colonne D. Comment sauvegarder les documents ? Les documents seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du dossier. Autres options intÈressantes Un menu contextuel accessible par un simple clic droit de la souris sur la ligne concernÈe vous permet de :  Consulter le compte (la consultation peut Ègalement síeffectuer par un double-clic sur la ligne)  AccÈder ‡ la saisie des Ècritures  Imprimer le grand-livre du compte ‡ la date de fin de campagne avec les lignes non lettrÈes  Imprimer le rapprochement bancaire pour un compte de racine 512  Imprimer la liste des immobilisations pour un compte de racine 2 481 RÈvision : Associer des documents ‡ la Campagne Printed Documentation 182 1. Appuyez sur la touche  ou Inser du clavier. Cliquez sur líicÙne Parcourir et sÈlectionnez le fichier ‡ associer. 2. Cliquez sur Fermer : un trombone síaffiche dans la colonne D. Comment sont organisÈs les documents associÈs ? Un rÈpertoire REVISION est prÈsent dans le rÈpertoire de líexercice du dossier comptable. Dans ce rÈpertoire, des sous-rÈpertoires sont automatiquement crÈÈs par campagne. Chaque sousrÈpertoire est nommÈ par la date de fin de la campagne. Si vous avez associÈ des documents au cycle du ModËle de RÈvision, alors ces documents ont ÈtÈ recopiÈs dans le rÈpertoire de la campagne afin de pouvoir Ítre personnalisÈs. Un trombone síaffiche dans la colonne D (Documents associÈs) du cycle correspondant. Vous pouvez par ailleurs copier díautres documents dans le rÈpertoire de la campagne souhaitÈe afin de les rattacher ‡ un cycle rÈvisÈ ou ‡ un compte rÈvisÈ de la campagne. Comment sauvegarder les documents ? Les documents seront sauvegardÈs lors de la sauvegarde habituelle du dossier. 482 Modifier une Campagne de RÈvision Cette option vous permet de modifier le paramÈtrage de la campagne de rÈvision. Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? 1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton Modifier : vous retrouvez alors une fenÍtre semblable ‡ la fenÍtre de crÈation du ModËle de RÈvision. Mais attention : vous ne modifiez pas ici le ModËle de RÈvision, mais le paramÈtrage de la campagne en cours. 2. RÈalisez vos modifications de la mÍme faÁon que pour un ModËle. 3. Une fois vos modifications apportÈes, vous pouvez crÈer un nouveau modËle ‡ partir de ce paramÈtrage, gr‚ce au bouton CrÈer un modËle. 483 Supprimer une Campagne de RÈvision Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? SÈlectionnez la derniËre campagne et cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez. Attention : Seule la derniËre campagne de líhistorique peut Ítre supprimÈe. 484 CrÈer un ModËle Il síagit de crÈer un nouveau ModËle de RÈvision ‡ partir du paramÈtrage modifiÈ díune campagne de rÈvision. Comment y accÈder ? RÈvision Client 183 Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? 1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton CrÈer un modËle. 2. Saisissez le nom et la description du ModËle de RÈvision et valider. 3. Retrouvez votre modËle dans líoption ModËles de RÈvision du menu RÈvision Client. 485 Imprimer une Campagne de RÈvision ou un cycle Comment y accÈder ? Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier Comment faire ? 1. SÈlectionnez la campagne de rÈvision dans líhistorique des campagnes, et cliquez sur le bouton Imprimer. 2. SÈlectionnez la campagne ou un cycle de la campagne. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre campagne vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 185 486 OpÈrations de ClÙture 487 Validation des Ecritures La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 488 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures 489 Comment faire ? 4. SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible. 5. Lancez la validation en cliquant sur OK. 490 Messages survenus lors de la validation ´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos Ècritures. ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª : ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ). Printed Documentation 186 ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez impÈrativement Èquilibrer le journal. 491 ConsÈquences de la validation Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 492 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas, le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours en pied de journal. 493 La Centralisation La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation : 6. La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre, 7. La centralisation physique dÈfinitive des journaux. 494 La ClÙture Mensuelle La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 495 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle 496 Comment faire ? SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre OpÈrations de ClÙture 187 demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. 497 Messages survenus lors de la clÙture 8. ´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. 9. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une caisse ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. 498 GÈnÈration des Soldes N-1 Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de RÈsultat. 499 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1 500 Comment faire ? 10.CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 11.En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de charges et de produits. 12.Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 13.AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 501 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 502 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 503 La numÈrotation interne Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs : 14. Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal . Printed Documentation 188 15. Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. 16. Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel) Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le numÈro interne. 17. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 504 Impressions 505 Le Journal GÈnÈral Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit. 506 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 507 Le Bilan LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 508 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Bilan 509 Comment faire ? 18. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 19. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 20. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 21. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 510 Le Compte de RÈsultat LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 511 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat 512 Comment faire ? 22. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 23. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. OpÈrations de ClÙture 189 24. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 25. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 513 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle 514 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 515 ClÙture Annuelle : Etape Options 516 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA (notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 517 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, dÈcochez cette option Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 518 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture) Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 519 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier d'archive contenant l'exercice N-1. 520 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture Printed Documentation 190 Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ. 26. Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive 27. Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de toute la base. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes 28. Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207 correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 521 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture.  Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ. 522 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle La clÙture annuelle a pour effet : 29. de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; 30. de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou modifier des Ècritures ; 31. de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; 32. de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie) dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; 33. de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD). 191 523 Outils 524 Maintenance 525 Maintenance Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur 34. Recalcul des Soldes 35. RÈindexation par Date 36. RÈorganisation des Fichiers 37. Reformatage des Comptes 38. ParamÈtrage du Plan de Regroupement Maintenance Technique 39. Maintenance des Journaux 40. Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux 41. Purge des EchÈances  Suppression d'Ecritures Comptables  Suppression d'Ecritures non Comptables 42. DÈverrouillage des Ecritures 526 Maintenance Utilisateur 527 Archivage des DonnÈes LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes Printed Documentation 192 528 Maintenance : Recalcul des Soldes Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1 des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes 529 Maintenance : RÈindexation par Date Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date 530 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 531 Maintenance : Reformater les Comptes La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes Type de comptes Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 532 ParamÈtrage du plan de regroupement Outils 193 Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan, du Compte de RÈsultat et des Tableaux de Gestion, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base. Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors díune mise ‡ jour. 533 AccËs au plan de regroupement Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc commence par : {2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ {2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat simplifiÈ Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ {2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal {2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat de l'exercice Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal {SIG=SIG Soldes IntermÈdiaires de Gestion Pour les tableaux de gestion 534 Syntaxe ‡ utiliser Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡ modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Sur líimpression des tableaux de gestion, les cases ne sont pas identifiÈes. Chaque ligne a donc ÈtÈ numÈrotÈe (SIG1, SIG2, etc.) pour la paramÈtrer. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe : Extrait du regroup.ini 535 Signification ´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de racine 109 ´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de racine 2805 et 2905 ´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les comptes de racine 413, Ö ´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö ´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine Printed Documentation 194 514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la case DQ 536 Maintenance Technique 537 Mot de passe Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 538 Maintenance des journaux Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ? 43. SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. 44. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. 45. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 539 Maintenance : Purge des EchÈances Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances Outils 195 Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? 46. Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs. 47. Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK. Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les supprimer. 540 Maintenance : Suppression d'Ecritures Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Cette option ne concerne pas les saisies rÈalisÈes dans les masques non comptables. Pour supprimer les Ècritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression : En version millÈsimÈe : 48. Fourchette de journaux 49. Fourchette de comptes 50. PÈriode En version PRO : 51. Fourchette de journaux 52. Fourchette de comptes 53. PÈriode 54. Fourchette de numÈros de piËces 55. Codes lettrage 56. Fourchette de montants 57. Sens des Ècritures. Printed Documentation 196 Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 541 Maintenance : Suppression d'Ecritures non Comptables Il síagit de supprimer les Ècritures saisies dans les options non comptables : Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures non Comptables Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? i. Indiquez la pÈriode ‡ supprimer. ii. Cochez líoption dans laquelle les Ècritures ‡ supprimer ont ÈtÈ saisies. iii. Cliquez sur OK pour lancer líopÈration. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-Nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 542 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un dÈverrouillage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Outils 197 Comment faire ? 58. Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). 59. SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 543 Assistance Comptable 544 Assistance Comptable Voici les outils de líAssistance Comptable : 60. RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux 61. RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes 62. Epuration du Plan Comptable 63. Comparatif N / N-1 64. Etats de Suivi et d'Anomalies 545 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et Journaux) Comment faire ? 65. Choisissez la pÈriode. 66. Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. 67. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.) 68. Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 546 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Printed Documentation 198 Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes Comment faire ? 69. Indiquez le journal concernÈ. 70. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. 71. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 547 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡ prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable 548 Assistance Comptable : Suivi et Anomalies Ces Ètats permettent díobtenir des informations concernant líÈtat de vos comptes et de vos journaux : comptes non mouvementÈs, avancement des journaux, montants nÈgatifs Ö Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Suivi et Anomalies 549 Communication Entreprise - Expert 550 Communication Entreprise - Expert Il síagit de rÈaliser : a. Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. b. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert Comment faire ? Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡ Outils 199 chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 551 Recevoir des donnÈes Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques : 72. Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan Comptable Entreprise. 73. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation) dans les cas suivants : a. Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur + Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des comptes ‡ importer. b. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier. 552 Transmettre des donnÈes Renseignez les informations suivantes : PÈriode Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de líexercice N. Journaux Printed Documentation 200 Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas ! Envoi ‡ líadresse email Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 553 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. Outils 201 A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier. 74.CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. 75.AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va Ècraser les donnÈes du dossier. 76.Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 554 Format COALA ComptabilitÈ - journaux Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? Printed Documentation 202 Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ? 77.Ouvrez un journal. 78.AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. 79.Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ? 65AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 66Cochez Transmettre des donnÈes. 67Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier. Outils 203 11 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer + Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 12 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. 13 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. 14 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 555 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00 API ComptabilitÈ Gamme 8 Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? 15 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 16 Renseignez les informations suivantes : 80. Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) 81. Table ‡ exporter : ECRITURES 82. Type díexport : ASCII DÈlimitÈ 83. Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) 84. Enregistrement EntÍte : Non 85. SÈparateurs : ´ ; ª 86. Suppression des espaces : Oui 17 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 18 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. Printed Documentation 204 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? 1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes : ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix) SÈparateur : ´ ; ª Convers. CaractËre : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö Sens CrÈdit : -1 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT) 3 Renseignez la position des champs suivants : 68Journal : 2 69RÈfÈrence : 3 70Compte : 4 71Date : 5 72LibManu : 6 73Montant : 7 74Sens : 8 4 Cliquez sur le bouton Importer. 556 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 Outils 205 Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ? 87.AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. 88.Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. 89.Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 5 Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ? 75AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 76Cochez Transmettre des donnÈes. 77Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ? 19 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 20 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 21 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 557 Transmettre des donnÈes - AZUR Racines des comptes Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 558 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ? Printed Documentation 206 90.Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. 91.Cochez Export Ècritures. 92.Indiquez la pÈriode ‡ exporter. 93.Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ? 78AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 79Cochez Transmettre des donnÈes. 80Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC Les Journaux Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ ‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code BQUE. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ? 22 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 23 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 559 Format CCMX Expert Winner Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ? 24 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 25 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 26 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 27 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 28 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 29 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. Outils 207 30 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ? 6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ? 4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6 caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code ´ ACHATS ª. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡ 25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Printed Documentation 208 Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ? 1 Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois) 5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon : 94. CODE : EBP (au choix) 95. IntitulÈ : EBP Compta (au choix) 96. Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT 97. Longueur de líenregistrement : rien 98. Code enreg. spÈcifique : rien 99. Code enreg. ‡ exclure : rien 100. Position : rien 101. Position : rien 102. Cochez SÈparateur de champs et indiquez , 103. Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . 104. Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez " 105. Ne cochez pas SÈparateur de millier 8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ :  Code journal : 3  Date : 2  Date (position du jour) : 1  Date (position du mois) : 3  Date (position de líannÈe) : 5  Compte gÈnÈral : 4  IntitulÈ du compte : 5  Montant DÈbit : 8  Montant CrÈdit : 9  PiËce : 7  LibellÈ : 6  Date díÈchÈance : 10  Date (position du jour) : 1  Date (position du mois) : 3  Date (position de líannÈe) : 5 10Validez. 2 Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation) 81Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 82SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures 83Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 84SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. Outils 209 85Validez les deux fenÍtres suivantes. 86Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 560 Format CCMX Expert AS400 Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ? 106. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107. Cochez Recevoir des donnÈes. 108. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. 109. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 561 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 562 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ? 110. AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. 111. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. 112. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. 113. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. 114. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. 115. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et 411 ou 400 et 410). Printed Documentation 210 Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 87AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 88Cochez Transmettre des donnÈes. 89Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ? Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6 Outils 211 caractËres). Les numÈros de piËces La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ? 31 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 32 Choisissez SISCO II. 33 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 34 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 35 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 36 Validez líimportation des Ècritures. 37 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 563 Format CEGID PGI Version S5 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ? 90Utilisez le module ´ Communication SX ª. 91Cliquez sur Envoyer. 92SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 93Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 94SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 95Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 96DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ? Printed Documentation 212 116. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 117. Cochez Recevoir des donnÈes. 118. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ? 38 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 39 Cliquez sur Recevoir. 40 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 41 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 564 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ? 97Export des Ècritures : 98AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables  EBP du menu Tenue + Exporter + COPMVTSEBP. 99Choisissez líexercice. 100Choisissez Mouvements par FTP. 101SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 102ProcÈdure de transfert : 103AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 104Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 105Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 106SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ? 119. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 120. Cochez Recevoir des donnÈes. 121. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Outils 213  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta Les Comptes Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ? 42 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des correspondances journaux micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 43 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des correspondances comptes micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 44 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 45 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN : 10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 46 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : 7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 47 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 48 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 565 Format CICERON HÈliast Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ? 122. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 123. Cochez Recevoir des donnÈes. Printed Documentation 214 124. Choisissez le format CICERON - HÈliast. 566 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ? 125. AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. 126. SÈlectionnez les critËres de líexport. 127. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. 128. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. 129. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 107AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 108Cochez Transmettre des donnÈes. 109Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 49 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 50 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 51 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Outils 215 Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert / Import du menu Utilitaires. 567 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ? 130. Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. 131. SÈlectionnez les critËres de líexport. 132. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. 133. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. 134. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 110AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 111Cochez Transmettre des donnÈes. 112Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 52 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. Printed Documentation 216 53 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 568 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ? 135. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. 136. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. 137. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 138. Indiquez le chemin du fichier díexport. 139. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 140. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. 141. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 142. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. 143. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ? 113AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 114Cochez Transmettre des donnÈes. 115Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ? 54 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler líassistant. Outils 217 55 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 56 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 57 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 58 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 59 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 60 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 61 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres choix par dÈfaut. 62 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape 1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs automatiquement lors de líimportation. 569 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 570 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ? 144. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 145. Cochez Recevoir des donnÈes. 146. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 571 Format EBP - ComptabilitÈ Windows Ce format permet : 147. Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. 148. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel EBP. Printed Documentation 218 Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ? 116AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 117Cochez Transmettre des donnÈes. 118Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 572 Format Interface Expert (Coala) Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ? Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA. 149. Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. 150. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ. Outils 219 151. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer. 152. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. 153. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. 154. Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1 er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. 155. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. 156. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. 157. Indiquez la taille des comptes. 158. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. 159. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. 160. Cliquer sur OK. 161. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 573 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ? 162. AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 163. SÈlectionnez Autre. 164. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. 165. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ? 119AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 120Cochez Transmettre des donnÈes. 121Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ? 63 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 64 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 65 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 66 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 574 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ? Printed Documentation 220 166. AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. 167. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. 168. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. 169. En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. 170. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. 171. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue. 172. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 18Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ? 122AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 123Cochez Transmettre des donnÈes. 124Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta Les Journaux Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Outils 221 Les NumÈros de PiËce La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ? 67 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 68 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 575 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 576 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ? 173. AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. 174. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. 175. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ? 125AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 126Cochez Transmettre des donnÈes. 127Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ? 69 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 70 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 71 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 577 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum Comment importer des Ècritures au format Gestimum ? 176. AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 177. Cochez Recevoir des donnÈes. 178. Choisissez le format Gestimum et validez. Printed Documentation 222 Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Transmettre des donnÈes.  Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 578 Import de donnÈes 579 Importation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou votre revendeur. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures Comment faire ? a. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. b. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe. c. Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 580 Import ParamÈtrable 581 Importation ParamÈtrable Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes et Ècritures. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification Comment faire ? 179. GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII). 180. Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de DonnÈes. 181. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures 182. Cliquez sur OK. 183. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Outils 223 Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 582 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel ParticularitÈs 184. Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier sera ignorÈe lors de líimport. 185. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡ importer). 186. Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes dans Excel :  SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du menu DonnÈes.  …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant.  …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme Identificateur de texte.  …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 583 Etape de l'assistant 584 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. 187. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC correspondants. Format d'import Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 585 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. Printed Documentation 224 SÈparation des champs 188. Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. 189. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. DÈbut des donnÈes Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 586 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ) Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier : SÈparateur de champs Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 587 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe) Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position souhaitÈe. 588 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 589 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes correspondent bien aux noms des colonnes. Outils 225 Enregistrer le Format Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 590 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 591 Import d'Ecritures 592 Importation díEcritures Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures Les formats díimport 190. Format EBP v3 191. Format EBP v5 192. Format Gestimum v1 193. Format ASIE 194. Format ASI7 Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la devise des Ècritures importÈes. Printed Documentation 226 593 Importation : Chemin du fichier et Options Fichier Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options 195. Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux qui níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement. 196. Les Ècritures peuvent Ítre importÈes en mode simulation : elles devront alors Ítre confirmÈes par líoption Quotidien + Ecritures de Simulation. 197. Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes une fois líimportation rÈalisÈe. 594 Formats 595 Comment rÈcupÈrer des donnÈes díune ancienne version ? Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les dossiers comptables crÈÈs sous Win Compta 3, Compta- Plus sous Dos et Compta 7 sous Dos.  CrÈez le dossier dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes en indiquant comme dates díexercice le dernier exercice et ouvrez-le.  SÈlectionnez líoption Import Win Compta, ou Import Compta-Plus, ou Import Compta 7 du menu Outils + Import de DonnÈes.  Saisissez une justification. Cette action de rÈcupÈration des donnÈs díune ancienne version nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.  Cliquez sur l'icÙne pour indiquer le chemin d'accËs au rÈpertoire dans lequel se trouve les donnÈes de la sociÈtÈ ‡ rÈcupÈrer. GÈnÈralement ce rÈpertoire est : 128\WCPTA3\SOCXXX o˘ XXX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Win Compta 3. 129EBP\Compta\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta Plus. 130COMPTA7\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta 7.  Cochez les cases des fichiers que vous dÈsirez rÈcupÈrer : Plan comptable, Journaux, Ecritures, EchÈanciers (en version PRO). Remarque : En import des Ècritures sous Compta 7, le code pointage est rÈcupÈrÈ  Cochez la case Importer les Ècritures comptables en mode simulation si vous dÈsirez vÈrifier auparavant que les Ècritures importÈes correspondent exactement ‡ celles saisies sur votre comptabilitÈ prÈcÈdente. Vous pourrez ensuite les passer en mode RÈel par la commande Ecritures de simulation du menu Quotidien.  La case Effectuer un recalcul des soldes doit Ítre cochÈe pour lancer la vÈrification des soldes des Ècritures importÈes. Cette commande peut toutefois Ítre lancÈe par le menu Outils + Maintenance utilisateur. Outils 227 Les nouvelles options proposÈes par votre logiciel (dans PrÈfÈrences) seront ‡ dÈfinir aprËs l'importation de vos donnÈes. Cliquez sur OK pour lancer l'importation. 596 Importation : Format ASI7 Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ) Position Longueur LibellÈ 1 8 PiËce comptable 9 9 Compte Comptable 18 6 Date Ècriture (jjmmaa) 24 2 N° de libellÈ automatique 26 26 LibellÈ manuel 52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx) 62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx) 72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10) 232 120 Poste analytique (2) + Montant (10) 352 2 Fin de ligne 0D0A 597 Importation : Format ASIE Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡ 99) Record = 222 POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION 1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq ue NumÈro de PiËce 9 7 AlphanumÈriq ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0) 16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier (complÈtÈ ‡ gauche par 0) 24 26 AlphanumÈriq ue LibellÈ manuel de líÈcriture 50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales) 60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales) 70 1 O/N TVA sur Encaissement Printed Documentation 228 71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ) 77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa) 83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa) 99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa) 115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne 598 Importation : Format EBP V3 Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre logiciel EBP, vous devrez saisir une justification. Le fichier des Ècritures Exemple : 1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR Description des champs du fichier Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation. Outils 229 Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application : 1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Ventilations analytiques La structure d'une ligne de ventilation analytique est de la forme suivante : >Poste analytique, clef de rÈpartition, montant ‡ rÈpartir Cette ligne est prÈcÈdÈe de la ligne d'Ècriture de comptabilitÈ gÈnÈrale ‡ laquelle elle appartient. Exemple : 1,010101,VE,701,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,C,010301, >POSTE1,100.00,12548.95 Le fichier des comptes Nom et emplacement du fichier Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant transfert". Description des champs du fichier NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du compte). Printed Documentation 230 Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre enregistrement sera donc de la forme : 411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475 Importation automatique Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 599 Importation : Format EBP V5 Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose : 198. De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants : a. Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le libellÈ et le type du journal. b. Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu DonnÈes, rectifier les libellÈs. Outils 231 199. Díimporter les Ècritures en mode simulation : les Ècritures de simulation apparaissent en bleu dans les journaux, et devront Ítre confirmÈes par líoption Ecritures de Simulation du menu Quotidien. 200. Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 600 Importation : Format Gestimum Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion Commerciale, et Gestimum Paye. ion de Gestimum Gestion Commerciale Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale  SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure.  Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements.  Indiquez le code journal.  SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple) dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un .emc Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit 131SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 132Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí. Printed Documentation 232 ion de Gestimum Paye 1.5 Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye 72 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 73 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit 19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí. 601 Export de DonnÈes 602 Exportations particuliËres Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes : 201. Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance 202. Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert 203. Exportation díun arrÍtÈ de Comptes 603 Export Liasses Fiscales / Balance Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant : Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier Compte IntitulÈ du compte Total DÈbit Total CrÈdit Solde DÈbit Solde CrÈdit La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance Outils 233 Comment faire ? 204. Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. 205. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. 206. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs 207. Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. 208. Cliquez sur Exporter. 604 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert ContrÙle Fiscal Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de la date díarchive. Interface Expert Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 605 Export ArrÍtÈ de Comptes Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple : En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes : 209. Ecritures datÈes du 1 er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡ 8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. 210. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes 606 Exportation ParamÈtrable Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de donnÈes). Printed Documentation 234 Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure (sÈparateur, dÈlimiteur..) Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable Comment faire ? 211. Choisissez la table ‡ exporter. 212. Cliquez sur OK. 213. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 607 Exportation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter Comment faire ? a. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. b. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. c. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les guides ne pourront Ítre importÈs. d. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 608 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable 609 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export Outils 235 Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 610 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier ‡ obtenir. 611 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier SÈparateur de champs SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 612 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 613 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 237 Index A A nouveaux.....................................................193 A nouveaux provisoires ..................................194 Achats...............................................................69 Acquisitions intracommunautaires....................99 Activation ........................................................7, 9 Activer filtre.......................................................18 Administrateur...................................................42 Adresse client .................................................153 Adresse fournisseur........................................153 Affichage colonnes ...........................................16 Agios...............................................................146 Analytique.........................................................23 AnnÈes antÈrieures ................................161, 165 Annexe 3310 A...............................................103 Anomalies .......................................................206 AperÁu ............................................................121 Archivage........................................................199 ASI7 ................................................................235 ASIE................................................................236 Assistance comptable.....................................205 Assistance technique..........................................9 Automatiser saisie ............................................66 AVDR..............................................................155 Avoir..................................................................60 B Balance...........................................................128 Balance ‚gÈe..................................................132 Banque principale.............................................74 Banque secondaire...........................................75 Barre d'outils d'aperÁu ....................................121 Barre outils........................................................45 Bilan................................................................195 BoÓtes impressions .........................................121 Budgets...........................................................176 C CA12...............................................................108 CA3.................................................................102 Caisse...............................................................74 Campagne rÈvision.........................................186 Centralisation..........................................126, 192 Changer utilisateur ...........................................42 ChÈquier .........................................................173 Client Adresse ...................................................... 153 ClÙture mensuelle.......................................... 192 Code activation .................................................. 9 Codes postaux ............................................... 179 Colonnes.......................................................... 16 Communication entreprise - expert................ 207 Comparatif N / N-1......................................... 130 Compte Attente .......................................................... 41 BÈnÈfice ....................................................... 41 Centralisation ............................................. 161 Charge.......................................................... 41 Comptes interdits ....................................... 161 Contrepartie................................................ 162 Gestion ......................................................... 41 Perte............................................................. 41 Produit .......................................................... 41 Raccourci ................................................... 162 TVA .............................................................. 40 Compte Colonnes AVDR ......................................... 155 Comptes interdits ....................................... 164 Modification ................................................ 154 Reformatage............................................... 200 Suppression ....................................... 154, 206 Compte rÈsultat.............................................. 195 Configuration impression ............................... 122 Consultation comptes ...................................... 83 Recherche .................................................... 85 ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 153 Contrepartie automatique .............................. 162 Contrepasser Ècriture ...................................... 65 Convention......................................................... 3 CoordonnÈes dossier....................................... 31 Co˚t financement trÈsorerie .......................... 146 CrÈation Compte....................................................... 153 Format variable ............................................ 13 Guide abonnements................................... 169 Guide Ècritures ........................................... 166 Utilisateur ..................................................... 41 CrÈation Printed Documentation 238 ChÈquier......................................................173 Dossier..........................................................27 Filtres ............................................................17 Journal ........................................................162 CrÈdits bails ......................................................47 Cumuls mensuels compte ......................161, 165 D DÈcaissements .................................................25 DÈclÙture ........................................................202 Delettrage .........................................................88 DÈmarrage........................................................11 DÈpartements .................................................179 DÈpÙt valeurs attente .......................................80 DÈsintallation logiciel ........................................12 DÈverrouillage Ècritures..................................204 Devises ...........................................................174 Dossier CrÈation.........................................................27 GÈnÈral .........................................................27 E Ecart rËglement ................................................21 EchÈances ........................................................22 EchÈances Suppression ................................................203 EchÈancier dÈtaillÈ .........................................136 EchÈancier prÈvisionnel .................................134 Eclater immobilisation.......................................48 Ecritures Exportation..................................................242 Importation ..................................................231 RÈimputation.......................................205, 206 Simulation ...................................................117 Ecritures Ecritures types ..............................................21 Saisie ............................................................59 Suppression ........................................203, 204 Ecritures immobilisations..................................49 EDI..................................................................113 E-mail EBP .........................................................9 Encaissements .................................................25 Encours clients ...............................................140 Estimation marges..........................................146 EvÈnements....................................................149 Evolution CrÈances clients .........................................146 Dettes fournisseurs .................................... 146 Evolution Compte............................................... 161, 165 Excel .............................................................. 123 Exercice N-1 .................................................... 29 Exportation ArrÍtÈ de comptes...................................... 242 Balance ...................................................... 241 Exportations particuliËres........................... 241 Grand-livre.................................................. 124 Guides Ècritures ......................................... 243 ModËles rÈvision ........................................ 184 Exportation Balance ...................................................... 128 Excel........................................................... 123 Journaux..................................................... 123 ParamÈtrable.............................................. 242 F Fichiers bancaires............................................ 82 Filtres ............................................................... 17 Format Affichage colonnes....................................... 17 DonnÈes ....................................................... 16 Variables ...................................................... 13 Formulaire 3519............................................. 104 G Gestimum....................................................... 240 Gestion Immobilisations............................................. 47 TVA .............................................................. 98 Gestion ChÈquiers ................................................... 173 Grand-livre ..................................................... 124 Analytique................................................... 141 Graphique ...................................................... 120 Grilles Saisie............................................................ 16 Grilles Analytiques......................................... 148, 175 Guides abonnements..................................... 168 CrÈation...................................................... 169 Guides Ècritures............................................. 165 Consultation ............................................... 167 CrÈation...................................................... 166 Index 239 H Heures ouverture................................................9 I IcÙnes ...............................................................45 Immobilisations.................................................47 Importation Guides Ècritures..........................................231 ModËles rÈvision .........................................185 Importation Ecritures ......................................................234 ParamÈtrable...............................................231 Impression Achats .........................................................131 Balance .......................................................128 DÈclaration TVA..................................101, 127 Grand-Livre .................................................124 Journaux .....................................................123 Rapprochement bancaire............................127 RËglements.................................................131 TrÈsorerie....................................................131 Ventes .........................................................131 Ventes comptoir..........................................131 Informations dossier .........................................30 Installation rÈseau ............................................11 J Journal Centralisateur..............................................194 CrÈation.......................................................162 Gestion journaux.........................................161 Impression...................................................123 Journal gÈnÈral ...........................................194 Options de saisie ..........................................65 Saisie ............................................................59 Journal ÈvÈnements .......................................149 L Largeur colonnes..............................................16 LCR...................................................................82 Lettrage.............................................................21 En cours de saisie.........................................67 Lettrage ApprochÈ.......................................................88 Automatique..................................................86 Manuel ..........................................................85 Lettres chËque..................................................81 Lettres relance................................................136 Lettres traite ..................................................... 81 LibellÈs Ècritures ............................................ 170 LibellÈs rÈpÈtitifs ............................................ 170 Licence............................................................... 9 Lien ODBC....................................................... 13 Ligne Ècriture ................................................... 61 Liste LibellÈs ....................................................... 170 PropriÈtÈs ..................................................... 16 Livraisons gaz imposables............................. 100 M Mail EBP ............................................................ 9 Maintenance .................................................. 199 Marge brute.................................................... 146 Mise ‡ jour dossier........................................... 13 Mise en place dossier ...................................... 29 Mode rÈel ....................................................... 117 Mode simulÈ................................................... 117 ModËle impression CrÈation...................................................... 121 ModËle rÈvision.............................................. 182 Mot de passe ........................................... 42, 202 Mutation ........................................................... 48 N Notes dossier................................................... 30 Nouveau ModËle impression ..................................... 121 Nouveau Dossier ......................................................... 27 Ecriture ......................................................... 60 Utilisateur ..................................................... 41 NumÈrotation interne ..................................... 194 NumÈrotation piËces........................................ 25 O Ordre colonnes ................................................ 16 P Paiements reÁus .............................................. 78 ParamÈtrage Bilan ........................................................... 195 Plan de regroupement................................ 201 Pays ............................................................... 179 PiËce NumÈrotation................................................ 25 Plan comptable .............................................. 153 Plan de regroupement ................................... 201 Printed Documentation 240 Postes analytiques .........................................175 PrÈlËvements....................................................82 PrÈsentation gÈnÈrale ......................................13 PrÈvisions rËglements ....................................133 PrÈvisions trÈsorerie.......................................118 PropriÈtÈs Filtres ............................................................16 PropriÈtÈs Grille..............................................................17 Purge transactions............................................43 R Raccourci Compte........................................................161 LibellÈ..........................................................161 Raccourci Compte........................................................163 LibellÈ..........................................................164 Racines comptes Clients ...........................................................40 Fournisseurs .................................................40 TrÈsorerie......................................................40 Rapport incident .................................................9 Rapprochement bancaire .................................88 Automatique..................................................93 Correct ..........................................................29 Impression...................................................127 Incorrect ........................................................89 Recalcul soldes ..............................................200 Recevoir donnÈes...........................................207 Recherche Compte........................................................155 EchÈance ......................................................68 Ecritures ......................................................115 RÈcupÈrer dossier ..........................................235 RËglements Tiers ..............................................................81 RÈimputation Ècritures............................205, 206 RÈindexation...................................................200 Relances.........................................................136 Modification modËle ....................................140 Remise en banque ...........................................82 Option............................................................82 Principe .........................................................82 RÈmunÈration compte ....................................145 RÈorganisation fichiers ...................................200 RÈpartition ca................................................. 146 RÈseau............................................................. 11 RÈsultat Exploitation................................................. 146 Net comptable ............................................ 146 RÈsultat Analytique................................................... 141 RÈvision comptable........................................ 181 S Saisie Paiements reÁus........................................... 78 Sans notions comptables ................. 72, 74, 75 Standard....................................................... 59 Saisie GuidÈe.......................................................... 68 Sans notions comptables ................. 69, 70, 74 Sauvegarde...................................................... 43 Sauvegarde Dossier ......................................................... 30 SÈlection transactions...................................... 42 Sens Ècriture.................................................... 60 Service technique Horaires.......................................................... 9 Seuil relance .................................................. 153 Simulation ...................................................... 117 Soldes N-1 ....................................................... 29 Statistiques .................................................... 145 Suivi Balance mensuel........................................ 129 ChÈquier..................................................... 174 Suppression EchÈances.................................................... 22 Guide.......................................................... 168 Ligne............................................................. 64 SynthËse Ecarts budgÈtaires ..................................... 144 Ecarts N / N-1............................................. 144 T Tableau de bord............................................... 46 Taux de TVA.................................................... 40 TÈlÈchargement............................................. 153 TÈlÈphone technique ......................................... 9 Transactions .................................................... 42 Tri suivant colonne........................................... 16 TVA Index 241 DÈbits ............................................................98 EDI ..............................................................113 Encaissements........................................25, 98 GÈnÈral .........................................................98 TÈlÈtransmission.........................................113 Types Journaux .....................................................162 U UGT ..................................................................49 Utilisateurs ........................................................41 V Valeurs encaissement ..................................... 25 Validation Ècritures ........................................ 191 Ventes.............................................................. 70 Ventes comptoir............................................... 72 Ventilations analytiques Compte....................................................... 143 Poste .......................................................... 142 Virements......................................................... 82 W Win Compta 3 ................................................ 237 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités ............................................................................................. 19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29 4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) • Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : • OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. • Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2010. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. • En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : • Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : • Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, • Passez par le menu Fichier + Nouveau, • Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : • Définir les Préférences du dossier, • Etablir le paramétrage des Données de base, • Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : • Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. • Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : • Un correcteur d’orthographe, • Un outils d’insertion de champs variables, • Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : • Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; • Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; • Les Ventes (Négoce, Produits & services); • Les Achats (Négoce, Produits & services); • Les Charges Externes ; • Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; • Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; • Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; • Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : • les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. • les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : • Le compte de résultat, • Le tableau de trésorerie, • Le seuil de rentabilité, • Le bilan, • Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. • Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : • le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; • le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : • les stocks, • les encaissements et les décaissements, • la TVA, • les amortissements, • les comptes courants d’associés, • les emprunts, • les crédits-bails, • l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : • Les tableaux sont indiqués par l'icône , • Les graphiques sont indiqués par l'icône , • Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; • La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; • La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; • La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; • Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 29 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 28 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 28 Dossier .............................................................................................................................. 28 Exportations ...................................................................................................................... 28 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société ..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 28 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 28 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 27 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée....................................................................................................................... 12 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique .....................................................................9 1.2. Configuration minimale conseillée .........................................................10 1.3. La place disque nécessaire ...................................................................10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ...............................................................................12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences..........................................................................15 1.2. Saisie des Préférences..........................................................................15 1.3. Les options ............................................................................................16 1.4. L’aide dynamique...................................................................................16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ......................................................................................16 2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17 2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17 2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17 2.5. Les Notes perso.....................................................................................17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions.............................................................................18 3.2. Généralité sur les Prévisions .................................................................18 3.3. Spécificités.............................................................................................19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats.......................................................................22 4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles .................................................28 3.2. L’impression du rapport .........................................................................28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama ..............................29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ...................................................................29 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,  Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),  Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),  Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,  500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2008. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;  La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique .....................................................................................................9 ACCRE.................................................................................................................................29 Achats...................................................................................................................................20 Aide dynamique....................................................................................................................16 Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5 B Balance .................................................................................................................................23 C Charges.................................................................................................................................20 Configuration minimale........................................................................................................10 Créer le dossier.....................................................................................................................13 D Dossier final Généralités........................................................................................................................23 Impression ........................................................................................................................28 E Ecran de travail.....................................................................................................................14 Elements antérieurs...............................................................................................................14 Exportation des grilles..........................................................................................................28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................17 Création ............................................................................................................................16 Modification .....................................................................................................................17 Suppression.......................................................................................................................17 Financements........................................................................................................................19 G Graphiques............................................................................................................................22 I Impôt Société........................................................................................................................21 Impôts et taxes......................................................................................................................21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles.........................................................................................................................28 Dossier..............................................................................................................................28 Exportations......................................................................................................................28 Installation ............................................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................................12 O Options .................................................................................................................................16 P Personnels.............................................................................................................................20 Place disque nécessaire.........................................................................................................10 Préférences Accéder.............................................................................................................................15 de Prévisions.....................................................................................................................15 Données de base ...............................................................................................................15 du Dossier.........................................................................................................................15 Saisir.................................................................................................................................15 Prévisions Accéder.............................................................................................................................18 Achats...............................................................................................................................20 Charges.............................................................................................................................20 Financements....................................................................................................................19 Généralités........................................................................................................................18 Impôt société.....................................................................................................................21 Impôts et taxes..................................................................................................................21 Personnels.........................................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................................19 Subventions d'investissements..........................................................................................19 Ventes...............................................................................................................................19 R Ratios....................................................................................................................................22 Reprise de societe .................................................................................................................23 Reprise de société .................................................................................................................14 Résultats Consultation......................................................................................................................22 Exportation .......................................................................................................................28 Graphiques........................................................................................................................22 Impression ........................................................................................................................28 Ratios................................................................................................................................22 Tableaux ...........................................................................................................................22 Types de consultation .......................................................................................................28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données .......................................................................................................25 Subventions d'exploitation....................................................................................................19 Subventions d'investissements..............................................................................................19 T Tableau de bord ....................................................................................................................27 TVA......................................................................................................................................22 V Ventes...................................................................................................................................19 Version bridée ......................................................................................................................12 Professionnels du bâtiment, vous êtes exigeants pour la gestion de votre entreprise ? Choisissez un logiciel adapté à votre métier et riche en fonctionnalités qui vous permet de gérer votre activité commerciale de A à Z : réalisation de devis et de factures spécifi ques au BTP, rédaction de contrats de maintenance, gestion des achats et des stocks en multi-dépôts, travail en réseau... Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. POINTS CLES LES www.ebp.com Assistance Utilisateur INCLUS 60 jours 1Rédigez des devis et des factures professionnels prenant en compte toutes les spécifi cités du bâtiment. Et pour gagner toujours plus de temps, importez les tarifs de vos fournisseurs dans votre logiciel. 2 Gérez la maintenance et le S.A.V. de vos produits. Rédigez vos contrats de maintenance, créez vos fi ches d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros de série de vos produits. 3Traitez l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : demandes de prix, commandes, réception partielle ou totale, réapprovisionnement automatique et gérez vos achats et vos stocks en multi-dépôts. 4 Organisez-vous. Grâce au planning intégré vous saisissez et visualisez par jour ou par mois, la disponibilité de vos salariés, les réservations de matériel et les interventions prévues. 5Accédez au mode réseau*. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler simultanément sur le logiciel et vous pouvez même proposer des espaces de travail personnalisés et sécurisés. * en option, nous consulter Bâtiment PRO v9 La performance au service de votre gestion La mobilité vous intéresse ? Saisissez vos devis et vos factures directement sur vos chantiers avec le module MOBIBAT ! Nous consulter pour tous renseignements La gestion des achats Cette fonctionnalité disponible uniquement en version PRO vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à la gestion des fournisseurs. L’historique fournisseur Accessible depuis la liste des fournisseurs, il vous permet d’obtenir directement la liste de tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné. Les commandes fournisseurs Vous avez le choix de passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l’option de réapprovisionnement automatique ou bien en créant vous-même une commande. Vous pouvez insérer dans votre commande des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos tarifs fournisseurs. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés dans votre base article. La réception de vos commandes Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés et d’éditer le bon de réception correspondant. La facturation Une fois votre commande réceptionnée, vous pouvez générer votre facture fournisseur depuis votre commande ou votre bon de réception. Vous pouvez aussi créer directement une facture fournisseur. Pratique ! Vous pouvez regrouper pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réception qui ont été effectués, en une seule facture. Réceptionnez vos commandes fournisseurs partiellement ou totalement. Saisissez la quantité reçue et le dépôt souhaité, le logiciel vous affi che automatiquement le reliquat de commande et vous génère le bon de livraison correspondant. La gestion des stocks EBP Bâtiment PRO met à votre disposition une gestion complète des stocks : du multi-dépôts à la saisie de l’inventaire. Les bons d’entrée et les bons de sortie En complément de la gestion automatique des stocks, vous pouvez enregistrer manuellement vos entrées ainsi que vos sorties (ou pertes) de stock. A la validation du bon, le stock est automatiquement mis à jour. Le multi-dépôts EBP Bâtiment PRO vous permet de gérer plusieurs dépôts de stocks. Vous pouvez visualiser ce que vous avez en stock dans chaque dépôt et réaliser des bons de transfert inter-stocks. Ces derniers vous permettent de dé-stocker des éléments d’un dépôt et de les transférer sur un autre dépôt (exemple : de l’atelier vers la camionnette). L’inventaire Vous pouvez saisir votre inventaire de stock sur chaque dépôt, par famille, groupe ou localisation. A la validation du document, vos stocks sont automatiquement mis à jour. Le réapprovisionnement automatique Vous avez la possibilité de lancer un réapprovisionnement de votre stock, qui va vous permettre de générer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un réapprovisionnement global, par dépôt ou par document. Gérez vos stocks en multi-dépôts. Vous pouvez déplacer vos éléments d’un stock à un autre par un simple bon de transfert. Il vous suffi t d’indiquer le dépôt souhaité. ZOOM sur des fonctions clés www.ebp.com La maintenance et le S.A.V. Cet aspect du logiciel vous permet de gérer entièrement votre activité de maintenance / S.A.V. Les contrats de maintenance Vous enregistrez vos contrats en renseignant toutes les informations nécessaires : périodicité de facturation, périodicité d’intervention, liste des éléments sous contrat avec leur numéro de série, type et durée de garantie. Grâce aux données saisies, le logiciel vous permet de générer automatiquement les factures périodiques liées à vos contrats. Vous pouvez ainsi facturer votre client tous les mois, tous les trimestres, deux fois par an… Intelligent, le logiciel vous fait gagner du temps en vous informant de la liste des contrats arrivant à échéance. Vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite reconduire ou générer un nouveau contrat, en majorant ou non son montant. Enfi n, avec le suivi de chantier simplifi é vous visualisez rapidement si votre contrat est rentable. En récupérant les heures d’interventions de vos salariés et en saisissant les fournitures consommées, vous obtenez facilement un récapitulatif détaillé. Préparez rapidement vos contrats de maintenance détaillés, éditez un courrier rappelant à votre client la date de votre intervention, ainsi que vos lettres de reconduction. Le planning Il vous permet de saisir et de visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de votre matériel, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous pouvez défi nir jusqu’à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom, et préciser vos heures d’ouverture, qui apparaîtront ensuite de couleur différente dans votre planning. Vous avez également la possibilité de gérer vos dates d’intervention. En effet, lors de la création d’une intervention, le logiciel vous offre la possibilité de créer directement cette intervention dans le planning, suivant les heures et la date que vous aurez préalablement renseignées dans la fi che. Vous pouvez aussi mettre à jour l’intervention à partir du planning. Grâce au planning, visualisez rapidement la disponibilité de vos salariés et de votre matériel pour vos chantiers. La gestion de vos interventions Le logiciel vous permet également de gérer vos interventions, de la préparation jusqu’à la saisie du rapport d’intervention. Pour gagner du temps, le logiciel vous génère automatiquement les fi ches d’interventions à préparer, à partir d’un contrat de maintenance. Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée prévue, les frais de déplacement, et imprimer les bons d’interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont ensuite automatiquement générés dans le planning si vous le souhaitez. De retour du chantier, vous pouvez facturer directement l’intervention et saisir tout le détail de votre prestation dans l’onglet «Rapport d’intervention». Vous gardez ainsi une traçabilité de ce qui a été fait. Découvrez les avantages du partenariat EBP / Microsoft® : • La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume de vos données stockées dans votre logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. • La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Que vous soyez 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d’accès à vos données commerciales est le même que si il n’y avait qu’un seul utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l’accès aux données de votre logiciel EBP Bâtiment PRO reste disponible. • La sécurité de vos données stratégiques Protégez vos données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur votre serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. • Une solution informatique évolutive Garantissez la pérennité de vos investissements informatiques. Si vous êtes amené à faire évoluer votre matériel informatique ou votre logiciel EBP Bâtiment PRO, Microsoft® SQL Server permet d’anticiper ces évolutions en s’adaptant aux futures technologies. N’hésitez pas à contacter votre revendeur EBP pour plus d’informations ! *La version réseau d’EBP Bâtiment PRO v9 est proposée avec le moteur Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2005 à partir de 5 postes. La version réseau avec Microsoft® SQL Server* Avec EBP Bâtiment PRO vous accédez à la version réseau, vous permettant de travailler simultanément et à plusieurs personnes sur les mêmes dossiers. ZOOM sur des fonctions clés Fonctions principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier Version réseau (en option) Création de champs personnalisés dans les fi ches et les documents Clients • Fiches clients, prospects et fournisseurs détaillées • Historique des documents de vente d’un client • Encours, plafond et détail des échéances échues et non échues • Edition automatique de courriers de relance Assistant de création de mailings avec Microsoft Word® 97 et sup. Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Import de bibliothèques d’ouvrages(1) : Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix, Gible (Capeb) • Import de tarifs fournisseurs(1) : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofi p, Brossette (Canal Pro et Réseau Pro), Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Eléments - Articles • Création d’éléments de type fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le bénéfi ce, le prix de revient Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente Métrés • Assistant métré avec fonctions spécifi ques • Métrés types avec variables, nombre illimité de lignes de calcul et commentaires Documents de vente • Création de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Possibilité d’associer un document Word® ou Excel®, une image ou un plan à un devis, une facture ou une fi che client • Gestion de l’éco-contribution (DEEE, Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit (attestation normale et simplifi ée). • Différents modèles d’impression pré- paramétrés Création d’une commande fournisseur à partir d’un devis ou d’une commande client Import d’appels d’offres au format Excel® Devis • Réalisation de devis par tranche et soustranche de travaux • TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%) • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Logiciel compatible avec la solution de mobilité MOBIBAT • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Affi chage en rouge des éléments dont la marge est négative • Récapitulatif par taux de TVA Facturation • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Edition d’un décompte défi nitif • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture Gestion des affaires Fiche affaire détaillée Association des documents de vente, d’achat, de règlement et de suivis de chantier liés à l’affaire Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une fi che affaire : plans, courriers, e-mails… Gestion des achats Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs Réception partielle ou globale des commandes Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat Gestion du stock • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock Gestion du multi-dépôts Saisie de bons de transfert inter-stocks Saisie de l’inventaire par famille, groupe ou localisation Suivi de chantier • Suivi de chantier simplifi é ou détaillé • Saisie de la feuille des temps salariés • Analyse de la rentabilité de chaque chantier Maintenance / S.A.V. • Tableau de bord Maintenance en page d’accueil indiquant les contrats à reconduire, les contrats à facturer, les interventions à préparer… • Saisie des informations de garantie dans les fi ches éléments • Saisie du numéro de série et de la garantie dans les documents de vente • Historique maintenance / S.A.V. par client et/ou par numéro de série Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Possibilité de créer un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simplifi é Interventions • Génération de fi ches d’intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Possibilité de créer une nouvelle commande ou une nouvelle facture à partir d’un rapport d’intervention et de générer une nouvelle intervention • Création directe d’une intervention ou à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients Lien entre le planning et les interventions Planning Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel Création et consultation des fi ches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque Enregistrement des paiements fournisseurs Echéancier fournisseurs Modes de règlement multi-échéances Génération du fi chier bancaire ETEBAC 5 pour les virements et prélèvements. Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fi chiers clients, prospects, fournisseurs, éléments… au format ASCII délimité ou fi xe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2008) • Génération et transfert automatique des écritures comptables vers EBP Comptabilité 2008 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGECOALA, SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL, COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC (1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Document non contractuel - 12/07 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS - Versailles B 330838947 Confi gurations Minimales Requises Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Système d’exploitation Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou VistaTM Windows® 2000, XP et VistaTM sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. ce pictogramme vous indique la liste des fonctionnalités disponibles uniquement en version PRO EBP B‚timent Aide ii Table des matiËres FÈlicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................2 PrÈambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 …tendue des obligations de support díEBP ..............................................................................................2 Assistance de proximitÈ sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des donnÈes .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilitÈ ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 PrÈsentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x ....................................................................................................5 GÈnÈral .............................................................................................................................................5 Ergonomie .........................................................................................................................................5 ElÈments ...........................................................................................................................................5 BibliothËques .....................................................................................................................................5 Fiche client / fournisseur......................................................................................................................5 Devis ................................................................................................................................................6 Commandes et Bons de livraisons ........................................................................................................6 Factures d'avancement........................................................................................................................6 RËglements........................................................................................................................................6 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO..................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Configuration minimale........................................................................................................................8 Installation du logiciel..........................................................................................................................9 Installation depuis le CD-ROM EBP .....................................................................................................9 Table des matiËres iii Lancement du logiciel........................................................................................................................10 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................11 Guide d'utilisation................................................................................................................................12 Comment commencer ?.....................................................................................................................12 Interface.......................................................................................................................................12 Le dossier de dÈmonstration............................................................................................................13 CrÈation de dossier ........................................................................................................................14 Initialisation du dossier ...................................................................................................................17 Saisie des donnÈes.........................................................................................................................19 Tout est prÍt ! ...............................................................................................................................27 Les donnÈes.....................................................................................................................................28 Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? .......................................................................................28 Le devis...........................................................................................................................................29 Comment rÈdiger le devis ?.............................................................................................................29 Impression du devis .......................................................................................................................31 Dupliquer un document de vente .....................................................................................................32 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture ..........................................................33 Comment relancer les devis.. ..........................................................................................................34 Comment envoyer un devis par e-mail ? ...........................................................................................35 La facture d'acompte.........................................................................................................................36 Principe de fonctionnement .............................................................................................................36 La facture ........................................................................................................................................38 Comment crÈer une facture ? ..........................................................................................................38 Les factures de situation .................................................................................................................40 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement ...................................................................................41 Transfert de facture........................................................................................................................42 Impression de la facture .................................................................................................................43 Le suivi de chantier simplifiÈ ..............................................................................................................44 EBP B‚timent Aide iv Comment crÈer un suivi de chantier ?...............................................................................................44 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier................................................................................................45 Les affaires ......................................................................................................................................46 Comment crÈer une affaire ? ...........................................................................................................46 Associer des documents ‡ une affaire ...............................................................................................47 Imprimer une affaire ......................................................................................................................48 Les achats .......................................................................................................................................49 Comment commander ?..................................................................................................................49 Comment rÈceptionner mes achats ? ................................................................................................50 Comment facturer mes achats ?.......................................................................................................51 Impression des documents d'achat...................................................................................................52 TransfÈrer un document d'achat.......................................................................................................53 La gestion du stock ...........................................................................................................................54 Comment gÈrer le stock ? ...............................................................................................................54 Saisie des bons d'entrÈes................................................................................................................55 Saisie des bons de sorties ...............................................................................................................56 Saisie des bons de transfert ............................................................................................................57 La saisie de l'inventaire...................................................................................................................58 Le calcul du PUMP ..........................................................................................................................59 Le rÈapprovisionnement automatique ...............................................................................................60 Les mouvements de stock ...............................................................................................................61 Maintenance / S.A.V..........................................................................................................................62 La gestion des contrats de maintenance............................................................................................62 Le suivi des actions et interventions .................................................................................................63 La gestion des rËglements clients .......................................................................................................64 Comment saisir un rËglement client ? ...............................................................................................64 La remise en banque ......................................................................................................................65 EchÈanciers et relances clients.........................................................................................................66 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs.......................................................................................67 Comment saisir un acompte fournisseur ? .........................................................................................67 Table des matiËres v Comment saisir un paiement fournisseur ? ........................................................................................68 Les dÈcaissements fournisseurs .......................................................................................................69 L'ÈchÈancier fournisseur..................................................................................................................70 Les impressions ................................................................................................................................71 Personnaliser les documents............................................................................................................71 Ajouter un logo..............................................................................................................................72 Les principales impressions .............................................................................................................73 Le transfert en comptabilitÈ ...............................................................................................................74 Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? ...............................................................................74 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert...............................................................................................75 Importer ou exporter des donnÈes ......................................................................................................76 Comment importer un fichier ? ........................................................................................................76 Comment exporter un fichier ?.........................................................................................................77 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat............................................................................................78 La sauvegarde / restauration..............................................................................................................79 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................79 Comment restaurer ?......................................................................................................................80 EBP sur le Web.................................................................................................................................81 Manuel de rÈfÈrence ............................................................................................................................82 CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie.............................................................................................82 La gestion des menus et barres d'affichage .......................................................................................82 La gestion des listes .......................................................................................................................84 Les masques de saisie ....................................................................................................................97 Fichier ........................................................................................................................................... 102 Nouveau ..................................................................................................................................... 103 Recopier/Dupliquer....................................................................................................................... 105 Supprimer................................................................................................................................... 106 DonnÈes ........................................................................................................................................ 107 ElÈments..................................................................................................................................... 108 Les Familles ÈlÈments................................................................................................................... 141 EBP B‚timent Aide vi Grille de promotions ..................................................................................................................... 143 Les dÈpÙts .................................................................................................................................. 145 Clients ........................................................................................................................................ 146 Les familles clients/prospects ........................................................................................................ 155 Historique clients/prospects........................................................................................................... 157 Prospects .................................................................................................................................... 158 Fournisseurs................................................................................................................................ 165 Les familles fournisseur ................................................................................................................ 172 Historique fournisseur................................................................................................................... 173 ReprÈsentants ............................................................................................................................. 174 Contacts tiers .............................................................................................................................. 175 SalariÈs / Personnel...................................................................................................................... 176 MatÈriels..................................................................................................................................... 177 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 178 Divers......................................................................................................................................... 184 Traitements ................................................................................................................................... 207 Les documents de vente ............................................................................................................... 208 Affaires....................................................................................................................................... 233 Les documents d'achat ................................................................................................................. 242 RÈapprovisionnement automatique................................................................................................. 257 Les documents de stock................................................................................................................ 259 Suivi de chantier .......................................................................................................................... 267 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 282 Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs....................................................................... 293 Nouveau RËglement / Paiement..................................................................................................... 294 Planning...................................................................................................................................... 295 Mise ‡ jour ÈlÈments .................................................................................................................... 298 Mise ‡ jour des documents ............................................................................................................ 300 Transfert en comptabilitÈ .............................................................................................................. 301 Statistiques ................................................................................................................................. 302 Table des matiËres vii Tableau de bord........................................................................................................................... 303 Impressions ................................................................................................................................... 304 Les boites d'impression................................................................................................................. 304 L'aperÁu avant impression............................................................................................................. 305 Les propriÈtÈs des boites d'impression............................................................................................ 306 Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? ................................................................................. 307 Outils ............................................................................................................................................ 308 Sauvegarde................................................................................................................................. 309 Restauration................................................................................................................................ 314 Import d'appel d'offre................................................................................................................... 321 Journal des ÈvÈnements................................................................................................................ 322 Archivage.................................................................................................................................... 323 Import/export de fichiers .............................................................................................................. 324 Mailing clients/prospects ............................................................................................................... 327 BibliothËques et Tarifs .................................................................................................................. 328 Migrations ................................................................................................................................... 349 Les champs personnalisÈs ............................................................................................................. 356 Epuration dossier ......................................................................................................................... 357 Maintenance................................................................................................................................ 358 Options....................................................................................................................................... 359 Nous contacter .................................................................................................................................. 390 EBP Informatique SA....................................................................................................................... 390 Assistance technique.......................................................................................................................... 391 Index ............................................................................................................................................... 393 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle prÈsente le logiciel EBP B‚timent et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un Ècran prÈcis, Le menu ? - Aide sur EBP B‚timent 2009 pour obtenir une aide gÈnÈrale est composÈe díun Sommaire, díun Index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et díun onglet Recherche qui gÈnËre la totalitÈ des mots utilisÈs dans líaide pour une recherche trËs approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.Rtf qui sera proposÈ dans le menu ? - Lisez-moi. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis la derniËre mise ‡ jour y seront consignÈes. 2 Convention d'utilisation d'EBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la Convention d'utilisation d'EBP 3 rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 4 PrÈsentation de l'aide La fenÍtre d'aide se compose de deux parties. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accÈder. Les diffÈrents chapitres se reconnaissent gr‚ce au petit qui apparaÓt devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, pour faire apparaÓtre son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisÈe en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de rÈfÈrence. Le guide d'utilisation vous permet de connaÓtre les diffÈrentes Ètapes ‡ suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilitÈs offertes par EBP B‚timent Le manuel de rÈfÈrence contient des pages, qui se rÈfËrent ‡ des Ècrans prÈcis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractÈrisÈes par une petite icÙne avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, ‡ l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenÍtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez :  Des liens vers d'autres pages Les mots soulignÈs en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accÈder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite ‡ la page prÈcÈdente en utilisant le bouton PrÈcÈdent en haut de la fenÍtre d'aide.  Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaÓtre facilement car elles apparaissent toujours de la mÍme faÁon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit Èvoluer et s'Ètoffer au fur et ‡ mesure des versions du logiciel. Si des ÈlÈments vous manquent, n'hÈsitez pas ‡ nous le faire savoir ! 5 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x Attention Cette liste ne reprend que les diffÈrences constatÈes et non l'ensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. GÈnÈral  Contre-valeur en Francs des principaux montants (Le logiciel manipule des Euros, il n'y a pas de bascule euro)  Nombre illimitÈ de dossiers  Choix du nombre de dÈcimales pour les montants, quantitÈs et prix  Gestion des utilisateurs, avec une gestion des droits par options*  Import-export de tous les fichiers de base  Export des listes sous fichier Microsoft Excel, Texte dÈlimitÈ, HTML et XML)  Utilise une base Microsoft Access ou Microsoft SQL Server  Version rÈseau*  Multi-dÈpÙt*  Conditionnement* (UnitÈs d'achat, de stockage et de vente)  Duplication des documents Ergonomie  Personnalisation de la barre d'outils et des menus  Look "Windows 95" ou "Windows XP"  Barre de raccourcis  Colonnage paramÈtrable (tous les champs sont disponibles)  Tri paramÈtrable sur plusieurs colonnes  Filtres paramÈtrables avec conditions multiples (Ex : Tous les ouvrages dont la dÈsignation contient le mot "baignoire" et dont le prix de vente est compris entre 150 et 400 Euros)  Regroupement dans les listes (Ex : Devis regroupÈs par Ètats)  Choix de l'emplacement des donnÈes, des modËles d'impression, etc. ElÈments  RÈfÈrences associÈes pour les ÈlÈments de la base  Multi-fournisseurs*  Temps de pose  RÈfÈrences de remplacement*  Feuilles de mÈtrÈ  Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.)  Niveau de sous-ouvrage illimitÈ avec affichage du dÈtail BibliothËques  Multi-bibliothËques (Batiprix, Catelec, Annuel des prix, Cedeo, Brossette etc.)  Fiches spÈcifiques par bibliothËque (Plus d'informations perdues lors de l'intÈgration des donnÈes) Fiche client / fournisseur  Site web, adresse e-mail  Distinction prospect/client EBP B‚timent Aide 6  Secteur gÈographique, commercial et groupes afin de faire des statistiques  Historique des documents par clients  Calcul du poids et du volume des matÈriaux et matÈriel (Ex : Permet de choisir tel vÈhicule pour la livraison plutÙt que tel autre) Devis  Calcul selon la mÈthode du dÈboursÈ ou du prix de vente  Plusieurs modËles de colonnages paramÈtrables (Ex : Affichage des dÈboursÈs, de la marge, etc.)  Style de tranches et sous-tranches (Couleur, police, etc.)  IntÈgration des ouvrages de bibliothËques directement dans le document  NumÈrotation automatique des tranches et sous-tranches (Chapitrage)  Insertion de lignes  Glisser-dÈplacer de lignes de devis  Couper-Copier-coller de lignes  Lignes non-imprimables ou non-inclues dans le calcul du devis  Lignes ‡ prix de vente fixe  Saisie d'ÈlÈments non rÈfÈrencÈs  RÈcapitulatif par Taux de TVA  Saisie de frais annexes (ou postes complÈmentaires) en pourcentage ou en montant, cumulÈs ou non.  Feuille de mÈtrÈ  Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.)  RÈcapitulatif de pieds de document (Ex : RÈpartition main d'oeuvre / matÈriaux, total dÈboursÈ / montant HT, etc.)  Etats des devis (En cours, acceptÈ, etc.) Commandes et Bons de livraisons  Livraison partielle ou totale des commandes  PossibilitÈ de solder une commande et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes  PossibilitÈ de livrer des articles en plus de la commande et de les facturer ou non Factures d'avancement  Suivi qualitatif ou quantitatif de l'avancement  Affichage sur chaque ligne des montants HT prÈvus, quantitÈs prÈvues, % d'avancement, % cumulÈ, montant HT d'avancement, Montant HT cumulÈ etc.  Deux totalisations : une totalisation pour la facture d'avancement, et une totalisation pour la facture globale  Edition d'un dÈcompte dÈfinitif RËglements  CrÈation de modes de rËglements multi-ÈchÈances*  Affichage des ÈchÈances rÈglÈes, partiellement rÈglÈes, en cours...  Historique des remises en banque * disponibilitÈ : nous consulter. 7 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO EBP B‚timent se dÈcline en plusieurs versions :  EBP B‚timent (Version Standard) Toutes les fonctionnalitÈs dÈcrites dans l'aide en ligne concernent par dÈfaut la version standard. Celles qui ne concernent pas cette version sont clairement identifiÈes par un picto (comme indiquÈ ci- dessous)  EBP B‚timent & Maintenance : Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Maintenance d'EBP B‚timent apparaissent. La version Maintenance vous permet de gÈrer vos contrats de maintenance, la facturation pÈriodique de ces contrats, la reconduction des contrats, les impressions de relance etc., ainsi que la gestion du SAV, avec la prÈparation des interventions, la saisie des rapports d'interventions, la saisie des actions clients (appels, courriers...), et l'Ètude de la rentabilitÈ des contrats via le suivi de chantier simplifiÈ.  EBP B‚timent Pro Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Pro d'EBP B‚timent apparaissent. Remarque Les fonctionnalitÈs de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO. Vous disposez en plus des fonctionnalitÈs suivantes :  Gestion des droits utilisateurs (en version rÈseau)  Gestion des achats fournisseurs : Demandes de prix, commandes, factures fournisseurs ...  Commande d'achat ‡ partir de devis ou commandes clients  RÈapprovisionnement automatique des stocks  Saisie jusqu'‡ 10 fournisseurs par ÈlÈment (tarif, remise, dÈlais de livraison..)  ParamÈtrage de plusieurs ÈchÈances pour une facture  Ajustement global des temps de pose, main-d'oeuvre ou matÈriel dans un document  PossibilitÈ d'appliquer des modifications de prix, taux ou remise ‡ tous les ÈlÈments de mÍme code dans un document  Gestion des paiements et dÈcaissements fournisseurs  CrÈation de champs personnalisÈs  Les listes de donnÈes peuvent Ítre organisÈes en arborescence  PossibilitÈ d'afficher des calculs (somme, moyenne, maximum, minimum..) dans les listes  DiffÈrenciation des unitÈs díachat, de stockage et de vente  GÈnÈration de fichier au format ETEBAC ‡ partir d'une remise en banque (disponible pour les rËglements clients et fournisseurs)  Gestion de stock multi-dÈpÙts et localisations  Bons de transferts inter-stocks  Saisie díun inventaire par famille, par groupe ou localisation  Edition de statistiques en tableaux croisÈs  Gestion des affaires  Transfert comptable des achats et paiements fournisseurs  Import d'appels d'offres au format Microsoft Excel  Historique fournisseur  Suivi du matÈriel (et des rÈservations dans le planning)  Planning par mois, par ressources (salariÈ, matÈriel)  Mailings clients / Prospects 8 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillÈe pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante:  Processeur : P4 2 GHz ou Èquivalent  MÈmoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista),  Ecran : rÈsolution 1024x768 en 16 bits,  Espace disque libre : 500 Mo  Ecran supportant une rÈsolution 1024*768 (24 bits)  Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows  Internet Explorer 6  Windows XP Sp2 ou Vista SP1 * Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation 9 Installation du logiciel Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP  Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement.  Cliquez sur PRODUITS pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits.  Dans la partie B‚timent, sÈlectionnez Installation du produit.  Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation.  Cliquez sur Jíaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, líinstallation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ‡ líÈtape suivante.  Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Installation ComplËte.  Eventuellement, pour dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur Installation PersonnalisÈe.  Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.  Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.  En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer líassistant. EBP B‚timent Aide 10 Lancement du logiciel Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icÙne installÈ sur le bureau par dÈfaut. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par le menu DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP B‚timent 2009. Installation 11 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP B‚timent. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP B‚timent. Tant que le code d'activation nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version d'Èvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au del‡, le logiciel passe en version limitÈe en nombre de donnÈes : 20 ÈlÈments, 20 documents et les impressions porteront la mention "DÈmonstration". AprËs cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code díactivation" (menu ? + Activez votre logiciel). Líactivation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Vous níaurez ensuite quí‡ suivre les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message díinformation síaffichera automatiquement vous expliquant la procÈdure ‡ suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'Ècran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenÍtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accËs aux zones suivantes :  ClÈ PC Cette clÈ, calculÈe ‡ partir des informations matÈrielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandÈe lors de líactivation.  Le nom de líentreprise Vous devez impÈrativement saisir le mÍme nom que vous nous avez communiquÈe sur le courrier en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules).  La licence Saisir le numÈro de licence indiquÈ sur le courrier "Licence díUtilisation" joint avec la boÓte du logiciel.  ClÈ Web Elle vous sera demandÈe pour accÈder ‡ l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les mises ‡ jour de votre logiciel.  Le code díactivation Saisir le code (composÈ de 4 sÈries de 4 caractËres) sans espaces ni point, quíEBP vous a communiquÈ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaÓt :  Si le code a ÈtÈ correctement saisi, le message vous indique ‡ quelle version du logiciel correspond ce code.  Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel. 12 Guide d'utilisation Comment commencer ? Interface EBP B‚timent Èvolue dans un environnement Windows XP ou supÈrieur. Aussi, les rËgles de fonctionnement ‡ líintÈrieur du logiciel restent les mÍmes que votre environnement de travail quotidien:  Des menus dÈroulants avec une liste de commandes ‡ exÈcuter.  Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'Ècran) permettent líaccËs rapide aux commandes les plus utilisÈes par simple clic sur les icÙnes.  Une barre de navigation (sur le cÙtÈ droit de l'Ècran) permet de naviguer rapidement entre les donnÈes.  Une barre díÈtat (en bas de l'Ècran) rappelle le nom de la base ouverte.  Une gestion des listes associÈe ‡ de nombreuses possibilitÈs de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc..)  Des champs de saisies avec des caractÈristiques particuliËres dans les masques de saisie.  Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.) et les vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.  Des boutons identiques dans chaque fenÍtre pour enregistrer vos saisies. Guide d'utilisation 13 Le dossier de dÈmonstration Le dossier DÈmonstration vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de líouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier-sociÈtÈ. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sÈlectionner le fichier intitulÈ Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de dÈmonstration, une page d'accueil apparaÓt affichant une synthËse de l'activitÈ. Cette page s'affichera Ègalement ‡ l'ouverture de votre dossier (hormis la premiËre fois que vous le crÈez, puisqu'aucune donnÈe n'a ÈtÈ encore saisie dans le dossier) EBP B‚timent Aide 14 CrÈation de dossier CrÈation d'un nouveau dossier Pour crÈer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sÈlectionner directement l'option Nouvelle base de donnÈe depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les diffÈrentes Ètapes proposÈes par l'assistant de crÈation de dossier. AprËs la crÈation de votre dossier, cliquez sur Fermer. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options gÈnÈrales de votre dossier afin de les renseigner. Guide d'utilisation 15 Mot de passe et droits utilisateurs Mot de passe Vous avez la possibilitÈ de protÈger líouverture de votre dossier par la saisie díun mot de passe sur l'utilisateur ADM, crÈe par dÈfaut. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu DonnÈes - Divers - Utilisateurs. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez dans la zone Mot de passe et retapez-le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de líadministrateur. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe ‡ chaque ouverture de votre dossier. Gestion des droits utilisateurs EBP B‚timent permet de dÈfinir une gestion des droits utilisateurs par options. Et pour chaque option, vous pourrez choisir de donner le droit ‡ l'utilisateur de visualiser (lecture), d'ajouter (Ècriture), de supprimer, d'imprimer etc... DÈroulez les catÈgories dans la fiche utilisateurs, et cochez les droits correspondants. EBP B‚timent Aide 16 RÈcupÈration des donnÈes de B‚timent V1 ou Batigest PME 1.5 EBP B‚timent permet d'effectuer une rÈcupÈration partielle des donnÈes que vous aviez dans la version prÈcÈdente : EBP B‚timent V1 ou API Batigest PME 1.5. Avant de lancer la procÈdure de rÈcupÈration des donnÈes, vous devez crÈer un nouveau dossier. Vous devez ensuite vous placer dans le menu Outils - Migrations, et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'import de B‚timent pour Windows ou bien celles de l'assistant d'import d'API Batigest PME 1.5 (en fonction de la version que vous possÈdiez auparavant). Tout est prÍt pour commencer ‡ travailler ! Guide d'utilisation 17 Initialisation du dossier Options importantes ‡ renseigner avant de dÈmarrer AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fenÍtre des options. Un message vous incite d'ailleurs ‡ remplir ces options avec soin, car certaines d'entre elles vont dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. Remarque Vous pouvez Ègalement retrouver ces options, ‡ partir du menu Outils - Options. La fenÍtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, ‡ saisir. Les options ‡ remplir dËs maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  NumÈrotation : pour dÈterminer vos numÈros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de vos ÈlÈments: Lorsque vous crÈerez votre bibliothËque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs, vous pourrez saisir les codes de tous vos ÈlÈments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc). Dans le cas contraire, c'est un compteur qui s'incrÈmentera automatiquement et vous ne pourrez pas saisir vos codes ÈlÈments.  Ouvrages : Cette partie permet de dÈterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise ‡ jour des prix.  Document : vous permet de choisir notamment comment gÈrer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. vous permet de dÈfinir l'onglet des ÈlÈments par dÈfaut, la durÈe de validitÈ des devis, les Ètats des devis...  Taux dÈcimales : dÈtermine vos dÈcimales pour l'ensemble des montants, quantitÈs et unitÈs et vos frais gÈnÈraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, matÈriel, divers et ouvrages.  ComptabilitÈ : Permet d'Ètablir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. EBP B‚timent Aide 18 Options d'affichage EBP B‚timent vous offre de grandes possibilitÈs pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options gÈnÈrales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'Ècran des astuces ou l'Ècran d'accueil, autoriser ou non l'affichage de plusieurs fenÍtres de mÍme type en mÍme temps, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilitÈ de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par dÈfaut que les menus les plus utilisÈs..  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples., et en affichant des calculs  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, gr‚ce aux catÈgories  Gr‚ce aux boites de regroupement, vous pourrez classer trËs facilement les donnÈes contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (ÈlÈments,clients, fournisseurs, etc...), vous pourrez crÈer des champs personnalisÈs..  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez crÈer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes ‡ afficher. Vous pourrez Ègalement changer les couleurs et styles de tous les ÈlÈments que vous insÈrerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, mÈtrÈs etc...) Guide d'utilisation 19 Saisie des donnÈes Les donnÈes de base Toutes les fiches de donnÈes sont gÈrÈes ‡ partir de listes accessibles par le menu DonnÈes. Un certain nombre de donnÈes peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisÈes notamment dans vos fiches clients :  Les modes de rËglements  Les banques  Les secteurs gÈographiques  Les familles  Les groupes D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothËque interne :  Les unitÈs  Le barËme Èco-contribution  Les familles  Les groupes Gr‚ce aux mÈtrÈs-types et aux lettres-types, la saisie de vos devis, sera plus rapide. Par ailleurs, certaines donnÈes peuvent Ítre crÈÈes dËs la crÈation du dossier, ou bien recopiÈes depuis le dossier de dÈmonstration :  Les codes postaux  Les pays. EBP B‚timent Aide 20 Clients / Prospects Pour accÈder ‡ la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilitÈs :  SÈlectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation  Par le menu DonnÈes - Clients /Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). DËs que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transfÈrÈ en client. Remarque Vous pourrez aussi transfÈrer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option TransfÈrer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour crÈer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sÈlectionnez si vous souhaitez insÈrer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet DÈtail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associÈs ‡ votre client. Vous pourrez Ègalement en ajouter. Guide d'utilisation 21 Saisie des fournisseurs Pour accÈder ‡ la liste des fournisseurs, vous pouvez :  Depuis la barre de navigation, sÈlectionner Fournisseurs dans la partie Favoris  Ou bien, ouvrir le menu DonnÈes- Fournisseurs. Pour crÈer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets CoordonnÈes, Gestion, Divers, et Notes. Dans l'onglet Documents, vous retrouverez la liste des derniers documents (par type) enregistrÈs pour ce fournisseur. Vous pourrez Ègalement obtenir l'historique complet des documents effectuÈs pour un fournisseur en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 22 La bibliothËque Les bibliothËques Vous pouvez accÈder ‡ la liste des bibliothËques depuis :  Le menu DonnÈes - ElÈments  L'option ElÈments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des ÈlÈments rÈpertorie l'ensemble des bibliothËques que vous possÈdez. Elle a l'avantage de dissocier les ÈlÈments issus de votre propre bibliothËque, et les ÈlÈments issus des bibliothËques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'ÈlÈments, vous devez donc crÈer votre bibliothËque interne et faire appel ‡ vos bibliothËques de prix. Guide d'utilisation 23 La bibliothËque interne Vous pouvez crÈer des ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, divers, textes et ouvrage.  Les ouvrages sont composÈs des ÈlÈments (fournitures, main-díoeuvre, matÈriel, divers) nÈcessaires ‡ la rÈalisation díune prestation complËte.  Les fournitures sont des ÈlÈments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nÈcessaire.  Les matÈriels correspondent gÈnÈralement ‡ ce que vous avez en location et dont vous facturez au client líutilisation.  Les divers correspondent Èventuellement au matÈriel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)  Les textes types pourront Ítre insÈrÈes dans le corps de vos documents. Pour crÈer un ÈlÈment dans votre bibliothËque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'ÈlÈments. La fiche ÈlÈment se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'ÈlÈment et la partie du bas, qui varie en fonction des diffÈrents onglets. Selon le type d'ÈlÈment, vous devrez remplir les onglets suivants : Astuce Pour sÈlectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignÈe sous le nom de l'onglet. DÈsignation : pour les informations commerciales (qui ressortiront sur vos devis) et les informations techniques des ÈlÈments. ComplÈment: Permet de dÈfinir le code barre, le fournisseur, le conditionnement pour les ÈlÈments de type fourniture et divers, et de rattacher tous les types d'ÈlÈments ‡ des groupes. Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais gÈnÈraux pour les ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calculÈ. Tarifs / Promotions : Permet de saisir les tarifs exceptionnels de l'ÈlÈments accordÈs ‡ une famille client ou un client particulier et de voir les promotions qui concernent cet ÈlÈment ainsi que sa famille. Stock: Cet onglet vous permet de consulter l'Ètat de stock de vos ÈlÈments de type fourniture ou divers. Comptes: Permet de dÈfinir les comptes comptables qui seront utilisÈs pour le transfert en comptabilitÈ. Composition: Sert ‡ insÈrer les ÈlÈments qui entrent dans la composition de vos ouvrages. MÈtrÈ: Cet onglet se prÈsente sous la forme d'une feuille de calcul. Il permet d'associer des mÈtrÈs aux ÈlÈments qui composent vos ouvrages. Les mÈtrÈs servent ‡ calculer la quantitÈ d'un ou plusieurs ÈlÈments nÈcessaire pour la rÈalisation de l'ouvrage. RÈfÈrences associÈes: Permet d'insÈrer des ÈlÈments qui seront ajoutÈs et facturÈs en mÍme temps que l'ÈlÈment que Exemple Vous crÈez dans votre bibliothËque un ÈlÈment PORTE. A cet ÈlÈment, vous allez dÈfinir en rÈfÈrences associÈes, les petites fournitures telles que la serrure, les gonds, etc.. Fourn : Permet de saisir jusqu'‡ 10 fournisseurs diffÈrents pour un ÈlÈment, avec les prix d'achat, remises, multiples de rÈappro, dÈlai de livraison, frais, etc.. EBP B‚timent Aide 24 Images : Permet d'insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, devis...) avec images Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre. Guide d'utilisation 25 Les BibliothËques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothËque (s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procÈdures d'importation et les fiches ÈlÈments sont spÈcifiques ‡ chaque bibliothËque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils- Options - BibliothËques, la (ou les) bibliothËque (s) ‡ afficher dans votre liste ÈlÈments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'ÈlÈments, un bouton pour chacune des bibliothËques de Prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs gÈnÈriques dans le menu Outils - BibliothËques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposÈe. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons ‡ nous consulter, pour savoir si nous pouvons dÈvelopper l'interface pour l'intÈgration de vos tarifs. * En fonction des ÈlÈments que vous nous fournirez, nous vous rÈpondrons rapidement quant ‡ la faisabilitÈ de la rÈcupÈration de vos fichiers. EBP B‚timent Aide 26 Comment importer une bibliothËque de prix ? Activez le menu Outils + BibliothËques et Tarifs et sÈlectionnez la bibliothËque que vous souhaitez importer. Un assistant s'ouvre alors pour Artiprix, Gible/ Capeb, Batiprix CD ROM ou disquette , Annuel des Prix, Catelec, CEDEO, Dupont, Canal Pro, Reseau Pro, Rexel, Coaxel Schneider, Semangle, La plateforme du B‚timent, Clim +, Covap, Legallais..... et vous permet de saisir les diffÈrentes informations indispensables ‡ líimportation. Ces informations vous ont ÈtÈ transmises par la sociÈtÈ auprËs de laquelle vous vous Ítes procurÈs les bibliothËques. Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"option Outils - BibliothËques et Tarifs - Tarifs gÈnÈriques. Guide d'utilisation 27 Tout est prÍt ! Si vous avez suivi les diffÈrentes Ètapes dÈcrites depuis le dÈbut de ce guide d'utilisation, vous avez donc crÈÈ votre dossier avec les principales donnÈes nÈcessaires pour commencer ‡ travailler. Dans les Ètapes suivantes, vous allez donc dÈcouvrir comment crÈer vos devis, comment les transfÈrer en factures, comment gÈrer l'avancement de vos travaux, comment effectuer vos suivis de chantiers et suivis de stock, gÈrer vos rËglements clients et transfÈrer vos donnÈes vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 28 Les donnÈes Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? Lorsqu'un ÈlÈment n'est plus utilisÈ, l'utilisateur a la possibilitÈ de passer l'ÈlÈment en sommeil. Pour cela, l'utilisateur doit rÈaliser plusieurs manipulations :  Dans la fiche ÈlÈment, onglet "ComplÈment", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ÈlÈment en sommeil"  Dans les options, catÈgorie "Ouvrage", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil". Ainsi, les ÈlÈments mis en sommeil n'apparaÓtront plus dans la liste de sÈlection des ÈlÈments dans leur type respectif, mais dans un onglet spÈcifique "ÈlÈments en sommeil". Remarque Il est toujours possible de saisir le code de l'ÈlÈment en sommeil dans les documents. Guide d'utilisation 29 Le devis Comment rÈdiger le devis ? Pour crÈer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :  L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation.  Le menu Traitements- Nouveau Devis.  ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document Devis. PrÈsentation du document Le devis se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied du devis. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute du devis et sont visibles quelle que soit l'onglet du devis affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer l'Ètat, la date et, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. L'entÍte du devis ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre client, le reprÈsentant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps du devis Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis :  En dÈfinissant votre masque de saisie du devis : Plus de 40 colonnes sont disponibles.  En vous aidant des icÙnes de la barre d'outils du document : Vous pourrez Èventuellement faire appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes (au choix)..  En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Au bas de la fenÍtre du corps du devis, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives : Un rÈcapitulatif par taux de TVA, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne du devis, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied du devis L'onglet Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant Èventuellement une actualisation (majoration ou remise), et/ou en ajoutant des postes complÈmentaires (frais de chantier, ou frais annexes..). Vous pourrez Ègalement retrouver des informations sur le poids et le volume total, et le rÈcapitulatif global de votre dÈboursÈ et prix de vente. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. EBP B‚timent Aide 30 A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, et lettres -types qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre devis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de devis qui sera imprimÈe en mÍme temps que votre devis, Èventuellement sur des pages ‡ part, pour votre client. Guide d'utilisation 31 Impression du devis EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions du devis : le devis avec ou sans sous-dÈtail, le devis avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, le dÈboursÈ, etc.. Les modËles de devis sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression du devis peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre du devis (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre devis)  Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre devis dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 32 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser :  un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture,  une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison,  un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour,  une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Guide d'utilisation 33 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture Vous pouvez transfÈrer votre devis en commande, en bon de livraison ou en facture. Remarque Le devis transfÈrÈ ne sera plus modifiable et son Ètat sera marquÈ comme "acceptÈ". Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. Le transfert de devis en bon de livraison Le bon de livraison est un document qui ne reprend que les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Par consÈquent, si vous avez de la main d'oeuvre dans votre devis, vous devez d'abord transfÈrer votre devis en commande. (La commande permettra ‡ la fois d'effectuer des bl et d'Ítre transfÈrÈe pour facturer la main- d'oeuvre). Un commentaire en dÈbut de corps vous indique de quel document est issu le bon de livraison. Le bon de livraison pourra Ítre transfÈrÈ en bon de retour, ou en facture. Astuce Le bouton Regroupement ‡ droite de la liste des document de vente sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des documents, en une facture. Pour avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons.  La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir du bon de livraison. Le transfert de devis en commande et en facture La commande client et la facture se prÈsentent exactement comme le devis, avec un commentaire supplÈmentaire en dÈbut du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document. Remarque Depuis la commande client, vous allez pouvoir effectuer des livraisons partielles (bouton Livrer), et gÈnÈrer un ou plusieurs bons de livraisons. La commande pourra ensuite Ítre transfÈrÈe en facture : Vous facturerez alors votre main d'oeuvre et choisirez si vous souhaitez facturer ou non les quantitÈs non livrÈes. La facture, quant ‡ elle, pourra Ítre transfÈrÈe en avoir. EBP B‚timent Aide 34 Comment relancer les devis.. Vos devis ont une date de validitÈ, calculÈe ‡ partir de la date de crÈation du document et de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier. EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ d'imprimer la liste des devis dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance et vous propose un modËle de lettres ‡ envoyer ‡ votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boÓte d'impression s'ouvre. SÈlectionnez les critËres et le modËle que vous souhaitez. Guide d'utilisation 35 Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilitÈ d'envoyer directement vos documents par e-mail ‡ vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilitÈs :  En sÈlectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont ‡ l'Ècran  En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boÓte d'impression. Une fenÍtre s'affiche ‡ l'Ècran. Vous pouvez choisir le modËle de document ‡ envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prÈpare et votre messagerie Èlectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en piËce jointe. Remarque Si vous avez renseignÈ l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entÍte du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sÈlectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP B‚timent Aide 36 La facture d'acompte Principe de fonctionnement Une facture díacompte doit Ítre Èmise pour tout versement díacompte effectuÈ avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuÈe. Suivant líarticle 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur le 1er juillet 2003 et devient obligatoire ‡ compter du 1er janvier 2004. La gestion des factures díacomptes est disponible ‡ partir de la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial pour de amples renseignements, au 01.34.94.80.20). Quelle solution vous propose EBP B‚timent ? CrÈation díune facture d'acompte La crÈation de la facture d'acompte doit s'effectuer dËs lors que vous recevez un acompte d'un client. Vous pouvez la crÈer directement depuis la liste des documents de vente (Menu Traitements) ou bien ‡ partir de votre commande ou BL (Onglet Acomptes). Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilitÈ d'indiquer les coordonnÈes de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA ‡ appliquer. A la validation de la facture, la fenÍtre d'ajout d'un nouveau rËglement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiquÈ (chËque par dÈfaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut Ítre supprimÈe) tant qu'elle n'a pas ÈtÈ transfÈrÈe en comptabilitÈ ou qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ un document. Elle peut Ítre imprimÈe ‡ partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte ‡ la facture finale Lorsque la prestation a ÈtÈ rÈalisÈe ou les biens ont ÈtÈ livrÈs, vous allez Ètablir la facture finale, et rattacher ‡ celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont ÈtÈ enregistrÈes. Dans le cas o˘ l'acompte versÈ est supÈrieur au montant de la facture, crÈez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transfÈrant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi ‡ la facture finale. Remarque Dans la saisie des rËglements, vous pouvez dÈsormais enregistrer un rËglement ‡ 0 pour pointer ensemble líÈchÈance nÈgative de líavoir díacompte avec líÈchÈance de la facture finale, ou díune autre facture. Si vous avez crÈÈ (ou rattachÈ) votre facture d'acompte ‡ une commande ou un BL, la facture d'acompte sera automatiquement reportÈe sur la facture finale lors du transfert de la commande en facture, ou du bon de livraison en facture. De mÍme, si Vous avez effectuÈ des livraisons partielles ‡ partir de votre commande, vous retrouvez sur le premier BL votre facture d'acompte et vous pouvez ensuite regrouper vos bons de livraisons en facture et retrouver la facture d'acompte sur votre facture finale. Remarque Dans le cas des factures d'avancement, vous pouvez rattacher des documents d'acomptes uniquement sur la premiËre situation. Impression de la facture finale Sur vos factures, vous retrouverez le rÈcapitulatif des montants d'acomptes versÈs avec les dates et numÈros de factures correspondants, ainsi que le dÈtail par taux: du montant total de TVA, la TVA payÈe, et le restant ‡ payer. Guide d'utilisation 37 *Les modifications ont ÈtÈ rÈalisÈes sur tous les modËles d'origine livrÈs avec EBP B‚timent. Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie ComptabilitÈ - Tiers, de nouveaux comptes ont ÈtÈ ajoutÈs pour la comptabilisation des factures díacomptes. : Le compte de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilitÈ de la facture d'acompte s'effectuera selon le modËle suivant :  La facture d'acompte 411x au dÈbit pour le solde TTC ‡ payer (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au dÈbit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 4191x au crÈdit pour le montant TTC de l'acompte (x correspondant au nom ou au code client)  RËglement de l'acompte 512 Banque au dÈbit TTC 411x au crÈdit TTC (x correspondant au nom ou au code client)  Facture finale 411x au dÈbit pour le solde de la facture finale TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4191x au dÈbit pour le montant de l'acompte TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au crÈdit pour solder la TVA en attente (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le solde de TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 70 au crÈdit HT du montant total des ventes.  RËglement de la facture 411x clients TTC au crÈdit du montant de la facture finale (x correspondant au nom ou au code client) 512 banque au dÈbit TTC Remarque Les factures díacomptes níapparaissent pas dans les Èditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une Èdition de la liste des factures díacomptes (menu Impression, Documents de Vente), et un journal des factures díacomptes. EBP B‚timent Aide 38 La facture Comment crÈer une facture ? Vous pouvez crÈer une facture depuis le transfert d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison, ou d'un regroupement de bon de livraison en facture. Vous pouvez Ègalement crÈer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieurs possibilitÈs :  Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation,  SÈlectionner le menu Traitement - Nouvelle facture  Ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document facture. PrÈsentation de la facture La facture se dÈcompose en trois parties essentielles : L'entÍte, le corps, et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quelle que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer la date, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. Une fois toutes les ÈchÈances rÈglÈes, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe. Pour cela, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher rÈglÈe disponible dans la partie de la facture (sauf en mode saisie plein Ècran). L'entÍte de la facture Comme pour un devis, vous avez accËs ‡ deux onglets : EntÍte et ComplÈment. Ces deux onglets sont les mÍmes que ceux du devis, hormis une zone supplÈmentaire, pour modifier Èventuellement le type d'avancement de la facture : La zone Avancement quantitatif est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction de ce que vous avez choisi dans la partie Divers documents des Options. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez insÈrer les ÈlÈments qui composent votre facture :  En dÈfinissant votre propre masque de saisie de facture. Remarque Des colonnes supplÈmentaires sont ‡ votre disposition (par rapport au devis) pour la saisie de l'avancement des travaux.  En faisant Èventuellement appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes ..  En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Guide d'utilisation 39 Au bas de la fenÍtre du corps de la facture, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives: Un rÈcapitulatif global par taux de TVA, un rÈcapitulatif de TVA pour la facture d'avancement, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne de la facture, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied de facture Dans la facture, vous avez deux onglets de totalisation de la facture. Les onglets pied, pour la facture globale et l'onglet Avancement pour le pied de la facture de situation. Vous allez Ègalement pouvoir saisir un acompte prÈcÈdent et un nouvel acompte. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, Lettres-types et ÈchÈances qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre facture, d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de facture, et de planifier les ÈchÈances de votre client pour le rËglement de votre facture (y compris la retenue de garantie si nÈcessaire). La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture. EBP B‚timent Aide 40 Les factures de situation Les factures díavancement, appelÈes aussi factures de situation, se crÈent :  A partir de factures directes.  Par transfert de devis. Saisie de líavancement des travaux La saisie de líavancement des travaux síeffectue depuis la premiËre facture díavancement que vous crÈez. Pour saisir líavancement des travaux, vous disposez de colonnes supplÈmentaires, dont : le % d'avancement cumulÈ, le % d'avancement cumulÈ quantitÈ et la quantitÈ cumulÈe. Remarque Le % d'avancement cumulÈ n'est saisissable que si vous effectuez un avancement de type qualitatif.(voir Divers PiËces dans les options) Ces trois colonnes permettent de calculer le montant Net HT de l'avancement, le montant Net HT de l'avancement cumulÈ, et le montant net HT prÈcÈdent. Vous indiquez donc dans ces colonnes la quantitÈ consommÈe par rapport ‡ l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant ‡ facturer au client. Astuce Dans les deux cas, vous pouvez modifier le montant net HT de l'avancement sur chaque ligne de type tranche, sous-tranche ou ouvrage: Vous pouvez donc fixer ou forcer le montant HT que vous souhaitez facturer ‡ votre client sur la facture d'avancement. Remarque Si vous souhaitez rÈaliser un avancement globale de vos travaux, vous avez la possibilitÈ de saisir un % global d'avancement dans l'onglet avancement du document de situation. L'onglet Pied rÈcapitule le montant global prÈvu de la facture totale, et l'onglet avancement, qui sera imprimÈ avec votre facture d'avancement, affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture de situation. Guide d'utilisation 41 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement Pour crÈer une nouvelle facture díavancement, ‡ partir de la facture prÈcÈdente, vous devez vous placer dans la liste des documents de vente (accessible depuis le menu Traitements - Document de vente), sÈlectionner votre premiËre facture d'avancement, et cliquer sur le bouton Avancement dans la partie Navigation de la barre de navigation. Votre facture de situation reprend automatiquement tout ce qui avait ÈtÈ saisi sur la facture d'avancement prÈcÈdente. Vous pouvez alors saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes dans les colonnes rÈservÈes pour la saisie de l'avancement. Les quantitÈs ou pourcentages doivent Ítre saisis en cumulÈs. Remarque Dans la facture prÈcÈdente, vous pourrez uniquement modifier les pourcentages et quantitÈs d'avancement : - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages infÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, les pourcentages et quantitÈs de la facture suivante ne seront pas modifiÈs, mais le montant net HT de l'avancement en tiendra compte. - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages supÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, ils seront reportÈs sur la facture suivante. Exemple Vous avez rÈalisÈ une premiËre facture d'avancement, dans laquelle vous aviez un ouvrage rÈalisÈ ‡ 25%. Dans la nouvelle facture de situation, vous avez encore avancÈ les travaux, et avez effectuÈ 50% supplÈmentaires. Dans la saisie de la facture, vous indiquerez alors un % d'avancement cumulÈ quantitÈ Ègal ‡ 75% (par rapport ‡ ce qui avait ÈtÈ prÈvu initialement). L'onglet Pied ne variera pas, et reprendra les montant prÈvus de la facture totale. L'onglet Avancement affichera les montants ‡ facturer en fonction de ce que vous avez modifiÈ dans les colonnes de saisie de l'avancement. Vous retrouverez Ègalement :  Le % d'avancement global,  les montants des situations prÈcÈdentes,  le n° de situation : Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs. Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Pour effectuer une nouvelle facture de situation, suivez exactement les Ètapes dÈcrites ci-dessus en sÈlectionnant ‡ chaque fois dans la liste des documents de vente, la derniËre facture de situation que vous avez rÈalisÈe. EBP B‚timent Aide 42 Transfert de facture Vous pouvez, si besoin est, transfÈrer votre facture en document de type avoir. Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. L' avoir se prÈsente exactement de la mÍme faÁon que la facture. Les quantitÈs restent en positif. (Le stock est incrÈmentÈ si vous gÈrez votre stock sur la facture). Les ÈchÈances ‡ rÈgler (onglet EchÈances) seront par contre en nÈgatif. Attention La facture de situation ne peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Vous pouvez par contre, la supprimer, et la recrÈer. Guide d'utilisation 43 Impression de la facture EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de facture : avec ou sans sous-dÈtail, avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, etc.. Les modËles de facture sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de la facture peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de la facture (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre facture)  Par le menu Impressions - Documents de vente - Factures  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 44 Le suivi de chantier simplifiÈ Comment crÈer un suivi de chantier ? Le suivi de chantier est un document dans lequel vous allez pouvoir saisir les dÈpenses affÈrentes ‡ un chantier. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Chantiers simplifiÈs. La liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constituÈ de trois parties essentielles : Le prÈvu, le rÈalisÈ, et le rÈcapitulatif Le prÈvu L'entÍte du suivi de chantier contient une zone Document, ‡ partir de laquelle vous pourrez sÈlectionner le document qui constitue votre dÈboursÈ prÈvu pour le chantier. Vous retrouvez Ègalement dans les parties EntÍte et ComplÈment, les coordonnÈes de votre client et les commentaires saisis. Le rÈalisÈ Le corps de suivi de chantier est constituÈ des onglets suivants : Fournitures/Divers, Main d'oeuvre/ MatÈriel et Frais complÈmentaires. Dans chacun de ces onglets, vous avez la possibilitÈ de saisir une ou plusieurs lignes, avec une date, un libellÈ et un montant de dÈpense (dÈboursÈ). Les montants saisis s'ajoutent au fur et ‡ mesure au dÈboursÈ rÈalisÈ, au bas de la fiche du suivi. RÈcapitulatif L'onglet RÈcapitulatif affiche le total de vos dÈpenses par catÈgorie. Vous retrouvez donc le total de vos fournitures, le total de votre main-d'oeuvre, le total des frais complÈmentaires, et le total global prÈvu et rÈalisÈ. A partir de ces rÈsultats, vous pourrez imprimer votre suivi et la rentabilitÈ de celui-ci. Guide d'utilisation 45 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier Le suivi de chantier va vous permettre d'obtenir deux impressions trËs intÈressantes : L'analyse et la rentabilitÈ du chantier. Plus vous renseignerez prÈcisÈment votre suivi, plus l'analyse et la rentabilitÈ seront de rÈelles indications sur la rentabilitÈ de votre activitÈ, par type de travaux, ou par type d'ÈlÈments. L'analyse du chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs -Analyses. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Pour chaque ligne, vous aurez le rÈcapitulatif de ce qui a ÈtÈ prÈvu, rÈalisÈ en montant et pourcentage. La rentabilitÈ de chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs- RentabilitÈs. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Vous aurez un tableau par tranche, dans lequel vous pourrez apprÈcier par type d'ÈlÈment, les ratios entre les montants prÈvus et rÈalisÈs. Le rÈcapitulatif des heures salariÈes Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - SalariÈs. SÈlectionnez les salariÈs et les suivis de chantier ‡ prendre en compte pour obtenir le rÈcapitulatif des heures comptabilisÈes sur les suivis de chantier. EBP B‚timent Aide 46 Les affaires Comment crÈer une affaire ? EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de crÈer des affaires client. Pour chaque affaire, vous pourrez enregistrer un commentaire, des notes, une date de dÈbut et de fin de travaux.. et associer des documents ou interventions de type devis, factures, suivis de chantiers, achats, rËglements, intervention etc... Vous pouvez ainsi obtenir vue synthÈtique sur l'avancement de vos dossiers clients. Remarque Les documents de vente, achat, et suivi de chantier liÈs ‡ une affaire ont un numÈro d'affaire commun. Toutefois, si vous supprimez une affaire, les documents liÈs ‡ celle-ci ne seront pas supprimÈs. Seul le numÈro de l'affaire sera effacÈ dans les documents correspondants. Pour crÈer une affaire, vous pouvez utiliser, au choix :  Le menu Traitement - Affaires  L'option Affaires dans la partie Favoris de la barre de Navigation La liste des affaires s'ouvre. Pour crÈer une nouvelle affaire, utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] de votre clavier ou bien le bouton Ajouter au bas de la liste des affaires. L'affaire se prÈsente comme un devis, avec, dans le haut de la fenÍtre, l'affichage des principales informations liÈes ‡ l'affaire : le client, la date des travaux, l'Ètat etc.. et au dessous les onglets suivants :  L'onglet Client Permet de renseigner les coordonnÈes du client, et prÈciser un n° d'affaire...  L'onglet Informations Permet d'indiquer une description des travaux, un commentaire, prÈciser un secteur, un reprÈsentant etc...  L'onglet Ventes Affiche tous les documents de vente liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents de vente.  L'onglet Achats Affiche tous les documents d'achat liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents d'achat.  L'onglet Suivi de chantiers Affiche tous les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer ou modifier un suivi de chantier et gÈnÈrer des bons de sortie de stock  L'onglet RËglements Affiche tous les rËglements clients liÈs ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des rËglements.  L'onglet Intervention Affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions.  L'onglet Notes Zone de saisie entiËrement libre pour ajouter des notes ou commentaires sur le suivi de l'affaire. Guide d'utilisation 47 Associer des documents ‡ une affaire Pour associer des documents ou une intervention ‡ une affaire, il suffit de leur attribuer un numÈro d'affaire. Pour cela, vous pouvez procÈder de deux faÁons :  CrÈer vos documents ou Interventions en passant par les menus standards de crÈation et, dans chaque document/intervention, une zone intitulÈe n° d'affaire est disponible en haut de la fenÍtre du document/intervention. Vous devez alors sÈlectionner lors de la crÈation de votre document/intervention, ‡ l'aide de l'icÙne le numÈro d'affaire correspondant. Remarque Dans les fiches rËglement, il n'existe pas de zone "numÈro d'affaire". Lorsque l'on pointe un rËglement dont l'ÈchÈance appartient ‡ une facture qui a un numÈro d'affaire, le rËglement est automatiquement associÈ ‡ l'affaire correspondante.  Ou bien ouvrir l'affaire, et utiliser le bouton Ajouter disponible dans les onglets Vente, Achat, Suivi de chantier, rËglement et intervention, pour crÈer les types de documents souhaitÈs. Automatiquement, les informations liÈes ‡ l'affaire (nom du client, numÈro d'affaire, date des travaux etc...) sont reprises dans les documents/interventions crÈÈs. EBP B‚timent Aide 48 Imprimer une affaire EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions d'affaires. Les modËles d'affaires sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de l'affaire peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de l'affaire (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre affaire)  Par le menu Impressions - Affaires  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - Affaires), en sÈlectionnant votre affaire dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 49 Les achats Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprËs de votre fournisseur, en passant par l'option de RÈapprovisionnement automatique, ou bien en crÈant une commande manuelle. Pour cela, vous pouvez passer par :  L'option Documents d'achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation  Le menu Traitements- Document d'achat. La liste des documents d'achats apparaÓt, et vous pouvez crÈer une commande en utilisant les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton Ajouter, en choisissant le type de document Commande. La commande se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de la commande ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈpÙt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprËs de votre fournisseur, doit Ítre saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez d'une barre d'outils avec des icÙnes. Par ailleurs, le masque de saisie proposÈ est entiËrement modulable (choix des colonnes ‡ afficher et emplacement de ces colonnes) Vous insÈrerez alors des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Les prix d'achats qui apparaÓtront correspondront automatiquement au tarif dÈfini dans la fiche ÈlÈment, pour le fournisseur indiquÈ en entÍte de commande. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types.. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le dÈboursÈ total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter ‡ ce montant des frais de port. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets ÈchÈances et lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation de dÈbut ou de fin de commande (qui sera imprimÈe sur une pages ‡ part) et des conditions gÈnÈrales qui apparaÓtront au bas de votre commande. EBP B‚timent Aide 50 Comment rÈceptionner mes achats ? AprËs avoir passÈ une commande auprËs de votre fournisseur, vous avez la possibilitÈ de rÈceptionner tout, ou une partie des ÈlÈments commandÈs. Pour cela, vous devez vous placer sur la liste des documents d'achats, en passant par exemple par le menu Traitements - Documents d'achats, sÈlectionner la commande fournisseur, puis au choix :  SÈlectionner l'option TransfÈrer dans la barre de navigation Permet de gÈnÈrer un bon de rÈception global pour toute la commande (sauf les ÈlÈments de type Main-d'oeuvre)  SÈlectionner l'option RÈceptionner dans la barre de navigation Permet de saisir, ligne ‡ ligne, les quantitÈs rÈceptionnÈes, et gÈnÈrer un bon de rÈception ou une facture pour chaque rÈception partielle. Les bons de rÈceptions reprennent les donnÈes saisies dans l'entÍte de la commande initiale. Le corps se compose des ÈlÈments rÈceptionnÈs et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistrÈ dans les paiements fournisseurs. Guide d'utilisation 51 Comment facturer mes achats ? Vous pouvez gÈnÈrer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de rÈception ou d' un regroupement de bons de rÈception. Vous pouvez aussi crÈer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sÈlectionner le type de document Facture. Les factures fournisseurs se composent en trois parties essentielles: l'entÍte, le corps et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quel que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de facture fournisseur Cette partie, composÈe des onglets EntÍte et ComplÈment, vous permet de renseigner les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈlai de rÈception prÈvu, le dÈpÙt de stock, etc... Le corps de la facture fournisseur Saisissez dans l'onglet Corps tous les ÈlÈments rÈceptionnÈs, ‡ facturer. Pour vous y aider, vous disposez :  d'un masque de saisie modulable (les colonnes peuvent Ítre dÈplacÈes, modifiÈes au choix...)  D'une barre d'outils spÈcifique, permettant de faire des COPIER-COLLER, d'insÈrer des sauts de pages etc... Vous pouvez faire appel ‡ des ÈlÈments issus de la bibliothËque interne ou issus de bibliothËques externes. Les prix d'achat affichÈs correspondent au prix indiquÈ dans la fiche ÈlÈment pour le fournisseur correspondant (dans l'onglet Fourn.) Les prix et les quantitÈs indiquÈes sont modifiables. De mÍme, les frais liÈs aux achats. Le pied de la facture fournisseur L'onglet pied rÈcapitule le co˚t total de vos frais et affiche le dÈboursÈ, les remises et total HT de votre facture. A cela, vous pouvez ajouter des frais de port HT si nÈcessaire, et saisir un acompte, qui entrera automatiquement dans la saisie des paiements, au moment de la validation du document. Les stocks et le PUMP de chaque ÈlÈment seront aussi mis ‡ jour. EBP B‚timent Aide 52 Impression des documents d'achat EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de commandes, bons de rÈceptions, factures, etc... Les modËles sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression des documents d'achat peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de chaque document (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ le document)  Depuis le menu Impressions - Documents d'achat  Depuis la liste des documents d'achat (Traitements - documents d'achat), en sÈlectionnant votre document dans la liste et en cliquant sur le bouton au bas de la liste. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 53 TransfÈrer un document d'achat Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire). Pour transfÈrer un document d'achat dans un autre type de document, vous devez afficher la liste des documents d'achat, sÈlectionner le document ‡ transfÈrer, et cliquer sur le bouton TransfÈrer dans la partie Navigation de la barre de navigation. Seuls vous sont proposÈs, les diffÈrents types de transfert possibles selon le document sÈlectionnÈ : Exemple Une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception partiel ou global ou en facture; Un bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture, ou avoir; Une facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Remarque Lorsque vous transfÈrez un document dans un autre type de document, le document initial est conservÈ, mais ne peut plus Ítre modifiÈ. Dans le corps du nouveau document gÈnÈrÈ, vous retrouvez un commentaire indiquant de quel document il est issu.Astuce Le bouton Regroupement BR ‡ droite de la liste des document d'achat sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des document, en une facture. Voir avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons. EBP B‚timent Aide 54 La gestion du stock Comment gÈrer le stock ? EBP B‚timent vous propose deux modes de gestion du stock :  La gestion du suivi de stock depuis les Bons de livraisons ou facture  La gestion du suivi de stock depuis le suivi de chantier Ce choix se dÈfinit par dÈfaut, depuis la partie Document- Ventes/divers des Options. Vous pouvez ensuite dÈfinir dans vos familles ÈlÈments et dans votre fiche ÈlÈment, sur l'onglet stock, si vous voulez gÈrer votre stock. Remarque Si vous ne gÈrez pas le stock d'une famille d'ÈlÈments, mais que vous souhaitez quand mÍme gÈrer le stock d'un des ÈlÈments appartenant ‡ cette famille, il suffit de cocher le suivi de stock dans la fiche de l'ÈlÈment. Enfin, dans vos entÍtes de devis et suivis de chantier, vous pourrez choisir si vous voulez gÈrer ou non votre stock. Remarque Les devis ne dÈcrÈmentent pas le stock. Mais si vous cochez l'option "mouvemente le stock" dans vos devis, alors les documents de type bon de livraison ou facture qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir de ces devis, dÈcrÈmenteront le stock. Vous retrouvez dans la liste des mouvements de stock, tous les documents qui ont modifiÈ les quantitÈs en stock de chacun de vos ÈlÈments. Guide d'utilisation 55 Saisie des bons d'entrÈes Les bons d'entrÈes sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos entrÈes de stock. Pour crÈer un bon d'entrÈe, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon d'entrÈe. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon d'entrÈe L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon d'entrÈe Les ÈlÈments ‡ rentrer en stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ reÁue et le prix auquel vous l'avez achetÈ. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon d'entrÈe, le stock est mis ‡ jour et le PUMP (Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ) de vos ÈlÈments est recalculÈ. Astuce Si vous souhaitez remettre ‡ jour votre stock ou initialiser vos quantitÈs en stock avant de commencer ‡ travailler dans le logiciel, crÈez un bon d'entrÈe global avec toutes les quantitÈs et prix d'achat de chacun de vos ÈlÈments, ou bien enregistrez un inventaire . EBP B‚timent Aide 56 Saisie des bons de sorties Les bons de sorties sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos sorties (ou pertes) de stock. Pour crÈer un bon de sortie, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon de sortie. Les bons de sorties se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de sortie L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon de sortie Les ÈlÈments ‡ sortir du stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ sortie et l'unitÈ de vente. Le bon de sortie n'est pas valorisÈ, mais la valeur du stock sortie sera calculÈe par rapport au PUMP de chaque ÈlÈment dans la liste des mouvements de stock. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de sortie, le stock est mis ‡ jour. Guide d'utilisation 57 Saisie des bons de transfert Les bons de transfert permettent de dÈ-stocker des ÈlÈments d'un dÈpÙt et de les transfÈrer sur un autre dÈpÙt. Pour crÈer un bon de transfert, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon de transfert. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de transfert L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir les dÈpÙts de stock ‡ mouvementer et d'inscrire un commentaire. Le corps du bon de transfert Les ÈlÈments ‡ transfÈrer d'un dÈpÙt ‡ un autre se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de transfert, le stock des deux dÈpÙts est mis ‡ jour. Remarque L'entrÈe des ÈlÈments dans le nouveau dÈpÙt est valorisÈe ‡ la valeur du PUMP de l'ÈlÈment dans le dÈpÙt initial. EBP B‚timent Aide 58 La saisie de l'inventaire EBP B‚timent permet de saisir l'inventaire de stock sur chaque dÈpÙt, par famille, groupe ou localisations. Pour crÈer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks (menu Traitements - documents de stock), cliquer le bouton Ajouter, et choisir Inventaire en type de document. Choisissez le type de regroupement souhaitÈ (Famille, groupe ou localisations), le dÈpÙt concernÈ, et si vous souhaitez que les lignes crÈÈes dans l'inventaire soient initialisÈes avec une quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. Le document d'inventaire apparaÓt. Il se divise en deux parties, une entÍte et un corps. L'entÍte du document d'inventaire ComposÈ des onglets EntÍte et ComplÈment, vous y retrouvez notamment le regroupement appliquÈ et le dÈpÙt de stock choisi. Le corps du document d'inventaire C'est dans l'onglet Corps que vous allez renseigner vos nouvelles quantitÈs en stock. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil Si lors du premier inventaire, depuis la mise en sommeil de l'ÈlÈment, le stock de l'ÈlÈment est diffÈrent de zÈro, alors l'ÈlÈment apparaÓtra dans l'inventaire afin que vous puissiez saisir le stock ‡ zÈro. Lors de l'inventaire suivant, l'ÈlÈment en sommeil n'apparaÓtra plus (sons stock Ètant ‡ zÈro). Remarque Vous disposez de deux colonnes pour saisir les nouvelles quantitÈs de stock : la quantitÈ en unitÈ de stock, et la quantitÈ en unitÈ de vente. Ainsi, si vous gÈrez des unitÈs diffÈrentes pour le stockage et la vente, vous pourrez indiquer facilement vos nouvelles quantitÈs. Exemple Vous achetez des palettes de cartons de colle. Vous les stockez en cartons, et dans chaque carton, vous avez 10 sachets de colle. Vous vendez les sachets ‡ l'unitÈs. Au moment de l'inventaire, vous pourrez saisir qu'il vous reste 3 cartons et 10 sachets dans votre stock. A la validation du document, les stocks sont mis ‡ jour. Guide d'utilisation 59 Le calcul du PUMP EBP B‚timent utilise le PUMP (Prix unitaire moyen pondÈrÈ) pour calculer la valeur du stock. Le PUMP est affichÈ dans l'onglet Stock de la fiche ÈlÈment. Il est Ègal au total des entrÈes (valeur du stock) divisÈ par le total des quantitÈs en stock. : le PUMP varie aussi en fonction des prix d'achat saisis dans les commandes fournisseurs. Exemple Vous possÈdez en stock 6 pots de peinture blanche achetÈs au prix de 10Ä chacun. La valeur du stock est donc de 60Ä. Par la suite, vous achetez 4 autres pots de peinture blanche au prix de 8Ä l'unitÈ, soit 32Ä au total. Vous possÈdez donc 10 pots de peinture, pour une valeur de 32 + 60 = 92 Ä. Le PUMP de votre pot de peinture est donc Ègal ‡ 92/10, soit 9,2 Ä. EBP B‚timent Aide 60 Le rÈapprovisionnement automatique Vous avez la possibilitÈ de lancer un rÈapprovisionnement de votre stock, qui va permettre de gÈnÈrer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un rÈapprovisionnement global ou par dÈpÙt. Le rÈapprovisionnement se base sur les ÈlÈments gÈrÈs en stock, et pour lesquels la quantitÈ rÈelle ou virtuelle (au choix) est infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum que vous avez dÈfinie dans l'onglet Stock de vos fiches ÈlÈments. Si vous avez dÈfini plusieurs fournisseurs par ÈlÈments, vous aurez le choix entre plusieurs critËres : au meilleur prix, au meilleur dÈlai, ou le fournisseur principal. Pour lancer l'option de RÈapprovisionnement automatique des stocks, placez-vous dans le menu Traitements - rÈapprovisionnement automatique, et suivez les Ètapes de l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks. Guide d'utilisation 61 Les mouvements de stock Quel que soit le mode de gestion du stock que vous avez choisi, vous pouvez consulter tout l'historique des mouvements de stock depuis le menu DonnÈes - Mouvements de stock. Astuce Vous pouvez trËs facilement classer vos mouvements de stock, gr‚ce aux boÓtes de regroupement: SÈlectionnez la (ou les) colonne(s) de votre choix, et faites-l‡ (les) glisser ‡ l'aide de la souris dans la bande grise. Vous pouvez ainsi obtenir pour chaque ÈlÈment ‡ une date donnÈe, la quantitÈ dÈ-stockÈe, la quantitÈ d'origine, le PUMP et la valeur du stock. Remarque Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les mouvements de stock. EBP B‚timent Aide 62 Maintenance / S.A.V. La gestion des contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats Les contrats sont Ètablis entre la sociÈtÈ de maintenance et un client. Le contrat contient la pÈriodicitÈ de facturation, la pÈriodicitÈ d'intervention et la liste des ÈlÈments sous contrats avec leur numÈro de sÈrie, leur type et durÈe de garantie.  La facturation pÈriodique de ces contrats Gr‚ce aux donnÈes saisies dans le contrat, le logiciel vous permet de gÈnÈrer automatiquement les factures pÈriodiques liÈes ‡ vos contrats.  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites... Gr‚ce ‡ la fenÍtre de Maintenance / SAV, qui s'affiche au dÈmarrage de l'application, vous obtenez la liste des contrats arrivant ‡ ÈchÈance : vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Vous pouvez ensuite choisir de reconduire ou gÈnÈrer un nouveau contrat, en majorant si besoin son montant.  L'Ètude de la rentabilitÈ d'un contrat Pour connaÓtre la rentabilitÈ d'un contrat, nous vous proposons de crÈer un suivi de chantier simplifiÈ. Vous pourrez prÈciser le numÈro du contrat, rÈcupÈrer les heures d'interventions de vos salariÈs, et obtenir un rÈcapitulatif dÈtaillÈ. Pour crÈer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements - Maintenance / S.A.V. - Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. Guide d'utilisation 63 Le suivi des actions et interventions La gestion du S.A.V. (Service aprËs vente) vous permet de gÈrer vos interventions, de la prÈparation jusqu'‡ la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions ‡ prÈparer sont automatiquement gÈnÈrÈes. Lorsque vous prÈparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariÈs qui vont intervenir, le matÈriel ‡ prÈvoir, la durÈe totale prÈvue, les frais de dÈplacement, et imprimer les bons d'interventions pour vos salariÈs. Les rendez-vous sont automatiquement gÈnÈrÈs dans le planning , ou ‡ l'inverse, vous pouvez consulter ou crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Vous pouvez crÈer vos interventions ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / SAV - Interventions. Pour complÈter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposÈ, ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / S.A.V - Actions. EBP B‚timent Aide 64 La gestion des rËglements clients Comment saisir un rËglement client ? Pour saisir un rËglement client, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Clients - RËglements. La liste des rËglements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau rËglement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client et le montant du rËglement reÁu et pourrez affecter le montant de ce rËglement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un rËglement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Astuce Suite ‡ la saisie d'un rËglement, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe (case ‡ cocher dans l'entÍte du document), ainsi suite ‡ la rÈalisation d'un filtre sur le champ "rÈglÈ", vous pouvez visualiser uniquement les factures rÈglÈes ou uniquement les factures non rÈglÈes dans la liste des documents. Guide d'utilisation 65 La remise en banque EBP B‚timent vous permet de remettre en banque vos rËglements clients en Èditant le bordereau de remise en banque. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitement - Clients - Remise en banque, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des remises en banque dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des rËglements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les rËglements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation de la remise, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque : AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du client ou fournisseur EBP B‚timent Aide 66 EchÈanciers et relances clients L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis ECHEANCES des commandes clients, bon de livraison ou factures) et de vos rËglements clients vous permet d'obtenir deux Ètats trËs intÈressants pour le suivi de votre activitÈ financiËre : les ÈchÈanciers et les relances clients. Les ÈchÈanciers clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Clients - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos clients (y compris les acomptes et retenues de garanties). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de rÈclamation, imprimÈes en fonction des ÈchÈances clients arrivÈes ‡ terme ‡ une date donnÈe. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date ‡ laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'ÈchÈance d˚e arrive ‡ terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - RËglements - Relance et saisir les paramËtres souhaitÈs. Guide d'utilisation 67 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs Comment saisir un acompte fournisseur ? Dans les documents de type commande, bon de rÈception et facture, vous avez la possibilitÈ d'enregistrer deux types d'acompte :  Un acompte prÈcËdent, montant que vous avez dÈj‡ rÈglÈ, peut Ítre lors d'une autre transaction,  Un acompte Montant ‡ payer au fournisseur ‡ l'Ètablissement du document Pour saisir ces donnÈes, vous devez vous placer dans l'onglet PIED de votre document, et inscrire les montants correspondants dans les zones Acompte prÈcÈdent et/ou Acompte. Les deux montants que vous saisissez se dÈduisent du net ‡ payer du document. Attention Seul le montant inscrit dans la zone ACOMPTE va gÈnÈrer un paiement fournisseur DËs que vous validez votre document, la fenÍtre de saisie des rËglements clients s'affiche et il suffit que vous validiez par OK pour enregistrer le paiement de votre fournisseur. EBP B‚timent Aide 68 Comment saisir un paiement fournisseur ? Pour saisir un paiement fournisseur, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Fournisseurs - Paiements. La liste des paiements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau paiement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre fournisseur, le mode de paiement et le montant du paiement payÈ, et pourrez affecter le montant de ce paiement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un paiement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Guide d'utilisation 69 Les dÈcaissements fournisseurs Pour enregistrer la remise en banque de vos paiements fournisseurs Traitement - Fournisseurs - DÈcaissements, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des dÈcaissements dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des paiements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les paiements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation des dÈcaissements, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du fournisseur EBP B‚timent Aide 70 L'ÈchÈancier fournisseur L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes fournisseurs, bon de rÈception ou facture) et de vos paiements fournisseurs vous permet d'obtenir la liste complËte de vos ÈchÈances, soldÈes ou non soldÈes. Les ÈchÈanciers fournisseurs Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Fournisseurs - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres fournisseurs et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Fournisseurs. Guide d'utilisation 71 Les impressions Personnaliser les documents EBP B‚timent est livrÈ avec un puissant gÈnÈrateur d'Ètat. Gr‚ce ‡ cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modËles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en crÈer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat en cliquant sur le bouton Modifier le modËle dans toutes les boÓtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramÈtrage du modËle sÈlectionnÈ dans la boite d'impression. Etant donnÈ que les possibilitÈs offertes par cet outil sont trËs importantes, le niveau de complexitÈ peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut crÈer vos modËles. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les tarifs de cette prestation. EBP B‚timent Aide 72 Ajouter un logo Les modËles d'impressions des documents sont prÈvus pour afficher le logo de votre sociÈtÈ. Pour insÈrer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils- Options- Logo. Guide d'utilisation 73 Les principales impressions Un grand nombre de modËles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et donnÈes de bases peuvent Ítre imprimÈes depuis le menu Impressions. Vous disposez de plusieurs modËles d'impression pour les documents : Depuis le devis, vous pouvez imprimer le dÈboursÈ, le devis avec ou sans sous-dÈtail...Vous avez accËs ‡ des impressions annexes au devis comme les lettres d'entÍte et de pied, les mÈtrÈs, les variantes ... De ces documents, vous obtiendrez la liste des consommations ‡ prÈvoir, la liste de vos besoins de stock.. ..et des statistiques sur vos affaires en consultant vos rentabilitÈs et analyses de chantier. vous pourrez imprimer des statistiques croisÈes... Enfin, vous pouvez connaÓtre ‡ tout moment l'Ètat de votre activitÈ financiËre, en consultant vos ÈchÈances, rËglements, remises en banque et transferts vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 74 Le transfert en comptabilitÈ Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? EBP B‚timent est interfacÈ avec le logiciel EBP ComptabilitÈ (MillÈsime, Pro, Flash..). Vous pouvez transfÈrer en comptabilitÈ vos Ècritures comptables de ventes et de rËglements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de donnÈes. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperÁu avant impression qui vous donne la liste des Ècritures qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Pour effectuer le transfert en comptabilitÈ, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilitÈ, saisir les paramËtres de transfert (pour la date et le(s) type(s) de piËces ‡ transfÈrer) et lancer la procÈdure. Remarque Le logiciel prend par dÈfaut, les comptes comptables indiquÈs dans les fiches des ÈlÈments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris pour le transfert des Ècritures. Pour la retenue de garantie, le compte utilisÈ par dÈfaut est celui indiquÈ dans les options. La procÈdure de transfert crÈe un fichier de type texte. Ce fichier sera repris dans "EBP Communication Entreprise-expert". Pour plus díinformations sur ce produit, lancez le logiciel et appuyez sur la touche F1. Guide d'utilisation 75 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilitÈ, EBP B‚timent a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options gÈnÈrales, les coordonnÈes du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures, ainsi que les journaux comptables, les libellÈs de transfert et les comptes de TVA.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, ‡ renseigner dans les fiches ÈlÈments.  Les comptes comptables d'achats ‡ renseigner dans les fiche ÈlÈments .  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Les comptes comptable de vos fournisseurs, dans les fiches fournisseurs .  Le compte comptable de votre banque, (pour l'Ècriture de rËglement) dans la fiche Banque, le mode de rËglement, et le journal comptable (s'il est diffÈrent de celui des options). EBP B‚timent Aide 76 Importer ou exporter des donnÈes Comment importer un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre importÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙts, dÈpartements, codes postaux, etc... Remarque L'importation de fichier ajoute des donnÈes dans votre fichier existant et n'Ècrase pas celles qui existent dÈj‡. Par contre, en cas de mise ‡ jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier ÈlÈments avec de nouveaux tarifs), les donnÈes ayant le mÍme identifiant (ou code) seront remplacÈes par celles du nouveau fichier. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'importation de donnÈes. Guide d'utilisation 77 Comment exporter un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre exportÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙt, dÈpartements, codes postaux, etc...pour Ítre rÈcupÈrÈes Èventuellement dans un tableur de type Excel. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'exportation de donnÈes. EBP B‚timent Aide 78 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat EBP B‚timent vous offre une solution de mobilitÈ ‡ travers le serveur Mobibat. Remarque Vous devez impÈrativement renseigner votre identifiant de connection et votre mot de passe depuis le menu Outils /Options/Connection Internet/Votre site Mobibat pour pouvoir envoyer ou rÈceptionner les donnÈes. Pour cela, vous avez la possibilitÈ :  d'utiliser líoption disponible dans le menu Internet /envoi des donnÈes vers Mobibat pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat. L'envoi de vos ouvrages ou client s'effectue suivant une sÈlection : o soit tous (tous les articles/clients de votre dossier B‚timent sont envoyÈs sur Mobibat) Attention Ce type d'envoi rÈ-initialise le site cela signifie que les donnÈes du site seront supprimÈes et remplacÈes par ce nouvel envoi o Soit les Articles modifiÈs / Client modifiÈs : on entend par articles/clients modifiÈs, les nouvelles fiches et les fiches existantes modifiÈes. o Soit une sÈlection d'Articles, Familles Articles, Fournisseurs ou Clients, Familles Clients.  de les rÈcupÈrer ensuite sur votre PDA, afin díÈtablir des devis chez vos clients.  d'envoyer depuis votre PDA les devis ou factures rÈalisÈs sur le serveur Mobibat,  d'utiliser líoption de rÈcupÈration des documents disponible dans le menu Internet/rÈcupÈration des ÈlÈments du site Mobibat díEBP B‚timent pour les rÈintÈgrer dans votre logiciel. pour cela, il vous suffit de dÈfinir la pÈriode des devis et factures ‡ tÈlÈcharger. Guide d'utilisation 79 La sauvegarde / restauration Comment sauvegarder ? Il est trËs important díeffectuer rÈguliËrement une sauvegarde des donnÈes, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnÈes, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement supprimÈe ou endommagÈe. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accÈdez ‡ l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sÈlectionner les options de sauvegardes et lancer la procÈdure. La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ (DonnÈes, modËles et formats d'affichage). Astuce Avec l'achat du logiciel, vous bÈnÈficiez de 90 jours d'EBP Sauvegarde en ligne * La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez possÈder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos donnÈes. Sauvegardez le fichier correspondant ‡ votre dossier (Par dÈfaut, il se situe dans Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Batiment\Data sur votre disque dur). EBP B‚timent Aide 80 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes sauvegardÈes sur un support externe ou sur votre disque dur.Attention Toutes les donnÈes qui auront ÈtÈ saisies aprËs que vous ayez enregistrÈ votre sauvegarde seront effacÈes. Par le menu Outils - Restauration, vous accÈdez ‡ l'assistant de restauration qui vous permet de sÈlectionner le dossier ‡ restaurer et lancer la procÈdure. Remarque Si vous avez effectuÈ vos sauvegardes en ligne, vous pouvez rÈcupÈrer vos fichiers en passant par le menu Internet - Administrer vos sauvegardes en ligne Guide d'utilisation 81 EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilitÈ de mettre ‡ jour la version d'EBP B‚timent, d'accÈder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuÈes, de dÈbrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accËs ‡ Internet depuis votre poste. SÈlectionnez ensuite l'option dÈsirÈe, et laissez-vous guider ! 82 Manuel de rÈfÈrence CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie La gestion des menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisÈs (pour Èviter d'avoir ‡ l'Ècran une longue liste de donnÈes) Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenÍtres : ‡ gauche, vos menus principaux et ‡ droite , vos sous menus. Pour dÈplacer un sous- menu, d'un menu ‡ l'autre, il suffit de le sÈlectionner et de le glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers le menu souhaitÈ, en haut de l'Ècran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus rÈcemment utilisÈs Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-‡-dire ceux utilisÈs rÈcemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou dÈcocher la zone Afficher en haut des menus les commandes les plus utilisÈes. Si vous cochez cette option, vous aurez alors dans la liste dÈroulante des menus, une double flËche (orientÈe vers le bas) en fin de menu. Il suffira de la sÈlectionner pour faire apparaÓtre les autres sous-menus. Manuel de rÈfÈrence 83 Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou dÈsactiver l'affichage des barres d'outils, barre de navigation, et barre d'Ètat. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sous menu correspondant du menu Affichage. Si la barre Ètait dÈj‡ cochÈe, la coche disparaÓt et la barre sÈlectionnÈe s'efface. Et inversement si la barre n'Ètait pas cochÈe. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre Ècran de travail. Si vous souhaitez dÈfinir un type d'affichage par dÈfaut, vous devez le paramÈtrer dans les options gÈnÈrales (menu Outils - Options) EBP B‚timent Aide 84 La gestion des listes La gestion des listes Une liste se prÈsente comme un tableau composÈ de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le mÍme type de donnÈe et chaque ligne correspond ‡ un enregistrement diffÈrent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous dÈtaillons ci-dessous. SÈlection d'une donnÈe dans une liste Pour sÈlectionner un ÈlÈment dans une liste, vous devez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien vous dÈplacer ‡ l' aide des flËches haut et bas de votre clavier. Devant la donnÈe sÈlectionnÈe, apparaÓt une petite flËche dans la premiËre colonne. Si vous avez cochÈ l'option de Multi-sÈlection dans les options gÈnÈrales, vous pouvez sÈlectionner simultanÈment plusieurs donnÈes dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intÈgrer dans un document) Recherche dans la liste Il existe plusieurs mÈthodes pour rechercher une information.  Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition ‡ laquelle doivent rÈpondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accËs ‡ toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitÈe dans les colonnes OpÈrateur et Valeur, puis utilisez les boutons PrÈcÈdent et Suivant pour faire dÈfiler les ÈlÈments rÈpondant ‡ la condition.  Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix.  En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, líaccËs aux propriÈtÈs et ‡ la gestion des fiches de donnÈes. PropriÈtÈs des listes Le menu contextuel + PropriÈtÈs donne accËs ‡ plusieurs onglets, GÈnÈral , Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement, d'organiser vos listes en arborescence , de modifier líaffichage et le choix des colonnes, et díappliquer des filtres et des tris dans vos listes. Calculs de colonnes Dans le paramÈtrage de colonnes, vous pouvez choisir la (ou les) colonnes de votre liste ‡ totaliser. Ces totaux peuvent apparaÓtre au pied de la liste et ‡ la fin de chaque groupe (si vous regroupez vos donnÈes selon un ou plusieurs groupes) Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de sÈparation des deux colonnes, et dÈplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'Ètirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitÈe. Manuel de rÈfÈrence 85 Pour donner ‡ la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez Ègalement fixer la largeur des colonnes dans les paramÈtrages de colonnes. Ajout, modification et suppression d'ÈlÈments dans une liste Les boutons situÈs ‡ droite de la liste et le menu contextuel servent ‡ gÈrer les donnÈes (crÈation, modification, suppression, duplication) et ‡ lancer des opÈrations spÈcifiques au fichier de donnÈes courant.  Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser]  Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [EntrÈe]  CrÈe une nouvelle fiche avec les mÍmes donnÈes que la fiche sÈlectionnÈe.  Supprime líenregistrement de la donnÈes courante si celle-ci níest pas en cours díutilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les ÈlÈments, il y a les onglets Tous, Ouvrages, Fournitures, MatÈriels, Main d'oeuvre, etc.. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez ‡ ajouter un ÈlÈment, une fenÍtre apparaÓt pour sÈlectionner le type d'ÈlÈment ‡ ajouter. Par contre, si vous Ítes placÈs sur l'onglet ouvrages, vous ajoutez automatiquement un ÈlÈment de type ouvrage. Export Excel des donnÈes courantes Les donnÈes affichÈes peuvent Ítre exportÈes au format Excel. Pour cela, il suffit de sÈlectionner la commande Enregistrer sous des PropriÈtÈs de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel ‡ gÈnÈrer. Le fichier sera gÈnÈrÈ par dÈfaut sur votre bureau mais vous pouvez prÈciser un rÈpertoire prÈcis. RafraÓchir une grille Lorsqu'une donnÈe dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + RafraÓchir) permet de rÈactualiser le contenu de la grille. Le bouton Premier permet de revenir en haut de la grille sur le premier enregistrement recherchÈ. EBP B‚timent Aide 86 General L'onglet GÈnÈral Vous pouvez personnaliser et classer rapidement vos listes en activant par dÈfaut les boÓtes de regroupement et en organisant vos listes en arborescence gr‚ce aux catÈgories  Afficher la boÓte de regroupement Cochez cette zone si vous souhaitez que la boÓte de regroupement soit affichÈe par dÈfaut ‡ chaque fois que vous ouvrez la liste  Afficher les catÈgories A cocher, si vous souhaitez que les catÈgories soient affichÈes ‡ chaque ouverture de la liste, ‡ gauche de celle-ci, sous forme d'arborescence.  Afficher le contenu des sous-catÈgories Cochez cette zone, si vous souhaitez afficher, au niveau des catÈgories, la liste de toutes les donnÈes rattachÈes aux sous-catÈgories.  Afficher la description Permet d'afficher, au bas du cadre des catÈgories, la description de la catÈgorie sÈlectionnÈe  Largeur de la liste Permet de dÈfinir la largeur de la fenÍtre o˘ est affichÈe la liste des catÈgories Manuel de rÈfÈrence 87 Les catÈgories Les catÈgories permettent de classer vos donnÈes selon vos propres critËres. Elles s'affichent ‡ gauche de votre liste, sous forme d'arborescence. Pour activer les catÈgories, vous devez utiliser le menu contextuel +PropriÈtÈs, et cocher, dans l'onglet GÈnÈral, la zone Afficher les catÈgories et cliquez sur Valider. CrÈer une catÈgorie Le dossier intitulÈ Toutes les catÈgories s'affiche en haut de la fenÍtre des catÈgories. Pour crÈer une catÈgorie, sÈlectionnez ce dossier et utilisez le menu contextuel, accessible ‡ l'aide du clic droit de la souris, + Ajouter une catÈgorie. Saisissez le nom et la description de la catÈgorie, et cliquez sur Valider. La nouvelle catÈgorie s'affiche dans la fenÍtre. CrÈer une sous catÈgorie Pour crÈer une sous-catÈgorie, sÈlectionnez la catÈgorie principale et suivez la procÈdure d'ajout d'une catÈgorie, c'est-‡-dire, appelez le menu contextuel + Ajouter une catÈgorie. Remarque Vous pouvez crÈer jusqu'‡ 5 niveaux de catÈgories InsÈrer des donnÈes dans une catÈgorie Pour insÈrer des donnÈes dans une catÈgorie ou une sous-catÈgorie, vous devez les sÈlectionner dans la liste, ‡ l'aide de la Multi-sÈlection, et les faire glisser- dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers la catÈgorie, ou sous- catÈgorie souhaitÈe. Remarque Pour afficher l'ensemble des donnÈes contenues dans les sous-catÈgories, au niveau de la catÈgorie principale, vous devez cocher la zone intitulÈe Afficher le contenu des catÈgories dans l'onglet GÈnÈral. Modifier, ou supprimer une catÈgorie Utilisez le menu contextuel pour modifier ou supprimer une catÈgorie. Remarque Lorsque vous supprimez une catÈgorie, les donnÈes qu'elle contient sont automatiquement transfÈrÈes dans la catÈgorie de niveau supÈrieur. EBP B‚timent Aide 88 Les boites de regroupement Les boÓtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir ‡ l'Ècran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisÈe apparaÓt alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, ‡ l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement ‡ appliquer. Manuel de rÈfÈrence 89 Colonnes L'onglet Colonnes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos paramÈtrages de colonnes  Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau paramÈtrage de colonnes.  Modifier Permet de modifier les ÈlÈments sÈlectionnÈs dans le paramÈtrage de colonnes et d'accÈder aux onglets Colonnes et Options .  Supprimer Permet de supprimer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Les onglets Colonnes et Options s'affichent, paramÈtrÈs comme le paramÈtrage d'origine. Vous pouvez les modifier, et valider en donnant ‡ votre paramÈtrage un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du paramÈtrage de colonnes. Remarque A cotÈ de chacun des paramÈtrages de colonnes existant, apparaÓt la colonne DÈfaut, avec une petite case ‡ cocher. Cochez-la en fonction du paramÈtrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramÈtrage d'origine, dÈcochez tous les paramÈtrages. EBP B‚timent Aide 90 L'onglet Colonnes, dans les paramÈtrages de colonnes Liste des champs Cette liste prÈsente tous les champs rattachÈs ‡ vos donnÈes. Tous peuvent Ítre affichÈs. Pour sÈlectionner un champ, double-cliquez dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien sÈlectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sÈlectionnÈs Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichÈes dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichÈes par dÈfaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sÈlectionnÈes. PropriÈtÈs Les propriÈtÈs permettent de modifier l'affichage, le tri, l'aperÁu et les calculs de chaque colonne.  Italique SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en italique dans votre liste.  Gras SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en gras dans votre liste.  Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : SÈlectionnez la colonne dans la partie champs sÈlectionnÈs et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone.  Tri Choisissez le tri ‡ appliquer ‡ la colonne sÈlectionnÈe (aucun, ascendant ou descendant) Remarque Cette fonctionnalitÈ rejoint celle dÈcrite dans l'onglet Tri des propriÈtÈs. Nous vous conseillons de choisir l'une ou l'autre des mÈthodes mais de ne pas combiner les deux pour retrouver plus facilement les tris choisis.  Calcul Si la colonne sÈlectionnÈe est de type montant, vous pouvez afficher des calculs liÈs ‡ cette colonne. Choisissez entre la somme, min, max, moyenne etc...SÈlectionnez dans l'onglet options, o˘ les calculs doivent s'afficher  Groupe Vous pouvez choisir la (ou les) colonne(s) de regroupement des donnÈes de votre liste, et indiquer ici leur niveau de groupe (1 et plus).. Exemple Vous souhaitez classer votre liste ÈlÈments par famille. SÈlectionnez le champ Famille dans la partie "champs sÈlectionnÈs" et dans la zone Groupe, indiquez le niveau de regroupement souhaitÈ. Si c'est le seul groupe, indiquez 1... si vous ajoutez un autre groupe, indiquez 2, et ainsi de suite...  AperÁu Cochez cette zone si vous souhaitez que la colonne sÈlectionnÈe soit affichÈe, pour chaque donnÈe de Manuel de rÈfÈrence 91 la liste, sur une deuxiËme ligne. Passez dans l'onglet Options pour paramÈtrer l'affichage de cette colonne. Remarque Une seule colonne peut Ítre affichÈe en aperÁu. Astuce Cette option est trËs pratique lorsque vous souhaitez afficher par exemple dans la liste des ÈlÈments, la description complËte de l'ÈlÈment. Ou encore, pour les affaires, voir un rÈsumÈ du descriptif de l'affaire directement dans la liste.  FixÈe Permet de figer une colonne ‡ gauche ou ‡ droite dans la liste afin qu'elle soit toujours affichÈe ‡ l'Ècran, mÍme si vous dÈplacez le curseur pour visualiser les colonnes qui ne sont pas visibles ‡ l'Ècran. EBP B‚timent Aide 92 L'onglet options des paramÈtrages de colonnes Cet onglet permet de choisir comment seront prÈsentÈes les colonnes dans la liste  Nombre de ligne de l'aperÁu si vous avez cochÈ la zone AperÁu pour une des colonnes sÈlectionnÈes dans l'onglet Colonnes, indiquez ici le nombre de lignes pour afficher cette zone.  Hauteur d'une ligne Vous pouvez modifier l'Ècart entre chaque ligne dans une liste. Cette hauteur doit Ítre prÈcisÈe en pixels.  Afficher les calculs en pied Si vous avez demandÈ ‡ effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour voir apparaÓtre le rÈsultat en pied de liste.  Afficher les calculs dans les groupes Si vous avez demandÈ a effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour vois apparaÓtre le rÈsultat ‡ la fin de chaque groupe (si un groupe a ÈtÈ dÈfini dans la zone Groupe de l 'onglet Colonnes). Manuel de rÈfÈrence 93 Filtres L'onglet filtres des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau filtre.  Modifier Permet de modifier le filtre sÈlectionnÈ.  Supprimer Permet de supprimer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le filtre d'origine s'affiche. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre filtre un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du filtre crÈÈ. Astuce A cÙtÈ du nom des filtres crÈÈs apparaissent deux cases ‡ cocher : Actif et DÈfaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaÓtront sous forme d'onglets supplÈmentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres crÈÈs, cochez la zone DÈfaut. EBP B‚timent Aide 94 Ajout, modification ou duplication d'un Filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaÓt dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sÈlectionnÈs de la partie Condition. Puis sÈlectionnez dans la partie DÈtail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opÈrateur et la (ou les) condition(s) souhaitÈes. Cliquez sur Valider. Manuel de rÈfÈrence 95 Tri L'onglet tri des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos tris.  Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau tri.  Modifier Permet de modifier le tri sÈlectionnÈ.  Supprimer Permet de supprimer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le tri d'origine s'ouvre. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre tri un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du tri crÈÈ. Remarque A cÙtÈ des noms de tris crÈÈs apparaÓt une case ‡ cocher : DÈfaut. Pour activer un Tri, cochez cette zone. Les tris appliquÈs se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant ‡ cÙtÈ de l'intitulÈ de la colonne triÈe dans votre liste. EBP B‚timent Aide 96 Ajout, modification ou duplication d'un Tri Dans la liste des champs, sÈlectionnez le champs ‡ trier et cliquer sur le bouton Ajouter. Le champ sÈlectionnÈ apparaÓt alors dans la partie Champs sÈlectionnÈs. Puis choisissez dans la partie propriÈtÈs ‡ droite de la fenÍtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sÈlectionnÈs. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramÈtrage apparaÓt dans líonglet Tri. Manuel de rÈfÈrence 97 Les masques de saisie Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accËs ‡ des boutons spÈcifiques pour faciliter l'enregistrement de vos donnÈes. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenÍtre ouverte (Dans le corps du devis, il est intÈressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de donnÈes) Permet d'enregistrer la saisie effectuÈe et de sortir de la fenÍtre ouverte pour revenir ‡ l'Ècran prÈcËdent. Permet de fermer la fenÍtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnÈe affichÈe. Permet de dupliquer une fiche. EBP B‚timent Aide 98 Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractÈristiques particuliËres sont proposÈs :  Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la zone.  Ouvre la liste des donnÈes. Raccourci clavier [F4]  Ouvre une liste dÈroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [FlËche basse]  Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone DÈsignation díune fiche ElÈment). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[EntrÈe] pour passer ‡ la ligne suivante. [Ctrl] + [flËche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin du texte saisi. [flËche biais] et [Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin de la ligne.  Les champs inaccessibles sont grisÈs. Manuel de rÈfÈrence 99 Modification des colonnes dans un document Dans tous les documents de vente, d'achat ou de stock, vous pouvez moduler votre masque de saisie en ajoutant ou en supprimant les colonnes proposÈes par dÈfaut. Ajout ou suppression de colonnes Dans le corps du document, appelez le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) + Colonnes. Une fenÍtre appelÈe gestion des colonnes apparaÓt avec la liste de toutes les colonnes disponibles pour votre document. Utilisez l'ascenceur pour faire dÈfiler toute la liste.  Pour ajouter une colonne, sÈlectionnez la colonne dÈsirÈe avec le clic gauche de la souris, et effectuez un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, jusqu'‡ l'entÍte des colonnes de votre document. Placez votre curseur au milieu des deux colonnes o˘ vous voulez rajouter celle sÈlectionnÈe (deux petites flËches vertes apparaissent).  Pour supprimer une colonne, sÈlectionnez l‡ et effectuer un glisser-dÈplacer ‡ l'aide de la souris, vers la fenÍtre de gestion des colonnes. Enregistrement d'un paramÈtrage de colonne AprËs avoir ajoutÈ ou supprimÈ les colonnes que vous souhaitiez, vous pouvez enregistrer le paramÈtrage. Pour cela, utilisez le menu contextuel +Sauver sous, et saisissez le nom de votre paramÈtrage. Remarque Si vous effectuez d'autres modifications de colonnes sur le mÍme paramÈtrage, enregistrez les avec le menu contextuel + Sauver. Les noms que vous donnez ‡ vos paramÈtrages sont ajoutÈs en fin du menu contextuel. Activation d'un paramÈtrage de colonne Pour activer un paramËtrage de colonne utilisez le menu contextuel + nom du paramËtrage choisi. Vous pouvez activer un paramÈtrage de colonne par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez dans le menu contextuel, le nom de votre paramÈtrage, puis sÈlectionnez le menu contextuel + Vue par dÈfaut. Pour retrouver le paramËtrage d'origine, choisissez l'option du menu contextuel + Vue standard. EBP B‚timent Aide 100 L'onglet Champ perso Cet onglet affiche les champs personnalisÈs que vous avez paramÈtrÈ dans le menu Outils - Champs personnalisÈs. Vous pouvez donc remplir les diffÈrentes zones en fonction des critËres que vous avez dÈfinis. Ces champs personnalisÈs peuvent Ègalement Ítre ajoutÈs sur tous vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Manuel de rÈfÈrence 101 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions ÈlÈments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilitÈ d'appliquer ‡ votre texte diffÈrents attributs :  Couper Permet de couper la partie de texte sÈlectionnÈe  Copier Permet de copier la partie de texte sÈlectionnÈe  Coller Permet de coller ‡ l'endroit sÈlectionnÈ la partie de texte prÈcÈdemment copiÈe (dans le logiciel ou dans une autre application)  Couleur Cliquez sur cette icÙne pour choisir la couleur ‡ appliquer au texte sÈlectionnÈ  Italique Cliquez sur cette icÙne pour mettre en italique le texte sÈlectionnÈ  SoulignÈ Cliquez sur cette icÙne pour souligner le texte sÈlectionnÈ  Gras Cliquez sur cette icÙne pour mettre en gras le texte sÈlectionnÈ  Police Cliquez sur cette icÙne pour choisir la police ‡ appliquer sur le texte sÈlectionnÈ  BarrÈ Cliquez sur cette icÙne pour barrer le texte sÈlectionnÈ  Orthographe Cliquez sur cette icÙne pour vÈrifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignÈs en rouge. Un dictionnaire est livrÈ avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes ‡ ceux saisis vous seront proposÈs pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont ÈtÈ saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposÈs, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot ‡ votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus soulignÈ lors de la prochaine saisie). EBP B‚timent Aide 102 Fichier Manuel de rÈfÈrence 103 Nouveau L' Assistant de crÈation de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans la crÈation du dossier. Format du fichier Choisissez le mode Access pour les versions mono-utilisateur et le mode SQL pour les versions RÈseau ou multi-utilisateurs. En mode SQL, vous devez confirmer les informations suivantes (elles sont normalement proposÈes automatiquement) :  Nom du serveur SQL,  Type de rÈseau,  Canal, Port ou ParamËtres en fonction du type de rÈseau,  Nom de connexion utilisateur et le mot de passe (uniquement si vous ne souhaitez pas utiliser le nom de connexion du rÈseau). RÈpertoire des donnÈes du nouveau dossier Par dÈfaut, le logiciel propose de crÈer le nouveau rÈpertoire dans un sous-rÈpertoire DATA du rÈpertoire díinstallation du logiciel. Remarque Si vous travaillez en monoposte, nous vous conseillons de laisser le chemin indiquÈ par dÈfaut pour la crÈation de votre dossier. Nom du dossier Cette Ètape permet díindiquer la raison sociale de la sociÈtÈ ou de recrÈer le raccourci díun dossier existant dÈj‡. DonnÈes par dÈfaut Nous vous proposons d'intÈgrer par dÈfaut une liste de pays, dÈpartements des codes postaux et du barËme eco-contribution dans EBP B‚timent. Vous pouvez les dÈcocher si vous ne souhaitez pas les intÈgrer. Attention Cette opÈration peut Ítre un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Remarque Lors de la crÈation de dossier, la liste des UnitÈs sera renseignÈe par dÈfaut. CoordonnÈes du dossier Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Attention EBP B‚timent Aide 104 Vous devez obligatoirement saisir la 1ere ligne d'adresse, le code postal, la ville et le pays. Identification de la sociÈtÈ Saisissez les codes Siret, R.C.S et N.A.F, N.I.I et montant du Capital de votre dossier-sociÈtÈ. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichÈes dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions :  Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc...Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.  Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier sociÈtÈ Cette Ètape permet de crÈer une icÙne donnant directement accËs au dossier que vous venez de crÈer. Astuce L'option de crÈation d'un raccourci sur le bureau est cochÈe par dÈfaut. Vous pourrez ainsi dÈmarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icÙne depuis votre bureau. Manuel de rÈfÈrence 105 Recopier/Dupliquer Assistant de recopie de dossiers Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de recopie de dossier. Type de recopie Cette Ètape permet de choisir le type de recopie que vous souhaitez effectuer.  Recopie Simple Cette recopie permet de sÈlectionner les ÈlÈments de base que vous souhaitez recopier d'un dossier ‡ un autre.  Duplication Permet de copier l'intÈgralitÈ des donnÈes d'un dossier, dans un autre dossier. Le dossier cible sera strictement identique au dossier source Choix du dossier Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Lancer l'assistant de sauvegarde SÈlectionnez le dossier source, ‡ l'aide de l'icÙne . Les donnÈes contenues dans ce dossier seront recopiÈes dans le dossier ouvert (dont le nom figure dans la barre de titre du logiciel). SÈlection des tables pour la recopie La liste des tables qui peuvent Ítre importÈes s'affiche. Dans le cas d'une recopie simple, cochez celles que vous souhaitez rÈcupÈrer, ou bien cliquez sur le bouton Tout sÈlectionner. Attention Dans le cadre d'une recopie simple, seules les donnÈes qui n'ont pas le mÍme code seront recopiÈes et seuls les documents de type devis peuvent Ítre recopiÈs. Attention En cas de duplication d'un dossier ‡ un autre, si le dossier cible contient des donnÈes, elles seront ÈcrasÈes par celles du dossier source. Remarque Si vous recopiez des bibliothËques externes, cette opÈration peut Ítre longue. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 106 Supprimer Assistant de suppression de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous Ítes s˚rs de vouloir effectuer cette opÈration. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 107 DonnÈes EBP B‚timent Aide 108 ElÈments Liste des ÈlÈments La liste des ÈlÈments a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des boutons supplÈmentaires :  Pour les bibliothËques externes  Pour activer des fonctionnalitÈs spÈcifiques Boutons d'accËs aux bibliothËques externes Pour accÈder aux bibliothËques de tarifs que vous avez importÈes, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant ‡ la bibliothËque externe : la liste de la bibliothËque apparaÓt et vous pouvez alors consulter les fiches ouvrages ou articles. Remarque Une bibliothËque est comme un livre que vous consultez, vous ne pouvez pas modifier son contenu. Par contre, vous pouvez transfÈrer un ÈlÈment dans votre bibliothËque interne, et il pourra alors Ítre modifiÈ. De mÍme, lorsque vous insÈrerez un ÈlÈment de cette bibliothËque dans un document, vous pourrez changer les prix, rÈfÈrences et quantitÈs, comme vous le souhaitez. Remarque Les fiches sont spÈcifiques par bibliothËque, car le logiciel rÈcupËre l'intÈgralitÈ des donnÈes fournies par votre fournisseur. Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. Boutons activant des fonctionnalitÈs spÈcifiques Deux boutons supplÈmentaires sont ‡ votre disposition :  le bouton Mettre ‡ jour Permet de recalculer tous les ouvrages utilisant l'ÈlÈment sÈlectionnÈ dans la liste. (en cas de mise ‡ jour de prix par exemple)  le bouton Tout recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages de votre bibliothËque interne, en tenant compte des modifications de prix intervenues sur les ÈlÈments.  le bouton Recoder Permet de changer la codification d'un ÈlÈment. SÈlÈctionnez dans la liste, l'ÈlÈment ‡ recoder, cliquez sur le bouton Recoder, saisissez le nouveau numÈro et cliquez sur Valider. Remarque Le code ÈlÈment changera partout o˘ il a ÈtÈ appelÈ dans le logiciel (documents de vente, documents de stock, suivis de chantier, etc...). Les statistiques seront donc rattachÈs au nouveau code ÈlÈment.  le bouton Biblio -> Interne Ce bouton est actif lorsque vous consultez une bibliothËque externe. Il permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste de la bibliothËque, l'ÈlÈment ‡ transfÈrer et cliquez sur le bouton Biblio -> interne.  le bouton Mouvement de stock Ce bouton permet ‡ l'utilisateur d'accÈder au mouvement de stock de l'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 109 Identification de l'ÈlÈment La fiche ÈlÈment se compose d'une entÍte et d'onglets dont le contenu varie en fonction du type d'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Dans la partie entÍte, vous devez renseigner les champs suivants:  Code Le code peut Ítre saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activÈ líoption Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  Famille SÈlectionnez la famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Un message vous propose de rÈcupÈrer les comptes comptables et les taux paramÈtrÈs dans la famille.  RÈsumÈ Saisissez un libellÈ "court" pour votre ÈlÈment. Le rÈsumÈ correspond au libellÈ de líÈlÈment qui apparaÓtra dans les listes. Remarque Le libellÈ court sera automatiquement repris au dÈbut de la zone dÈsignation commerciale.  UnitÈ de vente SÈlectionnez l'unitÈ de vente de l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Pour les ÈlÈments de type Main d'oeuvre ou MatÈriel, vous avez le choix entre deux unitÈs : Heure ou Jour  Type SÈlectionnez le type de líÈlÈment ‡ crÈer : Fournitures, Ouvrages, Main díúuvre, MatÈriel, Divers, Texte. Du type choisi ici dÈcoule líaccËs ‡ certains onglets et zones de la fiche. EBP B‚timent Aide 110 L'onglet dÈsignation L'onglet DÈsignation est accessible pour tous les types d'ÈlÈments. Il se compose de deux zones (sauf pour les textes, une seule zone) de saisie libre, et une barre d'outils pour personnaliser vos textes :  La description commerciale Permet de saisir sur plusieurs lignes un descriptif dÈtaillÈ de votre ÈlÈment qui apparaÓtra sur vos documents, pour votre client  La description technique Permet de saisir sur plusieurs lignes Ègalement, une description un peu plus pointue de votre ÈlÈment, qui n'est pas, par dÈfaut, destinÈe ‡ ressortir sur vos documents (cela sera toutefois possible en personnalisant vos documents). La description technique sera automatique reprise dans les lignes de vos documents de ventes et achats. Manuel de rÈfÈrence 111 L'onglet complÈment L'onglet ComplÈment est accessible pour tous types d'ÈlÈments (sauf les textes types). Il se compose de deux parties : Le conditionnement et les groupes. Le conditionnement PrÈcisez dans ce cadre l'unitÈ de vente de votre ÈlÈment : par dÈfaut, s'affiche l'unitÈ de vente que vous avez sÈlectionnÈe en entÍte de votre fiche ÈlÈment. Si vous la modifiez, elle se modifiera donc aussi dans l'entÍte. Renseignez Ègalement le poids et le volume de votre ÈlÈment, afin de retrouver ces informations sur vos documents. (vous pourrez obtenir le poids et volume total de vos fournitures en pied de document) Vous pouvez gÈrer une unitÈ de conditionnement diffÈrente pour les documents de ventes, díachat et de stockage. Pour cela, sÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne les unitÈs d'achat, unitÈs de stock et unitÈs de vente, et prÈcisez, si besoin est, les coefficients ‡ appliquer entre chaque unitÈ. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez des tuiles conditionnÈes en palettes, qui contiennent chacune 50 cartons. Vous gÈrez le nombre de cartons dans votre dÈpÙt. Chaque carton contient 250 tuiles, que vous vendez ‡ l'unitÈ. Vous saisissez alors : Les groupes Le groupe permet de classifier líÈlÈment lors des certaines impressions. Vous pouvez sÈlectionner deux groupes par ÈlÈments, en vous aidant de l'icÙne pour accÈder ‡ la liste des groupes existants. Autres Au dessous des groupes, vous disposez de la zone Code Barre. Les modËles d'Ètiquettes ÈlÈments proposÈs dans le menu Impressions - ElÈments - Etiquettes, reprendront le code indiquÈ ici. Astuce Vous pourrez scanner l'Ètiquette code barres pour insÈrer l'article dans votre document de vente Si votre ÈlÈment est issu d'une bibliothËque externe ou d'un tarif fournisseur, le code de la bibliothËque d'origne, ainsi que son nom est indiquÈ ici. Si vous souhaitez indiquer un Fournisseur par dÈfaut sans tenir compte des informations tarifaires du fournisseur (onglet Fourn de la fiche ÈlÈment), vous pouvez l'indiquer ici. C'est aussi cette zone qui sera renseignÈe lorsque vous rÈaliserez un import d'ÈlÈment avec un fournisseur associÈ. Cette zone est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel, Main d'oeuvre et divers. Si vous souhaitez mettre l'ÈlÈment en sommeil car il n'est plus utilisÈ, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher "ElÈment en sommeil". Garantie EBP B‚timent Aide 112 Vous disposez Ègalement des champs suivants :  Type de garantie SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, le type de garantie auquel cet ÈlÈment est soumis  DurÈe de garantie Elle s'affiche en fonction du type de garantie sÈlectionnÈe. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 113 L'onglet Tarif C'est dans cette partie que vous pouvez dÈfinir le prix de vos ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel ou divers. L'Ècran se prÈsente comme un tableau divisÈ en trois parties : Total, DÈtail matÈriau et dÈtail main-d'oeuvre. Dans chaque partie, vous avez une premiËre colonne avec les montants en Euros, et une deuxiËme colonne avec les contreparties Francs. Vous pouvez saisir vos montant en francs ou en euros. Les lignes DÈboursÈ sec, Frais gÈnÈraux, Prix de revient, BÈnÈfice, et Prix de vente HT concernent toutes les parties. Remarque Pour les ÈlÈments de type ouvrages, l'onglet tarif ouvrage se prÈsente diffÈremment. Partie total Elle est accessible pour tous les ÈlÈments de type fourniture, main d'oeuvre, matÈriel et divers. Les montants sont calculÈs automatiquement si vous saisissez au prÈalable dans les parties DÈtail matÈriau ou DÈtail main- d'oeuvre. Remarque Si vous ne souhaitez pas dÈtailler le tarif de votre ÈlÈment, vous pouvez saisir directement vos montants dans la partie total.  Total du dÈboursÈ sec C'est le rÈsultat du calcul du dÈboursÈ sec de la partie DÈtail MatÈriau + (le dÈboursÈ sec de la partie Main díoeuvre multipliÈ par le temps de pose).  Frais gÈnÈraux C'est le pourcentage moyen des frais gÈnÈraux de la partie matÈriau et la partie main d'oeuvre.  Prix de revient Il est Ègal au prix de revient de la partie dÈtail matÈriau + prix de revient de la main d'oeuvre unitaire multipliÈ par le temps de pose.  BÈnÈfice C'est le pourcentage moyen de bÈnÈfice de la partie matÈriau et main d'oeuvre.  Prix de vente HT C'est le total du prix de vente HT du matÈriau + le prix de vente HT de la main d'oeuvre multipliÈ par le temps de pose.  Marge nette HT Elle correspond au prix de vente HT - Prix de revient.  Marge nette % Elle correspond au rapport entre (la marge nette HT multipliÈe par 100) et le prix de vente HT.  Taux de TVA Le pourcentage de TVA dÈfini par dÈfaut dans les options apparaÓt. Vous pouvez le modifier si nÈcessaire, en cliquant sur la petite flËche.  Prix de vente TTC C'est le rÈsultat du prix de vente HT multipliÈ par le taux de TVA. C'est le prix auquel sera vendu votre ÈlÈment. Remarque Tous les montants calculÈs peuvent Ítre modifiÈs.  Eco-contribution SÈlectionnez le code du barËme que vous souhaitez appliquer ‡ l'ÈlÈment. Suite ‡ la sÈlection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellÈ du barËme sont automatiquement affichÈs. Ils ne sont pas modifiables. Si le barËme, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barËmes, vous pouvez le crÈer. EBP B‚timent Aide 114 Lors de l'appel de l'ÈlÈment dans un document de vente, le barËme sera automatiquement repris dans le document. Remarque Les informations de l'Èco-contribution sont accessible uniquement pour les ÈlÈments de type Fourniture, MatÈriel et Divers. DÈtail matÈriau Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Saisissez le dÈboursÈ sec (=prix d'achat) de votre ÈlÈment. Le prix de revient et le prix HT sont calculÈs automatiquement en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous pouvez nÈanmoins les modifier si vous le souhaitez. Les contreparties (Francs ou Euros) sont calculÈes automatiquement. DÈtail Main d'oeuvre Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers, auxquels on peut inclure de la main-d'oeuvre (= fourniture vendue pose comprise). Pour renseigner cette partie, vous pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de type Main díoeuvre dans la zone Code MO, soit saisir manuellement un montant dans la zone dÈboursÈ sec (= co˚t horaire de la MO). Dans la zone Temps de pose, saisissez le temps nÈcessaire ‡ la pose de votre ÈlÈment : Le prix HT unitaire de la main-d'oeuvre sera multipliÈ par ce coefficient pour calculer le prix HT de la partie TOTAL. L'onglet tarif ouvrage Le tarif díun ouvrage dÈpend des composantes intÈgrÈes dans líonglet Composition. L'onglet tarif est donc le rÈsultat calculÈ d'aprËs les composantes d'ouvrages, en fonction du mode de calcul sÈlectionnÈ dans les options du dossier. Si le mode de calcul choisi est dÈboursÈ total, vous pouvez Èventuellement modifier les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous avez par ailleurs, la possibilitÈ d'imposer un prix pour la vente de votre ouvrage. Il s'agit du prix de vente marchÈ. Lorsque vous insÈrerez l'ouvrage dans votre document, vous pourrez au choix, appeler le prix calculÈ ou le PV MarchÈ. Manuel de rÈfÈrence 115 L'onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions ÈlÈments. Attention Pour les ÈlÈments de type Texte, il n'est pas possible de renseigner cet onglet. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif ÈlÈment particulier pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel (prix de vente) ou le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille de clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code client. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. EBP B‚timent Aide 116 La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille ÈlÈments. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 117 L'onglet Stock L'onglet Stock concerne les ÈlÈments de type fourniture et divers. Pour tous les ÈlÈments pour lesquels vous souhaitez suivre les quantitÈs en stock, activez líoption Suivi de stock. Ce choix peut Ítre dÈterminÈ dans la famille de líÈlÈment. La valeur du stock se calcule en fonction du Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ (PUMP). Vous pouvez alors consulter :  Le Stock rÈel Cíest la quantitÈ de líÈlÈment physiquement en stock.  Les Commandes clients C'est les quantitÈ totales commandÈes par les clients  Les Commandes fournisseurs C'est les quantitÈs totales commandÈes auprËs des fournisseurs  Le Stock virtuel Il est Ègal au stock rÈel &endash; les commandes clients + les commandes fournisseurs.  Le PUMP Il est Ègal au total des entrÈes ou achats de stocks divisÈ par les quantitÈs en stock.  La Valeur du stock Elle est Ègale au stock rÈel multipliÈ par le PUMP.  Stock mini C'est la quantitÈ minimum que vous souhaitez avoir un stock aprËs un rÈapprovisionnement.  Le Stock díalerte C'est le seuil au dessous duquel vous souhaitez que le rÈapprovisionnement automatique de stock se dÈclenche. Si vous avez crÈÈ plusieurs dÈpÙts de stock, ceux-ci apparaissent automatiquement dans le tableau, et vous pouvez ainsi consulter le stock dÈpÙt par dÈpÙt. Vous pouvez Ègalement prÈciser, dans la derniËre colonne du tableau, la localisation (ou emplacement) de votre ÈlÈment. Placez-vous sur la ligne souhaitÈe, cliquez dans la colonne Localisations et utilisez l'icÙne pour la sÈlectionner. Astuce Vous pourrez demander ‡ regrouper automatiquement vos ÈlÈments par localisations pour la saisie de l'inventaire. EBP B‚timent Aide 118 L'onglet compte Dans cet onglet, sont indiquÈs par dÈfaut les comptes de vente par taux de TVA paramÈtrÈs dans les options du dossier ou dans la famille de l'ÈlÈment (si vous les avez rÈcupÈrÈs en sÈlectionnant la famille d'ÈlÈment). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Manuel de rÈfÈrence 119 L'onglet composition Líonglet Composition permet díintÈgrer les ÈlÈments constituant líouvrage. Vous disposez de quatre icÙnes, qui servent respectivement ‡ :  ajouter une nouvelle ligne dans la grille des composants,  insÈrer une ligne,  supprimer une ligne,  recalculer l'ouvrage. (en cas de mise ‡ jour du tarif d'un composant) La grille de composition affiche soit le prix de vente HT, soit le dÈboursÈ sec en fonction du mode de calcul du prix de líouvrage choisi dans les options. Pour ajouter un ÈlÈment, ajoutez une ligne et cliquez dans la zone Code ÈlÈment, saisissez le code de líÈlÈment ou cliquez sur líicÙne pour le choisir dans la liste des ÈlÈments. Remarque Vous pouvez ajouter tous les types díÈlÈments que vous souhaitez, y compris un autre ouvrage (qui lui-mÍme peut Ítre composÈ d'un autre ouvrage...). Il n'y a pas de limite d'imbrication. Vous ne pouvez pas saisir le mÍme ÈlÈment 2 fois sous la mÍme racine. Par dÈfaut, la quantitÈ apparaÓt ‡ 1. Vous pouvez la modifier si vous avez besoin de plus de quantitÈs d'ÈlÈments pour rÈaliser l'ouvrage. Remarque Pour chaque composant, vous avez ‡ votre disposition les informations concernant l'Èco-contribution associÈe. Cette Èco-contribution sera automatiquement reprise dans les lignes des documents avec pour l'ouvrage le montant total que cela reprÈsente. EBP B‚timent Aide 120 L'onglet mÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ líÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  Ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  Recalculer les mÈtrÈs  Appeler líassistant de formule de calcul  Appeler un mÈtrÈ-type. L'ÈlÈment courant ou les composantes de líouvrage sont automatiquement reprises dans la colonne code ÈlÈment. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix :  Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface'  Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ  Faire appel ‡ des mÈtrÈs type  Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Pour un ouvrage, la quantitÈ calculÈe est automatiquement reportÈe dans l'onglet composition. Manuel de rÈfÈrence 121 L'onglet rÈfÈrences associÈes L'onglet RÈfÈrences associÈes est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel et divers. Les rÈfÈrences associÈes seront automatiquement intÈgrÈes dans le document de vente quand vous ferez appel ‡ votre ÈlÈment de base. Exemple Vous crÈez un Èvier, et vous souhaitez le vendre avec tout le nÈcessaire. L'ÈlÈment est l'Èvier et les rÈfÈrences associÈes peuvent Ítre la robinetterie, le siphon, etc.. Remarque Les rÈfÈrences associÈes seront facturÈes au client en plus du prix de l'ÈlÈment de base Pour insÈrer les rÈfÈrences associÈes, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. EBP B‚timent Aide 122 L'onglet Fourn. L'onglet Fournisseur est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 fournisseurs pour un ÈlÈment. Saisie d'un ou plusieurs fournisseurs Remplissez le tableau, en commenÁant par cliquer dans la premiËre ligne de la colonne Fournisseur. SÈlectionnez le premier fournisseur ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez ensuite remplir les informations liÈes ‡ celui-ci, comme la rÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, le prix public, la remise, le prix net, le multiple de rÈappro, la quantitÈ minimum etc.. Remarque Le dÈlai de livraison affichÈ correspond ‡ celui indiquÈ dans la fiche fournisseur. Vous pouvez le modifier si besoin est. Le dÈlai initial sera alors toujours affichÈ, mais entre parenthËses, par exemple 3(5). Ajoutez de la mÍme faÁon d'autres fournisseurs sur les lignes suivantes, puis cochez le fournisseur correspondant au tarif par dÈfaut. Remarque Le prix net HT du fournisseur dÈfini en tant que tarif par dÈfaut est automatiquement reportÈ dans la zone DÈboursÈ sec de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment, et divisÈ par l'unitÈ d'achat et de stock indiquÈe dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. Saisissez, le cas ÈchÈant, les frais liÈs ‡ la commande, qui seront imputÈs sur le co˚t de revient. Manuel de rÈfÈrence 123 L'onglet image Vous pouvez insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, fiche ÈlÈment ou devis) avec images. Pour insÈrer une image, vous avez accËs ‡ deux fonctions :  Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre image a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.  Supprimer Permet de supprimer l'image affichÈe. Vous pourrez alors en insÈrer une autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. EBP B‚timent Aide 124 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre ÈlÈment. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de l'ÈlÈment. Manuel de rÈfÈrence 125 Elements bib externes Liste des ÈlÈments (BibliothËques ou Tarifs externes) La liste des ÈlÈments de votre bibliothËque a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat ou familles, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat ou familles, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. La liste prÈsente des caractÈristiques supplÈmentaires :  Elle peut comporter (en fonction de la bibliothËque) des Chapitres ou Sommaires, dans lesquels sont intÈgrÈs des ouvrages ou fournitures. Afin que vous puissiez facilement les distinguer, des couleurs diffÈrentes apparaissent sur les lignes de type Chapitres et Sommaires.  Les catÈgories sont automatiquement crÈÈes lors de l'import de votre bibliothËque. Vous pouvez les afficher dans votre liste.  La liste comporte un bouton supplÈmentaire: le bouton Biblio -> Interne. Le bouton Biblio -> Interne Ce bouton permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste, un ou plusieurs ÈlÈments de la bibliothËque ‡ transfÈrer, et cliquez sur le bouton Biblio -> interne. Une fois le traitement terminÈ, une fenÍtre d'information s'ouvre et vous indique les codes ÈlÈments crÈÈs dans votre bibliothËque interne. Remarque Si vous avez choisi la numÈrotation automatique des ÈlÈments, dans les Options de numÈrotation, les codes ÈlÈments crÈÈs suivent ceux de votre bibliothËque interne. Le code et le nom de la bibliothËque d'origine seront indiquÈs dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment. Si vous n'avez pas activÈ la numÈrotation automatique des ÈlÈments, les ÈlÈments transfÈrÈs de votre bibliothËque externe vers votre bibliothËque interne garderont leur code d'origine. Astuce Une fois transfÈrÈs dans votre bibliothËque interne, vous pourrez modifier, ou recoder les ÈlÈments comme vous le souhaitez. EBP B‚timent Aide 126 Fiche ADP L'onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, son unitÈ de vente, son type d'ouvrage, sa famille et le dÈtail des prix.  DÈboursÈ Total Affiche le total des dÈboursÈs fourniture et main-d'oeuvre (fabrication ou pose) de l'ouvrage.  Prix de vente HT de l'ouvrage Affiche le prix global de l'ouvrage, rÈsultat du total des prix de vente de la fourniture, du temps de pose ou de la fabrication. DÈtail Fourniture Affiche le dÈboursÈ total des fournitures, les coefficients de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices saisis lors de l'importation de la bibliothËque, pour calculer le prix de revient et le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine DÈtail pose Affiche le dÈtail du calcul du temps de pose de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. DÈtail Fabrication Affiche le dÈtail du calcul du temps de fabrication de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. Manuel de rÈfÈrence 127 L'onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en deux parties : une partie Composition et une partie DÈtail. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur DÈboursÈ et quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on affiche l'unitÈ de vente, le conditionnement, le type et la famille qui lui correspond. EBP B‚timent Aide 128 Fiche B‚tiprix Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 129 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Batiprix sont classÈs par Corps d'Ètats, chapitres et famille. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage 01020300003, Implantation de b‚timent 4 axes... appartient au corps d'Ètat MaÁonnerie, dans le chapitre Installation de chantier dispositifs d'exÈcution, et la famille Implantation. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), et la quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on a le groupe, la section et chapitre auquel il appartient, son unitÈ de vente et le mot-clÈ. EBP B‚timent Aide 130 Fiche Gible/Capeb Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 131 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Gible sont classÈs par Corps d'Ètats, familles et sous-familles. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage F0415050005, Grillage avertisseur rouge 0.4... appartient au corps d'Ètat ELECTRICITE, dans la famille TRANCHE - PERCEMENT - SAIGNE, et la sous-famille Grillage Avertisseur. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur code libellÈ, quantitÈ,Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), unitÈ de vente, famille, sous-famille, fournisseur et rÈfÈrence fournisseur. EBP B‚timent Aide 132 Artiprix Les tarifs Artiprix sont composÈs des champs suivants :  RÈfÈrence RÈfÈrence de l'ouvrage  UnitÈ UnitÈ de l'ouvrage  Base Nom de la base  Chapitre Nom de la catÈgorie  Sous-chapitre Nom de la sous catÈgorie  DÈsignation Description de l'ouvrage GÈnÈral Cet onglet rÈfÈrence le montant total des ÈlÈments qui composent l'ouvrage, les frais gÈnÈraux et taux de marge appliquÈs ‡ l'ouvrage ainsi que la TVA. On obtient ainsi le prix de vente TTC de l'ouvrage. DÈtail Cet onglet contient le dÈtail des prix des ÈlÈments composants l'ouvrage. Ces ÈlÈments peuvent Ítre une main d'oeuvre, des matÈriaux (fournitures) ou divers ÈlÈments. Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 133 Fiche Canal Pro / RÈseau Pro La fiche Canal Pro / RÈseau Pro affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article  L'unitÈ de facturation  UnitÈ de tarification  Conditions particuliËres Remise supplÈmentaire accordÈe sur l'article  RÈfÈrence fabricant Code de l'article chez le fabricant  Prix public HT Prix de vente HT  Remise professionnelle Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe  Prix net HT Prix achat HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre logiciel Tarif RÈseau Pro Partner, ou Canal Pro. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 134 Fiche Catelec La fiche Catelec affiche le code et le libellÈ de l'article et se divise en deux grandes parties : Article et Fabricant Article Affiche Le type article, l'unitÈ de vente, le code TVA, la date de Maj (derniËre mise ‡ jour du tarif), le statut, le libellÈ de la famille CATELEC Fabricant Affiche le code Catelec, les coordonnÈes complËtes du Fabricant, la quantitÈ fournisseur (nb ÈlÈments/fournisseur), la famille, le code Lidic (pour l'ÈlectricitÈ), le Type, le Support, le code EAN 13 (pour codes barres) etc.... Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Catelec. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 135 Fiche Cedeo Les fiches Dupont, Semangle, Clim+ et La Plateforme du B‚timent sont identiques ‡ celle de CÈdÈo. La fiche Cedeo affiche les onglets suivants : DÈtail et Prix Onglet DÈtail L'onglet DÈtail affiche les donnÈes suivantes : Le code, le libellÈ nomenclature, la description, la marque, l'unitÈ, la date de mise ‡ jour (du tarif), Le code famille, le code EAN13, le code CEDEO, et la rÈfÈrence de l'article chez le Fabricant. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Cedeo. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Onglet Tarif L'onglet Tarif affiche les champs suivants :  Prix Public HT C'est le prix public de vente de l'article. Il est donnÈ par CEDEO.  Prix Professionnel C'est le prix d'achat de votre article, qui dÈpend des remises qui vous sont accordÈes. Attention Lorsque vous intÈgrez votre tarif fournisseur tÈlÈchargÈ depuis le site CEDEO, le prix professionnel ne tient pas compte des remises dont vous bÈnÈficiez. Vous devez les saisir dans EBP B‚timent 2004, par famille d'article ou par article (cf ci-dessous)  Prix net article Saisissez le prix net d'achat que vous accorde CEDEO. Ce prix est reportÈ dans le prix professionnel et la remise article, au dessous est alors recalculÈe.  Article % Saisissez la remise en % que vous accorde CEDEO. Cette remise se dÈduit du prix public HT de l'article et calcule le prix professionnel dont vous bÈnÈficiez. Le prix net de l'article est aussi calculÈ.  Famille % Le pourcentage de remise de la famille est ‡ renseigner ‡ partir du menu DonnÈes - Divers - Famille de remise sur tarif. EBP B‚timent Aide 136 Fiche Covap La fiche Covap affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article  RÈfÈrence produit RÈfÈrence de l'article chez Covap  DÈsignation ComplÈmentaire LibellÈ long de l'article  ActivitÈ ActivitÈ concernÈe par l'article  L'unitÈ  Prix Net HT Prix de vente HT  Remise Remise qui vous a ÈtÈ accordÈe  Prix public HT Prix HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Covap. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 137 Fiche Legallais La fiche Legallais affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article Onglet DÈtail  Prix public HT Prix de vente HT.  Prix remisÈ Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe.  Fournisseur Nom du fournisseur pour ce produit.  UnitÈ UnitÈ de vente de l'article.  Page Page du catalogue ou est prÈsent cet article. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre CD Rom Legallais. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 138 Fiche Rexel / Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Les fiches Rexel ou Coaxel affichent la rÈfÈrence de l'ÈlÈment et son libellÈ ainsi que des informations complÈmentaires :  Le prix net HT en francs et en euros, correspondant au prix de vente  La famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment  La sous-famille  le groupe de vente  le nom du fournisseur Suite ‡ l'import du fichier Rexel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", une zone eco-contribution est visible. Elle contient les informations suivantes :  Code  Montant HT  LibellÈ Remarque Les eco-contributions associÈs aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier "BarËme eco- contribution". Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Rexel ou Coaxel. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 139 Fiche Sofip Les tarifs Sofip sont composÈs des champs suivants :  Code de l'ÈlÈment RÈfÈrence de l'ÈlÈment  LibellÈ dÈsignation de l'ÈlÈment Infos  Prix de vente 1 affiche le prix en euros et en francs du tarif par dÈfaut de l'ÈlÈment  Prix de vente 2 affiche le prix en euros et en francs du tarif 2 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Prix de vente 3 affiche le prix en euros et en francs du tarif 3 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Prix de vente 4 affiche le prix en euros et en francs du tarif 4 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Contenance affiche la contenance de l'ÈlÈment.  Conditionnement Emballage de l'article exprimÈ en quantitÈ  Famille Famille de l'ÈlÈment  Sous famille Sous-famille de l'ÈlÈment  Code fournisseur Code du fournisseur de l'ÈlÈment EBP B‚timent Aide 140 Fiche Tarifs gÈnÈriques La fiche des Tarifs gÈnÈriques inclut un code, un libellÈ commercial de l'article et se divise en deux parties essentielles : Article et Divers Article Dans cette partie, vous retrouvez le libellÈ technique, le dÈboursÈ (=prix d'achat) et le prix de vente de votre article. Divers Permet d'afficher le nom du fournisseur, la famille, la date de derniËre mise ‡ jour du tarif, et la rÈfÈrence de l'article chez le fournisseur. Remarque La fiche tarif gÈnÈrique contient des champs fixes, qui ne varient pas en fonction du tarif importÈ. Seuls les champs existants dans votre fichier et correspondants ‡ ceux de la fiche Tarif gÈnÈriques sont renseignÈs. Si un champ essentiel de votre fichier tarif n'apparaÓt pas, contactez notre service technique pour voir si nous pouvons Èventuellement l'ajouter. Manuel de rÈfÈrence 141 Les Familles ÈlÈments La fiche famille se compose des parties suivantes : L'entÍte Le haut de la fiche permet de dÈfinir le code, le libellÈ et le suivi de stock. Remplissez le nom et le libellÈ de votre famille et cochez la zone Suivi de stock si vous souhaitez que cette famille d'ÈlÈment soit gÈrÈe en stock. L'onglet Taux Les taux indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui correspondent ‡ ce que vous avez saisi dans la partie Taux/dÈcimales des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. L'onglet Comptes Vous pouvez dÈfinir vos comptes de vente par type d'ÈlÈment et par taux de TVA, pour une famille. Les comptes affichÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ saisis dans la partie TVA des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce Les taux et comptes saisis dans la fiche famille d'ÈlÈments peuvent Ítre rÈcupÈrÈs dans la fiche ÈlÈment. Lorsque vous sÈlectionnerez la famille auquel il est rattachÈ, un message de confirmation apparaÓtra. L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles ÈlÈments. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille ÈlÈment pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. EBP B‚timent Aide 142 La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise pour le client ou la famille de client sÈlectionnÈ. Il est obligatoire pour valider le tarif. Remarque Si une famille clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur famille ÈlÈments. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre famille d'ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 143 Grille de promotions A partir du menu DonnÈes + Grille de promotions, vous avez la possibilitÈ de crÈer des grilles de promotions. La grille de promotion est composÈe d'une entÍte et de 2 onglets. EntÍte de fiche Une grille de promotion est dÈfinie par :  un code Ce code est incrÈmentÈ automatiquement.  une description Indiquez le nom de la promotion.  une date de dÈbut Cette date dÈfinie la dÈbut de la promotion. Elle n'est pas obligatoire.  une date de fin Cette date dÈfinie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. Remarque Vous devez saisir au minimum une date de dÈbut ou une date de fin. Exemple - Si vous saisissez une date de dÈbut et une date de fin, la promotion sera effective uniquement entre ces pÈriodes, dates saisies incluses. - Si vous saisissez une date de dÈbut uniquement, la promotion sera effective ‡ partir de cette date pour une durÈe indÈterminÈe. - Si vous saisissez une date de fin uniquement, la promotion sera effective pour toute la pÈriode qui prÈcËde cette date de fin de promotion.  une case ‡ cocher "Promotion terminÈe" Cette case ‡ cocher est ‡ sÈlectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie. Astuce Si vous souhaitez suspendre ou arrÍter la promotion avant la date de fin, vous pouvez cliquer sur la case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les promotions sur ÈlÈments, famille ÈlÈments ou famille clients. Gestion des promotions Pour gÈrer les promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des promotions n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarif pris en compte dans les documents. EBP B‚timent Aide 144 Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir une promotion pour un ÈlÈment particulier, pour une famille ÈlÈments ou pour une famille clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'une promotion, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de promotion, cette ligne sera prise en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. Si une famille d'ÈlÈments est saisie, le code ÈlÈment ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Il n'est pas possible d'affecter un ÈlÈment de type texte dans une promotion. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ la remise. Elle est facultative. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de remise. Astuce Si une promotion est renseignÈe avec uniquement un % de remise, cette remise s'appliquera sur tous les ÈlÈments, tous clients confondus pour la pÈriode de promotion. Pour rÈaliser un promotion d'offre d'un article (article gratuit), vous devez mettre le % de remise ‡ 100 %. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre promotion. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de la fiche Promotion. Autres Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les donnÈes sont reprises ‡ l'exception des ÈlÈments suivants :  Date de dÈbut,  Date de fin,  case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Manuel de rÈfÈrence 145 Les dÈpÙts Vous pouvez modifier le libellÈ du dÈpÙt crÈÈ par dÈfaut, et cliquer sur Valider. La fiche dÈpÙt se compose de deux zones ‡ remplir : le code dÈpÙt et le libellÈ dÈpÙt. Vous n' Ítes pas limitÈs en nombre de dÈpÙts et pouvez gÈrer ainsi le dÈpÙt de votre magasin, votre camionnette, annexe etc... EBP B‚timent Aide 146 Clients PrÈsentation fiche La fiche client est dÈfinie par trois champs principaux : le code client (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du client, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect.  L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et visualiser la situation financiËre du client.  L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client.  L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au client.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, une nouvelle facture, un nouveau rËglement, d'imprimer une relance, de consulter l'historique, de consulter les statistiques ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 147 Onglet coordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du client, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 148 Onglet gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre client et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours.  Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre client. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le  Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre client. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale.  ComptabilitÈ Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents.  Statut Si vous cochez la zone Client bloquÈ, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente.  Message Suite ‡ la sÈlection du champ "Client bloquÈ", la zone "Message" est accessible. Elle vous permet de saisir le message d'avertissement qui apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente.  Solde initial Si votre client vous doit de l'argent, indiquez le montant dans cette zone. Le montant de l'encours sera calculÈ en fonction du solde initial et des factures que vous saisirez pour ce client. Remarque AprËs Èpuration, si vous avez supprimÈ des factures et rËglements, vous pouvez remettre ‡ jour le solde initial de votre client.  Encours Saisissez le montant du plafond (encours maximum) accordÈ ‡ votre client. Au del‡ de cette limite, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous facturerez le client. L'encours Actuel s'affiche, ainsi que le montant du dÈpassement s'il y a lieu. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum ‡ votre client, laissez le montant du plafond ‡ 0.00.  Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. Manuel de rÈfÈrence 149 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code ÈlÈment. Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients. EBP B‚timent Aide 150 Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche client. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille clients. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 151 Onglet document Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : le dernier devis, la derniËre facture, le dernier bon de livraison, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce client, en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 152 Onglet divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre client, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos clients dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre client et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 153 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche client. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre client.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre client, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation client, et un contact principal pour l'adresse de livraison.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client. EBP B‚timent Aide 154 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du client. Manuel de rÈfÈrence 155 Les familles clients/prospects Vous pouvez sÈlectionner la famille client/prospect dans l'entÍte de la fiche client et la fiche prospect. Les familles de client/prospect se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille client/prospect. Onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles clients. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. EBP B‚timent Aide 156 Enfin, il faut dÈfinir le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Il est obligatoire pour valider le tarif.Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille clients. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 157 Historique clients/prospects L'historique clients/prospects vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ vendus ‡ un (ou plusieurs) clients. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ vendu, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Famille client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du client (ou du prospect) ‡ afficher.  Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs.  Avec dÈtail ouvrages Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ avec le dÈtail des fournitures, main d'oeuvre, matÈriels et divers composants vos ouvrages. Si vous dÈ-cochez la zone, vous obtiendrez la liste des ouvrages correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents dans la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 158 Prospects PrÈsentation fiche La fiche prospect est dÈfinie par trois champs principaux : le code prospect (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du prospect, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect.  Ajout bloc attention pour saisie obligatoire des champs cp/ville/code pays/pays  L'onglet Gestion Permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect.  L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au prospect.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, de transfÈrer en client le prospect, ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 159 Onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du prospect, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 160 Onglet Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect.  Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre prospect. Lorsque vous enregistrerez un document, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre prospect. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le  ComptabilitÈ Le compte comptable prospect peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre prospect. Attention Les prospects de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. Manuel de rÈfÈrence 161 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle le prix ou la remise sera appliquÈ. Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients/prospects. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients/prospects. Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients/prospects. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. EBP B‚timent Aide 162 Onglet Divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre prospect, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche prospect, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos prospects dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre prospect et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 163 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche prospect.  Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre prospect.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre prospect, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation prospect, et un contact principal pour l'adresse de livraison.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect. EBP B‚timent Aide 164 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre prospect. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du prospect. Manuel de rÈfÈrence 165 Fournisseurs La fiche fournisseur - PrÈsentation La fiche fournisseur est dÈfinie par trois champs principaux : le code fournisseur (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du fournisseur, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de commande et d'enlËvement.  L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et de visualiser notre situation financiËre chez le fournisseur.  L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au fournisseur.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. EBP B‚timent Aide 166 L'onglet coordonnÈes de la fiche fournisseur Saisissez les coordonnÈes de commande et enlËvement du fournisseur. Si les coordonnÈes sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de commande dans l'adresse d'enlËvement, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 167 L'onglet Gestion de la fiche fournisseur Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre fournisseur et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours. Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre fournisseur. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre fournisseur. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale.  ComptabilitÈ Le compte comptable fournisseur peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre fournisseur. Attention Les fournisseurs de type UE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents.  DÈlai de livraison Saisissez en nombre de jours, le dÈlai moyen de livraison du fournisseur Remarque Le dÈlai saisi apparaÓtra automatiquement dans vos fiches ÈlÈments, lorsque vous ferez appel ‡ ce fournisseur. Vous pourrez le modifier si nÈcessaire.  Encours Affiche le montant de l'encours actuel du fournisseur  Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. EBP B‚timent Aide 168 L'onglet Documents de la fiche fournisseur Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : la derniËre commande, la derniËre facture, le dernier bon de rÈception, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce fournisseur, en cliquant sur le bouton Historique. Manuel de rÈfÈrence 169 L'onglet Divers de la fiche fournisseur Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre fournisseur, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos fournisseurs dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant, et associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre fournisseur et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne EBP B‚timent Aide 170 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche fournisseur.  Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre fournisseur.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre fournisseur, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de commande, et un contact principal pour l'adresse d'enlËvement.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur. Manuel de rÈfÈrence 171 L'onglet Notes de la fiche fournisseur Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre fournisseur. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du fournisseur. EBP B‚timent Aide 172 Les familles fournisseur Vous pouvez sÈlectionner la famille fournisseur dans l'entÍte de la fiche fournisseur. Les familles de fournisseur se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille fournisseur. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 173 Historique fournisseur L'historique fournisseur vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ achetÈs chez un (ou plusieurs) fournisseurs. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ achetÈ, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ achetÈs. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Famille fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du fournisseur ‡ afficher.  Code fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Code affaire SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'affaire sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents (= ÈlÈments) correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche fournisseur ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Fournisseurs ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 174 ReprÈsentants La fiche reprÈsentant est dÈfinie par deux champs principaux: le code reprÈsentant (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), et le nom ou la raison sociale du reprÈsentant. Saisissez les coordonnÈes du reprÈsentant. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez Ègalement renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre reprÈsentant, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos reprÈsentants dans les impressions. Vous pourrez saisir sur un document, ou sur une fiche client, le reprÈsentant qui lui est rattachÈ et imprimer le CA par reprÈsentant. Manuel de rÈfÈrence 175 Contacts tiers Un contact est dÈfini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur gÈnÈrÈ automatiquement), son nom, sa civilitÈ, sa fonction et son lieu. Vous pouvez sÈlectionner sa civilitÈ en la sÈlectionnant dans la liste accessible par l'icÙne . Vous disposez ensuite de deux onglets ‡ remplir avec soin : DÈtail et Notes. DÈtail Saisissez les coordonnÈes du contact, correspondantes gÈnÈralement au lieu de Facturation ou Livraison du tiers auquel il est rattachÈ. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact ‡ un tiers, en le sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, soulignÈ, couleur, police...) ‡ votre texte. EBP B‚timent Aide 176 SalariÈs / Personnel La fiche du salariÈ (ou du personnel) se compose de trois champs :  Le code salariÈ cette zone est calculÈe automatiquement en fonction d'un compteur.  Le nom Saisissez le nom du salariÈ.  Le prÈnom Saisissez le prÈnom du salariÈ.  Taux horaire Saisissez, en euros, le co˚t horaire de votre salariÈ.  SalariÈs inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le salariÈ dans les listes. Retrouvez vos salariÈs dans le planning, accessible depuis les Favoris de votre barre de navigation. Manuel de rÈfÈrence 177 MatÈriels Les matÈriels sont les ressources physiques de votre entreprise, et dont vous souhaitez gÈrer la disponibilitÈ ‡ travers le planning. La fiche matÈriel se compose de 8 champs :  Code Saisissez le code de votre matÈriel (son immatriculation ou son numÈro de sÈrie par exemple...)  LibellÈ Saisissez sa description  Km Si votre matÈriel est un vÈhicule, indiquez le nombre de KM parcourus  Nombre d'heures Indiquez le nombre d'heures d'utilisation de votre matÈriel  Dates de mise en service, de derniËre rÈvision et de prochaine rÈvision Indiquez les diffÈrentes dates correspondantes ‡ votre matÈriel  Co˚t horaire matÈriel PrÈcisez le co˚t horaire de votre matÈriel. Celui-ci sera notamment repris dans le suivi de chantier simplifiÈ.  MatÈriels inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le matÈriel dans les listes. EBP B‚timent Aide 178 Maintenance / S.A.V. Types de garantie La fiche Type de garantie se compose de champs ‡ saisir :  Code Saisissez le code du type de garantie.  LibellÈ Indiquez le libellÈ du type de garantie  DurÈe Saisissez la durÈe de garantie en nombre de mois. Vous pouvez prÈciser le type de garantie dans les fiches fournitures et divers. Manuel de rÈfÈrence 179 Contrats types Les contrats-types vous permettent de crÈer des contrats "modËles" et de prÈ-remplir les informations qui vous seront demandÈes lors de l'Ètablissement d'un nouveau contrat.  Code Saisissez le code du contrat type  Famille Vous pouvez classer votre contrat par famille. Pour crÈer une nouvelle famille de contrat, sÈlectionnez le choix Nouveau dans la liste dÈ-roulante. La fiche Contrat-type se compose d'onglets contenant les donnÈes suivantes : L'onglet ComplÈment  LibellÈ Indiquez un libellÈ concis pour votre contrat-type  Description Saisissez la description dÈtaillÈe de votre contrat-type  DurÈe du contrat Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat.  Tacite reconduction O / N Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client.  Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement. L'onglet Intervention  Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type.  Code intervention-type SÈlectionnez l'intervention-type liÈe ‡ ce contrat. La pÈriodicitÈ d'intervention saisie dans celle-ci sera recopiÈe ici.  PÈriodicitÈ díintervention SÈlectionnez la frÈquence d'intervention, l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires". Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation  Informations de facturation SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles :  Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client  Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation.  PÈriodicitÈ de facturation SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. EBP B‚timent Aide 180 Attention Dans le cas d'une frÈquence Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle, vous pouvez sÈlectionner le jour de la semaine ainsi que le mois (1er mois, 10eme mois...) le mois est toujours calculÈ en fonction de l'annÈe civile. Manuel de rÈfÈrence 181 Familles de contrat La fiche Famille de contrat comporte 2 champs ‡ saisir :  Code Saisissez le code de la famille de contrat  LibellÈ Indiquez le libellÈ de la famille La famille de contrat sera saisie dans le contrat-type ou le contrat, et vous permettra ainsi de les classer. EBP B‚timent Aide 182 Interventions types Les interventions que vous rÈalisez sont souvent les mÍmes. Vous pouvez crÈer des interventions modËles, vous permettant de prÈciser la durÈe d'intervention, les salariÈs et le matÈriel ‡ prÈvoir. Ainsi, lors de la saisie d'une nouvelle interventions, ces donnÈes seront automatiquement reprises. La fiche intervention-type se compose des donnÈes suivantes :  Code Saisissez le code de l'intervention-type  LibellÈ Indiquez une description succinte  DurÈe de l'intervention PrÈcisez, en nombre de mois, la durÈe de l'intervention. Vous pouvez Ègalement dÈfinir la pÈriode Du... au... ainsi que l'heure de dÈbut et de fin de l'intervention.  L'onglet SalariÈ Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code salariÈ qui interviendra sur ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire.  L'onglet MatÈriel Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code matÈriel dont vous aurez besoin pour ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. Remarque Il s'agit des matÈriels crÈÈs dans le menu DonnÈes - MatÈriels, qui reprÈsentent les ressources dont vous disposez dans votre entreprise. Ainsi, dËs la crÈation d'une intervention, le matÈriel sera rÈservÈ dans le planning . Manuel de rÈfÈrence 183 Historique Maintenance / S.A.V L'historique Maintenance / S.A.V vous permet de retrouver pour un numÈro de sÈrie, un ÈlÈment, un contrat, etc., les document liÈs ‡ la maintenance qui ont ÈtÈ enregistrÈs (contrats, factures, interventions, actions...) L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ le filtre choisi est prÈsent, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ le filtre sÈlectionnÈ apparaÓt. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  NumÈro de sÈrie Saisissez le numÈro de sÈrie du matÈriel sur lequel vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ.  Code ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Sous garantie Cochez cette zone si vous souhaitez afficher uniquement les ÈlÈments encore sous garantie  Code Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code contrat sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 184 Divers Les pays La fiche Pays se compose de deux zones ‡ remplir :  Le code pays.  Le nom du pays. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 185 Les dÈpartements La fiche dÈpartement est caractÈrisÈe par 4 champs :  Le code dÈpartement Saisissez le code du dÈpartement  Le dÈpartement Saisissez le nom ou libellÈ du dÈpartement  L'indicatif Saisissez l'indicatif tÈlÈphonique du dÈpartement (00 ‡ 05)  Le pays SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le pays. EBP B‚timent Aide 186 Les Codes postaux La fiche des codes postaux de compose de trois zones ‡ remplir :  Le code postal  Le nom de la ville  Le pays (que vous pouvez sÈlectionner avec l'icÙne ) Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 187 Les secteurs gÈographiques Si vous exercez votre activitÈ dans plusieurs rÈgions, il peut Ítre intÈressant de crÈer des secteurs gÈographiques. Vous pourrez classer vos clients et reprÈsentants et effectuer des statistiques, par secteurs gÈographiques. La fiche du secteur gÈographique se compose de quatre zones:  Le code secteur cela peut Ítre un numÈro de dÈpartement, mais aussi un compteur ou un nom de secteur.  Le libellÈ LibellÈ complet du secteur gÈographique  Export Cochez cette zone si le secteur se trouve dans une rÈgion o˘ vous exportez.  Code reprÈsentant Vous pouvez d'ores et dÈj‡ attribuer un secteur gÈographique ‡ un reprÈsentant. SÈlectionnez le ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Si vous avez plusieurs reprÈsentants sur un mÍme secteur gÈographique, vous pourrez rattacher dans chacune de ces fiches reprÈsentant, le mÍme secteur gÈographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche secteur gÈographique. EBP B‚timent Aide 188 Les Groupes Vous pouvez crÈer divers types de groupes : des groupes de clients, prospects, ÈlÈments, etc.. Ces groupes serviront ‡ classer vos donnÈes de base et Èventuellement ‡ imprimer des statistiques par groupes. Exemple groupe de clients : Clients privilÈgiÈs ou clients rÈguliers..bons ou mauvais payeurs, etc.. groupe d'ÈlÈments: pour tous les ÈlÈments de type fenÍtre, un groupe double-vitrage, un groupe simple vitrage, etc.. Saisissez dans la fiche Groupe, son code, son libellÈ, et enregistrez la fiche en cliquant sur le bouton Valider. Vous pouvez crÈer des groupes pour vos fournisseurs et les classer selon les critËres de votre choix..Respect de dÈlais, niveau de qualitÈ des fournitures etc... Manuel de rÈfÈrence 189 Les unitÈs Remarque Les unitÈs sont renseignÈes par dÈfaut lors de la crÈation du dossier. Saisissez le code unitÈ (ex : M3), le libellÈ (ex : mËtres cube) et le nombre de dÈcimales pour cette unitÈ (ex: 3). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unitÈ. EBP B‚timent Aide 190 La localisation La localisation permet d'indiquer l' emplacement d'un ÈlÈment dans votre dÈpÙt de stock. Exemple: Rayon A1, Rayon B3, etc...Cette localisation sera saisie dans l'onglet STOCK de la fiche ÈlÈment. La fiche localisation se compose de deux zones, ‡ remplir :  Le code Saisissez un code unique pour dÈsigner l'emplacement (ex : A1)  La description indiquez le libellÈ complet de cet emplacement (ex : Rayon Tolerie, allÈe A1...) Manuel de rÈfÈrence 191 Les CivilitÈs Saisissez le libellÈ de la civilitÈ. Les civilitÈs seront utilisÈes notamment dans les fiches tiers (clients, fournisseurs, ...). EBP B‚timent Aide 192 Les lettres types Les lettres-types sont des modËles de lettres que vous pourrez appeler dans vos documents de vente (onglet Lettres-types), et qui seront imprimÈes en mÍme temps que vos documents de vente. La lettre type se compose d'un libellÈ (= titre de lettre), et d'une zone de saisie libre. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[EntrÈe] de votre clavier. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la lettre-type. Manuel de rÈfÈrence 193 Les mÈtrÈs types Le mÈtrÈ est une feuille de calcul qui permet de saisir des formules plus ou moins complexes qui serviront ‡ quantifier les ÈlÈments nÈcessaires ‡ la rÈalisation de travaux. Un mÈtrÈ-type est une formule de calcul type qui pourra Ítre utilisÈe autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront ‡ saisir. Vous pouvez saisir vos propres formules, ou bien faire appel ‡ líassistant mÈtrÈ, qui contient de nombreuses fonctions. Un mÈtrÈ-type peut Ítre appelÈ sur un ÈlÈment en cours de rÈalisation díun document mais vous pouvez aussi le rattacher directement ‡ la fiche díun ÈlÈment (ouvrage, matÈriel, fournitures..) ‡ partir de líonglet MÈtrÈ. La valeur calculÈe dans le mÈtrÈ est automatiquement reprise comme QuantitÈ sur la ligne de líouvrage. Saisissez le code et le libellÈ de votre nouveau mÈtrÈ-type. Au dessous du libellÈ, vous trouvez 6 icÙnes. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  recalculer les mÈtrÈs  appeler líassistant de formule de calcul  appeler un mÈtrÈ-type Vous pouvez alors saisir vos formules dans la feuille de calcul : La colonne MÈtrÈ Permet de dÈfinir les variables, les constantes, saisir une formule, une opÈration. Astuce Vous pouvez aussi insÈrer des commentaires pour expliquer les calculs, en commenÁant votre ligne par une apostrophe. Ex : 'Calcul de la surface. La colonne Valeurs Permet díintroduire la valeur díune variable. La colonne Total Dans cette colonne apparaÓtra le rÈsultat de votre mÈtrÈ. Vos mÈtrÈs-type peuvent faire appel ‡ des variables et ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ (qui contient de nombreuses fonctions, pour vous aider). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mÈtrÈ-type. Astuce Des exemples de mÈtrÈs-type sont ‡ votre disposition dans le dossier de dÈmonstration. EBP B‚timent Aide 194 L'assistant de calcul du mÈtrÈ L' assistant de calcul met ‡ votre disposition les fonctions, les variables dÈfinies dans la grille du mÈtrÈ et les opÈrateurs afin de vous permettre de dÈfinir simplement votre formule. Pour faire appel ‡ l'assistant dans la fiche du mÈtrÈ, vous pouvez cliquer sur l'icÙne ou utiliser le raccourci Clavier [Ctrl]+[T] UtilitÈ des fonctions Les fonctions permettent díeffectuer un calcul prÈ-dÈfini : calcul de surfaces, de volumes, de pÈrimËtres, fonctions arithmÈtiques, logiques, statistiques, trigonomÈtriques. La fenÍtre de l'assistant de dÈcompose de la faÁon suivante :  La zone de saisie de la formule : insertion des fonctions, des variables, des opÈrateurs, des chiffres.  La partie Fonctions, o˘ vous pouvez consulter la liste des fonctions disponibles et sÈlectionner celle qui vous intÈresse.  La partie Variables, qui liste les variables crÈÈes dans vos premiËres lignes de mÈtrÈs, et que vous pouvez utiliser dans la zone de saisie.  La partie Conseils, qui vous donne quelques informations et la syntaxe ‡ respecter pour utiliser la fonction courante. Manuel de rÈfÈrence 195 Les variables du mÈtrÈ Quíest-ce quíune variable ? Une variable est une information (gÈnÈralement une dimension) qui níest pas constante. Exemple Pour dÈterminer la surface díun mur ‡ peindre, vous avez besoin de connaÓtre les dimensions suivantes : Hauteur, Largeur (et si nous affinons, vous avez aussi besoin de connaÓtre les dimensions des ouvertures). Ces dimensions varient ‡ chaque travail : ce sont donc des variables. Comment crÈer une variable ? Les variables sont gÈnÈralement ‡ dÈfinir en dÈbut de mÈtrÈ. Chaque variable doit Ítre crÈÈe sur une ligne distincte, pour plus de lisibilitÈ. Suivez les Ètapes une ‡ une :  Choisissez un nom de variable ni trop court, ni trop long, il doit Ítre suffisamment ´ parlant ª sans toutefois Ítre fastidieux ‡ saisir.  Faites suivre le nom par le signe =,  Faites suivre le signe = díun point díinterrogation: ?  Le point díinterrogation permettra de saisir la valeur de la variable dans la colonne Valeurs. Remarque Une variable peut aussi Ítre crÈÈe pour contenir une valeur constante (et oui !) afin de pouvoir líappeler dans une formule, par son nom plutÙt que par sa valeur. Dans ce cas, il suffit de remplacer le point díinterrogation par la valeur elle- mÍme. EBP B‚timent Aide 196 Les postes complÈmentaires Les postes complÈmentaires permettent d'ajouter des frais annexes ou divers dans le pied de vos documents. Saisissez le libellÈ du poste complÈmentaire que vous souhaitez crÈer, et renseignez les comptes comptables si vous souhaitez que les postes complÈmentaires apparaissent sur une ligne d'Ècriture ‡ part lors du transfert comptable. L'option doit Ítre au prÈalable cochÈe dans les options pour la comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 197 Les frais de port Dans cette fiche, vous pouvez choisir entre 3 modes de calcul des frais de port : au forfait, au pourcentage ou par paliers.  Montant Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port correspondent ‡ un montant forfaitaire, et indiquez sa valeur dans la zone de saisie.  Pourcentage du total HT Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port soient calculÈs en fonction d'un pourcentage du total HT de votre document. Saisissez la valeur du pourcentage ‡ appliquer.  Paliers en HT Cochez cette zone, si vous souhaitez que le montant de vos frais de port dÈpende du total HT facturÈ. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir 5 seuils, et 5 montants de frais de port correspondants. Remarque Le tableau peut se lire de la faÁon suivante "A partir de tel total HT (seuil), appliquer tel montant de forfait EBP B‚timent Aide 198 La fiche mode de rËglement Les modes de rËglement sous EBP B‚timent incluent ‡ la fois le moyen de paiement utilisÈ et l'ÈchÈance ‡ gÈnÈrer. DÈfinition du mode de rËglement Pour crÈer un mode de rËglement, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE et un libellÈ (dans la zone LibellÈ). Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quel type d'ÈchÈance il correspond. Exemple Code ESP , libellÈ ESPECES Saisie de l'ÈchÈance Pour ajouter une ligne dans le tableau, cliquez sur l'icÙne . A une ligne correspond une ÈchÈance. Vous devez remplir toutes les colonnes du tableau :  % : Sert ‡ calculer le montant de l'ÈchÈance par rapport au montant TTC de la facture multipliÈe par le pourcentage dÈfini. Par dÈfaut, elle est Ègale ‡ 100% et non modifiable.  Mois comptable Cochez cette zone si vous souhaitez fonctionner en mois comptable pour le calcul de votre date d'ÈchÈance (sert pour considÈrer un nombre de jours en nombre de mois. 30 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc &ldots;)  Nbre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ comptabiliser avant d'appliquer le rËglement. Remarque la zone nombre de jours n'est pas accessible pour un rËglement de type Comptant.  RËglement Choisissez dans la liste proposÈe, le mode de calcul de votre ÈchÈance que vous souhaitez appliquer (fin de dÈcade, comptant, fin de mois, etc...).  Jour Cette zone accessible uniquement pour les rËglement de type : fin de mois Le, ou net le..  Paiement par Indiquez ici le mode de rËglement de votre client (espËces, chËque, LCR, etc..) Vous pouvez modifier crÈer plusieurs lignes d'ÈchÈances pour un mode de rËglement. Cliquez sur l'icÙne pour ajouter une ligne et saisissez ses diffÈrents critËres. Attention La somme des % des lignes crÈÈes doit Ítre Ègale ‡ 100% Exemple Vous pouvez crÈer un mode de rËglement incluant trois ÈchÈances, dont une au comptant et deux avec des ÈchÈances : - saisie d'une premiËre ligne d'ÈchÈance avec 20% Comptant - saisie d'une deuxiËme ligne avec 40% dans 30j fin de mois - saisie d'une troisiËme ligne, avec 40%, ‡ 60jours fin de mois. Vous pourrez sÈlectionner le mode de rËglement dans la fiche client, et les ÈchÈances seront automatiquement calculÈes dans la facture du client. Manuel de rÈfÈrence 199 Test Pour tester votre ligne díÈchÈance, indiquez un montant dans la zone Test, modifiez Èventuellement la date (par dÈfaut la date du jour). Le logiciel calcule alors dans le tableau de droite, la date de l'ÈchÈance et son montant, et gÈnËre Èventuellement une ligne díÈchÈance ‡ 1 an pour la retenue de garantie. (Le pourcentage de la retenue de garantie qui apparaÓt, est celui qui a ÈtÈ dÈfini dans les options) Si les dates et les montants vous conviennent, cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mode de rËglement. EBP B‚timent Aide 200 Conditions de rËglement Les conditions de rËglement sont utilisÈes dans l'onglet "ComplÈment" du document. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 2 zones ‡ renseigner : Le code Pour crÈer une condition de rËglements, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE. LibellÈ de conditions de rËglement Indiquez le libellÈ des conditions de rËglement. Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quelle condition de rËglement il correspond. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Manuel de rÈfÈrence 201 La fiche Banque Les banques sont celles sur lesquelles vous allez effectuer vos remises en banque. La fiche banque est composÈe d'un code (ex: 01) et d'un libellÈ (Ex: banque xxxxx) , une coche pour indiquer s'il s'agit de votre banque principale, et de 4 onglets.  L'onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de votre banque.  L'onglet ComptabilitÈ / RIB / ETEBAC Attention Cette partie est trËs importante Dans la partie comptabilitÈ, saisissez le journal comptable et le compte sur lesquels seront transfÈrÈes vos Ècritures de rËglement dans le logiciel EBP Compta. La saisie de votre numÈro de compte est importante car le logiciel imprimera ces informations sur votre bordereau de remise en banque. Remarque Le logiciel contrÙle si votre numÈro de compte est correct. Si cela n'est pas le cas, vous aurez un message d'avertissement du type "clÈ de RIB incorrecte". Dans la partie ETEBAC, Saisissez vos numÈros d'Èmetteur et donneur d'ordre (les demander ‡ votre banque) et cochez ou non la zone "formater le fichier" (dÈpend du format de fichier souhaitÈ par votre banque), afin de pouvoir gÈnÈrer le fichier ETEBAC destinÈ ‡ votre banque depuis l'Ècran des remises en banque ou dÈcaissements.  L'onglet contact vous permet de saisir les coordonnÈes de la personne ‡ contacter (votre banquier)  L'onglet Notes vous donne accËs ‡ un champs libre pour saisir Èventuellement des notes au sujet de votre banque. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche banque. EBP B‚timent Aide 202 Les familles de remise sur tarifs Les familles de remise sur tarif permettent : - d'appliquer des taux de remise par famille sur les prix indiquÈs ‡ l'importation de la bibliothËque Catelec et d'appliquer des taux de remise par famille sur le tarif Cedeo. - de sÈlectionner une ou plusieurs famille ‡ importer, plutÙt que l'ensemble des donnÈes fournies dans la bibliothËque Catelec. Les familles de remise se composent de 4 zones, ‡ remplir :  Code Saisissez un code numÈrique, sur deux caractËres, pour identifier votre famille de remise  Code famille Code de la famille Catelec ou Cedeo  Taux de remise Taux de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat HT.  Grossiste SÈlectionnez Catelec ou Cedeo (Les fichiers ‡ importer des autres fournisseurs de tarifs, comme RÈseau Pro , Canal Pro sont dÈj‡ remisÈs) Manuel de rÈfÈrence 203 BarËme Eco-contribution Le barËme d'Èco-contribution est utilisÈ dans la fiche ÈlÈment et les documents de ventes. La liste des barËmes d'Èco-contribution peut Ítre renseignÈe automatiquement lors de la crÈation du dossier ou lors d'un import du barËme eco-contribution. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 3 zones ‡ renseigner : Le code eco-contribution Le code d'Èco-contribution est gÈnÈrÈ automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. La famille SÈlectionner la famille ‡ laquelle appartient le barËme ‡ l'aide de l'icÙne . LibellÈ eco-contribution Indiquez le libellÈ du barËme. Montant U Èco-contribution TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'Èco-contribution Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Remarque Suite ‡ la crÈation de la table lors de la crÈation de dossier ou lors de l'import de la table, une description dÈtaillÈe du barËme est affectÈe par dÈfaut dans cette zone. EBP B‚timent Aide 204 Les familles Èco-contribution Vous pouvez sÈlectionner la famille Èco-contribution dans l'entÍte de la fiche barËme Èco-contribution. Les familles se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille Èco-contribution. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 205 Les Utilisateurs La fiche Utilisateurs se prÈsente diffÈremment en fonction de la version du logiciel que vous possÈdez. En version monoposte, l'utilisateur ADM est crÈÈ par dÈfaut. Vous avez accËs aux zones suivantes :  Nom Vous pouvez changer le nom de l'administrateur  Mot de passe Saisissez un mot de passe pour protÈger l'ouverture de votre dossier (Il sera demandÈ ‡ chaque ouverture du logiciel)  Confirmation Retapez le mÍme mot de passe pour confirmation  Groupe d'utilisateurs SÈlectionnez le groupe auquel appartient l'utilisateur Attention Si vous sÈlectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront ‡ ceux du groupe et ne pourront Ítre modifiÈs. En version rÈseau (multi-utilisateurs), vous pouvez crÈer de nouvelles fiches utilisateurs et leur attribuer un Code sur 3 caractËres. Lorsque vous ouvrirez le dossier, vous pourrez vous connecter avec des noms d'utilisateurs diffÈrents et serez limitÈs ‡ 4 utilisateurs connectÈs en mÍme temps si vous possÈdez une version 2 ‡ 4 utilisateurs. Vous pouvez dÈfinir une gestion des droits par utilisateurs. Dans la liste des catÈgories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que vous pouvez dÈrouler, en cliquant sur le petit + qui apparaÓt devant chaque menu. La liste des droits accordÈs pour chaque sous-catÈgorie sont affichÈs dans la colonne de droite. Par dÈfaut, ‡ la crÈation de la fiche utilisateur, tous les droits sont activÈs. Vous pouvez cocher/ dÈ-cocher ceux que vous souhaitez accorder ‡ l'utilisateur affichÈ. Remarque Une coche apparaÓt aussi devant les catÈgories pour lesquelles tous les droits ont ÈtÈ accordÈs. Lorsqu'une partie des droits a ÈtÈ accordÈe, la coche apparaÓt, mais est grisÈe. EBP B‚timent Aide 206 Les Groupes d'utilisateurs Vous pouvez crÈer des groupes d'utilisateurs, dÈfinir une gestion des droits par groupe d'utilisateurs, et rattacher ensuite un utilisateur ‡ un groupe. Remarque Les droits que vous dÈfinissez pour un groupe d'utilisateur prÈvalent sur les droits dÈfinis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde ‡ un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Saisissez un code groupe, un nom de groupe (ex :nom d'un service) et dÈfinissez les droits pour ce groupe. Manuel de rÈfÈrence 207 Traitements EBP B‚timent Aide 208 Les documents de vente Liste des documents de vente La liste des documents de vente a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires :  Une recherche avancÈe  Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.  PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...  Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ.  Client SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique client, accessible depuis la liste des clients, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le client sÈlectionnÈ.  ReprÈsentant SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le reprÈsentant recherchÈ. Tous les documents sur lesquels il est intervenu seront affichÈs. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document  le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du client si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "devis-type" ou modËles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis ‡ jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs Èventuels sur les ÈlÈments ?" apparaÓt. Manuel de rÈfÈrence 209 - Si vous rÈpondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vÈrifiÈs, calculÈs et appliquÈs s'il y a lieu. - Si vous rÈpondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vÈrifiÈs et le document sera dupliquÈ tel qu'il est. Si une remise ou un prix diffÈrent de la fiche ÈlÈment sont sur le document d'origine, ce sont ces donnÈes qui seront reprises sur le document final.  le bouton TransfÈrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : un devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. Un Bon de livraison peut Ítre transfÈrÈ en Bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une livraison partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires.  le bouton Livrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Le bouton Livrer est actif pour les documents de type commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la livraison de la commande, et d'effectuer des livraisons partielles. Dans ce dernier cas, le bouton Livrer est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement livrÈe.  le bouton Regroupement BL, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il sert aux documents de type bon de livraison (BL). Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de livraisons.  le bouton Avancement, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il est actif pour les factures directes, les factures issues d'un devis ou d'une commande. Vous devez l'utiliser pour gÈnÈrer une nouvelle facture d'avancement (faisant suite ‡ une premiËre facture d'avancement). EBP B‚timent Aide 210 L'onglet EntÍte des documents de vente L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Astuce Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionnez un prospect en entÍte d'une facture. Suite ‡ cette sÈlection, un message vous demandera de confirmer le passage du prospect en client afin de continuer la facturation de celui-ci. Astuce Suite ‡ la saisie d'un contact client, et ‡ la demande de "MAJ Contact" c'est l'adresse de celui-ci qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du client. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire Vous pouvez saisir les conditions de rËglement du rËglement dans cette entÍte. La zone Document associÈ vous permet d'associer un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou un plan (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre devis, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le devis avec l'image associÈe. Indiquez Ègalement le taux de TVA par dÈfaut. Ce taux de TVA pourra Ítre modifiÈ sur chacune des lignes de votre document si besoin. Manuel de rÈfÈrence 211 L'onglet ComplÈment L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents de vente ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre :  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre document, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . La zone rÈfÈrence permet de saisir l'origine du document. Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le document avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant (sauf pour le suivi de chantier), le dÈpÙt de stock, la TVA par dÈfaut, le modËle d'impression (sauf pour le suivi de chantier), la date de validitÈ dans les devis (calculÈe en fonction de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier), ainsi que les conditions de rËglement.. L'information "Remise sur tranche mÍme si prix fixe" vous permet de vÈrifier l'option que vous avez sÈlectionnÈe dans les Options du dossier. Si vous souhaitez modifier celle-ci, vous devez aller dans les Options du dossier/Documents/Ventes... La zone Mouvemente le stock est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Si vous Ítes dans un document de type devis, vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre, qui s'appliquera aux documents qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir du devis. Dans les factures, la zone Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement, vous permet de changer le mode de calcul sÈlectionnÈ par dÈfaut (voir les options du dossiers). EBP B‚timent Aide 212 L'onglet Corps L'onglet Corps se compose :  D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions,  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,  De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 40 colonnes sont ‡ votre disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.  Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque.  Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvel ouvrage (ou bien Nouvelle fourniture, Mo, etc...), ou l'icÙne Nouvel ouvrage (ou bien les icÙnes correspondants ‡ chaque type d'ÈlÈment ‡ insÈrer), ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Remarque Si vous insÈrez une "Nouvelle Fourniture", "Nouvelle Main d'oeuvre"...., le terme "Fourniture", "Main d'oeuvre"... sera notÈ par dÈfaut dans la colonne "Description".  Pour insÈrer un texte, saisissez-le directement dans la colonne DÈsignation, et utilisez la barre d'outils pour mettre en gras, italique, soulignÈ, couleur, tout ou une partie de votre texte. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne :  pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne DÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage.  pour Les fournitures  pour les matÈriels  pour les divers  pour les textes types Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Remarque Suite ‡ la sÈlection d'un ÈlÈment, il se peut que le prix ou la remise soit diffÈrent de ceux de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment. Dans ce cas, vous devez vÈrifier si cela n'est pas du ‡ une grille de remise active. Pour cela, il vous suffit de vous positionner sur la ligne de l'ÈlÈment et de cliquer sur le bouton DÈtail et l'onglet Tarifs/Promotions. Le menu contextuel Manuel de rÈfÈrence 213 Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Un colonnage spÈcifique existe dans les bons de livraisons, livraisons partielles et factures. Ce colonnage affiche par dÈfaut les colonnes liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V : NumÈro de SÈrie, Type de garantie, date de dÈbut et fin de garantie. Pour activer ce colonnage, il suffit de le cocher dans le menu contextuel. Vous pouvez cocher ensuite, dans le menu contextuel, l'option Vue par dÈfaut si vous souhaitez que ce colonnage s'affiche par dÈfaut dans tous vos bons de livraisons et factures. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs Au bas de la fenÍtre,vous disposez de trois boutons : TVA, TVA Avanc, VÈrif stock, RÈcapitulatif et DÈtail.  TVA affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA  TVA Avanc accessible uniquement dans les factures. Affiche le rÈcapitulatif des montants HT net Avancement soumis ‡ TVA.  VÈrif Stock accessible uniquement dans les commandes, bl et factures. Permet de connaÓtre les ÈlÈments pour lesquels les quantitÈs indiquÈes sont supÈrieures ‡ celles en stock.  RÈcapitulatif prÈsente les temps totaux de main-d'oeuvre et de pose en heures et l'Èquivalence en jours, les dÈboursÈs, prix de revient et prix de vente HT par type d'ÈlÈments. Pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers non rÈfÈrencÈs qui ont ÈtÈ saisi dans le document, vous pouvez ajouter automatiquement de la main-d'oeuvre (pour la "pose comprise" en la sÈlectionnant dans la zone Code MO. Un message de confirmation sera affichÈ au moment de la fermeture du rÈcapitulatif.  DÈtail Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne sont affichÈs. Dans ce bouton, un onglet Tarifs et Promotions permet de voir, lors de la rÈalisation du document, les tarifs/promotions possibles par ordre de prioritÈs en fonction des critËres Tarifs/Promotions dÈfinis dans le menu "Outils puis Options" partie "Tarifs/Promotions". Attention L'onglet Tarifs/Promotions du bouton DÈtail n'est pas historisÈ sur la ligne de document. L'affichage de l'onglet peut changer entre la crÈation et la consultation du document quelques temps plus tard, en fonction de la fin ou non d'une promotion, d'un changement de tarif ... Au dessus, vous pouvez consulter le total HT et total TTC de votre document. La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher. EBP B‚timent Aide 214 La barre d'outils du corps des documents Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions :  Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps.  Permet de couper une ligne  Permet de copier une ligne  Permet de coller une ligne  Permet de rechercher une ligne dans le corps du document en fonction de multiples critËres (code, description, prix etc..)  Cliquez sur cette icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.  Cliquez sur cette icÙne pour appliquer des modifications sur l'ensemble d'un devis, comme remplacer le code d'un ÈlÈment par un autre, actualiser des % de Frais gÈnÈraux et/ou bÈnÈfices sur un ÈlÈment etc.. Cette icÙne n'est disponible qu'en version .  Cliquez sur cette icÙne pour que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas inclue dans le montant du document (pour les variantes)  Cliquez sur cette icÙne pour figer le prix d'un ÈlÈment. La ligne apparaÓtra alors en italique et soulignÈ. Si vous effectuez des remises/majorations sur une partie ou l'ensemble de votre document, ces remises/majorations ne seront pas imputÈes sur le prix de votre ÈlÈment.  Cliquez sur cette icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe.  Cliquez sur cette icÙne avant d'insÈrer un ÈlÈment de type ouvrage, si vous souhaitez que le prix marchÈ de l'ouvrage (onglet Tarif) soit rÈcupÈrÈ.  Cliquez sur cette icÙne pour masquer automatiquement le sous-dÈtail des ouvrages.  Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne sÈlectionnÈe (de type Tranche, sous-tranche ou ouvrage).  Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne sÈlectionnÈe (Tranche, sous-tranche ou ouvrages).  Calculatrice.  active le mode de saisie en plein Ècran.  Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet d'insÈrer une ligne dans un ÈlÈment de type ouvrage, au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet de crÈer un nouvel ouvrage (non rÈfÈrencÈ).  Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe).  Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre.  Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel.  Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 1.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 2.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 3.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 4.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 5.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 6.  Permet d'insÈrer un sous-total.  Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du document. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Manuel de rÈfÈrence 215 Remarque Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 216 Les colonnes des documents de vente Liste des colonnes disponibles Explication NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les lignes de type tranche ou soustranche en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description Technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. NumÈro de sÈrie Zone accessible dans les bons de livraisons, bons de retour, factures et avoirs et pour les ÈlÈments de type Fourniture ou Divers. Saisissez le numÈro de sÈrie de l'ÈlÈment. Type de Garantie Si le type de garantie a ÈtÈ prÈcisÈ dans la fiche ÈlÈment, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez le modifier ‡ l'aide de la dÈ-roulante. Date dÈbut de garantie La date de dÈbut de garantie est initialisÈe par dÈfaut en fonction de la date du document. Vous pouvez la modifier Date fin de garantie La date de fin de garantie est calculÈe en fonction de la date de dÈbut de garantie et la durÈe de garantie renseignÈe dans la fiche Type de garantie (ou la fiche ÈlÈment). Vous pouvez la modifier. Remarque Dans le cadre d"un ÈlÈment vendu avec une extension de garantie, saisissez l'extension de garantie sur une ligne au dessous de l'ÈlÈment, et n'oubliez pas de re-prÈciser le numÈro de sÈrie de celui-ci ainsi que les dates de garantie. DurÈe de garantie La durÈe de garantie s'affiche si le type de garantie est saisi. Il est possible de la modifier, ce qui entraÓnera le re-calcul de la date de fin de garantie. DÈboursÈ fourniture DÈboursÈ indiquÈ dans l'onglet tarif de la fiche fourniture. % FG fourniture % FG indiquÈ dans l'onglet fourniture de la fiche tarif. Prix de revient fourniture dÈboursÈ sec + % FG fourniture % bÈnÈfice fourniture (% Bn) % bÈnÈfice fourniture indiquÈ dans la fiche fourniture PV fourniture Prix de revient + % BÈnÈfice Code MO Code main d'oeuvre pouvant Ítre insÈrÈ sur les lignes de type fourniture, matÈriel ou divers, ou articles non rÈfÈrencÈs (pour la notion "pose comprise") DÈboursÈ MO DÈboursÈ main-d'oeuvre de l'onglet Tarif de la fiche MO % FG MO % de FG de la fiche main-d'oeuvre. Prix de revient MO DÈboursÈ sec MO + % FG % bÈnÈfice MO % bÈnÈfice indiquÈ dans l"onglet tarif de la fiche MO PV MO Prix de revient MO + % bÈnÈfice ) Cadence durÈe Zone rÈservÈe pour les ÈlÈments de main- d'oeuvre inclus dans un ouvrage, ou pour les main-d'oeuvre Manuel de rÈfÈrence 217 inclues dans un ÈlÈment de type fourniture, matÈriel ou divers. Saisir la base horaire pour le calcul du prix de la main-d'oeuvre. Cadence quantitÈ Pour les mÍmes articles ci-dessus, saisir la quantitÈ de travaux rÈalisÈs pour la Cadence durÈe. Temps pose Temps de pose pour les articles de type fourniture, matÈriel, et divers. Remarque Pour la main-d'oeuvre, temps de pose = quantitÈ. DÈboursÈ Prix total des dÈboursÈs MO + fourniture. % FG % de FG total (MO + fourniture) Prix revient Total dÈboursÈ + % FG % BÈnÈfice % bÈnÈfice total (Mo + fourniture) PV HT Prix de revient total + % Bn total) Remarque Pour les lignes de type tranches, sous-tranches ou ouvrages, le PV HT correspond au total des montants net HT du sous-dÈtail PV HT (Francs) Prix de vente HT exprimÈ en Francs PV ActualisÈ Prix de vente HT - montant actualisation % Remise % de remise appliquÈ sur la ligne courante % Remise cumulÈe % de toutes les remises confondues sur la ligne (si remise sur niveau supÈrieur, sous-tranche, tranche, etc..) + les postes complÈmentaires calculÈs en pied de document. PV net PVHT - % Remise PV net (Francs) Prix de vente net exprimÈ en Francs. PV net remisÈ Prix de vente net - % Remise cumulÈe Marge nette % (Marge nette HT * 100) / Prix net remisÈ Marge nette HT PV net remisÈ - Prix de revient QuantitÈ brute QuantitÈ ‡ rÈaliser Attention Si vous avez rattachÈ un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment, la colonne QuantitÈ brute n'est plus modifiable. % de perte Coefficient de perte (ex : pour du carrelage, en fonction de la pose..) QuantitÈ QuantitÈ brute + (quantitÈ brute * % de perte) QuantitÈ rÈelle QuantitÈ multipliÈe par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, sous-tranches ou tranches de niveau supÈrieur. UnitÈ vente UnitÈ de vente ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne Temps Mo Total Temps de Mo multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de Mo seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose Total Temps de pose multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de pose seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps MatÈriel Total Temps de matÈriel multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de MatÈriel seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose / Mo Total Temps MO total + temps de pose Total. Poids unitaire Poids indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. Poids total Poids multipliÈ par la quantitÈ. Poids total Kg Poids total ÈvaluÈ en kilos. Volume unitaire Volume indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. UnitÈ volume UnitÈ de volume (de la fiche ÈlÈment). Volume total Volume * QuantitÈ. Volume total m3 Volume total ÈvaluÈ en m3 Montant net HT PV net * QuantitÈ EBP B‚timent Aide 218 Montant net HT (Francs) Montant net HT exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ Montant net HT - % remise sur les ouvrages, soustranches ou tranches supÈrieures. Code Èco-contribution Code Èco-contibution ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne. Montant U eco-contrib. TTC Il correspond au montant unitaire saisi dans le barËme. Montant total Èco-contrib. TTC Il correspond au montant U TTC multipliÈ par la quantitÈ ‡ facturer. Code TVA Taux de TVA de la ligne. Peut Ítre modifiÈ sur les ouvrages, tranches et sous-tranches. Montant net TTC Montant net HT + montant de TVA Montant net TTC remisÈ Montant net TTC - remises cumulÈes des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur. DÈpÙt DÈpÙt de stock de l'ÈlÈment. le dÈpÙt peut Ítre modifiÈ. Liste des colonnes des factures pour la saisie de l'avancement Explication % Avancement cumulÈ Zone saisissable dans le cas d'un avancement qualitatif (voir Divers document). Saisir le pourcentage cumulÈ d'avancement pour facturer le client. % Avancement cumulÈ quantitÈ Zone de saisie du pourcentage d'avancement des quantitÈs en cumulÈ. QuantitÈ Avancement QuantitÈ consommÈe pour cette facture d'avancement QuantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ dÈj‡ consommÈe (regroupe les quantitÈs consommÈes sur les factures prÈcÈdentes) QuantitÈ cumulÈe QuantitÈ Avancement + quantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ rÈelle QuantitÈ rÈelle prÈvue, multipliÈe par la quantitÈ des ouvrages, tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. QuantitÈ BL RÈelle QuantitÈ prÈvue dans le bon de livraison QuantitÈ rÈelle cumulÈe QuantitÈ cumulÈe multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur QuantitÈ rÈelle prÈcÈdent cumulÈe QuantitÈ rÈelle cumulÈe des factures prÈcÈdentes QuantitÈ rÈelle d'avancement QuantitÈ Avancement multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous -tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ Somme des montants net HT d'avancement des situations prÈcÈdentes Montant net HT Avancement QuantitÈ Avancement * Montant net HT Montant net HT Avancement (Francs) Montant net HT Avancement exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ + Montant net HT avancement, - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages,tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ avancement rÈel Montant net Ht Avancement - les remises, multipliÈ par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ moins les remises. Montant net HT remisÈ Avancement Montant net Ht Avancement - les remises Manuel de rÈfÈrence 219 L'onglet MÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  recalculer les mÈtrÈs  appeler líassistant de formule de calcul  appeler un mÈtrÈ-type. Tous les ÈlÈments du document sont automatiquement repris dans la colonne code ÈlÈment et Description. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix :  Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface'  Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ  Faire appel ‡ des mÈtrÈs type  Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Et la quantitÈ calculÈe pour l'ÈlÈment ou l'ouvrage, est automatiquement reportÈe dans la colonne quantitÈ du corps du document. EBP B‚timent Aide 220 L'onglet pied L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le total global dÈboursÈ, les % FG, prix de revient et % BÈnÈfice, ainsi que les informations de poids et de volume total. Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs. Dans la partie de droite, Vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes :  Actualisation permet de saisir une remise (avec le signe - devant le montant ou le %) ou une majoration en montant ou pourcentage, qui sera automatiquement ventilÈe sur toutes les lignes du document, sauf sur les lignes non-inclues et les lignes en prix de vente fixe.  Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 5 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant au dessus)  Port HT Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez.  Taux de TVA sur Port Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA associÈ s'affiche.  Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer.  Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer.  Dont Èco-contribution Somme de la colonne "Montant total Èco-contribution TTC" du corps du document. Remarque L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de livraison ou facture gÈnËre automatiquement la saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document. Le raccourci Nouveau Contrat, disponible dans la barre de navigation pour les factures, permet de crÈer un contrat de maintenance pour le client. Les ÈlÈments notÈs avec un n° de sÈrie et des dates de dÈbut et fin de garantie seront automatiquement copiÈs dans le contrat. Manuel de rÈfÈrence 221 L'onglet Avancement des factures L'onglet Avancement reprÈsente le pied de la facture d'avancement ou de situation. Le total HT est la somme des montant net HT Avancement du corps de la facture. Le cadre Avancement vous permet d'obtenir le rÈcapitulatif des situations prÈcÈdentes, et de cocher la zone DerniËre facture d'avancement (si tel est le cas) pour calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture (voir onglet ComplÈment). Vous retrouverez Ègalement le % d'avancement global et le n° de situation (Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs). Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Vous retrouvez les informations relatives au poids et volume pour la facture d'avancement, ainsi que les contre- valeurs francs. Dans la partie Totalisation, vous pouvez saisir les zones suivantes :  Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus)  Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer.  Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque Dans l'avancement, il n'est pas possible de saisir d'actualisation. Si vous devez en appliquer une, il faut l'enregistrer sur votre premiËre facture d'avancement, dans l'onglet PIED. EBP B‚timent Aide 222 L'onglet EchÈances L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents de vente de type facture ou avoir. Remarque Dans les documents de type commande ou bon de livraison, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la partie droite.  SÈlectionnez le mode de rËglement de votre client, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'aviez paramÈtrÈ par dÈfaut dans la fiche client, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire.  Saisissez le % de retenue de garantie si nÈcessaire. La ligne d'ÈchÈance pour la retenue de garantie se calculera alors automatiquement. L'ÈchÈance sera datÈe ‡ la date du document + 1 an et le montant, Ègal au montant total du document * % de retenue de garantie.  Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) si nÈcessaire et Èventuellement ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition :  pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance,  pour supprimer une ligne d'ÈchÈance  l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Manuel de rÈfÈrence 223 L'onglet Lettre-type Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la zone , pour insÈrer, au choix :  les conditions gÈnÈrales Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs le corps du document ‡ l'impression.  une lettre d'en-tÍte Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡ part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe.  une lettre de pied Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe EBP B‚timent Aide 224 L'onglet Acomptes* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. L'onglet Acompte permet de crÈer ou de rattacher des factures (ou avoirs) d'acomptes liÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez des icÙnes suivantes :  CrÈer une nouvelle facture d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer une nouvelle facture d'acompte. Saisissez vos donnÈes, et validez votre rËglement. A la validation de la facture d'acompte, celle-ci est automatiquement affichÈe dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est ajoutÈ dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement.  CrÈer un nouvel avoir d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer un nouvel avoir d'acompte. Saisissez vos donnÈes. A la validation de l'avoir d'acompte, celui-ci est automatiquement affichÈ dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est dÈduit dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement.  Affecter Cliquez sur cette icÙne pour accÈder ‡ la liste de vos factures d'acompte et sÈlectionner celle que vous souhaitez rattacher, en double-cliquant dessus dans la liste, ou bien en la sÈlectionnant et en cliquant sur le bouton SÈlectionner au bas de la liste. La facture d'acompte apparaÓt alors dans la liste et son montant est ajoutÈ au montant d'acompte en pied de facture.  DÈsaffecter Cliquez sur cette icÙne pour dÈtacher le document d'acompte sÈlectionnÈ de votre facture. Le montant d'acompte indiquÈ dans le pied de la facture est mis ‡ jour.  Visualiser SÈlectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur cette icÙne pour visualiser son contenu. Remarque Le document d'acompte sera grisÈ car il devient non modifiable dËs qu'il est rattachÈ ‡ une facture. Manuel de rÈfÈrence 225 Documents d'acompte Facture d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des ÈlÈments suivants :  NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de la facture (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte.  Date de la facture La date de la facture d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date de la facture. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ une facture d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine.  N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne .  Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur la facture si nÈcessaire.  Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...)  ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre facture d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs factures en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document.  La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reÁu au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..).  Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer Attention A la validation de la facture, l'Ècran de saisie d"un nouveau rËglement apparaÓt. Le type de paiement ChËque est indiquÈ par dÈfaut. Indiquez le code banque associÈ ‡ votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ une facture ou qu'elle n'est pas remise en banque et transfÈrÈe en comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 226 Avoir d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) L'avoir d'acompte est un document qui fait suite ‡ la facture d'acompte (Vous pouvez consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le crÈer directement ‡ partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sÈlectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sÈlectionnant le raccourci TransfÈrer disponible dans la barre de navigation. L'avoir d'acompte se compose des ÈlÈments suivants :  NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de l'avoir (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte.  Date d'avoir La date d'avoir d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date d'avoir. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ un avoir d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine.  N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne .  Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur l'avoir si nÈcessaire.  Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...)  ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre avoir d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs avoirs en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document.  La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre avoir d'acompte. Ex : "Acompte remboursÈ au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..).  Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer. Remarque A la validation du document, une ÈchÈance nÈgative est gÈnÈrÈe. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des rËglements (en enregistrant un rËglement ‡ 0). Remarque L'avoir d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattachÈ ‡ une facture et qu'il n'est pas transfÈrÈ en comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 227 Transfert de documents Transfert des documents de vente Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitement - Document de vente (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils) SÈlectionnez le document initial et cliquez le bouton TransfÈrer ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ. Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de livraison, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer dessus pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 228 Transfert de document Cette opÈration vous permet de transfÈrer le document affichÈ au dessous de la zone "Transfert de document", dans un autre type de document.  Type de document SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer. Remarque Les documents proposÈs varient en fonction du document sÈlectionnÈ, et en fonction des transferts prÈcÈdents: -Le devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. -La commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de livraison (bon de rÈception) ou facture. Si la commande est transfÈrÈe une premiËre fois en bon de livraison (bon de rÈception), elle peut Ítre transfÈrÈe une seconde fois en facture. -Le bon de livraison (ou bon de rÈception) peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir -Plusieurs bons de livraisons peuvent Ítre regroupÈs sur une facture -La facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Astuce Lors du transfert d'une Commande en Bon de livraison, vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Attention Un document transfÈrÈ ne peut plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ.  Date Indiquez la date du document ‡ gÈnÈrer.  Regrouper les lignes Cette option est disponible lorsque vous choisissez de transfÈrer le document initial en Bon de livraison ou bon de RÈception. Elle permet de regrouper les lignes ayant les mÍmes critËres : - Pour les documents de vente, il s'agit du code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose=0. - Pour les documents d'achat , il s'agit du code, libellÈ, TVA, prix de revient, prix d'achat, dÈpÙt, dÈlai de livraison, frais unitaires, frais sur le global et remise rÈelle. Manuel de rÈfÈrence 229 Transfert de commande en facture La commande sÈlectionnÈe a ÈtÈ livrÈe partiellement. Vous avez plusieurs choix qui s'offrent ‡ vous pour le transfert en facture de cette commande :  Lignes ‡ transfÈrer Permet de choisir si vous souhaitez que votre facture reprenne toutes les lignes de votre commande ou bien le restant ‡ livrer. Dans ce dernier cas, la facture tiendra compte des documents intermÈdiaires (bons de livraisons, bons de rÈception) gÈnÈrÈs et ne reprendra que les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes.  Solder la commande Si vous cochez cette zone, la commande initiale sera considÈrÈe comme soldÈe et les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes ne le seront plus. Elles ne seront donc pas dÈ-stockÈes.  Facturer les quantitÈs supplÈmentaires Cette option est disponible dans le cas o˘ vous transfÈrez toutes les lignes de votre commande. Si vous avez effectuÈ des livraisons partielles et livrÈ des quantitÈs supÈrieures ‡ la commande, vous pouvez les ajouter directement sur la facture. Elles apparaÓtront dans le bas du corps de la facture dans une tranche ‡ part.  Facturer les quantitÈs non livrÈes Cette option est disponible dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ de transfÈrer toutes les lignes et cochÈ l'option Solder la commande. Dans ce cas, la facture contiendra les mÍmes ÈlÈments que la commande initiale. Exemple Vous avez une commande client qui contient un ouvrage avec une fourniture en quantitÈ 2 et de la main- d'oeuvre. Vous trouverez ci-dessous le shÈma des transferts possibles et le rÈsultat gÈnÈrÈ pour chaque type de transfert : EBP B‚timent Aide 230 Livraison d'une commande Vous pouvez saisir les quantitÈs reÁues pour une commande, et gÈnÈrer au fur et ‡ mesure des bons de livraisons ou factures.  TransfÈrer en SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer suite ‡ la livraison de la commande.  Regrouper les lignes cochez cette zone, si vous souhaitez que le document gÈnÈrÈ aprËs la livraison regroupe les ÈlÈments ayant les mÍmes critËres (code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose.), et totalise les quantitÈs livrÈes sur une mÍme ligne. Saisie de la livraison Tous les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers apparaissent dans la liste des ÈlÈments ‡ livrer. Astuce Vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Vous disposez des colonnes suivantes:  QuantitÈ livrÈe QuantitÈ dÈj‡ livrÈe  QuantitÈ ‡ Livrer Nouvelle quantitÈ reÁue ‡ saisir  QuantitÈ Reliquat QuantitÈ restant ‡ livrer Vous pouvez Ègalement livrer la totalitÈ des ÈlÈments restants, en cliquant sur le bouton Tout Livrer ou solder votre commande, ‡ l'aide du bouton Solder (c'est-‡-dire considÈrer que cette livraison est la derniËre, et que les quantitÈs restantes ne seront plus livrÈes). Astuce Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ ‡ livrÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantitÈ ‡ livrer pour l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation. Remarque Suite ‡ la validation de la saisie, la quantitÈ ‡ livrer demandÈe pour l'ÈlÈment est vÈrifiÈe dans le stock. Si le stock est insuffisant, un message d'avertissement s'affiche. A la validation, un message de confirmation apparaÓt pour vous indiquer le numÈro du document gÈnÈrÈ. Les mouvements de stocks sont alors mis ‡ jour. Manuel de rÈfÈrence 231 Regroupement de Bons de livraisons Le regroupement de Bons de livraisons s'effectue ‡ partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents de vente). Le regroupement de BL peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs :  regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de livraison, en une facture  regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BL suivant les documents sÈlectionnÈs Pour regrouper uniquement les bons de livraisons que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sÈlectionner dans la liste des documents de vente/Onglet Bons de livraisons, les bons que vous souhaitez regrouper. Remarque Cette sÈlection peut s'effectuer tous clients confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BL en fonction des clients. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BL que vous souhaitez puis Valider le regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BL sur une pÈriode prÈcise pour des clients prÈcis Pour regrouper un lot de Bons de livraison sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des documents de vente) cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". La fenÍtre de "regroupement de bons de livraisons en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option "Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les clients souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BL". Attention Tous les codes clients prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider. EBP B‚timent Aide 232 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser :  un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture,  une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison,  un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour,  une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Manuel de rÈfÈrence 233 Affaires Onglet client L'onglet Client permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation de l'affaire. Le numÈro de l'affaire se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, vous pouvez saisir un numÈro d'affaire spÈcifique dans la zone de saisie NumÈro de document. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 234 Onglet informations Cet onglet permet de saisir les informations principales relative ‡ l'affaire Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ par dÈfaut en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre affaire, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression Fiche avec image associÈe permet d'imprimer l'affaire avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant, le secteur, la distance qui vous sÈpare du chantier, la date de dÈbut des travaux, la date de fin prÈvue, et l'Ètat de l'affaire. Manuel de rÈfÈrence 235 Onglet Ventes L'onglet Ventes a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents de vente, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents de ventes qui concernent l'affaire et le client sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents de vente, et d'associer un ou plusieurs documents de vente ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document de vente depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement les informations liÈes ‡ l'affaire (nom clients, commentaires, numÈro d'affaires...). EBP B‚timent Aide 236 Onglet Achat L'onglet Achats a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents d'achat, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents d'achat qui concernent l'affaire sont affichÈs. Remarque Dans les document d'achat, il est possible de sÈlectionner des affaires diffÈrents pour chaque ligne du document. Dans l'onglet Achat d'une fiche affaire, les documents possÈdant au moins une ligne liÈe ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents d'achat, et d'associer un ou plusieurs documents d'achat ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document d'achat depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 237 Onglet Suivi de chantier L'onglet Suivi de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des suivis de chantiers, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantier, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. EBP B‚timent Aide 238 Onglet Suivi de chantier simplifiÈ L'onglet Suivi de chantiers simplifiÈ a les mÍmes propriÈtÈs que la gestion des listes, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantiers simplifiÈs, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 239 L'onglet RËglement des affaires Cette liste affiche tous les rËglements liÈs ‡ l'affaire et au client. Vous avez la possibilitÈ d'ajouter, modifier, dupliquer, supprimer des rËglements depuis cette liste. Remarque Seuls les rËglements liÈs ‡ une ÈchÈance, correspondante ‡ une facture liÈe ‡ l'affaire, apparaÓtront dans la liste. EBP B‚timent Aide 240 L'onglet Interventions des affaires L'onglet intervention affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions. Cet onglet a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des interventions, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les interventions qui concernent l'affaire sont affichÈs. Astuce L'ajout d'une intervention depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Vous disposez des fonctions supplÈmentaires :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des interventions, et d'associer une ou plusieurs interventions ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer une intervention ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ.  Le bouton Facturer l'intervention dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet de crÈer une nouvelle facture pour le client et l'afffaire avec les ÈlÈments de l'intervention. Manuel de rÈfÈrence 241 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre affaire. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 242 Les documents d'achat Liste des documents d'achat La liste des documents d'achat a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires :  Une recherche avancÈe  Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.  PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...  Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ.  Fournisseur SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique fournisseur, accessible depuis la liste des fournisseurs, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le fournisseur sÈlectionnÈ. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de 5 boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document  le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du fournisseur si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "commandes-type" ou modËles de commande.  le bouton TransfÈrer Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception, ou facture. Un Bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une rÈception partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non rÈceptionnÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires. Manuel de rÈfÈrence 243  le bouton RÈceptionner Le bouton rÈceptionner est actif pour les documents de type Commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la rÈception de la commande, et de saisir des rÈceptions partielles. Dans ce dernier cas, le bouton RÈceptionner est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement rÈceptionnÈe.  le bouton Regroupement Il sert aux documents de type bon de rÈception (BR). Le regroupement de plusieurs bons de rÈception peut Ítre rÈalisÈ sur une seul